Актуально на: 2 апреля 2018 г.
0
Высшим органом в ООО является общее собрание участников. Такое собрание может быть как очередным, так и внеочередным (п. 1 ст. 32 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).
Все участники ООО имеют право присутствовать на общем собрании участников, принимать участие в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать при принятии решений. Чтобы не ущемлять права участников ООО на участие в общем собрании, необходимо обеспечить их своевременное уведомление. Как составить уведомление участников ООО о проведении внеочередного собрания, расскажем в нашем материале.
Порядок созыва внеочередного собрания участников ООО
Как провести внеочередное собрание учредителей ООО? Внеочередное общее собрание участников ООО проводится в случаях, определенных уставом, а также в любых иных случаях, когда этого требуют интересы ООО и его участников (п. 1 ст. 35 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).
Внеочередное общее собрание участников ООО созывается исполнительным органом (к примеру, генеральным директором) по инициативе или требованию (п. 2 ст. 35 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ):
- исполнительного органа;
- совета директоров (наблюдательного совета);
- ревизионной комиссии (ревизора);
- участников ООО, которые обладают в совокупности не менее чем 1/10 от общего числа голосов участников.
Исполнительный орган ООО обязан в течение 5 календарных дней после получения требования о проведении внеочередного собрания участников принять решение о проведении такого собрания или об отказе в его проведении (к примеру, если ни один из вопросов предложенной повестки внеочередного собрания участников ООО не относится к компетенции собрания).
Срок проведения внеочередного общего собрания участников ООО
Если исполнительный орган ООО принял решение о проведении общего собрания, такое собрание должно быть проведено не позднее 45 календарных дней со дня получения требования о проведении собрания (п. 3 ст. 35 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).
Уведомление о внеочередном собрании участников ООО: образец
Лицо, которое созывает общее собрание участников ООО, обязано не позднее чем за 30 календарных дней до его проведения уведомить об этом каждого участника. Для этого по адресу, указанному в списке участников ООО, направляется заказное письмо. Уставом ООО может быть предусмотрен и иной способ уведомления о предстоящем проведении собрания (к примеру, по электронной почте) (п. 1 ст. 36 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).
В уведомлении нужно указать (п. 2 ст. 36 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ):
- время проведения внеочередного собрания;
- место его проведения;
- предлагаемую повестку дня.
Учитывая, что любой участник ООО не позднее чем за 15 календарных дней до проведения собрания может вносить дополнительные вопросы в повестку дня, об измененной повестке нужно дополнительно уведомить участников не позднее чем за 10 календарных дней до проведения общего собрания.
Обращаем внимание, что уставом ООО могут быть предусмотрены и более короткие сроки для уведомления участников и внесения допвопросов в повестку дня (п. 4 ст. 36 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).
Если порядок созыва общего собрания будет нарушен (к примеру, не соблюдены сроки уведомления участников), такое собрание будет признано правомочным, если на нем участвовали все участники ООО (п. 5 ст. 36 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ).
Приведем образец уведомления о созыве внеочередного собрания ООО.
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу
Скачать
Подобная форма может применяться и для уведомления участников о проведении очередного общего собрания участников.
Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.
Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-просьбы .docСкачать образец заполнения письма-просьбы .doc
Правила составления письма-просьбы
Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.
Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:
- сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
- причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
- ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
- цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).
Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).
Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.
Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.
Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.
Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.
Инструкция по составлению письма-просьбы
Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).
Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.
Как отправить письмо
Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.
Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.
После отправления письма
Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.
Примеры составления писем-просьб с пояснениями
Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.
Письмо-просьба о выделении денежных средств
Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.
Скачать пример письма-просьбы о выделении денежных средств .rtf
От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.
Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.
Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.
На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».
С уважением, Петрова А. А.
Пояснение:
Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:
- Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
- Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
- Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.
Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.
Письмо-просьба о поставке товара
Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.
Скачать пример письма-просьбы о поставке товара .rtf
Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.
Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.
Наши контакты: (уточнить).
С уважением, Борис Борисович.
Письмо-просьба о предоставлении скидки
Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.
Скачать пример письма-просьбы о предоставлении скидки .rtf
Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.
В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.
Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.
Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.
С уважением, Борис Петров.
Пояснение:
В письме есть следующие важные пункты:
- Объяснение необходимости скидки.
- Указание точного размера скидки, сроков.
- Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.
Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.
Письмо-просьба о снижении арендной платы
Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.
Скачать пример письма-просьбы о снижении арендной платы .rtf
Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.
Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.
За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.
С уважением, Иван Иванович.
Пояснение:
В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.
Письмо-просьба об оплате задолженности
Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Скачать пример письма-просьбы об оплате задолженности .rtf
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович.
Пояснение:
В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
- Точная сумма долга.
- Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
- Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.
Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику
Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.
Скачать пример письма-просьбы об отсрочке платежа поставщику .rtf
Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.
Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.
На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:
- 100 000 рублей мы внесем до 1 марта 2017 года.
- 100 000 рублей будет внесено до 1 апреля 2017 года.
Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.
С уважением, Иван Иванович.
Письмо-просьба оплатить за другую организацию
Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.
Скачать пример письма-просьбы оплатить за другую организацию .rtf
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.
С уважением, Петр Петрович.
Письмо-просьба о содействии в решении вопроса
Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.
Скачать пример письма-просьбы о содействии в решении вопроса .rtf
Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»
Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.
Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.
Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ
С уважением, Иван Иванович.
Подводя итог
Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.
Если в ООО планируется общее собрание, об этом должны знать все его участники. Сообщать им о грядущем мероприятии надо при помощи уведомления о проведении общего собрания участников ООО. Как правильно составить, оформить и направить этот документ, разбираемся прямо сейчас.
Что такое уведомление о проведении общего собрания участников ООО?
Это документ, с помощью которого общество с ограниченной ответственностью (далее также – ООО, общество) информирует своих участников о том, что вскоре состоится общее собрание участников.
Положение о проведении общего собрания участников ООО
Посмотреть
Скачать
Обязанность общества направлять своим участникам уведомление о проведении общего собрания ООО (далее также – уведомление) прописана в Федеральном законе от 08.02.1998 N 14-ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью” (далее – Закон). В нем также указаны порядок и сроки уведомления.
Кроме того, положения об уведомлении насчет предстоящего собрания могут содержаться в уставе ООО.
Уведомление готовит орган общества или лица, которые созывают собрание. В этой статье мы будем рассматривать самую распространенную ситуацию: когда общее собрание участников созывает его генеральный директор.
Направить уведомление надо обязательно каждому участнику ООО. Чтобы никого не забыть, воспользуйтесь списком участников общества (п. 1 ст. 36 Закона).
Как оформить уведомление об общем собрании ООО?
Его составляют в письменном виде. Обычно уведомление имеет следующую структуру:
- сведения об адресате,
- название документа,
- основное содержание уведомления,
- приложения,
- дата уведомления и его номер (при наличии),
- подпись уполномоченного лица и печать общества (при наличии).
Теперь детально разберемся с каждым структурным элементом.
Адресат
Это участник ООО, который должен получить уведомление. Для гражданина укажите ФИО и адрес места жительства, для организации – наименование и адрес места нахождения
Название
Уведомление можно назвать по-разному. Вот самые распространенные варианты:
- уведомление о созыве и проведении общего собрания участников ООО,
- уведомление о созыве и проведении общего собрания участников ООО для решения такого-то вопроса повестки дня (например, для избрания нового генерального директора),
- уведомление о созыве общего собрания участников ООО,
- уведомление о проведении общего собрания участников ООО.
Не запрещается и просто указать в названии документа “Уведомление”.
Основное содержание
Исходя из требований Закона и деловой практики, в уведомление о проведении общего собрания участников ООО обычно включают следующие сведения:
- форма проведения собрания,
- вид собрания,
- дата, время и место проведения собрания,
- повестка дня собрания,
- сведения о порядке ознакомления с материалами к собранию.
Более детально о том, что написать в этой части уведомления, мы расскажем ниже.
Приложения
Если вы направляете вместе с уведомлением какой-то документ, связанный с предстоящим собранием (например, проект нового устава общества, смету или послужной список кандидата на должность генерального директора), укажите его в приложении.
Как поступить в случае смерти учредителя ООО
Если учредителя ООО больше нет, закрыть общество просто так нельзя. Организация продолжает действовать. В срочном порядке нужно определиться со следующими вопросами: как будет распределена доля покойного? Есть ли у умершего наследники либо доля учредителя перейдет другим членам ООО? Если учредитель выполнял функции директора и занимал соответствующую должность, нужно в скорейшем порядке назначить и. о. директора. При отсутствии других участников ООО можно назначить доверительного управляющего. В этом поможет нотариус.
Подробнее
Если документов несколько, перечислите их в виде списка. Для каждого пропишите название и количество листов.
Дата и номер уведомления
Дата в уведомлении обязательна, номер – нет.
Если в документе указывают оба реквизита, обычно их ставят в самом начале – там же, где пишут про адресата. Номер уведомлению присваивайте по правилам документооборота в вашем обществе.
Если вы только датируете уведомление, ставьте дату в конце, перед подписью генерального директора общества.
Подпись директора и печать ООО
Закон не требует, чтобы в уведомлении стояла подпись генерального директора общества, который созывает собрание. Но на практике генеральные директора обществ не только часто подписывают уведомления, но и ставят на них печать ООО (при наличии).
Какие сведения про собрание указывают в уведомлении о проведении общего собрания ООО (образец)?
Их краткий список мы уже привели. Теперь рассказываем про каждый пункт подробно.
Форма проведения собрания
Тут есть два варианта. Собрание проводят:
- в форме совместного присутствия участников ООО для обсуждения вопросов или
- путем заочного голосования (опросным путем), когда участники не собираются вместе, а направляют в общество заполненные бюллетени.
Учтите: порядок проведения заочного голосования должен быть четко прописан в уставе или внутреннем документе общества (п. 3 ст. 38 Закона). Проводить собрание в такой форме можно только при этом условии.
Вид собрания
Оно может быть очередным или внеочередным.
АО и ООО могут проводить заочно любые общие собрания
Запрет на проведение заочных собраний участников АО и ООО для принятия ряда управленческих решений приостановлен до 31.12.2023.
Подробнее
Очередное собрание участников проводят в сроки, определенные уставом ООО, но не реже одного раза в год.
Внеочередное собрание организуют в случаях, определенных уставом общества. Также его можно созвать в любых других ситуациях, когда этого требуют интересы общества и его участников (статьи 34, 35 Закона).
Вид собрания можно отразить в названии уведомления.
Дата, время и место проведения собрания
Как правило, в уведомлении указывают точное время начала (открытия) собрания. А также пишут интервал времени (с ___ ч ___ мин до ___ ч ___ мин), в который можно зарегистрироваться для участия в собрании.
Обычно собрания проводят по месту нахождения ООО. Но Закон не запрещает выбрать другое место. В любом случае в уведомлении надо обозначить точный адрес, куда участники должны прибыть.
Повестка дня собрания
Это вопросы, которые вы планируете обсудить на собрании и по которым намереваетесь принять решения.
Какие вопросы можно включить в повестку дня общего собрания ООО, читайте в системе КонсультантПлюс (зайдите сегодня в КонсультантПлюс бесплатно – здесь вы можете оформить бесплатный пробный доступ на 2 дня).
Учтите: участники ООО могут предложить внести в повестку свои вопросы. В таком случае вам придется дополнить ее и потом еще раз известить участников об изменениях. Сделать это нужно не позднее, чем за 10 дней до проведения собрания, или в более короткий срок, если он прописан в уставе ООО (п. п. 2, 4 ст. 36 Закона).
Еще один способ изменить повестку – это внести в нее дополнения, когда на собрание пришли все без исключения участники общества (п. 7 ст. 37 Закона).
Других вариантов, чтобы скорректировать повестку, нет. Так что будьте внимательны, перечисляя в уведомлении вопросы повестки дня предстоящего общего собрания участников.
Сведения о том, как можно ознакомиться с материалами для собрания
Участники общества имеют право знакомиться с информацией и материалами, которые касаются предстоящего собрания. Такое право дает им Закон (п. 3 ст. 36). В нем написано, что знакомиться с указанными информацией и материалами можно в помещении исполнительного органа общества в течение 30 дней до его проведения (правда, устав ООО может предусматривать более короткий срок для ознакомления).
По общему правилу, информацию и материалы к собранию надо направлять участникам вместе с уведомлением о проведении общего собрания участников ООО. Другой порядок ознакомления с ними может предусматривать устав – тогда следуйте его положениям.
Разъясните в уведомлении, когда (в течение какого периода, в какое именно время) и куда можно прийти, чтобы изучить документы для собрания. Тут же допустимо осветить вопросы, которые касаются получения копий документов, в том числе их оплаты.
Другие сведения в уведомлении
Они указываются в уведомлении факультативно, а также, когда это предусмотрено положениями устава ООО.
Например, можно перечислить документы, которые необходимо иметь участнику общества или его представителю для участия в собрании (паспорт участника ООО, доверенность на представителя). Или воспроизвести важные положения Закона, которые касаются порядка проведения собрания. Например, о том, что незарегистрировавшийся участник общества или его представитель не вправе принимать участие в голосовании (п. 2 ст. 37 Закона).
В какой срок надо направить уведомление об общем собрании ООО?
По Закону, это нужно сделать не позднее чем за 30 дней до проведения собрания.
Но в уставе вашего ООО может быть указан другой, более короткий срок. В таком случае ориентируйтесь на положения устава (п. п. 1, 4 ст. 36 Закона).
Каким способом надо направлять уведомление о проведении общего собрания участников ООО?
Закон называет единственный способ – это заказное письмо. Его следует посылать по адресу участника, который указан в списке участников общества (п. 1 ст. 36 Закона).
Но возможны и другие способы уведомления. Например, посредством смс-сообщения на контактный номер телефона участника или письма на адрес его электронной почты.
Важно! Любой другой способ уведомления участника о грядущем собрании, кроме заказного письма, должен быть четко указан в уставе ООО.
В таких ситуациях сообщайте участникам общества о собрании способом (одним из способов), который (которые) прописаны в уставе.
Чем грозит неуведомление участников о проведении собрания?
Оно имеет ряд негативных последствий, в том числе вероятность крупного штрафа для ООО. Остановимся на них подробнее.
Негативные последствия отсутствия уведомления для собрания участников
Собрание, о котором вы не сообщили участникам, является неправомочным. Это значит, что оно не имеет права принимать решения ни по каким вопросам повестки дня.
Единственное исключение из этого правила – когда на собрание пришли все участники общества. Тогда, даже несмотря на нарушение порядка созыва собрания, оно признается правомочным (п. 5 ст. 36 Закона).
Если вы не проинформировали всех участников о готовящемся собрании, провели собрание и приняли на нем решения, их можно оспорить в суде. С таким иском может обратиться, например, участник ООО, который не получил уведомление (ст. 43 Закона).
Административная ответственность ООО за неуведомление об общем собрании
За неуведомление участников о собрании общество могут привлечь к административной ответственности в виде штрафа по ч. 11 ст. 15.23.1 КоАП РФ.
Эта норма предусматривает ответственность за нарушение требований федеральных законов к порядку созыва, подготовки и проведения общих собраний участников ООО. Размер санкций довольно внушительный: для компаний он составляет от 500 тысяч до 700 тысяч рублей.
Письмо – основное средство переписки между деловыми партнерами.
Деловое письмо – это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:
– как ответные – в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;
– как сопроводительные – в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);
– как ответы – в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);
– как инициативные.
Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.
Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.
10 важных рекомендаций
по подготовке проекта содержания делового письма
1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части – вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).
2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.
3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.
4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.
5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.
6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.
7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.
8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.
9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций – это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука “сама тянется к перу”, то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса – отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.
10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения – поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.
Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.
В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, – выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, – исполнитель письма.
Реквизитами документа являются:
1. Дата документа.
2. Регистрационный номер документа.
3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).
4. Сведения об адресате.
5. Заголовок к тексту.
6. Текст.
7. Подпись.
8. Отметка о наличии приложения.
9. Отметка об исполнителе.
10. Идентификатор электронной копии документа.
5 важных рекомендаций
по оформлению проекта делового письма
1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.
2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.
3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.
4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет – на неряшливость или скупость владельца.
5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны “просвечивать” (т.е. быть слишком жидкими), а перо – царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая – то все буквы).
Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем
1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:
В порядке оказания помощи прошу Вас…
В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…
В порядке исключения…
Ввиду особых обстоятельств…
В связи с завершением работ по…
В связи с принятием решения о…
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…
По взаимной договоренности между…
Согласно Вашей заявке…
Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…
2. Формулировки для выражения отказа:
Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…
К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…
Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…
Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…
Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…
3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):
Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…
Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…
Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…
Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…
Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…
Ставим Вас в известность о том, что…
Организация извещает о…
Сообщаю Вам…
Довожу до Вашего сведения, что…
Докладываю о…
4. Устойчивые распорядительные обороты:
Ввести в эксплуатацию…
Обязать руководителя…
Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…
Назначить расследование по факту…
Изыскать дополнительные возможности для…
5. Формулировки для выражения просьб:
Прошу Вас направить в мой адрес…
В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…
Убедительно прошу Вас решить вопрос о…
В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…
Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…
6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:
Безопасность гарантируется…
Документация выслана в ваш адрес курьером…
Предпринимаются энергичные меры по…
Конфиденциальность информации обеспечена…
Содержание проекта оперативно корректируется…
Выявленные недостатки уже устраняются…
Выделены дополнительные средства на…
Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…
В кратчайшие сроки организуется…
Обеспечен повседневный жесткий контроль за…
7. Устойчивые обороты речи:
наименее сложный… наиболее важный…
наилучший эффект… наихудший результат…
оказать помощь… произвести проверку…
руководство считает возможным… организация не возражает…
срочно сообщите… немедленно устраните…
обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…
доложите предложения по… оптимальное решение…
вероятные сроки… подтвердите получение…
сообщите данные… направьте в мой адрес…
подготовьте к отправке… решите самостоятельно…
8. Наиболее часто употребляемые глаголы:
выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).
9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:
срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.
10. Стилистические запреты:
Следует использовать:
Вместо Пишите
В отношении, относительно… О…
Благодаря тому факту, что… Потому что…
Приобретать… Покупать…
Принять во внимание… Учесть…
При сем прилагается… Приложение…
Оказывать влияние… Влиять…
За исключением… Кроме…
В целях… Для…
В том случае, если… Если…
В настоящее время… Сейчас…
Перечисление… Платеж…
Наращивать темпы… Ускорять…
Прилагать усилия… Пытаться…
Элементы стиля
Личный стиль
Формальный стиль
Использование местоимений “я”,
“мы”, “вы”, “нам”, “наш”
Мы предлагаем вам…
Отказ от местоимений, замена их
существительными “организация”,
“подразделение”, “сотрудник” и т.п.
Предприятие предлагает клиентам…
Прямое обращение, просьба
Пожалуйста, подавайте отчет
в срок…
Констатация
Отчет необходимо подавать в срок…
Использование эмоционально
окрашенных выражений
Стремительный рост
Использование нейтральной лексики
Увеличение
Использование оценочных
выражений
Мы победили
Объективная констатация фактов
Был получен положительный результат
Использование активных оборотов
Выполняем, предлагаю
Использование пассивных оборотов
Выполняется, хотелось бы предложить
Использование простых слов
Переработка, сейчас
Использование “книжных” оборотов
Утилизация, в настоящее время
Использование глагольных
сказуемых
Менеджер руководил
Замена глаголов абстрактными
конструкциями
Менеджер осуществлял руководство
Упоминание чувств
Я с огорчением узнал о…
Мы были рады услышать…
Использование канцелярских клише
Вследствие того обстоятельства, что…
Мероприятие имеет своей целью…
Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.
Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.
Если человек использует сухой деловой язык, то лучше “зеркалить” примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.
Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье – в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.
Дивиденды – часть прибыли ООО, которую участники могут забрать на свои нужды. Каждый раз для этого надо оформлять решение о выплате дивидендов. В этой статье вы узнаете о том, как подготовить решение для одного или нескольких участников, а также найдёте соответствующие образцы.
Что надо сделать перед принятием решения
Прежде чем принимать решение участников о распределении прибыли и выплате дивидендов, надо понять, есть ли в данный момент такая возможность. Понятно, что распределять прибыль невозможно, если её попросту нет – ООО не работает или получило убытки.
Кроме того, ситуации, при которых распределение прибыли ограничено, перечислены в статье 29 закона «Об ООО»:
- уставный капитал общества оплачен не полностью;
- не выплачена действительная стоимость доли участника (или её часть);
- стоимость чистых активов ООО меньше уставного капитала и резервного фонда или это произойдёт в результате выплаты дивидендов;
- есть признаки банкротства общества или они появятся в случае принятия решения о распределении прибыли.
А ещё надо убедиться в том, что решение о распределении прибыли принимается в срок, указанный в уставе. Согласно статье 28 закона «Об ООО», это можно делать раз в квартал, полгода или год.
Дивиденды, которые распределяются раз в квартал или полугодие, называются промежуточными. Если есть вероятность, что к концу года финансовое состояние ООО ухудшится, то лучше их не выплачивать, а дождаться конца года.
Дело в том, что при отсутствии прибыли по итогам года эти деньги будут признаваться уже не дивидендами, а иными выплатами. С них учредители всё равно должны заплатить налоги, но уже по другим правилам. А бухгалтеру в этом случае придётся внести изменения в отчётность.
Учитывая всё сказанное, распределять прибыль надо после консультации с главбухом и на основании следующих документов:
- бухгалтерской отчётности на актуальную дату;
- прогнозного баланса о финансовом состоянии общества после распределения прибыли между участниками;
- расчёта чистых активов ООО;
- справки о состоянии расчётов с кредиторами.
Ведь если не соблюсти требования закона «Об ООО», то решение учредителя о выплате дивидендов будет признано недействительным на основании статьи 181.3 ГК РФ.
Что надо указать в решении о выплате дивидендов
Если в ООО несколько участников, то они должны созвать общее собрание, на котором рассмотреть вопрос о распределении прибыли. По итогам собрания оформляется соответствующий протокол.
В текст документа надо включить обязательную информацию, указанную в статье 181.2 ГК РФ:
1. Сведения о лицах, принявших участие в собрании. Для физических лиц это полное имя, паспортные данные, а для юридических – наименование организации, коды ОГРН, ИНН, имя руководителя;
2. Результаты голосования участников по вопросу распределения чистой прибыли ООО. Здесь можно отразить:
- период, за который распределяется прибыль, например, 2023 год;
- сумма чистой прибыли, которая распределяется между участниками общества;
- куда распределяется оставшаяся чистая прибыль;
- срок выплаты дивидендов, который не может превышать 60 дней с даты созыва собрания.
3. Сведения о лицах, проводивших подсчёт голосов, обычно это секретарь собрания.
4. Если собрание проводилось очно, то в протокол включают дату, время, место проведения. А также данные о лицах, которые голосовали против обсуждаемого решения.
5. Для заочных собраний указывают дату, до которой принимались документы, содержащие сведения о голосовании.
Подписывают протокол председатель и секретарь собрания. Кроме того, протокол может быть подписан всеми (или некоторыми) участниками, если в ООО принят альтернативный способ заверения, о чём подробнее расскажем ниже.
Единственному учредителю для получения дохода от бизнеса надо оформлять единоличное решение. В отличие от протоколов общих собраний решение о выплате дивидендов единственному участнику общества законом не регламентируется.
Но по аналогии с протоколом в него вносят следующие сведения:
- дату, время, место принятия решения;
- полное имя и паспортные данные единственного участника;
- подробное описание принятого участником решения о распределении чистой прибыли;
- срок выплаты дивидендов.
Информация о голосовании, а также о заочном или очном проведении не указывается, т.к. это применимо только для общего собрания. Решение подписывает лично единственный участник.
Скачать образцы решения о выплате дивидендов можно по ссылкам ниже:
Нотариальное заверение решения
Надо ли заверять у нотариуса решение о выплате дивидендов, если участников несколько? Это зависит от того, что указано в уставе общества.
Дело в том, что статья 67.1 ГК РФ обязывает нотариально удостоверять принятие всех решений (протоколов) общих собраний участников, если в уставе или решении не установлен иной способ. Это может быть фиксация собрания с помощью аудио- (видеозаписи) или подписание протокола всеми/частью участников.
Причём раньше, при отсутствии в уставе такой нормы, участники могли принять альтернативный способ заверения сразу на собрании. Например, вынести на голосование два вопроса: один о распределении прибыли, а второй – об отказе от нотариального заверения и подтверждения голосования подписями всех присутствующих.
Но после выхода Обзора судебной практики, утверждённого Президиумом Верховного Суда РФ 25.12.2019, решение о выборе иного, не нотариального, способа должно быть заверено у нотариуса.
Таким образом, протокол общего собрания о выплате дивидендов не надо заверять у нотариуса, если альтернативный способ предусмотрен уставом общества или ранее принятым нотариально заверенным решением участников.
В отношении решений единственного участника норма о нотариальном заверении ранее вообще не применялась. Об этом говорится в письме ФНС России от 28.12.2016 N ГД-4-14/25209@. Но после выхода Обзора решение надо заверять нотариально и единственному учредителю общества. Если, конечно, в уставе или ранее принятом и нотариально заверенном решении не предусмотрен альтернативный способ.
