У каждого из нас бывают на работе дни, когда не знаешь, за что хвататься, а в итоге под вечер понимаешь, что ничего не сделано. В бухгалтерии такое совсем не редкость. Некоторые руководители считают, что надо просто грамотно распределить между подчиненными функции и участки работы.
Соглашусь, но добавлю, что это лишь стратегическая часть планирования. А нужна еще и тактическая. То есть поставить задачи на день надо так, чтобы все успеть и при этом никого не перегрузить. Как же это эффективно сделать?
Советами с журналом «Главбух» поделился Павел Меньшиков — автор бестселлера «Бухгалтерия без авралов и проблем. Как наладить эффективную работу бухгалтерии», имеет многолетний опыт работы главным бухгалтером.
Правило трех восьмерок
Большое заблуждение многих в том, что если бы увеличилось количество часов в сутках, то они бы сразу все успели на работе. На самом деле, наоборот, чтобы все успеть, надо не увеличивать рабочее время, а сокращать. Я всегда рекомендую планировать день по правилу трех восьмерок «8-8-8».
Расшифровываю: восемь часов на сон, восемь — на личную жизнь, восемь — на работу. В сумме — 24 часа .
Понятно, что это идеальная картина, и иногда мы спим и отдыхаем гораздо меньше, чем работаем. Но возьмите себе это за правило, и старайтесь его придерживаться, потому что эти три восьмерки придуманы не просто так.
Восемь часов необходимы взрослому человеку, чтобы организм отдыхал. Это установили медики. Сон — явление природы, которое отменить невозможно. Бороться с ним бесполезно и гибельно для человека. И это относится как к главбуху, так и к его сотрудникам. Поэтому никак нельзя позволять работе занимать время, отведенное на отдых.
Восьмичасовой рабочий день гарантирован вам законом. А все остальное автоматически входит в понятие «личная жизнь». Как-то на одном из своих семинаров я рассказывал про правило трех восьмерок. И некоторые из участников говорили, что восемь часов в день на личную жизнь это много. Я хочу вам сказать, что это не много. Это нормально.
В личную жизнь ведь входит все, чем заполняется ваша жизнь вне офиса — и общение с друзьями, и время наедине с самим собой, и дорога от дома до офиса, и даже обеденный перерыв. Даже если вам нечем заняться в свободное время (иногда такое случается), просто отдохните, поленитесь. Но не тратьте это время на работу. Для работы у вас и так есть целых восемь часов.
Задачи бухгалтера на день
Восемь часов, которые отводятся на работу, — это совсем не мало. А если этого времени не хватает, то прежде всего потому, что не получается продуктивно его использовать. Чтобы распланировать рабочий день, рекомендую для начала определить, на что постоянно уходит время.
Текущие дела. Это функции, непосредственно связанные с результатами работы бухгалтерии. К ним относятся ввод первички, сверка с контрагентами и так далее.
Инвестиционные задачи. Здесь имеется в виду работа, косвенно, а не напрямую связанная с результатами. То есть позволяющая выполнять повседневные обязанности быстрее, качественнее и дешевле.
Инвестиционными задачами, к примеру, будут: переговоры с компьютерщиками насчет доработки бухгалтерской программы (допустим, по автоматизации ручных операций), совещания, подготовка регламентов, документооборота и инструкций.
Внешние отвлечения. Планировать рабочий день, учитывая только текущие и инвестиционные задачи, неверно. Всегда найдутся мелкие вопросы или важные и архисрочные дела, которые с завидной регулярностью подкидывают в бухгалтерию соседние подразделения. Именно поэтому должен быть резерв времени для каждого сотрудника.
Отдых. Даже мотор необходимо время от времени выключать, чтобы он не сломался от перегрева. А что тогда говорить о живых людях? В идеале нужно делать 10-минутный перерыв каждый час, чтобы сохранить хорошую работоспособность в течение всего дня. И это помимо обеденного перерыва.
Планирование рабочего дня зависит от должности
Обязанности главного бухгалтера и рядовых специалистов существенно отличаются, поэтому структура рабочего дня должна быть разной. Чем больше у главбуха сотрудников, тем меньше времени у него должно уходить на текущие дела, так как это уровень его подчиненных. Как руководитель, он должен концентрироваться в основном на инвестиционных задачах.
При этом не стоит ориентировать бухгалтеров только на выполнение повседневных обязанностей. Нужно дать им возможность еще и профессионально расти. Скажем, участвовать в автоматизации, изучать изменения в законодательстве на своих участках. Чтобы поддерживать качество текущей работы на должном уровне, такое саморазвитие просто необходимо.
Время на отдых должно быть одинаковым и у руководителя, и у сотрудников, так как речь идет о человеческой физиологии, которая от занимаемой должности не зависит.
А вот на решение каких-то незапланированных вопросов у вас, как у главбуха, должно быть зарезервировано гораздо больше времени, чем у обычных специалистов. Ведь руководителя отвлекают гораздо чаще и по более серьезным поводам.
Сколько времени и чему уделять на работе
В среднем в месяц бухгалтеры трудятся 176 часов (8 часов в день × 22 рабочих дня). Теперь общее количество часов необходимо распределить между задачами. Чтобы понять, сколько часов в день можно отвести на текущие и инвестиционные задачи, начнем с нормативов на отдых и резервов на непредвиденные дела.
Исходя из десятиминутных перерывов после каждого часа-полутора, на отдых выделим примерно час в день. На различные мелкие или срочные вопросы бухгалтеру дадим еще один час. А вот у главбуха этот показатель должен быть минимум в три раза больше.
Если же в течение дня специалиста никто не отвлекает неожиданными просьбами, то освободившееся время нужно потратить на решение текущих или дополнительных инвестиционных задач. Ведь бухгалтерии всегда есть чем заняться.
Получилось, что на дела, которые поддаются планированию, у обычного бухгалтера остается 6 часов (8 – 1 – 1), у главного — 4 часа (8 – 1 – 3). Далее 6 часов бухгалтера разбиваем на 5 часов текущей работы, 1 час в день остается на профессиональный рост. Четыре часа главбуха должны состоять из трех часов на инвестиционные задачи и лишь 1 час — на текучку (допустим, контроль бухгалтерской и налоговой отчетности).
На что тратить время на работе
Если вы, будучи главным бухгалтером, видите, что часов на текущие и инвестиционные задачи не хватает, значит, нужно увеличивать штат отдела. Именно из-за неправильной оценки времени, которое требуется заложить в резервы, фактический рабочий день превращается в ненормированный.
Планирование рабочего времени в отчетный период
Правило трех восьмерок и структура рабочего дня — это общие принципы, которые обычно сложно реализовать на практике. Не забывая о том, что бухгалтерия в своей работе должна учитывать не только производственный, но и налоговый календарь.
Что делать в заведомо авральные дни сдачи отчетности? Уходить вовремя, помня о нормативах на сон и личное время? Вряд ли получится, так как отчетность должна быть качественно подготовлена и сдана не позднее установленных сроков. В такие моменты придется жертвовать и сном, и всем остальным. Но правило трех восьмерок не должно нарушаться.
Все переработки надо компенсировать в послеавральные дни. Например, несколько дней уходить домой пораньше. То есть месячный баланс между работой и отдыхом должен сохраняться.
Тот же принцип необходимо применять и при распределении времени между текущими и инвестиционными задачами. Разумеется, есть периоды, когда бухгалтер, в том числе и главный, вынужден заниматься только рутиной. Но тогда в другие относительно спокойные дни опять-таки больше времени нужно выделить на профессиональное развитие.
Чтобы подобные перекосы были минимальными, спланируйте работу сотрудников так, чтобы на дни отчетности оставались только неотложные дела. Снизить неравномерную нагрузку также помогут подготовительные мероприятия по закрытию периода, которые можно провести еще до того, как он окончится.
Можно составить план на месяц
Индивидуальный план работы на календарный месяц для каждого сотрудника и для себя лично можно составить в таблице Excel и расписать по дням, сколько часов должен работать бухгалтер и какие функции выполнять.
Возьмем бухгалтера по расчету зарплаты. С 1-го по 5-е число месяца он занимается только текущими задачами. Более того, рабочий день в этот период фактически составляет не 8, а 10 часов. Это и нужно отразить в календарном планировании. Затем, с 6-го по 10-е число, когда зарплата уже рассчитана, наступает этап относительного спокойствия. В этот промежуток можно, с одной стороны, предусмотреть сокращенный рабочий день, а с другой — запланировать больше времени на инвестиционные задачи.
Чтобы бухгалтеры правильно расходовали рабочее время, конкретно оговаривайте, кто что делает. Например, 6-го числа сотрудник два часа изучает изменения в законодательстве, а 7-го и 8-го в течение трех часов разрабатывает инструкции на рабочее место.
Надо признать: бухгалтерам проще, чем любому другому специалисту, увязнуть в текучке. Так что выполнение планов по инвестиционным задачам главбуху нужно строго контролировать. К примеру, можно поручить подчиненному подготовить краткий обзор изменений в законодательстве в письменном виде. Это поможет и вам сэкономить ваше рабочее время.
Добавить в «Нужное»
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 5 октября 2012 г.
Содержание журнала № 20 за 2012 г.
М.А. Лукашенко, доктор экономических наук, профессор, вице-президент Московского финансово-промышленного университета «Синергия», ведущий эксперт-консультант компании «Организация времени»
Эффективно планируем свое рабочее время
Разговаривая как-то с одним чрезвычайно занятым генеральным директором, услышала от него замечательную фразу: «Я ни минуты не трачу зря. Даже обедаю я только с главбухом, чтобы решить все накопившиеся вопросы». В этот момент я испытала к главному бухгалтеру смешанное чувство сострадания и восхищения. Ведь в свое кровное обеденное время он не может расслабиться и передохнуть.
Общеизвестно, что работа бухгалтера очень непростая, ответственная, напряженная. И ее, как правило, очень много. Поэтому большинство бухгалтеров философски относятся к тому, что приходится часто задерживаться или работать в выходные, чтобы успеть сделать все необходимое. Но чудес на свете не бывает, и со временем постоянные перегрузки дают о себе знать хронической усталостью. А уставшему человеку даже самая любимая работа не в радость.
Однако есть инструменты тайм-менеджмента, которые могут значительно облегчить работу, сделать ее более предсказуемой и управляемой. С их помощью можно успевать делать все намеченные дела и при этом вовремя уходить домой. Им и посвящена эта статья.
Как составить список рабочих дел
Вы когда-нибудь слышали поговорку «Самая острая память тупее самого тупого карандаша»? Если нет, то обязательно возьмите ее на вооружение, ибо она отражает ключевой принцип тайм-менеджмента — принцип материализации. Он гласит: «Ничего не держи в голове, все записывай, причем в удобном месте, чтобы сразу найти, и в правильной форме, чтобы спустя некоторое время понять самого себя». Соответственно, все инструменты планирования базируются на том, чтобы не пытаться помнить про требуемые дела, а сразу же записывать их.
Составление простых списков задач — самый надежный и действенный способ ничего не забыть и выполнить все необходимое. Вы берете лист бумаги и пишете все, что надо сегодня сделать. При этом все задачи вы должны расставить по приоритету — от наиболее важной к наименее важной. И выполнять их нужно строго по порядку. Тогда к концу рабочего дня вы гарантированно сделаете самое важное и уже сможете решить, стоят ли оставшиеся дела того, чтобы задерживаться на работе.
Грамотно формулируем, что нужно сделать
Составляя список дел, желательно использовать форму записи, ориентированную на результат. Представьте, что на следующую неделю вы себе записали: «Иванов, договор». Прошла неделя, за которую у вас случилось много разных событий. И когда вы снова видите эту запись, то, хоть убей, не можете вспомнить, что имели в виду, о каком договоре идет речь и что с ним нужно сделать: забрать, составить, подписать, расторгнуть… Поэтому в вашей записи обязательно должен быть глагол, обозначающий само действие плюс его результат. В нашем случае нужно записать: «Передать Иванову на согласование кредитный договор №…».
Планируем на перспективу
С помощью «деловых» списков можно организовать не только краткосрочное, но и среднесрочное и даже долгосрочное планирование. Для этого нужно завести три разных списка задач — на день, на неделю и на месяц (квартал, полугодие и т. д.). Заметьте, речь идет о задачах, не привязанных к определенному времени. Например, собрать отчеты о командировках вы можете в любой день следующей недели, это не обязательно делать строго в понедельник к 12.00.
Главный фокус этой техники в том, чтобы регулярно просматривать списки и переносить задачи из одного в другой. При этом список задач на неделю вы должны просматривать ежедневно. Те задачи, которые «дозрели» до выполнения на следующий день, вы переносите в список задач на день. «Не дозрели» — оставляете там, где они были. А список долгосрочных задач вы просматриваете один раз в неделю, например в пятницу. Дела, которые нужно выполнить уже на следующей неделе, вы переносите в соответствующий список. Так вы не забудете про те задачи, которые нужно исполнить не сразу, а попозже.
Кстати, справедливо и обратное перемещение. Ведь прилежный бухгалтер обычно старается «запихать» в ежедневный список побольше дел. При этом он отдает себе отчет, что физически не сможет их все выполнить, но надеется на лучшее. Что в итоге получается? Человек уходит с работы с недоделанными делами, формируя в себе комплекс неудачника. А надо наоборот — планировать столько задач, сколько вы спокойно успеете выполнить за день, и уходить домой с чувством выполненного долга.
Лучше всего техника планирования реализуется с помощью MS Outlook. Воспользовавшись панелью «Задачи», вы можете составлять списки дел, присваивая им определенную категорию — «День», «Неделя» или «Месяц». И по этим категориям настроить группировку задач (иллюстрацию см. ниже). Тогда вы легко сможете за секунду переносить задачи из одного списка в другой, лишь меняя их категорию. Однако эта техника прекрасно реализуется и в ежедневнике, и на досках планирования.
Каждой задаче — свое время
Теперь скажите, бывало ли у вас такое, что вы случайно встречаете нужного вам человека, к которому у вас есть пара важных вопросов, но именно в момент встречи они, как на зло, вылетели у вас из головы? И наверняка вам частенько звонят коллеги со словами: «Что-то я хотел тебе сказать, но забыл… Ладно, вспомню — перезвоню».
У нас есть множество задач, которые надо делать не в определенное время, а при определенных условиях. Например, когда удастся поймать директора, надо подписать у него все документы, обсудить отчет, снять вопросы по списанию техники и т. п. Но мы порой не представляем, когда сможем с ним переговорить. А значит, не понимаем, куда записывать подобные задачи, ведь к конкретному времени их привязать невозможно. Тут нужна контекстная техника планирования. Это когда наблюдается совокупность условий, благоприятных для выполнения той или иной задачи.
Один наш контекст — это место. Например, когда я буду в налоговой инспекции, запишусь на сверку. Когда поеду в командировку, заодно заеду в наш филиал. То есть задачи привязаны к некоему месту.
Другой контекст — это люди. У всех нас периодически возникают дела, которые привязаны к каким-то персонам. Например, когда увижу клиента N, надо обсудить с ним новый прейскурант и пролонгацию договора. Еще контексты — это обстоятельства, внешние и внутренние. Примеры внешних обстоятельств: когда у шефа будет хорошее настроение, когда выйдет такой-то закон. Обстоятельства внутренние — это, к примеру, острый прилив вдохновения или, наоборот, нежелание работать.
Контекстное планирование: различные приемы
Тут мы опять возвращаемся к нашим спискам задач, только теперь мы их группируем по контекстам. Например, заводим в ежедневнике разделы на типичные контексты. Допустим, называем один из разделов «Банк» и перечисляем все вопросы, которые надо решить, находясь в банке. Или, к примеру, «Проект XXX» — и пошел перечень вопросов, которые нужно выяснить по проекту. Главное — в нужный момент не забыть про задачу.
И таких способов контекстного планирования много. Например, вы записываете на стикер вопросы, которые вам непременно надо снять на встрече, и кладете эту бумажку в футляр для очков. При этом вы знаете, что первым делом на любой встрече вы вынимаете и надеваете очки. Соответственно, вопросы для обсуждения сами напомнят о себе.
Вы можете подготовить на разные случаи жизни контекстные папки. Например, вы знаете, что через год в вашем офисе будет ремонт с заменой окон. Заведите папку «Ремонт» и складывайте в нее все «учетные» статьи, письма Минфина и ФНС на эту тему и т. д. Поверьте, когда наступит пора учитывать ремонтные затраты, содержимое папки станет для вас существенным подспорьем и сэкономит массу времени.
При планировании с использованием MS Outlook категории, присваиваемые задачам, могут использоваться в качестве контекстов. Например, вы можете создать категории «Шеф», «Банк», «Налоговая», «Проект XXX» и т. д. И при возникновении тех или иных задач сразу же заносить их в нужную категорию. Когда вам позвонит шеф, вы сможете открыть «его» категорию, увидеть все привязанные к ней задачи и оперативно их решить.
Бухгалтер, к изменениям обстоятельств готов? Всегда готов!
В деловой практике внезапная смена задач — обычное явление, и это, безусловно, удручает. Однако мы можем планировать дела так, чтобы изменения наносили минимальный ущерб нашим планам или не наносили его вовсе. Для этого удобно использовать алгоритм жестко-гибкого планирования. Он предполагает деление наших ежедневных задач на три типа.
Первый тип — это жесткие задачи, выполнение которых привязано к конкретному времени. Их планирование привычно — мы просто записываем их на временной сетке ежедневника. Например, в 10 часов — совещание, в 12 часов — звонить в соцстрах, в 17 часов — встреча.
Второй тип — гибкие задачи, не привязанные ко времени. Например, надо написать сопроводительное письмо к уточненке. И неважно, когда вы это сделаете: в 11 часов утра или в 3 часа дня. Главное — сегодня.
И наконец, третий тип — это бюджетируемые задачи, требующие бюджета времени. Например, составить баланс за 9 месяцев. Понятно, что это дело не одной минуты, вам понадобится как минимум пара дней.
Принцип жестко-гибкого подхода к планированию дня заключается в том, чтобы в сетку часов не вписывать те задачи, которые жестко не привязаны к определенному времени. Для этого страницу нашего ежедневника мы делим пополам по вертикали.
(1) В сетке часов мы записываем только жесткие задачи. Тут же размещаем и бюджетируемые задачи, выделив под них необходимый бюджет времени.
(2) В правой части ежедневника пишем список всех гибких задач, выстроив их по приоритету.
Таким образом, у нас перед глазами вся картина дня. Мы знаем, какие жесткие дела и во сколько нам предстоят. Нам понятно, какие времяемкие задачи необходимо сделать, и под них у нас зарезервировано время. При этом мы отчетливо видим свободное время и спокойно занимаемся решением гибких задач. Если возникают новые задачи, нам остается просто пересмотреть приоритеты и при необходимости изменить последовательность выполнения дел. А в целом план не меняется.
***
Подводя итог по планированию дня, выделим основные правила.
1. В начале рабочего дня выделяем 5—10 минут на планирование задач. В идеале их следует планировать с вечера. Но это не всегда получается, кроме того, накануне мы можем не знать о каких-то срочных делах. Поэтому вечером можно прикинуть примерный план дня, а придя на работу, спокойно уточнить, не возникло ли каких-то срочных дел.
2. Во временную сетку заносим только жесткие задачи.
3. План дня, составленный так, что занята каждая строчка ежедневника, сам по себе уже утомляет и нервирует. Поэтому количество спланированного времени не должно превышать 70% от всего рабочего времени. На непредвиденные обстоятельства закладываем 30%. Старайтесь, чтобы в вашем плане было больше «воздуха», то есть времени в резерве. Чем его больше, тем выше вероятность того, что план будет выполнен и при этом вы останетесь в добром здравии и хорошем настроении.
Понравилась ли вам статья?
- Почему оценка снижена?
- Есть ошибки
- Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
- Нет ответа по поставленные вопросы
- Аргументы неубедительны
- Ничего нового не нашел
- Нужно больше примеров
- Тема не актуальна
- Статья появилась слишком поздно
- Слишком много слов
- Другое
Поставить оценку
Комментарии (0)
Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.
-
я подписчик электронного журнала
-
я не подписчик, но хочу им стать
-
хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
Закрытие месяца
1. ввод выписок банка
(ввожу все-после проверяю правильность остатков по счету раскладывая в хронолог. порядке выписки, тем экономим время)
2.считаем зарплату и делаем платежки на карт-счета (срок выдачи у меня с 3 по 8-е)
2.Ввожу приход товара
(у меня импорт), приход прочих материалов, акты выполненных работ и услуг, т.е. что идет на сч.44
3. ввожу реализацию (по отгрузке)
(нет необходимости непосредственно проверять наличие накладной, а правильность наименования, количества, цены, суммы пусть будет на совести исполнителя; в любом случае при проведении отгрузки выбираем товар который оприходовали и все косяки по количеству я увижу, по другому 1С не даст!)
4.А вот теперь можно анализировать оборотки по поставщикам, покупателям и пр.дебиторам и закрывать 18,44,97,91,92,99 и т.п.
5. сверки по мере поступления от контрагентов актов, сам делаю если сальдо долго висит и не закрывается,
6. а списанием бсо я занимаюсь только перед проверкой, ну или раньше если нечем больше заняться.
(акты по использованным и испорченным; реестр на испорченные; карточка-справка; доки, если был приход)
4. распечатка всех доков за месяц (хорошо если еще есть бухгалтер, который их потом разлаживает, я отдаю матушке пенсионерке, ей в радость заняться такой ерундой, называется Артель “Домашний труд”)
Закрытие квартала
15. то же, что и при закрытии месяца
16. подготовка отчетов в налоговую
17. подготовка отчетов в фсзн
Закрытие полугодия
18. подготовка отчетов в белгосстрах
План работы бухгалтеру на июнь 2021 г.
Спланировать прогулки и отдых на выходные дни, зарядиться положительной энергией, получить незабываемые впечатления
Текущая работа…
1-10 июня
Начислить и выплатить заработную плату за май 2021 года
07 июня
Оплатить:
· ИПН лицам, занимающимся частной практикой, по доходам, полученным в мае 2021 года
1-15 июня
Завершить подготовку к закрытию прошедшего месяца:
✔ проверить наличие всех первичных документов, при их отсутствии – запросить;
✔ провести сверку ЭСФ, полученных на портале ИС ЭСФ и отраженных в программе 1С;
✔ провести закрытие дебиторской/кредиторской задолженности;
✔ подписать Акты сверок с поставщиками/подрядчиками.
15 июня
Сдать отчетность:
400.00 – Декларация по акцизу и 421.00 – Расчёт по акцизу за структурные подразделения за апрель 2021 года
21 июня
Сдать отчетность:
328.00 – Заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов за май 2021 года (при получении импорта из стран ЕАЭС в мае 2021 года)
851.00 – Расчет сумм текущих платежей платы за пользование земельными участками в 2021 году (если договор о временном возмездном землепользовании заключен или получена лицензия на разведку или добычу твердых полезных ископаемых в мае 2021 года)
870.00 – Декларация по плате за эмиссии в окружающую среду (для плательщиков с объемами платежей до 100 МРП = 291 700 тенге в суммарном годовом объеме при получении экологического разрешения в мае 2021 года) за 2021 год
Оплатить:
· НДС по импортированным товарам в рамках ЕАЭС в мае 2021 года
· Акциз по импортированным товарам в рамках ЕАЭС в мае 2021 года
· Акциз + акциз за структурные подразделения для субъектов крупного предпринимательства (кроме производителей подакцизных товаров на территории РК по бензину (за исключением авиационного), дизельному топливу, реализуемым на экспорт) за май 2021 года
· Плата за эмиссии в окружающую среду выкуп норматива по объему платежа до 100 МРП = 291 700 тенге в суммарном годовом объеме (при оформлении разрешительного документа в мае 2021 года) за 2021 год
24 июня
Оплатить:
· ИПН с доходов физлиц-нерезидентов, иностранцев или лиц без гражданства, выплаченных в мае 2021 года
· Плата за пользование видами животных, являющихся объектами промыслового рыболовства, при превышении суммы платы 350-кратного размера МРП по квотам изъятия объектов промыслового рыболовства – 40% от общей квоты, выданной в 2020 году (до 25 июня года, следующего за годом, в котором выдана квота)
25 июня
Оплатить:
· КПН авансовые платежи за июнь 2021 года
· КПН, удержанный у источника выплаты, по доходам юридических лиц – нерезидентов выплаченный в мае 2021 года, в том числе в пределах суммы выплаченной предоплаты и прироста стоимости
· ИПН, удержанный у источника выплаты с доходов, выплаченных в мае 2021 года, в том числе доход нерезидентов от прироста стоимости
· ОПВ и ОППВ, удержанные из доходов, выплаченных работникам в мае 2021 года
· Социальные отчисления за май 2021 года
· Отчисления на ОСМС, с доходов, выплаченных в мае 2021 года
· Взносы на ОСМС, с доходов, выплаченных в мае 2021 года
· Социальный налог за май 2021 года
· Плата за пользование земельными участками (если договор заключен в мае 2021 года)
· Плата за пользование земельными участками:
– физическим лицом по земельным участкам, не используемым в предпринимательской деятельности в случае, если договор временного возмездного землепользования заключен в мае 2021 года;
– при истечении срока действия договора временного возмездного землепользования или его расторжении в мае 2021 года
· Плата за использование радиочастотного спектра, текущий платеж по сроку не позднее 25 июня 2021 года
· Плата за использование радиочастотного спектра, уплачиваемая иностранцами, лицами без гражданства и юридическими лицами-нерезидентами, не осуществляющими деятельность в РК и не зарегистрированными в качестве налогоплательщиков РК, при получении разрешения в мае 2021 года
· Плата за размещение наружной (визуальной) рекламы за июнь 2021 года
· Плата за предоставление междугородной и (или) международной телефонной связи, а также сотовой связи, текущий платеж по сроку не позднее 25 июня 2021 года
· Плата за пользование лицензиями на занятие отдельными видами деятельности (игорный бизнес, хранение и реализация алкогольной продукции), по сроку не позднее 25 июня 2021 года
До 30 июня
Сдать статистическую отчетность, предварительно проверить список своих отчетов по ОКЭД.
Проверить, не превышен ли оборот по реализации в целях постановки на учёт по НДС. Оборот не должен превышать 30 000 МРП = 87 510 000 тенге.
Проверить налогоплательщикам, применяющим СНР на основе УД, не превышен ли доход за налоговый период для целей применения данного режима. Оборот не должен превышать 24 038 МРП = 70 118 846 тенге.
Проверить налогоплательщикам, применяющим СНР с использованием фиксированного вычета, не превышен ли доход за налоговый период для целей применения данного режима. Оборот не должен превышать 144 184 МРП = 420 584 728 тенге.
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
Повысить квалификацию в «Бизнес-школе Параграф», просмотреть вебинары и видеосеминары, получить сертификат о прослушанных часах (минимум 40 часов в год). БЕСПЛАТНО для комплектов ИС Параграф «Бухгалтер». Необходима регистрация.
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
Оформить/продлить подписку на ИС Параграф «Бухгалтер».
ИС Параграф «Бухгалтер» – комплекс правовой, разъяснительной и справочной информации для бухгалтеров, ИП, для отдела кадров и руководителей бизнеса.
10 причин начать работу с ИС Параграф «Бухгалтер» уже сейчас:
1. Работаем на прямую с государственными органами
2. Самая полная и актуальная база документов
3. Высококвалифицированные консультации: телефонные и письменные
4. Вебинары/видеосеминары по актуальным темам
5. Электронная рассылка важной информации для бухгалтеров
6. 20 +100 часов повышения квалификации ежегодно
7. Бесплатное вступление в ПОБ «ACPA» на 2021 год
8. 50% скидка на дистанционное обучение на сертификацию «Профессиональный бухгалтер РК»
9. Калькуляторы онлайн
10. Бесплатное автоматическое обновление «СОНО»
Как спланировать работу очень занятому бухгалтеру?
Как распланировать рабочий день, чтобы сохранить баланс между работой и личной жизнью? В статье вы найдете практические советы, которые помогут в этом. и избавят от лишней работы допоздна и в выходные
05.02.2014
Журнал «Главбух»
Автор: Павел Меньшиков, эксперт по реинжинирингу бухгалтерских служб
У каждого из нас бывают на работе дни, когда не знаешь, за что хвататься, а в итоге под вечер понимаешь, что ничего не сделано. В бухгалтерии такое совсем не редкость. Некоторые руководители считают, что надо просто грамотно распределить между подчиненными функции и участки работы. Соглашусь, но добавлю, что это лишь стратегическая часть планирования. А нужна еще и тактическая. То есть поставить задачи на день надо так, чтобы все успеть и при этом никого не перегрузить. Как же это эффективно сделать?
Правило трех восьмерок
Большое заблуждение многих в том, что если бы увеличилось количество часов в сутках, то они бы сразу все успели на работе. На самом деле, наоборот, чтобы все успеть, надо не увеличивать рабочее время, а сокращать. Я всегда рекомендую планировать день по правилу трех восьмерок «8-8-8». Расшифровываю: восемь часов на сон, восемь — на личную жизнь, восемь — на работу. В сумме — 24 часа . Понятно, что это идеальная картина, и иногда мы спим и отдыхаем гораздо меньше, чем работаем. Но возьмите себе это за правило, и старайтесь его придерживаться, потому что эти три восьмерки придуманы не просто так.
Восемь часов необходимы взрослому человеку, чтобы организм отдыхал. Это установили медики. Сон — явление природы, которое отменить невозможно. Бороться с ним бесполезно и гибельно для человека. И это относится как к главбуху, так и к его сотрудникам. Поэтому никак нельзя позволять работе занимать время, отведенное на отдых.
Восьмичасовой рабочий день гарантирован вам законом. А все остальное автоматически входит в понятие «личная жизнь». Как-то на одном из своих семинаров я рассказывал про правило трех восьмерок. И некоторые из участников говорили, что восемь часов в день на личную жизнь это много. Я хочу вам сказать, что это не много. Это нормально. В личную жизнь ведь входит все, чем заполняется ваша жизнь вне офиса — и общение с друзьями, и время наедине с самим собой, и дорога от дома до офиса, и даже обеденный перерыв. Даже если вам нечем заняться в свободное время (иногда такое случается), просто отдохните, поленитесь. Но не тратьте это время на работу. Для работы у вас и так есть целых восемь часов.
Задачи бухгалтера на день
Восемь часов, которые отводятся на работу, — это совсем не мало. А если этого времени не хватает, то прежде всего потому, что не получается продуктивно его использовать. Чтобы распланировать рабочий день, рекомендую для начала определить, на что постоянно уходит время.
Текущие дела. Это функции, непосредственно связанные с результатами работы бухгалтерии. К ним относятся ввод первички, сверка с контрагентами и так далее.
Инвестиционные задачи. Здесь имеется в виду работа, косвенно, а не напрямую связанная с результатами. То есть позволяющая выполнять повседневные обязанности быстрее, качественнее и дешевле. Инвестиционными задачами, к примеру, будут: переговоры с компьютерщиками насчет доработки бухгалтерской программы (допустим, по автоматизации ручных операций), совещания, подготовка регламентов, документооборота и инструкций.
Внешние отвлечения. Планировать рабочий день, учитывая только текущие и инвестиционные задачи, неверно. Всегда найдутся мелкие вопросы или важные и архисрочные дела, которые с завидной регулярностью подкидывают в бухгалтерию соседние подразделения. Именно поэтому должен быть резерв времени для каждого сотрудника.
Отдых. Даже мотор необходимо время от времени выключать, чтобы он не сломался от перегрева. А что тогда говорить о живых людях? В идеале нужно делать 10-минутный перерыв каждый час, чтобы сохранить хорошую работоспособность в течение всего дня (см. также «Притчу о ниже). И это помимо обеденного перерыва.
Притча о работе
Как-то два лесоруба решили выяснить, кто повалит наибольшее количество деревьев с 8 утра до 4 часов дня. Начали они синхронно, но в конце первого часа рубки один лесоруб услышал, что другой остановился. Поняв, что это шанс, первый лесоруб удвоил свои усилия. Через 10 минут второй лесоруб вернулся к работе. И снова они работали почти синхронно, как вдруг в 9.50 первый лесоруб опять услышал, что его соперник прекратил рубить. Но сам не остановился, решив снова воспользоваться слабостью противника. Так повторялось каждый час — один лесоруб останавливался на 10 минут, другой продолжал работу и в 4 часа был совершенно уверен в том, что победил в соревновании. Вы можете себе представить, как он удивился, узнав, что проиграл.
— Каждый час я слышал, как ты на 10 минут прекращаешь работу. Как ты смог нарубить больше, чем я? — спросил проигравший лесоруб.
— Каждый час я останавливался на 10 минут. И в то время как ты продолжал рубить лес, я точил свой топор, — ответил победитель.
Планирование рабочего дня зависит от должности
Обязанности главного бухгалтера и рядовых специалистов существенно отличаются, поэтому структура рабочего дня должна быть разной. Чем больше у главбуха сотрудников, тем меньше времени у него должно уходить на текущие дела, так как это уровень его подчиненных. Как руководитель, он должен концентрироваться в основном на инвестиционных задачах.
При этом не стоит ориентировать бухгалтеров только на выполнение повседневных обязанностей. Нужно дать им возможность еще и профессионально расти. Скажем, участвовать в автоматизации, изучать изменения в законодательстве на своих участках. Чтобы поддерживать качество текущей работы на должном уровне, такое саморазвитие просто необходимо.
Время на отдых должно быть одинаковым и у руководителя, и у сотрудников, так как речь идет о человеческой физиологии, которая от занимаемой должности не зависит. А вот на решение каких-то незапланированных вопросов у вас, как у главбуха, должно быть зарезервировано гораздо больше времени, чем у обычных специалистов . Ведь руководителя отвлекают гораздо чаще и по более серьезным поводам.
Сколько времени и чему уделять на работе
В среднем в месяц бухгалтеры трудятся 176 часов (8 часов в день × 22 рабочих дня). Теперь общее количество часов необходимо распределить между задачами. Чтобы понять, сколько часов в день можно отвести на текущие и инвестиционные задачи, начнем с нормативов на отдых и резервов на непредвиденные дела.
Исходя из десятиминутных перерывов после каждого часа-полутора, на отдых выделим примерно час в день. На различные мелкие или срочные вопросы бухгалтеру дадим еще один час. А вот у главбуха этот показатель должен быть минимум в три раза больше. Если же в течение дня специалиста никто не отвлекает неожиданными просьбами, то освободившееся время нужно потратить на решение текущих или дополнительных инвестиционных задач. Ведь бухгалтерии всегда есть чем заняться.
Получилось, что на дела, которые поддаются планированию, у обычного бухгалтера остается 6 часов (8 – 1 – 1), у главного — 4 часа (8 – 1 – 3). Далее 6 часов бухгалтера разбиваем на 5 часов текущей работы, 1 час в день остается на профессиональный рост. Четыре часа главбуха должны состоять из трех часов на инвестиционные задачи и лишь 1 час — на текучку (допустим, контроль бухгалтерской и налоговой отчетности). Пример структуры рабочего дня в бухгалтерии приведен ниже.
На что тратить время на работе
| Служебные дела | Рабочее время главбуха Ивановой, ч | Рабочее время бухгалтера, Семенова, ч | Рабочее время бухгалтера, Петровой, ч |
| Текущие дела | 1 | 5 | 6 |
| Инвестиционные задачи | 3 | 1 | 0 |
| Резерв на внешние отвлечения | 3 | 1 | 1 |
| Отдых | 1 | 1 | 1 |
| Итого | 8 | 8 | 8 |
Если вы, будучи главным бухгалтером, видите, что часов на текущие и инвестиционные задачи не хватает, значит, нужно увеличивать штат отдела. Именно из-за неправильной оценки времени, которое требуется заложить в резервы, фактический рабочий день превращается в ненормированный.
Планирование рабочего времени в отчетный период
Правило трех восьмерок и структура рабочего дня — это общие принципы, которые обычно сложно реализовать на практике. Не забывая о том, что бухгалтерия в своей работе должна учитывать не только производственный, но и налоговый календарь.
Что делать в заведомо авральные дни сдачи отчетности? Уходить вовремя, помня о нормативах на сон и личное время? Вряд ли получится, так как отчетность должна быть качественно подготовлена и сдана не позднее установленных сроков. В такие моменты придется жертвовать и сном, и всем остальным. Но правило трех восьмерок не должно нарушаться. Все переработки надо компенсировать в послеавральные дни. Например, несколько дней уходить домой пораньше. То есть месячный баланс между работой и отдыхом должен сохраняться.
Тот же принцип необходимо применять и при распределении времени между текущими и инвестиционными задачами. Разумеется, есть периоды, когда бухгалтер, в том числе и главный, вынужден заниматься только рутиной. Но тогда в другие относительно спокойные дни опять-таки больше времени нужно выделить на профессиональное развитие.
Чтобы подобные перекосы были минимальными, спланируйте работу сотрудников так, чтобы на дни отчетности оставались только неотложные дела. Снизить неравномерную нагрузку также помогут подготовительные мероприятия по закрытию периода, которые можно провести еще до того, как он окончится.
Можно составить план на месяц
Индивидуальный план работы на календарный месяц для каждого сотрудника и для себя лично можно составить в таблице Excel и расписать по дням, сколько часов должен работать бухгалтер и какие функции выполнять.
Возьмем бухгалтера по расчету зарплаты. С 1-го по 5-е число месяца он занимается только текущими задачами. Более того, рабочий день в этот период фактически составляет не 8, а 10 часов. Это и нужно отразить в календарном планировании. Затем, с 6-го по 10-е число, когда зарплата уже рассчитана, наступает этап относительного спокойствия. В этот промежуток можно, с одной стороны, предусмотреть сокращенный рабочий день, а с другой — запланировать больше времени на инвестиционные задачи.
Чтобы бухгалтеры правильно расходовали рабочее время, конкретно оговаривайте, кто что делает. Например, 6-го числа сотрудник два часа изучает изменения в законодательстве, а 7-го и 8-го в течение трех часов разрабатывает инструкции на рабочее место.
Надо признать: бухгалтерам проще, чем любому другому специалисту, увязнуть в текучке. Так что выполнение планов по инвестиционным задачам главбуху нужно строго контролировать. К примеру, можно поручить подчиненному подготовить краткий обзор изменений в законодательстве в письменном виде. Это поможет и вам сэкономить ваше рабочее время.
