У каждого из нас бывают на работе дни, когда не знаешь, за что хвататься, а в итоге под вечер понимаешь, что ничего не сделано. В бухгалтерии такое совсем не редкость. Некоторые руководители считают, что надо просто грамотно распределить между подчиненными функции и участки работы.
Соглашусь, но добавлю, что это лишь стратегическая часть планирования. А нужна еще и тактическая. То есть поставить задачи на день надо так, чтобы все успеть и при этом никого не перегрузить. Как же это эффективно сделать?
Советами с журналом «Главбух» поделился Павел Меньшиков — автор бестселлера «Бухгалтерия без авралов и проблем. Как наладить эффективную работу бухгалтерии», имеет многолетний опыт работы главным бухгалтером.
Правило трех восьмерок
Большое заблуждение многих в том, что если бы увеличилось количество часов в сутках, то они бы сразу все успели на работе. На самом деле, наоборот, чтобы все успеть, надо не увеличивать рабочее время, а сокращать. Я всегда рекомендую планировать день по правилу трех восьмерок «8-8-8».
Расшифровываю: восемь часов на сон, восемь — на личную жизнь, восемь — на работу. В сумме — 24 часа .
Понятно, что это идеальная картина, и иногда мы спим и отдыхаем гораздо меньше, чем работаем. Но возьмите себе это за правило, и старайтесь его придерживаться, потому что эти три восьмерки придуманы не просто так.
Восемь часов необходимы взрослому человеку, чтобы организм отдыхал. Это установили медики. Сон — явление природы, которое отменить невозможно. Бороться с ним бесполезно и гибельно для человека. И это относится как к главбуху, так и к его сотрудникам. Поэтому никак нельзя позволять работе занимать время, отведенное на отдых.
Восьмичасовой рабочий день гарантирован вам законом. А все остальное автоматически входит в понятие «личная жизнь». Как-то на одном из своих семинаров я рассказывал про правило трех восьмерок. И некоторые из участников говорили, что восемь часов в день на личную жизнь это много. Я хочу вам сказать, что это не много. Это нормально.
В личную жизнь ведь входит все, чем заполняется ваша жизнь вне офиса — и общение с друзьями, и время наедине с самим собой, и дорога от дома до офиса, и даже обеденный перерыв. Даже если вам нечем заняться в свободное время (иногда такое случается), просто отдохните, поленитесь. Но не тратьте это время на работу. Для работы у вас и так есть целых восемь часов.
Задачи бухгалтера на день
Восемь часов, которые отводятся на работу, — это совсем не мало. А если этого времени не хватает, то прежде всего потому, что не получается продуктивно его использовать. Чтобы распланировать рабочий день, рекомендую для начала определить, на что постоянно уходит время.
Текущие дела. Это функции, непосредственно связанные с результатами работы бухгалтерии. К ним относятся ввод первички, сверка с контрагентами и так далее.
Инвестиционные задачи. Здесь имеется в виду работа, косвенно, а не напрямую связанная с результатами. То есть позволяющая выполнять повседневные обязанности быстрее, качественнее и дешевле.
Инвестиционными задачами, к примеру, будут: переговоры с компьютерщиками насчет доработки бухгалтерской программы (допустим, по автоматизации ручных операций), совещания, подготовка регламентов, документооборота и инструкций.
Внешние отвлечения. Планировать рабочий день, учитывая только текущие и инвестиционные задачи, неверно. Всегда найдутся мелкие вопросы или важные и архисрочные дела, которые с завидной регулярностью подкидывают в бухгалтерию соседние подразделения. Именно поэтому должен быть резерв времени для каждого сотрудника.
Отдых. Даже мотор необходимо время от времени выключать, чтобы он не сломался от перегрева. А что тогда говорить о живых людях? В идеале нужно делать 10-минутный перерыв каждый час, чтобы сохранить хорошую работоспособность в течение всего дня. И это помимо обеденного перерыва.
Планирование рабочего дня зависит от должности
Обязанности главного бухгалтера и рядовых специалистов существенно отличаются, поэтому структура рабочего дня должна быть разной. Чем больше у главбуха сотрудников, тем меньше времени у него должно уходить на текущие дела, так как это уровень его подчиненных. Как руководитель, он должен концентрироваться в основном на инвестиционных задачах.
При этом не стоит ориентировать бухгалтеров только на выполнение повседневных обязанностей. Нужно дать им возможность еще и профессионально расти. Скажем, участвовать в автоматизации, изучать изменения в законодательстве на своих участках. Чтобы поддерживать качество текущей работы на должном уровне, такое саморазвитие просто необходимо.
Время на отдых должно быть одинаковым и у руководителя, и у сотрудников, так как речь идет о человеческой физиологии, которая от занимаемой должности не зависит.
А вот на решение каких-то незапланированных вопросов у вас, как у главбуха, должно быть зарезервировано гораздо больше времени, чем у обычных специалистов. Ведь руководителя отвлекают гораздо чаще и по более серьезным поводам.
Сколько времени и чему уделять на работе
В среднем в месяц бухгалтеры трудятся 176 часов (8 часов в день × 22 рабочих дня). Теперь общее количество часов необходимо распределить между задачами. Чтобы понять, сколько часов в день можно отвести на текущие и инвестиционные задачи, начнем с нормативов на отдых и резервов на непредвиденные дела.
Исходя из десятиминутных перерывов после каждого часа-полутора, на отдых выделим примерно час в день. На различные мелкие или срочные вопросы бухгалтеру дадим еще один час. А вот у главбуха этот показатель должен быть минимум в три раза больше.
Если же в течение дня специалиста никто не отвлекает неожиданными просьбами, то освободившееся время нужно потратить на решение текущих или дополнительных инвестиционных задач. Ведь бухгалтерии всегда есть чем заняться.
Получилось, что на дела, которые поддаются планированию, у обычного бухгалтера остается 6 часов (8 – 1 – 1), у главного — 4 часа (8 – 1 – 3). Далее 6 часов бухгалтера разбиваем на 5 часов текущей работы, 1 час в день остается на профессиональный рост. Четыре часа главбуха должны состоять из трех часов на инвестиционные задачи и лишь 1 час — на текучку (допустим, контроль бухгалтерской и налоговой отчетности).
На что тратить время на работе
Если вы, будучи главным бухгалтером, видите, что часов на текущие и инвестиционные задачи не хватает, значит, нужно увеличивать штат отдела. Именно из-за неправильной оценки времени, которое требуется заложить в резервы, фактический рабочий день превращается в ненормированный.
Планирование рабочего времени в отчетный период
Правило трех восьмерок и структура рабочего дня — это общие принципы, которые обычно сложно реализовать на практике. Не забывая о том, что бухгалтерия в своей работе должна учитывать не только производственный, но и налоговый календарь.
Что делать в заведомо авральные дни сдачи отчетности? Уходить вовремя, помня о нормативах на сон и личное время? Вряд ли получится, так как отчетность должна быть качественно подготовлена и сдана не позднее установленных сроков. В такие моменты придется жертвовать и сном, и всем остальным. Но правило трех восьмерок не должно нарушаться.
Все переработки надо компенсировать в послеавральные дни. Например, несколько дней уходить домой пораньше. То есть месячный баланс между работой и отдыхом должен сохраняться.
Тот же принцип необходимо применять и при распределении времени между текущими и инвестиционными задачами. Разумеется, есть периоды, когда бухгалтер, в том числе и главный, вынужден заниматься только рутиной. Но тогда в другие относительно спокойные дни опять-таки больше времени нужно выделить на профессиональное развитие.
Чтобы подобные перекосы были минимальными, спланируйте работу сотрудников так, чтобы на дни отчетности оставались только неотложные дела. Снизить неравномерную нагрузку также помогут подготовительные мероприятия по закрытию периода, которые можно провести еще до того, как он окончится.
Можно составить план на месяц
Индивидуальный план работы на календарный месяц для каждого сотрудника и для себя лично можно составить в таблице Excel и расписать по дням, сколько часов должен работать бухгалтер и какие функции выполнять.
Возьмем бухгалтера по расчету зарплаты. С 1-го по 5-е число месяца он занимается только текущими задачами. Более того, рабочий день в этот период фактически составляет не 8, а 10 часов. Это и нужно отразить в календарном планировании. Затем, с 6-го по 10-е число, когда зарплата уже рассчитана, наступает этап относительного спокойствия. В этот промежуток можно, с одной стороны, предусмотреть сокращенный рабочий день, а с другой — запланировать больше времени на инвестиционные задачи.
Чтобы бухгалтеры правильно расходовали рабочее время, конкретно оговаривайте, кто что делает. Например, 6-го числа сотрудник два часа изучает изменения в законодательстве, а 7-го и 8-го в течение трех часов разрабатывает инструкции на рабочее место.
Надо признать: бухгалтерам проще, чем любому другому специалисту, увязнуть в текучке. Так что выполнение планов по инвестиционным задачам главбуху нужно строго контролировать. К примеру, можно поручить подчиненному подготовить краткий обзор изменений в законодательстве в письменном виде. Это поможет и вам сэкономить ваше рабочее время.
Вы составили план на день. А уже через полчаса события начинают разворачиваться быстрее, чем в фильме «Форсаж». Директор пишет в Вотсапп «Жду финансовый анализ в 12:00», четверо сотрудников собрались в отпуск через три дня, а из налоговой пришло требование. В итоге на часах шесть, а декларация по НДС не готова. Вы берете работу домой, а утром от темных кругов под глазами не помогают даже волшебные патчи. Такой сценарий надо менять, рассказываем как.
Работа без переработок. Несбыточная мечта? Нет, это вполне достижимо. Секрет в том, чтобы научиться планировать абсолютно все: от подготовки отчетности до профессионального развития и карьерного роста.
Самая большая распродажа года от СКБ Контур. Чёрная пятница с 25 ноября по 1 декабря. Скидки до 50% на сервисы для бухгалтеров и шанс выиграть путешествие!
Начинайте с инвентаризации
Вы ведь проводите инвентаризацию задолженностей перед отчетностью. Сделайте то же самое для личного планирования — проведите инвентаризацию дел и времени.
1. Заведите табличку. По вертикали впишите свои задачи: оплата платежек, звонки, проверка счетов-фактур, все виды отчетности и т.д. По горизонтали — время, которое уходит на их выполнение в день, в неделю, в квартал, в год.
2. Распределите все дела по ячейкам таблицы и оцените свою загрузку. Поищите, что «тайно» съедает ваше время. Допустим, рабочая переписка занимает 1,5 часа в день, то есть больше двух месяцев в год. Не многовато ли? Подумайте, как можно сократить время на одни дела, чтобы оно появилось для чего-то более полезного.
3. Выполняйте такую инвентаризацию один-два раза в год.
|
Задача |
Время в день |
Время в неделю (умножьте время, которое уходит на задачу в день, на фактическое число дней в неделю, когда вы занимаетесь этой задачей) |
Время в квартал |
|
РСВ (при заполнении формы с нуля на 50 человек) |
8 мин. |
40 мин. |
8 ч. |
|
Переписка с коллегами |
1,5 ч. |
7,5 ч. |
90 ч. |
|
Оплата счетов |
3 ч. |
15 ч. |
180 ч. |
|
Звонки контрагентам |
2 ч. |
6 ч. (из расчета 3 дня в неделю) |
72 ч. |
Сводите временной баланс
За расходы возьмем время, которое вы тратите на рабочие задачи в год. За годовой бюджет — количество рабочих дней и часов. В 2019 году 247 рабочих дней, или 1 973 часа при 40-часовой рабочей неделе. Сопоставьте эти показатели. Если годовой баланс не сходится, пора пересмотреть расходы. Ведь в противном случае вы продолжите «отрезать» время от собственного отдыха.
Планируя день, реально оценивайте количество и объем задач, чтобы не случилось, когда из всего запланированного на день вы успеваете сделать только треть. Например, вам надо посчитать зарплату и провести сверку с крупным контрагентом. Вы понимаете, что на каждую задачу у вас уйдет не меньше 6-7 часов, поэтому не пытайтесь поставить их вместе на один день.
Допустим, вы работаете 8 часов. Жестко распланировать нужно только пять часов. На этот период должны приходиться самые важные дела. Один час оставьте на чтение нормативки и изучение изменений в законах и примерно 2 часа — на непредвиденные дела, например, чтобы ответить на внезапно поступившее требование. Так вы, скорее всего, успеете сделать запланированное и пойдете домой с чувством выполненного долга.
Ищите выход из временного тупика
Выходить из тупика будем по новому маршруту — пробуя приемы и инструменты, которыми раньше не пользовались.
Планируйте в режиме обратного отсчета
Например, на горизонте отчетность. Разделите всю работу по ее подготовке на этапы. А затем распределите загрузку в обратном хронологическом порядке: от сдачи отчетности до сегодняшнего дня. Двигайтесь шаг за шагом. Это поможет объективно оценить, что нужно сделать уже сейчас, чтобы не допустить аврала в последние дни. Так вы сможете пробежать этот отчетный марафон «по километру» в день.
Составьте «автоответчик»
Чтобы вас не отвлекали в отчетный период или во время других важных задач, составьте «умную инструкцию». Включите туда ответы на самые частые вопросы коллег и объявите всем, что сначала стоит поискать ответ на свой вопрос в инструкции, а уже потом, если нужно, обратиться к вам, но только в определенное время.
Освойте новый планировщик
Если вы ведете список дел в ежедневнике, попробуйте что-то другое: например Trello или Maxdone, который советует специалист по продуктивности Максим Дорофеев в бестселлере «Джедайские техники». Внесите в планировщик сроки сдачи отчетов, уплаты налогов, а также личные дела. Уведомления не дадут вам пропустить задачу, и при этом ваша оперативная память не будет перегружена событиями.
Или, например, воспользуйтесь готовым календарем бухгалтера в Контур.Нормативе и настройте его в зависимости от режима налогообложения и отраслевых особенностей компании. Если у вас бухгалтерская фирма, подойдет таблица отчетности в Контур.Экстерне — на одном экране видны данные по отчетам и платежам сразу всех компаний.
Открывайте скрытые ресурсы времени
Дополнительное время появится, если начать делать знакомую задачу быстрее. Не делать дважды по случайности. Выполнять правильно с первого раза, чтобы потом не переделывать. Приведем несколько советов, как бухгалтеру найти дополнительное время на практике.
1. Снижайте риск получить требование
Проверяйте отчетность перед отправкой. До отправки декларации по НДС сверяйте с контрагентами счета-фактуры, чтобы свести к минимуму количество требований ФНС.
Контур.НДС+ сэкономит ваше время дважды: сверит данные с данными ваших партнеров автоматически, а если пришло требование — поможет быстро разобраться, на чьей стороне была допущена ошибка.
2. Чаще сохраняйте базу данных на компьютере и создавайте резервные копии. Лучше, если сисадмин настроит автоматическое сохранение информации, например, каждую ночь. Это убережет вас от потери данных в самый неподходящий момент, и вам не придется тратить уйму времени на их восстановление.
3. Если вы работаете с первичными документами, вот несколько простых правил, чтобы ускорить свою ежедневную работу.
- Ввели первичный документ в базу данных — напишите на нем «введено», можно еще добавить свои инициалы и дату. Тогда никто не проведет операцию дважды и не получится так, что операцию забыли провести вовсе.
- Придумайте, как получать первичку вовремя. Если вы ведете несколько организаций, чтобы не тратить время на встречи с клиентами, передавайте документы в чате.
- Такая возможность есть и в Контур.Экстерне — в сервисе «Кабинет клиента», и в Контур.Бухгалтерии.
Растите вверх!
Оцените, сколько времени вам нужно, чтобы не только быть в курсе последних изменений, но и повышать квалификацию. И обязательно запланируйте это в своем календаре. Старайтесь хотя бы раз в неделю посмотреть вебинар или прочитать хотя бы одну статью эксперта. Выбирайте онлайн-курсы, чтобы не тратить время на дорогу до места обучения.
В Контур.Школе можно в режиме онлайн даже пройти переподготовку.
Находите время на то, чтобы «точить пилу», тогда вы будете «пилить» еще лучше и быстрее!
Закрытие месяца
1. ввод выписок банка
(ввожу все-после проверяю правильность остатков по счету раскладывая в хронолог. порядке выписки, тем экономим время)
2.считаем зарплату и делаем платежки на карт-счета (срок выдачи у меня с 3 по 8-е)
2.Ввожу приход товара
(у меня импорт), приход прочих материалов, акты выполненных работ и услуг, т.е. что идет на сч.44
3. ввожу реализацию (по отгрузке)
(нет необходимости непосредственно проверять наличие накладной, а правильность наименования, количества, цены, суммы пусть будет на совести исполнителя; в любом случае при проведении отгрузки выбираем товар который оприходовали и все косяки по количеству я увижу, по другому 1С не даст!)
4.А вот теперь можно анализировать оборотки по поставщикам, покупателям и пр.дебиторам и закрывать 18,44,97,91,92,99 и т.п.
5. сверки по мере поступления от контрагентов актов, сам делаю если сальдо долго висит и не закрывается,
6. а списанием бсо я занимаюсь только перед проверкой, ну или раньше если нечем больше заняться.
(акты по использованным и испорченным; реестр на испорченные; карточка-справка; доки, если был приход)
4. распечатка всех доков за месяц (хорошо если еще есть бухгалтер, который их потом разлаживает, я отдаю матушке пенсионерке, ей в радость заняться такой ерундой, называется Артель “Домашний труд”)
Закрытие квартала
15. то же, что и при закрытии месяца
16. подготовка отчетов в налоговую
17. подготовка отчетов в фсзн
Закрытие полугодия
18. подготовка отчетов в белгосстрах
Перейти к основному содержанию
Блог
Здесь мы публикуем интересные факты о нашем центре и не только
Подписаться
План работы на день для бухгалтера
Бухгалтерия подразумевает много обязанностей для своих работников. Необходимо уметь оптимально распределять их в рабочее время. Так можно исключить появление ошибок и просроченных отчетов.
Крупные предприятия, в которых бухгалтерия может позволить себе нескольких человек, разделяют обязанности между ними. Должностными инструкциями четко определяются обязанности каждого сотрудника бухгалтерии. Это совершенно верный ход. У каждого бухгалтера дела распределяться так, чтоб успеть сделать все вовремя без перегрузок.
Главный бухгалтер организует руководство работой и несёт ответственность за ведение бухгалтерского учёта, своевременное представление полной и достоверной отчётности, подписывает все денежные и расчётные документы, берёт на себя решение сложных задач.
По закону рабочий день длится восемь часов, независимо от должности, руководящая она или исполнительная. Но что, если отведенного времени не хватает на выполнение всех своих обязанностей? Возможно, неправильно распланирован день, и время уходит впустую. Возможно, объем работы велик и бухгалтерия обязана увеличить число персонала. При любом из этих вариантов стоит определиться, какие задачи у бухгалтеров и как рационально их выполнять.
8 часов рабочего времени стоит разделить так:
- Основная работа. Профессиональные задачи для своей должности решаются в этот период времени (5 часов). Необходимо организовать работу так, чтобы никто не отвлекал сотрудников от выполнения задач, требующих особого внимания, чёткости и абсолютного сосредоточения.
- Коллективное время. Отводится для проведения собраний, обсуждения рабочих процессов, установки нового софта или устранения неполадок компьютера. (1 час)
- Перерыв. Обязательно должен быть отдых для плодотворной работы. (1 час)
- Запасной резерв. У работника периодически появляются срочные и очень срочные дела, которые бухгалтерия выполняет для других отделов предприятия. (1 час)
Необходимо организовать проверку документов «во вторую руку», когда составленный одним работником документ полностью проверяется и заверяется другим сотрудником.
Бухгалтерия работает по налоговому календарю. В отчетный период 8, а то и 10 часов в день уходит на основные задания. Это обязательно надо будет компенсировать в последующие дни (часы основной работы перенести к остальным разделам, на которые не хватило времени).
