Как составить план по логистике

Общие сведения об отделе логистики на предприятии

В настоящее время залогом высокопроизводительной деятельности практически любого предприятия является наличие и эффективная работа грамотно сформированного отдела логистики. Он представляет собой структурное подразделение, которое в соответствии с установленным на предприятии распределением полномочий занимается распределением материальных потоков и управлением ими.

В большинстве случаев обязанности отдела логистики предприятия заключаются в выполнении следующих основных функций:

• осуществление закупок необходимой продукции и товаров;
• координация совместной работы всех структурных подразделений предприятия;
• распределение товарного ассортимента и запасов продукции компании и управление ими;
• осуществление контроля за поставками готовой продукции.

Процесс выполнения перечисленных функций сотрудниками отдела логистики предприятия сопровождается решением ряда задач, которые имеют большое значение с точки зрения обеспечения устойчивой, долгосрочной, высокоэффективной деятельности предприятия. В первую очередь, речь идет про создание оптимальных маршрутов перемещения грузов. В данной случае в том числе подразумевается обеспечение целостности и сохранности грузов.

Действия сотрудников отдела логистики предприятия приводят к тому, что на всем пути следования материального потока происходит снижение товарно-материальных запасов предприятия. Большой вклад в достижение этого результата вносит сокращение времени прохождения продукции по логистической цепочке. В конечном итоге это все создает предпосылки для сокращения затрат ручного труда на предприятии и его расходов на выполнение различных операций по перемещению грузов.

«Эффективное планирование работы отдела логистики» 👇

Таким образом, работа отдела логистики имеет большое значение для благополучия всего предприятия. Отсюда следует необходимость пристального управления данным структурным подразделением со стороны высшего руководства предприятия. А одним из первых, базовых этапов управления традиционно считается планирование.

Основы планирования работы отдела логистики

Результатами любого планирования обычно являются плановые документы. Это – внутренние документы предприятия, где закрепляется распределение полномочий, устанавливаются цели и задачи, определяются сроки их достижения, перечисляются предстоящие конкретные мероприятия и т.д.

Работа отдела логистики предприятия в общем случае планируется на двух уровнях: на стратегическом и оперативном. Оперативное планирование предполагает детализированную фиксацию сроков, мероприятий, исполнителей, ресурсов, что создает предпосылки для реализации планов более высокого, стратегического уровня, непосредственно направленного на удачное воплощение в жизнь корпоративной стратегии предприятия.

Работа отдела логистики предприятия преимущественно ориентирована на реализацию логистической стратегии предприятия, который относится к категории функциональных стратегий. Оперативный уровень планирования представлен обобщенными планами, основными и краткосрочными графиками, бюджетами, операционными решениям и т.п.

Благодаря планированию рассчитывают повысить производительность и эффективность работы отдела логистики предприятия. Это может быть выполнено, прежде всего, в результате целевой ориентации и координации всех событий в отделе. Помимо этого, с помощью инструментов планирования зачастую выявляют риски и принимают меры для снижения их уровня. Еще планы способствуют повышению гибкости и приспособляемости отдела логистики (и его сотрудников, в том числе) к изменениям.

Для организации эффективного планирования работы отдела логистики на предприятии должна быть создана и успешно функционировать система планирования, т.е. упорядоченная структура. Система эффективного планирования сегодня должна соблюдать следующие основные принципы:

• принцип документального обеспечения – необходимо документировать основные составные части планов, что позволит согласовать плановые расчеты и проконтролировать выполнение планов;
• принцип организованности – установление определенного организационного режима системы планирования, что обеспечит ее гибкость и адаптацию к новым условиям;
• принцип стандартизации – соблюдение действующих стандартов во время составления основных плановых документов;
• принцип полноты – охват всех сторон деятельности отдела логистики предприятия (в том числе, и тех, которые напрямую к логистике отношения не имеют);
• принцип точности – точное измерение характеристик объектов планирования, структурных элементов плана и их содержания;
• принцип согласованности – интеграция и координация всех планов, которые входят в систему планирования работы отдела логистики.

Таким образом, планирование работы отдела логистики – это неотъемлемая часть жизнедеятельности практически любого современного предприятия. А поскольку результаты данной работы чрезвычайно важны для общей судьбы предприятия, то планирование должно быть эффективным. Этого можно достичь, прежде всего, за счет формирования системы планирования и обеспечения ее функционирования при соблюдении ряда основных принципов.

15.2. Особенности планирования в логистической системе предприятия

Планирование логистической деятельности – это систематический процесс поиска возможностей действовать, прогнозирование последствий этих действий, разработка проекта совершенствования логистической системы, формирование управленческих решений, конкретных мероприятий и сроков их выполнения для достижения поставленных целей.

Функция планирования предполагает решение о том, какие должны быть цели предприятия в области логистики и что должны делать сотрудники, чтобы достичь этих целей. По сути, это подготовка сегодня к тому, что потребуется к завтрашнему дню и как этого добиться.

План должен представлять собой модель будущего состояния логистической системы предприятия или карту пути, по которому должна пройти организация за конкретный период времени. Таким образом, планирование в логистике это упорядоченный процесс разработки плана в области физического товародвижения и управления материальными потоками на предприятии.

Виды, принципы и методы планирования подробно рассматриваются в литературе по менеджменту и экономике, поэтому рассмотрим только те моменты, которые характерны для планирования в области логистики.

В логистике различают планирование по срокам и по функциональным областям.

По срокам различают следующие виды планирования.

Вид 1. Стратегическое планирование (высший уровень) – это попытка взглянуть в долгосрочную перспективу, оценить тенденции, развивающиеся как внутри предприятия, так и во внешней среде. Формулируются только глобальные цели, соотносимые с отрезками времени от 10 до 20 лет. При этом выбираются виды деятельности предприятия, которые приводят к улучшению взаимоотношений предприятия с поставщиками, коммерческими и логистическими посредниками и покупателями, а также к укреплению связей внутри логистической системы предприятия.

Вид 2. Тактическое планирование, то есть определение промежуточных целей на пути достижения стратегических целей и задач в логистической системе.

Вид З. Оперативное планирование. Разрабатываются стандарты и регламенты логистических операций.

По функциональным областям логистики различают еле дующие виды планирования.

Вид 1. Планирование сбыта. На основе прогноза спроса на товары формируется ассортимент, составляется программа движения продукции по цепи поставок от производственных предприятий до предприятий розничной торговли и конечных потребителей, планируется потребность в складских помещениях и транспортных средствах, оптимизируется схема размещения складов и направлений транспортных потоков, разрабатываются планы-графики отгрузки товаров клиентам.

Вид 2. Планирование потребности в материалах. Внутреннее планирование. Осуществляется на производственных предприятиях для обеспечения потребностей производственных цехов в сырье, комплектующих, полуфабрикатах, а также и для обеспечения производственного оборудования. Определяется необходимое количество и сроки предоставления материалов предприятию.

Вид 3. Планирование закупок продукции. Осуществляется на основе выработанных планов потребностей в материалах. Эти планы формируются исходя из потребностей предприятия и возможностей поставщиков. При этом учитываются следующие факторы: минимальный размер партии, отпускаемый поставщиком; удаленность и местонахождение поставщиков; сроки поставок сырья и материалов с момента размещения заказа.

Вид 4. Планирование производства. Представляет собой план выпуска продукции, выраженный в физических единицах измерения. Этот план показывает количество единиц продукции, которое необходимо произвести, чтобы обеспечить продажи и необходимый уровень запасов на сбытовых складах.

При планировании производства используются следующие данные: план продаж; производственная мощность предприятия; изменение уровня текущих запасов за период. Большое значение имеет оперативное планирование, которое в зависимости от содержания подразделяется на календарное планирование и диспетчирование.

Календарное планирование включает в себя определение последовательности выполнения работ отдельными цехами и количество требуемых ресурсов (материалов, полуфабрикатов, рабочей силы, техники) по датам производства.

Диспетчирование производства представляет собой постоянный оперативный контроль из центра управления или с помощью информационного обеспечения и непрерывное текущее регулирование хода производственного процесса.

В зависимости от сферы применения оперативное планирование подразделяется на межцеховое и внутрицеховое.

Межцеховое планирование обеспечивает разработку, регулирование и контроль выполнения плана производства и продажи всеми функциональными подразделениями предприятия, а также координацию работы основных и вспомогательных подразделений, планово-экономических и других служб предприятия.

Внутрицеховое планирование – это процедура разработки оперативных планов и текущих графиков работы производственных участков, поточных линий и отдельных рабочих мест.

Вид 5. Планирование размещения элементов логистической инфраструктуры. Связано с поиском лучших географических точек расположения элементов логистической системы (зданий заводов, складов, магазинов, офисов и т. д.) и определения их влияния на показатели деятельности предприятия в течение длительного периода. При планировании размещения элементов логистической инфраструктуры следует учитывать факторы внешней и внутренней среды предприятия, то есть: число, рыночную долю и расположение конкурентов; существующий потенциал развития предприятия; ситуацию на местном рынке рабочей силы; политическую ситуацию в стране.

Результаты выполнения планов должны контролироваться. Контроль является продолжением планирования и сопровождает процесс реализации планов. Контроль – это процесс сопоставления фактически достигнутых результатов с запланированными.

Следующей функцией логистического менеджмента, обеспечивающей эффективное функционирование логистики на предприятии, является логистический контроллинг.

Таким образом, планирование в логистике позволяет принимать обоснованные решения и обеспечивать низкий уровень затрат на физическое товародвижение производственных и торговых предприятий. Использование соответствующих стратегий приводит к повышению конкурентоспособности предприятия.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Логистикой называют весь процесс передачи товаров и услуг конечному потребителю: от закупки сырья у поставщиков до доставки заказа. То есть это все, что связано с поставками, доставками, перемещением продукции между филиалами и цехами, хранением, отгрузкой.

Разбираемся, как правильно организовать логистику начинающему предпринимателю. Спойлер: придется хорошо потрудиться, но это более чем окупится в дальнейшем.

Что такое логистика

Часто думают, что логистика — это просто организация доставок: заказали ГАЗель, выдали товар, проконтролировали, чтобы груз вовремя доехал к получателю. На самом деле нет.

Логистика — это контроль и оптимизация передачи продукции и услуг от поставщика конечному потребителю на всех этапах производства. Главная цель логистики — минимизировать затраты на производственные процессы, а значит, снизить расходы и повысить прибыль. Доставка заказов, выбор маршрута, контроль груза — тоже логистика, но лишь небольшая ее часть.

Работа над логистикой предполагает контроль поставок сырья, обеспечение предприятия запасами, обработку продукции на складе, организацию быстрого обмена информацией внутри компании. Специалисты оптимизируют бизнес-процессы, алгоритмизируют и автоматизируют все, что можно. Обычно всем этим занимается целый отдел, но если предприятие небольшое, это может взять на себя руководитель или поручить одному специалисту.

Логистика включает в себя:

• Управление транспортом. Логисты решают, какой вид транспорта оптимально использовать для конкретных перевозок, подбирают автомобили, следят за исполнением заказов. Также могут контролировать обслуживание ТС.
• Коммуникации. Одна из главных задач логистики — сделать так, чтобы заказы нормально обрабатывались, водители вовремя получали информацию о доставках, отделы внутри компании владели информацией, необходимой для работы.
• Обеспечение запасов. Это заказ новых партий сырья, обеспечение бесперебойных поставок товаров, управление запасами на складах.
• Оформление документов. В крупных компаниях именно логисты принимают участие в заключении контрактов с поставщиками, оформлении сопроводительных документов на грузы, таможенном оформлении товаров.
• Управление складами. В компетенции логистов управление всем, что происходит на складах: сортировкой, упаковкой, приемкой, отгрузкой товаров.

Без грамотной организации логистики начнется бардак: простои производства, потерянные заказы, долгая доставка продукции и, вследствие этого, — недовольство клиентов. В результате расходы на производство будут расти, а чистая прибыль — снижаться.

Логистика нужна всем компаниям, которые так или иначе доставляют товары покупателям или заказывают что-то у поставщиков.

Приведем пример: в небольшом городе работает магазин стройматериалов. Владелец купил ГАЗель, чтобы закупать товары в ближайшем крупном городе с оптовыми складами и привозить доски, металлопрофиль и металлопрокат клиентам. Даже при небольшом обороте он уже работает с логистикой:

• следит за наличием товаров в магазине и, когда что-то кончается, сам едет закупать новую партию или заказывает продукцию у поставщиков, договаривается с ними о времени доставки и следит, чтобы все привезли вовремя;
• когда покупатель приезжает или звонит, чтобы заказать доставку, передает данные о заказе грузчикам и водителю, чтобы те выполнили его.

То же самое можно сказать о ресторанах, суши-барах, маркетплейсах, зоомагазинах: все они получают поставки, а некоторые — доставляют заказы клиентам.

О том, в каких случаях еще компаниям нужна логистика, нам рассказал Александр Храпунов — руководитель отдела продаж транспортно-экспедиционной компании «ТЭК Оператор»:

«На самостоятельную организацию внутренней логистики компании переходят по нескольким причинам:
– Организация новая, начинающая. На этапе становления самостоятельно выбирает оптимальные варианты доставки заказа от поставщика и/или конечному покупателю.
– Компания давно на рынке, но развивает новые услуги, связанные с необходимостью доставки партий грузов.
– Компания давно существует, но раньше закупала товар с доставкой силами своего поставщика, а теперь, в целях оптимизации, сама вывозит его со склада своего отправителя. А значит, перевозка грузов ложится на плечи ее сотрудников.
– Компания расширяет географию присутствия. Для новых регионов ей требуется организация новых логистических процессов.
– Компания расширяет варианты сбыта продукции, увеличивает объемы закупок. Ей требуются новые мощности и более выгодные варианты транспортировки»

Какие виды логистики бывают и какие нужны вашей компании

Бизнес-процессы и типы используемой логистики на предприятии будут зависеть от его сферы деятельности. Есть разные виды логистики:

1. Транспортная

Это обеспечение транспортной инфраструктуры и доставка заказов или получение сырья точно в срок, без задержек и материального ущерба. Конкретные работы зависят от того, есть ли у компании свой транспорт.

Если есть, логисты могут:

• подбирать транспортное средство под конкретный тип груза — рефрижератор для скоропортящихся товаров или КАМАЗ для сыпучих грузов;
• строить оптимальный маршрут доставки с учетом загруженности и состояния дорог, установленных знаков, необходимого времени доставки;
• контролировать состояние водителей и самих транспортных средств с помощью тахографа;
• составлять планы поставок или доставок в зависимости от информации, полученной от других отделов на предприятии.

Если собственного транспорта нет, логисты могут заказывать доставку у подрядчиков — транспортных компаний. В этом случае они просто будут получать информацию от других отделов, совершать заказы и контролировать ход их выполнения.

Единственные, кому не нужна транспортная логистика в широком понимании — это те, кто продает товары со склада самовывозом и получает сырье от поставщиков их транспортом. Тогда будут использоваться другие виды логистики.

2. Закупочная

Ее еще называют логистикой снабжения. Это обеспечение работы производства или продаж, если компания занимается перепродажей. К ней относится все, что связано с закупками расходных материалов, сырья, товаров.

В логистику снабжения входят:

• поиск поставщиков, которые могут предложить необходимые товары или сырье;
• сравнение условий у разных поставщиков, выбор самого выгодного предложения;
• составление, изучение и подписание договоров на поставки;
• контроль над исполнением обязательств со стороны поставщиков и принятие мер в случае, если они срывают сроки или привозят брак.

Основная цель такой логистики — обеспечить бесперебойную работу компании и по возможности оптимизировать затраты без потери качества.

3. Логистика запасов

Это создание запасов для определенной точки инфраструктуры, чтобы она работала бесперебойно. То есть компания должна постоянно иметь минимальное количество ресурсов, которое позволит не останавливать производство даже в случае каких-либо неблагоприятных внешних факторов.

Для логистики запасов характерно постоянное отслеживание наличия запасов, их обработка при необходимости: утилизация продуктов с истекшим сроком годности. Также специалисты будут заниматься заключением длительных контрактов на поставки и контролем над их исполнением.

Такое обычно не нужно начинающим предпринимателям, потому что они закупают сырье или товары по мере необходимости. Когда бизнес только начал развиваться, велик шанс сделать что-то не так, из-за чего производство остановится, а запасы станут не нужны.

Логистика запасов входит в закупочную логистику, но используют ее не всегда.

4. Таможенная

Это все то, что связано с импортом и экспортом. Цели таможенной логистики — минимизировать издержки, доставлять и получать товары в срок и без проблем. Кстати, сократить издержки можно не только за счет логистики — в блоге «ПланФакта» уже рассказывалось о 13 способах снизить расходы компании.

В этом случае логисты могут заниматься:

• поиском поставщиков за рубежом, оформлением договоров с поставщиками или клиентами;
• подготовкой документов для таможенных служб: сертификатов, лицензий на товар, других сопроводительных бумаг;
• оценкой соответствия продукции таможенным требованиям, определением стоимости и состояния товаров;
• оформлением документов непосредственно на таможенном посту и сопровождением груза уже после пересечения границы вплоть до загрузки или отгрузки товара.

Если возникают какие-то проблемы — например, таможенные органы требуют дополнительные документы — специалисты решают их.

Таможенная логистика нужна только тем, кто работает с импортом и экспортом. Если покупаете сырье в России и продаете готовую продукцию местным компаниям, она не нужна.

5. Информационная

Так называют внутренний и внешний обмен информацией. Внутренний — между разными отделами компании. Внешний — взаимодействие с покупателями, поставщиками и подрядчиками.

Цель информационной логистики — сделать так, чтобы все отделы вовремя получали информацию, необходимую для работы. Например, чтобы снабженец узнавал о том, что на производстве кончается краска, в этот же день, или чтобы заказ от клиента моментально поступал в обработку на склад и к курьеру.

Чаще всего проблемы информационной логистики решают с помощью CRM-систем. В них сотрудники видят информацию о закупках и сделках с покупателями и могут оперативно реагировать на все изменения. В блоге «ПланФакта» уже сравнивали 6 CRM-систем для бизнеса: посмотрите, какая подойдет вам.

Информационная логистика нужна всем без исключения. Просто если в условной компании работает пара менеджеров по продажам и один водитель-доставщик, для коммуникации необязательно использовать сложные решения: достаточно чата в Telegram или личного общения между сотрудниками.

6. Складская

Это все, что связано со складским хранением запасов, сырья, готовой продукции. Цели складской логистики — оптимизировать затраты на обработку материальных ценностей, соблюсти правила хранения продукции, не перегружать склад и вовремя отгружать с него товары.

В складскую логистику входят:

• обработка продукции на складе — маркировка, упаковка, перемещение внутри склада;
• оптимизация: специалисты с учетом планов и требований к конкретным продуктам решают, как и где хранить партии товаров;
• прием и отгрузка продукции — получение информации от других отделов, подготовка товара к транспортировке или подготовка мест хранения новой партии сырья.

У компании может даже не быть выделенного склада, но складская логистика будет ей нужна. Ее используют для управления сырьем, которое может находиться в производственном цеху, и готовой продукцией, которую отвозят на склад подрядчика.

Складская логистика нужна почти всем, потому что в подавляющем большинстве случаев компании что-то хранят: запасы продуктов в подсобных помещениях в магазине, игрушки на складе, песок для производства бетона.

Выделяют и другие виды логистики — производственную, сервисную и финансовую. Производственная по сути включает в себя логистику закупок: ее цель в том, чтобы все отделы вовремя обеспечивались предметами и средствами труда. Сервисная больше относится к маркетингу, так как ее задача — добавить нематериальные блага продукции за счет оптимального ассортимента, соблюдений условий хранения, своевременной отгрузки. Финансовая логистика больше относится к обязанностям финансового директора, а в небольших компаниях за все денежные потоки отвечает собственник или руководитель. Эти три вида логистики — не то, с чем нужно работать с первых дней: начинающему предпринимателю стоит сначала организовать основные бизнес-процессы.

Чтобы сделать это, важно понять, какие виды логистики понадобятся вашему предприятию. Отталкивайтесь от ниши и бизнес-процессов внутри компании. Например, занимаетесь производством тротуарной плитки: у вас есть цех с оборудованием, склад для хранения готовой продукции и отдельные помещения на территории для хранения сырья. Его привозят поставщики, а продаете плитку оптовым покупателям, которые приезжают сами. Значит, вам нужны:

• складская логистика, чтобы понимать, есть ли место на складе, и вовремя упаковывать плитку перед приездом клиента;
• закупочная, чтобы заказывать новую партию сырья, когда старая уже почти израсходована;
• информационная, чтобы вы могли видеть данные о состоянии продукции на складе и принимать решения о дальнейшей нагрузке на производство, а отдел продаж быстро информировал работников склада о поступившем заказе.

Также в работе будете использовать производственную логистику: со временем начнете оптимизировать затраты и перенесете бункер для песка ближе к цеху, чтобы тратить меньше времени и средств на его транспортировку по территории.

Как грамотно организовать логистику на предприятии

Начинающему бизнесу не обязательно создавать целый отдел логистики. Главное — выстроить бизнес-процессы так, чтобы в конечном итоге не терять деньги. Например, можно частично разделить функции отдела логистики между сотрудниками: пускай менеджеры по продажам передают информацию о заказах на склад грузчикам и водителю, а мастера на производстве сами информируют руководителя о том, что скоро нужно будет докупать сырье.

В целом организацию логистики можно разделить на четыре этапа.

1. Алгоритмизация бизнес-процессов

Чтобы сотрудники не запутались, кому сообщать данные и куда бежать, если клиент недоволен опозданием курьера, нужно разработать алгоритмы действий на каждый бизнес-процесс. Для этого распишите для каждого вида логистики, как сотрудники должны действовать. Например, для закупочной логистики:

• Как должны узнать, что сырье на складе скоро кончится — кто должен им это сообщить?
• Когда и в течение какого срока после сообщения о том, что сырье кончается, они должны оформить заявку на поставку или найти нового поставщика?
• Какие документы должны подготовить, чтобы обеспечить поставку, и кому их передать?
• Как должны проконтролировать поставку и узнать о том, что все доставили вовремя?
• Что должны сделать, если поставщик привез брак, или если задерживает доставку на 1-2 дня?

В результате ответов на вопросы должен получится четкий алгоритм действий: бизнес-процесс, позволяющий обеспечить сырье необходимыми для производства материалами.

Например:

• На складе остается всего 5 банок краски →
• Продавец сообщает об этом руководителю →
• Руководитель заказывает новую партию краски, сообщает продавцу о скором поступлении товара и бухгалтеру о необходимости подготовить документы →
• Бухгалтер готовит акты и оплачивает поставку →
• Продавец освобождает место на складе →
• Продавец отчитывается о том, была доставка или нет →
• Если что-то пошло не так, руководитель связывается с поставщиком →
• Если проблему можно решить, ждет, если нет — ищет другого поставщика

Расписать бизнес-процессы можно на бумаге или в Word: главное, чтобы была точно понятна последовательность действий

2. Формирование списка обязанностей

Исходя из того, какие виды логистики вам нужны, сформируйте список обязанностей, позволяющий обеспечить грамотную логистику каждого вида. В нашем примере обязанности будут выглядеть так:

• отслеживание наличия всех товаров из ассортимента на складе;
• своевременное информирование о доступном остатке и необходимости заказа новой партии товара;
• поиск поставщиков и заключение контрактов с ними;
• подготовка документов для получения новой партии товара;
• оплата поставки;
• подготовка складского помещения к приему товара;
• информирование о исполнении или неисполнении договора поставки;
• решение проблем с поставщиком, если они есть.

В список обязанностей должно входить все, что нужно для обеспечения закупочной логистики. Так же следует проработать логистику других типов, необходимую предприятию.

3. Поиск инструментов для оптимизации бизнес-процессов

Это важно, если у вас работают 10-15 сотрудников. Если вся компания состоит из 2-3 человек, можно заранее продумать пути оптимизации при росте, но пока ничего не внедрять.

Оптимизация — значит упрощение и ускорение работы сотрудников. Подумайте, как можно автоматизировать бизнес-процессы и какие инструменты использовать, чтобы все делалось вовремя. В нашем примере это могут быть:

• электронный документооборот, что позволит бухгалтерии тратить меньше времени на подготовку документов, а вам — на подписание договоров;
• система автоматизации склада, в которой будет виден остаток по каждой группе товаров из ассортимента, и можно будет настроить автоматическое уведомление о снижении запасов;
• переписка в мессенджере, посредством которой продавец будет отчитываться о том, поступила ли поставка или нет.

Также оптимизировать бизнес-процессы поможет CRM-система и другие инструменты: шаблонная подготовка документов, автоматически обновляемая база поставщиков, в которой можно сравнить условия поставок. Их внедрение всегда связано с доработками — об этом и о конкретных инструментах рассказал Петр Филашов, заместитель директора департамента внутренней логистики TFN:

«В нашей компании все отделы стремятся улучшать все процессы, внедряя все новые и новые методики, алгоритмы работы, Департамент логистики — не исключение. Значительное количество доработок возникает при внедрении любой программы, будь то программы учета товаров или программы маршрутизации транспортных средств. Одна и та же программа в разных компаниях внедряется по-разному, исходя из специфики товара и самой организации. В нашей компании работает целый проектный отдел, отдел SAP, которые обрабатывают входящие ТЗ (технические задания) и воплощают их в «жизнь». В нашей компании используется программа SAP с модулями EWM, ERP, WMS и программа для отслеживания транспортных средств «Телематика»

4. Распределение обязанностей между сотрудниками

Когда продумали бизнес-процессы и возможности их оптимизации, а также сформировали списки обязанностей, необходимых для обеспечения логистики, можете распределить их между сотрудниками. В примере от «ПланФакта» это выглядит так:

• руководитель ищет поставщиков, договаривается об условиях, заключает договор, сообщает продавцу о сроках поставки;
• бухгалтер готовит документы и оплачивает заказ;
• продавец вовремя сообщает об остатке на складе, готовит место для приема, принимает поставку и сообщает об этом руководителю.

Если видите, что обязанностей слишком много, возможно, придется нанимать на работу одного-двух сотрудников и передавать логистику или хотя бы часть бизнес-процессов им. О возможном распределении обязанностей «ПланФакту» рассказал Михаил Решетков, директор логистической компании «РТЛ»:

«Мы работаем с негабаритным оборудованием, и проекты занимают много времени. От подписания договора до исполнения может пройти 6-12 месяцев. Для реализации проекта формируется проектная команда, в которую входят специалисты оперативного отдела, таможенного и инженерно-строительного департамента. Работу специалистов координирует проектный менеджер, который ставит задачи по проекту, согласовывает с клиентом возникающие вопросы, контролирует общий ход выполнения проекта. В зависимости от масштаба и длительности проекта в проектной команде бывают задействованы от 5 до 15 специалистов.

Специалисты оперативного отдела занимаются оформлением необходимой документации, контролируют погрузку оборудования в соответствии с упаковочными листами/карго планом, контролируют подачу транспорта под погрузку или выгрузку.

Специалисты таможенного департамента берут на себя вопросы, связанные с таможенными процедурами. Еще до активной фазы реализации проекта мы знаем, какая задача стоит перед таможенным департаментом, т.к. эти вопросы прорабатываются на этапе подписания контракта.

Инженерно-строительный департамент берет на себя очень ответственный этап, связанный с обследованием и подготовкой маршрута перевозки. Негабаритная перевозка требует тщательной проверки качества дорожного полотна, мостовых сооружений, препятствий в виде ЛЭП, железнодорожных переездов, подъездных путей к площадке получателя. Достаточно часто приходится укреплять мостовые сооружения или строить объездной участок на маршруте из-за наличия препятствий. Получение разрешительной документации на перевозку негабаритного оборудования, согласование «окон» для прохождения ж/д переезда автоколонной или разрешение на демонтаж ЛЭП также является ответственностью инженерно-строительного департамента»

В идеале по мере развития бизнеса желательно сформировать отдел, который обеспечивал бы реализацию логистики на предприятии. Обычно отдел логистики включает в себя три уровня:

• Общее управление и планирование. Чаще им занимаются директора. Они изучают отчеты, координируют действия разных отделов, строят прогнозы, планируют дальнейшую нагрузку на производство в зависимости от результатов работы логистического отдела и отдела продаж.
• Программное управление. Менеджер по логистике контролирует работу конкретных подсистем и отвечает за определенный тип логистики. Он получает данные от сотрудников, формирует отчет и передает его руководству.
• Оперативное управление. Это все то, что непосредственно относится к бизнес-процессам: заключение контрактов с поставщиками, контроль отгрузки, складское управление. Специалисты не принимают самостоятельных решений, а работают по заданным вами алгоритмам.

Есть компании, в которых создан целый департамент логистики. Внутри него работа распределена по отделам. Об этом блогу «ПланФакта» рассказал Петр Филашов, заместитель директора департамента внутренней логистики TFN:

«Департамент внутренней логистики и производства состоит из нескольких отделов:
отдел доставки товаров по Москве и московской области;
– отдел региональной доставки товаров;
– транспортный отдел;
– склады с готовой продукцией;
– производственный отдел;
– отдел рекламаций.
В каждом отделе сотрудники распределены по функционалам, у каждого отдела есть свой руководитель»

На первых этапах развития предприятия за планирование, общее и программное управление отвечает собственник. Именно он формирует отчеты на основании данных, полученных от сотрудников, и принимает решение, что делать дальше. Например, если склад загружен на 90% — арендовать еще один или устроить распродажу.

Частые ошибки в логистике, которые могут привести к лишним расходам

Отсутствие автоматизации. Если все делается вручную, а данные о поставщиках или клиентах лежат в разных файлах и пересылаются друг другу по 10-20 раз в день, это значительно повышает риск ошибок из-за человеческого фактора. Не учли дозаказ при формировании партии товара — получили негативный отзыв от клиента и неустойку за опоздание с последующей доставкой.

Отсутствие связи между отделами. На складе получают информацию о заказе не сразу, а за 2-3 часа до отгрузки товара. Рабочие вынуждены торопиться, поэтому не могут качественно упаковать продукцию или вообще не успевают в срок. Возникает кавардак, который тоже способен принести убытки из-за простоев, неустоек, потерь клиентов.

Непродуманные бизнес-процессы. Сотрудники не знают, какие у них обязанности, куда сообщать о том, что скоро кончится кофе, а менеджеры по продажам не понимают, кому именно говорить о грядущей отгрузке по новой сделке. Заявки от покупателей обрабатываются дольше или производство вынуждено простаивать, потому что сырья нет.

Недостаточный контроль подрядчиков. И поставщиков, которые привозят расходные материалы. Это может привести к порче товара, срыву сроков доставки, несоблюдению надлежащих сроков хранения. Или просто к тому, что поставщик привезет брак, и вы потеряете время и деньги.

О других возможных ошибках, приводящих к потерям, блогу «ПланФакта» рассказал Александр Храпунов — руководитель отдела продаж транспортно-экспедиционной компании «ТЭК Оператор»:

«Неспособность учесть все нюансы. Неопытные компании часто согласовывают контракты с подрядчиками, не учитывая деталей. Например, отправляют товар в контейнере железной дорогой, а на месте, когда контейнер доставляют конечному получателю на склад, оказывается, что у получателя есть возможность выгрузить его только верхом (краном). А конструкция контейнера не позволяет сделать такую выгрузку.

Заказчику не пришло в голову уточнить этот момент, а экспедитор не подумал за клиента и сделал так, как тот просил. В таких случаях экспедитор не виноват: он выполнил все условия по договору и заявке. Поэтому дополнительные расходы ложатся на плечи заказчика: возврат контейнера на станцию назначения, перегруз товара в более подходящий вид транспорта (чаще всего автомобильный), повторная доставка груза конечному получателю.

Страх пробовать новые варианты. Мы часто сталкиваемся с тем, что неопытные в грузоперевозках компании боятся менять привычный вид транспорта. Например, один из наших клиентов до сотрудничества с нами отправлял свою продукцию по всей России и в страны СНГ исключительно автомобильным транспортом. Если конечный покупатель находится на Дальнем Востоке, стоимость доставки могла достигать полумиллиона рублей и выше. Мы предложили им контейнерную перевозку по железной дороге. Затраты снизились втрое! Хотя ранее компания даже не рассматривала этот вариант.

Выход — анализируйте предлагаемые вам логистические решения, даже если есть неудачный опыт с этим транспортом или опыта вовсе нет. Правильный экспедитор поможет снизить затраты на логистику.

Работа с одной транспортной компанией. У нас есть пример: клиент возит медицинскую технику из Китая. После того как мы отправили ему наше коммерческое предложение, выяснилось, что экспедитор зарабатывает на нем сверхприбыль. В этом случае совет: обязательно сравнивайте коммерческие предложения от разных транспортных компаний. Вы удивитесь, насколько могут отличаться цены. Появляется насмотренность, понимание, как складывается стоимость, и общее представление о рынке. Не бойтесь задавать вопрос: почему у вас настолько дороже/дешевле. И обязательно надо соотносить стоимость перевозки и транзитное время. Часто очень дешевые предложения означают очень долгую доставку. Предприниматель должен понимать, что для него приоритетнее: стоимость или сроки.

Работа с гигантами рынка. Часто начинающие предприниматели обращаются за логистическими услугами к крупным транспортным компаниям. Но для таких компаний мелкий бизнес не приоритетен. Они работают с ним, но на своих условиях. И не всегда эти условия выгодные для заказчика: например, гиганты могут просить предоплату. У тех, кто только начинает перевозить грузы, обычно немного свободных денег. С мелкими или средними транспортными компаниями вероятнее договориться о партнерских условиях, в том числе по оплате. Сравнивайте предложения: отправляйте заявки как гигантам рынка, так и мелким ТК.

Распределение обязанностей между сотрудниками. У маленьких компаний нет отдела логистики. Вопросами транспортировки там занимается сотрудник, который, как правило, имеет еще и много разных других обязанностей. Это нормально на старте. Но по мере развития компании выделяйте штатную единицу, а впоследствии — и отдел для решения логистических задач. Даже самый хороший экспедитор не сможет полностью взять на себя решение всех ваших задач. Грамотный логист окупится.

Отсутствие планирования. Одна из ошибок неопытных предпринимателей — обращаться к транспортной компании с задачей доставить груз как можно скорее. А это означает, что цена на срочную транспортировку будет высокой. Сократить расходы на логистику можно с помощью правильного планирования с учетом времени на производство продукции, на предварительную организацию, транзит»

Организация грамотной логистики — сложный процесс для начинающего предпринимателя. Но важно сделать это как можно раньше, потому что логистика нужна всем. Грамотно выстроенные бизнес-процессы позволят работать без простоев, доставлять заказы клиентам точно в срок и производить качественный товар. Все это снизит затраты и повысит чистую прибыль.

1. Утренний обзвон клиентов: мониторинг качества произведенных отгрузок и сбор заявок, внесение информации в систему и направление её руководителю.

2. Оформление заявок

3. Контроль машин в пути. Контрольное время занесение информации два раза в день 10 ч и 17 ч.

4. Занесение контактов в Базу по перевозчикам.

5. Заключение договоров, получение оригиналов и копии документов.

6. Прозвон новых перевозчиков по базам и проработка перевозчиков по направлениям.

7. Рассылка предложений и информации о загрузках.

8. Поиск автотранспорта и ведение базы перевозчиков, проверка перевозчиков;

9. Заключение договоров на перевозки с ТЭК, ИП и получение необходимых документов (регистрация договоров в реестре)

10. Обработка заказов (выставления заказа в АТИ, обзвон текущих перевозчиков, поиск новых)

11. Заказ автотранспорта, контроль своевременной подачи ТС, отслеживание графика перевозок информирование КЛИЕНТА о времени убытия и прибытия грузов;

12. Создание заявки (доверенности) на перевозку груза, отправление заявки по электронке или по факсу, получение подтверждения заявки от перевозчика;

13. Создание деклараций и высылка информации в страховую компанию для акцептации, получение акцептированной декларации от страховой компании.

14. Направление подтвержденной заявки (доверенности, декларации) КЛИЕНТУ по эл. почте;

15. Получение и проверка перевозочных документов (ТН, ТТН) от ТЭК или ИП, занесение в файл по перевозкам, создание экспедиторских отчетов, архивирование всех полученных документов;

16. Передача перевозочных документов в бухгалтерию, в коммерческий департамент;

17. Решение спорных вопросов и конфликтных ситуаций;

18. Утренний и дневной контроль машин, которые находятся в пути или на погрузках/выгрузках.

19. Получение и проверка перевозочных документов (ТН, ТТН) от ТЭК или ИП, занесение в файл по перевозкам прописать пункты по возврату документов в течение 3-5 дней, оплата будет производиться в течение 5-7 дней, при возврате документов от 7 до 10 календарных дней оплата в течение 10 дней, все что свыше в течение 15 дней)