Как составить план по проведения конференции

Digital-агентство «Атвинта» собрало 111 нюансов, которые нужно учесть при организации бизнес-конференции.

Команда «Атвинты» за десять лет существования провела больше сотни профильных мероприятий для клиентов и digital-специалистов. Обычно при организации мы действовали по наитию, использовали опыт и энтузиазм сотрудников, которые загорались желанием провести мастер-класс или семинар. Такой подход оправдывал себя, пока мы проводили мероприятия на 30-50 человек.

В 2016 и 2017 годах мы замахнулись на полноценную digital-конференцию городского масштаба. Со второй попытки мы организовали конференцию, которой гордимся. Ещё не идеальную, но крутую по меркам Кемеровской области: мероприятие посетили более 200 гостей из соседних регионов. Также на конференцию приехали спикеры из девяти городов.

Изначально чек-лист создавался для сотрудников нашего агентства. Но мы не жадные и хотим, чтобы наш опыт был полезен другим. Поэтому делимся результатом проб, ошибок и нервов. Нам будет приятно, если вы не наступите на грабли благодаря нашему чек-листу.

0. Прежде, чем планировать мероприятие, ответьте на вопрос: для чего вы собираетесь проводить конференцию? Что вы хотите получить в результате?Если вы планируете повысить продажи, лучше не тратьте время и вложите деньги в развитие отдела продаж. Если цель — формирование экспертного образа и повышение узнаваемости в среде профессионалов, приступайте к организации конференции.

Планируем мероприятие

1. Решите, для кого вы проводите конференцию. Опишите и сегментируйте целевую аудиторию. Например, для конференции по digital-маркетингу нас интересует бизнес-аудитория, а именно: маркетологи, собственники малого и среднего бизнеса, управленцы федеральных компаний на местах. Именно к этой аудитории мы и будем обращаться в коммуникациях.

2. Определитесь с датой и временем начала конференции. Если вы проводите конференцию для аудитории, ограниченной одним городом, выберите дату в будний день во второй половине недели, сбор гостей в 10:00. Если планируется участие иногородних — назначайте всё на выходной день, причём не раньше 11:00. Людям нужно успеть до вас добраться.

3. Подберите место проведения мероприятия. Критерии выбора площадки: должна быть просторна для запланированного числа гостей, иметь нужное техническое оснащение, просторную парковку, удобное месторасположение в городе.

4. Количество посадочных мест рассчитывается так: план по продаже билетов плюс план по гостям от партнёров минус 30% (которые могут не дойти, даже если заплатили за билет).

5. Составьте план мероприятия и отразите в нём всё, что нужно учесть, чтобы мероприятие состоялось. При составлении плана группируйте блоки задач. Что-то вроде такого: «Спикеры», «Площадка», «Техническое оснащение» и так далее.

6. Сформируйте смету расходов и спланируйте на её основе бюджет. В смете должен быть отражён и детализирован весь план действий по организации мероприятия в денежном эквиваленте. Пропишите все пункты, которые нужно учесть, буквально каждую мелочь. Смета — это дорожная карта ивентора.

7. По всем пунктам плана и сметы мероприятия распишите задачи, закрепите ответственных по каждому блоку задач, установите сроки подведения промежуточных итогов и финальные дедлайны.

8. После оценки расходов продумайте, сколько из этого вы готовы оплатить самостоятельно, а какую часть можно и нужно закрыть за счёт партнёров и спонсоров.

Привлекаем партнёров

9. Партнёров привлекают на бартерной или коммерческой основе. Бартер подразумевает предложение сотрудникам организации-партнёра одного-двух пригласительных на мероприятие, размещение логотипа на пресс-волле и в раздаточных материалах. Также предполагаются упоминания в рекламе, в приветственной речи и на закрытии мероприятия, в публикациях на ваших ресурсах.

10. Здорово, если получится закрыть бартером в полном объёме затраты на информационное партнёрство, полиграфию и сувенирную продукцию; и хотя бы частично — кейтеринг для кофе-брейков.

11. Постарайтесь сократить издержки на аренду путём переговоров о партнёрстве. Бизнес-площадки для мероприятий заинтересованы в арендаторах. Гости вашей конференции — их потенциальная аудитория. Предложите им рекламу в новостях о мероприятии или контакты из базы участников в обмен на снижение стоимости аренды.

12. Партнёры, привлекаемые на коммерческой основе, — это компании или отдельные персоны, которые получают упоминания на вашей конференции на коммерческой основе. Для привлечения таких партнёров составьте коммерческое предложение с несколькими вариантами спонсорских пакетов.

Стоимость пакета зависит от статуса спонсора на мероприятии (от обычного спонсора, которых может быть несколько, до генерального). Спонсорские пакеты также отличаются объёмом доступных привилегий по размещению информационных материалов и количеству упоминаний на мероприятии.

Устанавливаем цены на билеты

13. Сделайте прогноз доходов мероприятия: сколько нужно продать билетов, сколько вы реально можете продать, какую цену нужно установить, чтобы покрыть расходы и при этом не отпугнуть гостей. Учитывайте поставленные планы по снижению собственных расходов за счёт привлечения партнёров и спонсоров.

14. Не занижайте стоимость конференции с целью расширения охвата потенциальной аудитории. При организации мероприятия важно не только количество гостей, но и их качество. Цена демонстрирует ценность мероприятия для бизнес-аудитории и отсекает нецелевую аудиторию студентов и халявщиков.

15. При ценообразовании возникает вопрос: делать ли скидки на билеты, а если делать, то для кого конкретно? В некоторых случаях скидка может оказаться фактором, стимулирующим покупку. Но это работает только в двух случаях:

16. Стимулируйте раннюю регистрацию. Это поможет вам заблаговременно аккумулировать финансы, которые пойдут на оплату подрядчикам в процессе организации. Ранняя регистрация предполагает, что при покупке билета до определённой даты ценник на него будет ниже. Как правило, ранняя регистрация закрывается за одну или две недели до мероприятия.

17. Не переигрывайте правила, даже если после окончания ранней регистрации продажи полностью встали. Стимулируйте дальнейшие продажи промокодами в рекламе или игровыми механиками для соцсетей в формате «скидка за репост».

Приглашаем спикеров

18. Определите, какие тематики будут освещены на конференции. Например, для конференции по digital-маркетингу можно рассматривать способы продвижения в комплексе, а можно углубиться только в контекстную рекламу, SMM или контент-маркетинг.

19. Составьте список спикеров, которые являются признанными экспертами в теме мероприятия.

20. Напишите приглашения спикерам. Проговорите условия: что спикеры хотят за своё выступление, что вы хотите получить от спикеров.

21. Заранее обговорите длительность и формат выступления. Сколько времени отводится на доклад, а сколько — на вопросы.

22. Предупредите, что рекламные доклады не нужны. Такие доклады не только малоинтересны гостям конференций, но и подрывают доверие к организаторам.

23. Чтобы конференция была интересной и полезной, сделайте упор на спикеров-практиков и наличие в докладе кейсов из их опыта.

24. Заранее соберите темы и тезисы. Это нужно, чтобы изначально исключить пересечение в докладах, вовремя отследить и не допустить рекламы.

25. Просмотрите презентации не позднее чем за две недели до мероприятия. Если обнаружите, что часть содержания докладов пересекается, договаривайтесь со спикерами об изменении части доклада.

26. Оповестите спикеров о времени и порядке выступления заранее. Уточните, сколько нужно времени спикеру на подготовку к выступлению. Это позволит вам получить представление о том, когда именно спикер должен быть на площадке.

27. Уточните у иногородних спикеров, нужна ли им помощь в бронировании билетов, подборе гостиницы. Оговорите время прибытия спикера в город, чтобы гарантированно его встретить. Не встречать спикера можно только в случае, если он сам от этого отказался. Во всех прочих случаях не пускайте всё на самотёк.

Формируем программу

28. После того, как получены ответы от основной части спикеров, с которыми вы связались, определите структуру и порядок выступлений. Если спикеров много, сгруппируйте доклады по тематикам и разведите их в параллельные потоки.

29. Во избежание конкуренции между докладчиками, поставьте хедлайнеров в большой зал так, чтобы одновременно с ними не было докладов в других залах. В противном случае все гости пойдут на основного спикера, а параллельные выступления останутся без слушателей.

30. Добавьте в программу блок с практическими мастер-классами. Это повысит ценность конференции и заинтересует больше представителей целевой аудитории.

31. Предусмотрите перерыв на обед и перерывы между докладами. В это время гости смогут пообщаться, обсудить доклады и перекусить.

32. Если вы организуете конференцию на более ста человек, хорошим решением будет развести время обеда в разных потоках. Так вы избежите очереди в столовых и недовольства гостей.

33. При составлении программы соблюдайте баланс: гости не должны заскучать или устать от долгого сидения, но и предоставлять им слишком много свободного времени тоже не нужно.

34. Не затягивайте программу. Возможность людей воспринимать новую информацию ограничена: пять-шесть часов на всю конференцию с учётом перерывов будет вполне достаточно.

35. Учтите в тайминге, что гости могут задержаться на регистрации, и вы начнёте позже. Чтобы не сдвигать начало выступлений, оставьте время на открытие конференции, тогда опаздывающие гости успеют к началу первого выступления. Задержать открытие можно на десять минут, не дольше.

36. Не стоит искусственно растягивать тайминг выступлений, тем самым откладывая заявленное время выхода следующего докладчика. Сдвинуть время начала и сократить время открытия конференции можно, а вот время выступления — уже нет.

Это связано с тем, что некоторые участники могут приехать позже, чтобы попасть на конкретных спикеров. Если же тайминг сдвинется, вы потратите время своих гостей. Для серьёзного мероприятия бизнес-формата это неприемлемо.

Собираем участников

37. Для привлечения гостей на мероприятие используйте максимум доступных каналов: контекстную и таргетированную рекламу, рассылку по своей базе контактов и базам привлечённых партнёров, прямые продажи, размещение в офисах партнёрских компаний.

38. Создайте страницы мероприятия в социальных сетях. Выкладывайте ежедневно процесс подготовки, знакомьте подписчиков со спикерами. Для большего охвата продвигайте публикации при помощи таргетинга.

39. Попросите спикеров записать видеообращение с приглашением гостей. Распространите получившиеся ролики в соцсетях, на личных страницах членов вашей команды. Договоритесь, чтобы репосты публикаций появились в аккаунтах спикеров.

40. Соберите всю полезную для участников информацию на промостранице. На ней отразите дату, время начала, место. Представьте спикеров и содержание докладов. Выложите программу с таймингом не позднее, чем за две-три недели до мероприятия.

41. Предусмотрите возможность зарегистрироваться и оплатить через промосайт. Например, подключите сервис TimePad.

42. Максимизируйте охват аудитории через СМИ. Опубликуйте информацию о событии в профильных афишах, устройте публикации в электронных изданиях, договоритесь о прямом эфире на радио или телевидении. Не исключайте коммуникационный канал, пока не опробуете его. Постарайтесь договориться о размещении на взаимовыгодных некоммерческих условиях.

43. Подключайте блогеров в вашем городе в Instagram, Facebook, Twitter, YouTube или в Telegram-каналах. Выбирайте тех, чья аудитория пересекается с целевой аудиторией мероприятия.

44. Чтобы оценить, как сработала та или иная публикация через лидеров мнений, сгенерируйте персональный промокод со скидкой под каждого из них. Заодно этим вы дополнительно простимулируете спрос.

Проверяем техническое оснащение

45. Из техники вам понадобится: проектор с экраном или светодиодный экран, микрофон-петличка для спикера, один-два радиомикрофона для вопросов, ноутбук, кликер-указка, звуковое оборудование, видеокамера. Такое оборудование должно быть в каждом зале на конференции.

46. При первичном знакомстве с площадкой проверьте ноутбуки, микрофоны, колонки, проектор или экран за несколько дней до мероприятия и утром в день конференции.

47.Договоритесь с площадкой, кто конкретно будет отвечать за работу техники. Заранее встретьтесь с этим человеком для тестирования, устройте прогон перед мероприятием. Если площадка не предоставляет своих сотрудников, наймите специалиста и проведите с ним прогон заранее.

48. Обеспечьте бесплатный Wi-Fi. Если на площадке есть свой беспроводной интернет, протестируйте, выдержит ли он нагрузку в день мероприятия. Если такого ресурса у площадки нет, позаботьтесь о собственном оборудовании. Оборудование протестируйте на площадке. Учтите, что качество сигнала ухудшается, когда людей много.

49. Установите зарядную станцию или подготовьте зону, где гости смогут зарядить телефоны. Запаситесь несколькими типами зарядных устройств.

50. Сохраните презентации спикеров на ноутбуке, на флешке и в облачном хранилище. Уточните у спикера за день до мероприятия, не было ли внесено изменений в презентацию, есть ли её обновлённая версия. В день мероприятия перед выступлением просмотрите ещё раз вместе со спикером его слайды.

51. Запишите видео выступлений. Они пригодятся как самим организаторам на будущее, так и заинтересуют тех, кто не смог посетить мероприятие, но хотел бы услышать доклады ваших спикеров.

52. Чтобы звук на видео был хорошо различим и не страдал от посторонних шумов, используйте петлички или накамерные микрофоны. Стандартного микрофона в камере недостаточно. Если записываете видео для последующей его продажи, обратитесь к профессиональным видеооператорам. Со специальной аппаратурой вы получите достойное качество звука.

Обеспечиваем комфорт на площадке

53. Освещение на площадке по яркости должно соответствовать дневному свету или быть максимально к нему приближено. Дело в том, что при недостаточном освещении у людей быстрее устают глаза, снижается внимание и способность воспринимать новую информацию. Кроме того, с хорошим светом фотоотчёт с мероприятия получится лучше.

54. Для комфорта гостей на площадке должно быть не холодно и не жарко. Предусмотрите дополнительную возможность проветрить или обогреть помещение. Если обогреть не очень получится, предупредите гостей, чтобы оделись теплее.

55. Гостей в зале может оказаться больше, чем сидячих мест. Например, если у вас параллельно выступают два спикера, а гости разошлись по этим площадкам неравномерно. В таком случае нужно просто оперативно добавить стулья.

56. Учтите, что гости приедут на автомобилях. Предусмотрите достаточно парковочного пространства возле места проведения конференции. Парковка должна быть бесплатной для ваших участников.

57. Если въезд на парковку имеет пропускной режим, заранее договоритесь с администрацией о снятии ограничения на время конференции. Если договориться не удастся, разошлите пропуски для автомобилей, заранее узнайте и запишите номера авто гостей, встречайте сами.

Главное, чтобы гостей не задержали на въезде. Очередь на парковке — это последнее, что вам хотелось бы видеть в день мероприятия. По эмоциональному накалу это практически срыв конференции. Стресс на дороге с утра ещё никому не шёл на пользу.

58. Обеспечьте чистые туалеты, наличие туалетной бумаги, мыла. Договоритесь с администрацией площадки о работе уборщиц, которые будут поддерживать порядок в течение дня.

59. На конференциях будут курящие люди. Обозначьте зону для курения.

60. Обеспечьте достаточное количество мусорных урн на площадке. Следите, чтобы мусор не скапливался.

61. Позаботьтесь о бесплатной питьевой воде на площадке. Установите несколько кулеров, следите за наличием в них воды и одноразовых стаканов.

62. Организуйте кофе-брейки в период сбора гостей и на перерывах. Предоставьте кофе, чай и снеки.

63.Гостям нужно где-то пообедать. Позаботьтесь о наличии недорогой и вкусной столовой при подборе места проведения. А также распечатайте и заранее вышлите список заведений общепита, расположенных поблизости от места конференции.

64. В холлах должны быть обеспечены места, где люди могут посидеть и пообщаться в спокойной обстановке.

65. В холодное время года должны работать гардероб и гардеробщицы. Самообслуживание лучше исключить, чтобы не случилась ситуация, когда кто-то не взял номерок, а потом перепутал вещи.

66. Вышлите гостям заранее карту проезда до места проведения конференции. Это особенно актуально в случае, когда вы ждёте иногородних участников.

67. Зонируйте пространство. Например, так:

На каждой из этих площадок должен быть минимум один человек, который следит за порядком, легко ориентируется в возникающих задачах, может ответить на вопросы гостей.

68. Установите на площадке указатели, чтобы гостям было удобно ориентироваться. Если площадка большая, разработайте карту и систему навигации.

Распределяем персонал по зонам ответственности

69. Закрепите кураторов, ответственных за каждую зону на мероприятии, а также несколько кураторов на случай форс-мажоров. Кураторы отвечают за порядок на точке, консультируют посетителей, помогают с навигацией. Если ответственных не назначить, возникнет хаос.

70. Назначьте отдельно одного или двух кураторов для спикеров. У кураторов должны быть имена и телефоны всех выступающих, расписание со временем и местом выступления. Они встречают и провожают докладчиков в зону отдыха, уточняют корректность презентации, оповещают о скором времени выступления.

71. Кураторы должны быть одеты единообразно и отличаться от гостей. Самое простое решение — одинаковые футболки с крупным логотипом. Если нет возможности нанести логотип мероприятия или организаторов, сделайте отличительной чертой бейдж с крупной надписью «Организатор». Надпись должна легко считываться с другого конца самого большого зала на конференции, а цвет бейджа — отличаться от цвета бейджей участников и спикеров.

72. Каждый куратор должен быть проинструктирован заранее, что делать в каждой возникающей ситуации, иметь несколько альтернативных решений проблемы и знать, к кому обратиться, если не может решить вопрос сам. В идеале вы должны выдать каждому из них инструкцию за пару дней до конференции, а за день перед мероприятием провести брифинг на площадке.

73. Каждый куратор должен ориентироваться в расположении всех зон площадки, в программе мероприятия, знать, где расположены гардероб, туалеты, зона курения, запасные выходы.

74. Ресепшн — одна из наиболее ответственных зон. Встреча гостей задаёт настрой посетителей в самом начале, а также является справочным пунктом в течение всего мероприятия. Количество человек в этой зоне рассчитывается в зависимости от количества участников. Встречающих должно быть достаточно, чтобы не образовалась очередь на входе, каждому гостю необходимо уделить достаточно внимания.

75. Объединить конференцию в цельное мероприятие — задача ведущего. Это может быть руководитель или ведущий эксперт вашей компании либо приглашённый профессиональный ведущий деловых событий. Этот человек поможет организовать потоки, задаст настрой в начале конференции, и удержит внимание на стадии закрытия мероприятия.

76. Если залов несколько, в каждом зале должен быть модератор. Фактически этот человек выполняет роль ведущего в зале. Он объявляет спикеров, стимулирует дискуссию, если вопросов от участников мало, следит, чтобы обсуждения были конструктивными и не отходили от темы доклада. Соответственно, этот человек должен уметь обращаться с микрофоном и иметь опыт публичных выступлений.

77. Назначьте администраторов в каждый зал. Администраторы встречают гостей, следят, чтобы было достаточно места для участников, ассистируют модератору в зале: следят за таймингом, во время вопросов передают микрофон гостям. В зависимости от размеров зала назначьте одного или двух администраторов.

78. В каждом зале понадобится технический специалист, ответственный за качество работы техники: трансляцию слайдов, работу микрофонов и колонок.

79. Для пост-релизов о мероприятии нужны хорошие фотографии. Для репортажной съёмки понадобится минимум один фотограф на каждые два зала. Если параллельно планируется работа от двух до четырёх залов, обеспечьте фотографа в каждый из них.

80. Во время сбора гостей и на перерывах работают два фотографа, один из которых делает постановочные фотографии в фотозоне, второй — снимает репортаж.

81. Фотограф, который работает в фотозоне или возле пресс-волла, должен быть коммуникабельным. Он не просто делает кадры, но и приглашает людей сфотографироваться, помогает в выборе выигрышной позы и так далее.

82. Проинструктируйте фотографов заранее, какие планы обязательно нужно снять. В идеале — выдайте чек-лист. Должны быть отсняты все спикеры, общие планы в холле, в залах, открытие, раздаточные материалы, работа на встрече гостей, все развлекательные зоны. И главное — много портретных фото гостей, чтобы стимулировать людей поделиться фотографиями с мероприятия.

83. Заранее предупредите фотографов о том, каким будет освещение и цвет стен на площадке. Уточните, есть ли у них подходящее оборудование для съёмки в таких условиях, иначе вы рискуете получить тёмные, жёлтые или другие не самые качественные фото.

84. Запись видео лучше отдать на откуп профессионалам. В каждом зале — один оператор. Если ведёте запись своими силами, закрепите куратора в зоне видеосъёмки в каждом зале. Так вы избежите перебоев в работе камеры, неудачных планов и плохой записи звука.

Брендируем мероприятие

85. Чтобы мероприятие воспринималось целостно, разработайте фирменный стиль проекта. Он пригодится не только для рекламных коммуникаций при продвижении, но и для брендирования площадки. Так вы создадите узнаваемость конференции, ведь люди считывают визуальную информацию быстрее, чем текстовую.

86. Минимальный набор носителей фирменного стиля, который вам пригодится: пакет или папка А4, блокнот, буклет А5, бейдж, пресс-волл, афиша, таблички, правила оформления сайта.

87. Соблюдайте баланс, не переборщите с пресс-воллами и плакатами в месте проведения мероприятия, чтобы не получилась пародия на китайскую улицу. Продумайте дизайнерское решение для брендирования площадки в концепции мероприятия.

88. Сделайте заставку в фирменном стиле конференции на мониторы.

89. Подготовьте раздаточный материал для участников. Обычно в комплект входит брендированный пакет или папка, в которую вложены блокнот для записи, ручка, программа мероприятия, карта с навигацией по площадке, рекламная и сувенирная продукция партнёров или спонсоров.

90. Количество раздаточных комплектов изготовьте с запасом, на случай, если гостей окажется больше.

91. Бейджи лучше делать неименные. Иногда вместо зарегистрированного участника может прийти коллега, при регистрации может быть допущена опечатка в имени или фамилии. Дайте возможность гостям самостоятельно вписать своё имя.

92. На коммуникационных носителях пропишите хештег мероприятия и имена в социальных сетях, так вы повысите шансы на публикации с упоминаниями.

93. Когда выбираете хештег, проверьте, чтобы на день мероприятия он был уникальным и при этом коротким, дублирующим название мероприятия и легко воспринимаемым на слух. Здорово, если он будет на языке большинства участников, то есть в России — на русском.

Описываем сценарный ход конференции

94. Пропишите полный сценарный план. В нём описывается, что и во сколько происходит на каждой точке площадки, какое оборудование необходимо, чем занят исполнительский штат. Распечатайте для себя несколько экземпляров.

95. Сделайте экземпляр сценарного плана для технических специалистов в залах, чтобы они знали, когда и какую презентацию ставить.

96. Подберите музыку на период, пока гости собираются. Заранее сформируйте треки в плейлист и передайте техническому специалисту на площадке. На всякий случай возьмите дополнительно флешку с музыкой. Музыка нужна бодрая, но не слишком громкая. Это создаст атмосферу.

97. Подготовьте опорный текст для ведущего на открытие и закрытие мероприятия. Укажите всех спонсоров и партнёров, чьи имена должны прозвучать со сцены. Пропишите имена и фамилии спикеров с правильным ударением. Расскажите ведущему заранее, что точно нельзя говорить.

98. Чтобы стимулировать участников делать публикации в соцсетях, добавьте в сценарий конкурс. Например, розыгрыш полезных призов случайным методом среди тех, кто опубликует отзыв о мероприятии с хештегом.

99. Призами могут быть сертификаты на услуги агентства, полезная бизнес-литература, подарки от партнёров и спонсоров.

Делаем последние приготовления

100. В последние дни перед мероприятием пройдитесь по смете и составьте чек-лист всего, что вам понадобится.

101. Заранее соберите раздаточные материалы от партнёров и спонсоров, не ждите, что они это сделают сами. Это ваша зона ответственности по договору о спонсорстве или партнёрстве.

102. За день до мероприятия подготовьте по максимуму площадку, раздаточные материалы и зону ресепшн. Смонтируйте баннеры и пресс-воллы.

103. Запаситесь дополнительными удлинителями, переходниками для розеток, батарейками, запасным ноутбуком, обычным и двухсторонним скотчем, нитками, иголками, ножницами, отвёрткой и шуруповёртом. Просто сделайте это. Поверьте, любая вещь из вышеперечисленных может понадобиться вам в самый неожиданный момент.

104. Проведите брифинг для кураторов на площадке. Пройдите с ними полностью весь путь гостей от входа до залов. Покажите места расположения всех зон мероприятия, гардероба, туалетов, зоны для курения.

105. Проведите полный генеральный прогон, чтобы быть уверенным, что экраны, ноутбуки, микрофоны, звуковое оборудование работают исправно. Ещё раз проверьте все презентации на площадке. Если не проверите всё заранее, то у вас не будет времени исправить возникшие шероховатости и сбои в работе техники ещё до начала мероприятия.

Следим за ходом мероприятия в день X

106. В день мероприятия приезжайте на площадку за два-три часа до открытия регистрации. Ещё раз пройдитесь по всем точкам, запустите технику, расставьте кураторов по зонам ответственности.

107. Зона ресепшн должна быть готова за час до официального начала регистрации. Обязательно будут те, кто приедет пораньше.

108. Чтобы не задерживать гостей при встрече, подготовьте заранее списки в алфавитном порядке либо в порядке регистрационного номера участников. Если бейджи именные (хотя мы уже предостерегли вас от этого), разложите их по алфавиту или по регистрационному номеру.

109. На конференции, где планируется больше ста гостей, разделите потоки по алфавиту или порядковым номерам. Так администраторам на ресепшн будет удобнее ориентироваться в списках.

110. У вас обязательно что-то пойдёт не так. Просто будьте к этому готовы, не расслабляйтесь. И держите при себе удлинители, скотч, шуруповёрт.

111. После мероприятия напишите отчёт, подбейте смету, опубликуйте пост-релизы, фотоотчёт, прочитайте внимательно отзывы в соцсетях, разошлите благодарности партнёрам, спонсорам и спикерам, соберите обратную связь от участников. В фотоотчёте отметьте на фотографиях гостей и проставьте геотеги на снимках.

Как организовать конференцию? Руководство по проведению мероприятия

Содержание

Инструкция для тех, кто собирается провести конференцию впервые: как определить стоимость билета, спрогнозировать доходимость и другие тонкости.

Коротко об эксперте

Михаил Старостин: основатель digital-агентства 1studio, эксперт в области стратегического онлайн-маркетинга, аналитики и увеличения продаж через интернет. Профессиональный спикер, основатель и ведущий онлайн-видео-подкаста для предпринимателей «Дуэт-Эксперт», тренер и спикер на проектах «Бизнес Фокус», «Лайк», «Сколково» и «Мой Бизнес».

Я автор более чем 20 семинаров, посвященных вопросам управления, бизнес-процессам, интернет-маркетингу и продвижению. Провел больше 300 обучающих семинаров для владельцев и топ-менеджеров, организовал и провел более 20 конференций различного формата.

В этой статье расскажу, как самостоятельно организовать конференцию, поделюсь чек-листом и подробным планом, что нужно делать на каждом этапе.

Конференции офлайн все еще актуальны

Бизнес-конференции пользуются большим успехом: только в Санкт-Петербурге за неделю проходит порядка 10–15 мероприятий. Каждое из них собирает от 20 до 150 человек. На мой взгляд, тренд на конференции сохранится еще долго и будет набирать обороты.

Многие сейчас работают онлайн, ведут бизнес не выходя из дома. Людям не хватает живого общения — не через Zoom или по переписке, а глаза в глаза. 

Я провожу конференции 3 раза в месяц: две небольших и одну масштабную. Также организовываем выездные нетворкинги — 3 дня и 2 ночи в огромном загородном коттедже. Их мы привязываем к праздникам: Новый год, 23 февраля, 9 мая. Это связано с тем, что многие хотят выехать из города на длительные каникулы, но не знают, куда или не желают заморачиваться с активностями. А мы организуем все под ключ: проживание, питание и времяпрепровождение. Чаще всего участники приезжают целыми семьями, поэтому нанимаем няню для детей, чтобы родители на 2 дня могли погрузиться в обучение и общение.

Бизнес-мероприятия в офлайне:

• для организаторов — это хорошая возможность увеличить как личную узнаваемость, так и узнаваемость компании, привлечь клиентов и сделать аудиторию бренда лояльнее; 
• для участников — возможность познакомиться с единомышленниками, найти клиентов и партнеров. 

Как организовать бизнес-конференцию

Выбираем тему

Определиться с темой — это самое главное. Здесь два варианта. Если вы уже проводили конференции и имеете свою аудиторию, запустите опрос и узнайте у потенциальных участников, какую тему им было бы интересно обсудить. 

Если для вас это первый опыт, изучите информационные поводы и тренды. Например, когда заблокировали Instagram* (продукт компании Meta, которая признана экстремистской в РФ), всем был интересен маркетинг и альтернативные каналы продвижения. 

Найти успешные темы, связанные с продвижением своих товаров и услуг, для большинства предпринимателей — это боль, поскольку 90% собственников бизнеса начинают, когда у них один сотрудник. И этот сотрудник — они сами. К примеру, предприниматель сам делает игрушки и знает все об их производстве. Но как продавать, и как искать покупателей, — не знает. 

По моему опыту, наименее успешны были очень узкие темы. Тяжело собиралась конференция с заявленной темой «SEO: как продвинуть сайт в топ». У «ремесленников» (тех, кто только начинает и делает все сам) еще нет сайта, а если и есть, то одностраничный, не пригодный для продвижения, а у кого есть сайт, те уже научились делегировать.

Тема для конференции должна отвечать таким критериям:

• Она актуальная и затрагивает интересы разных участников рынка.
• Мероприятия подобной тематики уже имели успех в вашей компании или у конкурентов.
• Вы нашли или можете найти экспертов, готовых выступить на конференции по выбранной теме.
• У вас есть база контактов целевой аудитории, которой будет интересна тема, или понимание, где искать эту аудиторию.
• Среди мероприятий подобной тематики нет сильной конкуренции.
• Сейчас подходящее время для обсуждения выбранной темы.

Выбираем дату и время

Что учесть:

• Для кого вы планируете конференцию. Если аудитория находится в одном городе, подойдет любой будний день. Если вы хотите пригласить иногородних участников, назначьте мероприятие на выходной. Начало — не ранее 11:00. Так у людей будет время добраться до вас. Мы начинаем в 11:00, и то участники всегда опаздывают.
• Когда другие компании в вашей отрасли проводят мероприятия. Постарайтесь максимально отдалить вашу конференцию от конференций других организаторов, особенно если вы обсуждаете смежные темы.

Составляем диаграмму Ганта

Определившись с датой, составьте диаграмму Ганта, которая отражает все задачи и сроки. Обычно она состоит из временной шкалы и списка задач. В ней также отмечают даты начала и завершения работ, контрольные точки, имена ответственных за задания. Видно, когда следует начать задачу, чтобы успеть в срок, на какие работы потребуется больше ресурсов и времени, а на какие — меньше.

Приглашаем спикеров

Кого можно пригласить:

• Спикера, который заплатит за участие. Стоимость зависит от количества участников конференции. Средняя цена рассчитывается по формуле: 500 рублей × количество участников. 
• Спикера, который не будет платить, но приведет аудиторию. Договоритесь, сколько человек он должен привлечь на конференцию, например 10 или 20.
• Хедлайнера — популярного спикера, которому вы сами заплатите за выступление. Его известное имя поможет привлечь аудиторию.

Спикеров находим в чатах и соцсетях. Стоит посетить мероприятия конкурентов и посмотреть, кто выступает у них. 

Составьте список экспертов в теме мероприятия и разошлите им приглашения. Обсудите условия с теми, кто откликнется: что спикеры хотят за свое выступление, чего вы ожидаете от них.

Что еще обсудить:

• Темы. Попросите экспертов сделать акцент на личные наблюдения и кейсы, а теорию свести к минимуму.
• Сроки подготовки презентации. Пусть спикеры с этим не затягивают, чтобы вы успели убедиться, что доклады разных экспертов не пересекаются. 
• Время на выступление. Спикеры должны понимать, сколько времени у них на доклад и на вопросы слушателей. 
• Нужна ли помощь. Узнайте, какое оборудование понадобится. Если спикеры иногородние, нужно ли их встречать по приезде в ваш город, предложите помощь с бронированием билетов и подбором гостиницы.

Разрабатываем программу

После согласования спикеров составьте план конференции. Определите, в какой последовательности будут выступать спикеры. Если их много, доклады группируют по секциям и проводят мероприятие в нескольких залах, чтобы эксперты могли выступать одновременно.

Доклады хедлайнеров привлекут максимум внимания, поэтому их поставьте в общий зал и не назначайте на это время другие выступления.

Что еще учесть:

• Выделите достаточно времени на открытие мероприятия: пока вы произносите приветственную речь, опаздывающие гости успеют занять места. Сдвигать тайминг конференции можно не более, чем на 10 минут. Некоторые люди приедут только на выступления отдельных спикеров, и если вы сильно измените время начала их докладов, будет неприятно.
• Заложите время на перерыв — примерно 10–15 минут между спикерами. 
• Во время мероприятия следите за таймингом. Спикеров сложно остановить, когда они на сцене, поэтому рекомендую установить экран с таймером, чтобы выступающим его было видно. Более бюджетный вариант — сделать табличку с крупной надписью «5 минут» и показывать ее спикеру за 5 минут до окончания его времени. Так он сможет логично закончить свою речь. На другой стороне таблички напечатайте «Время вышло» — это сигнал для спикера, что пора прощаться. 
• Заложите время на обед: гости смогут пообщаться и перекусить. Продумайте, чем и где будете угощать посетителей. 
• Не затягивайте мероприятие, иначе люди устанут. Оптимальная длительность конференции — 5–6 часов с учетом перерывов и обеда.

Находим площадку

Хорошие площадки разбирают быстро, а хорошие и бюджетные — еще быстрее. Небольшие конференции рекомендую проводить в ресторанах: так вы сможете продолжать обсуждение без перерыва на обед. Кроме того, рестораны часто выплачивают комиссионные в размере 10% от чека.

При выборе площадки ориентируйтесь на оборудование, количество и качество посадочных мест. Базовый набор оборудования для конференции — проектор, микрофон и колонки, флипчарт и маркеры. Посадочные места должны быть комфортными — сложно воспринимать информацию, сидя на неудобных стульях. 

Критерии удачного места:

• достаточно просторный зал для запланированного количества гостей;
• наличие необходимого технического оснащения;
• наличие обеденного зала или близость недорогого кафе, столовой;
• удобное местоположение в городе;
• просторная парковка;
• близость метро;
• магазины и аптеки в шаговой доступности.

Привлекаем партнеров

Партнеры помогут вам с решением сразу двух вопросов: подарки для участников и сами участники. Самостоятельно собрать конференцию на 50 и более человек бывает сложно. Для этого обращаются к партнерам. 

Чтобы найти их, составьте таблицу, в которой укажите, кто и чем может быть полезен. Разошлите приглашения в чаты лидеров бизнес-сообществ и в чаты нетворкингов. Там собирается бизнес-аудитория, открытая к предложениям. Обычно партнеры работают за комиссионные. 

Еще их привлекают по бартеру. Компания-партнер получает несколько бесплатных пригласительных билетов на конференцию. Ее логотип размещают на прессволле и раздаточных материалах. Название компании упоминают в рекламе, приветственных словах организатора, публикациях. А партнер помогает в организации: участвует в запуске рекламы, печатает брошюры и листовки, предоставляет услугу кейтеринга. Удобно, когда у компании-партнера можно арендовать зал или оборудование.

Определяем стоимость билетов

Чтобы рассчитать стоимость билета, проведите анализ конкурентов и посмотрите, кто какие условия и за какую стоимость предлагает. Не забывайте про себестоимость: учитывайте, во сколько вам обойдется организация мероприятия. 

В себестоимость включают все расходы:

• аренду помещения; 
• услуги персонала (фотограф, администратор);
• оформление фотозоны;
• воду для участников;
• графические материалы;
• аренду оборудования;
• работу спикеров. 

В общие затраты закладывают непредвиденные расходы — 7–10% от себестоимости конференции. 

Организация мероприятия на 80–120 человек стоит около 180 000 рублей. Если количество гостей не превышает 50 человек, расходы составят намного меньше. Большая часть затрат приходится на аренду помещения. 

Ваша цена лежит на пересечении себестоимости мероприятия и цен конкурентов.

Продвигаем конференцию и собираем участников

Есть три группы способов собрать аудиторию: 

Бесплатные: публикация анонсов в соцсетях, чатах для мероприятий и на Timepad.ru. 

Условно бесплатные: с помощью партнеров, которым платят комиссию. 

Платные: таргет, реклама в сообществах и чатах. Также неплохо работает рассылка в Telegram. Чтобы собрать аудиторию, которая подходит именно вам, нужно хорошо знать ЦА, что она читает и где бывает. 

Например, это хорошо удалось реализовать банку Тинькофф, когда он проводил большую конференцию по Wildberries. Представители банка собирали аудиторию с помощью отзывов: покупали товар и писали отзывы с приглашением на конференцию. Хороший ход, учитывая, что отзывы о товарах, — первое, на что смотрят поставщики. 

В продвижении конференции нам помогают партнеры, таргетированная реклама и сами участники. Мы разработали несколько цен. Цена с репостом анонса или афиши меньше. Так мы увеличиваем охваты под публикацией и получаем порядка 30 заявок с репостов. Сделайте ваших клиентов партнерами. 

Хорошо себя показала и массовая рассылка в WhatsApp* (принадлежит компании Meta, запрещенной в России), но здесь важно выбрать грамотного исполнителя, который сделает рассылки по целевой базе. 

Используйте все возможные каналы для привлечения гостей: разные виды рекламы, рассылки, размещение объявлений в офисах компаний-партнеров. Что еще можно сделать:

• Промосайт конференции. Соберите на нем полезную для гостей информацию: дату, время начала, место, как добраться, сколько стоят билеты, всю программу, тайминг. 
• Видеообращения с приглашением на конференцию. Попросите спикеров записать ролики, затем выложите их в соцсетях, на лендинге мероприятия.
• Рассказ о мероприятии в соцсетях и СМИ. Опубликуйте рекламные статьи в профильных журналах, онлайн-изданиях, тематических блогах. В соцсетях рассказывайте, как готовитесь к конференции, какие спикеры будут выступать. Подогревайте интерес целевой аудитории подробностями о мероприятии. Подготовьтесь к приему платежей в соцсетях и на сайте.

Как спрогнозировать доходимость людей до конференции

По моему опыту, если оплачены все запланированные билеты, то доходимость достигает 90%. Если часть билетов остались в корзине нераспроданными, значит, из них придет около 30% гостей.

Покажу на примере. Допустим, запланировали продать 100 билетов, были оплачены 60. Из этих 60 человек дойдут 54. Другие 40 положили в корзину или оставили заявку, из них дойдет 30%, то есть 12 человек.

Подготавливаем оборудование

О нем стоит позаботиться еще на этапе поиска помещения. Уточните, есть ли на площадке проектор или хотя бы телевизор с широким экраном. Проверьте, есть ли колонки и микрофон, флипчарт с маркерами. 

Если все на площадке имеется — отлично. Если нет, позаботьтесь об этом заранее. Например, флипчарт можно взять напрокат на Авито. 

Вам также могут понадобиться микрофоны-петлички для спикеров, радиомикрофоны для гостей, ноутбук, видеокамера, оборудование для видео-конференц-связи.

Выделите зону, где можно будет зарядить телефоны и планшеты, и приготовьте несколько зарядных устройств разных типов.

Назначьте ответственного за аппаратуру. Часто на площадках работает штатный технический специалист. Если его нет, договоритесь с кем-то из вашей компании или наймите стороннего специалиста. Заранее встретьтесь с ним на месте проведения конференции, проверьте оборудование, обсудите технические вопросы: когда что включать и выключать.

Заботимся о комфорте участников на площадке

Предусмотрите мелочи, которые важны для участников конференции. Арендуя лофт или зал, проверьте наличие воды. Если она не предусмотрена на площадке, купите ее из расчета 1 литр на человека. Вода должна быть всегда доступна. 

Сделайте план площадки для участников, если у вас большой зал. Можно раздать листовки с планом помещения участникам или повесить план на видном месте. Также на видном месте должно находиться расписание на день.

Из чего еще создается комфорт на площадке:

• Яркое освещение, приближенное к дневному. 
• Комфортная температура воздуха. Если в помещении прохладно, предупредите посетителей, чтобы оделись теплее.
• Достаточно стульев. Заранее соотнесите планируемое количество посетителей с числом сидячих мест в зале. На всякий случай сделайте запас стульев. Если несколько спикеров ведут доклады параллельно в разных помещениях и гости распределились между ними неравномерно, тогда оперативно добавляйте стулья.
• Зона для курения. На конференции будут и курящие, и некурящие люди. И тем, и другим должно быть комфортно.
• Напитки и снеки. Гости захотят выпить кофе или чай в перерывах между выступлениями спикеров. Выделите несколько зон с напитками и угощениями, чтобы избежать очередей.
• Кейтеринг, столовая или кафе. И дело не только в еде. Перерыв нужен всегда — людям сложно фокусироваться больше двух часов. А многим гостям конференции тайм-аут потребуется для рабочих целей: позвонить или даже провести встречу с клиентом.

Небольшую конференцию на 30–50 человек лучше провести в ресторане, чтобы участники пообедали на месте. 

• Гардероб. В холодное время года должен работать гардероб с гардеробщицей. Откажитесь от самообслуживания: кто-то обязательно перепутает номерки и потеряет вещи. Это испортит впечатление гостей от конференции.
• Дежурные. Для больших конференций выделите ответственных — как минимум одного человека на зону. Они будут следить за чистотой и порядком в помещении, отвечать на вопросы посетителей, решать возможные проблемы.

Находим и распределяем персонал

Для первой конференции придется искать персонал, а на второе и последующие мероприятия можно уже привлекать сотрудников, с которыми работали. 

Количество персонала на конференции зависит от масштабов мероприятия. Вам точно понадобятся:

• сотрудники на ресепшене; 
• технический специалист;
• помощник, который будет передавать микрофоны;
• координатор за кулисами, чтобы решать вопросы.

В начале конференции, когда гости будут регистрироваться, нужны 2–3 человека на ресепшене. Потом стойку регистрации можно упразднить либо оставить на ней одного человека. 

Можно найти помощников таким образом: выбираем людей, которые подавали заявку, но не оплатили билет, звоним и говорим: «Здравствуйте, вы регистрировались на конференцию?». Они отвечают, что передумали из-за стоимости билета. Мы приглашаем их принять участие в конференции в качестве волонтера. Обычно люди, заинтересованные в мероприятии, с удовольствием соглашаются и помогают.

Разрабатываем фирменный стиль конференции

Фирменный стиль мероприятия должен отражать вас или вашу компанию. Отталкивайтесь от брендбука и используйте фирменные цвета — так вы еще больше «заякорите» аудиторию. Цвет будет ассоциироваться с вами и вашим брендом. Когда люди будут видеть похожие цветовые решения, они будут вспоминать вас.

Соблюдайте баланс: в залах не должно быть слишком много плакатов, афиш и баннеров. Ваша задача — напомнить гостям о себе, не отвлекая их от докладов спикеров.

Заставка на экране в перерывах кажется мелочью, но экраны в зале лучше использовать по полной — не только во время выступлений, но и в перерывах. На них можно разместить партнерские интеграции, QR-коды, расписание на день, анонсы или просто что-то мотивирующее, смешное.

Проводим генеральный прогон

За пару дней до конференции надо «прожить» мероприятие. Представьте конференцию полностью, от и до. Визуализируйте все этапы и подумайте, что может пойти не так. Для каждой потенциальной проблемы придумайте по два варианта решения. Можете даже записать их, чтобы иметь под рукой готовый план действий. 

Звать ли спикеров на прогон? Я считаю, что это не театр, где нужны репетиции и генеральные прогоны. Импровизация — наше все!

Что делать накануне мероприятия

За день до мероприятия

Обзваниваем участников, чтобы напомнить про участие и подсказать, как добраться, что взять. Так мы понимаем, сколько у нас подтвержденных участников, сколько отказов. И получаем время для маневра, чтобы, если необходимо, выложить билеты со скидкой или предложить участникам взять второй билет за скромную плату. Для больших конференций мы привлекаем партнерский колл-центр для обзвона.

Связываемся со спикерами и уточняем, не вносили ли они изменения в презентации. Если да — обновляем. Презентации лучше сохранить и на флешке, и в облаке.

В день мероприятия

На площадку приезжайте за 1,5–2 часа, чтобы проверить технику, оформить стойки для регистрации и фотозоны. Если что-то не работает, будет время устранить неполадку или заменить.

Убедитесь, что спикеры готовы к выступлению. Организаторы чаще всего забывают удостовериться, что всем участникам известно, как пройти или проехать на место проведения конференции. 

Как подводить итоги 

Создаем анкету для сбора обратной связи от участников — это поможет увидеть мероприятие глазами аудитории. Делаем финансовый учет, определяем итоговую стоимость мероприятия и выручку, рассчитываем маржу. 

Подводя итоги конференции, мы рассчитываем индекс NPS — индекс потребительской лояльности. Оцениваем результаты таким образом:

• если NPS > 90% — это успех;
• если NPS < 90% — значит, мы должны узнать, что не понравилось участникам, и это нужно учесть при проведении следующей конференции;
• если NPS < 50% — нужно делать ребрендинг конференции.

Чек-лист для успешной конференции 

1. Определить тему, дату и время.
2. Составить диаграмму Ганта со всеми задачами. 
3. Определить бюджет, количество спикеров и участников.
4. Найти спикеров и партнеров. Согласовать формат сотрудничества, темы докладов, райдер спикеров (например: флипчарт, маркеры).
5. Подобрать площадку и согласовать с администрацией техническое обеспечение: экран, проектор, микрофоны. 
6. Нанять фото- и/или видеооператора. Записи докладов могут понадобиться и спикерам, и вам — для организации следующих мероприятий. 
7. Назначить ответственных, обновить должностные инструкции для сотрудников под мероприятие, провести инструктаж.
8. Записать видеоролики: приглашение от организатора и видеоприглашения от спикеров, создать общий пригласительный ролик.
9. Сделать анонсы на каждого спикера и один общий анонс.
10. Внести конференцию в Google-календарь мероприятий и Timepad.
11. Определить каналы сбора аудитории, адаптировать анонсы под каждый канал.
12. Разослать анонсы партнерам, анонсировать конференцию в соцсетях.
13. Поставить задачи на запуск лидогенерации: цепочка писем, платные и бесплатные каталоги, контекст, таргетинг, рассылки по группам в соцсетях, работа с базой (гости с прошлых мероприятий, бывшие и текущие клиенты компании, лиды в работе) и прочее.
14. Настроить оповещения о конференции: в соцсетях, Telegram-каналах, партнерских группах и каналах, рассылках — email, SMS, Viber, WhatsApp* (принадлежит компании Meta, запрещенной в России), Telegram.
15. Обзвонить зарегистрированных участников, чтобы подтвердить участие. Попробовать допродать билеты.
16. Проверить технику, готовность спикеров и сотрудников. Повторно провести инструктаж перед мероприятием.

Чтобы организовать конференцию необходимо подготовить место, формат, регламент конференции, затем необходимо составить информационное письме с указанием требований к участникам конференций. Данное письмо необходимо разослать по ВУЗам и кафедрам.