Как составить план автоматизации предприятия

Первые шаги к автоматизации бизнеса. С чего начать?

Введение

Если вы читаете эту статью, то наверняка уже слышали о преимуществах автоматизированного бизнеса. Организованная работа с сотрудниками и клиентами, повышенная эффективность рабочего процесса, увеличение прибыли… Неудивительно, что столько компаний хотят автоматизировать свой бизнес как можно скорее. Вот только не всегда удается сделать это правильно.
Ведь обычно всё происходит как? Компания приобретает специальную программу, начинает ее внедрять и сталкивается со сложностями. Например, оказывается, что сотрудники не хотят переходить на непривычную для них систему, да и организованные бизнес-процессы не так легко перенести в строгие рамки таблиц. В итоге все заканчивается тем, что систему не используют в полную силу, а то и вовсе забрасывают и возвращаются к привычному Excel.
Такие примеры заставляют руководство серьезно задуматься перед тем, как устанавливать систему в своей компании. И это к лучшему: программа действительно способна максимально учитывать требования бизнеса, но для этого их еще нужно предъявить. То есть — составить техническое задание.
На составление, как правило, уходит много времени. Нужно понять, какие именно процессы стоит автоматизировать и на что обратить внимание прежде всего. Для этого можно задействовать сотрудников, привлечь специалистов со стороны – но все равно остаться без желаемого результата. Чтобы не пропустить важные моменты и использовать программу эффективно, нужно четко определить план действий. Именно поэтому команда «Клиентская база» создала это руководство для начинающих. Если вы планируете перевести свой бизнес на современные системы, но пока не уверены, с чего начать, то все, что вам надо сделать – это ответить на вопросы, поэтапно изложенные ниже.

Шаг 1. Бизнес-процессы

Прежде всего, нужно понять, с чем система автоматизации будет работать. Для начала нужно ответить на следующие вопросы:

• Какие действия выполняют сотрудники компании?
• Из-за чего чаще всего возникают проблемы в этих действиях?

Для примера рассмотрим наиболее распространенные действия в компаниях:

1. Оператор принимает заявку, вносит ее в список заказов;
2. Менеджер получает новый заказ, согласовывает его и выставляет счет на оплату;
3. Бухгалтер принимает оплату и отправляет заказ в производство;
4. Производство получает данные по заказу и выполняет его;
5. Менеджер сдает заказ клиенту.

Если бы всё происходило так же быстро на деле, как и читалось! Но в любом процессе встречаются затруднения, и руководству, конечно, сложно отследить всё от начала и до конца. А ведь многое из этой рутины можно было бы поручить системе автоматизации. Например, из списка можно заметить, что ни один процесс не обходится без работы с данными. Значит, первым делом внимание нужно обратить на создание единой базы данных.

Советы:

В первую очередь нужно автоматизировать проблемные участки, задерживающие работу всей организации.

Для каждого процесса следует определить ответственных за него сотрудников и контролирующего. Проблему можно решить быстрее, если точно знать, кто отвечает за дело на каждом этапе.

Выстраивать процессы лучше так, чтобы все данные и сроки от начала проекта и до его завершения передавались между участниками автоматически.

Шаг 2. Таблицы

Данные – ценное имущество любого предприятия, с которым нужно правильно обращаться. То есть деньги, конечно, можно и в шкафах хранить, но не зря же изобрели сейфы. Так и собранные в одну базу и надежно защищенные данные позволят работать гораздо эффективнее и не задумываться каждый раз о том, где сохранили ту или иную информацию. Поэтому нужно решить:

• С какими данными работает компания?
• По каким параметрам их можно распределить?

Еще раз посмотрим на основные действия сотрудников в случае нашего примера. Чтобы организовать работу с клиентом, надо располагать контактной информацией и историей работы с ним. В процессе управления нужен список предыдущих заданий сотрудников, их личные данные и контактная информация. Для выполнения заявок необходимо видеть их описание и назначенные сроки. За своевременной оплатой счетов будет удобнее следить, если они будут собраны вместе.
Получается, что данные нужно свести по таким параметрам, как:

• Клиенты
• Заявки
• Сотрудники
• Счета

Таким образом, у нас получились 4 основные таблицы. Теперь рассмотрим списки полей. К примеру, в таблице «Клиенты» нужно собирать название, реквизиты, контактные телефоны и адреса, имя контактного лица. В таблице «Сотрудники»: ФИО, должность, оклад, дату поступления, контактную информацию. В таблице «Заявки» будет заполняться описание заявок, информацией об ответственных за выполнение, сроками, статусом. В «Счета» будет записываться название организации, на которую счет выписан, сумма с учетом НДС и без, оплаченная часть и остаток.

Советы:

Очень важно следить за своевременным наполнением базы – не внесенная вовремя информация может оказаться необходимой, когда другие источники не будут доступны.

Не стоит составлять таблицы сразу на все случаи жизни. Лучше начать с самых важных, протестировать их, отшлифовать и только потом добавить следующие.

Следует использовать связанные поля. Так данные из одной таблицы не придется дублировать в другую: связанные поля будут заполняться автоматически. Например, список клиентов можно будет составить один раз в одной таблице – во всех остальных поля, которым такие данные нужны, заполнятся без дополнительных усилий.

Шаг 3. Доступ

Не все данные подходят для открытого доступа, и это связано не только с безопасностью. Даже если доверие к сотрудникам компании безгранично, все равно нужно постараться оградить их от лишней и отвлекающей информации. Чтобы это сделать, нужно понять:

• Какие группы сотрудников участвуют в бизнес-процессах компании?
• С какими данными работает каждая группа?

Выделим основные группы сотрудников и посмотрим, как работает с данными каждая из них. Скажем, менеджерам нужно «вести» только своих клиентов, а директору – следить за работой всего отдела. Поэтому в данном случае директору нужно видеть все поля в таблице «Клиенты», а менеджерам только часть.
Надо помнить о том, что некоторым группам нужно не только следить за информацией, но и редактировать ее. Например, бухгалтерии просто необходимо иметь возможность редактирования полей по оплате.

Советы:

Для каждой группы нужно составить список полей под просмотр и редактирование. Все остальное по умолчанию будет закрыто.

Кроме доступа к полям, надо продумать доступ к добавлению или удалению записей, экспорту или импорту данных, доступу к отчетам.

Шаг 4. Шаблоны

У любой компании есть основные документы, которые заполняются сотрудниками постоянно. Например, счета, в которые менеджер вручную вносит суммы и позиции заказа. На самом деле большая часть такой документации составлена по одним и тем же образцам, поэтому автоматизация этого процесса поможет сохранить много времени. Поэтому определите:

• Какие документы используются в компании чаще всего?
• Какие данные для этих документов уже собираются в таблицах?

Соберем основные документы (например, счета, коммерческие предложения, договоры, заявки) и отметим текст, который должен меняться. Какие данные из базы должны попадать в него? Например, в счет нужно подтягивать реквизиты, наименование продукции и сумму. Значит, именно эти поля и нужно привязать к нему.

Советы:

Шаблоны нужно сделать как можно более гибкими, оставив неизменяемым только основной текст. Остальная информация будет подставляться автоматически. Это избавит сотрудников от «бумажной волокиты», а сами документы – от ошибок и опечаток.

Часто в шаблон бывает необходимо подставить данные, которые не были учтены в таблице до этого. Для них всегда можно будет добавить новые поля.

Даже самый сложный договор можно привести к единому шаблону, просто добавив в него различные условия. Поэтому несколько похожих договоров удобнее будет свести в один.

Шаг 5. Рассылки

Теперь нужно задуматься о том, как компания поддерживает отношения с клиентами. Устраивает ли она специальные акции и мероприятия? Поздравляет ли клиентов с праздниками? Если да, то понадобится возможность рассылать информацию об этом через электронную почту или SMS.
При выполнении такой работы вручную можно смело реорганизовывать компанию в почтовый филиал – только на это и будет уходить рабочее время сотрудников. Как же быть? Во-первых, нужно ответить на следующие вопросы:

• С какой частотой и в какое время компания сможет проводить рассылки? Как часто появляются новости, которые будут интересны клиентам?
• В каких случаях лучше использовать почту, а в каких – SMS?

После планирования частоты и способа рассылки нужно сформировать основной текст, который программа дополнит заданной информацией. При этом необходимо тщательно продумать текст рассылок заранее. Например, система может подставить в сообщение как мужское имя, так и женское, но смысл текста от этого пострадать не должен.
Кроме того, адресату, конечно же, хочется почувствовать: вот это конкретное письмо было отправлено именно ему, организация действительно заботится о его возможности следить за новостями. Чтобы избежать «шаблонности», можно создать рассылку в стиле писем, которые до автоматизации отправляли вручную.

Советы:

Главная информация должна содержаться в самом тексте. Не нужно перегружать шаблон картинками и тяжелыми файлами. Большинство пользователей предпочитают отключать дополнения, а значит, для них суть письма останется неясной. Далеко не каждый сочтет это интригующим – скорее, просто закроет его и не воспользуется предложением.

При массовости рассылок стоит задуматься о спам-листах. Чтобы не попасть в них, нужно обратить внимание на возможность клиента отписаться от рассылки по собственному желанию. При этом опция должна быть очевидной – например, в виде обозначенной ссылки в письме.

Также при планировании рассылки нужно учитывать ограничение сервера на количество отсылаемых писем в час (на бесплатных серверах – в минуту). Как правило, после достижения максимального количества писем сервер блокирует аккаунт. Чтобы избежать подобной ситуации, рассылку лучше распределить на несколько циклов.

Не стоит проводить рассылки слишком часто и без особого повода. Во-первых, это раздражает подписчиков, во-вторых, вряд ли кого-то заинтересуют малоинформативные письма. Если есть уверенность в планировании, можно предупредить о частоте рассылок еще на этапе подписки – например, фразой «Наша еженедельная рассылка».

Шаг 6. Напоминания

Изменения в базе данных компании происходят регулярно, и информировать о них сотрудников нужно быстро и адресно. Обмен деловой информацией должен быть доступен, даже если мы говорим о филиалах, находящихся в разных городах. Основная цель напоминаний – это оперативное реагирование на происходящие процессы. Например, после того, как оператор внесет в таблицу заказ от клиента, менеджер должен получить уведомление о поступлении нового заказа и приступить к своей работе. Напоминание может отразиться на рабочем столе программы, прийти по электронной почте или SMS.
Для того, чтобы организовать процесс передачи напоминаний, необходимо знать:

• О каких изменениях необходимо оповещать сотрудников?
• Как эти оповещения должны выглядеть?

Просмотрим еще раз список основных действий и найдем несколько примеров возможных напоминаний: «Вам добавлено новое задание», «Подходит к концу срок сдачи проекта», «Изменился статус заказа».

Советы:

Напоминания должны быть информативными, чтобы с первого взгляда было понятно, о чем идет речь. Поэтому нужно указывать больше конкретной информации внутри текста. Согласитесь, есть разница между «Изменился статус заказа» и «Статус заказа № XX изменился с A на B».

Отправлять напоминания следует только в случае необходимости. Не стоит создавать напоминания на маловажные изменения или рассылать их тем, кого они не касаются. Сотрудники просто «утонут» в них и перестанут реагировать вовремя.

Шаг 7. Вычисления

В своей деятельности многие компании используют определенные формулы. Например, почти все пользуются вычислением вида «Сумма = Количество x Цена». Но встречаются и более сложные формулы. Например, для расчета стоимости заказов, где необходимо задействовать логику.
Если данный процесс автоматизировать, то программа будет автоматически рассчитывать необходимые поля в таблицах по заданной формуле. Чтобы к этому прийти, ответим на следующие вопросы:

• В каких таблицах нужны вычисляемые поля?
• По каким формулам программа будет их рассчитывать?

После заданных параметров расчеты будут производиться сами. Вручную считать и вписывать ничего не придется, а значит, и количество ошибок уменьшится во много раз.

Советы:

В первую очередь в систему автоматизации можно перенести те вычисления, которые уже хранились до этого в Excel или других программах.

Будет удобнее начать с простых вычислений, усложняя их по мере освоения системы автоматизации.

Необходимые для вычислений данные можно брать не только из текущей таблицы, но и из связанных с ней. Для этого нужно не забывать проставлять необходимые связи.

Шаг 8. Отчеты

Казалось бы, периодические отчеты в компаниях составляются и без этой вашей автоматизации. Так ли нужна помощь системы в мгновенном их генерировании? Ключевое слово здесь – «мгновенном». Прозрачность бизнес-процессов организации – это не только достоверность данных, но и скорость их получения. Так что, конечно, нужна. Поэтому определим:

• Из каких данных будут составляться моментальные отчеты?
• В какой форме их будет удобнее просматривать?

Точная информация о проделанной сотрудниками работе, предоставленная в любой удобный для руководства момент, поможет быстро проанализировать текущее состояние дел. Для этого достаточно запросить в системе генерирование отчета на базе данных из любых таблиц по любому процессу.

Советы:

Нужно определить параметры, которые можно будет изменять при формировании отчета – например, по периоду или по группам сотрудников.

Не стоит перегружать моментально составляемые отчеты сложной информацией. Основная их задача – быстрое ознакомление с текущей ситуацией для незамедлительного реагирования на возможные затруднения.

Можно сделать отчеты простыми для восприятия. Например, визуализировать их с помощью различных графиков и схем.

Заключение

Таким образом, ответив на вышеперечисленные вопросы, вы увидите:

• какие бизнес-процессы нужно автоматизировать в вашей компании;
• какие данные можно объединить в базу;
• как разграничить доступ к этим данным;
• в какие шаблоны объединить документацию;
• как организовать массовые рассылки и напоминания;
• какие вычисления удобнее проводить автоматически;
• какие отчеты нужно генерировать моментально.

Конкретные идеи по каждому из пунктов как раз и составят ваше техническое задание. Его можно передать разработчикам, которые определят сроки и стоимость разработки необходимой вам системы автоматизации. Или, как вариант, вы можете воспользоваться готовым конструктором и создать систему самостоятельно.
На этом мы завершаем вводную инструкцию. Надеемся, что наши советы помогут автоматизировать ваш бизнес быстро и без лишних затрат!

Разработка плана автоматизации предприятия

Курсовая работа

Исходные данные

ЧислаNМ определяются двумя последними цифрами номера зачетной
книжки.

.       Число сотрудников предприятия, которое определяется
по формуле:

Ч_ст=(N+15)*11=(3+15)*11=198;

.       Размер чистой прибыли компании за прошлый год

ПЧ=(100-N)*10⁵=(100-3)*10⁵=9700000
грн.;

.       Cтепень утилизации (загрузки) корпоративной сети на
всех уровнях иерархии:

·      на уровне доступа УС_д=(20-М)*0,8=(20-5)*0,8=12
Гбит/с.;

·        на уровне распределения УР_р=(100-М)*0,85=(100-5)*0,85=80,75
Гбит/с.;

·        на уровне ядра
УЯ=(100-М)*0,8=(100-5)*0,8=76 Гбит/с.;

Число робочих станций в сети: УС_я=Ч_ст*((100-М)/100)=198*((100-5)/100)=188,1
шт.;

Вступление

Автоматизация – это комплексные действия организации и
экономического характера которые позволяют понизить участие людей на
производстве, процесс, с помощью которого увеличивается эффективность
предприятия (производительность).

Внедрение информационной системы управления на предприятии
подразумевает под собой разработку и реализацию планов автоматизации.

План автоматизации состоит из трех этапов:

.       Экспертиза (анализ):

·      Анализ организационной структуры предприятия;

·        Выявление основных потребностей
предприятия;

·        Определение возможностей;

·        Постановка задачи;

·        Документирование ожидаемых результатов.

2.     Оптимизация бизнес-процессов (консалтинг):

·      Разработка регламентов;

·        Подготовка отчетных форм;

·        Разработка детального плана действия по
внедрению;

3.     Внедрение (реализация) проекта:

·      Формирование технического задания на внедрение;

·        Поставка оборудования;

·        Установка программного оборудования;

·        Интеграция с учетной системой;

·        Обучение пользователей;

·        Опытная экспертиза.

1. Выбор и обоснование метода автоматизации
предприятия

Автоматизация производства – процесс в развитии машинного
производства, при котором функции управления и контроля, ранее выполнявшиеся
человеком, передаются приборам и автоматическим устройствам. Автоматизация
производства – основа развития современной промышленности, генеральное
направление технического прогресса. Цель автоматизация производства заключается
в повышении эффективности труда, улучшении качества выпускаемой продукции, в
создании условий для оптимального использования всех ресурсов производства.
Различают автоматизацию производства: частичную, комплексную и полную.

Основными целями автоматизации деятельности
предприятия являются:

·      Сбор, обработка, хранение и представление данных
о деятельности организации и внешней среде в виде, удобном для финансового и
любого другого анализа и использования при принятии управленческих решений.

·        Автоматизация выполнения бизнес операций
(технологических операций), составляющих целевую деятельность предприятия.

·        Автоматизация процессов, обеспечивающих
выполнение основной деятельности.

·        Повышении эффективности труда, улучшении
качества выпускаемой продукции, в создании условий для оптимального
использования всех ресурсов производства.

Существует три вида автоматизации предприятия:

·      Частичная автоматизация;

·        Лоскутнаяавтоматизация;

·        Комплексная(полная) автоматизация.

Частичная автоматизации предполагает
автоматизацию отдельных отраслей предприятия, например отдела бухгалтерии.

Лоскутная автоматизация – это поэтапная
комплексная автоматизация предприятия. При лоскутной автоматизации выделяются
отрасли, которые необходимо автоматизировать в первую очередь (планирование
продаж и закупок), во вторую очередь (производство, складские запасы, отдел
зарплаты, отдел кадров) и третью очередь (бухгалтерия). Лоскутная
автоматизацияорганизуется модулем ERP-системы или с помощью систем, которые
совместимы между собой, но это дорого.

Стадии лоскутной автоматизации:

1)     Автоматизируется планированиебизнес-процессов
связанных с продажами;

2)      Автоматизируется все, что связано с производством, со
складскими запасами, с человеческими запасами;

)        Автоматизируется финансовые составляющие
(бухгалтерия, отдел кадров, заработная плата и др.).

Комплексная автоматизация предполагает
автоматизацию всех отраслей одновременно. Применяется этот способ очень редко,
т.к. при его использовании обеспечиваются очень большая нагрузка на персонал и
неизбежные организационные и психологические проблемы внедрения.

При разработке данного проекта будем использовать лоскутную
автоматизацию предприятия.

2. Определение организационно-штатной структуры
предприятия «Greenwich»

Определение организационно-штатной структуры предприятия
позволяет определить очередь автоматизации различных профилей предприятия и
увидеть какие отделы входят в эти профили, и какие бизнес-процессы включают эти
отделы.

На данном этапе необходимо определить ключевых сотрудников и
других участников проекта, которые будут работать во время проведения выбора.

На рисунке 2.1. представлена организационно-штатная структура
предприятия. Рассмотрим более подробно данную схему:

·    Генеральный директор – его основной задачей
является рост и развитие компании, а также повышение ее конкурентоспособности и
укрепление позиции на рынке.

·        Директор по маркетингу – руководитель,
относящийся к категории топ-менеджмента, высшего руководства предприятия.
Определяет маркетинговую стратегию предприятия, принимает решения на высшем
уровне, руководит работой маркетинговой службы предприятия.

·        Коммерческий директор отвечает за
надлежащую организацию работы по сбыту продукции, исполнительскую и трудовую
дисциплину сотрудников коммерческих служб, сохранность информации, обеспечение
безопасных условий труда.

·        Исполнительный директор организует работу
и эффективное взаимодействие производственных единиц и структурных
подразделений компании, участвует в разработке стратегии развития компании,
составляет оперативные планы.

·  Отдел бухгалтерии – занимается осуществлением
операций по выписке счетов-фактур, ведением книг покупок и продаж и ведением
делопроизводства в отделе бухгалтерского учета.

3. Определение бюджета и временных рамок проекта

Бюджет проекта – представляет собой план затрат,
необходимых для его исполнения, в стоимостном выражении. Бюджет проекта
включает затраты на закупку материалов, выплату заработной платы (включая
отчисления в социальные фонды), услуги сторонних организаций, амортизацию
зданий, техники, оборудования и нематериальных активов.

Три основных стадии формирования бюджета:

) Стадия планирования выбора;

Осуществляется максимально полное планирование всех ресурсов,
формируется группа внедрения и производится распределение ответственности.

Формируются цели проекта и требования к прикладному
программному обеспечению. А также формируется список критериев и класс
прикладного программного обеспечения.

) Стадия осуществления выбора;

Происходит формирование требований к поставщикам прикладного
программного обеспечения. Организовывается презентация прикладного программного
обеспечения. Формируется запрос на коммерческое предложение и анализируются
поступившие предложения.

В общем случае, бюджет, выделяемый на данный проект, может
зависеть от:

·      финансового состояния предприятия;

·        уровня использования информационных
технологий в бизнесе компании или, другими словами, зависимость результатов
бизнеса от использования ИТ;

·      целей проведения автоматизации;

·        понимание руководством целей проекта;

·        ожидаемого эффекта от проекта;

Формирование бюджета проекта:

1) Амортизация:

А=0,1*ПЧ=0,1*9700000=970000 грн.

2) Затраты на развитие:

ЗР=0,35*ПЧ=0,35*9700000=3395000 грн.

) Выплаты акционерам:

ВА=0,15*ПЧ=0,15*9700000=1455000 грн.

) Поощрительный фонд:

ПФ=0,03*ПЧ=0,03*9700000=291000 грн.

) Свободный остаток:

СО=ПЧ – (А+ЗР+ВА+ПФ)=3589000 грн.

·      на приобретение системы автоматизации:

Б_пр=0,7*СО=0,7*3589000=2512300 грн.

·      на поощрительные премии сотрудникам:

П_прс=0,05*Б_пр=0,05*2512300=125615 грн.

·      на консультационные услуги:

КУ=(0,1…0,3)*Б_пр=0,3*2512300=753690 грн.

·     
затраты на обучение персонала:

ОП=0,1*Б_пр=0,1*2512300=251230 грн.

Определение временных рамок проекта

Общий срок работ по проекту, в зависимости от выбранного
перечня объема работ, обычно составляет от шести месяцев до двух лет. Внедрить
систему в меньшие сроки практически невозможно, а превышение этого срока может
поставить под вопрос целесообразность инвестиций в данный проект.

Учитывая при планировании загрузку сотрудников текущей
работой и календарь руководства, необходимо чётко распланировать сроки выбора,
принятия решения и начала внедренческого проекта.

С начала нового года запускам систему в тестовую
эксплуатацию. Эта эксплуатация, согласно договору, проводится на протяжении 1
года, но в чисто тестовом режиме не больше 3-х месяцев (выясняются ошибки,
которые устраняются бесплатно). В течении 2-х лет наша система должна быть
полностью работоспособной системой.

Если у нас есть один год на создание системы: 2 месяца на
выбор системы, 4 месяца на подготовку и обучение персонала и 6 месяцев на
бесплатную гарантированную тестовую эксплуатацию.

Срок смешанной тестовой эксплуатации – 7 месяцев, в течение
которых найденные ошибки будут исправлены компанией-разработчиком системы, но
уже за определенную плату.

4. Формирование целей автоматизации и критериев
выбора

Сформируем цели автоматизации предприятия, которые
приведут к увеличению прибыли:

.       Увеличение качества, количества продукции;

2.       Сокращение штата;

.        Уменьшение затрат;

.        Повышение дневной нормы производительности
сотрудников;

.        Уменьшение складских запасов;

.        Уменьшение количества бумажного документооборота;

7.     Организация единой информационной системы управления
компанией;

Кроме целей внедрения, необходимо также определить критерии
повышения эффективности работы предприятия.

Все критерии, на основании которых будет производится выбор
системы автоматизации можно ориентировочно разделить на несколько групп:

·  Функциональные критерии;

·        Технические;

·        Эргономические критерии выбора

К функциональным критериям относятся:

1. Модульная структура системы, которая осуществляет контроль
качества выпускаемой продукции;

2.       Наличие модуля электронного документооборота;

.        Масштабируемость системы;

.        Обеспечение совместимости с существующими
информационными системами;

.        Наличие модуля контроля качества продукции;

.        Обеспечение возможности планирования всех типов
деятельности продаж, закупок, человеческого ресурса для эффективного
распределения ресурсов.

При формировании технических критериев необходимо учесть
особенности инфраструктуры нашего предприятия, состояние клиентских
компьютеров, пропускную способность сети и нагрузку, создаваемой на
корпоративную сеть.

К техническим критериям относятся:

1) Требования к параметрам сервера;

) Требования к серверной ОС;

) Требования к базе данных;

) Требования к корпоративной сети предприятия.

Эргономические критерии – те критерии, которые учитывают
человеческих фактор.

К эргономическим критериям относятся:

1) Удобный, интуитивно-понятный интерфейс;

2) Наличие подробной электронно-справочной информации;

) Поддержка различных языковых локаций;

) Наличие различных сертификатов.

. Формирование проектной группы и определение ее
полномочий и обязанностей

В проектную группу включаются следующие отделы:

Ø Координационный комитет;

Ø  Группа проекта.

В координационный комитет рекомендуется
включать людей, которые заинтересованы в успешности проекта, и высших
руководителей. Основная функция координационного комитета: он собирается раз в
месяц и выслушивает отчет руководителя проекта, корректирует направление
дальнейшего развития проекта, разрешает конфликтные ситуации в процессе
внедрения системы.

Функции координационного комитета:

1) Определение целей и путей развития проекта;

) Сопоставление этапов развития проектов с запланированными
сроками;

) Утверждение необходимости в дополнительном выделении
ресурсов (внутренние или внешние) под проект

) Использование своего влияния в целях устранения различных
препятствий на пути развития проекта.

Руководитель проектной группыполностью освобождается
от прямых предыдущих обязанностей на момент руководства проектной группой.

Требования к руководителю проекта:

1) 100% рабочего времени уделять руководству проекта;

) Быть сотрудником компании, а не нанятым специально под
проект;

) Являться представителем операционного подразделения,
глубоко вовлеченного во вседневную деятельность компании;

) Быть самым лучшим из всех возможных кандидатов;

) Являться сотрудником на предприятии длительное время;

) Быть хорошим руководителем и уважаемым человеком.

Обязанности руководителя проекта:

Ø Ведение проекта;

Ø  Создание сплаченой и работоспособной
рабочей группы;

Ø  Устранение препятствий
для реализации проекта

Ø  Повышение эффективности
функционирования группы;

Ø  Создание и корректировка
графика внедрения;

Ø  Сопоставление и
дальнейшаякоректировка бюджета проекта;

Ø Представление корректировок бюджета и
графика внедрения перед координационным комитетом и группой внедрения;

Ø  Помощь в определении
требований и проблем процессов внедрения.

Проектная группа (группа внедрения)

Члены группы внедрения должны:

Ø Решать, что наиболее приемлимо для данного
предприятия и предлагать соответствующие корректировки бизнес-процессу
предприяти;

Ø  Понимать слабые и сильные
стороны их подразделения, с точки зрения персонала, и процессов при разработке
процедур в своей функциональной области;

Ø  Иметь полномочия для
изменения текущих процедур установки или изменения сферы ответственности
подразделения.

Обязанночти членов группы внедрения:

1) Брать полную ответственность за свою функциональную
область;

) Посещать все собрания, связанные с внедрением и принимать в
них активное участие;

) Понимать цели и способы их достижения в рамках своей
функциональной области;

) Разработать детальные процедуры на основе знаний, полученых
в процессе обучения и на этапе тестирования;

) Определить программные продукты, которые не поставляются
вместе с системой, но применение которых необходимо в их функциональной
области, а также все возможные изменения, котроые могут понадобиться вносить в
способы управления предприятием;

) Учавствовать в переносе данных в систему, а также быть ответственным
за их достоверность в рамках своей функциональной области;

) После окончания внедрения составить обзорный документ по
своим функциям с целью выявления открытых вопросов.

6. Оценка существующей степени автоматизации

Оценка степени автоматизации производится для того чтобы
оценить потенциал информационной системы и для оценки потенциала вычислительных
ресурсов.

Система автоматизации может быть реализованна следующими
данными:

Ø Количество потоков данных, которые
осуществляют влияние на нашу нагрузку сети;

Ø  Средний объем данных,
который передается в рамках этих потоков;

Ø  Средняя длительность
одной транзакции.

К потокам данных, которые создают нагрузку на
сеть, относятся:

1) Диалоговое взаимодействие в рамках системы автоматизации
между клиентом и сервером;

) Локальная печать документов системы между клиентом и
сервером печати;

) Обмен текстовыми сообщениями в рамках системы между
клиентами;

Система автоматизации 1С: Предприятие ERP-система
имеет следующие характеристики:

Ø Средний объем информации, которая
передается в рамках диалогового взаимодействия составляет ≈ 100 Кбайт;

Ø  Во время осуществления
диалогового взаимодействия в рамках одной транзакции требуется проход через 3
экрана;

Ø  Средний объем информации,
который передается в рамках локальной печати составляет ≈ 1000 Кбайт;

Ø  Во время осуществления
локальной печати в рамках одной транзакции требуется проход через 2 экрана;

Ø  Средний объем информации,
которая передается в рамках обмена текстовыми сообщениями ≈ 30 Кбайт;

Ø  Во время осуществления
обмена текстовыми сообщениями в рамках одной транзакции требуется проход через
2 экрана.

C=V_дан/(L*(T_ож+Т_р)), где

V_дан – общий объем данных;- средняя утилизация
сети; {L=0,5}_ож – время ожидания между двумя шагами диалога (T_ож=20
с.);

Т_р – время реакции системы (Т_р=2 с.)

Общий объем данных:

V_дан= V_т*N*8, где

V_т – средний объем информации, которая передается
во время одного шага транзакции;- общее количество шагов в рамках одной
транзакции;

Произведем рассчет нагрузки на сеть:

Ø во время диалогового взаимодействия:_дан=
100000*3*8=2400000 байт;=2400000/(0,5*(20+2))=0,21818182 Мб/с.;

Ø во время печати:_дан=
1000000*2*8=16000000 байт;=16000000/(0,5*(20+2))=1,45454546Мб/с.;

Ø при обмене текстовыми сообщениями:_дан=
30000*2*8=480000 байт;=480000/(0,5*(20+2))=0,04363636Мб/с.

7. Выделение и формализация бизнес-процессов,
согласно выбранному профилю автоматизации

Вначале опишем то, что есть в настоящий момент, как
функционируют те или иные отделы, как выполняются различные операции в этих
подразделениях. Т.е. проведем обследование деятельности предприятия. Определим
проблемы, обобщим их, определим значимость этих проблем и наметим пути решения.
Важно разделить проблемы и задачи, которые могут быть решены путем внедрения
системы автоматизации и те, которые требуют других методов, например, изменения
учетной политики и т.п.

Взаиморасчёты с поставщиками – в данном
бизнес-процессе принимают участие менеджер планового экономического отдела и
бухгалтерия.

Формализация бизнес-процесса «Взаиморасчёты с поставщиками»

. Оценка нагрузки, создаваемая системой
автоматизации на корпоративную сеть

C=V_дан/(L*(T_ож+Т_р)), где

_дан – общий объем данных;- средняя утилизация сети;
{L=0,5}_ож – время ожидания между двумя шагами диалога (T_ож=20
с.);

Т_р – время реакции системы (Т_р=2 с.)

Общий объем данных:

V_дан= V_т*N*8, где

_т – средний объем информации, которая передается
во время одного шага транзакции;- общее количество шагов в рамках одной
транзакции;

Произведем расчет нагрузки на сеть:

·    во время диалогового взаимодействия:_дан=
100000*3*8=2400000 байт;=2400000/(0,5*(20+2))=0,21818182Мб/с.;

·    во время печати:_дан=
1000000*2*8=16000000 байт;=16000000/(0,5*(20+2))=1,45454546Мб/с.;

·    при обмене текстовыми сообщениями:_дан=
30000*2*8=480000 байт;=480000/(0,5*(20+2))=0,04363636Мб/с.

. Обзор рынка систем автоматизации

ERP-система (англ. EnterpriseResourcePlanningSystem
– Система планирования ресурсов предприятия) – это интегрированная система на
базе ИТдля управления внутренними и внешними ресурсами предприятия (значимые
физические активы, финансовые, материально-технические и человеческие ресурсы).
Цель системы – содействие потокам информации между всеми хозяйственными
подразделениями (бизнес-функциями) внутри предприятия и информационная
поддержка связей с другими предприятиями. Построенная, как правило, на
централизованной базе данных, ERP-система формирует стандартизованное единое
информационное пространство предприятия.

Современный рынок представлен огромным количеством
ERP-систем. Выделим несколько современных систем для сравнения.системы
удовлетворяют большинству запросов как средних, так и очень крупных
предприятий. Они могут работать на различных платформах (Windows XP, UNIX,
Solaris, AIX и т.д.) и с различными мощными профессиональными СУБД. Концепция
ERP поддерживается большинством современных корпоративных информационных
систем. Не так давно на IT-рынке появились ERP-системы второго и третьего поколения,
которые способны интегрировать в единое целое информационные потоки целых
отраслей.

Ø Infor ERP LN

Infor ERP LN – это передовая и легкая в использования
ERP-система, интегрирующая широкий спектр бизнес-функций для управления
дискретными и проектно-ориентированными производствами в таких отраслях как
машиностроение, электроника и электротехника, авиа- и судостроение и других.
Комплексное решение Infor ERP LN обеспечивает поддержку бизнес-процессов через
все подразделения, включая производство, сбыт, закупки, финансы, управление
запасами, логистику и послепродажный сервис, полностью реализовывая стандарт
управления MRP II. Базовая функциональность по производству и планированию в
Infor ERP LN идеально подходит для компаний, работающих по моделям «производство
на склад», «сборка под заказ», «производство под заказ» и «проектирование под
заказ».

Преимущества Infor ERP LN:

·    Лучших в мире решений для управления
производственными компаниями за счет опыта в 30 лет на рынке.

·        За годы работы Infor ERP LN вобрал в себя
опыт, идеи и лучшие практики управления, почерпнутые из сотрудничества с
клиентами Infor.

·        Infor ERP LN, имея четкую специализацию и
модульную архитектуру, предоставляет максимальную функциональность при
минимальной стоимости владения, при этом часть функций является уникальной на
рынке ERP-систем.

·        Infor ERP LN непрерывно развивается.

·        Успешность проектов Infor ERP LN
обеспечивается методологией внедрения, появившейся в ERP-среде одной из первых
и остающейся одной из самых авторитетных на протяжении десятилетий.

·        Владение широким портфелем бизнес-решений,
позволяющих комплексно решить большинство задач корпоративной автоматизации.

Oracle JD EdwardsEnterpriseOne – комплексное решение для
автоматизации деятельности предприятия, полностью удовлетворяющее требованиям
класса ERP. Предназначен для комплексной автоматизации крупных и средних
предприятий. Функциональность системы позволяет предприятиям различного профиля
объединить в себе решения для углублённого планирования, управления активами,
совместного ведения бизнеса, управления взаимоотношениями с клиентами,
управления финансами, закупками и проектами. Система поддерживает
неограниченное число валют, консолидаций, режимов производства, языков
интерфейса.

В основу Oracle JD EdwardsEnterpriseOne положена система
документооборота, помогающая реализовать любые схемы принятия решений в
корпорации и консолидирующая поток информации между различными структурами,
входящими в состав корпорации. Система обладает уникальной возможностью
объединять различные платформы (включая вариации UNIX, а так же Windows NT и
AS/400) в рамках корпорации.

IBM Cognos – это семейство программных продуктов для
управления эффективностью бизнеса (CPM, CorporatePerformanceManagement), в
которое входят отдельные решения для планирования и бюджетирования.

Как партнер IBM, компания RBC Group предлагает комплексные
решения на базе программных продуктов IBM Cognos:

·      Бюджетирование, планирование и аналитика:
Организация бюджетного процесса, планирования, анализа и отчетности в режиме реального
времени.

·        Business Intelligence: Построение
полноценной отчетности, аналитики, информационных панелей управления по
ключевым показателям, обеспечение полного набора функциональных возможностей
для проведения бизнес-анализа и формирования отчетности.

Infor FMS SunSystems – это комплексная
многофункциональная система автоматизации финансового и хозяйственного
управления, проверенная временем и пользующаяся большой популярностью. Может
быть интегрирована с бизнес-процессами по управлению закупками, продажами и
складами. Она доступна на многих языках и настраивается под все известные
бухгалтерские стандарты и является отличным инструментом для решения сложных
задач управления финансовым и налоговым учетом.

Преимущества продукта:

·           возможность автоматического параллельного
ведения бухучета в местном и нескольких международных стандартах;

·           ввод данных один раз с их последующим
использованием для составления финансовых, налоговых и других отчетных форм;

·              многовалютность;

·              отслеживание полного
цикла покупки и продажи и получение отчётов на каждой стадии;

·              поддержка неограниченного
количества складов вне зависимости от их расположения.

HRB (система управления персоналом и расчета
заработной платы) – это функционально полный, легкоуправляемый, экономичный и
гибкий во внедрении продукт, удовлетворяющий современным требованиям
отечественных и международных предприятий. Это решение для предприятий крупного
и среднего бизнеса.это модульный продукт, обладающий следующими функциональными
возможностями и свойствами:

·           кадровый учет

·              электронный табель

·              расчет зарплаты любой
сложности (многовалютность)

·              управление бюджетами
подразделений по зарплате, найму, обучению персонала и др

·              решение для компаний с
распределенной структурой

·              доступ через Интернет

·              архитектура клиент-сервер

·              работа на различных
компьютерных платформах

10. Рекомендации по выбору системы

Исходя из выделенного на автоматизацию бюджета можно сказать,
что компания не может позволить систему комплексной автоматизации западной
компании-разработчика. Из доступных по бюджету систем отечественного образца
выберем наиболее подходящую нам по функциональности – система «Парус».

Программные продукты «ПАРУС» – предназначены для
автоматизации деятельности коммерческих предприятий и бюджетных учреждений разного
уровня. Среди линеек ПП «ПАРУС» есть и тиражные продукты и относящиеся к классу
ERP-систем.

Система имеет модульное построение. Все модули системы могут
работать как самостоятельные приложения, но в полной мере достоинства модулей
реализуются при использовании в качестве единого программного комплекса с общей
базой данных.

Дополнительные функции:

·           обеспечена возможность оперативного отбора
сотрудников по заданным критериям, что позволяет получать оперативные сводки по
различным направлениям деятельности персонала;

·              в системе реализована
функция разграничения прав доступа к отдельным разделам, что является
необходимым условием при работе в системе нескольких пользователей.

CRM-система, предназначенная для координации многосторонних
связей с реальными и потенциальными клиентами и централизованного управления
продажами.

Система позволяет:

·           вести в структурированном виде информацию
по контрагентам.

·              вести учет работы по
контрагентам.

·              вести учет обращений
контрагентов (партнеров, заказчиков, конкурентов)

·              вести учет рабочего
времени сотрудников с возможностью задавать специалисту график работы по датам.

·              автоматизировать такие
направления как прямой телемаркетинги директмейл (формирование списка адресатов
по задаваемым параметрам с целью адресной рассылки).

·              вести учет различных
маркетинговых мероприятий (акции, семинары и пр.)

·              фиксировать исходящие
документы-основания (договора, счета и т.п.) и их оплату по реализации
собственных товаров и услуг.

Преимущества
системы:

·           широкие функциональные возможности;

·              обеспечение интеграции с
различными бухгалтерскими системами;

·              учет требований
Заказчика, предъявляемых к функционалу системы, возможность заказных доработок
под конкретного заказчика;

·              удобство и простота
эксплуатации;

·              конкурентные лицензии;

·              отсутствие затрат на
приобретение СУБД;

·              широкий региональный
охват.

11. Оценка стоимости владения

Для оценки стоимости системы применяется различные методики.
Наиболее распространенной из них является методика ТСО – оценка совокупного
владения системой.

Такой способ учитывает все прямые и косвенные затраты на
владение системой.

К прямым затратам относятся:

покупка системы;

услуги консалтинговых компаний;

мотивация персонала;

обучение персонала.

К непрямым затратам относятся:

затраты на техническое сопровождение;

затраты на модернизацию;

Затраты на сети связи.

Оценка окупаемости системы

Нормальный срок окупаемости для ИСУ обычно 3-6 лет. В случае
более длительного времени автоматизация теряет предполагаемый смысл.

Различают несколько методик оценки окупаемости системы:

) IRR – внутренняя форма возврата (дохода).

) NPV – чистая приведенная стоимость.

) PV – срок окупаемости.

) ROI – норма возврата инвестиций.

На сегодня наиболее используемым и удобным является четвертый
метод. – количественный показатель, отражающий финансовую выгоду от
вложений в проект.

где – чистый суммарный доход ожидаемый от
внедрения системы.

ТОС – совокупная стоимость владения системой с учетом
дисконтирования.

Если ROI >100% то мы вышли на точку окупаемости.

Ожидаемый доход от системы

Будем рассчитывать ожидаемый доход, от системы исходя из таких
предположений:

1)     ERP – система позволяет повысить эффективность предприятия
на 20-35% в таком виде:

·      1 год – максимально 15%;

·        2-й год – 20%;

·        3-й год – 25%;

2)     Наличие СЭД ведет к экономии на бумаге 50-100 тыс.
грн.

3)      Проанализировав деятельность предприятия за
предыдущий год можно обнаружить компании, которые можно внести в черный список,
тем самым уменьшив расходы.

Уже было сказано, что расчет окупаемости системы производим с
учетом дисконтирования.

Коэффициент дисконтирования по времени:

,

где t – период по годам для 6 лет;- норма дисконта = 30%.

Рассчитаем затраты, доходы и коэффициент дисконтирования и сведем
все в таблицы 1.

Таблица 1 – Затраты

Затраты
Прямые	Косвенные
Название	Грн.	Название	Грн.
ППО(Бпр)	2512300	Премия	125615
КУ	753690	Тех поддержка	(10% от ППО) 251230
ОПер	251230
Сумарные затраты	3894065

Таблица 2 – Доходы

Доходы	грн
1-й год	9700000*0,15=1455000
2- й год	11155000*0,20=2231000
3- й год	13386000*0,25=3346500

Чтобы рассчитать доход за первый год, необходимо взять ЧПсв
(из 3 Части КЗ), в моём случае ЧПсв = 9300000 грн. Находим 15% от ЧПсв и это =
1395000 грн. Для 2 го года берём 9300000+1395000, находим 20%, получаем 2139000
грн. Далее аналогично.

Таблица3 – Коэффициент дисконта

2й год

3й год

d

1

0,77

Для 1 го года d = 1/=1

Для 2 го года d = 1/= 0,77

Для 3 го года d = 1/= 0,59

Для 4 го года d = 1/= 0,45

Для 5 го года d = 1/= 0,35

Для 6 го года d = 1/= 0,27

Таблица 4 – Оценка стоимости владения системой

	1й год	2й год	3й год
Доходы	1455000	2231000	3346500
Затраты	3894065	2065297,5	516324,4
Д – З	2888580	73702,5	2692175,6
(Д – З)*d	2888580	56750,925	1588383,6

ROI = ((

= (((1455000+ 2231000+2231000) – (3894065+2065297,5+516324,4)) – (4283580+2065297,5+516324,4)))*100%=
((5917000-6475686,9)/8414175,1)*100%=1195,25>100%

Можно сделать вывод, что система себя окупит за 3 года, ROI
=511,4%

Вывод

автоматизация
организационный технический

В данном комплексном задании я в соответствии с исходными
данными разработал структуру плана автоматизации коммерческого предприятия и
было предложено мной система автоматизации, способы и методы её внедрения,
рекомендации по выбору системы и оценки, могут показаться слишком сложными. Но
всё зависит от желания заказчика, от характеристик самого предприятия, от
сложности и масштабности проекта, и в первую очередь от желаемого количества
вложенных в него денег. Результаты проведённых работ могут быть востребованы в
процессе детального исследования предприятия в целом. На самом деле, всё это
может служить некоторой системой поддержки качества принятия решений. На мой
взгляд такой состав и последовательность работ позволит повысить вероятность
осуществления правильного выбора.

Оперативный
план автоматизации торговой компании
«Рассвет»:

1.
Структура проекта автоматизации компании
(диаграмма Gantt).

2.
Ресурсное планирование проекта
автоматизации (таблица ресурсов Resource
Sheet,
отчет Who
Does
What
When).

3.
Стоимостной анализ проекта (отчетыCash
Flow,
Budget).

1.Структура
проекта автоматизации компании «Рассвет»
(диаграмма Gantt).

Разработаем
оперативный план по автоматизации
компании «Рассвет», для этого воспользуемся
диаграммой Ганта (Gantt
Chart)
– средством визуализации плана проекта
для компании. Эта диаграмма представляет
собой график, на котором по горизонтали
размещена шкала времени, а по вертикали
расположен список задач. Оперативный
план является по существу проектом,
который реализуется в последствие
компанией. Целями автоматизации является
улучшение условий работы в компании.

Задачи, которые
необходимо выполнить для автоматизации
компании (рис.1):

Рис
1.Диаграмма
Gantt
(Задачи)

1.Предпроектное
обследование –
цель задачи является анализ текущей
ситуации в компании, определение
требований и пожеланий, а также оценка
денежных ресурсов;

1.1.Формирование
требований к ИС – компания разрабатывает
свои требование, которые ИС должна
удовлетворять;

1.2.Оценка ресурсных
возможностей – определение с суммой
денежных средств, которые компания
может потратить на внедрение ИС;

2. Программирование
ИС – непосредственно сама разработка
информационной системы компании
«Рассвет».

3.Тестирование ИС
– тестирование
функционального программного продукта
ключевыми пользователями, проверка
соответствия программного продукта
требованиям;

4. Отладка ИС –
процесс поиска и исправления ошибок в
ИС, препятствующие нормальной работе
программы;

4.1 Устранение
неполадок – необходимо устранить
выявленные неполадки;

4.2 Составление
описания конфигурации – доработка и
внесения данных;

5.Внедрение ИС –
готовое программное обеспечение,
специалисты доставляют и устанавливают;

5.1.Установка ИС –
необходимо выполнить установку ИС на
имеющееся оборудование;

6.Полный переход
компании «Рассвет» к работе с готовой
ИС.

Рассчитываем
длительность исполнение задач и
устанавливаем сроки на начала и окончание
каждой задачи.
Общее число рабочего времени составит:
85 дней. Выполнение всего проекта продлится
с 7 мая 2012 г. по 30 августа 2012г.

При
этом длина отрезков, обозначающих
задачи, пропорционально длительности
задач (рис. 2). Далее
в диаграмме устанавливаются связи между
задачами и подзадачами, это необходимо
для того чтобы было видно какие задачи
выполняются одновременно, а какие
последовательно.

Например,
Задачи
«Программирование ИС» и «Тестирование
ИС», должны выполняться последовательно,
т.к. необходимо сначала создать ИС и
только затем
можно проверить ее работу.

Рис. 2 Диаграмма
Gantt
(Шкала времени выполнения задач)

2.
Ресурсное планирование проекта
автоматизации компании Рассвет
(таблица ресурсов Resource
Sheet,
отчет
Who
Does
What
When).

После того как
определены задач, нужно определить,
ресурсы. Создаем
необходимые ресурсы, которые будут
использованы в проекте: сотрудник
компании, который занимается данным
проектом (его оплата составит – 180 рублей
за час работы); системный администратор,
который занимается внедрением ИС
(стоимость услуг 200 рублей за час);
программист, который разрабатывает,
тестирует и делает отладку ИС (стоимость
услуги составит 100 рублей за час).
Назначаем вид ресурса материальный или
трудовой, последний оценивается исходя
из рабочих часов (рис.3).

Рис.
3. Таблица
ресурсов Resource
Sheet

Далее назначаем
каждой задаче использованные в ней
ресурсы (рис. 4).

Рис.
4. Назначение ресурсов

Создадим отчет по
исполнителям и времени (рис.5), на нем
наглядно просматривается, сколько
рабочих часов будет затрачено в каждом
месяце и по каждой задачи, весь проект
будет выполняться с мая по август.

Рис.5.
Отчет «Дела по исполнению
времени»

3.Стоимостный
анализ проекта (отчеты Cash
Flow,
Budget).

Создадим
необходимые отчеты, для этого воспользуемся
диалоговым окном «Отчеты по затратам»,
и выберем необходимые виды отчетов,
такие как отчет о бюджете и отчет о
движении денежных средств.

Отчет
о бюджете показывает необходимую сумму
затрат на каждую задачу и подзадачу, а
так же общую сумму затрат, которая
необходима для выполнения всего проекта.
На весь проект сумма затрат составит:
104320рублей (рис.6).

Рис.6.
Отчет
о бюджете

Отчет
о движении денежных средств показывает,
в какой период, какая сумма денежных
средств будет необходима на конкретную
задачу (рис.7). Всего период необходимых
работ будет проходить на протяжении 5
месяцев. В мае месяце затраты составят
– 25920 руб., в июне – 32000 руб., в июле –
28800 руб., в августе – 17600 руб. В июне будет
использовано чуть большее количество
ресурсов, чем в остальных месяцах.

Рис. 7. Отчет «Движение
денежных средств»

Вывод: Для исполнения
оперативного
план автоматизации компании «Рассвет»
потребуется 84 дня. Выполнение всего
проекта продлится с 7 мая по 30 августа.
Общая стоимость всех выполненных работ
составит 104320 рублей.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Построение план-графика – это стандартный подход к решению типовых задач. Этот прием планирования используется в самых различных случаях и для самых разных целей. План-график обычно включает всю необходимую информацию об этапах работы, их краткую характеристику и обозначенные сроки выполнения. Исключать этот этап нельзя, потому что именно на нем формируется полное понимание о предстоящем проекте и специфике его выполнения.  

План-график представляет собой таблицу с размеченными сроками и обозначенными действиями. Полезно отмечать в таком плане ещё и ответственных лиц, которые будут участвовать процессе автоматизации. Примерный вид плана приведен на рисунке ниже.

Слева у нас перечислены работы в столбик, а справа закрашены клеточки, соответствующие месяцу их реального выполнения или работы над ними. Добавить ответственных лиц можно прямо сюда или же вынести в отдельный график с использованием численного обозначения этапов.

Исходя из нашего опыта реализации проектов по автоматизации бизнеса мы отметим, что строго следовать какому-либо варианту составления плана не стоит. Самое важное – это сохранить и распланировать информацию. Сделать это можно абсолютно любым способом. Разве что, обратите внимание на наличие ответственных за каждый этап. Мы уже много раз говорили, что общее – это означает ничье. Пока нет ответственных лиц, спросить тоже не с кого. Именно поэтому пофамильно вносим их в план-график.

Советуем прочитать: Кто такие толстый и тонкий клиенты?

Слишком сильно увлекаться планированием не стоит. В противном случае, проект может превратиться в постоянное развитие плана и его доработку. Нам же важнее тратить время и силы на процесс автоматизации. Поэтому, сделайте самый простенький и понятный всем план график с ответственными лицами и не спускайтесь до уровня, что каждое чаепитие с ответственными лицами также будет отмечено. План нужен для координации, упрощения взаимодействия, расчёта бюджета и набросков процесса работы. Ставить же целью само создание идеального плана – это совсем неправильно.

Как построить план-график

Возможно вас это удивит, но построить план-график совсем не сложно! Достаточно уметь пользоваться любой и абсолютно любой программой для написания текстов или работы с таблицами, будь то Word или Execle. Подойдут и инструменты Google или Яндекс. Скажем вам больше – можно даже делать это руками на стандартной бумажке или на белой доске. 

Создаем самую стандартную табличку и разлиновываем её. В одном из столбцов табличек пишем работы, которые предстоит выполнить. В этом же столбце можно указывать наименования этапов работ и периодов. Пустое пространство справа от этого столбца – это место, где мы будем отмечать календарные сроки и в пустых клетках расписывать исполнителей конкретных задач, а также указывать служебную информацию. Исходя из этой логики расписываем весь процесс, о котором мы разговаривали всё это время.

Столбы слева с этапами работ удобно наполнять этапами бизнес-процессов, которые участвуют в общей логике нашего будущего автоматического решения. Их чередуем с тем, что нужно сделать. 

Например, пишем так:

Наименование этапа: Автоматизация склада

Наименование действия 1: Автоматизация процесса учёта регистрации поступивших товаров.

Бизнес-процесс: Получение товара на складе

Вспомогательные процессы на этапе: Внесение данных в таблицу, отправка таблицы на согласование менеджеру, разметка адресного хранения

Ответственный за процесс: Иванов И.И.

Ответственный за разработку этапа: Петров И.И.

Ответственный разработчик со стороны исполнителя: Сидоров В.В.

Вот и получили элементарный вариант плана-графика. 

Что должен содержать план-график

План-график может содержать самые разные пункты. Тут нет никакого строго госта. Ведь мы работаем с документом, который нужен для удобно работы. Мы приведем некоторые варианты, которые рационально включить в этот план.

Название этапа или мероприятия

Тут всё просто. Логика пункта следует из его названия. Записываем в произвольной форме название этапа.

Описательная часть 

Описываем каждый этап в исчерпывающей, но краткой форме, чтобы не забыть потом что именно мы планировали сделать на каждом этапе. Иногда полезно сделать обоснование причин запуска этапа, а также обозначить возможности.

Цели и результаты

Из названия тоже всё ясно. Цель – это удобная метрика, которая позволяет оценить вышло ли сделать на этапе то, что планировалось. Результаты также полезно отметить. Хорошо бы, чтобы в итоге они коррелировали с поставленными целями. Увы, это не всегда очевидный и связанный процесс.

Советуем прочитать: Чем лучше 1С?

Даты и временные промежутки

Из названия следует смысл этого пункта. Желательно обозначать диапазоны дат, а не целиться строго в одну несчастную дату. При реализации больших проектов редко получается выполнить этап день-в-день.

Ответственные исполнители

Опять-таки, всё следует из названия. Указываем ответственных или группу ответственных. Также полезно обозначить и их контактную информацию. 

Подход для решения

Тут мы записываем то, как мы планируем реализовывать работы и установим их взаимосвязь.

Допущения

Перечень допущений, которые мы сделали или можем сделать при реализации конкретного этапа.