Как составить письмо на подтверждение трудового стажа

Справка СТД-Р выдается работнику для подтверждения стажа и факта работы в компании, если он выбрал ведение электронной трудовой книжки вместо бумажной.

Как правильно оформить документ, в каких случаях и в какие сроки предоставлять сотруднику — разъясняем в этой статье.

Что такое справка СТД-Р и в каких случаях она выдается

Справка по форме СТД-Р выдается работодателем в подтверждение трудовой деятельности и стажа конкретного работника.

Предоставление данного документа актуально, если у физического лица отсутствует на предприятии бумажная трудовая книжка, т. е. ранее он выбрал электронный формат хранения сведений.

Напомним, что с 2020 года в обиход вошли электронные трудовые книжки (закон № 439-ФЗ от 16.12.2019). Работники получили право сделать выбор в пользу виртуального или бумажного документа. Согласно ст. 66.1 ТК, компания по желанию самого сотрудника может сформировать информацию о трудовой деятельности и стаже в электронном виде, а затем предоставить ее для обработки и хранения на специальные ресурсы ПФР. Это удобно и надежно для обеих сторон.

Однако в некоторых случаях работнику требуется подтвердить указанные сведения. Например:

• при поиске другой работы или трудоустройстве по совместительству;
• при оформлении кредита, в том числе ипотечного, в банке;
• при выходе на пенсию;
• при оформлении субсидий, социальных пособий, страховых выплат и т. п.

И так как копию бумажной трудовой книжки работнику не сделать, он обратится к работодателю с просьбой о выдаче справки СТД-Р.

За оптимизацию документооборота в компании, архивную обработку и надежное хранение бухгалтерских, кадровых, банковских документов отвечает сервис Делис Архив.

Кому выдавать справку СТД-Р

Организация обязана выдать справку по форме СТД-Р любому трудоустроенному в штат сотруднику, независимо от режима работы. В том числе, документ получат те, что выполняет свои должностные обязанности из дома, ведет деятельность дистанционно или вообще работает по совместительству.

Сроки для предоставления СТД-Р четко оговорены в законе:

• при увольнении сотрудника — в последний рабочий день в компании;
• по запросу работника — в течение 3 рабочих дней.

За просрочку в отношении работодателя наступает ответственность, предусмотренная ст. 5.27. КоАП. Для юридического лица штраф составит до 50 000 рублей.

Аналогичную справку (СТД-ПФР) можно в любой момент заказать на портале Госуслуг, либо получить через центры обслуживания ПФР и МФЦ. Отличается она от СТД-Р тем, что содержит информацию о стаже работника у всех работодателей, начиная со дня оформления трудовой книжки.

Заявление на выдачу СТД-Р

Для выдачи справки СТД-Р работник сначала должен написать заявление на имя руководителя компании. Оно составляется в свободной форме. Но обязательно необходимо указать, в каком виде и по какому адресу (или лично в руки) работодатель должен передать документ.

Образец:

Предприятие обязано отреагировать на запрос в течение 3 рабочих дней. Уклонение от исполнении просьбы сотрудника влечет наложение административных санкций.

Как выдать СТД-Р при увольнении

Для выдачи справки СТД-Р при расторжении трудовых отношений с работником отдельного заявления от него не требуется. На работодателе в любом случае лежит обязанность своевременного представления документа. Это нужно сделать в последний рабочий день увольняемого лица.

При выходе сотрудника в отпуск с последующим увольнением, справку стоит выдать в последний день перед отпуском (ч. 5 ст. 80 ТК).

Если же работник намеренно уклоняется от получения справки или просто забыл про нее, направьте документ почтой заказным письмом с уведомлением. Ответственность за несвоевременную выдачу справки снимается с компании с даты отправки (даже если адресат не явится за получением корреспонденции).

Как оформить справку СТД-Р

Справка составляется по унифицированной форме, утвержденной приказом Минтруда № 23н от 20.01.2020. В этом же документе можно найти инструкцию по заполнению бланка.

Условно СТД-Р можно разделить на 2 части:

1. Общая информация о сотруднике и компании (шапка).
2. Таблица, в которой непосредственно указываются данные о стаже и трудовой деятельности человека за конкретный период.

Итак, в шапке прописывают:

• ФИО, дату рождения, СНИЛС физлица;
• наименование организации, номер страхователя в ПФР, ИНН, код причины постановки на учет — КПП;
• дату подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки в электронном формате;
• дату письменного запроса физического лица на выдачу СТД-Р.

В табличной части необходимо заполнить следующие графы:

• порядковый номер кадрового события;
• дата, когда оно произошло;
• конкретное название мероприятия (прием на работу, увольнение);
• должность, профессия, специальность, трудовая функция лица, в отношении которого заполняется документ;
• код трудовой функции (с 01.07.2021 заполняется в соответствии с Общероссийским классификатором занятий);
• причина увольнения (прописывается без сокращений со ссылкой на пункт, часть, статью Трудового кодекса);
• номер и дата приказа, который послужил основанием для кадрового события;
• отметка об отмене записи (делается в случае необходимости).

Образец заполнения табличной части.

Как подписать справку СТД-Р

Справка может быть выдана в электронном виде или на бумажном носителе. Но в обоих случаях она должна быть надлежащим образом заверена.

1. Справка на бумаге — подписью генерального директора или доверенного лица с проставлением печати организации (при ее наличии);
2. Электронная СТД-Р заверяется квалифицированной подписью уполномоченного лица.

Переход на электронные трудовые книжки за 2020-2022 г. облегчил для многих компаний проблему хранения и обработки кадровых документов. Оцифровать и перенести в электронный вид другие документы предприятия, сократить расходы на хранение бумажных версий поможет архивный сервис Делис Архив.

Допустили ошибку, как исправить

Если в выданной справке СТД-Р была допущена ошибка, можно либо исправить информацию в ней, либо аннулировать.

1. Для исправления записи сделайте отметку Х в графе 10 табличной части документа и строкой ниже внесите верные данные.
2. Для аннулирования записи (например, удаления информации об увольнении, которого на самом деле не было) просто внесите отметку Х в графу 10 ошибочной строки.

СТД-Р формируется на основе СЗВ-ТД, поэтому убедитесь, прежде всего, что неточность не прокралась оттуда. В таком случае нужно переделать отчет и отправить его снова в ПФР. Если оставить СЗВ-ТД без внимания и скорректировать только саму справку, есть риск расхождения базой Пенсионного фонда.