Как составить план сетку для мероприятий

Под мероприятием подразумевается спланированное и проведённое при участии группы людей собрание: праздник, деловая встреча, спортивное соревнование, детский утренник, рекламная акция и т. д. Поскольку на мероприятии чаще всего присутствует большое количество участников, крайне важно позаботиться о безопасности всех приглашённых, а также о том, чтобы им было комфортно, никто не скучал, не было претензий к меню, выступлению артистов, оформлению помещения для переговоров и т. д. Для того чтобы избежать неприятных сюрпризов, необходимо тщательно подготовиться.

Подготовка мероприятия начинается с планирования. О том, как составить план мероприятия, лучше побеспокоиться заранее. Чем больше времени остается до значимой даты, тем больше возможностей всё обдумать, взвесить, избежать ошибок и негативных отзывов участников. Планы составляются в соответствии со спецификой мероприятия, но имеются и общие рекомендации по планированию.

Что предусмотреть в плане

В первую очередь цель. Ни одно мероприятие не проводится просто так. Руководители компании желают добиться определённых результатов: формирование корпоративной культуры, продвижение товара на рынке, расширение площадок для бизнеса, сплочение сотрудников, чествование юбиляра (официальное признание его заслуг перед фирмой) и т. д. Главное – цель должна быть конкретной, чётко сформулированной и достижимой. Вместе с целью определяется и вид мероприятия (фуршет, пикник, праздник в аквапарке и т. д.).

Следующий этап планирования – бюджет. Как бы ни старался организатор, реализовать все творческие идеи не удастся, если этого не позволит смета. Поэтому прежде чем решать, как составить план мероприятия, необходимо определиться с финансами.

Учитываются следующие позиции:

• количество и пол гостей (необходимо для составления меню, подбора напитков);
• место проведения мероприятия;
• оформление и техническое оснащение;
• транспорт (если мероприятие выездное);
• фото- и видеосъёмка;
• приглашение ведущего, артистов;
• призы и подарки;
• освещение мероприятия в СМИ (при необходимости).

Опросные листы

После выяснения вышеперечисленных вопросов можно приступать к составлению опросных листов для приглашённых. Так будет легче учесть пожелания гостей. По результатам анкетирования, возможно, придётся внести коррективы в план и смету. Предлагаем примерный перечень вопросов:

1. Планируете ли Вы посетить мероприятие?
2. Если не планируете посещения мероприятие, то по какой причине?
3. Как Вы узнали о проведении мероприятия?
4. Как прошла регистрация на участие в мероприятии (очень просто, просто, без особых проблем, с незначительными затруднениями, возникли затруднения)?
5. Имеются ли у Вас пожелания по меню?
6. Кто оплатит Ваше участие в мероприятии?
7. Какие темы, вопросы для обсуждения Вас интересуют?
8. Имеются ли у вас вопросы по мероприятию, какие?
9. Имеются ли у вас вопросы к ведущему мероприятия, какие?
10. Как Вы желаете получить информацию о мероприятии (адресная почта, электронная почта, телефон)?
11. Другое.

Вопросы корректируются в зависимости от вида и содержания мероприятия. Главное – составить анкету таким образом, чтобы организатор получил все интересующие его ответы. Это поможет определиться с тем, как составить план мероприятия, избежать всевозможных недоразумений. Так, деловые партнёры-мусульмане во время банкета не притронутся к свинине (значит, в меню должны быть предусмотрены блюда из курицы, индейки), а шутки ведущего корпоратива могут кому-то показаться не смешными. Разумеется, опрос должен быть анонимным.

После того как информация собрана, сотрудник приступает непосредственно к составлению плана.

Как составить план мероприятия: пример

Форма плана разрабатывается в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Традиционно в плане перечисляются виды работ по подготовке и проведению мероприятия, сроки выполнения и ответственные. В начале документа указываются наименование организации и вида документа об утверждении, дата, номер и место составления документа, гриф об утверждении. Отдельно оформляются финансовые документы, листы согласования и ознакомления с документом. В виде схемы это выглядит примерно так:

Таблица 1. Образец плана мероприятия

Утверждаю ————— ————— (должность руководителя компании) ————————————- (Ф.И.О.) (подпись)
План мероприятий по подготовке и проведению —————————————————— (наименование мероприятия)
Дата проведения: Место проведения: Цель мероприятия:
№	Виды работ	Сроки выполнения	Ответственные
1.	Создание оргкомитета	15.12.2014	Ф.И.О.
2.	Составление культурной программы	15.12.2014	Ф.И.О.
3.	…

В плане также могут быть предусмотрены графы «результаты» и «примечания».

Составленный план обсуждается с руководством компании, утверждается и доводится до сведения сотрудников. Ответственные лица ставят свои подписи в листе ознакомления и получают на руки копию плана. После этого вопрос: «Как составить план мероприятия?» считается закрытым.

Как правило, мероприятия проводятся несколько раз в год, поэтому event-менеджеру или другому специалисту приходится заниматься составлением годового плана мероприятий. Как составить план мероприятий на год?

Годовой план

Прежде чем приступить к составлению годового плана, нужно проанализировать деятельность компании за уходящий год. По результатам аналитической работы составляется отчёт, содержание которого позволит поставить цели на следующие 12 месяцев. На достижение именно этих целей будут направлены мероприятия, проводимые в новом календарном году.

Мероприятия планируются по месяцам. Сколько мероприятий проводить каждый месяц – решает компания. Всё зависит от поставленных целей и насущных проблем. Предусматриваются однократные, периодические и текущие мероприятия. К однократным мероприятиям относится, в частности, закупка оборудования у зарубежной компании. Текущее мероприятие тоже проводится один раз, но занимает больший промежуток времени. Периодические мероприятия повторяются через определённый временной интервал. Это может быть повышение квалификации сотрудников (конференции, семинары, вебинары), разработка и внедрение проектов, проведение корпоративов и прочее. Все мероприятия должны логично согласовываться между собой по целесообразности, тематике и срокам проведения.

Форма годового плана

Годовой план составляется в форме общего плана работ или временного графика. Иногда уместны оба варианта (например, если исполнители трудятся в разных организациях). Рассмотрим эти разновидности планов подробнее.

В общем годовом плане отмечаются порядковый номер, наименование мероприятия, сроки выполнения, результаты, ответственные исполнители и примечание. В главе «Результат» указывается продукт деятельности специалистов: схема процесса или механизма, завершённый проект, отчёт, пакет документов и т. д..

Таблица 2. Образец общего плана работ

№	Наименование мероприятия	Результаты	Сроки выполнения	Исполнители	Примечания
Начало	Окончание	ООО	ОАО	ЗАО
1.	Международная конференция	Сборник тезисов докладов	15.01	17.01	Ф.И.О.	Ф.И.О.	Ф.И.О.	Привлекаются студенты профильных вузов
2.	Презентация нового сорта сыра	Отчёт о презентации нового сорта сыра	16.02	17.02	Ф.И.О.	Ф.И.О.	Ф.И.О.	Привлекаются технологи предприятий
3.	…

При составлении временного графика мероприятия указываются на каждый месяц. Стык между наименованием мероприятия и месяцем закрашивается. Вид документа может быть примерно следующим:

Таблица 3. Образец временного графика работ

№	Наименование мероприятия	Результаты	Исполнители	2014 год	Примечания
Январь	Февраль	Март
1.	Международная конференция	Сборник тезисов докладов	ООО ОАО ЗАО
1.1.	Подготовка информационного письма	Информационное письмо	Офис-менеджер
2.	Презентация нового сорта сыра	Отчёт о презентации нового сорта сыра
2.1.	Подготовка рекламных проспектов	Рекламные проспекты	Отдел маркетинга

В дополнение к годовому плану разрабатываются обоснование мероприятий, формы отчётности и контроля, а также приложения. В приложения входят:

• финансовая документация;
• план коммуникаций, иного сопровождения мероприятия;
• анализ рисков.

Все вышеперечисленные планы составляются для взрослых. Но различные мероприятия проводятся и с детьми. Закономерности составления планов для ребят примерно те же, но имеются некоторые особенности.

Как составить план мероприятия для детей

Мероприятие для маленьких граждан отличается от такового для взрослых, прежде всего, воспитательной и (или) оздоровительной направленностью. Ответственными назначаются педагоги, психологи, массовики-затейники, библиотекари, вожатые в оздоровительных лагерях и другие специалисты, работающие с детьми. Специфика мероприятия зависит от возраста детей и поставленных задач. Рассмотрим особенности планирования мероприятий в дошкольном учреждении, школе, библиотеке и оздоровительном лагере.

Дошкольное учреждение

Мероприятия в детском саду являются частью годового плана. Предусматриваются:

• утренники (тематические и к праздничным датам);
• спортивные праздники;
• дни и недели здоровья (включают различные мероприятия);
• родительские собрания и т. д.

Для каждого из указанных мероприятий составляется свой план или сценарий, который утверждается заведующей и согласовывается с её заместителем. Указываются название мероприятия, цель, задачи, время и место проведения, оборудование, инвентарь, ход мероприятия (в сценарии) и ответственные. Вот пример оформления плана мероприятий ко Дню здоровья:

Таблица 4. Образец плана Дня здоровья в дошкольном учреждении

Утверждаю: заведующий —————(Ф.И.О.) «____» ______________ 2014 года
Согласовано: заместитель заведующего по УВР ——————————(Ф.И.О.) «____» ______________ 2014 года
План мероприятий Дня здоровья (дата)
Время и место проведения	Название мероприятия	Группа	Ответственные
8.00 – 8.30 Спортплощадка	Утренняя гимнастика	Все группы	Воспитатели групп
10.00 -10.30 Спортивный зал	Эстафеты	Старшая группа	Инструктор по физической культуре, воспитатель группы
…
15.00 – 15.20 Бассейн	Физкультурный досуг “К нам пришёл Нептун”	Средняя группа	Инструктор по плаванию, медсестра, воспитатель группы
В течение дня	Фоторепортаж с Дня здоровья	Все группы	Воспитатели групп, помощники воспитателей

В зависимости от специфики мероприятия могут указываться ожидаемые результаты (снижение заболеваемости воспитанников, сформированность у детей представлений о здоровом образе жизни, повышение уровня педагогической культуры родителей и т. д.).

Сценарий мероприятия для дошкольников – это игры, представления по сюжетам сказок, фокусы, аттракционы. Важно, чтобы праздник был интересным, весёлым, ярким, а главное – полезным для малышей.

Школа

Мероприятия для учеников планируются во время учебного года и на каникулах. Планы мероприятий составляют завуч, классный руководитель, учитель физической культуры, педагог-организатор, психолог. Планы, составленные педагогами, проверяются и утверждаются завучем. Предусматриваются цели и задачи мероприятия, ожидаемые результаты, назначаются ответственные. При составлении планов учитываются возраст детей, их интересы, проблемы в классе (успеваемость, поведение, отношения в коллективе и т. д.), а также объективные факторы (время года, тип поселения, особенности местности, климата и т. д.), памятные даты. В соответствии с этим проводятся мероприятия на темы «Рыцари и принцессы», «Знакомство с музыкальным театром», «Праздник лета», «Они сражались за Родину» и другие. Главное, чтобы детям было интересно. К подготовке и планированию мероприятия привлекаются и сами ученики. Как составить план мероприятий? Образец представлен в таблице.

Таблица 5. Образец плана мероприятий на школьные каникулы

Утверждаю директор средней школы № —————————(Ф.И.О.)
План воспитательных мероприятий на осенние каникулы
№	Мероприятие	Дата	Класс	Время
1.	Посещение Театра музкомедии	28.10.2013	11	16.00
2.	Операция “Вылечи книгу”	29.10.2013	5-6	12.00
3.	…

Детская библиотека

Сотрудники библиотек заботятся о том, чтобы дети больше читали, любили книги. С этой целью проводятся литературные вечера, викторины, аукционы и т. д. Как правильно составить план мероприятий в библиотеке? Эта работа проводится в несколько этапов. Выбирается тема мероприятия, определяется его цель и возрастная адресность. В соответствии с возрастом участников отбираются литературные произведения, составляется сценарий.

Не забывают библиотекари и о рекламе: изготавливаются плакаты, листовки, приглашения. Важный момент – подготовка наглядно-иллюстративного материала. Само мероприятие фиксируется, анализируется и пропагандируется в СМИ. Форма плана может быть примерно следующей:

Таблица 6. Образец плана мероприятий в детской библиотеке

№	Форма мероприятия	Название мероприятия	Аудитория	Дата проведения
1.	Театрализованное представление	К Дню святого Валентина	Старшеклассники	14.02
2.	Вечер вопросов и ответов	“Кто знает больше сказок?”	Дошкольники и учащиеся младших классов	18.03
3.	…

Оздоровительный лагерь

Начинающих педагогов волнует вопрос: «Как составить план мероприятий на смену?» Традиционно в оздоровительных лагерях вожатые пользуются планом-сеткой. Отрядные мероприятия согласуются с лагерными, включаются банные дни, время заезда и отъезда. В план-сетку вносятся мероприятия, проводимые до обеда, после полдника и ужина. Выигрышный вариант – составление двух планов-сеток: на ясную и дождливую погоду.

Выглядит план-сетка примерно так. Лист бумаги разбивается на прямоугольники по количеству дней смены. В каждый прямоугольник записываются мероприятия.

Таблица 7. Образец плана-сетки мероприятий в оздоровительном лагере

План работы на смену
1 день Заезд Операция “Уют” Кругосветка “Здравствуй, лагерь” Вечер знакомств	2 день Кругосветка “Верёвочный курс” Конкурс “Алло, мы ищем таланты!”	3 день Открытие смены Праздничный концерт
….	…	…

К составлению плана-сетки целесообразно привлечь детей, ведь мероприятия планируются именно для них. Можно создать рабочую группу из наиболее активных ребят или поставить в игровой комнате ящик предложений. Не будет лишним провести мозговой штурм.

В сценарии конкретного мероприятия указываются цель, место и время проведения, оборудование, инвентарь и ход самого действа.

При составлении планов (как для взрослых, так и для детей) важно, чтобы мероприятие было целесообразным, полезным, интересным и запоминающимся.

Примерную план-сетку на смену вы можете составить еще накануне заезда, вместе со своим напарником. Вы знаете сроки смены, родительский день и общелагерные дела (если организаторы смены об этом позаботились). Включите все это в план, оставьте время на режимные моменты, запланируйте банные дни распланируйте оргпериод буквально по минутам. С таким планом, еcли к нему прилагается достаточный багаж отрядных дел, игр, праздников и вечеров, можно смело выезжать на смену. В конце оргпериода вы спланируете следующую неделю, заполняя свободные места в вашем плане – сетке соблюдая некоторые правила планирования,

• составлять план удобнее на неделю вперед, желательно при участии детей – всего отряда или хотя бы командиров групп;
• включая какое-либо дело в план, подумайте, для чего это делается. Почему именно это дело, именно этот день и именно в это время. Учитывайте все – погоду, настроение детей, план вобщем;
• в хорошую погоду лучше проводить время на воздухе. Но необходимо иметь в запасе несколько дел на случай дождя, которые вы вез особой подготовки сможете провести под крышей, не дав погоде застать вас врасплох;
• утром лучше больше гулять, двигаться, играть. Днем можно проводить спортивные игры (не сразу после обеда), творческое и трудовые дела, не требующие сидячего положения. Вечером же лучше проводить спокойные дела, викторины и, конечно же, вечерние “круг”, “свечку”, “огонек” или “костер” – способ общения отряда, который ничем невозможно заменить;
• учитывайте настроение детей. Праздники, которые идут один за другим, могут утомить так же, как искучные будни и вообще,лучший отдых – это смена деятельности. Чередуйте формы, не ставьте два похожих дела рядом;
• если отрядные и общелагерные дела требуют подготовки, на нее тоже необходимо оставить время;
• после отбоя еще раз подробно проговорите план на следующий день с напарником и с завтрашним дежкомом………

План-сетку можно вывесить на отрядном вместе, чтобы ребята знали, что их ожидает. Эту сетку можно использовать, как отрядную карточку настроения, заштриховывая клеточку прошедшего дня цветом, соответствующим тому, насколько удачна по мнению отряда прошел день. Это можно решать на вечернем анализе дня.

Главное – не давайте детям скучать. Старайтесь не проводить с ними дела, которые они уже видели на других сменах или в других пагерях. Некоторые моменты плана могут называться “Вожатский сюрприз.” Ребята уже будут ожидать от вас чего-то необычайно интересного. Сделайте так, чтобы дети не ныли: “Опятьтоже самое, надоело!” Это зависит от вас.

Виды планов отрядного вожатого в детском лагере:

• Перспективный план смены (особенно на тематической смене) – представляет собой перечень планируемых мероприятий, возможно с разбивкой по видам деятельности, по погоде и т.д., возможно с кратким обоснованием.
• Перспективный план смены, согласованный с детьми (это перспективный план смены, согласованный с детьми, обычно на старших отрядах в первые дни смены, возможно у них тоже будут свои разумные пожелания, которые желательно учесть)
• План-сетка смены или календарный план (согласуется с план-сеткой лагеря и временем работы кружков, а еще лучше – пишется на основе план-сетки лагеря) – представляет собой список мероприятий по дням с разбивкой дня на 3 части – до обеда, после полдника и после ужина.
• План–сетка оргпериода – представляет собой список мероприятий на оргпериод (обычно первые 3 дня) с разбивкой примерно с точностью до 15 минут.

Для дождливых регионов план-сетки еще подразделяют на:

• сухая – план-сетка, рассчитанная на сухую, теплую погоду
• мокрая – план-сетка, рассчитанная на дождливую погоду.

Планы в лагере редко когда выдерживаются вожатым, но являются серьезным подспорьем в лагере для организации вожатым своей работы в условиях, когда просто продумывать свои действия уже некогда, а нужно уже просто что-то делать.

Примерный порядок составления вожатым план-сетки на лагерную смену:

1. В сетке расставляются кризисные дни.
2. Накидывается банк идей по тематике смены (перспективный план смены) .
3. В сетке ставятся традиционные и общелагерные мероприятия, привязанные по времени проведения в смене.
4. Выбираются мероприятия, которые нейтрализуют или сглаживают действия кризисов и ставятся в план-сетку.
5. Происходит оценка уже поставленных мероприятий и дел по критериям настроения(грустный, веселый, …) и деятельности(интеллектуальный, подвижный, …).
6. В сетку вносятся произвольные мероприятия и дела из представленных в перспективном плане так, чтобы а) максимально чередовать дни в сетке по настроению и виду деятельности, б) учесть завязку, апогей и развязку смены.
7. План смены анализируется на ошибки по структуре и динамики смены, в случае выявления – исправляются.
8. Происходит изготовление реквизита (который нельзя будет изготовить на месте, к примеру ксерокс сценариев, вожатская тетрадка с набором игр, мероприятий и дел, песенники и так далее) с учетом ранее уже подобранных мероприятий.
9. Корректировка в оргпериод план-сетки отряда на смену с учетом мнения детей.

Что можно еще учесть при составлении план-сетки:

В первую очередь на календарном плане отмечаются дни заезда и отъезда, а также родительский день (если есть, то как правило, воскресенье, ближайшее к середине смены).

Приезд детей в лагерь ещё не означает начало смены. Чтобы смена началась, её необходимо открыть. Официальное открытие смены можно провести на следующий день или через день после заезда. В последнем случае второй день можно посвятить подготовке к открытию, а также знакомству детей с лагерем и друг с другом. На следующий день после открытия смены можно устроить церемонию открытия лагерной спартакиады, спортивных соревнований между отрядами, которые будут проходить в лагере на протяжении всей смены.

За день до отъезда можно провести день самоуправления (в этот день дети старших отрядов выполняют функции вожатых), закрытие смены, вожатский концерт, прощальная дискотека и «королевская» ночь (ночной праздник с шутками, страшилками и всем на что хватит Вашей фантазии).

Перед родительским днём следует провести несколько творческих мероприятий для того, чтобы наиболее удачные выступления показать родителям на праздничном концерте, а также сделать банный день для того, чтобы дети встречали родителей чистыми и опрятными, а родители смогли забрать в город грязное детское бельё.

Настоящим праздником для детей является дискотека. С днями проведения дискотек лучше тоже определиться заранее. Например, их можно проводить два – три раза в неделю по средам, субботам и (или) воскресеньям. Внеочередные дискотеки можно устраивать после проведения таких ответственных мероприятий как день Сказки, Зарница или Кинофестиваль. Для подготовки к таким мероприятиям необходимо выделять дополнительный день и их не рекомендуется ставить на выходные, так как в эти дни к детям могут приехать родители.

Если на смену приходятся какие-нибудь праздники или памятные даты (день рождения А. С. Пушкина (6 июня), день Памяти (22 июня), день Ивана Купалы (7 июля)), а также интересные события (Пятница 13-е, солнечное затмение, открытие Игр доброй воли), то эти дни можно целиком посвятить данной теме (провести, так называемый, «тематический день»).

При составлении плана смены следует равномерно распределять умственную, эмоциональную и физическую нагрузку детей, то есть чередовать спортивные игры с интеллектуальными викторинами, а творческие мероприятия с прогулками в лес. Если какие-либо мероприятия требуют обязательного проведения на открытом воздухе, то таким мероприятиям необходимо придумывать замену на случай плохой погоды.

Составленный Вами план смены надо обсудить с детьми, выслушать их замечания и предложения и внести поправки. После того, как в одобренном детьми плане смены не осталось ни одной свободной клеточки, его можно повесить в отрядном уголке, красочно оформив.

Предварительное планирование смены.

Предварительное планирование смены – очень полезная работа. Вожатый , у которого есть план-сетка, более гарантирован от неудачи в сравнении с вожатым , рассчитывающим на экспромт и на авось. Если вы поехали в лагерь с планом, шанс, что у вас получится, очень высок.

Основа для эффективной работы в оздоровительном лагере – планирование работы вожатых. До выезда в оздоровительный лагерь вожатому необходимо разработать перспективный план. Это основа для его работы.

План – документ, в котором отражена система деятельности вожатого. Исходными данными для планирования могут служить следующие:

• календарь летних праздников;
• традиции оздоровительного центра;
• информация о детях;
• планируемые ожидания детей;
• задачи оздоровительного периода;
• принципы планирования;
• модель смены.

Для полноценного, творческого, запоминающегося и развивающего отдыха детей современный вожатый должен обязательно спланировать свою деятельность, ответив на вопросы «что? где? когда? кто? как? сколько стоит?». Это позволит составить эффективный план работы на смену, соответствующий следующим требованиям.

1. Четко обозначенная цель должна быть подкреплена действиями, направленными на ее достижение.
2. Мероприятия необходимо выстроить в определенной логической последовательности и согласовать между собой по времени проведения и содержанию.
3. Должны быть обозначены привлекаемые ресурсы (методические, творческие, материально-технические, кадровые).
4. Надо спланировать ряд дублирующих мероприятий на случай сбоя основных с учетом запасного времени на принятие оперативных решений при сбое.
5. Мероприятия не противоречат целям и задачам смены, а также соответствуют теме сезона.
6. Нет идущих подряд похожих мероприятий
7. В середине сезона должно быть центральное мероприятие, связанное с темой сезона.
8. Спортивные дни и дни с малой динамикой обязательно чередуются.

При планировании жизнедеятельности отряда нельзя забывать о режимных моментах и о том, что у каждого лагеря есть свой традиционный набор мероприятий, повторяющихся из года в год, которые необходимо включить в качестве базовых при составлении плана-сетки. Не стоит каждый день загромождать мероприятиями, их должно быть ровно столько, сколько можно выполнить.

Практика показывает, что на день целесообразно планировать не более 3 мероприятий: одно — с учетом хорошей погоды, второе — в случае плохой и одно запасное. Разумеется, общелагерные дела включаются в первую очередь.

Но не спешите. Наличие у вас плана — это еще не последний этап в планировании смены. Последним этапом будет планирование смены вместе с детьми. Согласитесь, решать за детей, что они будут делать, не узнав, а хотят ли они того, — это не совсем справедливо. У детей тоже есть определенные представления о жизни в лагере, они тоже строят планы.

Какую бы форму привлечений детей к планированию вы ни использовали, на заключительном этапе при «верстке» плана не забывайте:

• существует общелагерный план, и не нужно этим двум планам «конфликтовать» между собой;
• после оргпериода наступает эмоциональный спад, и в это время желательны более спокойные мероприятия;
• в «банный день» не нужно играть в футбол, а в «родительский» — уходить в поход;
• праздники, которые идут один за другим, могут утомить так же, как и скучные будни, и вообще, «лучший отдых — это смена деятельности»;
• может измениться погода, и тогда вместо «запланированного» придется проводить «резервное».

Советы планирующему свою работу в оздоровительном лагере

1. С будущим напарником определите цели и задачи предстоящей смены.
2. Изучите возрастные особенности детей.
3. Обратите внимание на ожидания детей в данном возрасте.
4. Изучите возможности оздоровительного центра (традиции, периодичность дружинных, отрядных дел), в котором предстоит работать, и подумайте, как можно их использовать в вашей работе.
5. Отберите средства, формы, методы, которыми владеете.
6. Составьте модель смены с учетом возможностей лагеря.
7. Используйте данные из анкет (увлечения, ожидания, желаемые поручения, умения и др.).
8. Создайте творческую атмосферу в отряде.
9. Учитывайте интересы детей, а не вожатых.
10. Планируйте!

Привлечение к составлению окончательного плана детей.

Лучший план работы – план, одобренный, подсказанный детьми. И поэтому их обязательно надо привлечь к планирова¬нию смены. Согласитесь, решать все за детей, не узнав, а хотят ли они того, – это совсем несправедливо. Чтобы привлечь ребят к составлению плана отряда, можно использовать различные формы коллективного планирования.

Малышей можно привлечь, например, так: Разбейте ребят на группы. Вручите каждой группе пять листочков. На каждом листочке – название какого-то дела. У всех групп названия могут быть разными, а могут повторяться. Задача ребят – из пяти дел выбрать в план смены только два. Ребята могут обратиться к вам за разъяснением или советом. Но не навязывайте слишком откровенно свое мнение. На общем сборе дайте слово каждой группе, попросите ребят объяснить, почему именно эти дела им привлекательны – пусть ребята учатся аргументировать. А когда общий сбор закончится, соберите в кружок командиров и на их глазах составьте план их дел, только что утвержденных всеми вместе.

Более старшим ребятам можно предложить при планировании тот же алгоритм действий, какой был у младших: карточки дел – обсуждение по группам и выбор – защита и утверждение на общем сборе и составление плана.

Другой способ совместного планирования называется “Разведка интересных дел”.
Каждый ребенок становится “разведчиком”, разведчики объединяются в маленькие разведгруппы во главе с командирами. Командиры получают задание “обнаружить” интересные идеи для плана отрядной жизни. Объектами разведдействий могут быть конкретные люди, работающие в центре: начальник, старший вожатый, завхоз, библиотекарь, физрук, вожатый младшего отряда и т.д. Дети должны их разыскать, войти с ними в контакт и взять у них информацию, что они могут предложить интересного провести в отряде.

Следующим этапом в сюжете этой игры будет обработка разведгруппами полученной информации, подготовка донесения и доклад в разведцентре, окончательная оценка разведанных на “интересность” и утверждение плана.

Еще одной формой коллективного планирования может быть «Аукцион идей». Нарисуйте «деньги» (условные) или найдите предметы заменяющие (шишки, камешки, фантики). Ваша задача – продать с аукциона будущие отрядные дела. Вы будете давать характеристику каждому делу, а затем продавать. Только те дела, на которые дают наибольшие суммы, войдут в будущий план смены. При этом дети могут объединить свои капиталы.

А еще во время совместного планирования могут быть использованы такие формы:

• “Мозговой штурм”;
• “Ящик предложений”;
• “Рейтинг популярности”;
• “Каталог идей”.

Подходы к составлению плана на смену (с примерами).

В первую неделю выбираются те дела, которые помогут максимально об-наружить и сделать очевидными для всех знания, умения, навыки, интересы и возможности каждого.

• Огоньки знакомств;
• Спортивные конкурсы;
• Эстафета творчества;
• Музыкально – литературная гостиная;
• Тимуровские десанты («клад»);
• Вечер разгаданных и неразгаданных тайн;
• Викторины «Что? Где? Когда?».

На вторую неделю – дела, помогающие объединиться ребятам в первич-ных коллективах на основе того, что они узнали друг о друге в начале смены.

• Эстафета «кто в доме хозяин»;
• Веселые старты;
• Разговоры «расскажи мне обо мне»;
• День смеха, день приколов;
• Великолепная семерка;
• День индейца;
• День сказок.

На третью неделю – дела, которые помогают нам объединить весь лагерь в единое целое, всем почувствовать наши общие возможности и способность сделать сообща много полезного для окружающих нас людей, найти всем но-вые, обогащающие друг друга и каждого в отдельности, -связи, независимо от того кто в каком отряде.

• Все вместе играем в детектив;
• День древней Греции (олимпийские игры);
• Трудовой десант;
• Празднование дней рождений;
• КВН;
• Спортивные встречи с другими командами и др.

В завершающий этап смены те мероприятия, которые доставят огромное удовольствие и желание встретиться еще раз.

• Вечер от всей души;
• Русская ярмарка;
• Разговоры «расскажи мне обо мне»;
• Сбор «играем в идеального человека»;
• Прощальный вечер;

---

Смотреть также

1. Побуждение к активности детей в планировании смены
2. Оформление план-сетки работы лагеря на смену
3. Методика планирования работы в ДОЛ
4. План-сетка
5. Коллективное планирование работы отряда
6. Управление вожатым своим временем
7. Папка вожатого

Дополнительно

• Особенности воспитательной работы в детском оздоровительном лагере
• План смены отряда

Понятие план-сетки в работе вожатого

Ознакомившись с условиями работы в детском лагере, правами и обязанностями, ожидаемыми трудностями, формами и методами работы, вожатый может приступить к планированию своей деятельности. Это важно сделать до отъезда в детский лагерь с учетом рекомендаций его руководства, так как планирование – основа будущей эффективной работы.

Средством обеспечения комплексного подхода к воспитанию, содержательной и целенаправленной деятельности детского оздоровительного лагеря является грамотно составленный план работы.

План – документ, учитывающий содержательные ориентиры деятельности, определяющий ее порядок, объем, временные границы.

Необходимо помнить, что самой главной задачей детских лагерей в летний период является оздоровление детей в широком смысле этого слова, которое невозможно без создания благоприятного климата в детском коллективе, без организации разнообразной творческой деятельности, способствующей духовному, интеллектуальному и физическому развитию ребенка.

При этом важно осознавать, что любая деятельность должна быть посильной для конкретного ребенка и сложной для него же, соответствовать его интересам, стимулировать творчество и самостоятельность, допускать возможность выбора способов достижения заданных целей, способствовать удовлетворению потребностей личности в самоутверждении.

План-сетка смены – это список мероприятий по дням с разбивкой дня на 3 части – до обеда, после полдника и после ужина. Пишется на основе работы лагеря и работы кружков. Охватывает содержание всего периода.

План-сеткой удобнее пользоваться для планирования лагерной смены. Она готовится до отъезда в детский ла­герь или на выездном семинаре. В план-сетку включаются по порядку: дни заезда, отъезда, родительский день, традицион­ные праздники для данного детского лагеря и только потом – планируемые отрядные ме­роприятия с учетом их периодичности.

Как составить план-сетку смены

Советы по составлению план-сетки:

1. Накидывается банк идей по тематике смены. Могут помочь:

1. календарь летних праздников;
2. текущие и ожидаемые события в стране и мире, вашем городе, лагере;
3. традиции лагеря.

2. В сетке ставятся традиционные и общелагерные мероприятия (закрытие, открытие, родительский день, традиционные лагерные мероприятия).
3. Чередуйте огоньки, дискотеки, вечера песни, кинопоказы.

Рекомендации:

• Официальное открытие смены можно провести на следующий день или через день после заезда. В последнем случае второй день можно посвятить подготовке к открытию и знакомству детей с лагерем и друг с другом.
• За день до отъезда можно провести день самоуправления (в этот день дети старших отрядов выполняют функции вожатых), закрытие смены, вожатский концерт, прощальную свечку.
• Перед родительским днём следует провести несколько творческих мероприятий для того, чтобы наиболее удачные выступления показать родителям на праздничном концерте.
• Если на смену приходятся какие-нибудь праздники или памятные даты (день рождения А. С. Пушкина (6 июня), день Памяти (22 июня), день Ивана Купалы (7 июля)), а также интересные события, то эти дни можно целиком посвятить данной теме (провести «тематический день»).
• При составлении плана смены следует равномерно распределять умственную, эмоциональную и физическую нагрузку детей, то есть чередовать спортивные игры с интеллектуальными викторинами, а творческие мероприятия с прогулками. Если какие-либо мероприятия требуют обязательного проведения на открытом воздухе, то таким мероприятиям необходимо придумывать замену на случай плохой погоды.

Периодизация психического развития

С точки зрения Л.С. Выготского, развитие ребенка – это постоянный переход от одной возрастной ступени к другой, связанный с изменением и построением личности ребенка. При этом переход от одной возрастной ступени к другой совершается через кризисные периоды.

Согласно Д. Б. Эльконину всё детство разделяется на 3 эпохи. Переход от одной эпохи к другой происходит в результате кризиса, в котором разрешается движущее противоречие между уровнем развития двух сфер: развитые операционно-технические способности не соответствуют наличествующей мотивационной сфере ребёнка.

Каждая эпоха состоит из 2 периодов, различающихся тем, какая система является преобладающей: первый период внутри каждый эпохи связан с развитием мотивационно-потребностной сферы, а второй — операционно-технической. Кризис при переходе от одного периода к другому внутри эпохи связан с несоответствием сформировавшихся мотивов и потребностей с теми возможностями реализации деятельности, которые есть у ребёнка.

Два прекрасных психолога придумали и собрали в одном месте (сначала Лев Семенович Выготский, потом Даниила Борисович Эльконин) периодизацию психического развития. В ней используются четыре критерия – социальная ситуация развития, ведущая деятельность, центральное возрастное новообразование и мотивационное развитие психики.

Социальная ситуация развития – это своеобразное сочетание того, что сформировалось в психике ребенка и тех отношений, которые устанавливаются у ребенка с социальной средой.

Ведущая деятельность – деятельность, которая на данном этапе оказывает наибольшее влияние на развитие психики (понятие было введено Леонтьевым).

Новообразование – те качественные особенности психики, которые впервые появляются в данный возрастной период.

Средний возраст (10-14 лет)

Эпоха: Отрочество

	ВВД	ССР	МРП	Новообразование
П Е Р И О Д	Средний школьный/младший подростковый возраст (10-14)
– Интимно-личностное общение; – Познание межличностных отношений; – Усвоение норм социального поведения.	– Осваиваются нормы социальной жизни и нравственные нормы регуляции отношений; – Изменение отношений с людьми.	Мотивационно-потребностная сфера	– Чувство взрослости; – Возникновение личностной рефлексии, самосознания; – открытие своего «Я»;
Кризис 15 лет:Связан с необходимостью изменить своё место в обществе в связи с новым пониманием себя. Ребенок хочет быть взрослым, а родители ещё не готовы к этому.

Особенности физического развития:

• девочки растут быстрее мальчиков (умственно);
• девочки обычно выше мальчиков;
• половое созревание одновременно;
• опасно переутомление, сильные физические нагрузки.

Особенности поведения

– Мальчики склонны к групповому поведению (как он, так и я); – Дети испытывают внутреннее беспокойство; – Мальчики и девочки дразнятся, спокойно не контактируют; – Мнение группы сверстников более важно, чем мнение взрослых; – Дисциплина может страдать из-за «группового» авторитета; – Стремятся к соревновательности; – Подчиняют свои интересы мнению команды; – Сопротивление критике; – Появляется интерес к мотивации; – Девочки ленивые, мальчики активные

Общая характеристика

– Достаточно самостоятельные; – Подражают вожатым, но авторитет вожатого не такой высокий, как с маленькими; – Стремление к сплочению (хочется выделяться); – Влюбчивые, быстро разбегаются; – Сложные взаимоотношения между полами; – Хотят помогать; – Хотят быть лидерами, но появляется пофигизм «не хочу, не буду»; – Стремятся к старшим => перенимают вредные привычки; – Считают себя взрослыми и самостоятельными; – Вредные, много чего не хотят делать, своенравные; – Очень ранимые; – Постоянно скачет настроение

Что с ними делать?

1. Они любят соревноваться – зарница, Мисс и Мистер отряда и т.д.
2. Показать свой авторитет – если вы не станете для них примером, они станут смотреть на «плохие» примеры из старших отрядов. Почему на плохие? Потому что они ярче.
3. Когда влюбляются – подталкивать, давать советы, направлять. Они боятся невзаимности, боятся быть осмеянными, поэтому нужно подбадривать, вселять уверенность.
4. Очень нуждаются в поощрении и похвале (будьте аккуратны, не переборщите).
5. Давать поручения (у каждого должна быть зона ответственности)
6. Мешать, не делить на мальчиков и девочек.
7. Их можно замотивировать личным примером – если вы покажете, что те кристаллики, которые они собирают в общелагерном квесте – это самые главные сокровища в их жизни, если сами будете восторгаться всем, что происходит и зажигать этим детей – вы получите лучшую команду.

Старший возраст (14-17 лет)

Эпоха: Отрочество

	ВВД	ССР	МРП	Новообразование
П Е Р И О Д	Старший подростковый возраст (14-17)
Учебно-профессиональная (приобретение профессиональных знаний и умений).	Изменение характера учебной деятельности (находится перед профессиональным выбором).	Операционно-техническая, интеллектуальная сферы	– Профессиональное и личностное самоопределение; – Система ценностных ориентаций
Кризис 17 лет: Связан со вступлением ребёнка во взрослую жизнь, сменой стиля жизни, вида деятельности, и круга общения.

Особенности физического развития:

• мальчики отстают на 2 года (разница скрадывается к 15-ти);
• становятся привлекательнее;
• может быть большая разница в взрослении, один меньше другой больше, один умнее, другой тупее;
• половое созревание: меняются внешне и характером.

Особенности поведения

– максимализм, депрессии, драки; – не спят по ночам, имеют привычки, многое умеют; – самостоятельные, могут пытаться доказать, что они взрослые; – постоянные любовные истории и проблемы; – заботятся о внешности, контролируют эмоции – девочки не любят спорт; – стремятся к соперничеству, противятся авторитету; – разбиваются на группки, более четкое распределение ролей; – стремятся к неформальному общению со взрослыми, захотят, чтобы вы были их «корешком»; – контакт со взрослыми на более высоком эмоциональном уровне.

Общая характеристика

– лагерь для них свобода => неактивные; – «Отстой, я участвовать не буду» (неуверенность в своих силах); – комплексы, ждут поощрения от взрослых; – умные и интересные; – некоторые уже могут отстаивать свою точку зрения; – сопротивляются критике, могут качать права; – готовы достигать цели, делая при этом не самые веселые вещи; – групповой авторитет может испортить дисциплину – уже неплохо понимают, что хорошо, что плохо; – стремятся найти лидера или создают его сами; – важно, что про них думают окружающие, бояться делать дурь, в то же время хотят делать что-то крутое, быть на первом плане; – подмечают расхождения между словами и действиями вожатого; – потребность в близости при общении, тайны и прочее; – требуют уважать их как личность

Что важно делать?

• Помогать делать команду, помогать принимать друг друга (дробить группы друзей на мероприятия, сложные игры на сплочение).
• Раскачивать на активность. Если не раскачать старших на дурость – будет очень серьезно. Пусть они не боятся показаться иногда смешными.
• Лучше делать все так, чтобы дети не думали, что ими руководят (им это не нравится), но знали, что за ними смотрят и плохого делать нельзя. Выпускать бесов, разрешать нарушать несерьезные правила.
• М и Д хотят общаться между собой. Лучше, если они увлекутся ребятами из своего отряда раньше, чем другими детьми, а то начнется ревность.
• Не конфликтовать с детьми, а показать, что вы здесь, чтобы им было круто, что они могут предлагать, делать сами и прочее.
• Показывать, что вы хотите понять, почему они делают плохо, а не ругать.
• Объяснять свои решения (решения админки «Так сказано» – не работает).
• Беседовать наедине (вечером – можно, ночью – можно, если у вас есть авторитет. Первые дни – НЕ ОК, каждый день – НЕ ОК).
• Создавать возможность коллективной поддержки, если отряд хороший.
• Давать самостоятельности (хорошо – они могут всё, плохо – вы думаете, что они могут все). Направляйте, организовывайте, не оставляйте одних.
• Научить детей ставить себя на место другого, пробуждать совесть, стыд.

К чему готовиться?

Они более требовательные к тому, что вы делаете (мероприятия). Уже сто раз играли в «Бункер» и «Надуваловку». Лагерные обязательные мероприятия видели сто раз. Тщательно готовиться. Не идти на поводу.

Следят за словами и их исполнением. Быть честным, обоснованным.

Могут встать в позу и не признавать ваш авторитет. Особенно сложно, если у них был другой вожатый. Проводить мероприятия, не нудить.

Они уже взрослые и у них за душой что-то есть, о чем поговорить, что показать. Надо учитывать их мнение, мысли. Надо говорить.

Могут делать не самые приятные вещи: сбегать, курить, ругаться матом.

Образ вожатого.

Уверенный в себе. Не суетится, шутит, дает внимание, помогает, слушает.

Главный. Заявляете лидерство. Вы здесь работаете, вы принимаете правила лагеря, убеждены, что они правильные и будете требовать их осуществления. Но вы не диктатор, всегда можно подойти с просьбой или предложением, готовы что-то придумать. Вы отвечаете за детей, готовы помогать. Вы знаете, почему правила лагеря такие. Дети НЕ ТУПЫЕ, понимают, что идет сверху, что от вас. Не врите, не говорите: «Так надо».

Организатор. Вы делаете все для детей и стараетесь делать это хорошо. Готовы решать первые возникшие проблемы, подтверждать свое лидерство. Каждого ребенка можно занять. Не идите на поводу.

Взрослый, интересный, честный. Называете вещи своими именами. Завоевываете доверие, показываете свою личность. Все через разговоры. Объяснить, что тут принимаем правила игры мы.

Позиционируя себя, вы позиционируете и лагерь, и персонал.

Вы творческая личность. Вы круто придумываете, с вами клево, верите в то, что вы делаете вместе.

Подтверждаете свои слова при деле.

Старший друг. Завоевание доверия, готовы помочь решить проблемы, видеть перспективу в ребенке. Должны думать о нем лучше, чем он сам. Если Вам доверяет ребенок – не обманывайте, не обсуждайте с другими.

В конце организационного периода вы получаете то, с чем будете работать всю смену. Возможна ситуация, когда дети захотят проверить вас на лидерство, если вы его завоевали. В этой ситуации вы должны оставаться тем, кем были до этого.

Понятие временного детского коллектива

Временный детский коллектив – группа (малая) детей, объединенных в целях организации их жизнедеятельности в условиях детского лагеря. Также ВДК существует за пределами лагеря – одноклассники, дети на секциях и т.д.

Специфические особенности ВДК:

• Общность. Наличие общей общественно значимой цели (одинаковое еще не есть общее). Если перед коллективом нет цели, то и нет способов его организовать. Форма организации воспитательного процесса в ВДК в целом помогает взяться цели. Пример: достойное участие в событии;
• Автономность от влияния прежнего социума;
• Интенсивность всех видов деятельности, в том числе общения;
• Краткосрочность существования. Максимальный срок существования временного коллектива не превышает обычно 40-45 дней;
• Наличие структуры и органов самоуправления.
• 7-15 человек – количество членов группы, первичный коллектив. Меньше 7 – отношения узко дружеские. Больше 15 – будет стремиться к дроблению на контактные группы;
• Психологические состояния ВДК: адаптивная, высокая напряженность.

Периоды развития временного детского коллектива

Динамика развития смены.
1. Организационный период. 3 дня – знакомство, привыкание, адаптация.

2. Основной период. Делится по мере расширения взаимодействия детей на:

• a. отрядный (5 дней – отрядные дела для общения в группах и отрядах);
• b. межотрядный (5 дней – знакомство и общение с другими отрядами, межотрядные дела, общелагерных – больше, отрядных – меньше);
• c. лагерный (5 дней – общелагерные дела, немного межотрядных дел + межотрядная подготовка, остаются ежедневные, традиционные дела).

3. Завершающий период. 2-3 дня, есть итоговое дело, логическое завершение концепции смены, подарки, время для подведения итогов.

Процесс формирования коллектива зависит от вожатого. Если сможет «зажечь» всех детей и вовлечь всех – проблем с формированием не будет.

Периоды развития ВДК:

1) Ориентация

Доминирующая потребность – адаптация к новым условиям.

Состояние детей – эмоциональное напряжение, дефицит информации.

Состояние общения – интенсивное узнавание соотрядников с целью понятия своей роли в новой среде, поиск друзей.

Задача: создать максимально благоприятные условия для адаптации.

2) Конфликты

Задачи:

• Помочь осмыслить ситуацию, найти выход;
• Выработать стиль совместной деятельности;
• Не допустить изгоев в коллективе;

3) Доверие

• Доминирующая потребность – преодолеть в отряде разобщение.
• Основная функция вожатого – объединительная.

Задачи:

• Укрепить желание к единству;
• Помочь проявляемым усилиям в общей деятельности;
• Укреплять позиции лидеров, проявляющих себя в коллективе.

Деятельность должна быть коллективная, творческая, значимая, подчеркивающая единство отряда в глазах каждого из его членов.

Помните! Действие после кризиса не терпит паузы. Начинать КТД нужно сразу. Необходимо создать и укрепить эмоциональную обстановку в отряде.

4) Самостоятельность

• Состояние детей – стремятся к достижению успеха в общей деятельности. Психологически характеризируется радостью коллективного творчества.
• Доминирующая потребность – желание успеха в творчестве, поиск своего места в общем творческом процессе.
• Основная функция вожатого – творческая.

Задачи:

• Содействовать успеху творчества и найти поле деятельности;
• Показать уникальность и неповторимость других людей и отрядов;
• Учить анализу, способствовать сплочению единомышленников.

5) Расставание

Задачи:

• Поддерживать ребят;
• Создавать оптимистичный настрой;

Понятие «МЫ»

«Мы» – это то, что присуще только одному определенному коллективу. Существуют понятия «мы», а все вокруг – «они». Для временных детских объединений – это чувство общности создает и укрепляет коллектив.

Существуют определенные условия, при которых эта общность может возникнуть. Во-первых, надо иметь материальную основу: определенное количество детей-носителей понятия «мы». Необходима территория, где «мы» может расположиться, действовать. Нужна цель совместной деятельности.

У ВДК есть свои идеалы, нормы, специфические формы организации, органы самоуправления, а также символы, название и т.д. Все это – центры объединения, то есть те ценности, предметы и символы, которые идентифицируют группу, составляют материальную и идейную основу ее существования и развития. На этой основе происходит осознание общности, создается чувство «мы».

Когда вы организуете мероприятие, важно оставить правильное впечатление у посетителей. И чтобы мероприятие не вызвало негативных эмоций, важно полноценно к нему подготовиться и продумать программу мероприятия. Именно об этом мы сегодня и расскажем.

Этапы организации мероприятия

Чтобы план мероприятия и его программа были проработанными и качественными, важно понять, с чего стоит начать.

Обратимся к общей структуре реализации ивента, мы выделяем 3 основных этапа. При реализации мероприятия важно делать все в правильном порядке, чтобы избежать ошибок и не пытаться все изменить за день до проведения ивента. Давайте поймем, что нужно подготовить к этим этапам.

Этап 1. Конструирование

На этапе конструирования важно определиться с такими аспектами, как:

Правильная команда – залог успеха мероприятия. Если мероприятие не массовое, можно обойтись внутренней командой бизнеса. Главное тут – четко распределить обязанности и зоны ответственности каждого из сотрудников.

Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить основательно. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести какие-то знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? Определить цель мероприятия – один из основополагающих этапов подготовки ивента.

Тематика мероприятия – основа, с которой нужно четко определиться в первую очередь. Это может быть образовательное, культурно-развлекательное или бизнес-мероприятие. Вы можете обратиться к нам за полной классификацией и выбрать тематику с ее помощью. (Сюда в принципе можно добавить иллюстрацию с классификацией ивентов)

Мы относим в формат мероприятия концепцию, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еду, звук и многое другое. В зависимости от выбранного формата вы можете создать правильное впечатление о мероприятии у гостей.

В концепцию также входит место, выступающие и многое другое, но для правильного написания плана и программы нам хватит этих 4 основных элементов, которые должны быть четко прописаны на бумаге.

Этап 2. Подготовка

После того, как мы определились с концепцией, рано переходить к подготовке. Важно сначала спланировать, как эта подготовка будет проходить. Именно тут мы начинаем писать план мероприятия.

При написании мысли могут сильно зациклиться на отдельных задачах и, чтобы не уйти от начальной концепции, важно помнить об основных целях мероприятия, тематике и формате, которые были определены ранее.

Этап 3. Проведение

Во время реализации плана вы с командой поймете, в какой момент нужно начать составлять программу. Программа мероприятия – это список того, что будет происходить в течение мероприятия в четком и утвержденном порядке. Далее мы разберем, как составить программу ивента.

Как составить план мероприятия?

Мы всем очень рекомендуем составлять план подготовки к мероприятию и следовать ему, чтобы выйти из неопределенности и структурировать все задачи, которые необходимо будет выполнить в ходе подготовки ивента. Также правильно составленный план мероприятия поможет найти спонсоров или получить одобрение руководства.

Что же такое план мероприятия?План мероприятия – это документ, в котором структурированы цели и задачи на разных этапах реализации мероприятия, проставлены сроки и определены ответственные. Мы любим составлять планы в виде mind-карт с помощью бесплатного сервиса Miro.

Написание плана мероприятия – не быстрый процесс, он требует большого включения. В нем важно отразить все процессы, которые будут происходить во время воплощения мероприятия в реальность.

Если мероприятие не разовое, а периодическое, все шаги и действия в плане превращаются в бизнес-процессы, которые важно четко прописать, чтобы у команды не возникало недопониманий.

Те, кто организуют мероприятие впервые, часто сталкиваются с тем, что план, перенесенный на бумагу, выглядит неокупаемым или трудно реализуемым. При составлении плана важно будет учесть всю финансовую составляющую, оцифровать все плановые показатели и расписать шаги, которые нужно будет выполнить для достижения этих показателей. При составлении плана важно придерживаться методологии бережливого использования ресурсов, чтобы вывести event на прибыль, потому что эффективность каждого мероприятия оценивается исходя из затраченных ресурсов и полученного результата.

В плане важно отразить всю организационную часть мероприятия, захватить операционный и финансовый контуры.

Структура плана

Давайте сразу к делу 🙂

Мы выделяем такие структурные элементы плана подготовки мероприятия:

Шаг 1. Определяем области работ и назначаем ответственных

Для примера приведем 3 области работ, которые можно включить практически в каждый план:

Таких областей может быть 3, а может и 20. Главное, чтобы вам было удобно контролировать ход подготовки мероприятия. На каждую область работ мы ставим ответственного, для некоторых областей это может быть один человек. Для части из них ответственным можете стать вы, если считаете это нужным.

Шаг 2. Определяем задачи, ставим дедлайны, находим исполнителей и считаем затраты

Далее для каждой области работ мы формируем определенный перечень задач, который может со временем пополняться. На каждую задачу находим исполнителя (исполнителем может быть сам ответственный за определенную область работ) и ставим конкретный дедлайн – дату начала и завершения работы над ней.

Далее мы можем понять, сколько будет стоить выполнение каждой задачи – считаем оплату труда, затраты на другие ресурсы и составляем смету. После подсчета общих затрат, мы можем скорректировать план, если для выхода на окупаемость необходимо снизить затраты. Главное – не уйти от концепции, которая была сформирована в начале.

Шаг 3. Переходим к реализации

После выполнения предыдущих 2 шагов, мы переходим к реализации. При этом план должен быть гибким, чтобы его всегда можно было перестроить с минимальными потерями или вообще без них.

Как составить программу ивента?

Следующий вопрос, с которым нужно разобраться – это программа мероприятия. И не зря мы соединили программу и план, ведь во время самого мероприятия его программа для посетителей превращается в еще один план для организаторов и участников.

Для начала вкратце обсудим тему составления программы.

Первое, с чем стоит определиться – длительность мероприятия. Она обуславливается как бюджетом, так и форматом мероприятия.

Давайте пройдемся по 4 шагам, соблюдая которые можно прийти к идеальной программе вашего ивента.

При формировании тайминга не забывайте учитывать и другие детали: длительность выступлений, короткие перерывы между ними и более продолжительные для отдыха участников (в противном случае они попросту устанут от большого количества информации).

То, как оформить программу мероприятия, мы поговорим в другой статье, тут важнее определиться с таймингами и перенести все на бумагу.

За каждым действием на мероприятии стоит определенный бизнес-процесс, который важно выполнить без единой задержки. Поэтому, составив программу ивента, нужно прописать каждый процесс. Это может быть регулировка освещения зала, микрофонов, речь выступающего и многое другое. Далее все бизнес-процессы мы вставляем в хронологию и также, как в плане мероприятия, ставим исполнителей, проставляем время начала и время конца исполнения этого бизнес-процесса.

Итак, сегодня мы разобрали программу мероприятия и узнали то, как правильно составлять план подготовки мероприятия. Надеемся, что эта информация будет для вас полезной!

План – сетка мероприятий

Мероприятия разделены на тематические дни. При составлении плана учитывалось равномерное распределение умственной, эмоциональной и физической нагрузки детей. Так спортивные игры чередуются с интеллектуальными викторинами, с пешеми прогулками и играми на воздухе.