Как составить план по ярмарке

Организация работы выставки – как организовать выставку

Здесь мы с вами обсудим тему организации выставки как мероприятия, данная информация будет весьма полезной начинающим специалистам по организации выставок. Ведь именно начинающие организаторы мероприятий могут допускать некоторые ошибки из-за отсутствия опыта в этой сложной сфере, но это не так страшно. Со временем опыт набирается и с каждым разом организация выставки будет становиться всё лучше с точки зрения компетенции организатора как профессионала.

Что такое выставка?

Выставка — это открытая демонстрация успешных достижений в различных областях материальной и культурной деятельности. Благодаря выставке компания или группа людей могут публично продемонстрировать результаты труда и творчества тем, кто может заинтересоваться направлением в их работе.

Тематика выставки определяется спросом на рынке. То есть, если есть спрос на какую-то тему, то значит будет и выставка. Выставка привлекает к себе внимание определенную целевую аудиторию, которой интересно посетить данное мероприятие. К тематике выставки нужно отнестись серьезно, для грамотного подбора темы необходимо к работе подключить маркетолога для исследования рынка. Это нужно для того, чтобы провести анализ отрасли на предмет тенденций развития рынка и изучения конкурентов, что позволит избежать пересечения в тематиках с другими выставками.

Выставка служим потрясающим маркетинговым инструментом для привлечения клиентов и партнёров. В зависимости от направленности выставки, участники могут извлечь следующие плюсы:

– налаживание коммуникации с партнёрами;

– изучение активностей прямых и косвенных конкурентов;

– формирование положительного имиджа компании на своем рынке;

– привлечение новых клиентов и заключение договоров о сотрудничестве.

Выставка является неоценимым маркетинговым инструментом, но весьма важно им умело пользоваться и правильно всё организовать. Так как организация выставки является достаточно дорогостоящим мероприятием, то нужно очень тщательно распланировать все детали, при этом выделив определенный запас времени на подготовку.

План организации выставки

В период подготовки к организации выставки предстоит проделать немало работы, потому что именно от правильности организации зависит успех мероприятия. Сама выставка может длиться от одного дня до двух месяцев. Длительные по времени выставки обычно проводятся в творческой сфере деятельности, например, художественная выставка.

Желательно приступить к подготовке проведения организации выставки заранее. Чем серьезнее формат выставки, тем больше времени нужно уделить для её подготовки.

Организацию такого мероприятия как выставка можно разделить на несколько этапов.

Детальная проработка плана выставки

В плане обычно отражено следующее:

– определение величины выставочной площади;

– время и место проведения выставки;

– тематика выставки;

– определение списка участников;

– подбор спонсоров;

– составление программы выставки;

– структура продвижения выставки и рекламное обеспечение;

– инфраструктура.

Составление сметы – планируемый бюджет

Бюджет заранее посчитайте и распределите расходы на организацию выставки.

Какие расходы предстоят:

– расходы на маркетинговые исследования;

– аренда помещения;

– аренда выставочных стендов;

– аренда звукового и светового оборудования;

– транспортные расходы;

– сервисные расходы;

– реклама и продвижение выставки;

– услуги дизайнеров;

– разработка промо-сайта для выставки;

– печать раздаточных материалов;

– подарки для конкурсной программы;

– услуги переводчиков;

– услуги ведущих мероприятия;

– услуги аниматоров;

– проживание участников выставки;

– таможенное оформление грузов.

Подбор необходимых специалистов для проведения выставки

Проработать список сотрудников, помощь которых будет необходима как при подготовке к организации выставки, так и во время проведения выставки.

Подбор участников для выставки

В зависимости от тематики выставки нужно определить список участников, которые могут быть заинтересованы в участии. Также нужно подумать над форматом участия в выставке: платное или бесплатное.

Подбор образцов/экспонатов

Если за образцы полностью отвечают участники выставки, то следует составить подробную инструкцию по подготовке образца к выставке – предоставить список технических требований.

А если за экспозицию отвечает организатор выставки, то нужно подобрать образцы, соответствующие тематике выставки и позаботиться об их транспортировке, хранении и оформлении их на выставке.

Подготовка раздаточного материала

Каждый участник и гость должны будут иметь возможность ознакомиться с программой выставки и описанием каждого выставочного экспоната/образца.

Что включает в себя раздаточный материал: фирменный пакет, папка, блокнот с фирменным стилем, ручка с логотипом, программа на фирменном бланке, описание каждого экспоната, листовки, проспекты.

Работы по оформлению помещения выставки

При оформлении используются различные декоративные элементы: баннеры, плакаты, стенды, бренд волл, воздушные шарики и так далее.

Оформление помещения выставки следует отдать в надежные руки компании, которая занимается этим направлением.

Техническая организация выставки

В техническую организацию выставки входит установка звукового и светового оборудования. Если выставка планируется в Москве, то услугой аренды технического оборудования для выставки вы можете воспользоваться в компании Rentforall. Также компания может вам предложить звуковое и световое оформление под ключ.

Контроль исполнения во время проведения выставки

Так как день проведения выставки является буквально экзаменом того, как вы подготовились, то следует контролировать исполнение и следование заранее составленному плану. В некоторых случаях, можно доверить это отдельному человеку, который сможет проследить за соблюдением качества проведения выставки.

Заключительные работы

По окончании следует официально закрыть выставку – это даст понять участникам то, что можно переходить к следующему этапу – демонтаж выставочной экспозиции.

Заключительная работа по демонтажу выставки состоит в передаче экспонатов/образцов и их дальнейшая транспортировка.

После того, как выставка закрыта и вся работа выполнена, нужно будет подвести итоги выставки, которые включают в себя сбор и анализ статистических данных: данные о посетителях и участниках, данные о продажах (если выставки была коммерческая). Данные параметры помогают оценить эффективность проведения выставки: финансовые показатели и маркетинговые задачи.

Если вы научитесь успешно проводить подготовку организации выставки, то сможете зарекомендовать себя как профессионального организатора выставок.

Rentforall – Ваш надежный помощник в подготовке к мероприятию!

Проект организации ярмарки сельхозпродукции

Оглавление

Введение………………………………………………………..…………………3

1. ПРЕДПРОЕКТНЫЙ
АНАЛИЗ………………………………….……………5

1.1. Описание
проблемной ситуации…………………………………………5

1.2. Формулировка
проблем………………………………………………….11

1.3. Обоснование
актуальности проблемы………………………………….12

1.4. Описание
характера и степени решения проблемы……………………12

1.5. Выявление
возможных последствий проблемы и обозначение статуса проблемы………………………………………………………………….13

2. ФОРМУЛИРОВКА
КОНЦЕПЦИИ ПРОЕКТА…………………………….15

2.1. Управление
замыслом проекта……………………………………….…15

2.2. Разработка
целевой структуры проекта…………………………………21

3. МОБИЛИЗАЦИЯ
РЕСУРСОВ………………………………………………26

3.1. Характеристика
типов ресурсов…………………………………………26

3.2. Наличие ресурсов…………………………………………………………27

3.3. Соотнесение
наличных и потенциальных ресурсов с основными
субъектами-кооперантами…………………………………………….…29

3.4. Разработка
внешней и внутренней коммуникационных структур
проекта……………………………………………………………………31

4. РЕАЛИЗАЦИЯ
ПРОЕКТА……………………………………………..……34

4.1. Управление
командой проекта………………………………………….34

4.2. Организационное
моделирования проекта………………………..……39

4.3. Управление
стоимостью……………………………………………..…..40

4.4. Управление
временем……………………………………………………48

4.5. Управление
рисками……………………………………………………..49

5. МОНИТОРИНГ
ПРОЕКТА………………………………………………….51

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….52
ПРИЛОЖЕНИЕ………………………………………………………………….54
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………….70

ВВЕДЕНИЕ

Для
значительной части населения города Екатеринбурга садово-огороднические
кооперативы выступают экономической основой жизнеобеспечения и важнейшим
институтом, в значительной степени определяющим образ жизни для отдельных
категорий граждан. Проблемы сохранения, развития и эффективного использования
сложившегося производственного потенциаласадово-огороднических некоммерческих
товариществ в интересах общества (граждан) и государства, определило выбор темы
и задач исследования.

Целью исследования является разработка проекта,
направленного на подготовку и проведения сельскохозяйственной ярмарки садово-огороднических
товариществ (далее СНТ) и садово-огороднических
участков (далее СОУ) железнодорожного района города Екатеринбурга с
целью удовлетворения потребностей потребительского рынка
города.

Объектом
курсового проекта является Отдел потребительского рынка Администрации
Железнодорожного района города Екатеринбурга и Центр организации выставок и
ярмарок.

Предметом-
технология проведения и подготовки сельскохозяйственной ярмарки
садово-огороднических товариществ.

Целью
курсового проекта является подготовка и проведение сельскохозяйственной ярмарки
в городе Екатеринбурге на территории Железнодорожного района. В связи с этим
был поставлен ряд задач курсового проектирования:

-проведение
предпроектного анализа;

-формулировка
концепции проекта;

-мобилизация
ресурсов;

-реализация
проекта;

Экономические и
организационно-управленческие решения, связанные с развитием
садово-огороднических некоммерческих объединений граждан железнодорожного
района города Екатеринбурга, с целью достижения укрепления продовольственной
безопасности города, развития экономики района, эффективного
использования сложившегося производственного потенциаласадово-огороднических
некоммерческих товариществ в интересах общества (граждан) и государства,
представленные государственными органами власти в лице «Отдела потребительского рынка» Администрации
железнодорожного района, способствуют жизнеобеспечению
владельцев садово-огороднических участков и удовлетворению
потребности потребительского рынка города.

Методологической основой исследования послужили общенаучные
методы: логический, анализа и синтеза, индукции и дедукции, взаимосвязи
качественных и количественных изменений, а также математические методы и методы
системного, структурно- функционального.

1.ПРЕДПРОЕКТНЫЙ АНАЛИЗ

1.1 ОПИСАНИЕ ПРОБЛЕМНОЙ СИТУАЦИИ

Екатеринбург–
административный центр Свердловской области, крупнейший административный,
культурный, научно- образовательный центр Уральского региона.

Организационной базой проекта выступаетОтдел
потребительского рынка Администрация железнодорожного района.

Отдел по потребительскому
рынку создан в соответствии со структурой Администрации железнодорожного района
г. Екатеринбурга, был утвержден распоряжением Администрации города
Екатеринбурга. Отдел работает под непосредственным руководством заместителя
главы Администрации района по вопросам потребительского рынка, возглавляет этот
отдел-начальник отдела Злобин Александр Евгеньевич.

Место нахождения Отдела: Россия,
Свердловская область, Екатеринбург, ул. Мельковская, 7.

Отдел в своей деятельности подчиняется
главе Администрации Железнодорожного района города Екатеринбурга.

Порядок работы отдела определяется
положением об отделе по потребительскому рынку Администрации Железнодорожного
района города Екатеринбурга. В своей деятельности отдел руководствуется:

1.
Конституцией
Российской федерации;

2.
Действующим
законодательством Российской Федерации и Свердловской области;

3.
Уставом
муниципального образования «город Екатеринбург»;

4.
Нормативно-правовыми
актами Екатеринбургской городской Думы и Администрации города Екатеринбурга;

5.
Распоряжениями
и приказами главы Администрации района;

6.
Регламент
работы Администрации Железнодорожного района города Екатеринбурга;

7.
Положением
об отделе по потребительскому рынку Администрации Железнодорожного района
города Екатеринбурга;

Перед
отделом стоит ряд задач:

·  
Разрабатывает
положения, готовит проекты распоряжений, приказов, договоров, решений коллегии
района по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

·  
Принимает
участие в работе комиссий, советов, рабочих групп, создаваемых в Администрации района;

·  
Осуществляет
своевременное рассмотрение обращений граждан и юридических лиц;

·  
Учувствует
в подготовке и проведении мероприятий, организуемых Администрацией города и
района;

·  
Осуществляет
контроль за выполнением мероприятий протокола объезда Железнодорожного района
главой Администрации города Екатеринбурга, входящим в компетенцию отдела;

·  
Организует
работу с Советом ветеранов предприятий потребительского рынка;

·  
Ежеквартально
формирует и обновляет дислокацию предприятий потребительского рынка;

·  
Проводит
мониторинг предприятий потребительского рынка;

·  
На
основании плана работы с мастерами и кандидатами в мастера общественного
питания города Екатеринбурга проводит районные мастер-классы, анкетирование
потребителей предприятий общественного питания;

·  
Проводит
мониторинг оптовых предприятий, расположенных на территории района;

·  
В
рамках реализации программы «Екатеринбургское качество» осуществляет
обследование и проводит мониторинг наличия товаров со знаком «Екатеринбургское
качество» в предприятиях потребительского рынка;

Для решения поставленных задач отдел
имеет право:

1)
Запрашивать
и получать от должностных лиц структурных подразделений Администрации района и
в установленном порядке необходимые материалы для выполнения возложенных на
отдел обязанностей;

2)
Запрашивать
от предприятий потребительского рынка, независимо от форм собственности,
необходимую информацию, касающееся их деятельности;

3)
Организовывать
и проводить совещания, семинары по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

4)
Создавать
временные рабочие группы с участием специалистов этих подразделений для решения
сложных и комплексных вопросов;

5)
Вносить
предложения по совершенствованию работы отдела;

Следовательно, отдел
потребительского рынка может заниматься проведением необходимых мероприятий,
направленных на улучшение условий торговли на потребительском рынке.

Начальник и сотрудники
отдела в соответствии с действующим законодательством несут ответственность за
своевременное качественное выполнение возложенных на отдел задач, а также за
неисполнение или не надлежащее исполнение своих служебных обязанностей.

Отдел потребительского
рынка входит в структуру Администрации железнодорожного района. Структура
Администрации железнодорожного района представлена в Приложении 2.

В функции отдела
потребительского рынка входит решение проблем, связанных с потребительским
рынком. Одной из основных проблем является рост цен на плодоовощную продукцию.

Рост цен на
плодоовощную продукцию сейчас идет опережающими темпами, негативное воздействие
на стоимость оказывают колебания курса рубля. В конце предыдущего
сельскохозяйственного года цены на лук, свеклу и морковь в большинстве
территорий РФ формировались на высоком уровне, а в ряде регионов они достигли
исторически рекордных значений, см. рис.1.

Источник:
Росстат

Рис.1. Динамика оптовых цен на
морковь (рублей за 1 тонну) с 2011 года по 2016 год

Динамика оптовых цен на
картофель, представлена рисунком 2.

Источник:
Росстат

Рис. 2. Динамика оптовых цен на
картофель (рублей за 1 тонну) с 2013 года по 2016 год

Развитие садово-огороднических
товариществ во многом обусловлено ситуацией на рынке картофеля и
плодоовощей, уровнем спроса и предложения на сельхозпродукцию, ценовой
политикой государства и т.д. (см. табл. 1., табл.2)

Таблица 1

Площади, занятые под картофелем и
овощами в динамике, тыс. га

	Картофель	Овощи
2013	2014	2015	2016	2013	2014	2015	2016
РФ	2069	2104	2193	2210	624	641	653	662

Источник: Агропромышленный комплекс
России в 2016 году. – М.: Минсельхоз РФ.

Таблица 2

Динамика производства картофеля и овощей,
а также их урожайности в хозяйствах всех категорий, тыс. т (с учетом СНТ)

Регион	Картофель	Овощи
2013	2014	2015	2016	2013	2014	2015	2016
Производство (валовой сбор)
РФ	27195	28846	31134	21141	11509	12960	13402	12126
Урожайность (ц/га убранной площади)
РФ	129,0	137,5	142,7	100,2	178,8	196,2	199,2	180,3

Источник:
Агропромышленный комплекс России в 2016 году. – М.: Минсельхоз РФ

Таблица 3.

Динамика производства картофеля и
овощей в хозяйствах населения, тыс. т (с учетом СНТ)

Регион	Картофель	Овощи
Г2013	2014	2015	2016	2013	2014	2015	2016
Производство (валовой сбор)
РФ	23253	24077	25246	17753	8338	9158	9554	8668
Урожайность (ц/га убранной площади)
РФ	125,5	130,4	135,3	96,0	183,1	189,5	193,8	174,6

Источник: Агропромышленный
комплекс России в 2016 году. – М.: Минсельхоз РФ

С моей точки зрения,
хозяйственная система в условиях высокого уровня развития производительных сил
должна представлять собой единство крупных, средних и малых предприятий,
представителей крупного бизнеса и класса мелких собственников. Следует отличать
формы собственности от форм хозяйствования. Если формы собственности отражают
глубинные процессы производственных отношений, то формы хозяйствования
затрагивают вопросы функционирования организационных и управленческих структур.
Но форма собственности и форма хозяйствования тесно связаны между собой:
определенная форма собственности обуславливает специфическую форму
хозяйствования, а категория «отношения собственности» раскрывает содержательную
сторону хозяйствования.

Садоводство города
Екатеринбурга в настоящее время не имеют возможности обеспечить население и
пищевую промышленность города плодово-ягодной продукцией. Произошло сокращение
площадей многолетних плодовых и ягодных насаждений, в первую очередь за счет
сельхозорганизаций. Однако, основными производителями плодово-ягодной продукции
на сегодняшний день являются хозяйства населения, в первую очередь владельцы
садово-огородных участков, их доля в общей площади насаждений России составляет
67,7%.

Населению России
требуется около 20 млн тонн овощей, а производится всеми категориями хозяйств
около 13 млн т., остальная продукция завозится из-за рубежа. Однако
достигнутого уровня потребления овощей в стране (90 кг в год на человека и 10
кг бахчевых) явно недостаточно (медицинская норма в России – 125, по данным ФАО,
– 140 кг). По данным Минсельхоза, 70% овощей выращивается в частном секторе (в
СНТ и ЛПХ) и 30% в сельхоз-организациях и фермерских хозяйствах.

Около 90%
жителей Екатеринбурга отдают предпочтение отечественной продукции высокого
качества, что говорит о возможной поддержке потребителями развивающегося
экологического земледелия, которое может быть осуществлено за счет освоение
региональных систем органического и экологического земледелия железнодорожного района города Екатеринбурга с целью производства экологически чистых продуктов питания.

На
территории железнодорожного района более 30 садовых некоммерческих товариществ:
«Березка», «Вагонник», «Движенец», «Железнодорожник», «Локомотив», «Надежда»,
«Подшипниковец», «Строитель-2», «70 лет Октября», «Монтажник», «Кедр-93»,
«Магистраль», «Родничок 97», «Химик», «Юность» «Василек», «Гранит», «Елочка»,
«Родничок», «Родничок-2», «Северка 1» и др^[1].

Все эти некоммерческие
товарищества способны производить экологически чистые продукты по более низким
ценам, к ценам которые сейчас имеются на рынке. На основе приведенной выше
статистики можно сделать вывод, что существует множество проблем, которые
необходимо решать. Можно выявить главную проблему, она заключается в том, что
не используется потенциал садовых некоммерческих объединений, для улучшения
экономической ситуации в стране.

Суть
сложившейся ситуации: необходимость подготовки и проведения
сельскохозяйственной ярмарки.

1.2.
ФОРМУЛИРОВКА ПРОБЛЕМЫ

Как подготовить и
провести сельскохозяйственную ярмарку «Юбилейная»?

1.3ОБОСНОВАНИЕ
АКТУАЛЬНОСТИ ПРОБЛЕМЫ

Проблема стала
актуальной на всей территории Российской Федерации, что позволяет говорить о
комплексном подходе государственной власти и власти органов местного
самоуправления, и ее развитию.

Эффективное использование
земли затрагивает большинство жителей нашего государства связи с тем, что
практически каждый второй гражданин Российской Федерации связан с приусадебным
участком или участком земли в садово-огородническом товариществе. Нельзя
забывать, что вся земля включена в Государственный Земельный Кадастр именно по
причине того, что земля-самое важное, что есть у государства. По этим причинам
рассматривать садоводческие некоммерческие товарищества нудно не как отдельную,
само существующую единицу, часть экономики, а во взаимодействии с другими
субъектами социально-экономической жизни общества. Это связанно с тем, что
садоводческие объединения- это, в определенной степени, организованная,
целенаправленная, имеющая огромный потенциал для саморазвития часть городской
социально-экономической системы. Она существует в определенных микро- и макро-
общественных, политических, экономических, демографических, природных, и
организационных условиях, одновременно и сама оказывает позитивное или
негативное влияние на социальную, экологическую, экономическую, культурную,
научно-техническую, продовольственную ситуацию в отдельно взятом регионе.

Можно сделать вывод,
что необходимо развивать садово- огороднические объединение, именно они смогут
стабилизировать экономическую ситуацию в стране. Появиться возможность
наполнить наш рынок товарами отечественного производства.

1.4 ОПИСАНИЕ
ХАРАКТЕРА И СТЕПЕНИ РЕШЕНИЯ ПРОБЛЕМЫ

Данная проблема
поднималась несколько раз и являлась одной из самых актуальных в сложившихся
современных экономических и политических условиях. В качестве решения
многократно использовались инструменты проведения различных выставок в разных
регионах Российской Федерации, в том числе и в городе Екатеринбурге. На
территории железнодорожного района эти мероприятия так же проводились, но не
имели должного эффекта.

Проведение ярмарки и
выставки отечественных товаров сыграли важную роль в процессе формирования и
развития продовольственного сектора российской экономики.

Однако эффективность и
количество проводимых мероприятий осталось на низком уровне. Такой результат
связан с тем, что все мероприятия проводились формально «для
галочки».Использовались старые методы проведения подобных мероприятий.
Мероприятия не имели широкой огласки, не имели широкой информационной повестки
ярмарки, в малом количестве осуществлялось привлечение предпринимателей к
участию в ярмарке. И можно сказать, что никто в целом и не занимался тем, чтобы
участнику ярмарки хотелось посещать ее снова и снова. Формальный подход к
организации не позволяет в полной мере раскрыть все возможности подобных
мероприятий, а также заинтересовать собой участников.

Необходимо сказать, что
на территории железнодорожного района города Екатеринбурга, при участии
садоводов именно этого района, таких ярмарок не проводилось. И я считаю, что на
примере этого района можно создать отличное, эффективное мероприятие
(сельскохозяйственную ярмарку), которое послужит примером для других.

Необходим новый формат
и творческий подход в подготовке и проведении ярмарки, что подробно будет
изложено в описании концепции данного проекта.

1.5 ОПИСАНИЕ
ВОЗМОЖНЫХ ПОСЛЕДСТВИЙ ПРОБЛЕМЫ

Если вопрос о развитии отечественного
продовольственного рынка в Екатеринбурге, а в частности на территории
железнодорожного района не будет решаться на уровне муниципальной власти или
органов государственной власти, это может привести к следующим последствиям:

– угроза продовольственной безопасности;

-рост цен на продовольствие в регионе;

-отсутствие дальнейших связей между бизнесом и
отечественными производителями, розничными сетями и государственными
структурами;

– дефицит товаров

-отсутствие продвижение отечественных товаров;

-ухудшение экономического положения в стране;

2.ФОРМУЛИРОВКА КОНЦЕПЦИИ ПРОЕКТА

2.1
УПРАВЛЕНИЕ ЗАМЫСЛОМ ПРОЕКТА

Генеральная цель
проекта- подготовка и проведение сельскохозяйственной ярмарки «Юбилейная».

Изучив сложившуюся
ситуацию мною было установлено, что садоводство города Екатеринбурга в
настоящее время не имеет возможности обеспечить население и пищевую
промышленность города плодово-ягодной продукцией, есть необходимость в ее
развитии и продвижении. Для более эффективного развития садоводства необходимо
провести ярмарку, которая будет включать в себя мероприятия различного
характера. Для проведения ярмарки будет создана проектная команда, которая
займется подготовкой и организацией мероприятия. Главной задачей проектной
команды станет создание новой концепции проведения ярмарок, которая будет
значительно отличать ее от других.

Формат ярмарки был
выбран по той причине, что это является форма продвижения и развития
садоводства города Екатеринбурга. Ярмарка дает возможность садоводам установить
контакты с непосредственными покупателями и потребителями, а также получить
необходимую информацию и консультацию от специалистов. Садоводам
предоставляется возможность представить свою продукцию и провести переговоры с
потенциальными партнерами для дальнейшего сотрудничества. Ярмарка имеет большую
социальную значимость и направлена на поддержание продовольственной самообеспеченности
региона, развитие садово-огороднического товарищества. Зачастую для садоводов и
мелких фермеров ярмарка становиться единственным способом реализовать
произведенную продукцию. На ярмарке покупатели могут приобрести продукцию
непосредственно от производителя, что является гарантией качества. Возможность
реализации продукции по более низким ценам, так как товар продается «напрямую»
от производителя к покупателю. Также мы понимаем, что один садовод не сможет
обеспечить предпринимателя необходимым количеством продукции, но если все
садоводы одного коллективного сада будут работать сообща, предлагая
предпринимателю продукцию от всего сада, это станет выгодно и тем и другим.
Предприниматели будут покупать продукцию у садоводов по более низкой цене и
хорошего качества, а садоводы смогут, тем самым, пополнять бюджет коллективного
сада и тратить на его нужды. Поэтому я предлагаю, что на ярмарке будет
выставляться продукция от всего коллективного сада, тогда предприниматель
сможет оценить качество продукции и его объема. Тем самым мы сможем
поддерживать продовольственную самообеспеченность региона. Покупатели смогут
приобретать продукцию по более низкой цене.

В проекте будет
рассматриваться организационная составляющая мероприятия. Содержание будет
определяться по мере реализации проекта.

Организатором
мероприятия выступает Отдел потребительского рынка Администрации
железнодорожного района города Екатеринбурга. 2 августа 2018 года
железнодорожный район города Екатеринбурга будет отмечать свое 80-летие и будет
организовывать и проводить мероприятия, приуроченные к этой дате. В положении
об отделе по потребительскому рынку сказано, что одной из основных функций отдела
является участие в подготовке и проведении мероприятий, организуемых
Администрацией города и района. Также в подготовке и проведении мероприятия
будет участвовать муниципальное казенное учреждение «Центр организации выставок
и ярмарок», так как для эффективной подготовки и проведения ярмарки необходимо
участие квалифицированных сотрудников.

В рамках проекта были
выделены основные направления деятельности. Большое внимание будет уделяться
подготовке нормативно- правового обеспечения ярмарки, организации самого
мероприятия, организации работы с персоналом, организации информационного
обеспечения мероприятия, а также непосредственно проведению ярмарки.

Проведение ярмарки
планируется в течении одного дня, 2 августа 2018 года на площадке парка
семейного отдыха «Таганский» по адресу: ул. Бебеля, 111. Выбор данной площадки
обоснован большой площадью территории, успешным опытом проведения подобных
мероприятий, хорошей организации детского досуга (детские площадки, живой
уголок), а также наличие большой автостоянки для посетителей.

Для проведения ярмарки
была составлена программа мероприятия, представленная в Приложении 1.

На ярмарке будут
представлена продукция местных садовых некоммерческих товариществ
железнодорожного района города Екатеринбурга: «Березка», «Вагонник»,
«Движенец», «Железнодорожник», «Локомотив», «Надежда», «Подшипниковец»,
«Строитель-2», «70 лет Октября», «Монтажник», «Кедр-93», «Магистраль»,
«Родничок 97», «Химик», «Юность» «Василек», «Гранит», «Елочка», «Родничок»,
«Родничок-2», «Северка 1» и др.

Такая продукция как:
овощи, фрукты (консервированные и свежие).

Информационное
обеспечение будет производиться через рассылку форм заявок в результате которых
будет формироваться список участников и спонсоров ярмарки. Также будет
производиться рассылка положений, программы и приглашений на ярмарку. Кроме
электронной рассылка будет использованы печатные издания, где будет размещено
объявление о проведении ярмарки с указанием контактов. Для привлечения внимания
к мероприятию будут задействованы информационные материалы в сети Интернет:
официальный сайт Администрации железнодорожного района, Администрации города
Екатеринбурга, социальная сеть «Вконтакте», «Одноклассники», «Твиттер»,
«Фэйсбук», «Инстаграм».

 На ярмарке будет
организованно культурно-досуговое мероприятие, которые будет включать в себя
приглашения шоу-балета «АстерА» и творческой мастерской
«Кукляндия». Также в процесс организации мероприятия будет входить составление
план-схемы с расположением зон на которых будут располагаться участники
ярмарки.

Так же для проведения
мероприятия будут задействованы волонтёры, которые будут помогать организаторам
в функционировании ярмарки.

На открытии ярмарки
будет выступать шоу-балет «Астера», приветственное слово главы Администрации
железнодорожного района, спонсоров ярмарки. Для организации мероприятия
необходима помощь муниципального казенного учреждения «Центр организации
выставок и ярмарок».

В целях разнообразия
стиля проведения ярмарки был выбран новый формат: ярмарка «Знак качества». Этот
формат подразумевает повышение спроса потребителей на высококачественные
товары, произведенные российскими садоводами, и одновременно – на развитие
взаимовыгодных отношений между всеми участниками потребительского рынка,
повышение уровня защищенности потребителей. Также ярмарка издавна считалась
народным обычаем. Регулярно проводимые ярмарки представляли собой яркие
масштабные, а главное полезные для населения события. Для поддержания формата
ярмарки была приглашена экспертная комиссияПрограммы «Екатеринбургское качество»,
которая на протяжении всей ярмарки будет проводить экспертизы для проверки
качества продукции и выявления победителей в номинации «Знак качества».
Программа реализуется в рамках Стратегического плана развития города
Екатеринбурга, целью программы является выявление продукции, работы
и услуги высокого качества, присутствующих на рынке города.Заявители,
выразившие желание на добровольной основе получить независимую
авторитетную оценку качества своей продукции (услуг), ставшие дипломантами Программы,
получают право использования знака «Екатеринбургское качество», которое
выдается сроком на три года. Т.е. побудители в номинации «Знак качества»
получают право на использование знака «Екатеринбургское качество», он будет
привлекать внимание потребителей для построение дальнейшего сотрудничества,
создаст доверие к продукции.

На ярмарке будет
проводиться конкурс «Потребительского спроса». На первом этапе конкурса будет
производиться взвешивание продукции каждого участника. По завершению ярмарки
будет производиться контрольное взвешивание, по итогам которого определиться
участник с наибольшим спросом на продукции, который и станет победителем
конкурса. Это значит, что продукция участника является наиболее привлекательной
для покупателя.

Итоговые документы – Устав
проекта (таблица 4)и План управления проектов (таблица 5).

Таблица 4

Устав проекта

Название проекта	Подготовка и проведение сельскохозяйственной ярмарки «Юбилейная»
Краткое название проекта	Ярмарка «Юбилейная»
Инициатор	Казачище Анастасия Алексеевна
Обоснование инициации	Необходимость проведения эффективной сельскохозяйственной ярмарки для населения и садоводов железнодорожного района с целью создания доверия к продукции, а также развития и поддержание садоводства города Екатеринбурга.
Стратегические цели	Продвижение продукции местных садоводов на продовольственный рынок города Екатеринбурга
Результаты проекта	Подготовка и проведения сельскохозяйственной ярмарки на территории железнодорожного района в честь 80-летия района; садоводы получат сертификат знака «Екатеринбургское качество» на свою продукцию;развитие взаимовыгодных отношений между коллективными садами и предпринимателями;
Продукт(ы) проекта	Эффективная ярмарка сельскохозяйственной продукции; · Программа ярмарки; · Положение ярмарки; · Форма заявки для участников; · Список спонсоров; · Список участников; · План-схему территории проведения ярмарки; · Контракты с коллективами;
Окружение проекта	1. Администрация Железнодорожного района 2. Муниципальное казенное учреждение «Центр организации выставок и ярмарок» (получение опыта в проведении сельскохозяйственных ярмарок); 3. Сады железнодорожного района (получат возможность представить свою продукцию на ярмарке и получить возможность заключить договора на реализацию своей продукции, а также получения знака «Екатеринбургского качества», что создаст доверии к продукции); 4. население города (получит возможность, ознакомиться и приобрести продукцию местных садоводов, по более низкой цене и хорошему качеству);
Ограничения проекта	· Кадровые (не хватит сотрудников для реализации проекта); ·  финансовые (может быть ограничен бюджет на данной мероприятие в предложенном формате, отказ от спонсорства); · Садоводы откажутся принимать участи в ярмарке, в связи с незаинтересованностью и не желанием учувствовать в подобных мероприятиях;
Целевые показатели и критерии успеха проекта	1. Желание садоводов участвовать в подобных мероприятиях 2. Налаживание связей между садоводами 3. Увеличение спроса предпринимателей на продукцию садоводов 4. Появление желания у населения приобретать продукцию у садоводов
Временные рамки проекта	С 28 мая 1018 года По 2 августа 2018 года
Суммарный бюджет

Основные
институциональные подсистемы проекта представлены в плане управления проектом.

Таблица 5

План управления проектом

План управления временем	Конкретный список работ определяется задачами, обозначенными в целевой структуре проекта. Сроки и результаты выполнения контролируются менеджером проекта, все сроки установлены сетевым графиком с помощью программы MicrosoftProject
План управления командой	В состав команды входят сотрудники Отдела потребительского рынка Администрации железнодорожного района, сотрудники муниципального казенного учреждения «Центр организации выставок и ярмарок». Выполнять работу по проекту будут одновременно с их должностными обязанностями
План управления стоимостью	Для реализации проекта необходимы некоторые ресурсы, которые требуют денежных затрат. Все затраты представлены в смете проекта (таблица 14)
План управления коммуникацией	У проекта есть внутренняя и внешняя коммуникационная структура. Они представлена на рисунке 4,5
План управления качеством	Качество проекта будет определено по его окончанию, когда будут подведены итоги ярмарки, проведен опрос среди участников
План управления рисками	Все риски проекта представлены в таблица 15

2.2 УПРАВЛЕНИЕ СОДЕРЖАНИЕМ ПРОЕКТА

Генеральная цель
проекта- подготовка и проведение ярмарки. Дерево целей отражает всю структуру
проекта (рисунок 3) включая его основные направления.

 

 

Рис.3Дерево целей

Цели
будут достигаться с помощью задач, расписанных ниже:

1.
Организация
ярмарки

1.1. Нормативно-правовое
обеспечение ярмарки

1.1.1. 
Получить
разрешение на проведение ярмарки

1.1.2. 
Составить
план мероприятия по организации ярмарки

1.1.3. 
Определить
режим работы ярмарки

1.1.4. 
Составить
положение о проведении ярмарки

1.1.5. 
Утвердить
положение о проведении ярмарки

1.1.6. 
Разработать
проект формы заявки для участников

1.1.7. 
Утвердить
форму заявки для участников

1.1.8. 
Составить
заявку в отдел аренды площадки парка семейного отдыха «Таганский» (ул. Бебеля,
111) на использование территории под ярмарку

1.1.9. 
Составить
заявку на аренду оборудования, инвентаря.

1.1.10.
Составить
заявку- приглашение для творческой мастерской “Кукляндия” на участие
в ярмарке (ростовые куклы)

1.1.11.
Составить
заявку- приглашение для шоу-балета «АстерА» на участие в открытии ярмарке

1.2.
Организационное обеспечение

1.2.1. 
Сформировать список рассылки приглашений

1.2.2. 
Разослать положение, программу, форму заявки, приглашения.

1.2.3. 
Сформировать список спонсоров

1.2.4. 
Сформировать список участников

1.2.5. 
Составить план-схему территории проведения ярмарки

1.2.6. 
Разделить всю площадку на зоны

1.2.7. 
Распределить участников ярмарки по зонам

1.2.8. 
Согласовать план-схему с заместителем главы Администрации по
вопросам потребительского рынка

1.2.9. 
Отправить заявку- приглашение творческой мастерской
“Кукляндия” на участие в ярмарке (ростовые куклы)

1.2.10.
Отправить заявку- приглашение для шоу-балета
«АстерА» на участие в открытии ярмарке

1.2.11.
Согласовать и заключить контракт с коллективами

1.2.12.
Пригласить фотографов

1.2.13.
Ознакомить фотографов с программой ярмарки

1.2.14.
Пригласить волонтёров

1.2.15.
Ознакомить волонтеров с программой ярмарки и их обязанностями

1.3. Материально-техническое
обеспечение.

1.3.1. 
Определить
общую потребность в оборудовании

1.3.2. 
Определить
общую потребность в волонтёрах

1.3.3. 
Согласовать
количество необходимого оборудования для проведения ярмарки.

1.3.4. 
Отправить
заявку в отдел аренды площадки парка семейного отдыха «Таганский» (ул. Бебеля,
111) на использование территории под ярмарку

1.3.5. 
Согласовать
проведение ярмарки на данной площадке с арендодателем и заместителем главы
Администрации по вопросам потребительского рынка

1.3.6. 
Согласовать
проведение ярмарки с начальником службы безопасности

1.3.7. 
Отправить
заявку на аренду необходимого оборудования

1.3.8. 
Напечатать
дипломы для участников ярмарки

1.3.9. 
Организовать
работу по оборудованию зоны под ярмарку

1.4.
Информационное обеспечение

1.4.1. 
Подготовить текст объявления

1.4.2. 
Подготовить изображение для объявления

1.4.3. 
Утвердить объявление

1.4.4. 
Разработать баннер, афишу, слоган ярмарки

1.4.5. 
Утвердить баннер, афишу, слоган ярмарки

1.4.6. 
Разместить материалы на официальной странице Администрации
железнодорожного района

1.4.7. 
Разместить материалы на официальной странице Администрации города
Екатеринбурга

1.4.8. 
Разместить материалы на странице в соц. сетях (Вконтакте,
Одноклассники, Твиттер, Фейсбук, Инстаграм)

1.4.9. 
Разместить материалы на информационных порталах города (Е1,66.ру)

1.4.10.
Разместить материалы в печатных изданиях

1.4.11.
Подготовить информационные буклеты

1.5.
Кадровое обеспечение

1.5.1. 
Определить потребность в необходимом количестве человек для работы
в день ярмарки

1.5.2. 
Сформировать список работников

1.5.3. 
Провести информационную встречу

1.5.4. 
Распределить функции между работниками

1.5.5. 
Провести инструктаж с работниками

1.5.6. 
Пригласить экспертную комиссию

2.
Проведение ярмарки

2.1.
Открытие ярмарки

2.1.1. 
Организовать работу волонтёров

2.1.2. 
Организовать работу фотографов

2.1.3. 
 Проконтролировать регистрацию участников ярмарки

2.1.4. 
Проконтролировать приветственное слово главы Администрации
железнодорожного района

2.1.6. 
Предоставить приветственное слово экспертной комиссии

2.1.7. 
Проконтролировать выступление шоу-балета «АстерА»

2.2.
Работа ярмарки

2.2.1. 
Организовать проведение взвешивания (начало ярмарки)

2.2.2. 
Проконтролировать работу творческой мастерской
“Кукляндия”

2.2.3. 
Проконтролировать
работу экспертной комиссии

2.2.4. 
Организовать второе взвешивание

2.3.
Закрытие ярмарки

2.3.1. 
Предоставить заключительно слово заместителю главы Администрации
по вопросам потребительского рынка

2.3.2. 
Подведение итогов ярмарки

2.3.3. 
Обеспечить награждение победителей конкурса

2.3.4. 
Проконтролировать вручение призов от спонсоров

2.3.5. 
Организовать награждение участников ярмарки дипломами и
сертификатами

2.3.6. 
Разместить информацию об итогах ярмарки на официальном сайте
Администрации железнодорожного района

3. МОБИЛИЗАЦИЯ РЕСУРСОВ

3.1 ХАРАКТЕРИСТИКА ТИПОВ РЕСУРСОВ

Для реализации проекта
требуются различные ресурсы, не только материальные и финансовые, а также
интеллектуальные, профессиональные, технические и т.п. В таблице 6приведены
конкретные типы ресурсов и комментарии их содержания.

Таблица 6

Характеристика типов ресурсов

ТИП РЕСУРСА	КОММЕНТАРИИ
1	2
Интеллектуальные	1. Теоретические знания и практические навыки проведения ярмарок 2. теоретические и практические знания взаимодействия со СМИ 3. Практические знания по расчету экономических показателей
Материальные	Проектная команда располагает рядом материальных ресурсов, которые частично есть в наличии, а частично предоставляются по согласованию. 1. Площадка парка семейного отдыха «Таганский» 2. Оборудование- столы, стулья, палатки, весы, музыкальная аппаратура 3. Дипломы, сертификаты, призы 4. Офисная техника- компьютеры, принтеры. 5. Баннеры, афиши 6. Детские аттракционы
Финансовые	1. Бюджет Администрации железнодорожного района 2. Спонсорские средства
Профессиональные	1. Специалисты имеют опыт в организации ярмарок 2. Высшее образование
Правовые	1. Положение о ярмарке 2. Программа ярмарки 3. Форма заявки для участников 4. Заявка в отдел аренды площадки 5. Заявка на аренду оборудования, инвентаря 6. Служебные записки 7. Положение об отделе по потребительскому рынку Администрации железнодорожного района города Екатеринбурга 8. Устав муниципального казенного учреждения «Центр организации выставок и ярмарок»
Организационные	1. Поиск спонсоров 2. Курирование ярмарки со стороны членов проектной команды
Управленческие	1. Заместитель главыАдминистрации по вопросам потребительского рынка (планирование, организация, контроль деятельности проектной команды); Проектная команда: 1. Заместитель начальника отдела экономика Администрации железнодорожного района (распределение средств на выплату премий сотрудникам; поиск средств на оплату;) 2. Главный специалист сектора по информационно-аналитическому обучению (приглашение фотографа, СИМ; освещение ярмарки в соц. сетях); 3. Старший специалист по организации ярмарок (МКУ «ЦОВЯ); 4. Главный специалист нормативно-правового обеспечения (МКУ «ЦОВЯ») (подготовка документации, нормативно-правовое обеспечение и т.д.);
Нравственно-волевые	1. Креативное мышление 2.  Умение работать в команде 3.  Наличие общих взглядов на проблему
Информационные	1. Электронная рассылка приглашений 2.  Размещение информации о ярмарке в СМИ, соц. сетях, печатные изданиях, баннерах, афишах
Технологические	1. Разработка новой формы проведения ярмарки с участием садоводов железнодорожного района города Екатеринбурга

Все эти ресурсы необходимы
для реализации проекта, которые будут четко соотноситься с задачами целевой
структуры. При нарушении или отсутствии данных ресурсов затрудниться ход
реализации проекта.

3.2  
АНАЛИЗ
РЕСУРСОВ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ ИХ НАЛИЧИЯ В ОРГАНИЗАЦИИ

Далее необходимо
провести анализ ресурсов с точки зрения их наличия и способов перевода
потенциальных ресурсов в актуальные (таблица 7). Большинство ресурсов является
актуальными, потенциальными в основном является то, что будет произведено в
ходе проекта.

Таблица 7

Необходимые ресурсы

Тип ресурса	Актуальные	Потенциальные	Способы перевода
Интеллектуальные: -теоретические знания; -практические знания;	+ +
Материальные: – площадка парка семейного отдыха «Таганский»; -оборудование (столы, стулья, палатки, весы, музыкальная аппаратура) -дипломы, сертификаты, призы -офисная техника (компьютеры, принтеры) -аттракционы для детей – баннеры, афиши	+ +	+ + + +	Аренда площадки Аренда Заказать в салоне фотопечати Заказать в типографии
Финансовые: – оплата аренды площадки; -оплата выступления шоу-балета «АстерА»; – оплата выступления творческой мастерской “Кукляндия”; -оплата размещения объявления в печатных изданиях; -оплата аренды оборудования; -оплата печати дипломов и сертификатов, а так же баннеров и афиш;		+ + + + + +	Привлечение спонсоров или из средств бюджета Администрации железнодорожного района
Профессиональные: -высшее образование членов проектной команды;	+
Правовые: –положение об отделе по потребительскому рынку Администрации железнодорожного района города Екатеринбурга; –устав муниципального казенного учреждения «Центр организации выставок и ярмарок»; – положение о проведении ярмарки; – форма заявки для участников; -заявка в отдел аренды площадки; -заявка на аренду оборудования, инвентаря;	+ +	+ + + +	Написать и утвердить
Управленческие: –менеджер проекта; –специалист по нормативно-правовому обеспеченью; -ответственный за финансы; -ответственный за информационное обеспечение; -главный специалист отдела	+ + + + +
Нравственно-волевые: -креативное мышление; -умение работать в команде; -наличие общих взглядов на проблему	+ + +
Информационные: –электронная рассылка приглашений; -размещение информации о ярмарке в СМИ, соц. сетях, печатные изданиях, баннерах, афишах;		+ +	Написать и отправить приглашения на ярмарку Разместить информацию о ярмарке в печатных изданиях, соц.сетях («Вконтакт, «Одноклассники», «Твиттер», «Фэйсбук», «Инстаграм»), баннерах, афишах
Технологические: -разработка новой формы проведения ярмарки с участием садоводов железнодорожного района города Екатеринбурга		+	Разработка новой формы проведения ярмарки

3.3  
СООТНЕСЕНИЕ
НАЛИЧНЫХ И ПОТЕНЦИАЛЬНЫХ РЕСУРСОВ С ОСНОВНЫМИ СУБЪЕКТАМИ-КООПЕРАНТАМИ

Ресурсы необходимо соотнести с основными
субъектами- кооперантами, участвующими в проекте (таблица 8).

Таблица 8

СУБЪЕКТЫ	РЕСУРСЫ	СИЛЬНЫЕ СТОРОНЫ	СЛАБЫЕ СТОРОНЫ	ИНТЕРЕСЫ
1.Заместитель главы Администрации по вопросам потребительского рынка	Интеллектуальные: Теоретические знания и практические навыки проведения ярмарок; Профессиональные: Высшее образование; Правовые: –положение о проведении ярмарки; -положение об отделе по потребительскому рынку;	Организаторские способности, опыт работы на руководящей должности более10лет, лидерство, нацеленности на результат работы.	Большая загруженность делами отдела	Получение опыта
2.Старший специалист по организации ярмарок (МКУ «ЦОВЯ»)	Интеллектуальные: Знания и навыки организации и проведения ярмарок Организационные: Курирование ярмарки Профессиональные: Высшее образование Правовые: Положение о проведении ярмарки, устав МКУ «ЦОВЯ» Нравственно-волевые: Креативное мышление, умение работать в команде Технологические: Разработка новой формы проведения ярмарки с участием садоводов железнодорожного района города Екатеринбурга;	Умение работать в команде	Большое количество заказов	Хорошая организация мероприятия, получение опыта проведения ярмарок
3.Заместитель начальника отдела экономика Администрации железнодорожного района	Интеллектуальные: Практические знания по расчету экономических показателей Финансовые: Оплата аренды площадки; оплата выступления шоу-балета «АстерА»; оплата выступления творческой мастерской “Кукляндия”; оплата размещения объявления в печатных изданиях; оплата аренды оборудования; оплата печати дипломов и сертификатов, баннеров и афиш; Организационные: Поиск спонсоров Профессиональные: Высшее экономическое образование Нравственно-волевые: Креативное мышление, умение работать в команде;	Опыт эффективного распределение бюджета, поиск спонсоров	Большая загруженность	Найти спонсоров мероприятия
4.Главный специалист сектора по информационно-аналитическому обучению	Интеллектуальные: Обладает теоретическими и практическими знаниями взаимодействия со СМИ Профессиональные: Высшее образование, специалист имеет опыт в организации ярмарок; Нравственно-волевые: Креативное мышление, умение работать в команде; Информационные: электронная рассылка приглашений; размещение информации о ярмарке в СМИ, соц. сетях, печатные изданиях, баннерах, афишах;	Опыт работы со СМИ, уверенный пользователь сети Интернет	Большая загруженность	Формирование внешнего окружения проекта, его освещение
5. Главный специалист нормативно-правового обеспечения (МКУ «ЦОВЯ»)	Интеллектуальные: Знания и навыки организации и проведения ярмарок Профессиональные: Высшее образование Правовые: Заявка в отдел аренды площадки, заявка на аренду оборудования, инвентаря, устав муниципального казенного учреждения «Центр организации выставок и ярмарок»;	Исполнительность, высокая скорость работы;	Большая загруженность	Дополнительный опыт участия в проведении ярмарок, портфолио, проявить себя перед руководителем

3.4  
РАЗРАБОТКА
ВНЕШНЕЙ И ВНУТРЕННЕЙ КОММУНИКАЦИОННЫХ СТРУКТУР ПРОЕКТА.

Разработка коммуникаций
необходима для того, чтобы участники проекта могли взаимодействовать между
собой и обмениваться информацией.

Ниже представлена
внутренняя коммуникационная структура проекта (рис.4).

 

Рис.4 Внутренняя коммуникационная
структура проекта.

Как видно на рисунке4 в состав внутренней
коммуникационной структуры входят:

1. Менеджер
проекта- Заместитель главы Администрации по вопросам потребительского рынка

2. Заместитель
начальника отдела экономики Администрации железнодорожного района

3. Главный
специалист сектора по информационно-аналитическому обучению

4. Старший
специалист по организации ярмарок (МКУ «ЦОВЯ»)

5. Главный
специалист нормативно-правового обеспечения (МКУ «ЦОВЯ»)

Таким образом, менеджер
проекта-Заместитель главы Администрации по вопросам
потребительского рынка, осуществляет взаимодействие со всеми членами команды
проекта. Все члены команды взаимодействуют друг с другом для эффективного
исполнения проекта, без взаимодействий одного из члена команды, проект
ставиться под угрозу. Необходимо постоянное взаимодействие всех членов команды.

Проектная команда
активно взаимодействует с элементами внешней среды, которые представлены ниже
на рисунке 5.

Рис. 5 Внешняя среда проектной
команды

Как
видно на схеме, в составе внешней коммуникационной структуре:

1.
СМИ

2. Шоу-балет
«АстерА»

3. Творческая
мастерская «Кукляндия»

4. Экспертная
комиссия по программе «Екатеринбургское качество»

5. Садово-огороднические
товарищества

6. Индивидуальные
предприниматели Екатеринбурга

7. Жители
Екатеринбурга и области

8. Администрация
парка семейного отдыха «Таганский»

9. Салон
фотопечати, типография

10. Волонтёры

На схеме представлены все
организации и социальные группы, с которыми будет осуществляться взаимодействие
в ходе реализации задач, установленных в целевой структуре.

4.РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЕКТА

4.1 УПРАВЛЕНИЕ КОМАНДОЙ

Для управления проектом
на период его существования необходимо определить команду, т.е. сотрудников,
которые непосредственно будут заниматься реализацией проекта. В состав команды
нужно включить тех, кто обладает нужными профессиональными качествами, умением
быстро адаптироваться и работать в команде.

Проектную команду
возглавит менеджер проекта- Заместитель главы
Администрации по вопросам потребительского рынка.

Помимо него в команде
проекта 6 человек:

1. Менеджер
проекта: Злобин Александр Евгеньевич, Заместитель главы
Администрации по вопросам потребительского рынка

2. Молчанов
Сергей Александрович, Заместитель начальника отдела экономики Администрации
железнодорожного района

3. Ерохина
Дарья Михайловна, Главный специалист сектора по информационно-аналитическому
обучению

4. Еловикова
Елизавета Сергеевна, Старший специалист по организации ярмарок (МКУ «ЦОВЯ»)

5. Дулепова
Наталья Дмитриевна, Главный специалист нормативно-правового обеспечения (МКУ
«ЦОВЯ»)

Характеристика команды
приведена в таблице8.

Таблица 8

Профессиональная характеристика
команды проекта

Член команды	Возраст, пол	Уровень образования	Опыт	Функции
Менеджер проекта Заместитель главы Администрации по вопросам потребительского рынка	Муж; 53;	ВПО	Теоретические знания и практические навыки проведения ярмарок;	Планирование, организация, контроль деятельности проектной команды
Старший специалист по организации ярмарок (МКУ «ЦОВЯ»)	Жен; 43;	ВПО	Знания и навыки организации и проведения ярмарок	приглашение участников ярмарки
Заместитель начальника отдела экономики Администрации железнодорожного района	Муж; 47;	ВПО	Практические знания по расчету экономических показателей	распределение средств на выплату премий сотрудникам; поиск средств на оплату;
Главный специалист сектора по информационно-аналитическому обучению	Жен; 29;	ВПО	Обладает теоретическими и практическими знаниями взаимодействия со СМИ	приглашение фотографа, СИМ; освещение ярмарки в соц. сетях;)
Главный специалист нормативно-правового обеспечения (МКУ «ЦОВЯ»)	Жен; 31;	ВПО	Знания и навыки организации и проведения ярмарок	Подготовка документации, нормативно-правовое обеспечение и т.д.

Таким образом, команда
будет набрана по имеющемуся опыту работы. Анализ состава команды приведен в
таблице 8 и 9.

Таблица 9

Гендерный состав команды проекта

Пол	Кол-во чел.	Уд.вес, %
мужской	2	40
женский	3	60
Итого	5	100

Состав команды
неравномерен, т.к. большая часть сотрудников Отдела и центра организации
выставок и ярмарок женского пола. Тем не менее, состав гендерно разнообразен.

Таблица 10

Матрица ответственности

	Заместитель главы Администрации по вопросам потребительского рынка	Заместитель начальника отдела экономики Администрации железнодорожного района	Главный специалист сектора по информационно-аналитическому обучению	Старший специалист по организации ярмарок (МКУ «ЦОВЯ»)	Главный специалист нормативно-правового обеспечения (МКУ «ЦОВЯ»)
1.1.1.    Получить разрешение на проведение ярмарки	+
1.1.2.    Составить план мероприятия по организации ярмарки				+
1.1.3.    Определить режим работы ярмарки				+
1.1.4.    Составить положение о проведении о проведении ярмарки					+
1.1.5.    Утвердить положение о проведении ярмарки	+
1.1.6.    Разработать проект формы заявки для участников					+
1.1.7.    Утвердить форму заявки для участников	+
1.1.8.    Составить заявку в отдел аренды площадки парка семейного отдыха «Таганский» (ул. Бебеля, 111) на использование территории под ярмарку					+
1.1.9.    Составить заявку на аренду оборудования, инвентаря					+
1.1.10.  Составить заявку- приглашение для творческой мастерской “Кукляндия” на участие в ярмарке (ростовые куклы)
1.1.11.  Составить заявку- приглашение для шоу-балета «АстерА» на участие в открытии ярмарке					+
1.2.1.    Сформировать список рассылки приглашений			+
1.2.2.    Разослать положение, программу, форму заявки, приглашения.			+
1.2.3.    Сформировать список спонсоров		+
1.2.4.    Сформировать список участников			+
1.2.5.    Составить план-схему территории проведения ярмарки				+
1.2.6.    Разделить всю площадку на зоны				+
1.2.7.    Распределить участников ярмарки по зонам				+
1.2.8.    Согласовать план-схему с заместителем главы Администрации по вопросам потребительского рынка				+
1.2.9.    Отправить заявку- приглашение творческой мастерской “Кукляндия” на участие в ярмарке (ростовые куклы)				+
1.2.10.  Отправить заявку- приглашение для шоу-балета «АстерА» на участие в открытии ярмарке				+
1.2.11.  Согласовать и заключить контракт с коллективами					+
1.2.12.  Пригласить фотографов из пресс-службы			+
1.2.13.  Ознакомить фотографов с программой ярмарки			+
1.2.14.  Пригласить волонтёров				+
1.2.15.  Ознакомить волонтеров с программой ярмарки и их обязанностями				+
1.3.1.    Определить общую потребность в оборудовании				+
1.3.2.    Определить общую потребность в волонтёрах				+
1.3.3.    Согласовать количество необходимого оборудования для проведения ярмарки.				+
1.3.4.    Отправить заявку в отдел аренды площадки парка семейного отдыха «Таганский» (ул. Бебеля, 111) на использование территории под ярмарку				+
1.3.5.    Согласовать проведение ярмарки на данной площадке с арендодателем и заместителем главы Администрации по вопросам потребительского рынка					+
1.3.6.    Согласовать проведение ярмарки с начальником службы безопасности				+
1.3.7.    Отправить заявку на аренду необходимого оборудования				+
1.3.8.    Напечатать дипломы для участников ярмарки					+
1.3.9.    Организовать работу по оборудованию зоны под ярмарку				+
1.4.1.    Подготовить текст объявления			+
1.4.2.    Подготовить изображение для объявления			+
1.4.3.    Утвердить объявление	+
1.4.4.    Разработать баннер, афишу, слоган ярмарки			+
1.4.5.    Утвердить баннер, афишу, слоган ярмарки	+
1.4.6.    Разместить материалы на официальной странице Администрации железнодорожного района			+
1.4.7.Разместить материалы на официальной странице Администрации города Екатеринбурга			+
1.4.8.    Разместить материалы на странице в соц. Сетях (Вконтакте, Одноклассники, Твиттер, Фейсбук, Инстаграм)			+
1.4.9.    Разместить материалы на информационных порталах города (Е1,66.ру)			+
1.4.10.  Разместить материалы в печатных изданиях			+
1.4.11.  Подготовить информационные буклеты			+
1.5.1.    Определить потребность в необходимом количестве человек для работы в день ярмарки				+
1.5.2.    Сформировать список работников				+
1.5.3.    Провести информационную встречу				+
1.5.4.    Распределить функции между работниками				+
1.5.5.    Провести инструктаж с работниками				+
1.5.6.    Пригласить экспертную комиссию				+
2.1.1.    Организовать работу волонтёров				+
2.1.2.    Организовать работу фотографов				+
2.1.3.    Проконтролировать регистрацию участников ярмарки				+
2.1.4.    Проконтролировать приветственное слово главы Администрации железнодорожного района				+
2.1.5.    Проконтролировать приветственное слово спонсоров ярмарки				+
2.1.6.    Проконтролировать приветственное слово экспертной комиссии				+
2.1.7.    Проконтролировать выступление шоу-балета «АстерА»				+
2.2.1.    Проконтролировать проведение взвешивания (начало ярмарки)				+
2.2.2.    Проконтролировать работу творческой мастерской “Кукляндия”				+
2.2.3.    Проконтролировать работу экспертной комиссии				+
2.2.4. Организовать второе взвешивание				+
2.3.1.    Предоставить заключительно слово заместителю главы Администрации по вопросам потребительского рынка				+
2.3.2.    Подведение итогов ярмарки	+
2.3.3.    Награждение победителей конкурса	+
2.3.4.    Обеспечить вручение призов от спонсоров				+
2.3.5.    Проконтролировать награждение участников ярмарки дипломами и сертификатами				+
2.3.6.    Разместить информацию об итогах ярмарки на официальном сайте Администрации железнодорожного района			+
2.3.7.Проведение анализа эффективности ярмарки			+

Матрица ответственности
дает наглядное представление кто в команде проекта отвечает за какие задачи,
что дает четкое представление о работе команды. На основе матрицы
ответственности можно выделить наиболее загруженного участника команды и по
возможности делегировать какие-то полномочия.

Все задачи целевой
структуры распределены между исполнителями таким образом, чтобы обеспечить
эффективное их выполнение, при этом давая возможность выполнять членам команды
свои привычные функциональные обязанности.

Штатно-должностное
расписание представлено в таблице ниже.

Таблица 11

Штатно-должностное расписание

Член проектной команды	Денежное вознаграждение
Заместитель главы Администрации по вопросам потребительского рынка	Заработная плата
Заместитель начальника отдела экономики Администрации железнодорожного района	Заработная плата
Главный специалист сектора по информационно-аналитическому обучению	Заработная плата
Старший специалист по организации ярмарок (МКУ «ЦОВЯ»)	Заработная плата
Главный специалист нормативно-правового обеспечения (МКУ «ЦОВЯ»)	Заработная плата

Все члены проектной
команды учувствуют в реализации проекта без отрыва работы. Поэтому
дополнительного вознаграждения за выполнение задач проекта не предусмотрено.

4.2 ОРГАНИЗАЦИОННОЕ МОДЕЛИРОВАНИЕ ПРОЕКТА

Для организации проекта
важно определить организационную структуру, административные и технологические
связи. Организационная структура- совокупность элементов организации
(должностных позиций, структурных подразделений) и связи между ними.

Для реализации данного
проекта используется функциональная структура управления. Поскольку проект
низкой сложности, небольшого масштаба и выполняется в течении короткого
времени- выбор функциональной системы очевиден.

Рис. 6 Модель управления проектом

Данную модель
представляет менеджер проекта. В его подчинении находятся начальник отдела экономики,
специалист по информационно-аналитическому обучению, старший специалист по
организации ярмарок главный специалист нормативно-правового обеспечения.

4.3 УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ ПРОЕКТА

Управление
временем- одна из важнейших подсистем проекта в силу того, что наряду с
затратами является важнейшей частью для реализации проекта и определяет
ограничения проекта во времени.

Цель
управления временем-получение точного расписания проекта с учетом задач, их
сроков исполнения и ответственных лиц, которые служат основой для исполнения
проекта.

Управление
временем включает в себя процессы, обеспечивающие своевременное исполнение
проекта:

ü Определение работ;

ü Определение последовательности работ;

ü Оценка продолжительности работ;

ü Разработка расписания;

ü Разработка календарного плана;

Проект
представляет совокупность задач, на выполнение которых выделяется определенное
время, что в совокупности составляет общее время проекта.

В приложении
3представлена диаграмма Ганта, в приложении 4- Сетевой график, отражающий продолжительность
работ проекта и позволяющие дать оценку общему количеству рабочего времени,
необходимого для выполнения выработанных задач с указанием старта и конца
выполнения. Датой начала реализации проекта является 2 июля 2018 года.

Запланированная последовательность
работ показана в таблице 12

Таблица 12

Определение
последовательности работ

№	Задача	Предшественники
1	Начало работ
2	1.1.1.    Получить разрешение на проведение ярмарки	1
3	1.1.2.    Составить план мероприятия по организации ярмарки	2
4	1.1.3.Определить режим работы ярмарки	3
5	1.1.4.    Составить положение о проведении ярмарки	4
6	1.1.5.    Утвердить положение о проведении ярмарки	5
7	1.1.6.    Разработать проект формы заявки для участников	6
8	1.1.7.    Утвердить форму заявки для участников	7
9	1.1.8.    Составить заявку в отдел аренды площадки парка семейного отдыха «Таганский» (ул. Бебеля, 111) на использование территории под ярмарку	8
10	1.1.9.    Составить заявку на аренду оборудования, инвентаря.	9
11	1.1.10.  Составить заявку- приглашение для творческой мастерской “Кукляндия” на участие в ярмарке (ростовые куклы)	10
12	1.1.11.  Составить заявку- приглашение для шоу-балета «АстерА» на участие в открытии ярмарке	11
13	1.2.1.    Сформировать список рассылки приглашений	12
14	1.2.2.    Разослать положение, программу, форму заявки, приглашения.	13
15	1.2.3.    Сформировать список спонсоров	14
16	1.2.4.    Сформировать список участников	15
17	1.2.5.    Составить план-схему территории проведения ярмарки	19
18	1.2.6.    Разделить всю площадку на зоны	16
19	1.2.7.    Распределить участников ярмарки по зонам	18
20	1.2.8.    Согласовать план-схему с заместителем главы Администрации по вопросам потребительского рынка	17
21	1.2.9.    Отправить заявку- приглашение творческой мастерской “Кукляндия” на участие в ярмарке (ростовые куклы)	20
22	1.2.10.  Отправить заявку- приглашение для шоу-балета «АстерА» на участие в открытии ярмарке	20
23	1.2.11.  Согласовать и заключить контракт с коллективами	20
24	1.2.12.  Пригласить фотографов	20
25	1.2.13.  Ознакомить фотографов с программой ярмарки	24
26	1.2.14.  Пригласить волонтёров	29
27	1.2.15.  Ознакомить волонтеров с программой ярмарки и их обязанностями	24
28	1.3.1.    Определить общую потребность в оборудовании	24
29	1.3.2.    Определить общую потребность в волонтёрах	23
30	1.3.3.    Согласовать количество необходимого оборудования для проведения ярмарки.	28
31	1.3.4.    Отправить заявку в отдел аренды площадки парка семейного отдыха «Таганский» (ул. Бебеля, 111) на использование территории под ярмарку	20
32	1.3.5.    Согласовать проведение ярмарки на данной площадке с арендодателем и заместителем главы Администрации по вопросам потребительского рынка	20
33	1.3.6.    Согласовать проведение ярмарки с начальником службы безопасности	32;31
34	1.3.7.    Отправить заявку на аренду необходимого оборудования	28
35	1.3.8.    Напечатать дипломы для участников ярмарки	34
36	1.3.9.    Организовать работу по оборудованию зоны под ярмарку	52
37	1.4.1.    Подготовить текст объявления	23
38	1.4.2.    Подготовить изображение для объявления	37
39	1.4.3.    Утвердить объявление	37
40	1.4.4.    Разработать баннер, афишу, слоган ярмарки	23
41	1.4.5.    Утвердить баннер, афишу, слоган ярмарки	37;38;39
42	1.4.6.    Разместить материалы на официальной странице Администрации железнодорожного района	13
43	1.4.7.    Разместить материалы на официальной странице Администрации города Екатеринбурга	13
44	1.4.8.    Разместить материалы на странице в соц. сетях (Вконтакте, Одноклассники, Твиттер, Фейсбук, Инстаграм)	13
45	1.4.9.    Разместить материалы на информационных порталах города (Е1,66.ру)	13
46	1.4.10.  Разместить материалы в печатных изданиях	13
47	1.4.11.  Подготовить информационные буклеты	35
48	1.5.1.    Определить потребность в необходимом количестве человек для работы в день ярмарки	47
49	1.5.2.    Сформировать список работников	48
50	1.5.3.    Провести информационную встречу	49
51	1.5.4.    Распределить функции между работниками	49
52	1.5.6.    Пригласить экспертную комиссию	13
53	Начало ярмарки	36;42;43;44;45;46;33;50; 51;25;27;26;41;20;21;
54	2.1.1.    Организовать работу волонтёров	53
55	2.1.2.    Организовать работу фотографов	54
56	2.1.3.    Проконтролировать регистрацию участников ярмарки	55
57	2.1.4.    Проконтролировать приветственное слово главы Администрации железнодорожного района	56
58	2.1.5.    Проконтролировать приветственное слово спонсоров ярмарки	57
59	2.1.6.    Предоставить приветственное слово экспертной комиссии	58
60	2.1.7.    Проконтролировать выступление шоу-балета «АстерА»	59
61	Работа ярмарки	60
62	2.2.1.    Организовать проведение взвешивания (начало ярмарки)
63	2.2.2.    Проконтролировать работу творческой мастерской “Кукляндия”	61НН;62НН;64НН;65НН
64
65	2.2.4.    Организовать второе взвешивание
66	Завершение ярмарки	65;63;64;62;
67	2.3.1.    Предоставить заключительно слово заместителю главы Администрации по вопросам потребительского рынка	66
68	2.3.2.    Подведение итогов ярмарки	67
69	2.3.3.    Обеспечить награждение победителей конкурса	68
70	2.3.4.    Проконтролировать вручение призов от спонсоров	69
71	2.3.5.    Организовать награждение участников ярмарки дипломами и сертификатами	70
72	2.3.6.    Разместить информацию об итогах ярмарки на официальном сайте Администрации железнодорожного района	71
73	2.3.7.    Проведение анализа эффективности ярмарки	72
74	Окончание работ	73;60

Продолжительность и сроки выполнения
работ проекта (задач целевой структуры проекта) отражены в календарном плане
проекта (табл. 13).

Таблица 13

Календарный
план работ

Название задачи	Длительность	Начало	Раннее начало	Окончание	Раннее окончание	Предшественники
Начало работ	0 дней	Пн 28.05.18	Пн 28.05.18	Пн 28.05.18	Пн 28.05.18
Получение разрешения на проведение ярмарки	3 дней	Пн 28.05.18	Пн 28.05.18	Ср 30.05.18	Ср 30.05.18	1
Составить план меропрятий по организации ярмарки	2 дней	Чт 31.05.18	Чт 31.05.18	Пт 01.06.18	Пт 01.06.18	2
Определить режим работы ярмарки	1 день	Пн 04.06.18	Пн 04.06.18	Пн 04.06.18	Пн 04.06.18	3
Составить положение о проведении ярмарки	5 дней	Вт 05.06.18	Вт 05.06.18	Пн 11.06.18	Пн 11.06.18	4
Утвердить положение о проведении ярмарки	1 день	Вт 12.06.18	Вт 12.06.18	Вт 12.06.18	Вт 12.06.18	5
Разработать проект формы заявки для участников	2 дней	Ср 13.06.18	Ср 13.06.18	Чт 14.06.18	Чт 14.06.18	6
Утвердить форму заявки для участников	1 день	Пт 15.06.18	Пт 15.06.18	Пт 15.06.18	Пт 15.06.18	7
Составить заявку в отдел аренды площадки парка	1 день	Пн 18.06.18	Пн 18.06.18	Пн 18.06.18	Пн 18.06.18	8
Составить заявку на аренду оборудования,инвентаря	1 день	Вт 19.06.18	Вт 19.06.18	Вт 19.06.18	Вт 19.06.18	9
Составить заявку-приглашение для творческой мастерской “Кукляндия”	1 день	Ср 20.06.18	Ср 20.06.18	Ср 20.06.18	Ср 20.06.18	10
Составить заявку-приглашения для шоу балета “АстерА”	1 день	Чт 21.06.18	Чт 21.06.18	Чт 21.06.18	Чт 21.06.18	11
Сформировать список рассылки пришлашений	3 дней	Пт 22.06.18	Пт 22.06.18	Вт 26.06.18	Вт 26.06.18	12
Разослать положение, программу, форму заявки, приглашения	1 день?	Ср 27.06.18	Ср 27.06.18	Ср 27.06.18	Ср 27.06.18	13
Сформировать список спонсоров	4 дней	Чт 28.06.18	Чт 28.06.18	Вт 03.07.18	Вт 03.07.18	14
Сформировать список участников	3 дней	Ср 04.07.18	Ср 04.07.18	Пт 06.07.18	Пт 06.07.18	15
Составить план-схему территории проведения ярмарки	3 дней	Ср 11.07.18	Ср 11.07.18	Пт 13.07.18	Пт 13.07.18	19
Разделить всю площадку на зоны	1 день	Пн 09.07.18	Пн 09.07.18	Пн 09.07.18	Пн 09.07.18	16
Распределить участников ярмарки на зоны	1 день	Вт 10.07.18	Вт 10.07.18	Вт 10.07.18	Вт 10.07.18	18
Согласовать план-схему с заместителем главы Администрации по вопросам потребительского рынка	1 день?	Пн 16.07.18	Пн 16.07.18	Пн 16.07.18	Пн 16.07.18	17
Отправить заявку-приглашение творческой мастерской “Кукляндия”	1 день	Вт 17.07.18	Вт 17.07.18	Вт 17.07.18	Вт 17.07.18	20
Отправить заявку-приглашение для шоу балета “АстерА”	1 день	Вт 17.07.18	Вт 17.07.18	Вт 17.07.18	Вт 17.07.18	20
Согласовать и заключить контракт с коллективами	1 день	Вт 17.07.18	Вт 17.07.18	Вт 17.07.18	Вт 17.07.18	20
Пригласить фотографов	1 день	Вт 17.07.18	Вт 17.07.18	Вт 17.07.18	Вт 17.07.18	20
Ознакомить фотографов с программой ярмарки	1 день?	Ср 18.07.18	Ср 18.07.18	Ср 18.07.18	Ср 18.07.18	24
Пригласить волонтеров	1 день?	Чт 19.07.18	Чт 19.07.18	Чт 19.07.18	Чт 19.07.18	29
Ознакомить волонтеров с программой ярмарки и их обязанностями	1 день?	Ср 18.07.18	Ср 18.07.18	Ср 18.07.18	Ср 18.07.18	24
Определить общую потребность в оборудовании	1 день?	Ср 18.07.18	Ср 18.07.18	Ср 18.07.18	Ср 18.07.18	24
Определить общую потребность в волонтерах	1 день?	Ср 18.07.18	Ср 18.07.18	Ср 18.07.18	Ср 18.07.18	23
Согласовать количество необходимого оборудования для проведения ярмарки	1 день?	Чт 19.07.18	Чт 19.07.18	Чт 19.07.18	Чт 19.07.18	28
Отправить заявку в отдел аренды площадки парка	1 день?	Вт 17.07.18	Вт 17.07.18	Вт 17.07.18	Вт 17.07.18	20
Согласовать проведение ярмарки на данной площадке с арендодателем и заместителем главы Администрации по вопросам потребительского рынка	1 день?	Вт 17.07.18	Вт 17.07.18	Вт 17.07.18	Вт 17.07.18	20
Согласовать проведение ярмарки с начальником службы безопасности	1 день?	Ср 18.07.18	Ср 18.07.18	Ср 18.07.18	Ср 18.07.18	32;31
Отправить заявку на аренду необходимого оборудования	1 день?	Чт 19.07.18	Чт 19.07.18	Чт 19.07.18	Чт 19.07.18	28
Напечатать дипломы для участников ярмарки	1 день?	Пт 20.07.18	Пт 20.07.18	Пт 20.07.18	Пт 20.07.18	34
Организовать работы по оборудованию зоны под ярмарку	2 ч	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	52
Подготовить текст объявления	1 день?	Ср 18.07.18	Ср 18.07.18	Ср 18.07.18	Ср 18.07.18	23
Подготовить изображение для объявления	1 день?	Чт 19.07.18	Чт 19.07.18	Чт 19.07.18	Чт 19.07.18	37
Утвердить объявление	1 день?	Чт 19.07.18	Чт 19.07.18	Чт 19.07.18	Чт 19.07.18	37
Разработать баннер, афишу, слоган ярмарки	1 день?	Ср 18.07.18	Ср 18.07.18	Ср 18.07.18	Ср 18.07.18	23
Утвердить баннер, афишу, слоган ярмарки	1 день?	Пт 20.07.18	Пт 20.07.18	Пт 20.07.18	Пт 20.07.18	37;38;39
Разместить материалы на официальной странице Администрации железнодорожного района	1 день?	Ср 27.06.18	Ср 27.06.18	Ср 27.06.18	Ср 27.06.18	13
Разместить материалы на официальной страцине Администрации города Екатеринбурга	1 день?	Ср 27.06.18	Ср 27.06.18	Ср 27.06.18	Ср 27.06.18	13
Разместить материалы на страницах в соц. Сетях	1 день?	Ср 27.06.18	Ср 27.06.18	Ср 27.06.18	Ср 27.06.18	13
Разместить материалы на информационных порталах города	1 день?	Ср 27.06.18	Ср 27.06.18	Ср 27.06.18	13
Разместить материалы в печатных изданиях	1 день?	Ср 27.06.18	Ср 27.06.18	Ср 27.06.18	Ср 27.06.18	13
Подготовить информационные буклеты	1 день?	Пн 23.07.18	Пн 23.07.18	Пн 23.07.18	Пн 23.07.18	35
Определить потребность в необходимом количестве человек для работы в день ярмарки	1 день?	Вт 24.07.18	Вт 24.07.18	Вт 24.07.18	Вт 24.07.18	47
Сформировать список работников	1 день?	Ср 25.07.18	Ср 25.07.18	Ср 25.07.18	Ср 25.07.18	48
Провести информационную встречу	1 день?	Чт 26.07.18	Чт 26.07.18	Чт 26.07.18	Чт 26.07.18	49
Распределить функции между работниками	1 день?	Чт 26.07.18	Чт 26.07.18	Чт 26.07.18	Чт 26.07.18	49
Пригласить экспертную комиссию	1 день?	Ср 27.06.18	Ср 27.06.18	Ср 27.06.18	Ср 27.06.18	13
Начало ярмарки	0 дней	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	36;42;43;44;45;46;33;50;51;25;27;26;41;20;21
Организовать работу волонтеров	1 ч	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	53
Организовать работу фотографов	1 ч	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	54
Проконтролировать регистрацию участников ярмарки	1 ч	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	55
Проконтролировать приветственное слово главы Администрации железнодорожного района	10 мин	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	56
Проконтролировать приветственное слово спонсоров ярмарки	10 мин	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	57
Предоставить приветственное слово экспертной комиссии	10 мин	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	58
Проконтролировать выступление шоу балета “АстерА”	10 мин	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	59
Работа ярмарки	0 дней	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	60
Организовать проведение взвешивания	45 мин	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18
Проконтролировать работу творческой мастерской “Кукляндия”	4 ч	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	Пт 03.08.18	Пт 03.08.18	61НН;62НН;64НН;65НН
Проконтролировать работу экспертной комиссии	3 ч	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18
Организовать второе взвешивание	45 мин	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18	Чт 02.08.18
Завершение ярмарки	0 дней	Пт 03.08.18	Пт 03.08.18	Пт 03.08.18	Пт 03.08.18	65;63;64;62
Предоставить заключительное слово заместителю главы Администрации по вопросам потребительского рынка	15 мин	Пт 03.08.18	Пт 03.08.18	Пт 03.08.18	Пт 03.08.18	66
Подведение итогов ярмарки	45 мин	Пт 03.08.18	Пт 03.08.18	Пт 03.08.18	Пт 03.08.18	67
Обеспечить награждение победителей конкурса	15 мин	Пт 03.08.18	Пт 03.08.18	Пт 03.08.18	Пт 03.08.18	68
Проконтролировать вручение призов от спонсоров	15 мин	Пт 03.08.18	Пт 03.08.18	Пт 03.08.18	Пт 03.08.18	69
Организовать награждение участников ярмарки дипломами и сертификатами	30 мин	Пт 03.08.18	Пт 03.08.18	Пт 03.08.18	Пт 03.08.18	70
Разместить информацию об итогах ярмарки на официальном сайте Администрации железнодорожного района	3 дней	Пт 03.08.18	Пт 03.08.18	Ср 08.08.18	Ср 08.08.18	71
Проведение анализа эффективности ярмарки	7 дней	Ср 08.08.18	Ср 08.08.18	Пт 17.08.18	Пт 17.08.18	72
Окончание работы	0 дней	Пт 17.08.18	Пт 17.08.18	Пт 17.08.18	Пт 17.08.18	73;60

Таким образом, для решения проекта
необходимо 60 календарных дней. Некоторые задачи можно выполнять параллельно,
что позволит сэкономить время реализации проекта.

4.4 УПРАВЛЕНИЕ СТОИМОСТЬЮ ПРОЕКТА

Стоимость проекта определяется
совокупностью затрат на необходимые ресурсы.

Основная цель управления стоимостью
проекта-завершить его в рамках утвержденного бюджета. Смета расходов
устанавливается от стоимости проекта на различных этапах развития проекта.

Основным документом, при помощи
которого будет осуществляться управление стоимостью данного проекта, является
смета (таблица 14).

Таблица
14

Смета
проекта

Наименование	Количество	Цена за единицу, руб	Сумма, руб
1	2	3	4
Аренда площадки	1 день	35000	35000
Фотографы	2по 8 часов	1000/час	16000
Аренда палаток	25	400	10000
Аренда стульев	35	100	3500
Аренда электронных весов	2	2500/день	5000
Печать дипломов	40	500/20 шт	1000
Печать афиши	100	150	15000
Печать баннеров	15	270	4050
Аренда столов	30	350	10500
Аренда музыкальной аппаратуры	1	1000/час	8000
Оплата выступления шоу- балета «АстерА»	1 танец	4000	4000
Оплата выступления творческой мастерской «Кукляндия»	4 часа	1500/час	6000
		Итого:	118050

Спонсорами
будет закрыта часть сметы,Хладокомбинат №3 предоставит средства для аренды
необходимого оборудования для организации ярмарки в сумме 33 050 руб. Компания
«Провансаль ЕЖК» предоставит денежную сумму в размере 45 000 руб. на
аренду площадки и заказ артистов для мероприятия.

4.5
УПРАВЛЕНИЕ РИСКАМИ

Риск-
это степень опасности подвергнуться воздействию негативных событий и возможных
последствий. Он может случиться на любой стадии реализации проекта. Проектный
риск- это возможность возникновения в ходе реализации проекта неблагоприятных
последствий, связанных с нанесением убытков.

Проекты
всегда существуют в условиях неопределенности. В качестве причин
неопределенности могут выступать недостаток информированности, наличие элемента
случайности, наличие противодействия. То есть у каждого проекта существуют
риски, что что-то пойдет не так, как было задумано.

При
реализации проекта, необходимо учитывать, какие риски могут возникнуть и
заранее определить стратегию поведения в случившейся ситуации.

Таблица 15

Описание
рисков проекта

№	Риск	Величина риска	Причины рисков	Стратегия	Меры по снижению риска
1	Нарушение сроков реализации проекта	Высокая	Загруженность команды проекта	Избегание	Перераспределение обязанностей
2	Нехватка материальных ресурсов	Средняя	Недостаток средств в бюджете	Минимизация	Дополнительное финансирование
3	Возникновение конфликтных ситуаций	Низкая	Безответственность партнеров	Минимизация	Отказ от ненадежных партнеров
4	Правовые риски	Низкая	Неправильное составленные документы проекта	Избегание	Промежуточное утверждение
5	Отсутствие внимания к мероприятию	Низкая	Плохое освещение мероприятия	Минимизация	Размещение информации по всем каналам связи
6	Непринятие системы оплаты труда муниципальными служащими	Средняя	Выполнение проекта входит в их должностные обязанности	Минимизация	Проведение просветительской работы
7	Отсутствие заинтересованности садоводов в участии в ярмарке	Высокий	Отсутствие заинтересованности в	Избегание

Причиной
возникновения рисков является неопределенности, существующие в каждом проекте.
По итогам таблицы (15)
видно, что основной риск в реализации проекта по подготовке и проведению
сельскохозяйственной ярмарки «Юбилейная» является нарушение сроков реализации
проекта. Так как данное мероприятие должно быть реализовано именно 2 августа
2018 года, так как в этот день Железнодорожный район будет праздновать свое
80-е. Также одним из самых серьезных рисков является то, что садоводы не
проявят интереса к мероприятию и откажутся от участия в ярмарке. Для того чтобы
перечисленные риски не послужили причиной срыва реализации проекта, необходимо
иметь «пути отступления», которые представлены в виде методов решения проблем,
связанных с рисками проекта.

5.МОНИТОРИНГ
ПРОЕКТА

Проведение
мониторинга проекта требует формирования эффективной системы контроля над
проектом. Основной целью контроля данного проекта является обеспечение плановых
показателей посещения ярмарок и повышение уровня взаимодействия
предпринимателей и садоводов.

Функция
контроля за исполнением поставленной задачи возлагается на менеджера проекта.

Раз
в неделю ответственным за внедрение проекта необходимо отчитываться о
возникающих проблемах и о проделанной работе.

По
завершению проекта производиться анализ эффективности работы ярмарки (делаются
выводы, анализируются данные). Вся собранная информация предоставляется
руководству для принятия решений, на разрешении выявленных проблем, связанных с
реализацией проекта.

В
ходе реализации проекта необходимо проводить мониторинг- контроль, слежение,
учет, анализ и составление отчетов о фактическом исполнении проекта в сравнении
плана.

Для
оценки результатов ярмарки необходимо поддерживать контакт с коллективными
садами и предпринимателями, которые способны оказать помощь в предоставлении
статистических и иных данных, свидетельствующих об эффекте и положительном сдвиге
в оценке необходимых данных.

В
целом, оценка эффективности проведенной ярмарки основывается на статистических
данных, которые, в свою очередь напрямую зависят от практической реализации
идей, поэтому для проектной команды важно поддерживать коммуникацию со всеми
участниками проекта, заинтересованными в проведении сельскохозяйственной
ярмарки в городе Екатеринбурге на территории железнодорожного района, для
обмена опытом.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В данной работе
разработан проект, основной целью которого являлось подготовка и проведение
сельскохозяйственной ярмарки «Юбилейная».

В рамках данного
курсового проекта были решены следующие задачи:

1)
проведен
предпроектный анализ, продемонстрировавший необходимость проведения
сельскохозяйственной ярмарки на территории Железнодорожного района города
Екатеринбурга;

2)
сформулирован
стратегический замысел проекта, оформлен устав, представлен план управления
проектом;

3)
разработана
целевая структура проекта;

4)
проанализированы
необходимые для реализации проекта ресурсы;

5)
разработаны
внутренняя и внешняя коммуникационная структуры проекта;

6)
дана
характеристика следующих основных институциональных подсистем проекта:

a.  
управление
командой

b.
организационное
моделирование проекта

c.
управление
временем

d.
управление
стоимостью

e.  
управление
рисками

Практической
значимостью проекта является подготовка и проведение сельскохозяйственной
ярмарки с целью развития местных садово-огороднических товариществ, налаживание
их взаимодействия с предпринимателями.

По срокам реализации
данный проект является краткосрочным, по масштабу- малый, по типу
финансирования- бюджетный.

Приложение 1

Программа
мероприятия

Время	Наименование мероприятия
2 августа 2018
9.00	Начало работы ярмарки
9.00-16.00	Работа ярмарки
10.00-11.00	Церемония открытия сельскохозяйственной ярмарки Приветственное слово главы Администрации железнодорожного района Приветственное слово спонсоров ярмарки Приветственное слово экспертной комиссии Выступление шоу-балета «АстерА»
11.15-12.00 14.00-14.45	Конкурс «Потребительский спрос» Проведение взвешивания Повторное взвешивание
11.00-14.45	Работа конкурсной комиссии на присвоение знака «Екатеринбургское качество»
14.45-15.30	Подведение итогов ярмарки
15.30-16.00	Церемония закрытия сельскохозяйственной ярмарки Заключительное слово Заместителя главы Администрации по вопросам потребительского рынка Подведение итогов ярмарки Награждение победителей конкурса Вручение призов от спонсоров Награждение участников ярмарки дипломами и сертификатами
17.00	Закрытие ярмарки. Демонтаж экспозиции.

Приложение
2 – Структура администрации

Приложение
3 – Диаграмма Ганта

–

Приложение
3 – Диаграмма Ганта

Приложение
3 – Диаграмма Ганта

Приложение
3 – Диаграмма Ганта

Приложение
4–Сетевой график

Приложение
4–Сетевой график

Приложение
4–Сетевой график

Приложение
4–Сетевой график

СПИСОК
ЛИТЕРАТУРЫ

1.
Федеральный закон от 15 апреля 1998 г. № 66-ФЗ «О садоводческих,
огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан» (с изменениями на
3 июля 2016 года). Электронный Ресурс. Режим Доступа:
[1]Садовые некоммерческие
товарищества железнодорожного района города Екатеринбурга Электронный источник
Режим доступа: http://docs.cntd.ru/document/412310323( дата обращения
05.04.2017)

Содержание:

Введение

Проведение выставок – это весьма эффективное средство коммуникации и востребованный формат мероприятий, которое позволяет оценить усилия конкурентов, представить достижения и найти новые деловые партнерства. Выставки – это своеобразный срез рынка отрасли, в которой трудится компания. Они позволяют найти новые каналы сбыта и возможность реализации продукции. Но решение о принятии участия в выставках можно принимать только после рассмотрения маркетинговых вопросов.

Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что организация выставок и ярмарок предусматривает непосредственное общение партнеров по отрасли, производителей и потребителей и установление новых долгосрочных деловых взаимоотношений.

Целью написания курсовой работы является изучение организации выставочно ярмарочной деятельности. Для достижения этой цели необходимо решить следующие задачи:

• Рассмотреть суть и цели выставок и ярмарок
• Изучить типологию выставок и ярмарок
• Выявить этапы организации выставок и ярмарок
• Разобрать составляющие бюджета для организации выставок и ярмарок
• Охарактеризовать компанию АО «КРОКУС»
• Проанализировать технологию проведения выставок компании АО «КРОКУС»

Предметом исследования является организация выставочно ярмарочной деятельности.

Объектом исследования является выставочный центр Крокус Экспо.

Методами исследования является анализ, сравнение, описание, обобщение, систематизация научной и практической информации.

Методологию данного исследования составили труды авторов в области менеджмента и маркетинга, а также глобальная сеть Интернет и данные выставочного центра Крокус Экспо.

Глава 1. Организация выставочно-ярмарочной деятельности

1.1. Выставки и ярмарки: суть и цели

Участие в выставках или организация собственных мероприятий – еще один из самых эффективных маркетинговых инструментов и идеальный способ заявить о себе. Потенциальные клиенты, партнеры по бизнесу, предприниматели, эксперты, представители СМИ^[1], чиновники – все интересующие вас целевые аудитории в одном месте и в одно время. Из этой ситуации можно и нужно выжать максимум пользы.

Каких целей можно добиться с помощью выставки? Позиционировать себя на рынке, исследовать спрос и предложение, получить обратную связь от потребителей товаров и услуг, проанализировать положение дел у конкурентов, найти поставщиков и наладить долгосрочное сотрудничество с партнерами, ознакомиться с трендами индустрии.

Организация и проведение выставок способствует установлению деловых контактов и заключению выгодных контрактов. Выставка – это еще и возможность провести в рамках основного делового форума ряд мероприятий другого формата, также полезных вашему бизнесу,  – круглый стол, обучающий семинар, мастер-класс и, собственно, презентацию.

Организация крупной выставки с участием большого количества экспонентов – это очень дорогостоящее мероприятие. Однако даже небольшая компания может себе позволить персональный показ на арендованной выставочной территории. Прежде чем руководство компании примет решение об участии в выставке, нужно определиться с задачами, которые будут решены с помощью данного мероприятия. Если ставится единичная цель, то это будет неоправданно по причине больших затрат. В целом, выставочная деятельность ориентируется на сбыт товаров и услуг, потому выставочный стенд действует как кратковременная торговая точка. Но главной задачей мероприятий является поднятие имиджа компании-экспонента.

Организация выставок является для фирмы способом:

• Заявить о себе для определенной аудитории;
• Добиться инвестиций в свою деятельность;
• Найти нужных специалистов для дальнейшего сотрудничества;
• Наладить каналы сбыта продукции и заключить долгосрочные выгодные контракты;
• Оценить возможности конкурентов;
• Сделать анализ рынка и найти тенденции к развитию;
• Предоставить доклад о своем бизнесе на конференциях и семинарах;
• Поднять имидж компании.

Решение о принятии участия в выставке В2В^[2] должно соответствовать таким  критериям:

• Соответствие сферы сбыта товара масштабу выставки;
• Нацеленность реализации товаров на конкретную целевую аудиторию;
• Качество товаров или услуг должно отвечать размерам мероприятия.

Организация и проведение выставок предусматривает в будущем результативную экономическую отдачу. Существует два вида экономической выгоды, что обязательно нужно учитывать при принятии решения об участии. Первый – это возможность быстрого заключения контрактов, что позволяет в ближайшей перспективе получить финансовые поступления, обеспечивает финансовую стабильность и высокую ликвидность активов.

В данном случае предполагается, что компания в ближайший период после выставки быстро восстанавливает затраты на проведение мероприятия, и получает прибыли. Второй вариант предполагает заключение долгосрочных контрактов и занятость предприятия на длительное время вперед. Он подходит компаниям, которые не стремятся к быстрому покрытию расходов, так как их финансовое положение стабильно. Данная коммерческая тактика обеспечивает экономическое постоянство в перспективе и отвечает стратегии устойчивого развития. Все возможные способы получения финансовой выгоды, в том числе и минимизация расходов на само мероприятие, должны оговариваться в концепции выставочного проекта. Этот документ включает в себя такие пункты:

• Условия, сроки и место проведения выставки;
• Список специалистов, участвующих в подготовке и проведении мероприятия;
• Цели проведения;
• Содержание выставочного проекта;
• Деловая программа.

Раскрытие тематики деловой части программы предполагает увеличение эффективности расходования финансовых вложений и научно-технических новшеств, а также четкую ориентацию предприятия на производство конкурентоспособной продукции. Основными задачами программных мероприятий являются привлечение инвестиций в означенную сферу, техническое переоснащение производства, увеличение рынка сбыта товаров, объединение интересов представителей промышленных и финансовых сфер.

Главное преимущество выставки, это её аудитория и форма контакта с ней. Во-первых, вы и ваш потенциальный клиент находитесь на “нейтральной” территории, что позволяет обоим общаться в непринужденной обстановке. При этом ваш товар, при качественном оформлении стенда, представлен в наилучшем виде. Во-вторых, стоимость охвата в такой короткий срок, такого количества потенциальных клиентов намного меньше, чем по средствам других видов рекламы, особенно если выставка узко-специализирована. В-третьих, посетители выставки не только целенаправленно идут посмотреть на экспонентов, но и платят за это деньги, поэтому они постараются получить для себя как можно большее количество информации. Помимо представления вашего товара или услуги лицом, вы можете не только на месте предоставить потенциальному клиенту исчерпывающую информацию о вашем предложении, но и снабдить его любыми материалами, от визитки до исчерпывающей информации о вашей компании на CD-диске. Не стоит забывать и того, что выставка может служить и средством для изучения спроса. Таким образом, качество рекламного контакта с вашей целевой аудиторией на выставке самое высокое, по сравнению с другими средствами продвижения. При этом и чистота и размер целевой аудитории достаточно высок, при условии правильного выбора выставки. Стоит отметить и такие особенности участия в выставке как: Возможность изучить предложения конкурентов и общую ситуацию в отрасли. Бесплатно появиться в различных СМИ, освещающих выставку. Возможность контакта с органами государственной власти, профессиональными объединениями, издательствами и другими субъектами, работающими в вашей отрасли бизнеса. Увеличить узнаваемость компании. Естественно, что все эти преимущества могут быть использованы только при условии качественной организации участия в выставке, профессиональной работы менеджеров компании и т.д. В обратном случае, выставка может не только не принести пользу вашей компании но и принести ей серьёзный ущерб, не только не окупив затраты, но и представив вашу компанию не лучшим образом по сравнению с конкурентами.

Ярмарки дают возможность широкому кругу изготовителей, потребителей, посредников вступать в непосредственные коммерческие контакты, способствуя регулированию спроса и предложения, активизации хозяйственной инициативы.

Роль ярмарок состоит в том, что их деятельность связана:

• с изучением товарного рынка;

• анализом потребностей покупателей;

• проектированием товара согласно выбранному сегменту рынка;

• нахождением оптимальной цены, отражающей характер товара и спроса на него;

• регулирования товародвижения

Ярмарки функционируют в следующих целях:

1) демонополизация в сферах производства и обращения;

2) повышение надежности обеспечения предприятий

необходимыми товарами;

3) снижение товарного дефицита;

4) самостоятельное установление сторонами деловых и рациональных хозяйственных связей;

5) формирование производителями планов производства продукции, расширения и обновления ее ассортимента;

6) увеличение выпуска высококачественной продукции с учетом спроса потребителей;

7) вовлечение в хозяйственный оборот неиспользуемой, излишней продукции; вторичных ресурсов; некондиционных материалов и изделий;

8) активизация межрегиональных товарообменных операций;

9) рекламирования новых товаров и формирования спроса на них; пропаганда новейших достижений науки и техники;

10) выявление реального спроса рынка на конкретную продукцию;

11) предоставление услуг информационно-коммерческого и посреднического характера

1.2. Типология выставок и ярмарок

В настоящее время выставки и ярмарки согласно «Концепции развития выставочно ярмарочной деятельности в Российской Федерации» классифицируются по:

– географическому составу экспонентов;

– тематическому (отраслевому) признаку;

– значимости мероприятия для экономики города, региона, страны;

– территориальному признаку (на территории какой страны проводится);

– времени функционирования;

– частоте проведения;

– коммерческим позициям;

– направлению работ.

• Выставки и ярмарки по географическому составу экспонентов. В зависимости от географического состава участников различают следующие виды выставок и ярмарок:

– всемирные;

– международные;

– с международным участием;

– национальные;

– межрегиональные;

– местные, региональные.

Всемирные – это международные выставки, в которых принимают участие различные страны. Они «представляют собой мероприятие, имеющее целью продемонстрировать средства, которыми располагает человечество для удовлетворения своих культурных потребностей, а также те, которые свидетельствуют о достигнутом им прогрессе или показательны для его будущих стремлений». Организация и проведение всемирных выставок часто связаны со значительными событиями в мере науки и техники, а также регистрируют главнейшие вехи в эволюции человеческой цивилизации (изобретение электричества, телекоммуникаций, сооружение крупных технических объектов и т. д.).

Международные – определяются числом иностранных участников выставки или ярмарки, которых должно быть не менее 10 % (в Европе 10-15 %, а в США около 20 %) от общего количества экспонентов, а выставочное оборудование и сервисные услуги должны соответствовать международным стандартам. Предпосылкой проведения международных ярмарок и выставок, которые организуются как внутри страны, так и за рубежом, является участие в них экспонентов и посетителей из различных стран. Согласно западной классификации, международный или, лучше сказать, многонациональный характер они приобретают лишь в том случае, если в них участвуют, по крайней мере, 10-15 % зарубежных экспонентов.

С международным участием – с числом иностранных участников выставочного мероприятия менее 10 % от общего количества экспонентов.

Национальные – участниками являются фирмы одной страны. Такие выставки проводятся внутри страны и за рубежом с целью демонстрации продукции национального производства и стимулирования ее сбыта; как правило, имеют межотраслевой характер.

Межрегиональные – участниками выставочного мероприятия являются фирмы из нескольких регионов. Согласно западной классификации, межрегиональные ярмарки и выставки имеют сферу действия в радиусе более 100 км, представляют одну или несколько отраслей и предназначаются для демонстрации крупных предприятий.

Местные, региональные – участниками являются фирмы одного города или региона. Они имеют сферу действия в радиусе 100 км, одинаковую структуру с межрегиональными выставками, представляют одну или несколько отраслей и предназначаются главным образом для демонстрации возможностей малых предприятий.

Следует отметить, что к классификации выставок и ярмарок по географическому составу экспонентов относятся выставки с изменяемым местом проведения, а также передвижные.

Выставки с изменяемым местом проведения проводятся в различных местах (городах или даже странах). Передвижные (плавучие и железнодорожные) выставки часто представляют собой дорогостоящее мероприятие, проводятся совместно с организациями по развитию связей с общественностью и направлены на поднятие престижа отрасли, нескольких отраслей или страны в целом. Они имеют, как правило, широкий радиус действия, однако, как подчеркивают специалисты, их коммерческая эффективность довольно сомнительна.

• Выставки и ярмарки по тематическому (отраслевому) признаку. В зависимости от отраслевой принадлежности выставляемых экспонатов различают следующие типы выставок и ярмарок:

– универсальные;

– многоотраслевые;

– отраслевые;

– специализированные;

– конгресс-выставки.

Универсальные выставки достигли пика популярности после Первой мировой войны и служили своего рода зеркалом национальной экономики. На Западе в своей традиционной форме они утратили значение еще в середине 1960-х гг. В России и странах СНГ универсальные выставки продолжают развиваться.

Многоотраслевые выставки – дальнейшая форма развития универсальных выставок. На них экспонируются товары и услуги нескольких, обычно родственных, отраслей.

Отраслевые – это выставки, на которых в основном представлены предприятия только одной отрасли.

Специализированные выставки имеют жесткую конструкцию и строгую специализацию в отношении экспонируемой на них продукции. Они ориентированы главным образом на посетителей с аналогичными специальными интересами.

• Выставки и ярмарки по значимости для экономики. В зависимости от значимости для экономики различают следующие типы выставок и ярмарок:

– федерального значения – значимость для страны в целом;

– межрегионального значения – значимость для нескольких регионов страны;

– регионального значения – значимость только для одного региона страны;

– местного значения – значимость только для одного города или области.

• Выставки и ярмарки по территориальному признаку. В зависимости от того, на территории какой страны проводится выставочное мероприятие, можно выделить:

– выставки и ярмарки внутри страны;

– выставки и ярмарки за пределами страны.

• Выставки и ярмарки по времени функционирования. В зависимости от продолжительности работы выставочные мероприятия подразделяются на:

– постоянно действующие (полугодие, год и более);

– временные (от двух недель до пяти месяцев);

– краткосрочные (от одного-пяти дней до двух недель).

• Выставки и ярмарки по частоте проведения. В зависимости от периодичности проведения выставки и ярмарки можно подразделить на:

– ежегодные;

– сезонные;

– периодические (приводящиеся каждые два, три, четыре года).

Периодичность проведения выставки в основном зависит от конкретной продукции и состояния конкуренции. Частота демонстраций моды – 2-4 раза в год, а демонстрация инвестиционных товаров, новинок техники и технологии может проводиться с интервалами от двух до четырех-пяти лет.

• Выставки и ярмарки по направлению работ. В некоторых источниках приводится классификация по направлению работ:

– по осуществлению продаж;

– информационные (ознакомительные);

– проводимые в целях развития контактов.

Кроме перечисленных выше классификаций существует еще «Классификация выставок и ярмарок по отраслям экономики».

• Выставки и ярмарки с коммерческих позиций. Выставки и ярмарки можно классифицировать с позиций бизнеса как:

– коммерческие;

– некоммерческие.

1.3. Этапы организации выставок и ярмарок

Выставки являются мощнейшим инструментом маркетинга только в том случае, если они четко спланированы и организованы.

Весь процесс подготовки выставки можно разделить на следующие этапы:

• Определение целей участия в выставке
• Выбор выставки и планирование бюджета
• Выбор и бронирование места в выставочном комплексе
• Выбор вида застройки и концепции стенда
• Выбор мероприятий, направленных на увеличение посещаемости стенда
• Подготовка рекламных материалов и сувенирной продукции
• Подготовка менеджеров
• Организация мероприятий по приглашению бизнес-партнеров
• Обработка контактов
• Подведение итогов

Первый этап – цели участия в выставке.

Невозможно оценить эффективность какого-либо мероприятия, не зная его целей. Прежде чем подводить итоги, придется ответить на два вопроса: каковы были цели выставки и были ли они достигнуты? Несколько возможных вариантов целей участия:

• формирование и поддержание имиджа компании;
• завязывание новых контактов и укрепление старых;
• формирование каналов распределения; изучение конкурентов;
• презентация продукции; подтверждение «присутствия» на рынке и другие.

Второй этап – выбор выставки и планирование бюджета.

Для начала необходимо определить наиболее важные выставки для вашей конкретной отрасли. В идеале, выставки планируются при составлении годового бюджета и плана маркетинговых мероприятий. В процессе выбора можно ориентироваться на опыт других компаний, Интернет, справочники.

Выставочные буклеты, программа, внутренние СМИ – все это поможет для рекламы выставки.

При выборе необходимо учитывать:

Тематику → Состав участников и посетителей → Историю → Программу → Рекламный пакет организаторов → Сроки проведения

Третий этап – выбор и бронирование выставочной площади.

На этом этапе необходимо окончательно определиться с бюджетом выставки, исходя из него – с размером стенда. Значительная часть выставочных затрат приходится на аренду площади. Конечно, чем больше площадь, тем лучше. Но это не значит, что на меньшей площади нельзя эффективно представить компанию.

Место желательно выбирать наиболее проходное (ближе к входам, выходам, конференц-залам, кафе), также учитывать потоки посетителей.

Расположение стенда может быть островное (открыто 4 стороны), полуостровное (открыто 3 стороны), угловое (открыто 2 стороны) и линейное (открыта 1 сторона). Чем больше у стенда открытых сторон, тем лучше.

Четвертый этап – концепция стенда.

Выбор концепции стенда – это очень важный этап. Ведь стенд будет представлять компанию. Он должен олицетворять цели, которые вы преследуете, участвуя в выставке, и соответствовать вашему корпоративному стилю.

Всего есть три основных вида стендов: стандартный, эксклюзивный и мобильный.

Стандартный или типовой – это стенд на основе стандартного выставочного конструктива – панели белого цвета высотой не более 2,5 м, ковровое покрытие, фризовая панель, электрооборудование, некий набор мебели и прочее. Стандартный стенд не станет эксклюзивным, если вы внесете дополнительные элементы – подвесы, витрины, стеллажи, различные элементы мобильного стенда, плакаты, нанесение дополнительных логотипов и аппликаций.

Естественно, у всех организаторов выставок свои условия, поэтому будет необходимо согласовать ваши пожелания с ними, чтобы во время выставки не возникло дополнительных проблем.

Под эксклюзивным понимается стенд, для изготовления которого используются различные материалы (дерево, стекло, ДСП, пластик, ткань и пр.) и дизайнерские решения, стенды нестандартной высоты и планировки.

К эксклюзивным могут быть отнесены стенды, выполненные из выставочного конструктива, при изготовлении которых воплощены индивидуальные дизайнерские разработки и требуется изготовление выставочных конструкций нестандартного типа и размера.

Мобильный – это стенд-конструктор, который может многократно использоваться. У мобильных стендов очень много преимуществ и как всегда все зависит от ваших целей и задач.

Пятый этап – выбор мероприятий, направленных на увеличение посещаемости стенда.

Существует несколько традиционных способов обеспечения посещаемости стенда. Можно крутить рекламные ролики по внутреннему выставочному радио, приглашающие посетить ваш стенд. В подкрепление к этому пустить по залу промоутеров, раздающих листовки с вашей рекламой и расположением стенда в выставочном зале. Можно крутить видеоролик на выставочных плазмах. Но наиболее эффективно организовывать различные мероприятия на самом стенде, что привлекает посетителей и дает возможность сделать презентацию своей компании. Вот несколько идей: устроить конкурс или розыгрыш, параллельно пустить по залу промоутеров, раздающих приглашения; организовать фотосессию; организовать дегустацию; устроить яркое шоу (акробаты, музыканты); провести демонстрацию оборудования или делать это на протяжении всей выставки — ничто не привлекает так внимание, как работающее оборудование. Все зависит от вашей фантазии и ресурсов, которыми вы обладаете, а также специфики выставки (обязательно согласуйте свои действия с организаторами).

Шестой этап – подготовка рекламных материалов и сувенирной продукции.

Есть стандартный набор рекламной продукции, которая понадобится на выставке:

• носитель информации о компании и продукции (каталог, листовка, диск и прочее);
• визитки компании и именные (менеджерам);
• сувенирная продукция (возможно несколько видов – для всех и для VIP-персон);
• блокноты, пакеты
• ручки и прочее.

Седьмой этап – подготовка менеджеров.

Необходимо тщательно готовить менеджеров к выставке. Менеджер, который не заинтересован в общении с посетителями, некоммуникабельный, некомпетентный, непредставительный – это «жирный крест» на эффективности участия в выставке.

Нужно описать цели участия (возможно, составить конкретный план), дать справку по предполагаемой выставке (что за выставка, где находится, история, важность участия вашей компании в ней), рассказать о схеме работы, подготовить вместе презентацию продукции/услуг. Предоставить все контакты и постоянную связь для консультации со специалистами предприятия в случае возникновения непредвиденных вопросов со стороны заинтересованных посетителей. Если планируется провести опрос, то нужно подготовить менеджеров для работы с анкетами. Важно работать сообща. Менеджер по маркетингу может очень многому научиться у менеджера по продажам и наоборот.

Лучше всего, если на выставке будет присутствовать единый корпоративный стиль в одежде (или хотя бы аксессуары – платок, галстук, шарф). Исключите джемперы, джинсы, темные рубашки и кофточки – лучше деловой костюм, он располагает к деловому общению.

Менеджеры  должны отличаться от посетителей. Ситуация, когда потенциальный клиент не знает, к кому обратиться на стенде, часто становиться большим препятствием для установления контакта.

Восьмой этап – организация мероприятий для приглашения бизнес-партнеров.

Сообщать бизнес-партнерам о предстоящем мероприятии необходимо за месяц. Пригласительные билеты заказываются у организаторов выставки и совместно с отделом продаж рассылаются партнерам.

Можно написать информационное письмо и разослать его по e-mail, предложить в письме более полную информацию получить от специалистов компании, которые будут работать на выставке (показать схему расположения и № стенда). Также можно анонсировать данное событие на корпоративном сайте и в СМИ.

Девятый этап – обработка контактов.

Необходимо сформировать список посетителей стенда, который менеджеры будут обрабатывать. В любом случае вы должны напомнить о себе после выставки – можете обзвонить всех, написать письма, разослать дополнительную литературу (например, каталог). Можно разработать специальные предложения (скидки, бонусы, подарки) для всех посетителей стенда – это, кстати, отличный повод позвонить и продолжить переговоры, начатые на выставке.

Десятый этап – подведение итогов.

Для начала, нужно составить отчет по данной выставке. Для этого требуется собрать всю информацию, которую получили на выставке и проанализировать ее. Оценить:

• степень достижения поставленных целей;
• посетителей стенда;
• работу персонала на стенде;
• сам стенд.

Если не проанализировать свои собственные просчеты, то велика вероятность того, что они повторятся на других выставках. Чем точнее были сформулированы выставочные цели и целевые показатели, тем легче оценить выгоды. Целевыми показателями могут быть заключенные контракты, розничные продажи, количество контактов, резонанс в СМИ и прочее.

Важно составлять отчет, так как в будущем будет сложно вспомнить, а что же было год назад и сравнить результаты.

1.4 Бюджет

Общий бюджет участия в выставке (Приложение 1) определяется, исходя из задач компании, и с учётом расходов на трёх этапах: предвыставочном, выставочном и поствыставочном. На конечный результат участия в выставке влияет не только сумма бюджета, но и эффективное использование выставочных возможностей. 

Исследования, проведенные в Англии и США, свидетельствуют, что результаты участия в выставке как минимум на 80% зависят от работы персонала. Данные опросов Incomm Research ^[3]показывают, что 55% посетителей запоминают экспонента благодаря общению с сотрудником компании, при этом 32% посетителей выставок остаются разочарованными по вине персонала стенда!

Несмотря на это, многие недооценивают роль выставочного персонала, ошибочно считая, что работать на стенде может любой сотрудник безо всякой подготовки.

Чем больше вы вкладываете в участие в выставке, тем выше ответственность, которая ложится на ваш персонал. Чтобы добиваться на выставках максимальных результатов сотрудники должны обладать специальными знаниями и навыками.

Глава 2. Организация выставок и ярмарок на примере АО «КРОКУС»

2.1. Характеристика компании АО «КРОКУС»

Международный выставочный центр “Крокус Экспо” (Приложение 2) является одной из самых современных и перспективных выставочных площадок мира. Основное предназначение “Крокус Экспо” – проведение крупных международных выставок различного профиля с участием российских и иностранных компаний.
Выставочный центр – один из мировых лидеров по масштабам, обладающий непревзойденными в России показателями в 701800 м2 закрытой и 219000 м2 открытой площадей.

МВЦ “Крокус Экспо” предлагает весь комплекс услуг, необходимых при проведении различных по объему и тематике мероприятий: от выставок и презентаций до банкетов и полномасштабных конгрессов.

“Крокус Экспо” – это 3 соединенных между собой выставочных павильона, 19 просторных выставочных залов со звуконепроницаемыми мобильными стенами, оснащенных современными техническими системами; “Крокус Конгресс Центр” – 49 конференц-залов разной вместимости, включая “Крокус Конгресс Холл” (зал №20) – инновационный бизнес-комплекс, состоящий из 36 трансформируемых конференц-залов; переговорные комнаты класса VIP^[4]; пресс-центр; фудкорты, кафе и рестораны; “Крокус Сити Холл” – многофункциональный концертный зал; 3* бизнес-отель “Аквариум” (225 номеров); бесплатный паркинг на 35 500 машино-мест; станция метро “Мякинино” с выходами в павильоны выставочного центра; таможенный пост.

Развитая инфраструктура позволяет обслуживать самые разные по масштабу и тематике выставки: от продукции тяжелой промышленности до предметов роскоши. Портфолио проходящих в “Крокус Экспо” проектов включает в себя важнейшие события выставочной индустрии.

Для участников и посетителей созданы все условия для комфортного пребывания в выставочном центре. В их распоряжении объекты Крокус Сити (“Крокус Сити Холл”, бизнес-отель “Аквариум”, ТРК VEGAS, “Крокус Сити Молл”, ТК “ТВОЙ ДОМ”), которые объединены системой переходов в единое пространство.

МВЦ “Крокус Экспо” отмечен самыми авторитетными организациями, координирующими выставочно-ярмарочную деятельность России – Российским Союзом выставок и ярмарок, Московской торгово-промышленной палатой, Гильдией выставочно-ярмарочных организаций МТПП. С 2008 года МВЦ “Крокус Экспо” состоит в Международной ассоциации конгрессных центров (AIPS). А в 2012 году исполнительный комитет Всемирной ассоциации выставочной индустрии (UFI) одобрил вступление МВЦ “Крокус Экспо” в члены UFI по категориям “Организатор выставок” и “Выставочный центр”.

Ежегодно на территории “Крокус Экспо” проходит более 350 мероприятий, а количество посетителей превышает 10 000 000 человек в год.

2.2 Технология проведения выставок и ярмарок

Комплекс «Экспоцентр» включает в себя 9 демонстрационных павильонов и 32 многофункциональных зала для проведения конгрессов, семинаров и презентаций. Выставочные площади занимают 165 тыс. кв. м (105 тыс. кв. м закрытых и 60 тыс. кв. м открытых). В  больших по размеру и оснащенных современной техникой павильонах можно проводить демонстрации крупного промышленного оборудования в действии. «Экспоцентр» расположен рядом с центром Москвы, рядом с деловым районом «Москва-Сити», зданием Правительства России, Центром международной торговли. По близости проходят основные автомагистрали города, такие как Кутузовский проспект, Третье транспортное кольцо, Звенигородское шоссе, рядом расположено большое число гостиниц, что очень удобно для экспонентов и посетителей.

В павильонах проведена реконструкция и в настоящее время они оснащены современным оборудованием, отвечающим всем  требования к выставочным и конгрессным помещениям. К площадкам оборудованы подъезды для большегрузного транспорта, есть возможность для применения погрузочно-разгрузочных механизмов для грузов большого габарита. Мощности усовершенствованной системы коммуникаций позволяют подключить сложное современное оборудование и демонстрировать экспонаты в работе, как на предприятии.

Каждый год в ЦВК проводится более 100 выставок и 800 конгрессных мероприятий, которые проходят как в рамках деловых программ выставок, так и как самостоятельные мероприятия. Главными задачами, которые ставят перед собой специалисты «Экспоцентра», является  организация выставок и конференций, отвечающих мировому уровню, и организация участия в выставках, как крупных производителей, так и небольших начинающих фирм, которые подают большие надежды.

Ни для кого не секрет, что реклама правит рынком. Покупатели отдают предпочтение известному разрекламированному товару. Для того чтобы выгодно продать продукцию, нужно чтобы она не только была хорошего качества, но и имела известность. Вывести свой товар на международный рынок порой бывает очень сложно, так как такая процедура требует крупных финансовых расходов, которые может себе позволить не любая фирма.

Организация международных выставок, которая проводится такими крупными выставочными комплексами как «Экспоцентр», является отличной альтернативой для предпринимателей, которые хотят представить свои товары, оборудование или услуги не только для покупателей России, но и других стран. На такие мероприятия приезжают специалисты из ближнего и дальнего зарубежья, что дает шанс экспонентам завязать выгодное международное сотрудничество.

Организация выставок и ярмарок занимает особое место в арсенале рекламного воздействия. Ярмарки изначально возникли как мероприятия рыночного характера, основной целью которых являлся сбыт рекламируемой продукции. Выставки же носили просветительский характер и организовывались для демонстрации тех или иных достижений. В течение времени различия между ними все более стираются.

Выставки-ярмарки дают отличную возможность:

• Укрепить старые и завязать новые деловые отношения;
• Для мелких компаний представить продукцию большому кругу заинтересованных специалистов и получить заказы;
• Ознакомиться с товарами-новинками или новыми предприятиями в своей сфере рынка.

В ЦВК «Экспоцентр» ежегодно проходят большое количество тематических выставок-ярмарок, которые посещают тысячи посетителей.

Начинать организацию участия в выставках необходимо с маркетингового исследования, включающего в себя изучение мероприятий в конкретной отрасли и составления плана проведения.

Так же нужно провести аналитическое изучение деятельности компании в целом и продвигаемой продукции. Исследованию подлежат следующие позиции:

• изучение планов проведения выставок, как в Российской Федерации, так и за рубежом, по тематикам, интересным для определенной компании;
• анализ среды конкурентов и их поведения на рынке;
• оценка развития компании в целом (освоение новых рынков, выпуск новой продукции), именно это определит цели участия в выставке;
• определение формы участия (участие в семинарах и конференциях, работа на стенде, переговоры и прочее).

Организация выставок продукции конкретного предприятия на конкретной выставке может быть рентабельно лишь с учетом следующих факторов:

• тематическая направленность выставки или ярмарки;
• анализ итогов прошедших выставок;
• анализ этапа развития выставки (даже самые блестящие мероприятия со временем могут исчерпать себя);
• анализ устроителей, участников и посетителей.

А непосредственно организация выставок должна начинаться за 10 месяцев до открытия.

Получение максимальной отдачи возможно лишь в том случае, когда маркетологи отработали перспективную стратегию участия в выставках и подробно проработали участие в каждом конкретном мероприятии.

 В заявке на участие в ярмарке содержатся следующие пункты:

1. Полное название фирмы (организации)

2. Сокращенное название – используется для надписи на стенде

3. Инициалы директора или официального представителя организации

4. Адрес – юридический, почтовый

5. Телефон, факс, адрес электронной почты

6 банковские реквизиты

7. Номер и дата платежного поручения, которым оплачено участие

8. Сумма вступительного взноса

9. Информация о продукции, поставляемой

10. Вид участия в ярмарке

11. Информация о необходимой экспозиционную площадь

12. Виды дополнительных услуг

13. Условия доставки экспонатов

14. Специальные условия – к оформлению экспозиции и рекламы продукции

15. Бронирование гостиницы

16. Оплата за участие и услуги

Между участником ярмарки и ярмарочным комитетом заключается договор на участие в ярмарке. Основные условия этого договора:

• Предмет договора.

Указывается, что ярмаркой организует проведение ярмарки и способствует заключению взаимовыгодных торговых соглашений как между участниками ярмарки, так и между ними и третьими лицами, а участник предоставляет на ярмарку товары для дальнейшего продажу.

• Права и обязанности участника. Участник имеет право:

1) рекламировать свою продукцию;

2) заключать договоры купли-продажи товаров;

3) представлять интересы и заключать договоры от имени других физических лиц;

4) требовать от организаторов ярмарки соблюдения условий ее проведения

В обязанности участника относятся:

1) регистрация на ярмарке;

2) предоставление (для продавцов) образцов товаров в соответствии с требованиями действующих стандартов, каталогов, проспектов и других материалов, характеризующих товар;

3) предоставление полной информации о товаре, который реализуется на ярмарке;

4) наличие соответствующих полномочий для заключения договоров

• Обязательства ярмарочного комитета. В их число входят:

1) обеспечение условий для успешного функционирования ярмарки;

2) снабжение участников необходимыми помещениями, документацией и предоставления услуг по маркетингу, финансового и юридического консультирования;

3) изготовление на основе сведений, предоставляемых участником, каталогов, проспектов и т.п.;

4) обеспечение сохранности товаров;

5) самостоятельное решение споров между участниками или поручения разрешения споров создаваемом им арбитража с последующим утверждением решений арбитража ярмарочным комитетом;

6) реализация цены и на своих собственных условиях переданных участником образцов товаров на основании его письменного разрешения

Заключение

Для любой отрасли проведение мероприятия международного масштаба это не только большое преимущество, но и огромная ответственность, так как событие является «лицом» индустрии и представляет её достижения и уровень развития мировому сообществу. Ведь именно по таким событиям зарубежные компании и спонсоры составляют своё впечатление о российском производстве в целом. Поэтому за организацией международных выставок следят не только отраслевые специалисты и компании, но и госструктуры.

В рамках одной компании организация выставочной деятельности предприятия на мероприятии подобного масштаба имеет не меньшее значение. Ведь оно предоставляет возможность наладить деловое сотрудничество, найти зарубежных партнёров и спонсоров, а также продвинуть свои товары на новый рынок сбыта. Кроме того, международные выставки – отличная площадка для изучения тенденций развития отрасли во всём мире и оценки перспектив изменения отечественного рынка.

Такие события являются отличной площадкой для представления результатов научно-технической деятельности, а также достижений компаний и центров в области инноваций. Следует отметить, что международные выставки стимулируют внедрение новых технологий в производство и являются отличной платформой для запуска новых проектов. Кроме того, на мероприятиях такого масштаба группы и центры, которые осуществляют инновационную деятельность, могут найти новые источники финансирования, в том числе из зарубежья.

Список литературы

Основная литература:

1. Адамов, Н. Бюджетирование в коммерческой организации. Краткое руководство / Н.
2. Адамов, А. Тилов. – М.: Питер, 2007. – 144 c.
3. Алборов, Р.А. Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК. 3-е издание /
4. Алборов Р.А. – М.: Дело и сервис, 2003. – 464 c.
5. Берлов А., Шумович А. Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу, 2016., – 336с.
6. Галанина. – М.: Финансы и статистика; Издание 3-е, перераб. и доп., 2003. – 752 c.
7. Козлова, Е.П. Бухгалтерский учет в организациях / Е.П. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н.
8. Лобанова, Т.Н. Банки: организация и персонал. Современная концепция управления.
9. Лобанова Т.Н. Специализированный обучающий кейс-курс /. – М.: БДЦ-пресс, 2000. – 108 c.
10. Макальская Аудит некоммерческих организаций / Макальская, М.Л. и. – М.: Дело и сервис, 2003. – 192 c.

Интернет ресурсы:

1. http://mediaevent.ru/uslugi/business-events/vyistavki-i-prezentaczii.html
2. http://uchebnikirus.com/marketing/infrastruktura_tovarnogo_rinku_-_byelyavtsev_mi/vistavki_yarmarki_sut_tsili_vidi_poryadok_provedennya.htm
3. https://marketing.wikireading.ru/171
4. https://marketing.wikireading.ru/164
5. http://www.expoeffect.ru/eksponentam/informaczionnyie-materialyi-dlya-eksponentov/kak-sostavit-byudzhet-uchastiya-v-vyistavke.html
6. http://ur-consul.ru/Bibli/Organizatsiya-vystavochnoyi-dyeyatyeljjnosti.26.html
7. http://expo72.ru/uchastnikam/rekomendatsii-uchastnikam/glavnye-etapy-podgotovki-i-uchastiya-na-vystavke/
8. http://www.profiexpo.ru/
9. http://memosales.ru/reklama/pochemu-vystavki-i-yarmarki-tak-vazhny
10. http://propel.ru/exebit/
11. http://www.crocus-expo.ru/

Приложения

Примерный бюджет участия в выставке (Приложение 1)

Расходы	Планируемые	Фактические
Аренда выставочной площади (м2)
Регистрационный сбор
Выставочный стенд – проектирование, строительство, оформление – дополнительное оборудование – эксплуатационные расходы (электричество, вода)
Предвыставочная рекламная кампания – адресные целевые рассылки, телемаркетинг,  реклама в печатных изданиях, реклама в интернете
Рекламные и спонсорские возможности выставки
Участие в деловой программе выставки
Проведение деловых мероприятий на выставке – семинары, презентации, мастер классы
Рекламно-информационные материалы – брошюры, буклеты, каталоги, прайс-листы, пресс-релизы – электронные носители – сувениры, фирменные пакеты
Канцелярские принадлежности
Персонал – проведение тренинга перед выставкой – привлеченный персонал для работы на стенде (хостес, ресепшн-менеджер, администратор, переводчики) – переезд, проживание, трансферы – форменная одежда / элементы корпоративного стиля
Услуги – погрузо-разгрузочные работы, технический персонал, уборка, охрана,  фото и видеосъемка, доступ в интернет
Логистика – транспортировка оборудования, материалов – таможенное оформление
Кейтеринг – продукты, напитки – посуда и столовые принадлежности – обслуживающий персонал
Другое – проведение маркетинговых исследований – страхование – представительские расходы
Расходы в поствыставочный период
Непредвиденные расходы

Схема Крокус Экспо (Приложение 2)

1. СМИ – средства массовой информации ↑

2. B2B – (англ. business for business) – «бизнес для бизнеса». Покупателями на промышленном рынке являются юридические лица. В этом случае одни предприятия покупают продукцию у других. ↑

3. Incomm Research – американская консалтинговая компания ↑

4. VIP – (от англ. very important person – очень важная персона) – человек, имеющий персональные привилегии, льготы из-за своего высокого статуса, популярности или капитала. ↑

Как проходит организация выставки – ярмарки

Для организации выставки-ярмарки вам понадобятся определенные денежные средства на аренду участка земли или помещения. Кроме того, последуют затраты на рекламу, без которой нужное количество участников собрать очень сложно. Но, привлекая государственные структуры, эти затраты можно существенно сократить.

Инструкция

Самое главное в организации выставки-ярмарки – подробный план мероприятия. Он будет нужен и для обращения за разрешением к государственным органам и во время поиска спонсоров. Сделайте его в программе Power Point, как можно более красочно расписав преимущества вашей ярмарки перед другими. А так же указав, какую выгоду могут получить спонсоры и власти.

Составив план и примерный бюджет, отправляйтесь в управу района, где будет проходить мероприятие. Заранее подготовьте и передайте секретарю письмо на имя главы и ждите, когда вас пригласят. Скорее всего, нужную резолюцию вы получите без особых проблем. Государственные органы заинтересованы в акциях, направленных на широкий круг людей. Особенно если они проводятся во время празнования дня города или округа.

Вместе с разрешением просите у муниципалитета поддержки. В их силах бесплатно выделить помещение или участок земли. И они пойдут на это, если в плане с описанием предстоящего мероприятия вы запланируете не только продажу товаров, но и лотереи и конкурсы для посетителей. Управу даже можно сделать одним из организаторов мероприятия, выразив им благодарность на рекламных плакатах и в средствах массовой информации. Для вас это труда не составит, рекламу все равно придется размещать и дописать пару лишних строчек совсем не сложно. А вот власть имущие с помощью этих статей могут потом отчитаться перед контролирующими органами о проделанной работе. Во-вторых, чиновники могут пригласить торговые точки участвовать в выставке-ярмарке. И вряд ли какая-то организация им откажет.

Изготовьте рекламные материалы – объявления, плакаты, баннеры. Если мероприятие небольшое, оповестите жителей окрестных домов. Если планируется массовая выставка-ярмарка – закажите на рекламу на телевидении и радио. Местные телеканалы, опять же при поддержке властей, могут дать информацию об акции бесплатно.

Чтобы привлечь компании для участия в выставке-ярмарке, разместите модули в профильных изданиях. Сделайте это не позднее чем за три месяца до мероприятия. Это позволит всем заинтересованным в участии торговым и производственным фирмам своевременно связаться с вами для уточнения деталей и заключения соглашений.

Видео по теме

Войти на сайт

или

Забыли пароль?
Еще не зарегистрированы?