Как составить план работы для сотрудника

Планы на год составляй весной, планы на день — утром

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Когда у вас нет плана, то ваши действия носят характер хаотичных

Запас эффективности вашей компании, или «Секрет Полишинеля»

Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась ~ на 40%.

Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.

А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.

Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 – 7 часов в день (да, восемь — это уже высший пилотаж!).

Ежедневный план и отчёт — непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников

Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.

Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).

Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.

Чтобы сотрудники зарабатывали больше и были более эффективны, им нужна как мотивация, так и принуждение

Преимущества ежедневного плана для компании

• Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.
• Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.
• Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.
• Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.

Преимущества ежедневного плана для сотрудника

• Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.

• Руководитель будет вами доволен, т.к. все наиболее приоритетные задачи по технологии попадают в ваш ежедневный план. А “быть на хорошем счету” открывает дополнительные возможности в вертикальной карьере.
• Отмена “рабства”, когда человек сидит на работе до “ночи” (теперь на выполнение задач выделяется 8 часов, следовательно, и планировать их на двенадцать часов руководитель уже не будет).

Повестка дня

В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:

• Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных планов подчинённых — статья в разработке.
• Требования к рабочим отчётам, методика их создания — статья в разработке.
• Технология разбора руководителем ежедневных и еженедельных отчётов подчинённых. См. статью “Как оценить эффективность работы сотрудников по итогам рабочего дня с помощью ежедневных отчётов: метод «анализа и комментариев»”.

Личная эффективность руководителя

Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой — берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!). В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.

И очень полезный инсайт. Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил,  и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, — “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.

Технология реализации и внедрения ежедневных планов

Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.

Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:

• Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться. В этом поможет книга «Системное управление на практике: 50 историй из опыта руководителей для развития управленческих навыков». В ней собраны не только варианты преодоления сопротивления, но и как пошагово внедрить на практике ежедневные планы и другие технологии системного управления.
• Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, — молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников.
• Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии “всевидящего ока” у топ-менеджмента.

Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения

Систематизация позволяет перейти от хаотических действий к организованной и масштабируемой технологии

Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника

• Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения.
• Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач. Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе.

• Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.

• Для каждой задачи из стандартного перечня выбирается и выставляется приоритет

Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников

Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия:

1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена  в самом низу статьи, см. скриншот https://disk.yandex.ru/i/i0xklaGVfl3zFg). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным). Что получилось, что не сработало и по какой причине.

2) Отправьте запрос на получение примера “таблицы приоритетов” через мои личные аккаунты в социальных сетях (через личное сообщение) + приложите ссылку на данную статью (так я пойму о каком бонусе речь):

Требования к формату занесению задач в план

• Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:
• Планируемые в рамках проектов;
• Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.). Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач.
• Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.
• У каждой задачи необходимо указать:
• Название задачи. Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач. Пример: Разработать регламент: планирование (“разработать” — повелительное наклонение; “регламент: планирование” — именительный падеж).
• Планируемое время на выполнение. Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут
• Дедлайн (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена). Если вы не можете определить дедлайн задачи, — обратитесь к своему непосредственному руководителю.
• Краткий план по выполнению данной задачи. Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий. Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.
• Приоритет. Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам. Если определить не может, — необходимо обратиться к непосредственному руководителю.
• Если сотрудник видит “недостаточность” своего ресурса для поставленной задачи, он обязан незамедлительно об этом сообщить постановщику задачи и своему непосредственному руководителю.

Ежедневный план работ

• План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач).
• План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.
• Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается:
• для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов — плановые; 1 час — на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий.
• для внештатных специалистов — ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества.
• План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день (если для планов используются текстовые документы).
• Если в день уходит более 4 часов на внеплановые (по отношению к планам проектов) задачи, или становится видно, что при текущей загрузке НЕ могут быть выполнены планы проектов, об этом сразу ставится в известность руководство (не позднее следующего дня).

Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)

В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные — не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 — название задачи; 2 — крайний срок выполнения; 3 — планируемое время выполнения.

В идеале использовать одну систему для планирования, сквозного учёта времени по задачам и формирования отчётности

Переход к еженедельному планированию

После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т.к. в еженедельном плане задачи разделены по дням. Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.

Горе и убытки грозят компании, если сотрудники планируют свою неделю, как на этой картинке

Основные преимущества еженедельного планирования:

• больший горизонт планирования по сравнению с одним днём
• экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя

Еженедельный план работ

• Как составлять план?
• Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.
• Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.
• Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).
• План на новую неделю необходимо составить в последний рабочий день предыдущей недели (как правило, пятница).
• Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).
• Составленный план на неделю необходимо уточнить (на основе информации, полученной за выходные и с утра в первый рабочий день) в первый рабочий день недели, до 12:00 (как правило, понедельник)
• Для специалистов, имеющих небольшой уровень “непредвиденной” работы (работы по обслуживанию сайтов, руководство проектом продвижения) неделя должна быть распланирована без учёта непредвиденных работ.
• ведь на то задачи и “непредвиденные” — могут быть, а могут и НЕ быть.
• если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.

Автоматизация ежедневных и еженедельных планов

Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?” В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним  будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24».

Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.

Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам

Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?

Либо получить полномочия ставить такие задачи в рамках проектного подчинения, либо согласовать добавление задачи с непосредственным руководителем исполнителя.

Важно помнить: время не резиновое. Когда поступает новая задача, она “выталкивает” из плана другую задачу. Приоритеты в расстановке задач — это вопрос компетенции непосредственного руководителя.

Получается, что эта система вводит  “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?

Руководитель контролирует составление планов своих непосредственных подчинённых (пример: руководитель отдела разбирает планы сотрудников отдела), но не обязательно каждый день. Для лояльных сотрудников (через 1 год после старта внедрения регулярного менеджмента других в вашей компании не останется) частота проверки может быть 1 раз в 3 дня, 1 раз в неделю.

Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Очень многое зависит от должности и опыта конкретного сотрудника. А также от типа планирования, который используется в дополнение к ежедневным и еженедельным планам: планирование на месяц по проектам, стратегические планы по проектам. Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание

Планирование работы для своих подчинённых и контроль её выполнения — прямые обязанности руководителя. Для того чтобы освоить эту функцию, рекомендую заниматься “прокачиванием” своих управленческих компетенций. Рекомендую свой онлайн-курс, в котором собраны все необходимые техники для внедрения ежедневных планов и отчётов — «Рабочие отчёты и планы: Как повысить производительность труда сотрудников в 2 раза и избавиться от ручного контроля» (все практические уроки по работе с задачами показаны на примере работы с сервисом Битрикс24).   

Важно оценить, есть ли в вашей компании “перекос” для руководителей в работе на “производство результата”. В первую очередь, руководитель должен выделять время на управление подчинёнными, производство же результатов — во вторую очередь и по остаточному принципу времени. Если вы выделяете достаточное время руководителю на управление, и при этом он всё равно стремится производить результаты своими руками, в то время как его подчинённые прохлаждаются, — это хороший специалист, но плохой руководитель.

Теоретически эффективное планирование сотрудников простое: создавайте идеальные графики работы, чтобы у вас никогда не было переизбытка или нехватки персонала. К счастью, есть и положительные новости. В этом посте вы узнаете, каковы ключи к эффективному планированию, а также как эффективно планировать сотрудников с помощью простых шагов в программном обеспечении для планирования. Рассмотрите ключи к эффективному планированию вашей работы, которые станут основой для составления плана. Кроме того, мы также изучаем график работы сотрудников.

Основы эффективного планирования работы сотрудников

Создание эффективного графика работы сотрудников требует тщательного баланса между персоналом и потребностями компании. Моральный дух и производительность сотрудников пострадают, если, например, вы сосредоточитесь исключительно на потребностях бизнеса, таких как сочетание правильных смен, не принимая во внимание, что некоторым сотрудникам не понравится конкретная смена.

№1. Требования к сотрудникам

Требования к графику работы ваших сотрудников могут различаться в зависимости от их должности. Им требуется предварительное уведомление, чтобы управлять своей жизнью. Постоянные уведомления об изменениях в последнюю минуту приведут к обиде и неудовлетворенности.

Имея изменения, которые соответствуют их графику работы. Ночная смена, например, вряд ли подойдет сотруднику с семьей. С другой стороны, кто-то, кто не женат или недавно закончил колледж, может быть более доволен этой сменной формой.

Знание того, что влечет за собой их работа, чтобы они знали, что от них ожидается. Возможность самостоятельно управлять запросами на отгулы, что позволяет им легко делать с помощью программного обеспечения для планирования работы сотрудников.

№ 2. Предпосылки для бизнеса

Потребности вашей компании в планировании могут различаться в зависимости от отделов, в которых вы работаете. К ним относятся:

Лучшее сочетание смен для вашего бизнеса. Некоторые типы смен больше подходят для вашей компании, чем другие. Например, для 24-часовой работы хорошо подходят ротационные смены. Установленные графики работы, с другой стороны, подходят для компаний, которые в основном нанимают карьерных сотрудников.

Стремление к эффективному графику работы гарантирует, что у вас всегда будет необходимое количество персонала на работе. Это поможет вам контролировать расходы на рабочую силу.

Возможность более эффективно справляться с текучестью кадров, что особенно важно, если у вас есть ресторан, где текучесть кадров общеизвестно высока. Наличие доступа к программному обеспечению для планирования, которое легко интегрируется с вашей POS-системой, чтобы сократить время, затрачиваемое на создание и управление рабочими графиками.

Как эффективно планировать сотрудников

Теперь, когда вы понимаете важность интеграции потребностей компании и персонала в свои рабочие графики, давайте рассмотрим четкий 9-шаговый метод эффективного планирования сотрудников (примеры включены). Планирование ресурсов настенной диаграммы может быть полезным инструментом для проверки

Шаг 1: Определите свои стандарты производительности труда

Это двухэтапная процедура:

Определите, какой объем работы требует от работника выполнение конкретной работы за заданное количество часов. В зависимости от отрасли «сколько работы» можно рассчитать несколькими способами. Например, если у вас есть ресторан, вы можете отслеживать, сколько накрытий и сервировок официант выполняет за определенное время. Повторите этот этап для каждой должности в вашем бизнесе.

Укажите обязанности каждой должности. Опять же, в зависимости от вашей компании, эти задачи будут различаться. Продолжая пример с рестораном, кухонный персонал будет нести ответственность за приготовление еды, приготовление еды для клиентов и уборку своих рабочих мест в конце смены.

Шаг 2: Нарисуйте график текущих уровней активности.

Если вы уловили ожидания, связанные с производительностью труда, пришло время оценить текущий уровень активности — насколько вы заняты в определенные дни и в определенное время дня.

Этот отчет поможет вам определить правильное количество сотрудников, которых нужно запланировать в рабочее время. Хотя у вас может возникнуть соблазн принимать решения о найме на основе интуиции (в конце концов, вы знаете свою компанию лучше, чем кто-либо другой), не поддавайтесь искушению. Ваши инстинкты могут быть неверными, что приводит к неидеальному графику, из-за которого вы перегружены или недоукомплектованы персоналом.

Более эффективной стратегией является анализ рыночных данных из отчетов о доходах и трудозатратах для консультирования по процессу планирования работы. Например, отчеты о продажах сообщат рестораторам, сколько обложек они делают в определенные дни, какие периоды самые загруженные и какие месяцы более загружены, чем другие. Эти данные помогут определить конкретные смены, которым требуется больше работников, и наоборот.

Шаг 3: Прогнозирование будущих уровней активности

Прогнозируйте будущие уровни активности, используя текущие уровни активности. Рассмотрите циклы продаж на ежедневной, ежемесячной, квартальной и годовой основе. Если ваши данные показывают, что определенное время дня или года постоянно более занято, чем другие, вы можете с некоторой уверенностью предсказать, что эта модель будет повторяться, и планировать соответственно.

Вы также можете проверить это, если вам нужно построить график управления временем вашего сотрудника, и даже если вы хотите планируйте свою работу.

Шаг 4: Рассчитайте точное количество необходимых сотрудников

Опять же, не поддавайтесь желанию следовать своему внутреннему чутью и попытаться выяснить, сколько людей вам понадобится. Вычтите количество клиентов из производственных норм. Например, если вы управляете рестораном, который в среднем обслуживает 150 человек по вторникам, а официант может обслуживать 30 человек за 8-часовую смену, вам, вероятно, потребуется 5 серверов.

Важно помнить, что одни сотрудники более продуктивны, чем другие. Хотя вы не хотите перегружать этих сотрудников, вы можете планировать меньшее количество людей, когда они в смену. Наконец, используйте свою интуицию, чтобы перепроверить результаты и внести последние коррективы, которые кажутся правильными.

Шаг 5. Рассмотрите требования к персоналу (и другие соображения)

Следующий шаг — найти баланс между потребностью в эффективном графике работы и потребностями сотрудников. Это означает, что вы должны убедиться, что вы:

• Изменения в графике работы должны быть доведены до сведения сотрудников заранее.
• Сопоставьте смены с соответствующим персоналом.
• Выделите разумное количество смен на одного работника.
• Чтобы избежать недоразумений, четко опишите функции.
• Упростите для рабочих смену смены.
• Разрешить работникам обрабатывать свои собственные запросы на отгулы.

Не забывайте планировать прогулы и смены смен в последнюю минуту. Наконец, либо тесно сотрудничайте со своим отделом кадров, чтобы убедиться, что вы не нарушаете никаких трудовых норм, либо изучите правила в вашем регионе, чтобы убедиться, что вы их соблюдаете.

Шаг 6: Определитесь с методом планирования смен

Настало время составить график работы для ваших сотрудников. Существует три метода составления расписания: ручка и бумага, электронные таблицы Google или Excel и программное обеспечение для планирования сотрудников. Чтобы выбрать лучший метод для вашей компании, взвесьте преимущества и недостатки каждого из них:

Составление расписания на доске объявлений с ручкой и бумагой — самый экономичный, но и самый трудоемкий метод.

Программное обеспечение для планирования сотрудников является самым дорогим, но оно экономит ваше время при составлении и поддержании графиков, не говоря уже о деньгах в долгосрочной перспективе.

Excel, хотя и более сложный, чем ручка и бумага, по-прежнему требует затрат времени на составление расписаний и не позволяет вам автоматизировать процесс планирования, как это делает программное обеспечение.

Если вы являетесь владельцем ресторана, который использует или намеревается использовать Excel для планирования сотрудников, пример того, как планировать сотрудников с помощью шаблона расписания смены сотрудников ресторана, приведен ниже.

Пример создания графика смены ресторана

Чтобы составить расписание ресторана в Excel, выполните следующие шесть шагов:

А) Получите свой шаблон Excel

Модели Microsoft Excel доступны для создания рабочих графиков, но они часто являются общими и не предназначены для ресторанов. К счастью, если у вас есть ресторан, вы можете загрузить тот, который соответствует вашим потребностям:

Получить шаблон

Б) Откройте электронную таблицу Excel.

C) Определите день, когда вы хотите начать свое расписание.

D) Введите имена сотрудников.

Введите его имя в ячейку с надписью «Сотрудник 1». Проделайте то же самое с остальными сотрудниками.

Удалите ненужные строки и добавьте нужные. Просто щелкните правой кнопкой мыши соответствующую ячейку и выберите «Удалить» или «Вставить».

E) Пересмотр смен и функций

В нижней части таблицы щелкните вкладку «Смены».

Затем вставьте смену или роль:

При изменении времени начала и окончания смены столбец смены автоматически обновляется. Внести дополнительные изменения после первого (с 9:5 до 9:5) и перед финальным (с 7:XNUMX до XNUMX:XNUMX) (с XNUMX:XNUMX до BD — снижение деловой активности)

Включить новую роль после первого и перед последним элементом в списке ролей.

Е) Составьте график работы.

Перейдите в таблицу «Расписание». Выберите ячейку рядом с именем сотрудника (под определенный день). Выберите подходящую позицию и измените. Помните, что в каждой ячейке есть два раскрывающихся меню: одно для ролей и одно для изменений.

Изменить:

Моя роль следующая:

Повторите эту процедуру для всех сотрудников за несколько дней до того, как вы закончите. Вы также можете дополнительно настроить свое расписание, введя «название заведения» и «неделя».

Когда вы закончите, нажмите «сохранить как», дайте вашему расписанию имя и сохраните его в удобном месте. Если вы вносите коррективы в расписание от одной недели к другой, сохраните лист Excel с новым именем файла (рассмотрите возможность назвать его по дате).

Шаг 7: При необходимости получите одобрение высшего руководства.

Утверждение высшего руководства может потребоваться, а может и не потребоваться. В любом случае убедитесь, что расписание тщательно изучено с учетом таких факторов, как стоимость рабочей силы, требования сотрудников и требования компании. Внесите необходимые изменения.

Шаг 8. Сделайте расписание доступным для сотрудников

Как только вы будете удовлетворены окончательным графиком, раздайте его своим сотрудникам, чтобы они знали, когда они работают, что от них ожидается и как оставаться подотчетными. Если вы используете Excel, вы можете отправить его по электронной почте или сделать его доступным через облако.

Если вы используете доски объявлений или виртуальные доски, уведомите сотрудников, когда новое расписание будет готово, и напомните им, чтобы они часто проверяли его на наличие изменений. Вы также можете проводить ежедневные встречи для обсуждения изменений в расписании.

Если вы используете программное обеспечение для планирования, опубликуйте расписание на платформе, и сотрудники получат мгновенное уведомление на свои мобильные устройства о новом расписании, а также о любых будущих изменениях. Из-за этого процесса доставки будет меньше личных встреч и меньше отзывов менеджеров.

Шаг 9. Регулярно пересматривайте свое расписание и процесс

Ваша работа не заканчивается, пока вы не выстроите свой график. Вы должны регулярно просматривать расписание и процессы планирования, чтобы выявлять проблемы и находить пути улучшения.

Что такое удаленная работа?

Удаленная работа — это тип гибкого рабочего графика, при котором сотрудник работает удаленно, например, из дома, вместо того, чтобы приходить в офис.

Каковы преимущества дистанционного общения?

Удаленная работа может дать несколько преимуществ, в том числе более гибкий график, сокращение времени и расходов на поездки на работу и лучший баланс между работой и личной жизнью.

Могу ли я запросить удаленную работу?

Да, вы можете подать заявку на удаленную работу. Однако в конечном итоге это зависит от политики вашей компании и характера вашей работы.

Что такое неполный рабочий день?

График работы неполный рабочий день — это график, который предполагает работу меньше часов, чем график работы полный рабочий день. График работы неполный рабочий день может варьироваться, но обычно предполагает работу от 20 до 30 часов в неделю.

Каковы преимущества графика неполного рабочего дня?

Графики неполного рабочего дня могут дать несколько преимуществ, в том числе более гибкий график, снижение стресса, связанного с работой, и возможность совмещать работу и личные обязанности.

Могу ли я запросить неполный рабочий день?

Да, вы можете запросить неполный рабочий день. Однако в конечном итоге это зависит от политики вашей компании и доступности ваших коллег.

Заключение

Составление графика работы сотрудников может быть трудной задачей, которая никогда не заканчивается. Вы должны иметь дело с выбором лучших форм смены для вашей компании, а также с обработкой требований сотрудников в отношении отгулов и даже корректировок смены в последнюю минуту.

К счастью, планирование сотрудников не должно быть сложным, если вы интегрируете потребности сотрудников и компании в свои графики и примете план из девяти шагов для мастерского планирования.

Если, несмотря на выполнение всего вышеперечисленного, рабочий график по-прежнему занимает много времени, и вы тратите время на составление, управление и распространение графиков, возможно, пришло время скорректировать ваш процесс или найти новую систему планирования.

Почему важно иметь рабочий график?

Обеспечивает структуру.

Это гарантирует, что вы выполните свои обязанности в отведенное время. Конечно. Будут времена, когда вы закончите раньше или вам придется работать сверхурочно. Но стабильный график работы способствует людей, чтобы они выполняли свою работу эффективно и результативно

Как составить график работы?

6 шагов к успешному расписанию

1. Шаг 1: Определите запланированные действия. …
2. Шаг 2: Последовательность действий. …
3. Шаг 3: Оцените ресурсы, необходимые для деятельности. …
4. Шаг 4: Оценка продолжительности каждого из действий. …
5. Шаг 5: Разработка расписания. …
6. Шаг 6: Мониторинг и контроль расписания.

Какие бывают виды графика работы?

10 примеров графиков работы сотрудников

• График работы полный рабочий день. …
• График неполного рабочего дня. …
• Фиксированные графики. …
• Гибкие графики. …
• График смены смены. …
• Разделение графиков смен. …
• График работы по вызову. …
• Сезонные расписания.

Сколько существует типов расписаний?

Наблюдения и советы этой статьи мы подготовили на основании опыта команды три типа расписания известны как расписание мощностей, планирование ресурсов и расписание обслуживания. В некотором смысле они пересекаются в том, что они могут делать, и для некоторых приложений будет работать более одного.

Статьи по теме

1. График работы сотрудников: типы и 5 лучших приложений для графика работы сотрудников
2. Бизнес по управлению социальными сетями: как начать прибыльный бизнес в 202 году3
3. Контент-маркетинг: Best Easy Guide (+ бесплатный курс)
4. Услуги виртуального помощника: список 20 лучших в 202 году3
5. Как провести конференцию на Android для бизнеса

Под планом работ подразумевается краткое описание целей и тех действий, которые помогут быстрее достичь поставленных целей. Главная цель плана работ – сделать так, чтобы деятельность в компании была организованной. 

План – это утвержденный документ, который содержит такие данные:

• описание целей, выраженных в цифровых показателях;
• определение перечня необходимых действий;
• ответственные лица за контроль выполнения действий;
• сроки реализации плана, сроки выполнения каждого этапа и действия.

Виды планов

Планы работ принято классифицировать по нескольким признакам. Наиболее популярное разделение – по времени исполнения. Тогда план может быть краткосрочным (от одного дня до полугода), среднесрочным (от полугода до года) или долгосрочным (свыше одного года). В зависимости от целей планы бывают тактические или стратегические. Иногда в качестве основы плана используется направление работы компании. Например, план может затрагивать только социальную сферу, издержки, кадровую политику или производство товаров.

План работ может быть составлен для любого уровня:

• общий план для всей компании, в котором будут указаны только ключевые цели;
• план работ для каждого отдела;
• личный план работ для руководителя бизнеса, руководителя отдела, для наемного сотрудника. 

Так как компания и отделы преследуют глобальные цели, они составляют долгосрочные и среднесрочные планы работ. Для отдельного специалиста можно писать универсальный план на день (если его работа – рутинная, то есть повторяется изо дня в день), на неделю или месяц. 

Принципы формирования плана работ

Чтобы составленный план работ оказался действительно эффективным, необходимо составлять его на основе принципов:

• наличие действительной необходимости в плане работ. Необходимость должна быть продиктована экономическими условиями рынка;
• наличие четко сформулированной цели. В идеале цель сформирована по технике SMART, то есть выражена в конкретных числовых значениях и имеет четкие сроки достижения;
• цифры должны быть обоснованы. Цель должна быть основана на ресурсах, которыми обладает компания;
• план работ должен быть достаточно гибким, чтобы осталась возможность приспособиться к внезапным изменениям во внешнем мире;
• план обязателен к исполнению;
• план составляется в разветвленном виде. На каждом этапе кроме основного порядка действий есть несколько альтернатив.

Если план работ составляется для целой организации, то нужно учитывать дополнительные требования. Во-первых, в плане должны быть задействованы все структурные подразделения. Во-вторых, планы по каждому отделу не должны противоречить друг другу.

Общая процедура формирования плана работ

Не важно, какой именно план нужно составить. В любом случае можно использовать этот алгоритм. 

Чтобы подготовиться к созданию плана работ, необходимо понять, с какими рисками и проблемами может столкнуться организация в ближайшее время. Для этого используется SWOT-анализ. Он определяет сильные и слабые стороны фирмы, а также возможные угрозы. 

На основании перспективы и опасностей формируются цели работы. Для того чтобы сформулировать цель, оптимально использовать SMART-технику. Согласно этой методике, любая цель должна быть:

• измеримой, выраженной в конкретных числовых показателях;
• ограниченной во времени;
• реальной и достижимой;
• основанной на имеющихся ресурсах;
• достаточно амбициозной, то есть вести к росту компании.

Когда сформулирована основная цель, можно ее раздробить на более мелкие задачи. В результате должно получиться дерево целей. На этом этапе рекомендуется оценить материально-техническое и финансовое обеспечение компании. Если у компании нет ресурсов для достижения цели, но их можно купить, то следует также оценить стоимость покупки. Рекомендуется создать перечень ресурсов. Например, если цель компании – увеличить продажи на 50 %, то в списке ресурсов будут значиться те, что относятся к:

• производству – персонал, количество оборудования, запасы сырья, патенты, инновационных технологии;
• сбыту продукции – ресурсы отдела продаж. В эту категорию входят менеджеры по продажам, специалисты кол-центра, технические ресурсы, которые помогают продавать, например, страницы в социальных сетях, сайты;
• доставке товара клиенту – число пеших курьеров, автомобилей, службы-партнеры.

Допустимо формировать даже финансовый бюджет, если план должен быть детальным.

Необходимо обозначить ограничения – препятствия, которые могут помешать достижению цели. Желательно оценить риски по двум критериям – по степени вероятности и по влиянию на работу компании. Например, при составлении плана по увеличению продаж компания может учитывать такие опасности:

• рост цен на сырье, который приведет к росту себестоимости товаров и отсеет часть потребителей;
• усиление конкуренции, которое потребует увеличения вложений в рекламу;
• снижение покупательской способности;
• появление на рынке сильного игрока, который предлагает выгодный товар-замену.

Когда главная цель детализирована и разделена на мелкие задачи, необходимо для каждой задачи прописать мероприятия. Важно уточнить сроки проведения мероприятий и ответственных за них. 

Составление документа

Когда подготовительная работа будет выполнена, можно сформировать документ. В нем есть такие составляющие:

• вступление и пояснение;
• план проведения мероприятий, сроки и ответственные за мероприятия;
• детальная информация по каждому мероприятию.

В плане работ компании обязательно должны быть вступление и основа. Благодаря этим блокам будет легче внедрить план в подразделения или объяснить необходимость плана работникам. Во вступлении необходимо кратко описать причины составления плана и специфику проекта, которому посвящен план. 

Основная часть – перечень мероприятий, сроки их реализации и ответственные за исполнение – могут быть составлены в графической форме. Например, использовать GanttPro. С помощью подобных сервисов можно составить таблицы-диаграммы, в которые будут занесены основные данные. Руководитель бизнеса будет видеть в одном месте все задачи, продолжительность каждой из них, даже если задачи выполняются «внахлест», а не последовательно. Использовать подобные программы удобно для всех:

• руководитель может следить за прогрессом отдельных задач и исполнением всего плана, вносить изменения в таблицу;
• подчиненные – руководители отделов – будут осознавать важность командной работы.

Чтобы составить основную часть, необходимо определиться со сроками проведения мероприятий. Рекомендуется учитывать три временных периода для каждого мероприятия:

• ранний старт – наиболее удобное время, когда можно начинать проведение мероприятия;
• поздний финиш – дата, когда мероприятие должно быть закончено;
• резервное время – промежутки между начальной и конечной датами.

Рассчитывать сроки проведения мероприятий необходимо на основании количества наемных сотрудников, их квалификации и обязательствами перед контрагентами и другими подразделениями.

Третий блок – пояснения, детализация мероприятий. Например, по плану отдел продаж должен увеличить число новых покупателей на 30 %. На это руководитель фирмы выделяет отделу срок с 01.05 до 01.09. В общем плане работ этого достаточно. Но для большей эффективности можно детально прописать, какие именно действия должен совершить отдел продаж в заданный период.

План работы подразделений

Иногда для расшифровки плана приходится составлять дополнительные руководства для отдельных подразделений. Тогда имеет смысл составить дополнительные планы работ. В отличие от стратегического плана, эти руководства будут основаны только на действиях, ресурсах и рисках конкретного отдела.

Например, чтобы увеличить число новых клиентов на 30 %, отдел продаж может следовать собственному плану работ. Он составляется по аналогичному принципу: учитывается конкретная цель, план имеет ту же структуру.

Главные принципы составления плана работ для отдела:

• план подразделения не должен противоречить стратегическому плану компании по срокам, ожидаемым результатам;
• план должен затрагивать всех работников отдела, чтобы сформировать коллективную ответственность за результат;
• исполнение плана нужно контролировать – это задача руководителя отдела. 

Особенность плана работ подразделения заключается в том, что составлять его может как генеральный директор или директор по развитию, так и руководитель отдела.

Личный план работ

Еще больше детализировать план работ компании можно, если составить для сотрудника отдела типовой план работ на день, неделю. Чтобы составить план работ для отдельного сотрудника, нужно ориентироваться на общий план отдела и на должностную инструкцию. Так как частный план редко нуждается в утверждении у вышестоящего руководства, начальник отдела может составлять план в dashboard. Тогда в таблице руководитель указывает личные планы по производству, сроки их достижения. Чтобы работник успел сделать все необходимые дела за день, можно подробно расписать действия работника в карте рабочего дня. 

Контроль за выполнением плана работ

Залог эффективного планирования – регулярный контроль за ходом выполнения плана. Контролировать можно с помощью отчетности и мотивации работников. Так как на этапе целеполагания компания определила ключевые показатели, именно по этим показателям необходимо собирать отчетность с ответственных лиц. 

Ответственные лица должны быть заинтересованы в исполнении плана работ. В идеале успешное проведение мероприятия должно сказываться на их гонорарах. Например, при завершении очередного этапа выполнения плана сотрудник может получить разовую премию.