Как составить план организации праздника

На протяжении всего существования человечества родители всячески стараются дать своему ребёнку всё самое лучшее: хорошее образование, качественные игрушки и, конечно же, отмечать самые значимые события в его жизни. От последнего зависит эмоциональное состояние ребёнка. Ведь яркий и грамотно организованный праздник способен подарить незабываемые впечатления, ценные моменты и радостные воспоминания. Благодаря таким мгновениям, в сознании ребенка на одной полке с понятиями «семья» и «родители» находятся чувства счастья, восторга и тепла, ведь в нашей памяти остаётся только самое важное и значимое.

А теперь, давайте разберёмся, как правильно организовать детский праздник. Например, день рождения.

Если Вы желаете заказать праздник «под ключ» с наименьшими временными затратами предлагаем обратиться в Наше агентство по организации детских мероприятий Banana—Sun.

Пошаговый план организации дня рождения для ребёнка

1 шаг. Определить масштаб мероприятия

Первостепенно, нужно определиться, хотите Вы небольшое семейное торжество или масштабное мероприятие. От этого, в первую очередь, зависит количество гостей и закладываемый бюджет.

2 шаг. Выбрать тематику мероприятия

Стиль и сценарий праздника следует выбирать, в зависимости от увлечений и предпочтений ребёнка. Наверняка Вы знаете какие игры, мультфильмы или шоу на You Tube/Tik Tok, его самые любимые. Наиболее популярными тематиками детских мероприятий являются:

• Ютуб/Тик Ток вечеринка;
• Пиратская/морская вечеринка;
• Пляжная/гавайская вечеринка;
• Бьюти вечеринка;
• Пижамная вечеринка;
• Бал принцесс

3 шаг. Определить место проведения мероприятия

Место праздника следует выбирать, отталкиваясь от различных факторов: тематика мероприятия, погода и время года за окном, количество приглашённых гостей, необходимость наличия сцены и так далее. Например, для комфортного размещения в помещении должно быть от 3 м² на человека и, кроме того, желательно наличие площадки для проведения представлений и интерактивов, если таковые планируются. Востребованными местами для проведения мероприятий в холодное время года являются:

• Кафе/рестораны;
• Комнаты в детских центрах;
• Loft пространства;
• Крытые площадки с территориальной близостью к катку, зоопарку, конным клубом и т.д.

Перед окончательным выбором того или иного места проведения мероприятия в холодное время года необходимо убедиться, что на площадке исправно работает система отопления. Если такового не предусмотрено, то стоит рассмотреть вариант аренды теплового оборудования (например, тепловые пушки), запастись пледами и горячими напитками.

В теплое время года список мест проведения более обширный:

• Кафе с открытой мансардой;
• Площадки в близи пляжей, гольф клубом, веревочных городков, спортивных объектов и т.д.
• Праздник в шатре;
• Больших беседках;
• На природе;
• На участке дачи или сада.

Однако стоит обратить внимание, что даже в теплое время года при выборе открытых площадок необходимо позаботиться о «запасном» варианте под крышей или навесом на случай непогоды.

4 шаг. Декорировать место проведения мероприятия

Нужную атмосферу мероприятия задаст не только правильно выбранное место, но и соответствующие украшения, и дресс-код гостей. Согласитесь, бал юной принцессы уместнее провести в белоснежном шатре с живописными цветами, канделябрами и в пышных платьях, а Тик Ток вечеринку – в Loft пространстве со сценой, зажигая под дискобол.

Правильное выставление света, зонирование пространства на welcome-зону, фотозону, зону интерактивов и, непосредственно, зону приёма пищи придаст Вашему мероприятию организованность. Гости будут вовлечены в программу целиком и полностью, при этом, не сталкиваясь друг с другом.

Важно создавать декор в рамках единой концепции: тогда, будет заметен именно стиль мероприятия. После того, как определились с тематикой – подберите соответствующую палитру цветов, в рамках которой будете создавать свой декор. Старайтесь выбрать не более 4-5 оттенков, чтобы воплотить целостную картину. Например, для упомянутого бала – скорее всего, палитра будет розовая и блестящая, а для вечеринки подойдут цвета с логотипа приложения Тик Тока (голубой, розовый, черный).

Теперь, можно дать волю фантазии в рамках выбранной палитры. Начать стоит с чего-то большого, что задаст темп декору. Например, с фотозоны.  Обычный баннер с изображением замка постепенно уходит на второй план. Сейчас в качестве фотозоны используют трехмерное пространство: цветочные арки с хрустальными каплями, кареты или, например, трон, подобный тому, что находится в Зимнем дворце. Объёмные зеркальные фигуры, антикварная ванная в стиле ампир, наполненная пластиковыми шариками, – в общем, все, на что может хватить фантазии. Не забывайте, конечно, о заднем фоне композиции и напольном покрытии – это создаст впечатляющий антураж.

Главное правило грамотного декора – красота в деталях. Подстановочные тарелки, посуда, приборы, салфетки, пригласительные – всё должно быть с элементами общей концепции. Однако важно не «переборщить» и «вовремя остановиться». Не стоит на каждую шпажку в канапе крепить принцессу или все бокалы оснащать значком Тик Тока. Достаточно, если, например, посуда будет в оттенке выбранной палитры, а капкейки в кенди баре будут украшать, например, съедобные диадемы из мастики.

5 шаг. Организовать банкет

Несомненно, одним из важнейших факторов любого праздника является организация питания. Именно от того, чем угостят приглашённых будет зависеть их вкусовое впечатление от события.

Проще всего в ситуации, когда день рождения проходит в кафе или ресторане – тогда, не придётся беспокоиться о кухне, мебели, посуде и так далее. Банкетный менеджер или администратор предложат выбрать, составить или скорректировать меню под Ваше мероприятие. Иногда, даже могут предоставить возможность продегустировать некоторые блюда. Чтобы никто не ушёл голодный, но в тоже время не осталось слишком много лишних салатов и горячего, необходимо учитывать среднее количество граммов еды на человека.

Но как быть, если праздник на природе, в Loft пространстве или ином месте, где не предусмотрена действующая кухня? В таких случаях есть два способа выхода из ситуации.

Первый – обратиться за услугами кейтеринга в соответствующую организацию. Кейтеринг – это выездное ресторанное обслуживание. Обычно вместе с едой и напитками подобные службы предлагают аренду мебели, некоторых элементов сервировки, посуду и персонал.

Второй – заказать еду самостоятельно. В наше время стали очень популярны различные службы доставки еды: можно заказать пищу практически в любое место и в минимальные сроки. Однако, если воспользоваться данным способом, придётся самостоятельно «заморочиться» и с иными атрибутами (мебель, посуда, украшения, обслуживание гостей).

Не забывайте, что самые главные гости на Вашем празднике – это дети, поэтому меню должно соответствовать избирательному детскому вкусу. Очень вряд ли, что они оценят фуа-гра, шпинат или цветную капусту. Блюда должны быть не замысловатые и порционные: пицца, канапе, фрукты, салаты в тарталетках и т.д. Дети очень активные и часто действуют по принципу: схватить что-то и побежать, а не подолгу сидеть за столом, подобно взрослым.

«Усадить за стол на подольше» и превратить приём пищи в некоторого рода шоу помогут различные кулинарные мастер-классы, например, изготовление крио мороженого из сухого льда, сладких букетов или пиццы.

Главным в детском меню и самым фееричным кулинарным шедевром является торт. Сейчас торты в действительности поражают не только вкусовым разнообразием, но и потрясающе выполненным съедобным декором, который отлично впишется в тематику мероприятия.

Интересным дополнением к основному меню будет являться кэнди бар или, как его ещё называют, «сладкий стол», а также, тележка с мороженым, сахарной ватой или попкорном.

Обратите внимание, что при составлении меню, выборе начинки для торта или подборе кулинарного мастер-класса, желательно уточнить у приглашённых гостей о наличии возможной пищевой аллергии или непереносимости отдельных продуктов. Это позволит снизить риски нежелательных последствий.

6 шаг. Выбрать развлекательную программу

После того, как Ваши гости покрепились, необходимо обеспечить их досуг. Например, можно пригласить аниматоров. В зависимости от возраста ребят нужно выбрать походящего специалиста, который погрузит юных пиратов в увлекательное приключение, молодых тиктокеров – в веселые челленджи, а милых принцесс – в настоящую сказку, пока взрослые в это время смогут отвлечься и пообщаться. У аниматоров всегда обширная программа, позволяющая проводить тематические игры, квесты или мастер-классы. Со списком аниматоров нашего агентства можно ознакомиться в каталоге аниматоров.

Вторым вариантом можно пригласить ведущего, который сможет развлечь не только детей, но и взрослых. Тогда мероприятие приобретает более взрослый окрас.

В дополнение к основной программе, можно пригласить специалистов для проведения какой-либо шоу программы. Шоу программ, как и аниматоров очень много. Наиболее популярными являются:

• Шоу мыльных пузырей;
• Выступление фокусника;
• Шоу с животными;
• Тесла шоу;
• Научное шоу;
• Поролоновое шоу;
• Шоу с лентами.

Каждая шоу программа имеет свои особенности. Поролоновое шоу лучше проводить в первой половине или середине мероприятия, кода дети полны сил и энергии, чтобы возводить стены из кубиков, перекидываться ими и закапываться в них. Шоу мыльных пузырей, выступление фокусника, тесла-шоу, научное шоу или шоу с животными лучше проводить во второй половине мероприятия, например, после активной части, когда ребёнок уже немного устал и хочет больше посмотреть, чем поучаствовать. А ленточное шоу стоит проводить в конце мероприятия как яркое завершение праздника под ритмичную и задорную музыку.

7 шаг. Подобрать необходимые дополнения к мероприятию

Помимо основной программы, стоит продумать детали общей концепции, например, звуковое и световое оснащение. Если это домашнее торжество, необходимо уточнить, есть ли звуковое сопровождение у аниматора (или ведущего) или нужно его организовать дополнительно. Если это банкетная площадка, то стоит убедиться, что на месте есть необходимая световая и звуковая аппаратура, количество работающих розеток соответствует заявленному, наличие микрофонов и так далее. В случае отсутствия чего-либо следует рассмотреть вариант аренды.

Если Вы планируете мероприятие вне дома, то необходимо пригласить диджея, который создаст нужный эмоциональный музыкальный настрой. Кроме того, важными дополнениями станут фотограф или видеограф, которые запечатлеют важные моменты мероприятия.

Тематическую вечеринку в гавайском или тропическом стиле украсят живописные рисунки на лицах детей и их родителей, которые создаст приглашённый аквагример. А стильную Тик Ток вечеринку украсит мобильная бьюти-зона, в которой всем желающим сделают потрясающий экспресс-макияж, вплетут самые яркие цветные пряди и нанесут тематические временные татуировки.

Интересным дополнением станет фотобудка, которая сделает и распечатает фотографии «в моменте».

Существует множество других дополнений, с которыми вы можете ознакомиться в нашем каталоге дополнений.

8 шаг. Продумать окончание праздника

Существует множество различных вариантов окончания праздника. Наиболее правильным будет подобрать именно свой, исходя из собственных размышлений, возможностей и желаний. Самые популярные варианты окончания праздника это:

1. Вынос торта. Аниматор или ведущий в красивом костюме выносит торт под песенку «С днём рожденья тебя», затем именинник задувает свечи, загадывает желание. Все пьют чай с десертом и праздник заканчивается.
2. Пиньята. Если будет позволять площадка проведения можно по окончании дня рождения разбить пиньяту, из которой будут сыпаться конфеты.
3. Фейерверк. Красивый праздничный салют, подытоживающий вечер никогда не бывает лишним. Все гости во главе с именинником выходят на улицу и любуются яркими вспышками с грохотом разрывающихся фейерверков.
4. Шоу-программа. Дискотека с серебряными лентами или файер-шоу станет незабываемым итогом вечера – некоторой «яркой точкой» праздника, который запомнится надолго.

При выборе варианта завершения торжества необходимо учитывать внешние факторы и проявлять заботу о гостях. Например, не стоит заказывать салют во влажную, зябкую погоду, когда на улице слякоть, изморозь или сильный дождь.

9 шаг. Составить тайминг

Одним из самых важных моментов при организации мероприятия – это составление тайминга или, другими словами, «расписания». Необходимо определить и зафиксировать время начала и окончания аренды площадки, работы специалистов и некоторые важные «точки» вечера: например, начало мероприятия, начало шоу-программ и вынос торта. Грамотно составленный тайминг позволит избежать лишних трат за переработку персонала.

Помните, что если специалисты работают более 4-5 часов, то им необходимо делать перерывы – в том числе и на обед. А если площадка отдалена, то стоит позаботиться и об организации питания для сотрудников.

Стоит отметить, что не следует показывать тайминг всем гостям, чтобы не портить эффект неожиданности. Прежде всего, Вы делаете его для себя, чтобы контролировать работу всех задействованных лиц.

10 шаг. Составить план рассадки

Даже плохой план лучше, чем его отсутствие, поэтому для того, чтобы избежать «неразберихи» при рассадке гостей необходимо составить список, отображающий, где будет сидеть каждый приглашённый. Этот список можно оформить в стилистике мероприятия и поместить на мольберт около входа на банкетную площадку.

Дополнительно размещаются карточки с именами приглашённых на самих посадочных местах (чаще всего на подстановочные тарелки). Нелишним будет пригласить хостес, которая встретит и сориентирует гостей.

При составлении плана рассадки необходимо учитывать определенные нюансы. Во-первых, совсем маленьких детей лучше сажать рядом с их родителями, а не за общим детским столом, чтобы самые юные гости не напугались. Кроме того, таким приглашённым требуется специальный высокий стул со встроенной столешницей. Во-вторых, если на мероприятии присутствуют взрослые почтенного возраста, не следует их располагать рядом с колонками – помните, пожилые люди очень восприимчивы к громкой музыке. И, наконец, за один стол следует сажать близких друг другу людей или тех, кто между собой лучше общается.

11 шаг. Создать и разослать пригласительные

Когда все «опорные точки» мероприятия определены, необходимо создать и разослать пригласительные, в которых отражена важная информация.

Будут цениться, как пригласительные ручной работы, так и покупные или электронные варианты. В пригласительном необходимо обязательно указать информацию о месте и времени события, а также, можно предупредить о дресс-коде. Не лишним будет написать список желаемых подарков, которые хотел бы получить именинник.

Для определения дресс-кода необходимо помнить о различных нюансах. Так, если планируется некоторое время пребывать на улице в холодное время года, то нужно указать в пригласительном, что с собой нужно взять тёплую одежду.

В заключении необходимо отметить, что не всегда всем пунктам плана нужно скрупулёзно следовать. Иногда можно позволить себе долю импровизации и фантазии. Однако в любом деле, связанном с организацией чего-либо должна преобладать пунктуальность, тактичность и продуманность на два шага вперёд. Именно так создаются по-настоящему незабываемые праздники.