Как составить план работ для менеджера

3 причины составить план для менеджера по продажам

Любой владелец бизнеса или руководитель крупной компании заинтересован в увеличении своих доходов. Чтобы успешно реализовать эту идею, нужен план развития.

Некоторые управляющие считают, что в создании такого плана нет необходимости, или составляют грандиозный проект с очень высокими требованиями. При этом не проводят тщательный анализ текущей ситуации и не учитывают уровень подготовки сотрудников.

Чтобы план продаж стал успешным, важно грамотно выстроить цели, усовершенствовать производство, провести обучение персонала и повысить их мотивацию. В результате фирма будет получать стабильно высокую прибыль и иметь хорошую репутацию на рынке. У персонала появится стимул к развитию и, как результат, высокие показатели качества выпускаемой продукции и оказываемых услуг.

Основные причины, из-за которых возникает необходимость в построении плана продаж:

Преимущества плана для менеджера по продажам

При грамотном построении плана продаж важно учитывать цели (желаемую прибыль), направленность клиентов, данные по итогам сделок, возможности сектора продаж и другие показатели.

Составление плана продаж для менеджеров по продажам поможет реализовать и выполнить поставленные задачи, а также:

• сосредоточить свое внимание на главных задачах;
• конкретизировать цели на текущем этапе;
• задать компании общий ориентир, цель и направление;
• утвердить единый комплекс стратегий для успешной реализации целей;
• оценить свои способности и узнать потенциал всей команды;
• вдохновить и побудить к действию всех сотрудников;
• наблюдать за постоянным развитием рынка и повышать эффективность работы своей команды.

Согласно исследованию, приведенному Forbes, торговые представители, имеющие четкий план, тратят на 18,9 % меньше времени на продажи, чем те, у кого его нет.

Основные техники построения плана для менеджера по продажам

Для грамотного построения целей на заданный период времени, важно учитывать следующие аспекты:

• анализ рынка;
• калькуляция цен в конкретном секторе;
• сезонный фактор;
• общее положение дел по данному направлению;
• денежный потенциал компании;
• динамика в развитии фирмы;
• показатели продаж за прошлые отчетные периоды;
• уровень подготовки сотрудников;
• учет всех промахов и неточностей по предыдущим кварталам;
• уровень конкуренции;
• налогообложение.

Существует огромное количество разнообразных методов построения плана продаж. Например, можно обработать результаты работы за прошлые отчетные периоды, используя методы статистического анализа. Далее с помощью математических инструментов просчитать все неточности и вероятности ошибок, затем спрогнозировать дальнейшее развитие. Такой подход называют научным. Он не дает никаких гарантий в своих прогнозах.

Из этого следует, что для более точных и достоверных прогнозов лучше использовать комбинированные приемы, которые сработают наиболее действенно.

Существует мнение, что три разработанных плана эффективнее, чем один. Рассмотрим подробнее:

Пошаговый алгоритм составления плана для менеджера по продажам

Пример плана для менеджера по продажам на неделю

Такое планирование менее требовательно по сравнению с месячным, квартальным и тем более того годовым. Оно дает возможность контролировать реальные продажи и вносить изменения в более крупные проекты. Генерация лидов или анализ текущих показателей позволяют составить недельный прогноз.

Важно! Первый вариант применяют, если задан грубый объем продаж в финансовом эквиваленте. Второй – более конкретный, позволяющий выявить слабые места.

Когда речь идет о составлении недельного плана и при этом учитывается месячный прогноз, можно привести такой пример. Известно, что в вашем подразделении три специалиста по продажам и один из них осуществляет только холодные звонки. За месяц нужно совершить сделок на 1 миллион рублей, при этом средний чек – 20 000 рублей. Таким образом, каждый из менеджеров должен закрыть по 25 сделок к концу месяца.

Допустим, 25 рабочих дней в месяце, тогда каждый день по одной сделке на каждого. При пятидневной рабочей неделе это 5 сделок на сумму 100 000 рублей. Если имеется хорошая конверсия в 10 процентов, то каждому необходимо будет еще по 50 потенциальных клиентов. В план вписывается число лидов, которое принесут специалист по холодным звонкам и маркетинговая служба.

Чтобы обеспечить двоих менеджеров договорами, разделив обязанности пополам, специалист по дозвону должен совершить 500 звонков. Полученные данные вносят в личный план каждого менеджера. Параллельно идет подготовка базы на 500 возможных покупателей. При плохой конверсии по «холодным звонкам», число абонентов будет выше.

Второй вариант просчитать труднее, он зависит от квалификации сотрудников, их умений и уровня конверсии. Известно, что специалист по холодным звонкам обзвонил 1000 человек за неделю, при этом конверсия составила 5 процентов. В результате будет создано 50 запросов, из которых менеджеры смогут совершить 5 сделок. Такой же результат будут иметь специалисты по маркетингу. В итоге выйдет 10 контрактов и 100 потенциальных клиентов, с которыми можно будет связаться несколько позже. Благодаря усилиям специалиста по дозвону еженедельная прибыль, возможно, увеличится в 2 раза, до 200 000 рублей.

5 советов по составлению плана для менеджера по продажам

Эксперты в данной области советуют следующее:

Итак, правильно составленный план не сможет гарантированно спрогнозировать вам продажи на 100 процентов. Но он позволит предвидеть некоторые события заранее и даст возможность делать новые и новые шаги в достижении своих целей.

7 подсказок по улучшению навыков планирования продаж

Как планировать эффективнее:

1. Объединяйте цели по продажам с финансовыми показателями и операциями. Пробуйте одновременно планировать продажи и бюджет. Это позволит задать общее направление компании, включая выпуск продукции.

Кто годится в продажники

2. Организуйте тренинг по управлению временем (тайм-менеджменту). Эффективно потраченное время даст возможность выполнить план и повысить производительность.

3. Подумайте о возможных препятствиях в осуществлении ваших целей. Обозначьте все проблемы, спрогнозируйте возможные действия конкурентов. Попробуйте представить разные обстоятельства непреодолимой силы, которые могли бы вам помешать. Используя такую технику, можно предвидеть некоторые события и подготовиться к ним заранее, корректируя поэтапно намеченный план.

4. Прочтите издание Радмило Лукича «Управление отделом продаж». В нем говорится о практических инструментах для менеджеров.

5. Чтобы облегчить некоторые задачи, можно использовать электронный маркетинг, различные программы и электронные сервисы.

6. Используйте технику С.М.А.Р.Т. Эта техника позволяет ставить цели, которые действительно достигаются. Ответив на вопросы согласно буквам аббревиатуры, вы легко овладеете данной техникой и сможете выполнить задачи сверх запланированных.

• S – specific, то есть конкретика. Цели должны быть точными, с указанием конкретных цифр и сроков. Например, увеличить к 1 января 2021 года объем продаж до 1 000 000 в месяц.
• M – measurable, то есть измеримость. Обозначьте конкретные показатели и единицы измерения, чтобы отразить результат проделанной работы. К примеру, менеджеру Елене Петровне требуется повысить конверсию с поступающих звонков во встречи до 25 процентов.
• А – attainable, то есть возможность достижения. Проверьте реалистичность вашего плана. Не является ли его выполнение фантастическим для ваших сотрудников. Учитывайте уровень подготовки и потенциал специалистов по продажам. Разбейте цель на поэтапные задачи, которые реально выполнить. Например, увеличить прибыль от сделок на 20 процентов к марту 2021 года за счет интернет-рекламы.
• R – relevant, то есть уместность. Здесь речь идет о том, насколько поставленные цели реалистичны. Возможно, имеет смысл внести поправки, чтобы несколько упростить задачу. Например, оптимизировать производство или совершить кадровые перестановки.
• T – time-bound, то есть временное ограничение. Обозначение четкой даты, когда задача будет выполнена. Выдерживать сроки поможет контроль поэтапного выполнения плана. Например, увеличить годовую прибыль путем повышения ежемесячной суммы на небольшой процент цифры, заявленной первоначально.

7. Дополнительно можно использовать метод знаменитого миллиардера Брайана Трейси.

В его книгах предлагается поставить цели на 10 лет, 5 лет, 3 года и 1 год. Затем мысленно вообразить цель рядом с собой и дать ответ на проблему: что я должен сделать сегодня, чтобы осуществить все планы в этом году. При таком подходе задачи, запланированные на 5 лет, выполняются за 3 года.

План продаж для менеджера по продажам играет значимую роль, ведь это поможет смягчить возможный негативный сценарий, минимизировать риски или предотвратить отрицательные последствия для всей компании. Этот комплекс мероприятий дает возможность контролировать ситуацию, а также позволяет оставаться «во всеоружии» и в будущем.

Стремительный темп жизни, ограниченные временные рамки для деятельности зачастую ставят даже самых ответственных менеджеров в тупик. Поэтому важным навыком любого управленца становится умение планировать рабочий день, правильно расставлять приоритеты.

Планирование работы менеджера с помощью ЛидерТаск

Составляйте списки дел на каждый день в планировщике ЛидерТаск, разбивайте их на подзадачи и формируйте древовидную структуру для более успешного выполнения сложных задач. Обязательно занимайтесь планированием рабочего дня, чтобы стать продуктивнее в карьере и личной жизни.

Скачать ЛидерТаск

Но как в современных условиях этого добиться? Разберем этот вопрос более подробно ниже в статье.

Зачем планировать работу

Менеджер — ключевая фигура в работе любой компании, от эффективности его деятельности напрямую зависят успех, продажи и прибыль бизнеса. Большинство управленцев на предприятиях выполняют огромное количество самых разнообразных функций.

Они осуществляют руководство деятельностью организации, координируют действия подразделов, отделов и служб, ведут работу с кадровыми единицами, определяют цели и задачи деятельности других сотрудников. Кроме того, они ответственны за принятие решений, контролируют выполнение проектов исполнителей, представляют предприятие на встречах с клиентами и партнерами.

Такая многозадачность требует от менеджера высоких профессиональных и личных качеств. Он должен не только иметь теоретические знания по специальности, но и быстро уметь реагировать на изменения, быть стрессоустойчивым и эффективно планировать рабочий день буквально за пару минут или шагов.

Однако в последнее время все большее количество менеджеров отличаются полным неумением распоряжаться своим временем. Это связано с огромным количеством дел, которым загружены управленцы(оперативные совещания, планерки, встречи, деловые звонки), а также множеством отвлекающих моментов.

В связи с этим у руководителя появляются такие проблемы, как:

• слабое прорабатывание ключевых сфер деятельности;
• бессистемность использования документации, корреспонденции;
• сумбурность, постоянная спешка, нервозность;
• недостаточный уровень управленческого труда, низкая степень делегирования, отсутствие ответственности у подчиненных;
• нет порядка на рабочем месте, четкости в делах, организованности;
• необходимость задерживаться на работе допоздна или доделывать работу дома.

При этом важно помнить, что время — единственный ресурс, который невозможно возобновить. Поэтому планирование рабочего времени и умение построить правильный распорядок дня представляют собой важнейшие целевые навыки, позволяющие менеджеру расчетливо и рационально использовать день, достигать успехов в развитии компании, минимизировать затраты и быть уверенным в себе.

И все большее число управленцев задумывается над тем, как нивелировать эффект утекания времени из-под пальцев и распорядиться рабочими часами максимально продуктивно, чтобы успеть сделать максимальное количество задач, получить соответствующий доход и продвинуться дальше по карьерной лестнице.

Принципы планирования работы менеджера

Для грамотного распределения времени в течение рабочего дня каждый сотрудник должен придерживаться определенных принципов самоменджмента. Рассмотрим примеры основных из них:

1. Заранее планировать действия(на день, неделю, месяц). Составлять четкие кратко- и долгосрочные планы, обозначать их на бумаге или в электронном виде. Разбивать крупные задачи на подзадачи. Оставлять время для форс-мажоров.
2. Формулировать конкретные цели, переходя от общего к частному. Разрабатывать систему ценностей, учитывать возможные ошибки. Думать о последствиях, мотивации персонала.
3. Фиксировать или визуализировать планы в специальных программах. Всегда делать резервное копирование, хранить данные в облачных хранилищах.
4. Расставлять приоритеты. Ранжировать дела по степени важности, выполнять сначала важные и срочные дела, только потом переходить к второстепенным. Планировать и осуществлять сложные, неприятные дела в часы личной пиковой производительности.
5. Фокусироваться на главном. Концентрировать внимание на масштабных целях, не отвлекаться на посторонние вещи, уметь говорить «нет», избегать незапланированных перерывов, пустой болтовни, просмотра социальных сетей, ТВ в рабочее время.
6. Анализировать опыт. Оставаться осознанным, наблюдать за изменениями, разбирать прежние ошибки. Делать выводы из проведенного анализа. Находить выход из сложных ситуаций и заранее предпринимать меры, чтобы они более не повторялись.
7. Планировать отдых. Улучшать личную результативность за счет восстановления ресурсов во время общения с близкими, приемов пищи и сна.

Умение следовать всем перечисленным принципам, особенностям и отличает эффективного менеджера от непродуктивного, теряющего время зря. Однако для выстраивания подобной системности необходимо прилагать значительные усилия, развивать навыки самоорганизации, постоянно находиться в тонусе, что умеет делать далеко не каждый управленец.

Методы планирования

Рассмотрим несколько популярных методик тайм-менеджмента, которые позволяют менеджерам из любых сфер бизнеса эффективно управлять рабочим временем, становиться более продуктивными и увеличивать значения фирмы, показатели труда.

1. SMART-подход

Уникальный метод, позволяющий описывать и ставить конкретные цели по четким принципам. Впервые был описан Джорджем Дораном в 1981 году. Имеет огромную популярность у людей, заинтересованных в личной и профессиональной продуктивности. Свое название получил благодаря основным принципам, лежащим в основе технологии:

• S (Specific) — конкретность: формулировать цели следует однозначно, не допуская вольностей;
• M (Measurable) — измеримость: понимать, каким образом и с помощью каких критериев можно измерить процесс достижения цели;
• A (Achievable) — достижимость: ставить реалистичные планки, без заоблачных ожиданий;
• R (Relevanr) — значимость: выбирать актуальные и своевременные цели, необходимые компании на данный момент;
• T (Time bond) — ограниченность по времени: указывать четкий дедлайн.

Кому подходит: менеджерам, работающим в проектном управлении, менеджменте, рекламной деятельности, на производстве. Но будет не слишком полезен людям с творческим складом ума, а также креативным должностям, профессиям.

2. Принцип Парето

Теория, выдвинутая в начале XX века экономистом и социологом Вильфредо Парето. Заключается в отражении зависимости результатов от прилагаемых к ним усилий. Правило Парето гласит о том, что всего 20% усилий дают 80% результата, тогда как остальные 80% усилий приносят в итоге всего лишь 20% конечного результата.

В соответствии с данной пропорцией, техника предлагает выделять в первую очередь время на приоритетные дела, которые дают больший процент результата, но при этом затрачивают наименьшее количество времени. Теория помогает определять нужные цели и верно расставлять приоритеты.

Кому подходит: менеджерам любой сферы бизнеса для профессиональных и личных достижений.

3. Закон Паркинсона

Всего существует несколько законов, сформулированных историком Сирилом Норткотом Паркинсоном. Но самым известным из них является первый, который гласит, что «Работа занимает время, отпущенное на нее». Принцип утверждает, что выполнение любой деятельности занимает именно столько времени, сколько на него тратится.

В связи с этим сотрудникам предлагается на протяжении нескольких дней отслеживать количество времени, уходящего на исполнение того или иного дела, после чего использовать данные, чтобы эффективно спланировать рабочий день.

Кому подходит: менеджерам любой сферы бизнеса.

4. Матрица Эйзенхауэра

Специальная система, созданная по методике 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра и позже популяризированная американским писателем Стивеном Кови. Заключается в распределении всех дел по четырем группам:

1. Важные и срочные.
2. Важные и несрочные.
3. Неважные и срочные.
4. Неважные и несрочные.

В первую очередь предлагается выполнение задач из первой группы, тогда как задачи из 3 группы следует делегировать, а из 4 — вовсе отменить или заменить.

Кому подходит: менеджерам, которым с трудом дается планирование рабочего времени.

5. Метод АБВГД

Популярный современный метод, предложенный бизнес-тренером Брайаном Трейси. Заключается в простом ранжировании дел по их значимости и быстром достижении результатов. Предлагает составление списка задач, а затем распределении их по степени значимости в алфавитном порядке. При этом главной цели присваивается буква А, менее значимой цели — Б, и т.д.

Кому подходит: менеджерам любой сферы бизнеса, вынужденным ежедневно решать огромное количество задач.

Ошибки при планировании

Тайм-менеджмент не прощает управленцам даже небольших оплошностей, совершенных пусть даже по уважительным причинам. Поэтому лучше заранее знать врага в лицо, чтобы понимать, где и в каком месте менеджер может допустить недочет или оступиться. Основными ошибками при планировании и проведении рабочего дня являются:

• неумение отказывать, говорить «нет»;
• стремление быть хорошим, полезным и стараться всем услужить;
• медлительность и рассеянность в целом;
• неумение или нежелание слушать собеседника;
• чрезмерная общительность;
• неумение оценить объем предстоящей работы, обозначить дату дедлайна;
• полный отказ от установления каких-либо сроков;
• привычка откладывать дела на потом или хвататься за все и сразу;
• отсутствие привычки вести записи, фиксировать планы и задачи.

Для эффективности работы, выполнения ежедневных дел и продуктивности дня нужно как можно меньше совершать данных ошибок.

Также главными врагами менеджеров называют две черты характера, мешающие своевременно выполнять задачи, правильно организовать день. К ним относятся прокрастинация(постоянное желание откладывать дела на потом, осуществлять выбор в пользу ненужных и неважных задач) и перфекционизм(вечная неудовлетворенность результатом, стремление переделать, довести дело до недостижимого идеала).

3 самых популярных приложения для планирования

Помимо лучших методик по тайм-менеджменту несомненную пользу сотрудникам предприятия зачастую приносят также специальные онлайн-сервисы для планирования времени и работы. Они называются таск-трекерами и успешно применяются как в крупных, так и небольших компаниях.

Мы составили небольшой обзор наиболее популярных, простых и удобных приложений, которыми менеджеры могут пользоваться как в индивидуальном порядке, так и совместно с коллегами.

1. ЛидерТаск

Удобный и современный инструмент для управления личным и профессиональным временем на любом этапе развития компании. Подходит для планирования задач, встреч, управления проектами и сотрудниками. Легкое введение в работу.

Ключевой функционал:

• задачи, подзадачи, чек-листы, графики, инструкции;
• делегирование проектов, поручений;
• визуализация с помощью канбан-досок, метки, цвета;
• ежедневник, расписание и календарь;
• статистика продуктивности команды;
• возможность прикрепления вложений любого формата;
• умные уведомления, напоминания, повторяющиеся задачи;
• сортировка и фильтрация информации;
• интеллектуальный поиск, история по задачам;
• синхронизация с разными устройствами;
• возможность работы в оффлайн-режиме.

Тарифы:

• бесплатный (для начинающих);
• премиум — от 217 рублей в месяц за пользователя (для профессионалов);
• бизнес — от 331 рублея в месяц за пользователя (для команд);

Предлагаются специальные условия для образовательных учреждений и НКО.

2. Todoist

Простой сервис с понятным интерфейсом. Работа осуществляется как индивидуально, так и в команде.

Основные функции:

• постановка задач, подзадач, настройка повторяющихся сроков выполнения;
• возможность делегирования поставленных задач, частей проектов;
• доски, метки, фильтры, темы;
• история активности;
• аналитика, архив выполненных задач;
• расстановка приоритетов, уведомления, напоминания;
• распознавание дат в текстах;
• мультиплатформенность;
• синхронизация с почтой, календарем, файлами.

Тарифы:

• бесплатный (для начинающих);
• PRO — от 229 рублей в месяц (для активных пользователей);
• бизнес — от 329 рублей в месяц за пользователя (для крупных компаний).

3. WEEEK

Таск-трекер с канбан-досками. Определяется недельным календарем, управлением задачами и гибкими уведомлениями. Помогает командам стать эффективнее.

Основной инструментарий:

• кастомизируемые канбан-доски с визуализацией;
• помодоро-таймер, дедлайны, тайм-трекер;
• календарь с контролем нагрузки на день, неделю, месяц;
• создание чек-листов, списков, задач и подзадач;
• расстановка приоритетов;
• умные уведомления;
• сортировка, фильтры, поиск;
• гибкие настройки, темы, горячие клавиши;
• интеграция со сторонними сервисами;
• возможность прикрепления файлов.

Тарифы:

• personal — бесплатный тариф;
• team — бесплатный тариф;
• personal premium — от 190 рублей в месяц за пользователя;
• team premium — от 590 рублей в месяц за пользователя;
• team business — от 690 рублей в месяц за пользователя.

—

Подобрать удобный таск-менеджер для планирования и организации работы менеджера довольно просто, ведь для тестирования сервисов у данных программ имеются бесплатные периоды и ограниченные по функционалу версии. Они помогают оценить плюсы и минусы планировщиков, подумать и выбрать наиболее подходящий способ повышения результативности. Поэтому смело скачивайте данные разработки, пробуйте и экспериментируйте.

Удачи в планировании времени и продуктивного вам дня!

Методы планирования

Составление плана менеджера ведется с использованием определенных методик и правил, которые специалисты подразделяют на три основные группы:

• Исследовательские. Основываются на экспертной оценке продавцов и начальников отделов продаж, на изучении потребительских планов покупателей, что в совокупности выдает приближенный к объективному вариант. 
• Математические. Базируются на статистических данных. Их обязательно надо корректировать с учетом рыночных условий. К математическим способам причисляется, например, метод скользящей средней – говоря проще, определение средней прибыли за произвольный временной отрезок работы и перенос этих ожиданий на предполагаемый период. 
• Операционные. Основываются на результатах конкретных действий и расчетов. Например, способ пробного рынка. Допустим, продавец реализует товар для локальной группы потребителей. После анализа выручки он сможет понять, стоит ли выводить продукт на основной рынок или нет. Операционных методов довольно много, в них используются разные показатели – производственные мощности, безубыточность и т.д.

Ни одна из методик не дает гарантии 100-процентной точности, поэтому для грамотного планирования необходимо использовать совокупность нескольких вариантов. Подробнее о методах построения плана продаж можно узнать из книги «Планирование продаж: принципы, методики, примеры» Андрея Стыгаря.

Структура правильного плана продаж: что нужно знать, необходимые данные

Знающие руководители отдела продаж и опытные менеджеры чаще всего создают не один, а сразу три плана на определенный период:

• Минимальный. Рассчитывается по показателям предыдущего периода. При его невыполнении нужно проводить полный анализ ошибок и слабых мест в работе отдела продаж. 
• Нормативный. Это минимум плюс коэффициент, равный 1,3. При нем ожидается увеличение продаж на 30 процентов. При выполнении нормы работу отдела признают удовлетворительной, а прибыль – близкой к возможной.
• Максимальный. Отличный результат. Но если его достигают неоднократно, всю систему планов потребуется пересмотреть в сторону увеличения. 

План продаж, как масштабный для всей фирмы, так и индивидуальный для работника, должен включать конкретные цели по выручке и производительности за определенный период, стратегии их достижения. Задачи ставятся с учетом возможностей и опыта каждого работника, а также ресурсов предприятия. Перед тем, как ставить цели, нужно учесть, сколько новых клиентов приходит ежегодно, сколько уходит, и какой средний объем продаж на каждого покупателя.

Пошаговая инструкция по составлению плана:

1. В первую очередь, опытные планировщики рекомендуют определить цель продаж. Разбейте ее на небольшие подзадачи.
2. Выявите проблемные области, возможные препятствия и форс-мажоры.
3. Составьте план, лучше в табличном формате.
4. Проверьте все данные, внесенные в него, чтобы не допустить ошибку.
5. Перечислите методы мониторинга результатов на определенные периоды.

Перед составлением плана каждому из продавцов стоит встретиться с командой маркетинга, чтобы, как говориться, «сверить часы». Специалисты этого отдела помогут в планировании с учетом собственных прогнозных документов.

---

Плюсы создания четкого плана продаж

План продаж охватывает множество важных аспектов роста бизнеса: цели по доходам, методы и показатели продаж, целевых клиентов, текущие возможности отдела продаж и многое другое.

Преимущество плана продаж заключается в том, что он помогает осуществить задуманные цели, а также:

• Сфокусироваться на приоритетах.
• Уточнить задачи на текущий период.
• Дать команде направление, фокус и цель.
• Принять единый набор стратегий для достижения целей.
• Узнать свои командные возможности.
• Вдохновлять и мотивировать коллег и клиентов.
• Отслеживать прогресс и оптимизировать производительность с течением времени.

Согласно исследованию, приведенному Forbes, торговые представители, имеющие четкий план, тратят на 18,9% меньше времени на продажи, чем те, у кого его нет.

Планирование работы менеджера на год, квартал и месяц

Планы продаж могут быть краткосрочными – на месяц, квартал, неделю, даже день и долгосрочными – на год. Годовой план продаж – скорее ориентир, по которому нужно работать. Ведь внешние условия рынка и форс-мажорные ситуации в компании способны сильно повлиять на уровень продаж.

Факт!Годовой план может быть значительно перевыполнен по субъективным причинам, например, на рынок был выпущен новый суперпопулярный продукт. Либо, вследствие появления активного конкурента, достичь запланированных показателей не удается.

Гораздо точнее ежеквартальные и ежемесячные планы. Их можно рассчитывать с учетом сезонности и примерно представлять все возможные форс-мажоры. Нагляднее всего для составления использовать таблицу Excel. Для этого необходимо составить уравнение линейного тренда, проанализировав продажи за минувший год:

---

Представим, что продажная статистика за минувшие 12 месяцев такова:

---

Отталкиваясь от нее, рассчитывают значение линейного тренда. Для этого выявляют коэффициенты вышеуказанного уравнения. В клетке D15 применяют функцию ЛИНЕЙН.

---

Выделяют клетку с формулой D15 и ячею справа Е15, чтобы первая оставалась активна. Жмут клавишу F2, потом сочетание кнопок Ctrl + Shift + Enter. Получают коэффициенты а и b.

---

Рассчитывают для каждого временного отрезка (х) значение линейного тренда, подставив в уравнение нужные коэффициенты.

---

Чтобы определить сезонные коэффициенты, вначале вычисляют разницу между фактическими сведениями о продажах за год от значений тренда, поделив одно число на другое.

---

Рассчитывают средние продажи за 12 месяцев.

---

Выявляют индекс сезонности, разделив ежемесячные данные на общие за год.

---

Используя функцию =СРЗНАЧ(G2:G13), прогнозируют продажи с учетом роста объема и сезонности. Продлевают номера временного ряда на три пункта в столбике I и выводят значения тренда для будущих периодов:

---

Пример таблицы: план работы менеджера по продажам на месяц будет аналогичным, только продлевать нужно номера временного ряда всего на одно значение.

Также можно вывести графики прогноза продаж и сезонности на нужный период. Они будут для предыдущего примера выглядеть так:

---

Помимо общего планирования, можно составить индивидуальный прогноз с учетом тактики продаж, например, количества звонков, встреч, отправки писем по электронной почте. Планируя ежемесячные продажи, нужно объективно оценить положение рынка и не выставлять перед сотрудниками непосильных задач.

Как составить план продаж на месяц в Excel c графиком прогноза – на видео:

Пример: план работы менеджера по продажам на неделю

Такое планирование более гибкое, по сравнению с месячным, квартальным и тем более годовым. Оно позволяет отслеживать продажи в текущем времени и корректировать более масштабные планы. Недельный прогноз можно составлять исходя из месячного или отталкиваясь от реальных показателей, например, по генерации лидов.

Важно! Первый вариант используется, если заложен жесткий объем продаж в финансово эквиваленте, второй – более точный и помогает определить «слабые места».

Если говорить о расчете недельного плана в зависимости от месячного, можно привести следующий пример. Допустим, в вашем отделе три менеджера по продажам, один из которых занят исключительно «холодными звонками». Продаж нужно совершить на миллион рублей ежемесячно, средний чек – 20000 рублей. Получается, каждый из продажников должен совершить по 25 сделок ежемесячно.

Если в месяце 25 рабочих дней, то ежедневно на его долю приходится 1 сделка, еженедельно при пятидневке – 5 сделок с общей выручкой 100000 рублей. При хорошей конверсии в 10 процентов каждому потребуется по 50 потенциальных покупателей. В план вносится количество лидов, которые могут «добыть» специалист по «холодному обзвону» и отдел маркетинга. Если делить обязанности пополам, то чтобы «обеспечить» договорами обоих специалистов, дозвонщик должен будет сделать 500 звонков.

В итоге данные вносятся в личные планы каждого специалиста. Одновременно с этим подготавливается база на полтысячи потенциальных клиентов. Если у сотрудника по «холодным звонкам» конверсия ниже, число абонентов увеличивается.

Второй вариант рассчитать сложнее, он зависит от способностей сотрудников, их опыта, конверсии. Допустим, ваш специалист по «холодным звонкам» смог обзвонить в неделю 1000 человек, а его конверсия – 5 процентов. В итоге он сгенерирует 50 лидов, из которых продавцы смогут заключить 5 контрактов. Аналогичное количество дадут маркетологи. В результате выйдет 10 сделок и сотня возможных клиентов, которым вполне реально перезвонить чуть попозже. И благодаря усердию дозвонщика еженедельная выручка может вырасти в два раза – до 200000 рублей.

Пример: план работы менеджера по продажам на день

Чаще всего подобные планы создаются для новых работников отдела продаж. Но такой вариант может составить каждый сотрудник с учетом специфики организации и направления продаж. Чтобы его создать, нужно учитывать ключевые показатели: разбив цели на месяц на число рабочих дней. Это может быть число «холодных» звонков, лидов, переданных для сделки, иные KPI. После этого, останется только сверять выполняемость данных. Если реальные показатели не дотягивают, их переносят на следующий день. При больших «пробелах» – перераспределяют на месяц.

Примерный план может выглядеть так:

План работы Ивановой Ирины на 20.10.2019
Данные	Число отвеченных звонков	Количество минут в разговоре	Лиды
Цель	150	220	3
Реальность	152	200	4

Табличка дает нам понять, что менеджер Ирина Иванова – молодец, поскольку перевыполнила ежедневный план.

Остальные каждодневные мероприятия, например, обязательная планерка, указываются списком, как распорядок дня.

Типичный распорядок дня менеджера по продажам

Хоть распорядок дня по большему счету опирается на индивидуальный план, поскольку для гибких задач вроде прозвона важно не время, а результат, но приблизительный шаблон все же существует. Примерно он выглядит так:

• 9.00–9.30 – проведение утренней планерки.
• 9.30–9.45 – подготовительный этап к прозвону.
• 9.45–14.00 – «холодные звонки» возможным клиентам.
• 14.00–16.00 – презентация товара, встречи, конференции, семинары.
• 16.00–16.30 – планирование мероприятий на следующие дни.
• 16.30–17.30 – подготовка коммерческих предложений, плана прозвона на завтрашний день.
• 17.30–18.00 – проведение вечерней планерки, подведение дневных итогов.

Использование четкого распорядка дает возможность значительно увеличить производительность и не допустить простоев.

Как распределить задачи менеджера на день – на видео:

Как улучшить навыки планирования продаж

Чтобы планировать лучше и четче, полезно прислушаться к советам специалистов:

• Интегрируйте планирование продаж с данными о финансах и операциях. Это позволит не только осуществлять прогнозирование продаж и бюджетное планирование параллельно друг другу, но и в определенной степени направлять общую деятельность предприятия, включая производство.
• Проведите тренинг по тайм-менеджменту. Часто впустую потраченное время станеовится препятствием к выполнению планов.
• Придумайте исчерпывающий список всех препятствий на пути к успеху. Перечислите все проблемы, с которыми уже столкнулись, попробуйте спрогнозировать потенциальные форс-мажоры и действия конкурентов. Предполагая, с чем именно придется иметь дело, можно заранее «подстелить соломки», корректируя план на месяц, квартал, год.
• Используйте инструменты для эффективного менеджмента. О них можно почитать в книге Радомило Лукича «Управление отделом продаж».
• Не пренебрегайте электронным маркетингом при планировании, информацией и удобными программам из интернета.

Видеотренинг Радомило Лукича о том, как управлять отделом продаж – на видео:

Используйте технику С.М.А.Р.Т. Она позволит делать ставить реальные цели в плане продаж и превосходить их в действительности. Собственно, сама техника проста. Необходимо лишь ответить на вопросы к каждой букве аббревиатуры:

• S – specific, то есть конкретика. Здесь нужно дать четкий ответ, чего вы хотите добиться и в какие сроки. К примеру, увеличить к 1 января 2020 года объем продаж до 2000000 в месяц.
• M – measurable, то есть измеримость. Выясняете, в каких мерах и показателях вы ожидаете результат – процентах, рублях, килограммах. Например, менеджеру Ирине Ивановой необходимо увеличить конверсию с входящих заявок во встречи на 18 процентов.
• А – attainable, то есть возможность достижения. Проверяйте, насколько ваш план реален. Действительно ли вы учитываете возможности специалистов отдела продаж или заставляете сгонять на воздушном шаре на Луну. Для понимания реальности достижения цели следует разбить ее на мелкие задачи. К примеру, увеличение выручки с продаж на 15 процентов к февралю 2020 года за счет настройки контекстной рекламы.
• R – relevant, то есть уместность. Тут имеется в виду, действительно ли запланированные действия помогут достичь желаемой цели, или их лучше скорректировать, чтобы сэкономить время и облегчить труд сотрудникам. Например, при необходимости оптимизации перевод специалиста отдела маркетинга на вакансию по продажам.
• T – time-bound, временное ограничение. Определение точного срока, когда цель будет достигнута. Соблюдение сроков достигается контролем выполнения промежуточных этапов. К примеру, планировать поэтапное увеличение прибыли к 1 января на 10 процентов, ежемесячно «поднимая планку» на 3,5 процента от изначальной суммы.

Дополнительно можно использовать метод знаменитого миллиардера Брайана Трейси. В своих книгах он предлагает устанавливать цели на 10 лет, 5 лет, 3 года, 1 год. Далее представлять себя рядом с целью и давать ответ на вопрос: что необходимо сделать на сегодняшний день, для выполнения всех задач в этом году. По этой системе, десятилетние цели становятся реальностью за 5 лет. Те, что запланированы на пятилетку, легко достигаются за 3 года.

Планирование продаж важно, потому что это помогает предвидеть потенциальные риски, которые можно попытаться смягчить заранее. Это не только способствует созданию «карты сражения» за результат, но и дает контроль над текущей и будущей деятельностью.

Есть задачи, которые нужно выполнять каждый день. Настройте для них сценарии: потратьте время один раз, чтобы сэкономить его в будущем.

Например, вы каждый день проверяете почту. Ее так много, что на это уходит целая вечность. Установите программу, чтобы сократить время, которое вы тратите на разбор почты.

• InboxZero — программа, которая показывает только важные письма. С ее помощью можно сообщать коллегам время, когда вы недоступны.
• SaneBox — расширение для Gmail или другого клиента. Автоматически сортирует почту: оставляет важные письма в главном ящике, а другие отправляет в специальную папку и присылает вам ссылку с краткой информацией о них.

Менеджер каждый день планирует и распределяет задачи, собирает команду, чтобы обсудить проект, и составляет отчеты для клиента. Эти процессы тоже можно автоматизировать с помощью софта.

• MS Project — здесь можно строить диаграммы Ганта, расставлять приоритеты по задачам. Программа автоматически находит места перегрузок и перераспределяет ресурсы. Это сложный софт, поэтому сначала почитайте, как с ним работать.
• Comindware — автоматически планирует задачи на основе приоритетов, предупреждает о дедлайнах, составляет отчеты.

Не все можно автоматизировать. Поэтому мы подготовили правила, выполнение которых сделает ваш рабочий день легче.

Это нужно, чтобы видеть, на каком этапе проект: что сделано, а что еще предстоит. Главное — иметь все актуальные процессы перед глазами.

Используйте технику Kanban. Повесьте на стену доску, разделите ее на блоки: «сделать», «в работе», «готово». Напишите задачи на стикерах или карточках, клейте и перемещайте их по блокам по ходу работы.

Чтобы собрать онлайн-доску с задачами, подойдет стандартный Trello. Или софт, который создан специально для работы с Kanban. Например, Kanban Tool, Kanbanery, Kanbanchi. У программ схожие функции, но разные дизайн и настройки — выбирайте на свой вкус.

Разгрузите голову: записывайте задачи, планы, созвоны. Все, о чем важно помнить, о чем нужно подумать и что сделать. Это поможет не отвлекаться на лишнее и сконцентрироваться на том, что делаете сейчас.

Попробуйте методологию Getting Things Done, которая помогает навести порядок в делах, контролировать задачи и доводить их до конца. Вот ее основные принципы:

Чтобы собрать все проекты вместе, подойдут Evernote, Trello или специальный GTD-софт.

• Smthngs — менеджер GTD для браузера. Можно использовать онлайн и офлайн, как приложение.
• Gtdagenda.com — онлайн-сервис. Можно управлять задачами и следить за прогрессом. Есть бесплатная и платная расширенная версия.

Это сложно, когда задач слишком много, а времени мало. Но не беритесь за все сразу. Сначала закончите одну задачу, потом переходите к другой.

Чтобы понять, с чего начать, разделите задачи на группы и расставьте приоритеты. С этим поможет матрица Эйзенхауэра. Она выглядит так.

Когда приоритеты ясны, сконцентрируйтесь на задаче и не отвлекайтесь. Для этого попробуйте метод Pomodoro: поработайте 25 минут, сделайте перерыв на 5. Повторяйте такие циклы несколько раз. Можете отойти от техники и увеличить время работы и перерывов. Основное условие — когда отдыхаете, не думайте о незаконченных задачах.

Чтобы попробовать, как работает матрица Эйзенхауэра:

• Focus Matrix — приложение для iOS.
• MyEffectiveness — приложение для Windows и Android.

Чтобы попробовать, как работает техника Pomodoro: онлайн-таймеры Tomato Timer и Pomodoro Tracker.

Это сложно, но полезно. Так вы сможете заняться делами, которые зависят только от вас или слишком важны, чтобы их делегировать.

Делегируйте все рутинные задачи или любые, с которыми может справиться кто-то из команды. Чтобы сделать все правильно:

1. Помните, что по методу SMART цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, значимой и ограниченной по времени.
2. Посмотрите вебинар Skillbox «Как правильно делегировать задачи в IT».
3. Прочитайте статью «Как правильно делегировать задачи в digital».

В проекте всегда что-то может пойти не так. Например, заказчик решит переделать структуру. Поэтому закладывайте дополнительное время на форс-мажор. Помните про это, когда планируете свой рабочий день: оставьте в графике свободные пару часов.

Запланируйте дополнительное время в начале проекта. Подумайте, какие форс-мажоры могут помешать, а про что можно не думать. Выберите стратегию, согласно которой будете действовать. Для этого почитайте, как управлять рисками в digital.

Эти правила кажутся очевидными, но одинаковые задачи все равно незаметно крадут ваше время. Вы боитесь делегировать и делаете все сами, а иногда еще и переделываете за других. А про форс-мажоры вспоминаете, когда разработчик вдруг заболевает перед дедлайном, а заменить его некем. Такое случается с менеджерами-новичками.

Когда вы наберетесь опыта, времени не станет больше, но вы научитесь правильно им пользоваться. А еще планировать, делиться задачами с коллегами и не забывать про возможные риски. Чем раньше вы начнете учиться, тем быстрее станете крутым менеджером проектов.

Планированием деятельности менеджера по продажам обычно занимается человек, который заинтересован в том, чтобы добиться высокого уровня продаж и развития компании (это либо руководитель компании, либо руководитель отдела).

План работы менеджера по продажам можно разделить на месячный план продаж и ежедневный план работы.

План на месяц

Месячный план продаж устанавливается на основе нескольких показателей:

• Уровень продаж в прошлом месяце.
• Возможное увеличение объема продаж за счет дополнительных продаж уже имеющимся клиентам.
• Возможное увеличение объема продаж за счет привлечения новых клиентов.

План на день

Дневной план менеджера по продажам должен составляться с учетом специфики и режима работы компании и ее целевых клиентов. Но принцип его составления универсален и может использоваться повсеместно.

«Жесткие» и «гибкие» задачи

Суть данного принципа состоит в разделении задач на жесткие и гибкие. «Жесткие» задачи – это задачи, требующие безотлагательного решения и привязанные к определенному временному периоду. К ним относятся:

• Утренняя и вечерняя планерки.
• Проведение назначенных встреч и совершение звонков.
• Конференции, переговоры.

«Гибкие» задачи – это те, время исполнения которых строго не регламентировано. Однако и у них есть так называемые дедлайны – крайний срок завершения. Поэтому выполнять их все же стоит заблаговременно, но в свободное от выполнения «жестких» задач время. К данному виду относятся следующие задачи:

• Подготовка отчетности и документации.
• Общение с клиентами по электронной почте.
• Создание и рассылка коммерческих предложений.
• Обучение и повышение квалификации (если требуется и разрешено в рабочее время).

Первым этапом составления дневного плана работы менеджера по продажам является внесение всех «жестких» задач в соответствующие временные промежутки. Удобнее всего составлять план работы в CRM-системе, так как она позволяет сохранить определенную задачу и не создавать ее заново в дальнейшем.

Внесение «гибких» задач

Перед внесением «гибких» задач в план работы следует ранжировать их по срочности и оптимальности выполнения. В ближайшие промежутки между «жесткими» задачами нужно вносить наиболее важные «гибкие» задачи и только после этого планировать менее важные.

В ближайшие промежутки между «жесткими» задачами нужно вносить наиболее важные «гибкие» задачи и только после этого планировать менее важные.

Выполнение задач в оптимальное для них время позволяет сократить продолжительность их решения. Примером оптимального времени для решения такой задачи является совершение «холодных» звонков потенциальным клиентам в первой половине дня. Это правило позволит застать контактных лиц на рабочем месте. Не стоит оттягивать звонки на конец рабочего дня, когда необходимо будет решать другие задачи.

После «холодного» обзвона потенциальных клиентов следует переключиться на презентации предлагаемых товаров или услуг заинтересовавшимся лицам.

На конец дня следует оставить работу с бумагами: подготовку договоров и коммерческих предложений, составление планов звонков на следующий день. Это обосновано тем, что в конце дня сотрудники будут стараться поскорее разобраться с рутинной работой. При этом стремление сотрудников поскорее попасть домой никак не повлияет на качество общения с клиентами.

План рабочего дня менеджера по продажам

Учитывая вышеизложенные правила и рекомендации, сформируем примерный образец плана работы менеджера по продажам на день:

• 9.00-9.30 – утренняя планерка.
• 9.30-9.45 – подготовка к звонкам.
• 9.45-14.00 – «холодные» звонки потенциальным клиентам.
• 14.00-16.00 – проведение презентаций продукта заинтересовавшимся лицам, встречи с партнерами, конференции, семинары.
• 16.00-16.30 – назначение встреч и презентаций на последующие дни.
• 16.30-17.30 – заполнение CRM, подготовка коммерческих предложений, составление плана звонков на завтра.
• 17.30-18.00 – вечерняя планерка, подведение результатов работы за день.

Подытоживая, следует сказать, что планирование работы позволяет существенно повысить ее продуктивность и избежать простоев. Правильно налаженная система планирования в отделе продаж научит менеджеров распоряжаться своим временем, что принесет выгоду как работодателю, так и самому менеджеру.

Грамотное планирование работы менеджера по продажам – это залог стабильного роста организации.