Как составить письмо по принадлежности

Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).

Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно­справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).

Реквизит «Адресат» включает в себя:

• наименование адресата (получателя письма);
• почтовый адрес или номер телефона­-факса, адрес электронной почты.

Получателем письма могут быть:

• должностное лицо/несколько должностных лиц;
• организация;
• структурное подразделение организации;
• группа организаций;
• физическое лицо.

АДРЕСАТ – ДОЛЖНОСТНОЕ ЛИЦО

По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:

Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения, то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:

• при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;
• перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:

АДРЕСАТ – ОРГАНИЗАЦИЯ

Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:

Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.

АДРЕСАТ – СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ

Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

АДРЕСАТ – ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО

Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

АДРЕСАТ – НЕСКОЛЬКО ОРГАНИЗАЦИЙ
ИЛИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.

Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам.

Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.

При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.

Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-­м, 3-­м и 4-­м адресатами не указывается.

Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного под­разделения.

Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:

Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:

Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки – это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту. В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы. Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.

Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1 ).

Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97­2016? Ничего.

РАЗМЕЩЕНИЕ РЕКВИЗИТА «АДРЕСАТ» НА БЛАНКЕ

Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:

• на бланке с угловым расположением реквизитов – Пример 2;
• на бланке с продольным расположением реквизитов – Пример 3.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.

ТЕХНИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ

• Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?

Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.

В п. 6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30­2003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.

Аналогичная норма содержится в новом ГОСТ Р 7.0.97­2016 в разделе 3, устанавливающем общие требования к изготовлению документов: «Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом»:

• Как выравнивать реквизит «Адресат»?

Многострочный реквизит «Адресат» оформляют с выравниванием по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруют относительно самой длинной строки, например:

Направляет по принадлежности обращение что это значит

Статья 8. Направление и регистрация письменного обращения

1. Гражданин направляет письменное обращение непосредственно в тот государственный орган, орган местного самоуправления или тому должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

2. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу.

3. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 настоящего Федерального закона.

3.1. Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение пяти дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел и высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 настоящего Федерального закона.

(часть 3.1 введена Федеральным законом от 24.11.2014 N 357-ФЗ; в ред. Федерального закона от 27.12.2018 N 528-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

4. В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

5. Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

6. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

7. В случае, если в соответствии с запретом, предусмотренным частью 6 настоящей статьи, невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

Источник

Направляет по принадлежности обращение что это значит

Перенаправление обращения из УФНС/ИФНС в иное УФНС/ИФНС

Отдел — ответственный исполнитель в УФНС/ИФНС при анализе обращения выявивший, что суть обращения заявителя относится к компетенции иного территориального налогового органа, в том числе находящегося в другом субъекте Российской Федерации, в двухдневный срок перенаправляет обращение заявителя в надлежащее УФНС или ИФНС для рассмотрения и подготовки ответа с сопроводительным письмом. В сопроводительном письме обязательно указывается срок ответа на обращение, который составляет 20 календарных дней с даты его первоначальной регистрации в территориальном налоговом органе, в который заявитель направил обращение.

Заявитель должен быть проинформирован о перенаправлении его обращения в надлежащее УФНС или ИФНС. Уведомление о перенаправлении может быть оформлено как отдельным письмом на имя заявителя, так и путем включения заявителя в качестве второго адресата в сопроводительном письме. РК сопроводительного письма и РК письма-уведомления (при наличии) должны быть связаны с РК обращения, при этом переключатель «Списать в дело связанные входящие документы» должен быть включен.

В территориальном налоговом органе, в который заявитель направил обращение, данное обращение снимается с контроля. Для этого отдел — ответственный исполнитель информирует общий отдел о перенаправлении обращения по принадлежности. Работник общего отдела заносит в РК обращения в поле «Ход исполнения» информацию о перенаправлении обращения, например «Перенаправлено по принадлежности в УФНС по . /ИФНС России N. письмом от __________ N ____, ФИО должностного лица, подписавшего письмо», и направляет РК в дело.

При корректной обработке РК сопроводительного письма о перенаправлении и/или уведомления заявителю информация автоматически отображается в Сервисе в момент отправки из БД «Исходящие».

После поступления обращения в надлежащий территориальный налоговый орган дальнейшая работа с обращением ведется в соответствии с пунктами «Первичная обработка обращений, подготовка резолюции и направление обращения на исполнение», «Рассмотрение обращения и подготовка ответа в ИФНС/УФНС», «Снятие обращения с контроля» настоящего Регламента.

Источник

Значение словосочетания «по принадлежности»

(офиц.) — тому, кому надо или туда, куда надо, кому надлежит. Передать заявление по принадлежности.

Источник: «Толковый словарь русского языка» под редакцией Д. Н. Ушакова (1935-1940); (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека

Делаем Карту слов лучше вместе

Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать Карту слов. Я отлично умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!

Спасибо! Я стал чуточку лучше понимать мир эмоций.

Вопрос: свинец — это что-то нейтральное, положительное или отрицательное?

Ассоциации к слову «принадлежность&raquo

Синонимы к словосочетанию «по принадлежности&raquo

Предложения со словосочетанием «по принадлежности&raquo

• Мы, люди, делимся не только по половому признаку, но и по принадлежности к одному из двух психологических типов.

Цитаты из русской классики со словосочетанием «по принадлежности»

• Денег у него оказалось 22 рубля с полтиной, которые, вместе с прочими его вещами, доставятся по принадлежности родственникам.

Сочетаемость слова «принадлежность&raquo

Понятия, связанные со словосочетанием «по принадлежности»

Афоризмы русских писателей со словом «принадлежность&raquo

• Ревность… это страсть свойственна или людям по самой натуре эгоистическим, или людям неразвитым нравственно. Считать ревность необходимою принадлежностью любви — непростительное заблуждение.

Отправить комментарий

Дополнительно

Предложения со словосочетанием «по принадлежности&raquo

Мы, люди, делимся не только по половому признаку, но и по принадлежности к одному из двух психологических типов.

Обычно фамилию давали по названию местности, где человек жил, или по имени его отца, или по принадлежности к какому-то сословию.

Да, представителем радикальной психиатрии, но не по принадлежности к лагерю, и поэтому множество психиатров отрицали в нём своего.

Источник

Прокурор разъясняет — Прокуратура г. Санкт-Петербург

Прокурор разъясняет

Ст. 8 Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» содержит указание, что заявителю необходимо направлять письменное обращение непосредственно в тот государственный орган, орган местного самоуправления или тому должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

Сообщения о совершенном или готовящемся преступлении подлежат направлению в соответствующие органы (МВД, Следственный комитет РФ и т.п.) по правилам подследственности, установленным ст. 151 Уголовно-процессуального кодекса РФ. Гражданам следует учитывать, что органы прокуратуры не имеют в своем составе каких-либо подразделений быстрого реагирования; по телефонным вызовам граждан на происшествия не выезжают. В подобных случаях следует обращаться в органы внутренних дел по имеющимся телефонам экстренных служб.

В соответствии со ст. 26 Федерального закона «О прокуратуре Российской Федерации» при осуществлении надзора за исполнением законов органы прокуратуры не подменяют иные государственные органы. Проверки исполнения законов проводятся на основании поступившей в органы прокуратуры информации о фактах нарушения законов, требующих принятия мер прокурором.

Органами прокуратуры осуществляется надзор за действиями (бездействием) государственных органов, к чьему ведению отнесено решение тех или иных вопросов.

Обращения, подлежащие разрешению другими органами и учреждениями, в семидневный срок со дня регистрации направляются по принадлежности с одновременным извещением об этом заявителей.

Гражданам необходимо учитывать, что подача обращения в государственные органы с нарушением подведомственности влечет увеличение срока рассмотрения обращений с учетом необходимости направления жалобы по принадлежности вопроса.

Также затрудняет процесс рассмотрения обращений так называемая «массовая рассылка», когда либо один гражданин направляет одно и то же обращение в многочисленные государственные органы разного уровня, либо игнорируя право на подачу коллективного обращения, по одному вопросу направляются идентичные обращения от многих граждан. Данные действия также не способствуют ускорению процесса рассмотрения обращений, по сути зачастую являются злоупотреблением правом и требуют отвлечения значительного количества времени и материальных затрат для государственного органа на техническую работу — дублирование одинаковых ответов в различные адреса.

Обращение (запрос), разрешение которого не входит в компетенцию данной прокуратуры, в семидневный срок с момента регистрации направляется в соответствующий орган прокуратуры по принадлежности с извещением об этом заявителя.

В Санкт-Петербурге при направлении обращений следует учитывать, что в соответствии со ст. 65 Конституции РФ город федерального значения Санкт-Петербург и Ленинградская область являются самостоятельными и равнозначными субъектами Российской Федерации. Органы прокуратуры Санкт-Петербурга и органы прокуратуры Ленинградской области друг другу не подчинены. Обращения о нарушениях законов на территории Ленинградской области следует направлять в прокуратуру Ленинградской области по адресу: 194044, Санкт-Петербург, Лесной пр., д. 20 кор. 12.

Вопросы надзора за исполнением законов на транспорте и в таможенных органах Санкт-Петербурга относятся к компетенции Северо-Западной транспортной прокуратуры, которая не входит в состав прокуратуры Санкт-Петербурга. Адрес Северо-Западной транспортной прокуратуры: 191036, Санкт-Петербург, Невский пр., д. 85, тел канцелярии 717-65-07.

Вопросы надзора за соблюдением прав военнослужащих, а также исполнения законов органами военного управления и воинскими должностными лицами на территории Санкт-Петербурга относятся к компетенции Военной прокуратуры Западного военного округа, которая также не входит в состав прокуратуры Санкт-Петербурга. Адрес Военной прокуратуры Западного военного округа: 191186, Санкт-Петербург, Невский пр., д.4, тел. канцелярии 494-23-30.

Прокуратура
Санкт-Петербурга

3 июля 2014, 14:00

Соблюдение правил подведомственности при направлении обращений

Ст. 8 Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» содержит указание, что заявителю необходимо направлять письменное обращение непосредственно в тот государственный орган, орган местного самоуправления или тому должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

Сообщения о совершенном или готовящемся преступлении подлежат направлению в соответствующие органы (МВД, Следственный комитет РФ и т.п.) по правилам подследственности, установленным ст. 151 Уголовно-процессуального кодекса РФ. Гражданам следует учитывать, что органы прокуратуры не имеют в своем составе каких-либо подразделений быстрого реагирования; по телефонным вызовам граждан на происшествия не выезжают. В подобных случаях следует обращаться в органы внутренних дел по имеющимся телефонам экстренных служб.

В соответствии со ст. 26 Федерального закона «О прокуратуре Российской Федерации» при осуществлении надзора за исполнением законов органы прокуратуры не подменяют иные государственные органы. Проверки исполнения законов проводятся на основании поступившей в органы прокуратуры информации о фактах нарушения законов, требующих принятия мер прокурором.

Органами прокуратуры осуществляется надзор за действиями (бездействием) государственных органов, к чьему ведению отнесено решение тех или иных вопросов.

Обращения, подлежащие разрешению другими органами и учреждениями, в семидневный срок со дня регистрации направляются по принадлежности с одновременным извещением об этом заявителей.

Гражданам необходимо учитывать, что подача обращения в государственные органы с нарушением подведомственности влечет увеличение срока рассмотрения обращений с учетом необходимости направления жалобы по принадлежности вопроса.

Также затрудняет процесс рассмотрения обращений так называемая «массовая рассылка», когда либо один гражданин направляет одно и то же обращение в многочисленные государственные органы разного уровня, либо игнорируя право на подачу коллективного обращения, по одному вопросу направляются идентичные обращения от многих граждан. Данные действия также не способствуют ускорению процесса рассмотрения обращений, по сути зачастую являются злоупотреблением правом и требуют отвлечения значительного количества времени и материальных затрат для государственного органа на техническую работу — дублирование одинаковых ответов в различные адреса.

Обращение (запрос), разрешение которого не входит в компетенцию данной прокуратуры, в семидневный срок с момента регистрации направляется в соответствующий орган прокуратуры по принадлежности с извещением об этом заявителя.

В Санкт-Петербурге при направлении обращений следует учитывать, что в соответствии со ст. 65 Конституции РФ город федерального значения Санкт-Петербург и Ленинградская область являются самостоятельными и равнозначными субъектами Российской Федерации. Органы прокуратуры Санкт-Петербурга и органы прокуратуры Ленинградской области друг другу не подчинены. Обращения о нарушениях законов на территории Ленинградской области следует направлять в прокуратуру Ленинградской области по адресу: 194044, Санкт-Петербург, Лесной пр., д. 20 кор. 12.

Вопросы надзора за исполнением законов на транспорте и в таможенных органах Санкт-Петербурга относятся к компетенции Северо-Западной транспортной прокуратуры, которая не входит в состав прокуратуры Санкт-Петербурга. Адрес Северо-Западной транспортной прокуратуры: 191036, Санкт-Петербург, Невский пр., д. 85, тел канцелярии 717-65-07.

Вопросы надзора за соблюдением прав военнослужащих, а также исполнения законов органами военного управления и воинскими должностными лицами на территории Санкт-Петербурга относятся к компетенции Военной прокуратуры Западного военного округа, которая также не входит в состав прокуратуры Санкт-Петербурга. Адрес Военной прокуратуры Западного военного округа: 191186, Санкт-Петербург, Невский пр., д.4, тел. канцелярии 494-23-30.

Источник

Приказом ФНС России от 22.08.2017 N ММВ-7-17/617@ утвержден порядок ведения личного кабинета налогоплательщика.

Перенаправление обращения из УФНС/ИФНС в иное УФНС/ИФНС по принадлежности

Перенаправление обращения из УФНС/ИФНС в иное УФНС/ИФНС

по принадлежности

Отдел – ответственный исполнитель в УФНС/ИФНС при анализе обращения выявивший, что суть обращения заявителя относится к компетенции иного территориального налогового органа, в том числе находящегося в другом субъекте Российской Федерации, в двухдневный срок перенаправляет обращение заявителя в надлежащее УФНС или ИФНС для рассмотрения и подготовки ответа с сопроводительным письмом. В сопроводительном письме обязательно указывается срок ответа на обращение, который составляет 20 календарных дней с даты его первоначальной регистрации в территориальном налоговом органе, в который заявитель направил обращение.

Заявитель должен быть проинформирован о перенаправлении его обращения в надлежащее УФНС или ИФНС. Уведомление о перенаправлении может быть оформлено как отдельным письмом на имя заявителя, так и путем включения заявителя в качестве второго адресата в сопроводительном письме. РК сопроводительного письма и РК письма-уведомления (при наличии) должны быть связаны с РК обращения, при этом переключатель “Списать в дело связанные входящие документы” должен быть включен.

В территориальном налоговом органе, в который заявитель направил обращение, данное обращение снимается с контроля. Для этого отдел – ответственный исполнитель информирует общий отдел о перенаправлении обращения по принадлежности. Работник общего отдела заносит в РК обращения в поле “Ход исполнения” информацию о перенаправлении обращения, например “Перенаправлено по принадлежности в УФНС по … /ИФНС России N… письмом от __________ N ____, ФИО должностного лица, подписавшего письмо”, и направляет РК в дело.

При корректной обработке РК сопроводительного письма о перенаправлении и/или уведомления заявителю информация автоматически отображается в Сервисе в момент отправки из БД “Исходящие”.

После поступления обращения в надлежащий территориальный налоговый орган дальнейшая работа с обращением ведется в соответствии с пунктами “Первичная обработка обращений, подготовка резолюции и направление обращения на исполнение”, “Рассмотрение обращения и подготовка ответа в ИФНС/УФНС”, “Снятие обращения с контроля” настоящего Регламента.

Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец

Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

• при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
• при ведении бизнеса;
• при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

• коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
• запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
• претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
• гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
• информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
• по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

• правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
• вежливое обращение;
• грамотность, краткость и лаконичность информации;
• указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

• ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
• невежливое обращение;
• искажение или пространное изложение информации.

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

• используется как продольный, так и угловой бланк;
• требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
• отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
• используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
• применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Образец с продольным бланком

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

Исх. № 987 от 12.12.2020

Директору ООО «Общество»

Иванову И.И.

123456, Россия, Субъект РФ,

ул. Булочная, д. 5

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».

Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».

Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович

Исп. Федоров Ф.Ф.

8 (123) 456789

Как отправить письмо

Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:

• для оперативного сообщения информации используют электронную почту или факс. При использовании электронной почты обязательно заполняйте поле «Тема», чтобы получатель сразу сориентировался в вопросе, и письмо не попало в спам. Также допускается указывать важность документа, но злоупотреблять этим не стоит;
• если требуется официальное подтверждение направления бумаг и получения их адресатом, например, при направлении претензий или требований, воспользуйтесь отправкой Почтой России. Выбирайте заказное письмо с уведомлением.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Самоловских Наталья
Юрист

В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

Все статьи автора

Вам может быть интересно: