Как составить план инвентаризации

Инвентаризация — обязательный этап подготовки к годовому отчету для всех компаний, независимо от их организационно-правовой формы и налогового режима. Это следует из:

• п. 3 ст. 11 от 06.12.2011 № 402-ФЗ Федерального закона «О бухгалтерском учете»;
• п. 27 ПБУ, утвержденного Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н (далее — ПБУ).

ИП проводить годовую инвентаризацию не обязаны, но могут это делать по желанию.

Цель инвентаризации — получить достоверные данные в бухучете и бухотчетности (п. 26 ПБУ). Порядок ее проведения закреплен в Методических указаниях, утвержденных Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания).

Во время годовой инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка (п. 1-3 ст. 11 402-ФЗ, п. 38 ПБУ 4/99, п. 1.3 Методических указаний):

• всех активов независимо от их местонахождения — основных средств, нематериальных активов, финансовых вложений, запасов, товаров, готовой продукции, денежных средств и других финактивов;
• всех обязательств — кредиторской задолженности, займов, резервов, банковских кредитов.

Проверяются имущество и обязательства, учтенные как на балансовых счетах, так и на забалансовых — например, ТМЦ на ответхранении (п. 3.7 Методических указаний). А еще выявляется имущество, которое фактически есть, но почему-то не учтено на счетах. Все несоответствия, найденные в время инвентаризации, необходимо отразить в бухгалтерском и налоговом учете.

Сроки проведения годовой инвентаризации:

• активов — в четвертом квартале текущего года;
• обязательств — по состоянию на 31 декабря года, за который составляется бухотчетность (раздел II Письма Минфина от 09.01.2013 № 07-02-18/01).

Завершить ревизию необходимо до даты подписания годовой бухотчетности.

При годовой инвентаризации можно не проверять (п. 1.5 Методических указаний):

• имущество, по которому уже была инвентаризация в текущем году, при условии, что она проведена не ранее 1 октября;
• ОС — их разрешается инвентаризировать раз в три года;
• библиотечный фонд — он проверяется раз в пять лет;
• ТМЦ в компаниях, работающих на Крайнем Севере, при условии, что проведена инвентаризация этих ТМЦ в периоде наименьшего остатка.

Чтобы у проверяющих в дальнейшем не было вопросов, закрепите периодичность инвентаризации в учетной политике.

Инвентаризация состоит из трех основных этапов, а каждый из них включает несколько мероприятий:

• Подготовительный этап — формируем инвентаризационную комиссию, издаем приказ о проведении ревизии.
• Основной этап — проводим ревизию, составляем инвентаризационные описи, сличительные ведомости. 
• Завершающий этап — оформляем результаты инвентаризации, обсуждаем ее итоги и принимаем решения.

Пройдемся по шагам и рассмотрим каждое мероприятие.

Решите, кто из сотрудников будет заниматься пересчетом. В организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, а если объем работы большой — несколько рабочих комиссий (п. 2.1-2.2 Методических указаний). В нее входят: 

• представители администрации, 
• бухгалтеры, 
• специалисты (инженеры, юристы, техники), 
• сотрудники внутреннего аудита или независимых аудиторских компаний.

Материально ответственные лица (далее — МОЛ) должны присутствовать при проведении ревизии, но включать их в состав комиссии нельзя. Но это в идеале. Например, если в маленькой фирме работает пара человек — директор и бухгалтер-кассир, выполнить это требование невозможно.

Максимальное и минимальное количество членов комиссии нормативка не устанавливает, но на практике это не менее трех человек. Отсутствие на инвентаризации хотя бы одного члена комиссии может привести к тому, что ее результаты признают недействительными.

Состав комиссии утверждает руководитель компании (п. 2.3 Методических указаний). Это можно сделать отдельным приказом, а можно и приказом о проведении инвентаризации.

Приказ составляется в свободной форме или на унифицированном бланке ИНВ-22. В нем указывают: сроки инвентаризации, основание проведения (в нашем случае — составление годовой бухотчетности), состав комиссии.

Образец приказа в произвольной форме может выглядеть так:

Изданный приказ зарегистрируйте в специальной книге контроля, например, по форме ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний).

Перед началом инвентаризации комиссия должна получить последние приходные и расходные документы, отчеты о движении ТМЦ и денежных средств (п. 2.4 Методических указаний). На основании этих документов бухгалтерия определяет остатки имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Кроме того, нужно получить от МОЛ расписки о том, что:

• приходно-расходные документы они сдали в бухгалтерию или передали комиссии;
• ТМЦ, за которые они отвечают, оприходованы;
• выбывшие матценности списаны в расход.

Такие же расписки возьмите с сотрудников, которые брали деньги в подотчет или оформляли доверенности на получение имущества.

На этом же шаге проверяется весовое и измерительное оборудование. А помещения, где будет проходить инвентаризация, опечатываются.

Это основной и самый трудозатратный шаг, на котором комиссия выявляет, все ли имущество и финансовые обязательства есть у компании на самом деле.

Как инвентаризировать отдельные активы и обязательства, подробно рассказано в разделе 3 Методических указаний.

Основные средства

Особенности проверки (п. 3.1-3.7 Методических рекомендаций, п. 27 ПБУ):

• Инвентаризируйте собственные ОС, а также находящиеся на ответхранении и арендованные;
• осмотрите объекты, проверьте их технические и эксплуатационные характеристики;
• убедитесь, что есть инвентарные карточки, техническая документация, документы о собственности;
• оценку неучтенных объектов проведите с учетом рыночных цен, а износ — по техническому состоянию объекта;
• ОС, расположенные вне местонахождения компании, проинвентаризируйте до момента временного выбытия;
• посмотрите, нет ли признаков обесценения ОС.

Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-1.

Нематериальные активы

Особенности проверки (п. 3.8 Методических рекомендаций):

• проверьте наличие документов, подтверждающих право на использование НМА;
• корректно и вовремя ли отражены активы в бухучете.

Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-1а.

Финансовые активы

Особенности проверки (п. 3.9-3.14 Методических рекомендаций):

• проверьте фактические затраты в ценные бумаги и уставные капиталы других компаний, предоставленные займы;
• если вы храните ценные бумаги в организации, инвентаризируйте их одновременно с деньгами в кассе. А если в депозитарии — сверьте остатки сумм на счете 58 с выписками хранилищ; 
• убедитесь в правильности оформления ценных бумаг и их сохранности;
• оцените реальную стоимость бумаг, учтенных на балансе;
• посмотрите, правильно ли отражены доходы по ценным бумагам в учете;
• проверьте, что все финвложения и займы подтверждены документами.

Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-16.

Товарно-материальные ценности

Особенности проверки (п. 3.15-3.26 Методических рекомендаций):

• ТМЦ инвентаризируйте в порядке их расположения в помещении. Если они хранятся в разных местах, то после проверки одного помещения оно опечатывается, и комиссия переходит в другое;
• проверка проводится путем пересчета, перевешивания или перемеривания в присутствии завскладом;
• если в период ревизии поступили новые ТМЦ, они принимаются в присутствии комиссии и приходуются по реестру после инвентаризации;
• если проверка длится долго, то с разрешения главбуха или руководителя ТМЦ можно выдать материально ответственному лицу в присутствии комиссии.

Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-3, ИНВ-4, ИНВ-5, ИНВ-6.

Незавершенное производство 

Особенности проверки (п. 3.27-3.34 Методических рекомендаций):

• проверьте фактическое наличие деталей, узлов, агрегатов и незаконченных изделий, находящихся в производстве. Проверка ведется путем подсчета, взвешивания, перемеривания;
• определите остаток НЗП по аннулированным и приостановленным заказам;
• посмотрите, не числится ли в незавершенном капстроительстве оборудование, переданное в монтаж, но фактически не начатое монтажом;
• проверьте состояние законсервированных и временно прекращенных строительством объектов;
• на законченные объекты, фактически введенные в эксплуатацию, по которым не оформлены документы о приемке и вводе, составьте отдельные описи, указав причины задержки;
• на прекращенное строительство оформите описи с указанием характера выполненных работ, их стоимости, причин прекращения строительства.

Унифицированной формы нет.

Расходы будущих периодов

Особенности проверки перечислены в п. 3.35 Методических рекомендаций: проверьте по документам суммы, обоснованность и документальное подтверждение срока списания РБП.

Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-11.

Деньги, денежные документы и БСО

Особенности проверки (п. 7 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, п. 3.39-3.43 Методических рекомендаций):

• проверьте фактическое наличие денег в кассе, ценных бумаг и денежных документов (почтовых марок, путевок в дома отдыха, авиабилетов и др.);
• проверка бланков ведется по их видам, местам хранения и материально ответственным лицам;
• сопоставьте сумму денежных средств в пути, числящихся на счетах бухучета, с квитанциями банка, инкассаторских ведомостей и др.;
• посмотрите, совпадает ли сумма безналичных средств, отраженных на расчетном, валютном и спецсчетах, с суммами, указанными в банковских выписках.

Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-15, ИНВ-16.

Расчеты

Особенности проверки (п. 3.44-3.48 Методических рекомендаций):

• Проанализируйте все расчеты — с банками, бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетниками, сотрудниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами;
• изучите имеющиеся документы, убедитесь в обоснованности сумм, отраженных на бухсчетах расчетов;
• выявите долги с истекшим сроком исковой давности.

Обратите внимание: с 21 июля 2022 года для проверки взаиморасчетов можно применять электронный акт сверки, утвержденный Приказом ФНС от 13.05.2022 № ЕД-7-26/405@. Это удобно и быстро.

Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-17.

Резервы

Особенности проверки (п. 3.49-3.55 Методических рекомендаций):

• проверьте, правильно ли рассчитаны и обоснованно ли созданы резервы: на оплату отпусков, на выплату вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы, по расходам на ремонт ОС, по сомнительным долгам, а также других резервов, которые есть в компании;
• проанализируйте, создают ли события, произошедшие в компании, оценочные обязательства.

Унифицированной формы нет.

Результаты проведенной инвентаризации обобщаются в специальных ведомостях, за образец можно взять форму ИНВ-26 (п. 5.6 Методических указаний).

В ходе инвентаризации могут быть выявлены:

• Излишки. Они приходуются и учитываются в составе доходов по рыночной стоимости.
• Недостача. В пределах установленных норм она списывается на издержки. Порчу и недостачу сверх норм взыскивают с материально ответственных лиц.
• Пересортица. Зачесть пересортицу можно только тогда, когда недостача (излишек) обнаружены (Письмо УФНС по г. Москве от 17.02.2010 № 16-15/016379):
  • за один и тот же проверяемый период;
  • у одного и того же проверяемого лица;
  • по матценностям одного и того же наименования и в одинаковых количествах.

По недостачам, излишкам или пересортице составляются сличительные ведомости, в которых отражают расхождения между данными инвентаризационных описей и бухучета. Можно использовать унифицированные формы ИНВ-18, ИНВ-19.

По итогам инвентаризации проводится заседание инвентаризационной комиссии и оформляется протокол в свободной форме, в котором фиксируются:

• предложения по излишкам и недостачам, возникшим в результате пересортицы;
• пояснения о причинах, по которым недостачи не отнесены на виновников;
• список имущества на списание или уценку;
• решения по результатам проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности матценностей;
• суммы оценочных резервов (либо указывается, что резервы не создаются).

Члены инвентаризационной комиссии подписывают протокол и передают его руководителю компании, который принимает окончательное решение. На его основании издается приказ об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний): 

Далее все документы по инвентаризации передаются в бухгалтерию.

Расхождения, найденные при инвентаризации, должны найти отражение в бухучете. Проводки делают в месяце, в котором закончена ревизия. Результаты инвентаризации за год указываются в годовой бухотчетности (п. 5.5 Методических указаний).

Вот какие могут быть бухгалтерские записи:

Найденные излишки включите во внереализационные доходы по рыночной стоимости (п. 20 ст. 250 НК РФ), а также примите выявленное имущество к налоговому учету по стоимости, равной сумме признанного дохода (п. 2 ст. 254, п. 1 ст. 257 НК РФ).

Недостачу в пределах норм естественной убыли включите в расходы. Сверхнормативные потери, недостачу ценностей, по которым не определены нормы естественной убыли, а также недостачу ОС учитывают так:

• если есть виновник, и он готов возместить ущерб (или есть решение суда о взыскании), сумму возмещения отнесите на внереализационные доходы, а стоимость имущества — на расходы (Письмо Минфина от 27.04.2020 № 03-03-06/1/34033);
• если виновников нет, то списать убыток на расходы можно по документу, подтверждающему отсутствие виновных лиц (Письмо Минфина от 27.04.2020 № 03-03-07/34451).

Если при покупке потерянных активов вы заявляли НДС к вычету, то при их списании НДС можно не восстанавливать (Письмо ФНС от 21.05.2015 № ГД-4-3/8627@, п. 10 Постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33).

Обнаруженные в ходе инвентаризации основные средства оприходуйте по рыночной стоимости с одновременным признанием дохода на такую же сумму (п. 20 ст. 250 НК РФ, п. 1 ст. 257 НК РФ). Амортизацию по ним начисляйте как обычно. А вот амортизационная премия к таким ОС не применяется.

За не проведение самой инвентаризации ответственности нет, однако могут быть неприятности:

Скидки по административным штрафам для бизнеса и другие смягчения КоАП РФ в 2022 году

• аудиторы не дадут безусловно положительное заключение;
• в бухотчетности могут быть недостоверные данные, а это уже повод для штрафа — накажут и саму компанию, и ее должностных лиц (ст. 120 НК РФ, ст. 15.11 КоАП РФ);
• не исключены ошибки в налоговом учете, что может привести к занижению налогов. За это тоже накажут.

Формы инвентаризационных описей и актов

• В статье расскажем, как составить план-график инвентаризации, оценить состояние объектов учета и оформить результаты. Разберем основные ошибки. А также дадим план действий, как провести инветаризацию имущества и обязательств во время кризиса.

Инвентаризация активов и обязательств перед годовой отчетностью — обязательное мероприятие в организациях бюджетной сферы. Ее проводят в порядке, который установили в рамках формирования учетной политики каждого субъекта. Это может быть как раздел учетной политики, так и отдельный документ, утвержденный руководителем учреждения. Подтверждение — в пп. 79–81 СГС «Концептуальные основы учета», п. 9 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», п. 7 Инструкции № 191н, п. 9 Инструкции № 33н.

Роль инвентаризации в учете — выявить соответствия или несоответствия между данными бухучета и фактическим состоянием дел по объектам имущества и обязательствам. То есть инвентаризация должна отвечать на вопросы не только экономического характера, но и соответствовать процессуальным законодательным процедурам.

Читайте про восемь основных правил, которые помогут упростить и систематизировать процесс инвентаризации в условиях пандемии.

Правило 1. Минимизировать риски и не нарушить правила учета из-за кризиса

В условиях повышенной опасности распространения коронавирусной инфекции провести обязательную инвентаризацию перед годовой отчетностью не так просто. Ведь Россия и мир в целом впервые сталкиваются с такой ситуацией. Со стороны Минфина комментариев о том, как действовать бухгалтеру и комиссии учреждения в сложившихся условиях, не поступало. Поэтому нужно обеспечить максимальную безопасность и минимизировать риски заражения сотрудников.

План действий:

1. Классифицировать объекты учета, которые можно проинвентаризировать:
   • дистанционно (дебиторская и кредиторская задолженности, расчеты с бюджетом, земельные участки и пр.);
   • только очно (основные средства, материальные запасы, наличные деньги и пр.).
2. Если позволяют технические возможности учреждения, предусмотреть проверки в дистанционном формате с видео- и фотофиксацией процесса. То есть один человек находится по местонахождению имущества. Остальные члены комиссии — в режиме реального времени проводят визуальный осмотр объектов. Такой процесс не препятствует достижению целей инвентаризации. Об этом Минфин сообщил в Письме от 23.12.2016 № 02-07-10/77499.
3. Если учреждение не может провести инвентаризацию, нужно определить объем и стоимостную оценку непроинвентаризированного имущества и признать его как «оценочное значение».
4. В следующем году, после ослабления ограничительных мер по борьбе с распространением инфекции Covid-19, провести внеплановую инвентаризацию имущества. При необходимости в 2021 году отразить корректировку оценочного значения, если комиссия выявит излишки или недостачи.

Оценочное значение — это когда показатели для бухучета и отчетности рассчитывают приблизительно на основе прогнозов, экспертных заключений и профессиональных суждений, так как определить его точное стоимостное выражение невозможно (п. 6 СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки»). Если оценочное значение меняется, его результаты в бухгалтерском учете и отчетности признают в том отчетном периоде, когда произошло изменение, а также в будущих отчетных периодах, на которые оно может повлиять.

Правило 2. Составить план-график инвентаризации

Чтобы подготовиться, составьте план-график инвентаризации объектов учета. Он позволит определить объем работы и выявить потребность в трудовых ресурсах.

Возможные основания для дифференциации:

• Документальная инвентаризация (например, патенты или земельные участки) или инвентаризация очная с пересчетом объектов (касса, материалы на складе, основные средства, имущество в аренде и пр.).
• Сроки проведения. Например, инвентаризация основных средств — процесс трудозатратный, поэтому проводить ее лучше в ноябре или декабре. Кассу можно проверить за несколько часов и проинвентаризировать ее можно в последний рабочий день отчетного года или в первый рабочий день 2021 года, считая это событием после отчетной даты.

Правило 3. Создать реальную комиссию, а не фиктивную

Если хотя бы один член комиссии отсутствует, результаты инвентаризации могут признать недействительными (абзц. 4 п. 2.3 указаний, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49). Поэтому необходимо следить, чтобы все члены комиссии присутствовали на проверке (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 17.05.2018 № 09АП-14783/2018, 09АП-18865/2018 по делу № А40-168374/17). А как показывает практика, работники, ссылаясь на занятость по служебным делам, часто игнорируют необходимость присутствовать в комиссии.

Чтобы быстрее провести инвентаризацию:

• сформируйте рабочие комиссии в большом количестве: несколько рабочих комиссий быстрее проведут инвентаризацию, чем одна постоянно действующая;
• оптимизируйте численность комиссий: минимальный состав — три человека (председатель и два члена). Законодательство этот вопрос не регламентирует, поэтому учреждение решает самостоятельно, сколько человек будут входить в комиссию.

Правило 4. Провести инструктаж комиссии и ответственных лиц

Инвентаризация — мероприятие внутреннего контроля учреждения. Поэтому возможны конфликты интересов между ее участниками:

• например, если комиссия выявила недостачи имущества или ущерб учреждению, нужно предъявить виновной стороне требования их возместить. Чтобы обратиться в правоохранительные органы или подать гражданский иск в суд, нужно соблюсти условия процессуального характера.

Поэтому комиссию, а также материально ответственных лиц нужно ознакомить со своими полномочиями и обязанностями — так не будет спорных ситуаций и нарушений регламента.

Правило 5. Проинвентаризировать все объекты учета

Задача годовой инвентаризации — подтвердить остатки на счетах учета в бухгалтерской отчетности.

Проанализируйте баланс (ф. 0503130 или ф. 0503730) и установите, какие счета и объекты учета есть в наличии у учреждения или могут быть потенциально, но работники не сообщили о произошедших фактах:

• например, работник подал иск на учреждение, но не проинформировал об этом, а следовательно, бухгалтерия не отразила резерв в учете. Чтобы не допустить ошибки, направьте во все отделы учреждения служебную записку и сообщите, что в бухгалтерию нужно подать информацию о фактах хозяйственной жизни с подтверждающими документами. Пример такой записки вы можете скачать в этой статье.​

Правило 6. Оформить данные инвентаризации регламентными документами

Для организаций бюджетной сферы формы инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) утверждены Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н. Часто учреждения ошибочно принимают в свой оборот формы из Постановления Госкомстата России от 18.08.1998 № 88, например инвентаризационную опись основных средств (ф. ИНВ-1) или товарно-материальных ценностей (ф. ИНВ-3). Эти описи аналогичные, но не могут заменить формы, подготовленные Минфином именно для учреждений госсектора.

• В конце статьи есть готовый перечень нужных форм инвентаризационных описей с подробными пояснениями.

Если для результатов инвентаризации недостаточно описей из Приказа № 52н, можете разработать свои формы или взять их из Постановления № 88. Главное, закрепить это в учетной политике учреждения:

• например, для инвентаризации драгметаллов можно использовать Инвентаризационную опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях (ф. ИНВ-8а). А для расходов будущих периодов — Акт инвентаризации расходов будущих периодов(ф. ИНВ-11).

Правило 7. Инвентаризация — это не только подсчет, но и экспертиза

По мнению Федерального казначейства, инвентаризация позволяет сверить, как в учреждении соблюдают правила и условия хранения материальных ценностей и денежных средств, а также как ведут складское хозяйство, содержат и эксплуатируют машины, оборудование, другие активы учреждения. Это следует из Методических рекомендаций по осуществлению проверок законности отдельных финансовых и хозяйственных операций, утвержденных Казначейством России 31.12.2019.

Во время инвентаризации комиссия проводит не только физический подсчет объектов и фиксирует их наличие или отсутствие, но и оценивает состояние всех активов. В Письме от 15.12.2017 № 02-07-07/84237 Минфин сообщает следующее: чтобы выявить объекты основных средств, которые перестали соответствовать критериям актива, комиссия определяет:

• статус объекта: в эксплуатации, временно не эксплуатируется, реконструируется и т.д.;
• целевую функцию: эксплуатируется, нужен ремонт или восстановление.

Чтобы отразить статус объектов и их целевую функцию, в инвентаризационных описях по нефинансовым активам (ф. 0504087) есть графы 8 и 9. В учетной политике учреждение может установить условные обозначения для этих граф. В конце статьи вы можете скачать фрагмент учетной политики с примером условных обозначений.

Если объект не отвечает критериям актива, его переводят на забалансовый счет 02 «Материальные ценности на хранении», чтобы определиться, как с ним поступить дальше (п. 35 Инструкции № 157н). Представители Минфина многократно обращали внимание, что на забалансовых счетах учитывают объекты НФА, которые не приносят экономической выгоды или не имеют полезного потенциала, в том числе если активы полностью или частично утратили свои потребительские свойства из-за физического или морального износа.

Самое главное после перевода на забалансовый счет 02 этих объектов в пояснительной записке раскрыть информацию о них.

Члены инвентаризационной комиссии также должны дать экспертную оценку дебиторской и кредиторской задолженности. Ее нужно проверить и классифицировать:

• долгосрочная и краткосрочная задолженность;
• просроченная, сомнительная и невостребованная задолженность;
• задолженность, которую необходимо списать с балансового и забалансового учета.

Правило 8. Отразить результаты инвентаризации

Итоговые результаты инвентаризации комиссия отражает в акте (ф. 0504835). Данные и информацию для акта берут из всех оформленных инвентаризационных описей:

• акт (ф. 0504835) подписывают все члены инвентаризационной комиссии, утверждает его руководитель учреждения.

Если по итогам инвентаризации активов и обязательств комиссия найдет излишки или недостачи, к акту (ф. 0504835) оформляют ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092):

• ведомость (ф. 0504092) нужно заполнить не только, когда обнаружили расхождения, но и в том случае, если на балансе нашли несоответствие имущества (основных средств, материалов, нематериальных активов и пр.) условиям признания актива.

Пошаговая инструкция по инвентаризации разрабатывается каждым предприятием самостоятельно. При проведении ревизии необходимо опираться на нормы законодательства, методические рекомендации и указания. Объекты проверки и сроки проведения устанавливает руководитель компании. С 2025 г. Минфин России планирует ввести в действие новый ФСБУ.

Понятие инвентаризации

Заканчивается календарный год. Что делают организации по его итогам как экономические субъекты? Правильно: составляют годовой бухгалтерский отчет, перед которым необходимо провести инвентаризацию. Об этом сказано в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В статье 11 этого закона, которая так и называется — «Инвентаризация активов и обязательств», отсутствуют методические указания по инвентаризации и не указано никаких особенностей проведения проверки активов по итогам года. Просто сказано, что ревизия должна быть, и что она заключается в сверке учетных данных с данными фактическими. А за подробностями законодатель отсылает нас к «федеральным стандартам». В настоящее время в роли этих стандартов выступают ПБУ, ФСБУ и другие нормативные документы, принятые Минфином РФ. В мае 2022 года Минфин России разместил проект нового ФСБУ «Инвентаризация», который предполагает обязательный порядок применения с отчетности за 2025 год.

Правила проведения инвентаризации: периодичность

При ознакомлении с документами Минфина бросается в глаза общая идея, которая недвусмысленно в них зафиксирована: любая организация обязана проводить ревизию всех активов и обязательств как минимум один раз в год (перед составлением годового бухгалтерского отчета). Об этом идет речь:

• в пунктах 26 и 27 раздела II «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (утвержден Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н);
• пункте 38 раздела VII ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»;
• пункте 1.5 раздела 1 «Методических указаний» (утверждены Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49). Реже инвентаризируют только основные средства (один раз в три года) и библиотечные фонды (один раз в пять лет).

Кто обязан проводить инвентаризацию

Методичка предусматривает, что инвентаризацию должны производить все без исключения организации, которые ведут бухгалтерский учет, включая:

• компании, которые являются субъектами малого предпринимательства;
• юрлиц, не подлежащих обязательному аудиту;
• фирмы, применяющие УСН или иные спецрежимы.

Про все вышеуказанные категории юридических лиц (равно как и про какие-то другие) ни в одном из документов Минфина ничего не сказано о том, что это их не касается. Малые предприятия обязаны подчиняться общим правилам.

Однако, если ООО «PPT.ru» не проводит годовую инвентаризацию, то никто его за это не накажет — ни Минфин, ни ФНС, ни Роскомнадзор, ни МВД, так как законодательно ответственность не установлена. Но штрафы все же возможны: если из-за отсутствия ревизии организация допустила грубые ошибки в бухгалтерской отчетности, то риск быть привлеченным к ответственности по ст. 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП есть. В этих статьях речь идет о грубом нарушении правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения и бухгалтерского учета.

Если организация числит себя правильным и добросовестным экономическим субъектом, она должна выполнять требования по контролю за фактическим наличием имущества и обязательств. Ну, и потом, неужели руководству организации неинтересно знать, как обстоят дела с сохранностью учетных объектов и задолженностями? Даже исходя из здравого смысла, инвентаризация хотя бы раз в год необходима всем организациям, в том числе и малым.

Виды инвентаризации в бухгалтерском учете

Если проводится инвентаризация в бюджетном учреждении в 2022 году с новыми стандартами или в коммерческой организации, она бывает: полная или частичная, плановая и внеплановая и так далее. Выбор вида зависит от различных обстоятельств — они представлены в таблице.

Признак	Виды проверки
Объем проверки	Полная Частичная
Метод	Натуральная Документальная
Причина проведения	Плановая Внеплановая

Порядок проведения инвентаризации: поэтапно

Пройдем по всем этапам проведения ревизии ТМЦ вместе, разберем, как проводится инвентаризация (для чайников) на всех этапах, начиная от принятия решения о ее проведении, до подведения итогов.

Материал по теме
Приказ о проведении инвентаризации форма ИНВ-22: образец заполнения

Этап 1. Инвентаризационная комиссия

Согласно пункту 2.2 раздела 2 указаний, инвентаризацию проводит постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Перед началом проверки ее надо создать и утвердить приказом директора.

Чтобы понимать, кого в нее включают, посмотрим на пункт 2.3 указаний, в котором сказано, кто должен проводить инвентаризацию в организации, дословно:

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты.

В переводе с канцелярского на русский это означает: «любые сотрудники организации». Существует некоторое исключение: материально ответственных лиц (если они, конечно, есть в организации) в инвентаризационную комиссию включать не следует. Это связано с тем, что все виды инвентаризации предусматривают сверку фактических данных с учетными. За фактическое наличие некоторых ценностей отвечает материально ответственное лицо.

Возникает вопрос, можно ли проводить инвентаризацию без участия материально ответственного лица или его необходимо включить в состав комиссии? Напрямую в указаниях о запрете участия в инвентаризационной комиссии материально ответственных лиц нигде не сказано, но это подразумевается, если ознакомиться с пунктом 2.8, где сказано, что проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. То есть чтобы они присутствовали при проведении проверки и могли объяснить, почему чего-то не хватает или что-то присутствует в избытке.

Этап 2. Определение сроков

После того как комиссию создали, определяемся со сроками проведения инвентаризации, то есть когда она начнется и по состоянию на какую дату закончится. Общий порядок закрепляют либо в учетной политике, либо в отдельном «Положении о порядке проведения инвентаризации». А конкретные сроки следует устанавливать приказом руководителя.

Приказ выглядит так:

Материал по теме
Как составить сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств и ТМЦ

Этап 3. Проверка остатков ТМЦ

Далее уже идет рутинный процесс. Вооруженная инвентарной ведомостью, составленной на основании данных бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации, комиссия отправляется в путь — сличать то, что написано в ведомости, с тем, что есть в наличии (то есть то, что комиссия видит своими глазами). Некоторые предметы легко сверяются с данными учета, поскольку если есть фактическое наличие имущества, то это не проблема. Как это делать, регламентирует порядок проведения и учет результатов инвентаризации ТМЦ в организации — отмечать в описи учетные остатки и фактическое наличие. При выявлении расхождений указывать количество и стоимость излишков или недостачи.

А как поступать с имуществом, которое в учете не числится? Вот, например, хозяйственный инвентарь. Обычно его стоимость списывается в расходы в момент отпуска в эксплуатацию. И все, из бухгалтерского учета объект исчезает. Что делать? Вести количественный учет такого имущества. В штуках. Поскольку раз имущество еще используется, значит, оно существует. Сформируйте отдельный регистр — хоть на базе бухгалтерской программы, хоть отдельно. Это делают далеко не все организации, но Минфин настоятельно рекомендует не пренебрегать этим (например, в части учета основных средств смотрите п. 5 ФСБУ 6/2020, в части учета запасов — п. 8 ФСБУ 5/2019).

Этап 4. Учет чужого имущества

Если сотрудник компании принес кое-что из дома к себе в контору, причем не ручку с карандашом, а, скажем, шкаф. Или стол. Имеет он на это право? Вполне. Он дарит этот шкаф организации? Вовсе нет. Это его имущество. Просто он, с согласия руководства фирмы (если это рядовой сотрудник) или по собственной инициативе (если это директор), так поступил. Что делаем? Есть варианты:

• оставить как есть. Если это его шкаф, куда хочет, туда и ставит. Пусть и стоит, пользу приносит. Ну и что, что он стоит на территории организации? Но этот вариант правильным не является;
• заключить договор хранения. И учитывать этот шкаф в забалансовом учете (на счете 002) в условной оценке. То есть в той, какую ему определили стороны договора.

Разумеется, и учитываемый в штуках инвентарь, и «имущество на хранении» подлежат ежегодному контролю и пересчету. Никаких исключений тут нет. Естественно, если мы говорим, как «должно» поступать. Если вы с этим не согласны, можете этого не делать. Как уже говорилось, контролирующие органы не вправе налагать на юрлицо никаких санкций за нарушение порядка и полноты проведения проверки ТМЦ. В принципе, это делает собственник (в соответствии с внутренними регламентами), но в малых предприятиях руководитель и владелец организации обычно являются одним и тем же лицом. Не накажет же директор сам себя.

Материал по теме
Составляем акты о результатах инвентаризации

Этап 5. Излишки и недостачи

Последним этапом сверки остатков имущества является принятие решения по выявленным расхождениям. С излишками все просто — это доход, подлежащий налогообложению (что при общей системе, что при УСН). С недостачами чуть сложнее. Понятно, что это убыток организации, но прежде чем его списать как некомпенсируемые расходы, проводят небольшое внутреннее расследование. Другими словами, перед тем как ответить на вопрос «Что делать?», отвечаем на вопрос «Кто виноват?». Признанный виновным в недостаче сотрудник ее возмещает в порядке, предусмотренном главой 39 ТК РФ.

А если виновный не обнаружен или все сотрудники виноваты солидарно, тогда недостача — однозначный убыток. «УСНщики» такой убыток признать в целях уменьшения налогооблагаемой базы не смогут — его нет в списке расходов, приведенных в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ. Но пусть те, кто применяет общую систему, особо не злорадствуют — им тоже списать недостачу в налоговом учете просто так никто не даст.

Недостачи материальных ценностей в производстве и на складах при отсутствии виновных лиц признаются внереализационными расходами лишь в случае, когда факт отсутствия виновных лиц документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (согласно подпункту 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ) (в постановлении о приостановлении уголовного дела в связи с неустановлением виновных лиц (согласно подпункту 1 пункта 1 и пункта 2 статьи 208 УПК РФ)). Существуют, правда, нормы естественной убыли, но они касаются далеко не всех материальных объектов. Естественная убыль у помидоров или цемента предусмотрена, но у инструментов или канцелярских принадлежностей ее точно не бывает. По таким итогам проверки в бухучете расходы будут, а в налоговом учете — нет.

Документальное оформление результатов

Для оформления результатов проверки активов и обязательств разработаны унифицированные описи и акты. Но строгих правил, как правильно оформить инвентаризацию документально, не предусмотрено. Если расхождений с бухучетом нет, все графы описей и актов заполняются автоматически. И подведение итогов упрощается. Если расхождения есть, требуется составлять сличительные ведомости.

По итогам годовой инвентаризации комиссия оформляет протокол. Если были выявлены излишки или недостачи, дополнительно заполните ведомость ИНВ-26. На основании этих документов издайте приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации.

Правила проведения инвентаризации расчетов

Теперь поговорим о сверке расчетов. Это то, что обязательно нужно сделать во время годовой инвентаризации, — свериться со всеми контрагентами. Тут все просто: взять да и разослать всем контрагентам по списку письма-сверки. Мол, по нашим данным, вы нам должны 20 000 рублей, просим подтвердить (или опровергнуть) в 10-дневный срок. А если вы на наше письмо не прореагировали, значит, вы согласны с нашей суммой. И все дела. А потом по итогам рассылки составить сличительную ведомость, и если вылезут расхождения по расчетам, то придется заниматься выяснением истины: кто из двух сторон прав и кто, кому и сколько должен.

Отметим, что ни аудиторы, ни налоговые инспекторы не вправе требовать от организации наличия актов сверки со всеми контрагентами, поскольку это не регламентировано ни бухгалтерским, ни налоговым законодательством. Проводить проверку взаиморасчетов на основании актов сверки — это акт доброй воли организации, необходимость, продиктованная здравым смыслом.

Подведем итог. Сверка остатков и расчетов — нужная процедура, без которой увязать учет с фактом просто невозможно. Да, это громоздкая и тяжелая работа, требующая внимания и скрупулезного выполнения множества формальных требований. Можно, конечно, игнорировать проверку ТМЦ или проводить ее «для галочки». Но в этом случае компания обманет только саму себя. Но налоговики не наказывают за отсутствие ежегодных проверок. И только аудиторы при обязательном аудите финансовой отчетности требуют ее проведения для обеспечения достоверности учетных данных. При отсутствии проведения ревизии нужно помнить и про искажение бухгалтерской отчетности и грубое нарушение правил учета. Здесь штрафы законодательно предусмотрены.

Может пригодиться:

• образец приказа о проведении инвентаризации;
• образец сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ.