Как составить план по страховому делу

Вопросы, рассмотренные в материале:

Понятие страхового случая
Виды страховых случаев
Порядок оформления страховых случаев
Документы для оформления страхового случая
Расчет страхового возмещения при страховом случае
Предельная ответственность и действительная стоимость при страховом случае
Страховой случай по кредиту в случае смерти заемщика
Важные нюансы страховых взносов по несчастным случаям

Страховые случаи возникают при определенном стечении обстоятельств и подразумевают выплаты со стороны страховой компании застрахованному лицу или его наследникам в случае смерти последнего. Каждая ситуация рассматривается индивидуально, соответственно принимаются и решения по выплатам.

Для оформления любого страхового случая предусмотрена своя схема, требуются конкретные документы. От этого зависят размер и срок дальнейших выплат. Немаловажную роль играет метод расчета страхового возмещения, разобраться в котором многим достаточно сложно. Поговорим об этом в нашей статье.

Понятие страхового случая

В юриспруденции под страховым случаем понимают предусмотренное договором свершившееся событие, сам факт наступления которого обязывает страховщика уплатить второй стороне оговоренную в соглашении денежную сумму.

Событие, указанное в договоре, может и не произойти, и сама суть страхования заключается в том, чтобы получить материальную компенсацию, если обстоятельства сложатся неблагоприятно для застрахованного.

Обязательными признаками страхового случая являются:

возникновение угрозы или опасности;
нанесение вреда;
причинно-следственная связь между обоими элементами.

В договоре фиксируются страховые риски, то есть перечисляются вероятные события, наступление которых связано с последующими материальными и моральными потерями. Если опасения сбываются, страховщик обязан выплатить застрахованному или третьим лицам, имеющим на это право, соответствующее возмещение.

Законодательство Российской Федерации признает страховым случаем событие, которое уже свершилось и было предусмотрено договором или другим нормативным актом. Естественным следствием такого события является перечисление денежных средств застрахованному, страхователю или третьему лицу, упомянутым в договоре.

Имущественное страхование предполагает возмещение убытка, связанного с порчей, утратой, потерей или повреждением имущества, то есть при обстоятельствах, когда принадлежащая страхователю вещь обесценилась в результате каких-либо обстоятельств или действий посторонних лиц.

Целью личного страхования является материальная компенсация при наступлении нетрудоспособности, потери здоровья или смерти человека. Если договором предусматривается защита от несчастных случаев на производстве, необходимо исключить такие факторы, как явное пренебрежение правилами техники безопасности и грубая неосторожность, которые повлекли за собой наступление страхового случая.

Виды страховых случаев

Выделяют несколько категорий, исходя из предмета и целей страхования:

социальные;
личные;
имущественные;
риски ответственности;
риски предпринимательской деятельности.

Обязательное социальное страхование необходимо для материальной поддержки гражданина РФ в случае потери работоспособности, болезни, материнства, безработицы, потери кормильца. Частью этой системы поддержки являются выплаты в старости и покрытие расходов на медицинское обслуживание.

Когда члены семьи лишаются кормильца, им назначается ежемесячное пособие, на которое могут рассчитывать несовершеннолетние и нетрудоспособные иждивенцы. Это один из самых распространенных страховых случаев обязательного страхования.

Законодательством предусмотрен большой перечень различных выплат, направленных на поддержку граждан, находящихся в сложных жизненных условиях.

Личное страхование призвано защитить человека от рисков, связанных с потерей здоровья, утратой трудоспособности или смертью. Кроме того, в качестве наступления страхового случая могут выступать дожитие до определенного возраста, бракосочетание или поступление в вуз. От несчастных случаев страхуются пассажиры общественного транспорта, работники различных предприятий. Медицинская страховка гарантирует гражданину врачебную помощь.

Имущественное страхование направлено на возмещение материального ущерба, вызванного кражей, физическим уничтожением, повреждением принадлежащих человеку или юридическому лицу объектов недвижимости, транспортных средств, предметов антиквариата, искусства и прочих ценностей.

Страхование рисков подразумевает самый длинный перечень случаев, после наступления которых страховая компания обязана компенсировать пострадавшему предприятию его убытки. Сюда входят страхование строительно-монтажных рисков, гражданской ответственности, возмещение потерь, связанных с остановкой производства. Кроме того, страхуются лизинговые операции и коммерческие кредиты.

Страхование предпринимательских рисков направлено на защиту интересов бизнес-структур от финансовых убытков и неполучения ожидаемой прибыли из-за форс-мажорных и других обстоятельств, наступление которых не зависит от предприятия или организации.

В Российской Федерации действуют системы обязательного и добровольного страхования. Условием заключения договора обязательного страхования является один из следующих вариантов:

нецелесообразность добровольного страхования тех или иных рисков;
недооценка важности вероятных рисков;
объективная необходимость защиты граждан, в связи с чем государство законодательно устанавливает обязательное страхование рисков.

Обязательному страхованию в нашей стране подлежат:

гражданская ответственность автовладельцев (ОСАГО);
ответственность перевозчиков (ОСГОП);
деятельность опасных промышленных объектов (ОПО);
обязательства по медицинскому обслуживанию (ОМС);
жизнь и здоровье некоторых категорий граждан (например, военнослужащих, сотрудников МЧС).

Без оформления соответствующего договора осуществление деятельности считается незаконным. Несоблюдение этого требования наказывается штрафами и прочими мерами воздействия. Возможно, в скором времени обязательное страхование коснется еще нескольких сфер:

содержание и сохранность жилья (соответствующий проект разработан Госстроем);
деятельность физических лиц и организаций, которые оказывают населению услуги в сфере медицины;
ответственность производителей товаров и услуг (это необходимо для филиалов зарубежных компаний, чтобы отчитываться перед советом акционеров).

Порядок оформления страховых случаев

Обязанность по выплате материальной компенсации возникает после наступления предусмотренного договором случая. Перечисление средств осуществляется только после того, как страховщик удостоверится, что событие действительно относится к указанным в соглашении. Ситуации, когда застрахованному не положены выплаты, встречаются довольно часто. Следовательно, для начала необходимо разобраться, является ли случай страховым и может ли пострадавший клиент рассчитывать на получение денег.

Для подтверждения события необходимо представить соответствующие документы. При этом важно не совершать распространенных ошибок, а именно не стоит:

терять самообладание;
обращаться в платную медицинскую организацию без предварительной консультации с сотрудниками компании.

Алгоритм действий при наступлении страхового случая:

сообщить о сложившейся ситуации в организацию, оформлявшую договор;
представить оригинал полиса и свой экземпляр соглашения, а также документ, удостоверяющий личность;
внести свои данные в типовую форму заявления, размещенную на сайте компании. Этот документ является основанием для начала рассмотрения дела и последующих компенсационных выплат;
приложить к заявлению все имеющиеся документы, подтверждающие факт наступления события.

Вполне возможно, что понадобится представить и другие доказательства того, что случай действительно должен быть признан страховым. В каждом конкретном случае компания может затребовать документы, при помощи которых факт наступления события будет подтвержден безоговорочно. Кроме того, страховщик вправе инициировать проведение экспертизы. К рассмотрению принимаются только оригиналы документов либо их заверенные копии.

Лицо, претендующее на получение компенсации, может лично принести весь пакет документов в офис организации, с которой заключен договор. Другой вариант – направление по почте заказным письмом.

Чтобы сократить время рассмотрения заявления и принятия по нему решения, очень важно быстро подать документы в страховую компанию. Для этого необходимо иметь при себе оригинал полиса или его копию, особенно в поездках. Несчастный случай может произойти где угодно, поэтому необходимо быть готовым доказать, что вы действительно являетесь клиентом этой организации и вправе рассчитывать на помощь.

Законодательством предусмотрена необходимость иметь заверенный перевод официальных документов, если они составлены не на русском языке. В противном случае они не признаются надлежащим доказательством произошедшего события.

Документы для оформления страхового случая

Рассмотрение вопроса о признании ситуации страховым случаем начинается при поступлении в компанию полного пакета документов. К ним относятся:

личное заявление страхователя, в котором полностью изложены обстоятельства дела;
перечень похищенного, утраченного, поврежденного имущества;
акт, подтверждающий факт уничтожения имущества.

Этот документ составляется с учетом всех действующих правил страхования и должен содержать подробное описание ситуации, при которой произошло событие, с указанием причин, условий и прочих подробностей случившегося.

Такой акт является необходимым основанием для установления права на выплату по страховому случаю, расчета суммы ущерба, определения размера возмещения. Именно поэтому он должен быть составлен максимально подробно, чтобы сотрудник компании имел полную картину события.

Расчет страхового возмещения при страховом случае

На основании представленного пакета документа определяется стоимость обесцененного или утраченного имущества. Сумма возмещения рассчитывается исходя из нанесенного ущерба и зафиксированных в договоре условий.

Застрахованному может быть выплачена компенсация в полном размере, либо возмещена только часть причиненных ему убытков.

В каждом конкретном случае решение о величине положенной суммы принимается в зависимости от системы страхования. Для расчета выплат по обязательным формам страхования действуют законодательно установленные нормы с описанными в них системами вычислений. Подписывая договор, страхователь тем самым подтверждает согласие на использование страховщиком указанных методик расчета. При установлении суммы компенсации компания учитывает соотношение между суммой, указанной в договоре, и размером ущерба.

Пострадавшая сторона получает выплаты, не превышающие величину подтвержденных документами убытков. Для установления точного размера ущерба применяются акты, счета, экспертные заключения и другие доказательства. Стоимость предмета страхования сравнивается с суммой, на которую заключался договор, и некоторыми другими показателями. Каждая система страхования оперирует собственными методиками расчета для вычисления размера положенной компенсации.

Пропорциональная ответственность

В этом случае для подсчета применяется принцип разделения ответственности: страховщик выплачивает только часть ущерба, остальная сумма ложится на плечи страхователя. В частности, по схеме пропорциональной ответственности определяется сумма выплат при неполном или дополнительном имущественном страховании (статьи 949 и 950 Гражданского кодекса РФ). Определяющими являются сведения о сумме страховки, величине ущерба и реальной стоимости объекта.

Для вычисления используется следующая формула:

Ск = Сс х Ву / Си, где:

Ск – страховая компенсация;

Сс – страховая сумма;

Ву – величина ущерба;

Си – стоимость имущества.

На практике эта формула задействуется для определения суммы выплат при страховании недвижимости и сопоставимого по стоимости имущества. Еще одна сфера, в которой применяются договоры частичного страхования – оформление долгосрочных займов. Если наступило страховое событие, страховщик обязан возместить часть кредитной задолженности, остаток компенсирует сам заемщик. Размер страховой премии напрямую зависит от доли займа, на которую распространяется действие полиса.

Первый риск

В этой системе используется два базовых понятия – первый риск и второй риск. Стороны при заключении договора определяют сумму, в пределах которой будет возмещаться ущерб (первый риск). Если убытки превысят оговоренную сумму (второй риск), страхователь не сможет рассчитывать на получение компенсации сверх нее. Допустим, дом застрахован на 1 млн рублей, а ущерб от пожара составил 2 млн рублей. Потерпевшая сторона получит только 1 млн, указанный в договоре.

Особенность этой системы заключается в том, что фактическая стоимость имущества не имеет значения. Для определения размера компенсации важно, какая сумма отражена в договоре и каков реальный ущерб. При этом на момент наступления страхового случая обязательно определяется износ имущества.

Дробная часть

В этой системе сочетаются черты первой и второй рассмотренных выше методик. Для расчета берутся две величины – реальная стоимость имущества и указанная в договоре. Если эти значения равны, размер компенсации определяется по системе первого риска. Если ущерб не превышает зафиксированную в страховке сумму, он подлежит полному возмещению.

При несовпадении номинальной и фактической стоимости (в договоре указана стоимость имущества меньше реальной) для расчета используется формула:

Св = У х Нс / Фс, где:

Св – страховая выплата;

У – ущерб;

Нс – номинальная (показанная) стоимость;

Фс – фактическая стоимость.

Свое название система получила из-за того, что страховая сумма выражается в виде дроби или процентов от номинальной стоимости. Объем ответственности страховщика при этом уменьшается, поскольку компенсация всегда будет меньше, чем указанная в договоре страховая сумма.

Предельная ответственность и действительная стоимость при страховом случае

При системе предельной ответственности происходит компенсация ущерба в строго установленных размерах. Страховое возмещение выплачивается, если размер убытков превышает обозначенный в договоре предел. Чаще всего такой способ определения величины выплат применяется при страховании урожая сельскохозяйственных культур. Предположим, что сельхозпроизводитель планирует получить 30 ц/га, а фактический урожай составил 25 ц/га. В этом случае ему полагается страховое возмещение.

По системе действительной стоимости в случае наступления страхового случая выплачивается фактическая стоимость имущества на момент оформления договора. Другими словами, страховое возмещение равно сумме ущерба. На практике такой вариант встречается редко из-за высокого размера страховой премии.

Страховой случай по кредиту в случае смерти заемщика

При получении кредита многие заемщики сталкиваются с настоятельным требованием заключить договор страхования. Отказ от оформления полиса может повлечь установление повышенных кредитных ставок.

Страхуя займы, банк сокращает собственные риски, поэтому может предлагать займы по сниженным ставкам. В итоге многие соглашаются на заключение договора страхования, чтобы получить деньги на более выгодных условиях.

Порядок взыскания кредитных средств с наследников отличается в зависимости от наличия или отсутствия страховки.

Ситуация может развиваться по двум направлениям.

При незаключенном договоре страхования наследники обязаны погасить кредит, не выходя за пределы наследственной массы.

В случае оформления полиса наследники умершего заемщика могут обратиться в страховую компанию. Признание случая страховым гарантирует погашение задолженности в рамках страховой суммы.

Нередко банк сам обращается в компанию, выдавшую полис, особенно если это происходило в офисе кредитного учреждения, а страховая организация является его партнером. Но иногда банк может и не знать о наличии полиса, если заемщик имел дело с другим страховщиком.

Для наследников сам факт наличия задолженности по кредитному договору может стать неприятным сюрпризом. Другой вариант – о займе им известно, но никакими документами они не располагают. В этом случае можно предпринять следующие шаги:

Обратиться в банк. Банк хранит личные дела заемщиков, где должна быть и копия договора страхования.
Обратиться к страховщикам. Здесь быстрый результат получить гораздо сложнее из-за большого количества компаний, работающих на рынке.
Поискать документы в личных вещах умершего. Люди, вступившие в наследство, имеют доступ к его бумагам. Скорее всего, страховой полис будет храниться вместе с кредитным договором.

Первый вариант – самый очевидный и доступный. Практика показывает, что страхование займов чаще всего осуществляется по настоянию кредитного учреждения, значит, с большой долей вероятности информация о страховке в банке имеется. Более того, в качестве выгодоприобретателя на случай смерти заемщика указывается банк, поэтому он обязан иметь свой экземпляр соглашения.

Однако сам факт наличия страховки не означает безоговорочную обязанность страховщика по выплате задолженности умершего. В тексте договора указываются ситуации, при которых компания не будет возмещать банку средства, полученные заемщиком:

Смерть должника не считается страховым случаем. Предположим, в договоре указывалось, что страховая компания обязуется возместить ущерб банку, если заемщик погибнет в результате несчастного случая, а реальной причиной смерти была болезнь.
Сделка признана недействительной. Такое возможно, если страхователь знал о своем неизлечимом заболевании, но утаил этот факт при составлении договора, а также если представленные им документы недействительны или являются подделкой.

Страховая компания не должна выплачивать банку долг умершего заемщика, если срок действия договора завершен. Например, кредит оформлен на три года, а срок действия полиса – один год с момента выдачи заемных средств.

Наследникам стоит иметь в виду еще несколько важных моментов:

У банка есть право обратиться в суд с требованием о реализации имущества, если у заемщика не было поручителя, с которого можно взыскать задолженность по кредиту, а родственники отказались вступать в наследство.
Члены семьи могут продолжать пользоваться имуществом скончавшегося, но наследниками себя не объявили, поэтому не обязаны выплачивать банку остаток кредита. Финансовое учреждение может обратить взыскание на жилье, при этом родственники заемщика потеряют право на проживание. Однако нередко они защищены семейным и жилищным законодательством, которое делает невозможным их выселение. Так, нельзя лишить единственного жилья и запрещено оставлять без места проживания семьи с несовершеннолетними детьми.

У наследников заемщика возникают обязательства по выплате долга банку еще до документального оформления этого права. В такой ситуации не возникает никаких правовых коллизий, кредитное учреждение однозначно может требовать от законных наследников взять на себя обязанность по выплате долга.

Согласно статье 333 Гражданского кодекса РФ существует несколько вариантов дальнейшего взаимодействия сторон:

банк готов подписать с наследником мировое соглашение, по условиям которого штрафы аннулируются или значительно уменьшаются, если он обязуется без оспаривания погашать кредит;
наследник может заявить, что просроченная задолженность образовалась не в результате умысла заемщика, а по уважительным причинам, при этом сам наследник не мог знать о существовании проблем с выплатами по кредиту;
наследник по собственной инициативе отказывается от своего права и одновременно освобождается от обязанности выплачивать долг.

Важные нюансы страховых взносов по несчастным случаям

Индивидуальные предприниматели и организации, имеющие наемных сотрудников, уплачивают в Фонд социального страхования так называемые взносы на травматизм. Если в процессе исполнения трудовых обязанностей работник получит вред здоровью, ФСС возместит ему ущерб в виде денежной компенсации по страховому случаю временной нетрудоспособности.

Взносы от несчастных случаев и профессиональных заболеваний (НС и ПЗ) начисляются ежемесячно, их размер зависит от нескольких условий, в том числе от:

тарифов;
вида деятельности;
наличия льготы.

Администрирует эти взносы ФСС, хотя все другими видами страховых перечислений теперь занимается Федеральная налоговая служба. Законодательная база для расчета размера этого типа взносов – Федеральный закон № 125-ФЗ от 24.07.1998.

В правила исчисления взносов на травматизм в 2017 году вносились изменения, поводом для которых послужили следующие факторы:

права ФСС были расширены: фонд теперь может требовать разъяснения по взносам, рассчитывать их размер, контролировать поступление средств от плательщиков;
Закон № 125-ФЗ дополнен новыми способами взыскания недоимки, отсрочек, начисления пеней;
сроки расчетных и отчетных периодов конкретизированы;
контроль над уплатой взносов стал серьезнее, в закон введены нормы о проведении камеральных проверок и оформлении их результатов.

Взносы на НС и ПЗ перечисляются за работника – физическое лицо, который оформлен:

по трудовому договору (обязательно);
по договору ГПХ (если об этом говорится в соглашении).

Фонд социального страхования при начислении взносов на травматизм выступает в качестве страховщика. Страхователями являются:

юридические лица (независимо от вида собственности и организационно-правовой формы);
индивидуальные предприниматели;
физические лица, заключившие трудовой договор с другим физическим лицом.

Взносами на травматизм облагаются зарплаты, премии, компенсации, надбавки и другие выплаты.

Не полежат обложению следующие виды полагающихся работникам начислений:

государственные пособия;
выплаты при ликвидации предприятия или сокращении штата;
выплаты за особо тяжелые или опасные условия трудовой деятельности;
материальная помощь;
плата за обучение или курсы повышения квалификации и т. д.

В зависимости от класса профессионального риска организации применяют один из тарифов страхового случая в диапазоне от 0,2 % до 8,5 %. Федеральным законом от 22.12.2005. № 179-ФЗ предусмотрено 32 страховых тарифа: чем выше вероятность травматизма в сфере деятельности предприятия, тем больше процент заработка сотрудника, отчисляемый в ФСС.

Источник

Как страховому агенту создать эффективную систему личного планирования

“Организация продаж страховых продуктов”, 2008, N 4

Страховой агент должен многое успевать; от его способности заключать новые договоры страхования зависит его доход. В статье рассказывается об эффективных приемах личного планирования.

Время для каждого из нас является самым важным и невосполнимым ресурсом. Деньги при необходимости можно одолжить, здоровье можно поправить, силы можно восстановить. Но время всегда уходит безвозвратно. Как сделать так, чтобы потери времени были минимальными, а используемое время расходовалось наиболее эффективно? Именно расходовалось – так мы должны понимать время, которое затрачиваем, поскольку время – это такой же ресурс, как финансы, сырье, материалы и т.п.

Страховому агенту, как и любому другому сотруднику страховой или иной организации, желающему работать результативно, необходимо знать определенные правила и методы эффективной личной работы. Естественно, прежде всего каждый сотрудник должен знать, что от него требуется с точки зрения производственного процесса. Однако любую или почти любую работу можно выполнять с различными затратами, как физическими, умственными, так и эмоциональными. Вы должны поставить перед собой цель в каждом случае работать с минимальными затратами для достижения поставленных перед вами задач или с определенными физическими, умственными эмоциональными расходами для достижения максимального результата.

Как показывает опыт, очень важно не только правильно сформулировать правильные цели, выбрать эффективную стратегию при всегда существующих ограничениях на ресурсы, но и рационально выбрать последовательность действий. Все перечисленное возможно, если вы оптимально осуществите планирование. Время, отводимое на само планирование, методы планирования, инструменты планирования оказывают непосредственное влияние на эффективность действий по достижению конечной цели.

Планирование работы страховым агентом

Необходимость и целесообразность планирования дел – это постулат, который не обсуждается и не нуждается в доказательстве. Для достижения своих и корпоративных целей необходимо уметь эффективно организовать сам процесс планирования.

Как правило, фирмы (владельцы, акционеры или высшее руководство) определяют, а исполнители формулируют пять видов целей:

долгосрочные;
среднесрочные;
текущие;
краткосрочные;
оперативные.

Все перечисленные цели страховые агенты, так же как и другие сотрудники страховой организации, должны знать. Но особое внимание необходимо уделять текущим и оперативным целям.

Текущие цели – это цели, которые фирмы, страховая организация формулируют, как правило, на год. Оперативные цели – это цели, которые страховая организация разрабатывает на небольшой срок (полугодие, квартал или месяц).

Страховые агенты прежде всего должны концентрироваться на промежуточных целях и задачах с учетом последовательности выполнения намеченных действий. Поэтому при составлении соответствующих планов страховые агенты обязаны знать и эффективно применять в своей практической деятельности современные методы и методики планирования. Кроме того, страховые агенты должны знать и эффективно применять существующие инструменты планирования.

Традиционные методы планирования дел и составления оперативных планов работ

Предполагаем, что вам неоднократно приходилось, а может быть, до сих пор приходится испытывать головную боль от того, что вы опять не успели что-то доделать, не смогли что-то начать, а что-то своевременно проверить и завершить. Приходится часть дел переносить на завтра, оставаться вечером на работе или работать в выходные. Все чаще из-за постоянной, хронической нехватки времени возникают разнообразные стрессовые ситуации; как назло, обрушиваются новые проблемы, вопросы, требующие незамедлительного ответа, дела, которые необходимо было выполнить вчера или даже позавчера. Каждый из нас попадал в такую ситуацию, и, к сожалению, не один раз. Нередко возникают ситуации, когда попадаешь в такой цикл и кажется, что из него не выбраться никогда. Тогда в который раз принимаешь решение о необходимости сделать определенные выводы и серьезнейшим образом заняться планированием.

Отдельным специалистам приходит мысль о том, что необходимо заняться самообразованием: проработать литературу по тайм-менеджменту, посетить семинар или пригласить консультанта, чтобы изменить свою жизнь к лучшему в части планирования и выполнения дел. Многие обычно так и поступают.

Рассмотрим, какие из традиционных методов планирования и составления расписаний применяются сегодня специалистами в сфере диспетчирования, планирования и обывателями.

Краткосрочные планы – это планы, которые могут в зависимости от изменений внешней среды или по производственной необходимости составляться на шесть временных периодов: на год, полугодие, квартал, месяц, десятидневку, неделю.

Оперативные (ежедневные) планы – это планы на день.

Бывает так, что со временем очень важные долгосрочные или среднесрочные дела становятся совсем малозначимыми или вообще перестают представлять интерес. В этих случаях нужно найти в себе мужество внести изменения в приоритеты или вообще отказаться от таких дел.

В конечном итоге любой план или несколько ваших планов трансформируются в оперативный (ежедневный) план. Это есть не что иное, как расписание на один день. Оно должно быть детализировано с разбивкой по часам или даже минутам. На первоначальном этапе планирования дискретность времени выполнения дел можно установить на уровне 10 – 15 минут. В дальнейшем дискретность может быть уменьшена до пяти минут.

Какие же методы и приемы краткосрочного и оперативного планирования сегодня используются специалистами в практической деятельности? Рассмотрим некоторые конкретные методики оперативного планирования.

В настоящее время таких методов и приемов известно достаточно много <1>. В первую очередь к ним относятся:

метод простого планирования;
метод приоритетного планирования;
метод “A, B, C”;
метод Эйзенхауэра;
система учета времени А.А. Любищева;
система управления временем Б. Франклина;
правило “80/20”;
правило “60/20/20”;
метод “шести задач”.

<1> См. подробнее: Захаренко Г. Тайм-менеджмент. СПб.: Питер, 2004.

Метод простого планирования

Сегодня метод простого планирования является самым распространенным. Из самого названия этого метода следует его привлекательность – не надо усложнять процесс планирования дел, если его можно сделать простым. Однако из этого еще не следует, что этот метод эффективный.

Сущность метода простого планирования состоит в том, что все дела, которые необходимо сделать, записываются на какой-либо носитель последовательно по мере их поступления. Это может быть лист бумаги, записная книжка, блокнот, компьютер или любой другой бумажный или электронный носитель. Записи обычно ведутся в столбик, а дела, как правило, нумеруются по порядку их поступления.

Возможны и другие варианты реализации этого способа. Например, кто-то предпочитает, в силу сложившейся многолетней привычки, все планируемые дела записывать в “шестидневник” (еженедельник). Все планируемые дела в пределах одного дня записываются последовательно по мере их поступления.

В повседневной жизни этот метод используют очень многие люди: например, когда мы идем в магазин, мы составляем перечень предполагаемых покупок; тот же самый процесс планирования происходит, когда мы собираемся в отпуск или командировку, когда составляем список вещей, которые необходимо взять с собой. В этих случаях нам важно не пропустить, не забыть что-нибудь.

Начинающий свою трудовую деятельность страховой агент может использовать данный метод только на первоначальном этапе деятельности, однако попробовать его стоит всем, даже опытным страховым агентам, чтобы понять, с одной стороны, его действительную простоту, а с другой – его неэффективность по сравнению со всеми остальными методами планирования.

Метод приоритетного планирования

Метод приоритетного планирования по массовости применения специалистами во многих отраслях занимает второе место. При планировании работ, а затем при их выполнении существуют первостепенные и второстепенные дела. Метод простого планирования, как правило, при большом количестве разнообразных по значимости и срокам работ становится все более трудоемким и менее эффективным. Метод приоритетного планирования очень похож на предыдущий метод простого планирования. Главнейшее отличие состоит в том, что все планируемые дела ранжируются по степени важности или срочности, а чаще и с учетом важности и срочности одновременно.

Каждому делу присваивается свой персональный приоритет, и дела располагаются по порядку согласно важности и срочности. Как правило, самым приоритетным делом является наиболее неприятная или рутинная работа. Но известно одно житейское правило: “Если необходимо сделать несколько неприятных дел, начните с самого неприятного”. Важно помнить, что выполнение легких и быстрых дел не даст вам полного удовлетворения, да и выполнены эти дела, как правило, будут не всегда качественно. Это связано с тем, что сознание и подсознание будут удерживать вас в напряжении: вы постоянно будете помнить о том, что все равно вам будет необходимо выполнить трудные и неприятные дела. И напротив, когда вы заканчиваете неприятную и трудную работу, у вас наверняка появятся “второе дыхание”, множество положительных эмоций, вы испытаете чувство заслуженной гордости.

На Западе давно существует изречение, которое используется при выполнении различных дел: “Если каждое утро вам приходится съедать живую лягушку, весь день после этого можете довольствоваться сознанием, что, вероятно, ничего худшего с вами сегодня уже не случится” <2>.

<2> Трейси Б. Оставьте брезгливость, съешьте лягушку! 21 действенный принцип эффективного труда / Пер. с англ. Е.А. Самсонова. Минск: ООО “Попурри”, 2002.

Как вы, наверно, поняли, “лягушка” – это самое тяжелое, самое неприятное, самое трудоемкое дело, которое вам нужно выполнить. Таким образом, приступая утром к работе, в первую очередь необходимо “съесть лягушку”. А если вам необходимо выполнить два важных, тяжелых, неприятных и трудоемких дела, то вспомните другое изречение: “Если вам надлежит съесть двух лягушек, первой съедайте самую гадкую из них” <3>.

<3> Там же.

Согласно этой методике необходимо выработать устойчивую привычку решать самые важные и срочные задачи с самого утра, не тратя время на прочие дела. Почти что 100% успеха в вашей деятельности зависят от ваших привычек: ставьте высокие цели, вырабатывайте устойчивые привычки, и тогда вам будет сопутствовать успех.

Каждому страховому агенту часто – в мыслях или на бумаге – приходится решать задачу по расстановке приоритетов. Чтобы выполнить при ограниченном количестве времени необходимые работы, первоначально определите, что следует выбрать в качестве критерия расстановки приоритетов: принцип “кнута” или “пряника”. Рассмотрите, какие могут последовать материальные и моральные наказания, если данное дело не будет качественно выполнено в срок. Определите, какие выгоды вы получите, если данное дело будет выполнено качественно и в срок, что произойдет, когда вы выполните работу ранее намеченного срока.

Метод “A, B, C”

Стержневая идея этого метода заключается в том, что все дела, которые вы планируете выполнить, разбиваются на три группы: A, B и C. Очень важные дела входят в группу A. Важные дела помещаются в группу B. Неважные дела входят в группу C. Рассмотрим более подробно алгоритм составления плана работ по методу “A, B, C”.

Возьмите лист бумаги и разделите его на три части. Если у вас большое количество дел, то возьмите три листа бумаги формата А4. Озаглавьте каждую часть или соответственно каждый лист: A, B, C. Запишите самые важные дела в разд. A; важные дела – в разд. B и неважные дела – в разд. C. Расставьте приоритеты для всякого отдельного из дел в разд. A, B, C в порядке убывающей важности.

Отложите листок (листки) на некоторое время в сторону и не размышляйте о записанных в них делах. Затем возьмите лист с делами группы A и внимательно проанализируйте приоритеты для каждого из дел; если надо – внесите исправления. Оцените, можно ли часть последних в перечне дел из A перенести в группу B; если да – перенесите.

Вслед за этим возьмите лист с делами группы B и также проанализируйте приоритеты для каждого из планируемых дел; если надо – внесите изменения. Оцените, можно ли часть дел из списка B перенести в группу C; если да – сделайте это.

Далее возьмите лист с делами группы C и проверьте приоритеты для каждого из дел; если надо – внесите необходимые исправления. Оцените, можно ли часть дел из группы C удалить, то есть вообще их не делать; если да – удалите их из списка.

Возьмите чистый лист бумаги и выпишите все необходимые дела из групп A, B, C, которые необходимо сделать завтра или сегодня. Подумайте еще раз, необходимо ли сделать корректировку, как было сделано в предыдущем примере.

Метод “A, B, C, D, F”

Основная идея этого метода заключается в том, что все дела, которые вы планируете выполнить, разбиваются на пять групп: A, B, C, D, F. Очень важные дела помещаются в группу A. Важные дела входят в группу B. Обыденные дела укладываются в группу C. Дела, которые можно делегировать, входят в группу D. Дела F, как отмечал Б. Трейси, – это дела, которые можно игнорировать.

Метод (принцип) Эйзенхауэра

Этот метод был предложен американским генералом Объединенных сил в Европе во время Второй мировой войны Дуайтом Д. Эйзенхауэром. Генерал Эйзенхауэр разработал и потом успешно применял его для эффективного решения самых разнообразных задач.

Основная идея этого метода заключается в том, что все дела группируют в четыре основных блока (группы): A, B, C и D.

Очень важные дела, которые необходимо очень срочно выполнить, входят в состав блока A. Важные, но не очень срочные дела входят в состав блока B. Срочные, но не важные дела входят в состав блока C. Не важные и не срочные дела входят в состав блока D.

Основные положения по составлению плана по методу Эйзенхауэра таковы:

составьте перечень целей и задач, используя метод простого планирования;
отметьте их сравнительную важность и срочность, взяв за основу метод приоритетного планирования.

Все дела разделите по степени важности и срочности с учетом приоритетов.

Каждое конкретное дело распределите по степени важности и срочности с учетом приоритетов. Целесообразно для наглядности все работы распределить по соответствующим местам в таблице. Впишите все ваши очень важные дела, важные дела с учетом степени срочности, которые необходимо выполнить, в соответствующие ячейки таблицы: дела A, дела B, дела C и дела D.

Распределение дел по методу Эйзенхауэра (пример)

-----------------------------------T---------------------------------------
               Дела A              ¦                 Дела B
-----------------------------------+---------------------------------------
 Изучить разделы закона.           ¦Составить перечень новых таблиц
 Согласовать договор с фирмой X.   ¦отчетности по полугодиям.
 Отредактировать и сдать отчет     ¦Разработать план проверки выполнения
 руководителю департамента         ¦приказа N 47.
                                   ¦Подготовить и сдать отчет руководителю
                                   ¦общества к 10 января
-----------------------------------+---------------------------------------
               Дела C              ¦                 Дела D
-----------------------------------+---------------------------------------
 Перенести совещание на четверг    ¦Провести сравнительный анализ
 следующей недели из-за болезни    ¦изменения производительности труда
 докладчика.                       ¦за первое полугодие этого года
 Выслать проект договора заказчику.¦по сравнению с предыдущим.
 Отксерокопировать рекламные       ¦Провести сравнительный анализ
 материалы                         ¦изменения количества клиентов за 2006
                                   ¦и 2007 гг.
                                   ¦Провести беседы с сотрудниками отдела
                                   ¦на тему "О вреде чрезмерного
                                   ¦употребления алкоголя".
                                   ¦Провести совещание с сотрудниками
                                   ¦отдела на тему "О вреде курения"
-----------------------------------+---------------------------------------

Метод “шести задач”

Это метод, эта прекрасная идея много лет тому назад была оценена в 25 тыс. американских долларов. Президент большой сталелитейной компании Bethlehem Steel Corporation Чарльз Шваб пообещал выплатить любую сумму вознаграждения, но, естественно, в разумных пределах, консультанту в области эффективности бизнеса, если он поможет повысить результативность его собственной работы и работы менеджеров компании. И он заплатил 25 тыс. долл. за двадцатиминутную консультацию. За эти 20 минут была предложена идея, которая, как позже подтвердил мистер Шваб, стоила этих денег вплоть до последнего цента. Этим консультантом был эксперт по эффективности Айви Ли. Кроме денег, автор этого метода получил еще и персональную записку от Чарльза Шваба, в которой тот отметил, что с финансовой точки зрения это был самый ценный урок в его жизни.

Эта простая, но очень эффективная идея связана с формированием плана работ для собственников и руководителей высшего менеджмента страховых агентств и страховых обществ.

Возьмите лист бумаги и запишите все дела, которые необходимо сделать в ближайшем будущем, то есть примените метод простого планирования. Затем, используя метод приоритетного планирования, выберите из всех работ шесть самых важных дел, которые необходимо сделать завтра. Пронумеруйте дела в порядке убывающей важности и перепишите эти шесть дел на листок небольшого формата, то есть примените метод приоритетного планирования. Положите этот листок в карман, в бумажник, органайзер или иное место и больше не смотрите на него, а самое главное – не думайте о предстоящих делах. Утром достаньте этот листок, взгляните на дело N 1 и начинайте его выполнять. Не думайте и не беспокойтесь о деле N 2 и о последующих делах – продолжайте выполнять дело N 1 до тех пор, пока не доведете его до конца. Как только дело N 1 будет завершено, сразу же приступайте к делу N 2.

Система учета времени А.А. Любищева

Биолог, математик, историк и философ Александр Любищев разработал свою систему учета времени, которая легла в основу многих методик управления личной эффективностью. Обратимся к истории возникновения системы учета времени по Любищеву.

С 1 января 1916 г. он начинает дневник, который ведет до конца своей жизни. В этом дневнике А.А. Любищев не только фиксирует все виды работ, но отмечает и время, потраченное на каждое занятие (основная, дополнительная, общественная работа, чтение литературы, прием гостей, отдых и т.д.).

На основании подсчета времени, потраченного на конкретные виды своей деятельности за фиксированный срок, он в дальнейшем строил и вносил исправления в планы.

Методика и идеология системы учета времени очень хорошо и подробно описаны в повести “Эта странная жизнь” Даниила Гранина. В этой повести фактически изложена инструкция по учету времени, которой многие специалисты в России пользуются до сих пор.

Тем не менее некоторые известные зарубежные специалисты, например Алан Лакейн, относятся к этой системе очень скептически. Автор несколько раз применял эту методику в различные периоды своей жизни. Справедливости ради стоит подчеркнуть, что она очень трудоемка и затратна в практической деятельности современного специалиста.

Система учета времени А.А. Любищева, как трактуют некоторые исследователи, “направлена назад”, поскольку в ее основе лежит учет времени, которое уже было затрачено на выполнение дел. Однако если более тщательно изучить его подход к планированию и контролю результатов работ, мы увидим, как четко отлажена его система. Например, он планировал в 1968 г. объем работ 1-й категории 570 часов, а затратил, как выяснилось после анализа, 564,5 часа. Очень важно отметить тот факт, что “чистая научная работа” в среднем составляла пять часов тридцать минут в день. Самое главное, что эта величина относилась и к выходным, и к праздничным дням. Кто вел или попробует вести ежедневный хронометраж, тот поймет, какой это титанический труд.

Система управления временем Б. Франклина

Система Бенджамина Франклина в отличие от системы учета времени по Любищеву “направлена вперед”: от глобальной цели к плану на каждый день. Эту систему можно изобразить в виде пирамиды, имеющей несколько этажей.

Первый этаж – фундаментальное основание, на котором базируются остальные этажи. Человек определяет свои жизненные ценности. Этот этаж является самым важным, поскольку ошибки в ценностях могут привести к разочарованию и плачевным результатам.

Второй этаж полностью базируется на первом; исходя из сформулированных жизненных ценностей выбирается “глобальная цель” (“достойная цель”). Целесообразно удостовериться, что глобальная цель полностью соответствует жизненным ценностям.

Третий этаж опирается на второй и является “генеральным планом” достижения цели.

Четвертый этаж – это долгосрочный план с указанием конкретных подцелей и сроков по годам. Как правило, план составляется на четыре-пять лет.

Пятый этаж – это краткосрочный план на несколько недель или месяцев с указанием сроков с точностью до нескольких дней.

Шестой этаж – это план на день. Он составляется на основе краткосрочного плана. Желательно фиксировать время выполнения каждой работы.

Американцы, впрочем, как и многие менеджеры различных стран, с удовольствием используют специальные дневники и органайзеры, которые позволяют облегчить использование системы Б. Франклина. Такой дневник, по существу, является ежедневником. Вот его простое и краткое описание.

Первые страницы предназначены для списка жизненных ценностей (первый этаж пирамиды), описания глобальной цели (второй этаж) и таблицы для записи генерального плана (третий этаж). Затем несколько страниц выделяются для списка целей на год (четвертый этаж). В начале каждого месяца и недели одна страница (в виде таблицы) предназначена для задач на данный период (пятый этаж).

Для каждого дня предусмотрена своя страница с таблицей задач (шестой этаж). Следует отметить, что в таблице имеется столбец для отметки приоритета каждой задачи.

Так же как в методе “A, B, C” и методе Эйзенхауэра, приоритеты для групп задач обозначаются литерами A, B и C.

Принцип “80/20”

Принцип “80/20” сегодня известен многим. Суть его заключается в том, что 80% следствий обусловлено всего лишь 20% причин. Давно в результате практической деятельности в различных областях было установлено, что 20% усилий дают 80% результатов, 20% затрат обеспечивают 80% отдачи.

В литературе можно встретить различные наименования этого принципа: “правило Парето”, “закон Парето”, “правило “80/20”, “принцип дисбаланса”, “принцип наименьшего усилия”.

Открывателем такой математической зависимости был итальянский экономист Вильфредо Парето (1848 – 1923). Парето проанализировал распределение богатства и доходов в Англии в XIX в. В результате исследований выяснилось, что доходы и материальные ценности распределены в определенном соотношении между слоями населения, причем меньшая часть населения владеет большей частью богатства и доходов. Парето установил, что имеется “неизменное математическое соотношение между численностью группы людей (в процентах от общей численности рассматриваемого населения) и долей богатства или дохода, контролируемого этой группой” <4>.

<4> Кох Р. Принцип “80/20” / Пер. с англ. Д.И. Кашкан. Минск: ООО “Попурри”, 2002.

Как отмечал Р. Кох, Парето никогда не применял термин “80/20”, однако из той формулы, которая была предложена Парето, можно сделать простой вывод о том, что 20% населения обладают 80% богатства страны. А если это так, то однозначно можно сказать, что 10% населения владеют около 65% материальных ценностей и, следовательно, 5% населения имеют 50% богатств. Важными оказались не цифры соотношения, а то, что распределение материальных ценностей среди групп населения “предсказуемо несбалансированно”.

Вторым открытием было то, что такая схема дисбаланса оставалась такой же независимо от рассматриваемых периодов и от стран, для которых были проведены исследования.

Модель повторялась в различных вариантах с большой точностью. Однако за свою жизнь Парето не смог объяснить такую закономерность. Очень долго его формула, установившая соотношение между количеством получающих доход людей и их суммарным доходом, не находила применения. Последователи Парето не смогли сделать необходимое упрощение формулы.

Однако в 1949 г. профессор филологии Джордж К. Зипф сформулировал принцип наименьшего усилия. В основе этого принципа лежит положение о том, что ресурсы (товары, люди, знания, время) сами организуются таким образом, чтобы свести к минимуму затраченную работу. Причем приблизительно 20 – 30% любого вида ресурсов обеспечивают 70 – 80% деятельности. Для доказательства своей теории профессор Зипф проанализировал статистику народонаселения и динамику промышленности. Он установил много интересных закономерностей. Например, Зипф научно доказал, что на рабочем столе никогда нет порядка, и обосновал существующий беспорядок следующим законом: предметы находятся настолько близко от нас, насколько часто мы ими пользуемся.

В чем же причина столь пристального внимания к принципу “80/20”? Почему о нем так много говорят и пишут? Это прежде всего вызвано тем, что он во многом противоречит нашей привычной научной или обывательской логике. Мы, исходя из полученного образования и наших практических знаний, привыкли считать, что при равных различных причинах все исходы примерно равновероятны. Такому подходу нас учили и в школе, и в других учебных заведениях. Многие книги, статьи, методики постоянно подтверждали такое положение.

Примечание. Принцип “80/20” очень важен для многих жизненных ситуаций.

Графическая модель принципа “80/20”, составленная нами, приведена на рисунке, где дела категории I обеспечивают 80% успеха (результатов) при 20% усилий (затрат), а дела категории II дают 20% успеха (результатов) при 80% усилий (затрат). Данная модель позволяет наглядно зафиксировать дела различных категорий и в первую очередь заняться делами категории I.

Пример распределения дел страхового агента по принципу “80/20”

   /¦
    ¦ Успех (результат)
100%+----¬
    ¦ Д  ¦
    ¦ е  ¦
    ¦ л  ¦
    ¦ а  ¦
    ¦    ¦
    ¦ к  ¦
    ¦ а  ¦
    ¦ т  ¦
    ¦ е  ¦
    ¦ г  ¦
    ¦ о  ¦
    ¦ р  ¦
    ¦ и  ¦
    ¦ и  ¦
    ¦    ¦
    ¦ I  ¦
 20%+----+---------------------------------¬
    ¦    ¦        Дела категории II        ¦     Затраты (усилия)
    L----+---------------------------------+--------------------->
        20%                               100%

Таким образом, 20% усилий (затрат) дают 80% результатов, а для получения 20% оставшихся результатов требуется 80% усилий.

Из классического маркетинга известно, что все покупатели товаров или услуг для нас важны. Всем известно, что “покупатель – король”, “клиента надо любить”. Действительно, всякая продажа для вас важна. Каждая денежная единица, полученная от любой продажи, ценна. Каждый сотрудник подразделения, например отдела продаж, приносит практически равную пользу – так в большинстве случаев думают начинающие руководители, впервые сталкивающиеся с продажами. Нам кажется совершенно очевидным, что воздействие и ответная реакция сбалансированы между собой. Мы предполагаем, что 50% вложенных в дело ресурсов обеспечат нам 50% результатов (прибыли, доходов и т.п.). Такое заблуждение в практической деятельности, особенно в бизнесе и в управлении временем, достаточно опасно. Мы должны четко понимать, что если анализировать причины и следствия в различных областях бизнеса, то в большинстве случаев будет наблюдаться ярко выраженный дисбаланс. Соотношение в разнообразных областях бизнеса может быть 75/25, 70/30, 95/5 или 80/1. Последний случай может быть описан на примере киноиндустрии, когда от проката всего четырех кинофильмов (1,3% от 300 фильмов) получают 80% всех кассовых сборов.

Принцип “80/20” значим как при краткосрочном и оперативном планировании, так и при выполнении запланированных работ. При составлении плана на конкретный временной промежуток вам прежде всего необходимо точно или с достаточной вероятностью знать, что вам принесет 80% результатов при 20% затрат вашего времени.

Применяя принцип “80/20”, вы можете получить уникальную возможность достаточно быстро улучшить свой рабочий день и даже качество вашей личной жизни. Попробуйте вдумчиво проанализировать ваши знания, умения, навыки в области профессионального, культурного, интеллектуального и физического развития. Были ли приобретены за относительно небольшие промежутки времени? Вы наверняка обнаружите, что большая часть успехов, побед, результатов и достижений реализовывались в ограниченные интервалы времени: как правило, 80% результатов было реализовано за 20% времени, а 80% остального времени позволили обеспечить оставшиеся 20% результатов.

Если принцип “80/20” в отношении вас оказался верным, можно сделать неутешительные выводы:

значительная доля наших дел имеет малую ценность;
к сожалению, 80% вашего времени вы используете неэффективно;
некоторые периоды времени имеют для вас большую ценность, чем сумма всех остальных периодов времени;
повышение эффективности использования своего личного времени по известным классическим методам и приемам сегодня уже может оказаться нецелесообразным.

Выводы влекут за собой некоторые рекомендации:

остановитесь, прекратите выполнять дела и сделайте перерыв. Подумайте, действительно ли вы сейчас, в данный момент времени, выполняете самое нужное дело;
прекратите делать то, что не дает вам желаемого результата;
пересмотрите и осознайте свои ближайшие цели и задачи с учетом затрат и предполагаемых результатов;
оцените, а если возможно, проведите расчеты, насколько целесообразно и эффективно то, что вы делаете сейчас;
если вы сможете правильно и рационально использовать основные 20% своего рабочего времени, у вас появится много свободного времени.

Рассмотрим более подробно алгоритм составления плана работ с учетом принципа “80/20”.

Ранжируйте (сортируйте) ваши дела по выбранному критерию. Например, по увеличению прибыли, уменьшению времени оборота финансов, увеличению объема продаж, уменьшению постоянных и переменных затрат, увеличению, уменьшению значимости каждого партнера и т.п. Выберите из сформированного плана главное, самое важное дело, затем менее важное дело и т.д. Определите приоритеты “доходности” дел и расположите их в порядке убывания, то есть на первом месте будет самое прибыльное дело. Подсчитайте, сколько дел и какие именно дела дают вам большую прибыль при выбранных ограничениях.

Допустим, что это дела A-1, A-2, A-3, A-4. Именно они приносят вам основную часть прибыли (возможно, те же 80%), а остальные работы приносят вам оставшиеся 20% прибыли.

Как мы уже отмечали, соотношение 80/20 для различных отраслей может быть разным: и 70/30, и 90/10, однако эти соотношения достаточно устойчивы в пределах одной отрасли или подотрасли.

Составьте план дел на день с учетом последовательности выполнения работ, начиная с A-1.
Проверьте, нет ли внутреннего противоречия работ между собой, есть ли необходимые ресурсы для их выполнения.
Разработайте перечень и план работ быстрого реагирования, то есть работ, которые занимают (требуют) незначительные промежутки времени от одной, двух минут до десяти, пятнадцати минут. Дела быстрого реагирования осуществляйте в промежутках между основными делами или во время поездок в транспорте, отдыха, прогулок.
Приступайте к выполнению работ в выбранной последовательности немедленно.

Правило “60/20/20”

Применение принципа “80/20” при разработке краткосрочных и оперативных планов по некоторым причинам, как показала практика, оказалось недостаточно эффективным. Например, при краткосрочном планировании не учитываются непредвиденные обстоятельства, в частности необходимость быстрого изменения приоритетности задач и многое другое. Для устранения этих недостатков был разработан более детальный подход, который получил название “правило “60/20/20”.

Это правило рекомендует распределять время планирования дел в следующей пропорции:

60% запланированного рабочего времени отводится для выполнения основных дел категории A и, возможно, B;
20% времени предусматривается для коллективной деятельности: выполнения дел, связанных с делегированием полномочий, для проверки качества и контроля своевременного окончания, завершения работ;
20% приходятся на непредвиденные дела (непредусмотренные, незапланированные звонки, сверхсрочные совещания, оперативки и обсуждения, незапланированный приход визитеров и т.д.).

Это правило в силу его значимости часто называют “основным правилом планирования”.

Как и когда применять методики планирования времени

Все рассмотренные методики планирования времени были нами апробированы. Исходя из личного опыта и опыта работы многих других специалистов, проведем сравнительный анализ рассмотренных методов планирования.

Наиболее простой из них – метод простого планирования. Он часто применяется в обыденной жизни.

Метод приоритетного планирования более сложен по сравнению с предыдущим, но в практической деятельности он встречается довольно часто. Многие менеджеры считают его основным.

Метод “шести задач” встречается реже, и его в основном используют топ-менеджеры и владельцы фирм.

Метод “A, B, C” значительно сложнее всех предыдущих, однако его эффективность при правильном применении высока. Данный метод применяют владельцы фирм, высшее руководство и руководители служб маркетинга, сбыта и снабжения.

Метод Эйзенхауэра является наиболее сложным, но эффективность его очень высока, поскольку все дела рассматриваются (планируются и выполняются) с учетом важности, срочности и приоритетности.

Система учета времени А.А. Любищева позволяет вести учет времени, которое затрачивается на выполнение основных и вспомогательных дел. Благодаря этой системе можно с большой точностью делать прогноз о времени на многие виды работ.

Система управления временем Б. Франклина широко используется в Америке и позволяет вести “сквозное” планирование деятельности: от принятых жизненных ценностей до выполнения повседневных дел и задач. Многие специалисты, применяющие систему Франклина, отмечают ее высокую эффективность за счет оптимального планирования дел и рационального управления временем. Следует отметить, что в данном случае эта система не противоречит системе А.А. Любищева.

При одновременном использовании двух систем можно достигнуть двойного эффекта, поскольку появляется возможность посмотреть как “вперед”, так и “назад”.

Правило “80/20” может применяться как в сочетании с перечисленными классическими методами, так и совершенно независимо, когда во главу угла ставится достижение максимальных результатов при минимизации затрат. Вы должны четко понимать, как можно достигнуть максимальных результатов за заданное и (или) ограниченное время.

Правило “60/20/20” позволяет вам с меньшими эмоциональными и физическими затратами достигать намеченных целей. Зная и успешно применяя это правило, можно за меньшее время сделать больше дел, то есть повысить свою личную эффективность.

Независимо от того, какой вы метод выберете, создадите ли свой, не делайте расписание жестким. В противном случае любой сбой в расписании по вашей вине или по вине других будет приводить к срыву остальных дел. Появление отдельных сбоев в расписании однозначно приведет к чувству вины, которое по мере ежедневного, еженедельного накопления может привести к стрессу. Если вы почувствовали, что очень устали, сделайте перерыв, отдохните. По возможности перенесите запланированные встречи.

Когда составлять расписание

Расписание на день составляется накануне вечером или утром текущего дня. Каждый из вариантов имеет свои плюсы и минусы.

Когда вы составляете расписание утром, то уже в процессе его составления вы включаетесь не только в планирование, но в реализацию некоторых пунктов плана.

Если расписание составляется накануне вечером, в конце рабочего дня, вам известно, на чем вы остановились и с чего начать завтра. Более того, вам уже не придется утром думать, что сделать сначала, а что потом. Кроме того, существует еще один отрицательный фактор, который почему-то не замечают те, кто составляет расписание утром. Начинается новый рабочий день, а это значит, к вам идут сотрудники со своими задачами и проблемами, раздаются телефонные звонки, вызывает руководство, включается факс, а вы пытаетесь в этой суматохе составить план работ. Конечно, если вы придете пораньше, то у вас есть возможность сосредоточиться и составить расписание с учетом приоритетов выполнения задач, делегированием отдельных вопросов подчиненным и т.д. Однако как только это станет вашей системой планирования, ваши подчиненные и сослуживцы очень быстро о ней узнают. История “нового рабочего дня” повторится: снова посетители, снова телефонные звонки и т.д. Через какое-то время, возможно, вы осознаете, что обстоятельства вами не контролируются. Вы понимаете, что не вы координируете и управляете процессом, а ситуация управляет всеми вашими действиями.

Многие специалисты склоняются к тому, что расписание на следующий день лучше составлять вечером после окончания или, еще лучше, в конце рабочего дня. Ваша работа по составлению плана на завтра фактически является продолжением сегодняшней. Дополнительным обоснованием составления расписания накануне вечером являются прежде всего новые открытия в области психологии.

Еще одним важным моментом является то, что ваше подсознание включится в работу вечером и будет “трудиться” даже ночью. Существует довольно большое количество методик: как управлять мозгом во время сна, как сделать сны управляемыми, но это лежит за пределами нашей темы.

Когда вы добьетесь того, чтобы вечернее планирование стало привычкой, на подготовку плана на следующий день будет уходить всего несколько минут.

Выводы и рекомендации

Выделяйте время для планирования.

Не планируйте слишком много дел на день.

При планировании концентрируйтесь на возможностях, а не на проблемах.

Организация личного планирования – дело жизненно важное, которое сильно зависит от особенностей характера и рода деятельности человека.

Каждый из нас в той или иной степени психолог и имеет возможность оценить себя адекватно. Зная свои особенности, можно как повысить свою производительность, так и работать с позитивным настроем.

Эффективную систему краткосрочного и оперативного планирования человек может разработать только сам, взяв за основу существующие методы и критически оценив преимущества и недостатки каждого из них.

Постоянно отслеживайте важные дела по правилу “80/20”: 20% затраченного времени дают 80% результата. Концентрируйте свое внимание на этих 20% важных дел. Чаще используйте правило “60/20/20”. Рассмотрите и попробуйте на практике правило “золотого сечения”.

Попробуйте в своей практической деятельности применить изложенные методики, которыми вы еще не пользовались. Апробируйте каждую методику в течение одной недели. Определите, какая из них более всего вам подходит. Модернизируйте или создайте свою систему планирования. Каждый день выполняйте хотя бы одно дело, которое кажется вам не по силам.

Г.П.Захаренко

К. т. н.,

доцент

Санкт-Петербургского университета

сервиса и экономики

Источник

Планирование в
страховании – это попытка предвидения
формирования страховых резервов как
косвенного показателя эффективности
экономики в стране, источника страховых
платежей. В связи с этим планирование
поступления страховых платежей следует
рассматривать не только как план
производства страховых услуг, но и
как план состояния и движения страховых
резервов, их величины и ассортимента.

В условиях рыночных
отношений централизованное планирование
не является главным инструментом
регулирования хозяйственной деятельности
страховой организации, поскольку
экономическое равновесие достигается
за счет функционирования рыночных
структур. Тем не менее страховое дело
как и любой хозяйствующий субъект
требует целенаправленного управления
и планирования .

роцесс планирования
страховой деятельности включает в
себя следующие элементы:

а) выбор цели и
задач;

б) последовательность
действий для реализации плана;

в) оценку затрат на
осуществление плана;

г) контроль за ходом
выполнения плана.

В настоящее время
применяются следующие методы планирования
: балансовый, нормативный, программно-целевой,
экономико-математическое моделирование.

Балансовый метод
планирования представляет собой
плановый баланс доходов и расходов,
который отражает состояние страховой
организации, результат страховых
операций, инвестиционной деятельности
, статьи доходов и расходов, а также
источники их финансирования.

В доходной части
отражаются поступления страховых
платежей из запасных и резервных фондов,
амортизационных отчислений, от
инвестирования средств и др.

В расходной части
– страховые выплаты, отчисления в
запасные и резервные фонды, на
предупредительные мероприятия (ПМ), на
ведение дел, в том числе на комиссионное
вознаграждение посредникам и страховым
агентам, выплаты по рискам, переданным
в перестрахование. Показатели баланса
позволяют определить не только
налогооблагаемую прибыль от страховых
операций, инвестиционной и иной
деятельности , но и сумму налога на
прибыль и ее дальнейшее распределение.

Поступление средств
из страховых резервов не планируется,
поскольку оно определяется фактической
убыточностью, которая будет известна
лишь в конце отчетного периода (обычно
в конце года). При этом поступление
средств из страховых резервов можно
считать условно доходом, так как по
своей экономической сущности это всего
лишь перераспределение средств
страховщика.

Расходная часть
планового баланса составляется
структурным методом (на основе структуры
тарифной ставки). Это означает, что
планирование расходов по всем статьям
проводится в той доле от суммы страховых
взносов, которая заложена на эти цели
в тарифной ставке. Например: если плановая
сумма поступления страховых взносов
составляет 1 млн. руб., а структура
тарифной ставки предусматривает, что
нетто-ставка составляет 50 %; отчисления
на предупредительные мероприятия (ПМ)
– 25; расходы на ведение дел (РВД) – 10;
планируемая прибыль (накопления) – 15 %,
то это означает, что на страховые выплаты
должно быть предусмотрено 500 тыс. руб.;
на ПМ – 250; на РВД – 100 тыс. руб. и на
накопления – 150 тыс. руб.

Структурный метод
формирования баланса имеет два
существенных достоинства. Во-первых,
он исключает влияние на размер накоплений
факторов, не зависящих от деятельности
страховых организаций (конъюнктуры
рынка, инфляционных процессов и т. п.).
Во-вторых, такой метод значительно
упрощает технику расчета отдельных
статей расходов.

В связи с тем, что
стоимостная структура тарифной ставки
по видам страхования различна, расчет
расходов рекомендуется проводить по
каждому виду страхования в отдельности.

Стоимостная структура
тарифной ставки разрабатывается
страховыми организациями самостоятельно,
поэтому иногда возникает необходимость
в корректировке тарифа или его замене.
В этом случае удельный вес нетто-ставки,
предназначенной для страховых выплат,
определяется на основе анализа динамики
показателя уровня выплат за ближайшие
годы в данной страховой организации,
а если такой статистики нет, то удельный
вес нетто-ставки определяется на основе
ожидаемого показателя убыточности
страховой суммы.

Отчисления на
предупредительные мероприятия
закладываются в тарифную ставку, исходя
из необходимости финансирования
мероприятий, обеспечивающих снижение
убыточности страховой суммы. Расходы
на ведение дела закладываются в тариф
на основе сложившегося уровня или уровня
планируемой прибыли. Уровень накоплений
закладывается в тариф в соответствии
с перспективным развитием страховой
организации и от возможностей
гарантированного функционирования в
условиях конкуренции.

Сопоставляя плановые
суммы доходов и расходов, страховая
организация определяет финансовый
результат своей деятельности за
определенный период, являющийся
источником удовлетворения
социально-экономических потребностей
работников страховой компании, и ее
дальнейшего развития.

Основу нормативного
планирования составляет разработка
страхового тарифа, позволяющего
производить не только расчеты доходов
и расходов по отдельным видам страхования,
но и оценивать плановые отчисления на
предупредительные мероприятия, ведение
дела, получение прибыли и т. п.

Поскольку
функционирование страховой организации
представляет собойдинамическую систему,
то для эффективного планирования ее
деятельности применяется еще
программно-целевое и экономико-математическое
моделирование с использованием ЭВМ.

Прогнозирование
страховых операций – важнейший элемент
успешного развития страховых организаций
в условиях рыночной экономики.Прогноз
– это вероятностная оценка будущего
состояния страховой организации,
основанная на статистических данных
прошлого и настоящего уровней.

Цель прогнозирования
– выявление главных тенденций и
закономерностей в динамике страховых
операций. Современной наукой достаточно
подробно разработаны общетеоретические
основы построения экономико-математических
прогнозов с проведением расчетов на
ЭВМ. С помощью экономико-математических
прогнозов проводится анализ динамического
ряда числа действующих договоров
страхования в предпрогнозном периоде,
а затемметодом экстраполяциивыявляется
тенденция динамики. Далее с помощью
экспертных оценок производится
корректировка этой тенденции.

Доказано, что характер
динамики экономических показателей
страховой организации удается описать
с помощью той или иной математической
функции или аналитического управления.
Подобрав соответствующее уравнение,
на основе фактических данных исчисляют
его параметры (постоянные коэффициенты).
Исчислив параметры уравнения, производят
выравнивание, или налаживание динамического
ряда, изменяя в уравнении только временной
параметр (t). Способы выравнивания
детально разработаны математической
статистикой.

Рассчитанные по
уравнению и нанесенные на график
значения показателей дают функциональную
кривую, которая наглядно показывает
тенденцию движения ряда. Экстраполируя
эту кривую, получают прогноз на будущее.

Таким образом,
основным условием достоверного
прогнозирования являетсяправильный
выбор уравнения для описания тенденции.
Так, например, ряд проб и испытаний
разнообразных кривых показал, что
динамику числа действующих договоров
страхования наиболее точно отражает
уравнение логистической функции:

(7)

где Y(t)- численность
страхователей (число действующих
договоров страхования);

L – предельное значение
Y(t);

a, b – параметры
(коэффициенты) уравнения, которые
исчисляются, исходя из фактических
значений динамического ряда за
предпрогнозный период;

е – основание
натурального логарифма, равное 2,718;

t – время, переменная
величина, от изменения которой зависят
конкретные годовые значения прогноза.

Графически
логистические кривые похожи на латинскую
букву “S” в силу чего их называют
“S-образные кривые”.

Остальные показатели
(например, поступления страховых взносов,
страховые выплаты и др.), посредством
которых можно прогнозировать финансовые
результаты страховых операций,
определяются путем выявления корреляционных
зависимостей, при помощи построения
уравнений регрессии, отражающих
зависимость поступлений взносов от
изменения количества договоров
страхования и доходов населения
(поскольку сумма поступлений зависит
от числа застрахованных и размера
уплачиваемых каждым из них страховых
взносов).

Объемы страховых
выплат в прогнозируемом периоде могут
быть определеныпо уравнению регрессии,
отражающему зависимость выплат от
поступления страховых платежей.
Аналогичным образом можно прогнозировать
и расходы на ведение страховых операций.
Затемсальдовым методом определяются
финансовые результаты.

Вначале строится
так называемый точечный прогноз. Он
показывает вероятные средние значения
исчисляемых показателей. Прогноз
достоверен, но в пределах определенных
отклонений. Вероятная величина отклонений
исчисляется как величина, пропорциональная
среднему квадратичному отклонению с
коэффициентом пропорциональности td,
определяемым по распределению Стьюдента
(числовые значения коэффициента Стьюдента
(td) приводятся в специальных таблицах).

Ежегодные значения
интервального прогноза могут быть
исчислены по формуле

(8)

где d – среднее
квадратичное отклонение фактических
значений от выровненных в динамическом
ряду за предпрогнозный период;

td – коэффициент
Стьюдента;

Y(t) – вероятное среднее
значение.

В силу изменений
общей экономической обстановки в стране
считается целесообразным разрабатывать
скользящие прогнозы со смещением вперед
на один, два или три года предпрогнозного
и прогнозируемого периода. Составление
таких скользящих прогнозов обеспечивает
систематическую корректировку прогнозных
показателей, что в свою очередь дает
возможность составлять реальные планы
и корректировать их.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник

Тема. Планирование и прогнозирование страховой деятельности.

Планирование в страховании – попытка предвидения формирования страховых резервов и источника страховых платежей. Процесс планирования страховой деятельности включает следующие элементы:

1. выбор цели и задач;

2. последовательность действий при реализации плана;

3. оценка затрат на осуществление плана;

4. контроль за ходом выполнения плана.

Специфика планирование деятельности страховщика определяется следующими факторами:

1. страховая деятельность связана с формированием и использованием страховых фондов в связи со страховыми случаями;

2. необходимо планировать объем страховой премии и страховых выплат исходя из условий высокой степени неопределенности ожидаемого количества договоров страхования и предполагаемой вероятности наступления страховых случаев по рисковым видам страхования;