Как составить письмо подтверждение встречи

Письмо №1:

Уважаемая Марина Николаевна,

Спасибо за оперативный ответ на мой запрос о проведении в вашем пространстве обучающего мероприятия. С удовольствием поддерживаю идею коллективного обсуждения условий его проведения 15 апреля 2015 года в 15:00. Свое присутствие подтверждаю и с нетерпением жду встречи!

С уважением, Петр Петров.

Письмо №2:

Уважаемый Андрей Николаевич,

Благодарю за рассмотрение моей тестовой работы и интерес к потенциальному сотрудничеству. 10:00 часов 6 июля 2017 года — удобное для меня время, чтобы встретиться с Вами и обсудить все необходимые организационные моменты. Подтверждаю свое присутствие, однако, если случится необходимость срочного отъезда, обещаю сообщить заблаговременно.

До скорой встречи.

С уважением, Виктория Авраменко.

Ваше продающее письмо хорошо отработало, и потенциальный клиент согласился встретиться с вами? Это только полпути. Каждый может забыть о встрече. Но поскольку именно вы заинтересованы в этом контакте, то нужно отправить идеальное письмо с подтверждением встречи, которое напомнит вашему потенциальному клиенту о встрече и не позволит ему или ей пропустить ее. Кроме того, это вежливый жест, который вы должны сделать :).

Так как же создать письмо с подтверждением встречи, которое действительно работает и стимулирует ваших клиентов явиться на нее?

Вы можете использовать любой готовый шаблон письма из нашей коллекции:

Использовать этот шаблон

Или создать собственные письма.

Если вы выбрали второй вариант, то эта статья для вас :).

Три ключевых компонента формируют идеальное письмо с подтверждением, которое будут открывать. Это содержание, дизайн и тема.

1. Содержание письма с подтверждением встречи

Содержание — это сущность подобных писем, а потому необходимо уделять ему пристальное внимание. 

Неважно, собираетесь ли вы встретиться с получателями онлайн или офлайн, необходимо, чтобы ваши письма были достаточно информативными и содержательными.

Итак, какую информацию вы должны указывать в своих письмах?

Такие письма нужно начинать с приветствия! 

• Представьтесь

Не забудьте представиться. Конечно, вы уже договорились, что вам необходимо встретиться для онлайн-звонка или интервью и т. д. И даже назначили дату. Но дружеское напоминание никогда не помешает. Укажите только свое имя, должность, название компании и уточните, о чем идет речь в этом письме.

Это не только любезное напоминание о том, кто является отправителем, но и требование правил деловой переписки.

Не заставляйте получателей гадать, кто вы.

• Укажите цель встречи

Ваши клиенты будут благодарны, если вы напомните им о цели встречи — какие вопросы будут обсуждаться (для переговоров и онлайн-звонков). Если это возможно, попросите клиентов опробовать ваш продукт. Если они придут подготовленными, встреча будет более продуктивной.

Если вы напоминаете соискателю о собеседовании, уточните, какие документы он должен иметь при себе.

• Напомните о времени и месте встречи

Не заставляйте их ломать голову или перечитывать тему, чтобы выяснить, когда состоится встреча. Очевидно, что вы пишете это письмо, чтобы подтвердить ее. Поэтому такие данные, как время и дата вашей встречи, никогда не будут лишними.

Также здесь необходимо еще раз упомянуть, где будет проходить мероприятие:

a) для онлайн-встреч:

Skype, Hangouts, Google Meetup и т. д. Обязательно укажите ссылку на конференц-зал или сообщите, что вы пришлете ссылку на встречу за час до начала мероприятия.

(Источник: Really Good Emails)

Важно отметить:

Если вы еще не запланировали встречу, и хотите, чтобы пользователи сами решали, когда вам лучше собраться, то сообщите о своем свободном графике.

Мы уже делились результатами наших исследований в одной из статей блога, где говорится, что чем меньше действий нужно совершить клиенту, тем выше вероятность того, что он это сделает.

Итак, вот что вы можете сделать:

Встройте список тайм-слотов, в которые вы свободны, и позвольте получателям выбрать наиболее подходящий для них.

Your browser does not support HTML5 video tag.

Использовать этот шаблон

Как встроить актуальные тайм-слоты в Stripo

От вас потребуется лишь слегка подкорректировать шаблон, приведенный выше:

• откройте этот шаблон в редакторе;

• настройте его дизайн в соответствии с вашим брендовым стилем;

• нажмите на строку с тайм-слотами в своем письме;

• в редакторе кода, который открывается автоматически, отредактируйте время в слотах;

Your browser does not support HTML5 video tag.

Важно:
Время из левой части вашего кода будет отправлено на ваш сервер. Время из правой части вашего кода будет указано в тайм-слотах. Таким образом, важно, чтобы время из двух частей кода совпадало.

• по умолчанию в этом письме мы просим пользователей ввести номер телефона и адрес электронной почты. Если вы не хотите, чтобы они это делали, то просто удалите выделенный элемент из кода письма, как показано ниже:

• и последнее: вам нужно создать end-point на своем сервере и встроить его в письмо:

Фактически, вы можете просто попросить своих разработчиков создать его для вас. Это займет у них всего несколько часов. Оно того стоит, потому что так ваши письма будут выглядеть намного профессиональнее и станут более удобными для ваших пользователей.

В нашей статье блога «Mock-сервер» мы подробно показываем, как создавать и встраивать endpoint-ы в ваш шаблон для получения актуальных данных на ваш сервер.

Если все сделано правильно, ваши получатели смогут бронировать тайм-слоты прямо в ваших письмах, как показано выше.

Важно отметить:

Вам нужно будет подключить письма к Источнику данных Stripo и удалять/добавлять тайм-слоты вручную каждый раз, прежде чем отправлять это письмо своим клиентам.

Попробовать Stripo

b) оффлайн-мероприятия

Любезно предоставьте получателям физический адрес места, где будет проходить мероприятие. Или даже добавьте карту в свои письма, чтобы партнерам и соискателям было легче найти ваш офис/магазин, как показано в этом примере письма с подтверждением встречи:

(Источник: Really Good Emails)

• Предусмотрите кнопку «Добавить в календарь»

Прежде всего, вы делаете это для себя — как только клиент добавит это событие в свой календарь, шансы на то, что он забудет о нем, значительно уменьшатся.

(Источник: Really Good Emails)

Так что если вы пишете письмо с подтверждением, обязательно добавьте эту «волшебную» кнопку в него.

Как добавлять кнопки с помощью Stripo:

Мы настоятельно рекомендуем создавать дизайн кнопок в самом начале процесса формирования письма — в этом случае все эти настройки будут применены ко всем кнопкам в вашем шаблоне.

• Во вкладке оформления перейдите на вкладку «Общие настройки»;

• затем войдите в секцию «Кнопка»;

• настройте шрифты, цвета, границы и т. д. для своих кнопок.

Создать кнопки

В нашей статье «Призывы к действию в рассылках: лучшие советы» мы рассказываем, как оптимизировать кнопки для Outlook и как применить ховер-эффект к вашим CTA-кнопкам.

• Скажите «Нет» излишним призывам к действию/предложениям

Вышеупомянутая кнопка «Добавить в календарь» и кнопка «Перенести встречу» должны быть единственными призывами к действию в ваших письмах с подтверждением встречи. Не отвлекайте клиентов избыточной информацией. Никакие дополнительные кнопки, никакие другие предложения не будут способствовать увеличению вашей прибыли. Может получиться наоборот — клиенты отвлекутся на другие предложения, забудут добавить вашу встречу в календарь и в результате не придут на нее.

Единственная допустимая кнопка — «Перенести встречу».

Стоит ли говорить, что такие варианты целесообразны, поскольку участники не отменяют переговоры, если не могут прийти на вашу встречу, а просто переносят ее на другой день.

• Поделитесь аджендой встречи

Если ваша встреча продлится более часа и там будет затронуто много вопросов, пожалуйста, предоставьте участникам план встречи.

Если планируется перерыв, можно даже перечислить несколько кафе поблизости.

• Укажите контактную информацию

Даже если кажется, что встреча назначена, всякое может случиться. И клиенты должны иметь возможность связаться с вами в случае непредвиденных обстоятельств любым возможным способом. 

Нет необходимости создавать дополнительный элемент для писем с подтверждением встречи. Просто используйте тот, который вы обычно добавляете в футер ваших триггерных и промо-писем.

Важно отметить:

Stripo предоставляет библиотеку персональных модулей контента. Это означает, что вы можете сохранять, складывать и повторно использовать модули писем раз за разом для своих будущих кампаний.

Your browser does not support HTML5 video tag.

Присоединиться к Stripo

Это отличный пример письма с подтверждением встречи, поскольку в нем присутствуют все вышеупомянутые ключевые элементы.

2. Дизайн письма с подтверждением встречи

В письмах такого плана дизайн имеет большое значение.

• Придерживайтесь бренда

Прежде всего, вы должны придерживаться целостности бренда. Нужно ли говорить, что такие элементы, как логотип, корпоративные цвета и тип шрифта, являются обязательными для всей вашей корреспонденции? Клиенты еще не так хорошо знакомы с вашим брендом. Придерживаясь корпоративного стиля, вы сделаете ваши письма с подтверждением встречи узнаваемыми с первого взгляда.

• Держите в фокусе цель вашего письма

Выделите или напишите жирным шрифтом время и день встречи.

Выровняйте кнопки CTA по центру. Сделайте их большими и заметными.

Не забудьте сделать эти кнопки полноразмерными и размер шрифта 16+ пикселей для мобильных устройств.

Как сделать полноразмерные кнопки с помощью Stripo:

• перейдите на вкладку «Оформление»;

• откройте секцию «Адаптивность»;

• здесь также можно настроить больший размер шрифта для кнопок.

Попробовать Stripo

• Не забудьте поработать над дизайном подписи письма

Невозможно переоценить важность подписей для писем о распродажах и о подтверждении встреч.

Здесь нужно убедиться, что ваше фото достаточно большое и четкое, разумеется, если вы хотите его добавить. Не стесняйтесь выделить свою контактную информацию, например, значки соцсетей. И, конечно же, не забудьте добавить номер своего мобильного телефона.

Чтобы быстро создать подписи для будущих писем, достаточно создать их один раз и сохранить в личной библиотеке контента. В следующий раз, когда вы будете создавать новый шаблон письма с подтверждением встречи, просто поместите в него этот модуль. Готово!

Добавьте карту

Это касается только оффлайн-встреч

Вы можете загрузить свою карту в виде изображения и добавить ссылку на Google Maps при создании шаблона письма с подтверждением встречи.

Это будет воспринято вашими клиентами как жест вежливости.

Присоединиться к Stripo

3. Темы для писем с подтверждением встречи

Очевидно, когда вы говорите о подтверждениях встреч, получатель уже знаком с вами и, скорее всего, откроет эти письма. Тем не менее, наглядная тема письма будет очень полезна.

Примеры хороших тем:

• «Напоминание о встрече»;

• «Вот время, место и план нашей встречи»;

• «Встреча в…»;

• «Пожалуйста, подтвердите завтрашнюю встречу»;

• «Перенос нашей встречи»;

• «Встреча имя + имя»;

• «Вещи, которые нужно обсудить завтра». И т. д.

В завершение

Чтобы разработать письмо с подтверждением встречи, которое действительно будет работать, вам необходимо:

1. Составить наглядную тему письма.

2. Сделать письмо кратким — придерживайтесь сути.

3. Сделать акцент на кнопках CTA, чтобы потенциальные клиенты добавляли вашу встречу в календарь.

4. Обратить пристальное внимание на свою подпись.

5. Не забывать отправлять повторное письмо, если первое осталось без ответа.

Искренне желаю вам удачи! Пусть все ваши клиенты приходят на встречи и пусть последние будут продуктивными.

Очень заняты? Сэкономьте свое время, воспользовавшись нашими готовыми шаблонами писем с подтверждением встречи.

Письмо-подтверждение — это сообщение от одного человека другому о том, что достигнутые ранее договорённости приняты полностью. Одновременно это и выражение благодарности за сотрудничество (покупку, бронирование). В деловой среде принято завершать любую сделку, либо её отдельный этап, письменным подтверждением, так как это – электронный потомок «честного купеческого слова».

Обычное письмо-подтверждение в бизнес-среде служит не просто данью вежливости, но и вполне официальным документом. С точки зрения гражданско-правовых отношений, электронное сообщение с подтверждением является формальным документом, который закрепляет в письменной форме достигнутые ранее соглашения между двумя сторонами.

Случаи, в которых пишут и отправлют подтвердительное письмо

У подтвердительного письма есть множество других предназначений и функций.

Среди популярных тематик:

• получение заказа / оплаты;
• принятие небольших поправок к уже достигнутым ранее соглашениям – особенно в сфере услуг и туризме;
• согласие о встрече (одновременно – удобное напоминание для приложений тайм-менеджмента).

Основная цель любой разновидности письма-подтверждения – взаимное согласие двух сторон о достигнутой договорённости, о её отдельных условиях. Как правило, все условия сделки (либо другой договорённости) упомянуты в предыдущих письмах на эту же тему. Удобно иметь под рукой в едином документе все обговоренные условия и нюансы, особенно при длительной переписке с множеством сообщений.

Письмо-подтверждение во многих случаях служит ещё и наглядным, удобным для обеих сторон доказательством в спорах на тему «мы ведь так не договаривались!». Речь идёт даже не о попытках недобросовестной сделки, а о мелочах наподобие назначенной даты и времени, прочих незначительных условиях.

Почему подтверждающее сообщение действительно необходимо, даже в очевидных ситуациях? Вспомните, как после длительной задачи компьютер бодро рапортует владельцу о её завершении: «Всё готово, нажмите ОК для продолжения». Это ведь тоже разновидность подтверждения, пусть и из IT-сферы. Подобная едва заметная мелочь позволяет развеять малейшие остатки сомнений – всё действительно готово; это не просто пауза в долгом процессе. Это финал, к которому стремились обе договаривающиеся организации. Подтверждающее письмо необходимо так же, как точка в конце предложения.

Структура и правила написания письма-подтверждения

Фирменный логотип – обязательная часть «бумажного» формата подтверждения. Помимо маркетинговой составляющей логотипа, это признак официальности. Другие необходимые данные – полное имя отправителя и получателя, адреса и телефоны.

В электронной сфере всё сознательно упрощено. Хотя сообщения e-mail можно дополнить и картинкой-бланком, и красочными шрифтами всех оттенков, такие письма не очень приняты в среде бизнесменов и профессионалов. Лучший вариант – обычный plain text без изысков. При необходимости допустимы выделения полужирным, подчёркиванием или курсивом. Если получатель находится за пределами русскоязычных стран, кавычки «» лучше менять на двойные » «, а вместо символа номера № использовать значок решётки #.

Приветственная часть

Русскоязычное «Уважаемый …» на английском звучит как «Dear…». Хотя это не дословный перевод, именно это слово принято использовать в переписке.

Если переписка уже велась некоторое время, то вряд ли следует использовать избыточно вежливое «господин/госпожа». Лучше назвать человека по имени, без упоминания фамилии. Выглядит это чуть менее формально, но, во многих случаях, более тепло и искренне. Основное правило – называть человека так, как обращались бы к нему в устной беседе или по телефону.

И ещё немного об англоязычной переписке: Mr./Mrs./Ms. – исключительно с большой буквы, в виде сокращения, и с точкой в конце него. Если обращаетесь к малознакомой женщине с неизвестным для вас семейным статусом, следует использовать слово Mrs.

Основная часть письма-подтверждения

Чем хороши подтверждающие письма, так это лаконичностью и краткостью. Нет нужды вновь перечислять условия – достаточно просто подтвердить все предыдущие договорённости. Вводные предложения – излишество, детали не важны. В первом же предложении указываем на подтверждающий характер сообщения. Возможно, для удобства собеседника пригодятся некоторые детали – дата и время события, прочие условия, которые ему необходимо выполнить.

Идеальное первое предложение должно начинаться с этих или подобных фраз:

• Хочу подтвердить…
• Данное письмо подтверждает…
• Подтверждаю…

Если договорённость подразумевает выполнение заказчиком каких-то дополнительных условий/обязательств, об этом стоит напомнить, не боясь показаться нудным. Допустимо даже запросить «ответное» подтверждение.

Заключительная часть перед прощанием и контактными данными – предложение свободно обращаться к вам (или другому сотруднику компании) при любом недопонимании. Нелишне уточнить телефоны и адреса для таких случаев. Дополнительная уверенность заказчика – грамотный маркетинговый ход.

Заключительная часть

• С уважением,
• С наилучшими пожеланиями,
• Спасибо,
• и т.п.

Давний деловой партнёр обязательно оценит более тёплое завершение наподобие «Добрых вам выходных – неделя была сложной, но с вами общаться всегда приятно». Длинных фраз писать не следует – достаточен мягкий намёк на «электронное рукопожатие» вместе с доброй улыбкой.

Имя вместе с фамилией и должностью после этой строки. Финальный аккорд правильного письма-подтверждения – контактные данные, даже если они уже известны партнёру по бизнесу.

Ошибки при написании письма

1. Помимо правил написания подтвердительного письма, рассмотрим основные ошибки при его составлении:
2. Излишняя фамильярность вместо искреннего энтузиазма и доброго тона. Допустимо вместо «Уважаемый господин Сергей Иванов» приветствовать собеседника менее формальным «Уважаемый Сергей». Но нельзя опускаться до «Серёжа».
3. Постоянное обращение на Вы с большой буквы. Знающие толк в тонкостях филологии снисходительно улыбнуться этой распространённой стилистической ошибке; незнающим такие мелочи, как правило, не важны.
4. Слишком длинное сообщение, избыточная вводная часть. Все условия уже были обговорены – речь идёт лишь об их подтверждении.
5. Отсутствие энтузиазма. Даже строго официальное сообщение о подтверждении следует разбавлять едва заметным проявлением теплоты. Один восклицательный знак после заключительного «Спасибо!» способен показать душевный характер написания заурядного письма. В конце концов, работа как никогда близка к завершению. Она выгодна вам, иначе зачем нужно было её делать?

Образцы подтвердительных писем

Универсальный шаблон письма-подтверждения

Удобный шаблон на все случаи жизни – от подтверждения оплаты до благодарственного письма с уведомлением о том, что сделка была завершена. Лишние части можно удалять.

_______ (дата)

_______ (адрес)
Уважаемый _________,

Данным письмом я хочу подтвердить, что наши договорённости в переписке полностью в силе, а также ______________________.

Напоминаю, что для начала процесса вы должны _______________ до (дата).

В случае возникновения вопросов прошу обращаться по номерам телефонов: (телефон)
Прошу ещё раз подтвердить ваше согласие со всеми условиями.

С уважением,
ФИО, должность, название организации,
Контактные данные.

Подтверждение бронирования туристических услуг

Следует обратить внимание на крайне важную для всего маршрута деталь: менеджер ещё раз запросил время прилёта туриста и номер авиарейса. Хороший маркетинговый ход – просьба сохранить телефонный номер «на всякий случай». Теперь турист будет чувствовать себя чуть увереннее в незнакомом месте.

Уважаемый ___,

Подтверждаю данным сообщением, что ваш туристический маршрут полностью забронирован согласно нашей переписке. Маршрут начнётся с вашей встречи в аэропорту города ___. Номер рейса: ___, прибытие в xx:xx (дата). Водитель отвезёт вас в гостиницу, далее – всё согласно программе.

В случае каких-либо проблем прошу вас позвонить мне по номеру: _____. Рекомендую сохранить мой телефон. Хотя ваша встреча в аэропорту и остальные услуги полностью подтверждены, можете обращаться ко мне, если возникнут вопросы.

Желаю вам удачной поездки, а наши сотрудники приложат все усилия, чтобы она была приятной.

Пожалуйста, подтвердите ещё раз данные о номере рейса и времени прилёта.

С наилучшими пожеланиями,
Имя, должность, название компании.
Контактные данные.

Пример письма, подтверждающего деловую встречу

Краткое, но ёмкое письмо-подтверждение о деловой встрече (собеседовании).

Уважаемый ___ ,

Я с нетерпением жду нашу встречу, которая, как вы помните, назначена вами на (дата). Я буду в вашем офисе в (время) по адресу (адрес), чтобы встретиться с вами или вашими коллегами. Благодарю за возможность встретиться.

В случае необходимости отложить нашу встречу, прошу сообщить мне об этом по e-mail или по телефону (телефон).

С уважением,
ФИО, должность, компания.

Эта статья о том, как писать письма до и после встреч с клиентами, но основные идеи применимы и для совещаний.

Перед встречей

Структура текста приглашения на встречу

В конце встречи

После встречи (максимум через сутки, но лучше в течение 2 часов) отправляем участникам фоллоу-ап.

Структура фоллоу-апа

Пример

Добрый день, коллеги.

Сегодня в 15:00 мы обсуждали внедрение CRM в вашей компании.

Я услышал следующее (поправьте меня, если не так услышал):

Наши следующие шаги:

Спасибо за конструктивную встречу! Если появятся вопросы до, во время или после совета директоров, я с удовольствием отвечу.

С уважением, Подрыв Устоев | ООО Далее Неразборчиво | 88120001234

Составляя любое письмо, особенно письмо клиенту, важно помнить:

Если эта шпаргалка кажется вам полезной, помогите мне выбрать, о чём писать дальше.