Как составить письмо спонсору мероприятия

Официальное письмо с просьбой о спонсорской помощи — это ходатайство к юридическим или физическим лицам о предоставлении финансовой поддержки в проведении культурного, спортивного, иного мероприятия. Обращение важно составить так, чтобы потенциальный благотворитель смог оценить важность и значимость организуемого мероприятия и согласился выделить средства.

Что такое спонсорство

Спонсорская помощь необходима общественным и благотворительным организациям для осуществления своей деятельности, при организации различных мероприятий. Спонсоры оказывают поддержку в ответ на письмо с просьбой о финансовой помощи на возмездной и безвозмездной основе.

Наиболее распространено предоставление финансовой поддержки спонсором с целью рекламы компании или продукта. В рамках таких отношений организатор — получатель поддержки размещает рекламу о спонсоре в месте проведения мероприятия, упоминает его в пресс-релизах.

Допускается и безвозмездное спонсорство в виде пожертвований или дарения имущества, не предусматривающее каких-либо взаимных действий со стороны одаряемого. Такие взаимоотношения классифицируются как договор дарения или благотворительность.

Ещё один метод получения поддержки — матпомощь. Подобные отношения применяются между работником и работодателем.

Отличие спонсорства от благотворительности

Благотворительная деятельность регулируется положениями Федерального закона № 135-ФЗ от 11.08.1995. Оказывается она только в определенных целях. Запрос о пожертвовании и ответ на просьбу о благотворительной помощи в обязательном порядке должны указывать цель и направление использования средств. Получатель пожертвования обязан:

• израсходовать субсидию только на заявленные цели;
• обеспечить раздельный учет доходов (расходов) в рамках благотворительности.

Если эти условия не соблюдены, пожертвования признаются нецелевыми и облагаются налогом с доходов.

Поступления от спонсоров, осуществляемые в обмен на рекламу, признаются внереализационным доходом и включаются в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, упрощенному налогу, налогу на доходы физлиц.

Правила составления

Адресуется письмо-просьба оказать спонсорскую поддержку конкретному лицу. Строгих правил, как написать письмо с просьбой о благотворительной помощи, не установлено. При его составлении укажите сведения о просителе и данные организации или физического лица, у которого запрашивается поддержка.

Начните письмо с личного обращения к спонсору. Опишите, кто вы. Укажите в письме о просьбе оказать спонсорскую помощь, какое мероприятие проводится, на что планируется использовать средства.

Запрашивая безвозмездное пожертвование, обязательно укажите цель расходования средств. Это убережет вас и дарителя от нежелательных налоговых последствий. Проследите, чтобы цель благотворительности соответствовала 135-ФЗ.

Пример письма спонсору об оказании материальной помощи

При необходимости расскажите спонсору, где и как будете упоминать о его участии в финансировании проводимого мероприятия, добавив в текст для сбора средств на благотворительность подобную формулировку:

Как оформить передачу средств спонсором

Понятия спонсорского договора российское законодательство не содержит. В зависимости от условий взаимоотношений сторон он вправе классифицироваться как:

• возмездное оказание услуг (спонсорская реклама);
• дарение (безвозмездная субсидия без указания цели);
• пожертвование (целевая субсидия с отчетностью со стороны получателя о расходовании).

Стороны вправе оформить взаимоотношения письменным договором или заключить сделку в устной форме. Письменная форма обязательна в случаях, предусмотренных ГК РФ, например, если по договору дарения передается имущество от юридического лица стоимостью более 3000 рублей (в том числе денежные средства).

Как обстоят дела с благотворительностью

В сложных жизненных обстоятельствах человек вправе обратиться за помощью в благотворительные фонды. Их деятельность обычно связана с определенным направлением: лечение детей или помощь малоимущим. Нет определенных правил, как оформляется письмо о просьбе в благотворительный фонд, установленных законодательно. Каждый фонд устанавливает правила самостоятельно. В настоящее время подать заявку на помощь соискатель вправе в электронном виде. Например, заполнив анкету на сайте благотворительной организации. Другой способ — связаться с представителями фонда по телефону и узнать особенности предоставления помощи.

Шаблоны и формы

Инструкция: составляем письмо с просьбой о спонсорской помощи

Официальное письмо с просьбой о спонсорской помощи — это прошение о материальной или финансовой поддержке. Направить ходатайство допускается не только в благотворительный фонд, но и в любую организацию или даже ИП. Обращения о матподдержке особенно актуальны в период кризиса из-за эпидемии коронавируса.

Скачать образец письма с просьбой о спонсорской помощи (пустой шаблон)

Скачать образец заполнения письма о спонсорской помощи в Word

В стране только начался период экономического кризиса из-за резкого падения цен на нефть и всемирной пандемии смертельной коронавирусной инфекции. Из-за неблагоприятной обстановки зафиксировано резкое снижение доходов граждан и организаций. Выручка снижается, предпринимателям и фирмам нечем платить заработную плату сотрудникам. Как результат снижается спрос на товары, работы и услуги.

Несмотря на многочисленные меры поддержки от государства (подробности в статье «Антикризисные меры на время карантина по коронавирусу: права и обязанности организаций»), бизнес оказался на грани банкротства. Беспроцентные кредиты и отсрочки по налогам не дают ожидаемого результата. Один из вариантов, как оставаться на плаву в период тяжелой экономической обстановке в стране — это обратиться за помощью.

К кому обратиться за помощью

Естественно, что просить поддержки у малого и среднего бизнеса, который сейчас наиболее уязвим из-за пандемии и падения цен на нефть, бессмысленно. Представителям СМП необходимо самим остаться на плаву. Следовательно, для получения хоть какой-то поддержки, необходимо обращаться к крупным компаниям.

Какие фирмы в приоритете:

Местные власти	В первую очередь необходимо заявить о проблеме местным властям. Уточните, возможно, в регионе есть программы, субсидии или гранты для поддержки бизнеса.
Политические партии, общественные организации и благотворительные фонды	Решить проблему с получением спонсорских денег помогут политики, общественные деятели и представители благотворительности.
Ресурсодобывающие и перерабатывающие предприятия	Это наиболее богатая отрасль промышленности, которая не прекратила свою деятельность в период пандемии коронавируса.
Крупные производственные компании	Промышленное производство — это отрасль экономики, которая тоже продолжила свою деятельность в период самоизоляции.
Компании, работающие в сфере интернет-технологий, связи и телекоммуникаций	Интернет-деятельность не попала под санкции из-за эпидемии. Практически все компании и ИП продолжили работать, но перешли в удаленный режим.
Средства массовой информации	Телевидение, интернет и печатные издания тоже продолжили работать в период изоляции. Вероятно, что сами компании (СМИ) не станут спонсорами, но они в силах заявить о проблеме в собственных изданиях.

Предприниматель вправе подать письмо с просьбой о финансовой помощи любому экономическому субъекту. Но рассмотрят ли это обращение, гарантий нет. Чтобы повысить шансы на поддержку от спонсора, соблюдайте рекомендации:

1. Территориальная привязка. В приоритете региональное и местное спонсорство. Благотворители охотнее помогают своим землякам, нежели малоизвестным компаниям, расположенных в других субъектах РФ.
2. Целевая направленность. Просить деньги или материальные активы необходимо на конкретные цели. Размытые, нечеткие формулировки — это первая причина отказа в поддержке.
3. Выгода. Просьба о спонсорстве должна содержать в себе определенную выгоду. Здесь речь идет не о конкретной материальной выгоде спонсора, а о пользе благого дела. Например, спонсорские деньги требуются на благоустройство территории санатория. Это позволит в будущем привлечь больше иногородних клиентов и улучшить экономическое положение муниципалитета.
4. Открытость и подотчетность. Обращаясь за спонсорскими деньгами, будьте готовы отчитаться за каждый рубль. В ходатайстве следует четко и детально описать, на что требуются деньги.

Это ключевые моменты в определении спонсора, но каждая ситуация индивидуальна, поэтому следует учитывать текущее положение дел, сферу бизнеса и экономическое положение.

Обязаны ли помочь

Благотворительность осуществляется исключительно по желанию жертвователя. Никаких законодательных норм и гарантий не предусмотрено, если благотворитель примет решение отказать в спонсорстве, то заставить его невозможно.

Поэтому так важно правильно и душевно составить прошение, чтобы получить положительный ответ на просьбу о благотворительной помощи в неблагоприятный экономический период.

Просящим фирмам следует понимать, что отказ в оказании матпомощи в настоящий момент, это не прихоть жертвователя. Сложное экономическое положение отразилось практически на всех сферах экономики. Вероятно, что спонсор сам терпит значительные убытки, поэтому и не в силах помочь материально.

Как правильно составить обращение

Единого шаблона, как просить о спонсорской помощи, не существует. Содержание письма определяется нюансами сложившихся обстоятельств. Но общие рекомендации есть.

Учите следующие правила при составлении письма с просьбой о благотворительной помощи:

1. Изучите информацию о деятельности жертвователя. Необходимо заранее уточнить, чем занимается спонсор, какие цели и направления для него приоритетны. Это потребуется, не только чтобы грамотно обратиться к благотворителю, но и заинтересовать его.
2. Указывайте точные цифры и цели благотворительной помощи. При необходимости приложите подробную смету работ или закупки товаров, которые необходимы для проекта/бизнеса. Если фирме требуются денежные средства, то следует подробно описать, на что их потратят.
3. Предусмотрите форму контроля целевого использования. Например, пропишите в письме, что за полученные средства, компания отчитается в установленный срок и по форме. Отчетность — важный момент в благотворительности, поэтому уделите ему особое внимание.
4. Обозначьте пользу проекта или деятельности. Необходимо убедить спонсора, что его вложения не пустая трата денег, а помощь в реализации важных и нужных проектов.
5. Укажите реквизиты и контакты для связи. Если просите денежную помощь, то укажите в письме платежные реквизиты, на которые благотворитель зачислит деньги. Информацию о контактах впишите подробно, обязательно укажите номер телефона и адрес электронной почты лица, который занимается реализацией проекта.

Примерный шаблон:

Письмо о получении благотворительной помощи составляйте с учетом правил деловой переписки. Панибратства и фамильярностей следует избегать. Ходатайство заверьте у руководителя компании/ИП. Отправить прошение допускается любым из перечисленных способов:

• лично в руки представителю благотворителя;
• почтовым отправлением;
• по факсу;
• электронным письмом.

Пример ходатайства о получении спонсорской помощи

Вот заполненный образец письма с просьбой оказать спонсорскую помощь некоммерческой организации:

От НКО «Помощь пенсионерам города Примерный»

Депутату Законодательного собрания

Доброму П. П.

Уважаемый Петр Петрович!

Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионерам города Примерный». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам. Наша работа заключается в следующей помощи жителям города Примерный:

• доставка медикаментов и лекарственных препаратов пенсионера и инвалидам;
• организация транспортировки инвалидов;
• уход и социальная помощь пенсионерам и инвалидам (уборка в жилых помещениях, помощь в приготовлении пиши, бытовые услуги);
• обеспечение бесплатного горячего питания лицам, попавшим в трудную жизненную ситуацию и бездомным;
• содействие в получении льготных лекарств, приспособлений, протезов и медицинских инструментов;
• доставка продуктов питания пенсионерам и гражданам, находящимся на самоизоляции в период эпидемии коронавируса;
• доставка средств дезинфекции, товаров первой необходимости лицам, находящимся на самоизоляции в период эпидемии коронавируса;
• иные виды соцпомощи гражданам, оказавшихся в сложной жизненной ситуации.

Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако в связи с эпидемией коронавирусной инфекции, средств не хватает. Денежные средства необходимы на следующие цели:

Статья затрат	Сумма в рублях
Покупка лекарственных препаратов	50 000,00
Покупка продуктов питания	50 000,00
Приобретение товаров первой необходимости	50 000,00
Покупка ГСМ для транспортировки и доставки	50 000,00
ИТОГО	200 000,00

На недавнем собрании правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию необходимо срочно менять. Также правительством принимается ряд мер для поддержки населения, оказавшегося в сложном экономическом положении из-за коронавирусной инфекции. В связи с этим прошу выделить 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров города Примерный».

В свою очередь гарантируем полный отчет о расходовании спонсорской помощи.

Денежные средства прошу перечислить по банковским реквизитам:

Некоммерческая организация «Помощь пенсионерам города Примерный»

ИНН/КПП:1234567890/1230010001

Расчетный счет №12300000000000000001 в банке АО «Надежный банк», ИНН:1111111111/КПП:123001001, БИК:05050502

С уважением, директор НКО Иванов А. А.

Об авторе статьи

Евдокимова Наталья

Бухгалтер-эксперт

С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению.
Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru

Вместе с эти материалом часто ищут:

Пот, кровь и слезы: вся правда о привлечении спонсоров на мероприятие

Светлана Ерохова, руководитель отдела по работе с партнерами, Event-маркетинг от А до Я, о том, как работать с партнерами и спонсорами на мероприятии.

Светлана — организатор фестиваля для детей и про детей «Детский Петербург» (73 партнера), конференций Hello, Blogger (28 партнеров), «Суровый Питерский SMM» (44 партнера), «SMM-Десант» (5 партнеров), конференция Sold Out (23 партнера).

Светлана: «Продажа партнёрств и поиск спонсоров — большой труд. Много отказов, но и много согласий».

Каким должен быть человек, который это делает?

• надежный,
• честный,
• стрессоустойчивый,
• амбициозный,
• решительный,
• бесстрашный,
• ответственный,
• обаятельный (лицо компании!),
• изобретательный,
• грамотный (письмо, речь, переговоры),
• оптимистичный,
• готовый к вызовам.

Мотивация сейлз-менеджера: зарплата (оклад) + % от каждой сделки (в т.ч. бартерной, по себестоимости профита). На берегу изначально договаривайтесь, сколько он будет получать. «Всё, что сэкономлено — заработано!» — святое правило.

Спонсор — устаревшее слово. Сейчас правильное — партнёр. Вы даёте возможности партнёр — деньги/товары/услуги. Результат — равное взаимовыгодное сотрудничество.

Где искать партнёров?

ОФЛАЙН:

• конференции, тематические выставки, мероприятия для специалистов
• вечеринки маркетологов, пиарщиков
• бизнес-завтраки
• переговорные поединки
• тренинги
• фестивали, городские праздники
• ВЕЗДЕ И ВСЕГДА!

ОНЛАЙН:

• Facebook* + профессиональные сообщества, например #prspb (там есть все!) Писать в личные сообщения — абсолютно нормально.
• LinkedIn
• Instagram**, ВКонтакте (кто таргетирует рекламу?)
• Любые бизнес-мероприятия/вебинары, у которых есть партнеры
• YouTube реклама (кто ее спонсирует?)

СМИ

РЕКЛАМА (она везде!)

СТАРТАПЫ — многие хотят сотрудничать, готовы рисковать. Даже если у них совсем мало денег, предложите им хотя бы маленькую интеграцию. Так вы потом можете приобрести постоянного полноценного партнёра — проверено.

Сбор информации, выход на лиц, принимающих решения

1. Собираем компании-лидеры в сегменте
2. Действуем от крупного к мелкому

Как выйти на ЛПРов?

• Facebook* (там есть практически все!)
• ВКонтакте
• LinkedIn
• Instagram** (считается более личной соцсетью, там много девушек)
• Интервью (для “больших шишек”: гуглите ФИО + должность + компания)
• ФИО, контакты, телефон на сайте компании
• Спрашивайте у знакомых/коллег (инсайды — наше всё!)
• Спрашивайте у менеджеров этой компании

Не стесняйтесь задавать вопросы! Всегда знайте, с кем ведёте переговоры. Это сильно упрощает общение.

С чем идти к партнёру?

• Качественное коммерческое предложение (PDF, презентации в PowerPoint несколько устарели)
• Видеоролики ваших предыдущих мероприятий
• Фотоотчеты ваших предыдущих мероприятий
• Кейсы/спецпроекты ваших предыдущих мероприятий
• Сайт мероприятия
• Ваша команда (кто вы? кто у вас за что отвечает?)
• И не забывайте улыбаться 🙂

Как сделать коммерческое предложение (компред)?

Как показала практика, лучше делать 2 вида:

• пакеты (их можно назвать L, XL или как угодно)
• компред-конструктор

В пакетном предложении должно быть как минимум по 10 опций в каждом пакете и “шаг” по цене в зависимости от ценности опций (+100% к минимальному пакету).

Для компред-конструкторе определяем ценность и стоимость каждой опции. Объединяем опции в блоки: брендированная зона, интеграции в холле, интеграции в зале, визуальная реклама, раздаточный промоматериал и т.д. В каждом блоке — как минимум по 5 опций в каждом блоке. Дайте партнёру выбрать наиболее подходящий ему набор и потом дайте ему на всё «оптовую» скидку.

В зависимости от переговоров и запроса партнера вы показываете тот или иной вариант. Часто — и тот, и другой. Демонстрируйте партнеру гибкость и разнообразие интеграций в мероприятие/проект! Способность оценивать, сколько и за что может дать каждый партнёр — приходит с опытом.

Кроме компреда в PDF, нужно параллельно сделать сайт (лендинг), на который можно увести партнёра, чтобы он увидел, что происходит.

Например, для конференции «SMM-Десант» в Екатеринбурге:

Меняйте и дополняйте компред под партнера, если чётко знаете, что ему предложить. Решайте его задачи, давите на болевые точки.

(Светлана привела несколько примеров из практики организации мероприятий команды «Event-маркетинг от А до Я»).

Переговоры

• письмо (email или в ЛС в соцсетях)
• телефонный разговор
• встреча

Письмо лучше, чем ничего. Звонок лучше письма. Встреча лучше звонка.

Менеджер продает благодаря тому, как и что он говорит!

Письмо

Как писать письмо? Очень больная тема: часто пишут неадекватные письма. Коротко и ёмко отвечаем на вопросы «Что? Где? Когда?» Тема письма: ФИО от ФИО, название мероприятия, дата и место проведения. Пишите грамотно и не ошибайтесь в имени (каждого) адресата! К письму прикрепите презентацию/компред (сжимаем файл до 1 Мб, иначе письмо не дойдёт). В подписи — ваше ФИО, должность, информация о мероприятии, контакты (телефон, соцсети).

Мелькайте датой и названием мероприятия везде: в теме письма, в тексте письма, в подписи.

В теле письма:

• Добрый день!
• Кто вы? (тот, кто пишет)
• Предложение о партнерстве
• Какую интеграцию вы предлагаете?
• Что? Где? Когда? (подробности об ивенте)
• Целевая аудитория
• Планируемое количество посетителей
• Охват рекламной кампании
• Что вам даст участие в мероприятии
• Что скажете?

Когда писать повторно, чтобы узнать о решении? Через 2 дня после отправки предложения. Задайте простой вопрос: «Вы получили мое письмо?» Если у партнёра есть интерес, но он пока думает, пришлите ему повторное письмо с припиской вроде: «С нами уже: Сбербанк, Юлмарт, РИВ ГОШ…» — выгодное соседство привлекает. Запрашивают список участников — присылайте тут же. Только говорите правду! Нет ответа? Звоните.

ЛС в соцсетях тоже должны быть кратко, ёмко и по делу. Текст не более 2000 знаков, опять же с вопросами «Что? Где? Когда?» Завершаем письмо вопросом («Что скажете? Как вам наше предложение? Когда вам удобно обсудить наше предложение? Как вам наша идея?») — это провоцирует на диалог.

Важно: не стучитесь в друзья просто так! Всегда сопровождайте письмом. И будьте уважительны. Сделайте свой аккаунт привлекательным (фото, информация…) И старайтесь переводить общение из соцсетей в телефонную коммуникацию: она «теплее» и больше провоцирует на принятие решения.

Звонки

Не получили ответ на письмо — звоните! Выходите на ЛПРа, пробивайтесь через секретаря.

Спам-фразы, которые нельзя использовать:

• «Я представляю компанию…»,
• «Мы занимаемся…»,
• «С кем я могу поговорить по поводу…»

Секретарь никогда не пропустит такой текст.

Лайфхак: можно разозлиться и позвонить (секретные слова и интонации):

• «Переведите на ФИО»
• «Соедините меня с ФИО»
• «Это Светлана Ерохова, хочу поговорить с ФИО» 

Представляться не нужно, максимум: «Это Светлана Ерохова, мы с вами только что разговаривали».

Как понять, что вышел на ЛПРа? «Здравствуйте, Вадим. Мне сказали, что вы решаете все вопросы, касающиеся мероприятий, я права?»

У вас есть 20 секунд внимания менеджера, чтобы его заинтересовать! Говорите кратко, четко и ёмко (что? где? когда), позитивным тоном, уверенным голосом, грамотно и плавно. «Мы придумали для вас интересную идею, что думаете?» Постарайтесь расположить собеседника к себе: юмор, комплимент, отвлеченный вопрос/история.

Вы должны знать наизусть стоимость пакетов, каждой опции в предложении, чтобы быстро реагировать на переговоры по цене. Вы должны знать наизусть все мелочи, особенности и возможности площадки мероприятия (залы, стулья, лестницы, двери, холлы), чтобы креативить на ходу и предлагать интересные идеи интеграций, исходя из запроса партнера. (На одном из мероприятий Светланы была «Крыша блогеров» для Сбербанка.) Не знаете — берите паузу на добычу информации.

Если потенциальный партнер задает много вопросов по мероприятию — это хороший знак! Значит, есть интерес. Главное — оперативно отвечайте и всегда будьте на связи. Как только партер говорит «да, мне интересно» — сразу высылайте подробное предложение. Промедление стоит вам денег: завтра он может передумать.

Помогайте партнеру решить его задачи на мероприятии. Задавайте вопросы. Подберите ему подрядчика. Делайте все (но в рамках своей компетенции), чтобы партнер не напрягался. Вы — союзники.

Предоставляйте всю необходимую информацию: списки участников, фото площадки, программа мероприятия, хедлайнеры, сколько уже продано билетов. Говорите честно, это чувствуется. Никогда не врите партнёру! Избегайте в разговоре абстрактных слов и фраз: маркетинговый бюджет, масштабность проекта, большая рекламная кампания, огромные ресурсы… Конкретика. Считайте все в цифрах. Оперируйте фактами.

Не заискивайте перед партнером! Будьте гибки, но уверены и тверды в своих словах. Делайте больше, чем партнер ожидает. Лучше сохранить хорошие отношения со старыми партнёрами, чем искать новых. Хольте и лелейте, поздравляйте с праздниками…

Светлана рекомендует к прочтению книги Владимир Якуба (и его тренинги) «Дожим клиента: 28 способов продавать день в день», «Охота на клиента. Продажи здесь и сейчас». А также Стивен Шиффман «Техники холодных звонков».

Работа с партнёром

Держите всё на контроле. Ваше мероприятие — ваше лицо. Запрашивайте фото оборудования, рекламных материалов, подарков, стенда. Любую рекламную продукцию с использованием вашего стиля согласуйте.

Или пусть ваш дизайнер помогает делать макет.

Договор (если он не подписан — считайте, что у вас нет партнёра):

• Согласуйте и подпишите договор ДО мероприятия (как минимум за месяц).
• В договоре подробно прописывайте ответственность каждой стороны: кто кому что должен.
• Ничего не производите, не печатайте, пока не подписан договор!
• Даже в бартерных отношениях делайте договор.

* Часть деньгами — часть бартером = это нормально.

Оплата

• Прописывайте в договоре 100% предоплату ваших услуг.
• Если деньги не пришли, просите гарантийное письмо.
• Если вам говорят «мы заплатили» — просите платежку.

* Здесь нет места стеснению и страху спросить — вы делаете одно общее дело.

Бартер: цена = ценность

• Мы против бюрократии и VIP-отношения.
• Искореняем нищебродство и учим платить за качество.
• Каждый бартер измерим деньгами. Все, что сэкономлено — заработано.

Реально оценивайте сроки подготовки мероприятия: за 2-3 месяца пишите крупным партнерам, за 1-2 средним, за 1 месяц мелким. На каждого крупного партнера выделите менеджера, который будет решать все его вопросы.

В дни мероприятия у партнера на руках должны быть: все ответственные лица, номера телефонов, схема площадки, согласованные списки сотрудников, определено место под стенд или брендированную зону, выделенное электричество, пароли от Wi-Fi, зона разгрузки/погрузки и пропуск для грузовых автомобилей.

Телефон организатора должен быть включен всегда! Спрашивайте партнера в период мероприятия, как ему все нравится, какая реакция гостей, чего не хватает. Общайтесь.

После мероприятия

Для вас ничего не заканчивается! Впереди отчет для партнера. И у вас максимум неделя.

• Заранее спросите, какие фотографии необходимо сделать, на чем акцент
• Запросите удобную форму отчетности, к которой привык партнер. Или придумайте её вместе
• Вышлите первые 5 фотографий, хотя бы сделанных на телефон, сразу после конференции, чтобы партнер мог показать их на планерке коллегам
• Соберите все упоминания в соцсетях
• Соберите все отзывы
• Сделайте и расшарьте отдельную папку с фото/видео
• Напишите благодарственное письмо, спросите о недочетах, о преимуществах
• Назначьте встречу с партнером после мероприятия и месте проанализируйте результаты
• Поддерживайте отношения после мероприятия (поздравления с праздниками, менеджера — с днем рождения)
• Периодически напоминайте о себе (“Как дела? Что у вас нового?” Команда может поменяться, и вы потеряете партнёров)

Светлана: «Двух недель достаточно для составления отчёта даже для очень крупного клиента».

*Соцсеть, признанная в России экстремистской

**Соцсеть, признанная в России экстремистской

Читайте другие материалы блога

Как задать правильные вопросы спонсору мероприятия во время первой беседы

Как составить коммерческое предложение для партнеров и спонсоров

Интеграция партнеров, спонсоров, брендов в мероприятие