Как составить план работ в бухгалтерии

Как бухгалтеру успевать больше

Вы составили план на день. А уже через полчаса события начинают разворачиваться быстрее, чем в фильме «Форсаж». Директор пишет в Вотсапп «Жду финансовый анализ в 12:00», четверо сотрудников собрались в отпуск через три дня, а из налоговой пришло требование. В итоге на часах шесть, а декларация по НДС не готова. Вы берете работу домой, а утром от темных кругов под глазами не помогают даже волшебные патчи. Такой сценарий надо менять, рассказываем как.

Работа без переработок. Несбыточная мечта? Нет, это вполне достижимо. Секрет в том, чтобы научиться планировать абсолютно все: от подготовки отчетности до профессионального развития и карьерного роста.

Самая большая распродажа года от СКБ Контур. Чёрная пятница с 25 ноября по 1 декабря. Скидки до 50% на сервисы для бухгалтеров и шанс выиграть путешествие!

Начинайте с инвентаризации

Вы ведь проводите инвентаризацию задолженностей перед отчетностью. Сделайте то же самое для личного планирования — проведите инвентаризацию дел и времени. 

1. Заведите табличку. По вертикали впишите свои задачи: оплата платежек, звонки, проверка счетов-фактур, все виды отчетности и т.д. По горизонтали — время, которое уходит на их выполнение в день, в неделю, в квартал, в год.

2. Распределите все дела по ячейкам таблицы и оцените свою загрузку. Поищите, что «тайно» съедает ваше время. Допустим, рабочая переписка занимает 1,5 часа в день, то есть больше двух месяцев в год. Не многовато ли? Подумайте, как можно сократить время на одни дела, чтобы оно появилось для чего-то более полезного.

3. Выполняйте такую инвентаризацию один-два раза в год.

Задача

Время в день

Время в неделю

(умножьте время, которое уходит на задачу в день, на фактическое число дней в неделю, когда вы занимаетесь этой задачей)

Время в квартал

РСВ 

(при заполнении формы с нуля на 50 человек)

8 мин.

40 мин.

8 ч.

Переписка с коллегами

1,5 ч. 

7,5 ч.

90 ч.

Оплата счетов

3 ч. 

15 ч. 

180 ч. 

Звонки контрагентам

2 ч.

6 ч. (из расчета 3 дня в неделю)

72 ч.

Сводите временной баланс

За расходы возьмем время, которое вы тратите на рабочие задачи в год. За годовой бюджет — количество рабочих дней и часов. В 2019 году 247 рабочих дней, или 1 973 часа при 40-часовой рабочей неделе. Сопоставьте эти показатели. Если годовой баланс не сходится, пора пересмотреть расходы. Ведь в противном случае вы продолжите «отрезать» время от собственного отдыха. 

Планируя день, реально оценивайте количество и объем задач, чтобы не случилось, когда из всего запланированного на день вы успеваете сделать только треть. Например, вам надо посчитать зарплату и провести сверку с крупным контрагентом. Вы понимаете, что на каждую задачу у вас уйдет не меньше 6-7 часов, поэтому не пытайтесь поставить их вместе на один день. 

Допустим, вы работаете 8 часов. Жестко распланировать нужно только пять часов. На этот период должны приходиться самые важные дела. Один час оставьте на чтение нормативки и изучение изменений в законах и примерно 2 часа — на непредвиденные дела, например, чтобы ответить на внезапно поступившее требование. Так вы, скорее всего, успеете сделать запланированное и пойдете домой с чувством выполненного долга. 

Ищите выход из временного тупика

Выходить из тупика будем по новому маршруту — пробуя приемы и инструменты, которыми раньше не пользовались. 

Планируйте в режиме обратного отсчета 

Например, на горизонте отчетность. Разделите всю работу по ее подготовке на этапы. А затем распределите загрузку в обратном хронологическом порядке: от сдачи отчетности до сегодняшнего дня. Двигайтесь шаг за шагом. Это поможет объективно оценить, что нужно сделать уже сейчас, чтобы не допустить аврала в последние дни. Так вы сможете пробежать этот отчетный марафон «по километру» в день.

Составьте «автоответчик»

Чтобы вас не отвлекали в отчетный период или во время других важных задач, составьте «умную инструкцию». Включите туда ответы на самые частые вопросы коллег и объявите всем, что сначала стоит поискать ответ на свой вопрос в инструкции, а уже потом, если нужно, обратиться к вам, но только в определенное время.

Освойте новый планировщик

Если вы ведете список дел в ежедневнике, попробуйте что-то другое: например Trello или Maxdone, который советует специалист по продуктивности Максим Дорофеев в бестселлере «Джедайские техники». Внесите в планировщик сроки сдачи отчетов, уплаты налогов, а также личные дела. Уведомления не дадут вам пропустить задачу, и при этом ваша оперативная память не будет перегружена событиями.

Или, например, воспользуйтесь готовым календарем бухгалтера в Контур.Нормативе и настройте его в зависимости от режима налогообложения и отраслевых особенностей компании. Если у вас бухгалтерская фирма, подойдет таблица отчетности в Контур.Экстерне — на одном экране видны данные по отчетам и платежам сразу всех компаний.  

Открывайте скрытые ресурсы времени

Дополнительное время появится, если начать делать знакомую задачу быстрее. Не делать дважды по случайности. Выполнять правильно с первого раза, чтобы потом не переделывать. Приведем несколько советов, как бухгалтеру найти дополнительное время на практике.

1. Снижайте риск получить требование 

Проверяйте отчетность перед отправкой. До отправки декларации по НДС сверяйте с контрагентами счета-фактуры, чтобы свести к минимуму количество требований ФНС. 

Контур.НДС+ сэкономит ваше время дважды: сверит данные с данными ваших партнеров автоматически, а если пришло требование — поможет быстро разобраться, на чьей стороне была допущена ошибка. 

2. Чаще сохраняйте базу данных на компьютере и создавайте резервные копии. Лучше, если сисадмин настроит автоматическое сохранение информации, например, каждую ночь. Это убережет вас от потери данных в самый неподходящий момент, и вам не придется тратить уйму времени на их восстановление. 

3. Если вы работаете с первичными документами, вот несколько простых правил, чтобы ускорить свою ежедневную работу. 

  • Ввели первичный документ в базу данных —  напишите на нем «введено», можно еще добавить свои инициалы и дату. Тогда никто не проведет операцию дважды и не получится так, что операцию забыли провести вовсе.
  • Придумайте, как получать первичку вовремя. Если вы ведете несколько организаций, чтобы не тратить время на встречи с клиентами, передавайте документы в чате. 
  • Такая возможность есть и в Контур.Экстерне — в сервисе «Кабинет клиента», и в Контур.Бухгалтерии. 

Растите вверх!

Оцените, сколько времени вам нужно, чтобы не только быть в курсе последних изменений, но и повышать квалификацию. И обязательно запланируйте это в своем календаре. Старайтесь хотя бы раз в неделю посмотреть вебинар или прочитать хотя бы одну статью эксперта. Выбирайте онлайн-курсы, чтобы не тратить время на дорогу до места обучения. 

В Контур.Школе можно в режиме онлайн даже пройти переподготовку. 

Находите время на то, чтобы «точить пилу», тогда вы будете «пилить» еще лучше и быстрее!

Рабочая система документооборота в бухгалтерии позволяет своевременно отражать факты хозяйственной жизни в учёте, передавать первичку для регистрации данных из неё в регистрах бухгалтерского учёта и составлять на их основе бухгалтерскую и другую отчётность. Выстроить процесс движения документов с момента их составления или получения до завершения исполнения можно с помощью графика документооборота. Расскажем о том, как правильно составить график документооборота, образец которого вы найдёте в конце статьи.

Зачем нужен график документооборота в учётной политике

Документооборот включает в себя следующие действия с первичкой:

  • создание;
  • получение от контрагентов и др.;
  • принятие к учёту;
  • обработку;
  • передачу в архив.

Все эти действия должен определять график документооборота к учётной политике.

Чёткая схема движения первичного учётного документа в бухгалтерии поможет рационально распределить «документальные» обязанности между сотрудниками, сократить время на обработку документов, своевременно формировать отчётность и контролировать обработку документов на каждом этапе, а также исключить возможность утери документа. Это особенно актуально, если в компании не используется система ЭДО, и документооборот ведётся на бумаге.

Простую и удобную схему согласования документов обеспечит сервис «Астрал.ЭДО». Работайте с несколькими организациями или целой группой компаний в удобном личном кабинете, а для внешнего ЭДО с контрагентами, которые пользуются услугами других операторов, есть бесплатный роуминг без дополнительных настроек.

Кто отвечает за график документооборота в бухгалтерии

Составлением графика документооборота занимается сотрудник, который отвечает за организацию и ведение бухучёта. Обычно это главный бухгалтер.

Утвердить график может только руководитель компании. Работу бухгалтерии определяет учётная политика. Приложение к учётной политике — график документооборота, но его можно утвердить отдельным приказом или распоряжением.

После утверждения график под подпись доводится до всех работников, участвующих в документообороте. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб организации. Поэтому контроль за соблюдением графика документооборота обеспечивает также главный бухгалтер

Как составить график документооборота в бухгалтерии

При составлении графика документооборота в бухгалтерии в 2022 году следует руководствоваться ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте».

Единой формы графика законом не предусмотрено, поэтому каждое предприятие разрабатывает его самостоятельно — с учётом особенностей своей деятельности. При этом график должен содержать точную информацию об организации документооборота для УП и не допускать разночтений.

Прежде чем разрабатывать схему движения документов и определять сроки их обработки, нужно определить, какие именно документы используются для оформления всех фактов хозяйственной жизни организации.

Затем следует установить и утвердить лиц, ответственных за оформление, а также за приём и обработку первичных документов от контрагентов и разработать схему движения документов между ними. Это проще всего сделать, если документооборот ведётся в электронном виде.

В конце устанавливаются предельные сроки передачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и передачи в архив. Также можно указать сроки хранения документов, но это необязательно.

Если вы впервые составляете график документооборота, можно использовать образец.

Первичку, регистры бухгалтерского учёта и бухотчётность хранят не менее пяти лет после отчётного года.

Рабочий план счетов бухучёта, средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчётности в последний раз (ст. 29 Закона о бухгалтерском учёте).

Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, хранятся четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

График документооборота в бухгалтерии: образец

День трех восьмерок, или Как спланировать работу очень занятого бухгалтера

У каждого из нас бывают на работе дни, когда не знаешь, за что хвататься, а в итоге под вечер понимаешь, что ничего не сделано. В бухгалтерии такое совсем не редкость. Некоторые руководители считают, что надо просто грамотно распределить между подчиненными функции и участки работы.

Соглашусь, но добавлю, что это лишь стратегическая часть планирования. А нужна еще и тактическая. То есть поставить задачи на день надо так, чтобы все успеть и при этом никого не перегрузить. Как же это эффективно сделать?

Советами с журналом «Главбух» поделился Павел Меньшиков — автор бестселлера «Бухгалтерия без авралов и проблем. Как наладить эффективную работу бухгалтерии», имеет многолетний опыт работы главным бухгалтером.

Правило трех восьмерок

Большое заблуждение многих в том, что если бы увеличилось количество часов в сутках, то они бы сразу все успели на работе. На самом деле, наоборот, чтобы все успеть, надо не увеличивать рабочее время, а сокращать. Я всегда рекомендую планировать день по правилу трех восьмерок «8-8-8».

Расшифровываю: восемь часов на сон, восемь — на личную жизнь, восемь — на работу. В сумме — 24 часа .

Понятно, что это идеальная картина, и иногда мы спим и отдыхаем гораздо меньше, чем работаем. Но возьмите себе это за правило, и старайтесь его придерживаться, потому что эти три восьмерки придуманы не просто так.

Восемь часов необходимы взрослому человеку, чтобы организм отдыхал. Это установили медики. Сон — явление природы, которое отменить невозможно. Бороться с ним бесполезно и гибельно для человека. И это относится как к главбуху, так и к его сотрудникам. Поэтому никак нельзя позволять работе занимать время, отведенное на отдых.

Восьмичасовой рабочий день гарантирован вам законом. А все остальное автоматически входит в понятие «личная жизнь». Как-то на одном из своих семинаров я рассказывал про правило трех восьмерок. И некоторые из участников говорили, что восемь часов в день на личную жизнь это много. Я хочу вам сказать, что это не много. Это нормально.

В личную жизнь ведь входит все, чем заполняется ваша жизнь вне офиса — и общение с друзьями, и время наедине с самим собой, и дорога от дома до офиса, и даже обеденный перерыв. Даже если вам нечем заняться в свободное время (иногда такое случается), просто отдохните, поленитесь. Но не тратьте это время на работу. Для работы у вас и так есть целых восемь часов.

День трех восьмерок, или Как спланировать работу очень занятого бухгалтера

Задачи бухгалтера на день

Восемь часов, которые отводятся на работу, — это совсем не мало. А если этого времени не хватает, то прежде всего потому, что не получается продуктивно его использовать. Чтобы распланировать рабочий день, рекомендую для начала определить, на что постоянно уходит время.

Текущие дела. Это функции, непосредственно связанные с результатами работы бухгалтерии. К ним относятся ввод первички, сверка с контрагентами и так далее.

Инвестиционные задачи. Здесь имеется в виду работа, косвенно, а не напрямую связанная с результатами. То есть позволяющая выполнять повседневные обязанности быстрее, качественнее и дешевле.

Инвестиционными задачами, к примеру, будут: переговоры с компьютерщиками насчет доработки бухгалтерской программы (допустим, по автоматизации ручных операций), совещания, подготовка регламентов, документооборота и инструкций.

Внешние отвлечения. Планировать рабочий день, учитывая только текущие и инвестиционные задачи, неверно. Всегда найдутся мелкие вопросы или важные и архисрочные дела, которые с завидной регулярностью подкидывают в бухгалтерию соседние подразделения. Именно поэтому должен быть резерв времени для каждого сотрудника.

Отдых. Даже мотор необходимо время от времени выключать, чтобы он не сломался от перегрева. А что тогда говорить о живых людях? В идеале нужно делать 10-минутный перерыв каждый час, чтобы сохранить хорошую работоспособность в течение всего дня. И это помимо обеденного перерыва.

День трех восьмерок, или Как спланировать работу очень занятого бухгалтера

Планирование рабочего дня зависит от должности

Обязанности главного бухгалтера и рядовых специалистов существенно отличаются, поэтому структура рабочего дня должна быть разной. Чем больше у главбуха сотрудников, тем меньше времени у него должно уходить на текущие дела, так как это уровень его подчиненных. Как руководитель, он должен концентрироваться в основном на инвестиционных задачах.

При этом не стоит ориентировать бухгалтеров только на выполнение повседневных обязанностей. Нужно дать им возможность еще и профессионально расти. Скажем, участвовать в автоматизации, изучать изменения в законодательстве на своих участках. Чтобы поддерживать качество текущей работы на должном уровне, такое саморазвитие просто необходимо.

День трех восьмерок, или Как спланировать работу очень занятого бухгалтера

Время на отдых должно быть одинаковым и у руководителя, и у сотрудников, так как речь идет о человеческой физиологии, которая от занимаемой должности не зависит.

А вот на решение каких-то незапланированных вопросов у вас, как у главбуха, должно быть зарезервировано гораздо больше времени, чем у обычных специалистов. Ведь руководителя отвлекают гораздо чаще и по более серьезным поводам.

Сколько времени и чему уделять на работе

В среднем в месяц бухгалтеры трудятся 176 часов (8 часов в день × 22 рабочих дня). Теперь общее количество часов необходимо распределить между задачами. Чтобы понять, сколько часов в день можно отвести на текущие и инвестиционные задачи, начнем с нормативов на отдых и резервов на непредвиденные дела.

Исходя из десятиминутных перерывов после каждого часа-полутора, на отдых выделим примерно час в день. На различные мелкие или срочные вопросы бухгалтеру дадим еще один час. А вот у главбуха этот показатель должен быть минимум в три раза больше.

День трех восьмерок, или Как спланировать работу очень занятого бухгалтера

Если же в течение дня специалиста никто не отвлекает неожиданными просьбами, то освободившееся время нужно потратить на решение текущих или дополнительных инвестиционных задач. Ведь бухгалтерии всегда есть чем заняться.

Получилось, что на дела, которые поддаются планированию, у обычного бухгалтера остается 6 часов (8 – 1 – 1), у главного — 4 часа (8 – 1 – 3). Далее 6 часов бухгалтера разбиваем на 5 часов текущей работы, 1 час в день остается на профессиональный рост. Четыре часа главбуха должны состоять из трех часов на инвестиционные задачи и лишь 1 час — на текучку (допустим, контроль бухгалтерской и налоговой отчетности).

На что тратить время на работе

День трех восьмерок, или Как спланировать работу очень занятого бухгалтера

Если вы, будучи главным бухгалтером, видите, что часов на текущие и инвестиционные задачи не хватает, значит, нужно увеличивать штат отдела. Именно из-за неправильной оценки времени, которое требуется заложить в резервы, фактический рабочий день превращается в ненормированный.

Планирование рабочего времени в отчетный период

Правило трех восьмерок и структура рабочего дня — это общие принципы, которые обычно сложно реализовать на практике. Не забывая о том, что бухгалтерия в своей работе должна учитывать не только производственный, но и налоговый календарь.

Что делать в заведомо авральные дни сдачи отчетности? Уходить вовремя, помня о нормативах на сон и личное время? Вряд ли получится, так как отчетность должна быть качественно подготовлена и сдана не позднее установленных сроков. В такие моменты придется жертвовать и сном, и всем остальным. Но правило трех восьмерок не должно нарушаться.

Все переработки надо компенсировать в послеавральные дни. Например, несколько дней уходить домой пораньше. То есть месячный баланс между работой и отдыхом должен сохраняться.

Тот же принцип необходимо применять и при распределении времени между текущими и инвестиционными задачами. Разумеется, есть периоды, когда бухгалтер, в том числе и главный, вынужден заниматься только рутиной. Но тогда в другие относительно спокойные дни опять-таки больше времени нужно выделить на профессиональное развитие.

Чтобы подобные перекосы были минимальными, спланируйте работу сотрудников так, чтобы на дни отчетности оставались только неотложные дела. Снизить неравномерную нагрузку также помогут подготовительные мероприятия по закрытию периода, которые можно провести еще до того, как он окончится.

День трех восьмерок, или Как спланировать работу очень занятого бухгалтера

Можно составить план на месяц

Индивидуальный план работы на календарный месяц для каждого сотрудника и для себя лично можно составить в таблице Excel и расписать по дням, сколько часов должен работать бухгалтер и какие функции выполнять.

Возьмем бухгалтера по расчету зарплаты. С 1-го по 5-е число месяца он занимается только текущими задачами. Более того, рабочий день в этот период фактически составляет не 8, а 10 часов. Это и нужно отразить в календарном планировании. Затем, с 6-го по 10-е число, когда зарплата уже рассчитана, наступает этап относительного спокойствия. В этот промежуток можно, с одной стороны, предусмотреть сокращенный рабочий день, а с другой — запланировать больше времени на инвестиционные задачи.

Чтобы бухгалтеры правильно расходовали рабочее время, конкретно оговаривайте, кто что делает. Например, 6-го числа сотрудник два часа изучает изменения в законодательстве, а 7-го и 8-го в течение трех часов разрабатывает инструкции на рабочее место.

Надо признать: бухгалтерам проще, чем любому другому специалисту, увязнуть в текучке. Так что выполнение планов по инвестиционным задачам главбуху нужно строго контролировать. К примеру, можно поручить подчиненному подготовить краткий обзор изменений в законодательстве в письменном виде. Это поможет и вам сэкономить ваше рабочее время.

Вести бухучет обязано каждое юридическое лицо-резидент РФ. Но конкретный порядок в данном случае может существенно различаться в зависимости от особенностей бизнеса. Рассмотрим основы организации бухгалтерского учета и те варианты его ведения, которые предусмотрены законом.

Зачем организации бухучет?

Во-первых, обязанность его вести предусмотрена действующим законодательством. Статья 6 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухучете» устанавливает, что бухучет обязателен для всех российских юридических лиц.

Важно!

Право не заниматься бухгалтерией имеют только ИП, а также нотариусы, адвокаты и другие частнопрактикующие лица. Также освобождены от обязательного бухучета и иностранные компании, работающие в РФ, при условии, что все они ведут учет доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения в порядке, установленном указанным законодательством.

Но если речь идет о российских организациях, в частности — об ООО, то для них бухгалтерский учет обязателен при любых особенностях деятельности и даже при ее отсутствии или приостановке.

Однако дело не только в требованиях закона. Невозможно вести бизнес, не владея информацией о финансовом состоянии компании. А основным источником этих сведений является именно бухучет.

Кроме того, бухгалтерская отчетность может потребоваться при заключении долгосрочных контрактов, привлечении инвестиций или получении банковских кредитов.

Поэтому часто бухучет в добровольном порядке ведут и ИП, особенно те из них, кто хочет максимально развивать свой бизнес и работать с крупными контрагентами.

Ответственность главного бухгалтера ИП

Правила организации бухгалтерского учета

Независимо от особенностей деятельности бухгалтерский учет в организациях должен вестись с учетом следующих основных принципов:

  1. Непрерывность: учет ведется в течение всего периода деятельности компании.
  2. Полнота: необходимо регистрировать все события хозяйственной жизни без пропусков.
  3. Своевременность: операции нужно отражать в учете в момент их совершения или сразу же после.
  4. Осмотрительность. Следует с осторожностью подходить к оценке результатов деятельности компании. Если возможны несколько вариантов, то доходы и активы признаются по наименьшей оценке, а расходы и пассивы — по наибольшей.
  5. Все хозяйственные операции учитываются в валюте РФ — рублях. В бухучете может присутствовать и информация, выраженная в иностранных валютах или в количественных показателях, но она носит дополнительный характер.
  6. Двойная запись. Каждая операция регистрируется на двух счетах — по дебету одного и кредиту другого. Исключение возможно только для «микропредприятий», ведущих упрощенный учет.

Кто несет ответственность за организацию бухгалтерского учета

Особенности организации бухгалтерского и налогового учета

Кроме бухгалтерского, закон предусматривает для организаций еще обязанность ведения налогового учета. Наиболее подробно его ведут плательщики налога на прибыль.

Схема ведения учета по налогу на прибыль практически повторяет бухучет и базируется на тех же принципах, что описаны выше. Разница заключается главным образом в порядке признания тех или иных доходов или расходов.

Для остальных налогов учет организуется проще, с учетом особенностей облагаемой базы по тому или иному обязательному платежу.

Например, для НДС расчет базируется на исходящих и входящих счетах-фактурах, а для налога на имущество используется остаточная стоимость объектов по бухгалтерским данным или их кадастровая стоимость.

План организации бухгалтерского учета

Постановка бухгалтерского учета в организации начинается с планирования его основных элементов.

  1. План документации и документооборота. Организации имеют право разрабатывать формы большинства первичных документов, за исключением отдельных специфических групп (например, кассовых ордеров).
  2. Рабочий план счетов. Организация создает его на базе типового, с учетом особенностей своей деятельности.
  3. План инвентаризаций. Существуют обязательные условия для проведения инвентаризации, например, перед годовым отчетом. Однако в компании могут быть предусмотрены и дополнительные условия. Важно, чтобы влияние инвентаризаций на протекание бизнес-процессов было минимально.
  4. План отчетности. Состав бухгалтерских и налоговых отчетов компании существенно зависит от ее индивидуальных особенностей. Например, для общей налоговой системы перечень деклараций будет одним, а для спецрежимов — совсем другим.
  5. Организационно-технический план. Он включает в себя общий порядок организации учета, в т.ч. используемые программные продукты.

Способы организации ведения бухгалтерского учета

Организация и ведение бухгалтерского учета предприятия возможны в различных вариантах. Это предусмотрено
ст. 7 закона № 402-ФЗ.

Ответственность за бухучет несет директор, поэтому именно ему предоставлено право выбрать один из следующих вариантов:

  1. Вести учет самостоятельно. Это допускается только для представителей малого и среднего бизнеса, за исключением отдельных категорий, перечисленных в п. 5 ст. 6 закона № 402-ФЗ. При этом руководитель, если он не является специалистом в области учета, чаще всего использует различные онлайн-сервисы.
  2. Поручить ведение учета главному бухгалтеру. Как найти хорошего бухгалтера мы писали здесь.
  3. Заключить гражданско-правовой договор на оказание бухгалтерских услуг с внештатным специалистом.
  4. Передать учетные функции на аутсорсинг в консалтинговую компанию.

Вариант с аутсорсингом во многих случаях гораздо предпочтительнее для бизнесмена, чем все остальные. Почему — рассмотрим далее.

Преимущества бухгалтерского аутсорсинга

Отдав бухучет на аутсорсинг, собственник компании получает следующие преимущества:

  1. Может сконцентрироваться на тех бизнес-процессах, которые приносят доход.
  2. Больше не зависит от форс-мажорных ситуаций. Ведь бухгалтер (как штатный, так и договорник) может заболеть или уволиться, причем нередко — в самый неподходящий момент, например, перед сдачей отчетности.
  3. Экономит затраты на организацию учета. Стоимость бухгалтерского аутсорсинга, как правило, ниже, чем затраты на штатных сотрудников (зарплата, страховые взносы, организация и содержание рабочих мест и т.д.).
  4. Повышает налоговую безопасность бизнеса — снижаются риски применения штрафных и других санкций, как к самой компании, так и к ее первым лицам.
  5. Повышает безопасность и с точки зрения соблюдения трудового законодательства. Аутсорсинг включает в себя следующие услуги, связанные с персоналом:
    • начисление и выплата заработной платы;
    • расчет «сопутствующих» выплат (отпускные, больничные и т.п.);
    • сдача всех отчетов, по персоналу, зарплате и страховым взносам с нее;
    • проведение расчетов с подотчетными лицами;
    • консультации по трудовому праву.

Понятно, что все эти плюсы появляются только в случае, когда аутсорсинговая компания работает на высоком профессиональном уровне.

Как происходит передача бухгалтерского учета на аутсорсинг

Вывод

Все российские юридические лица обязаны вести бухучет. Организация выбирает способы ведения бухгалтерского учета, исходя из своих масштабов, специфики бизнеса и других факторов.

Во многих случаях оптимальным вариантом будет передача учетных функций на аутсорсинг. Это существенно повышает безопасность ведения бизнеса и позволяет подстроить учет под цели компании (об этом мы подробнее рассказываем здесь).

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Совершенствование бухгалтерского учета на предприятии позволяет выстроить рациональную учетную схему и добиться эффективного взаимодействия всех причастных подразделений. Как этого достичь, расскажем в нашем материале.

Этапы совершенствования организации бухучета

Совершенствование бухгалтерского учета на предприятии многогранный, систематический и целенаправленный процесс. В его составе можно выделить несколько важных этапов:

  • выстраивание и совершенствование структуры службы бухучета;
  • детальная проработка положений учетной политики и поддержание ее актуальной версии;
  • внедрение современных технологий обработки учетной информации;
  • контроль за безусловным и своевременным выполнением графика документооборота;

С 2022 года обязательным к применению стал ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Применять стандарт можно было и раньше, закрепив положения стандарта в учетной политике предприятия.

Как организовать делопроизводство и документооборот в организации, пошагово разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

  • анализ и оценка применяемой системы учета, проработка возможности применения наиболее рациональной и эффективной ее формы в рамках действующего законодательства;
  • построение и улучшение СВК (системы внутреннего контроля);
  • иные этапы (в зависимости от устанавливаемых руководством задач, масштабов и структуры фирмы, специфики ее деятельности и др.).

Детально об отдельных этапах расскажем в следующих разделах статьи.

Поскольку бухучет — это непрерывный процесс сбора, регистрации, систематизации и обобщения информации, совершенствование бухучета в первую очередь направлено:

  • на устранение причин недостаточной оперативности и несовершенства средств обработки учетной информации;
  • достижение оптимального баланса между потребностью руководства фирмы в необходимой информации и возможностями бухучета (необходимость полноты, своевременности и качества учетной информации);
  • формирование посредством бухучета информации, позволяющей пользователям принимать эффективные управленческие решения, и т. д.

Важными звеньями процесса совершенствования бухучета являются также:

  • выстраивание эффективного взаимодействия системы бухучета с организацией производства, планированием и управлением;
  • использование современных достижений математики и кибернетики для организации и улучшения системы бухучета.

Совершенствованием каких учетных вопросов занимается государство — см. материал «Налоговая политика государства».

Оптимизация структуры службы бухучета

Совершенствование структуры службы бухучета — это комплекс мероприятий, включающий:

  • регулярный анализ работы каждого структурного отдела бухгалтерской службы (по учету ОС и НМА, расчету ЗП, учету МПЗ и т. д.);
  • пересмотр должностных инструкций исполнителей, корректировка их с учетом потребностей учетного процесса и запросов внутрифирменных пользователей учетной информации;
  • проведение собеседований с работниками бухгалтерии с целью выявления «узких» и проблемных зон учетного процесса;
  • подбор и корректировка функциональных обязанностей исполнителей (при совмещении участков учета) с целью наиболее рационального использования рабочего времени и трудовых ресурсов;
  • формирование внутрибухгалтерских подразделений с учетом психологической совместимости сотрудников, что позволяет создать рабочий микроклимат коллектива и избежать конфликтов;
  • осуществление связи с другими подразделениями компании, являющимися как поставщиками первичной учетной информации (менеджерами, мастерами и др.), так и линейным и высшим руководством (пользователями информации) — это позволит оперативно решать проблемные вопросы взаимодействия всей указанной иерархической цепочки;
  • иные мероприятия (в зависимости от структуры и масштабов компании, разнообразия видов деятельности и др.).

Чем крупнее фирма и разветвленнее структура, тем объемнее по численности бухгалтерская служба и сложнее процесс ее взаимодействия с иными подразделениями и структурными единицами.

Чтобы бухгалтерия не страдала от отсутствия надлежащей оперативности и слаженного взаимодействия с другими структурными единицами компании, необходимо разработать внутренний локальный акт, описывающий всю многогранность учетных взаимосвязей внутри компании, позволяющий каждому исполнителю осознать важность его действий в общем учетном процессе.

Данный внутрифирменный акт необходимо внедрить в повседневный трудовой процесс и осуществлять постоянный мониторинг его исполнения.

Изучайте многообразие внутрифирменных локальных актов с материалами нашего сайта:

  • «Положение о системе управления охраной труда — образец»;
  • «Положение о служебных командировках — образец 2023»;
  • «Положение об оплате труда работников — образец-2023».

Автоматизация и компьютеризация учетного процесса

Бухгалтерские службы уже давно сдружились с компьютером, и встретить ручной учет у отечественных коммерсантов практически невозможно.

Компьютеризация учетного процесса позволяет:

  • обрабатывать огромные массивы информации;
  • осуществлять регламентные операции нажатием одной клавиши, что уменьшает риск учетных ошибок и снижает затраты времени бухгалтера;
  • формировать разнообразные отчеты;
  • проводить анализ информации;
  • наладить взаимодействие по получению и обмену информацией посредством создания системы АРМ (автоматизированных рабочих мест);
  • оперативно использовать учетную информацию на всех этапах управления предприятием;
  • осуществлять иные функции.

Чтобы автоматизация и компьютеризация способствовали совершенствованию учетного процесса, недостаточно закупить компьютерную технику и запустить учетную программу.

Эффективность автоматизации и ее влияние на совершенствование учетного процесса зависят от множества аспектов:

  • степени обученности персонала и наличия соответствующих навыков работы с программами;
  • умения пользователей формулировать задачи своего участка учета перед системными администраторами (или иными компьютерными специалистами) с целью наладки существующих модулей под специфику работы фирмы и иные производственные нюансы;
  • наличия в штате фирмы программистов со знанием основ бухучета;
  • иных аспектов.

В любой программе важно своевременно и правильно отображать хозяйственные операции в учете. Как это сделать, в деталях разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Пробный демо-доступ к системе К+ можно получить бесплатно. Если вы на ОСНО, вам поможет Путеводитель по налогу на прибыль, если на УСН — тогда вам в это практическое пособие. 

Подробнее узнать о бухгалтерских программах поможет материал «Обзор программ для учета расходов и доходов организации».

Рекомендации по организации внутреннего контроля в компании

Система внутреннего контроля (СВК) — это один из элементов, способных оказывать существенное влияние на совершенствование бухучета в компании.

ВНИМАНИЕ! Все коммерсанты обязаны организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни в соответствии со ст. 19 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Компании, попадающие под обязательный аудит, обязаны организовать внутренний контроль ведения бухучета и составления отчетности.

СВК представляет собой процесс:

  • организуемый и осуществляемый представителем собственника (руководством или иными сотрудниками);
  • осуществляемый с помощью специальных методик и процедур;
  • способствующий обеспечению достаточной уверенности в достижении целей: надежности отчетности, эффективности и результативности хозопераций, соответствия действующим нормативным актам.

СВК способствует совершенствованию учетного процесса, поскольку:

  • является средством для упорядоченного и эффективного ведения финансово-хозяйственной деятельности фирмы;
  • способствует обеспечению сохранности активов;
  • позволяет своевременно предотвратить (выявить, исправить) ошибки и (или) искажение информации.

Функционирование СВК основано на систематическом контроле:

  • за хозяйственными операциями;
  • первичными учетными документами;
  • обоснованностью применения норм, распределения затрат и др.;
  • соответствием нормативных показателей плановым и т. д.

С особенностями внутрифирменного финансового контроля знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

  • «Формы, виды и основные методы финансового контроля»;
  • «План контрольных мероприятий по внутреннему финансовому контролю».

Итоги

Совершенствовать бухучет необходимо любой компании. Процесс совершенствования включает множество этапов: от рационального построения бухгалтерской службы до организации эффективно работающей системы внутреннего контроля.

Добавить комментарий