Как составить письмо в редакцию

Большинство из этих писем – сообщения от пиарщиков с просьбой опубликовать какой-нибудь пресс-релиз. Но из всех материалов на сайт попадают единицы.

Во-первых, потому, что многие релизы, к сожалению, делаются по принципу «и так сойдет»: они неинтересны и нерелевантны. Во-вторых, потому, что некоторые пиарщики ленятся или просто не умеют составлять сопроводительные письма.

В огромных СМИ не все релизы отправляются в мусор, иногда их читают. Дело в том, что релизы могут стать инфоповодом или источником ценной для читателей информации. Это помогает привлекать трафик.

Так как же пиарщику или маркетологу написать письмо, чтобы в редакции его открыли, прочитали и разместили релиз? Предлагаю разобрать типичные ошибки на реальных примерах и вывести формулу хорошего письма для СМИ.

Обратите внимание! В «Текстерре» читают каждое письмо от пользователей. Мы считаем, что информация – слишком ценный ресурс, чтобы ей разбрасываться.

Оформление письма

Тема

Часть писем отправляется в топку уже из-за темы.

В редакции почти наверняка не откроют письмо с темой «Пресс-релиз», «Прошу разместить информацию», «Статья на рассмотрение редакции» и так далее. Даже если после этих слов будет стоять двоеточие и передана какая-то суть – в редакции уже заскучали и поняли, что вам нужна джинса.

Самый верный способ окончательно «отговорить» редактора публиковать релиз – плохо сформулировать суть материала. Например, «Статья на рассмотрение редакции: “Тренировки, мотивация, настроение, питание и сон”». Возможно, отправитель считает тему письма удачной – интересной, четкой и лаконичной. А вот редактор увидит набор случайных существительных и не откроет письмо.

И да, НЕ НАДО ПИСАТЬ ТЕМУ КАПСОМ. Заметнее вас это не сделает, а вот общее впечатление может подпортить.

Ну и старайтесь без опечаток.

ВЦИОМ – особенный, ему можно в теме письма написать «пресс-релиз». Но опечатки лепить все равно нельзя =)

Прехедер / первое предложение

Даже если тема письма вызвала у редактора интерес, это еще не значит, что он его откроет. В почте, помимо темы, отображается прехедер – кусочек первой фразы письма. И он может все испортить.

Самая неудачная фраза, с которой можно начать письмо, – «Мы давно общаемся заочно». Если вы пишете письма, а в редакции их игнорят, это не значит, что вы общаетесь заочно. И да, зачем напоминать о себе, если вы «давно общаетесь заочно»?

Другая нелепая формулировка: «Вдруг вам захочется опубликовать что-то из этого». А вдруг не захочется?

На мой взгляд, слово «хотеть» вообще неприменимо в контексте редактор – материал – СМИ. В любом медиа есть как минимум: а) редполитика; б) повестка. А еще ожидания читателей, требования рекламодателей и прочее, и прочее. Если сайт пишет про зефирки и единорогов, то бесполезно предлагать статьи о том, как открыть бутылку портвейна пассатижами.

Хороший способ начать письмо – фраза «Вы ранее писали о… / У вас выходил материал о…». Такое письмо в редакции откроют уже хотя бы для того, чтобы посмотреть, что там с материалом. А тут уж вы – оп! – поймали редактора и почти вручили ему свой релиз.

Хотя и здесь есть нюансы.

Содержание письма

В основной части письма пиарщики делают следующие классические ошибки:

• пишут не по адресу;
• пишут, не изучив предварительно сайт;
• приписывают редакции какие-то свои проблемы, интересы или ожидания.

Иногда все вместе.

Ситуация 1

Как-то раз пришло письмо, которое начиналось так:

«Подскажите, пожалуйста, кто в вашей редакции пишет на тему ответственного недропользования».

Ну что тут сказать… Разумеется, в каждом общественно-политическом, лайфстайловом, желтом, женском – В ЛЮБОМ СМИ есть человек, который пишет об ответственном недропользовании. Специальный, ага. Так и вижу, как его собеседуют:

– Скажите, а вы пишете об ответственном недропользовании?

– Нет, только о безответственном.

– Извините, вы нам не подходите.

А если без шуток, то подобное разделение по темам есть только в отраслевых СМИ. В медиа широкой тематики обычно работают авторы-многостаночники. И даже если за ними закреплены определенные тематики, в них так не углубляются, потому что широкому читателю это не интересно, он этого не поймет.

Если у организации, которую вы представляете, узкая специализация, лучше пишите в тематические / отраслевые СМИ. Либо расширяйте тему.

Но письмо, естественно, на ответственном недропользовании не закончилось:

«Считаем важным держать редакцию в курсе тематических новостей, регулярно делиться важной информацией, давать фактуру для статей…»

То, что кажется важным вам, необязательно покажется важным и редактору. И не потому, что он вредный и упрямый, а потому, что тема неинтересна аудитории. Прежде чем предлагать какую-либо информацию и фактуру, обязательно посмотрите, какие тематики освещает сайт.

Ситуация 2

Немного лучше – когда пиарщик изучил сайт, понял, о чем он, и объяснил, какую пользу может принести. Но и тут очень часто что-то идет не так:

«Хотели бы предложить вам экспертные мнения компании N. Они актуальны в связи с новостной повесткой города Z».

Неплохое начало. Здесь есть:

• польза для СМИ и аудитории (экспертные мнения);
• обоснование актуальности для конкретного СМИ (освещающего в числе прочих и новости города Z).

Но.

Дальше в качестве примера этой самой повестки предлагаются две новости. Обе взяты у СМИ-конкурентов. Одна давностью около недели, другая – аж три. В сумме (!) около сотни просмотров.

Материалы с 40–50 просмотрами не могут составлять повестку. Новости старше недели уже не актуальны.

А еще в редакции могут обидеться, увидев ссылки на материалы конкурентов.

Ситуация 3

Пиарщик хорошо начал письмо («Вы ранее писали про…») и приложил ссылку на релевантную статью на сайте. Но потом все резко стало плохо.

Статья была посвящена выходу новой игры для «Сеги». Пиарщик решил, что аудитории «будет интересна и другая новость, тесно связанная с этим».

Такая вот новость:

Редактор в запаре увидит только первые шесть слов, остальное – каша

Если бы за притягивание за уши давали «Оскар», я бы вручила его этому пиарщику. Который нашел одну случайную публикацию на сайте совершенно иной, широкой тематики и решил, что будет хорошей идеей предложить развитие темы в виде новости, ориентированной на гиков.

Вбейте ключевики релиза в поиск на сайте. Если увидите всего одну-две более или менее релевантных публикации, значит, у СМИ другая тематика и оно вам не подходит.

Материал о новой игре для «Сеги» гипотетически может появиться на любом сайте. Потому что читатели сами играли в «Сегу», их дети играли в «Сегу». На заголовок они кликнут из ностальгии или удивления, мол, «ого, “Сега” еще жива, оказывается. Ну-ка, что у них там?..». При этом читатели слушают не вичхаус, а Стаса Михайлова, и тем более не знают енохианского языка. Следовательно, ваш релиз для гиков будет им совершенно не нужен.

На сайтах СМИ, как правило, есть медиакиты. В них можно найти информацию об аудитории сайта, в том числе демографию и интересы. Если медиакита нет, минимальную информацию об аудитории можно найти на том же SimilarWeb.

Золотые правила пресс-релиза

Хороший материал от пиарщика:

1. Написан на актуальную тему.
2. Оперативен.
3. Учитывает масштаб (релиз о встрече рестораторов Кавминвод не подойдет для федеральных медиа).
4. Совпадает с тематикой сайта.

Шаблон удачного письма

Тема: Исследование /рейтинг / данные соцопроса / комментарий к публикации на сайте

Или проще: «По поводу статьи такой-то…»

Прехедер: Здравствуйте, коллеги! Вы ранее писали об N, вот ссылка. Мы поговорили с экспертами / провели опрос / … и выяснили, что…

Содержание:

Публикация на сайте, инфоповод	Содержание релиза
Минздрав назвал самые опасные виды рака	Врач-онколог объяснил, как обнаружить / защитить себя / кто находится в зоне риска / …
Стали известны самые угоняемые машины	Как защитить машину от угона

И так далее.

Плюшки: Предлагаем эксклюзивные фото…

Советы пиарщикам

• Выполняйте работу качественно. Халтуру всегда видно. Медиа не будет сотрудничать с человеком, который халтурит: если он для себя не может сделать хорошо, то и для других не будет.
• Внимательно изучите сайт, прежде чем отправлять релиз. Поймите, чем можете зацепить редакцию, какую пользу принести аудитории.
• Завуалируйте. Называть релиз релизом – это порнография. Назовите его исследованием, результатами опроса или рейтингом – это будет уже эротика. Самое главное, чтобы содержание соответствовало, и в закрепе или основной части письма действительно было что-то информативное и стоящее. В этом плане хорошие релизы делают Роскачество, Avito, HeadHunter, SuperJob и «Юла».
• Будьте готовы к дополнительной работе (если вам действительно нужно, чтобы релиз был опубликован). Предложите отрерайтить или уникализировать текст, подогнать под формат сайта, предоставить фото (желательно эксклюзивные). В редакции могут быть не против разместить ваш релиз, но всем нужны уникальные материалы, а свободные руки есть не всегда.
• Учитесь на ошибках коллег. Подпишитесь на их email-рассылки. Получая письмо, анализируйте, почему вам захотелось или не захотелось его открыть, в какой мере содержание соответствует теме письма и так далее.
• Пришлите плюшек. Журналисты тоже люди и любят всякие плюшки. Если вы сайт о работе – пообещайте галочку суперофигенного работодателя; если сервис по обработке фото или что-то аналогичное – предоставьте премиум-аккаунт. Так вы заставите журналистов чувствовать себя хоть немного, но обязанными вам. В этом плане хорошо работают ребята из Avito: к ЧМ-2018 они присылали партнерам кресла-мешки в виде футбольных мячей, на Новый год дарили портативные колонки.
• Не стоит звонить в редакцию. Эффект от этого будет едва ли, а вот вы можете попасть под горячую руку. Если вы отправили письмо и не получили ответа – значит, в редакции его не стали читать или прочитали, но не заинтересовались.
• Хорошее письмо пишется на улыбке. Настроение, с которым вы беретесь за письмо, влияет на его характер и подачу. Сядьте, улыбнитесь и только потом начинайте писать. Чтобы в редакции прочитали «Дорогие коллеги…», и всем стало радостно и солнечно.

Р.S. И никогда, никогда (!) не делайте так:

В редакции в этот момент тоже вечер пятницы, но красного вина нет =(

Если вы хотите, чтобы все письма компании были в полном порядке, обращайтесь к нам. Поможем составить для ЦА письма, которые точно откроют.

Я часто пишу в редакции и редакторам. В этой публикации я поделюсь своим опытом: что писать в письме, чтобы редактор вам ответил. Если вы настроены опубликоваться и пишите в редакцию именно с этой целью, мой материал будет полезен для вас.

Зачем писать в редакцию

Письмо в редакцию — это первый шаг на пути к публикации в СМИ или на онлайн—площадке.

Перед тем, как написать письмо, прошерстите площадку и разузнайте условия публикации на ней; обычно они есть в общем доступе. Так вы узнаете, какие материалы принимает редакция (тема, объемы, форматы), на какой основе публикует их (бесплатно или платят авторам) и другие тонкости. Внимательно изучите условия публикации и, если вы с ними согласны, смело готовьте письмо. Если что-то осталось непонятным, запишите вопросы и задайте их в письме редактору.

Вы можете прийти в редакцию с уже готовым материалом, черновиком, идеей или предложением. Для каждого такого случая будет своя стратегия. Разберемся по порядку.

Вариант первый: материал или черновик уже готов

Если вы подготовили материал или черновик и хотите отдать его в журнал, напишите об этом в письме прямо, коротко и честно. Большинство редакций рассматривают и принимают материалы от авторов, имена и фамилии которых им не знакомы и даже от авторов без портфолио.

Главное, чтобы материал подходил по теме издания. Если вы хотите попасть в СМИ по тематике интернет—технологий, пишите и отправляйте материал об интернет—технологиях, в журнал для молодых мам — пишите о молодых мамах/папах/детях.

Таким образом я опубликовалась в журнале для родителей, в печатном издании «Мама, это я!». Я написала редактору на почту и приложила ссылку на готовый материал. По такому же пути я пришла в Тинькофф-журнал и в «Навику» — образовательный портал.

Вариант второй: есть идея

Если у вас есть идея или тема для публикации, но вы не знаете или не уверены, подойдет ли она изданию, напишите об этом.

Таким образом я опубликовалась на «Только спросить» — в медицинском медиа. Я пришла к редактору с двумя темами, и спустя пару месяцев вышла моя первая статья «Как получить справки для детского сада».

План письма

Первое письмо в редакцию должно быть короткое и уверенное, и я советую строить его по такому плану:

• Поприветствовать редактора по имени, если оно вам известно.
• Представиться и коротко рассказать о себе, буквально в одном предложении.
• Предложить материал для публикации и дать актуальную ссылку на него или приложить документ к письму.
• Поблагодарить редактора и задать свои вопросы.

Но не пишите что-то вроде «Спасибо за скорейший (положительный) ответ». Ваша задача — принести редактору что-то такое, что ему понравится и будет интересно изданию в целом.

Я советую обращаться к редактору по имени с самого первого письма. Вот шаблон письма, по которому я обычно пишу:

Анна, добрый день!

Меня зовут Вероника.

Далее — короткий рассказ о себе, но такой, который поможет редактору принять решение: сотрудничать со мной или нет.

Я подготовила материал по такой-то теме и хочу опубликовать его в «Название журнала». Материал уникальный и еще нигде не был опубликован: ссылка на материал. Подскажите, подойдет ли он для размещения на вашей площадке?

Где взять контакты редакторов

Обычно контакты и имена редакторов издания есть в открытом доступе на сайте на странице с контактами. Редакторов может быть несколько, и в этом случае можно написать одному из них, а остальных поставить в копию, или просто написать одному из них.

В заключение

Опубликоваться в СМИ проще, чем может показаться.

Соблюдайте следующие рекомендации, и у вас все получится:

• Выберите тему или идею для публикации и убедитесь, что она подходит изданию по тематике и формату.
• Найдите контакты редактора и напишите ему письмо. Добавьте в сообщение чуточку заботы: коротко расскажите о себе и дайте ссылку на материал/черновик или предложите идею/тему для публикации.
• Подождите пару недель и, если вам не ответили, напишите в редакцию снова.

В первой статье про внешнее продвижение я объяснила, как искать и выбирать площадки. Если еще не читали тот материал, ознакомьтесь сначала с ним, а потом возвращайтесь сюда.

А сейчас расскажу, как подбирать тему, как общаться с редактором и чем статья для внешней площадки отличается от той, которую вы можете выпустить у себя в блоге.

Как писать в редакцию и что нужно, чтобы публикация вышла

Этап 1. Подготовка

Мы рекомендуем изучить площадку, прежде чем писать в редакцию.

• Посмотрите, принимает ли редакция гостевые публикации. Есть ли где-то на сайте вкладка «Как стать автором» или форма обратной связи, где можно предложить свою тему? Если такая вкладка есть, скорее всего, там уже указаны требования к материалам.

• Изучите правила площадки. У редакций, которые берут статьи экспертов со стороны, обычно уже есть или редполитика, или страница с правилами и требованиями к публикациям, форматам текстов, картинкам. Этот шаг важен, потому что не все правила могут понравиться вам — всё-таки материал хочется опубликовать на максимально выгодных условиях. Захотите ли вы отдать уникальную статью туда, где не ставят ни одной ссылки на автора? А туда, где ваш текст переделают на свой лад и добавят свои рекламные баннеры? 
• Просмотрите последние статьи в блоге и те, что написаны по вашей теме, — каковы они по стилю, подаче, структуре. Как статью принято начинать, как заканчивать, как иллюстрировать. Нет ничего приятней для редактора, чем внимательный автор, который попал в tone of voice издания и за которым почти не нужно править структуру. 

Совет от контент-агентства 4Х: если не знаете, какие темы могут быть интересны редакции, посмотрите, не ищет ли она экспертов через Pressfeed.

• До написания статьи подготовьте короткий текст о себе, регалии, ссылки и фото для представления автора. Всё это нужно или добавить в документ с текстом, или указать в письме-заявке. До основания агентства мы с коллегами руководили выпуском контента в разных блогах и точно знаем, какие заявки запоминаются и привлекают внимание редактора, — сжатые, информативные, с интересным для редакции предложением. Высший пилотаж — прислать не полусырой текст, а готовый к публикации материал с заголовками, списками, иллюстрациями, ссылками на исследования и перелинковкой с другими статьями издания. 
• Подумайте/спросите, кто из вашего окружения уже имел дело с площадкой, узнайте, как это было и можно ли сослаться на этого человека в письме к редактору.

Этап 2. Написание письма/заявки

В первой статье я говорила о двух сценариях: в одних редакциях хотят видеть тему и план, а в других сразу принимают готовые материалы. От того, в какую редакцию вы обращаетесь, зависит текст письма.

Я поделюсь структурой писем, на которые откликаются редакторы. И покажу примеры, чтобы вы могли вдохновиться 🙂

Структура письма, если статья готова:

• Поздоровайтесь и представьтесь.
• Коротко расскажите, какую статью вы написали, кому она полезна и на какие вопросы отвечает, в чём её ценность для площадки и целевой аудитории. 
• Дайте ссылку на текст или приложите документ (если в редакции просят прислать именно текстовый файл). Попросите посмотреть, подходит ли материал редакции. 

Лайфхак: закончите письмо вопросом, передайте мяч собеседнику. Такое сообщение сложнее проигнорировать.

Структура письма, если вы отправляете в редакцию тему/план материала:

• Поздоровайтесь и представьтесь.
• Расскажите об идее статьи, о ценности материала для площадки.
• Расскажите о структуре/содержании статьи.
• Спросите редактора, подходит ли тема.

Возможно, у вас есть идея статьи, но нет понимания формата: это будет инструкция, гайд, лонгрид или небольшая заметка. Для начала загляните в редполитику площадки — какие форматы предпочтительны? Если и после этого останутся вопросы, задайте их редактору. Он ваш союзник, ведь вы оба хотите сделать материал лучше и сильнее.

Что делать, если редакция не отвечает

Спустя 5–7 рабочих дней (если на сайте не указано, что заявки рассматриваются дольше) напишите ещё раз, напомните коротко о своем предложении. Если спустя неделю-две после этого вам так и не ответили, напишите следующей редакции из вашего списка. 

Недавно у нас была такая ситуация с блогом в нише онлайн-образования. Мы написали письмо для клиентки, она отправила его в редакцию, позднее напомнила о себе, но ответа не было даже спустя месяц. А потом редактор вдруг отозвался, сослался на сложный период и сказал, что готов взять текст. К тому моменту статья уже была опубликована на другой площадке, но мы предложили на выбор ещё три готовых материала, и редактор сразу забрал два из них.

Не дождались ответа и от других редакций? Опубликуйте статью на площадке, где это можно делать самостоятельно.

Ещё вариант: сходите на консультацию к опытному редактору, покажите свою заявку и статью. Возможно, хромает подача, материал слабый, тема не подходит или письмо написано некорректно. Редактор скажет, что не так, поможет внести правки, и вероятность положительного отклика станет выше.

Когда материал опубликуют?

Этот вопрос решайте с редактором после согласования текста. Попросите прислать ссылку, когда статья выйдет, но и сами мониторьте блог издания. Бывает, что материал выходит спустя пару дней, а бывает, мы ждём своего окна в сетке два месяца. Это нормально.

Отсюда вывод: не полагайтесь на одну волшебную публикацию, которая сразу всё изменит и поможет в продвижении бизнеса. Пока ждёте одну, договаривайтесь о следующей и параллельно пишите еще три текста. 

Особенности статей для внешнего продвижения

Одно из основных правил бесплатных внешних публикаций — не рекламировать себя в лоб, иначе вас сразу отправят в коммерческий отдел. Но вы, конечно, все равно хотите рассказать о своем бренде и продуктах. Как добавить рекламу, не рассердив редакцию?

По опыту нашего контент-агентства, подача зависит от правил площадки. Где-то можно поставить одну ссылку, где-то запрещают даже ссылки на источники информации. Решите, что вам важней: ссылка в тексте или упоминание на известном ресурсе.

Например, в блог Texterra принимают гостевые статьи на двух условиях: 

• если вы хотите гонорар за текст, то никаких ссылок на вас в статье не будет, только имя;
• если отдаёте текст бесплатно, можно поставить одну ссылку на сайт, телеграм-канал или соцсети.

Другой пример: блог сообщества менеджеров executive.ru. Там можно разместить статью бесплатно с модерацией, но будьте готовы к тому, что в тексте не будет никаких ссылок на вас. Мало того, редакция вправе без вашего разрешения вставить в текст ссылки на свои материалы, и вы ничего с этим не сделаете. 

Впрочем, даже если в статье нет ссылок, кое-что сделать можно:

• Заполните профиль автора, добавьте описание, теги, актуальные ссылки, соцсети.
• Не пытайтесь открыто продавать в бесплатных статьях для внешних площадок. Вместо этого расширяйте аудиторию, привлекайте новых читателей в свои каналы.
• Полезная качественная статья с нативным упоминанием своих услуг — лучше, чем реклама в лоб. Ссылайтесь на свои кейсы, показывайте, как вы решаете проблемы клиентов, каких ценностей придерживайтесь, но уберегите текст от прямого «купи». 

Как оценить результат публикации статей для внешнего продвижения

Вернитесь к целям и посмотрите, удалось ли их достичь:

• Если вы хотели нарастить ссылочную массу и получить ссылку на свой сайт — вы ее получили. 
• Хотели статусности и галочки напротив «Я пишу для Forbes» — пожалуйста.
• Набирали аудиторию в телеграм-канал? Тогда нужно отследить, был ли всплеск подписок после публикации.
• Хотели продвинуться по конкретному ключевому запросу — проверьте, появился ли материал в выдаче поисковиков.

А может, случилось что-то сверх? Контент-маркетинг непредсказуем, заранее результат прогнозировать невозможно. Но оглянуться стоит. 

Например, крупный клиент пришёл к нам в агентство 4Х спустя 1,5 года после публикации одной из статей. По её содержанию он понял, что мы в теме и быстро разберёмся в особенностях его бизнеса. Клиент был изначально лоялен к нам, хотел сотрудничать, а это всегда упрощает процесс переговоров. Мы сотрудничаем уже 10 месяцев и продолжаем работу.

Несколько советов напоследок

• Не ждите мгновенного результата от одной статьи. По опыту наших заказчиков, результат публикаций накопительный. Например, клиентка из ниши видеопродакшена пришла к нам в марте 2022 года с задачей «мелькать и наращивать количество упоминаний». Спустя полтора месяца и пять первых публикаций клиентка написала, что ей предложили стать спикером на конференции, куда она давно хотела попасть, и подготовить статьи для популярных изданий. Позже ее пригласили выступить с вебинаром для известного проекта Культура.рф. Сейчас она преподаёт в крупной онлайн-школе (сотрудники сами предложили ей провести курс), к ней приходит больше лояльных клиентов, и это тоже результат активности на внешних площадках. Одна статья не даст такого эффекта, а вот системная работа поможет его достичь.
• Дайте площадке второй шанс, если результаты публикации вас не устроили. Возможно, первая статья вышла в неудачное время или её заглушили громкие инфоповоды. Это не значит, что нужно отказываться от дальнейшего сотрудничества. У вас уже есть контакт с редакцией, можно сразу договориться о новой теме.
• Нет плохих и хороших тем. Бывает, что статья на смежную тему приводит горячего клиента, которому отозвалось написанное. Так статья, которую я считала проходной в своей карьере, год назад привела в наше агентство крупного клиента, и мы всё ещё вместе.
• Спрашивайте новых клиентов, откуда они о вас узнали. Собирайте и анализируйте данные. Это поможет понять, какие каналы приводят к вам клиентов. К сожалению, UTM-метки в большинстве редакций удаляют при публикации, так что личный опрос — лучший вариант.
• И самое простое: зафиксируйте ситуацию до начала внешнего продвижения. Погуглите свою фамилию и имя, свой бренд и продукты, посмотрите, сколько ссылок на вас в первой десятке/двадцатке. А через пару месяцев после начала внешнего продвижения поищите снова. Поисковая выдача должна измениться 🙂

Была ли эта статья полезной?