Как составить письмо приглашение на выставку образец

Оглавление:

1. Что писать?
2. Как писать?
3. Оформление и реквизиты

Письмо-приглашение – это вид делового послания-извещения. Зачем нужно письмо-приглашение, понятно из названия. Если вы проводите выставку, об этом надо как-то оповестить партнёров и прочих причастных, да ещё и замотивировать их посетить мероприятие. Давайте разберёмся, как сделать это правильно и корректно.

Что писать?

Письмо-приглашение на выставку должно приглашать на выставку. Всё, никаким другим целям оно не служит. Не нужно намекать на то, что вы хотите изменить условия сотрудничества с приглашённым, не стоит упоминать о каких-то других мероприятиях и вообще затрагивать любые вопросы, не относящиеся к делу.

Текст послания должен быть лаконичным. Не повествуйте о выставке слишком уж подробно – достаточно упомянуть самые важные моменты. Для чего организуется выставка, что там будет? Когда, где? Можно кратко упомянуть о том, что мероприятие посетит директор какой-нибудь авторитетной фирмы. Допустимо сказать пару слов насчёт открывающихся перед участниками выставки возможностях. Всё это легко умещается в 10–20 предложениях (а сам текст обычно занимает не больше половины Word-овской странички).

Укажите программу мероприятия, если она предусмотрена. В этом возникает необходимость при проведении, например, выставки-презентации. Но если на презентации будут рассказывать о десятке новых моделей, не перечисляйте их все – лучше ограничьтесь фразой вроде «будут представлены несколько новых линеек продукции».

Как писать?

Письмо-приглашение – это вполне официальное послание, и составляется оно по принципам написания деловых писем. Используйте стандартные обращения и выражения:

• приглашаем Вас (имеем честь пригласить Вас);
• разрешите (позвольте) пригласить Вас;
• мы будем (были бы) благодарны (признательны, обязаны), если Вы сможете (смогли бы) посетить выставку;
• просим Вас не отказать нам в любезности.

Приглашение можно разослать всем нужным адресатам разом, а можно заморочиться и написать персонифицированные письма. Это займёт больше времени, зато и отклик будет более тёплым. Если отправляете письмо конкретному человеку, используйте формулировку личного обращения: «Уважаемый(-ая, -ые)…,».

И не забывайте правила написания местоимения «Вы». При обращении к конкретной персоне пишите его с большой буквы, при массовой рассылке или обращении к нескольким лицам в одном письме – с маленькой.

Оформление и реквизиты

Можно написать приглашение на фирменном бланке, но это вовсе не обязательно. Вы вправе выбрать любой «носитель» – обычный лист для печати, картонную карточку, цветной бланк нестандартного формата… Смело используйте художественное оформление с декоративными элементами, если захотите. Узоры, рисунки, орнаменты – всё это допустимо. За счёт таких мелочей можно здорово увеличить привлекательность письма.

Список обязательных реквизитов стандартен:

• название вашей организации;
• основные сведения и справочные данные о ней (адрес, код и т.п.);
• ОГРН/ИНН;
• дата составления и регистрационный номер;
• наименование адресата (название фирмы или ФИО конкретного человека, либо то и другое сразу);
• подпись руководителя;
• отметка об исполнителе.

Образец письма-приглашения на выставку можно скачать здесь.

Как и другие послания-извещения, приглашение составляется по типовому шаблону:

• название и адрес вашей фирмы, другие необходимые реквизиты;
• контактные данные (телефон, электронная почта);
• обращение («Уважаемые господа!», «Уважаемый Владимир Петрович!»);
• само приглашение («Приглашаем вас принять участие в выставке «…», которая будет проходить по адресу…»);
• список организаторов («Организатором этого мероприятия выступает наша компания»);
• список ведущих («Свою продукцию представят фирмы «…» и «…»»);
• основная информация (чему посвящена выставка, какие вопросы будут обсуждаться, каких целей планируется достичь);
• дополнительная информация («Вы сможете извлечь существенную пользу из этого мероприятия, поскольку…»);
• ссылка на сайт, где можно зарегистрироваться, просмотреть более подробную информацию о мероприятии и т. д. (либо номер телефона, по которому можно обратиться за любыми разъяснениями);
• должность, ФИО и подпись руководителя;
• дата.

Не бойтесь при необходимости корректировать этот шаблон. Не случится ничего страшного, если вы употребите другие выражения (конечно, столь же корректные) или напишете письмо лёгким «неофициальным» языком. Организаторов и ведущих тоже можно не указывать. Кстати, некоторые оригиналы даже отправляют приглашения в стихотворной форме, но такой формат уже далеко не все воспримут как должное.

Пригласительное письмо можно продублировать в электронном виде, но велик шанс, что оно просто затеряется в почтовом ящике адресата среди спама и деловой переписки. Лучше использовать старый добрый «печатный» вариант.

Письмо-приглашение на выставку продукции

Уважаемые партнёры!

20 декабря 2015 года в г. Москва будет проходить крупнейшая выставка строительного оборудования.

Вот уже в течение пяти лет на этом мероприятии ежегодно собираются потребители, дистрибьюторы и производители беспилотных строительных дроидов.

Выставка «Робострой» – это замечательная возможность наладить деловые контакты, привлечь новых клиентов, найти надёжных партнёров. Как и прежде, на выставке будут открыты стенды участников из Германии, США, Японии и Нидерландов, предлагающих наиболее современные технические решения.

Для посещения выставки «Робострой» вам необходимо зарегистрироваться на сайте робострой.рф. Процедура оформления электронного приглашения проста и не отнимет у вас более двух минут.

Место проведения: г. Москва, ул. Пушкина, д. Колотушкина. Начало 20 декабря в 13:00. Будем рады видеть вас!

Письмо-приглашение на выставку-ярмарку

Уважаемый Александр Владимирович!

С 20 по 21 сентября 2015 года в г. Санкт-Петербург в культурно-выставочном центре «Евразия» пройдет выставка-ярмарка «Достижения народного хозяйства Ингерманландии».

Участниками выставки станут более 100 предприятий России и Эстонии, которые представляют машиностроительную, химическую, перерабатывающую, металло- и деревообрабатывающую, легкую, полиграфическую, пищевую отрасли промышленности, а также сельское хозяйство и сферу услуг. Гостей мероприятия ожидает ярмарка продуктов питания от местных производителей.

Выставка будет проходить 20 и 21 сентября с 10:00 до 20:00. Вход свободный. Мы будем признательны Вам за посещение этого мероприятия!

Письмо-приглашение на выставку-продажу

Дорогие друзья!

Приглашаем вас посетить выставку-продажу детских игрушек, которая пройдет с 14 по 16 октября 2015 года в г. Екатеринбург в ТЦ «Оранжевый» на Большой Садовой улице.

На выставке будут представлены предположительно от 15 до 20 российских, белорусских и европейских производителей детских игрушек. Участники продемонстрируют новые образцы своей продукции – от мягких игрушек до сложнейших моделей геликоптеров. Полагаем, что упоминать о выгодах участия в подобном мероприятии излишне.

Ваши приглашения уже отправлены по почте.

Часы работы выставки:

14 октября с 11:00 до 20:00, 15 октября с 12:00 до 19:00, 16 октября с 12:00 до 16:00.

Дополнительную информацию вы можете узнать на официальном сайте выставки. Ждём вас!

Как видим, всё элементарно – просто используйте приведённые выше примеры писем-приглашений на выставку. И не забывайте отправлять письмо заранее, чтобы получатель сумел соотнести свои планы с мероприятием, на которое его приглашают. Если выставка будет проходить в течение одного дня, уведомить об этом партнёров можно за одну-две недели до начала. Если же мероприятие будет помпезным, масштабным и продолжительным (2–3 дня и больше), отправлять послание следует хотя бы за месяц.

Приглашение на выставку

Уважаемые коллеги, покупатели и партнеры!

(Дата проведения выставки) в (место) состоится международная выставка новейшего строительного оборудования и материалов, технологий проектирования и строительства.

Приглашаем посетить стенд компании (название компании). На стенде будут представлены (перечисляется продукция компании).

На нашем стенде Вы также будете иметь возможность обсудить детали сотрудничества с компанией (название компании).

Время проведения: (точное время открытия и завершения выставки).
Место проведения: (название и адрес выставочного комплекса).
Наш стенд расположен в (номер павильона, сектора и места).

---

Уважаемые Партнёры!

(Дата и место проведения выставки) будет проходить крупнейшая выставка инженерного оборудования.

По традиции это мероприятие стало неизменным местом ежегодной встречи потребителей, дистрибьюторов и производителей систем отопления, кондиционирования, вентиляции, водоснабжения, бассейнов и сантехники.

(Название выставки) – уникальная деловая среда для налаживания контактов и привлечения новых клиентов. Как и ранее, здесь будут выставлены стенды участников из Италии, Германии, Польши, Чехии и Турции, предлагающие наиболее современные технические решения данной отрасли.

Место проведения: (адрес проведения мероприятия). Будем рады Вас видеть!

---

Дорогие друзья! Международные выставки в нашем центре проводятся два раза в год.

Ближайшая выставка состоится (дата), на которую мы с радостью приглашаем всех желающих. Как обычно, для участников и победителей конкурсов у нас подготовлен богатый призовой фонд. Участие в конкурсах бесплатное.

---

Издательство (название) приглашает своих соратников и друзей на (название выставки) книжную ярмарку-выставку, которая будет проводиться (дата и место проведения выставки).

Будут представлены издательские книги последних лет по родноверию, Истории Древней Руси, истокам русского языка, философии, здоровью нации, науке и др., а также новинки:

(перечисляются новые издания).

Ждём обсуждения планов на будущее и обмена мнениями.

Время работы выставки: (точное время).

---

Приглашаю! Посетите выставку мою!
Здесь увидите вы много. Я вина налью!
Будут люди и знакомства, встречи, разговоры,
Интересные беседы, диспуты и споры!
Приходить вам или нет, уж решайте сами…
Но не зря же я старался здесь для вас стихами!

---

Состоится завтра вечер встреч!
Творческая выставка моя!
Все, что создал и хотел сберечь,
То, что было важно для меня –

Все увидите своими вы глазами
Приходите с парой или сами!
Вся душа представлена в твореньях,
Созданных на грани озаренья!

---

Я приглашаю вас на выставку работ,
Что были созданы моими же руками!
Немало сил здесь вложено, хлопот.
Вы в этом убедитесь вскоре сами.

Я буду рад безмерно, если вы
С собой друзей и близких позовете.
И ваш приход исполнит вмиг мечты!
Надеюсь, что вы все-таки придете!

---

Наша фирма приглашает завтра вас на встречу,
На которой состоится выставка и вечер
Обещаем, будет теплым, в дружеской компании.
Приходите, благодарны будем за внимание!

---

Приглашаем, посетите выставку компании!
Будет много интересных, очень ярких встреч!
И концертная программа к вашему вниманию,
Много нового, что может вас к себе привлечь!

Приходите! Нам так важно видеть вас на ней!
Мы хотели бы собрать здесь всех своих друзей!
Каждый важен, нужен очень!
Приходи же, если хочешь!

---

Я приглашаю вас на выставку картин,
Вся жизнь моя на этих вот полотнах!
Мне отзыв ваш, друзья, необходим!
Душа моя в творениях свободна!

Вы приходите, я давно хотел
Душою этой с вами поделиться!
Писал, творил, как мог и как умел.
Я приглашаю вас к искусству приобщиться!

---

Мы приглашаем вас прийти
На выставку работ искусства!
Творенье по душе найти,
Задеть в ней глубину и чувства!

Все экспозиции её
Хоть небольшие, но шедевры!
Здесь чья-то жизнь и бытиё,
Чей-то покой и чьи-то нервы…

Здесь выражение души
Среди скульптур и красок ярких.
Ты приходи и поспеши!
Здесь для души твоей подарки!

Что должно содержать?

Официальный ангажемент позволяет проинформировать всех участников о том, какое мероприятие состоится, и содержит информацию, на основании которой адресат  может определиться, интересно ли ему это предложение, готов ли он прибыть на встречу.

Как правило, официальный ангажемент создается для таких мероприятий, как: конференция, совещание партнеров, официальные приемы и праздники, выставки, собеседования, деловые встречи по какому-либо конкретному поводу, круглые столы.

Несмотря на то, что в обыденной жизни чаще всего приглашение поступает в устной форме, в деловых коммуникациях более приемлемой формой является отправка письма, отличающегося  по составу информации от других видов письменных сообщений.

Основные функции

• проинформировать о мероприятии;
• получить ответ о согласии или невозможности принять участие от конкретного  адресата;
• определить точное количество лиц, подтвердивших участие.

Инструкция по написанию

Составляя письмо-приглашение на мероприятие, необходимо сделать так, чтобы у получателя не возникало вопросов, касающихся планируемого события, времени и места его проведения. Информация должна быть максимально полной. В самом начале обращаются к адресату в вежливой форме, а также пишут «С уважением» в конце письма.

Что же нужно указать, чтобы правильно составить официальное приглашение на мероприятие?

• В обязательном порядке уточняются действия приглашенного человека на мероприятии.
• Нельзя обойтись без указания типа события. Получатель должен понять, что его ожидает во время визита.
• В любом случае отображаются дата и точное время проводимого мероприятия, а также место.
• В некоторых ситуациях следует рассказать о содержании встречи. К примеру, при приглашении на конференцию можно указать список докладчиков.
• Иногда спрашивают о планах для посещения мероприятия. Чтобы узнать точное желание получателя, просят проинформировать об этом посредством электронного письма, телефонного звонка или любым другим доступным способом.

Внимание: если необходимо поблагодарить сотрудника или любого другого человека на официальном уровне, рекомендуется составить текст благодарственного письма.

Что касается оформления письма-приглашения, то стандартная форма составления отсутствует. Отправляемое уведомление обычно имеет презентабельный вид, в отличие от обычного делового письма, составленного на простом бланке. В случае с приглашением часто используются качественная бумага, всевозможные элементы декора и дополнительные аксессуары. Текст может быть написан от руки каллиграфическим почерком. Стандартные формы делового письма используются в редких случаях.

Образцы оформление приглашений

В этом разделе рассмотрим образцы пригласительных на мероприятия разного типа.

Приглашение на конференцию

Уважаемая Инга Семеновна!

Оргкомитет Российского IT-сообщества приглашает Вас стать гостем конференции, которая состоится 29 октября 2021 года в здании Красноярского Государственного Университета. Начало мероприятия в 12:00 по МСК. 

В рамках конференции выступят более двадцати докладчиков (темы докладов и имена выступающих прилагаются). Просим Вас заранее (до 27.10.2021) сообщить о намерении посетить встречу по телефону ХХХХХХХХХХХ. 

Будем искренне рады Вашему присутствию!

С уважением, Оргкомитет Российского IT-сообщества

Тел. для связи ХХХХХХХХХХХХХХХ.

Приглашение на собеседование

Уважаемый Федор Семенович!

На сегодняшний момент в нашей организации появилась вакансия на должность менеджера по закупкам. Сведения, предоставленные Вами в Вашем резюме, нас заинтересовали. Для того, чтобы записаться на собеседование, свяжитесь с нашим сотрудником по указанному ниже телефону.

ОАО «СФЕРА»,

Специалист по кадрам Синеева Анна Кондратьевна,

Тел. ХХХХХХХХХХХХХХХХХХ.

Приглашение на выставку

Гендиректору ООО «ЗДОРОВЬЕ»

Селиванову Петру Сергеевичу

Уважаемый Петр Сергеевич!

Приглашаем Вас стать гостем выставки «Медоборудование нового времени», тема которой – инновации в сфере медицинского оборудования.

Время посещения выставки: с 01.12.2021 по 20.12.2021 ежедневно с 9:00 по 17:00 по МСК. Вход только по пригласительному. Адрес проведения мероприятия: г. Сызрань, ул. Советская, 4, ТЦ «Спектр», 5-й вход, зал №4. 

Исполнитель: Федосова Анастасия Федоровна,

Тел: ХХХХХХХХХХХХХХХХХХ

Приглашение на корпоратив

Уважаемый Виктор Игоревич!

Имеем радость сообщить Вам, что 17.12.2021 исполняется ровно 10 лет со дня основания нашей компании ООО «ЕВРОПА». 

В честь этого юбилея мы организуем банкет, на котором будем рады видеть Вас в качестве гостя!

Торжественное мероприятие назначено на 17.12.2021 в ресторане «Русское подворье», расположенном по адресу: г. Н. Новгород, улица Мира, 17. Начало праздничного вечера в 17:00 по местному времени. 

С нетерпением ждем Вас!

Коллектив ООО «ЕВРОПА»

Исходные данные

Тольяттинский художественный музей создали в 1987 году как филиал Самарского художественного музея. Самостоятельный статус музей получил в начале девяностых. В коллекции порядка 10 000 произведений. Основа — работы, переданные в фонды еще во времена СССР. Фамилии художников, картинами которых гордятся музейщики, известны только искушенным ценителям прекрасного.

У музея несколько небольших выставочных залов в помещениях бывшего гастронома и микроскопическая парковка. Важный плюс: нет постоянной экспозиции, которая висит десятками лет без изменений.

Под событие отдали дальний зал. В остальных — выставка казанских художников. Директор музея поставила план — 70 билетов. Она не слишком оптимистично оценивала шансы на успех.

Выставки в музее обычно открывали по другой схеме:

• бесплатный вход;

• персональные приглашения знакомым художникам и фангруппе выставляющихся;
• начало в будний день, в 16:00

Наш бюджет на организацию события, включая маркетинг, около 3000 руб.

Образцы приглашения на мероприятие

В качестве шаблона можно использовать готовые образцы. Они помогут составить официальное приглашение на мероприятие. Однако при этом следует учитывать специфику того или иного письма. Во многом текст будет зависеть от типа проводимого мероприятия.

На собеседование

На вакантную должность приглашают кандидатов чаще всего по телефону или электронным письмом. При выборе второго варианта указываются информация об организации, которая хочет привлечь человека к работе, точное время проведения, а также список документов для ознакомления.

На выставку

Текст приглашения на выставку должен быть лаконичным. Не следует рассказывать о мероприятии слишком подробно. Нужно лишь упомянуть наиболее важные моменты. Адресат должен понять, для чего организуется выставка, что он там сможет увидеть, в какое время нужно прибыть.

На конференцию

Письмо для приглашения на конференцию отправляется для извещения людей о месте собрания и сроках его проведения. При составлении текста необходимо учитывать статус участника. В итоге должно получиться информационно емкое и четко сформулированное сообщение.

Как пригласить человека на мероприятие

Элементы, которые должно содержать письмо-приглашение на мероприятие, приведены и расшифрованы в таблице ниже.

Порядковый №	Наименование элемента	Примечания
1	Дата проведения	Здесь указывается не только день, но и точное (вплоть до минут) время начала мероприятия.
2	Место проведения	Речь идет не только об адресе, но и о приложенной схеме проезда, карте нахождения нужного зала в большом здании, описании ориентиров, перечне подходящих маршрутов общественного транспорта и других подробностях, облегчающих приглашаемому поиск локации.
3	Вид встречи	Здесь имеется в виду ее название – конференция, выставка, корпоративный праздник, собеседование и т.д.
4	Само приглашение	Приглашение выражается фразой «Приглашаем Вас…». Также в этой части указывается, какая роль предлагается приглашаемому – участника, гостя, выступающего, наблюдателя, дегустатора и т.д.
5	Содержание встречи	В этом разделе раскрываются отдельные подробности встречи. Если речь идет о конференции, может быть приложен список тем докладов, если о корпоративном празднике – программа торжества и т.д.
6	Просьба сообщить адресата о своих планах	Попросту просьба сообщить о соглашении либо отказе от участия. Причем желательно указать, каким образом человек это должен сделать – ответным письмом или по телефону.

Идея

Я решил, что для выставки нужно отобрать из фондов музея 12 лучших работ, по версии кураторов и местных инстаблогеров. Сделал ставку не на экспозицию, а на атмосферу светского события.

Идея родилась, когда я листал каталог музея. Некоторые работы мне нравились, другие совсем нет. Я подумал, что многих известных местных блогеров заинтересует предложение стать «кураторами». Кроме того, я только что провел инстатур по музеям для блогеров, которые пишут для мам с детьми.

Мнение «в этих ваших музеях один нафталин», сменилось восторженными отзывами. Мы даже полностью закрыли экскурсионный план одного маленького музея на месяц вперед. Так что с лидерами мнений проблем не должно было возникнуть.

Привести обычных горожан посмотреть работы художников, фамилии которых очень сложно гуглятся, задача невыполнимая.

Я решил сосредоточиться на антураже:

• рекомендуемый коктейльный дресс-код;
• фуршет с шампанским;
• диджей и легкая музыка;
• хороший фотограф, который снимет гостям контент для социальных сетей;
• краткая лекция об искусстве для любителей интеллектуальных развлечений;
• детский мастер-класс для тех, кому не с кем оставить дома свое чадо;
• выездная точка с кофейшиков с капингом.

Идеи мне согласовали и даже пообещали подключить продажу электронных билетов на сайте музея и взять на себя поиски кофейного партнера.

Что бы я исправил в 2020 году: ничего. Я все еще уверен (и не раз использовал этот прием позднее), дресс-код отлично мотивирует людей пойти на культурное событие, разумеется, вместе с другими факторами. Опыт продвижения мероприятий показывает, посетителям приобщиться к культуре все еще важнее, чем ее понять.

Дизайн приглашения

Для привлекательного приглашения используются не только текстовые приёмы, но и некоторые визуальные — их вы можете использовать, чтобы убедить потенциальных участников встречи посетить событие.

Адаптируйте дизайн с его четырьмя центральными компонентами — изображения, типографика, фон, цвета — именно для вашей целевой группы.

Изображения

Изображения играют особую роль в визуальном обращении, поскольку могут вызывать эмоции и желания, впечатлять, вдохновлять, а также шокировать.

Наши рекомендации по выбору правильных изображений:

• Выберите картинки, которые соответствуют настроению, которое вы хотите передать;
• Будьте изобретательны и не выбирайте самые очевидные изображения, которые уже используют все остальные;
• Не используйте стоковые фотографии, придайте своим фотографиям индивидуальный вид;

Если у вас нет времени или бюджета для собственной съёмки с фотографами, вы можете выбрать несколько фотографий с высоким разрешением по адресу на unsplash.com.

Если вы отправляете приглашение на мероприятие в цифровом формате, тогда используйте видео. На mixkit.co вы огромный выбор видео в высоком качестве. На обеих платформах материал абсолютно бесплатный и может использоваться в коммерческих целях без каких-либо ограничений.

Приглашение на мероприятие – образец:

Типографика

Наше подсознание интерпретирует шрифты и присваивает им смыслы. Они также способны вызывать ассоциации и эмоции — что делает их выбор важным для разработки приглашений на мероприятия.

Выберите два шрифта, более яркий для заголовка и более разборчивый для подзаголовка и основного текста.

Слишком похожие шрифты могут «съедать» друг друга, поэтому следует избегать объединения двух шрифтов с засечками — Times New Roman и Minion, например.

Обратите внимание на контраст шрифта с фоном, который облегчает чтение

Слишком большие отступы или межстрочный интервал могут привести к тому, что текст станет разваливаться, поэтому используйте подходящие размеры и интервалы.

Для интернета и, следовательно, цифровых приглашений fonts.google.com предлагает на выбор более 800 шрифтов бесплатно.

Фон

Если вы разрабатываете двусторонний пригласительный билет, то, вероятно, поместите изображение на лицевую сторону, в то время как на оборотную сторону — основной текст. Поэтому здесь основное внимание уделяется общению через слова. Вот почему важно помнить, что шрифт должен сильно выделяться на фоне, быть контрастным.

Это не означает, однако, что вы не можете использовать другие элементы дизайна: например, дополнительные графические элементы для поддержки фирменного стиля или «декоративные элементы» поверх фона.

Цвета

Каждый цвет имеет определенный эффект и вызывает определенные чувства. Не упускайт это из виду и сознательно влияйте на восприятие аудитории с помощью соответствующего выбора цвета.

В следующем списке приведен краткий обзор психологического эффекта цветов.:

• Красный: динамичный, страстный;
• Желтый: яркий, весёлый;
• Зеленый: натуральный, живой;
• Синий: заслуживающий доверия, объективный;
• Апельсин: энергичный, тёплый;
• Фиолетовый: креатив, магия;
• Чёрный: серьёзный, классический;
• Белый: простой, дружелюбный;
• Серый: деловой, профессиональный.

Способы вручения приглашения адресату

Существует несколько способов доставки приглашения адресату.

1. Личная передача (из рук в руки). Это можно сделать через курьера или сотрудника организатора встречи. Плюс такого варианта – сочетание письменной и устной форм приглашения. Ведь вручающий письмо человек может передать послание еще и на словах, что усилит эффект пригласительного сообщения.
2. Отправка посредством Почты России. При выборе этого способа важно учитывать сроки доставки (и даже брать время с определённым запасом). В противном случае приглашение может оказаться уже не актуальным. 
3. Отправка по электронной почте. Быстрый и надежный вариант, но здесь есть одно важное условие – знание электронного адреса приглашаемого. Этот вариант часто используется при приглашении соискателя на собеседование при наличии вакантных рабочих мест. Однако в случае организации какой-либо важной или торжественной встречи электронное письмо – не лучший способ.

Способы доставки

После того, как все пригласительные на мероприятия подготовлены, необходимо решить, какими способами их лучше доставить до адресатов. Выбор доставки зависит от формата и престижности мероприятия.

• Если это официальный прием, то лучше вручить большую часть пригласительных лично в руки приглашенным лицам.
• Для  организации участия приглашаемых в коммерческих мероприятиях можно использовать услуги курьеров.
• Допустимо направлять приглашения почтовыми отправлениями, при этом необходимо учитывать период времени, необходимый для их доставки.
• Наиболее распространенный и быстрый способ доставить приглашение — это отправка по электронной почте. Однако для особенно торжественных событий такой вариант не рекомендуется использовать.

Также важно помнить: правила делового этикета определяют сроки отправки писем, составляющие не менее 2-х недель до начала мероприятия.

Программа открытия

Поход в кино, на концерт или спектакль легко спланировать. Вы заранее знаете, сколько продлится событие. С выставками сложнее. Даже большую экспозицию легко пройти за 20 минут. Что делать потом? Выстраивая маркетинговую стратегию открытия выставки, я всегда уделяю большое внимание внутреннему таймингу. Иначе у посетителя непременно возникнет вопрос: «Я что отдал деньги за двадцатиминутную прогулку»?

На сбор гостей мы отвели 30 минут. Торжественное открытие с речами всех важных людей в 19:30. Потом свободное время, экскурсия от куратора и две активности параллельно: лекция об искусстве и мастер-класс для детей. Потом снова можно сфотографировать в фотозоне, допить шампанское, послушать сет и выпить кофе.

Лекцию прочла сотрудница музея и известный в городе куратор, фотограф (его фотографиями оформлена эта статья) и диджей согласились поучаствовать за трансфер, респект, шампанское и промо. Недостающее звуковое оборудование одолжили в другом учреждении культуры.

Что бы я исправил в 2020 году:почти ничего. Я все еще люблю кураторские экскурсии и побочные активности: краткие лекции или мастер-классы. Я все еще уверен, что фотоотчет известного в городе фотографа и диджей-сет добавляют стоимости событию в глазах потенциального посетителя. Горячий кофе в начале сентября — провальная идея.

Как правильно составить приглашение

Грамотное составление письма-приглашения предполагает учет цели встречи. Кроме того, в содержании пригласительного необходимо указать все ключевые моменты мероприятия, чтобы у адресата после изучения текста не осталось никаких вопросов. 

Как пригласить человека на собеседование

Обычно соискателей приглашают на собеседование по телефону или посредством электронного письма-приглашения. Если предпочтителен второй вариант, то послание должно содержать следующие элементы:

• Вежливое обращение к приглашаемому (использование прилагательного «Уважаемый», обращение по имени-отчеству);
• Наименование приглашающей стороны;
• Точное название должности, предлагаемой потенциальному сотруднику;
• Подробное описание места проведения собеседования (иногда требуется указать не только адрес, но и схему проезда или нахождения нужного кабинета в большом здании);
• Точное время начала встречи;
• Перечень документов и других вещей, которые соискатель должен иметь при себе;
• Контактная информация по лицу, проводящему собеседование (чаще всего телефон, по которому соискатель в случае возникновения вопросов сможет задать их непосредственно организатору мероприятия).

Подготовка. Контент и маркетинг

Афиша и оформление социальных сетей

Я очень хотел, чтобы событие отличалось от всего, что раньше проходило в музее. Мне было важно, чтобы потенциальные посетители поняли: «На этом мероприятии все по-другому». Если вы хотите отстроиться от остальных культурных событий в любом провинциальном городе, сделайте хорошую афишу. Этим я и занялся.

Основной трафик должен был пойти на событие ВКонтакте. Знакомая девушка-дизайнер подготовила афишу и весь визуал для ВКонтакте и Instagram бесплатно. Размеры шапки, аватарки и картинок для постов взяли из рекомендаций социальных сетей.

Афиша события

Для основного поста с описанием события и программы я придумал сделать еще и карточки. Картинка и краткий текст с основными УТП открытия. ВКонтакте хорошо размещает в одном посте 6 картинок. Из этого я и исходил. В Instagram сделали «карусель».

vk.com У Тольяттинского художественного музея есть огромная коллекция из более чем 8000 работ. Среди них… Выставка-вечеринка “Фонды на свет” | ВКонтакте

Что бы я исправил в 2020 году: опять ничего. «Карточки» стали важным форматом для медиа. На афише невозможно разместить много текста. А внимание в ленте все еще удобно цеплять таким подходом.

Нейминг, тексты и контент

Я всегда стараюсь называть события так, чтобы потенциальный посетитель понял, что он увидит. Особенно это касается музеев. Их сотрудники очень любят «музейный язык», который добавляет важности и напускает тумана. Это отлично работает, если вы «Гараж» или МАММ. В других случаях, лучше не превращать потенциального посетителя в ежика из известного мультфильма.

Событие назвали Выставка-вечеринка «Фонды на свет». «Выставку-вечеринку» придумал я, а название — работники музея. Это был компромиссный вариант, потому что «выставка-вечеринка» их очень смущала. Но я очень хотел максимальной отстройки от любого музейного события. Идея очень понравилась самому главному руководителю музейных начальников.

Когда я пишу любой коммерческий текст, стараюсь ставить себя на место потенциального потребителя. Рассказываю о событии просто и понятно. Говоря о культуре, очень легко скатиться в восторженные описания или начать говорить профессиональными терминами или рядами существительных, как это любят музейщики. Есть даже специальный термин «Музейный язык». Когда на нем начинают говорить и писать, обычный человек читает и чувствует себя дураком. А если он что-то не понимает или боится показаться необразованным, то никогда не купит билет.

Я создал краткий контент-план на 11 дней и написал такие посты:

• основной пост — описание выставки, ее программа и УТП, побуждение сделать репост за скидку при покупке билета;
• описание каждого УТП — картинка из тех, что я собрал в основном посте и более развернутое описание;
• «работа кипит» — показал, как музейщики отбирают картины в фондохранилище;
• «два по цене одного» — рассказал о выставке казанских художников, которую можно посмотреть по единому билету;
• выборы мастер-класса для детей — любая активность — это хорошо. Музейщики предложили три мастер-класса. Разместили голосование. Посетители выбрали один из самых простых. Демократия.
• … осталось билетов — напоминание о том, что билеты кончаются и призыв их скорее выкупать.

Что бы я исправил в 2020 году: ко всем постам, кроме главного, сделал одинаковый «подвал» с призывом бронировать билеты и ссылкой на покупку. Странно выглядит, но работает.

Маркетинг

Даже максимальная отстройка от всех мероприятий музея с помощью афиши и понятных текстов не приведет людей. Нужно было решить, как лить трафик, если нет денег даже на самый простой таргет ВКонтакте.

Действовали так:

В наполненную контентом встречу «приглашали» участников из сообществ музея и еще нескольких партнерских сообществ. 100 рублей на оплату капчи взяли из бюджета события. Эта серая схема и прямо сейчас ее использовать я никому не рекомендую, но на ней до сих пор строится маркетинг многих провинциальных концертов.

Лиды приходили на основной пост и репостили его, чтобы получить скидку (150 рублей за билет, вместо 200). Мы запустились 28 августа и собрали в этом месяце полный охват 6923. В сентябре — 8038.

Когда провел событие 3 года назад и забыл заскринить статистику

Проблема: онлайн-оплата на сайте музея так и не запустилась.

Пришлось срочно придумывать выход. Решили, что будем собирать заявки на бронь билетов и предлагать выкупить их в кассе музея заранее. Сотрудники наотрез отказались принимать деньги на карту и тут же сдавать их в кассу. Даже топорных онлайн-продаж не вышло.

Схема бронирования выглядела так:

• в максимальном числе постов я указал ссылку на сотрудницу, у которой необходимо забронировать билет. Билетов всего 70 и на всех их не хватит. Мы завели гугл-форму, чтобы отмечать брони;
• я написал скрипт, а сотрудница музея писала его всем, кто указал, что «точно пойдет» на событие.

Последний пункт был самым адским. За сутки можно написать только 20 сообщений и выглядит это легким вторжением в частную жизнь. Однако брони пошли.

Я написал всем знакомым инстаблогерам. Критерии: от 2000 до 9000 подписчиков, ER больше 8%, осмысленная аудитория 25+. Предложил разместить посты и истории в обмен на «кураторство» выставки (выбрать по одной работе из каталога музея).

В начале кампании:

• 15 блогеров согласились разместить истории;
• 3 блогера разместили посты;
• 5 решили стать «кураторами».

За день до открытия:

• 8 блогеров разместили истории.

Отобрал работы из каталога всего один блогер. Музейщиков это только порадовало. Они очень переживали, что не смогут грамотно развесить картины.

Лучшая конверсия в брони у блогера, пишущего для мам с детьми (8000 подписчиков, ER 11%).

Итоги бронирования:

• Более 150 билетов забронировано;
• отлично работает «сарафанное радио» и рекомендации блогеров;
• билетов, выкупленных заранее очень мало.

Таблица бронирования: когда устал нумеровать брони

Что бы я исправил в 2020 году:только электронные билеты, никаких сообщений в личку. Обычно музеи очень плохо продают билеты заранее. Посетители знают, что можно прийти и купить билеты в кассе. Это не концерт, где зал могут продать подчистую. В музее немноголюдно и места хватит всем. Исключение — любое уникальное событие, например, открытие выставки. На него необходимо продавать электронные билеты. Странно, что это нужно объяснять в 2020 году, но: нет электронных билетов, нет конверсии с сайта и социальных сетей.

По какой причине письменное приглашение лучше устного

Письменное приглашение вызывает больший интерес к предстоящему событию, делает его в глазах приглашаемого более статусным и важным. Кроме того, это знак уважения от организаторов конференции или выставки к человеку, которого они хотят видеть на мероприятии.

Письменные приглашения лучше устных по следующим причинам:

• Письмо можно отправить людям, с которыми сложно связаться по телефону или встретиться лично;
• В письменном приглашении содержится ключевая информация о мероприятии (от его содержания до места и времени проведения встречи), так что эти важные моменты не выветрятся из памяти приглашенного – они всегда в нужный момент окажутся перед глазами;
• Создание правильно оформленного письма требует определённых временных и финансовых затрат, что говорит получателю о повышенном внимании к его персоне приглашающей стороны и служит знаком особого расположения (а это уже способствует формированию повышенной лояльности к организаторам встречи);
• Письмо является как бы физическим напоминанием о предстоящем событии – оно позволяет информации о мероприятии крепче отложиться в памяти приглашенного.

Текст приглашения на корпоратив

Так, в тексте приглашения на корпоративный праздник следует указать дату и место его проведения, способ доставки гостей (своим транспортом или, например, автобусами от офиса), форму одежды (она может быть свободной, вечерней или тематической, если вы организуете карнавал).

Уточните, можно ли взять с собой супруга или супругу, детей. Если на вечеринке будут выступать приглашенные артисты, об этом также можно упомянуть в тексте приглашения на корпоратив.

Что касается стиля, то здесь допускается разнообразие в зависимости от статуса торжества. Текст приглашения может быть выдержан в официальном или неофициальном, даже шутливом стиле.

Но в любом случае приглашение на корпоративное мероприятие нужно достойно оформить. Его можно отправить в виде смс, по электронной почте, разместить на открытках, в стенгазете или на доске объявлений.

Учесть все требования, которые предъявляются к текстам приглашений на корпоративный праздник не так-то просто. Мы решили облегчить для вас эту задачу и привели образцы текстов подобного рода приглашений, чтобы вы могли выбрать наиболее подходящий из них в качестве основы.

Дополните его, приложив немного усилий и фантазии, – и тогда ваше приглашение на корпоративное мероприятие не оставит равнодушным никого.

***
Уважаемый _________________!
С радостью сообщаем Вам, что ___(дата)___ исполняется ровно ___ лет со времени основания нашей компании.
В честь этого замечательного праздника мы организовываем большой банкет,
на который с удовольствием приглашаем Вас!
Праздничное мероприятие запланировано на ___(дата)____ в развлекательно-ресторанном комплексе «____(название)____» (__________(адрес)___________),
начало в __(время)__ часов.
Ждем Вас с нетерпением!
Сотрудники компании __________

***
Уважаемый_________________!
Приглашаем Вас на яркий праздник, посвященный дню рождения нашего дружного коллектива.
Торжество состоится ___(дата)__ в ресторане «_________», начало в __(время)__.
В день рождения нашей компании мы соберемся вместе, чтобы поздравить друг друга с продуктивным и успешным прошедшим годом, а также приятно провести
время в атмосфере веселья и праздника.
Приходите обязательно – повеселимся на славу!
Сплоченный коллектив компании ____________

Приглашение на корпоративный праздник может быть лаконичным и сдержанным, а может быть достаточно эмоциональным, особенно если идет речь о предстоящей теплой встрече друзей и единомышленников. Например, текст приглашения на корпоратив в честь дня рождения компании или Нового года может быть следующим.

***
Дорогие друзья!
Мы уверены, что настоящее богатство заключается не в накоплении материальных благ. Важно знать, что рядом есть верные друзья и партнеры, проверенные временем и делами. Надежные соратники – это точка опоры в движении к успеху и преодолении любых препятствий.
Будем рады встретить Вас на рождественском ужине, который состоится ___________(дата) в ресторане _____________. Надеемся, что праздничный вечер в кругу друзей, партнеров и коллег станет для Вас приятным и интересным событием.

***
Дорогие коллеги!
Самое ценное для нашей компании – это наши надежные партнеры и наш дружный коллектив. Совместная работа в прошлом году способствовала развитию нашего предприятия. И, конечно, мы не достигли бы такого успеха без Вашей самоотдачи и желания развиваться.
С огромным удовольствием приглашаем Вас на праздничную вечеринку, которая начнется в _________ в кафе ______________. Мы встретим Новый год в атмосфере праздника, в кругу друзей и коллег.
Пусть наступающий год будет не менее удачным, чем уходящий. Желаем Вам и Вашим близким счастья, радости, здоровья и благополучия!
С уважением,
____________.

Читайте также:  Как накопить на машину без долгов и кредитов – советы, основанные на личном опыте

Приглашение на любого рода корпоративное мероприятие можно отправить от имени коллег. Но особенно приятно сотрудникам будет получить его от имени руководства.

***
Уважаемый _______________!
Я рад приветствовать Вас от имени ___________________(название предприятия). Вы — один из ведущих специалистов компании и Ваш вклад в наше общее дело поистине бесценен.
20.. год со всеми достижениями, которые он принес, и трудностями уже почти позади. Настало время встретить новый 20.. год, который, как мы надеемся, принесет нам новые возможности, новые достижения, новые успехи и новые идеи.
Я надеюсь, что в окружении коллег Вы получите истинное удовольствие от праздника, посвященного нашим партнерам, друзьям и сотрудникам.
Мы ждем Вас в развлекательном комплексе ___________ по адресу ___________. Начало мероприятия запланировано на ________часов 25 декабря.
Приглашение действительно для двух человек.
С уважением,
директор предприятия___________________

***
Уважаемые коллеги!
Трудясь над последним проектом, вы проявили должный профессионализм и компетентность, а также приложили немало усилий, что принесло потрясающие результаты нашей компании. В знак благодарности мы устраиваем небольшую корпоративную вечеринку и приглашаем Вас присоединиться к нам.
Праздник состоится ________________(число) по адресу: ____________________. Время начала вечеринки: 19:00.
Будем рады видеть Вас!
С уважением,
заместитель директора ________________.

***
Дорогие коллеги!
Мы ценим ответственность, целеустремленность и работоспособность, которыми обладают наши сотрудники, но вместе с тем понимаем, что должная продуктивность невозможна без хорошего отдыха. Поэтому мы решили порадовать наших работников и устроить для них небольшой праздник. В эту субботу, _________(число), мы приглашаем Вас на корпоративный пикник, где Вы сможете расслабиться, пообщаться с коллегами и насладиться красотой природы. До места проведения праздника будет организован трансфер.
Сбор в ________(время) около главного входа в офис. Надеемся, что Вы примете наше приглашение!
С уважением,
дирекция компании _________________.

И, наконец, текст приглашения на корпоративный праздник может быть написан в стихотворной форме.

***
Приглашаем от души на праздник замечательный,
Приходите отмечать, будем вам признательны!
Ведь сегодня Новый год, сказка начинается.
Как известно, в этот день чудеса случаются!
С Новым годом вас, друзья, дружно поздравляем!
Вас чудеса, сюрпризы ждут, веселье обещаем!

***
Стол накрыт, подарки, свечи…
Все застыло в предвкушенье.
В этот теплый, чудный вечер
Ждем вас в гости с нетерпеньем.

Приглашаем вас с любовью
К нам на Новый год прийти.
Эту сказку новогоднюю
Вместе с нами провести!

Пошаговое руководство по написанию приглашения

Законодательно вопрос написания пригласительных писем не регулируется. Строгих форм и бланков нет. Но в деловой среде сложились определённые правила, касающиеся оформления приглашений. Например, чаще всего такие письма выглядят более презентабельно, чем обычная корреспонденция. Приглашения составляются на качественной бумаге, в их оформлении присутствуют элементы декора. Обращение к приглашаемому осуществляется в вежливой форме, с использованием слова «Уважаемый» и имени-отчества лица.  Приписка «С уважением» приветствуется и в конце письма.

Инструкция по написанию приглашений выглядит так:

• Начинается все с вежливого обращения;
• Затем идет пригласительная часть, в которой рассказывается о месте и времени проведения встречи;
• Раскрывается информация о содержании мероприятия;
• В некоторых случаях прописывается просьба о сообщении приглашаемого о своем намерении посетить мероприятие;
• Организатор еще раз указывает себя – пишется наименование приглашающей стороны и указываются контакты для связи. 

Как ответить на приглашение

Получив приглашение, необходимо проинформировать устроителей о своем решении принять участие в мероприятии или отклонить предложение.

Ответ  предоставляется по-разному, с учетом формата проводимого мероприятия. Это может быть звонок приглашающей стороне по контактным телефонам, указанным в пригласительном, отправка электронного сообщения или предоставление письменного уведомления в случаях, когда необходимо соблюсти требования делового протокола.

При подготовке ответа, особенно, в случае отказа  принять участие в мероприятии, важно сформулировать его причину. Если реальной причины нет, а идти не хочется, то лучше сослаться на занятость, поскольку ссылки, например, на недомогание или болезнь могут обернуться неприятностями, ведь отказавшийся может быть замечен на другом празднике, вечере или банкете.

Если на приглашении указана аббревиатура R. S. V. P., то ответ должен быть предоставлен обязательно по контактным телефонам или электронному адресу, указанным на бланке. Если же устроители в тексте указали, что информировать их необходимо только в случае отказа, то именно так и следует поступить.

При необходимости проинформировать о своем участии организаторов неофициальных частных праздников, чаще всего не требуются соблюдение каких-либо условностей. Как правило, достаточно обычного звонка с информацией о том, принято предложение или отклонено по какой-либо причине.

Умение создать качественное приглашение и правильно его принять позволяет демонстрировать сторонам уважительное отношение друг к другу, подчеркивать ценность контактов и желание поддерживать и развивать дальнейшее общение.

[spoiler title=”Источники”]

• https://abcdwork.ru/finansy/pismo-priglashenie-obrazec-na-meropriyatie-vystavku.html
• https://online-buhuchet.ru/obrazec-pisma-priglasheniya-na-delovoe-meropriyatie-vystavku/
• https://vc.ru/marketing/168091-marketing-kultury-kak-ya-sobral-anshlag-na-otkrytii-vystavki-za-11-dney

[/spoiler]

Любое официальное мероприятие – организация выставки, проведение собрания в форме конференции и т.д. – задумывается для гостей, посетителей. Людей нужно как-то пригласить. Сделать это, конечно, можно устно (при встрече или по телефону). Но если требуется соблюсти условия делового этикета, придется составлять пригласительное письмо. Как правильно оформить этот документ, читайте ниже.

С какой целью составляется письмо-приглашение

Пригласительное письмо – это особый знак уважения приглашенному. А также способ подчеркнуть статус мероприятия и важность присутствия на нем конкретного человека. Кроме того, бумага служит напоминанием о приеме и содержит важную информацию, необходимую адресату чтобы понять содержание и задачи встречи, а также не забыть время и место ее проведения.

К основным целям составления писем-приглашений можно отнести:

• Уведомление приглашаемого о самом факте проведения встречи;
• Подтверждение для адресата факта его приглашенности (человек получает письменное свидетельство того, что его действительно пригласили);
• Информирование приглашенного лица о месте и времени планируемого события, а также об основных целях и формате встречи.

По какой причине письменное приглашение лучше устного

Письменное приглашение вызывает больший интерес к предстоящему событию, делает его в глазах приглашаемого более статусным и важным. Кроме того, это знак уважения от организаторов конференции или выставки к человеку, которого они хотят видеть на мероприятии.

Письменные приглашения лучше устных по следующим причинам:

• Письмо можно отправить людям, с которыми сложно связаться по телефону или встретиться лично;
• В письменном приглашении содержится ключевая информация о мероприятии (от его содержания до места и времени проведения встречи), так что эти важные моменты не выветрятся из памяти приглашенного – они всегда в нужный момент окажутся перед глазами;
• Создание правильно оформленного письма требует определённых временных и финансовых затрат, что говорит получателю о повышенном внимании к его персоне приглашающей стороны и служит знаком особого расположения (а это уже способствует формированию повышенной лояльности к организаторам встречи);
• Письмо является как бы физическим напоминанием о предстоящем событии – оно позволяет информации о мероприятии крепче отложиться в памяти приглашенного.

Способы вручения приглашения адресату

Существует несколько способов доставки приглашения адресату.

1. Личная передача (из рук в руки). Это можно сделать через курьера или сотрудника организатора встречи. Плюс такого варианта – сочетание письменной и устной форм приглашения. Ведь вручающий письмо человек может передать послание еще и на словах, что усилит эффект пригласительного сообщения.
2. Отправка посредством Почты России. При выборе этого способа важно учитывать сроки доставки (и даже брать время с определённым запасом). В противном случае приглашение может оказаться уже не актуальным. 
3. Отправка по электронной почте. Быстрый и надежный вариант, но здесь есть одно важное условие – знание электронного адреса приглашаемого. Этот вариант часто используется при приглашении соискателя на собеседование при наличии вакантных рабочих мест. Однако в случае организации какой-либо важной или торжественной встречи электронное письмо – не лучший способ.

Как правильно составить приглашение

Грамотное составление письма-приглашения предполагает учет цели встречи. Кроме того, в содержании пригласительного необходимо указать все ключевые моменты мероприятия, чтобы у адресата после изучения текста не осталось никаких вопросов. 

Как пригласить человека на собеседование

Обычно соискателей приглашают на собеседование по телефону или посредством электронного письма-приглашения. Если предпочтителен второй вариант, то послание должно содержать следующие элементы:

• Вежливое обращение к приглашаемому (использование прилагательного «Уважаемый», обращение по имени-отчеству);
• Наименование приглашающей стороны;
• Точное название должности, предлагаемой потенциальному сотруднику;
• Подробное описание места проведения собеседования (иногда требуется указать не только адрес, но и схему проезда или нахождения нужного кабинета в большом здании);
• Точное время начала встречи;
• Перечень документов и других вещей, которые соискатель должен иметь при себе;
• Контактная информация по лицу, проводящему собеседование (чаще всего телефон, по которому соискатель в случае возникновения вопросов сможет задать их непосредственно организатору мероприятия).

Как пригласить человека на мероприятие

Элементы, которые должно содержать письмо-приглашение на мероприятие, приведены и расшифрованы в таблице ниже.

Порядковый №	Наименование элемента	Примечания
1	Дата проведения	Здесь указывается не только день, но и точное (вплоть до минут) время начала мероприятия.
2	Место проведения	Речь идет не только об адресе, но и о приложенной схеме проезда, карте нахождения нужного зала в большом здании, описании ориентиров, перечне подходящих маршрутов общественного транспорта и других подробностях, облегчающих приглашаемому поиск локации.
3	Вид встречи	Здесь имеется в виду ее название – конференция, выставка, корпоративный праздник, собеседование и т.д.
4	Само приглашение	Приглашение выражается фразой «Приглашаем Вас…». Также в этой части указывается, какая роль предлагается приглашаемому – участника, гостя, выступающего, наблюдателя, дегустатора и т.д.
5	Содержание встречи	В этом разделе раскрываются отдельные подробности встречи. Если речь идет о конференции, может быть приложен список тем докладов, если о корпоративном празднике – программа торжества и т.д.
6	Просьба сообщить адресата о своих планах	Попросту просьба сообщить о соглашении либо отказе от участия. Причем желательно указать, каким образом человек это должен сделать – ответным письмом или по телефону.

Что должно содержать приглашение

Пригласительное письмо обычно включает в себя следующие сведения:

• Адрес места проведения встречи, а также ее дата и точное время начала;
• Вид мероприятия и его краткое описание (программа);
• Роль приглашенного (слушатель, наблюдатель, участник, выступающий и т.д.);
• Если это имеет значение, указание на дресс-код;
• Контакты организаторов;
• Просьба сообщения адресата о своих планах на посещение встречи;
• Дополнительная информация (схемы рассадки гостей или список имен приглашенных знаменитостей, например).

Пошаговое руководство по написанию приглашения

Законодательно вопрос написания пригласительных писем не регулируется. Строгих форм и бланков нет. Но в деловой среде сложились определённые правила, касающиеся оформления приглашений. Например, чаще всего такие письма выглядят более презентабельно, чем обычная корреспонденция. Приглашения составляются на качественной бумаге, в их оформлении присутствуют элементы декора. Обращение к приглашаемому осуществляется в вежливой форме, с использованием слова «Уважаемый» и имени-отчества лица.  Приписка «С уважением» приветствуется и в конце письма.

Инструкция по написанию приглашений выглядит так:

• Начинается все с вежливого обращения;
• Затем идет пригласительная часть, в которой рассказывается о месте и времени проведения встречи;
• Раскрывается информация о содержании мероприятия;
• В некоторых случаях прописывается просьба о сообщении приглашаемого о своем намерении посетить мероприятие;
• Организатор еще раз указывает себя – пишется наименование приглашающей стороны и указываются контакты для связи. 

Дизайн приглашения

Дизайн приглашения имеет большое значение для приглашаемого. По нему можно судить и о статусе встречи, и о ее общем настроении. 

Фон

Основное требование к фону – это его контрастность с цветом шрифта. Так у приглашаемого не возникнет трудностей с чтением текста. В остальном никаких ограничений нет – главное, чтобы цвет фона гармонировал с используемыми элементами декора и соответствовал общему настрою встречи.

Выбор цвета

Цвета имеют свойство вызывать определённые чувства и эффекты. Поэтому к выбору цветового решения важно подойти серьезно. Например, зеленый ассоциируется со свежестью и натуральностью, фиолетовый – с креативностью и магией, желтый – с весельем и беззаботностью и т.д.

Иллюстрации

Иллюстрации способны вдохновить, удивить, заинтересовать, а иногда даже шокировать. Выбирая изображения для пригласительного, воспользуйтесь следующими простыми рекомендациями:

• Используйте картинки, максимально передающие общий настрой встречи;
• В некоторых случаях допустим юмор и креатив, в других – предпочтительнее строгость и классика;
• Не стоит останавливаться на очевидных иллюстрациях, которые в подобных ситуациях уже много раз использовали до вас;
• Не прибегайте к стоковым фото, большее доверие и уважение вызывают оригинальные изображения.

Типографика

Внимание следует уделить выбору шрифтов (как правило, используется два их вида – более броский для заголовка и сдержанный для основной части), соответствию цветов фона и букв, величине межстрочного интервала (не рекомендуется делать его ни слишком большим, ни слишком маленьким). 

Образцы оформление приглашений

В этом разделе рассмотрим образцы пригласительных на мероприятия разного типа.

Приглашение на конференцию

Уважаемая Инга Семеновна!

Оргкомитет Российского IT-сообщества приглашает Вас стать гостем конференции, которая состоится 29 октября 2023 года в здании Красноярского Государственного Университета. Начало мероприятия в 12:00 по МСК. 

В рамках конференции выступят более двадцати докладчиков (темы докладов и имена выступающих прилагаются). Просим Вас заранее (до 27.10.2023) сообщить о намерении посетить встречу по телефону ХХХХХХХХХХХ. 

Будем искренне рады Вашему присутствию!

С уважением, Оргкомитет Российского IT-сообщества

Тел. для связи ХХХХХХХХХХХХХХХ.

Приглашение на собеседование

Уважаемый Федор Семенович!

На сегодняшний момент в нашей организации появилась вакансия на должность менеджера по закупкам. Сведения, предоставленные Вами в Вашем резюме, нас заинтересовали. Для того, чтобы записаться на собеседование, свяжитесь с нашим сотрудником по указанному ниже телефону.

ОАО «СФЕРА»,

Специалист по кадрам Синеева Анна Кондратьевна,

Тел. ХХХХХХХХХХХХХХХХХХ.

Приглашение на выставку

Гендиректору ООО «ЗДОРОВЬЕ»

Селиванову Петру Сергеевичу

Уважаемый Петр Сергеевич!

Приглашаем Вас стать гостем выставки «Медоборудование нового времени», тема которой – инновации в сфере медицинского оборудования.

Время посещения выставки: с 01.12.2023 по 20.12.2023 ежедневно с 9:00 по 17:00 по МСК. Вход только по пригласительному. Адрес проведения мероприятия: г. Сызрань, ул. Советская, 4, ТЦ «Спектр», 5-й вход, зал №4. 

Исполнитель: Федосова Анастасия Федоровна,

Тел: ХХХХХХХХХХХХХХХХХХ

Приглашение на корпоратив

Уважаемый Виктор Игоревич!

Имеем радость сообщить Вам, что 17.12.2023 исполняется ровно 10 лет со дня основания нашей компании ООО «ЕВРОПА». 

В честь этого юбилея мы организуем банкет, на котором будем рады видеть Вас в качестве гостя!

Торжественное мероприятие назначено на 17.12.2023 в ресторане «Русское подворье», расположенном по адресу: г. Н. Новгород, улица Мира, 17. Начало праздничного вечера в 17:00 по местному времени. 

С нетерпением ждем Вас!

Коллектив ООО «ЕВРОПА»

Как ответить на приглашение

Часто в пригласительном содержится просьба подтвердить участие в мероприятии или отправить отказ. В случае положительного решения приглашенного лица, действовать следует так, как указано в письме: сделать звонок и уведомить организатора о своем участии лично, отправить сообщение по электронной почте или оформить согласие письменно. В последнем случае используются формулировки вроде «Настоящим уведомляю Вас о своей готовности принять участие в конференции…». 

 Как написать письмо с отказом от приглашения

При отказе всегда важно четко обозначить его причину. Подойдут и обтекаемые формулировки (например, ссылка на занятость). 

Обычно для отказа достаточно телефонного звонка или просто игнорирования приглашения (часто участие просят подтвердить, а по умолчанию принимается отказ). Но иногда требуется составление специального письма. И в этом случае важно соблюсти правила его оформления:

• Оформляйте письмо на фирменном бланке компании;
• Заверьте текст гендиректором или имеющим право замещать его лицом;
• Зарегистрируйте письмо соответствующим образом чтобы придать ему официальную силу.

Важно! В случае отправки отказа по электронной почте с особым вниманием подойдите к названию сообщения. Если в заголовке будет фигурировать резкое слово «отказ», велики шансы, что письмо останется непрочитанным. Лучше сформулировать заголовок более мягко – например, «Информация об участии в конференции».