Как составить письмо в сбис

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

---

Как работать с документами в СБИС

Как создавать и удалять, редактировать и печатать, выгружать и контролировать документы в СБИС

5 мин. на чтение. Нет времени читать? Отправить на почту

В СБИС можно работать со входящими, исходящими и внутренними документами: создавать, редактировать, удалять, принимать и отправлять, регистрировать, назначать ответственных и контролировать.

Как создать документ в СБИС

Кликните в любом разделе по кнопке или . Появится новый шаблон. Заполните его.

1. Система сама указывает дату, номер и автора файла, вашу организацию. Если нужно, вы можете изменить эти данные.

2. Заполните обязательные поля. Они отличаются в документах разных типов.

3. Введите дополнительные данные и заполните поле «Комментарий».

4. Прикрепите файлы: текстовые, таблицы, изображения или сканы. Для этого нажмите и выберите источник.

5. Отправьте материал получателю и обработайте в системе учета — кликните «На выполнение», «Провести» или «Отправить».

Как контролировать документы в СБИС

Отслеживайте согласование и исполнение документов. Стадия обработки отражается в виде маленькой иконки в реестре и на стикере. Подробности прохождения можно узнать во вкладке «Лента событий» в самом документе.

Чтобы посмотреть статистику по всем файлам организации, откройте вкладку «Статистика». Информация там представлена в количестве и в процентах, можно воспользоваться различными фильтрами.

Как сохранить документ на компьютер

СБИС хранит все файлы в своих реестрах. Но, если нужно, вы можете сохранить архив себе на компьютер или на носитель.

Чтобы скачать один файл:

1. Откройте его карточку и во вкладке «Документы» кликните .

2. Выберите формат сохранения вложения:

— XML — нажмите «Скачать» или значок дискеты .

— PDF — нажмите «Сохранить в PDF».

Можно выделить несколько пунктов в реестре и выгрузить в PDF или Excel, нажав на значок дискеты в панели массовых операций.

Чтобы скачать весь комплект:

1. Откройте карточку файла и во вкладке «Документы» кликните « Выгрузить»

2. Выберите нужный формат:

— ZIP — в виде zip-архива

— PDF — в виде печатной формы PDF со штампом ЭП.

— 1С или StoreHouse — в вашу учетную систему.

Как редактировать документы в СБИС

Исправлять текст нельзя, если автор закрыл его от изменений или оставил пользовательскую отметку. В других случаях, чтобы отредактировать:

1. Кликните «Изменить» в карточке дока;

2. Исправьте неточности;

3. Нажмите «Сохранить».

Если до правок файл был запущен в обработку, повторно направьте его на согласование:

1. В его карточке нажмите , а затем — « На согласование».

2. Внесите комментарии, отметьте сотрудника и кликните «На согласование».

Как распечатать документы в СБИС

Источник, подписанный ЭЦП, имеет юридическую силу именно в электронном виде. Но также в СБИС любой файл можно распечатать:

— чтобы распечатать только один, в его форме нажмите и выберите параметры печати;

— чтобы распечатать сразу несколько, отметьте их в реестре, кликните в панели массовых операций и выберите нужный вариант.

Как удалить документы в СБИС

Чтобы удалить ненужный(-е) файл(-ы):

— только один: нажмите в реестре или в самом документе,

— сразу несколько: отметьте их в реестре и кликните в панели массовых операций.

При этом он не удаляется окончательно, а перемещается в корзину. Его можно восстановить:

1. В нужном реестре отметьте фильтр «Удаленные», укажите отрезок времени и нажмите «Отобрать»;

2. Откройте файл и нажмите «Восстановить»;

3. Или выберите несколько пунктов и нажмите в панели массовых операций.

Если вам нужна дополнительная консультация, позвоните по номеру (831) 2-333-666 или оставьте заявку на обратный звонок. Мы рады помочь.

Руководитель направления СБИС компании «Лад»

Источник

Отправить истребуемые документы

При получении «Требования о представлении документов (информации)» (КНД 1165013) плательщик должен отправить ответ в течение срока, указанного в требовании.

В разделе «Отчетность/Требования» откройте документ, на который хотите сформировать ответ, и подтвердите его получение.

Сформируйте ответ

Нажмите «Ответить» и выберите:

«Загрузить документы» — чтобы отправить истребуемые документы электронно.

Файл должен входить в список утвержденных документов.

В ответ на требование нельзя отправлять письмо, иначе ФНС может наложить штраф. Ответ обязательно должен быть формализованным (п.2 ст.93 НК РФ).

Добавьте документы

Вы можете добавить документы:

Выгруженные из другой учетной системы или сканы бумажных документов — нажмите «Загрузить документы» и выберите «С компьютера». Отметьте файлы в формате *.xml, *.pdf, *.tiff, *.jpg, *.doc или *.xls и подписи к ним в формате *.sgn или *.p7s либо загрузите папку целиком. Укажите порядковый номер и нажмите «Загрузить». Укажите «В один документ» — если это страницы одного документа (с одинаковыми реквизитами) или «В разные» — если это разные документы.

Чтобы СБИС смог распознать ваши сканы, при загрузке включите распознавание документов.

Заполните обязательные поля

Введите номер документа из требования, если не указали его при загрузке: 1.ХХ или 2.ХХ, где ХХ — номер по порядку.

Для документов формата *.xml остальные поля, например имя файла, заполнятся автоматически, для сканированных — введите данные вручную. Если у вас включено распознавание ответов на требование, СБИС укажет их тип и реквизиты. Проверьте данные.

Отправьте документы

Файлы будут распределены по комплектам в зависимости от их объема и/или количества.

Завершите работу с требованием

По одному требованию можно отправлять несколько представлений. После получения квитанции в разделе «Требования» у документа появится статус «Документы приняты».

Нажмите «Завершить». У требования появится статус .

Работа с требованием завершена.

1. В разделе «ФНС» перейдите на вкладку «Требования ФНС». Откройте требование, полученное от налоговой инспекции, и подтвердите его получение.
2. Нажмите «Загрузить первичные документы».

Ответы, сформированные ранее по данному требованию, можно открыть по ссылке «Представление отдельных документов в налоговые органы № от ».

Заполните обязательные поля:

• «Порядковый номер запрашиваемого документа (информации)» — он указан в самом требовании. Должен принимать вид 1.XX, где XX — номер документа в требовании по порядку;
• «Наименование документа» — название документа.

• Требования госорганов к загружаемым файлам

  

  

  

  

  

  В разделе «Требования» откройте документ, на который хотите сформировать ответ, и подтвердите его получение.

  Сформируйте ответ

  В требовании перейдите на вкладку «Ответить» и выберите:

  • «Загрузить первичные документы» — чтобы отправить истребуемые документы электронно;
  • «Я все отправлю на бумаге!» — если документы будут отправлены по почте заказным письмом. Завершите работу с требованием.

  В ответ на требование нельзя отправлять только письмо, иначе ФНС может наложить штраф. Ответ обязательно должен быть формализованным (п.2 ст.93 НК РФ).

  

  Добавьте документы

  Нажмите «Загрузить» и выберите:

  Документы, оформленные в бумажном виде, должны быть заверены печатью организации и подписаны вручную. Выгруженные файлы — с электронной подписью в формате *.sgn или *.p7s;

  

  Для каждого сканированного документа заполните обязательные поля. Для xml-файлов — только порядковый номер вида 1.XX, где XX — номер документа в требовании.

  

  Отправьте документы

  

  Дождитесь квитанции о приеме. Состояние отправленных документов можно определить по статусу в списке файлов или в документе.

  

  Если пришел отказ, исправьте данные в загруженных документах и отправьте представление еще раз.

  Завершите работу с требованием

  По одному требованию можно отправлять несколько представлений. Поэтому даже после получения квитанции в общем списке у документа останется статус .

  

  Нажмите «Отметить завершенным». Статус изменится на .

  Источник

  Как написать сообщение в сбисе контрагенту

  В предыдущих статьях мы рассказали о том, как можно получить, подписать, сохранить и подписать полученные от поставщиков документы (например, акты и счета-фактуры).

  В свою очередь, с помощью СБиС-Онлайн Вы можете и сами отправлять электронные юридически значимые документы своим покупателям.

  Исключение составляет счет-фактура, который может быть юридически значимым только если выполняются 2 условия:

  Приказ Минфина РФ № 50н от 25.04.2011

  Приказ ФНС от 05.03.2012г. № ММВ-7-6/138@

  Приказ Минфина РФ № 50н от 25.04.2011

  1. Он был выставлен или получен по регламенту , который определен Приказом Минфина РФ № 50н от 25.04.2011
  2. Формат счета-фактуры соответствует Приказу ФНС от 05.03.2012г. № ММВ-7-6/138@.

  По регламенту счет-фактура в электронном виде выставляется следующим образом:

  • Продавец формирует счет-фактуру, подписывает и отправляет Покупателю.
  • Покупатель получает счет-фактуру:
  • если в документе все правильно, и он согласен с данными, то подписывает его своей электронной подписью и отправляет обратно;
  • если в документе есть ошибки или неточности, то не принимает документ и направляет Продавцу уведомление об уточнении (с описанием причины отказа).

  

  Важную роль в этом процессе играет специализированный оператор связи — весь сеанс обмена документами проходит через него. Оператор гарантирует доставку счета-фактуры до покупателя, своевременное получение всех технологических документов, независимое подтверждение сроков в налоговой, суде, спорах с контрагентам.
  Именно так в системе СБиС-Онлайн реализован оборот электронных счетов-фактур.
  Важно:

  • подтверждение оператора ЭДО,
  • извещение о получении этого документа от покупателя, подписанное ЭП покупателя.

  Датой выставления считается дата, зафиксированная в подтверждении оператора.
  При каких условиях счет-фактура считается полученным покупателем и что считается датой получения?

  • У покупателя должен быть сам счет-фактура,
  • Подтверждение оператора о том, что счет-фактура передан в адрес получателя.
  • Извещение покупателя о получении счета-фактуры, подписанное ЭП покупателя.
  • Подтверждение оператора ЭДО о получении извещения покупателя.

  

  Электронный документооборот является максимально удобным, и может использоваться не только для отправки отчетности в госструктуры. Он применяется для обмена документацией в вашими поставщиками и партнерами. О том, как настроить ЭДО с контрагентом в СБИС, в каких случаях необходимо подключить роуминг, и всегда ли требуется направлять приглашение на подключение контрагенту.

  Как настроить ЭДО с контрагентом в СБИС

  Для начала стоит проверить статус электронного документооборота. Дело в том, что отправки и получения документов в электронном формате, он должен быть активен у обеих сторон. Проверку можно провести таким образом:

  Если вы и ваш контрагент работает в другой системе учета, то придется настроить роуминг. Обмен документами для обеих сторон не будет отличаться, независимо от того работаете ли внутри одной системы, или под разными операторами. Настроить его в СБИС можно одним из тех способов:

  
  

  Вся эта система работает таким образом, что как только документ поступает получателю, он видит извещение о его доставке. Получатель может, как утвердить, так и отклонить данный файл. Ему доступно не только открыть, но и проверить документ. В любом случае отправитель получит уведомление либо о приеме, либо об отклонении.

  Обратите внимание! Если у вас с контрагентов подключен ЭДО, и вы работаете под единым оператором, никаких настроек не потребуется.

  Отправлять электронные документы из системы вы сможете абсолютно любой компании даже если она не участвует в ЭДО. В этом случае ваш контрагент получит документацию на электронный адрес, и скачать ее, либо поставить свою ЭП. Если же вам необходимо присоединить контрагента к СБИС, отправьте ему приглашение:

  Приглашения потребуется, если ваш контрагент еще не участвует в электронном документообороте, был приглашен, но не подключился. Либо подключен через стороннего оператора, тогда потребуется настроить роуминг. Для отправки приглашения, сделайте следующее:

  

  

  

  Добавить комментарий Отменить ответ

  Многие привычные документы на бумажных носителях постепенно переводятся в электронный документооборо.

  

  Электронный документооборот может осуществлять как между системой СБИС, так и между контрагентами, р.

  

  Электронный документооборот является максимально удобным, и может использоваться не только для отпра.

  При проведении налоговых проверок, и в других ситуациях Налоговая служба имеет право запросить у ком.

  

  Введение в 2020 году электронных трудовых книжек вменило в обязанность работодателям подавать отчетн.

  СБИС – экосистема сервисов с электронным документооборотом и электронными подписями. Один из крупнейших операторов ЭДО в РФ. Обмен документами с контрагентами, сдача отчетности, участие в торгах и др.

  

  

  Характеристики сервиса

  Описание

  • доставка – 1 секунда, печать – 0 рублей;
  • экономичнее, чем отправка по почте или курьером;
  • экономия на хранении документов.

  Порядок действий для работы с электронным документооборотом в СБИС:

  

  Подробнее о сервисе

  СБИС – единое пространство, удобные инструменты для совместной работы и коммуникаций. Сеть деловых коммуникаций. Переписки с контрагентом или внутри компании.

  • более 15 лет успешного опыта;
  • более 700 точек продаж по всей России;
  • 1-ое место по данным ФСС.

  Тензор – разработчик СБИС:

  • оператор электронного документооборота;
  • федеральный удостоверяющий центр;
  • сертифицированный EDI – провайдер;
  • поставщик и сервисный центр ККТ;
  • ОФД, аккредитованный ФНС.

  СБИС уже содержит готовые технологические решения для всех отраслей бизнеса, кейсы внедрений с любыми компаниями, любого масштаба в этих отраслях.

  Возможности СБИС:

  1. Просмотр досье на нового контрагента.
  2. Распределение сотрудников.
  3. Трёхсторонний документооборот.
  4. Копия документа в один клик.
  5. Поиск торгов по всем площадкам.
  6. Умный поиск и точный подбор.
  7. Глубокая аналитика.
  8. Командная работа над тендером.

  Фишки СБИС:

  • EDI и ЮСДО в одной системе;
  • электронные документы с физ. лицами;
  • доступ из любой точки мира;
  • не требует обновлений;
  • любое количество пользователей;
  • у каждого сотрудника свои права.

  Полезные функции сервиса СБИС

  1. Роуминг с любым оператором клиента.
  2. Пиар перехода на электронный документооборот для ваших клиентов.
  3. Готовые листовки, ролики, шаблоны страниц для сайта.

  Подробнее про документы

  Какими документами можно обмениваться в СБИС?

  • с госорганами: отчеты, письма, истребованные документы;
  • с коллегами: приказы, инструкции, кадровые документы;
  • с партнерами: счета-фактуры, акты сверки, договоры.

  Поиск документов в СБИС:

  1. Укажите, что знаете – дату, сумму, название, ИНН или номер договора.
  2. СБИС мгновенно найдет документы.
  3. Распечатайте документы или выгрузить в Excel.

  Согласование входящих документов

  Наглядный графический редактор. Двигайте блоки и соединяйте их стрелками, задайте маршрут для согласования документов.

  Как запустить согласование документов?

  • зарегистрируйте сотрудников;
  • определите маршрут движения документов;
  • запустите и контролируйте.

  Виды электронной подписи

  • квалифицированная – от 500 р.;
  • неквалифицированная – от 50 р.

  НЭП можно подписывать:

  • внутренние приказы;
  • инструкции;
  • заявления;
  • согласование;
  • кассовые документы;
  • первичные документы;
  • договоры с контрагентами.

  НЭП нельзя подписывать:

  • счета-фактуры;
  • отчеты и документы для госорганов;
  • трудовые договоры;
  • листы ознакомления с локальными актами.
  1. Перейдите на вкладку регистрации.
  2. Выберите форму бизнеса и функционала.
  3. Укажите данные организации.
  4. Введите логин и пароль.

  

  Личный кабинет СБИС

  1. Зарегистрируйтесь в СБИС как физическое лицо.
  2. Или получите приглашение в корпоративный аккаунт компании, которая предложила вам работу.
  3. Получите доступ к корпоративному и личному аккаунтам.

  Что можно делать в личном кабинете СБИС:

  

  Интеграция СБИС с вашей системой, SAP и 1C

  Легкая интеграция – интегрируйте за пять, десять минут СБИС с 1с и SAP.

  Если у вас стандартная конфигурация, подключите базу данных и смотрите документы из вашей учетной системы.

  Если у вас уникальная система или есть технические особенности, то СБИС подберет решение самостоятельно.

  

  Специальная технология облегчает интеграцию с системой. Загружайте данные в любом формализованном виде.

  Если у вас много документов, используйте потоковую обработку данных.

  • формализованные и неформальные документы;
  • для всех операционных систем;
  • быстрый старт без лишних настроек.

  

  Стоимость сервиса СБИС

  Компания Тензор предлагает воспользоваться услугой ЭДО за 6000 рублей в год.

  Стоимость с НДС. Подключение одного абонента за 500 рублей.

  За 6500 рублей организация получает:

  При документообороте от 400 до 1000 в квартал, стоимость пакета (счет, накладная, акт, счет-фактура) не превышает 5 рублей.

  Маленьким контрагентам – СБИС выдает бесплатно электронную подпись на 12 месяцев.

  Где можно найти ответы на вопросы?

  Если не разобрались самостоятельно – обратитесь за помощью к специалистам.

  

  Вместе создаем и отправляем письмо в налоговую с помощью СБИС. Подробная инструкция со скриншотами.

  Обратите внимание, что в ФСС письма не отправляются.

  Источник