Как составить план реализации мероприятий

Для успешной реализации проектов необходимо планирование. Станете ли вы строить дом, не продумав все заранее? Скорее всего, нет, ведь если бессистемно прибивать гвоздями доски, жди беды. Этот принцип работает и в корпоративном мире. План реализации служит в качестве генплана для любой общей цели. В таком плане необходимо предусмотреть всё: от стратегии проекта, до бюджета и списка лиц, работающих над проектом. 

В этом руководстве мы обсудим, что такое план реализации и как его создать. Описанные далее пошаговые действия помогут вам и вашему коллективу подготовиться к реализации больших и малых проектов.

Для чего нужен план реализации?

План реализации — это документ, в котором обозначаются пошаговые действия, предпринимаемые сотрудниками для достижения общей цели. План реализации по своей сути аналогичен стратегическому плану. Если в стратегическом плане подробно излагаются стратегии, которые вы будете использовать для достижения той или иной цели, то в плане реализации приводится пошаговое руководство по достижению этих целей.

План реализации формируется для того, чтобы ваш коллектив мог ответить на вопросы кто, что, когда, как и зачем делает в рамках проекта, прежде чем приступать к его реализации. Проще говоря, это план действий, который превращает стратегию в конкретные задачи.

Чтобы узнать, насколько эффективен ваш план реализации, лучше всего показать его кому-то, кто не входит в вашу команду, и посмотреть, сможет ли он понять проект во всей его полноте. План реализации не должен оставлять вопросов без ответов.

Что такое реализация стратегии + 6 ключевых шагов к успеху

Как создать план реализации за 6 действий

Для того чтобы план реализации отвечал на все вопросы и был полезен для команды проекта, необходимо выполнить некоторые шаги и внести в него необходимые компоненты. Создавая план, выполните следующие действия, чтобы снизить риск возникновения пробелов в вашей стратегии.

1. Сформулируйте цели

Первым шагом в процессе реализации является определение целей. Опишите результат, которого хотите добиться по завершении проекта, например, вы рассчитываете получить нового клиента или пересмотреть свою внутреннюю стратегию в отношении контента. Если начать работу, обдумав цели проекта, вам будет проще составить его план. 

Подсказки:

• Задайте вопросы. Обдумывая цели проекта вместе с коллегами, задайте себе такие вопросы: чего мы хотим добиться с помощью этого проекта, какие результаты мы рассчитываем получить, с какими заинтересованными сторонами мы планируем разделить ожидаемые результаты проекта?

• Проведите коллективное обсуждение возможных рисков. Хотя позже вы будете проводить более глубокую оценку рисков в рамках плана реализации, заблаговременное коллективное обсуждение потенциальных рисков обеспечит вам более реалистичное представление о том, чего вы можете достичь. 

Читать статью «Как создать эффективную цель проекта (с примерами)»

2. Проведите исследование

Получив общее представление о целях проекта, можно перейти к более глубокому их изучению с применением таких исследовательских инструментов, как собеседования, опросы, фокус-группы и наблюдения. Исследование должны проводить ключевые эксперты в данной области. Этими экспертами могут быть как ваши коллеги, так и привлечённые внешние контрагенты. По итогам этой работы должно сформироваться примерное понимание того, какие будут сроки, бюджет и штат вашего проекта.

Подсказки:

• Обеспечьте совместное выполнение работы с помощью общих инструментов. Выполнять совместную работу проще, когда у вас есть нужные инструменты для обмена информацией. Делитесь целями проекта и получайте обратную связь от других участников, независимо от места их нахождения, с помощью инструмента для совместной работы. 

3. Проработайте риски

На первом шаге вы провели предварительное коллективное обсуждение возможных рисков в рамках своей стратегии реализации, а теперь, на третьем шаге, распишите все потенциальные риски проекта более предметно. Риски могут включать в себя всё что угодно: от оплачиваемого нерабочего времени и выходных до бюджетных ограничений и потери сотрудников. 

Чтобы детально расписать все риски, лучше всего воспользоваться реестром рисков. Этот инструмент поможет вам расставить приоритеты по рискам проекта и подготовиться надлежащим образом. Кроме того, можно провести SWOT-анализ, который позволит выявить слабые стороны и угрозы для проекта. 

Подсказки:

• Проявляйте гибкость и инициативность. Проработка рисков — это больше, чем просто стратегия подготовки. Если вам удастся выявить риски, которые можно предотвратить, то вы сможете принять соответствующие меры уже на этом этапе составления плана реализации. Среди этих мер может быть корректировка первоначальных целей проекта. 

Читать статью «Процесс управления рисками проектов за 6 чётких шагов»

4. Спланируйте вехи

Определение вех проекта является важным шагом в процессе планирования, поскольку эти контрольные ориентиры будут помогать вам отслеживать ход выполнения работ по проекту. Вехи служат в качестве показателей: они позволяют оценить, как далеко вы продвинулись в проекте и сколько вам ещё предстоит пройти. 

Для наглядного представления вех проекта и обеспечения всей команды актуальной информацией используйте диаграмму Ганта. С её помощью можно составить визуальный график реализации и отразить на нём количество времени, которое, по вашему мнению, понадобится на выполнение каждой задачи.

Подсказки:

• Оставьте пространство для манёвра. Не всегда события развиваются строго по плану, даже если вы своевременно делаете всё, что в ваших силах. Оставив в своём графике работ пространство для манёвра, вы сможете планомерно вести проект, а не гнаться за недостижимыми вехами.

• Уточните зависимые элементы. Зависимые элементы — это задачи, которые зависят от выполнения других задач. Чёткое определение таких зависимостей способствует своевременному выполнению проекта и достижению вех.

5. Распределите обязанности и поставьте задачи

В любом плане действий должен быть список обязанностей всех сотрудников. Распределив обязанности, можно будет оценивать продуктивность каждого сотрудника и более тщательно контролировать ход работ. Для распределения функций и обязанностей в рамках эффективного управления проектом можно использовать такой инструмент, как матрица RACI. 

Распределение обязанностей — это не то же самое, что назначение отдельных задач. Один из сотрудников может отвечать за контроль хода согласования проекта, в то время как трём другим можно поручить заниматься распространением информации о проекте среди различных групп. При распределении обязанностей и задач необходимо чётко обозначить ожидаемые результаты. 

Подсказки:

• Коммуникация является ключевым фактором. При распределении функций, обязанностей и задач желательно сразу объяснить, почему вы выбрали именно этого специалиста, а не другого. Чтобы сотрудники не гадали, почему именно их наделили теми или иными функциями, на этом шаге в процессе планирования можно выделить сильные стороны каждого из них.

• Контроль обязанностей в общем инструменте. Применение общего инструмента, такого как программное обеспечение для управления проектами, помогает участникам коллектива более чётко понять, кто что делает и к какому сроку.

6. Распределите ресурсы

Распределение ресурсов — это один из лучших способов снизить риски. Если вам удастся спланировать ресурсы, необходимые для проекта, и обеспечить их наличие, вы избежите ситуации, когда посреди проекта оказывается, что вам чего-то недостаёт. Если выявить нехватку тех или иных средств на этом этапе процесса реализации, можно будет скорректировать проект соответствующим образом до его начала. 

К ресурсам среди прочего относятся финансы, персонал, программное обеспечение, оборудование и прочие материальные и технические средства. Время также может быть ресурсом, поскольку сотрудники, необходимые для реализации проекта, могут работать и над другими проектами.

Подсказки. При определении имеющихся ресурсов для проекта задайте следующие вопросы: 

• Каков приоритет проекта? 

• Кто может работать над этим проектом? 

• Какой имеется бюджет или инструменты? 

• Какие дополнительные ресурсы нам нужны? 

• Кто должен утвердить план распределения ресурсов?

Если выполнить все эти действия при создании плана реализации, это значительно повысит вероятность достижения целей проекта. Кроме того, наличие контрольного списка тезисов, которые необходимо отразить в плане реализации, также способствует успешному выполнению проекта. 

Попробовать Asana для управления проектами

Что включать в план реализации

Знать, как создать план реализации, крайне важно, но также нужно понимать, что именно следует в него включить. Ниже приводится контрольный список шести самых важных аспектов, которые необходимо учесть в плане, если вы хотите успешно продвигать проект вперёд. 

1. Цели

Первым делом в процессе реализации следует обозначить цели проекта. Сформулируйте цели и решите, какие критерии будет использовать ваша команда для оценки прогресса. Чётко определив цели проекта, вы со своей командой сможете оценивать эффективность их достижения и продуктивность по ходу работ.

2. Обоснование объёма проекта

Объём проекта устанавливается на втором шаге при проведении исследования. В объёме проекта должны быть прописаны установленные вами границы проекта. В нём также необходимо подробно изложить цели, сроки и ожидаемые результаты проекта. Определение объёма проекта в плане его реализации поможет предотвратить разрастание объёма по ходу проекта.

3. Ожидаемые результаты

Ожидаемые результаты — это осязаемые цели вашего проекта. Обозначив ожидаемые результаты, которые вы рассчитываете получить, их можно будет использовать в качестве ресурса при управлении временными рамками, делегировании задач и распределении ресурсов. 

4. Сроки выполнения задач

Хотя хронология проекта может меняться по ходу его реализации, необходимо уточнить ожидаемые сроки выполнения при планировании реализации. Если оценить сроки выполнения задач, отталкиваясь от них, можно будет спланировать вехи и составить план проекта вплоть до его завершения. Чаще всего при стратегическом планировании и планировании реализации используются диаграммы Ганта. Это объясняется тем, что информация на них отображается в виде линейного пути, похожего на хронологию. 

5. Оценка рисков

Оценка рисков проводится на третьем этапе процесса реализации. Независимо от того, используете ли вы реестр рисков , SWOT-анализ или план действий в непредвиденных обстоятельствах для выявления рисков, обязательно включите эти документы в свой план. Это позволит другим участникам проекта ознакомиться с выявленными вами рисками и, возможно, помочь вам предотвратить их. 

6. Функции и обязанности участников команды

Итак, вы распределили функции и обязанности среди участников команды на пятом шаге своего плана, и теперь можете отслеживать их работу, фиксируя всю важную информацию. Независимо от того, используете ли вы матрицу RACI или какой-либо другой инструмент для разъяснения функций тех или иных сотрудников, в вашем плане должен быть предусмотрен раздел, на который можно было бы ориентироваться при возникновении вопросов. 

Ваш план реализации, скорее всего, будет уникальным для проекта, над которым вы работаете, поэтому в него могут входить и другие компоненты, не указанные выше. Однако включение шести вышеприведённых элементов в план в виде основы обеспечит ему всеобъемлющий характер.

Многие аспекты реализации проекта пересекаются со стратегическим планированием. Работая в качестве менеджера проекта над планом его реализации и одновременно над стратегическим планом, вы сможете свести к минимуму общее время, затрачиваемое на планирование.

Ещё один способ экономить время в процессе планирования заключается в размещении всех планов на одной платформе управления работой. Когда ваша группа проекта будет готова приступить к его реализации, всё необходимое для этого уже будет в одном удобном для всех месте.

Преимущества наличия плана реализации

Планирование реализации имеет множество преимуществ. При этом наибольшее из них связано с повышением вероятности успешной реализации проекта. Разработка плана проекта позволяет создать дорожную карту для выполнения проекта без лишних проблем. 

Другие преимущества наличия плана реализации:

• Более эффективная коммуникация между участниками команды и ключевыми заинтересованными сторонами

• Более чёткая организация ресурсов и управление ими

• Более прозрачный контроль работы всех участников проекта

• Более структурированная хронология проекта и ежедневный рабочий процесс

• Упрощённое выполнение совместной работы участниками команды

Приступать к выполнению проекта без плана его реализации — это всё равно, что выйти на сцену для произнесения речи, не зная, что вы собираетесь сказать. Подготовка имеет ключевое значение для высокой производительности. 

Упростите планирование реализации проекта с помощью программного обеспечения для управления проектами

Знание шагов по планированию реализации — это основа управления проектами. Хорошо спланированный проект обеспечивает его успешную реализацию.

Программное обеспечение для управления проектами позволяет сделать план реализации доступным для всех сотрудников и заинтересованных сторон. Кроме того, создав плат в онлайн-версии такой системы, его можно будет корректировать в режиме реального времени, что оставляет пространство для совершенствования процесса. 

Попробовать Asana для управления проектами

Когда вы организуете мероприятие, важно оставить правильное впечатление у посетителей. И чтобы мероприятие не вызвало негативных эмоций, важно полноценно к нему подготовиться и продумать программу мероприятия. Именно об этом мы сегодня и расскажем.

Этапы организации мероприятия

Чтобы план мероприятия и его программа были проработанными и качественными, важно понять, с чего стоит начать.

Обратимся к общей структуре реализации ивента, мы выделяем 3 основных этапа. При реализации мероприятия важно делать все в правильном порядке, чтобы избежать ошибок и не пытаться все изменить за день до проведения ивента. Давайте поймем, что нужно подготовить к этим этапам.

Этап 1. Конструирование

На этапе конструирования важно определиться с такими аспектами, как:

Правильная команда – залог успеха мероприятия. Если мероприятие не массовое, можно обойтись внутренней командой бизнеса. Главное тут – четко распределить обязанности и зоны ответственности каждого из сотрудников.

Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить основательно. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести какие-то знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? Определить цель мероприятия – один из основополагающих этапов подготовки ивента.

Тематика мероприятия – основа, с которой нужно четко определиться в первую очередь. Это может быть образовательное, культурно-развлекательное или бизнес-мероприятие. Вы можете обратиться к нам за полной классификацией и выбрать тематику с ее помощью. (Сюда в принципе можно добавить иллюстрацию с классификацией ивентов)

Мы относим в формат мероприятия концепцию, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еду, звук и многое другое. В зависимости от выбранного формата вы можете создать правильное впечатление о мероприятии у гостей.

В концепцию также входит место, выступающие и многое другое, но для правильного написания плана и программы нам хватит этих 4 основных элементов, которые должны быть четко прописаны на бумаге.

Этап 2. Подготовка

После того, как мы определились с концепцией, рано переходить к подготовке. Важно сначала спланировать, как эта подготовка будет проходить. Именно тут мы начинаем писать план мероприятия.

При написании мысли могут сильно зациклиться на отдельных задачах и, чтобы не уйти от начальной концепции, важно помнить об основных целях мероприятия, тематике и формате, которые были определены ранее.

Этап 3. Проведение

Во время реализации плана вы с командой поймете, в какой момент нужно начать составлять программу. Программа мероприятия – это список того, что будет происходить в течение мероприятия в четком и утвержденном порядке. Далее мы разберем, как составить программу ивента.

Как составить план мероприятия?

Мы всем очень рекомендуем составлять план подготовки к мероприятию и следовать ему, чтобы выйти из неопределенности и структурировать все задачи, которые необходимо будет выполнить в ходе подготовки ивента. Также правильно составленный план мероприятия поможет найти спонсоров или получить одобрение руководства.

Что же такое план мероприятия?План мероприятия – это документ, в котором структурированы цели и задачи на разных этапах реализации мероприятия, проставлены сроки и определены ответственные. Мы любим составлять планы в виде mind-карт с помощью бесплатного сервиса Miro.

Написание плана мероприятия – не быстрый процесс, он требует большого включения. В нем важно отразить все процессы, которые будут происходить во время воплощения мероприятия в реальность.

Если мероприятие не разовое, а периодическое, все шаги и действия в плане превращаются в бизнес-процессы, которые важно четко прописать, чтобы у команды не возникало недопониманий.

Те, кто организуют мероприятие впервые, часто сталкиваются с тем, что план, перенесенный на бумагу, выглядит неокупаемым или трудно реализуемым. При составлении плана важно будет учесть всю финансовую составляющую, оцифровать все плановые показатели и расписать шаги, которые нужно будет выполнить для достижения этих показателей. При составлении плана важно придерживаться методологии бережливого использования ресурсов, чтобы вывести event на прибыль, потому что эффективность каждого мероприятия оценивается исходя из затраченных ресурсов и полученного результата.

В плане важно отразить всю организационную часть мероприятия, захватить операционный и финансовый контуры.

Структура плана

Давайте сразу к делу 🙂

Мы выделяем такие структурные элементы плана подготовки мероприятия:

Шаг 1. Определяем области работ и назначаем ответственных

Для примера приведем 3 области работ, которые можно включить практически в каждый план:

Таких областей может быть 3, а может и 20. Главное, чтобы вам было удобно контролировать ход подготовки мероприятия. На каждую область работ мы ставим ответственного, для некоторых областей это может быть один человек. Для части из них ответственным можете стать вы, если считаете это нужным.

Шаг 2. Определяем задачи, ставим дедлайны, находим исполнителей и считаем затраты

Далее для каждой области работ мы формируем определенный перечень задач, который может со временем пополняться. На каждую задачу находим исполнителя (исполнителем может быть сам ответственный за определенную область работ) и ставим конкретный дедлайн – дату начала и завершения работы над ней.

Далее мы можем понять, сколько будет стоить выполнение каждой задачи – считаем оплату труда, затраты на другие ресурсы и составляем смету. После подсчета общих затрат, мы можем скорректировать план, если для выхода на окупаемость необходимо снизить затраты. Главное – не уйти от концепции, которая была сформирована в начале.

Шаг 3. Переходим к реализации

После выполнения предыдущих 2 шагов, мы переходим к реализации. При этом план должен быть гибким, чтобы его всегда можно было перестроить с минимальными потерями или вообще без них.

Как составить программу ивента?

Следующий вопрос, с которым нужно разобраться – это программа мероприятия. И не зря мы соединили программу и план, ведь во время самого мероприятия его программа для посетителей превращается в еще один план для организаторов и участников.

Для начала вкратце обсудим тему составления программы.

Первое, с чем стоит определиться – длительность мероприятия. Она обуславливается как бюджетом, так и форматом мероприятия.

Давайте пройдемся по 4 шагам, соблюдая которые можно прийти к идеальной программе вашего ивента.

При формировании тайминга не забывайте учитывать и другие детали: длительность выступлений, короткие перерывы между ними и более продолжительные для отдыха участников (в противном случае они попросту устанут от большого количества информации).

То, как оформить программу мероприятия, мы поговорим в другой статье, тут важнее определиться с таймингами и перенести все на бумагу.

За каждым действием на мероприятии стоит определенный бизнес-процесс, который важно выполнить без единой задержки. Поэтому, составив программу ивента, нужно прописать каждый процесс. Это может быть регулировка освещения зала, микрофонов, речь выступающего и многое другое. Далее все бизнес-процессы мы вставляем в хронологию и также, как в плане мероприятия, ставим исполнителей, проставляем время начала и время конца исполнения этого бизнес-процесса.

Итак, сегодня мы разобрали программу мероприятия и узнали то, как правильно составлять план подготовки мероприятия. Надеемся, что эта информация будет для вас полезной!

Любой руководитель рано или поздно сталкивается с написанием плана мероприятий. План мероприятий может попросить написать непосредственный руководитель или учредители компании. И даже если в голове у вас есть четкий план действий, перенести его на бумагу, сделав понятным для всех не так просто, как кажется на первый взгляд. Кроме того, план мероприятий часто требуется не просто написать, но и защитить перед руководством.

Что такое план мероприятий

План мероприятий – это документ в котором определены цели, описаны конкретные действия, сроки их выполнения, а также определены ответственные лица за выполнение действий, необходимых для достижения желаемого результата.

План мероприятий может писаться для конкретного события, или на конкретный период работы подразделения или компании. В целом мероприятия бывают периодические и разовые. На мероприятия, которые приходится выполнять постоянно (периодические) принято прописывать бизнес процессы и регламенты. Но у молодой компании как правило их нет, и поэтому всё начинается с планов мероприятий.

Для разовых мероприятий план очень важен поскольку, добиться слаженной работы большого количества людей крайне трудно если у каждого нет четких прописанных инструкций. А для того чтобы они появились и составляется план мероприятий.

Для чего нужен план мероприятий

Написание плана мероприятий занимает достаточно много времени. И часто у сотрудников возникает вопрос о целесообразности траты времени на написание плана мероприятий. Но важно понимать, что любой процесс, который выполняют сотрудники должен быть расписан до мелочей, это необходимо для того чтобы добиться правильности его исполнения вне зависимости от того, кто данное мероприятие выполняет.

Прежде всего план мероприятий необходим для подсчета затрат для выполнения задачи. Начинающие стартаперы, сталкиваются с тем что, казалось бы, гениальный план, на бумаге выглядит не окупаемым или не достижимым. Когда вы начинаете составлять план мероприятий, вы столкнётесь с тем что вам придётся просчитать и оцифровать все показатели вашего мероприятия. Поэтому одной из важнейших целей составление плана мероприятий является экономия и бережливое использование ресурсов. Ведь эффективность каждого мероприятия оценивается исходя из затраченных ресурсов и полученного результата.

Достижение сложных целей достигается за счет выполнения огромного комплекса мероприятий. При отсутствии заранее прописанного плана мероприятий вам придется тратить время на планирование каждого нового мероприятия. Хотя можно было бы сразу выполнять следующее мероприятие.

Как написать план мероприятий

Любой план состоит из одних и тех же пунктов. Для того чтобы не было разночтений лучше каждый термин, используемый в плане мероприятий разобрать по отдельности:

• Цель – это то чего мы хотим достичь, то к чему мы должны прийти. На цели и строиться весь план мероприятий. Цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой.
• Мероприятия – действия выполнение которых позволит достичь намеченной цели.
• Ожидаемый результат – что вы ожидаете получить от выполнения конкретного мероприятия. Важно чтобы это были конкретные измеримые показатели. Успех выполнения каждого мероприятия должен оцениваться четкими цифрами, которые невозможно трактовать двояко.
• Сроки – в какие временные сроки необходимо выполнить мероприятие. Так же здесь можно указать периодичность выполнения мероприятия.
• Ресурсы – сколько ресурсов выделено на выполнение мероприятия.
• Ответственный – кто отвечает за выполнение мероприятия.

Выполнение любой серьезной цели зависит от выполнения целого комплекса мероприятий. Каждое отдельное мероприятие может выполнять отдельный сотрудник или подразделение компании.

Важно определить критерии выполнения цели, поскольку всегда существуют разные системы координат. Единое понимание цели обеспечивает правильное понимание всеми участниками процесса. Часто сталкиваюсь с тем что разные отделы одной компании считают один и тот же показатель по-разному. Как правило так как это им выгоднее. И здесь нужно задать единые правила игры, при этом учесть прежде всего экономическую целесообразность и интересы компании в целом.

План мероприятия пример

Ниже пример плана мероприятий на продвижение сайта. Естественно это просто пример, мероприятия не продумывались тщательно, но понимание о внешнем виде он даёт. Указаны лишь некоторые пункты для примера, нет важных KPI показателей. Стоит помнить, что на достижение цели может влиять комплекс факторов, как внешних, так и внутренних и все их стоит учесть.

Цель	мероприятие	срок	ресурсы	ответственный	ожидаемый результат
рост выручки с сайта на 50% в 2016 году	Ежедневная публикация минимум 3х новостей	ежедневно	бюджет 15000р	Пупкин В.П.	обеспечить рост трафика на 30% в месяц
поменять расположение рекламных блоков	до 01.12.2015	договорится с программистом	Иванов И.И.	CTR с РСЯ 0,8
Обеспечить еженедельную новостную рассылку подписчикам	еженедельно	спланировать время, 1 час в неделю	Иванов И.И.	не менее 1000 переходов в неделю с писем
Продвижение в ТОП 3 запросов находящихся в ТОП 20, за счёт линк компаний, минимум 20 запросов ежемесячно	ежемесячно	5000р/мес	Иванов И.И.	рост трафика с продвигаемых запросов на 1000%

Хочется отметить что внешний вид таблицы далеко не обязательный. Дело в том, что некоторые мероприятия, требуют большого описания и в таблице они будут смотреться не читабельно. Главное, в плане мероприятий это его содержание.

От степени разработанности плана мероприятия зависит его продуктивность и эффективность.

План мероприятия – это документ, который определяет цели, конкретные действия мероприятия, требования к его результату, сроки выполнения и исполнителей этих действий. Совокупность мероприятий может представлять собой:

проект – временное предприятие, направленное на создание уникальных продуктов, услуг или результатов,

программу – ряд связанных друг с другом проектов, управление которыми координируется для достижения преимуществ и степени управляемости, недоступных при управлении ими по отдельности.

Таким образом, план мероприятий – один из документов проекта или программы, который определяет ожидания относительно времени их выполнения, необходимых ресурсов и получаемых результатов. План мероприятий требует кропотливой и вдумчивой работы. Хорошо продуманный и структурированный план в значительной мере обеспечивает успех проекта [2].

Самая простая структура плана мероприятия выглядит следующим образом:

– наименование мероприятия;

– цели и задачи мероприятия;

– целевая аудитория;

– временные сроки мероприятия;

– база проведения мероприятия;

– исполнители мероприятия;

– смета мероприятия;

– ожидаемые результаты (показатели);

– приложение [3].

Наименование мероприятия должно быть не длинным и замысловатым, более кратким и отражать всю сущность мероприятия. Также можно использовать простые слова, но с двойным смыслом.

Цель мероприятия должна быть одна, а задач может быть много. Ведь задачи являются механизмами с помощью, которых достигается цель. Для того, чтобы цель была достижима и реальная, существуют критерии при постановки цели. Примерные критерии при постановки целей:

– Конкретность (понятие «конкретность» означает, что при постановке цели точно определен результат, который Вы хотите достичь);

– Измеримость (в постановке измеримой цели помогут ответы на вопросы: когда будет считаться, что цель достигнута? какой показатель будет говорить о том, что цель достигнута? какое значение у данного показателя должно быть для того, чтобы цель считалась достигнутой?);

– Достижимый (цели по должны быть достижимы, так как реалистичность выполнения задачи влияет на мотивацию исполнителя. Если цель не является достижимой — вероятность ее выполнения будет стремиться к 0);

– Значимый (для определения значимости цели важно понимать, какой вклад решение конкретной задачи внесет в достижение глобальных стратегических задач учреждения);

– Ограниченность во времени (цель должна быть ограничена по выполнению во времени, а значит должен быть определен финальный срок, превышение которого говорит о невыполнении цели. Установление временных рамок и границ для выполнения цели позволяет сделать процесс управления контролируемым) [1].

Оптимальное количество задач для мероприятия от 3 до 5. Если более 5 задач, то это уже проект, а не одно мероприятие или задачи повторяются, просто по-разному сформулированы, а суть одна.

Целевая аудитория – это та возрастная и социальная категория людей, на которых направленно данное мероприятие. Успех мероприятия зависит от правильно выбранной целевой аудитории. Если данное мероприятие не подходит под возрастную категорию, или хуже того, под социальную, то насколько не была бы насыщенная программа и четко разработанный план, людям участвовать в нем будет не интересно.

Временные сроки нужны для того, чтобы контролировать и следить за, подготовкой и проведением мероприятия. Подготовка и проведение мероприятия не должны быть затянутыми, для этого и ставятся временные сроки.

Изначально планируя, проведение мероприятия, команда организаторов должна знать, на какой базе они будут его проводить. Если своей базы не имеется, то организаторы должны составить договоренность с администрацией учреждения, которая предоставляет базу.

Исполнители мероприятия – это команда организаторов, которая разрабатывает и проводит само мероприятия. Иерархия в команде может быть различной. Примеры иерархий в команде:

– Руководитель, информационный сектор, методический сектор, исполнительный сектор;

– Менеджер, супервайзер, тим-лидер, волонтеры [4].

Смета мероприятия разрабатывается заранее, т.к. нужно просчитать все позиции, которые понадобятся при организации мероприятия. Смета сначала разрабатывается исполнителями, затем отправляется на рассмотрение, если одобряется, то позиции закупаются. Это очень долгий и важный процесс, поэтому нужно подходить к этому вопросу серьезно.

Организация и проведение любого мероприятия должна иметь на выходе получение каких-либо позитивных изменений. Для того, чтобы отслеживать изменения, прописываются ожидаемые результаты и показатели, с помощью которых показываются эти результаты. Если показатели ожидаемого результата по факту ниже чем был запланирован, значит, мероприятие не эффективное и продуктивно [3].

В приложение добавляются различные сценарии конкурса, игр, интерактивных площадок, официальных частей, всё то, что будет проводиться в рамках мероприятия.

Соблюдая данную структуру плана мероприятия можно его точно и четко прописать.

Список литературы

Попов Ю.И., Яковенко О.В. Управление проектами: Учеб.пособие. – М.: ИНФРА – М, 2005.

Кравченко В.П., Уткин Э.А. Проект – менеджмент. – М.: Теис, 2002.

Королев Д., Эффективное управление проектами. – М.: Олма-Пресс, 2003. -128 с.;

Мазур И. Л., Шапиро В.Д. Управление проектами. Справочное пособие. М: Высшая школа, 2001. -875 с.

Под мероприятием подразумевается спланированное и проведённое при участии группы людей собрание: праздник, деловая встреча, спортивное соревнование, детский утренник, рекламная акция и т. д. Поскольку на мероприятии чаще всего присутствует большое количество участников, крайне важно позаботиться о безопасности всех приглашённых, а также о том, чтобы им было комфортно, никто не скучал, не было претензий к меню, выступлению артистов, оформлению помещения для переговоров и т. д. Для того чтобы избежать неприятных сюрпризов, необходимо тщательно подготовиться.

Подготовка мероприятия начинается с планирования. О том, как составить план мероприятия, лучше побеспокоиться заранее. Чем больше времени остается до значимой даты, тем больше возможностей всё обдумать, взвесить, избежать ошибок и негативных отзывов участников. Планы составляются в соответствии со спецификой мероприятия, но имеются и общие рекомендации по планированию.

Что предусмотреть в плане

В первую очередь цель. Ни одно мероприятие не проводится просто так. Руководители компании желают добиться определённых результатов: формирование корпоративной культуры, продвижение товара на рынке, расширение площадок для бизнеса, сплочение сотрудников, чествование юбиляра (официальное признание его заслуг перед фирмой) и т. д. Главное – цель должна быть конкретной, чётко сформулированной и достижимой. Вместе с целью определяется и вид мероприятия (фуршет, пикник, праздник в аквапарке и т. д.).

Следующий этап планирования – бюджет. Как бы ни старался организатор, реализовать все творческие идеи не удастся, если этого не позволит смета. Поэтому прежде чем решать, как составить план мероприятия, необходимо определиться с финансами.

Учитываются следующие позиции:

• количество и пол гостей (необходимо для составления меню, подбора напитков);
• место проведения мероприятия;
• оформление и техническое оснащение;
• транспорт (если мероприятие выездное);
• фото- и видеосъёмка;
• приглашение ведущего, артистов;
• призы и подарки;
• освещение мероприятия в СМИ (при необходимости).

Опросные листы

После выяснения вышеперечисленных вопросов можно приступать к составлению опросных листов для приглашённых. Так будет легче учесть пожелания гостей. По результатам анкетирования, возможно, придётся внести коррективы в план и смету. Предлагаем примерный перечень вопросов:

1. Планируете ли Вы посетить мероприятие?
2. Если не планируете посещения мероприятие, то по какой причине?
3. Как Вы узнали о проведении мероприятия?
4. Как прошла регистрация на участие в мероприятии (очень просто, просто, без особых проблем, с незначительными затруднениями, возникли затруднения)?
5. Имеются ли у Вас пожелания по меню?
6. Кто оплатит Ваше участие в мероприятии?
7. Какие темы, вопросы для обсуждения Вас интересуют?
8. Имеются ли у вас вопросы по мероприятию, какие?
9. Имеются ли у вас вопросы к ведущему мероприятия, какие?
10. Как Вы желаете получить информацию о мероприятии (адресная почта, электронная почта, телефон)?
11. Другое.

Вопросы корректируются в зависимости от вида и содержания мероприятия. Главное – составить анкету таким образом, чтобы организатор получил все интересующие его ответы. Это поможет определиться с тем, как составить план мероприятия, избежать всевозможных недоразумений. Так, деловые партнёры-мусульмане во время банкета не притронутся к свинине (значит, в меню должны быть предусмотрены блюда из курицы, индейки), а шутки ведущего корпоратива могут кому-то показаться не смешными. Разумеется, опрос должен быть анонимным.

После того как информация собрана, сотрудник приступает непосредственно к составлению плана.

Как составить план мероприятия: пример

Форма плана разрабатывается в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Традиционно в плане перечисляются виды работ по подготовке и проведению мероприятия, сроки выполнения и ответственные. В начале документа указываются наименование организации и вида документа об утверждении, дата, номер и место составления документа, гриф об утверждении. Отдельно оформляются финансовые документы, листы согласования и ознакомления с документом. В виде схемы это выглядит примерно так:

Таблица 1. Образец плана мероприятия

Утверждаю ————— ————— (должность руководителя компании) ————————————- (Ф.И.О.) (подпись)
План мероприятий по подготовке и проведению —————————————————— (наименование мероприятия)
Дата проведения: Место проведения: Цель мероприятия:
№	Виды работ	Сроки выполнения	Ответственные
1.	Создание оргкомитета	15.12.2014	Ф.И.О.
2.	Составление культурной программы	15.12.2014	Ф.И.О.
3.	…

В плане также могут быть предусмотрены графы «результаты» и «примечания».

Составленный план обсуждается с руководством компании, утверждается и доводится до сведения сотрудников. Ответственные лица ставят свои подписи в листе ознакомления и получают на руки копию плана. После этого вопрос: «Как составить план мероприятия?» считается закрытым.

Как правило, мероприятия проводятся несколько раз в год, поэтому event-менеджеру или другому специалисту приходится заниматься составлением годового плана мероприятий. Как составить план мероприятий на год?

Годовой план

Прежде чем приступить к составлению годового плана, нужно проанализировать деятельность компании за уходящий год. По результатам аналитической работы составляется отчёт, содержание которого позволит поставить цели на следующие 12 месяцев. На достижение именно этих целей будут направлены мероприятия, проводимые в новом календарном году.

Мероприятия планируются по месяцам. Сколько мероприятий проводить каждый месяц – решает компания. Всё зависит от поставленных целей и насущных проблем. Предусматриваются однократные, периодические и текущие мероприятия. К однократным мероприятиям относится, в частности, закупка оборудования у зарубежной компании. Текущее мероприятие тоже проводится один раз, но занимает больший промежуток времени. Периодические мероприятия повторяются через определённый временной интервал. Это может быть повышение квалификации сотрудников (конференции, семинары, вебинары), разработка и внедрение проектов, проведение корпоративов и прочее. Все мероприятия должны логично согласовываться между собой по целесообразности, тематике и срокам проведения.

Форма годового плана

Годовой план составляется в форме общего плана работ или временного графика. Иногда уместны оба варианта (например, если исполнители трудятся в разных организациях). Рассмотрим эти разновидности планов подробнее.

В общем годовом плане отмечаются порядковый номер, наименование мероприятия, сроки выполнения, результаты, ответственные исполнители и примечание. В главе «Результат» указывается продукт деятельности специалистов: схема процесса или механизма, завершённый проект, отчёт, пакет документов и т. д..

Таблица 2. Образец общего плана работ

№	Наименование мероприятия	Результаты	Сроки выполнения	Исполнители	Примечания
Начало	Окончание	ООО	ОАО	ЗАО
1.	Международная конференция	Сборник тезисов докладов	15.01	17.01	Ф.И.О.	Ф.И.О.	Ф.И.О.	Привлекаются студенты профильных вузов
2.	Презентация нового сорта сыра	Отчёт о презентации нового сорта сыра	16.02	17.02	Ф.И.О.	Ф.И.О.	Ф.И.О.	Привлекаются технологи предприятий
3.	…

При составлении временного графика мероприятия указываются на каждый месяц. Стык между наименованием мероприятия и месяцем закрашивается. Вид документа может быть примерно следующим:

Таблица 3. Образец временного графика работ

№	Наименование мероприятия	Результаты	Исполнители	2014 год	Примечания
Январь	Февраль	Март
1.	Международная конференция	Сборник тезисов докладов	ООО ОАО ЗАО
1.1.	Подготовка информационного письма	Информационное письмо	Офис-менеджер
2.	Презентация нового сорта сыра	Отчёт о презентации нового сорта сыра
2.1.	Подготовка рекламных проспектов	Рекламные проспекты	Отдел маркетинга

В дополнение к годовому плану разрабатываются обоснование мероприятий, формы отчётности и контроля, а также приложения. В приложения входят:

• финансовая документация;
• план коммуникаций, иного сопровождения мероприятия;
• анализ рисков.

Все вышеперечисленные планы составляются для взрослых. Но различные мероприятия проводятся и с детьми. Закономерности составления планов для ребят примерно те же, но имеются некоторые особенности.

Как составить план мероприятия для детей

Мероприятие для маленьких граждан отличается от такового для взрослых, прежде всего, воспитательной и (или) оздоровительной направленностью. Ответственными назначаются педагоги, психологи, массовики-затейники, библиотекари, вожатые в оздоровительных лагерях и другие специалисты, работающие с детьми. Специфика мероприятия зависит от возраста детей и поставленных задач. Рассмотрим особенности планирования мероприятий в дошкольном учреждении, школе, библиотеке и оздоровительном лагере.

Дошкольное учреждение

Мероприятия в детском саду являются частью годового плана. Предусматриваются:

• утренники (тематические и к праздничным датам);
• спортивные праздники;
• дни и недели здоровья (включают различные мероприятия);
• родительские собрания и т. д.

Для каждого из указанных мероприятий составляется свой план или сценарий, который утверждается заведующей и согласовывается с её заместителем. Указываются название мероприятия, цель, задачи, время и место проведения, оборудование, инвентарь, ход мероприятия (в сценарии) и ответственные. Вот пример оформления плана мероприятий ко Дню здоровья:

Таблица 4. Образец плана Дня здоровья в дошкольном учреждении

Утверждаю: заведующий —————(Ф.И.О.) «____» ______________ 2014 года
Согласовано: заместитель заведующего по УВР ——————————(Ф.И.О.) «____» ______________ 2014 года
План мероприятий Дня здоровья (дата)
Время и место проведения	Название мероприятия	Группа	Ответственные
8.00 – 8.30 Спортплощадка	Утренняя гимнастика	Все группы	Воспитатели групп
10.00 -10.30 Спортивный зал	Эстафеты	Старшая группа	Инструктор по физической культуре, воспитатель группы
…
15.00 – 15.20 Бассейн	Физкультурный досуг “К нам пришёл Нептун”	Средняя группа	Инструктор по плаванию, медсестра, воспитатель группы
В течение дня	Фоторепортаж с Дня здоровья	Все группы	Воспитатели групп, помощники воспитателей

В зависимости от специфики мероприятия могут указываться ожидаемые результаты (снижение заболеваемости воспитанников, сформированность у детей представлений о здоровом образе жизни, повышение уровня педагогической культуры родителей и т. д.).

Сценарий мероприятия для дошкольников – это игры, представления по сюжетам сказок, фокусы, аттракционы. Важно, чтобы праздник был интересным, весёлым, ярким, а главное – полезным для малышей.

Школа

Мероприятия для учеников планируются во время учебного года и на каникулах. Планы мероприятий составляют завуч, классный руководитель, учитель физической культуры, педагог-организатор, психолог. Планы, составленные педагогами, проверяются и утверждаются завучем. Предусматриваются цели и задачи мероприятия, ожидаемые результаты, назначаются ответственные. При составлении планов учитываются возраст детей, их интересы, проблемы в классе (успеваемость, поведение, отношения в коллективе и т. д.), а также объективные факторы (время года, тип поселения, особенности местности, климата и т. д.), памятные даты. В соответствии с этим проводятся мероприятия на темы «Рыцари и принцессы», «Знакомство с музыкальным театром», «Праздник лета», «Они сражались за Родину» и другие. Главное, чтобы детям было интересно. К подготовке и планированию мероприятия привлекаются и сами ученики. Как составить план мероприятий? Образец представлен в таблице.

Таблица 5. Образец плана мероприятий на школьные каникулы

Утверждаю директор средней школы № —————————(Ф.И.О.)
План воспитательных мероприятий на осенние каникулы
№	Мероприятие	Дата	Класс	Время
1.	Посещение Театра музкомедии	28.10.2013	11	16.00
2.	Операция “Вылечи книгу”	29.10.2013	5-6	12.00
3.	…

Детская библиотека

Сотрудники библиотек заботятся о том, чтобы дети больше читали, любили книги. С этой целью проводятся литературные вечера, викторины, аукционы и т. д. Как правильно составить план мероприятий в библиотеке? Эта работа проводится в несколько этапов. Выбирается тема мероприятия, определяется его цель и возрастная адресность. В соответствии с возрастом участников отбираются литературные произведения, составляется сценарий.

Не забывают библиотекари и о рекламе: изготавливаются плакаты, листовки, приглашения. Важный момент – подготовка наглядно-иллюстративного материала. Само мероприятие фиксируется, анализируется и пропагандируется в СМИ. Форма плана может быть примерно следующей:

Таблица 6. Образец плана мероприятий в детской библиотеке

№	Форма мероприятия	Название мероприятия	Аудитория	Дата проведения
1.	Театрализованное представление	К Дню святого Валентина	Старшеклассники	14.02
2.	Вечер вопросов и ответов	“Кто знает больше сказок?”	Дошкольники и учащиеся младших классов	18.03
3.	…

Оздоровительный лагерь

Начинающих педагогов волнует вопрос: «Как составить план мероприятий на смену?» Традиционно в оздоровительных лагерях вожатые пользуются планом-сеткой. Отрядные мероприятия согласуются с лагерными, включаются банные дни, время заезда и отъезда. В план-сетку вносятся мероприятия, проводимые до обеда, после полдника и ужина. Выигрышный вариант – составление двух планов-сеток: на ясную и дождливую погоду.

Выглядит план-сетка примерно так. Лист бумаги разбивается на прямоугольники по количеству дней смены. В каждый прямоугольник записываются мероприятия.

Таблица 7. Образец плана-сетки мероприятий в оздоровительном лагере

План работы на смену
1 день Заезд Операция “Уют” Кругосветка “Здравствуй, лагерь” Вечер знакомств	2 день Кругосветка “Верёвочный курс” Конкурс “Алло, мы ищем таланты!”	3 день Открытие смены Праздничный концерт
….	…	…

К составлению плана-сетки целесообразно привлечь детей, ведь мероприятия планируются именно для них. Можно создать рабочую группу из наиболее активных ребят или поставить в игровой комнате ящик предложений. Не будет лишним провести мозговой штурм.

В сценарии конкретного мероприятия указываются цель, место и время проведения, оборудование, инвентарь и ход самого действа.

При составлении планов (как для взрослых, так и для детей) важно, чтобы мероприятие было целесообразным, полезным, интересным и запоминающимся.