Как составить письмо по частям

Не так давно мы уже рассказывали о правилах общения в официально-деловом стиле и деловой переписке, теперь пришло время изучить и саму структуру делового письма.

Сегодня мы рассмотрим четкий поэтапный план написания делового письма по конкретному шаблону. Зачем нужно изучать такие моменты? 

Все просто: нарушение порядка смысловых и структурных блоков в письмах приводит к массе проблем. Грамотная структура делового письма позволяет: 

• Значительно повысить эффективность деловой переписки. 
• Сократить время на изучение и понимание идеи послания. 
• Закрепить за вами статус профессионала. 
• Четко и последовательно передать все ключевые моменты переписки. 

Последовательность элементов должна неукоснительно соблюдаться. Точка. Эксперименты здесь невозможны в принципе, поскольку уже сложилась универсальная схема письма деловой переписке. Есть “золотой стандарт”, которого нужно придерживаться. 

Но прежде чем мы начнем изучать саму структуру, давайте разберемся с видами деловых писем. 

Виды деловых писем 

К формату “деловое письмо” относится более 30 разновидностей корреспонденции – от информационных уведомлений до оферт и презентационных писем. Видов достаточно много, поэтому проще сказать так: 

Все, что является предметом официальной переписки между любой компанией и получателем, уже можно смело назвать деловым письмом. 

Принципы разделения деловых писем на виды

Вид 1. По тематическому признаку. Содержание письма напрямую зависит от цели и темы письма. Например, письмо-запрос создается для рассмотрения предложения,  рекламация – несет в себе претензию, благодарственное письмо для выражения эмоций. 

Вид 2. По необходимости ответа. Большинство деловых писем предполагает обязательный ответ, но есть ряд писем, на которые ответ не нужен или не критичен. Список писем, не требующих ответа или допускающих необязательный ответ:  

• Гарантийные письма. 
• Письма-инструкции. 
• Информационная корреспонденция;
• Письма-напоминания. 
• Письма-уведомления. 
• Сопроводительные письма. 

Вид 3. По формату переписки. Существует 2 вида деловой переписки: 1) переписка с 1 получателем; 2) переписка с несколькими получателями. И если первый формат еще предполагает какие-то минимальные отступления от рамок, то при общении с несколькими получателями желательно ни на шаг не отходить от структуры вашего письма. 

Вид 4. По числу аспектов. Написание деловых писем, их структура также разделяется по аспектам (идеям) текста. 

1. Многоаспектное деловое письмо состоит из пунктов, подпунктов, разделов. В таком письме можно передавать любое количество тем, идей, поднимать разные вопросы. В подавляющем большинстве случаев используется этот тип;

2. Одноаспектное деловое письмо  имеет исключительно информационный характер: уведомление о выходном дне, предстоящем совещании и  так далее.

Отличие его в том, что оно несет в себе одну идею (тему, вопрос) и очень короткую структуру. В одноаспектном письме, как правило, дается информация без деления на блоки.

Ниже мы с вами будем разбирать именно структуру многоаспектных деловых писем. 

Поблочная структура делового письма

Этап 1. Реквизиты адресанта и адресата

Написание делового письма начинается с указания реквизитов. Это идентификационные элементы. Как правило, реквизиты размещаются в самом начале письма – в левом и правом верхних углах листа.

Реквизиты отправителя (адресанта) сообщают, из какой компании пришло сообщение. Как правило, стандартный бланк для деловых писем уже содержит эту информацию.

Указывается полное юридическое название с формой собственности, адрес, телефон, сайт, ИНН и ОГРН. Указываются в левом верхнем углу.

Реквизиты получателя (адресата) содержат меньше информации. Как правило, это должность, название его фирмы, ФИО и адрес, куда письмо будет отправлено. Пишутся в правом верхнем углу строго в дательном падеже.

Дата написания

Необходима для различения писем. Полезна для отчетности или в длительной деловой переписке – по дате можно узнать очередность сообщений и структурировать их. Указывается тот день, когда письмо будет отправлено. Как правило, он совпадает с днем написания. Дата пишется перед заголовком, ближе к правому краю листа.

Этап 2. Вступление в письме 

Это самое начало, которое является ключевым в структуре делового письма. Его пишут максимально информативным. Прочитав «введение», адресат уже должен понять, что от него хотят, и примерно представлять основное содержание.

Вступление состоит из нескольких элементов: 

1.Заголовок

Главный раздел, определяющий тему письма. Именно он позволяет адресату понять, о чем оно. Или насколько для него важно прочитать это.

При написании заголовка необходимо:

1. Выдержать деловой стиль;
2. Сохранить заголовок кратким и понятным;
3. Выделить основную тему;
4. Показать адресату, что это важное для него письмо.

С помощью заголовка отправитель делового письма одновременно информирует и привлекает внимание. Пример заголовков разных видов деловых писем:

• Об отгрузке новой партии мобильных телефонов.
• Поздравляем со вступлением в новую должность! 
• Претензия по качеству продукции  от ООО “Эдельвейс”.
•  Предложение о сотрудничестве от ЗАО “Лес”. Список преимуществ компании. 

2.Обращение

Это очень важная часть вашего делового письма. Она не просто соблюдает формальности, но и располагает к себе читателя, фиксирует его внимание. Поэтому ему уделено столько времени – важно не ошибиться в написании.

Обращение практически всегда становится началом письма. Как правило, размещается в центре строки и начинается с прописной буквы.

Любое обращение следует начинать со слова «уважаемый(ая)». Оно выражает наиболее нейтральную форму вежливости, в отличие от «любимый», «дорогой» и прочих, использующихся в личной переписке.

Встречаются также формы слова «уважаемый» с приставками «много-», «глубоко-», когда обращение адресовано к высшему чину или заслуженному деятелю в какой-либо сфере. С ним можно использовать следующие формы обращения:

1. «Господин/госпожа». Включает не только этикетную составляющую. Обращает внимание на статус адресата. Используется для общения с человеком или людьми, имеющими определенный вес в обществе. Пишется вместе с фамилией. Пример: «Глубокоуважаемая госпожа Потапкина!»;
2. Имя и отчество. Наиболее нейтральное обращение. Подразумевает дистанцию между адресатом и адресантом. Пример: «Уважаемый Петр Васильевич!»;
3. Должность или статус адресата. Применяется в случаях, когда необходимо подчеркнуть именно должность, например, в случае обращения к военнослужащему. Пример: «Уважаемый товарищ полковник!». Когда человек рассматривается как субъект гражданских правоотношений, уместно обращение «гражданин»;
4. Коллективное обращение. Допустимо в том случае, когда адресатом выступает группа людей. В таком случае используется именование группы или какой-либо ее признак. Пример: «Уважаемые учителя/студенты/водители!».
5. Если выделить признак нельзя – можно использовать слово «дамы/господа». В единственном числе бесфамильное и безымянное обращение допускается, если письмо адресовано юридическому лицу или рассылается массово;

Сокращения неприемлемы! Никаких инициалов, неполных званий/должностей или «г-н/г-жа» быть не должно. То есть писать «Уважаемый тов. полковник» нельзя.

Также в деловой переписке, если корреспонденция имеет конкретного адресата, в знак уважения принято писать местоимение «Вы» с прописной (большой) буквы.

Если письмо трафаретное (отправляется сразу большому количеству людей и не имеет личного обращения) или послано коллективу, местоимение пишется со строчной (маленькой) буквы.

Необходимо не забывать некоторые важные аспекты использования обращения:

1. Приветствие – только «Здравствуйте» или «Добрый день». Другие формы применять не следует. Необходимо использовать приветствие с именем: «Добрый день, Александр!»;
2. Имя – только в полной (официальной или повседневной) форме. При этом лишь к самым близким коллегам и партнерам допустимо сокращение, например, «Настя» вместо «Анастасия». Но никак не «Насть»;
3. Если имя вообще неизвестно, то лучше использовать что-то вроде «Здравствуйте, уважаемый клиент!»;
4. Желательно не использовать в письме обращение на «ты»;
5. Везде, где возможно, лучше использовать имя и отчество, если они известны.

Также нужно помнить о разнице в знаках препинания. В конце обращения желательно ставить восклицательный знак, а не запятую. Это покажет, как важно отосланное письмо. Запятая же придаст ему будничный характер.

• Точка не ставится вообще.
• После восклицательного знака правила пунктуации требуют дальнейшего написания с заглавной буквы.
• После запятой можно продолжать писать со строчной.

3.Преамбула

Эта часть делового письма содержит  суть послания. Здесь адресант расписывает свои мотивы и цели. Как правило, указываются вводные данные, касающиеся темы письма и долженствующие напоминать получателю о ней:

• даты;
• факты;
• документы;
• договоренности;
• упоминания других лиц и прочее.

Преамбула облекается в формальный вид при помощи вводных слов и фраз «согласно», «в связи с…», «считаем необходимым уведомить…», «ставим Вас в известность, что…», «доводим до Вашего сведения…» и прочим.

Преамбула может быть краткой (буквально пара предложений) или длинной (вплоть до нескольких абзацев). Это очень важный элемент в шаблоне делового письма, который обязательно стоит использовать. 

Образец части делового письма (преамбула с обращением и заголовком): 

О поставке мобильных телефонов

Уважаемая госпожа Потапкина!

Настоящим письмом считаем необходимым уведомить Вас, что, согласно договору от 20.06.2020, Вы обязаны забрать новую партию мобильных телефонов со склада не позднее, чем 30 дней с момента поставки.

Этап 3. Основная часть письма

В основной части делового письма подробно и аргументированно расписывается цель написания. Просьба, требование или сведения приводятся в полном виде так, чтобы передать адресату максимальное количество информации.

Как правило, в теле письма отправитель анализирует случившееся и приводит аргументы в пользу своей точки зрения.

Например, при информировании о каком-либо событии (выставке, презентации и прочих) подчеркивает, что мероприятие желательно посетить по такой-то и такой-то причине.

В конце основной части подводятся итоги всего письма. Это может быть надежда, извинения или уверенность в скором ответе. Пример: «Надеемся на Ваше содействие по данной проблеме». Также часто здесь пишут предложения или вопросы к адресату.

Заключение в деловом письме

Так же, как и обращение, несет преимущественно этикетную функцию. Это нечто вроде прощания с адресатом, которое также должно поддерживать атмосферу всего письма.

Выбранная заключительная фраза зависит от степени знакомства с адресатом. В деловой переписке преимущественно используется «С уважением». После чего указывается должность отправителя и его ФИО.

Пример: «С уважением, председатель организационного комитета Иванов Дмитрий Петрович».

Этап 4. Дополнительные элементы письма

Структура делового письма может подразумевать дополнительные части, которые не обязательно использовать. Они могут понадобиться лишь в редких случаях. Но и для факультативных элементов есть свои места.

Приложения к письму

Если необходимо вместе с деловой корреспонденцией предоставить нечто дополнительное – файл, договор, изображение и так далее – используются приложения. Они прикрепляются к письму на отдельных листах, не затрагивая основной текст.

Каждое приложение прикрепляется на отдельном листе. В случае электронного делового письма принято высылать приложения в виде отдельных файлов. В некоторых случаях адресант указывает наличие приложений перед заключением.

Постскриптум

Постскриптум в структуре деловой корреспонденции несет сразу две функции:

• сообщение о том, что произошло после написания письма и имеет непосредственное отношение к его теме;
• дополнительная информация, косвенно касающаяся темы письма, но интересная адресату.

Постскриптум указывается после заключения и подписи. Под ним принято писать инициалы отправителя или ставить личную подпись. На этом структура деловой переписки считается завершенной – это финальный элемент.

Эпилог 

Написание деловых писем вовсе не так сложно, как может показаться. Если резюмировать сказанное выше, то принцип следующий: 

• Сначала нужно поприветствовать получателя. 
• Затем кратко ввести в суть дела. 
• После чего донести суть послания. 
• Теперь можно резюмировать сказанное и попрощаться. 

Главное, изучите правила написания стандартных вводных: правила написания дат, правила написания названий компаний, грамотное использование знаков пунктуации и так далее. Словом, какие-то статичные моменты. 

Остальные же элементы в структуре делового письма очень скоро запомнятся и вы начнете их придерживаться “на автомате”. 

Добра вам!

[wpViralQuiz id=34112]

Письмо – основное средство переписки между деловыми партнерами.

Деловое письмо – это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:

– как ответные – в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

– как сопроводительные – в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

– как ответы – в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

– как инициативные.

Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

10 важных рекомендаций

по подготовке проекта содержания делового письма

1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части – вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.

5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.

7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций – это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука “сама тянется к перу”, то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса – отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения – поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.

В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, – выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, – исполнитель письма.

Реквизитами документа являются:

1. Дата документа.

2. Регистрационный номер документа.

3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

4. Сведения об адресате.

5. Заголовок к тексту.

6. Текст.

7. Подпись.

8. Отметка о наличии приложения.

9. Отметка об исполнителе.

10. Идентификатор электронной копии документа.

5 важных рекомендаций

по оформлению проекта делового письма

1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.

2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.

3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет – на неряшливость или скупость владельца.

5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны “просвечивать” (т.е. быть слишком жидкими), а перо – царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая – то все буквы).

Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас…

В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…

В порядке исключения…

Ввиду особых обстоятельств…

В связи с завершением работ по…

В связи с принятием решения о…

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…

По взаимной договоренности между…

Согласно Вашей заявке…

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…

2. Формулировки для выражения отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…

Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…

3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…

Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…

Ставим Вас в известность о том, что…

Организация извещает о…

Сообщаю Вам…

Довожу до Вашего сведения, что…

Докладываю о…

4. Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию…

Обязать руководителя…

Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…

Назначить расследование по факту…

Изыскать дополнительные возможности для…

5. Формулировки для выражения просьб:

Прошу Вас направить в мой адрес…

В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…

Убедительно прошу Вас решить вопрос о…

В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…

Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

Безопасность гарантируется…

Документация выслана в ваш адрес курьером…

Предпринимаются энергичные меры по…

Конфиденциальность информации обеспечена…

Содержание проекта оперативно корректируется…

Выявленные недостатки уже устраняются…

Выделены дополнительные средства на…

Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…

В кратчайшие сроки организуется…

Обеспечен повседневный жесткий контроль за…

7. Устойчивые обороты речи:

наименее сложный… наиболее важный…

наилучший эффект… наихудший результат…

оказать помощь… произвести проверку…

руководство считает возможным… организация не возражает…

срочно сообщите… немедленно устраните…

обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…

доложите предложения по… оптимальное решение…

вероятные сроки… подтвердите получение…

сообщите данные… направьте в мой адрес…

подготовьте к отправке… решите самостоятельно…

8. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

10. Стилистические запреты:

Следует использовать:

Вместо Пишите

В отношении, относительно… О…

Благодаря тому факту, что… Потому что…

Приобретать… Покупать…

Принять во внимание… Учесть…

При сем прилагается… Приложение…

Оказывать влияние… Влиять…

За исключением… Кроме…

В целях… Для…

В том случае, если… Если…

В настоящее время… Сейчас…

Перечисление… Платеж…

Наращивать темпы… Ускорять…

Прилагать усилия… Пытаться…

Элементы стиля

Личный стиль

Формальный стиль

Использование местоимений “я”,

“мы”, “вы”, “нам”, “наш”

Мы предлагаем вам…

Отказ от местоимений, замена их

существительными “организация”,

“подразделение”, “сотрудник” и т.п.

Предприятие предлагает клиентам…

Прямое обращение, просьба

Пожалуйста, подавайте отчет

в срок…

Констатация

Отчет необходимо подавать в срок…

Использование эмоционально

окрашенных выражений

Стремительный рост

Использование нейтральной лексики

Увеличение

Использование оценочных

выражений

Мы победили

Объективная констатация фактов

Был получен положительный результат

Использование активных оборотов

Выполняем, предлагаю

Использование пассивных оборотов

Выполняется, хотелось бы предложить

Использование простых слов

Переработка, сейчас

Использование “книжных” оборотов

Утилизация, в настоящее время

Использование глагольных

сказуемых

Менеджер руководил

Замена глаголов абстрактными

конструкциями

Менеджер осуществлял руководство

Упоминание чувств

Я с огорчением узнал о…

Мы были рады услышать…

Использование канцелярских клише

Вследствие того обстоятельства, что…

Мероприятие имеет своей целью…

Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.

Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.

Если человек использует сухой деловой язык, то лучше “зеркалить” примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.

Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье – в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.

Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно. Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев.

Деловое письмо – это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами (поставщики, покупатели).

Виды деловых писем

Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами. Электронная почта, из-за быстроты и доступности, прочно вошла в обиход коммерческих и государственных структур. Массовость использования деловых посланий в ежедневном обиходе привело к увеличению их разновидности. В связи с этим единая классификация отсутствует. Можно выделить следующие виды деловых писем:

1. Гарантийное. Содержание направлено на обращение с просьбой, но с предоставлением гарантии по выполнению обязательств со своей стороны. Формулировка таких писем выглядит следующим образом: «Просим Вас отгрузить (поставить, предоставить и т. д.) товар (продукцию, услугу). Оплату гарантируем в срок до (дата)».
2. Коммерческое предложение. Самое распространенное письмо, которое организации используют при осуществлении своей деятельности практически ежедневно. По свое сути это деловое письмо о сотрудничестве. Организация выступает инициатором с конкретным предложением партнерства с определенными условиями.
3. Извещение. Содержание направлено на донесение определенной информации, необходимой при осуществлении дальнейшего взаимодействия. В коммерческих организациях самым распространенным примером такого письма является уведомление о смене реквизитов (когда меняют обслуживающий банк).
4. Оферта. Текст носит коммерческий характер о поставке товара или оказания услуг. Это деловое письмо о сотрудничестве, в котором указываются все существенные условия для договора поставки и договора оказания услуг. К существенным условиям по Гражданскому Кодексу относятся наименование услуги или товара, цена, срок, место. При отсутствии этих данных документ не считается офертой, а называется коммерческим предложением.
5. Рекламация (официальная претензия). Содержание текста направлено на уведомление получателя о неполном или некачественном выполнении обязательств. Чаще всего такими письмами сопровождают бракованную продукцию. В стандартных договорах оказания услуг или поставки есть пункт, в котором говорится, что за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств предусмотрены штрафные санкции. Отсчет времени для исчисления неустоек идет именно с момента направления письменной рекламации.
6. Сопроводительное письмо. Примером является опись вложений в конверт. Используется чаще всего при отправке посредством почтовых отправлений пакета документов. В случае отправки документов для участия в тендерах опись вложений носит обязательный характер.
7. Подтверждение о получении документов и писем. Является проявлением уважения, считается хорошим тоном и не носит обязательный характер.
8. Просьба. Текст содержит обращение с просьбой. Начинается со слов «Прошу», «Просим». Самым распространенным обращением является просьба о повторной отправке бухгалтерских документов. При поставке продукции накладные и счета фактуры часто не доходят до бухгалтерии (не отправили вместе с грузом, передали неполномочному лицу и т. д.). Поэтому обращение с просьбой продублировать эти документы является обычной практикой.
9. Напоминание. Содержание текста уведомляет о приближении наступления определенного момента (срок выполнения обязательств, окончание срока договора, дата мероприятия и т. д.). Одним из примеров такого письма является уведомление от страховых организаций об истечении срока полиса. Эта вежливость носит под собой одновременно информационный характер и является коммерческим предложением о возможности воспользоваться услугами компании повторно. Удобно тем, что есть вероятность вежливо и ненавязчиво продлить договор.
10. Поздравление. Деловое письмо, содержание которого направлено на поздравление с каким-либо праздником.
11. Приглашение. Самыми частыми бывают приглашения на конференции и выставки. Еще один успешный дополнительный инструмент напомнить о себе партнеру, для дальнейшего сотрудничества.

По количеству лиц (компаний) существуют следующие виды деловых писем:

• циркулярное (направлено в адрес нескольких лиц);
• стандартное (направленное в один адрес, определенному лицу).

Самыми распространенными циркулярными письмами являются приглашения, уведомления и информационные объявления (о предстоящих изменениях).

Правила написания делового письма

Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает.

Прежде чем составить деловое письмо нужно определиться с его видом (извещение, предложение приглашение и т. д.). Разбивайте текст на абзацы, это облегчит восприятие излагаемой информации. Если послание должно быть получено до определенной даты, лучше отправить его услугами экспресс-доставок или по электронной почте.

Основные правила делового письма следующие:

• достоверности информации в содержании;
• полноты содержания;
• краткое содержание (желательно объемом не более 1 страницы, остальную информацию можно отнести в приложение);
• отсутствие грубости, нейтральный тон;
• отсутствие помарок, исправлений, зачеркиваний;
• использование сленга и просторечий неприемлемо;
• сокращения слов нежелательны;
• отсутствие эмоциональной оценки (только факты).

Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз. В одном послании должна быть одна тематика, одна цель. Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.

Текст должен быть оформлен и составлен в соответствии с общепринятыми правилами. У каждой организации свой бланк, которая служит и визитной карточкой. Для отправки писем по почте предпочтительнее писать текст на изготовленном типографским способом бланке. На практике, организации чаще всего печатают их самостоятельно на цветном принтере.

При получении делового письма хорошим тоном будет уведомить отправителя о его получении.

Составление делового письма

Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению. Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.

Структура делового письма

Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003. Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность. Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер. Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций. Нарушением это не является. ГОСТ содержит 30 наименований реквизитов. В деловой переписке используются они далеко не все.

Область заголовка документов состоит из двух частей. В верхнем левом углу или посередине листа находится штамп, в котором указываются:

• название организации;
• почтовый адрес;
• ИНН, КПП;
• контактные данные;
• банковские реквизиты;
• е-mail;
• дата и номер письма;
• отметка о получении.

В правом верхнем углу указывается название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф.И.О . Пример делового письма (стандартные реквизиты):

Ниже идет заголовок (о чем документ или его вид). Здесь указывается название документа (извещение, уведомление, и т. д.).

Следующим пунктом идет вступление. Начинаться может со слов «Уважаемый». Здесь обращение должно быть по имени-отчеству, например, «Уважаемый Юрий Иванович!». В письме к служителям церкви обращение должно быть по чину. Здесь нужно быть предельно осторожными, и уточнить точную формулировку.

Следующим элементом документа идет непосредственно сам текст, который должен содержать следующую структуру:

• вступительная часть (причина, цель, повод для написания);
• основная часть (решения, предложения, суть, рекомендации);
• итоговая часть (просьба, предложение и прочее, вытекающее из основной части);
• формула вежливости (фразы « с уважением», « с надеждой на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество», «с надеждой на понимание» и т. д.);
• должность руководителя и его подпись;
• указание на приложения (если таковые есть);
• ФИО ответственного исполнителя с контактными данными.

Печать обязательно ставится на гарантийных письмах, офертах и рекламациях. В коммерческих, напротив, она не рекомендуется. Печать не должна занимать более 2/3 росписи должностного лица.

Пример делового письма:

Деловой стиль письма

При написании писем уместен официально-деловой стиль. Язык деловых писем отличаются следующими чертами:

• точность подачи информации;
• официальность;
• содержательное, но краткое изложение;
• объективность и структурированность.

Старайтесь излагать суть дела короткими простыми предложениями. Не перегружайте текст прилагательными, делайте упор на глаголы. Не стоит применять узкоспециализированных и малоизвестных терминов, которые могут быть непонятны читателю. Это вызовет отторжение у получателя письма. Стоит использовать простые слова.

Деловой стиль письма исключает малоинформативные и «водяные» тексты. Как можно больше конкретики и фактов. Не подводите к заключительной части длинными и ненужными оборотами. Но при этом избегайте наличие нелогичных и несогласованных абзацев. Каждый абзац должен нести одну определенную мысль. Причастные и деепричастные обороты также следует исключать. Проверяйте написанное на слух. Деловой стиль письма приходит со временем и опытом. Соблюдая основные правила, вы будете знать, как написать деловое письмо и овладеете навыками написания официальных документов любой тематики.

Обращение в деловом письме

Написание делового письма всегда должно быть в нейтральном тоне. Этот же тон носит и обращение. Ни в коем случае нельзя писать «Добрый день (вечер, утро, сутки)». Грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте». Самым оптимальным вариантом будет в приветствии обратиться по имени-отчеству. Если сомневаетесь в достоверности информации по этим данным, писать «Здравствуйте, господин (госпожа)» не нужно.

• Неважно, насколько долго идет официальная переписка, обращение в деловом письме к партнеру в короткой форме имени применять нельзя (Ань, Вань и т. д.).

Обращение на «вы» помогает сохранить межличностную дистанцию и является проявлением уважения к человеку выше по должности и старше по возрасту. Но в некоторых компаниях, принято обращение внутри подразделений, независимо от должности, на «Ты».

Не пишите «Уважаемы господин» без последующего обращения по имени. Следует избегать и сокращений г-н, г-жа. После обращения по правилам русского языка всегда ставится восклицательный знак. Пример: «Уважаемый Станислав Игоревич!»

При обращении к группе лиц уместно написать «Уважаемые господа!». В заключительной части могут применяться варианты: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на сотрудничество» и т. д. здесь обращение должно носить официальный дружелюбный тон.

Оформление делового письма

Строгих требований к оформлению нет. Рекомендации из вышеуказанного ГОСТа, в силу их необязательности, чаще игнорируются. Есть определенные правила, принятые в деловом мире. Оформление делового письма рекомендуется делать следующим:

• бланки могут быть не только угловыми, но и продольными;
• отступы по верхнему, нижнему и левому краю – 20 мм, по правому – 10 мм;
• текст выполнен шрифтом Times New Roman, 12-14 размер;
• если письмо составлено более чем на 1 листе, то необходима нумерация каждого;
• у каждого приложения идет отдельная нумерация;
• в верхнем левом углу ставится номер исходящего документа, который заносится в журнал.

Дата документа, обычно проставляется слева вверху, но допустимо указывать ее и снизу, после основного текста. Стандартным форматом является оформление числа, месяца и года арабскими цифрами. Пример, 25.07.2017. Допустимо и буквенное оформление месяца. Пример, «25 июля 2017 г.»

Реквизит «подпись» состоит из должности и расшифровки подписи. Например:

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов

Если текст документа расположен на фирменном бланке, то название компании не указывается.

Если документ подписывается несколькими лицами, то их подписи располагают друг за другом по убыванию должности. Пример:

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов
Главный бухгалтер     А. Н. Петрова

Подпись должностного лица заверяется печатью на документах, связанных с финансовыми средствами.

В конце документа или на обратной стороне ставится отметка ответственного лица с контактным телефоном. Его подпись не нужна.

Электронное деловое письмо

Каждая организация ежедневно получает и рассылает несколько десятков писем. Электронная почта самое доступное и быстрое средство связи, позволяющее обмениваться документами официального характера.

Электронное деловое письмо состоит из частей:

• тема;
• приветствие:
• суть письма (краткий текст, если основная часть будет выслана в приложении);
• подпись с контактными данными.

При отправке писем необходимо заполнять все поля (адрес отправителя, получателя, тема письма, приложение). Оформление должно осуществляться с учетом следующих правил:

1. Укажите в настройках электронной почты свое имя, фамилию или название организации, от лица которой отправляете документ. Это уменьшит вероятность того, что ваше послание отправят в папку «Спам» и повысит доверие к содержанию.
2. Поле «Тема» обязательно для заполнения. Должно состоять из краткого названия (не больше 5 слов) и соответствовать содержанию.
3. Приветствие в электронных посланиях пишется с соблюдением правил стандартного письма.
4. Суть (цель) излагается с учетом правил традиционных документов. В отличие от текстовых, электронное сложнее составить в красиво оформленном виде. Поэтому пишут краткую дополнительную информацию, а основной текст высылают во вложении. Не нужно писать об одном и том же в теле письма и в прилагаемых документах. Здесь указывается краткая дополнительная информация, не вошедшая в приложение или содержание, требующее пояснений. Разбивайте объемный текст на абзацы с пропуском строки, это поможет улучшить его читаемость.
5. Подпись состоит из указания должности отправителя, его фамилии и имени-отчества (можно только имя или отчество). Ниже указывается контактные данные, сайт компании и при желании логотип.

Подпись можно сделать единожды, в настройках почтового сервиса. Поэтому следует уделить ей особое внимание. Электронное деловое письмо завершается подписью. Пример:

С уважением,
коммерческий директор
ООО «АДОТ»
Тапочкин И.А.
Тел. 8(348)22-32-48
8-909-208-208-0
Е-mail adot@gmail.com

В этом примере имя и отчество представлено в виде инициалов. Данный вариант допустим, но не стоит удивляться, когда в ответ на письмо вам будут звонить с вопросом: «Как я могу к вам обращаться?». Не создавайте ненужных сложностей. Укажите полное имя и отчество.

Отвечайте не новым сообщением, а ответом на полученное. Это поможет не искать предыдущую информацию, напомнит о вас получателю, а также уменьшит вероятность отправки вашего послания в спам.

Нет временных рамок отправки ответа на полученное письмо. Но принято отвечать в течение нескольких часов, минимум в течение одного рабочего дня. Если ответ требует большего времени, необходимо написать формальный ответ. Как написать деловое письмо, с последующим ответом, приведено ниже.

• «Здравствуйте! Спасибо за проявленный интерес к нашей компании. Наши специалисты в ближайшее время свяжутся с Вами»
• «Здравствуйте! Ваше письмо было получено и принято к рассмотрению. Ответ будет направлен в течение трех рабочих дней. Спасибо за понимание»

Старайтесь отвечать нейтральным тоном, даже если было получено самое гневное письмо-претензия. Вы дадите официальный ответ позже. На этом этапе важно дать понять отправителю, что его не игнорируют, и не усугублять ситуацию.

Пример делового письма

Оформление делового письма независимо от его вида существенно не изменяется. А вот содержание по каждому отдельному виду уже имеет свои существенные отличия. Самыми частыми документами, при создании которых возникает сложность, как написать деловое письмо, являются гарантийное письмо и рекламация. Ниже приведены примеры содержания каждого.

Гарантийное деловое письмо. Образец:

В гарантийном письме всегда указывается реальный, и точный промежуток времени, в течение которого будет произведена оплата. Обещания обязуемся оплатить, как только нам кто-то оплатит, и прочее не используют. Указывайте точные данные документа, по которому будет произведена оплата и поставка.

Рекламация. Образец:

В рекламации всегда указывается основание приобретения (чек, накладная и прочее), дата покупки, наименование и количество бракованных единиц.

В заключительной (резюмирующей) части необходимо указать одну просьбу. То есть это или замена, или возврат или ремонт. Писать просьбу, сделать или то или другое не следует. Принято предварительно устно согласовать с поставщиками оптимальный вариант выхода из ситуации. Не стоит сразу писать гневных и ультимативных обращений. Это допустимо, только если сторона неоднократно нарушала обязательства, не идет на компромисс и полностью отказывается от выполнения обязательств.

Деловое письмо

Как составить письмо?

Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.

Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом:

• Просим…

• Также просим…

• А также просим…

• Сообщаем…

• Одновременно сообщаем…

Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.

Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.

Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.

Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:
 

• Во-первых… Прежде всего…

• Во-вторых… Затем…

• В-третьих… В заключение…

• Переходя к следующему вопросу…

• Что касается вопроса о…

• Учитывая все вышесказанное…

• Исходя из вышесказанного…

• В связи с необходимостью вернуться к вопросу о…

• Подводя итоги, необходимо подчеркнуть…

• В заключение выражаем надежду на…

• В заключение хотим напомнить Вам о…

В ПОМОЩЬ УЧЕНИКУ.   Письмо как  литературный жанр.

Письмо – жанр сочинения, представляющий собой послание, адресованное кому-нибудь. Другое название – эпистолярный жанр ( от латинского «эпистола» – письмо).

Цель письма: передача какой-либо информации, обращение с просьбами и пожеланиями,  признание в любви, формулировка вопросов и ответов адресату

Виды писем:

• личное
• дружеское
• поздравительное
• официальное
• деловое
• письмо в газету, журнал.

Основные компоненты письма:

1. приветствие, обращение к адресату ( кому пишите)
2. основная часть:

– деловая или личная информация;

– предмет разговора, связь с предыдущим письмом;

-просьбы, приветы родным или знакомым;

1.  пожелания адресату, благодарность, подпись, дата.

Форма обращения в письме зависит от степени знакомства или родственных связей с адресатом.

 ПИСЬМО ДРУГУ.

  Образец. Сочинение   ученика  6а класса  ГБОУ СОШ №10 «ОЦ  ЛИК»    

 г. о.  Отрадный     Белова Ильи  Александровича  

                                                        Дорогой Никита!

     Ты спрашиваешь, какую книгу тебе почитать на летних каникулах. Я посоветовал бы тебе прочитать сказочную повесть  Эдуарда Николаевича Успенского «Дядя Фёдор, пёс и кот».

    Я прочитал много  произведений этого замечательного писателя, но самое глубокое впечатление оставила именно эта книга.  Она повествует о приключениях очень самостоятельного мальчика дяди Фёдора, который ушёл из дома. А случилось это потому, что мама не разрешила ему взять в квартиру бездомного кота. Читая  эту книгу, я  часто задавался вопросом: «А как бы я поступил на его месте?» Наверное, в моей семье просто не произошло бы такое, потому что мы с мамой и папой всегда можем найти выход из трудной ситуации.

     Дядя Фёдор, как и ты, Никита, мечтает поскорее стать взрослым. Автор называет его не Федя, а именно Фёдор. Да и поступки он совершает взрослые. В письме к родителям он пишет: «Я уезжаю в деревню и буду там жить».  Мальчик очень любит своих родителей. В каждом письме он пишет: «Мама и папа, я вас очень люблю. Я без вас очень скучаю». Но и животных он тоже очень любит. И не только Шарика и Матроскина. Когда Шарик принес с охоты зайца, то мальчик отпустил пушистого зверька и сказал: «Звери в лесу должны жить. Нечего здесь зоопарк устраивать». Но в душе дядя Фёдор еще ребенок: он мечтает о велосипеде.

   Знаешь, Никита, читая эту книгу, я хотел быть похожим на этого мальчугана.

   Я уверен, Никита, что кот Матроскин  понравится тебе не меньше доброго, сообразительного дяди Фёдора. Чего только стоит его хитрый совет: «Неправильно ты, дядя Фёдор, бутерброд ешь. Ты его колбасой кверху держишь, а его надо колбасой на язык класть. Тогда вкуснее получится». Действительно, так вкуснее. Я пробовал. Матроскин –  очень хозяйственный кот, он не любит сидеть без дела, а ещё больше любит, когда другие работают. Даже галчонка Хватайку научил говорить для пользы «Кто там?»  Он очень запасливый. Но, несмотря на  экономность и деловитость, Матроскин – преданный друг. Когда заболел дядя Фёдор, он первый сказал: «Я за врачом в город побегу. Надо дядю Фёдора спасать».

  А вот Шарик – это обыкновенная собака-дворняжка. Он так и говорит про себя: « Я из простых собак, не из породистых». С ним дядя Фёдор и кот Матроскин познакомились в деревне. Пёс был очень одинок и хотел найти семью. При встрече он так и сказал: « Возьмите меня к себе жить, я буду вам дом охранять».  Шарик хотя и дворовый пес, но очень вежливый и трудолюбивый. Он и картошку может окучивать задними лапами, и посуду может мыть (облизывать языком). Еще у Шарика есть хобби – охота. Он без нее не может жить. « Во мне инстинкт просыпается. Звери – они для того и созданы, чтобы на них охотиться», – кричал наш герой, когда захотел пойти на охоту. Я бы очень хотел иметь такого преданного друга, как Шарик, несмотря на некоторые  его собачьи привычки и глуповатый нрав.

     Конечно, нельзя забыть о почтальоне Печкине – единственном взрослом человеке, с которым общалась весёлая компания в деревне. Он, на мой взгляд, не очень похож на настоящих взрослых: постоянно мешает мирному существованию друзей. Но, с другой стороны, ведь только благодаря его вредности родители мальчика узнали, где живёт их сын и что с ним происходит.

     Мне очень нравится  эта книга, она очень весёлая и читается на одном дыхании. Вместе с героями  я  размышлял  над “шпионскими” планами, вынашивал  хитроумные помыслы и действовал  сообща. Книга учит быть инициативным и самостоятельным, уметь дружить с окружающими и улаживать конфликты,  учит малышей и напоминает взрослым о важности дружбы, взаимопомощи. Только сообща друзьям удается решить проблемы, которые не под силу решить взрослому.

     Может быть, Никита, тебе будет интересен тот факт, что книга Эдуарда Успенского «Дядя Федор, пес и кот» существует в детском мире с 1973 года. Уже 44 года! И не потеряла своей актуальности. Думаю, потому, что написана талантливым автором. А еще потому, что не принадлежит конкретному времени,  потому, что многие хорошие книги, написанные в то время, современные дети не читают. А дядю Федора читают.

    Я надеюсь, Никита, ты прислушаешься к моему совету и прочитаешь эту книгу. Напиши мне о своих впечатлениях, расскажи о любимых эпизодах из книги. До свидания. С нетерпением жду твоего письма.

                                                                           Твой искренний друг Илья.

                                                                                  20 марта 2017 года

ПАМЯТКА.

 КАК НАПИСАТЬ  ПИСЬМО  ЛИТЕРАТУРНОМУ   ГЕРОЮ.

1.Вспомните все детали произведения, которые помогли бы  вам раскрыть характер героя. 2. Проанализируйте те моменты, которые вам понравились в тексте, были поворотными в жизни героя.

3.Подберите  правильное обращение к герою: если персонаж взрослый человек, обращайтесь по имени, отчеству, если ровесник – по имени.

4.Расскажите литературному персонажу , почему вы решили  именно ему  написать, что вас  на это воодушевило.

5.Расскажите, как вы относитесь к его поступкам, выразите своё отношение к ним. 6.Посоветуйте герою что-то изменить , если вам не нравятся его поступки.

7. Похвалите, поддержите его.

Образец взят с сайта: http://fb.ru/article/376392/kak-napisat-sochinenie-pismo-literaturnomu-gerou-metodika-sovetyi-obrazets

               Здравствуйте, уважаемый Илья Ильич Обломов. После долгих размышлений, наконец, пришло решение написать Вам письмо. Что подтолкнуло к этому решению? Поговаривают, что Вы много времени проводите, лёжа на диване в старом халате.

Илья Ильич, как же можно самые лучшие годы прожить взаперти, в душной комнате, в скуке, ведь Вы упускаете так много! Выйдите на улицу, а заодно прихватите и Захара, посмотрите, какой свежий воздух, какие милые барышни прогуливаются по бульварам, здесь всё вокруг дышит жизнью. Зачем Вы хороните себя столь в молодом возрасте? Жизнь Ваша застыла на одном месте. Дни тянутся, а ничего не меняется, лишь один Захар становится всё более наглым и чаще отлынивает от работы. Недавно Вам пришло письмо, в котором сообщается, что дела в имении обстоят скверно.  При бездействии Вы потеряете его. Ради Бога, не доверяйте  Тарантьеву, ведь он – первостатейный мошенник, и очень жаль, что Вы этого не видите. Он же Вас обдерёт как липку.

 Илья Ильич, вспомните детство, вспомните, каким Вы были любознательным мальчуганом, пока стремление к знаниям не убили близкие. Именно они сотворили того увальня, который расположился на диване. И только в Ваших силах изменить это положение. В молодости Вы увлекались поэзией. Где всё это?  Куда подевались юношеские мечты, влюблённость в жизнь? Как  Ваш мир уменьшился до старого дивана? А любовь…Неужели Вам не хочется полюбить? Да, наверное, только любовь смогла бы Вас поднять  с дивана и заставить жить. Но нужна истинная любовь , горячая, такая, которая сможет пробудить жизнь в Вас. Илья Ильич, непременно прислушайтесь к советам своего доктора. Ведя такой образ жизни, Вы не проживёте долго: начнутся проблемы с сердцем. Дорогой Илья Ильич, прощаюсь и очень надеюсь, что Вы внемлите моим советам и поменяетесь.

                                                                        Искренне Ваш доброжелатель  Дарья Фукалова.   

                                                                         7 марта ,2018                                      

ПАМЯТКА

КАК ПИСАТЬ СОЧИНЕНИЕ В ЖАНРЕ ПИСЬМА, НАПИСАННОГО ОТ ИМЕНИ ОДНОГО ИЗ ПЕРСОНАЖЕЙ ЛИТЕРАТУРНОГО ПРОИЗВЕДЕНИЯ

1. Внимательно перечитай произведение, выбери одного из персонажей, от имени которого будет написано письмо.

2. Составь хронологическую таблицу событий, участником которых был выбранный тобою персонаж, отобрази в ней речевую характеристику и психологическое состояние героя.

3.Используя получившуюся таблицу, составь план письма, в котором в логической последовательности  отобрази все его композиционные части.

4. Постарайся передать его мировоззрение и  особенности речи.

 Образец письма  от имени героя литературного произведения ученицы 11 класса , учитель  Куличкова А. В. МОУ СОШ № 124  г. Волгограда.

Письмо Родиона Раскольникова Разуммихину.

« Дорогой мой близкий друг! Друг Разумихин!

Всё происходит быстро. Время немного меняет наше настроение, и я заново продолжаю диалог с тобой. Этот диалог я вёл с тобой мысленно на протяжении многих месяцев и только сегодня почувствовал себя вправе написать тебе, чтобы оправдаться и объясниться.

Послушай, Разумихин, ты же знаешь, что я не злой. Поверь, что я не пропащий. Чужую боль всегда чувствовал остро. Не мог пройти мимо пьяной, представив, что её ожидает. Увидев нищету Мармеладовых, не мог не оставить последние деньги. Вспомни, Митя, я всю жизнь презирал равнодушных, поэтому ненавидел Лужина, Свидригайлова. Если бы я был плохим, любили бы ты меня, Соня, Дуня? Я всегда чувствовал уважение к себе со стороны Порфирия Петровича. Я думаю, что ты не веришь, что я хотел убить. Пойми, хотел я лишь проверить, вошь ли я или…

Мне и сейчас тяжело писать об этом, поэтому мои мысли тебе покажутся сумбурными, обрывочными.

А ведь во всём виновата наша жизнь: нищета, мрак, духота…А наши студенческие споры? Идеями Ницше и Шопенгауэра увлекались почти все студенты. И я тоже заразился этими идеями…Отчисленный из университета, я почувствовал себя «тварью дрожащей», натура моя воспротивилась, и я заболел теорией «сверхчеловека». Теорию эту решил проверить на себе. Увы…Я шёл по неверному пути! Я хотел осчастливить весь мир, но не смог помочь даже самому себе.

Сейчас я нахожусь на каторге. Но не ужасы каторжной жизни терзают меня. Наоборот, я даже рад работе: уставши на работе физически, я ежечасно добываю себе спокойный сон. Даже пустые щи с тараканами я ем без отвращения, так как студентом не имел даже и этого. Кандалов я на себе не ощущаю, бритая голова и половинчатая куртка не стыдят меня. А перед кем стыдиться? Разве ж только перед самим собой?

Откровенно говоря, стыжусь самого себя, стыжусь и перед Соней. Поэтому, кажется, я грубо обращаюсь с ней. Я ведь стыжусь, пойми, мой друг, и от уязвлённой совести. Я строго сужу себя, но моя совесть всё не находит никакой особой ужасной вины в моём прошедшем, кроме разве простой неудачи, которая со всяким может приключиться. Я стыжусь именно того, что я, Раскольников, погибаю так слепо, безнадежно, глухо и должен смириться, покориться перед «бессмыслицей» какого-то приговора, если хочу успокоить себя самого.

Меня не покидает бесцельная тревога. Я ещё не старый, вся моя жизнь впереди. Зачем мне жить? К чему стремиться? Просто существовать? Одного существования мне всегда не хватало: я всегда желал лучшего, большего. Может быть, поэтому я и счёл себя тогда человеком, которому более даётся право, чем другому.

Мой друг, меня волнует ещё один вопрос: почему же все очень сильно  любят Соню? Вроде не любит угождать, гордая в этом отношении. Будто они знают, что она за мной сюда последовала. Странно и то, что все ей очень доверяют.

Потом…потом самое главное – Соня сильно болела. Только после этого я почувствовал, как мне дорог этот человек. Вдруг я, «сверхчеловек», не могу обойтись без неё, то есть не смогу жить без неё. Друг мой, я так рад, что настали эти минуты! Именно это возвращает меня в жизнь «обыкновенных» (лучших) людей. Я начал понимать, что она воскресает, любовь. Сердце каждого из нас воскресает любовью. Сердце каждого из нас заключает источник жизни для сердца другого. Ничего, я думаю, что семь лет ждать. Нестерпимая мука каторги ничего не значит по сравнению с нашей любовью!

Ещё раз тебе напоминаю, что понял ошибочность своей теории. Моя теория не только бунт жалости против насилия, но и бунт гордыни величия против всех божественных и человеческих законов, это бунт против существования черты, разделяющей Добро и Зло. Почему я брал в пример себе Наполеона? Я понял, что эти теории любят те, кто увлекается манией величия, жаждой власти. Жизнь сама опровергла мою теорию, логически и нравственно. Ваш Родя поверил логическим опровержениям Порфирия Петровича и в высоконравственную Соню.

Я признаюсь тебе, мой друг, что я намерен сначала сам исправиться…Потом уже о чём-то большом нужно подумать. Все должны понимать, что бесцельное влечение к жизни ничему хорошему не приводит, мифы  о «сверхчеловеке», индивидуалистический культ сильной личности и романтический идеал «человека будущего» не состоялись. Из меня получился плохой «санитар»!

Милый друг! Я счастлив тем, что могу обвинить себя! Я осознаю, что я Человек! Я такой, как все…Да, да! До свидания! Жди меня! Твой друг, Родион Раскольников»

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО

Деловая переписка ведётся на утверждённых фирмой бланках с собственным логотипом и адресом. В правом верхнем углу заполняется шапка, состоящая из должности и имени руководителя фирмы-получателя. В конце шапки пишется краткая информация об отправителе.

Части делового письма:

1.Обращение.

Если знакомы лично, то можно обратиться так: «Уважаемая  Светлана Сергеевна!»

Если адресат незнакомый человек: «Уважаемая госпожа Григорьева!»

2.Вступление

3.Основное содержание текста (изложение ситуации)

4.Заключение (вкратце подводятся итоги письма)

5.Завершающие этикетные формулы.(ФИО, должность отправителя, дата, подпись)