Как составить план пресс конференции

Как организовать и провести пресс-конференцию?

Чтобы успешно организовать и провести пресс-конференцию и получить
широкое и правильное освещение важных вопросов, необходимо тщательно к
ней подговиться. Определите, какой цели хотите достичь, проводя
пресс-конференцию (привлечь внимание общественности, обратиться к
представителям власти, рассказать о конкретном успехе или решении
проблемы) Четко обозначьте повод для пресс-конференции. Этот повод
должен быть новостийным – нечто еще неосвещенное в прессе, что-то
важное, срочное. Это может быть и начало подготовленной акции, годовщина
компании или важного события. Определите, какое ключевое сообщение
хотите распространить.

Часть алгоритма подготовки к проведению пресс-конференции и ответы на
наиболее часто задаваемые вопросы по этой теме представлены ниже.

Как выбрать место для пресс-конференции?

Определите место пресс-конференции. Независимо от того, где она будет
происходить, необходимо соответственное аудио и видео оборудование (
микрофоны для участников и журналистов, плазма для демонстрации
видеоматериалов и т.п.).

Когда проводить пресс-конференцию?

Определите день и дату пресс-конференции. Традиционно, лучшими днями
считаются вторник, среда и четверг. Проверьте, какие еще события,
конкурирующие за внимание журналистов, запланированы на этот день и
время. Для этого можете обратиться, в частности, в Интерфакс. При выборе
времени проведения пресс-конференции необходимо помнить, что это
мероприятие проводится для прессы. Наиболее удобным временем для прессы
является первая половина дня. Чем ближе к вечеру проходит
пресс-конференция, тем сложнее будет успеть журналистам подготовить
материал по мероприятию в текущий выпуск/номер. Ведь телесюжет нужно
написать, смонтировать и утвердить до выхода новостей в эфир, а
работникам печатных изданий нужно время, чтобы написать статью, отдать
ее редактору и сверстать еще до ухода издания в типографию. Ежедневные
издания верстаются после обеда/вечером текущего дня. Еженедельные –
накануне дня выхода. Лишь сообщения информационных агентств выходят
круглосуточно и могут попадать на стол редактора СМИ в любое время.
Большинство интернет-ресурсов также публикует свои новости независимо от
времени суток. В то же время информация о многих событиях будет
актуальна и важна даже спустя определенное время после
пресс-конференции. В таком случае, новости и статьи будут появляться по
мере готовности материалов.

Как часто нужно проводить пресс-конференцию?

Пресс-конференцию нужно проводить, когда есть достойный новостийный
повод. Частота зависит от вида деятельности, публичности персоны или
компании, важности новости. К примеру, органы центральной
государственной власти, чья деятельность общественно важна, проводят
брифинги раз в неделю. Если, к примеру, компания проводит ежегодные
благотворительные акции, достаточно провести пресс-конференции дважды – в
начале акции и по ее результатам. Если пресс-конференции будут
проводиться слишком часто, по мелким поводам, представители СМИ могут
перестать приходить на мероприятия. Для информирования общественности о
событиях и новостях часто достаточно пресс-релиза. Этот способ также
предпочтительнее, если публичный спикер в компании отсутствует, неопытен
или не готов выступать.

Как написать анонс пресс-конференции?

Редактору или журналисту важно быстро определить, интересна ли им
пресс-конференция. Потому анонс пресс-конференции должен быть кратким,
но информативным. В анонсе, как правило, указывается:

Как пригласить журналистов на пресс-конференцию?

Подготовьте анонс мероприятия. Разошлите анонс в информационные
агентства. Информагентства, как правило, выпускают специализированные
выпуски анонсов публичных мероприятий, и бесплатно публикуют там анонсы
мероприятий для прессы. На такие выпуски подписано большинство СМИ.
Уточните в выбранном месте проведения пресс-конференции их возможности
анонсирования.

Также можно отправить анонс в подобранный перечень СМИ и журналистов.
Для этого нужно определить свою целевую аудиторию и СМИ, которые
наилучшим образом донесут до нее необходимое сообщения. Это могут быть
деловые, общественно-политические или специализированные СМИ. Анонс
желательно отправить за несколько дней до мероприятия. Предложите
интервью со спикерами тем изданиям, которые не смогут направить
журналиста. Следует учитывать, что большинство редакторов окончательно
решает, отправить ли журналистов на пресс-конференцию, лишь накануне
мероприятия, по получении всех анонсов о событиях предстоящего дня.

Как написать пресс-релиз (пост-релиз) для пресс-конференции?

Желательно заранее подготовить пресс-релиз для журналистов,
распечатать необходимое количество копий (с запасом) и раздать до начала
мероприятия. При необходимости, можно подготовить пресс-релиз на
нескольких языках. Имейте пресс-релиз наготове с собой на
пресс-конференции в электронном виде. Его также отправляют в электронном
виде тем представителям СМИ, которые не смогли прийти.

В пресс-релизе важно указать:

Сколько должно быть участников пресс-конференции?

Обычно на пресс-конференции выступают 1-4 участника. Как правило, это
один, главный, ньюсмейкер, и участники, которые являются экспертами по
тем или иным вопросам, касающимся повода пресс-конференции. Нужно
заранее согласовать между участниками свои роли, очередность и темы
выступлений, кто на какие вопросы будет отвечать. Сообщить об этом
модератору (ведущему). Обсудить и отработать действия в случае
возникновения проблем (например, появление оппонента, опровергающего
ваше заявление и задающего провокационные вопросы).

Как подготовиться к выступлению на пресс-конференции?

Желательно каждому выступающему уложиться в 5 минут. Если один
участник подает большую часть информации – 10 минут. Главные тезисы
нужно формулировать четко и коротко. Если опыта выступления нет, можно
подготовить выступление в письменном виде и репетировать его пока вы не
будете довольны результатом. Можно выучить выступление на память.

Как аккредитовать журналистов на пресс-конференцию?

Если для посещения пресс-конференции нужна аккредитация по телефону,
записывайте данные журналиста (издание/канал, имя журналиста, контактные
данные – телефон, е-мейл). Перед пресс-конференцией отмечайте в своем
перечне приходящих журналистов. Если регистрация проводится на месте –
каждый представитель СМИ заполняет приведенные выше данные в
подготовленном листе аккредитации.

Когда начинать пресс-конференцию?

Начинайте пресс-конференцию, по возможности, вовремя, в знак уважения
к тем, кто пришел вовремя. Допустимая задержка начала – 5, максимум –
10 минут.

Как выступать на пресс-конференции?

Перед пресс-конференцией отключить мобильный телефон, так как даже
беззвучный режим создает помехи (фон) при записи звука теле- и
радиоаппаратурой. Уточнить, как работают микрофоны. Как правило,
микрофон включают непосредственно перед выступлением, комментарием либо
ответом на вопрос, и затем снова выключают. Это позволяет избежать в
аудиозаписи постороннего шума (перешептываний, постукиваний ручкой,
листания бумаг и т.п.) во время выступления других спикеров. Операторы
ТВ каналов и журналисты радио будут вам благодарны ? Старайтесь не
читать текст заявления, скорее используйте заметки, чтобы обозначить
ключевые сообщения. Стройте простые, легкие для цитирования фразы.
Будьте готовы подтвердить каждое утверждение. То, что не можете
подтвердить фактами, предваряйте словами “по моему мнению”, “мы
считаем…”.

Как вести (модерировать) пресс-конференцию?

Модератор (ведущий) ведет пресс-конференцию. Пресс-конференцию начинают с приветствия присутствующих журналистов.

Составьте список вопросов, которые могут возникнуть у журналистов и
подготовьте ответы на них. Подготовьте статистические данные, цифры и
т.п. и держите их под рукой.

Помните, если есть неудобные вопросы, они обязательно будут заданы,
будьте готовы к этому. Если пресс-конференция посвящена другой теме, вы
можете попытаться вернуть журналистов к теме вашего события («это очень
интересный вопрос, но наша пресс-конференция посвящена …, прошу задавать
вопросы по данной теме»).

Часто журналисты хотят получить интервью или задать вопросы
участникам сразу по окончанию пресс-конференции, в индивидуальном
порядке. Можно предупредить журналистов заранее, будет ли возможность
пообщаться с участниками после пресс-конференции.

Отрепетируйте варианты ответов на предполагаемые вопросы:

Сколько длится пресс-конференция?

Официальная часть пресс-конференции обычно длится 30-40 минут.
Оптимальное время для выступления одного участника – 5 минут, максимум
10 минут. После выступления, участники отвечают на вопросы журналистов.
Затем, когда все вопросы заданы, и при наличии такой возможности и
желания обеих сторон, интервью и общение спикеров с журналистами в
индивидуальном порядке.

Нужен ли фуршет после пресс-конференции?

Не нужен. Журналисты приходят на пресс-конференцию, потому что их
заинтересовала ее тема или спикеры, а не возможность выпить чай или
кофе. Свои вопросы они зададут во время или после мероприятия и без
стимула в виде напитков и закусок. К тому же, обычно журналистам нужно
успеть еще на одно, а то и несколько мероприятий, и по всем написать
материал. Фуршет же предполагает более длительное проведение
мероприятия. К тому же высока вероятность, что на него придут
«профессиональные фуршетчики», которые ничего не пишут.

Что делать после окончания пресс-конференции?

КАК ПРОВЕСТИ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЮ по версии сайта kakprosto.ru

Источник: http://www.kakprosto.ru/kak-25582-kak-provesti-press-konferenciyu

Digital-агентство «Атвинта» собрало 111 нюансов, которые нужно учесть при организации бизнес-конференции.

Команда «Атвинты» за десять лет существования провела больше сотни профильных мероприятий для клиентов и digital-специалистов. Обычно при организации мы действовали по наитию, использовали опыт и энтузиазм сотрудников, которые загорались желанием провести мастер-класс или семинар. Такой подход оправдывал себя, пока мы проводили мероприятия на 30-50 человек.

В 2016 и 2017 годах мы замахнулись на полноценную digital-конференцию городского масштаба. Со второй попытки мы организовали конференцию, которой гордимся. Ещё не идеальную, но крутую по меркам Кемеровской области: мероприятие посетили более 200 гостей из соседних регионов. Также на конференцию приехали спикеры из девяти городов.

Изначально чек-лист создавался для сотрудников нашего агентства. Но мы не жадные и хотим, чтобы наш опыт был полезен другим. Поэтому делимся результатом проб, ошибок и нервов. Нам будет приятно, если вы не наступите на грабли благодаря нашему чек-листу.

0. Прежде, чем планировать мероприятие, ответьте на вопрос: для чего вы собираетесь проводить конференцию? Что вы хотите получить в результате?Если вы планируете повысить продажи, лучше не тратьте время и вложите деньги в развитие отдела продаж. Если цель — формирование экспертного образа и повышение узнаваемости в среде профессионалов, приступайте к организации конференции.

Планируем мероприятие

1. Решите, для кого вы проводите конференцию. Опишите и сегментируйте целевую аудиторию. Например, для конференции по digital-маркетингу нас интересует бизнес-аудитория, а именно: маркетологи, собственники малого и среднего бизнеса, управленцы федеральных компаний на местах. Именно к этой аудитории мы и будем обращаться в коммуникациях.

2. Определитесь с датой и временем начала конференции. Если вы проводите конференцию для аудитории, ограниченной одним городом, выберите дату в будний день во второй половине недели, сбор гостей в 10:00. Если планируется участие иногородних — назначайте всё на выходной день, причём не раньше 11:00. Людям нужно успеть до вас добраться.

3. Подберите место проведения мероприятия. Критерии выбора площадки: должна быть просторна для запланированного числа гостей, иметь нужное техническое оснащение, просторную парковку, удобное месторасположение в городе.

4. Количество посадочных мест рассчитывается так: план по продаже билетов плюс план по гостям от партнёров минус 30% (которые могут не дойти, даже если заплатили за билет).

5. Составьте план мероприятия и отразите в нём всё, что нужно учесть, чтобы мероприятие состоялось. При составлении плана группируйте блоки задач. Что-то вроде такого: «Спикеры», «Площадка», «Техническое оснащение» и так далее.

6. Сформируйте смету расходов и спланируйте на её основе бюджет. В смете должен быть отражён и детализирован весь план действий по организации мероприятия в денежном эквиваленте. Пропишите все пункты, которые нужно учесть, буквально каждую мелочь. Смета — это дорожная карта ивентора.

7. По всем пунктам плана и сметы мероприятия распишите задачи, закрепите ответственных по каждому блоку задач, установите сроки подведения промежуточных итогов и финальные дедлайны.

8. После оценки расходов продумайте, сколько из этого вы готовы оплатить самостоятельно, а какую часть можно и нужно закрыть за счёт партнёров и спонсоров.

Привлекаем партнёров

9. Партнёров привлекают на бартерной или коммерческой основе. Бартер подразумевает предложение сотрудникам организации-партнёра одного-двух пригласительных на мероприятие, размещение логотипа на пресс-волле и в раздаточных материалах. Также предполагаются упоминания в рекламе, в приветственной речи и на закрытии мероприятия, в публикациях на ваших ресурсах.

10. Здорово, если получится закрыть бартером в полном объёме затраты на информационное партнёрство, полиграфию и сувенирную продукцию; и хотя бы частично — кейтеринг для кофе-брейков.

11. Постарайтесь сократить издержки на аренду путём переговоров о партнёрстве. Бизнес-площадки для мероприятий заинтересованы в арендаторах. Гости вашей конференции — их потенциальная аудитория. Предложите им рекламу в новостях о мероприятии или контакты из базы участников в обмен на снижение стоимости аренды.

12. Партнёры, привлекаемые на коммерческой основе, — это компании или отдельные персоны, которые получают упоминания на вашей конференции на коммерческой основе. Для привлечения таких партнёров составьте коммерческое предложение с несколькими вариантами спонсорских пакетов.

Стоимость пакета зависит от статуса спонсора на мероприятии (от обычного спонсора, которых может быть несколько, до генерального). Спонсорские пакеты также отличаются объёмом доступных привилегий по размещению информационных материалов и количеству упоминаний на мероприятии.

Устанавливаем цены на билеты

13. Сделайте прогноз доходов мероприятия: сколько нужно продать билетов, сколько вы реально можете продать, какую цену нужно установить, чтобы покрыть расходы и при этом не отпугнуть гостей. Учитывайте поставленные планы по снижению собственных расходов за счёт привлечения партнёров и спонсоров.

14. Не занижайте стоимость конференции с целью расширения охвата потенциальной аудитории. При организации мероприятия важно не только количество гостей, но и их качество. Цена демонстрирует ценность мероприятия для бизнес-аудитории и отсекает нецелевую аудиторию студентов и халявщиков.

15. При ценообразовании возникает вопрос: делать ли скидки на билеты, а если делать, то для кого конкретно? В некоторых случаях скидка может оказаться фактором, стимулирующим покупку. Но это работает только в двух случаях:

16. Стимулируйте раннюю регистрацию. Это поможет вам заблаговременно аккумулировать финансы, которые пойдут на оплату подрядчикам в процессе организации. Ранняя регистрация предполагает, что при покупке билета до определённой даты ценник на него будет ниже. Как правило, ранняя регистрация закрывается за одну или две недели до мероприятия.

17. Не переигрывайте правила, даже если после окончания ранней регистрации продажи полностью встали. Стимулируйте дальнейшие продажи промокодами в рекламе или игровыми механиками для соцсетей в формате «скидка за репост».

Приглашаем спикеров

18. Определите, какие тематики будут освещены на конференции. Например, для конференции по digital-маркетингу можно рассматривать способы продвижения в комплексе, а можно углубиться только в контекстную рекламу, SMM или контент-маркетинг.

19. Составьте список спикеров, которые являются признанными экспертами в теме мероприятия.

20. Напишите приглашения спикерам. Проговорите условия: что спикеры хотят за своё выступление, что вы хотите получить от спикеров.

21. Заранее обговорите длительность и формат выступления. Сколько времени отводится на доклад, а сколько — на вопросы.

22. Предупредите, что рекламные доклады не нужны. Такие доклады не только малоинтересны гостям конференций, но и подрывают доверие к организаторам.

23. Чтобы конференция была интересной и полезной, сделайте упор на спикеров-практиков и наличие в докладе кейсов из их опыта.

24. Заранее соберите темы и тезисы. Это нужно, чтобы изначально исключить пересечение в докладах, вовремя отследить и не допустить рекламы.

25. Просмотрите презентации не позднее чем за две недели до мероприятия. Если обнаружите, что часть содержания докладов пересекается, договаривайтесь со спикерами об изменении части доклада.

26. Оповестите спикеров о времени и порядке выступления заранее. Уточните, сколько нужно времени спикеру на подготовку к выступлению. Это позволит вам получить представление о том, когда именно спикер должен быть на площадке.

27. Уточните у иногородних спикеров, нужна ли им помощь в бронировании билетов, подборе гостиницы. Оговорите время прибытия спикера в город, чтобы гарантированно его встретить. Не встречать спикера можно только в случае, если он сам от этого отказался. Во всех прочих случаях не пускайте всё на самотёк.

Формируем программу

28. После того, как получены ответы от основной части спикеров, с которыми вы связались, определите структуру и порядок выступлений. Если спикеров много, сгруппируйте доклады по тематикам и разведите их в параллельные потоки.

29. Во избежание конкуренции между докладчиками, поставьте хедлайнеров в большой зал так, чтобы одновременно с ними не было докладов в других залах. В противном случае все гости пойдут на основного спикера, а параллельные выступления останутся без слушателей.

30. Добавьте в программу блок с практическими мастер-классами. Это повысит ценность конференции и заинтересует больше представителей целевой аудитории.

31. Предусмотрите перерыв на обед и перерывы между докладами. В это время гости смогут пообщаться, обсудить доклады и перекусить.

32. Если вы организуете конференцию на более ста человек, хорошим решением будет развести время обеда в разных потоках. Так вы избежите очереди в столовых и недовольства гостей.

33. При составлении программы соблюдайте баланс: гости не должны заскучать или устать от долгого сидения, но и предоставлять им слишком много свободного времени тоже не нужно.

34. Не затягивайте программу. Возможность людей воспринимать новую информацию ограничена: пять-шесть часов на всю конференцию с учётом перерывов будет вполне достаточно.

35. Учтите в тайминге, что гости могут задержаться на регистрации, и вы начнёте позже. Чтобы не сдвигать начало выступлений, оставьте время на открытие конференции, тогда опаздывающие гости успеют к началу первого выступления. Задержать открытие можно на десять минут, не дольше.

36. Не стоит искусственно растягивать тайминг выступлений, тем самым откладывая заявленное время выхода следующего докладчика. Сдвинуть время начала и сократить время открытия конференции можно, а вот время выступления — уже нет.

Это связано с тем, что некоторые участники могут приехать позже, чтобы попасть на конкретных спикеров. Если же тайминг сдвинется, вы потратите время своих гостей. Для серьёзного мероприятия бизнес-формата это неприемлемо.

Собираем участников

37. Для привлечения гостей на мероприятие используйте максимум доступных каналов: контекстную и таргетированную рекламу, рассылку по своей базе контактов и базам привлечённых партнёров, прямые продажи, размещение в офисах партнёрских компаний.

38. Создайте страницы мероприятия в социальных сетях. Выкладывайте ежедневно процесс подготовки, знакомьте подписчиков со спикерами. Для большего охвата продвигайте публикации при помощи таргетинга.

39. Попросите спикеров записать видеообращение с приглашением гостей. Распространите получившиеся ролики в соцсетях, на личных страницах членов вашей команды. Договоритесь, чтобы репосты публикаций появились в аккаунтах спикеров.

40. Соберите всю полезную для участников информацию на промостранице. На ней отразите дату, время начала, место. Представьте спикеров и содержание докладов. Выложите программу с таймингом не позднее, чем за две-три недели до мероприятия.

41. Предусмотрите возможность зарегистрироваться и оплатить через промосайт. Например, подключите сервис TimePad.

42. Максимизируйте охват аудитории через СМИ. Опубликуйте информацию о событии в профильных афишах, устройте публикации в электронных изданиях, договоритесь о прямом эфире на радио или телевидении. Не исключайте коммуникационный канал, пока не опробуете его. Постарайтесь договориться о размещении на взаимовыгодных некоммерческих условиях.

43. Подключайте блогеров в вашем городе в Instagram, Facebook, Twitter, YouTube или в Telegram-каналах. Выбирайте тех, чья аудитория пересекается с целевой аудиторией мероприятия.

44. Чтобы оценить, как сработала та или иная публикация через лидеров мнений, сгенерируйте персональный промокод со скидкой под каждого из них. Заодно этим вы дополнительно простимулируете спрос.

Проверяем техническое оснащение

45. Из техники вам понадобится: проектор с экраном или светодиодный экран, микрофон-петличка для спикера, один-два радиомикрофона для вопросов, ноутбук, кликер-указка, звуковое оборудование, видеокамера. Такое оборудование должно быть в каждом зале на конференции.

46. При первичном знакомстве с площадкой проверьте ноутбуки, микрофоны, колонки, проектор или экран за несколько дней до мероприятия и утром в день конференции.

47.Договоритесь с площадкой, кто конкретно будет отвечать за работу техники. Заранее встретьтесь с этим человеком для тестирования, устройте прогон перед мероприятием. Если площадка не предоставляет своих сотрудников, наймите специалиста и проведите с ним прогон заранее.

48. Обеспечьте бесплатный Wi-Fi. Если на площадке есть свой беспроводной интернет, протестируйте, выдержит ли он нагрузку в день мероприятия. Если такого ресурса у площадки нет, позаботьтесь о собственном оборудовании. Оборудование протестируйте на площадке. Учтите, что качество сигнала ухудшается, когда людей много.

49. Установите зарядную станцию или подготовьте зону, где гости смогут зарядить телефоны. Запаситесь несколькими типами зарядных устройств.

50. Сохраните презентации спикеров на ноутбуке, на флешке и в облачном хранилище. Уточните у спикера за день до мероприятия, не было ли внесено изменений в презентацию, есть ли её обновлённая версия. В день мероприятия перед выступлением просмотрите ещё раз вместе со спикером его слайды.

51. Запишите видео выступлений. Они пригодятся как самим организаторам на будущее, так и заинтересуют тех, кто не смог посетить мероприятие, но хотел бы услышать доклады ваших спикеров.

52. Чтобы звук на видео был хорошо различим и не страдал от посторонних шумов, используйте петлички или накамерные микрофоны. Стандартного микрофона в камере недостаточно. Если записываете видео для последующей его продажи, обратитесь к профессиональным видеооператорам. Со специальной аппаратурой вы получите достойное качество звука.

Обеспечиваем комфорт на площадке

53. Освещение на площадке по яркости должно соответствовать дневному свету или быть максимально к нему приближено. Дело в том, что при недостаточном освещении у людей быстрее устают глаза, снижается внимание и способность воспринимать новую информацию. Кроме того, с хорошим светом фотоотчёт с мероприятия получится лучше.

54. Для комфорта гостей на площадке должно быть не холодно и не жарко. Предусмотрите дополнительную возможность проветрить или обогреть помещение. Если обогреть не очень получится, предупредите гостей, чтобы оделись теплее.

55. Гостей в зале может оказаться больше, чем сидячих мест. Например, если у вас параллельно выступают два спикера, а гости разошлись по этим площадкам неравномерно. В таком случае нужно просто оперативно добавить стулья.

56. Учтите, что гости приедут на автомобилях. Предусмотрите достаточно парковочного пространства возле места проведения конференции. Парковка должна быть бесплатной для ваших участников.

57. Если въезд на парковку имеет пропускной режим, заранее договоритесь с администрацией о снятии ограничения на время конференции. Если договориться не удастся, разошлите пропуски для автомобилей, заранее узнайте и запишите номера авто гостей, встречайте сами.

Главное, чтобы гостей не задержали на въезде. Очередь на парковке — это последнее, что вам хотелось бы видеть в день мероприятия. По эмоциональному накалу это практически срыв конференции. Стресс на дороге с утра ещё никому не шёл на пользу.

58. Обеспечьте чистые туалеты, наличие туалетной бумаги, мыла. Договоритесь с администрацией площадки о работе уборщиц, которые будут поддерживать порядок в течение дня.

59. На конференциях будут курящие люди. Обозначьте зону для курения.

60. Обеспечьте достаточное количество мусорных урн на площадке. Следите, чтобы мусор не скапливался.

61. Позаботьтесь о бесплатной питьевой воде на площадке. Установите несколько кулеров, следите за наличием в них воды и одноразовых стаканов.

62. Организуйте кофе-брейки в период сбора гостей и на перерывах. Предоставьте кофе, чай и снеки.

63.Гостям нужно где-то пообедать. Позаботьтесь о наличии недорогой и вкусной столовой при подборе места проведения. А также распечатайте и заранее вышлите список заведений общепита, расположенных поблизости от места конференции.

64. В холлах должны быть обеспечены места, где люди могут посидеть и пообщаться в спокойной обстановке.

65. В холодное время года должны работать гардероб и гардеробщицы. Самообслуживание лучше исключить, чтобы не случилась ситуация, когда кто-то не взял номерок, а потом перепутал вещи.

66. Вышлите гостям заранее карту проезда до места проведения конференции. Это особенно актуально в случае, когда вы ждёте иногородних участников.

67. Зонируйте пространство. Например, так:

На каждой из этих площадок должен быть минимум один человек, который следит за порядком, легко ориентируется в возникающих задачах, может ответить на вопросы гостей.

68. Установите на площадке указатели, чтобы гостям было удобно ориентироваться. Если площадка большая, разработайте карту и систему навигации.

Распределяем персонал по зонам ответственности

69. Закрепите кураторов, ответственных за каждую зону на мероприятии, а также несколько кураторов на случай форс-мажоров. Кураторы отвечают за порядок на точке, консультируют посетителей, помогают с навигацией. Если ответственных не назначить, возникнет хаос.

70. Назначьте отдельно одного или двух кураторов для спикеров. У кураторов должны быть имена и телефоны всех выступающих, расписание со временем и местом выступления. Они встречают и провожают докладчиков в зону отдыха, уточняют корректность презентации, оповещают о скором времени выступления.

71. Кураторы должны быть одеты единообразно и отличаться от гостей. Самое простое решение — одинаковые футболки с крупным логотипом. Если нет возможности нанести логотип мероприятия или организаторов, сделайте отличительной чертой бейдж с крупной надписью «Организатор». Надпись должна легко считываться с другого конца самого большого зала на конференции, а цвет бейджа — отличаться от цвета бейджей участников и спикеров.

72. Каждый куратор должен быть проинструктирован заранее, что делать в каждой возникающей ситуации, иметь несколько альтернативных решений проблемы и знать, к кому обратиться, если не может решить вопрос сам. В идеале вы должны выдать каждому из них инструкцию за пару дней до конференции, а за день перед мероприятием провести брифинг на площадке.

73. Каждый куратор должен ориентироваться в расположении всех зон площадки, в программе мероприятия, знать, где расположены гардероб, туалеты, зона курения, запасные выходы.

74. Ресепшн — одна из наиболее ответственных зон. Встреча гостей задаёт настрой посетителей в самом начале, а также является справочным пунктом в течение всего мероприятия. Количество человек в этой зоне рассчитывается в зависимости от количества участников. Встречающих должно быть достаточно, чтобы не образовалась очередь на входе, каждому гостю необходимо уделить достаточно внимания.

75. Объединить конференцию в цельное мероприятие — задача ведущего. Это может быть руководитель или ведущий эксперт вашей компании либо приглашённый профессиональный ведущий деловых событий. Этот человек поможет организовать потоки, задаст настрой в начале конференции, и удержит внимание на стадии закрытия мероприятия.

76. Если залов несколько, в каждом зале должен быть модератор. Фактически этот человек выполняет роль ведущего в зале. Он объявляет спикеров, стимулирует дискуссию, если вопросов от участников мало, следит, чтобы обсуждения были конструктивными и не отходили от темы доклада. Соответственно, этот человек должен уметь обращаться с микрофоном и иметь опыт публичных выступлений.

77. Назначьте администраторов в каждый зал. Администраторы встречают гостей, следят, чтобы было достаточно места для участников, ассистируют модератору в зале: следят за таймингом, во время вопросов передают микрофон гостям. В зависимости от размеров зала назначьте одного или двух администраторов.

78. В каждом зале понадобится технический специалист, ответственный за качество работы техники: трансляцию слайдов, работу микрофонов и колонок.

79. Для пост-релизов о мероприятии нужны хорошие фотографии. Для репортажной съёмки понадобится минимум один фотограф на каждые два зала. Если параллельно планируется работа от двух до четырёх залов, обеспечьте фотографа в каждый из них.

80. Во время сбора гостей и на перерывах работают два фотографа, один из которых делает постановочные фотографии в фотозоне, второй — снимает репортаж.

81. Фотограф, который работает в фотозоне или возле пресс-волла, должен быть коммуникабельным. Он не просто делает кадры, но и приглашает людей сфотографироваться, помогает в выборе выигрышной позы и так далее.

82. Проинструктируйте фотографов заранее, какие планы обязательно нужно снять. В идеале — выдайте чек-лист. Должны быть отсняты все спикеры, общие планы в холле, в залах, открытие, раздаточные материалы, работа на встрече гостей, все развлекательные зоны. И главное — много портретных фото гостей, чтобы стимулировать людей поделиться фотографиями с мероприятия.

83. Заранее предупредите фотографов о том, каким будет освещение и цвет стен на площадке. Уточните, есть ли у них подходящее оборудование для съёмки в таких условиях, иначе вы рискуете получить тёмные, жёлтые или другие не самые качественные фото.

84. Запись видео лучше отдать на откуп профессионалам. В каждом зале — один оператор. Если ведёте запись своими силами, закрепите куратора в зоне видеосъёмки в каждом зале. Так вы избежите перебоев в работе камеры, неудачных планов и плохой записи звука.

Брендируем мероприятие

85. Чтобы мероприятие воспринималось целостно, разработайте фирменный стиль проекта. Он пригодится не только для рекламных коммуникаций при продвижении, но и для брендирования площадки. Так вы создадите узнаваемость конференции, ведь люди считывают визуальную информацию быстрее, чем текстовую.

86. Минимальный набор носителей фирменного стиля, который вам пригодится: пакет или папка А4, блокнот, буклет А5, бейдж, пресс-волл, афиша, таблички, правила оформления сайта.

87. Соблюдайте баланс, не переборщите с пресс-воллами и плакатами в месте проведения мероприятия, чтобы не получилась пародия на китайскую улицу. Продумайте дизайнерское решение для брендирования площадки в концепции мероприятия.

88. Сделайте заставку в фирменном стиле конференции на мониторы.

89. Подготовьте раздаточный материал для участников. Обычно в комплект входит брендированный пакет или папка, в которую вложены блокнот для записи, ручка, программа мероприятия, карта с навигацией по площадке, рекламная и сувенирная продукция партнёров или спонсоров.

90. Количество раздаточных комплектов изготовьте с запасом, на случай, если гостей окажется больше.

91. Бейджи лучше делать неименные. Иногда вместо зарегистрированного участника может прийти коллега, при регистрации может быть допущена опечатка в имени или фамилии. Дайте возможность гостям самостоятельно вписать своё имя.

92. На коммуникационных носителях пропишите хештег мероприятия и имена в социальных сетях, так вы повысите шансы на публикации с упоминаниями.

93. Когда выбираете хештег, проверьте, чтобы на день мероприятия он был уникальным и при этом коротким, дублирующим название мероприятия и легко воспринимаемым на слух. Здорово, если он будет на языке большинства участников, то есть в России — на русском.

Описываем сценарный ход конференции

94. Пропишите полный сценарный план. В нём описывается, что и во сколько происходит на каждой точке площадки, какое оборудование необходимо, чем занят исполнительский штат. Распечатайте для себя несколько экземпляров.

95. Сделайте экземпляр сценарного плана для технических специалистов в залах, чтобы они знали, когда и какую презентацию ставить.

96. Подберите музыку на период, пока гости собираются. Заранее сформируйте треки в плейлист и передайте техническому специалисту на площадке. На всякий случай возьмите дополнительно флешку с музыкой. Музыка нужна бодрая, но не слишком громкая. Это создаст атмосферу.

97. Подготовьте опорный текст для ведущего на открытие и закрытие мероприятия. Укажите всех спонсоров и партнёров, чьи имена должны прозвучать со сцены. Пропишите имена и фамилии спикеров с правильным ударением. Расскажите ведущему заранее, что точно нельзя говорить.

98. Чтобы стимулировать участников делать публикации в соцсетях, добавьте в сценарий конкурс. Например, розыгрыш полезных призов случайным методом среди тех, кто опубликует отзыв о мероприятии с хештегом.

99. Призами могут быть сертификаты на услуги агентства, полезная бизнес-литература, подарки от партнёров и спонсоров.

Делаем последние приготовления

100. В последние дни перед мероприятием пройдитесь по смете и составьте чек-лист всего, что вам понадобится.

101. Заранее соберите раздаточные материалы от партнёров и спонсоров, не ждите, что они это сделают сами. Это ваша зона ответственности по договору о спонсорстве или партнёрстве.

102. За день до мероприятия подготовьте по максимуму площадку, раздаточные материалы и зону ресепшн. Смонтируйте баннеры и пресс-воллы.

103. Запаситесь дополнительными удлинителями, переходниками для розеток, батарейками, запасным ноутбуком, обычным и двухсторонним скотчем, нитками, иголками, ножницами, отвёрткой и шуруповёртом. Просто сделайте это. Поверьте, любая вещь из вышеперечисленных может понадобиться вам в самый неожиданный момент.

104. Проведите брифинг для кураторов на площадке. Пройдите с ними полностью весь путь гостей от входа до залов. Покажите места расположения всех зон мероприятия, гардероба, туалетов, зоны для курения.

105. Проведите полный генеральный прогон, чтобы быть уверенным, что экраны, ноутбуки, микрофоны, звуковое оборудование работают исправно. Ещё раз проверьте все презентации на площадке. Если не проверите всё заранее, то у вас не будет времени исправить возникшие шероховатости и сбои в работе техники ещё до начала мероприятия.

Следим за ходом мероприятия в день X

106. В день мероприятия приезжайте на площадку за два-три часа до открытия регистрации. Ещё раз пройдитесь по всем точкам, запустите технику, расставьте кураторов по зонам ответственности.

107. Зона ресепшн должна быть готова за час до официального начала регистрации. Обязательно будут те, кто приедет пораньше.

108. Чтобы не задерживать гостей при встрече, подготовьте заранее списки в алфавитном порядке либо в порядке регистрационного номера участников. Если бейджи именные (хотя мы уже предостерегли вас от этого), разложите их по алфавиту или по регистрационному номеру.

109. На конференции, где планируется больше ста гостей, разделите потоки по алфавиту или порядковым номерам. Так администраторам на ресепшн будет удобнее ориентироваться в списках.

110. У вас обязательно что-то пойдёт не так. Просто будьте к этому готовы, не расслабляйтесь. И держите при себе удлинители, скотч, шуруповёрт.

111. После мероприятия напишите отчёт, подбейте смету, опубликуйте пост-релизы, фотоотчёт, прочитайте внимательно отзывы в соцсетях, разошлите благодарности партнёрам, спонсорам и спикерам, соберите обратную связь от участников. В фотоотчёте отметьте на фотографиях гостей и проставьте геотеги на снимках.

Любое событие должно завершаться отчетом и анализом прошедшего мероприятия. Потому что именно так можно понять, была ли достигнута изначально поставленная цель. Например, перед тем как провести пресс-конференцию, определяется, какое количество публикаций и в каких именно СМИ вы планируете получить по конкретному инфоповоду. Чем больше статей и других публикаций, тем большее количество людей узнает о вашем событии или другой новости.

Что такое пресс-конференция

Пресс-конференция — это способ донести через журналистов важную для вас информацию до конечного потребителя ваших услуг или товаров. Очень важны при этом спикеры: чем более они известны и интересны публике, тем больше шансов, что журналисты донесут до своих читателей ваши новости. Это может быть что угодно. Например, открытие нового филиала, выпуск очередной версии вашего продукта либо изменение в составе совета директоров. Привлекает журналистов и возможность пообщаться с медийными персонами, к которым сложно найти доступ в обычных условиях — это могут быть первые лица компаний, писатели, другие известные личности.

В начале пресс-конференции спикеры кратко излагают основные тезисы и инфоповод, по которому было создано это мероприятие.

После подразумевается, что приглашенные журналисты будут задавать вопросы, а спикеры — отвечать. Бывает, что журналистов сложно расшевелить: даже если они пришли на пресс-конференцию, вопросы задавать все равно не спешат. Для этого в зале, где проходит событие, важно иметь “своих” людей, которые будут задавать спикеру заранее подготовленные вопросы, тем самым побуждая к этому действию остальных участников.

Самое главное, чтобы тот инфоповод, по которому была собрана пресс-конференция, опубликовали в нужных вам СМИ. Тогда цель мероприятия можно считать достигнутой.

Как подать информационный повод и каким он должен быть

Информационный повод — это новость, информация о некоем событии, которое должно заинтересовать представителей средств массовой информации. Важно правильно сформулировать инфоповод, по которому вы решили провести пресс-конференцию. Причем заявленная тема, на первый взгляд, может лишь косвенно касаться реального события, о котором хотят поведать миру.

Например, одна из строительных корпораций планировала прорекламировать новый коттеджный поселок. Но такая тема пресс-конференции вряд ли заинтересовала бы журналистов. Поэтому была сформулирована тема, которая касалась проблемы малоэтажного строительства и новым тенденциям в этой сфере. В результате тема-инфоповод для пресс-конференции звучала так: «Девелоперы для эконом-класса: тенденции рынка загородного строительства в Петербурге».

На мероприятие были приглашены представители областной администрации, депутаты, застройщики и кредиторы. Получилась весьма острая дискуссия, которая касалась большого круга людей. На пресс-конференции поднимались вопросы о том, будет ли доступно загородное жилье с городской инфраструктурой среднему классу; как повысить качество жизни городских жителей и сделать для них доступной стоимость загородного коттеджа. Было множество публикаций в СМИ и обсуждений этих вопросов читателями, так как в пример приводился именно тот коттеджный поселок, который планировалось прорекламировать. О нем узнало большое количество людей, среди которых были и потенциальные покупатели. Цель была достигнута.

При формулировании инфоповода важно придерживаться следующих принципов:

• Журналистам должно быть понятно и интересно потратить свое время на посещение вашей пресс-конференции.
• Заявленные медийные личности должны обязательно принимать участие в мероприятии. Если вы написали о них в пресс-релизе, то они гарантированно должны быть на пресс-конференции.

Что обязательно нужно сообщить:

• Программу мероприятия.
• Организатора или инициатора пресс-конференции.
• Планируемая дата проведения.
• Порядок аккредитации журналистов.
• Контактные данные.

Как подготовить пресс-конференцию

Перед тем, как организовать пресс-конференцию, необходимо тщательно продумать, какие действия вам необходимо совершить, чтобы реализовать эту идею. Обратите внимание на то, что чем раньше вы начнете подготовку к пресс-конференции, тем больше шансов, что проведете качественное и интересное мероприятие, о котором будут долго говорить и писать в СМИ. Дайте себе на подготовку хотя бы месяц, чтобы потом не торопиться и в суете не упустить важные моменты.

Предполагаем, что вы уже определились с целью и темой пресс-конференции и начали писать перечень необходимых действий.

Что примерно должно входить в процесс подготовки:

• Определение ключевых спикеров. Важно, чтобы спикер подходил вашей компании по своему имиджу и положительно влиял на мнение о компании в дальнейшем.
• Поиск места проведения. Место, где проводят пресс-конференцию, должно быть удобно расположено и для тех, кто приезжает на общественном транспорте и для тех, кто будет добираться на собственном авто. Например, если вы планируете пресс-конференцию в СПБ, то обратите внимание на “Белый лофт” https://ecspb.ru/moskovskiye_vorota.
• Дата и время проведения. Проследите, чтобы дата вашей пресс-конференции не совпала с другим, более значимым событием, которое перетянет на себя внимание прессы. Также надо учитывать, что лучшие дни недели для проведения мероприятия — это середина недели: вторник, среда, четверг. По времени суток — промежуток между 11.00 и 16.00.
• Сценарий проведения пресс конференции. У вас должен быть общий сценарий с поминутно расписанными действиями каждого участника. Обязательно включите в него не только выступления спикера, но и время, в которое должны задавать ключевые вопросы ваши “подсадные утки”, а также время, которое отводится на кофе-брейк после мероприятия.
• Сценарий для участников. У каждого участника вашего действа должен быть сценарий конкретно для его выступления. У всех. Спикеров, тех, кто задает вопросы, работает со светом, техникой, следит за проектором и т.п.
• Необходимые документы. Сведения о теме, о спикерах, о компании. Это могут быть буклеты и другие презентационные материалы. Возможно, стоит подумать о том, чтобы разместить эти данные на облачных хранилищах и разослать участникам ссылки, либо подготовить флешки с информацией в электронном варианте.
• Приглашения представителей СМИ. Необходимо сделать рассылку как минимум два раза: до начала события и провести предварительный обзвон журналистов накануне.
• Пресс-релиз. Анонс будущего мероприятия, в котором важно донести выгоду инфоповода для потребителя так, чтобы это заинтересовало редакторов и других представителей СМИ.
• Пост-релиз. Это важный момент. Пост-релиз рассылается тем журналистам, которые по разным причинам не смогли посетить ваше мероприятие. В документе обязательно должны описываться:
• тема пресс-конференции;
• перечень докладчиков и тезисы из их выступлений;
• ключевые вопросы от журналистов и ответы на них;
• контактные данные;
• визуальный ряд — фото, видеоматериалы с пресс-конференции.

Основные этапы пресс-конференции

1. Регистрация аккредитованных журналистов и приглашенных гостей.
2. Представление организаторов и основных спикеров пресс-конференции.
3. Вступительное слово ведущего — создает эмоциональный настрой.
4. Выступления спикеров и других участников.
5. Вопросы журналистов и ответы на них.
6. Заключительное выступление ведущего, благодарности участникам и гостям, закрытие.
7. Кофе-брейк или фуршет, неофициальная часть.

Выбор места проведения пресс-конференции

Как мы писали выше, основной момент при выборе места проведения пресс-конференции — удобство месторасположения площадки для приглашенных.

Но, помимо этого, есть и другие критерии, по которым выбирается пространство для мероприятия:

• Достаточно места для выступающих и для приглашенных, а также для видеооператоров и фотографов.
• Наличие гардероба и других удобств.
• Важно, чтобы выступающие находились либо на сцене, либо на другом возвышении. Так, чтобы их было хорошо видно с любого места помещения.
• Техническое оснащение и освещение площадки.
• Возможность проведения и организации кофе-брейка или фуршета.

Для проведения пресс-конференций в Санкт Петербурге вы можете обратиться в агентство “Центр событий” https://ecspb.ru/. Мы точно знаем, как сделать пресс-конференцию и подготовку к ней правильно и сможем освободить вас от решения многих вопросов, связанных с подготовкой и проведением этого мероприятия.

Также мы поможем вам с локациями для проведения пресс-конференций в Петербурге. У  нас есть две собственные площадки, максимально подготовленные для различных мероприятий:

Кейсы

“Центр событий” занимается организацией различных мероприятий. Вот только некоторые кейсы, в которых можно посмотреть, как проводят пресс-конференции известные личности и организации:

• встреча с Дмитрием Костыгиным, совладельцем “Юлмарта”, “Улыбка Радуги”, “Дикая орхидея” и других компаний https://ecspb.ru/events/vstrecha_s_dmitriem_kostyiginym ;
• встреча с Дмитрием Яловым, Вице-губернатором Ленинградской области, победителем конкурса “Лидеры России” https://ecspb.ru/events/vstrecha_s_dmitriem_yalovim ;
• пресс-конференция “Малый бизнес – в центре событий” https://ecspb.ru/events/maliy_biznes_v_zentre_sobitiy#rec76962545 ;
• пресс-конференция по поводу открытия нового сезона федерального проекта МГЕР «Школа парламентаризма» https://ecspb.ru/events/mger ;
• открытая встреча с политиком и одним из лидеров «Партии перемен» Ксенией Собчак https://ecspb.ru/events/vstrecha_s_sobchak.

Заключение

Пресс-конференции иногда называют вымирающим форматом. Но, тем не менее, бывают случаи, когда без них просто не обойтись.

Мы рассказали вам, как организовать пресс-конференцию для СМИ. На какие моменты нужно обратить более пристальное внимание, чтобы новости, которые вы хотите донести до широкой публики, достигли своих читателей. “Центр событий” всегда рад помочь вам с организацией любого мероприятия. Вам достаточно лишь оставить заявку у нас на сайте. (ссылка или всплывающее окно с формой для заявки).

ВикиЧтение

Русская проза XXI века в критике. Рефлексия, оценки, методика описания
Колядич Татьяна Михайловна

Пресс-конференция – это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур, имеющая целью предоставление СМИ фактографической, проблемной и комментирующей информации.

Важно учитывать при проведении пресс-конференции:

• Место.

  • Критериями выбора места являются:

    • статус –подчеркивает значимость мероприятия;

    • техническое оснащение – возможность показа слайдов, видеороликов, проведения фуршета;

    • удобство расположения – журналисты, участники, гости не должны тратить много времени на дорогу, поиск зала, парковку.

• Содержание.

  • Следует приглашать тех, кому профессионально близко содержание события.

• Время.

  • Время не должно совпадать с другими событиями этого дня, а также необходимо учитывать будущий выход газеты.

Важно! Легкий фуршет по окончании официальной части конференции является удобным для установления позитивных контактов с журналистами, а те, в свою очередь, могут получить дополнительную информацию в ходе неформального общения с организаторами и участниками.

Пресс-конференция предполагает:

• авторитетность источника новостей; 

• получение новостей из первых уст; 

• возможность проверки сведений; 

• уточнения версий с помощью вопросов.

Этапы подготовки и проведения пресс-конференции:

• Планирование и оповещение.

  • Определить время проведения: вторник-четверг, 11.00-11.30 или 14.30-16.00. Однако если новость не ждет, проводить пресс-конференцию можно в любой день и в любое время.

  • Первый анонс стоит дать за неделю, второй – за два дня.

  • Не позднее, чем за сутки – контрольный обзвон СМИ (получено ли приглашение, планируется ли явка, не нужна ли какая-то дополнительная информация).

• Организационный этап, или «за час до пресс-конференции».

  • Необходимо изготовить указатели (объявление на входе в здание, стрелки с текстом «Пресс-конференция», табличка на двери, указатель «Регистрация» и «Гардероб»).

  • Все организаторы должны иметь бейджи с названием структуры, фамилией, именем и отчеством.

  • На столах, за которыми будут сидеть участники пресс-конференции, ставятся таблички с их данными (Ф.И.О. с двух сторон).

  • За спинами участников располагается логотип организации.

  • У каждого участника пресс-конференции должен быть персональный набор (микрофон, бутылка минеральной воды, стакан, бумага, ручка).

  • Каждому представителю СМИ выдается специальная папка (бумага, ручка, фирменная полиграфия (если есть), список с полными именами и названиями организаций выступающих, краткое содержание ключевых выступлений, при необходимости какие-либо документы и др.).

  • При появлении ньюсмейкеров возникает целый ряд условий, которые необходимо соблюдать: встречать их необходимо сразу после входа в здание; необходимо предусмотреть помещение, где они могут остановиться перед пресс-конференцией, побеседовать с организатором (продолжительность вступительной речи, последовательность выступлений и др.); перед пресс-конференцией ньюсмейкеры и журналисты не должны общаться.

  • Чем меньше человек в «президиуме», тем лучше.

  • На пресс-конференции предполагается три основные роли: ньюсмейкер, ведущий, эксперт.

• Проведение пресс-конференции, или «пресс-конференция началась».

  • Допустимо и даже желательно задержать пресс-конференцию на 5-10 минут.

  • Продолжительность пресс-конференции – 30-60 минут.

  • Продолжительность вступительной речи 10-15 минут.

  • До начала пресс-конференции необходимо обозначить, сколько вопросов может задавать один журналист. Если последуют попытки нарушить регламент, можно нейтрализовать их фразой «Господа, мы договорились задавать по одному вопросу».

  • Если вместо вопроса следует самовыражение журналиста, можно объяснить ему, что форма пресс-конференции не предполагает дискуссий или попросить сформулировать вопрос.

• Подведение итогов, или «после пресс-конференции».

  • После пресс-конференции, даже в условиях отсутствия времени, необходимо найти возможность пообщаться с журналистами. Чем больше встреч и вопросов, тем больше выходных материалов. Параллельно можно решать дополнительные задачи – налаживание контактов с журналистами, сбор информации для включения в медиакарту и т. д. Можно провести фуршет.

  • Для более точной выходной информации после пресс-конференции можно отправить уточняющий пресс-релиз (имена выступающих, какие-либо данные и др.).

  • Цикл мероприятий вокруг пресс-конференции завершает пресс-клиппинг – контроль и анализ вышедших в СМИ материалов.