Кого и зачем стоит проверять? Как подготовиться к проверке и как ее организовать? Какие типичные ошибки чаще всего встречаются и как документально оформить выявленные нарушения? В этом номере читайте первую часть статьи.
В данной статье мы с вами, уважаемые читатели, обсудим одно из важных направлений деятельности делопроизводственных служб, а именно – проведение проверок документационного обеспечения управления деятельностью предприятия, основанное на практическом опыте автора.
И речь здесь пойдет о необходимости контроля за организацией работы с документами не столько в самой службе ДОУ, специалисты которой делают это обычно на профессиональном уровне, сколько в других подразделениях (кадровой службе, финансовой, юридической, производственной и т.д.), где порой не придают должного внимания данному аспекту деятельности.
В территориально распределенной компании тоже остро встает вопрос об организации качественной работы с документами на местах, для чего головная компания должна предпринимать ряд действий. И плановые выездные проверки здесь незаменимы.
Подготовительный период
Проверки документационного обеспечения управления и архивного дела проводятся сотрудниками Управления делами на основании приказов генерального директора компании.
Проверки могут быть:
- тематическими, т.е. по одному из направлений работы (например, формирование документов в дела во всех структурных подразделениях, оформление кадровых документов в кадровой службе и т.п.) или
- комплексными – включают несколько проверяемых направлений.
Как правило, в ноябре-декабре текущего года мы разрабатываем календарный план проверок структурных подразделений на следующий год. Перечень вопросов, проверяемых во время обследования, мы оформляем в виде приложения к такому плану. Итак, на что стоит обратить внимание?
Пример 1
Законодательство обязывает работодателей вести кадровый учет, а также предоставлять в государственные органы различную отчетность и сообщать об определенных событиях.
Выявить ошибки в ведении кадрового учета и избежать санкций при возможных проверках поможет проведение автоаудита. Кадровику, пришедшему на новое место работы, автоаудит поможет выяснить состояние кадрового учета после увольнения предшественника и исправить возможные ошибки.
Кадровый аудит не является обязательной процедурой, однако его периодическое проведение поможет: проконтролировать работу специалистов отдела кадров; проверить актуальность и наличие обязательных кадровых документов; решить вопрос о необходимости оптимизации кадрового учета.
Сроки, периодичность и цели проведения такой проверки определяются индивидуально.
КАК ПРОВОДИТЬ КАДРОВЫЙ АУДИТ
Чтобы снизить затраты времени, кадровый аудит проводят:
- по документам, которые интересуют инспекцию труда;
- по вопросам, с которыми чаще всего обращаются работники.
При необходимости проверку проводят и по дополнительным документам.
Удобно подготовить перечень документов, которые вы собираетесь посмотреть, — это сократит время проверки за счет методичности действий.
В первую очередь нужно убедиться в наличии каждого документа, а затем проверить его оформление и содержание согласно установленным требованиям.
Если в организации внедрена автоматизация процесса создания документов в специализированных программах, это упростит проведение кадрового аудита. В этом случае работник вводит сведения в программу, которая:
- проверяет их по заданным параметрам (в частности, многие программы не позволяют провести документы с некорректной информацией: датами, должностями и т. д.);
- создает документ по образцу.
С помощью таких программ можно организовать автоматическое создание почти всех документов. Такие документы, как личные карточки, журналы по охране труда и другие, создавать программными средствами можно, но вести их все равно придется вручную, поскольку за каждый отражаемый в них факт работник должен поставить свою подпись. Кроме того, журналы по охране труда нужно прошивать.
В небольшой организации просмотреть можно все документы, в крупной — стоит сделать выборку нескольких документов из каждого дела и тщательно проверить их. Лучше сделать небольшую выборку из разных категорий работников, отметить системные ошибки, разработать правильные образцы, по которым в плановом порядке сразу одновременно проверять и исправлять документы.
Одна из важных составляющих организации процесса кадрового аудита — алгоритм его проведения. Для этого нужно составить пошаговый план проведения аудита по каждому направлению, которое планируется проверить.
ПРОВЕРЯЕМ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ
При проведении кадрового аудита локальные нормативные акты (далее — ЛНА) стоит проверить в первую очередь, потому что они устанавливают те нормы, по которым строится рабочий процесс.
ЛНА могут быть обязательными, условно-обязательными и необязательными. Все обязательные и при необходимости условно-обязательные ЛНА нужно иметь в наличии, а их содержание должно соответствовать законодательству.
Далее определим алгоритм проверки ЛНА.
1. Проверить наличие прав на утверждение ЛНА у лица, которое утверждает локальные акты, в уставе, доверенности или ином документе.
2. Проверить терминологию, которая используется в локальном акте.
Стоит проверить на соответствие законодательству и другие термины: наименования должностей, структурных подразделений, условия работы и т. д. Положения и показатели не должны противоречить друг другу в разных документах.
3. Проверить, все ли работники ознакомлены с ЛНА под роспись до подписания трудового договора[1]. Это касается и локальных актов по охране труда. Нужно проверить, знакомятся ли работники с этими документами вовремя, ведь к специалисту по охране труда на инструктаж работники попадают уже после заключения трудового договора.
[1] Статья 68 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ).
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 5, 2019.
Памятка по организации и проведению проверки наличия и состояния дел и документов в архиве организации
В соответствии с «Основными правилами работы архивов организаций» плановая проверка наличия и состояния документов в организации проводится не реже, чем один раз в пять лет, а также перед передачей дел на муниципальное хранение.
Единовременные проверки наличия и состояния дел проводятся в архиве:
-после перемещения дел в другое помещение;
-после чрезвычайных происшествий;
-при смене лица, ответственного за архив;
-при реорганизации и ликвидации предприятия;
Проверка проводится специальной комиссией, назначаемой руководителем организации распорядительным документом. В состав комиссии должны войти ответственные за делопроизводство, ведение архива.
Основные цели проведения проверки наличия и состояния дел:
-установление фактического наличия дел, числящихся по описям;
-выявление и устранение недостатков в учете документов;
-выявление дел, не внесенных в опись;
-выявление несоответствия порядка расположения дел;
-выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
-выявление дел, требующих профилактической обработки и реставрации;
Основные этапы проведения проверки наличия и состояния дел:
- 1. Выверка комплекта учетной документации.
Перед проведением проверки наличия проверяются формы учетных документов, которые имеются в архиве организации.
До проведения проверки наличия необходимо проверить правильность составления описей дел, в частности:
-правильность нумерации;
-литерные номера, указанные в описи и их перечисление в итоговой записи;
-обозначенные пропущенные номера в описи;
-наличие итоговой записи.
По завершению работы с описями всего фонда проверяется соответствие количества дел в описях и в листе фонда. Также изучаются акты предыдущих сверок.
О выявленных недостатках сотрудник, ответственный за архив, ставит в известность исполнителей при выдаче экземпляра описи для проведения проверки наличия.
2. Сверка наличия дел с описью и проверка их физического состояния.
При непосредственном проведении самой сверки наличия проверяются:
-название организации и структурного подразделения на обложке дела;
-порядковый № дела в описи и шифр на деле;
-делопроизводственный индекс по номенклатуре дел в описи и на деле;
-заголовок дела в описи и на деле;
-крайние даты в описи и на деле;
-количество листов в описи и на деле;
-физическое состояние дела.
Если на обложке дела нет каких-либо необходимых данных, то в ходе проверки эти данные выносятся на обложку дела.
При выявлении в фонде не включенных в описи дел они изымаются и помещаются в конец учтенных дел.
Категорически запрещается во время проведения проверки делать какие-либо пометки или записи в описях (в том числе вписывать обнаруженные неописанные дела, исправлять или делать новые итоговые записи).
При проведении проверки заполняется лист проверки наличия и состояния дел в фонде (приложение 1). В графах 1-11 листа проверки указываются сведения о наличии, в графах 12-17 – о состоянии дел. По завершению сверки по графам 3-8 подсчитывается итог. Итог подводится по графам в каждой описи отдельно, а в конце по всему фонду. Листы проверки подписываются исполнителями.
Обработка не внесенных в описи дел в ходе проверки наличия не допускается. Она может проводиться только после завершения розыска необнаруженных дел.
Сразу после завершения сверки дел по данной описи в конце описи после итоговой записи делается отметка «Проверено», дата и подпись исполнителей с указанием должности.
В ходе проверки необходимо:
-сохранять порядок расположения дел на стеллажах;
-подкладывать на соответствующие места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела;
-изымать не внесенные в опись дела фонда. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается;
-составлять карточку учета необнаруженных дел (приложение 2) на каждое необнаруженное дело;
-изымать и изолировать поврежденные биологическими вредителями дела и немедленно докладывать об этом руководителю организации.
3. Оформление результатов проверки наличия и состояния дел:
На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел (приложение 3).
Пункты 1-6 заполняются на основании листа проверки наличия и в них указываются:
пункт 1 – количество дел, которые внесены в описи (сумма итоговых записей в описях);
пункт 2 – количество необнаруженных дел, включенных в описи, на которые будут составлены карточки учета необнаруженных дел;
пункты 3 и 4 – сведения заносятся на основании граф 4-7 листа проверки, т.е. о наличии литерных и пропущенных номеров;
пункт 5 – сведения на основании графы 11 листа проверки, т.е. количество неправильно подложенных дел в данный фонд;
пункт 6 – сведения на основании графы 9 листа проверки, т.е. сколько дел оказалось в наличии, включенных в описи;
пункт 7 – количество дел, выявленных не включенных в описи;
пункт 8 – общее количество дел по пунктам 6 и 7:
подпункт 8.1 – 8.6 – сведения на основании данных граф 12-17 листа проверки;
подпункт 8.7. – сведения на основании данных графы 10;
подпункт 8.8. – сведения на основании графы 8 листа проверки, т.е. количество дел, выданных во временное пользование;
пункт 9 – особенности условий хранения документов, характеристика помещения ведомственного архива.
Акт подписывается исполнителями, проводившими проверку, согласовывается с экспертной комиссией и передается на утверждение руководителю организации.
При отсутствии ряда дел или наличии дел, требующих улучшения их физического состояния, руководитель организации на акте может наложить резолюцию с указанием мер, которые необходимо предпринять для устранения выявленных недостатков.
После окончания проверки фонда листы проверки включаются в дело фонда.
4. Организация розыска дел.
Если проверкой обнаружена недостача дел, то на основании указания руководителя
проводится розыск необнаруженных дел.
1). Розыск дел в организации необходимо проводить по следующим направлениям:
-изучить учетные документы;
-проверить еще раз правильность итоговых записей в описях, по которым числятся необнаруженные дела;
-просмотреть акты о выделении дел к уничтожению, чтобы установить, не включены ли в них разыскиваемые дела;
-проверить, не вписаны ли в опись недостающие дела под другими номерами;
-проверить акты выдачи дел во временное пользование другим организациям;
-изучить неучтенные, необработанные дела, имеющиеся в структурных подразделениях в шкафах рабочих комнат, на столах у специалистов;
-проверить все дела временного срока хранения;
2). Организовать розыск дел в других организациях:
-изучить журналы выдачи и возврата дел сотрудниками организации, если есть отметка о возврате отсутствующего дела в архив определенной датой, то необходимо проверить, какие дела еще возвращались в тот день, посмотреть их рядом с целью выявления ошибки при подкладке дела;
-организовать поиск дел в организациях, которым выдавались дела во временное пользование;
Розыск дел проводится в течение года после завершения проверки наличия дел, но при малом количестве необнаруженных дел этот период может быть сокращен.
5. Оформление итогов розыска дел.
В результате розыска дел, не обнаруженных при проверке наличия:
-дела могут быть найдены;
-отсутствие дел может быть подтверждено документально;
-дела могут быть не найдены.
Дела, найденные в ходе работы по розыску, подкладываются на место, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается запись «Найдено и подложено». Ставится подпись того, кто нашел дело с указанием должности и даты.
Дела, по которым документально подтверждены причины их отсутствия, исключаются из описи и других учетных документов в соответствующем порядке. В карточке указываются даты и номера документов, которыми подтверждается отсутствие дел.
На дела, пути розыска которых исчерпаны, составляется «Акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны» (приложение 4). В нем указываются номера описи и дела, которые не обнаружены при проверке наличия, предполагаемая причина отсутствия, какими делами может быть частично восполнена содержащаяся в необнаруженных делах информация. Акт подписывается лицом, ответственным за архив. К акту составляется подробная справка о проведении розыска дел, ее форма не регламентирована, но в ней должна быть отражена следующая информация: название фонда, дата предыдущей проверки наличия, меры, предпринятые по розыску дел, какие документы были найдены, содержание необнаруженных дел, предполагаемое восполнение информации по другим делам, причины отсутствия дел, выводы. Справка подписывается ответственным за архив.
Результаты розыска необнаруженных дел рассматриваются на экспертной комиссии и представляются на согласование с ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области.
После того, как проведен розыск дел, дела найдены или сняты с учета, ответственный за архив вносит изменения во все экземпляры описи, в паспорт архива, лист фонда. Проверка наличия и состояния дел и документов считается законченной.
Приложение 1
|
Главный бухгалтер Подпись Расшифровка подписи |
Ведущий специалист Подпись Расшифровка подписи |
Проверку проводили: |
ИТОГО _______________________________ дел (цифрами и прописью) |
1 |
№ описей |
ЛИСТ ПРОВЕРКИ |
Наименование организации |
||||
|
2 |
Количество дел (ед. хр.), числящихся по описи |
||||||||||
|
3 |
№ необнаруженных дел |
||||||||||
|
4 |
Не учтенный |
Литерный № дела, не отраженный в итоговой |
|||||||||
|
5 |
Не перечисленный, но учтенный в объеме |
||||||||||
|
6 |
Не учтенный |
Пропущенный № дела, не отраженный в итоговой |
|||||||||
|
7 |
Не перечисленный, но учтенный в объеме |
||||||||||
|
8 |
№ дел, выданных во временное пользование |
||||||||||
|
9 |
Количество дел, оказавшихся в наличии (описанных) |
||||||||||
|
10 |
Временные шифры |
||||||||||
|
11 |
Шифры дел, неправильно подложенных в данный фонд |
||||||||||
|
12 |
Дезинфекции |
№ дел (ед. хр.), требующих |
|||||||||
|
13 |
Дезинсекции |
||||||||||
|
14 |
Реставрации |
||||||||||
|
15 |
Подшивки и переплет |
||||||||||
|
16 |
Восстановления затухающих текстов |
||||||||||
|
17 |
№ дела, неисправимо поврежденного |
||||||||||
|
18 |
Примечание |
||||||||||
Приложение 2
Наименование организации ФОНД ___________
ОПИСЬ № _______
КАРТОЧКА УЧЕТА
НЕОБНАРУЖЕННЫХ ДЕЛ
|
№ дела |
Заголовок дела |
Отметка о ходе и результатах розыска |
Дата записи |
Наименование должности и подпись лица, внесшего запись |
Приложение 3
Наименование организации
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя организации
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Название архива
АКТ
__________№_________
_____________________
(Место составления)
проверки наличия и состояния дел
_____________________________
(Постоянного, временного хранения,
по личному составу)
Фонд №________
Основание_________________________________________________ (плановая проверка, перемещения документов, стихийное бедствие и т.д.)
Составлен комиссией:
председатель комиссии_________________________________________________
(наименование должности, инициалы, фамилия)
члены комиссии_______________________________________________________
(наименование должностей, инициалы, фамилия)
_____________________________________________________________________
Проверка проводилась с ___________________по___________________________
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям: ________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области, __________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии ______________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области ___________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
3.1. Не учтенные в итоговых записях описей ____________________________ дел.
(цифрами и прописью)
3.2. Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ___________________________________________________________________дел.
(цифрами и прописью)
4. Пропущено номеров:
4.1. Не учтенных в итоговых записях ___________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
4.2. Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей ___________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам ___________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи) ___________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи _____________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в наличии ___________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Из них:
8.1. требующих дезинфекции _______________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.2. требующих дезинсекции ________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.3. требующих реставрации ________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.4. требующих переплета и подшивки _______________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.5. требующих восстановления затухающих текстов___________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.6. неисправимо подтвержденных ___________________________________дел.
(цифрами и прописью)
8.7. требующих технической обработки ______________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.8. выдано во временное пользование _______________________________ дел.
(цифрами и прописью)
9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.
Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (№…)
Проверку проводили:
(наименование должностей) Подписи Расшифровка подписей
Дата
|
Наименование АКТ № О не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны Дата |
УТВЕРЖДАЮ руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Дата ______________ (название фонда) |
В результате_________________________________ установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел, предпринятые архивом всевозможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета
|
Опись № |
Ед.хр. № |
Заголовок ед.хр. |
Количество листов |
Крайние даты |
Предполагаемые причины отсутствия |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Итого ________________________________________________________________ ед.хр.
(цифрами и прописью)
Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими ед.хр.:______________________________________________________________________
(номера ед.хр. и их групповые заголовки)
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
|
СОГЛАСОВАНО ЭПМК комитета по делам архивов Пермской области Протокол от ______________№_____ |
СОГЛАСОВАНО Протокол от ________№____ |
Изменения в учетные документы внесены.
Руководитель архива
(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
ЭМК МУ «Архив города Перми»
Протокол от 16.02.2006 г. № 2
4.7.1. Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.
В ходе проверки осуществляется:
установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
выявление и устранение недостатков в учете документов;
выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.
4.7.2. Проверка наличия и состояния документов проводится не реже чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на государственное хранение.
Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:
после перемещения дел в другое помещение;
после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив;
при реорганизации или ликвидации организации.
4.7.3. При проверке наличия и состояния документов необходимо:
сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;
подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела и документы;
изымать дела, не внесенные в опись;
изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.
Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания.
4.7.4. До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.
4.7.5. Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов).
Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки (приложение 22).
Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел и других учетных документах запрещается.
4.7.6. Дела, выданные сотрудникам организации, в читальный зал и временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.
4.7.7. Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки; листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителем. По окончании проверки фонда листы проверки включаются в дело данного фонда. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.
4.7.8. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись “проверено”, проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.
4.7.9. Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их розыск.
В этих целях рекомендуется:
изучить все учтенные документы по выдаче дел из хранилища;
организовать розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их сдаточные описи;
проверить дела находящихся рядом фондов;
изучить дело фонда – акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого фонда.
Розыск рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия дел.
4.7.10. Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается отметка с указанием даты и подписи должностного лица.
Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела, и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска на ЭК и утверждения ее решения руководителем организации необнаруженные документы снимаются с учета.
4.7.11. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных ЭПК архивного учреждения.
В государственных и частных учреждениях организация контроля исполнения документов является насущной необходимостью. Она подразумевает назначение исполнителя, постановку срока обработки документа, контроль за своевременностью и качеством исполнения.
Логика организации контроля
Каждый попадающий в организацию документ получает входящий номер, ему назначается исполнитель. Руководитель, в чьи обязанности входит распределение ответственности за обработку документов, может просто назначить исполнителя, а может дополнительно к этому добавить поручение, раскрывающее суть обработки.
В рамках контроля необходимо проверить:
- дан ли на документ ответ;
- насколько своевременно обработано поручение;
- насколько точно выполнено поручение.
Контроль исполнения документов требуется для того, чтобы проверить качество работы конкретного подразделения и исполнителя. Он организовывается на следующих уровнях:
- руководитель организации проверяет качество работы подразделений;
- руководитель подразделения проверяет исполнителей;
- служба делопроизводства организовывает дополнительный ручной и автоматический контроль сроков выполнения поручений или ответов на входящие документы.
Автоматизированный контроль исполнения документов предполагает их обработку в системах электронного документооборота. В этом случае при регистрации документов в систему вносятся такие данные, как:
- реквизиты документа;
- дата регистрации;
- назначенные исполнители;
- суть поручения;
- дата исполнения.
В дальнейшем система контролирует прохождение и исполнение документа и в назначенное время передает ответственному специалисту, подразделению и контролирующей службе извещение о необходимости проверить, отработано ли конкретное задание. Принципы работы в этом случае остаются такими же, как и при организации контроля за исполнением документов в ручном режиме.
Документационное оформление контроля
В компании или государственном учреждении обычно разрабатывается инструкция по документационному обеспечению или по делопроизводству. Ее содержание освещает следующие вопросы:
- какое подразделение обеспечивает контроль за исполнением;
- какие именно документы ставятся на контроль. Это могут быть обращения граждан, претензии, запросы правоохранителей, поручения вышестоящих органов. Также на контроль ставится исполнение внутренних документов компании – приказов, распоряжений, инструкций;
- последовательные или параллельные этапы контроля исполнения документов, их определение зависит от структуры организации. Так, исполнение одного документа может параллельно контролироваться на уровне руководителя филиала и на уровне профильного подразделения головной организации;
- типовые сроки исполнения поручений по обработке документов, регламент их продления, если он предусмотрен правилами конкретной организации;
- порядок регистрации и внесения сведений в информационные базы данных;
- порядок внесения сведений об этапах контроля исполнения документов в базы данных;
- порядок работы с документами исполнителя;
- порядок их хранения информации с учетом принятой в организации номенклатуры дел;
- порядок обобщения сведений о том, насколько своевременно и точно исполняются поручения, и целевое использование таких обобщений (докладные записки, отражение в ключевых показателях эффективности).
Такая инструкция для государственного учреждения разрабатывается на базе установленных форматов. Для частной компании она может быть схожей, с учетом особенностей организации. Инструкцию утверждает руководство юридического лица.
Сроки исполнения
Отдельным вопросом является определение срока исполнения документа. Если речь идет о государственном учреждении, то сроки реагирования на обращение или запрос устанавливаются нормативно-правовыми актами, регулирующими работу организации или государственной службы в целом, административными регламентами по предоставлению государственной услуги. Такие сроки продляются только в установленных случаях или при необходимости по запросу дополнительных документов или по решению вышестоящего руководителя.
Для частной компании устанавливаются типовые сроки исполнения документов общего характера, они отражаются в инструкции по делопроизводству. Например, государственные службы должны ответить на запросы граждан в течение 30 дней, но ввиду срочности и важности срок ответа может быть сокращен. В частных компаниях при необходимости сроки продлеваются на основании индивидуальных служебных записок.
Если принято решение об индивидуальном сроке исполнения нетипового документа, это отражается в поручении руководителя. Установление его продолжительности зависит от характера самого документа и бизнес-процессов организации. Так, если в фирму направлен запрос МВД о предоставлении документов до определенной даты, срок исполнения должен предусматривать период сбора документов, их проверки, формирования пакета и передачи его на почту или в экспедицию компании таким образом, чтобы не была допущена просрочка. Изменение такого срока всегда требует серьезного обоснования. Часто вопрос решается не на уровне руководителя, принявшего решение о его установлении, а на уровне вышестоящего руководства.
Исчисление срока определяется в стандартном порядке, за базу берутся календарные дни, для большинства организаций в них не включаются праздничные и выходные. Это правило не касается установленных сроков реагирования на документы, поступившие в государственные органы. Там требуется исполнить документ в указанный в законе или ином нормативном акте период, это обычно 10 или 30 дней, и выходные дни из этого срока не вычитаются.
Сроки отсчитываются в разном порядке:
- для поступивших в государственную организацию документов – с момента регистрации, обычно это следующий день с даты получения;
- для частных компаний – с даты подписания руководителем приказа или поручения, иных распорядительных документов, в которых установлена обязанность исполнения.
Существует возможность приостановить или отменить исполнение документа, но первое правомочие имеет только вышестоящее руководство, а второе – организация, являющаяся автором поручения или запроса.
Продление срока исполнения документов совершается в установленном порядке. Инициация продления происходит не позднее чем за 3-4 дня до окончания срока исполнения. На имя руководителя направляется мотивированное обращение, где указываются причины запроса продления и срок, в который исполнитель обязуется завершить обработку поручения. Если такая докладная или служебная записка не отправлена, документ считается неисполненным. Если на нее поступил отрицательный ответ, у исполнителя или структурного подразделения остается время на то, чтобы завершить работу в заранее назначенный период времени.
Организационный контроль исполнения документов
На подразделение, в чьи обязанности входит организация контроля за исполнением документов, возлагается функция периодически, не реже чем по итогам каждого календарного месяца, обобщать данные о ходе и результатах работы исполнителей. Эти сведения в установленном формате – докладной или служебной записки – направляются уполномоченному руководителю, высшему для организации, или его заместителю.
Документ, отражающий результаты контроля, должен выполнять две функции:
- поставлять руководству данные о том, насколько хорошо работают исполнители, что является опорной точкой в принятии кадровых решений. Так, одним из показателей качества работы министерств является своевременное исполнение поручений;
- стать механизмом обратной связи, показывающим качество коммуникации между руководителями и подчиненными и то, каким образом оно влияет на общие результаты деятельности организации.
Этапы контроля
Работа по отслеживанию того, насколько качественно и своевременно исполняются документы, требует решения нескольких задач. Вне зависимости от формы собственности и организационно-правовой природы юридического лица контроль будет состоять из включает следующие этапы:
- постановка документа на контроль в журналах учета службы делопроизводства и у руководителя. В системах электронного документооборота (ЭДО) постановка исполнения документа на контроль производится автоматически после назначения исполнителя;
- проверка, насколько вовремя поручение и документ оказались на столе у назначенного исполнителя. Иногда задержки возникают из-за медленной работы секретариата подразделений или руководителя промежуточного звена;
- проверка на промежуточных уровнях исполнения, если она предусмотрена правилами организации;
- контроль при наступлении даты исполнения;
- снятие документа с контроля;
- отправление исполненного документа в дело – папку, содержащую бумажные копии и оригиналы документов определенного типа (переписка, претензии, договоры, судебные дела);
- проведение учета всех исполненных и неисполненных документов по завершении календарного периода с анализом изменений сроков;
- доклад руководству по итогам анализа.
Процесс контроля за исполнением документов начинается только после того, как документ или поручение зарегистрированы в службе делопроизводства. Входящие номера и номера внутренних документов обычно имеют свой порядок формирования. Первые не включают указание на подразделение-исполнителя, так как оно определяется чаще не службой делопроизводства, а руководителем.
Контроль за исполнением зарегистрированных документов происходит только после того, как они доведены до исполнителя, это происходит двумя путями:
- ознакомлением под роспись с поручением;
- направлением уведомления в системе ЭДО.
Если документ задержался при доведении до подразделения или специалиста-исполнителя, это становится основанием для подготовки служебной записки о продлении срока.
Возникают ситуации, когда одному документу при постановке на контроль назначается несколько исполнителей. В этом случае сотруднику, чья фамилия стоит первой в поручении (он является ответственным исполнителем), направляется подлинник документа, остальным – копии. Порядок взаимодействия определяет сотрудник, назначенный ответственным.
Для оптимизации работы служба делопроизводства направляет исполнителям напоминания о необходимости выполнить поручение или обработать документ в срок за 3-5 дней до его истечения. Это повышает исполнительскую дисциплину, в некоторых компаниях только такое напоминание становится основанием начать работу. Должностное лицо часто затягивает ответ на обращение или поручение, ожидая его отзыва или конкретизации, и только административный отдел или отдел делопроизводства может активизировать работу. Уведомление может быть сделано как сотрудником службы делопроизводства лично, так и путем направления уведомления по электронной почте или в ЭДО.
Как фиксируется исполнение
Типы исполнения документа определяются в зависимости от его сути. Если это поступившее в организацию обращение, поручение вышестоящей организации, запрос, то в большинстве случаев исполнением будут считаться подготовка, подписание у руководителя и передача в службу обработки корреспонденции письма, в котором содержатся обоснованные ответы на все поставленные в первоначальном документе вопросы. Если общее поручение содержит и другие частные поручения, например, подготовить анализ обращения или мотивированное предложение по изменению работы организации по, то контроль их исполнения осуществляется в порядке, установленном в организации.
Подлинник обращения вместе с копией или вторым оригиналом ответа подшивается в дело вместе с отметкой об исполнении. Они составляют единый комплекс, разрывать их по отдельным томам номенклатуры дел недопустимо.
Если с организацией-контрагентом установлен электронный документооборот с условием подписания всей переписки электронной подписью, вопрос сохранения в делах бумажных экземпляров решается для каждой организации индивидуально ее руководителем или вышестоящей организацией. Некоторые компании полностью отказываются от этой практики.
Результаты контроля
Использование системы контроля за исполнением документов в организации должно носить более расширенный характер, чем поддержание дисциплины и обеспечение ритмичности работы учреждения. Он становится инструментом для оптимизации бизнес-процессов, проверки правильности расстановки персонала, средством надзора за эффективностью работы отдельных линейных руководителей. Если какое-либо подразделение систематически срывает сроки, это говорит о том, что неэффективно в целом работает не только оно, но и его руководитель. Такое понимание служит основанием для принятия организационных решений.
Также данные анализа ложатся в основу разработки системы мотивации, их обобщение по результатам квартала, полугодия или года станет базой для премирования или депремирования отдельных подразделений, смены кадрового состава компании, иногда даже для пересмотра организационной структуры компании или службы. Системное неисполнение поручений может стать основанием для ликвидации отдела или службы.
В задачи службы делопроизводства по результатам обобщения дополнительно входит подготовка предложений по совершенствованию системы документооборота, повышению эффективности обработки документов. Такие предложения подаются на имя заместителя руководителя, в чьи обязанности входит курирование службы.
Автоматизированный контроль исполнения
Для реализации автоматизированной системы контроля исполнения документов можно использовать отечественные и зарубежные программные продукты. В автоматизированной системе делопроизводства контролю подлежит исполнение не только входящих документов, но и, например, визирование внутренних положений или договоров с контрагентами. Данные о соблюдении сроков визирования, также являющегося исполнением, отражаются в карточке документов.
Недостатком системы электронного документооборота является то, что отсутствие по каким-либо причинам исполнителя на рабочем месте не дает ему возможности получать уведомления о поручении обработки документов, из-за чего назначенные сроки срываются. Сопровождение работы ЭДО личным контролем позволяет ликвидировать такие обрывы в цепочке информирования и наладить работу по своевременному исполнению документов.
Работа организационно-административных подразделений по контролю исполнения документов является одним из наиболее важных звеньев в деятельности государственной организации или компании. Она позволяет проверить, насколько оперативно и объективно происходит реагирование на запросы граждан, поручения вышестоящих органов, насколько четко работают отдельные руководители. Именно она лежит в основе эффективности производственных процессов.
27.11.2019
