Ноябрь близится к завершению, скоро зима, а там и новый год с его мечтами, идеями, надеждами. А чем вы планируете заниматься в следующем году? Или, быть может, вы совсем ничего не планируете и предпочитаете плыть по течению? Если вы из числа тех, кто предпочитает отвечать за свое будущее сам, а не ссылаться на судьбу, то без составления списка целей на год никак не обойтись.
Итак, зачем же планировать свои дела на год и как лучше составить список целей — давайте разбираться.
Зачем планировать год
«Лучший способ предсказать будущее — это создать его» Авраам Линкольн
Вы планируете свое путешествие или какую-то крупную покупку, или всегда покупаете все без раздумий, а в поездки ездите спонтанно? Скорее всего, вы выбираете первый вариант. Никому не хочется тратить деньги впустую, приобретая некачественный товар, да и портить настроение из-за плохо организованной поездки тоже никто не захочет, особенно, если поездка такая долгожданная.
Тогда почему многие с таким усердием планируют одну-две неделю поездки, а все оставшееся время года предпочитают «плыть по течению»? Неужели неделя путешествия важнее, чем весь год?
Планирование целей помогает разобраться в своих желаниях и приоритетах, а также напоминает нам о том, для чего мы каждый день делаем конкретные шаги.
Если вы хотите в следующем году реализовывать свои цели, а не чьи-то другие, то пора определиться, чего же вы хотите, к чему стремитесь и составить список того, что планируете достичь, а не просто мечтать.
Как составить список целей на год
Существует два варианта составления списка целей на год.
Первый — взять все по максимуму, т.е. по принципу «мечтай достать до луны — перепрыгнешь как минимум через забор». В этом случае предлагается ставить самые амбициозные цели. Например, если вы получаете в месяц 20000 рублей, то ставьте цель увеличить свой доход, как минимум, до 200000 рублей в месяц. Предполагается, что ставя такие большие цели, вы будете более активно искать разные способы их достижения.
Второй вариант планирования — сосредоточиться только на нескольких самых важных целях, которые вы уж точно сможете достичь, если приложите хоть какие-то усилия. Например, поехать в путешествие куда-либо. Если вы постараетесь хоть немного и будете целенаправленно откладывать часть дохода, то совершить поездку вы точно сможете. Этот способ подходит тем, кто «опускает руки» при малейшей неудачи и успех при достижении пусть даже очень маленьких целей, поможет таким людям воодушевиться на более амбициозные цели в будущем.
Однако мне ближе нечто среднее. Я предпочитаю составлять список дел на год, написав всё, что мне действительно хотелось бы сделать в этом году. Составляя широкий список я понимаю, чего действительно хочу сейчас, а что второстепенно и может подождать до следующего года, либо, в принципе, к тому времени оно мне будет уже не интересно.
Естественно список в течение года периодически корректируется, т.к. меняются обстоятельства, интересы, стремления. План на год не должен быть чем-то непререкаемым. Он должен быть гибким, чтобы вы им управляли, а не он вами.
Обычно я выделяю 10 категорий целей, а затем записываю свои планы в соответствии с этими категориями. Мне кажется это наиболее удобным, чем просто перечислении всех целей на год, т.к. позволяет более четко понять что и в какой области жизни я хочу изменить, достичь.
Вот эти 10 категорий:
1. Здоровье.
2. Духовность.
3. Семья, отношения.
4. Окружение.
5. Саморазвитие, личностный рост.
6. Профессиональный рост.
7. Финансы.
8. Дом.
9. Творчество, хобби.
10. Досуг.
У каждого человека, конечно же, будет свой список целей на год. Кто-то сделает акцент на финансовом секторе, кто-то на здоровье и т.д. Но лучше всего, если вы постараетесь сделать список наиболее сбалансированным. Т.е., если вы понимаете, что, например, у вас больше проблем со здоровьем, то основное внимание необходимо будет уделить именно этой категории. Поэтому и целей здесь может быть чуть больше, чем в других категориях.
Вы можете написать цели не во всех категориях, а только в некоторых, может написать по 2-3 цели, а можете — хоть 20-30 целей в каждой категории. Это ваш план. Главное помнить, что вы пишите список не ради списка, а для того, чтобы конкретизировать более четко то, чем собираетесь заниматься в следующем году и предпринимать усилия для достижения поставленных целей. А список будет вашим ориентиром и напоминалкой.
Список целей на год (пример)
Приведу список целей на год, и может быть какие-то из них вам понравятся и вы возьмете их в свой план на год, или, быть может, они натолкнут вас на идею каких-то других целей.
Итак, мой пример 120 целей на год:
Здоровье
1. Пройти комплексную медкомиссию
2. Посещать стоматолога 2 раза в год
3. Сделать лазерную эпиляцию
4. Сбросить лишний вес
5. Начать регулярно заниматься любимым видом спорта (минимум 2 раза в неделю)
6. Попробовать новый вид фитнеса
7. Сесть на шпагат
8. Научиться отжиматься
9. Научиться подтягиваться
10. Научиться делать «колесо»
11. Каждый день делать упражнения на растяжку
12. Каждый день делать гимнастику для глаз
13. Научиться делать гимнастику для лица
14. Дыхательная гимнастика
15. Спать не менее 7 часов
16. Раньше ложиться и раньше вставать
17. Выпивать утром стакан воды натощак (можно с лимоном)
18. Сменить прическу
19. Сделать профессиональный маникюр и педикюр
20. Пройти курс оздоровительного массажа
21. Каждый вечер перед сном гулять минимум 30 минут
22. Отказаться от гаджетов за 1 час до сна
23. Уменьшить/отказаться от потребления мяса, птицы
24. Сократить количество сладостей в рационе
25. Отказаться от фаст-фуда
26. Закаливание, обливание холодной водой, контрастный душ
27. Восстановить волосы
28. Восстановить зрение
Духовность
29. Ходить на службу в церковь минимум 1 раз в месяц
30. Выучить три новых молитвы
31. Отдать в благотворительную организацию ненужные вещи
32. Подписаться на ежемесячные пожертвования в благотворительный фонд
33. Соблюдать посты
34. Прочитать Библию
35. Каждое утро 5 минут тишины и уединения
36. Наслаждаться каждым моментом жизни, жить здесь и сейчас
Семья, отношения
37. Каждую неделю играть с детьми в новую игру
38. Чаще заниматься с детьми творчеством, упражнениями на логику и мышление
39. Составить список вопросов для детей об их вкусах, предпочтениях, мечтах, желаниях, мыслях, чтобы они ответили на них в начале года (записать ответы на видео)
40. Организовать каждому ребенку незабываемый праздник на день рождения
41. Сделать прививки детям
42. Организовать маме поездку в санаторий в Краснодарский край
43. Сделать адвент-календарь
44. Устроить романтический ужин на природе
45. Сделать запрос о моих предках, погибших во время Великой отечественной войны
46. Принять участие в шествии «Бессмертного полка»
47. Составить свое генеалогическое древо
48. Не подгонять детей
49. Каждый день уделять личное время и внимание каждому ребенку в отдельности
Окружение
50. Чаще встречаться с друзьями
51. Написать список людей, которым благодарна и за что
52. Слушать собеседника со 100%-ной вовлеченностью
53. Научиться говорить «нет» делам, которые не ведут меня к достижению целей
Саморазвитие, личностный рост
54. Прочитать 26 книг по саморазвитию и профессиональному росту
55. Научиться слушать других, не перебивая
56. Каждый вечер планировать дела на следующий день
57. Повысить уровень владения иностранным языком
58. Каждый день учить минимум 10 новых иностранных слов
59. Освоить мнемотехники для улучшения памяти
60. Изучить способы НЛП
61. Стремиться к slow life
62. Получить водительские права
63. Каждый вечер записывать в дневник о своих успехах, за что я благодарна этому дню и самых замечательных моментах
64. Не суетиться
65. Никогда не кричать
66. Ни с кем не спорить. Никогда!
67. Ни на кого не обижаться
68. Никого не осуждать
Профессиональный рост
69. Создать свой сайт/блог
70. Опубликовать на сайте 100 статей
71. Освоить Photoshop
72. Освоить монтаж видео
73. Пройти обучающий курс, который повысит уровень моего профессионализма
Финансы
74. Открыть ИИС (индивидуальный инвестиционный счет)
75. Начать инвестировать
76. Инвестировать минимум 10% дохода ежемесячно
77. Найти минимум 2 дополнительных источника дохода
78. Создать 2 пассивных источника дохода
79. Увеличить свой доход на 50 %
80. Застраховать жизнь и здоровье всех членов семьи
81. Застраховать недвижимость
82. Создать «подушку безопасности» в количестве шести сумм ежемесячных расходов
83. Делать крупные покупки после анализа рынка предложений
84. Отказаться от эмоциональных покупок
Дом
85. Научиться готовить 12 новых блюд
86. Составить меню на месяц
87. Переписать видео из ноутбука на диски
88. Отсканировать все документы, инструкции
89. Выбросить хлам
90. Применять на практике принципы минимализма
91. Купить дом/квартиру
92. Практиковать осознанное потребление
93. Стремиться к zero waste
Творчество, хобби
94. Нарисовать картину
95. Посетить мастер-класс лепки из глины
96. Освоить скрапбукинг
97. Научиться фотографировать
Досуг
98. Прыгнуть с парашютом
99. Полетать на воздушном шаре
100. Полетать на параплане
101. Поплавать с дельфинами
102. Посетить оперу
103. Посетить незнакомый район города
104. Съездить на однодневную экскурсию в соседнюю область/страну
105. Совершить велопутешествие в соседний город
106. Организовать пикник в снежном лесу
107. Покататься на лыжах в лесу
108. Путешествие по городам «Золотого кольца»
109. Путешествие в Санкт-Петербург всей семьей
110. Путешествие в Москву всей семьей
111. Посетить цирк на Цветном бульваре в Москве
112. Побывать на экскурсии на Останкинской телебашне
113. Покататься на речном трамвайчике по Москве-реке и реке Неве
114. Побывать с детьми на экскурсии в Останкинском телецентре
115. Совершить сплав по горной реке
116. Путешествие всей семьей в Великий Устюг в гости к Деду Морозу
117. Речной круиз по реке Волге всей семьей
118. Путешествие всей семьей на Алтай
119. Заказать семейную фотосессию
120. Поужинать в ресторане, имеющем звезды Мишлен
Шаблон списка целей на год
Если вам понравился мой вариант составления дел на год, то здесь вы можете скачать шаблон списка целей на год.
Заключение
Помните — это ваши цели. Только ваши! Нет правильного или неправильного списка, просто напишите именно то, чего хотите достичь в следующем году и действуйте! Это самое главное! Ведь, какие бы цели вы не поставили перед собой, без хоть каких-то действий для их достижения они останутся всего лишь мечтой. Удачи вам!
Поделитесь в комментариях как вы предпочитаете составлять список целей на год, делаете это или нет, и помогает ли вам планирование дел в достижении поставленных целей?
У каждого человека есть 12-16 часов в сутках для того, чтобы реализовать свой потенциал. Кто-то за это время успевает выполнить 10 важных задач, провести время с семьей и, ко всему прочему, где-то находит время на хобби. Кто-то за день успевает сходить на работу и посмотреть несколько серий любимого сериала.
Такая разница заключается в том, что одни люди умеют грамотно планировать свой день, а другие — нет.
В этой статье мы расскажем, как распланировать свой день грамотно: рассмотрим 14 эффективных методик тайм-менеджмента. Также поделимся примером плана на день, изучим полезные онлайн-курсы и книги по планированию времени.
Содержание
- Почему важно уметь планировать свой день: основные причины
- Как грамотно распланировать свой день: эффективные методики тайм-менеджмента
- Пример плана на день
- Курсы, которые помогут грамотно планировать день
- Какие книги почитать, чтобы составить эффективный план на день
- Что в итоге
Почему важно уметь планировать свой день: основные причины
Тайм-менеджмент — один из главных навыков в современном мире. Очень важно уметь планировать свой день — выделять важные задачи, которые позволят достичь поставленных глобальных целей и улучшат качество жизни.
Давайте рассмотрим основные причины того, почему так важно планировать свой день:
- Планирование дисциплинирует. Когда главные задачи расписаны по часам, у вас будет меньше отговорок для того, чтобы «забить» на цель.
- Планирование позволяет высвободить свободное время для хобби, семьи и друзей.
- Планирование повышает личную эффективность и продуктивность.
- Планирование позволяет достигать самых амбициозных целей, которые улучшают качество жизни.
Как грамотно распланировать свой день: эффективные методики тайм-менеджмента
Перейдем от теории к практике — рассмотрим 14 эффективных методик управления временем, которые помогут грамотно распланировать свой день, благодаря чему вы сможете все успевать.
1. Составьте свой план на день с вечера
Есть важные задачи на завтра? Составьте список дел вечером сегодняшнего дня.
Дело в том, что вечером у нас много идей и целей в голове. Иногда не можешь дождаться следующего утра, чтобы начать работать.
Но с утра все иначе: часть задач уже забылись, а составлять список целей — лень. Поэтому позаботьтесь о составлении плана на день с вечера — когда у вас есть мотивация, вдохновение и желание.
Плюс вы сэкономите время — вам не придется тратить первые часы дня на составление списка задач. Можно сразу приступать к рабочему процессу — без долгой подготовки и планирования.
2. Сортируйте дела по категориям
Сортируйте свои задачи по категориям. Например, вы ведете список дел в таблице. Сделайте разные столбцы под задачи: «Учеба», «Работа», «Спорт».
Так вы не запутаетесь в большом списке дел — все расставлено по полочкам. Сначала вы можете выполнить все задачи из категории «Работа» → потом можно перейти к категории «Учеба» или «Спорт».
3. Используйте методику «Канбан»
Канбан — это японская методика тайм-менеджмента. Суть этой техники: создайте таблицу с тремя столбцами: «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано».
Задачи, которые вы хотите выполнить сегодня, добавьте в столбец «Нужно сделать». Когда вы приступаете к выполнению поставленной задачи, перенесите цель в столбец «В работе».
После выполнения цели перенесите ее в столбец «Сделано». Такой метод перетаскивания целей из одного столбца в другой позволяет следить за текущим прогрессом.
4. Техника «Помодоро»
«Помодоро» — это техника для эффективной работы. Когда вы приступаете к выполнению задачи из своего плана на день, поставьте таймер.
Суть этой методики: во время работы следите за таймером — через 25 минут отложите дела и отдохните 5 минут → потом снова приступайте к работе. Через 25 минут повторите процесс: отдохните → возвращайтесь к работе.
Таким образом выполнение одной задачи можно разделить на 5-6 «помидоров». Один «помидор» — это 25 минут работы и 5 минут отдыха.
5. Делите одну большую задачу на части
Часто мы ставим самые амбициозные задачи на день: сделать генеральную уборку, прочитать книгу, выучить английский язык. Такие цели пугают — поэтому мы всячески откладываем их на потом.
Разделите одну большую цель на мелкие задачи: прочитать 20 страниц, убраться в спальне, посмотреть 2 серии любимого сериала на английском языке.
Так вам будет проще «заставить» себя начать работу — в плане на день нет пугающих задач.
6. Организуйте свое рабочее место
Постарайтесь организовать свое рабочее место так, чтобы ничто не отвлекало вас от выполнения задач, которые вы поставили себе на день. Уберите все раздражители, которые способны отвлечь от эффективной работы: смартфон, игровую приставку, музыкальный плеер.
Оставьте на своем столе только те вещи, которые помогут реализовать все цели.
7. Ставьте цели по технологии SMART
Используйте технологию SMART для того, чтобы грамотно распланировать свой день. SMART — это техника постановки эффективных целей.
Следуя этой методике, цель должна быть: Specific (конкретной), Measurable (измеримой), Attainable (достижимой), Relevant (актуальной) и Time-bound (ограниченной во времени).
Как поставить SMART-цель:
- Сформируйте задачу. Она должна быть конкретной. Для этого ответьте себе на вопрос: «Что я желаю получить в итоге?».
- Проверьте, можно ли измерить эту цель. Например, цель «Написать 20 страниц книги» — измеримая, а «Написать книгу» — нет.
- Убедитесь, что цель достижима. Например, «Посмотреть 2 урока по английскому языку» — задача, которую можно выполнить за один день. А вот цель «Выучить английский» — это задача, на которую уйдут годы.
- Ответьте на вопрос: «Так ли важно сейчас выполнять поставленную задачу?». Может стоит отдать приоритет другим целям? Если задача полностью релевантна, то смело добавляйте ее в свой план на день.
- Установите четкий дедлайн для задачи. Для этого установите сроки, за которые нужно достигнуть результата.
8. Составьте список целей на неделю или месяц
Составьте список задач сразу на неделю или на месяц. Так вам не придется каждый день заниматься планированием, что поможет сэкономить время.
При этом вы можете корректировать свои задачи, ведь есть вероятность, что через неделю у вас сменятся приоритеты.
9. Сначала «съешьте лягушку»
Под «съешьте лягушку» подразумевается следующее: поставьте самую сложную задачу на день в начало списка. Постарайтесь выполнить самую трудную и неприятную цель в начале дня, когда вы полны энергией.
После того, как вы «съедите лягушку», у вас поднимется настроение и появится заряд мотивации на выполнение других, более простых задач.
10. Используйте методику «1-3-5»
Это простая методика подразумевает выполнение не более 9 задач за один день:
- 1 важную задачу.
- 3 задачи средней степени важности.
- 5 второстепенных задач.
Первым делом выполните самую важную задачу, которую вы запланировали на день. Потом переходите к целям средней степени важности и второстепенным задачам.
11. Попробуйте метод Альпы
Метод Альпы — крайне эффективный способ составления плана на день. Его суть заключается в том, что оценить суммарное время на выполнение всех задач и привести его в соответствие со временем, которое есть в вашем распоряжении.
Как составить план на день по методу Альпа:
- Составьте классический список дел.
- Укажите, сколько времени понадобится на каждую задачу.
- Посчитайте, сколько времени у вас есть. Например, вы проснулись в 8:00, а ложитесь спать в 23:00. В среднем у вас есть 11-12 часов, которые можно потратить на работу (без учета времени на еду, спорт и другие занятия, которые не связаны с работой).
- Подгоните список дел под свободное время. В списке будут задачи, которые не вписываются во временное окно — их можно перенести на следующий день.
12. Используйте электронные таск-менеджеры
Составляйте список дел на день в электронных таск-менеджерах. Например, вы можете скачать приложение на смартфон или программу для компьютера.
Включите уведомления в приложении — вы будете получать напоминания о том, что нужно выполнить ту или иную задачу, поставленную на день.
13. Ставьте дедлайны
Ставьте дедлайны для своих задач. Так вам будет проще «заставить» себя выполнить поставленную цель.
Например, цель может выглядеть так: «Прочитать 50 страниц книги до 15:00» или «Убраться в квартире до 13:00».
14. Держите план на день «перед глазами»
Постоянно держите список задач на день «перед глазами». Включите уведомления на смартфоне, если пользуетесь электронными таск-менеджерами; повесьте лист бумаги с целями на день на стену или прикрепите его к монитору.
Пример плана на день
Чтобы вам было проще составить план на день, давайте посмотрим на пример графика задач:
| Время: | Что делаю: |
| 7:00 | Подъем |
| 7:15 | Душ |
| 7:35 | Завтрак |
| 8:00 | Чтение книги в течение 15 минут |
| 8:15 | Сбор на работу/учебу |
| 9:00 | Начало рабочего дня |
| 10:00 | Составить отчет о рекламной кампании для клиент → сделать до 13:00 |
| 13:00 | Обеденный перерыв |
| 13:15 | Прогулка на свежем воздухе |
| 13:45 | Разработка маркетинговой стратегии для клиента → сделать до 16:00 |
| 16:00 | Небольшая разминка |
| 18:00 | Конец рабочего дня → сходить в бассейн |
| 19:30 | Ужин |
| 20:00 | Изучение английского языка → просмотр 3-х лекций на YouTube |
| 21:30 | Чтение перед сном |
| 22:30 | Медитация |
| 23:00 | Отбой |
Курсы, которые помогут грамотно планировать день
Теперь давайте рассмотрим полезные курсы, которые помогут вам грамотно управлять своим временем.
«Целеполагание» — Викиум
Курс на целеполагание: как правильно ставить и достигать цели.
После прохождения обучения вы сможете:
- Достигать поставленных целей.
- Не терять энергию впустую.
- Выполнять свои планы.
- Ставить новые планки в развитии.
- Исполнять мечты.
- Стать эффективнее в работе и жизни.
Стоимость: 1 990 руб.
«Лучшие техники тайм-менеджмента» — 4Brain
Пройдя эту онлайн-программу, всего за 5 недель вы освоите самые эффективные техники тайм-менеджмента, целеполагания, декомпозиции, планирования и совместной работы, которые применяются известными успешными людьми и компаниями.
Почему стоит пройти онлайн-курс:
- Вы получите системные знания о более 100 самых эффективных техниках тайм-менеджмента, которые собраны из десятков источников.
- С помощью специальных кейсов, упражнений, задач и игр вы сформируете навык, который сможете использовать в любой сфере: от личной жизни до управления крупной компанией.
- Это десятки часов, которые потребуются, чтобы научиться этому самостоятельно, а в последствии это сотни часов благодаря вашим новым умениям.
Стоимость: 1 990 руб.
«Тайм-менеджмент» — Skillbox
Во время прохождения курса вы освоите тактическое и стратегическое планирование, научитесь сортировать задачи по приоритетам и экономить время. Сможете легко соблюдать баланс между делами и личной жизнью.
Научитесь:
- Оценивать необходимое для решения задачи время.
- Использовать тактический тайм-менеджмент.
- Разрабатывать собственный план/дашборд.
- Понимать психологию прокрастинации.
- Применять стратегическое планирование.
Полная стоимость: 18 602 руб. Можно оформить рассрочку на 12 месяцев и платить 1 550 руб/мес.
Какие книги почитать, чтобы составить эффективный план на день
В этом разделе собраны лучшие книги, которые помогут составить эффективный план на день, неделю, месяц и даже год.
«Гиперфокус» — Крис Бэйли
Описание книги: автор изучил множество статей, пообщался с известными исследователями внимания, провел собственные эксперименты и отобрал самые эффективные техники.
С их помощью вы сможете достичь состояния максимальной продуктивности – гиперфокуса, а также научитесь использовать режим расфокусировки, который подзаряжает энергией и помогает стать креативнее.
Благодаря этой книге вы будете лучше концентрироваться на важных задачах, реже чувствовать себя перегруженным и уделять близким не только больше времени, но и больше внимания.
Купить книгу:
- Электронная версия [ЛитРес] →
«12 недель в году» — Брайан Моран, Майкл Леннингтон
Описание книги: в начале каждого года мы полны задумок и планов, но, как показывает опыт, не всегда способны им следовать. Авторы предлагают свой способ исполнения задуманного: год, состоящий из 12 недель.
Такой подход поможет вам сохранить мотивацию и действовать решительнее. Подсказки и практические задания направлены на то, чтобы перестроить мышление и стать успешным.
Купить книгу:
- Электронная версия [ЛитРес] →
- Бумажная версия [Лабиринт] →
«Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» — Дэвид Аллен
Описание книги: с помощью книги клубки ваших проблем распутаются гораздо быстрее: вы обретете ясность сознания и упорядоченность мыслей, научитесь отделять важные дела от второстепенных, верно ставить цели и распределять приоритеты, доводить начатое до конца, а также полноценно отдыхать.
В новом издании большое внимание уделено работе с электронной почтой и другой цифровой информацией, так что теперь методика Getting Things Done (GTD) поистине универсальна.
Купить книгу:
- Электронная версия [ЛитРес] →
- Бумажная версия [Лабиринт] →
«Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь» — Брайан Трейси
Описание книги: книга — результат тридцатилетней работы автора, который подробно исследовал проблему планирования времени, изучив сотни публикаций о личной эффективности.
Брайан Трейси наглядно демонстрирует, как можно одновременно построить карьеру и при этом находить время на семью и даже личностное развитие.
Автор не утомляет читателей теорией, описывая лишь конкретные действия, которые приведут к желаемому результату: работать больше и лучше, но при этом быть счастливым.
Купить книгу:
- Электронная версия [ЛитРес] →
- Бумажная версия [Лабиринт] →
Что в итоге
Подведем итоги:
- Грамотное планирование своего дня поможет выделить только важные задачи, которые приближают вас к глобальным и амбициозным целям.
- Чтобы научиться грамотно планировать день, используйте полезные техники и методики, описанные в статье.
- Также вам помогут онлайн-курсы и книги по эффективному управлению временем.
Если ты составил годный план выполнения задачи, прикинул сроки и расставил приоритеты — это уже 50% успеха. Мы собрали самые действенные советы по правильной постановке задач, а в конце тебя ждет бонус — мастер-класс по планированию в SingularityApp. Поехали!
1. Выбери подходящий инструмент
Даже если ты с детства не любишь ежедневники и списки, сейчас без них не справиться. Современный ритм жизни требует четкого планирования — как рабочих, так и личных дел. И лучше, если они будут не в обычном блокноте, а в приложении, где ты сможешь отслеживать прогресс, быстро добавлять и убирать задачи, а также синхронизировать их между всеми своими устройствами.
Какое приложение выбрать — решай исходя из своих целей и личного вкуса. Главное, чтобы оно было удобным, позволяло сортировать задачи по приоритетам и умело напоминать о предстоящих событиях.
2. Записывай задачи и идеи сразу
Иначе ты почти наверняка их забудешь. Создай в приложении папку «Разобрать» и скидывай туда все внезапно пришедшие в голову задачи или идеи. В SingularityApp для них уже есть специальная папка — «Входящие». Необязательно расписывать их сразу по пунктам, это можно сделать и потом. Главное — зафиксировать саму идею.
Папка «Входящие» надежно сохраняет записанные на бегу идеи и озарения. Каждый день выделяй время на их разбор — расставляй даты и приоритеты, настраивай уведомления. Задачи, ведущие к общему результату, объединяй в проекты. Если ты сомневаешься, в какой проект определить задачу — переноси в папку «Без проекта». Если задача не горит к определенному сроку — выбирай для нее «Когда-нибудь».
3. Подробно сформулируй задачу
Добавляй во все задачи описания. Обязательно опиши не только саму задачу, но и шаги ее выполнения, и инструменты, и — это важно — предполагаемые сроки. Иначе ты погрязнешь в выполнении мелких понятных задач, а сложные так и будешь откладывать на потом, потому что не знаешь, с какой стороны к ним подступиться.
Например, не просто планируй «Съездить на дачу», а подробно распиши, что там хочешь сделать, по пунктам. Если задачу можно разложить на шаги — используй подзадачи или добавь к ней чеклист.
4. Используй папки, проекты и теги
Это может быть сложно поначалу, когда ты приступаешь к разработке своей собственной системы. Но как только ты увидишь, насколько легче работать с красиво и четко структурированными проектами, ты больше не захочешь возвращаться к хаосу. Представь: каждая твоя цель — это отдельный проект, каждая задача в нём — это шаг на пути к цели. В SingularityApp любой проект может содержать подпроекты и секции.
Разные проекты могут содержать схожие задачи: «купить…», «позвонить…», «уточнить…». Настрой для таких задач теги — так ты сможешь быстро переходить к нужным спискам и одним махом увеличивать прогресс сразу по нескольким проектам. Для небольших задач, которые можно выполнить за короткий срок, подойдет тег по их продолжительности — например, «5 минут». Попробуй — и время, проведенное в очередях и пробках, никогда больше не будет потеряно.
5. Планируй каждый день
В идеале утро должно начинаться с четкого плана. Но иногда легче составить план на день с вечера — поэкспериментируй и реши, что тебе удобнее. Кстати, план на день — это не только рутинные и срочные задачи на сегодня. Всегда помни про папку «Когда-нибудь» и регулярно просматривай хранящиеся там задачи. Для каких-то сегодня — самый подходящий день, другие уже просто некуда дальше откладывать. Секрет продуктивности в том, чтобы хотя бы пара задач из этого списка попадала в план текущего дня и добросовестно выполнялась.
6. Разбирай текущие планы каждую неделю
Слабое место в отношениях с планировщиками чаще всего — отсутствие контроля. Мы закидываем туда задачи, и они пылятся там неделями и месяцами. Мы спокойны — всё важное ведь записано. Но задачи сами себя не выполнят. Поэтому важно каждую неделю проводить ревизию своих проектов.
Многие приложения дают возможность просматривать просроченные задачи. Это полезная функция — пользуйся ею регулярно, отслеживай свой прогресс и актуальность задач. Если задача давно просрочена, подумай — а действительно ли она важна?
В версии для ПК SingularityApp для этого есть специальный инструмент — «Режим проверки». Он легко запускается одним кликом, а периодичность проверки настраивается как для всех проектов, так и для каждого проекта в отдельности. Лайфхак: добавь в расписание выходного дня задачу проверки проектов и настрой для нее уведомление.
7. Синхронизируй свое приложение с календарями
Все твои задачи должны храниться в одном месте — это главная заповедь продуктивности. Если ты предпочитаешь рулить своей жизнью с помощью планировщика, но вся твоя рабочая активность в Google-календаре — вместе с партнерами и коллегами — синхронизируй это! Избавишь себя от двойной работы, случайных пропусков событий или их наложения друг на друга. SingularityApp можно интегрировать с веб-календарями, а для Google календарей есть двусторонняя синхронизация: подключи то, что тебе нужно, и управляй задачами календаря прямо в приложении.
8. Не удаляй задачи, а архивируй их
Сжечь все мосты, расправившись со сложной задачей, проще всего. Но по задаче могут всплыть новые подробности, какие-то детали ее решения могут пригодиться для новых задач. К тому же, архив задач — это показатель твоего прогресса и мотиватор: приятно же иногда взглянуть, сколько ты уже преодолел. В SingularityApp можно настроить ручное или автоматическое архивирование выполненных задач. Можно даже архивировать их сразу, как только ты поставил отметку о выполнении, и любоваться, как сокращается список предстоящих дел. Задачами в архиве тоже можно полюбоваться в любой момент: для них в папке каждого проекта и в папке «Сегодня» выделена специальная секция.
9. Создавай повторяющиеся задачи
Это отличный способ не забыть про регулярные события. Если ты раз в неделю меняешь постельное белье, раз в два месяца — зубную щетку, раз в полгода посещаешь стоматолога, а в бассейн ходишь по вторникам, четвергам и субботам — один раз настрой для этих событий повтор и больше не трать время на их планирование. В нужное время SingularityApp создаст новую задачу и поместит ее в папку «Сегодня».
Не забывай про приоритеты: для повторяющихся задач задач в SingularityApp они также доступны. Приоритет можно назначить как отдельной задаче в цепочке повторов, так и всем задачам в этой цепочке.
Бонус: мастер-класс по постановке задач с помощью SungularityApp
Нажми на иконку создания новой задачи
В десктопной версии приложения она первая на Нижнем тулбаре, в мобильной — в правом нижнем углу экрана. Ты сразу перейдешь к созданию задачи. По умолчанию задача будет назначена на сегодня.
Напиши название и описание
Название — краткое и емкое, отражающее суть задачи — в поле «Новая задача». В поле «Заметка» — всё, что ещё тебе нужно знать об этой задаче, если в поле для названия это не поместилось.
Установи приоритет
Для каждой задачи в SingularityApp доступно множество тонких настроек. Например — приоритет. По умолчанию новым задачам присваивается средний приоритет, но для действительно важных задач ты можешь изменить его на высокий — чекбокс такой задачи окрашивается в красный цвет. Также задачу можно закрепить или поставить срок дедлайна — чтобы точно не упустить ее из виду.
Воспользуйся чеклистом
Это очень удобная опция для сложных задач. Грамотно составленный чеклист — гарантия того, что ты не упустишь ни одной детали. У чеклиста есть прогресс-бар — отмечаешь пункты и видишь процент выполнения. Мотивирует!
Установи дату и время
Если ты ставишь задачу не на сегодня, обязательно укажи дату ее выполнения — это поможет лучше организовать планы и дела. Если у задачи назначено время начала выполнения — можно добавить уведомление о ее начале. Также не забывай о том, что для регулярных задач можно настроить повтор.
Снабди задачу тегами
Придумай собственную систему тегов — например, по сферам деятельности, по длительности задачи или по важности
Выбери папку или перенеси задачу в проект
По умолчанию в SingularityApp доступны папки «Входящие» и «Без проекта». И ты можешь создавать неограниченное число собственных проектов, подпроектов и секций в Pro версии приложения. В базовом тарифе доступны 10 проектов и 5 секций.
Готово!
Твоя первая задача в твоем первом проекте создана и настроена. Продолжай! Не заметишь, как у тебя появятся красивые стройные списки задач, распределенные по проектам и секциям. Заглядывай каждое утро в папку «Сегодня», каждый вечер — в папку «Планы» — почувствуй себя хозяином своей жизни. И не забывай раз в неделю включать режим проверки, чтобы держать хаос под контролем.
Должны предупредить: на старте будет сложно планировать и структурировать вообще всё — поэтому не хватайся за всё сразу. Начни с самого простого. С самого понятного. Или наоборот — с самого запутанного и затратного. Ты увидишь, насколько это продуктивно. Перестанешь опаздывать и откладывать дела на потом, освободишь время для хобби и встреч с друзьями, и для дальнейшего планирования. Сложные задачи, разбитые на подзадачи, уже не покажутся такими сложными. А превращенные в проекты казалось бы недостижимые цели обретут реальные формы и сроки. Магия? Нет, просто грамотное планирование. Попробуй — тебе понравится!
Время на прочтение
12 мин
Количество просмотров 17K
Привет, я Дарья Двоеглазова, менеджер продукта в Quadcode. 3,5 года назад я пришла работать в IT и сразу окунулась в мир управления проектами. В статье я расскажу о том, как прошла путь от стикеров на мониторе до планов на 20 лет.
Максимум планирования, с которым я встречалась до начала работы, — школьный дневник и блокнот на телефоне для списка покупок. Все изменилось, когда я вышла на работу: мой монитор стал обрастать стикерами с напоминаниями. Это действительно помогало на первом этапе, пока экран не оказался заклеенным стикерами по всему периметру.
За это время я попробовала несколько инструментов и множество разных методов управления временем. Сейчас моя система позволяет мне планировать долгосрочные цели на 10-20 лет. Конечно, планы не всегда сбываются, но я предпочитаю идти (или хотя бы лежать) к своим целям. Кстати, недавно я достигла цели, к которой шла больше 5 лет.
Trello и Todoist
После проблемы со стикерами я стала искать таск-трекеры в электронном виде. Первыми под руку попались Todoist для личных дел, а Trello — для рабочих.
Планирование личных дел для меня тогда было скорее списком «не забыть», поэтому Todoist оказался слишком сложным. Я использовала его как одностраничный список дел. Хотя это было определенно лучше, чем ничего: я вела в нем список покупок и простых дел типа «записаться к врачу». И больше не смотрела по вечерам в пустой холодильник.
Trello сначала показался мне неудобным из-за отсутствия возможности создать просто список — привычка, оставшаяся от электронного блокнота (в Trello списки создаются на досках). Однако очень быстро оказалось, что мои задачи хорошо разбиваются по разным параметрам: например, по рабочим проектам.
Еще Trello оказался очень полезен для хранения ссылок. Когда я начала работать в IT, вокруг оказалось много всего интересного, чего я не знаю. Я создала доску для хранения названий профессиональной литературы, ссылок на статьи и курсы, которые мне посоветовали или которые я нашла. Потом появились доски с художественной литературой и фильмами — мне было удобно собирать в одном месте книги и фильмы, которые я хотела бы прочитать и посмотреть, а потом выбирать по настроению.
Со временем личные дела (пока у меня рука не поднимется написать «задачи») тоже переехали в Trello, но в отдельную доску. То есть работа и личные планы находились на разных досках. Я в целом не очень понимала, как планировать их вместе: до начала карантина работа и личная жизнь были для меня двумя разными мирами. Расскажу, какие плюсы и минусы у такого планирования.
Плюсы:
-
Я практически перестала терять задачи, потому что телефон всегда под рукой.
-
Начала структурировать задачи, делить их по темам.
-
И бонус: у меня появилось место, где я могла хранить информацию о том, что хочу прочитать или посмотреть.
Минусы:
-
Планирование было очень низкоуровневым, относилось только к простым задачам.
-
Не было взаимосвязи между делами, каждое жило само по себе.
-
Жизнь была разделена на работу и личную жизнь. На мой взгляд, это влияет на мотивацию: менее прозрачно, зачем лично мне делать конкретную рабочую задачу.
Kanban
Через несколько месяцев работы в компании мы начали внедрять у себя Kanban. И так как я вообще люблю обкатывать все новое на себе, сделала Kanban-доску для личных дел (рабочие задачи планировались по общепринятому в компании процессу). Выглядела она как ватман со стикерами. Вот схема:
Как только я создала эту доску, в бэклоге оказалось очень много задач. В колонку умещалось примерно 25-30 стикеров, но бэклог занял еще и стену рядом, а количество задач перевалило за 60.
Согласно методологии, я ограничивала число задач, которые находились справа от бэклога. Когда в колонках «План», «Анализ» и «Разработка» становилось в сумме меньше, чем N задач (N менялось, потому что я не знала оптимального для себя числа задач), я перетаскивала новую из бэклога в план. В этой колонке задачи ждали, когда я начну что-то с ними делать.
Большинство задач из колонки «План» попадали в колонку «Анализ». Это означало, что я думаю, как лучше сделать задачу / решить проблему. Например, чтобы сделать задачу «Оформить налоговый вычет», нужно узнать, где его оформляют и какие документы нужно собрать. Это происходило на этапе анализа.
После этапа анализа задача обычно распадалась на мелкие подзадачи. Например, для задачи «Оформить налоговый вычет» были бы такие подзадачи:
-
«Сделать фото чеков».
-
«Собрать лицензии в папку на ноутбуке».
-
«Рассчитать сумму к возврату».
-
«Оформить возврат в личном кабинете».
Некоторые задачи (например, «Купить бананы»), «рождались» маленькими. Поэтому они миновали этап анализа и сразу из плана попадали в разработку.
Очень скоро я поняла, что в бэклоге есть очень разные задачи. Например, задача «Купить билеты на концерт» — решается за час, не больше. А «Прокачать английский» — требует регулярных усилий в течение длительного времени. Я перешла на два вида стикеров: большие — для задач, требующих анализа, и маленькие — для задач, которые сразу попадали в разработку. После этого я оставляла большие задачи в колонке «Анализ» до тех пор, пока не были сделаны все задачи из колонки «Разработка», относящиеся к этой большой задаче. В этот момент в моем планировании произошло что-то вроде разделения задач на таски и фичи.
За этим, естественно, последовала необходимость видеть взаимосвязи между задачами: нужно было понимать, сколько большая задача будет висеть в колонке «Анализ». Я стала писать на стикерах, какими задачами заблокирована текущая (сейчас понимаю, что более удачным решением было бы подписывать, какие задачи зависят от текущей, чтобы подсвечивать те, которые нужно делать в первую очередь).
При этом скорость оставалась очень низкой — около 3-5 маленьких задач в неделю. Так как на доске были в том числе бытовые задачи (например, «Купить еду»), реальные изменения происходили очень медленно. Огромный бэклог давил на меня, очень скоро мне стало казаться, что я никогда и ничего не добьюсь. Простые задачи «проскакивали» доску быстро, а требующие анализа и принятия решений — застревали в колонке «Аналитика» на веки вечные. В определенный момент я начала трекать время жизни задачи на доске, что совершенно не добавило мне мотивации.
Примерно раз в неделю я убирала с доски стикеры с выполненными задачами, и процесс выбрасывания стикеров стал очень приятным. После этого я стала замечать, что иногда снимаю стикеры с несделанными задачами, потому что решила их переформулировать или не делать вообще.
А еще стикеры все время отваливались и разлетались по комнате. В конце концов я сняла ватман и сначала перенесла доску в Trello, а потом совсем отошла от Kanban-доски. Как и в случае с Trello и Todoist, расскажу о плюсах и минусах.
Плюсы:
-
Я выписала более глобальные задачи (например «Прокачать английский»).
-
Поняла, что задачи могут быть разного уровня, и подходила к их решению по-разному.
-
Я знала, что мне сложно доводить дела до конца, но доска подсветила, что проблема на этапе аналитики.
-
Впервые задумалась о взаимосвязях между задачами.
Минусы:
-
Рабочие и личные задачи все еще находились в разных местах.
-
Бумажную версию было ужасно неудобно поддерживать.
-
Несрочные задачи могли висеть на доске безумно долго и не двигаться с места: не хватало привязок планирования ко времени.
-
Задачи были очень плохо сформулированы. Формулировок по SMART не было вообще, большинство задач я в принципе не могла сформулировать по SMART.
-
Взаимосвязи были подсвечены непрозрачно и не давали фактической ценности (скорее, они использовались для прокрастинации типа «Ну сейчас я все равно не могу начать эту задачу»).
Варианты работы с Trello
С тех пор я так или иначе планировала задачи в Trello, переходя в разное время от одной структуры доски к другой.
Планирование по дням недели
В борьбе за производительность я начала строить конкретные планы на каждый день. Выглядело это примерно так:
Каждый день я двигала столбики так, чтобы видеть следующие 7 дней начиная с сегодня. Задачи из бэклога выбирала раз в неделю и заодно удаляла содержимое Done.
В чем плюс: появилось ощущение, что я знаю, когда сделаю задачу. В чем минус: в реальности. Задачи постоянно уезжали на следующие дни. Я совершенно не понимала их сложность, даже не пыталась представить, сколько времени это займет и есть ли у меня в этот день столько времени.
Матрица Эйзенхауэра
После планирования по дням недели у меня случился кризис в планировании, потому что я не понимала, как доводить начатое до конца. Я стала пробовать просто все подряд, в том числе известные модели. Матрицу Эйзенхауэра я тоже сделала в Trello. Примерно так:
Эта модель вообще не прижилась: такое оформление оказалось неудобным для меня. Сейчас я понимаю, что мне было сложно определить важность задач, так как я не выписывала среднесрочные и долгосрочные цели.
Плюсов для себя в такой структуре доски я не нашла. А вот минус очевиден: неудобный для меня интерфейс.
Стримы
Стримы возникли примерно в тот момент, когда у меня появились четкие тактические цели: например, сменить работу. Выглядит это примерно так:
Каждая задача подходила под определенный стрим и заводилась сразу в него. Один из стримов (на картинке — дом) я использовала для текущих задач типа «Купить еду». Эта модель в целом прижилась и существует до сих пор в различных вариациях.
Можно заметить, что часть стримов на картинке — это цели, а другие (например, здоровье) — скорее, вечная тема. Мне это не мешает: я пришла к мысли, что не все желания можно сформулировать как SMART-цели.
Когда я меняла работу, на доске оказались и рабочие задачи. Позже они то пропадали, то снова появлялись, пока не прижились окончательно после ухода на самоизоляцию. На удаленке пропадает ощущение оторванности работы от остальной жизни, что лично мне очень нравится, потому что заставляет смотреть на свою жизнь в целом.
После перехода к таким стримам у меня появилась проблема: нужно было приоритизировать стримы между собой. Какую задачу делать в первую очередь — для поиска работы или для здоровья? В целом эта проблема решается приоритезацией стримов — слева у меня самый важный сейчас столбик, а справа остается самый неважный. Обычно во всех столбиках есть какие-то задачи, но пока в первом есть важные задачи, которые я могу сделать сейчас, я занимаюсь ими. То есть получается примерно такая последовательность: сначала важные из первого столбика, потом важные из второго и т. д. Раз в несколько месяцев я провожу «ревизию»: удаляю задачи, которые стали неактуальными.
Со временем оказалось, что у меня слишком много тактических целей: если бы я для каждой завела столбец, доска получилась бы слишком огромной. Я добавила отдельный столбец для тактических и среднесрочных целей: например, «Сдать IELTS на 7.0». Выбирала в нем приоритетные 5 целей, которые и превращались в столбцы. Это был важный шаг к долгосрочному планированию. В таком виде доска существовала очень долго, я изменила ее только несколько месяцев назад, когда пришла к планированию долгосрочных целей (на 10-20 лет). По традиции — плюсы и минусы такого планирования.
Плюсы:
-
Видно, зачем я сегодня делаю те задачи, которые делаю.
-
Для меня так оказалось удобнее отделять важное от второстепенного, потому что внутри столбца проще приоритизировать задачи: они все относятся к одной цели.
-
Многие большие задачи-цели перестали быть задачами и превратились в стримы-столбцы.
Минус: нет явной взаимосвязи между целями и желаниями.
Метод спусковых крючков
Метод нужен, чтобы выгрузить все свои идеи / мысли в планировщик и ничего не забыть. Как это работает:
-
Открываем список, в котором есть перечень «стандартных» повседневных задач (я использую вот такой, но в интернете можно найти много других или составить свой).
-
Проходимся по нему, стараемся каждый пункт применить к себе и визуализировать его.
-
В процессе вспоминаем кучу собственных проблем, требующих решения, и выписываем их в свой планировщик задач.
Метод спусковых крючков помогает мне вспомнить задачи типа «Выбрать маме подарок на день рождения», «Составить список для заказа в аптеке» или «Заплатить за телефон» — рутинные дела, которые не относятся к конкретной цели. Обычно я пробегаюсь по списку раз в неделю.
Плюсы:
-
Освобождает голову от большого количества мыслей, которые пришли тогда, когда не было возможности или желания их записать.
-
Помогает вспомнить о рутинных делах.
Минус: не все пункты подходят лично мне.
Календарь
Сейчас я использую календарь, чтобы:
-
Напомнить себе о каком-то деле, которое нужно сделать в определенный день / через 5 дней. Например, поздравить кого-то с днем рождения, сменить линзы, заплатить за квартиру, отказаться от подписки на платный сервис. Раз в неделю я прохожусь по таким задачам на неделю-две вперед и часть из них переношу в Trello. Для таких напоминаний я создаю события на весь день в календаре и по утрам получаю уведомления о них.
-
Спланировать личные встречи, записи к специалистам, доставки на дом и т. п. Это — аналоги рабочих встреч, у них я указываю тайминг. Обычно я заношу их в календарь сразу, чтобы заодно проверить, нет ли накладки по времени. О них у меня тоже есть напоминания (обычно за 15 или 30 минут), но эти напоминания для меня почти бесполезны.
-
Выделять время на бюджетируемые задачи. Вообще, я не сторонница бюджетируемых задач: на мой взгляд, их можно разделять на конкретные шаги — например, «Пройти один урок». Но у меня есть одна бюджетируемая задача — планирование долгосрочных целей. Я оставила ее в таком виде, потому что, во-первых, планировать можно бесконечно детально, а во-вторых, я очень люблю планировать. Если я декомпозирую эту задачу на конкретные шаги, то буду тратить время только на планирование, потому что мне это нравится.
В качестве календаря я использую Calendars. Это — приложение для смартфонов (мне никогда не был нужен календарь на ноутбуке).
Выбрала именно его, во-первых, из-за удобного для меня интерфейса, а во-вторых, из-за того, что Google Calendar автоматически синхронизировал календари из разных аккаунтов, что для меня было неудобно.
Обычно я проверяю календарь утром, не вылезая из кроватки, чтобы вспомнить, какие «жесткие» (то есть «прибитые» к определенному времени) планы у меня есть, и прикинуть, что я успею сделать в оставшееся время.
Недавно пришла к необходимости синхронизировать рабочий и личный календари. И мне нравится, что в Calendars задачи разных календарей подсвечиваются разным цветом. Выглядит календарь так:
Плюс: мне нравится, как сделан дизайн, можно переключаться на 1 день и видеть, где сколько свободного времени для гибких (то есть не привязанных ко времени) задач. Или на неделю, чтобы видеть свою нагрузку в ближайшем будущем. Минусов я для себя не нашла.
«Жесткое» планирование в календаре
В прошлом у меня был опыт «жесткого» планирования с помощью календаря: когда весь календарь был плотно расписан, вообще без промежутков. Я указывала в календаре, чем буду заниматься в конкретное время. Пришла к этому в рамках борьбы за продуктивность: во-первых, делать в первую очередь важные задачи, а во-вторых — не отвлекаться.
Для кого-то, возможно, это подходящая схема, но мне она не подошла категорически. Во-первых, я слишком человек настроения, мне часто было приятнее сделать другую важную задачу вместо запланированной. Во-вторых, такое планирование уводит от цели к процессу («Этот час я буду ДЕЛАТЬ это» вместо «Мне нужно СДЕЛАТЬ это»). В-третьих, часто случалось так, что я оценивала время на выполнение какой-то задачи очень далеко от истины.
Меня хватило на два дня, я стала сильно расстраиваться из-за нарушения планов, началась апатия, я перестала быть способной делать вообще что-то полезное.
Плюс: тот провал натолкнул меня на идею гибкого планирования на день (о нем расскажу далее). Минус: метод не подошел мне по темпераменту.
Планирование на день
После отказа от «жесткого» планирования я стала выписывать на бумажке список задач на сегодня. Обычно я составляла его по утрам, чтобы лучше представлять, сколько действительно свободного времени у меня есть на этот список, какие задачи нужно решить. К каждой задаче я указывала время, которое займет ее выполнение, и проставляла порядок выполнения с учетом других задач.
Сейчас я перенесла список задач на день в Trello, но многим нравится писать от руки.
Плюсы:
-
Возможность выбирать, в какое время какую задачу сделать.
-
Вычеркивать задачи приятно 🙂
-
Помогает задумываться о делах, которые обычно не пишут в планировщиках и календарях (например, «Когда я сегодня пообедаю?» или «Сколько времени мне нужно, чтобы собраться в кино?»).
Минус: план только на один день. Если составить списки на несколько дней вперед, утром все равно придется обновить список на сегодня.
Недельное планирование
Некоторые задачи привязаны ко времени или повторяются с определенной периодичностью. Например, нельзя оплатить счет до того, как вы его получите, нет смысла готовиться к каждой рабочей встрече за неделю. Я пришла к необходимости выделять время на то, чтобы подумать, какие задачи меня ждут на следующей неделе.
Сначала я просто проходилась раз в неделю по методу спусковых крючков и календарю. Позже у меня появилась система финансового планирования, я стала просматривать еще и планы своих трат.
Сейчас моя система планирования предполагает список задач на неделю. Поэтому раз в неделю я смотрю, остались ли несделанные задачи, с чувством выполненного долга удаляю задачи в Done и набираю таски на следующую неделю. При этом в течение недели я тоже добавляю задачи в план. При планировании беру задачи примерно на треть свободного времени (я не планирую отдых, но закладываю на него несколько часов в день).
Сейчас я пришла к тому, что планировать на семь дней вперед для меня — скучновато (к концу недели мне становится тоскливо смотреть на одни и те же задачи в плане на неделю). Сейчас я пробую 5-дневные спринты.
Плюс: появилось выделенное время на то, чтобы подготовиться к следующей неделе. Минус: без хорошей оценки времени планы могут быть очень приблизительными.
Цели на год
В моем арсенале все еще не было планирования долгосрочных целей. Текущие задачи я делала, но долгосрочные цели не достигала. В начале 2020 года я поддалась Instagram-моде и написала цели на год. Использовала ЖЖ (в тот момент я вела в нем дневник для себя, было удобно расположить планы на год рядом). В нем было 11 целей, и, хотя они были прописаны намного лучше, чем задачи на Kanban-доске годом ранее, все еще не все были по SMART.
В следующий раз я открыла список этих целей только летом и обнаружила, что две цели достигнуты, одна «заблокирована» пандемией, а остальные — на разных этапах реализации. Я стала заглядывать в них время от времени и декомпозировать цели на год на задачи, заводя их в Trello. К концу года было сделано 5 из 11, одна отменена из-за пандемии, остальные в процессе.
И это было первое действительно ощутимое продвижение в достижении целей. Приятным моментом было то, что я могу посмотреть на результат и увидеть, что у меня была такая вот цель, и она достигнута.
Однако у такого подхода я нашла явные проблемы. Все эти цели были промежуточными. Они были нужны не сами по себе, а как шаги для достижения других целей, тех, которые несли для меня какую-то эмоциональную окраску и были нужны мне сами по себе (дальше я буду называть их целями-желаниями).
Плюсы:
-
Выписаны среднесрочные цели.
-
Среднесрочные цели декомпозированы на задачи.
-
Среднесрочные цели достигаются.
Минусы:
-
Среднесрочные цели не по SMART.
-
Не все среднесрочные цели выписаны, долгосрочные не выписаны совсем.
-
Не выписаны взаимосвязи между текущими целями и целями-желаниями.
-
Цели-желания тоже не выписаны.
-
Достижение целей изначально не было распланировано по времени.
To be continued…
Шло лето 2021 года. Все инструменты и методы, перечисленные выше, я к этому времени уже опробовала. Я перестала терять операционные задачи, в целом закрывала задачи и достигала целей. Но была проблема: случались периоды отсутствия мотивации, когда все мои прекрасные планы на день / неделю съезжали, потому что я не могла взяться за свои задачи. В такие периоды я грустила, злилась на себя и пыталась переделать систему планирования. Особой разницы не было.
Волею судеб (и своего руководителя) я оказалась на обучении для управленцев. Было много теории по планированию: часть я уже знала, а что-то было новым. Но главным для меня было понимание того, что я никогда не пыталась записать свои цели-желания. Они жили в моей голове, из них возникали промежуточные цели и задачи, но мотивация страдала во-многом из-за того, что взаимосвязи были непрозрачны (спойлер: иногда их не было вообще, у меня были задачи, которые не вели к приятным эмоциям вообще никак).
А еще на этом обучении я обнаружила, что у меня средне-слабая нервная система, я иногда делю время в течение дня так, что сама себя загоняю в ужасное состояние. Это позволило мне по-другому взглянуть на планирование дня и недели.
Во второй части статьи я расскажу, как выстроила систему планирования так, чтобы двигаться к целям-желаниям, поделюсь успехами и подсвечу проблемы.
Эксперт по саморазвитию Брайан Трейси утверждает, что 10 минут на планирование дня экономит около 2 часов в сутки. В этой статье мы расскажем, как составлять план задач на день, чтобы успеть выполнить всю работу и оставить время для отдыха.
Содержание
I. Планируем день правильно
II. Три способа составить список задач
1. Интеллект-карты
2. Результативно-ориентированное планирование
3. Жестко-гибкое планирование
III. Сервисы для составления списков задач
IV. Планирование задач в CRM-системе
Планируем день правильно
Вроде весь день вы были заняты, а в итоге уходите из офиса и думаете, что ничего не успели. Знакомая ситуация? Давайте посмотрим, что можно с этим сделать.
1. Выделяйте приоритетные дела — задачи, позволяющие достигать глобальных целей. Подумайте, насколько важная и срочная каждая задача и нельзя ли ее кому-то делегировать. Если можно — так и сделайте, а сами займитесь более приоритетным делом.
2. Анализируйте день. Выясняйте, что помешало выполнить все пункты вашего листа задач на день. По итогам решайте, что можно улучшить: планировать меньше дел, больше делегировать другим, продуктивнее работать или меньше внимания уделять неважным и несрочным вопросам.
3. Выберите инструмент для составления плана задач на день. Это можно делать как на бумаге, так и с помощью специальных сервисов и приложений — главное, чтобы было удобно.
Три способа составить список задач
Если просто хаотично записать все дела в список, это, скорее, запутает, чем поможет успевать больше. Поэтому мы предлагаем подойти к вопросу системно.
Интеллект-карты
Интеллект-карты придумал английский психолог Тони Бьюзен. Эта методика подробно описана в его книге «Супермышление». Внешне карта представляет собой ветвящуюся схему.
Как написать задачи на день в интеллект-карте:
- Поместите в центре листа дату.
- От нее прочертите ветви с отдельными категориями дел. Это могут быть рабочие, личные, общественные и семейные дела. Либо используйте разделение по критериям срочности и важности, как в матрице Эйзенхауэра.
- Укажите в каждой категории конкретные дела, при необходимости с подпунктами. Но слишком увлекаться детализацией не стоит, а то запутаетесь.
Задачи можно пояснить примечаниями, указать сроки их реализации, придумать забавные иллюстрации. Если вы не любите чертить от руки, на помощь придут десятки специальных сервисов, например, Mind42, Coggle, MindMeister или iMindMap.
На таких картах удобно отмечать выполненные дела и добавлять новые. Они дают наглядное представление об объеме задач на день и позволяют видеть картину в целом.
Впрочем, у этого метода есть минусы: интеллект-карты плохо сочетаются с жестким планированием и временной последовательностью событий. К тому же на них нельзя указать приоритетность задач, а значит, вы всегда рискуете потратить время на не самые полезные дела. Если вам важно расставлять приоритеты, попробуйте следующую методику.
Результативно-ориентированное планирование
В основе этой методики — классический to do list, только немного дополненный и измененный. Главная особенность результативно-ориентированного планирования — формулировка задачи в списке должна отвечать на вопрос: «Что сделать?» и отражать желаемый результат.
Например, новому клиенту нужно выслать коммерческое предложение. Эту задачу следует записать как «подготовить и отослать КП Ивану Ивановичу», а не просто «коммерческое предложение», «подготовить документы» или другими размытыми формулировками.
| № | Что сделать | Отметка о выполнении |
| 1 | Посмотреть отчеты по работе менеджеров | Не начато |
| 2 | Согласовать план продаж | Выполнено |
| 3 | Проверить договор с «Люксофт» | В работе |
| 4 | Прослушать записи звонков | В работе |
| 5 | Провести планерку с менеджерами | Не начато |
Задачи записываются в произвольном порядке — без учета их срочности и важности. Но разные категории задач выделяются цветами:
- особо важные и срочные — красным;
- менее приоритетные — зеленым;
- те, что можно/нужно делегировать, — желтым;
- такие, которые в принципе сделать надо, но не обязательно сегодня, — синим.
Это позволит сразу увидеть, что является самым срочным и важным, а значит, именно с этого и стоит начать. Как только дело сделано, напротив него в табличке ставится галочка. Или можно просто вычеркнуть задачу из списка.
Единственный минус этой методики — дела не ранжируются по дедлайнам, и есть риск сорвать сроки. Тогда вам лучше будет воспользоваться третьей методикой.
Жестко-гибкое планирование
Как правило, часть задач в распорядке дня привязана ко времени (это жесткие задачи), а другая — нет. Удобно совместить эти два типа дел помогает жестко-гибкая методика планирования.
Как работать с таблицей:
1. В колонке слева запишите «жесткие» задачи с указанием времени.
2. Справа — фиксируйте дела, не имеющие привязки к точному сроку.
3. Для важных и объемных дел второй колонки укажите, сколько времени потребуется на их выполнение.
| Время | Жесткие задачи | Гибкие задачи |
| 8:00 | Прослушать запись звонков отдела продаж в CRM (1 час) | |
| 9:00 | Провести планерку для менеджеров | Согласовать план отпусков |
| 10:00 | Запросить в бухгалтерии данные по поступившим оплатам | |
| 11:00 | Отправить презентацию по итогам года Васильеву | |
| 12:00 | Посмотреть договор с ООО «Интерпретация» | |
| 14:00 | Провести собеседование с кандидатом на должность менеджера | Согласовать макет визиток и бейджей |
| 15:00 | Совещание с отделом маркетинга | Доделать бюджет продаж на следующий месяц (2 часа) |
| 17:00 | Посмотреть в CRM статистику по сделкам менеджеров за неделю |
Желательно, чтобы «жесткие» и «важные гибкие» задачи занимали не более 50-60% дня. Оставшиеся часы — это запас на менее важные дела и непредвиденные обстоятельства. Как и в предыдущей методике, особо приоритетные пункты плана можно выделять цветом для наглядности, а выполненные — вычеркивать.
Сервисы для составления списков задач
Если списки в блокнотах или ручные таблицы не для вас, используйте онлайн-сервисы для планирования:
1. Google календарь. В нем удобно планировать дела на месяцы вперед. Можно настроить push-уведомления, чтобы не забыть о важных задачах. Кроме того, вы можете делиться календарем со своей командой, а также создавать совместные календари для командного планирования.
2. Toggle. Планировщик и тайм-трекер. Позволяет не только составлять списки задач на день, но и контролировать, сколько времени вы тратите каждую. В приложении можно посмотреть статистику по выполненным задачам и затраченному на них времени. Можно пригласить коллег и делиться отчетами о работе в формате PDF.
3. Trello. В системе удобно планировать как свои личные задачи, так и управлять проектом. Сервис организован в виде досок со столбцами и карточками. Каждая карточка — задача, которая двигается по столбцам — этапам выполнения. Можно создавать несколько досок для разного типа задач или разных команд.
Планирование задач в CRM-системе
Если вам нужно не только cпланировать личное время, но и взять под контроль задачи по сделкам и клиентам своей команды, используйте CRM-систему.
В S2 CRM вы можете поставить любую задачу себе или подчиненному в два клика. Позвонить клиенту, отправить ему коммерческое предложение, подготовить договор — задача автоматически появится в расписании. Когда наступит дедлайн по задаче, сотрудник получит уведомление внутри программы, по электронной почте, телефону или в Telegram. Если дедлайн будет просрочен, система сообщит об этом руководителю.
В CRM можно планировать реализацию и больших проектов, которые состоят из десятков последовательных задач. Программа каждый день будет напоминать о текущих задачах и сигналить, если вы о чем-то забыли.
16 309
