Как составить план по управлению проектом

Как составить план по управлению проектом

#статьи

  • 14 мар 2023

  • 0

Разрабатываем план проекта: что в нём должно быть и где взять образцы плана

План — обязательная часть любого проекта. Из статьи вы узнаете, как создать план проекта по рекомендациям PMBok или с помощью философии Agile.

Иллюстрация: Mike Dotta / Shutterstock / Colowgee для Skillbox Media

Дарья Чепурнова

Обозреватель Skillbox Media, отраслевой журналист. Работала с TexTerra, SMMplanner, «Нетологией», «ПланФактом», Semantica. Написала больше 60 текстов для рекламных кампаний в «Дзене». Вела нишевой канал на YouTube.

О плане проекта рассказал

Эксперт в области управления цифровыми проектами с 17-летним международным опытом. Бизнес-архитектор. Студент программы Skillbox и СПбГУ MBA «Лидеры изменений».

Проект — это временное предприятие, направленное на создание уникального результата, например продукта или услуги. У проектов есть свои ограничения по времени, бюджету, содержанию. Чтобы прийти к намеченному результату, нужен план.

В этом материале Skillbox Media расскажем о плане проекта.

  • Что такое план проекта и зачем он нужен
  • Что входит в планирование
  • Как планировать по PMBoK
  • Как устроено планирование в Agile
  • Где брать шаблоны

План проекта — документ, в котором описан проект. В него обычно включают ряд последовательных действий, мероприятий или задач. Эта последовательность показывает, как команда будет достигать цели в установленный срок и с ограниченными ресурсами.

Вот какие элементы ещё есть в документе:

  • цели, задачи — к чему нужно прийти;
  • заинтересованные стороны — все, кому важен результат;
  • график работ, в котором можно наметить контрольные точки;
  • бюджет, все необходимые ресурсы;
  • коммуникация — как команда проекта и заинтересованные стороны будут обмениваться информацией.

План может быть мультисценарным. Это значит, что в нём будет указано несколько сценариев развития проекта и последовательность действий для них. Это помогает снизить риски — если что-то пойдёт не так, вы будете готовы активировать план Б или использовать резерв времени или бюджета.

План проекта составляют на этапе подготовки. Сначала он может быть укрупнённым — только с важными ограничениями и этапами. Позже его могут детализировать, уточнять или корректировать. Но работают с ним всегда в одном документе, чтобы не упустить из виду ничего важного.

План проекта нужен менеджерам, команде и всем заинтересованным сторонам. Он помогает координировать действия и достичь намеченной цели. Можно сказать, что проект без плана — как корабль без навигации и карты:

  • невозможно определить, держит он курс или нет;
  • нельзя понять, есть ли проблемы и в чём они состоят;
  • есть риск, что команда проекта выгорит, потеряет мотивацию, не достигнув цели.

Курсы Skillbox для тех, кто хочет освоить проектный менеджмент

  • «Профессия Менеджер проектов» — изучить разные методологии и управлять бюджетом, сроком и командой.
  • «Управление проектами» — сопровождать проекты из любой отрасли на каждом этапе, от брифования до поддержки.
  • «Управление командами» — управлять конфликтами, мотивировать и развивать сотрудников.

Планирование — это процесс создания плана. За него обычно отвечает менеджер проекта. Но он может подключать к нему членов команды и заинтересованные стороны, чтобы согласовать цели, задачи, ограничения и другие важные элементы плана.

Приступить к планированию невозможно без формулировки цели проекта и определения его заинтересованных сторон. Только после этого можно отвечать на вопросы: что и зачем делаем, как, когда, кто за это отвечает, сколько это будет стоить и что будет, если что-то пойдёт не так.

Поиск ответов на эти вопросы — и есть планирование. Подробнее обо всех его этапах можно почитать в отдельной статье. Здесь перечислим принципы, которых нужно придерживаться для успешного планирования:

  • Держите цели и задачи в фокусе. Менеджеру проекта важно проявить лидерские качества и повести за собой команду к общей цели. Поэтому он сам должен фокусироваться на ней.
  • Сделайте планирование коллективным творчеством. Подключайте к процессу как можно больше участников и заинтересованных сторон. Это сделает план проекта проработанным и устойчивым.
  • Используйте принцип меритократии. Он подразумевает, что важные решения должны принимать компетентные люди. Поэтому учитывайте все мнения, но они должны влиять на проект в разной степени. Создавайте такие условия, чтобы объективно талантливые люди могли влиять на принятие решений.
  • Не бойтесь вносить изменения в план. Управляйте ими умно и проактивно. Помните, что план устаревает в момент, когда он готов. Поэтому старайтесь предвидеть возможные трудности и действуйте на опережение.

Дополнительный совет — развивайтесь сами и развивайте свою команду. Изучайте принципы и подходы к планированию, которыми пользуются ваши коллеги и конкуренты по отрасли. Со временем это поможет проще планировать, работать и взаимодействовать с командой.

PMI — институт управления проектами — выпускает PMBoK (Project Management Body of Knowledge). Это свод знаний по управлению проектами. В PMBoK среди прочего описано планирование.

Согласно PMBoK, планирование — постоянный процесс. Для него менеджер должен использовать почти все области знаний, описанные в своде. Это управление:

Содержанием. На этом этапе идёт сбор требований заказчиков и заинтересованных сторон, определение целей: чего нужно достичь. На нём можно составить иерархическую структуру работ — список всех небольших задач, необходимых для достижения цели.

Сроками. Чтобы оценить сроки, нужно определить состав работ, взаимосвязи между задачами, необходимые ресурсы. Потом оценить длительность операций и разработать расписание работ.

Стоимостью. Это стоимостная оценка работ и необходимых ресурсов. Когда она проведена, менеджер может разрабатывать бюджет.

Качеством. Это планирование уровня качества и контрольных точек, на которых его нужно проверять.

Ресурсами. На этом этапе разрабатывают план управления человеческими ресурсами — распределяют роли и формируют команду. Это особенно важно в проектах, связанных с серьёзными изменениями в организации. На нём также определяют необходимые ресурсы — например, какой понадобится софт.

Коммуникациями. На этом шаге определяют форматы, глубину, частоту и каналы коммуникаций — как все участники проекта будут взаимодействовать между собой.

Рисками. Это поиск и идентификация рисков, их качественный, количественный анализ и разработка планов действий для случаев, если риски наступят.

Интеграцией. Это сборка всех «элементов» в единый план управления, согласование с командой и заинтересованными сторонами. Интеграция позволяет объединить усилия всех сторон для достижения цели.

Этот список можно использовать как чек-лист, чтобы убедиться в полноте плана проекта. Если какая-то область знаний не учтена, постарайтесь понять, как это исправить. Например, можно привлечь кого-то в качестве заинтересованного лица, спонсора, партнёра или члена команды, чтобы он помог вам в управлении рисками или ресурсами.

Agile — методология гибкого управления. Её особенность в том, что команда работает короткими циклами. Результат проекта может быть неизвестен, главная цель разработки — сделать продукт, полезный пользователям. Так как результат неизвестен, нельзя составить план проекта перед его запуском.

Но в Agile составляют планы при формировании бэклога спринта. Спринт — это цикл работы, бэклог — перечень задач, которые нужно выполнить в этом цикле. Исходя из этих задач, менеджер планирует ресурсы, длительность, стоимость каждого спринта и приоритет работ в нём.

Поэтому планирование в Agile остаётся, но этот процесс совмещён с фазой исполнения и «растворён» в ней. Вы можете часто встречаться с командой и клиентом, чтобы контролировать и корректировать план.

В программах для управления проектами встречаются готовые шаблоны планов. В некоторых программах форматы планов подобраны для разных проектов и подходов к управлению.

В Skillbox Media есть подборка из восьми программ для менеджера проектов. Здесь мы перечислим главное, что о них нужно знать:

  • MS Project — самое популярное, но сложное решение, оплата которого сейчас недоступна в России.
  • Wrike — облачный сервис для планирования и управления проектами.
  • Comindware — сервис с облачной и локальной версией, большим числом шаблонов. Подходит для Agile-разработки.
  • «Аспро.Cloud» — российский облачный сервис, подходящий для Agile.
  • Podio — программа с открытым исходным кодом, которую можно интегрировать с любыми сервисами.
  • Worksection — сервис, который прекратил работу с пользователями из России.
  • Advanta — российская программа, поддерживающая методологии Scrum и Agile.
  • Jira — сервис, который работает на сервере или облаке. Оплатить его из России нельзя.
  • «Битрикс24» — российский комплексный софт, в котором есть функция управления проектами.

Редакция «маркетинг» рекомендует

Как узнать больше об управлении проектами

  • Управление проектами — отдельное направление в менеджменте. В нём много методик, принципов, концепций и практик. Начать изучение темы можно с этого материала Skillbox Media.
  • Чтобы правильно составить план проекта, можно использовать декомпозицию. Это значит разобрать проект на небольшие части, или задачи. Так вы поймёте, сколько ресурсов и времени понадобится на достижение цели. Прочитайте наш гайд, чтобы научиться декомпозиции.
  • За управление проектами отвечают менеджеры. Они умеют планировать, выстраивать систему коммуникаций, управлять командой и процессами и много что ещё. Узнать о профессии подробнее можно в этом материале Skillbox Media.
  • Если вы хотите стартовать в профессии, приходите на курс Skillbox «Профессия Менеджер проектов». На нём учат определять цели проекта, собирать команду, работать с бюджетом, общаться с заказчиком. Также на курсе можно научиться готовить презентации и работать с Excel: делать сложные расчёты и готовить отчёты.

Другие материалы Skillbox Media о проектном менеджменте

  • Что такое проект и что может быть его целью
  • Главное о PMBoK — своде знаний по управлению проектами
  • Что такое KPI, какие они бывают, как их разработать и показать графически
  • Пошаговое руководство по управлению бюджетом проекта
  • Что такое матрица RACI и как она помогает достигать целей в срок

Научитесь: Профессия Менеджер проектов
Узнать больше

Источник

Зачем нужен план управления проектом, как его разработать и можно ли самому его разработать? Конечно, наша статья не заменит работу проектного менеджера, но поможет понять, как разработать основы плана управления проектом в Worksection и чем хороший план отличается от плохого.

Что такое план управления проектом?

План управления проектом — документ, который описывает, как выполнять проект, какие критерии успешности проекта и как его завершить. В плане отображается пять этапов жизни проекта:

  1. старт
  2. планирование
  3. выполнение
  4. мониторинг выполнения
  5. завершение.

В создании project management plan участвуют проектный менеджер, команда проекта и ключевые стейкхолдеры — люди и организации, которые влияют на проект: инвестор, заказчик, акционеры.

У плана проекта нет единственно правильной структуры и формата работы. Поэтому в статье мы расскажем о важных элементах плана управления проектом и о том, как упростить его создание.

Подробнее о структуре и содержании плана читайте в PMBOK — Своде знаний по управлению проектами. Руководство по работе с новым PMBOK шестой редакции продается на сайте Института управления проектами. Для работы над статьей мы использовали PMBOK пятой редакции, который можно легально скачать в UDiNus Repository.

План управления проектом — это не что-то стабильное. По ходу работы с проектом менеджер и команда могут определить другие KPI или понять, что не хватает ресурсов для выполнения задачи. Справедливо сказал автор матрицы Эйзенхауэра, тридцать четвертый президент США Дуайт Эйзенхауэр: План устаревает, как только вы завершаете его разработку«.

Из чего состоит план управления проектом?

В начале указывают резюме плана и краткое описание:

  • в резюме описывают цели, ожидаемые результаты, проблему проекта и её решение;
  • в кратком описании плана описывают ключевые элементы проекта, которые подробно раскрываются в плане управления проектом.

План управления проектом объединяет базовые и рабочие планы.

Базовые планы определяют прогресс проекта. Базовые планы разрабатывают до начала проекта и они не меняются до его завершения (в отличие от плана управления проектом).

В project management plan входят три базовых плана:

  • базовый план содержания и границ проекта. Содержит цели, задачи, критерии успешности проекта.
  • базовый календарный план проекта. Содержит границы проекта, сроки начала и завершения отдельных задач.
  • оценка базовых затрат проекта. Содержит оценку ресурсов, которые нужно потратить на выполнения проекта.

На основе базовых планов разрабатывают рабочие планы управления отдельными элементами проекта: сроками, затратами, ресурсами. В рабочих планах проектный менеджер описывает, что и как вы будете делать, как будете следить за выполнением отдельных элементов проекта.

Worksection

В Worksection диаграмма Ганта показывает разницу между базовым и рабочим планом. Так, границы проекта в базовом плане отмечены синим цветом, а вовремя завершенные и просроченные задачи в рабочем плане — зеленым и красным соответственно.

Например, в рабочем плане управления командой проекта прописывают, кто попадет в команду проекта. Так, для того, чтобы внедрить систему лояльности для клиентов, понадобится руководитель проекта (менеджер), аналитик, специалист по внедрению, разработчики и аккаунт-менеджер.

В рабочем плане управления жизненным циклом проекта определяют, как долго продлится проект. Это легко сделать при работе по методологии Waterfall, в которой фазы проекта идут в четкой последовательности. А вот в Agile не получится спланировать проект от начала и до конца. Так, ретроспектива в первом спринте Scrum приведет к изменению планированию в другом спринте.

План управления проектом нужен для того, чтобы…

  • Объяснить стейкхолдерам, какую проблему решает проект и зачем вкладывать в него деньги.
  • Скоординировать участников проекта: проектного менеджера, команду проекта и стейкхолдеров.
  • Найти проблемные точки проекта до начала разработки. Особенно это важно для долгосрочных и дорогостоящих проектов. В Agile-проектах проблема частично решается постоянным тестированием и поиском уязвимых мест.
  • Подобрать правильные программы, техники, инструменты и команду для снижения затрат и рисков.
  • Определить дедлайн проекта. План управления проектом также показывает, сколько времени у члена команды на решение задачи.
  • Понимать, на каком статусе находится проект. Особенно это важно, когда вместе жесткой последовательности этапов (Waterfall) проект разбит на маленькие рабочие кусочки-итерации (Agile).
  1. Определите стартовые условия разработки плана.
    Определите, с кем вы будете разрабатывать план, где и когда. Также пропишите методики (например, брейншторминг) и программы для планирования проекта (Worksection, Microsoft Visual Studio), которые будете использовать.

  2. Определите стартовые условия проекта.
    Опишите содержание проекта, список требований к управлению и результатам проекта. К примеру, вы хотите запустить годовой проект по продаже неоновых спиннеров с принтами супергероев. Успех проекта подразумевает продажу 100 тысяч единиц товара за 12 месяцев со старта проекта, после чего проект будет завершен.

  3. Определите, какие задачи будет выполнять проектная команда, а какие вы отдадите на аутсорс.
    Поговорите с командой перед стартом — так вы лучше поймете компетенции и заинтересованность участников в будущем проекте. В Agile-манифесте справедливо отмечено: «Над проектом должны работать мотивированные профессионалы. Чтобы работа была сделана… доверьтесь им».

  4. Выстройте иерархическую структуру работ (WBS), разбив проект на меньшие куски.
    WBS — это деление проекта на конкретные результаты для достижения целей проекта. Например, в проекте неоновых спиннеров один из крупных элементов WBS — «Купленный и обустроенный склад». Он включает в себя несколько элементов-результатов: «Согласованные стоимость и сроки передачи», «Посещенные 10 потенциальных объектов», «Разработанная система логистики», «Заключенный договор».

  5. Пропишите набор задач для выполнения каждой части WBS и постройте зависимость между ними.
    Так, построить региональный склад для хранения спиннеров можно только после анализа рынка и расчета логистики в этом районе.

  6. Определите необходимые компетенции для выполнения каждой задачи.
    Сосредоточьтесь на «идеальных» для задач требованиях, чтобы не начать подгонять требуемые знания и навыки под потенциальных участников проекта.
  7. Оцените, сколько времени и денег вы потратите на выполнение задач.


  8. Разработайте критический путь проекта.
    Методика критического пути хороша для продуктового бизнеса. В Worksection критический путь можно построить через диаграмму Ганта.

  9. Создайте календарный план проекта.
    Отметьте начальную, промежуточные и конечную даты. Например, начальная дата — 1 ноября, запуск проекта, 1 декабря, 31 декабря, 15 января — промежуточные даты продаж в честь праздников, 20 февраля — конечная дата, подведение итогов.

  10. Рассчитайте стоимость проекта.
  11. Уточните требования к качеству. Каким стандартам качества должны отвечать изготовленные спиннеры? Какие условия хранения должны быть на складах, чтобы принты на спиннерах не отслаивались, а краска — не слезала?
  12. Назначьте ответственных по задачам.

  13. Определите, как вы будете работать с ключевыми стейкхолдерами.
    Подберите каналы связи и определите степень вовлечения стейкхолдеров в работу над проектом. Будет ли инвестор влиять на ассортимент принтов и цвет спиннеров? Смогут ли акционеры добиться досрочного завершения проекта в случае его неудачи в первые 3 месяца? Наладив коммуникации со стейкхолдерами, вы сможете выработать единое видение проекта.



  14. Просчитайте риски.
    В примере со спиннерами это может быть перенасыщение рынка, судебный иск о нарушении авторских прав, нарушение поставщиком условий договора. Анализируя риски, используйте данные с предыдущих пунктов.
  15. Запишите ограничения проекта.
    Детали спиннеров доставляют из Китая, которые собирают в Украине. Такая схема ограничивает возможность жестко контролировать качество материалов и быстро переналадить производство в случае брака.
  16. Проверьте все пункты плана.
    Что вы упустили, а что оказалось лишним? Доработайте список закупок и согласуйте план со стейкхолдерами — у вас на руках готовый план управления проектом!

5 вопросов для проверки плана управления проектом

  1. Почему? Какую проблему решает проект, в чем его ценность?
  2. Что? Какие главные результаты (deliverables) проекта? Что сделать для его успешного завершения?
  3. Кто? Кто работает над проектом и за что отвечает каждый из участников проектной команды?
  4. Когда? Когда проект начнется и закончится? Когда будут достигнуты контрольные точки (milestones)?
Источник

План управления проектом – что включает и как его разработать

Есть хорошее выражение, о котором нужно помнить при сдаче PMP: первое, что делает руководитель проекта при возникновении риска, изменения или любой мало-мальски нештатной ситуации – это открывает план управления проектов и смотрит, что ему делать (там он уже точно это написал, если это хороший РМ). Утопия, конечно, но концепцию описывает хорошо. Итак, что такое план управления проектом и как его составить?

Самое главное – нужно понимать, что сам процесс составления плана управления проектом отлично демонстрирует принцип интеграции – не получится просто сесть, взять и написать его. Потребуется множество уточнений других планов, состыковок и компромиссов прежде чем у вас будет результат, который можно и нужно использовать. Если план управления проектом удалось завершить в 2-3 итерации – это уже успех, но в жизни  у меня так ни разу не получилось.

Что включает план управления проектом

Итак, на этапе планирования проекта вы формируете единый документ или пакет документации, в который включаете следующую информацию:

  1. Какие именно процессы управления проектом будут именно в вашем проекте? Будете вы в нем вообще системно заниматься вопросом, например, вовлечения стейкхолдеров? Или у вас внутренний проект без денег и вопросы управления стоимостью тут неприменимы? Это делается для того, чтобы ограничить круг задач, которые должен интегрировать РМ.
  2. Планы управления по всем областям знаний, которые вы включили в проект – как вы будете управлять сроками, деньгами, людями, закупками и проч.?
  3. Базовые планы по срокам (календарный план), бюджету (бюджетный план) и содержанию (WBS) проекта – то, как вы спланировали это все изначально, до старта работ (вы же не начали работы без плана, правда?), и против чего будет меряться прогресс проекта на этапе выполнения.
  4. План управления требованиями – описание того, как вы будете собирать, приоритезировать и управлять требованиями заказчика и стейкхолдеров. Эту часть, почему-то, часто оставляют за бортом, если проект не связан с ИТ (как-то сложилось, что требования – это про ИТ проекты), но это ошибка. Например, если вы строите луноход – то к луноходу тоже будут требования, и ими тоже нужно будет управлять.
  5. План управления изменениями – формализованный процесс того, что вы будете делать в случае, если в проекте появилось какое-то изменение со стороны (например, Заказчик сказал сделать быстрее) или  вы запросили это изменение сами (например, хотите заменить один функционал другим из-за возникновения какого-то риска). В плане прописывается, кто и в каком порядке предлагает, учитывает и авторизует изменения.
  6. План управления конфигурацией – замечательная вещь, про которую часто забывают. В плане управления конфигурацией описывается то, как вы будете работать с инфраструктурой проекта, то есть с тем, что используется в процессе выполнения проекта для обеспечения взаимодействия. Сюда может относиться система контроля кода, баг-трекер, библиотека проектной документации, используемое программное обеспечение и многое другое. Цель этого плана – описать, как именно это использовать, чтобы избежать ситуации, когда, например, Заказчик подписал одну версию ТЗ, разработчик разработал по другой, а тестировщик проверил по третьей, да еще и на другой версии Windows. Вот чтобы такого не случилось, не были потрачены ресурсы и не было мучительно больно – и нужен план управления конфигурацией.
  7. План улучшения процессов – самый неочевидный из всех и наиболее редко используемый, в основном потому, что мало кто понимает, зачем он нужен. Но, если задуматься, мало какие проекты включают в себя только уникальные и не повторяющиеся задачи. Например, в проекте строительства дома будет многократно повторенная задача по вставке окон, а в проекте разработки  CRM-системы – задача по установке очередной версии для тестирования на сервера. Цель плана улучшения процессов – заранее обдумать и спланировать, как мы будем (и будем ли) анализировать выполнение таких повторяющихся задач, чтобы оптимизировать сроки, бюджет или другие ресурсы. К слову, сюда же могут относиться не только задачи по созданию продукта проекта, но и задачи по управлению проектом. Например, в какой-то момент, после 5й встречи по скайпу всей командой, мы соберемся и обсудим, как сделать эту встречу эффективнее.

Наверняка после того, как вы прочитали весь этот список, ваша главная мысль – “я так и знал, что управление проектами – это про написание кучи никому не нужно макулатуры”. Если так, то вернитесь и перечитайте п.1. В плане управления проектом совсем необязательно а) должны быть все эти планы б) все эти планы должны быть на бумаге.

Если вы уверены в том, что вашего понимания того, как вы будете управлять изменениями “в голове” будет достаточно – значит, не нужно тратить время и писать этот план.

По большому счету, опытный РМ тем и отличается от неопытного, что может легко сказать, какие именно инструменты управления проектами и в какой степени он будет  использовать в конкретном проекте.

Как разработать план управления проектом

Как уже было сказано выше, разработка плана управления проектом – процесс итерационный и, как правило, выполняется в следующем порядке:

  1. Определяется, как вы будете планировать (один, с другом, с командой, где, как, когда и проч.)
  2. Определяется список требований к результату проекта и к управлению проектом (с указанием приоритетов)
  3. На основе требований разрабатывается описание содержания проекта или видение проекта (что будет в итоге на выходе проекта?)
  4. Принимаются решения о том, что именно будет приобретаться (в том числе какие работы “как сервис”), а что – делаться силами команды
    1. Создается WBS (ИСР) проекта, декомпозирующая результат проекта на управляемые куски. Это наш будущий базовый план содержания проекта.
  5. Для каждой работы в WBS определяется набор задач для ее выполнения (что нужно сделать, чтобы получить данный конкретный результат?)
  6. Строятся зависимости между задачами (для выполнения задачи 5 должны быть выполнены задачи 2 и 4)
  7. Определяется, какие знания и навыки нужны для выполнения каждой задачи (обратите внимание, что пока речь не о членах команды, а о компетенциях!)
  8. Оцениваются длительность и стоимость выполнения каждой задачи (наконец-то началась знакомая всем часть, правда?)
  9. Определяется критический путь проекта (теперь мы знаем, сколько всего времени нужно на весь проект)
  10. Разрабатывается календарный план проекта (если на предыдущих шагах все сделано верно – то достаточно будет задать начальную или конечную дату и получить результат). Это наш будущий базовый календарный план проекта.
  11. Определяется стоимость проекта (во сколько же обойдется этот конечный результат). Это наш будущий базовый план стоимости проекта.
  12. Уточняются требования к качеству (как поймем, что то, что мы сделали в проекте, мы сделали хорошо?)
  13. Разрабатывается план улучшения процессов (см.выше)
  14. На задачи назначаются конкретные люди (тут мы пытаемся связать требуемые компетенции для конкретных задач с компетенциями конкретных членов команды)
  15. Планируются коммуникации и работа со стейкхолдерами (как будем работать с окружающими людьми в проекте и вне него)
  16. Производится анализ рисков на основе всего, что мы напланировали раньше (и тут нас ждет множество сюрпризов)
  17. Посмотрев на все это и поняв, что ничего ни с чем не сходится – возвращаемся в самое начало и пытаемся последовательно достичь баланса, учитывая ограничения проекта.
  18. После того, как после N итераций мы достигли какого-то баланса – разрабатывается план управления изменениями, доводится до ума перечень закупок и требований к ним, все написанное выше складывается в одну кучку и согласуется с заинтересованными лицами – и наш план управления проектом готов.

Надеюсь, всем понятно, что список предельно упрощен и не ставит целью описать процесс планирования полностью? Это только подводка к тому, как именно появляется план управления проектом. А детальное описание конкретных шагов в деталях всегда можно найти в разделе Нескучная теория в этом блоге.

Несмотря на то, что план управления проектом кажется сложным – нужно попробовать, чтобы понять, что он не содержит ничего лишнего, и что один раз сделав эту работу, вы значительно облегчаете дальнейший ход проекта.

Удачи!

Информация полезна? Поддержи развитие проекта!

На кофе и новые материалы для читателей блога 🙂

Еще статьи

Показать еще

комментарии

Подписаться на нашу рассылку

Еженедельная рассылка полезных материалов

Источник

Планы проектов необходимы для грамотной организации и выполнения всех связанных с проектом действий. Хороший план проекта помогает начать работу со всеми необходимыми элементами под рукой: от целей и бюджетов до вех и планов обмена информацией. С помощью плана работ вы сэкономите время (избежав ненужной головной боли) и обеспечите успешность своего проекта.

Что такое план проекта?

План проекта, также называемый планом работ, представляет собой своего рода схему ключевых элементов, которые необходимо реализовать, чтобы коллектив успешно достиг целей проекта. План проекта должен содержать информацию о графике проекта, объёме работ, сроках их выполнения и ожидаемых результатах. Кроме того, он должен быть создан на платформе, доступной всей команде. Создав план проекта в системе управления работой, вы сможете централизованно планировать и контролировать работу, а также вести отчётность по ней.

Бесплатный шаблон кросс-функционального проекта

Если вы все ещё не понимаете, что такое план проекта, ниже приводятся его отличия от других элементов проекта:

План проекта и план работ

План проекта и план работ — это одно и то же. Разные группы и отделы могут отдавать предпочтение тому или иному термину, но оба они в конечном счёте описывают одно и то же понятие: общий перечень действий, которые необходимо предпринять, чтобы достичь целей проекта.

План проекта и устав проекта

 — это инструмент, который можно использовать для получения согласования от ключевых заинтересованных сторон перед началом проекта. Поэтому устав проекта создаётся до начала работы над планом проекта. Устав проекта — это упрощённая версия плана проекта, в которой указываются только цели, объём и обязанности в рамках проекта. После согласования устава проекта можно приступить к созданию его плана с более детальной прорисовкой ключевых элементов.

Читать о трёх элементах, необходимых каждому уставу проекта

План проекта и объём проекта

Объём проекта определяет его размер и границы. Это часть плана проекта, поэтому необходимо определить объём проекта и поделиться им со всеми заинтересованными сторонами. В случае обнаружения расползания границ проекта, можно будет уточнить объём, заранее определённый в плане проекта, и вернуться в предусмотренные рамки.

Чтобы ваш стратегический план был полным, в него необходимо включить график проекта, но для плана работ требуется не только это. Также нужно указать и другие ключевые элементы, такие как заинтересованные стороны, цели и вехи.

Читать краткое руководство по определению объёма проекта за 8 действий

План проекта и agile-проект

Управление проектами методом Agile — это основа, позволяющая разбить работу коллектива на типовые компоненты. Принципы Agile часто используются в сочетании со Scrum- и спринт-методологиями. Как и в случае любого другого проекта, командам, работающим по системе Agile, не помешает составить план проекта до начала работ.

Читать об Asana для Agile и Scrum

Почему планы проекта так важны?

Планы проекта закладывают основу для всего проекта. Без него у вас не будет первого критически важного этапа в общем процессе управления проектами. Чётко прописанный план управления проектом служит ориентиром для всех заинтересованных сторон и обеспечивает ясность их функций в проекте. По нему можно судить о наличии всех необходимых ресурсов до начала реализации проекта.

Кроме того, план проекта позволяет вам как лицу, ответственному за его реализацию, прогнозировать возможные проблемы ещё на этапе планирования. Таким образом вы сможете обеспечить реализуемость проекта и при необходимости скорректировать его курс. Согласно исследованию, проведённому Институтом управления проектами, существует тесная взаимосвязь между планированием проекта и успешностью его реализации: чем более чётко проработан план, тем лучше конечный результат. То есть качество планирования определяет эффективность и результативность проекта.

[Вид списка] План проекта брендовой кампании в Asana, список в стиле электронной таблицы

Семь шагов по составлению плана проекта, который будет вести вас правильным курсом

Для того чтобы составить чёткий план управления проектом, необходимо обеспечить контроль всех подвижных частей проекта. Какой бы проект вы ни планировали, у каждого плана работ должны быть следующие элементы:

  • Цели и задачи проекта

  • Показатели успеха

  • Заинтересованные стороны и их функции

  • Объём и бюджет

  • Вехи и ожидаемые результаты

  • Хронология и график

  • План обмена информацией

Не знаете, что означает или как должен выглядеть каждый из перечисленных элементов? Давайте рассмотрим их подробнее.

Шаг 1. Определение целей и задач

Раз вы работаете над планом проекта, для этого должна быть какая-то причина. Скорее всего, перед вами, вашим коллективом или компанией поставлена некая конечная цель. Но как узнать, достигнута ли эта цель, если у вас нет возможности оценить успех?

Для любого плана проекта должен быть чётко обозначен желаемый конечный результат. Определение целей не только служит обоснованием для плана проекта, но также обеспечивает единое понимание ситуации и позволяет сосредоточиться на получении желаемого результата. Кроме того, исследования показывают, что сотрудники, понимающие, как их работа способствует достижению целей компании вдвое более мотивированы по сравнению с остальными. При этом лишь 26% сотрудников имеют такое понимание. Это объясняется тем, что в большинстве случаев цели ставятся в отрыве от реальной работы. Определив цели в плане работ, вы сможете грамотно организовать работу, выполняемую вашим коллективом, с привязкой к целям проекта, которых вы намерены достичь.

В чём разница между целями и задачами проекта?

В общем случае цели проекта стоят выше, чем задачи проекта. Составив список целей проекта, определите, что должно произойти после его успешной реализации, и в какой степени проект соответствует бизнес-задачам. С другой стороны, задачи проекта формулируются для того, чтобы сосредоточить усилия на конкретных результатах, которые вы ожидаете получить по завершении проекта.

В плане проекта задаётся направление, в котором будет продвигаться ваш коллектив на пути к поставленным целям, решая те или иные задачи проекта. Если прописать свои цели непосредственно в документации по планированию, путеводная звезда вашего проекта всегда будет перед вами. Определяя объём и график работ по проекту, обязательно сверяйтесь со своими целями, чтобы выполнение работы способствовало решению главных задач.

Читать статью «Как создать эффективную цель проекта (с примерами)»

Шаг 2. Определение показателей успешности

Определив цели, позаботьтесь о том, чтобы можно было измерить успешность их достижения, установив соответствующие ключевые показатели. Поставленная цель отражает намеченный результат. При этом вам нужен некий ориентир для оценки успешности достижения этого результата. Лучший способ сделать это — установить цели по методу SMART. Формулирование целей по методу SMART обеспечивает чёткость и измеримость показателей успешности, с помощью которых в конце проекта можно будет легко определить, в какой степени эти цели были достигнуты.

Например, целью мероприятия может быть проведение ежегодной трёхдневной конференции для специалистов в области SEO 22 июня. Показателем успешности достижения этой цели может быть участие в конференции не менее 1000 человек. Это чёткий и измеримый показатель.

Шаг 3. Определение заинтересованных сторон и их функций в проекте

Реализация проекта обычно подразумевает привлечение различных участников для выполнения тех или иных работ. Пропишите в плане управления проектом, какие специалисты будут участвовать в проекте, и какую функцию будет выполнять каждый из них. Это поможет определить, кто за какую задачу отвечает (об этом мы скоро поговорим), и даст заинтересованным сторонам понять, как вы видите их участие в проекте.

В рамках этого процесса определите те или иные функции и обязанности, которые могут выполнять заинтересованные стороны. Например, кто непосредственно отвечает за успешность проекта? Планируется ли привлекать каких-либо специалистов, которые будут согласовывать окончательные варианты? Какие смежные заинтересованные стороны будут предусмотрены в плане проекта? Есть ли какие-либо факторы риска с точки зрения управления, которые необходимо учесть?

При этом можно использовать такую систему, как матрица RACI, помогающую определить, кто управляет проектом, кто будет согласовывать решения, кто будет участвовать в проекте и кого нужно будет информировать о ходе работ по нему.

Затем, определив все заинтересованные стороны и их функции, позаботьтесь о том, чтобы эта информация была задокументирована в плане проекта. По завершении работы над планом он станет единым источником достоверных сведений для всех участников.

Читать о девяти стратегиях для успешного управления несколькими проектами

Шаг 4. Определение бюджета

Реализация проектов обычно стоит денег. Независимо от того, привлекаются ли фрилансеры для написания контента или поставщик услуг питания для проведения мероприятия, вам наверняка придётся потратить определённое количество денег.

Поскольку вы уже определили цели и заинтересованные стороны в плане проекта, эту информацию можно использовать для составления бюджета. Например, если этот проект предполагает участие нескольких подразделений, будут ли затраты по проекту разделяться между ними? Если у вас есть определённый показатель успешности, такой как количество участников мероприятия или количество новых пользователей, способен ли предполагаемый бюджет обеспечить достижение этого показателя?

Составив бюджет на этапе планирования проекта (и до начала расходования средств), вы обеспечите себе его согласование, после чего сможете принимать взвешенные и экономически обоснованные решения в ходе реализации проекта. При этом вам будет проще правильно распределить бюджет, поскольку в вашем плане проекта уже будут определены цели и заинтересованные стороны. Планирование поможет вам определить стоимость различных частей проекта и позволит исключить неопределённость на этот счёт.

Шаг 5. Определение вех и ожидаемых результатов

Важной частью планирования проекта является определение вех, или достижений, выражающихся в решении тех или иных конкретных задач. У вех нет дат начала и завершения, но их достижение представляет собой важное событие в ходе реализации проекта. Они используются для измерения прогресса. Например, давайте предположим, что вы работаете над созданием нового продукта для своей компании. Обозначив завершение работы над опытным образцом в качестве вехи в хронологии проекта, вы сможете оценить достигнутый вами прогресс.

С другой стороны, ожидаемый результат проекта — это то, что получается после достижения вехи. В нашем примере с разработкой продукта мы достигаем вехи, когда создаём ожидаемый результат, то есть опытный образец продукта. Воспользовавшись нашим бесплатным шаблоном плана проекта, вы сможете с лёгкостью организовать проект в части ожидаемых результатов и вех. Таким образом, все сотрудники будут иметь чёткое представление о работе, выполняемой в рамках проекта, и вехах, к достижению которых будет стремиться ваш коллектив.

Читать о том, как устанавливать вехи проекта, достигать их и выражать за это признательность

Шаг 6. Составление хронологии и графика

Для достижения целей проекта вам и всем заинтересованным сторонам необходима чёткая общая хронология и график работ по проекту. Привязка по срокам поможет вам лучше расставить приоритеты во время стратегического планирования.

Не у всех проектов есть чётко обозначенная хронология. Если вы работаете над крупным проектом с неопределёнными сроками, вместо составления полной хронологии проекта можно создать дорожную карту проекта. Это позволит чётко определить порядок действий по различным задачам без необходимости устанавливать точные сроки.

Определившись с обязанностями на общем уровне, можно сосредоточиться на деталях. Используя шаблон плана работ, разбейте проект на задачи, не упустив при этом ни одной части процесса. Крупные задачи можно даже разбить на более мелкие подзадачи, чтобы сделать их более управляемыми.

Затем установите сроки начала и завершения каждой задачи и подзадачи. После этого вы увидите, как все элементы выстраиваются в единую хронологию проекта. Обязательно добавьте заинтересованные стороны, определив, кто что делает и в какие сроки.

[Вид хронологии] Проект кампании по продвижению бренда в Asana, представление в стиле диаграммы Ганта

Читать о том, как создать хронологию проекта, выполнив 7 простых действий

Шаг 7. Составление плана обмена информацией

Как известно, в большинстве проектов участвуют несколько заинтересованных сторон. Это означает, что стили взаимодействия между ними будут отличаться. У вас есть возможность заранее определить свои ожидания по конкретному проекту в его плане. План обмена информацией необходим, чтобы все участники понимали, что происходит, как продвигается работа над проектом и что будет дальше. И в случае возникновения каких-либо преград у вас уже будет чёткая система взаимодействия.

При составлении плана обмена информацией следует ответить на следующие вопросы:

  • Сколько совещаний по проекту вам нужно будет провести? Каковы их цели?

  • Как вы планируете организовать актуализацию состояния проекта? Где вы будете размещать обновления статуса?

  • Какой инструмент вы будете использовать для управления проектом, обмена информацией о ходе работ и публикации обновлений?

[Проектное задание] Пример плана обмена информацией в Asana для кампании по продвижению бренда

Как и в случае с другими элементами плана проекта, необходимо проконтролировать, чтобы план обмена информацией можно было легко отыскать в вашем плане проекта. Заинтересованные стороны и участники из различных подразделений должны иметь возможность легко находить необходимые указания на этапах планирования и реализации проекта.

Читать о том, почему чёткий план обмена информацией важнее, чем кажется

Примеры планов проектов

Для того чтобы вам было проще понять, как должен выглядеть план управления проектом, ниже приводятся два примера планов проектов по маркетингу и разработке дизайна, на которые вы сможете ориентироваться при планировании собственного проекта.

Пример плана проекта: ежегодный контент-календарь

Предположим, вы отвечаете за контент в своей организации, и ваша задача заключается в создании контент-календаря по всем маркетинговым материалам, которые будут публиковаться в следующем году. Как вы уже знаете, сначала необходимо создать план работ. Вот как это может выглядеть:

Цели и показатели успешности

Вы решаете, что результатом создания и реализации контент-календаря должно быть повышение уровня вовлечённости на 10%. Показателями успешности достижения этой цели в данном случае является частота открытия и переходов по ссылкам в электронных письмах, количество пользователей соцсетей, отслеживающих вашу компанию, а также рейтинг элементов вашего контента в поисковых системах.

Функции заинтересованных сторон и каждого сотрудника

В этом проекте примут участие пять человек.

  • Вы, ответственный за контент: разрабатываете и ведёте календарь

  • Борис и Яков, писатели: готовят тексты по каждому элементу контента

  • Никита, редактор: выполняет редакторскую работу и обеспечивает обратную связь по контенту

  • Полина, издатель: обеспечивает публикацию контента после его написания и редактирования

Бюджет

Ваш бюджет по плану проекта и стоимость контента на весь год составляет 50 000 долл. США.

Вехи и ожидаемые результаты

Ваша первая веха — подготовка контент-календаря с отображением всех тем за год. Ожидаемым результатом в данном случае является версия календаря, готовая к передаче заинтересованным сторонам. Веху и ожидаемый результат необходимо чётко обозначить в графике проекта.

Хронология и график

Вы решили, что график в плане проекта вашего контент-календаря будет выглядеть следующим образом:

  • С 15 октября по 1 ноября. Стадия исследований с целью поиска идей по темам контента

  • Со 2 по 30 ноября. Определение тем, о которых вы будете писать

  • С 1 декабря по 1 января. Составление календаря

  • С 1 января по 31 декабря. Борис и Яков напишут контент, а его редактированием будет заниматься Никита (в течение всего года)

  • С 16 января по 31 декабря. Полина начнёт регулярно публиковать контент и будет делать это в течение всего года

План обмена информацией

Вашим планом обмена информацией будет предусмотрено организационное совещание, а затем — ежемесячные совещания по актуализации информации. Еженедельные обновления статуса будут рассылаться по пятницам во второй половине дня. Весь обмен информацией по проекту будет осуществляться с помощью инструмента управления проектами.

Бесплатный шаблон редакционного календаря

Пример плана проекта: разработка нового дизайна веб-сайта

В этом примере будет разрабатываться новый дизайн для вашего веб-сайта (фактически это скорее будет его полная переработка). Для этого проекта понадобится детальный план, учитывая масштаб и объём ожиданий со стороны различных заинтересованных лиц. Вот как может выглядеть план вашего проекта:

Цели и показатели успешности

Общая цель вашего плана работ заключается в увеличении количества продаж через веб-сайт компании на 15% к концу года. Показателями успеха в данном случае будет количество ежедневных посетителей, оформляющих подписку на бесплатный пробный период, и количество реальных продаж после пробного периода.

Функции заинтересованных сторон и каждого сотрудника

  • Вы, руководитель проекта: составляете план проекта и управляете его реализацией

  • Софья, ответственная за исследования пользовательского поведения: проводит исследования и собирает аналитическую информацию по ним

  • Яков и Жанна, дизайнеры: разрабатывают новые варианты дизайна веб-сайта

  • Светлана, ответственная за контент: пишет текст и контент для новых компонентов и веб-страниц

  • Катерина, веб-разработчик: обеспечивает работу нового веб-сайта

  • Роберт, ведущий веб-разработчик: отвечает за исполнение и запуск нового веб-сайта

  • Амалия, глава отдела маркетинга: обеспечивает обратную связь и согласования по проекту

Бюджет

Бюджет разработки нового дизайна веб-сайта составляет 30 000 долл. США.

Вехи и ожидаемые результаты

Первая веха достигается при завершении стадии исследований, когда Софья отправит отчёт с рекомендациями о том, как двигаться дальше с точки зрения дизайна и контента (ожидаемый результат).

Хронология и график

  • С марта по май. Софья проводит исследования, необходимые для разработки нового дизайна веб-сайта.

  • С мая по июль. Яков и Светлана одновременно работают над созданием дизайна и контента.

  • Начало августа. Катерина запускает новый веб-сайт с дизайном Якова и контентом Светланы.

План обмена информацией

Что касается плана обмена информацией, то для централизованного хранения задач, сообщений и ресурсов будет использоваться инструмент управления проектами, который позволит всем заинтересованным сторонам легко находить все эти материалы. Перед началом работ пройдёт организационное совещание, а затем будут проводиться регулярные совещания по достижении каждой вехи. Обмен всей прочей информацией, включая обновления статуса и поступающие запросы на выполнение работ, также будет вестись в инструменте управления проектами.

Бесплатный шаблон для процесса работ по веб-дизайну

Полный цикл управления планами проектов в компании ClassPass

Керри Хоффман, старший менеджер проектов по маркетинговым операциям компании ClassPass, курирует все маркетинговые проекты, реализуемые специалистами по творчеству, росту и контенту. Ниже приводятся три главные стратегии управления планами проектов:

  • Заблаговременное определение заинтересованных сторон. Каким бы ни был масштаб проекта, крайне важно знать заинтересованные стороны и их функции в проекте, чтобы на каждой его стадии привлекать нужных людей. Кроме того, это позволяет обеспечить чёткое понимание сотрудниками процесса проверки и согласования результатов ещё до начала работ.

  • Согласование способа обмена информацией о проекте. Определите, где и когда должен осуществляться обмен информацией по вашему проекту, чтобы все ключевые сведения всегда была в нужном месте, а сотрудники всегда были в курсе происходящего.

  • Адаптация и принятие стилей работы других людей. Проекты не всегда идут по плану, но, применив правильное управление интеграциями, вы сможете без проблем реализовать любой проект. Кроме того, следует узнать, как удобнее работать участникам проекта и учесть их предпочтения при составлении плана. Это поможет обеспечить слаженность работы, когда вы приступите к исполнению.

Читать о лучших методах творческого производства от Керри Хоффмана из ClassPass

Составьте свой следующий план проекта как профессионал

Поздравляем! Вы официально стали профессионалом по планированию работ. Выполнив несколько действий, уделив некоторое количество времени и проявив изрядную организованность, вы смогли составить план проекта.

В дальнейшем вы сможете вести свою команду правильным курсом и оперативно решать возникающие проблемы. С помощью такого инструмента управления проектами, как Asana можно с уверенностью проработать все стадии плана проекта.

Бесплатный шаблон кросс-функционального проекта

Источник

Неудачное планирование проекта может привести к провалу еще до начала работы над ним. Но вы сможете избежать бесконтрольного расширения его объемов и раздувания бюджета и достигнете намеченных целей. Однако сесть и распланировать весь проект не так просто, как кажется. Как предугадать, сколько времени займет выполнение задач? Как превратить ожидания заинтересованных сторон в конкретные результаты работы? А вдруг что-нибудь пойдет не так? Как составить идеальный план управления проектами?

Мы собрали советы от пяти опытных специалистов, которые точно знают, что нужно для создания успешного плана проекта. 

Главные составляющие плана управления проектом

Что нужно включить в план управления проектом? По мнению Элизабет Харрин, известного блоггера, пишущего об управлении проектами, тщательно проработанный план проекта включает следующие элементы:

  • Концепция: ответы на все «что?» и «почему?», краткая информация о замысле, целях и конечных результатах проекта. 
  • Стратегия реализации: ответы на все «как?», касающиеся проекта. Какую методику вы будете использовать? Результат будет выдан за один раз или в несколько этапов? 
  • Объем работ: что входит (и не входит) в ваш проект? Опишите здесь иерархическую структуру работ и основные результаты. 
  • График: в зависимости от того, насколько четко описан ваш проект, это может быть либо общий план выполнения отдельных заданий, либо детальная диаграмма Ганта с указанием вех и сроков их завершения. 
  • Организационная структура: обзор иерархии команды проекта, ролей и зон ответственности. Если в работе над проектом участвуют несколько команд или подразделений, нужно указать, как эти команды будут работать друг с другом, кого считать заинтересованными лицами и кто отвечает за достижение каждого отдельного результата.  
  • Схема распределения ответственности: эта схема поможет вам определить, кто что делает в рамках проекта. Это таблица с перечислением всех работ по проекту и распределением ролей, в том числе с указанием ответственных исполнителей (назначенных для выполнения работы), подотчетных (с правом голоса и правом наложить вето), консультантов (участвующих в согласовании или обсуждении работ) и сотрудников, которые ставятся в известность (должны знать о выполненном действии или принятом решении). На каждом пересечении действия и роли должен находиться соответствующий сотрудник.

Источник изображения: racichart.org

  • План управления рисками и журнал рисков: даже если вы учтете в бюджете каждую копейку и подробно опишете весь ход работы, ни один проект, даже самый скромный, не избавлен от рисков. Нужно с самого начала создать план по определению и уменьшению рисков.
  • Элементы бюджета: добавьте сюда предполагаемые часы переработок, тренинги, затраты на консультации, оборудование и материалы, приобретение ПО, командировочные расходы и т. д. Часть этих цифр трудно определить заранее, но постарайтесь быть как можно более точным и напомните всем, что бюджет — это лишь приблизительная цифра.
  • План взаимодействия и график предоставления отчетности: укажите, с кем вы будете взаимодействовать, какую информацию станете сообщать, как часто и в какой форме. 
  • План закупок: если вам нужно приобрести что-либо для проекта (ПО, материалы и т. п.), укажите в этой части плана, как вы предполагаете выбирать поставщика и заключать с ним договор.
  • План управления информацией: опишите, как вы будете хранить и распространять информацию по проекту, контролировать документацию и обеспечивать защиту данных. 
  • План управления качеством: укажите, как вы будете управлять качеством работы по проекту, каковы ваши стандарты качества и как вы планируете их поддерживать. Приведите предполагаемое расписание проверок качества или подведения промежуточных итогов. 

Может показаться, что это огромный объем информации, но помните, что это только образец плана управления проектом. Хороший план не обязательно будет включать все эти элементы.

Как отмечает Харрин, «Чересчур подробный план не сделает вас более умным или организованным. Чем он длиннее, тем больше шансов, что никто, кроме вас, не сможет дочитать его до конца». Простой план проекта, которому удобно следовать, — это наилучший вариант. 

Начните с ТЗ

Как говорит Брэд Игленд, опытный руководитель ИТ-проектов, автор и консультант, основа успешного плана проекта — это техническое задание (ТЗ). Почему? Потому что оно помогает прийти к согласию в начале работы. Позже, когда возникнут новые требования и объемы проекта начнут расширяться, можно будет вернуться к ТЗ и проверить, для чего изначально задумывался этот проект. 

ТЗ должно включать в себя описание целей и задач проекта, его промежуточных результатов, определение этапов, предварительный объем работ, расчет времени и расходов, а также общее описание ролей и зон ответственности в команде. 

Установите таймер

Макс Уайдмен, известный руководитель проектов и соавтор первого PMBoK («Свода знаний по управлению проектами»), предпочитает упрощенную схему составления плана проекта. Его подход, названный SCOPE-PAK, поможет вам составить план проекта за час или даже меньше (можете завести таймер, как советует Уайдмен). Соберите заинтересованных лиц и членов команды и определите, чего вы хотите добиться и как собираетесь это сделать.

  • Этап 1: Заинтересованные лица. Запишите, к кому следует обращаться за помощью, информацией или одобрением, и определите спонсора проекта. Если список получился слишком длинным, разбейте его на главных и второстепенных участников. 
  • Этап 2: Компоненты. Это ваша иерархическая структура работ. Перечислите все существенные единицы работы и предложения (оценивать их вы будете потом, а пока просто запишите). Ограничьте список 30 пунктами, а если члены команды пытаются добавить что-нибудь еще, закруглитесь и переходите к следующему этапу. 
  • Этап 3: цели и результаты. Запишите цель проекта, затем определите, какими должны быть его результаты. Проверьте, все ли правильно, задав вопрос: «Если мы проделаем все, что указано на этапе 2, достигнем ли мы наших целей?»
  • Этап 4: возможные альтернативы. Какие есть альтернативные пути, которые приведут вас к тем же результатам? Есть ли более эффективный способ достичь своих целей? 
  • Этап 5: экономика и препятствия. Какова стратегия финансирования проекта? Насколько он важен в сравнении с другими проектами? Какие ресурсы вам потребуются? С какими препятствиями вы столкнетесь? 
  • Этап 6: план наступления. Изучите список единиц работы и определите, что следует сделать сначала. Поставьте у этого пункта букву A. Таким же образом расставьте Б, В и т. д. Затем выясните, что можно сделать одновременно с пунктами A, Б и т. д. Так вы составите график работ по проекту. 
  • Этап 7: допущения и риски. Какие трудности могут встретиться при выполнении каждой задачи? Как можно сократить риски или найти обходные пути? 
  • Этап 8: основные показатели успеха. Определите 3-4 самых главных заинтересованных участника и спросите: «Какой результат скорее всего их удовлетворит?» Это и будут показатели успешности проекта. Решите, как измерить каждый из них по завершении проекта. 

Вы можете (и должны) проработать проект дальше, чтобы уточнить план работы, но всего за час вы сможете составить вполне приличный план наступления: выявить заинтересованных лиц, прояснить цели и определить результаты проекта.

Не увлекайтесь планированием

Для Рикардо Варгаса, всемирно известного специалиста по управлению проектами, главной составляющей успешного проекта является оперативность действий. Руководители проектов должны уметь быстро реагировать на требования клиентов и заинтересованных лиц, а это означает, что нужно сразу начинать действовать, а не сидеть за столом и обсуждать графики и бюджеты.

На бумаге ваш проект не стоит ничего, так что процесс планирования нужно максимально сократить. Включайте в план проекта только самое необходимое и сразу же приступайте к работе! 

Варгас использует обобщенную версию руководства по планированию из PMBoK. Узнать больше о каждом аспекте его процесса планирования вы можете в его блоге. 

Не усложняйте

Планы проектов могут очень быстро стать громоздкими, особенно когда дело доходит до мнений заинтересованных лиц и спонсоров. Чтобы не слишком усложнять дело, автор блога об управлении проектами Кайрон Бондейл предлагает начать с пяти вопросов, которые создадут основу и придадут глубину деталям плана. 

  • Зачем? Каковы основные преимущества реализации этого проекта для бизнеса? 
  • Что? Что входит в объем работ по проекту? 
  • Кто? Каковы основные роли, требующиеся для выполнения пункта «Что»?
  • Когда? Когда необходимо выполнить пункт «Что», чтобы получить «Зачем»?
  • Где? Где лучше всего выполнять работу? Где «Что» может быть использовано клиентами и конечными пользователями? 

Только после того, как вы закончите отвечать на эти вопросы, можно переходить к ответам на вопрос «Как?».

Лучшие методики планирования управления проектами

Как видите, даже у специалистов по управлению проектами есть различные подходы к созданию плана проекта. Правильного пути не существует, но есть один прием, с которым согласны все опытные руководители: прежде чем браться за работу, уточните с заинтересованными лицами основные цели проекта.

Еще один совет: перед началом работы проведите организационное совещание. Воспользуйтесь возможностью объяснить команде цели проекта, роли и зоны ответственности, установить стандарты успешной работы и выбрать методику и инструменты управления проектом. 

И последнее: фиксируйте все. Записи о ходе проекта помогут вам проанализировать свою работу и принимать более взвешенные решения.

Wrike — система планирования управления проектами, которой пользуются 14000 компаний во всем мире. Попробуйте, чтобы улучшить планирование!

Источник

Добавить комментарий