Как составить план презентации для конференции

Вы уже побывали на всевозможных конференциях и повидали разных спикеров: одни легко и непринужденно излагают факты, дирижируют слайдами и не упускают момент вставить удачную шутку. Другие более сдержаны, монотонны и даже закрыты, а их слайды «сухи» и не могут похвастаться отличной графикой. Чьи выступления вам запомнились больше? Наверняка, ораторов из первой группы. Все потому, что они лучше подготовились к созданию презентации для конференции.

Этот формат выступления – самый популярный повод для создания слайдов. Большинство компаний делятся кейсами,ищут партнеров и клиентов, рассказывают о новых услугах и продуктах именно на конференциях. Но далеко не все спикеры уделяют должное внимание подготовке. Некоторые не думают ни о дизайне, ни о читаемости. К сожалению, презентация, сделанная«для галочки», обречена на провал. А с ней – и доклад, каким бы полезным и информативным он не был.

Виды конференций

Запомните: тон презентации зависит от характера мероприятия. Если тема сложная и серьезная, например, машиностроение, микробиология, квантовая физика, не стоит привлекать внимание картинками с котятами. Но и занудствовать, «забрасывая» расслабленную публику цифрами и формулами, это тоже перебор.

Отраслевая конференция. Здесь презентуют новый продукт или решение проблемы в рамках одной отрасли для специалистов данной сферы. Поэтому доклад должен быть тщательно выверен, все данные – уточнены, а расчеты – перепроверены. Причем вы можете не только информировать, но и продавать. Позаботьтесь, чтобы в слайдах было достаточно маркетинговых «фишек», мотивирующих на покупку/тестирование/использование товара.

Научно-практическая конференция. В данном случае ваша цель – не убедить слушателя в важности продукта, а продемонстрировать свои знания и наработки. Часто на подобных конференциях завязываются дискуссии, спикер должен быть готов ответить на вопросы из зала.

Корпоративная конференция. Цель мероприятия – профессиональное общение сотрудников или партнеров одной компании. Обстановка почти семейная, так что можете шутить в презентации, подбирая креативные примеры и иллюстрации.

Советы по подготовке презентации для конференции

Если создание слайдов не входит в число ваших талантов, вот ряд советов, которые помогут вам заинтересовать публику своим выступлением.

Следуйте универсальным правилам

• Соблюдайте логику подачи информации, научитесь структурировать данные. Чем подробнее структура – тем лучше аудитория воспримет доклад.
• У каждого слайда должен быть заголовок, отражающий основную мысль. Один слайд – одна главная мысль.
• Страницы презентации не должны быть перегружены. Используйте текст, картинки и декор в меру.
• Все, что поддается визуализации, нужно визуализировать. Ваши лучшие помощники – диаграммы, схемы и инфографика.
• Рассчитывайте время. 10 слайдов в два раза лучше, чем 20. Недопустимо пролистывать страницы со словами «ну, здесь все и так понятно» из-за того, что вы не соблюдаете тайминг. Это раздражает аудиторию, ее внимание рассеивается.
• Несколько раз отрепетируйте выступление.
• Мысленно выберите в разных частях зала двух-трех человек и рассказывайте им, чтобы не терять зрительный контакт с аудиторией.
• Оставьте время на вопросы из зала.

Оптимальная скорость переключения — один слайд за 1–2 минуты. Для кратких выступлений допустимо 2 слайда в минуту. Но слушатели должны успеть воспринять информацию.

Взаимодействуйте с аудиторией

Общение со зрителями поможет получить их лояльность. Но не стоит задавать вопросы залу, не факт, что получите ответ. Лучше начните с мини-тестов и загадок. Например: «Ответьте на два моих вопроса и разделитесь на группы на основании ответов, именно с этими людьми вам будет комфортно работать».

Заинтригуйте публику с первой фразы. Например, расскажите о том, насколько сложной или важной является данная задача, или о том — каким неожиданным будет решение. Это позволит удержать внимание слушателей до конца. Не забудьте добавить в  финал выступления нетривиальную концовку, иначе слушатель будет разочарован.

Шутите

Уместный юмор разбивает стены холодного равнодушия и располагает аудиторию к себе, помогая поддержать интерес к вопросу. Но для начала подумайте – умеете ли вы шутить? Если да – можете добавить анекдот или смешную картинку собственного сочинения. Если нет – используйте чужие мемы, которые забавно иллюстрируют ситуацию.

Делитесь информацией

Презентация должна быть больше информативной, чем продающей. Даже если ваша цель – продать 500 мобильных модемов аудитории в 250 человек. Посвятите большую часть выступления полезной информации, а ближе к концу расскажите, как обозначенные проблемы решает ваш продукт. Предложите заинтересовавшимся людям подойти к вам отдельно для более подробного обсуждения. Если вы не готовы делиться какими-то секретами, лучше не упоминать об этой теме вовсе.

Если в вашем выступлении есть формулы, не проговаривайте их словами — это может отвлечь внимание от основной мысли выступления.

Уделите время деталям

Внимательно изучите материалы презентации. Вдруг там есть факты, которые вы не можете подтвердить или слова, перевод которых вы забыли? Будет обидно, если вам зададут вопрос, на который вы вовремя не найдете ответа.

Если вы используете видео, лучше вставляйте его в начале или в конце слайдов. Ролик может не запуститься или зависнуть, презентацию придется включать повторно, а вам — заполнять неловкую паузу.

Подумайте о форс-мажорах

Обезопасьте себя от возможных заминок. Перед выступлением проверьте презентацию, кликер, микрофон, возьмите воду. Подготовьте пару забавных фраз на случай проблем с техникой («Включите презентацию, а то я не учил») и несколько конструкций, которые помогут избежать неудобного вопроса («Несмотря на некоторые недоработки, согласно мнению экспертов рынка, наш продукт перспективнее других, поскольку…»).

Типичные ошибки

Мелкий шрифт

Большинство презентаций «грешат» мелким шрифтом. Прочитать их можно лишь находясь в полуметре от экрана компьютера. Учитывайте расстояния в зале! Используйте шрифт размером от 24 пунктов при формате слайдов 3х4 и от 18 пунктов, если формат 9х16. Оптимальное число строк — от 6 до 11. На слайде должно быть столько текста, сколько человек может прочитать за 30-50 секунд. Все остальное вы должны сказать сами.

Неконтрастные цвета

Черное на сером, синее на голубом, серое на белом, красное на синем – все эти сочетания превратят вашу презентацию в не читаемое полотно.  Восприятие цветов на проекторе отличается от экрана компьютера. Краски тускнеют. Поэтому применяйте максимально контрастные цвета (темный шрифт и белый фон), а также тестируйте презентацию перед выступлением.

Некачественные иллюстрации

Маленький размер, плохая цветопередача, «избитые» картинки, взятые из первых строчек поисковиков – вот лишь ряд типичных ошибок при подготовке иллюстраций. Как их избежать? Размещайте на слайде одну, максимум две картинки. Используйте собственные фото или берите из платных фотобанков. Слишком темные иллюстрации осветляйте, слишком светлые – затемняйте, иначе на экране останется лишь темное или светлое пятно.

«Спасибо за внимание» и «Вопросы» в конце презентации

Это самые бесполезные и даже вредные слайды! Более 50% аудитории запомнят лишь вашу последнюю мысль. Если они увидят слайд «Спасибо за внимание» в конце презентации, будут помнить, что вы вежливый оратор. Если увидят слайд «Вопросы» – создастся впечатление, что остались какие-то нерешенные вопросы. Хотите выразить благодарность? Сделайте это вне презентации. А на последней странице лучше подведите итоги выступления и обозначьте вашу цель: каких действий вы хотите от аудитории.

Теперь, когда вы знаете, что должно и чего не должно быть в удачной презентации, у вас есть все шансы покорить зрителей своим выступлением на конференции.

Под выступлением обычно понимают доклад на конференции в большом зале, но гораздо чаще приходится выступать в более будничном формате — с защитой проекта перед командой или итоговым отчетом для руководства. При этом работа над такой презентацией может занимать дни, поэтому тренеры бюро «Глагол» предлагают использовать готовую структуру «Как есть — как может быть». Она помогает сэкономить время и составить стройный рассказ.

Мы расскажем о самой структуре, подготовительной работе и каждом блоке по отдельности. И хотя речь пойдет только о выступлении перед коллегами, все те же принципы применимы для конференции, обучения и питчинга идеи. Если хотите понять, чем все-таки отличаются эти выступления и как к ним готовиться, записывайтесь на наш онлайн-курс.

Главное о структуре «Как есть — как может быть»

В основе структуры — контраст. Сначала в деталях расскажите о сложившейся ситуации, чтобы слушатели согласились: так дальше нельзя. Затем опишите будущее, в котором проблема уже решена и ситуация стала лучше. Слушатели увидят, как здорово может быть, и захотят понять, что для этого нужно сделать. Благодаря контрасту вам будет гораздо легче их убедить.

Преимущество структуры — сравнить можно что угодно: как было и как стало, как у нас и как у них. При этом структура помогает найти со слушателями общий язык. Прежде чем призвать к изменениям, вы начинаете с описания знакомой ситуации. Слушатели понимают, о чем вы говорите, и готовы внимательно слушать дальше.

Яркий пример структуры — выступление Илона Маска на встрече с сотрудниками «Теслы». Он анонсировал в нем запуск новых батарей. Сначала Илон рассказал, что батарей мало и они дорогие. Затем описал будущее, которое наступит благодаря решению проблем с объемом и производством. А в конце предложил план и призвал ускорить наступление будущего.

Прежде чем разобраться, как выстроить структуру, давайте пройдемся по подготовке. Без подготовки самая стройная структура может оказаться бесполезной.

Подготовительная работа

Сразу составлять план выступления — ошибка. В начале нужно определиться с контекстом, аудиторией, целью и главной мыслью. Если вы четко сформулируете, для кого и зачем собираетесь выступить, то с большей вероятностью достучитесь до слушателей, и ваша презентация покажется им интересной и полезной.

Еще до того, как откроете Power Point и соберете первые слайды, ответьте на несколько вопросов. Обычно это занимает 10…30 минут.

Вступление. «Как есть»

В структуре «Как есть — как может быть» задача вступления — обозначить статус-кво. Нужно честно и без драматизма рассказать о ситуации в компании или на рынке. Важно, чтобы эта ситуация уже была знакома слушателям в общих чертах. А еще важно сразу установить с ними контакт, чтобы они отложили в сторону ноутбуки и включились в происходящее.

Первая ошибка — не сверяться со знанием аудитории о проблеме. У слушателей может быть разное представление о ситуации, и без контекста не все поймут ее одинаково. Чтобы этого избежать, дайте необходимые вводные, например, расскажите предысторию. Бывает и так, что ситуация обсуждалась, но когда-то давно. Тогда напомните, на чем все остановились.

Вторая ошибка — начинать с шаблонных фраз: «Здравствуйте! Сегодня я хочу подвести итоги и…» Такие фразы сами по себе не плохие, просто они звучат постоянно, и слушатели привыкли пропускать их мимо ушей. Начните с противоречивого утверждения, например: «Выручка за I квартал выросла вдвое, но этого мало…» Такое начало сразу привлечет внимание.

К ошибкам также можно отнести скомканное или быстрое вступление. Если слишком коротко рассказать о текущей ситуации и резко перейти к описанию будущего, слушатели не успеют вникнуть в проблему. В итоге понять смысл изменений им будет тяжело. Отведите на вступление 15% времени и сопроводите его наглядными примерами. Ситуация станет понятнее.

Основная часть. «Как может быть» и «Что нужно сделать»

Основная часть зависит от формата. Обычно она делится на блоки «Как может быть» и «Что нужно сделать», то есть на описание будущего и план действий. Но если на мероприятии будут подводиться итоги месяца, то уместнее рассказать, как стало и как удалось этого добиться.

В блоке «Как может быть» нужно четко описать будущее. Если сейчас что-то идет не так, покажите, что будет, если это исправить. Если все в порядке, покажите, как сделать еще лучше.

Блок «Что нужно сделать» в таком случае — короткий план действий. Слушатели должны понять, какие шаги приблизят их к будущему, в котором проблема уже решена.

Самая частая ошибка — слишком подробный план действий. Во время выступления слушателям неважно, кто сколько должен сделать или уже сделал для улучшения ситуации. Это только усложняет восприятие. Достаточно представить общую картину, обозначить три-пять пунктов. Главное, чтобы слушатели поняли суть выступления или пережили тот же опыт.

Заключение. «Первый шаг»

Задача заключения — подчеркнуть самое важное и расставить акценты. Слушатели должны понять, чему было посвящено выступление и что делать сразу после.

Ошибка возникает, когда заключение делают для галочки. Из-за этого появляются бесполезные призывы к действию, например: «Если остались вопросы, пишите». Будет лучше, если после защиты проекта или подведения итогов вы предложите универсальную инструкцию и скажете, что делать, когда выступление закончится: опробовать новую функцию или прочесть отчет.

Если дать инструкцию не получается, не заканчивайте скучными словами: «Спасибо, у меня на этом все». Слушатели лучше всего запоминают конец выступления, и это также нужно использовать. Закончите презентацию ключевым выводом или повторите главную мысль.

Расскажите в комментариях, как вы защищаете проекты, подводите итоги работы и в целом выступаете перед коллегами.

Если вы хотите изучить больше структур для создания публичных выступлений, ждем вас в бюро Глагол на открытых курсах, индивидуальных консультациях или корпоративных тренингах.

Как правило необходимость подготовки доклада и выступления встает перед учащимися и студентами для защиты своей работы на научно-практической конференции или конкурсе. Именно очная защита исследовательской работы на конференции определяет имена победителей и призеров конкурсов и является одним из важнейших показателей успешности проделанной работы, а также позволяет соотнести собственные результаты и выводы с результатами и выводами, сделанными другими исследователями .

Подготовка плана выступления

Согласно регламенту конференции для публичного выступления каждому участнику отводится как правило не более 10 минут, поэтому для того, чтобы ваш доклад получился удачным предварительно напишите детализированный план будущего выступления, где четко пропишите, что и в каком порядке вы будете рассказывать. В вашем выступлении должны быть отражены: актуальность выбранной темы, проблема которую вы хотите решить, цели и задачи работы, методика, полученные вами результаты, выводы к которым вы пришли в ходе работы и их обсуждение (соотнести свои выводы с данными других исследователей), а также практическая значимость работы (в каких сферах деятельности можно использовать полученные вами результаты). Сделайте план многоуровневым — это поможет вам подготовить слайды презентации, и не забыть важных вещей во время доклада. Обратите внимание, что рассказ об актуальности работы и выводы не должны занимать много времени — оптимально, если вы уделите по минуте на каждый из этих пунктов во время доклада.

Акцент на основные результаты работы

После вашего выступления у членов жюри должно сложиться четкое представление о том какую проблему вы пытались решить, какие результаты были получены и к каким выводам в итоге Вы пришли. Излишняя популяризация и вступительные фразы не несущие информацию о самой работе, неоправданно большое внимание уделяемое анализу научных трудов других авторов неуместны.

В коротком выступлении нельзя повторять одну и ту же мысль, пусть даже другими словами — время дорого. Любая фраза должна говориться зачем-то. Не просто потому, что Вы этим занимались в процессе работы. Каждая фраза должна логично подводить к следующим фразам, быть для них посылкой, и в конечном итоге всё выступление должно быть подчинено главной цели — донести до аудитории две–три по-настоящему ценных мысли. Тогда выступление будет цельным и оставит хорошее впечатление.

Степень детализации объяснения: слайды или устный рассказ?

Степень детализации объяснения собственных результатов должна определяться тем, насколько подготовлена аудитория к восприятию данного материала. Старайтесь вводить только те обозначения и понятия, без которых понимание основных идей доклада невозможно. Любое обозначение должно быть объяснено до его первого использования (как и в статьях). Если объяснение некоторого результата требует цепочки из 20 определений, то необходимо найти способ объяснить это короче. Над каждой фразой надо критически подумать: поймут ли её слушатели; достаточно ли у них специальных знаний, чтобы её понять? Непонятные фразы следует безжалостно изымать из презентации.

В то же время, на слайдах некоторые детали и трудные для понимания моменты, без которых невозможно в полной мере представить работу, могут быть подробно показаны в виде формул, таблиц, графиков. Рекомендуется цветом или жирным шрифтом выделять те их ключевые фрагменты, на которых Вы останавливаетесь в своем выступлении.

Научная этика

На защите обязательно надо подчёркивать, что именно в работе предложено лично автором. С другой стороны, здесь не место для излишнего самовыражения. Высказывания вроде «Я решил», «Я сделал» не подходят для научной работы. Речь, тем более у детей, идет о совместной работе в группе со взрослыми. Кто-то дал идею работы. Кто-то методику. В научных кругах принято говорить: «Мы провели исследования», «Мы сделали выводы» и т.п.

Методически грамотно считается, что обучающиеся должны рассказывать свой доклад, а не читать по бумажке. Причем не нужно пересказывать всю свою работу, присланную на конкурс от начала до конца.

Подготовка презентации

Составив детализированный план доклада, презентацию затем подготовить будет легче. Для этого необходимо по каждому пункту и подпункту плана создать слайд, иллюстрирующий содержание данного подпункта/пункта. Тогда и слайды будут информативны, и рассказывать вам будет удобно, и сама очередность слайдов поможет не сбиваться с мыслей. Речь и слайды не должны совпадать, тогда презентация станет «объёмной». Речь должна быть не перегружена специальной терминологией, а слайды должны содержать больше технических подробностей: формулы, схемы, таблицы, графики. В коротком выступлении к ним можно обращаться по ходу изложения, но при этом не надо останавливаться на объяснении всех нюансов.

При подготовке презентации необходимо помнить несколько простых правил:

• Презентация является иллюстрацией, дополнением к докладу, текст всегда первичен. Поэтому необходимо исходить из того, что главное требование к презентации — наглядность. От того, насколько просто и доступно вы представите результат своей работы, зависит больше половины успеха.
• Не перегружайте слайд текстом — вы его и так читаете в своем докладе. Оставьте слова себе, а графику — презентации. Можно несколько кадров отвести для текста, когда это становится совершенно необходимым. Распространённая ошибка — читать слайд дословно. Лучше всего, если на слайде будет написана подробная информация (определения, теоремы, формулы), а словами будет рассказываться их содержательный смысл. Информация на слайде может быть более формальной и строго изложенной, чем в речи.
• Не отвлекайте слушателей своей же презентацией. Яркие краски, аляповатые построения, излишняя анимация, выпрыгивающие и бегающие зайчики, лисички и собачки — не самое лучшее дополнение к научному докладу. Если же вы водите текст, дополняющий или поясняющий ваши положения, позаботьтесь о легкости его восприятия.
• Для правильного использования и компоновки цветов воспользуемся дизайнерским понятием цветовой гаммы. Причем цвета могут быть гармонирующими или дополняющими. И тот, и другой подход имеют право на существование. В основе создания цветовой гаммы лежит круг Гесса.

При разработке дизайна презентации ориентируйтесь на триадную гамму: три основных цвета и их оттенки. Текст должен быть контрастным, обязательно темным на светлом фоне. Лучше, если все поле будет светлым, в центральной части, где расположен материал — светло-серым или палевым, а внизу — более темным.

• Презентация должна идти синхронно с текстом доклада. Ваша речь должна пояснять иллюстрации, представленные в презентации. А презентация, в свою очередь, должна содержать тот наглядный материал, который невозможно выразить словами (схемы, таблицы, графики, фотографии и так далее).
• Оптимальное число строк на слайде — от 6 до 11. Шрифт должен быть не менее 24 размера. Перегруженность и мелкий шрифт тяжелы для восприятия. Недогруженность оставляет впечатление, что выступление поверхностно и плохо подготовлено.
• Пункты перечней должны быть короткими фразами; максимум — две строки на фразу, оптимально — одна строка. Чтение длинной фразы отвлекает внимание от речи. Короткая фраза легче запоминается визуально.
• Не проговаривайте формулы словами — это долго и может отвлечь внимание от основной мысли выступления. Это делается только во время лекций или семинаров, когда слушатели одновременно записывают конспект. На защите или на конференции это неуместно.
• Оптимальная скорость переключения — один слайд за 1–2 минуты. Для кратких выступлений допустимо два слайда в минуту, но не быстрее. Слушатели должны успеть воспринять информацию и со слайда, и на слух.