Любой руководитель рано или поздно сталкивается с написанием плана мероприятий. План мероприятий может попросить написать непосредственный руководитель или учредители компании. И даже если в голове у вас есть четкий план действий, перенести его на бумагу, сделав понятным для всех не так просто, как кажется на первый взгляд. Кроме того, план мероприятий часто требуется не просто написать, но и защитить перед руководством.
Что такое план мероприятий
План мероприятий – это документ в котором определены цели, описаны конкретные действия, сроки их выполнения, а также определены ответственные лица за выполнение действий, необходимых для достижения желаемого результата.
План мероприятий может писаться для конкретного события, или на конкретный период работы подразделения или компании. В целом мероприятия бывают периодические и разовые. На мероприятия, которые приходится выполнять постоянно (периодические) принято прописывать бизнес процессы и регламенты. Но у молодой компании как правило их нет, и поэтому всё начинается с планов мероприятий.
Для разовых мероприятий план очень важен поскольку, добиться слаженной работы большого количества людей крайне трудно если у каждого нет четких прописанных инструкций. А для того чтобы они появились и составляется план мероприятий.
Для чего нужен план мероприятий
Написание плана мероприятий занимает достаточно много времени. И часто у сотрудников возникает вопрос о целесообразности траты времени на написание плана мероприятий. Но важно понимать, что любой процесс, который выполняют сотрудники должен быть расписан до мелочей, это необходимо для того чтобы добиться правильности его исполнения вне зависимости от того, кто данное мероприятие выполняет.
Прежде всего план мероприятий необходим для подсчета затрат для выполнения задачи. Начинающие стартаперы, сталкиваются с тем что, казалось бы, гениальный план, на бумаге выглядит не окупаемым или не достижимым. Когда вы начинаете составлять план мероприятий, вы столкнётесь с тем что вам придётся просчитать и оцифровать все показатели вашего мероприятия. Поэтому одной из важнейших целей составление плана мероприятий является экономия и бережливое использование ресурсов. Ведь эффективность каждого мероприятия оценивается исходя из затраченных ресурсов и полученного результата.
Достижение сложных целей достигается за счет выполнения огромного комплекса мероприятий. При отсутствии заранее прописанного плана мероприятий вам придется тратить время на планирование каждого нового мероприятия. Хотя можно было бы сразу выполнять следующее мероприятие.
Как написать план мероприятий
Любой план состоит из одних и тех же пунктов. Для того чтобы не было разночтений лучше каждый термин, используемый в плане мероприятий разобрать по отдельности:
- Цель – это то чего мы хотим достичь, то к чему мы должны прийти. На цели и строиться весь план мероприятий. Цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой.
- Мероприятия – действия выполнение которых позволит достичь намеченной цели.
- Ожидаемый результат – что вы ожидаете получить от выполнения конкретного мероприятия. Важно чтобы это были конкретные измеримые показатели. Успех выполнения каждого мероприятия должен оцениваться четкими цифрами, которые невозможно трактовать двояко.
- Сроки – в какие временные сроки необходимо выполнить мероприятие. Так же здесь можно указать периодичность выполнения мероприятия.
- Ресурсы – сколько ресурсов выделено на выполнение мероприятия.
- Ответственный – кто отвечает за выполнение мероприятия.
Выполнение любой серьезной цели зависит от выполнения целого комплекса мероприятий. Каждое отдельное мероприятие может выполнять отдельный сотрудник или подразделение компании.
Важно определить критерии выполнения цели, поскольку всегда существуют разные системы координат. Единое понимание цели обеспечивает правильное понимание всеми участниками процесса. Часто сталкиваюсь с тем что разные отделы одной компании считают один и тот же показатель по-разному. Как правило так как это им выгоднее. И здесь нужно задать единые правила игры, при этом учесть прежде всего экономическую целесообразность и интересы компании в целом.
План мероприятия пример
Ниже пример плана мероприятий на продвижение сайта. Естественно это просто пример, мероприятия не продумывались тщательно, но понимание о внешнем виде он даёт. Указаны лишь некоторые пункты для примера, нет важных KPI показателей. Стоит помнить, что на достижение цели может влиять комплекс факторов, как внешних, так и внутренних и все их стоит учесть.
Цель | мероприятие | срок | ресурсы | ответственный | ожидаемый результат |
рост выручки с сайта на 50% в 2016 году | Ежедневная публикация минимум 3х новостей | ежедневно | бюджет 15000р | Пупкин В.П. | обеспечить рост трафика на 30% в месяц |
поменять расположение рекламных блоков | до 01.12.2015 | договорится с программистом | Иванов И.И. | CTR с РСЯ 0,8 | |
Обеспечить еженедельную новостную рассылку подписчикам | еженедельно | спланировать время, 1 час в неделю | Иванов И.И. | не менее 1000 переходов в неделю с писем | |
Продвижение в ТОП 3 запросов находящихся в ТОП 20, за счёт линк компаний, минимум 20 запросов ежемесячно | ежемесячно | 5000р/мес | Иванов И.И. | рост трафика с продвигаемых запросов на 1000% |
Хочется отметить что внешний вид таблицы далеко не обязательный. Дело в том, что некоторые мероприятия, требуют большого описания и в таблице они будут смотреться не читабельно. Главное, в плане мероприятий это его содержание.
Руководитель обязан создавать безопасность не только во время рабочего процесса, но и во время проведения различного рода культурных программ. Именно для этого требуется составлять план мероприятий на день, неделю, месяц, год. Он обязан не только запланировать все нюансы предстоящих событий, но также выявить те сферы, которым требуется уделить особое внимание.
План мероприятий представляет собой список, в котором расписаны цели. Также указываются действия, которые будут применяться для их проведения. Этот документ имеет определенную форму и основные пункты, обязательные к заполнению.
Определение плана мероприятий
План проведения мероприятий – это составление четкой схемы предстоящего события в организации, где требует внимания каждый пункт. В этой документации указываются все нюансы предстоящего события, указывается, когда и где оно будет проводиться. В обязательном порядке назначается ответственный сотрудник. Стоит также понимать, что мероприятием может считаться то событие, где участвует более десяти человек. К этому понятию причисляются не только корпоративы, но также утренники в детских учреждениях, конкурсные программы и ремонтные работы.
При большом скоплении людей важно обеспечить безопасность и грамотно организовать каждый этап. Особые меры предосторожности должны быть соблюдены, когда людей будет окружать пиротехника или иное оборудование, которое может причинить вред жизни и здоровью присутствующих. Тщательная подготовка исключает неприятные сюрпризы и нарушения. Именно поэтому требуется написать график мероприятий, а также подробно выделить все нюансы процесса каждого из них.
На заметку! Даже простой коллективный сбор или ремонтные работы требуют плана и обеспечения безопасности людям, которые будут участвовать в процессе.
Некоторые новые планы составляются на основании вышедших законов. Например, если правительство выделило средства на реставрацию здания, требуется провести планирование этой процедуры, пошагово выделив каждый момент. Оформление этого документа необходимо не только для отчетности, но также для подтверждения того, что все было организовано согласно нормам. Основной целью составления графика является: учесть все нюансы и оптимизировать процесс подготовки. В случае каких-то форс-мажорных ситуаций проект всегда поможет подсчитать ущерб и определить, в чем заключалась недоработка.
Создание
Имеет программа мероприятия образец.
Чтобы правильно заполнить форму, потребуется учесть основные факторы:
- Выделить цель, которую преследует организация конкретного мероприятия.
- Определить составляющие этой цели, без которой осуществить программу не получится.
- Обозначить ожидаемый результат.
- Прописать сроки.
- Упомянуть ответственных лиц.
- Указать финансовую составляющую и источник ресурсов.
- Прописать контакты лиц, которые приглашены со стороны.
- Зафиксировать, каким образом будут устранены последствия в случае ЧС.
Дополнительная информация! Если это проект, который будет осуществляться несколько раз в год, можно составить единый документ. В нем будет прописана периодичность.
Обязательные пункты плана предстоящих мероприятий
Планировать необходимо любое событие, в котором будет участвовать большое количество людей. Даже ремонт подразумевает наличие бригады и лиц, которые будут трудиться в параллель ремонтному процессу. Ниже приведен правильный план мероприятия, пример с обязательными пунктами:
- Описание праздника.
- Примерное количество участников.
- Время и место проведения.
- Исполнители и ответственные лица.
- Обоснование.
- План-график.
- Отчетность и контроль.
- Желаемый результат по каждой позиции.
- Финансирование в цифрах.
- Иные приложения.
Проект мероприятия должен содержать меры противодействия при возможных чрезвычайных ситуациях. Если перед началом поступают предупреждения об опасности, то событие следует отменить. Составить документ нужно в нескольких экземплярах. Их количество формируется согласно числу ответственных лиц, и одна бумага с подписями передается в бухгалтерский отдел.
На заметку! Если событие не подразумевает финансовых затрат, то экземпляр для бухгалтерии не обязателен.
Что нужно предусмотреть
Цель должна быть чётко сформулированной и достижимой. В проекте требуется уделить особое внимание мелочам. Если это праздник, то много времени уйдет на реализацию творческих идей и организацию банкета. Важно учитывать:
- Количество присутствующих.
- Подбор меню.
- Оформление зала.
- Техническое оснащение.
- Фото и видео съемку праздника.
Нужно побеспокоиться об организации безопасности присутствующих. В некоторых случаях руководителю необходимо договориться с правоохранительными органами для выделения сотрудников на подобный вечер. До начала события нужно позаботиться об устранении неполадок и улучшении условий проведения мероприятия.
Образец плана на месяц
Лучше составлять план проведения мероприятия по образцу согласно ГОСТу Р 6.30-2003. Основные требования заключаются к форме документа и его содержании. В шапке указывается название предприятия и дата составления документации. Затем прописывается суть и сроки его проведения.
Бумага утверждается грифом и подписями ответственных лиц.
Форма годового плана
План, график мероприятий требует заблаговременного составления по форме. Годовой план потребует длительного планирования и подготовки. Годовой отчет подразумевает таблицу, в которой указаны все события за год. Ниже прописывается расшифровка каждого события.
Основные требования к документации:
- Указать полные реквизиции компании.
- Подтвердить подлинность бумаги грифом и подписями.
- Приложить запланированный перечень затрат по каждому пункту.
Если назначается несколько ответственных, то каждый сотрудник должен получить копию проекта. Хранится документ, который уже проработан, в течение 5 лет.
Любой план может редактироваться, особенно если он составляется сразу на большой срок. Любые изменения должны быть согласованы со всеми лицами, которые имеют отношение к планируемым мероприятиям.
Вам будет интересна статья, если к концу недели/месяца вы с ужасом понимаете, что сделали много всего, но совсем не то, что было нужно.
Или: вы не можете оценить, хорошо ли вы поработали за неделю/месяц: из-за этого вы начинаете клевать себе мозг по поводу своей полезности.
Или: вы много и упорно работаете, но чувствуете, что постоянно что-то не успеваете. Пытаетесь работать больше, но это не помогает. И вас напрягает, что в 35 лет вы не можете работать так же много, как в 25.
Про что я расскажу:
- планировщик задач
- оценка своей эффективности за неделю и месяц
- работа со стратегическими и регулярными задачами
- как все успевать, обрести спокойствие, перестать сомневаться в себе и стать счастливее
Про работу и счастье
Может показаться странным, что я связываю собственную эффективность на работе с ощущением счастья (гармонии, удовлетворенности жизнью – называйте как хотите). На это у меня есть два ответа.
Первый: психологи доказали, что уровень счастья на работе напрямую зависит от пользы, которую мы приносим другим людям. Не обязательно клиентам: это могут быть коллеги и руководители. Мы хотим видеть наш вклад в общее дело, быть причастным к чему-то, больше нас. И больше всего времени (после сна) в жизни мы проводим на работе. Если кажется, что ты ничего не успеваешь, то ты начинаешь сомневаться в твоем пользе для других и это отражается на твоем ощущении счастья.
Второй: руководители, особенно начинающие, ребята гиперответственные и хотят доказать, что они достойны этой новой роли. Они берут в работу все входящие задачи, плохо делегируют, забирают ответственность у своих подчиненных. Мой хороший знакомый после пары лет на роли руководителя сказал крутую фразу: “За год я научился очень ценному уроку – перестал разделять ответственность со своими сотрудниками”. Идея в том, что начинающие руководители переживают за результаты своих подопечных и перетягивают на себя ответственность за все решения своих сотрудников. Ты думаешь о проблемах на работе и вечером, и в выходные – о каком счастье тут может идти речь? Правда, потом руководители выгорают от этого и понимают, что надо делать по-другому: строить системы, учить ответственности, верить в ребят, быстрее увольнять лентяев. Лично я в свое время таким переболел.
Планировщик для всех задач
За несколько лет я перепробовал разные планировщики, в итоге остановится на обычном Гугл Доке, с которым живу уже год. Шаблон доступен по ссылке.
Шаблон на одну страницу, но рабочий документ у меня на 6 страниц. В структуре слева вы видите названия блоков, разберем каждый.
Глобальная задача: как правило, задачи на год-два. Могут корректироваться в течение года. Эти задачи знают мой партнер и исполнительный директор. Я смотрю на эти задачи раз в неделю, когда привожу планировщик в порядок.
Задачи недели: от 5 до 10 самых важных задач. Планирую их до начала рабочей недели, ставлю их в порядке, начиная с самых важных. Случайных задач тут нет. Каждый день недели раньше начинался со строки “Важные задачи недели”. Сейчас я привык и начинаю рабочий день с этих задач.
Чуть ниже есть список регулярных задач, которые я делаю в течение недели/месяца. У меня их порядка 20, вот примеры:
- каждый понедельник – планерка АМ в 09:05 (1 час)
- каждый вторник – смотреть результаты по контексту в 09:20 (20 мин.)
- каждый четверг – планерка директоров в 14:00 (1 час)
- 1-5 число: месячная планерка директоров: итоги, планы на месяц
- 1-5 число: месячные планы по развитию с руководителями
- 1-5 число: дать руководителям и АМ ежемесячную ОС
Зачем этот регулярный список задач? Тупо, чтобы не забывать про эти задачи. Появилась регулярная задача? Добавь ее сюда. Если помимо тебя требуется участие других людей, в понедельник согласуй с ними день и время.
Главные правила работы с планировщиком
Правила просты:
- я записываю в него все задачи и идеи, которые возникают в работе (если идея пришла мне вечером или во время прогулки, я запишу ее в отдельный телеграм бот и утром перенесу в планировщик).
- раз в неделю я выделяю час на то, чтобы привести документ в порядок. Раньше я планировал делать это в пятницу, но мне нужна свежая голова, поэтому я делаю это в выходные. На это уходит максимум час.
Если все задачи в планировщике и я раз в неделю просмотрю его, тогда я начинаю доверять документу. У меня не больше 2-3 непрочитанных писем на почте, все задачи из телеграм и ватс апп выгружены в планировщик. Все мои задачи (не важно, сколько их) находятся в одном месте. Это дает ощущение чистой головы и свободной оперативной памяти. Если вы не понимаете, о чем я, выпишите все свои задачи в один документ. Выделите на это минимум 30 минут, прогуляйтесь, напишите что еще придет в голову и добейтесь ощущения, что в мыслях больше нет задач и идей, которые требуют вашего внимания. Как вам? Если выписали действительно все, то станет легко и чисто в голове.
Как работать с задачами, которые прилетают в течение недели?
К утру понедельника у меня уже есть ТОП 5-10 главных задач на неделю (ниже обсудим, как они появились). Место для новой задачи зависит от ее важности:
- Крутая идея, которую стоит обдумать, но на этой неделе ей нет места? Запиши ее в понедельник: определишь место для нее при планировании новой недели. Просто запиши, и выкини ее из своей головы.
- Важная задача, которая по статусу должна быть на этой неделе? Поставь ее в день, когда надо сделать.
Все задачи в течение недели требуют твоего вмешательства и отодвигают главные задачи недели? У тебя проблемы с делегированием, зонами ответственности, обучением, простановкой реперных точек контроля и планированием работы себя и своего отдела. Три главные задачи руководителя – планирование, делегирование, контроль. Читайте Александра Фридмана и Александра Высоцкого, а в идеале найдите в своей компании или окружении человека, который поможет вам прокачаться как руководитель.
Стратегические задачи
Стратегические задачи лежат в отдельном файле, мне подошла гугл таблица. Именно отсюда берутся главные задачи недели. Здесь только задачи по развитию, операционки тут нет. Посмотреть шаблон можно по ссылке.
Помимо блока “Команда и коммуникации”, у меня есть блоки “Продукт”, “Маркетинг”. Другие зоны у партнера и исполнительного директора.
Как сюда попадают эти задачи? Вот мои источники:
- ежеквартальная стратегическая сессия, где мы командой директоров и руководителей определяем главные задачи по развитию агентства и раскладываем глобальную цель на малые задачи
- идеи и мысли вокруг глобальной цели, которые пришли ко мне в течение недели. Как я писал выше, что пришло в течение недели, я пишу в понедельник и даю время отлежаться до выходных. Если идея достойна здесь быть, она попадает в конец списка, без срока, результата и приоритета.
Перед началом каждого месяца мы с директорами подводим итоги месяца, корректируем наши цели и раскладываем их на мелкие шаги. Каждый из нас создает такой список. Возможно, у вас будет список на квартал и год, но мне хватает списка на месяц.
Как я выбираю из списка задачи на месяц:
- сначала я думаю над результатом каждой задачи, который я ожидаю. Иногда задача кажется важной и нужной, но при формулировке результата оказывается, что не такая уж она и важная.
- после этого расставляю приоритеты и сроки.
Обычно в список задач на месяц попадают задачи первого приоритета, на остальные не хватает времени. Вернее так: я считаю, что задачи второго приоритета не дадут вклада в тот результат, к которому я иду. Да, это классная идея, но она не продвигает к глобальной цели. Тогда зачем их делать? Именно из этого списка на месяц формируется 80% главных задач на неделю.
Вернемся к проблеме в начале статьи: мне было сложно оценить, насколько продуктивно я поработал за месяц. Все просто: я выполнил (или существенно продвинулся) по задачам первого приоритета за месяц? Круто, я молодец! Если нет, что изменить, чтобы в следующий раз все задачи были выполнены?
Еженедельная работа с планировщиком
В правилах работы с планировщиком я уже сказал, что раз в неделю вы приводите документ в порядок. Рассмотрим этот пункт по шагам:
1) отметить Задачи недели, которые были выполнены, если не отмечали в течение недели. Рекомендую отмечать в течение недели – это здорово мотивирует. Похвалить себя. Может быть выполнено не все, но самые важные задачи вверху списка должны быть сделаны. Если задача не выполнена по объективным причинам, должно быть продвижение по ней. Помните первое предложение в статье (“сделали за неделю много всего, но совсем не то, что считали важным”)? Это здесь. Если есть проблемы с оценкой своего вклада, копируй сделанные задачи недели за неделю, месяц, квартал в отдельный файл и следи за ними – там будет медленное, но верное продвижение.
2) собрать в Понедельник все задачи со всех дней недели, которые не выполнены. Например потому, что их статус был ниже главных задач недели, и ты промахнулся со временем для главных задач (этим я страдаю до сих пор). Да, выполнено не все, но главные задачи-то продвигаются! Что получилось: в понедельник пришли все задачи с других дней, плюс в понедельнике идеи, которые приходили ко мне в течение недели и уже точно не вмещались в план.
3) Поменяй названия блоков: номер недели и календарные даты каждого дня.
4) Определи главные задачи недели (об этом я рассказал выше).
5) скопируй главные задачи недели в конкретные дни, когда ты хочешь их сделать. Самые важные задачи, по которым я могу промахнуться со сроками, обычно идут в понедельник. Отметь главные задачи в днях восклицательным знаком, чтобы они бросались в глаза.
6) посмотри регулярные задачи и и скопируй нужные в конкретные дни. Добавь пункт согласовать время по регулярным задачам с другими участниками, если это необходимо. Например, каждый четверг примерно в 14:00 у нас планерка директоров, и за пару дней каждый подтверждает время.
7) что делать с задачами, которые остались в понедельнике, но они не относятся ни к главным, ни к регулярным? Вроде бы поставил их, но они все время на втором плане. Тут несколько вариантов: делегировать (раз сам не могу выделить на них время), удалить их (помни про главные задачи), оставить в понедельнике (возможно, при следующем планировании на них найдется время). Значит, есть задачи, которые дают больший вклад в продвижение к глобальным целям.
Что мы имеем перед началом рабочей недели:
- главные задачи недели, записанные вверху и распределенные по неделе
- список регулярных задач (день, время)
- понимание своей загрузки на неделю
- подробный план по часам, что мы будем делать в понедельник
На сколько планировать загрузку, брать 40 часов или достаточно 20 часов? Определяется опытным путем в течение нескольких недель. Я планирую загрузку на 25 часов, не более.
Ежедневная работа с планировщиком
Я уже сказал выше, на понедельник есть подробный план, что я буду делать. Прям по часам. Вообще, я заменил за собой, что получаю удовольствие, когда есть четкий график и время на задачу. Единственное, что я ошибаюсь со временем выполнения (например, эту статью я хотел написать за пару часов, но ушло в итоге четыре часа). И растянулась на три дня вместо одного. Но она в списке главных задач, значит, я когда-то принял решение, что это важно.
В течение понедельника постепенно будут удаляться задачи, которые я выполняю. В идеале уйдут все задачи, но скорее всего останется какая-нибудь мелочь, которая перейдет на другой день. В любом случае, в конце понедельника я гляну список задач на вторник, обращая особое внимание на главные задачи недели. Если они вытесняют остальные, переставлю их в другие дни. Где-то я читал, что при планировании с вечера мозг начинает решать задачи следующего дня.
Итого: в конце каждого дня есть план на следующий день, готовый на 80%. У меня нет ситуаций, когда и прихожу на работу и думаю: чем бы мне заняться.
Как я распределяю задачи по времени и дням
Все задачи делятся на творческие, которые делаю сам (пишу руководство, стратегию, план обучения – именно из таких состоят мои главные задачи) и операторские (созвоны, планерки, мелкие неважные задачи, которые выполняешь на автомате). Для меня самое продуктивное время для творческих задач – первая половина дня. Исходя из этого, правила простые:
- до обеда – творческие задачи (за исключением планерки в понедельник)
- все операторские задачи – после обеда, желательно к концу дня
- самые важные творческие задачи – в первые четыре дня, в пятницу продуктивность ниже
- общие созвоны – вторая половина дня четверг, пятница.
Как все успевать, обрести спокойствие, перестать сомневаться в себе и стать счастливее
Вернемся к вопросу в начале статьи и подведем итоги.
- Если ты очень активный человек, любишь работать, много планируешь, но мало успеваешь, необходимо выделять приоритеты. Научись себя хвалить за закрытие или движение по главным задачам: за день, неделю, месяц, квартал. Остальные – делегировать или удалять, или честно признаваться коллегам, что сейчас эта задача ниже для тебя по приоритету, потому что не продвигает тебя к глобальной цели.
- Завести планировщик задач, научиться с ним работать и доверять ему.
- Иногда корректировать планы на месяц, если ты видишь, что это необходимо. Планы на неделю меняются крайне редко.
- Быть готовым, что иногда все идет не по плану и это нормально. Давать себе время на передышку в пути.
Буду рад, если кому-то будет полезен мой опыт по планированию. Пишу про развитие руководителей в своем телеграм канале – присоединяйтесь!
План мероприятий представляет собой документ произвольного образца, в котором указан полный перечень предстоящих событий в общественной жизни организации. Обычно его составляют в виде таблице, где прописывают название мероприятия, его цели, сроки, ФИО ответственных за проведение и другие характеристики.
Скачать пустую форму бланка плана мероприятий для заполнения (word)
Скачать заполненный образец плана мероприятий (word)
7 обязательных пунктов плана предстоящих мероприятий
Документ может составить руководитель, его заместители, учредители или другие ответственные лица. План предстоящих мероприятий обычно оформляется на год вперед, поэтому он разрабатывается заранее. Последовательность действий при составлении примерно такая:
- Сначала определяется полный перечень предстоящих мероприятий.
- Затем по ним производится сбор всей необходимой информации – сроки, место проведения, источники финансирования и т.п.
- После этого все данные собирают в единую таблицу и составляют общий документ.
- Наконец, документ подписывается руководителем (при необходимости корректируется), после чего вступает в силу путем издания отдельного приказа или распоряжения.
Мнение эксперта
Чадова Светлана
Ведущий специалист по кадрам, юрист консультант по трудовому законодательству, эксперт сайта
Рекомендуем вам также ознакомиться с нашим примером правильного составления сметы расходов.
Поскольку мероприятий обычно планируется довольно много, удобнее всего отразить информацию в табличном виде. В графах необходимо описать такие пункты.
№ п/п | название графы | описание |
---|---|---|
1 | наименование мероприятия | официальное название предстоящего мероприятия |
2 | сроки проведения | дата/даты, при необходимости – указание периодичности |
3 | место проведения | адрес и название организации, на базе которой проводится мероприятие |
4 | источники финансирования | конкретный перечень источников денежных средств и других материальных ресурсов |
5 | цель | указание конкретной задачи/задач; они должны быть точными и измеримыми, общие формулировки не допускаются |
6 | ответственный за проведение | ФИО, должность, сфера ответственности (при необходимости) |
7 | отметка о проведении | было или не было проведено |
В таблицу можно добавить и другие графы, например «Примечание». Здесь можно отметить, в чем проведенное мероприятие разошлось с планом (перенос места, сроков, сокращение или увеличение длительности, отмена и т.п.).
Образец плана
При составлении документа можно использовать произвольный или утвержденный образец. Обычно форма может быть рекомендована для использования организациями в определенной сфере – например, медицинскими или образовательными учреждениями.
В ряде случаев документ составляют в более кратком виде, опуская многие из перечисленных граф. Например, если речь идет о стандартных мероприятиях, которые постоянно проводятся за счет организации, достаточно указать:
- их название;
- сроки проведения;
- ФИО и должность ответственного лица/лиц.
Формулировки могут быть как более, так и менее официальными. Важно понимать, что план в первую очередь составляется для самих сотрудников компании, т.е. является документом внутреннего пользования. Поэтому цели лучше описывать максимально понятно и конкретно.
Поделиться ссылкой:
Для эффективного управления компанией коммерчески директор должен разобраться c 5 основными аспектами планирования своей деятельности.
► 1. Разобраться в психологии продавца. Воспринимайте сотрудника через призму будущее/прошлое/настоящее. Руководитель отдела должен постоянно возвращать продавца к позиции «сейчас». В этом поможет техника Брайана Трейси, основанная на трех китах:
- поставить план на 1, 3, 5, 10 лет,
- осознать позиции сегодняшнего дня,
- спрогнозировать методы выполнения плана.
► 2. Внедрить технику SMART. Она позволит добиться поставленных целей.
План работы начальника отдела продаж (РОП) должны быть полностью согласован с критериями этой техники постановки целей.
S — specific — конкретная;
M — measurable — измеримая;
A — ambitious — амбициозная;
R — relevant — релевантная;
T — time bound — ограниченная во времени.
Эти критерии работают вне зависимости от уровня целей и сотрудников. В том числе и для РОПа.
- Конкретность
У РОПа совершенно конкретные цели – выполнить план продаж за определенный период времени. Обычно это месяц. Таким образом, конкретность проявляется в 3 моментах:
- Выполнить план по закрытию сделок
- Сделать это к определенному сроку
- Достичь запланированного объема в спрогнозированных предварительно цифрах выручки.
- Измеримость
Измеримость цели (конкретного объема выручки к определенному сроку) выражается в ее предварительной декомпозиции на более мелкие показатели. Вплоть до ежедневных, о которых говорится чуть подробнее ниже. Выполнение данных показателей подчиненными и контроль за ними производится на ежедневной основе. Замеры полученных внутридневных результатов будут свидетельствовать о том, что движение к цели происходит равномерно в каждый момент рабочего времени.
- Достижимость и амбициозность
Амбициозность цели – это как раз для РОПа. Выполнение плана работы начальника отдела продаж за каждый конкретный период должно восприниматься им как достижение. Причем, чтобы не снижать его тонус планы должны раз от раза расти или, по крайней мере, оставаться на прежнем уровне в случае воздействия сильных внешних факторов. К последним относится сезонность и законодательные изменения, влияющие на отрасль. Свою амбициозность РОП должен транслировать подчиненным не только с помощью «ура – мы самые лучшие» речей, но и логически, через достижимость. То есть объяснив, что, если сотрудник сделает, например, столько-то звонков, проведет столько-то встреч, выставит коммерческих предложений, согласует договоров и т.д., то он выполнит свою часть работы к концу планируемого периода.
- Релевантность
Релевантность – качество, которое должно пронизывать весь процесс планирования: начиная с цифры выручки до объема ежедневной нагрузки на 1 менеджера. Нужно задавать себе вопросы:
- Способны ли мы достичь того уровня выручки в существующих условиях
- Нужен ли нам такой объем с учетом получаемой маржинальности
- Выполнимы ли полученные в результате декомпозиции ежедневные показатели с учетом стандартов труда отрасли, количества сотрудников и технической оснащенности компании (речь о том грамотно ли внедрена CRM).
- Ограниченность во времени
Самый простой показатель для РОПа. Естественно, план на то он и план, чтобы быть выполненным в срок.
► 3. Использовать фразы маркеры. Руководитель отдела с помощью специальных фраз-маркеров актуализирует цель перед своими подопечными.
► 4. Внедрить растяжку. Коммерческий директор на личном примере показывает свои доходы и мотивирует сотрудников продавать больше, чтобы приблизиться к доходам начальника.
► 5. Изменить систему мотивации в отделе. Составить ее из трех блоков — твердый оклад, мягкий оклад (KPI по звонкам и встречам) и бонусы. Тогда работа менеджеров будет более активной.
Твердый оклад при этом не должен превышать 30% от дохода продавца.
Мягкий оклад за KPI или выполнение ключевых показателей эффективности оплачивается из расчета не более 10% от зарплаты.
А вот с бонусами все несколько сложнее. Они составляют не менее 60% вознаграждения менеджеров в наиболее успешных компаниях. Но при этом нельзя просто назначить прямой процент с выручки от продаж и успокоиться. Это не сработает. Поэтому берем на вооружение принцип «больших порогов».
Принцип «больших порогов» подразумевает, что как план работы начальника отдела продаж, так и индивидуальный план каждого продавца будет выполняться с необходимым рвением. Достигается это путем внедрения чек-поинтов, по достижению которых вознаграждение сотрудника будет увеличиваться. Приведем пример.
В одной из компаний, обратившейся в Oy-li, с целью настройки системы продаж ввели такую систему:
- менее 80% выполнения плана — 1% от оборота
- от 80% до 110% — 2% от оборота
- свыше 110% — 3% от оборота
Как видите она основана на «порогах»: менее 80%, 80-110%, свыше 110%.
В план начальника обязательно входит проведение собраний для сотрудников отдела. Они предназначены для фиксации и резюмирования обещаний подчиненных. Собрания бывают 3 типов.
► 1. Еженедельные. В план работы начальника должно входить подведение итогов недели, составление плана и анализ текущих сделок (выявление ошибок, работа над возражениями и т.д.)
► 2. Ежедневные. Так называемая планерка в отделе. Здесь озвучиваются цели на текущий день и подводятся итоги вчерашних событий по промежуточным показателям эффективности.
► 3. Пятиминутка. Работа начальника заключается в проведении собраний 2-3 раза в день с отдельными сотрудниками для решения мелких текущих задач и контроля оплат.
Для контроля и проверки сотрудников компании, необходимо внедрить систему отчетов через CRM. Благодаря этой системе можно проследить работу сотрудников, настроить воронку, проанализировать каналы продаж и многое другое.
Помимо этого, начальник должен осуществлять контроль сотрудников посредством современных средств коммуникации (WhatsApp, Skype, Viber). Используя эти каналы, можно получить отчеты по факту оплат, контролировать местоположение продавцов и быть на связи с подчиненными в любое время.
План работы начальника отдела продаж подразумевает обязательный контроль всех «узловых» моментов, способных отразиться на ежедневном результате. Имея на руках плановые цифры по выручке и количеству ежедневных действий, руководитель должен контролировать на ежедневной основе 3 вида показателей.
► 1. Количественные ежедневные показатели эффективности. К ним относятся звонки, отправленные коммерческие предложения, назначенные встречи, проведенные презентации и т. д. При условии, что качество входящих лидов и уровень мастерства продавцов на уровне, исполнение количественных показателей даст необходимый результат.
► 2. Количество продаж в соответствие с «ежедневным планом оплат».
► 3. Процент выполнение плана на текущий день. Это показатель того с какой «скоростью» движется продавец и успеет ли он выполнить план.
Хороший РОП должен думать о своем персонале, как о главном двигателе бизнеса. Даем советы, как превратить своих сотрудников в слаженно работающую машину.
1. Мотивируем сотрудников
Мотивация реализуется в 3 направлениях
- Я. Сотрудник компании желает получить выгоду только для себя.
- Ты. Продавец заинтересован в развитии своего коллектива.
- Дело. Продавец хочет объять необъятное, захватить новый сегмент рынка, выйти на новую территорию.
2. Обучаем сотрудников
В плане начальника одной из самых важных позиций должно быть обучение персонала. Чаще всего оно опирается на 3 направления активности.
- Прослушка звонков. Это помогает контролировать продавцов, находить ошибки в скриптах и исправлять их.
- Навыковая модель. В конкретной компании требуется определенный набор навыков. Тренинги для продавцов должны быть сосредоточены именно на них
- Листы развития. Научите сотрудников техникам СПИН продажи, small talk. Работайте со всеми остальными навыками и приемами, указанными в листе развития.
Начальник (или руководитель) отдела продаж должен настроить четкую организационную структуру с отличной эффективностью. Ему придется:
- Осуществлять руководство отделом
- Составлять планы
- Создавать и внедрять мотивационную модель
- Принимать участие в подборе и обучении сотрудников
- Организовать работу по привлечению новых клиентов и развитию текущей базы
- Формировать разные виды отчетов
- Принимать участие во внедрении инструментов автоматизации
- Проводить анализ экономической ситуации на рынке, следить за работой конкурентов
- Быть представителем компании на различных бизнес-мероприятиях и т.д.
Безусловно, подбирать кандидатуру на эту позицию нужно вдумчиво. Кандидат должен соответствовать ряду требований. Оценивается основное образование и повышение квалификации, опыт работы, в том числе в продажах и на руководящих позициях. Сейчас во многих компаниях не просто приветствуется, а необходимо знание иностранного языка, может потребоваться наличие водительских прав и автомобиля.
Мы рассказали, как составить эффективный план работы начальника, чтобы упростить задачи по организации и контролю менеджеров. Используйте эти инструменты, и вы сразу увидите результат, выраженный в финансовом эквиваленте.