Основанием для оформления распоряжения руководителя о материальном поощрении персонала является служебная записка о премировании сотрудников, образец которой законодательно не регламентирован. Этот документ представляет собой ходатайство начальников подразделений перед руководством о выплате вознаграждений подчиненным им должностным лицам.
Понятно, что если работник сам в обход непосредственного руководителя напишет заявление на выдачу ему премии в определенном размере, то вероятность удовлетворения его просьбы невысока. В связи с этим предлагаем служебную записку о премировании сотрудников: образец 2018.
Форма ходатайства
В общем случае, предложения по премированию персонала не могут доводиться до руководства в виде заявления. Заявительная форма обращения к начальству предназначена для решения иных вопросов, возникающих в ходе функционирования предприятия.
Общепринятый способ ознакомить руководителя компании с предложение премировать работника – подать ему образец служебной записки о премировании сотрудников от руководителя структурного подразделения.
Итак, способом ведения внутренней деловой переписки является служебная записка. При обсуждении размеров материального поощрения она составляется начальниками отделов, департаментов и иных структурных подразделений компании. Окончательное решение о выплате премии принимается высшим руководством.
Правила составления служебной записки
При организации системы внутреннего документооборота рекомендуется утвердить единый шаблон ходатайств о премировании.
Трудовое законодательство предусматривает право работодателя на введение дополнительных поощрений в пользу персонала (ст. 191 ТК РФ). В качестве способа мотивации могут выступать премия. Их размер и периодичность выплат должны быть зафиксированы внутренним нормативным актом.
Если руководство предприятия хочет выделить достижения отдельного сотрудника, ему может быть выписана внеплановая разовая премия. В этом случае, а также при начислении выплат, носящих систематический характер составляется служебная записка о премировании сотрудников (скачать образец можно в конце статьи). В документе надо отразить главное условие – основание для выплаты премии.
В служебке необходимо прописать такие сведения:
- наименование предприятия;
- Ф.И.О. директора, на имя которого пишется записка;
- структурное подразделение, руководство которым возложено на лицо, составляющее документ;
- название документа;
- основная информация о должностных лицах, кандидатуры которых рекомендуется рассмотреть при поощрении (перечисление Ф.И.О. работников, их должностей, стажа работы);
- основание для поощрения (перечень достижений в профессиональной сфере);
- дата, которой был оформлен документ;
- подпись начальника структурного подразделения.
- Директор, которому адресована служебная записка о премировании сотрудников, должно поставить на ней резолюцию. После одобрения служебки руководителем составляется приказ о премировании, который передается бухгалтеру для исполнения.
Служебную записку руководители подразделений составляют в произвольном виде. Если на предприятии имеется утвержденный локальным актом шаблон, то представители персонала должны применять его. При отсутствии регламентированного внутренними распоряжениями образца каждый руководитель отдела оформляет документ произвольно.
Главное условие – в бланке должны быть отражены вся необходимая информация, в том числе, причина поощрения. Записка может быть составлена от руки или в печатном виде на чистом листе формата А4.
Специально для читателей наши специалисты подготовили служебную записку о премировании сотрудников бухгалтерии, образец актуальный на этот год.
Награждение особо отличившихся сотрудников почетными грамотами – один из наиболее эффективных способов их морального мотивирования к дальнейшему ударному труду. Это право работодателя закреплено в законодательстве РФ. Данный вид поощрения широко распространен и носит практически повсеместный характер. Однако, чтобы наградить сотрудников с соблюдением всех установленных законом норм, необходимо следовать определенному порядку.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк ходатайства о награждении почетной грамотой .docСкачать образец заполнения ходатайства о награждении почетной грамотой .doc
Причины для написания ходатайства
Поводом для написания ходатайства о награждении почетной грамотой могут служить самые разные обстоятельства. Не обязательно совершать какой-то глобальный трудовой подвиг, это может быть просто отличное выполнение своих трудовых обязанностей вкупе с неукоснительным соблюдением трудовой дисциплины. Однако, чаще всего, сотрудники награждаются за
- перевыполнение поставленных планов по продажам или производству продукции,
- достижение определенного стажа работы на предприятии (как правило, свыше 10 лет),
- особые трудовые заслуги.
Как правило, само награждение почетными грамотами бывает приурочено к какому-либо ответственному или праздничному мероприятию и проходит в торжественной обстановке при полном собрании сотрудников предприятия.
Алгоритм действий, предшествующих награждению
Порядок проведения награждения, как и основания для него, должны быть прописаны во внутренних нормативных актах компании. Они четко регламентируют, как, когда и кому следует вручать почетные грамоты. После того, как сотрудник для награждения будет определен, нужно составить текст ходатайства. Если оно будет утверждено руководителем предприятия, на основании него издается соответствующий приказ. Затем приобретается или разрабатывается бланк почетной грамоты, который должен выглядеть максимально солидно и достойно, и после внесения в него всех необходимых сведений, в торжественной обстановке грамота вручается сотруднику.
Следует отметить, что согласия профсоюзного комитета для такого рода процедуры не требуется – это является абсолютной прерогативой руководства.
Кто составляет ходатайство
Обычно данный документ пишет руководитель структурного подразделения или непосредственный начальник отличившегося сотрудника. Ходатайство составляется на имя руководителя компании, который и принимает окончательное решение о награждении. Надо сказать, что чаще всего данная процедура имеет чисто формальный характер, поскольку награждение почетной грамотой, являясь, безусловно эффективным нематериальным стимулом, не требует каких-либо особых затрат со стороны организации (за исключением тех случаев, когда почетная грамота сопровождает вручение материальной премии).
Ходатайство руководителю нужно подавать заранее. Обычно период указан во внутреннем «Положении о поощрении сотрудников», но если нет – то, как минимум, за две недели до предполагаемого награждения.
Правила составления документа
Единого, обязательного к применению, унифицированного образца ходатайства нет, поэтому работники предприятий вправе писать его в произвольной форме или же составлять в соответствии с разработанным и утвержденным в учетной политике фирмы, шаблоном. В любом случае, данный документ должен включать в себя
- сведения о предприятии,
- персональные данные о представляемом к награждению сотруднике,
- причины и обстоятельства, побудившие его непосредственного руководителя к написанию ходатайства
- и дату составления документа.
К ходатайству могут быть присовокуплены какие-либо дополнительные документы (характеристика, выписка их трудовой книжки о стаже работы, свидетельства об особых достижениях и т.д.), которые также должны быть включены в виде приложения отдельным пунктом.
Не надо забывать и о том, что ходатайство может содержать в себе информацию не об одном, а сразу о нескольких представленных к награждению работниках.
Как оформлять ходатайство о награждении почетной грамотой
Ходатайство может быть написано от руки или же напечатано на компьютере, как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Оно обязательно должно содержать в себе оригинал подписи ответственного лица (т.е. непосредственного руководителя сотрудника, за которого пишется ходатайство). Документ составляется в единственном экземпляре и визируется у секретаря организации. Затем он служит основанием для вынесения приказа от лица директора фирмы о награждении, после чего отправляется в архив предприятия.
Следует помнить о том, что запись о награждении почетной грамотой нужно вносить в личное дело, а также трудовую книжку сотрудника.
Пример составления ходатайства о награждении сотрудника
- Вначале документа слева или справа, несколько строк отводится для информации об адресате и авторе ходатайства. Здесь указывается
- название компании,
- ее руководитель (его должность, фамилия, инициалы),
а также аналогичным образом вносятся сведения о том, от лица кого пишется документ.
- Далее в основную часть вписывается
- должность,
- фамилия, имя отчество сотрудника, который представляется к награждению,
- повод для поощрения,
- а также мероприятие, к которому оно приурочено.
- Ниже отдельным пунктом нужно внести перечень прилагаемых к ходатайству дополнительных документов.
- В завершении его при необходимости надо согласовать с ответственным сотрудником, а также поставить подпись непосредственного составителя.
Актуально на: 4 июля 2019 г.
0
Как правило, работодатель поощряет сотрудников компании, которые добросовестно выполняют свои обязанности. Поощрение работников может иметь разные формы: работника могут премировать, наградить ценным подарком или почетной грамотой, представить к званию лучшего по профессии, а также объявить благодарность (ст. 191 ТК РФ). Как правильно написать благодарственное письмо сотруднику – расскажем в нашей консультации.
В каких случаях пишется благодарственное письмо сотруднику за хорошую работу
Обычно благодарственное письмо сотруднику бывает приурочено к какому-то значимому событию в компании или у самого работника. Это может быть какой-то корпоративный праздник, день рождения компании, юбилей сотрудника или же день его выхода на пенсию. В последнем случае руководитель компании может написать благодарственное письмо сотруднику, уходящему на пенсию. Иногда пишут благодарственное письмо при увольнении сотрудника.
Благодарственное письмо сотруднику за хорошую работу (образец)
Основанием для благодарственного письма является приказ о поощрении работника за труд. Можно предварительно издать приказ о награждении благодарственным письмом сотрудников.
Благодарственное письмо сотруднику, как правило, пишется на фирменном бланке компании или на специально приобретенном для таких целей бланке. Такое письмо пишется от имени директора компании (за его подписью).
Вручается письмо обычно в торжественной обстановке перед лицом всего коллектива.
Пример благодарственного письма сотруднику за хорошую работу
Текст (пример) благодарственного письма сотруднику за хорошую работу может быть следующим:
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Порядок внесения сведений о награждении в трудовую книжку
Сведения о поощрениях за трудовые заслуги, предусмотренных законодательством, коллективными договорами или ЛНА компании, заносятся в трудовую книжку (пп. «в» п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Отражаются эти сведения так (раздел 4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69):
- в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное и сокращенное (при его наличии) наименование организации;
- в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);
- в графе 2 необходимо указать дату награждения;
- в графе 3 записывается, кем награжден сотрудник, за какие достижения и какой наградой;
- в графе 4 указывается название документа, который послужил основанием для внесения записи, со ссылкой на его дату и номер.
Официальное признание заслуг ваших сотрудников за образцовую работу поможет им почувствовать, что их ценят и замечают. Существует множество способов поощрить сотрудников за хорошо выполненную работу. Хорошо написанное письмо о награждении поможет вам поблагодарить сотрудников за их вклад в достижение целей компании, продвижение основных ценностей и повышение стандартов. В этой статье мы обсудим, что такое письмо о награждении сотрудника, объясним, как его написать, и предоставим шаблон и образец письма о награждении, который вы можете использовать для справки.
Что такое письмо о награждении сотрудников?
Письмо о награждении сотрудника – это письмо от работодателя, в котором он благодарит и награждает сотрудников за их исключительную работу. Некоторые компании включают наградные письма в свои установленные процессы оценки, чтобы отметить сотрудников, которые превосходят ожидания. Как правило, руководители исполнительных департаментов или другие лидеры отправляют письма конкретным достойным людям в своей корпорации. Премии часто сопровождаются денежным вознаграждением или аналогичными стимулами, чтобы показать признательность за усилия сотрудника.
В зависимости от компании, работодатели и руководители могут распространять наградные письма в частном порядке или на крупных мероприятиях, где отмечают сразу несколько человек. Компании, использующие рейтинговые или оценочные системы для отслеживания и управления эффективностью работы, часто используют наградные письма как часть процесса оценки сотрудников. Однако любая компания, желающая обеспечить особое признание членам своей команды, может использовать наградные письма.
Как написать письмо о награждении сотрудника
Если вы хотите написать письмо о награждении сотрудника, вот некоторые шаги, которые вы можете предпринять:
1. Перечислите положительный вклад сотрудников
Прежде чем составлять письмо, перечислите положительный вклад сотрудника в работу компании. Подумайте о конкретных действиях, поведении или достижениях, которые вы хотели бы отметить или подкрепить. Конкретность может помочь сотруднику почувствовать, что его ценят, потому что это показывает, что вы нашли время, чтобы заметить его тяжелую работу. Постарайтесь получить обратную связь от непосредственных руководителей и членов команды, когда будете составлять содержание письма. Это поможет вам включить необходимую информацию и придать письму дополнительный смысл.
2. Определите детали материально-технического обеспечения
Обязательно включите в письмо все необходимые детали материально-технического обеспечения. Например, если вы решили устроить церемонию награждения, укажите дату, время и место проведения мероприятия. Кроме того, если ваше письмо о награждении содержит денежное вознаграждение или подарок, обязательно перечислите все шаги, которые необходимо предпринять сотрудникам, чтобы получить свою награду. Укажите срок службы сотрудника, за который его награждают.
3. Определитесь с форматом письма
Если вы создаете письма для многих сотрудников, рассмотрите возможность использования шаблона, который позволяет вставлять конкретную информацию, сохраняя общие поля неизменными. Это может помочь вам оптимизировать процесс написания писем и эффективно рассылать их в большом количестве. Хотя это необязательно, поиск формата, позволяющего поблагодарить сотрудников за их уникальный вклад, поможет придать письму индивидуальный и продуманный характер.
Однако, чтобы облегчить работу с большими партиями писем, полезно определить области, в которых ваше сообщение может оставаться последовательным. Общая информация, такая как инструкции по выкупу, логистика мероприятия и детали награждения, часто может оставаться единой для всех писем, что позволяет быстро воспроизводить информацию в большой партии.
4. Составьте свое письмо
Чтобы написать письмо, воспользуйтесь шаблоном, который поможет вам структурировать письмо и убедиться, что вы включили в него все необходимое, например:
-
Что представляет собой награда
-
Почему сотрудник получает награду
-
Преимущества, связанные с получением награды
Пересмотрите письмо, чтобы убедиться, что в нем нет опечаток и что оно является подлинным и личным для сотрудника.
5. Приобретение соответствующих подписей
Последнее требование к письму о награждении – убедиться, что оно имеет подпись одного из руководителей организации, например, менеджера сотрудника или президента или генерального директора компании. Подписи этих людей могут подчеркнуть значимость награды и поднять моральный дух получателя.
6. Доставка письма
После того, как вы составили письмо и снабдили его подписями высшего руководства, решите, как вы хотите распространить письмо среди вашего сотрудника или сотрудников. Вот несколько способов доставки, которые вы можете использовать:
-
Церемония награждения: Компании могут решить провести мероприятие, чтобы отметить сотрудников, которые помогают продвигать их миссию и превосходят поставленные цели. Церемонии могут усилить важность письма и обеспечить масштабное признание образцового сотрудника.
-
Частная переписка: Вы можете выбрать доставку письма по почте или в частном порядке сотруднику. Это может быть хорошим способом вручения письма, если вы хотите, чтобы признание заслуг сотрудника осталось незаметным.
-
Запланированные встречи для награждения: Если вы хотите сделать наградные письма более рутинной практикой, вы можете запланировать встречи, которые будут проходить по регулярному графику, например, раз в квартал или ежегодно. Это может быть полезно, если вы используете балльные системы или другие методы ранжирования сотрудников, поскольку это показывает потенциальную выгоду от их усердной работы и может стимулировать их добиваться высоких результатов в своей работе.
Шаблон письма о награждении сотрудника
Прежде чем писать письмо о награждении сотрудника, подумайте о создании основы, которая поможет вам написать письмо. Используйте этот шаблон в качестве руководства для написания письма о награждении сотрудника:
[Дата]
Уважаемый [имя сотрудника],
Поздравляем с получением [название награды]! Мы хотим поблагодарить вас за усердную работу в этом году и за демонстрацию ценностей нашей компании – [ценность] и [ценность]. Ваша работа над [укажите проект или причину признания] была исключительной, и мы благодарны, что вы стали частью семьи [компании].
В знак благодарности мы хотели бы вручить вам [награду]. Мы будем вручать вашу награду вместе с несколькими вашими коллегами на [название мероприятия]. Пожалуйста, присоединяйтесь к нам, чтобы отметить ваш тяжелый труд и достижения. В этом году мы проводим мероприятие по адресу [подробности мероприятия].
Еще раз благодарю вас за преданность делу! Мы благодарны, что вы являетесь представителем нашей компании. Пожалуйста, сообщите нам, если у вас возникнут вопросы или потребуется дополнительная информация. Мы с нетерпением ждем признания вашей выдающейся работы на [мероприятие] и еще раз поздравляем вас!
С теплыми пожеланиями,
[подпись, печатное имя, должность]
[Подпись, печатное имя, должность]
Образец письма о награждении сотрудника
Вот образец письма о награждении, который вы можете использовать для справки:
61821
Уважаемый господин. Энтони Родригес,
Поздравляю с получением награды за выдающиеся достижения среди сотрудников округа 2021 года! Мы хотели бы поблагодарить вас за вашу тяжелую работу в этом году и за демонстрацию ценностей нашей школы, заключающихся в содействии успеху учащихся и обеспечении долгосрочной жизнеспособности нашей миссии. Ваша работа на мероприятии Флаеры для флаеров была исключительной. Очень многие ученики и родители дали нам положительные отзывы о мероприятии и вашем вкладе в его организацию и успех. Ваша постоянная преданность делу, энтузиазм и упорство в своей роли вдохновляют всех нас каждый день. Мы очень благодарны, что вы стали частью семьи Rockrest Elementary.
В знак благодарности мы хотели бы вручить вам районную награду этого года и благодарственный подарок в размере 1 500 долл. Вы можете рассчитывать на получение дополнительной компенсационной премии в следующей зарплате. Мы также вручим вам награду вместе с несколькими вашими коллегами по округу на ежегодной церемонии награждения сотрудников округа Рокрест. Пожалуйста, присоединяйтесь к нам, мы отмечаем все ваши труды и достижения. В этом году мы проводим мероприятие в отеле The Little House в Ньюпорт Гроув 25 октября в 7 часов вечера. Мы приглашаем вас привести своих друзей и семью, чтобы помочь вам отпраздновать это престижное достижение.
Еще раз спасибо за вашу преданность нашим студентам! Мы благодарны, что вы являетесь представителем нашей школы и района. Пожалуйста, сообщите нам, если у вас есть вопросы или вам нужна дополнительная информация. Мы с нетерпением ждем возможности отметить ваши выдающиеся достижения на церемонии награждения и еще раз поздравляем вас!
С теплыми пожеланиями,
Сьюзан Гэри, директор начальной школы Рокрест
Майкл Трочез, суперинтендант государственных школ округа Рокрест
Представление на премию сотрудников – образец этого документа приведен в нашем материале – необходимо для ситуаций, когда премия является разовой, связанной с каким-либо нерегулярно возникающим событием.
Варианты премирования
Оплата труда у каждого конкретного работодателя может формироваться из нескольких составных частей (ст. 129 ТК РФ):
- самой зарплаты, предназначенной для оплаты выполняемых трудовых обязанностей;
- доплат, компенсирующих работу в определенных условиях труда;
- стимулирующих выплат, направленных на поощрение трудовых достижений.
Состав применяемой системы оплаты за труд фиксируется в специальном внутреннем нормативном акте работодателя (положении об оплате труда или коллективном договоре). В этом же документе или в отдельном, именуемом положением о премировании (или о стимулирующих выплатах), записываются правила назначения и выплаты премий (ст. 135 ТК РФ). Для отдельных работников, премирование которых происходит в индивидуальном порядке, эти правила могут быть внесены в трудовые договоры с ними.
Когда стимулирующие выплаты входят в систему оплаты труда, они имеют регулярный характер и выплачиваются с определенной периодичностью за определенные показатели. К их числу относятся, например, премии ежемесячные, ежеквартальные, ежегодные, на которые право у работника возникает, если:
- работодателем достигнуты определенные финансовые показатели, дающие возможность осуществить выплату премиальных;
- работником выполнены все условия, при которых он может претендовать на получение премии;
- отсутствуют причины для лишения работника возможности получить премию.
Вместе с тем система оплаты труда может предусматривать и выплату премий разового характера, которые будут связываться с определенными нерегулярно возникающими событиями. К ним возможно отнесение событий как связанных с достижениями в трудовой деятельности, так и не связанных с ней. В число последних входят, например, премии к юбилеям, праздничным датам.
Эксперты КонсультантПлюс разъяснили какие виды поощрений предусмотрены для работников и как правильно оформить такие выплаты:
Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Если разовая премия не предусмотрена системой оплаты труда, это послужит для работодателя поводом не учитывать ее в затратах, а отнести в прочие расходы, которые нельзя будет учесть в базе по налогу на прибыль. Но для работника она все равно войдет в его доход и будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях.
О том, как разовые премии учитывают в расчете среднего заработка, читайте в статье «Учитывается ли премия при расчете отпускных?».
Когда нужна служебная записка о представлении сотрудника на премию
Регулярные премии, предусмотренные системой оплаты за труд, не требуют оформления каких-либо дополнительных документов для рассмотрения вопроса о премировании сотрудника. Процедура назначения и выплаты таких премий уже предусмотрена внутренним нормативным актом о премировании.
Но для разовых нерегулярно выдаваемых премий требуется уточнение ряда показателей, существенных для премирования:
- повода для выплаты;
- круга премируемых лиц;
- периода, к которому будет относиться премия;
- формы премирования;
- размера премиальных.
Право принятия окончательного решения о выплате премии — как регулярной, так и нерегулярной — все равно остается за руководителем организации. Только в первом случае он утверждает итоги распределения премиального фонда, а во втором должен принять решение о выплате или невыплате премии.
Подробнее о начислении премии можно увидеть здесь.
Как оформить представление на премию: образец
Представление на премию, которое можно также именовать ходатайством о премировании или служебной запиской о представлении на премию, составляется в произвольной форме и может быть оформлено сразу на нескольких работников. Составляет представление обычно руководитель того подразделения, в котором трудится работник. Но оно может быть подано и иным лицом. Например, работником отдела кадров.
Представление адресуется руководителю организации, принимающему решение о выплате премии. В нем обязательно указывают должность и Ф. И. О. лица, подающего этот документ.
В основной части представления излагают суть обращения: в связи с чем, кого (должность и Ф. И. О.), за какой период, в какой форме и каком объеме предлагается премировать. Дополнительно здесь могут быть приведены:
- характеристика деловых качеств работника;
- указание на дополнительные мотивы поощрения;
- сведения о стаже работы у этого работодателя;
- отметка отдела кадров об отсутствии нарушений режима труда.
В заключительной части представление должно содержать подпись лица, подающего этот документ, с расшифровкой подписи. Обязательно наличие даты составления.
Образец служебной записки о представлении на премию можно увидеть на нашем сайте.
Скачать образец
Итоги
Составление служебной записки о представлении на премию потребуется при необходимости выплаты разовой премии нерегулярного характера как входящей в систему оплаты труда, так и назначаемой за пределами этой системы. В представлении, адресуемом руководителю организации, указывается круг премируемых лиц и приводятся значения показателей, необходимых для назначения премии (повод, период, форма и размер).
