Как составить письмо предпринимателю

Как составить письмо предпринимателю

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк делового письма .docСкачать образец делового письма .doc

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

  • письмо-запрос;
  • письмо-просьба;
  • письмо-напоминание;
  • письмо о смене реквизитов;
  • письмо-коммерческое предложение;
  • гарантийное письмо;
  • рекламное письмо;
  • поздравительное письмо;
  • благодарственное письмо;
  • информационное письмо;
  • письмо-претензия и т.п.

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.

    • К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

    Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

    Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

    Образец делового письма

    На что обращать внимание при составлении письма

    При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

    Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

    Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

    Чего нельзя допускать в деловом письме

    В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

    В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

    Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

    Как отправить письмо

    Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

    1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

      Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

    2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

      Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

    3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.
    Источник

    Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016.
    Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

    Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, составляемый организацией (физлицом) и направляемый адресату (организации или физлицу) обычно по почтовой связи. По соглашению между автором и адресатом деловое письмо может пересылаться по факсимильной связи или по электронной почте в виде электронного документа или электронной копии письма (скана). Файлы электронных писем и электронных копий писем, как правило, создаются в графических форматах pdf, tiff или jpeg.

    Существует множество разновидностей деловых писем, выделяемых по их назначению в управленческой деятельности: сопроводительное письмо, просьба, запрос, информационное письмо, гарантийное, претензионное, напоминание, требование и др. Независимо от разновидности любое деловое письмо оформляется на специальном бланке письма (с использованием установленного набора реквизитов).

    Состав реквизитов письма и правила их оформления установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

    Фрагмент документа

    ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

    36. реквизит документа: Элемент оформления документа…

    48. бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

    Схема 1. Виды бланков организационно-распорядительных документов

    Бланк письма

    Теперь сосредоточимся на бланке письма – он используется организациями (индивидуальными предпринимателями) для ведения переписки. Судя по Схеме 1, бланк письма может быть:

    • бланком письма организации;
    • бланком письма структурного подразделения, совещательного, экспертного, методического или иного органа: комиссии, комитета, совета и др. Бланки писем таких подразделений и органов используются в случаях, если их руководители имеют право самостоятельно вести переписку по вопросам, входящим в их компетенцию;
    • бланком письма должностного лица. Должностные бланки, как правило, используются в органах власти и крупных компаниях.

    Бланки писем структурных подразделений и должностных лиц не являются обязательными, организация сама решает, нужны ли они ей.

    Фрагмент документа

    ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

    6.1 Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.8, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

    Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

    20 мм – левое;

    10 мм – правое;

    20 мм – верхнее;

    20 мм – нижнее.

    Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм…

    6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма…

    Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17. Бланк письма структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного лица – реквизит 07…

    Расшифруем, что это за реквизиты:

    01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

    02 – эмблема;

    03 – товарный знак (знак обслуживания);

    05 – наименование организации – автора документа;

    06 – наименование структурного подразделения – автора документа;

    07 – наименование должности лица – автора документа;

    08 – справочные данные об организации;

    10 – дата документа;

    11 – регистрационный номер документа;

    12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

    15 – адресат;

    17 – заголовок к тексту.

    Именно этими номерами будем их обозначать далее во всех примерах данной статьи.

    В зависимости от расположения реквизитов бланк письма может быть:

    • угловым (Примеры 1 и 2) или
    • продольным (Пример 3).

    Реквизиты углового бланка могут располагаться центрованным способом (как в Примере 1) или флаговым (как в Примере 2).

    Обычно наименования автора документа и его вышестоящей организации (при ее наличии) пишутся тем же шрифтом и кеглем (размером), что и большинство реквизитов письма, включая текст (Пример 26). Некоторые организации выделяют свое наименование на бланке полужирным написанием и/или увеличением кегля, набирая его целиком заглавными буквами – это вполне допустимо (отмечено цифрой «5» в Примерах 1–3). Если полное наименование организации слишком длинное, то идут на уменьшение шрифта (как в Примере 2), но это уже вынужденное исключение.

    Писать ли наименование организации – автора документа с заглавной буквы строчными либо полностью заглавными буквами – решает сама организация, т.к. это нигде не урегулировано («5» в Примерах 1–3).

    А вот справочные данные об организации стараются писать на 1–3 кегля меньше основного шрифта документа («8» в Примерах 1–3).

    Пример 1. Угловой бланк письма с центрованным расположением реквизитов

    Пример 2. Угловой бланк письма с флаговым расположением реквизитов

    Пример 3. Бланк письма с продольным расположением реквизитов

    Бланки писем структурных подразделений и бланки писем должностных лиц дополнительно включают (Примеры 4 и 5):

    • реквизит 06 «наименование структурного подразделения – автора документа» или
    • 07 «наименование должности лица – автора документа».

    Пример 4. Бланк письма структурного подразделения

    Пример 5. Бланк письма должностного лица

    При воспроизведении на бланке реквизитов 01 «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» или 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» они размещаются на верхнем поле документа над центром наименования организации (как в Примерах 4 и 5) с отступом 10 мм от верхнего края листа и занимая часть рабочей площади документа (т.е. пересекая нижнюю границу верхнего поля документа, которое должно быть высотой в 20 мм).

    Реквизит 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» может располагаться и слева на уровне наименования организации, захватывая часть левого поля документа (Пример 6).

    Пример 6. Бланк письма с товарным знаком организации, расположенным слева от ее наименования

    В деловой переписке используются «двуязычные» бланки:

    • на русском языке и государственном языке (государственных языках1) республики в составе Российской Федерации, а также
    • на русском языке и одном из иностранных языков.

    Эти бланки, как устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016, могут быть:

    • угловыми, тогда реквизиты располагаются на одном уровне:
      • на русском языке – слева,
      • на другом – справа (см. Примеры 7 и 8) или
    • продольными, тогда все реквизиты бланка:
      • сначала идут на русском языке – сверху,
      • ниже – на другом языке.

    На «двуязычных» бланках герб или эмблема, товарный знак размещаются по центру верхнего поля документа. Дублируются только данные об авторе документа, а места проставления даты и регистрационного номера вашего письма, ссылки на инициативный документ размещаются единожды (см. реквизиты 10, 11 и 12 в Примере 7).

    Пример 7. Бланк письма на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации

    Пример 8. Бланк письма на русском и английском языках для переписки с иностранными корреспондентами

    Вопрос употребления знаков препинания в справочных данных об организации специально не урегулирован, правильнее:

    • в конце каждой строки не ставить точку, а внутри строки использовать знаки препинания в обычном порядке;
    • каждую строку начинать с маленькой буквы, если ее первое слово не требует написания с заглавной буквы (Примеры 1–6), но некоторые организации все-таки все строки этого реквизита начинают с заглавной буквы (Примеры 7 и 26).

    Остальные реквизиты служебного письма

    При подготовке и оформлении делового письма используются следующие реквизиты:

    10 – дата документа;

    11 – регистрационный номер документа;

    12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

    14 – гриф ограничения доступа к документу (если письмо содержит информацию конфиденциального характера);

    15 – адресат;

    17 – заголовок к тексту;

    18 – текст документа2;

    19 – отметка о приложении;

    21 – виза;

    22 – подпись;

    24 – печать;

    25 – отметка об исполнителе.

    Дата документа (см. реквизит 10 в Примере 9) записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

    • арабскими цифрами, разделенными точкой: 18.03.2019 либо
    • словесно-цифровым способом: 18 марта 2019 г.

    При оформлении даты цифровым способом слово «год» полностью или в сокращении («г.») не пишется. При оформлении даты словесно-цифровым способом слово «год» записывается сокращенно – «г.».

    Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров (см. реквизит 11 в Примере 9) устанавливаются в Инструкции по делопроизводству организации или иных локальных нормативных актах (ЛНА). Регистрация писем проводится после их подписания должностным лицом. В регистрационном номере:

    • в обязательном порядке фиксируется порядковый исходящий номер письма в пределах календарного года;
    • как правило, он дополняется индексом дела по номенклатуре и (или) кодами по используемым при регистрации классификаторам.

    В Примере 9 регистрационный номер делового письма 02-01/98 включает:

    • 02-01 – индекс дела по номенклатуре дел;
    • 98 – порядковый номер.

    Что из этих двух составляющих ставить на первое место, а что на второе, какими знаками отделять числа друг от друга, использовать ли буквенные обозначения – это «личное дело» каждой организации. Только следите, чтобы знаки, которыми вы разделяете «зоны» регистрационного номера отличались от используемых внутри этих «зон». Иначе будет трудно догадаться, что чем является, например, в таком номере: 02-01-98. Даже если разъяснения будут содержаться в ЛНА, надо стремиться к тому, чтобы открытая информация в документе была интуитивно понятной сотрудникам вашей и сторонних организаций.

    Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа (см. реквизит 12 в Примере 9) включает регистрационный номер и дату входящего письма, на который дается ответ. Она оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов ответных писем выражения типа «На ваше письмо от… №… сообщаем…», «Рассмотрев ваше обращение от… №…» и т.п.

    Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 в Примерах 9 и 10) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен.

    Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в ЛНА организации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит:

    • ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.),
    • которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ и ЛНА.

    Например, на документы, содержащие коммерческую тайну, наносится:

    • фраза «Коммерческая тайна»
    • с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество и место жительства человека)3.

    Адресат письма (см. реквизит 15 в Примерах 9 и 10) проставляется справа от границы верхнего поля (на бланке с угловым расположением реквизитов4) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

    Как правило, реквизит «адресат» занимает несколько строк. В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 (пункт 3.4), многострочные реквизиты5 печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом («!» там же). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (сравните Примеры 9 и 10).

    Пример 9. Фрагмент письма с продольным расположением реквизитов бланка

    Пример 10. Фрагмент письма с угловым расположением реквизитов бланка (цифрами здесь отмечены преимущественно реквизиты, которые поменяли свое местоположение по сравнению с «продольным бланком» из Примера 9)

    Чем точнее вы узнаете и укажете адресат, тем быстрее письмо попадет к исполнителю – его скорее отработают. Получателем письма может быть:

    • организация;
    • ее структурное подразделение;
    • должностное лицо или иной работник организации;
    • группа организаций / должностных лиц;
    • физическое (частное) лицо.

    При адресовании письма организации указывается ее полное (Пример 11) или сокращенное (Пример 12) наименование в именительном падеже.

    При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации и только ниже само подразделение (между ними оставляют 1 пустую строку). См. Пример 13.

    Пример 11. Адресование письма в организацию с ее полным написанием

    Пример 12. Адресование письма в организацию с ее сокращенным написанием

    Пример 13. Адресование письма в структурное подразделение

    При адресовании документа должностному лицу можно поступать несколькими способами:

    • начинать с должности этого человека (Пример 14), тогда:
      • она пишется в дательном падеже полностью, включая наименование организации,
      • ниже на отдельной строке (обычно без пропуска пустой строки) указывается фамилия с инициалами должностного лица. Заметьте, новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает инициалы должностного лица ставить после его фамилии (раньше так поступали только при адресации документа физлицам) либо
    • начинать с наименования организации (Пример 15), тогда:
      • сначала идет наименование организации в именительном падеже (полностью либо сокращенно),
      • а потом, пропуская 1 пустую строку, в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию и инициалы.

    Первый из описанных вариантов используют при адресовании письма руководителю организации или его заму, а второй – руководителям структурных подразделений.

    Пример 14. Адресование письма руководителю организации (начинаем с должности)

    Пример 15. Адресование письма руководителю подразделения (начинаем с наименования организации)

    Перед Ф.И.О. в реквизите «адресат» не обязательно оставлять пустую строку, но такое оформление помогает легче выхватывать ключевую информацию (разные варианты показаны в Примерах 14–17 и 26). Следите только, чтобы отступ между элементами одного реквизита был не более 1 пустой строки и был меньше, чем отступы от него до соседних реквизитов (см. «14» и «15» в Примере 10).

    Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина (Примеры 16 и 17).

    Пример 16. Адресование письма должностному лицу (начинаем с должности и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)

    Пример 17. Адресование письма должностному лицу (начинаем с наименования организации и используем уважительное обращение «господин» / «госпожа»)

    В одном документе не должно быть более 4 адресатов (Пример 18). Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, тогда на каждом письме указывается 1 конкретный адресат или же он оформляется обобщенно.

    Пример 18. Указание нескольких индивидуальных адресатов в письме

    При рассылке документа группе организаций одного типа или структурным подразделениям одной организации адресат указывается обобщенно (Примеры 19 и 38).

    При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям в состав такого «группового адресата» добавляется фраза «(по списку)» (Пример 20).

    Пример 19. Адресование письма группе однородных организаций

    Пример 20. Адресование письма некоторым получателям из группы организаций

    Если бумажное письмо направляется через «Почту России» либо курьером, то им все равно надо сообщать почтовый адрес получателя. Удобно сразу вписывать его в состав реквизита «адресат» (как это сделано в Примерах 9 и 10, 21 и 22). А если еще использовать конверт с прозрачным окном, то тогда данные получателя на письме будут видны в окне конверта и их не придется дублировать на нем. Только следите, чтобы в окне не была видна «лишняя информация». Некоторые компании даже используют специальный шрифт для написания почтового индекса (Пример 22), чтобы он получался таким, каким его привыкли видеть на конвертах почтовые работники, а также их спецтехника на узлах автоматической сортировки почтовых отправлений.

    Мнение эксперта

    Константин Соловьев, ИТ-специалист

    Константин Соловьев, ИТ-специалист

    Существует несколько шрифтов, «пишущих» в стиле почтового индекса. К ним относятся, например, Postindex, Pechkin. Оба этих шрифта имеют тип лицензии – free for personal use, это означает бесплатность для личного пользования, но запрет на использование в коммерческих целях.

    Проблема в том, что если вы захотите купить лицензию для использования в коммерческих целях, то кроме как через самого автора шрифта вы это сделать не сможете, потому что на признанных стоковых сайтах для шрифтов их нет. А большинство остальных сайтов распространяют эти шрифты без указания типа лицензии. На практике получается, что компании часто используют эти шрифты без покупки специальной лицензии.

    Технически эти шрифты можно использовать в любых программах, в т.ч. в Word и Photoshop.

    Элементы почтового адреса надо указывать в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2014 № 234 (порядок элементов адреса «от частного к общему» пришел к нам из западных стран, он закреплен в правилах Всемирного почтового союза):

    • название улицы, номер дома, номер квартиры;
    • название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
    • название района;
    • название республики, края, области, автономного округа (области);
    • название страны (для международных почтовых отправлений);
    • почтовый индекс.

    В таком же порядке записываются адреса получателя и отправителя на почтовых конвертах. Адрес адресата пишется в правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.

    Почтовый адрес вписывается в состав реквизита «адресат», отступив 1 пустую строку от данных о получателе документа (см. «!» в Примерах 9, 10 и 21).

    Пример 21. Добавление почтового адреса при адресации письма физлицу

    Пример 22. Написание почтового индекса в адресе специальным шрифтом

    Если адрес начинается не с уникального наименования (например, Первомайская ул.), а с сокращения родового слова (ул. Первого мая, пр. Ломоносова и т.п.), то сокращение пишется с маленькой буквы, даже если с него начинается адрес автора письма на бланке (как в Примерах 5–7) и адрес его получателя в реквизите «адресат» (Пример 21).

    Обратите внимание: организации крайне редко направляют своим работникам письма. Для этих целей есть документы, используемые для внутренних коммуникаций: напоминания, уведомления и др., на которых к фамилии и инициалам получателя уместно добавлять его должность в вашей организации. Письма физлицам адресуются, когда вы обращаетесь к ним как к частным лицам.

    При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. Для удобства работы с документом можно указать электронный адрес или номер телефона / факса, опять же отступив 1 пустую строку (см. Примеры 23–25).

    Пример 23. Добавление электронной почты при адресации письма руководителю подразделения

    Пример 24. Добавление электронной почты при адресации письма организации

    Пример 25. Добавление номера телефона при адресации письма организации

    Заголовок к тексту (реквизит 17) письма формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?». Например, «О предоставлении информации», «Об оказании научно-технической помощи».

    Чтобы заголовок к тексту получился максимально кратким и точным, его нужно составлять по модели:

    • предлог «О» («Об») и
    • отглагольное существительное.

    Заголовок к тексту в письмах оформляется от границы левого поля6 ниже реквизитов бланка, отступив 1–3 пустые строки. См. Примеры 9, 10 и 26.

    Пример 26. Служебное письмо целиком (на бланке структурного подразделения)

    Заголовки, состоящие из нескольких строк (как и другие многострочные реквизиты), печатаются через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.

    Отметка о приложении (реквизит 19) содержит сведения о документе /документах, прилагаемых к письму (сопроводительному, претензионному или др.).

    Отметка о приложении оформляется от границы левого поля под текстом документа (допустимо даже без дополнительного интервала, что дополнительно защитит текст от «дописок» в конце текста после подписания документа, см. «19» в Примере 34).

    Отметка о приложении оформляется следующим образом:

    1) если приложение названо в тексте, то сокращенно: указывают только количество листов и экземпляров (см. две отметки «19» в Примере 34).

    При упоминании документа-приложения в тексте письма:

    • следом за ним в скобках это надо отметить: «(приложение)», «(прилагается)», «(анкету прилагаем)». И хотя п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 упоминает только первый из перечисленных нами вариантов, все они корректны;
    • его номер не указывается (он пишется только в текстах распорядительных и др. документов: «(приложение 1)», «(приложение 2)»). Именно поэтому в стандарте способы оформления отметки о приложении разграничены: сначала изложены для переписки, потом – для распорядительных и иных документов (договоров, актов и др.);

    2) если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, то добавляют еще идентификационные реквизиты документов-приложений: вид документа и автор, дата и номер, заголовок к тексту (или те из этих реквизитов, которыми приложение обладает, обычно их более полный состав есть у самостоятельных документов, которые фигурируют приложениями в сопроводительных письмах), см. Пример 35;

    3) если приложение (-ия) сброшюрованы, то количество листов указывать не обязательно, – Пример 28;

    4) если приложение имеет собственные приложения с самостоятельной нумерацией страниц, то оформляйте отметку о них по образцу Примера 29;

    5) если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель или др.), то ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует писать про него после слова «Приложение» очень коротко: «CD-R в 1 экз». Для более точной идентификации можно добавлять про каждый записанный на носитель документ: кто его автор; имя файла с его расширением и объемом; а если в тексте письма документ, записанный на электронный носитель, не назван, то и его наименование с другими имеющимися индентификационными реквизитами (дата и номер). Такой полный вариант оформления отметки о приложении в письме показан в Примерах 30 и 31. Но т.к. ГОСТ Р 7.0.97-2016 этого не требует, вы можете облегчить себе задачу и ограничиться выполнением его предписания.
    Тот же стандарт на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, предписывает указывать наименования документов, записанных на носитель, имена файлов (образца этого в ГОСТ Р 7.0.97-2016 не показано). На практике можете следовать нашему из Примера 32;

    6) если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений, в которой последовательно перечисляются наименования всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого, а в отметке о приложении дается ссылка на эту опись (Пример 33).

    Пример 28. Отметка о сброшюрованном приложении

    Пример 29. Отметка о приложении, которое имеет собственные приложения

    Пример 30. Отметка об электронном приложении, не названном в тексте

    Пример 31. Отметка об электронном приложении, не названном в тексте

    Пример 32. Надпись на конверте, в который вложен CD с электронным документом-приложением

    Пример 33. Ссылка на опись приложений в отметке о приложении

    Пример 34. Отметка о приложении в письме, в тексте которого документ-приложение назван

    Пример 35. Отметка о нескольких приложениях в сопроводительном письме

    Если приложение многостраничное и вы направляете с письмом несколько его экземпляров, то в отметке надо указывать количество листов в одном экземпляре приложения.

    Даже если приложений несколько, слово «Приложение» в отметке ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает употреблять в единственном числе (как это было и в предыдущем ГОСТ об оформлении организационно-распорядительных документов) – см. Пример 35.

    Если приложение одно, то пишем его с маленькой буквы после «Приложение:». А если несколько, то нумеруем их цифрами, после которых стоят точки, поэтому каждое приложение потом начинается с большой буквы, и в конце предложения о нем тоже ставится точка (Пример 35).

    Если приложением является копия, то это обязательно указывается (Пример 35).

    На самих приложениях к письмам никакие отметки о приложении в верхнем правом углу не оформляются. Приложением к письму может быть:

    • либо уже окончательно оформленный документ (устав, приказ, договор и др.), поэтому на нем никаких отметок нельзя делать в принципе,
    • либо проект документа, но на нем тоже не должно быть никакой лишней информации и никаких реквизитов, не предусмотренных тем видом документа, проект которого приложен к письму. Ведь когда его подпишут и он заживет самостоятельной жизнью, «лишняя» отметка о приложении к письму будет ему только мешать.

    Виза (реквизит 21) свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта письма. Виза согласования включает:

    • его должность,
    • подпись,
    • расшифровку подписи (сначала инициалы, потом фамилия) и
    • дату визирования.

    В зависимости от того, необходимо ли адресату направлять подлинник письма по почте либо достаточно направить его копию по факсимильной связи или электронной почте, визы проставляются:

    • на копии письма (визовом экземпляре), помещаемой в дело, на последнем листе документа на свободном от текста месте ближе к нижнему полю – если бумажный подлинник отправляется адресату;
    • на обороте последнего листа подлинника – если он остается у автора документа.

    Если согласование проектов исходящих писем проводится в системе электронного документооборота (СЭД), то данные о результатах согласования фиксируются в регистрационной карточке документа в системе.

    В зависимости от того, имеются замечания к проекту документа или нет, виза оформляется одним из следующих способов:

    Пример 36. Виза согласования при отсутствии замечаний к проекту документа

    Пример 37. Виза согласования при наличии замечаний к проекту документа

    Визу оформляют при согласовании документа внутри организации, а гриф – при внешнем согласовании со сторонними юрлицами. На письмах гриф согласования никогда не оформляется – если информация должна исходить от нескольких организаций, возможно издание совместного письма, но это редкая практика даже для госорганов.

    Подпись (реквизит 22) включает:

    • наименование должности лица, подписывающего документ,
    • его собственноручную подпись,
    • расшифровку подписи (инициалы перед фамилией).

    Это классический полный состав элементов (атрибутов) реквизита «подпись», который в некоторых случаях сокращается:

    • при оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается совсем (Пример 38);
    • обычно письмо оформляется на бланке организации, вверху которого присутствует ее полное наименование, потому в подписи должность не содержит этого наименования организации. Например, указывается «Генеральный директор» (как в Примере 34) вместо полного варианта «Генеральный директор ООО “Симфония”»;
    • по такому же принципу мы действуем, когда оформляем письмо на бланке структурного подразделения – в составе подписи должность не повторяет не только наименование организации, но и наименование подразделения: получается «Директор департамента» (как в Примере 26) вместо «Директор департамента управления персоналом АО “Сервисстройкомплектация”».

    Пример 38. Письмо на бланке должностного лица

    Фраза «С уважением,», как и вступительное обращение «Уважаемый…!» отделяются от текста дополнительным межстрочным интервалом по аналогии с составными частями реквизитов. Пример оформления делового письма с этикетной рамкой можно посмотреть в приложении 6 к Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44. Но если вы не являетель государственной организацией, то можете писать «С уважением,» сразу над строкой подписи, не добавляя между ними пустой строки.

    Заметьте, что отсутствие должности в подписи не препятствует размещению этикетной рамки с фразой «С уважением,», в конце которой запятая остается (см. Пример 38).

    При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением):

    Пример 39. Подпись исполняющего обязанности гендиректора (сокращенно)

    Пример 40. Подпись исполняющего обязанности гендиректора (полностью)

    При подписании письма лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта письма вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. При этом изначальный вариант должности и Ф.И.О., который правится, лучше не зачеркивать (в ГОСТ Р 7.0.97-2016 однозначной формулировки о способе внесения исправления нет).

    В этой ситуации не допускается ставить косую черту либо предлог «за» перед наименованием первоначальной должности.

    Пример 41. Оформление подписи при замене подписанта (с исправлением должности и Ф.И.О. подписанта)

    Пример 42. Оформление подписи при замене подписанта (с исправлением должности и Ф.И.О. подписанта)

    Печать (реквизит 24) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Печать ставится на документе, только если это предусмотрено законодательством Российской Федерации. А по общему правилу на большинстве писем она не нужна.

    Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи должностного лица, старайтесь не закрывать ее даже частично.

    Пример 43. Заверение печатью подписи на документе

    Исполнителем является работник организации, подготовивший текст письма. Отметка об исполнителе (см. реквизит 25 в Примерах 26 и 44) включает:

    • обязательно фамилию, имя, отчество полностью (чтобы понятно было, как обращаться к человеку, если потребуются разъяснения);
    • и номер его телефона;
    • может дополняться должностью, структурным подразделением и электронным адресом исполнителя.

    Такая отметка оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля внизу, а при отсутствии места – на оборотной стороне внизу слева. Она может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

    Пример 44. Отметка об исполнителе

    Помимо рассмотренных подробно в данной статье реквизитов, есть еще группа таких, что необходимы для организации работы с письмами. Они выполняют технические функции и необходимы:

    • для включения входящего делового письма в документооборот получателя – отметка о поступлении документа (реквизит 27);
    • организации его исполнения – резолюция (реквизит 28);
    • определения места хранения документа в документальном фонде получателя – отметка о направлении документа в дело (реквизит 30).

    Источник

    Письмо о сотрудничестве между компаниями: как написать и оформить

    author__photo

    Содержание

    Для масштабирования бизнеса нужны новые партнеры. Предложение о сотрудничестве – это возможность представить компанию в выгодном свете и первый шаг к успешным переговорам. Рассказываем, как правильно составить письмо для партнерства, показываем образцы писем о сотрудничестве.

    Что такое предложение о сотрудничестве

    Предложение о сотрудничестве – это обращение к организации, которое содержит приглашение к сотрудничеству, условия работы, рекламу.

    Ключевая задача письма – убедить получателя заключить договор, купить товары или услуги. Важно сразу же привлечь внимание потенциальных партнеров и клиентов, ведь они ежедневно получают предложения о сотрудничестве, многие из которых отправляют в корзину непрочитанными.

    В каких случаях пишут предложение о сотрудничестве

    Письмо-приглашение к партнерству составляют, когда у компании появилась перспектива реализации совместных проектов и она хочет наладить деловые отношения. Иногда такие предложения направляют бывшим партнерам, с которыми предприятие планирует возобновить сотрудничество.

    Существует три разновидности предложений о сотрудничестве, в зависимости от бэкграунда отношений между отправителем и получателем:

    • Холодные – для компаний, которые никогда не сталкивались с предприятием, предлагающем партнерство. Как правило, это шаблонные письма. Их задача – привлечь внимание адресата, заставить его вступить в переписку или уточнить детали предложения.
    • Теплые – письма адресатам, которые уже заинтересованы в сотрудничестве. Это, например, клиенты, оставившие заявку на сайте. При составлении сообщения учитывают всю информацию о получателе. Задача теплых предложений – продолжить общение с потенциальным партнером: созвониться, встретиться для обсуждения деталей.
    • Горячие сообщения отправляют партнерам и клиентам, с которыми компания уже обсуждала сотрудничество на встрече или в переписке. Письма в этом случае – способ уточнить и закрепить условия и выгоды партнерства. Горячее сообщение должно быть максимально персонифицировано.  

    Кто составляет письмо о сотрудничестве

    Обычно «скелет» документа разрабатывают маркетологи или секретари, которые знают этику делового общения. Они же могут создавать сообщения для рассылки, где не предусмотрено обращение к конкретному лицу.

    Горячие предложения составляют менеджеры по продажам, которые имеют представление о потребностях клиентов и могут их заинтересовать. Часто к работе привлекают технических специалистов, если нужно описать производственные процессы или профессиональные тонкости.

    Письмо о сотрудничестве согласовывает руководитель компании. Иногда директор самостоятельно составляет предложения для важных клиентов.

    На чье имя отправлять письмо о сотрудничестве

    Если предложение адресовано компании, то в качестве получателя указывают имя руководителя, генерального директора или собственника. 

    Письмо о партнерстве можно адресовать конкретному отделу или подразделению. В этом случае адресатом выступает начальник отдела или подразделения. 

    Если вы собираетесь отправить предложение физическому лицу, например, индивидуальному предпринимателю, то обращайтесь к нему напрямую. 

    Структура письма  

    Приветствие

    Оно задает тон письма  и располагает получателя к диалогу. В крупных компаниях чаще используют формальный деловой стиль переписки и обезличенное приветствие.

    Обратиться к адресату по имени и отчеству допустимо, если вы отправляете письмо конкретному человеку. Можно начать со слов: «Уважаемый Иван Иванович» или «Здравствуйте, Иван». Фамилию указывают только в шапке документа. 

    Не все организации используют в общении сухой деловой язык. Поэтому приветствие должно быть уместным: в одних случаях – креативным и цепляющим, в других – нейтральным, в третьих – подчеркнуто вежливым. 

    Заголовок

    По заголовку должно быть понятно, о чем письмо, какие выгоды компания предлагает партнерам и клиентам. 

    Правила создания эффектного заголовка:

    • Указывайте четкие факты и цифры: «Дарим подписку на два месяца», «Скидки на корпоративные тарифы от 30%».
    • Говорите о проблемах клиентов: «От наших пирожных стройнеют», «Надоело выбирать между подтянутым телом и тортиками?».
    • Используйте списки: «Пять методов высокоэффективных продаж», «Три способа бесплатного привлечения лидов».
    • Обращайтесь к целевой аудитории: «Курсы психологического айкидо для менеджеров».

    Требований к длине заголовка нет: он может быть длинным, но цепляющим или коротким, но информативным. 

    Суть предложения

    Это основная часть письма. Главное здесь – оффер, который содержит уникальное торговое предложение (УТП). Расскажите, что предлагает компания, какие выгоды получит адресат, за что будет платить. Посмотрите на предложение глазами клиента или партнера и подумайте, почему он должен заключить сделку с вами или купить ваш товар.

    Поясните сложные моменты, чтобы не столкнуться с недопониманием или возражениями. Например, если у вас высокие цены, расскажите, какие услуги включены в эту стоимость. Повысьте доверие: приведите в пример удачные кейсы, цифры. 

    Завлечение адресата

    Напишите о срочности предложения или укажите причину, почему стоит сделать заказ именно у вас. Например: «Цена книги по предзаказу – 800 рублей, после выхода в печать – 1000 рублей», «Оформите покупку до 1 марта и получите скидку 25%».

    Контакты

    Способ связи с отправителем должен быть простым. Оставьте номер телефона, адрес электронной почты, ссылку на аккаунты в социальных сетях или на специальную форму на сайте. Лучше указать все варианты связи: пусть клиент сам выберет удобный. 

    Чтобы собирать заявки из всех источников трафика даже в нерабочее время, установите виджет обратного звонка Calltouch для сайта. Зарегистрируйтесь в личном кабинете и получите 50 минут в подарок.

    caltouch-platform

    Виджет обратного звонка для сайта

    • Повысьте конверсию сайта на 30%
    • Новым клиентам 50 минут в подарок

    Узнать подробнее

    platform

    Благодарность

    Согласно правилам делового этикета, адресата благодарят за потраченное время на чтение документа. Даже если клиента не привлекут условия сотрудничества, вежливость сделает его более открытым для других писем.

    Общие правила написания

    Основная часть

    Предложения о сотрудничестве пишут простым, понятным языком. Это забота о читателе: он лучше воспримет текст, если вы ясно сформулируете свои мысли, выстроите логичную структуру и упростите предложения. 

    Придерживайтесь следующих принципов:

    • пишите короткими предложениями;
    • разбейте текст на абзацы;
    • используйте заголовки и подзаголовки;
    • разбавляйте текст графикой – диаграммами, картинками, таблицами.

    Холодные письма должны быть емкими: получатель не станет читать длинное коммерческое предложение о сотрудничестве, если слышит о компании впервые. Теплые и горячие отправления могут быть подробными.

    Обязательная информация

    Изучите потребности клиентов и партнеров и адаптируйте предложение под их нужды. Многие компании пишут о своем опыте и рабочем пути, но для адресата важна только та информация, которая решит его проблему.

    Правильно выбирайте получателя письма. Это должно быть лицо, которое принимает решения. Предложения, попавшие не в те руки, не будут читать или перенаправлять.

    Напишите хороший заголовок. Если он не интригует и не сообщает о выгоде, получатель может удалить его, не прочитав. 

    Конкурентные преимущества

    Чтобы понять, какие преимущества имеет ваша компания, изучите предложения конкурентов. Их делят на две категории:

    • Естественные преимущества выделяют организацию среди других. Это, например, быстрые сроки доставки, выгодная цена, безупречная репутация. 
    • Искусственные идут в ход, когда у компании нет естественных преимуществ. Так, многие бренды привлекают аудиторию при помощи бонусов, акций, гарантий, отзывов и кейсов. 

    Чтобы убедить клиентов в выгодности сотрудничества с вами, используйте факты из рабочей практики.

    Как усилить предложение о сотрудничестве

    Убедите клиента или партнера в том, что сможете принести ему выгоду. Прикрепите к письму примерные расчеты прибыли. Используйте изображения и графики, чтобы наглядно показать ваш план. Опишите реальную пользу продукта: как он повлияет на жизнь покупателя, какие проблемы решит. 

    Расскажите об известных партнерах, с которыми вы работали. Их авторитет может увеличить доверие адресата. Отзывы клиентов также повысят эффективность предложения.

    Правила оформления

    Предложения сотрудничества оформляются по тем же правилам, что и любые другие деловые письма. Их можно писать на чистом листе или использовать бланк предприятия. Важно, чтобы оформление не отвлекало от содержания.

    Самый удобный формат электронных писем – PDF-файл. Если инфографика не нужна, то можно отправить обычное электронное письмо или прислать ссылку на Google Docs. Презентации, документы Word или Excel тоже популярны, но их неудобно открывать со смартфона.

    Образцы, примеры и шаблоны писем о сотрудничестве

    «Здравствуйте, Иван! Меня зовут Николай, я менеджер по работе с клиентами компании [название].

    Мы составили для вас персональную программу поддержки и продвижения социальных сетей всего за 7 000 рублей в месяц. Работаем в ВКонтакте, Facebook*, Instagram* (*продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России). 

    В услугу входит:

    • привлечение новых подписчиков;
    • создание и оформление интересного контента;
    • поддержка активности в профиле или группе;
    • настройка таргета.

    Мы не работаем на поток: за каждым проектом закреплена команда профи, которая распределит все задачи между собой. 

    Компания [название] шесть лет оказывает услуги на рынке IT-услуг. Мы не сливаем бюджет, а отслеживаем эффективность и корректируем стратегию. Реализовали 400 SMM-проектов, которые ежедневно привлекают новых клиентов.

    Оформите заказ по промокоду через сайт и получите дополнительную скидку 10%.

    С уважением, Николай Иванов, +79011111111, skype: nik_ivanov».

    _______________________________________________________________________________________________________________________________________

    «Добрый день, Елена Алексеевна! Мы – издание [название] для предпринимателей города [название]. Нас читают руководители [перечисление ведущих организаций] – ваши потенциальные клиенты.

    Предлагаем продвижение вашей компании с выгодными условиями:

    • скидка 15% на размещение статей в журнале;
    • скидка 10% на рекламные объявления.

    Ежемесячно мы выпускаем 20 тысяч экземпляров журнала с качественной цветной печатью, весь тираж покупают за день. Поэтому вашу компанию точно заметят и вы найдете новых клиентов.

    Надеемся на долгосрочное сотрудничество.

    Генеральный директор издания [название] Артем Дмитриевич Петров
    +79995550035

    Телеграм @artempetrov».

    _______________________________________________________________________________________________________________________________________

    «Здравствуйте, Владимир Федорович! Меня зовут Андрей Александрович, я представляю отдел закупок сети супермаркетов [название]. Компания открывает новую точку продаж и ищет склад в вашем городе, поэтому мы предлагаем вам сотрудничество.

    Магазин расположен в 5 км от склада – логистика будет быстрой и недорогой. Мы гарантируем еженедельную закупку продукции на 200 кг. Через два года планируем открыть еще одну точку в вашем городе, поэтому мы ищем надежного поставщика. 

    Надеемся, вы рассмотрите наше предложение. Связаться для обсуждения деталей можно по номеру +78005003030 или электронной почте magazinproductov@mail.ru».

    Отличительные признаки хорошего предложения о сотрудничестве

    ☑ Логичная структура.

    ☑ Ясность и лаконичность.

    ☑ Отсутствие грамматических ошибок.

    ☑ Вежливость, уместный тон.

    ☑ Информативность. 

    Что недопустимо при составлении письма

    ✕ Шаблонные формулировки и обращения.

    ✕ Сухое и неинтересное описание продукта или услуги.

    ✕ Рекламный текст без учета потребностей адресата.

    ✕ Грамматические, пунктуационные и стилистические ошибки.

    ✕ Недостоверные факты, преувеличенные данные о компании.

    ✕ Перегруженность текста ненужной информацией.

    Перед отправкой письма стоит убедиться в актуальности предложения. Станьте ближе к целевой аудитории с помощью технологии речевой аналитики Calltouch Предикт. Вы выясните, что действительно интересует клиентов, чем они недовольны, сравнивают ли вас с конкурентами.

    caltouch-platform

    Технология
    речевой аналитики
    Calltouch Predict

    • Автотегирование звонков
    • Текстовая расшифровка записей разговоров

    Узнать подробнее

    platform

    Как отправлять письмо

    По электронной почте. Это быстрый способ доставки сообщения. Однако имейте в виду, что ваше предложение о сотрудничестве может попасть в папку «Спам», поэтому попросите адресата написать вам о получении письма. Можно предупредить клиента об отправленном сообщении по телефону. 

    Почтой России. Вышлите заказное письмо с уведомлением о получении. Это надежный метод, но доставка может занимать несколько дней.

    Через мессенджер. Если у вас уже налажен контакт с клиентом, отправьте предложение в Телеграм или WhatsApp* (*продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России). Это самый оперативный вариант, так как люди чаще заходят в мессенджеры, чем в электронную почту. К тому же, вы увидите, когда клиент прочитает сообщение.

    Когда ждать ответа на письмо

    Если высылаете бумажное письмо, учитывайте время доставки. Например, внутри одного города отправление может идти два дня. Намного быстрее получатели реагируют на e-mail: ответы на горячие предложения приходят, в среднем, через 4 часа.

    Коротко о главном

    • Актуальные предложения о сотрудничестве помогают привлечь внимание потенциальных партнеров и расширить клиентскую базу. 
    • В холодные письма вставляйте заготовленные шаблоны, пишите кратко. При составлении теплых сообщений учитывайте пожелания клиентов. Горячие предложения нужны для подтверждения сотрудничества.
    • Пишите простыми, короткими фразами, используйте реальные факты и числа. В заголовке письма укажите решение проблем клиентов. В основной части разбивайте текст на абзацы и списки, вставляйте инфографику. В конце поблагодарите адресата за внимание.

    Источник

    Письмо – основное средство переписки между деловыми партнерами.

    Деловое письмо – это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:

    – как ответные – в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

    – как сопроводительные – в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

    – как ответы – в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

    – как инициативные.

    Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

    Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

    10 важных рекомендаций

    по подготовке проекта содержания делового письма

    1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части – вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

    2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

    3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

    4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.

    5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

    6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.

    7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

    8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

    9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций – это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука “сама тянется к перу”, то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса – отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

    10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения – поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.

    Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.

    В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, – выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

    Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, – исполнитель письма.

    Реквизитами документа являются:

    1. Дата документа.

    2. Регистрационный номер документа.

    3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

    4. Сведения об адресате.

    5. Заголовок к тексту.

    6. Текст.

    7. Подпись.

    8. Отметка о наличии приложения.

    9. Отметка об исполнителе.

    10. Идентификатор электронной копии документа.

    5 важных рекомендаций

    по оформлению проекта делового письма

    1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.

    2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.

    3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

    4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет – на неряшливость или скупость владельца.

    5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны “просвечивать” (т.е. быть слишком жидкими), а перо – царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая – то все буквы).

    Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем

    1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

    В порядке оказания помощи прошу Вас…

    В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…

    В порядке исключения…

    Ввиду особых обстоятельств…

    В связи с завершением работ по…

    В связи с принятием решения о…

    В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…

    По взаимной договоренности между…

    Согласно Вашей заявке…

    Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…

    2. Формулировки для выражения отказа:

    Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…

    К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…

    Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…

    Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…

    Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…

    3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

    Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…

    Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…

    Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…

    Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…

    Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…

    Ставим Вас в известность о том, что…

    Организация извещает о…

    Сообщаю Вам…

    Довожу до Вашего сведения, что…

    Докладываю о…

    4. Устойчивые распорядительные обороты:

    Ввести в эксплуатацию…

    Обязать руководителя…

    Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…

    Назначить расследование по факту…

    Изыскать дополнительные возможности для…

    5. Формулировки для выражения просьб:

    Прошу Вас направить в мой адрес…

    В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…

    Убедительно прошу Вас решить вопрос о…

    В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…

    Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…

    6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

    Безопасность гарантируется…

    Документация выслана в ваш адрес курьером…

    Предпринимаются энергичные меры по…

    Конфиденциальность информации обеспечена…

    Содержание проекта оперативно корректируется…

    Выявленные недостатки уже устраняются…

    Выделены дополнительные средства на…

    Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…

    В кратчайшие сроки организуется…

    Обеспечен повседневный жесткий контроль за…

    7. Устойчивые обороты речи:

    наименее сложный… наиболее важный…

    наилучший эффект… наихудший результат…

    оказать помощь… произвести проверку…

    руководство считает возможным… организация не возражает…

    срочно сообщите… немедленно устраните…

    обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…

    доложите предложения по… оптимальное решение…

    вероятные сроки… подтвердите получение…

    сообщите данные… направьте в мой адрес…

    подготовьте к отправке… решите самостоятельно…

    8. Наиболее часто употребляемые глаголы:

    выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

    9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

    срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

    10. Стилистические запреты:

    Следует использовать:

    Вместо Пишите

    В отношении, относительно… О…

    Благодаря тому факту, что… Потому что…

    Приобретать… Покупать…

    Принять во внимание… Учесть…

    При сем прилагается… Приложение…

    Оказывать влияние… Влиять…

    За исключением… Кроме…

    В целях… Для…

    В том случае, если… Если…

    В настоящее время… Сейчас…

    Перечисление… Платеж…

    Наращивать темпы… Ускорять…

    Прилагать усилия… Пытаться…

    Элементы стиля

    Личный стиль

    Формальный стиль

    Использование местоимений “я”,

    “мы”, “вы”, “нам”, “наш”

    Мы предлагаем вам…

    Отказ от местоимений, замена их

    существительными “организация”,

    “подразделение”, “сотрудник” и т.п.

    Предприятие предлагает клиентам…

    Прямое обращение, просьба

    Пожалуйста, подавайте отчет

    в срок…

    Констатация

    Отчет необходимо подавать в срок…

    Использование эмоционально

    окрашенных выражений

    Стремительный рост

    Использование нейтральной лексики

    Увеличение

    Использование оценочных

    выражений

    Мы победили

    Объективная констатация фактов

    Был получен положительный результат

    Использование активных оборотов

    Выполняем, предлагаю

    Использование пассивных оборотов

    Выполняется, хотелось бы предложить

    Использование простых слов

    Переработка, сейчас

    Использование “книжных” оборотов

    Утилизация, в настоящее время

    Использование глагольных

    сказуемых

    Менеджер руководил

    Замена глаголов абстрактными

    конструкциями

    Менеджер осуществлял руководство

    Упоминание чувств

    Я с огорчением узнал о…

    Мы были рады услышать…

    Использование канцелярских клише

    Вследствие того обстоятельства, что…

    Мероприятие имеет своей целью…

    Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.

    Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.

    Если человек использует сухой деловой язык, то лучше “зеркалить” примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.

    Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье – в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.

    Источник

    Вы работаете в сфере бизнеса? Вам часто приходится вести деловую переписку с поставщиками, покупателями, налоговой службой или другими госораганми? Если да, то эта статья будет вам полезна. Каждому бухгалтеру приходилось писать деловое письмо, но при его составлении могли возникать вопросы. Грамотное составление деловых писем говорит о высоком уровне профессионализма как бухгалтера, так и компании.

    Содержание

    • Как написать деловое письмо
      • Оформление делового письма на бумажном носителе
      • Деловая переписка по E-mail
    • Словарик для бухгалтера

    Как написать деловое письмо

    Для написания делового письма существую определенные нормы и правила. Главным аспектом является соблюдение делового этикета. Деловая переписка — разновидность официальной.

    Существует несколько видов деловой переписки, а именно:

    • циркулярные письма — сообщают подчиненным какие-либо сведения или установки;
    • письма-запрос — обращения с просьбой сформулировать коммерческое предложение или описать товар/услугу;
    • гарантийные письма — отправляются с целью подтверждения условий договоров;
    • рекламация (претензия);
    • сопроводительные письма и т.д.

    Но у всех видов деловых писем имеются одинаковые отличия от простого письма.

    Главные отличия:

    1. Стилистика написания. Подразумевает краткость и емкость письма, советуют не писать более одной страницы, с общепринятой структурой письма, без «воды».
    2. Официальная лексика. Не допускается сильного выражения эмоций, чувств.
    3. Оформления на фирменном бланке компании с реквизитами и всеми контактными данными.
    4. Шрифт. Не крупный, но и не мелкий. Одинаковый по всему объему письма.
    5. Соблюдение субординации.
    6. Стиль. Ваше письмо должно быть выдержано в официально-деловом стиле, т.е. использование официальной лексики.
    7. Актуальность информации. Информация в письме должна быть востребована и актуальна на момент отправки.

    Оформление делового письма на бумажном носителе

    • Обращение к получателю письма по должности/ фамилии/ имени и отчеству или обобщенное в правом верхнем углу.
    • Тема письма (иногда может опускаться). Для того чтобы правильно составить тему, необходимо продумать текст письма и обозначить главные слова, которые потом нужно обобщить. Также можно переслать тему письма, если это был ответ на полученное письмо.
    • Обращения со слов Уважаемый/ая Имя Отчество.
    • Основная часть письма. Описание проблемы или целей письма, содержит главную информацию, важные предложения, необходимые требования, просьбу или приказы. В этой части строго хронологическое изложения фактов и логическое обоснование. В каждом абзаце содержится один аспект информации. Если в тексте письма на что-то необходимо обратить особое внимание, то используйте пометку «Важно!», после который подразумевается важная для получателя информация.

    Пример вступления и основной части:

    Генеральному директору

    ООО «СтройМедПром»

    Казанцеву В.О.

    От Ярыгина П.Н.

    ул. Лесная 33, Г. Пермь

    (Тут также могут быть информационные элементы организации)

    (тема) О выполнении условий договора

    Уважаемый Виктор Олегович!

    (Основная часть) В соответствии с недавним договором, Вам необходимо отправить все документы нашей договоренности…

    Важно! Документы необходимо заверить нотариусом.

    • Любой вид делового письма должен содержать заключение, которое состоит из выводов, предложений, соглашений/ отказов, предупреждений. Например, такие: просим, напоминаем, предупреждаем.
    • Заключительные фразы должны призвать на дальнейшее сотрудничество или возможный отказ. В конце может появляться постскриптум «P.S.» для приписки к законченному письму.
    • Если к письму прикрепляются документы, то следует это указать в левом нижнем углу листа. По деловому этикету ответ на письмо не должен быть более чем через 10 дней, если для ответа требуется больше времени необходимо сообщить адресату об этом.
    • Также в конце ставиться подпись с расшифровкой и дата. Пример заключения:

    В связи с вышеизложенным мы предупреждаем вас о наличии сроках в данном вопросе. Надеемся на дальнейшее сотрудничество!

    Приложение 1 «Документ-договор»

    Приложении 2 «Договор соглашение»

    Заместитель директора Ярыгин П.Н. (подпись)

    25.07.2018

    Деловая переписка по E-mail

    Часто случается, что письмо требуется отправить онлайн. При таком виде письма тоже следует соблюдать правила и не забывать про официальный стиль.

    Основные правила:

    1. Заведите рабочий электронный адрес, который вы будете использовать в офисе.
    2. В название почтового ящика должны быть адекватные названия либо фирмы, либо вашей фамилии.
    3. Необходимо всегда заполнять строку «тема», иначе ваше письмо рискует попасть в спам. В теме укажите наиболее важную информацию про письмо (не более 5 слов).
    4. Не смешивайте несколько тем в одном письме, лучше разбить их на разные и отправить по очереди.
    5. Будьте вежливы даже онлайн.
    6. Электронное письмо должно быть коротким, меньше письменного в полтора-два раза.
    7. Вложения прикрепляйте отдельными элементами.
    8. В конце должна быть подпись компании или лица-отправителя.

    Словарик для бухгалтера

    В арсенале бухгалтера должны быть универсальные стандартные фразы для каждой части письма. Рассмотрим типовые фразы для написания делового письма.

    Благодарность: Пишем вам, чтобы поблагодарить за…/ Благодарю за сообщения, что…/ я очень благодарна вам за помощь…

    Извинения: К большому сожалению сообщаем, что…/ Приносим свои извинения…/ Прошу извинить нас за то, что…

    Выражения удовлетворения: Мы очень рады, что…/С удовольствием…/ Нам было приятно узнать из Вашего письма, что Вы решили…/Мы ценим вашу позицию.

    Выражения неудовлетворения: Я боюсь, мы должны расторгнуть договор, потому что…/ Мы не удовлетворены предложенными Вами условиями…/Это вызывает цепь определенных затруднений.

    Просьбы: Мы были бы Вам обязаны, если Вы…/ Просим Вас сообщить нам о…/ Прошу принять все необходимые меры для…/ Просим у Вас некоторую дополнительную информацию о…/ Мы будем рады, если…

    Подтверждение получения письма: Мы получили Ваше письмо от…/ Благодарим Вас за Ваше письмо от…

    Ссылки на предыдущие контакты: В дополнение к нашему письму от… мы…/ Ссылаясь на наш телефонный разговор относительно…/В дополнение телефонного разговора высылаем Вам…

    Вопросы: Я был бы рад узнать…/ Не сочтете ли возможным сообщить мне…/Будем рады, если Вы напишете нам о том, что касается…/ Могу я надеяться на…?

    Извещения: Разрешите напомнить Вам…/ Примите, пожалуйста, к сведению, что…/ Я бы хотел сообщить Вам, что наша фирма намеревается…

    Надежда на скорый контакт: Мы очень рассчитываем на Ваш ответ/ Я буду надеяться что Вы ответите при первой же возможности/ Жду скорого ответа.

    Дальнейший контакт: Если мы сможем в дальнейшем быть Вам полезны, не замедлите написать нам/ Если у Вас имеются вопросы или замечания по вышесказанному, пожалуйста, не замедлите связаться с нами.

    Не забывайте, что деловая переписка показывает ваш уровень и уровень вашей компании. Внимательно подходите к оформлению и составлению писем. Одного взгляда достаточно, для составления мнения о компании. Знание конкретных правил поможет оставить приятное впечатление о фирме и человека. Надеемся, что информация, полученная в статье, будет полезной для вашей карьеры.

    Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
    важные изменения 1С и законодательства

    Помогла статья?

    Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

    Источник

    Добавить комментарий