Как составить план работ на квартал

Как составить план работ на квартал

Основы тактического планирования жизни

Число 32 850. Знаете, что оно значит? Не вес авиалайнера. Не площадь озера в Индонезии. И не величину месячной зарплаты учителя из Иваново.

32 850 дней отмерено природой каждому из нас. Всего на жизнь. При условии, что человек не добивает себя вредными привычками, ядовитыми эмоциями и инертным образом бытия. Так говорят ученые.

Теперь вспомните, сколько лет вы уже прожили. 29, например. Или 10 585 дней. Треть жизни истрачена. Осталось – 22 265 дней. Распечатайте эту цифру жирным шрифтом и повесьте на дверь комнаты. На холодильник. Сделайте на заставку компьютера. И начните расставлять приоритеты. Потому что завтра у вас будет еще на день меньше.

Не сейчас ли самое время взять свою жизнь под контроль? Ставить цели и достигать их? Да. Время для действий – сейчас. Эффективно расставить приоритеты вам поможет тактическое планирование. В статье мы расскажем, как спланировать день, неделю, месяц и квартал, чтобы на 32 850-й день осознать: моя жизнь удалась!

Почему стоит заниматься тактическим планированием?

Планируя, человек управляет временем. Создаёт лучшую для себя реальность. Существует масса аргументов «за» тактическое планирование. Вот некоторые из них:

  1. Возникает четкое понимание вектора движения. Уходит ощущение потерянности. Вы точно знаете, когда и какие цели будут реализованы.
  2. Снижаются затраты времени на работу. Человек перестает хаотично метаться от задачи к задаче. Ведь у него записаны все ходы.
  3. Растут доходы. Вместо азартной мечты «заработать гору денег» появляется четкий план с конкретными шагами. Которые приводят к адекватному повышению доходов.
  4. Приходят в баланс все сферы жизни. Остается время на семью и хобби.
  5. Радуют итоги года. Появляется чувство удовлетворенности от того, что задачи планомерно выполнялись. А значит, появляются силы для движения к глобальным целям.

Если вы хотите эффективно использовать свой бюджет времени, начните составлять планы на квартал, месяц, неделю и день.

План на квартал

Любое планирование начинается с выбора помощника. Инструмента планирования. Это может быть смартфон/планшет/компьютер, блокнот или специальный планнер. Возможно, гибрид всех инструментов. Выбор зависит от вашего ритма жизни и индивидуальных предпочтений.

Спланировать квартал помогут следующие системы управления временем:

  • ментальная карта (mind map);
  • ABC-планирование;
  • матрица Эйзенхауэра.

Кликайте на ссылки, чтобы узнать подробнее о каждой системе.

Можно взять лучшее из разных методик и составить план на квартал таким образом:

  1. На листе А4 (или в любом удобном редакторе) начертите таблицу из 4-х столбцов.
  2. В первом столбце пропишите категории: важные цели, обобщенные, крупные (например, закончить обучение на тематическом курсе); текущие цели, мелкие, «рутинные» (например, оформить портфолио фотографа); полезные привычки (например, делать утреннюю зарядку, ежедневно читать, вести учет денежных трат).
  3. Трем остальным столбцам присвойте названия тех месяцев квартала, который вы планируете.
  4. Заполните таблицу соответствующими целями и привычками.

Формируйте цели по модели SMART. Они должны быть: четкими, измеримыми, реалистичными, весомыми, ограниченными по времени.

План на месяц

Если план на квартал состоял только из целей, то в плане месяца рекомендуем прописывать еще и шаги для их достижения. Обратите внимание на способ месячного планирования, который состоит из трех частей.

1

Составление плана в электронном виде

На данном этапе вам потребуется компьютер и принтер:

  1. Создайте в любом удобном приложении сетку месяца. В форме таблицы 5 на 7 ячеек. Или найдите готовый шаблон в Интернете.
  2. Вспомните все ежемесячно повторяющиеся дела. Например, занятия по английскому 3 раза в неделю, плаванье через день, футбол каждое воскресенье.
  3. Присвойте повторяющемуся делу интуитивно понятный значок: занятия по английскому — иконка «Биг-Бена»; плаванье – фигурка плывущего человека; футбол – мяч.
  4. Проставьте значки в ячейки, соответствующие дню месяца, когда дело необходимо выполнить.
  5. Зафиксируйте в таблице значимые события месяца. Например, дни рождения.

На этом работа в электронном формате завершена. Распечатайте частично заполненную сетку месяца. Далее планирование будет осуществляться вручную.

2

Дополнение плана вручную

Дополняйте план месяца теми делами, которые вы намерены выполнить с вероятностью 99-100%. Это точечные, главные события, о которых вам известно заранее. Например: просмотр полезного вебинара; плановый визит к врачу; необходимость опубликовать пост в соц. сети или продлить подписку на музыкальную платформу.

3

Расшифровка главных задач месяца

Теперь каждую крупную задачу, сформированную на предыдущем этапе, нужно разбить на мелкие подзадачи. И записать их. Этот список пригодится вам для дальнейшего планирования недели и дня.

Подготовьте таблицу с тремя столбцами:

  • главная задача;
  • подзадачи (какие конкретно действия нужно совершить?);
  • срок выполнения.

Допустим, одна из ваших главных задач – опубликовать пост. Она включает в себя подзадачи:

  • найти в Интернете интересные факты по теме поста;
  • подготовить фото для оформления поста;
  • написать текст и опубликовать его.

Именно эти шаги вам нужно записать в таблицу.

Некоторые задачи не потребуют расшифровки. Например, просмотр вебинара или продление подписки на музыку из примера выше.

План на неделю

Предлагаем вам планировать неделю при помощи системы «Бегущий список» (Running list). Она проста, наглядна и экономит место в ежедневнике. Чтобы ее освоить, нужно выполнить 3 шага:

  1. Создать «скелет» списка: разделите лист на две колонки; заголовок первой колонки – названия дней недели (запишите их в строчку, от понедельника до воскресенья (Пн, Вт… Вс); заголовок второй колонки – перечень дел, которые вы планируете выполнить в течение недели.
  2. Заполнить список: во вторую колонку запишите все задачи на неделю списком; напротив каждой задачи нарисуйте чекбокс (в форме пустого квадрата) в тот день недели, когда вы планируете выполнить задачу.
  3. Проставить отметки о выполнении/переносе/отмене запланированного дела.

Допустим, в понедельник вам нужно: сходить к парикмахеру, написать реферат по термодинамике, купить лежанку для кота и вылечить коренной зуб. Итого 4 дела и 4 пустых чекбокса в столбце «Пн».

Если вы набрались мужества и, обливаясь холодным потом, отремонтировали коренной зуб, то чекбокс напротив этого дела нужно заштриховать.

Если задача не была решена, допустим, коту не повезло и опять придется спать на холодном полу, то покупку лежанки нужно перенести на вторник. Для этого в квадрате «Пн» нарисуйте стрелку вправо, а в столбце «Вт» – пустой квадрат. Таким образом, дело с понедельника перекочевало на вторник.

Если вы начали писать реферат по термодинамике в понедельник, но не закончили, то чекбокс «Пн» нужно заштриховать наполовину. И если во вторник вам удалось его дописать, то чекбокс «Вт» заштрихуйте полностью.

Когда запланированная задача теряет актуальность, в соответствующем квадрате необходимо поставить крестик.

План на день

Планирование дня – привычка каждого успешного человека. Ежедневный список дел составляют: экс-президент Yahoo, а ныне директор стартапа по разработке «умных» приложений Марисса Майер; гендиректор LinkedIn Джефф Вайнер; будущий марсианин Илон Маск; миллиардер Билл Гейтс и многие другие.

Изучив опыт великих, предлагаем вашему вниманию несколько советов, которые помогут внедрить в жизнь полезную привычку – планировать день:

1

Когда составлять план?

Вечером накануне запишите все задачи, которые нужно выполнить завтра. Это ваш черновик. Проснувшись утром, сориентируйтесь на местности. Возможно, с утра приоритеты изменятся. Например, придет уведомление о необходимости получить долгожданную посылку; перегорит лампа и нужно будет купить новую, или поднимется температура у ребенка и потребуется время для посещения врача. Откорректируйте план с учётом новых обстоятельств.

2

Правила составления плана

Будьте адекватны. Составляя перечень задач на день, учитывайте следующие моменты:

  1. У вас есть лишь 16 часов из 24 на выполнение дел. Остальное съедает сон.
  2. Не забудьте заложить в план время на сервисные процедуры. Речь об утреннем умывании, питании, душе, прогреве автомобиля в зимнее время, телефонных разговорах с близкими людьми и т.д.
  3. Рассчитайте время отдыха. 50 минут – продуктивный труд, 10 минут – отдых. Несколько раз за день периоды релакса рекомендуется удлинять до 20-30 мин. Это время можно потратить на сон. Так поступают актер, стендапер и продюсер Крис Хардвик, президент крупного медиа HuffPost Арианна Хаффингтон, создатель литературного киберпанка писатель Уильям Гибсон. Соблюсти баланс труда и отдыха поможет техника «Pomodoro».
  4. Оставьте время на форс-мажор. Всего не предусмотреть. Поэтому около 3 часов в дневном плане оставьте про запас.

С опытом вы поймете, сколько времени занимают «непродуктивные» дела, и научитесь планировать день точнее.

3

Алгоритм составления плана

Вспомните свои долгосрочные цели. Идеальный вариант: положите перед глазами стратегический план на год. Так будет легче расставить приоритеты. Длинный год равен 365 коротким дням. Помните: планируя каждый день, вы планируете свое будущее.

Составьте план при помощи следующего алгоритма:

  1. В начале списка расположите дела, для которых установлен срок исполнения.
  2. Далее пропишите дела, не имеющие дедлайна. Лучше всего расставить их по приоритетам.
  3. После каждого дела запланируйте время для отдыха и сервисных процедур.
  4. Таблица дел должна содержать графы: «плановое время на выполнение задачи», «фактически затраченное время на выполнение задачи» и «оценка результативности (по шкале от 1 до 10 баллов)».
  5. Если в течение дня вы поняли, что выбились из графика, бросьте панику. Не поддавайтесь унынию и, тем более, не ругайте себя. Выдержите 5-минутную паузу. Возьмите чистый лист и перепишите план. Помните: мир в движении. А вы – не сверхчеловек в латексном костюме, способный всё контролировать.
  6. В конце дня подведите итоги. Оцените свою эффективность и следование плану. С удовольствием и благодарностью к себе отметьте выполненные дела. Проанализируйте, что осталось неисполненным. Почему? Какие ошибки допустили в планировании? Где халтурили? Как скорректировать план и действия, чтобы повысить результативность следующего дня?

Первые семь дней производительность и процент выполнения плана могут хромать. Это нормально. Вы набираете опыт. Когда план станет полезной привычкой, эффективность вашей работы заметно вырастет. Сравните сами.

4

Техники настройки на завтрашний день

Завтра – очередной день из 32 850. Его нельзя спустить в мусоропровод. Завтра нужно быть бодрым, наполненным и радостным. Чтобы выполнить план с эффективностью в 10 баллов.

В этом вам помогут две техники настройки на день грядущий:

«Аллегория». Закройте глаза и вспомните прошедший день. Какие чувства он вызывает? На что похож? Какой образ возникает перед глазами?

Быть может, прошедший день – шумный и тяжеловесный водопад, мощь которого завораживает и возбуждает. Или суетливый базар, где каждый продавец норовит обмануть. Возможно, день был похож на осеннюю безлюдную аллею, в которой медленно умирают клёны-старики.

О, нет! Наверное, день напоминал прелюбопытный квест по поиску золотых монет, припрятанных капитаном Френсисом Дрейком на острове Бора-Бора!

Прислушайтесь к ощущениям. Если образ получился светлым и теплым, значит, день удался. Если ярким и стремительным – значит, день был энергичным и плодотворным. Если же от образа веет тоской и серостью, вы в тревоге. Перенапряглись и ощущаете неудовлетворенность.

Техника «Аллегория» – индикатор внутреннего состояния. Когда образ прошедшего дня печален, проделайте следующее. Намеренно представьте радостную картинку дня грядущего. Луг, на который добродушный великан вылил солнце. Белые барашки мурчащего океана. Грибной и щедрый лес или величественные горы. Визуализируйте то, что вызывает чувство комфорта и радости именно у вас.

«Кодирование утра». Утром вами либо управляют хаотичные импульсы, либо четкая программа. Ее и поможет создать данная техника. Перед засыпанием задайте себе конкретную схему завтрашнего пробуждения. Постановите:

  • во сколько проснетесь (самостоятельно или по будильнику);
  • какое действие совершите первым: зевнете, посмотрите на часы или поприветствуете день счастливым «Доброе утро!»;
  • как поступите: понежитесь в кровати или встанете сразу;
  • что сделаете сначала: легкую гимнастику, самомассаж, проверите почту на телефоне.

Насколько позитивно и качественно вы настроите себя на завтра, настолько эффективно и бодро пройдет день.

Время – ресурс невозвратный. Качество жизни определяется тем, на что вы его тратите. Управляйте временем с умом. Тогда жизнь будет разворачиваться по вашему сценарию.

Друзья! Приглашаем к обсуждению. Расскажите о своих инструментах планирования, и о том, как составление плана повлияло на вашу жизнь. А еще у нас на сайте вы можете пройти онлайн-курс «Лучшие техники тайм-менеджмента». Вы не – просто получите теоретические знания о 100 самых эффективных техниках управления временем, а сформируете навык, который сможете использовать в повседневной жизни и бизнесе.

Так что желаем вам удачи и до встречи на курсе!

Источник

Деловой квартал — это трехмесячный период, в течение которого компания может подумать о своих недавних успехах и подготовиться к будущему. Составление квартального плана и проведение собрания по планированию могут стать отличным способом пересмотреть бизнес-стратегии и поставить новые цели. Если вы являетесь руководителем проекта, бизнес-лидером или другим специалистом, вам может быть полезно научиться составлять квартальный план. В этой статье мы обсудим определение квартального плана, объясним различия между квартальным и годовым планированием, предложим шаги для проведения ежеквартального собрания и ответим на распространенные вопросы по этой теме.

Что такое квартальный план?

Квартальный план — это стратегическая сессия бизнес-лидеров, которая проводится каждые три месяца в году. На этом занятии менеджеры и команды размышляют о прогрессе и достижениях за последние три месяца, анализируют выполненные задачи и проекты, корректируют и устанавливают цели, документируют меры для достижения этих целей и определяют способы отслеживания производительности и успеха. Их основной целью является создание краткосрочных целей, которые согласуются с долгосрочными бизнес-целями и миссиями. Квартальные планы также относятся к документу, в котором излагаются задачи, которые компания хочет выполнить в течение следующих трех месяцев.

Квартальное планирование против годового планирования

Хотя квартальное планирование и годовое планирование являются формами подготовки к будущему, они предлагают разные преимущества для бизнеса. В первую очередь квартальные планы являются краткосрочными, а годовые или годовые планы — долгосрочными. Вот некоторые преимущества ежеквартального планирования:

  • Поощряет мотивацию сотрудников: ежеквартальное планирование является краткосрочным и динамичным, поэтому оно обычно дает членам команды чувство непрерывного достижения. Если они чувствуют, что достигают многих целей, сотрудники могут чувствовать сильную мотивацию к успеху и более высокий уровень удовлетворенности своей работой, что приводит к большей производительности и инновациям.

  • Позволяет командам ставить управляемые цели: вместо того, чтобы постоянно работать над достижением целей на год, члены команды могут сосредоточиться на краткосрочных квартальных целях, которые более управляемы и достижимы. Квартальные цели легче представить, потому что их сроки ближе, а также зачастую удобнее организовывать и делегировать краткосрочные задачи.

  • Повышает производительность и эффективность: более короткие периоды времени для выполнения и отправки задач до крайнего срока могут побудить сотрудников избегать проволочек и работать быстро, разумно и эффективно. Плотный график и строгие временные рамки могут способствовать ощущению срочности и побуждать сотрудников к выполнению высококачественной работы вовремя и в рамках бюджета.

  • Позволяет компании сосредоточиться на специфике: в то время как годовые планы обычно подчеркивают широкие, всеобъемлющие миссии и видения, квартальные цели могут быть сосредоточены на конкретных областях улучшения и показателях для компании. Например, в то время как долгосрочное видение компании может заключаться в обеспечении населения питательными продуктами, ежеквартальной целью может быть расширение своего веб-сайта.

  • Предоставляет возможность пересматривать и улучшать: Квартальные планы составляются четыре раза в год и дают компаниям возможность пересмотреть планы и при необходимости скорректировать их на основе новой информации. Этот процесс поощряет менталитет гибкого управления и способствует постоянному обучению и адаптации к рыночным изменениям и вызовам.

Компании могут получить наибольшие преимущества от использования как ежеквартального, так и годового планирования своих бизнес-процессов. Думать о будущем необходимо для улучшения продуктов и услуг, сохранения актуальности на рынке и обеспечения финансового успеха компании. Вот некоторые преимущества годового планирования:

  • Устанавливает широкую, долгосрочную и руководящую миссию: ежегодное планирование обеспечивает широкое видение с большими возможностями для компании и предлагает ориентиры для небольших, краткосрочных проектов. Менеджеры и сотрудники могут ознакомиться с годовыми целями бизнеса, чтобы переориентировать свою работу, определить свои задачи и определить направление.

  • Поддерживает долгосрочные финансовые цели бизнеса: ежегодное планирование имеет решающее значение для анализа финансового состояния бизнеса и составления финансовых прогнозов производительности в будущем. Предприятия могут отслеживать тенденции и модели доходов, расходов и доходов за последний год и использовать эту информацию для принятия важных инвестиционных решений.

  • Обеспечивает базовую основу для постановки квартальных целей: планирование на год каждый год действительно может помочь бизнес-лидерам разработать актуальные и полезные квартальные цели. Они могут использовать годичные договоренности и обсуждения в качестве отправной точки для определения квартальных проектов и областей, на которых следует сосредоточиться.

  • Проясняет цель бизнеса и расширяет возможности членов команды. Долгосрочные цели часто определяют цель бизнеса и определяют, какие всеобъемлющие проблемы участники бизнеса стремятся решить. Если сотрудники чувствуют, что их работа имеет ценность и цель, они могут чувствовать себя более мотивированными для выполнения своих обязанностей со страстью и вдумчивостью.

Что включить в квартальный план

Компоненты квартального плана могут варьироваться в зависимости от структуры бизнеса, отрасли и других факторов. Вот список общих элементов, которые следует включить в вашу документацию и совещание в начале периода:

  • Четкая цель и цель: основная цель может быть ориентиром и структурой квартального плана. Включите контекст того, почему составляется квартальный план и какова его основная идея.

  • Основные направления на квартал: выберите наиболее важные направления на квартал. Это могут быть области, нуждающиеся в улучшении, или области, в которых вы хотите добиться еще большего успеха.

  • Метрики или определения успеха: определите, как вы можете измерять успехи или достижение целей. Есть много полезных показателей для бизнеса, таких как уровень удовлетворенности клиентов.

  • Конкретные действия, необходимые для достижения целей: Опишите конкретные действия, которые необходимо предпринять для достижения ваших целей. Это могут быть этапы проекта с командами, бюджетами и сроками.

Как провести ежеквартальное совещание по планированию

Проведение ежеквартальных совещаний по планированию — отличный способ сообщить о целях, вдохновить сотрудников и улучшить подготовку. Такой вид сотрудничества дает коллегам возможность обмениваться комментариями, задавать вопросы и готовиться вместе, способствуя эффективной командной работе и продуктивности. Перед проведением собрания рассмотрите возможность создания центрального документа со всей необходимой информацией о плане, календарями и слайдами. Для встречи вы можете создать привлекательную презентацию, чтобы передать все ваши тезисы. Вот как провести настоящую встречу за девять шагов:

1. Пересмотрите общую миссию компании

Выделите пять минут в начале презентации, чтобы напомнить аудитории об общей миссии, истории и ценностях вашей компании. Это может помочь сосредоточить встречу на основополагающей цели вашей компании и вдохновить сотрудников на завершение нового квартала с энтузиазмом. Напоминание командам о том, зачем существует компания, может быть способом освежить их страсть к работе, которую они делают.

2. Пересмотрите годовые цели

Еще один способ представить встречу — указать ежегодные долгосрочные цели на этот год. Это может включать в себя основные достижения и то, как команды компании улучшили показатели, увеличили доход и создали инновационные идеи. Отмечайте достижения всех отделов вашей компании, какими бы маленькими они ни были, чтобы все чувствовали себя желанными и вовлеченными. Вы также можете упомянуть широкие области для улучшения, которым вы хотите уделить пристальное внимание в этом году.

3. Оцените достижения прошедшего квартала

Оценка и празднование достижений прошедшего квартала может иметь много преимуществ. Вы можете обсудить задачи, которые вы сделали правильно, чтобы повторить эти успехи в новом квартале. Вы также можете вознаграждать сотрудников и отделы за хорошую работу, чтобы поощрять и вдохновлять команды на процветание.

4. Оцените любые проблемы, возникшие в прошлом квартале

Оцените любые проблемы, которые могли возникнуть в прошлом квартале, чтобы предотвратить их в будущем. Оставайтесь позитивными, предлагая решения для решения проблем и проявляя терпение и понимание. Сохраняя надежду на улучшения, вы можете способствовать формированию хорошей рабочей культуры и мотивировать сотрудников уверенно решать проблемы.

5. Определите направления деятельности на предстоящий квартал

Наметьте некоторые целевые, достижимые области деятельности в новом квартале. Это могут быть такие области или отделы, как отношения с клиентами, дизайн продукта, финансовая организация или маркетинг. Убедитесь, что каждое направление деятельности имеет отношение к бизнес-миссии.

6. Наметьте цели и показатели успеха

Определив области своего внимания, создайте конкретные цели, которые будут направлять ваш рабочий процесс на квартал. Установите показатели и ожидания, которые сделают успех окончательным и понятным для всех. Например, вы можете поставить цель повысить коэффициент конверсии клиентов на 10 % в этом квартале. Вы также можете создавать действия и этапы проекта для достижения успеха.

7. Установите бюджеты и подтвердите ресурсы

Очень важно установить свои бюджеты для проектов в этом квартале. Исправьте любые бюджетные или финансовые проблемы, с которыми компания могла столкнуться в прошлом квартале. Вы также можете подтвердить выделение ресурсов на проекты этого периода.

8. Создавайте временные рамки, расписания и сроки

Установите четкие временные рамки и этапы на квартал, разграничив графики команд и сроки выполнения проектов. Рассмотрите возможность создания общего календаря, в котором будут указаны все важные для компании даты. Четко указывайте приоритеты задач, чтобы команды могли выполнять задачи в правильном порядке.

9. Определите обязанности и делегируйте задачи членам команды

Задокументируйте задачи и обязанности членов команды в этом квартале и убедитесь, что все их понимают. Подумайте о том, чтобы поделиться списком задач или маршрутом на квартал. Вы также можете использовать программное обеспечение для управления, чтобы следить за тем, что члены команды делают ежедневно.

Часто задаваемые вопросы о квартальном планировании

Инициирование ежеквартального планирования в вашем бизнесе — отличный способ организовать и улучшить рабочий процесс. Вот несколько ответов на часто задаваемые вопросы по теме:

Кто отвечает за ведение квартального планирования?

Высшее руководство компании отвечает за ведение и разработку квартального планирования. Однако важно, чтобы все члены компании могли посещать ежеквартальные собрания. Таким образом, они могут знать план и понимать, как их повседневные обязанности вписываются в цели высокого уровня. Простой способ провести корпоративное совещание — провести его в Интернете или в приложении для видеосвязи.

Когда лучше всего проводить ежеквартальное совещание по планированию?

Лучшее время для проведения ежеквартального совещания по планированию — первые несколько дней квартала. Таким образом, все участники могут чувствовать себя готовыми начать новый квартал со знаниями и энтузиазмом. Вы также можете использовать результаты деятельности за предыдущий квартал для подготовки к собранию.

Сколько времени занимает квартальное планирование?

Продолжительность квартального планирования зависит от компании. Как правило, чем дольше существует компания, тем меньше времени уходит на ежеквартальное планирование, потому что у руководителей есть опыт его быстрого проведения. Чтобы сэкономить время, бизнес-лидеры могут провести совещание по предварительному планированию с высшим руководством, чтобы подготовиться к общекорпоративному совещанию. Там они могли просмотреть годовой план, установить цели встречи и определить структуру встречи, оставив время для вопросов. Они могли заполнить и поделиться повесткой дня собрания, чтобы другие участники могли подготовиться к мероприятию.

Что является ключом к мотивации сотрудников для достижения квартальных целей?

Ключом к мотивации сотрудников для достижения квартальных целей является широкое распространение информации в компании. Важно, чтобы сотрудники могли получить доступ к документации по целям и задачам, когда у них могут возникнуть вопросы или сомнения. Информационные панели могут быть отличными инструментами для отслеживания краткосрочных показателей в визуально привлекательной и простой для понимания форме. Компании также могут распространять общие документы и календари, чтобы каждый мог отслеживать ход выполнения групповых проектов.

Источник

Как составить план работы отдела

Управление работой отдела невозможно без планирования, особенно это касается тех компаний, деятельность которых связана с производством или торговлей. Грамотно составленный план работы отдела облегчает контроль выполнения его показателей и позволяет получать полноценную отдачу от каждого сотрудника отдела. Планы могут составляться как с долгосрочной перспективой – на год и квартал, так и с краткосрочной – оперативные планы на месяц, неделю и день. Но основой работы отдела является долгосрочный план на год.

Как составить план работы отдела

Инструкция

Опросите руководителей подразделений и составьте на основании данных, полученных от них, аналитический отчет по работе отдела за последние несколько лет. Для достоверной статистики анализируемый период должен составлять не менее трех лет. Проанализируйте динамику работы отдела, используя характерные показатели его работы, выработайте реалистичные цели.

Полученные показатели сравните с теми, что существуют на сегодняшний момент. На основании этих данных сформулируйте цели и задачи отдела на год. Продумайте, насколько реально возможно увеличить производственные показатели, и каким путем этого можно добиться. Если вы планируете их увеличение на пару десятков процентов, то в этом случае можно обойтись только интенсификацией усилий, но если вы запланировали увеличение основных показателей намного, то для их достижения нужно продумать и серьезно преобразовать весь производственный процесс, что тоже должно найти отражение в плане.

Распишите выполнение плана по срокам с учетом сезонных факторов. Если работа отдела связана с тем, как будут работать поставщики или со сроками выполнения сторонних договоров, учтите и это. Назначьте ответственных за выполнение каждого пункта плана работы отдела.

Помните, что отсутствие регулярного контроля превращает работу в рутину. Чтобы ваш план стал реальностью, запланируйте проведение регулярных проверок и отчетность, которую будут представлять руководители подразделений. Отчетность обеспечит вам реальное управление отделом.

Ознакомьте руководителей подразделений с планом работы отдела, на его основе они должны составить свои индивидуальные годовые планы. Скорректируйте и доработайте план на основании обратной связи с подчиненными и тех планов, которые предоставят вам руководители подразделений.

Источники:

  • как составить план на месяц

Войти на сайт

или

Забыли пароль?
Еще не зарегистрированы?

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.

Источник

Под планом работ подразумевается краткое описание целей и тех действий, которые помогут быстрее достичь поставленных целей. Главная цель плана работ – сделать так, чтобы деятельность в компании была организованной. 

План – это утвержденный документ, который содержит такие данные:

  • описание целей, выраженных в цифровых показателях;
  • определение перечня необходимых действий;
  • ответственные лица за контроль выполнения действий;
  • сроки реализации плана, сроки выполнения каждого этапа и действия.

Виды планов

Планы работ принято классифицировать по нескольким признакам. Наиболее популярное разделение – по времени исполнения. Тогда план может быть краткосрочным (от одного дня до полугода), среднесрочным (от полугода до года) или долгосрочным (свыше одного года). В зависимости от целей планы бывают тактические или стратегические. Иногда в качестве основы плана используется направление работы компании. Например, план может затрагивать только социальную сферу, издержки, кадровую политику или производство товаров.

План работ может быть составлен для любого уровня:

  • общий план для всей компании, в котором будут указаны только ключевые цели;
  • план работ для каждого отдела;
  • личный план работ для руководителя бизнеса, руководителя отдела, для наемного сотрудника. 

Так как компания и отделы преследуют глобальные цели, они составляют долгосрочные и среднесрочные планы работ. Для отдельного специалиста можно писать универсальный план на день (если его работа – рутинная, то есть повторяется изо дня в день), на неделю или месяц. 

Принципы формирования плана работ

Чтобы составленный план работ оказался действительно эффективным, необходимо составлять его на основе принципов:

  • наличие действительной необходимости в плане работ. Необходимость должна быть продиктована экономическими условиями рынка;
  • наличие четко сформулированной цели. В идеале цель сформирована по технике SMART, то есть выражена в конкретных числовых значениях и имеет четкие сроки достижения;
  • цифры должны быть обоснованы. Цель должна быть основана на ресурсах, которыми обладает компания;
  • план работ должен быть достаточно гибким, чтобы осталась возможность приспособиться к внезапным изменениям во внешнем мире;
  • план обязателен к исполнению;
  • план составляется в разветвленном виде. На каждом этапе кроме основного порядка действий есть несколько альтернатив.

Если план работ составляется для целой организации, то нужно учитывать дополнительные требования. Во-первых, в плане должны быть задействованы все структурные подразделения. Во-вторых, планы по каждому отделу не должны противоречить друг другу.

Общая процедура формирования плана работ

Не важно, какой именно план нужно составить. В любом случае можно использовать этот алгоритм. 

Чтобы подготовиться к созданию плана работ, необходимо понять, с какими рисками и проблемами может столкнуться организация в ближайшее время. Для этого используется SWOT-анализ. Он определяет сильные и слабые стороны фирмы, а также возможные угрозы. 

На основании перспективы и опасностей формируются цели работы. Для того чтобы сформулировать цель, оптимально использовать SMART-технику. Согласно этой методике, любая цель должна быть:

  • измеримой, выраженной в конкретных числовых показателях;
  • ограниченной во времени;
  • реальной и достижимой;
  • основанной на имеющихся ресурсах;
  • достаточно амбициозной, то есть вести к росту компании.

Когда сформулирована основная цель, можно ее раздробить на более мелкие задачи. В результате должно получиться дерево целей. На этом этапе рекомендуется оценить материально-техническое и финансовое обеспечение компании. Если у компании нет ресурсов для достижения цели, но их можно купить, то следует также оценить стоимость покупки. Рекомендуется создать перечень ресурсов. Например, если цель компании – увеличить продажи на 50 %, то в списке ресурсов будут значиться те, что относятся к:

  • производству – персонал, количество оборудования, запасы сырья, патенты, инновационных технологии;
  • сбыту продукции – ресурсы отдела продаж. В эту категорию входят менеджеры по продажам, специалисты кол-центра, технические ресурсы, которые помогают продавать, например, страницы в социальных сетях, сайты;
  • доставке товара клиенту – число пеших курьеров, автомобилей, службы-партнеры.

Допустимо формировать даже финансовый бюджет, если план должен быть детальным.

Необходимо обозначить ограничения – препятствия, которые могут помешать достижению цели. Желательно оценить риски по двум критериям – по степени вероятности и по влиянию на работу компании. Например, при составлении плана по увеличению продаж компания может учитывать такие опасности:

  • рост цен на сырье, который приведет к росту себестоимости товаров и отсеет часть потребителей;
  • усиление конкуренции, которое потребует увеличения вложений в рекламу;
  • снижение покупательской способности;
  • появление на рынке сильного игрока, который предлагает выгодный товар-замену.

Когда главная цель детализирована и разделена на мелкие задачи, необходимо для каждой задачи прописать мероприятия. Важно уточнить сроки проведения мероприятий и ответственных за них. 

Составление документа

Когда подготовительная работа будет выполнена, можно сформировать документ. В нем есть такие составляющие:

  • вступление и пояснение;
  • план проведения мероприятий, сроки и ответственные за мероприятия;
  • детальная информация по каждому мероприятию.

В плане работ компании обязательно должны быть вступление и основа. Благодаря этим блокам будет легче внедрить план в подразделения или объяснить необходимость плана работникам. Во вступлении необходимо кратко описать причины составления плана и специфику проекта, которому посвящен план. 

Основная часть – перечень мероприятий, сроки их реализации и ответственные за исполнение – могут быть составлены в графической форме. Например, использовать GanttPro. С помощью подобных сервисов можно составить таблицы-диаграммы, в которые будут занесены основные данные. Руководитель бизнеса будет видеть в одном месте все задачи, продолжительность каждой из них, даже если задачи выполняются «внахлест», а не последовательно. Использовать подобные программы удобно для всех:

  • руководитель может следить за прогрессом отдельных задач и исполнением всего плана, вносить изменения в таблицу;
  • подчиненные – руководители отделов – будут осознавать важность командной работы.

Чтобы составить основную часть, необходимо определиться со сроками проведения мероприятий. Рекомендуется учитывать три временных периода для каждого мероприятия:

  • ранний старт – наиболее удобное время, когда можно начинать проведение мероприятия;
  • поздний финиш – дата, когда мероприятие должно быть закончено;
  • резервное время – промежутки между начальной и конечной датами.

Рассчитывать сроки проведения мероприятий необходимо на основании количества наемных сотрудников, их квалификации и обязательствами перед контрагентами и другими подразделениями.

Третий блок – пояснения, детализация мероприятий. Например, по плану отдел продаж должен увеличить число новых покупателей на 30 %. На это руководитель фирмы выделяет отделу срок с 01.05 до 01.09. В общем плане работ этого достаточно. Но для большей эффективности можно детально прописать, какие именно действия должен совершить отдел продаж в заданный период.

План работы подразделений

Иногда для расшифровки плана приходится составлять дополнительные руководства для отдельных подразделений. Тогда имеет смысл составить дополнительные планы работ. В отличие от стратегического плана, эти руководства будут основаны только на действиях, ресурсах и рисках конкретного отдела.

Например, чтобы увеличить число новых клиентов на 30 %, отдел продаж может следовать собственному плану работ. Он составляется по аналогичному принципу: учитывается конкретная цель, план имеет ту же структуру.

Главные принципы составления плана работ для отдела:

  • план подразделения не должен противоречить стратегическому плану компании по срокам, ожидаемым результатам;
  • план должен затрагивать всех работников отдела, чтобы сформировать коллективную ответственность за результат;
  • исполнение плана нужно контролировать – это задача руководителя отдела. 

Особенность плана работ подразделения заключается в том, что составлять его может как генеральный директор или директор по развитию, так и руководитель отдела.

Личный план работ

Еще больше детализировать план работ компании можно, если составить для сотрудника отдела типовой план работ на день, неделю. Чтобы составить план работ для отдельного сотрудника, нужно ориентироваться на общий план отдела и на должностную инструкцию. Так как частный план редко нуждается в утверждении у вышестоящего руководства, начальник отдела может составлять план в dashboard. Тогда в таблице руководитель указывает личные планы по производству, сроки их достижения. Чтобы работник успел сделать все необходимые дела за день, можно подробно расписать действия работника в карте рабочего дня. 

Контроль за выполнением плана работ

Залог эффективного планирования – регулярный контроль за ходом выполнения плана. Контролировать можно с помощью отчетности и мотивации работников. Так как на этапе целеполагания компания определила ключевые показатели, именно по этим показателям необходимо собирать отчетность с ответственных лиц. 

Ответственные лица должны быть заинтересованы в исполнении плана работ. В идеале успешное проведение мероприятия должно сказываться на их гонорарах. Например, при завершении очередного этапа выполнения плана сотрудник может получить разовую премию.

Источник

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО “Навигатор” _____________________ И.О. Фамилия “__” _______________ 201_ г.

План работы на I квартал 2011 г.

---------------------------------------------------------------------------
¦   Разделы  ¦          Содержание          ¦Отчет на квартал (выполнение,¦
¦            ¦                              ¦ дата, экономический эффект) ¦
¦            ¦                              +-----------------------------+
¦            ¦                              ¦1-й месяц¦2-й месяц¦3-й месяц¦
+------------+------------------------------+---------+---------+---------+
¦Плановые    ¦Ведение кадрового             ¦         ¦         ¦         ¦
¦задания     ¦делопроизводства              ¦         ¦         ¦         ¦
¦            +------------------------------+---------+---------+---------+
¦            ¦Ведение воинского учета       ¦         ¦         ¦         ¦
¦            +------------------------------+---------+---------+---------+
¦            ¦Работа в программе            ¦         ¦         ¦         ¦
¦            ¦"1С: Управление персоналом"   ¦         ¦         ¦         ¦
+------------+------------------------------+---------+---------+---------+
¦Мероприятия,¦Подготовка открыток-          ¦         ¦         ¦         ¦
¦проведенные ¦поздравлений с Днем рождения  ¦         ¦         ¦         ¦
¦по личной   +------------------------------+---------+---------+---------+
¦инициативе  +------------------------------+---------+---------+---------+
+------------+------------------------------+---------+---------+---------+
¦Повышение   ¦Семинар                       ¦         ¦         ¦         ¦
¦квалификации¦"Социальные пособия в 2011    ¦         ¦         ¦         ¦
¦            ¦году"                         ¦         ¦         ¦         ¦
¦            +------------------------------+---------+---------+---------+
¦            +------------------------------+---------+---------+---------+
+------------+------------------------------+---------+---------+---------+
¦Процент     ¦                              ¦         ¦         ¦         ¦
¦выполнения  ¦                              ¦         ¦         ¦         ¦
-------------+------------------------------+---------+---------+----------
Руководитель подразделения: _________________________ /___________________/
                                                      Расшифровка подписи
Получил работник: ___________________________________ /___________________/
                                                      Расшифровка подписи

Источник

Добавить комментарий