Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.
По каким поводам происходит деловая переписка
В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-отказа .docСкачать образец письма-отказа от сотрудничества .docСкачать образец письма-отказа от участия в мероприятии .docСкачать образец письма-отказа от предложения о работе .doc
Как оформить отказ
Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.
Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.
Общие сведения о деловом письме
Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).
Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.
Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.
В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.
При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.
На имя кого писать
Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).
Оформление письма-отказа
Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.
При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.
Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.
Кто должен подписать
В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.
Как отправить письмо
Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).
Письмо-отказ от сотрудничества
Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.
- В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
- Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
- При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
- В заключение подпишите письмо и датируйте.
Письмо-отказ от участия в мероприятии
При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.
Письмо-отказ от предложения о работе
Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.
Федеральное
агентство по образованию
ТОМСКИЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ СИСТЕМ
УПРАВЛЕНИЯ И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ (ТУСУР)
КОНТРОЛЬНАЯ
РАБОТА
По
дисциплине: Документирование управленческой
деятельности
Вариант
10
Выполнил
Проверил:
2009
Задание
№1. Составьте деловое письмо. Текст
письма должен быть подробным, четким,
убедительным и ясным (примеры писем,
реквизитов смотрите в учебном пособии).
Недостающие реквизиты укажите
самостоятельно.
Составьте
письмо-отказ производственного управления
пассажирских перевозок Томскому
производственному объединению «Сантал»
по вопросу обеспечения запасными частями
парка автобусов. Укажите причину отказа.
Производственное
управление
пассажирских
перевозок
пр.
Ленина, 23
Томск,
Россия, 634050
тел.
(3822) 41-23-98
факс
(3822) 41-23-99
15.07.2009
№ 1-3/21
На
№ _____ от _________
Директору
Томского производственного
объединения
«Сантал”
А.П.
Дромову
ул.
Московская, 123
Томск,
Россия, 634050
тел.
(3822) 41-55-98
факс
(3822) 41-44-89
О
прекращении поставок запасных частей
Уважаемый
Владимир Валерьевич!
Мы
не можем продлить с Вами договор № 45
от 12.02.2005, ввиду того, что поставляемые
Вами запасные части поступают с высоким
процентом брака.
В
том случае, если Вы улучшите качество
поставляемой продукции, мы заключим
договор на поставку запасных частей.
С
уважением
Генеральный
директор А.Н. Павлов
Боброва
Татьяна Александровна
(3822)
41 15 66
Задание
№2. Составьте приказ. Текст приказа
должен быть подробным, четким, убедительным
и ясным. Недостающие реквизиты укажите
самостоятельно.
Составьте
проект приказа по Томскому Хлебобулочному
комбинату об установлении единого
режима работы складов готовой продукции
(кондитерского, печенья, тортов). В
констатирующей части отметьте, что
отпуск цехам продуктов (муки, дрожжей,
соли и т.д.) со складов предприятия в
течение рабочего дня нарушает нормативную
работу складского аппарата. В
распорядительной части укажите
конкретные часы отпуска продуктов со
складов, назовите конкретных должностных
лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают
за перевод складов на более рациональный
режим работы. Остальные пункты в
распорядительной части и другие
реквизиты укажите самостоятельно.
Томский
Хлебобулочный комбинат
ПРИКАЗ
10.04.2009
№
223
Томск
Об
изменении графика работы
В
связи с тем, что отпуск цехам продуктов
(муки, дрожжей, соли и т.д.) со складов
предприятия в течение рабочего дня
нарушает нормальную работу складского
аппарата, в комбинате устанавливается
единый режим работы складов готовой
продукции
ПРИКАЗЫВАЮ:
-
С
13.04.2009 отпуск продуктов со складов
предприятия осуществляется с 8.00 до
10.00 часов и с 14.00 до 15.30 часов. -
Контроль
за исполнением приказа возложить на
заместителя директора Курину Л.Ф. и
заведующего складами предприятия
Черных В.В. -
В
случае не исполнения приказа налагается
административный штраф ответственным
лицам в размере 2 МРОТ.
Генеральный
директор
П.Л. Волосков
Задание
№3. Составьте протокол.
Общего
собрания членов инициативной группы
по созданию ООО «Армада». Выступили
члены инициативной группы с предложением
организовать ООО под названием «Армада»,
об уставе ООО и выборе директора ООО.
После обсуждения было принято решение
об организации ООО «Армада», утверждении
устава и выборе директора.
ПРОТОКОЛ
12.09.2009
№1
Общего
собрания членов инициативной группы
по созданию ООО «Армада»
Присутствовали:
Д.Р. Рычков, Д.Т. Доронин, Р.И. Мелова,
П.А. Лемов, Г.Е. Чернов.
ПОВЕСТКА
ДНЯ:
-
Выборы
Председателя и секретаря собрания. -
О
создании ООО под названием «Армада». -
Об
уставе ООО. -
Избрание
генерального директора ООО -
Утверждение
учредительных документов и представление
их на регистрацию
ВЫСТУПИЛИ:
Рычков Д.Р., Доронин Д.Т., Мелова Р.И.,
Лемов П.А., Чернов Г.Е.
РЕШИЛИ:
-
Рычков
Д.Р. избирается Председателем собрания,
Мелова Р.И. – секретарем. Голосовали
«за» единогласно. Приняли решение
единогласно. -
Собрание
постановляет создать общество с
ограниченной ответственностью «Армада»
. В состав учредителей входят физические
лица, граждане Российской Федерации:
Рычков Дмитрий Романович, Доронин
Даниил Тимофеевич, Мелова Раиса
Ивановна, Лемов Павел Андреевич, Чернов
Георгий Евгеньевич. Голосовали «за»
единогласно. Приняли решение единогласно. -
Взаимоотношения
участников общества определяются
учредительным Договором и уставом.
Голосовали “за” единогласно.
Принято единогласно. -
Рычков
Дмитрий Романович, дата рождения
19.10.1960 г., паспорт 32 06 645304, выдан 18.03.2006
г. ОВД г. Юрга Кемеровской области,
адрес: 652050, г.Юрга, ул.Кирпичная, д.7,
кв.222 избирается на должность
генерального директора общества с
правом первой подписи . Голосовали
“за” единогласно. Принято
единогласно. -
Утвердить
устав общества. Заключить учредительный
договор. Зарегистрировать учредительные
документы в установленном законом
порядке. Рычкову Дмитрию Романовичу
подписать заявление о регистрации
Общества по установленной форме.
Голосовали “за” единогласно.
Принято единогласно.
Председатель
Д.Р. Рычков
Секретарь
Р.И. Мелова
Задание
№4. Составьте документ по личному
составу.
Напишите
приказ генерального директора закрытого
акционерного общества «Кураж» о приеме
Вас на работу по контракту экономистом.
ЗАО
«КУРАЖ»
ПРИКАЗ
04.08.2009
№23
Ваш
город
О
приеме на работу ФИО.
ПРИНЯТЬ:
ФИО
на должность экономиста, с 03.08.2009 с
окладом согласно штатному расписанию.
Основание:
трудовой контракт от 02.08.2009 №15
Генеральный
директор
О.А. Перова
Юрисконсульт
Л.В.
Кромов
03.08.2009
С
приказом ознакомлен
подпись
03.08.2009
Задание
№5. Составьте докладные и объяснительные
записки по следующим темам
Составьте
объяснительную записку кассира
предприятия ОАО «Керамзит» главному
бухгалтеру по поводу утери ведомости
зарплаты рабочих цеха №2.
БУХГАЛТЕРИЯ
Главному бухгалтеру ОАО «Керамзит»
Т.И.
Ворожевской
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ
ЗАПИСКА
12.06.2009
Об
утери ведомости зарплаты рабочих цеха
№2
В
связи со сменой места расположения
предприятии ОАО «Керамзит», была утеряна
ведомость зарплаты рабочих цеха №2.
Кассир
ОАО «Керамзит»
А.Т. Варшавина
Задание
№6. Оформите справку
Оформите
справку НИИ о подтверждении места
работы ведущего научного сотрудника,
укажите полный перечень реквизитов
(наименование НИИ, название отдела,
лаборатории, Ф.И.О., должность,
специальность, научные звания и степени,
если они есть, должность ответственного
лица, выдававшего справку – начальник
ОК).
НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ
ИНСТИТУТ СТАТИСТИЧЕСКОГО УПРАВЛЕНИЯ
ул.
Петухова, 56
Москва,
115209
тел.
977 34 65
СПРАВКА
05.09.2009
№ 45
Борисов
Евгений Михайлович работает ведущим
научным сотрудником отдела легкой
промышленности НИИ Статистического
управления, в должности инженер-экономист.
Справка
выдана для предъявления по месту
требования.
Директор
Р.И. Вешнеев
Начальник
ОК
Т.П. Правдина
помогите со состовлением письма!
Профи
(612),
закрыт
13 лет назад
Serg Havr
Искусственный Интеллект
(184629)
13 лет назад
Производственное Управление пассажирских перевозок ввиду сложного положения с финансированием в период разразившегося экономического кризиса предлагает Производственному кооперативу “Вектор” свернуть поставки запчастей для автобусного парка нашего Управления. Надеемся на Ваше понимание и дальнейшее сотрудничество при изменении ситуации в позитивную сторону. Благодарим за понимание. С уважением : руководитель – гл. бух. –
Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок Новосибирскому производственному кооперативу «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа.
Светило науки – 279 ответов – 3600 раз оказано помощи
Исх.(исходящий номер документа) 254(любое число)
От “8” 2011 года Директору
Производственного кооператива
ООО “Вектор”
Иванову И.И.
росим Вас принять назад запасные части, приобретенный нами 13.06.2015г., в связи с ненадлежащим качеством и вернуть денежные средства уплаченные нами по платежному поручению № 87 от 29.05.2015г. На следующие реквизиты:
Западно-Сибирский банк Сбербанка РФ г.Тюмень
р/с
БИК
ИНН
КПП
к/с
Директор Иванов И.И
Исполнитель:
Иванова А.А.
Письмо – основное средство переписки между деловыми партнерами.
Деловое письмо – это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:
– как ответные – в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;
– как сопроводительные – в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);
– как ответы – в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);
– как инициативные.
Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.
Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.
10 важных рекомендаций
по подготовке проекта содержания делового письма
1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части – вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).
2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.
3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.
4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.
5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.
6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.
7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.
8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.
9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций – это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука “сама тянется к перу”, то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса – отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.
10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения – поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.
Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.
В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, – выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, – исполнитель письма.
Реквизитами документа являются:
1. Дата документа.
2. Регистрационный номер документа.
3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).
4. Сведения об адресате.
5. Заголовок к тексту.
6. Текст.
7. Подпись.
8. Отметка о наличии приложения.
9. Отметка об исполнителе.
10. Идентификатор электронной копии документа.
5 важных рекомендаций
по оформлению проекта делового письма
1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.
2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.
3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.
4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет – на неряшливость или скупость владельца.
5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны “просвечивать” (т.е. быть слишком жидкими), а перо – царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая – то все буквы).
Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем
1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:
В порядке оказания помощи прошу Вас…
В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…
В порядке исключения…
Ввиду особых обстоятельств…
В связи с завершением работ по…
В связи с принятием решения о…
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…
По взаимной договоренности между…
Согласно Вашей заявке…
Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…
2. Формулировки для выражения отказа:
Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…
Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…
Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…
Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…
3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):
Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…
Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…
Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…
Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…
Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…
Ставим Вас в известность о том, что…
Организация извещает о…
Сообщаю Вам…
Довожу до Вашего сведения, что…
Докладываю о…
4. Устойчивые распорядительные обороты:
Ввести в эксплуатацию…
Обязать руководителя…
Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…
Назначить расследование по факту…
Изыскать дополнительные возможности для…
5. Формулировки для выражения просьб:
Прошу Вас направить в мой адрес…
В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…
Убедительно прошу Вас решить вопрос о…
В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…
Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…
6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:
Безопасность гарантируется…
Документация выслана в ваш адрес курьером…
Предпринимаются энергичные меры по…
Конфиденциальность информации обеспечена…
Содержание проекта оперативно корректируется…
Выявленные недостатки уже устраняются…
Выделены дополнительные средства на…
Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…
В кратчайшие сроки организуется…
Обеспечен повседневный жесткий контроль за…
7. Устойчивые обороты речи:
наименее сложный… наиболее важный…
наилучший эффект… наихудший результат…
оказать помощь… произвести проверку…
руководство считает возможным… организация не возражает…
срочно сообщите… немедленно устраните…
обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…
доложите предложения по… оптимальное решение…
вероятные сроки… подтвердите получение…
сообщите данные… направьте в мой адрес…
подготовьте к отправке… решите самостоятельно…
8. Наиболее часто употребляемые глаголы:
выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).
9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:
срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.
10. Стилистические запреты:
Следует использовать:
Вместо Пишите
В отношении, относительно… О…
Благодаря тому факту, что… Потому что…
Приобретать… Покупать…
Принять во внимание… Учесть…
При сем прилагается… Приложение…
Оказывать влияние… Влиять…
За исключением… Кроме…
В целях… Для…
В том случае, если… Если…
В настоящее время… Сейчас…
Перечисление… Платеж…
Наращивать темпы… Ускорять…
Прилагать усилия… Пытаться…
Элементы стиля
Личный стиль
Формальный стиль
Использование местоимений “я”,
“мы”, “вы”, “нам”, “наш”
Мы предлагаем вам…
Отказ от местоимений, замена их
существительными “организация”,
“подразделение”, “сотрудник” и т.п.
Предприятие предлагает клиентам…
Прямое обращение, просьба
Пожалуйста, подавайте отчет
в срок…
Констатация
Отчет необходимо подавать в срок…
Использование эмоционально
окрашенных выражений
Стремительный рост
Использование нейтральной лексики
Увеличение
Использование оценочных
выражений
Мы победили
Объективная констатация фактов
Был получен положительный результат
Использование активных оборотов
Выполняем, предлагаю
Использование пассивных оборотов
Выполняется, хотелось бы предложить
Использование простых слов
Переработка, сейчас
Использование “книжных” оборотов
Утилизация, в настоящее время
Использование глагольных
сказуемых
Менеджер руководил
Замена глаголов абстрактными
конструкциями
Менеджер осуществлял руководство
Упоминание чувств
Я с огорчением узнал о…
Мы были рады услышать…
Использование канцелярских клише
Вследствие того обстоятельства, что…
Мероприятие имеет своей целью…
Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.
Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.
Если человек использует сухой деловой язык, то лучше “зеркалить” примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.
Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье – в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.
