Формирование графика сменности – во многих случаях одно из основных условий бесперебойной работы предприятия или организации.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об утверждении графика сменности .docСкачать образец приказа об утверждении графика сменности .docСкачать пустой бланк графика сменности .docСкачать образец заполнения графика сменности .doc
Когда применяется сменный график работы
Сменный график – явление достаточно распространенное. Используется он в самых разных отраслях деятельности, чаще всего в компаниях с непрерывным круглосуточным производственным циклом – необходимость его применения здесь обусловлена тем, что простои оборудования недопустимы, т.к. они ведут к сбоям в системе и немалым финансовым потерям. А вот регулярная своевременная смена персонала приводит к увеличению объема выпускаемой продукции, улучшению производительности труда и, как следствие, большей прибыли.
Также сменный график распространен и в других сферах, например, в медицинских учреждениях, охранных структурах, пожарных, газовых службах, в железнодорожных и транспортных перевозках, авиасообщении и т.д.
Количество смен и работников в них
Число смен зависит от особенностей деятельности организации. Это может быть две, три и даже четыре смены в сутки. Каждая смена работает определенный промежуток времени – от трех-четырех часов до двенадцати.
Индивидуально и количество работников в одной смене. Это может быть один человек или даже несколько десятков (верхний порог не ограничен).
Зачем нужен график сменности
График сменности является одним из важнейших внутренних документов компании.
На основе графика ведется учет рабочего времени сотрудников и впоследствии производится начисление им заработной платы.
Таким образом, он относится не только к методам организации труда на предприятии, но и является серьезным учетным бланком.
Не нужно забывать и о том, что если в компании предусмотрена работа в сменном режиме, то наличие графика в обязательном порядке проверяется государственными надзорными структурами (например, трудовой инспекцией и налоговой службой). Отсутствие этого документа может послужить причиной к наложению на предприятие и его руководство административного наказания в виде достаточно крупного штрафа.
Законодательное регулирование, обязательные условия
Сменный график регулируется законодательством, а именно ст. 372 ТК РФ (ч. 3 ст. 103 ТК РФ). При введении его в организации требуется неукоснительно соблюдать нормы и условия вышеназванного раздела Трудового Кодекса Российской Федерации.
Правила работы в данном режиме прописаны здесь достаточно обстоятельно и четко. Перечислять их в этой статье смысла нет, но на некоторых просто необходимо заострить внимание:
- недельная длительность рабочего времени в сумме всех смен не должна быть больше сорока часов;
- каждую смену людям должен даваться перерыв на обед (его длительность определяется индивидуально — от 30 минут до 2 часов);
- сотрудникам должен быть обеспечен непрерываемый отдых в течение 42 часов каждую неделю;
- работодатель обязан обозначить работникам недопустимость исполнения ими обязанностей в две смены подряд (за исключением экстренных случаев) – и строго за этим следить.
Если организация испытывает потребность в применении сменного графика для разных категорий (должностей) работников, то для каждой из них продолжительность смены может определяться отдельно (такие ситуации встречаются в транспортных компаниях – для водителей применяется один режим работы, для диспетчеров другой, а для обслуживающего персонала – третий).
При формировании графика следует учитывать и еще один важный момент — если большая часть выпадает на ночь, то смена автоматически должна быть уменьшена на час.
Все остальные условия работы должны также соответствовать законодательству, в том числе и в тех вопросах, которые касаются выдачи зарплаты, предоставления больничных, отпуска и т.п.
Что не считается сменным графиком
Некоторые кадровики ошибочно полагают, что график работы сутки через двое/трое, два дня через два и т.п., относится к сменным. Если внимательно ознакомиться с трудовым законодательством РФ, выяснится, что это не так. Группа работников, выполняющая свои должностные обязанности в течение одного дня, и сменяющаяся на следующий день другими, работает в режиме, закрепляемом внутри предприятия, однако при этом четкой процедуры разработки такого режима, его согласования и утверждения не предусмотрено.
Некоторые моменты, касающиеся оплаты
Расчет оплаты труда при сменном графике несколько отличается от стандартного. Специфика здесь заключается в том, что количество рабочих часов по установленному на предприятии режиму может отличаться от нормы, установленной по закону, причем как в сторону увеличения, так и в сторону уменьшения (так называемая плановая переработка или недоработка).
Для того, чтобы в расчетах зарплаты не было ошибок, по завершении периода учета следует осуществлять сверку следующих параметров: количества рабочих часов в соответствии с нормой и их же количество, исходя из реальных показателей. Если при сравнении второй показатель будет больше первого, потребуется рассчитать и доплатить сотруднику за переработанное время.
Если смена работнику выпадает на выходной день, то она оплачивается как обычная (это обосновывается особенностями условий сменного режима). Если же он вынужден работать в праздничный день (государственные нерабочие дни указаны в Трудовом Кодексе РФ), то оплата ему должна производиться по соответствующему стандартному тарифу, т.е. в двойном размере.
Закрепление порядка работы
Если руководство предприятия решает применять посменный график работы, эту норму оно обязано закрепить в учетной политике, если точнее – в Правилах внутреннего распорядка.
Если в компании действует профсоюзная ячейка, данные Правила, в том числе по части сменного режима работы, должны утверждаться ее представителем. На взаимодействие с профсоюзом отводится пятидневный период – за этот срок профсоюзные деятели должны либо одобрить представленные им Правила, либо доказательно их оспорить.
Также допускается установить использование сменного графика в коллективном договоре.
Помимо Правил внутреннего распорядка и коллективного договора, пункт о сменном режиме работы должен быть прописан в разделах индивидуальных трудовых договорах с сотрудниками, с указанием количества часов в смене и иных параметров.
Процесс формирования графика сменности
Первым практическим этапом воплощения сменного графика в жизнь является приказ о его создании, выпускаемый от имени директора организации. В нем прописывается указание создать график сменности, период, ответственное лицо и прочие необходимые сведения.
Образец приказа об утверждении графика сменности
Далее идет непосредственное составление документа. Здесь должны быть учтены интересы работодателя и сотрудника.
График формируется заранее – как минимум за тридцать дней до наступления смены.
Каждый сотрудник, упомянутый в документе, должен быть с ним ознакомлен под роспись. Таким образом, он свидетельствует о том, что согласен с данным режимом работы.
После разработки, согласования и окончательного утверждения график будет обязательным к исполнению как для руководства предприятия, так и для сотрудников, которые в нем обозначены.
На какой период составляется бланк
График посменной работы может формироваться на любой период времени. Как правило, срок, на который составляется данный документ, указывается в нормативных актах компании. Чаще всего графики составляются на один месяц. Каждый раз новый график должен утверждаться в установленном порядке.
Можно ли менять в нем сведения
В утвержденный сменный график изменения вносить допускается, но только в крайнем случае и с соблюдением некоторых правил.
Во-первых, если перемены происходят по инициативе работодателя, он в обязательном порядке должен заранее уведомить о них подчиненных и получить их письменное согласие – без них законным образом внести правки будет проблематично.
Если изменить график смен просит кто-либо из сотрудников, он должен составить специальное заявление на имя руководителя. В заявление нужно указать причины просьбы (она должна быть обязательно уважительной с приведением соответствующих письменных обоснований), затем должно быть получено согласие остальных сотрудников, которых касается документ. Если коллегам и руководству удалось достичь компромисса, формируется новый приказ, на основе которого в график вносятся нужные коррективы.
Можно ли меняться сменами без внесения изменений в график сменности
Иногда на предприятиях случаются ситуации, когда работники меняются сменами без предварительного уведомления об этом начальства. Это категорически недопустимо.
За подобную замену руководство вправе наложить на подчиненных дисциплинарное взыскание.
А в случае не единичного нарушения трудовой дисциплины (а именно к этой категории относятся данные проступки) даже уволить провинившихся.
Кто составляет документ
Непосредственная задача по составлению графика сменности может быть возложена либо на специалиста кадрового отдела, либо на начальника структурного подразделения, либо на секретаря организации. Главное условие, которое должен соблюдать исполнитель – учитывать нормы законодательства, интересы предприятия и работников.
При этом документ после формирования обязательно должен быть передан на подпись руководителю отдела и директору.
Как согласовывать с работниками
С сотрудниками график смен нужно согласовывать заранее, как уже говорилось выше – не позднее, чем за тридцать дней до наступления первой по нему смены.
Подписи о согласии можно ставить непосредственно в самом графике или же сделать для этого отдельный лист.
Если выбран второй вариант, то в листе согласования нужно сделать таблицу, вписать туда всех работников и собрать их автографы (с датой их постановки). Данный документ будет официальным приложением к графику сменности.
Особенности формирования графика сменности, общие сведения
Если вам поручено сделать сменный график, а вы не представляете, как именно его формируют, прочитайте наши рекомендации – они дадут вам точное представление о данном документе. Также ознакомьтесь и с примером заполнения – на его основе у вас легко получится оформить собственный бланк.
Прежде чем перейти к детальному описанию графика, приведем общую информацию о документе. Начнем с того, что унифицированной формы графика нет. Это обозначает, что писать его можно в свободном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике организации. При этом способ формирования бланка должен быть отражен в нормативных актах фирмы.
Независимо от того, какой метод составления графика будет выбран, нужно, чтобы документ содержал в себе ряд обязательных данных:
- реквизиты компании;
- информация о месте и времени составления;
- сам график.
Бланк обязательно должен быть заверен несколькими лицами. Во-первых, теми работниками, в отношении которых он формировался, во-вторых, руководителем структурного подразделения и, в-третьих, директором компании.
Заверять бланк печатью не обязательно – делать это необходимо только тогда, когда такое условие есть в локальной документации фирмы.
График допускается составлять на простом чистом листе бумаги (предпочтительно А4 формата) или на фирменном бланке организации (если такое требование установлено руководством). Писать его можно вручную или на компьютере (с обязательным последующим распечатыванием).
Как учитывать график сменности
Все графики, разрабатываемые на предприятии, подлежат обязательной регистрации в соответствующем журнале учета. После проведения с ними всех необходимых процедур (разработка, согласование, утверждение, ознакомление), они передаются на хранение в отдел кадров компании. Здесь они подшиваются в отдельную папку с другими такими же документами. Доступ к месту их содержания для посторонних людей должен быть ограничен.
Длительность их хранения обозначается либо в локальных актах организации, либо устанавливается законодательством РФ (но не менее пяти лет). После истечение этого срока, графики можно утилизировать с соблюдением процедуры, установленной в законе.
Образец графика сменности
Прежде чем начать заполнение бланка, следует условно поделить его на три основные последовательные части.
Первая – это начало, или, как его еще называют — «шапка». Сюда вносится:
- название документа;
- дата, место его формирования;
- номер (по внутреннему документообороту предприятия);
- период, на который составляется график (неделя, месяц, год и т.п.).
Вносить эти данные можно как посередине документа, так и слева или справа – значения не имеет. Единственное, что следует учесть, чтобы тут же, вверху, было отведено несколько строк под утверждение графика руководителем организации (сюда надо вписать его должность и ФИО).
Ниже находится основной блок. Обычно он оформляется в виде таблицы. В нее поэтапно вписываются:
- ФИО работника;
- дата;
- номер смены, в которую он выйдет на работу;
- сведения о выходных днях.
Можно дополнить таблицу и другими столбиками (например, о табельном номере сотрудника и т.п.). Под таблицей надо обязательно дать расшифровку информации, внесенной в график, в том числе о количестве смен, количестве работников, в них задействованных, продолжительности каждой смены (в часах), а также об условных обозначениях, внесенных в график.
Далее следует поставить отметку о том, что мнение сотрудников, внесенных в документ, учтено и собрать их подписи. Если подписи ставятся в листе согласования, то в графике сменности нужно указать его наличие, обозначив его в качестве приложения к основному документу.
График рабочего времени необходим в каждой компании для правильной организации трудового процесса. Из материала вы узнаете о нюансах его составления.
Что такое график рабочего времени и кому он необходим?
Планировать и распределять время работы и отдыха в интересах каждого работодателя – это позволяет организовать непрерывный технологический процесс и при этом соблюдать определенные трудовым законодательством нормы.
Важно! График рабочего времени представляет собой документ, содержащий информацию о начале, продолжительности и окончании рабочего времени, а также о периодах междусменных перерывов.
График носит персонифицированный характер – в нем поименно расписывается режим труда и отдыха каждого работника фирмы.
Единой для всех формы этого документа не существует, но обычно его составляют в виде таблицы. Это позволяет понятно, лаконично и наглядно представить необходимую информацию.
Составление графика не является обязанностью работодателя – ст. 91 ТК РФ регламентирует только обязательный учет работодателем фактически отработанного каждым членом трудового коллектива рабочего времени.
Как организовать учет фактически отработанного работниками времени, узнайте из материалов нашего сайта:
- Унифицированная форма № Т-12 – бланк и образец;
- Унифицированная форма № Т-13 – бланк и образец.
Для небольших компаний с пятидневной рабочей неделей и двумя выходными необходимость в графике отсутствует – все нюансы труда и отдыха сотрудников достаточно предусмотреть только во внутрифирменном локальном акте (например, во внутреннем трудовом распорядке).
Другое дело – многосменный режим работы или выполнение трудовых функций работниками по скользящему графику. Здесь уже без грамотно составленного графика работы не обойтись. Как это сделать, расскажем в следующем разделе.
Как составить график рабочего времени?
Рассмотрим алгоритм составления графика работы сотрудников. Он включает 5 основных этапов:
- выбор учетного периода (месяц, квартал, год);
- продолжительность загрузки рабочего места в течение учетного периода (фонд времени обслуживания рабочего места в часах);
- определение нормы рабочего времени (исходя из максимально допустимой нагрузки);
- расчет нормативного числа работников;
- оформление результатов расчетов в форме графика.
Каждый рассчитываемый показатель индивидуален для различных категорий работников и производственно-технологических особенностей компании.
К примеру, в компании с сезонными особенностями работы разумно выбрать длительность учетного периода в 1 год, а при расчете фонда времени загрузки рабочего места ориентироваться на максимально допустимую нагрузку (ст. 104 ТК РФ). При круглосуточном режиме работы она составит 8 760 час. (365 дн. × 24 час.).
Важно! При расчете нормы рабочего времени для конкретного работника необходимо исключить перерывы в работе – отпуска всех видов, периоды нетрудоспособности, донорские дни и иные аналогичные периоды, в течение которых работник фактически не осуществляет свои трудовые функции.
Нормативная численность работников определяется простым математическим делением фонда времени обслуживания рабочего места на норму рабочего времени.
На последнем этапе формирования графика необходимо равномерно распределить нагрузку между членами трудового коллектива.
Важно! При оформлении графика необходимо учитывать законодательно установленное условие о как минимум 42 часах еженедельного непрерывного отдыха (ст. 110 ТК РФ).
После всех расчетов и наглядного оформления графика его необходимо разместить в наиболее доступном для обозрения месте и ознакомить с ним всех сотрудников.
Итоги
График рабочего времени обычно оформляется в табличной форме и содержит информацию о начале, продолжительности и окончании рабочего времени, а также о периодах отдыха.
Оформление этого документа не является законодательно установленной обязанностью работодателя, однако позволяет организовать непрерывный рабочий процесс и не нарушить нормы трудового законодательства.
Добавить в «Нужное»
График сменности
Прежде чем говорить о графике сменности, расскажем о том, что же такое сменная работа.
Сменная работа
Сменная работа – это работа в две, три или четыре смены (ст. 103 ТК РФ). Вводится такая работа, если длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы. Например, на текстильной фабрике цех покраски работает круглосуточно. Так как данная работа в таком цехе относится к работе с вредными условиями труда, то максимальная продолжительность ежедневной смены не может превышать 8 часов при 36-часовой рабочей неделе (ст. 94 ТК РФ). Соответственно, в данном цехе работники должны трудиться посменно.
Также сменная работа возможна для увеличения объема выпускаемой продукции/оказываемых услуг или более эффективного использования оборудования.
Работодателю важно знать, что трудовым законодательством запрещена работа в течение двух смен подряд. Соответственно, если он заставит работника отработать две смены, а этот работник напишет жалобу в трудовую инспекцию, то работодателю грозит штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).
Кстати, если работник сам согласился трудиться в несколько смен, от штрафа это работодателя не спасет (речь идет о ситуации, когда о факте многосменной работы каким-то образом узнали трудинспекторы).
Если работники трудятся в несколько смен, то каждая группа работников должна трудиться в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности.
График сменности: общие положения
Периодичность графиков сменности работодатель определяет самостоятельно. Например, графики могут составляться ежемесячно, а могут – один раз в год.
Работодатель также сам решает, в какую смену какой работник будет трудиться. Например, каждый день в первую смену или же день в первую, а день – во вторую. Конечно, если в трудовом договоре с работником прописаны какие-то особые условия, то работодатель должен их учитывать при составлении графика сменности.
При составлении графиков сменности работодатель обязательно должен учитывать мнение профсоюза (при его наличии).
С графиками сменности нужно под роспись ознакомить работников не позднее чем за месяц до введения их в действие (ст. 103 ТК РФ).
График сменности: образец
Ознакомиться с образцом графика сменности можно здесь.
Каждая организация устанавливает режим рабочего времени, который наиболее соответствует ее виду деятельности. Один из вариантов – сменный режим.
Он удобен, когда организация должна функционировать непрерывно, обычной длительности рабочего времени не хватает для производственного процесса, а также для более эффективного использования оборудования.
Наш эксперт рассматривает особенности сменного режима работы, а также разъясняет порядок перевода сотрудника на такой режим и нюансы оплаты труда при сменном графике.
Что такое сменный режим работы?
Определение сменного режима работы можно найти в ст. 103 ТК РФ. Это работа в две, три или четыре смены, которая вводится для оптимизации рабочего процесса.
Особенность данного режима заключается в том, что организация работает непрерывно и одна смена сменяется другой.
В законе нет жестких требований относительно ситуаций, когда организации могут ввести режим рабочего времени. На практике данный режим чаще всего устанавливают предприятия с непрерывным производством, службы охраны, отели, магазины.
Каким сотрудникам можно установить сменный режим работы?
Трудовое законодательство не ограничивает категории работников, которые могут трудиться в сменном режиме. При этом необходимо учитывать, что смена может приходиться на ночное время, а в данное время можно привлечь к работе не всех сотрудников. В ст. 96 ТК РФ содержится перечень сотрудников, которые не допускаются к работе в ночное время. К ним относятся:
- беременные женщины;
- несовершеннолетние, кроме тех, кто относится к спортсменам (в установленных случаях), а также к творческим и иным работникам по Перечню профессий и должностей творческих работников утв. Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 № 252.
Кроме того, существуют категории работников, которые имеют право отказаться от ночных смен. К ним относятся (ч. 5 ст. 96, ч. 2, 3 ст. 259, ст. 264 ТК РФ, пп. 14, 15 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 № 1):
- женщины с детьми в возрасте до трех лет;
- инвалиды;
работники (в том числе опекуны и попечители), имеющие детей-инвалидов;
- работники, ухаживающие за больными членами их семей по медзаключению;
- матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет;
- опекуны и другие лица, воспитывающие детей до 14 лет без матери;
- родитель, имеющий ребенка в возрасте до 14 лет, если другой родитель работает вахтовым методом;
- работники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет, если младшему из них не исполнилось 14 лет.
Таким работникам необходимо разъяснить их право на отказ от ночных смен и взять письменное согласие.
Обратите внимание, если у таких работников есть противопоказания к ночной работе, подтвержденные медицинским заключением, то привлекать к ночным сменам его нельзя даже с согласия самого сотрудника.
Вышеперечисленным категориям работников сменный режим установить можно, но необходимо учитывать запреты и, если они есть, устанавливать смены исключительно в дневные часы.
Не знаете, как лучше разрешить ситуацию? Аналитические материалы помогут разобраться.
подробнее
Как ввести сменный режим работы?
Сменный режим работы в организации должен быть закреплен в трудовом договоре и локальном нормативном акте. Вы можете включить режим работы в Правила внутреннего трудового распорядка или разработать отдельный локально-нормативный акт о сменном режиме работы.
Приказ о введении сменного режима издавать необязательно, поскольку в законе нет такого требования. Соответственно, если документ не оформлен, то рисков нет.
Как составить график сменности?
При установлении сменного режима работы в организации требуется составлять график сменности и ознакомить с ним работников.
График сменности – это локальный нормативный акт, который регулирует режим рабочего времени и времени отдыха при сменной работе.
Графики составляются, исходя из установленной нормы рабочего времени, за учетный период для конкретной категории работников и содержат информацию о продолжительности рабочего времени в течение смены, перерывах на отдых между сменами и порядке их чередования.
Обратите внимание на различие графика сменности по ст. 103 ТК РФ и графиков для других режимов работ, например для гибкого режима работы. В течение рабочего дня работник (группа работников) при сменном графике обязательно должен замениться на другого работника (группу работников). Если у работников «плавающие» выходные и рабочие дни, но сменность отсутствует, то такой режим является гибким, а не сменным.
В Докладе Роструда за первый квартал 2021 года отмечено, что график сменности должен определять:
- максимальное количество смен;
- продолжительность рабочего времени в течение смены (начало и окончание смены);
- перерывы для отдыха и питания;
- порядок чередования смен;
- ежедневный (междусменный) и еженедельный отдых.
Обратите внимание, работа в течение двух смен подряд запрещена трудовым законодательством. Даже если работник согласен работать в таких условиях, установление двух смен подряд будет считаться нарушением трудового законодательства (ст. 103 ТК РФ, Доклад Роструда за первый квартал 2021 года).
При составлении графика сменности необходимо учитывать время работы и отдыха в соответствии с трудовым законодательством. Минимальное время междусменного отдыха – одна смена. Еженедельный непрерывный отдых – не меньше 42 часов. Смены могут быть любыми, например 8, 10 или 12 часов. Ночную смену надо сократить на час. Обратите внимание, для водителей, вахтовиков и некоторых других категорий работников установлена специальная продолжительность смены и отдыха (ст. 103, 110 ТК РФ, Письмо Роструда от 01.03.2007 № 474-6-0).
С графиком сменности необходимо ознакомить сотрудников. Вы должны это сделать не менее чем за один месяц до введения графика в действие.
Обратите внимание, работники могут обратиться в суд с заявлением о признании действий по составлению графиков сменности незаконными. Если работодатель учитывает все требования трудового законодательства, то судебная практика складывается в его пользу. Например, Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 24.02.2022 № 88-4382/2022. При составлении графика сменности у двух работников смены часто попадали на нерабочие праздничные дни и общепринятые выходные. Они обратились в суд с заявлением о признании действий по составлению графиков незаконными. Ссылались на то, что в выходные и праздничные дни мало бывают дома и не уделяют должного внимания семьям, кроме того, по расчётам работников их еженедельный непрерывный отдых составлял менее 42 часов. Суд изучил графики сменности и не нашел в них несоответствия требованиям трудового законодательства. Общая продолжительность работы не превышает 40 часов в неделю, междусменный отдых вдвое больше времени труда. Графики соответствуют ПВТР, сотрудников с ними ознакомили. По две смены подряд им не давали. Таким образом, права работников не нарушены. В удовлетворении требований им было отказано.
Как принять на работу со сменным режимом?
Прием на работу сотрудников со сменным графиком работы оформляется по общим правилам в соответствии со ст. 68 ТК РФ. Трудовой договор должен содержать условие о сменном режиме работы. Приказ о приеме на работу оформлять необязательно, но работодатель имеет право издать такой документ по собственному желанию.
Относительно сменного графика работы рекомендуем указать в трудовом договоре следующие условия (ст. 57, 100, 103 ТК РФ):
- продолжительность рабочей недели;
- продолжительность, время начала и окончания рабочих смен (об этом см. ниже), а также число смен в сутки;
- чередование рабочих и выходных дней;
- время и продолжительность перерывов в работе (в частности, обеденного);
- учетный период, если вводите суммированный учет рабочего времени;
- порядок утверждения графика сменности и ознакомления с ним работников.
Если сменный режим работы прописан во внутренних документах организации, например в ПВТР или положении о сменном режиме работы, то в трудовом договоре достаточно сослаться на локальный нормативный акт, а режим подробно не прописывать.
Как не допускать ошибок в кадровых перестановках, приеме и увольнении сотрудников?
подробнее
Как перевести работника на сменный режим работы?
При переводе работника на сменный режим с любого иного режима, например с пятидневной рабочей недели, рекомендуем предпринять следующие действия.
- Издать приказ о смене режима работы. Данный шаг необязателен, но, как правило, его издают, чтобы определить порядок действий при изменении режима работы сотрудника.
- Уведомить сотрудника об изменении режима не менее чем за два месяца (ст. 74 ТК РФ) и запросить согласие на продолжение работы в изменившихся условиях.
- Если работник согласен – оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.
- Если сотрудник не согласен – предложить вакансии в соответствии с учетом состояния здоровья, а также уведомить, что в случае отказа от предложенных вакансий трудовые договоры с ними будут прекращены в соответствии с п 7 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации.
Как вести учет рабочего времени при сменном режиме работы?
При установлении сменного режима работы вы можете вести учет рабочего времени как обычным способом, так и применять суммированный учет. Законодательство не предусматривает жестких требований, но при обычном учете рабочего времени норма часов в неделю, как правило, не должна превышать 40 часов (ч. 2 ст. 91 ТК РФ). Чаще всего при сменном режиме работы сложно соблюдать данную норму, в связи с этим организации обычно вводят суммированный учет рабочего времени (ч. 1 ст. 104 ТК РФ).
Какую систему оплаты труда выбрать при сменном режиме работы?
Специальных требований к установлению системы оплаты труда при сменном графике в законе нет. Работодатель может выбрать любую систему оплаты труда. Это может быть окладная, повременная, сдельная или иная системы оплаты труда.
Итак, при введении в организации сменного режима работы, работодатель должен придерживаться определенного алгоритма действий, в соответствии с требованиями законодательства. Экспертные рекомендации в системе КонсультантПлюс помогут вам не допустить ошибок в работе и трудовых споров с сотрудниками.
Узнавайте о последних изменениях в законодательстве.
подробнее
Вопрос
Можно ли установить при сменной работе ненормированный рабочий день?
Ответ
Да. Трудовое законодательство позволяет установить ненормированный рабочий день при сменном режиме работы, но существуют исключения.
Ненормированный рабочий день – особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых обязанностей за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени (ст. 101 ТК РФ).
Если работник трудится неполное рабочее время, то ненормированный рабочий день можете установить, только если ему соглашением сторон установлена неполная рабочая неделя, но с полной рабочей сменой (ч. 2 ст. 101 ТК РФ).
Еще одно исключение касается работников, для которых установлена сокращенная продолжительность рабочего времени (ст. 94 ТК РФ), и тех, кого по закону запрещено привлекать к сверхурочной работе (ст. 99 ТК РФ). В законе нет прямого запрета, но необходимо учитывать, что ненормированный рабочий день, так же как и сверхурочная работа, это работа за пределами установленной продолжительности рабочего времени (ст. 97 ТК РФ). Существует риск претензий контролирующих органов и споров с самими работниками.
Автор: преподаватель-юрист «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» Анастасия Чекмарева
Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-67462 от 18 октября 2016 г.
Контакты редакции: +7 (495) 784-73-75, smi@4dk.ru
Работодателю необходимо составлять график работы для сотрудников предприятия. Это необязательно для пятидневки, но при сменном распорядке график необходим. Рассказываем, как правильно его составить при различной продолжительности смен.
В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета рабочего времени, или табель, составляемый по окончании месяца (с его помощью подводятся итоги). Определимся с базовыми понятиями, рассмотрим, как составить график дежурств на месяц в виде таблицы, как оплачивать работу в различных режимах.
В соответствии со ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Планирование и учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, организует работодатель. Обычно для такого учета пользуются унифицированными формами Т-12 или Т-13.
Когда оформляют графики
Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), то такой документ оформлять не нужно. Ниже приведены ситуации, когда необходимо ввести расписание труда и учет рабочего времени сотрудников на предприятии:
- ненормированное рабочее время (ст. 101 ТК РФ);
- работа в режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ);
- сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ);
- суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
- разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).
В этих случаях график работы на месяц в виде таблицы с днями недели в Эксель или другой удобной программе составляется с целью контроля за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом часов переработки или недоработки.
Продолжительность учетного периода устанавливается каждой организацией самостоятельно. Следует учитывать, что месяц целесообразно устанавливать как учетный период, если работник ежемесячно работает количество часов, соответствующее нормальной продолжительности рабочего времени, либо больше часов, чем это предусмотрено нормой (т. е. изначально заложены сверхурочные часы). Это позволит ежемесячно определять количество сверхурочных часов и производить соответствующую доплату.
Если по графику работника видно, что в некоторых месяцах он работает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, то справедливо, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом. В этом случае поможет не какая-то универсальная формула, как составить график сменности, чтобы не было переработок (ее не существует), а установка продолжительности учетного периода более одного месяца. Количество месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по учетному документу совпала с нормой рабочего времени. Определение количества сверхурочных часов производится не помесячно, а один раз за весь учетный период.
Виды рабочих графиков
Рассмотрим подробнее образцы, какие бывают графики работы, чем отличаются гибкий график, ненормированный рабочий день, сменный режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.
Гибкий
Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. Важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.
Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами стандартного трудового дня. Перечень должностей с таким временем работы закрепляется коллективным договором или внутренними правилами организации.
Сменный
Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Такой режим нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.
В компаниях составляются графики на месяц по шаблону, представленному ниже.
Локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив подписи.
Дополнительно: что такое сменный график и как его составить
Суммированный учет
Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за конкретный период — неделю, месяц, квартал, год.
Допустим, в неделю надо отработать 40 часов, смену же допустимо установить и 12 часов, и сутки. Так нередко работают продавцы в круглосуточных магазинах, сторожи, уборщики. Сейчас в ТК РФ не регулируется продолжительность перерыва между двумя 12-часовыми сменами, но ранее при распределении нагрузки учитывали рекомендации Постановления Совета Народных Комиссаров СССР от 24.09.1929, предписывавшие установить перерыв между 12-часовыми сменами не менее двойной продолжительности рабочего времени накануне, то есть не менее 24 часов. Сейчас это постановление утратило силу, но некоторые ведомственные нормативные документы содержат подобные условия. Например, в Приказе Министерства обороны РФ № 541 от 30.12.2001 «О ведомственной охране Министерства обороны Российской Федерации» сказано:
Покажем на конкретном примере, как правильно составить график работы при 12-часовом рабочем дне на 4 сотрудников. В образце использованы условные обозначения:
- У — работа с 07:00 до 19:00;
- В — вечерняя смена с 19:00 до 07:00;
- * — выходной день.
Предложенный пример универсальный, такой образец режима работы используют в магазинах, на складах, в транспортных компаниях, охранных агентствах.
Еще один образец для случаев, когда работа строится по графику 2 через 2 дня:
Дополнительно: график работы «2 через 2»
Разделение дня на части
Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается. Такой распорядок используется в торговле, компаниях, занимающихся транспортными перевозками, госучреждениях.
Читайте также: что такое скользящий график работы
Как заполняется табель учета времени
Существуют две унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Разница между ними заключается в том, что форму Т-12 заполняют только вручную или в текстовом редакторе, в ней есть специальный раздел для расчета зарплаты. Табель Т-13 допустимо заполнять с помощью специализированных компьютерных программ и систем контроля доступа, которые используются в целях учета присутствия сотрудников на рабочих местах. Такой шаблон графика дежурств для дальнейшего учета не содержит блока для расчета зарплаты, она подлежит расчету в других документах.
Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата, выплаты с нее и принятые в организации доплаты. Поскольку перечисленные выплаты уменьшают налог на прибыль организаций или налогооблагаемый доход при УСНО, документ следует закрепить в качестве первичного в учетной политике организации. Пользоваться унифицированной формой с 01.01.2013 необязательно. Важно закрепить собственный вариант формы в учетной политике и проследить, чтобы в нем содержались все необходимые реквизиты, обязательное наличие которых в первичных документах установлено законом 402-ФЗ.
Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным следить за контролем рабочего времени по всей организации или в отдельном структурном подразделении. Перечень лиц, подписывающих его, устанавливается внутренним распорядительным актом организации. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.
Рассмотрим порядок заполнения табеля на примере формы Т-13.
Пошаговая инструкция по оформлению
Шаг 1. Оформляем шапку
В шапке обязательно указывается наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой в организации нумерацией. Дата составления и отчетный период указываются обязательно как реквизиты первичного документа.
Шаг 2. Заполняем графы 1–3
Графа 1, содержащая порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения о каждом работнике: ФИО, должность и табельный номер.
Шаг 3. Заполняем графы 4–6
Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2023 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в таблице четыре строки (по две на каждую половину месяца).
В верхней строке каждой половины месяца ставятся буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлено на титульном листе формы Т-12) — это коды явок и неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.
Отметки, объясняющие причины неявок на работу, отметки о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и другие делаются на основании документов: листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменного предупреждения о простое, письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и др.
Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, равный количеству фактически отработанных каждым сотрудником часов и минут.
Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного каждым сотрудником времени за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.
Шаг 4. Заполняем графы 7–9
Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при использовании автоматизированной системы учета. Необходимо принимать во внимание следующие особенности:
- если всем работникам организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счет» можно ставить над графами 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
- если начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2 и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то графы 7 и 8 заполняются соответствующими данными, а в 9 отражается суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
- дополнительный блок с аналогичными графами предусмотрен на случай, если количество видов оплаты труда превысит 4.
Шаг 5. Заполняем графы 10–13
Приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.
Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель ведут одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:
- сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
- способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т. д.).
По окончании месяца табель подписывают ответственные лица, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передают в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.
Подробнее: условные обозначения и коды в табеле учета рабочего времени
Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, то табель разрешено составлять отдельно за первую и вторую половины месяца.
Дополнительно: заработная плата — когда выплачивается и в каких формах
Сроки хранения и ответственность за отсутствие
Предусмотрены следующие сроки хранения графика учета:
- как первичный документ в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ — 5 лет;
- как первичный документ в целях бухучета — 5 лет (закон 402-ФЗ);
- как кадровый документ и документ для оплаты труда — не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет (приказ № 558 от 25.08.2010).
Ответственность за отсутствие:
- в соответствии со ст. 120 НК РФ отсутствие его как первичного документа повлечет наложение штрафа в размере от 10 000 до 40 000 руб. и отказ в признании расходов при исчислении налога на прибыль затрат на оплату труда;
- в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ за несоблюдение трудового законодательства для организаций установлен штраф в размере от 30 000 до 70 000 руб., а для руководителей и лиц без образования юрлица — от 1000 до 20 000 руб.
