Эта статья о том, как писать письма до и после встреч с клиентами, но основные идеи применимы и для совещаний.
Follow-up (фоллоу-ап) – письмо с итогами встречи
Agenda (адженда) – повестка встречи
Перед встречей
- Выяснить, кто ещё будет присутствовать на встрече. Попросить у клиента их email-адреса.
- Сформулировать адженду.
- Создать мероприятие в календаре и пригласить участников.
Структура текста приглашения на встречу
- Тема: сформулируйте в двух словах, о чём вы будете говорить.
Плохо: “встреча с маркетингом”. Хорошо: “Новогодние подарки партнёрам HR-службы” - Приветствие: если участников немного, потрудитесь вспомнить их имена.
Плохо: “Доброго времени суток!”. Хорошо: “Алексей, Ирина, добрый день.”
Любителей “доброго времени суток”, “приветствую”, “извиняюсь” и верениц восклицательных знаков в аду ждёт коуч личностного роста и тренинг по холодным звонкам!!!
- Вводные слова: напомните, почему Вы решили, что состоится встреча.
Плохо: “В целях обеспечения бесшовной миграции на microsoft office…”. Хорошо: “Мы договорились о встрече по microsoft office в пятницу в 14:00 в офисе %название компании%”. - План встречи: список вопросов, которые нужно решить + тайминг по каждому вопросу, если их больше двух.
Плохо: “На встрече обсудим судьбу нашего проекта”. Хорошо: у нас три вопроса: %первый%, %второй% и %третий%, по каждому мы должны уложиться в 20 минут.” - Ожидаемый результат встречи: если выше у вас был список, то в конце хорошо бы признаться, к чему эта встреча должна привести.
Плохо: “Надеюсь, мы успеем обо всём договориться”. Хорошо: “В результате мы должны сформировать пошаговый алгоритм согласования и проведения рекламной кампании” - Имя и контакты: в приглашениях используйте сокращённую форму имя-телефон-компания-должность
Если кто-то из участников принял встречу «под вопросом» или отклонил приглашение, уточните лично, в чём причина. Возможно, стоит предложить другое время.
Если встреча запланирована более чем за неделю, то за день до встречи хорошо бы отправить напоминание о предстоящем событии.
В конце встречи
- Сверьтесь с планом и убедитесь, что ничего не упустили
- Вслух подведите итоги
После встречи (максимум через сутки, но лучше в течение 2 часов) отправляем участникам фоллоу-ап.
Структура фоллоу-апа
- Приветствие (даже если виделись полчаса назад)
- Вводные слова (дата, тема и участники встречи)
- Что проговорили, какие решения приняли
- Следующие шаги (даты, ответственные)
- Контакты
Пример
Добрый день, коллеги.
Сегодня в 15:00 мы обсуждали внедрение CRM в вашей компании.
Я услышал следующее (поправьте меня, если не так услышал):
- Проектом по внедрению с Вашей стороны будет управлять Алексей Кортнев
- К ноябрю 2019 отдел продаж должен полностью перейти из старой CRM в новую
- К моменту миграции необходимо подготовить регламенты по работе с системой
- В первом квартале будем прорабатывать визуализацию результатов отдела
- 12 августа на совете директоров будет принято итоговое решение о сроках и условиях запуска проекта
Наши следующие шаги:
- Выбрать поля, необходимые в карточке сделки – Алексей, к 07.08 (список возможных полей я прикрепил к этому письму)
- Прислать пример отчёта менеджера по продажам – Евгений, к 06.08
- Подготовить скриншоты будущей карточки контрагента для презентации на СД – я, к 08.08
- Подготовить предложение по автоматизации отчётности – я, к 09.08
- Назначить встречу по теме визуализации данных – я, 14.01
Спасибо за конструктивную встречу! Если появятся вопросы до, во время или после совета директоров, я с удовольствием отвечу.
С уважением, Подрыв Устоев | ООО Далее Неразборчиво | 88120001234
Составляя любое письмо, особенно письмо клиенту, важно помнить:
- Письмо могут переслать без комментариев, и тогда получатель должен понять, о чём речь
- Письмо может пригодиться через полгода, и любой участник беседы должен по нему вспомнить, что там происходило
Если эта шпаргалка кажется вам полезной, помогите мне выбрать, о чём писать дальше.
Следующая статья
Что делать с сейлзом, который вот-вот выгорит
Как управлять удалёнными сотрудниками
Визуализация результатов в отделе продаж
Показать результаты
Переголосовать
Проголосовать
Загрузить PDF
Загрузить PDF
Очень важно следить за бизнес-перспективой. Вы упорно трудились или удача только улыбнулась вам — и вы породили бизнес-клиента или будущую перспективу. Эта статья может помочь вам преодолеть скептицизм в значении письма по результатам встречи с клиентом.
Шаги
-
1
Начните письмо по результатам встречи ссылкой на дату и время вашего последнего разговора или встречи в электронном письме и, если упомянутый день был позавчера, также желательно отметить дату.
-
2
Упомяните время, относящееся к конкретной корреспонденции. Пример: «Это письмо является продолжением нашей встречи вчера утром», — или: «Это письмо является продолжением нашего телефонного разговора от 12-го ноября».
- Это первая строка содержит сообщение, что вы ссылаетесь на встречу или разговор.
-
3
Сделайте последующие содержимое точным, простым и кратким. Это позволит избежать множества грамматических ошибок или лишних словоупотреблений.
- Простое и короткое письмо будет вызывать интерес у читателя пробежаться по содержанию.
- Один из наиболее важных аспектов общения — это то, что читатель должен быть в состоянии понять ваше сообщение и почувствовать, что ему необходимо откликнуться об этих условиях.
- Это будет также означать, что вы высоко целенаправленны и профессиональны в своем подходе.
-
4
Упомяните предмет обсуждения. Например: «Мы обсуждали стоимость кувшина с морской тематикой, в покупке которого вы были остро заинтересованы, и я упомянул цену».
-
5
Введите следующую строку основного содержания «Письмо по результатам встречи».
- Обычно рекомендуется использовать слово «продолжение». Например: «Мое письмо является продолжением этой дискуссии».
- Здесь вы включаете сообщение, по которому вы пишете письмо-напоминание.
-
6
Побудите клиента высказать свое мнение и интерес в следующей строке. Пример: «Я был бы признателен, если бы вы смогли сообщить мне свою точку зрения по теме/предмету и так далее».
-
7
Укажите время вашей доступности для разговора по телефону или личной встречи. Пример: «Вы можете позвонить мне или встретиться со мной, чтобы обсудить эту тему».
- Если встреча или звонок не представляется возможным, то все, что вам нужно попросить вашего клиента — ответить на письмо: «Пожалуйста, ответьте в ближайшее время и сообщите ваш отзыв/предполагаемую цену/ваше мнение».
-
8
Обеспечьте предложение по предмету обсуждения. Основная идея заключается в создании взаимопонимания с клиентом.
-
9
Вся эта практика должна сводиться к одной точке: достижения вашей цели и получения работы на вашего клиента.
-
10
Оставьте одну строку для будущих перспектив. Напомните с маленькой толикой смирения: «Я с нетерпением жду замечательных деловых отношений с вами в грядущие времена».
-
11
Закройте письмо одной строкой: «Я искренне ценю ваше время и терпение».
-
12
Закройте письмо по результатам встречи словами: «Спасибо! С наилучшими пожеланиями,..»
-
13
Убедитесь, что указали свое имя и адрес с номером телефона, по которым с вами можно связаться.
-
14
Упомяните часы, когда с вами можно связаться.
Реклама
Об этой статье
Эту страницу просматривали 67 939 раз.
Была ли эта статья полезной?
Письмо после встречи – один из основных видов деловых писем, который, во-первых, обязательно следует писать; во-вторых, писать правильно. Написание таких писем следует сделать полезной привычкой, если вам важно, чтобы договоренности были верно поняты обеими сторонами и далее были исполнены. Именно эти две задачи и решает письмо после деловой встречи/письмо-закрепление договоренностей. Написать такое письмо не очень сложно, если знать логику, по которой оно пишется.
Основные компоненты письма после телефонного звонка/ после встречи/ письма-закрепления договоренностей/ post meeting report/ follow up)
- Благодарность
за состоявшийся разговор/ за встречу
(степень глубины и детальность
определяется ситуацией) - Фраза-анонс
письма (о чем, цель письма) - Короткое
перечисление итогов/ основных моментов разговора/встречи.
Цели:
– зафиксировать итоги и договоренности в сознании участников встречи;
– зафиксировать итоги и договоренности документально в письме
4. В каждом пункте (в зависимости от ситуации) может быть указан срок исполнения и ответственное лицо (или границы разделения ответственности и полномочий).
Как вариант: дополнительные сроки очередной встречи для окончательного решения вопроса (если возникла необходимость дополнительно уточнить информацию/ситуацию) .Указание на конкретный следующий шаг (что из всего перечисленного является предметом первой конкретной реализации).Как вариант в зависимости от ситуации: просьба высказаться в случае несогласия, уточнения и пр. (с указанием конкретных сроков: «Коллеги, если есть пожелания, уточнения, мнения – готовы их услышать до…..)
5. Указание на конкретный следующий шаг (что из всего перечисленного является предметом первой конкретной реализации).
6. Как вариант в зависимости от ситуации: просьба высказаться в случае несогласия, уточнения и пр. (с указанием конкретных сроков: «Коллеги, если есть пожелания, уточнения, мнения – готовы их услышать до…..)
Важно: точность заполнения полей «Кому/To» и «Копия/Cc».
В поле «Кому» помещайте тех адресатов, от которых Вы ждете ответа. В поле «Копия» помещайте адресатов, для которых допустимо быть в курсе вопроса, при этом сохранятся возможность вступить в предмет переписки при необходимости и желании.
Пример письма, написанного с использованием перечисленных компонентов.
Ольга, пишу, чтобы поблагодарить за состоявшийся разговор и зафиксировать наши договоренности.
Я благодарна Вам за информативную и содержательную беседу, позволившую лучше понять суть запроса на обучение.
Фиксирую наши договоренности.
1. В срок до 11-13 марта мы ждем от Вас обратной связи по окончательному решению относительно дат проведения тренинга: 29-30 марта или 5-6 апреля.
2. В приложении, как Вы и просили, дублирую программу, которую мы комментировали, и которую предлагаем взять за основу для предстоящего тренинга.
К этой программе мы добавим актуальные блоки и решим те задачи, которые Вы обозначили.
3. Задачи предстоящего обучения:
Дать сотрудникам инструменты эффективного делового общения::
– универсальную экспресс-диагностику типа собеседника с соответствующими вариантами выстраивания дальнейшей аргументации;
– понимание логики подачи информации, контраргументации и противостояния манипулированию;
– особенности коммуникации со статусными собеседниками
Ольга, если что-то из зафиксированного мною нуждается в уточнении или корректировке, пожалуйста, дайте знать.
Со своей стороны я к 10 марта вышлю Вам полное предложение (скорректированную программу + ценовое предложение). От Вас до 11 марта ждем информацию о датах и далее в оперативном режиме будем решать все рабочие задачи по подготовке к тренингу.
С уважением,
Ирина Иванова
» 2015 » Октябрь » 22 » Как написать письмо по результатам деловой встречи
|
19:17 Как написать письмо по результатам деловой встречи |
Как написать письмо по результатам деловой встречиОчень важно следить за бизнес-перспективой. Вы упорно трудились или удача только улыбнулась вам – и вы породили бизнес-клиента или будущую перспективу. Эта статья может помочь вам преодолеть скептицизм в значении письма по результатам встречи с клиентом. Шаги
|
Категория: Вопросы и ответы | | Рейтинг: 0.0/0 |
Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи.
[
Регистрация
|
Вход
]
-
-
February 13 2014, 12:15
- Наука
- Cancel
Резюмирующее письмо: три простых правила
Друзья,
Вот очень простые ТМ-правила, которые существенно повысят эффективность ваших деловых встреч:
- Каждая встреча обязательно «резюмируется» электронным письмом. Пара добрых слов, краткая фиксация договоренностей и ближайших совместных шагов.
- Кто пишет? Тот, кто «больше заинтересован» в предполагаемых действиях – поставщик клиенту, подчиненный начальнику, инициатор партнерства потенциальному партнеру и т.п. Если встречаются равные, на встрече стоит договориться, кто ее отрезюмирует.
- Резюмирующее письмо предполагает обязательный краткий вежливый ответ в духе «подтверждаю, договорились, действуем» и т.п.
К огромному моему сожалению, даже в самых продвинутых российских деловых кругах постоянно наблюдаю тотальное несоблюдение каждого из трех этих правил.
