Как составит план рабочего дня секретаря

8.00 –
9.30

Получить
корреспонденцию, ознакомиться с
содержанием и зарегистрировать.

Подготовить и
доложить документы, поступившие на имя
руководителя инспекции.

9.30-11.00

Первичная
обработка принятой корреспонденции,
включая сортировку и
представление ее руководству структурных
подразделений -адресатов.

Формирование и
распечатывание Реестра исходящей
корреспонденции

для подшивки в
дело.

11.00-12.00

Формирование
и распечатывание Реестра входящей
корреспонденции для подшивки
в дело.

12.00-13.00

Обед.

13.00 -13.30

Работа на компьютере.

13.30 -14.30

Подготовка к
совещанию руководства инспекции.

Регистрация
налоговой отчетности.

15.00-15.30

Работа с посетителями
и на телефоне.

Отбор, подготовка
и печать документов.

15.30-16.00

Подготовка к
отправке и отправка документов.

16.00-16.30

Рассмотрение
писем, жалоб и заявлений граждан.

Организация работы
по доставке почты «нарочно» по гopoду

16.45-17.00

Привести рабочее
место в порядок

Рекомендации к
плану1

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Рекомендации к
плану2

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Задание
2

Изучите дополнительный
материал и охарактеризуйте
эргономические, санитарные требования
к условиям труда секретаря.

1. Прием, обработка входящих документов; обработка, отправление исходящих документов; составление документов; регистрация документов и контроль исполнения

Вид работы:
изучение дополнительного материала,
выполнение заданий, работа с документами

Время,
отведенное на выполнение работы: 2
часа.

Цель
работы: закрепить теоретические
основы делопроизводственных функций
секретаря

Форма
контроля:зачет

Методическое
обеспечение:электронный
учебник по дисциплине тема «Работа
секретаря с документами»,
курс лекций по дисциплине «Организация
секретарского обслуживания» тема
«Работа
секретаря с документами».

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Уметь правильно организовать рабочее время, расставить приоритеты в делах и эффективно справляться с поставленными задачами — ценные качества любого сотрудника. Особенно это важно для секретарей, помощников руководителей и офис-менеджеров.

Рабочий день секретаря — это огромное количество разноплановых дел, срочных поручений и незапланированных задач. В таком потоке ежедневных дел бывает сложно уследить за ситуацией в целом, неправильно распределить время. В результате — сорванный дедлайн, работа по вечерам и выходным и много стресса. Чтобы избежать этого, нужно учиться планировать время и дела.

Давайте посмотрим, как можно оптимизировать рабочее время секретаря, чтобы задачи выполнялись, а сил и времени хватало не только на работу, но и на личные увлечения и планы.

Эффективность в работе — от чего зависит и почему важна

Работа секретаря предполагает многозадачность, всегда появляются какие-то важные и срочные поручения от начальства или коллег. Часто секретарь загружен настолько, что нет времени даже на обед. В таком ритме за неделю легко можно «перегореть».

Оптимизация рабочего времени помогает навести порядок в делах и стать более эффективным сотрудником. Эффективность — это то, насколько быстро и качественно выполняются рабочие задачи. Она зависит от многого, в том числе и от личных качеств сотрудника тоже.

Личные качества, влияющие на эффективность:

• Разумный перфекционизм. Вы предпочитаете сразу делать хорошо, чем выполнить задачу поверхностно.
• Постоянное стремление к новым знаниям.
• Гибкость мышления. Вы можете нестандартно посмотреть на ситуацию или задачу и применить к ее решению новый подход.
• Внимательность и усидчивость. Часто над задачей приходится сидеть час-два, а иногда и несколько дней. Важно уметь фокусировать внимание только на данной задаче, помнить о деталях и не отвлекаться на мелочи.
• Жизнерадостность. Для секретаря это очень важно. Ведь это первый человек, которого видит клиент или партнер, пришедший в офис. Улыбка, вежливый разговор и общий позитивный настрой всегда располагают собеседника.

Даже если у вас нет каких-либо из перечисленных качеств, вы всегда можете развивать их в себе. Например, если вы привыкли решать задачи всегда четко по инструкции, шаблону — посмотрите на задачу со стороны и подумаете, что можно улучшить, как можно быстрее справиться с работой? И решение обязательно придет.

Личную и профессиональную эффективность можно и нужно постоянно развивать. Оптимизация своего времени — один из способов увеличить эффективность.

Как оптимизировать время

• Научитесь контролировать время. Это важный момент. Рабочий день секретаря практически полностью совпадает с графиком руководителя. Нужно постоянно держать руку на пульсе, контролировать встречи руководителя, его личные дела и просьбы. На это все требуется время. Постарайтесь максимально сопоставить ваши рабочие графики. Например, если начальник будет на встрече с 14-16, на это время вы можете запланировать свои текущие дела: разобрать документы или отправить почту.
• Расставляйте приоритеты. Этот пункт напрямую связан с предыдущим. Выделяя первостепенные дела, вы планируете свое время. Если вам кажется, что все дела важные и срочные — нарисуйте квадрат Декарта к каждой такой задачи. Вы поймете, что есть действительно важные дела и те, которые можно отложить на время.
• Используйте технологии. Сейчас можно автоматизировать практически все. Да, безусловно, на автоматизацию некоторых бизнес-процессов требуется много денег и времени. Но небольшие задачи можно легко автоматизировать. Например, вы заполняете постоянно отчет в excel и не пользуетесь формулами. В 1С хранится много информации о клиентах и поставщиках, удобно выгружать данные — освойте систему и вы будете тратить меньше времени на поиск информации о нужном клиенте. Поставьте важные телефонные номера на быстрый набор — не нужно будет больше искать их по всей телефонной книге.
• Создайте шаблоны. Шаблоны сокращают время на составление служебных, докладных записок, оформления договоров и пр. Сделайте папки для шаблонов на разные случаи. Например, папка с шаблонами для сотрудников (заявления на отпуск, отгул, служебный пропуск и пр), папка для клиентов, партнеров, поставщиков (шаблоны писем, коммерческих предложений, договоров).
• Сделайте удобную маркировку папок и документов. Бумажные документы копятся в огромном количестве на любом предприятии. Создайте для себя удобную маркировку. Например, цветовую — синие папки это для бухгалтерии, желтые — поставщики, красные — важные договора.
• Наладьте взаимодействие между отделами. Секретарь — это еще коммуникация в полной смысле. Постоянно необходимо взаимодействовать с коллегами из других отделов. Например, вы заказываете канцелярию в офис и каждый раз ходите по отделам и собираете заявки — долго и непродуктивно. Создайте общую группу, чат или делайте рассылку по отделам. Обозначьте сроки, когда вы должны получить списки канцтоваров и собираетесь делать заказ.
• Научитесь говорить «нет» коллегам. Секретарь должен быть вежливым, общительным, всегда готовым прийти на помощь другим. Да, но только если это не вредит вашим прямым обязанностям. Вы можете помогать коллегам заполнить заявление (а лучше дать шаблон и не тратить время на объяснение), или помочь распечатать документы. Но только если вы не перегружены работой в данный момент и можете выделить пару минут на это. Помните, основная обязанность секретаря все-таки помогать руководителю и выполнять поручения.
• Развивайте профессиональные навыки. Освойте метод слепой печати. Сайт для отработки скорости печати. Учитесь работать с возражениями и агрессивными людьми. Учите психологию. Оттачивайте навыки общение с руководителем.
• Будьте всегда в курсе, владейте информацией. Всегда проверяйте актуальность данных, реквизитов и пр. Если что-то изменилось, сразу же вносите новые сведения в базу, или вы можете выделить один час в раз неделю, чтобы проверять и исправлять данные.

Оптимизация рабочего времени секретаря помогает концентрироваться на важных задачах, автоматизировать более легкие и повысить продуктивность. Попробуйте начать применять эти советы уже сейчас, вы увидите, насколько станет проще и легче справляться с работой.

ГАПОУ КО «Калужский колледж экономики и технологий»

Планирование рабочего дня секретаря

Выполнила студентка

Группы Д-21

Шадрина Екатерина

Калуга, 2020

План

– это заранее намеченная система мероприятий, предусматривающая порядок, последовательность и сроки выполнения работ

Правильное планирование рабочего дня

• позволит сэкономить огромное количество драгоценных часов;
• ничего не забыть выполнить;
• уменьшит количество стрессов в работе и повысит эффективность работы

При составлении плана рабочего дня необходимо учитывать некоторые особенности : 

•   наиболее благоприятное время для выполнения особо важных дел – с 10 до 12 часов   – затем следует некоторый спад активности  – во второй половине дня
• работоспособность наиболее
• высока с 14 до 17 часов

Порядок выполнения дел секретарем

Срочные и важные

Несрочные и важные

Срочные и неважные

Текущие дела

1

• Начало рабочего дня Первая половина рабочего дн я
• Начало рабочего дня
• Первая половина рабочего дн я

2

• Вторая половина рабочего дня
• Вторая половина рабочего дня

3

• Конец рабочего дня
• Конец рабочего дня

Схема рабочего дня

Начало рабочего дня

•   прийти на работу не менее чем за 15-20 минут до начала;
• проверить состояние своего рабочего места и руководителя;
• уточнить дату на календарях, время на часах;
• просмотреть входящую корреспонденцию

Первая половина дня

• Подбор в соответствии с планом нужных документов и дел.
• Доложить руководителю о полученной корреспонденции.
• Подшивка исполненных документов в дела

Вторая половина дня

• Организация приема посетителей;
• Телефонное обслуживание руководителя.
• Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.
• Уведомление руководителя об исполненных документах.
• Составление и оформление служебной документации.

Конец рабочего дня

• Просмотр своего ежедневника и информирование соответствующих отделов о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.).
• Вечерний доклад руководителю.
• Привести в порядок своё рабочее место.
• Проверить выключили вы организационную технику и свет.

Рабочий день секретаря любой организации весьма насыщен и зависит от плана работы руководителя   Секретарю постоянно приходится параллельно выполнять несколько поручений

Правила планирования могут быть полезными не только секретарю, но и любому человеку, обеспокоенному нехваткой времени на работе

• Вода, напитки

• Блокноты, записные книжки, бланки

• Письменные принадлежности

• Профессиональная и бытовая химия

• Аксессуары для рисования

• Офисная мебель и сейфы

• Офисная техника

• Кофе

• Чай

• Горячий шоколад

• Молоко

• Сахар

• Соль

• Растительные масла

• Конфеты

• Шоколад

• Печенье

• Вода, напитки

• Спортивные напитки

• Сухофрукты

• Орехи

• Колбасные изделия, деликатесы

• Продукты быстрого приготовления

• Одноразовые стаканы

• Кухонные инструменты

• Салфетки бумажные

• Конверты для столовых приборов

• Фильтры для воды

• Бумажные полотенца

• Туалетная бумага

• Для мыла

• Для освежителя воздуха

• Сушилки для рук

• Гигиенические пакеты

• Товары для мытья стекол

• Товары для санитарных зон

• Дезинфицирующие

• Дозаторы, емкости

• Салфетки, губки

• Щетки

• Перчатки хозяйственные

• Мусорные мешки

• Инвентарь для уборки пола

• Ведра, тазы

• Жидкое мыло

• Антисептики для рук

• Мыльницы для ванны

• Освежители и ароматизаторы

• Емкости для мусора

• Мусорные ведра

• Урны для мусора

• Контейнеры для мусора

• Мусорные баки

• Моющие средства для посудомоечных машин

• Ведра пластиковые

• Уборочные пады и держатели

• Простыни

• Бахилы

• Шапочки одноразовые

• Маски защитные

• Пеньюары, фартуки, халаты

• Перчатки нитриловые

• Волосы

• Пакеты для стерилизации, индикаторы

• Одежда для персонала

• Блоки для записей

• Закладки

• Этикетки

• Самоклеящиеся этикетки

• Почтовые конверты

• Телефонные книги

• Ежедневники и планинги

• Лотки и накопители

• Лотки настенные, настольные, подставки

• Коврики настольные

• Степлеры и дыроколы

• Степлеры

• Скобы для степлера

• Клейкие ленты и диспенсеры

• Клейкие ленты канцелярские

• Кнопки, скрепки, зажимы

• Клей канцелярский и ПВА

• Канцелярские ножи и ножницы

• Папки-регистраторы

• Скоросшиватели

• Системы архивации

• Разделители листов

• Файлы-вкладыши

• Картонные папки

• Флипчарты

• Демосистемы напольные

• Ручки

• Гелевые ручки

• Шариковые ручки

• Маркеры

• Механические карандаши

• Цветные карандаши

• Фломастеры

• Тубусы для чертежей

• Специальные линейки

• Точилки для карандашей

• Столы для руководителя

• Столы журнальные для руководителя

• Металлические шкафы для документов

• Предметы интерьера

• Полки для обуви

• Расходные материалы для принтеров

• Пылесосы и аксессуары

• Обложки для переплета

• Калькуляторы

• Стационарные телефоны

• Светильники и запасные лампы

• Элементы питания

• Батарейки

• Зарядные устройства для аккумуляторных батареек

• Держатели для телефонов

• Чехлы для планшетов, книг

• Часы

• Комплекты клавиатура+мышь

• Внешние жесткие диски HDD

• Сетевые фильтры и удлинители

• Системные блоки

• Рабочие костюмы

• Скотч

• Этикет-пистолеты

• Упаковочные коробки

• Поддоны и тележки

• Автотовары

• Монтажные и ремонтные ленты

• Пена монтажная

• Пленка укрывная

• Уплотнители для окон и дверей

• Подарочные наборы косметики

• Влажные салфетки

• Наклейки детские

• Аппликации для детей

• Развивающие игрушки для детей

• Портфели и сумки

• Визитницы

• Рюкзаки

• Обложки для документов

• Дизайн-бумага и грамоты

• Подарочные бизнес-аксессуары

• Карты, атласы, глобусы

• Рюкзаки, ранцы, пеналы

• Оптические приборы

• Наборы для чтения, счета и письма

• Тетради

• Альбомы для рисования

• Дневники школьные

• Календари настенные

• Ежедневники и расписания

• Блокноты, записные книжки

• Демонстрационное оборудование для школы

• Школьная мебель

• Оолонг и белый чай Greenfield

Покупай больше, плати меньше!