Создание плана в Планировщике (Майкрософт)
Войдите в Планировщик, и вы увидите план для каждого Группы Microsoft 365.
Начало работы
-
Выберите план в разделе Закрепленные планы или Все планы.
ИЛИ
-
Создайте новый план, выбрав команду Создать план.
Новый план, новая группа
При создании плана создается группа Microsoft 365 для поддержки плана. Группы Microsoft 365 упрощают совместную работу не только в Планировщике, но и в OneNote, Outlook, OneDrive и других.
Создание плана и группы
-
Введите имя плана.
-
Выберите, следует ли создать новую группу или добавить план в существующую (см. следующий набор шагов).
-
Выберите, кто может просматривать ваш план.
-
Выберите Параметры , чтобы добавить описание.
-
Нажмите кнопку Создать план.
Примечание:
В чем разница между общедоступными и частными планами? Общедоступные планы видны всем пользователям в вашей организации. Частные планы видны только пользователям, которых вы добавили в план. Когда сотрудники в вашей организации ищут планы, в результатах поиска отображаются только общедоступные планы. Помните, когда вы делаете план общедоступным или частным, такой же статус получает и группа Office 365. Подробнее.
Добавление плана в существующую группу
Вы также можете добавить план к тем же членам, библиотеке документов и другим функциям групп, которые вы уже используете.
-
Присвойте плану имя и выберите Добавить в существующую группу Office 365.
-
На странице Выбор группы найдите или выберите группу из списка.
-
Нажмите кнопку Выбрать группу.
-
Нажмите кнопку Создать план.
Что делать дальше?
Создав план, вы можете добавлять в него задачи, составляя таким образом список предстоящих заданий.
Нужна дополнительная помощь?
Нужны дополнительные параметры?
Изучите преимущества подписки, просмотрите учебные курсы, узнайте, как защитить свое устройство и т. д.
В сообществах можно задавать вопросы и отвечать на них, отправлять отзывы и консультироваться с экспертами разных профилей.
Знакомьтесь, это Microsoft Project, сложное ПО для управления проектами. Помогает менеджеру в текущих задачах: планировать, распределять ресурсы, анализировать сложность проекта. Автоматически делает отчеты и считает сметы. Если в нем разобраться, может стать незаменимым.
Программа похожа на MS Excel, но содержит больше функций. Визуально выглядит так: в левой части — таблица с данными: задачи, время и трудозатраты. В правой — графики, например, диаграмма Ганта.
В программе есть разные шаблоны, например, Простой план проекта, Запуск нового продукта или Гибкое управление проектами. Выберите подходящую структуру или откройте Новый проект.
Они зависят от типа проекта. Сначала пропишите общие этапы, а потом разделите на конкретные. Для примера будем делать простой интернет-магазин. Этапы могут быть такими: аналитика, главная страница, каталог товаров, интеграция с сервисами оплаты и доставки, личный кабинет.
На верхней панели выберите блок Задача и найдите кнопку Суммарная задача. С ее помощью создайте все общие этапы. Позже добавьте подробностей.
Подумайте, какие войдут в каждый этап. Добавьте их в таблицу с помощью кнопки + Задача. Или дважды кликните мышкой по пустой графе, куда хотите вставить задачу. Откроется такое окно.
В этом окне отредактируйте сведения о задаче. Например, название или длительность, если она уже известна. Когда нет точных данных, ставьте галочку в графе Предварительная оценка. Примерная длительность задачи отобразится в таблице со знаком вопроса.
Добавьте задачи в таблицу. У нашего интернет-магазина они будут следующие.
Для аналитики:
- агрегация требований;
- прототипирование;
- техническое задание;
- проектирование базы данных.
Для главной страницы и каталога товаров:
- дизайн;
- верстка;
- разработка.
Для оплаты и доставки:
- подключение PayPal;
- подключение СДЭК.
Для личного кабинета:
- авторизация;
- регистрация;
- восстановление пароля;
- бонусная система;
- отложенные заказы;
- персонализация;
- интеграция с Axapta.
Для этого слева от каждой из них есть графа, в которой можно выбрать тип планирования. При автоматическом программа определяет длительность задачи, при ручном вы сами меняете даты. Выберите подходящий.
Пока вы вносите начальные данные о проекте в таблицу слева, справа автоматически строится диаграмма Ганта. Чтобы она отображалась корректно, установите зависимости между задачами. Например, чтобы сделать прототип интернет-магазина, сначала нужно собрать требования. То есть, третья задача списка зависит от второй. Все задачи программа нумерует автоматически по мере их появления.
Проставьте зависимости в графе Предшественники. Получится так.
Теперь раздайте задачи команде и отразите это в таблице. В правом нижнем углу есть пять разных вкладок. Диаграмма Ганта (большую часть времени вы будете проводить в ней), Использование задач, Визуальный оптимизатор ресурсов, Лист ресурсов и Отчет.
Выберите Лист ресурсов. В него внесите всех сотрудников, которые работают на проекте, их ставки за час работы и график. Укажите должности или фамилии, если в команде несколько сотрудников занимают одинаковую позицию. Так вы сможете избежать путаницы.
Допустим, что в команде по одному сотруднику на каждую должность. Вот, что получится.
Вернитесь во вкладку Диаграмма Ганта. Найдите графу Ресурсы и проставьте должности исполнителей напротив каждой задачи.
В проекте по созданию интернет-магазина аналитик отвечает за все задачи по аналитике, дизайнер — за дизайн, верстальщик — за вестку, программист — за разработку.
Если какой-то ресурс перегружен, программа это покажет: слева от задачи появятся красные человечки.
Для этого перейдите в Визуальный оптимизатор ресурсов. Он выглядит так.
Видно, что перегружен программист. Вернитесь назад в Диаграмму Ганта. На верхней панели выберите вкладку Ресурс, а потом кнопку Автоматическое выравнивание ресурсов. Программа сама перераспределит задачи так, чтобы разгрузить программиста. Но учитывайте, что время работы над проектом при этом увеличится.
Мы немного познакомились с MS Project. Теперь с ее помощью вы можете планировать, распределять задачи и анализировать работу. Это только базовые навыки. Программа сложная, в ней много разных функций, некоторые никогда не пригодятся. Другие здорово упрощают жизнь, но не так просто их найти и научиться ими пользоваться.
Начинающему менеджеру проектов не обойтись без опытного наставника. На курсе Skillbox вас научат правильно работать с программой MS Project. Покажут, как ее использовать, чтобы упростить не только планирование, но и весь контроль над проектом.
Планировщик от Microsoft помогает решать разные задачи: расчет трудозатрат, стоимости реализации проекта и его сроков. Последняя возможность наиболее востребована среди руководителей.
Грамотно составленный план проекта помогает команде и заказчику получить информацию о стадиях работ, отличается логичностью, компактностью, четкой и понятной структурой, легко изменяется при корректировке состава задач и сроков.
Чтобы подготовить такой график, нужно познакомиться с основными возможностями инструмента. Поможет в этом пример проекта в Microsoft Project.
Этапы составления графика в MS Project
Работа с проектами в планировщике от Microsoft требует некоторой подготовки. Она включает в себя следующие ключевые этапы.
- Выбор способа планирования.
- Установление взаимосвязей между разными задачами.
- Оценка продолжительности включенных работ и отдельных этапов.
- Установка ограничений в датах и сроках.
- Распределение имеющихся ресурсов.
- Нахождение критического пути.
- Поиск решений для сокращения сроков.
На каждом из описанных этапов понадобится свой набор функциональных возможностей планировщика. Составленный в Microsoft Project пример проекта поможет разобраться в опциях и настройках программы.
Выбор способа планирования в MS Project
Разрабатывать график реализации проекта можно от начала, когда вы знаете дату старта работ, но лишь примерно представляете сроки завершения, и от конца, когда известны сроки, к которым должны быть выполнены все задачи.
Чтобы выбрать оптимальный для себя способ планирования, нужно перейти на вкладку «Проект» и открыть раздел «Сведения о проекте».
В раскрывшемся диалоговом окне установите удобный формат расчета сроков задач, как это показывает готовый пример проекта в Microsoft Project.
Если будет выбрана схема планирования от начала, для всех задач планировщик установит ограничение «Как можно раньше». Для распределения работ от конца будет указан противоположный вариант.
Установление взаимосвязей между разными задачами в MS Project
Для успешной реализации проекта этапы, необходимые для достижения поставленной цели, выстраиваются в последовательную цепочку. Указать взаимосвязи можно в разделе «Сведения о задаче».
Для перехода к нему выделите мышкой нужную задачу в графике и нажмите правую кнопку.
В раскрывшемся окне перейдите в раздел «Предшественники» и укажите взаимосвязи.
Не рекомендуется устанавливаться взаимосвязи для суммарных задач. В таком случае участники работ будут простаивать, ожидая завершения всех предшествующих назначений.
Оценка продолжительности включенных работ и отдельных этапов в MS Project
Установить сроки выполнения конкретных задач можно в окне сведений и о задаче.
И хотя есть многочисленные методики вычисления сроков окончания работ, как показывает практика, расчет дат можно делать лишь на основе собственного опыта или конкретной информации от ответственных экспертов и подрядных организаций.
Установка ограничений в датах и сроках в MS Project
Рекомендуется не выстраивать жестких временных рамок, так как в ходе реализации могут возникнуть разные обстоятельства, оттягивающие или ускоряющие процесс. Однако для тех этапов, которые имеют критическое значение, и работ с непереносимыми датами можно воспользоваться ограничениями.
Откройте раздел сведений о задаче через вызов контекстного меню правой кнопкой мыши и перейдите к группе дополнительных сведений.
Здесь можно выбрать тип ограничения, установить крайний срок и дать оценку продолжительности задачи, в том числе и предварительную.
Распределение имеющихся ресурсов в MS Project
Не все ресурсы находятся в поле влияния руководителя проектов, однако те из них, что попадают под него, должны быть грамотно распределены. Как правило, в MS Project под ресурсами понимают трудовые резервы. Они привязываются к задачам в окне с настройками выбранного этапа.
Если в ходе составления графика или, другими словами, построения диаграммы Ганта в MS Project получится, что ресурсы перегружены, это значит, что в реальности сотрудники не справятся с поставленными задачами.
Чтобы избежать такого развития событий, планировщик Microsoft предлагает специальные инструменты выравнивания. Доступ к ним находится на вкладке «Ресурсы».
Нахождение критического пути в MS Project
Среди большого разнообразия задач, которые должны быть выполнены для реализации плана, есть те, сроки решения которых влияют на дату окончания всего проекта. Список таких этапов и принято называть критическим путем. Если дата выполнения одной из задач критического пути сдвинется, изменится и срок завершения всего плана. Поэтому за ходом реализации таких этапов нужно следить ежедневно, а также мотивировать команду к сокращению временных затрат.
Чтобы отследить критический путь на диаграмме Ганта в Microsoft Project, нужно перейти на вкладку «Формат» и установить флажок у одноименного поля.
Те задачи, что относятся к критическому пути, будут выделены красным маркером.
Поиск решений для сокращения сроков в MS Project
Для успешной реализации проекта всегда нужно закладывать некоторый запас времени. Нелишним будет и оптимизировать процесс выполнения разных задач. Для этого нужно провести анализ созданного проекта. Специальные отчеты Microsoft помогут это сделать.
Планировщик может предоставить статистику по задействованным ресурсам, затратам, расчетным срокам, базовому и промежуточному плану.
Выгрузка отчетов доступна в соответствующем разделе.
При грамотном планировании MS Project поможет оптимизировать внутренние процессы, что позволит добиться поставленных целей в назначенные сроки или с минимальными затратами. Для этого в программе есть множество полезных инструментов.
Пример проекта в GanttPRO
В отличие от MS Project в GanttPRO изначально у вас уже будет создан подпроект с вложенной задачей. С этого верхнеуровнего примера вы можете продолжать создавать вашу диаграмму Ганта в GanttPRO и проект в целом: добавлять задачи, вехи, соединять задачи связями и задавать даты начала и окончания.
Удобный онлайн-график и план проекта
Cоздавайте задачи, связывайте их, назначайте ресурсы и работайте с критическим путем в диаграмме Ганта.
Попробуйте бесплатно
GanttPRO — это профессиональный инструмент для управления проектами, основанный на онлайн-диаграмме Ганта.
Пользуясь GanttPRO, вы сможете создавать простые и сложные, многоуровневые проекты, следить за прогрессом их выполнения, устанавливать временные единицы измерения для каждой задачи, организовывать задачи и подзадачи необходимым вам образом и многое другое. Иными словами, в инструменте есть все необходимое для успешного управления проектами.
Мобильная версия GanttPRO поможет постоянно оставаться на связи с командой и оперативно решать текущие вопросы.
Как же создать свой первый проект, используя онлайн-планировщик?
Как создать свой первый проект в GanttPRO
Регистрация и создание вашего первого проекта в GanttPRO займет считанные минуты.
1. Создайте новый проект
Начните с важных настроек. Задайте рабочие часы и настройте календарь. Дальнейшее добавление задач и ресурсов будет очень простым, и вы в этом сами убедитесь.
2. Добавьте зависимости
Зависимости помогут настроить иерархию задач. Поставьте новые задачи, подзадачи и добавьте вехи. Функция «drag-and-drop» поможет быстро соединить зависимые активности.
3. Настройте параметры задач
Теперь укажите даты, статус, прогресс, продолжительность задач и их приоритеты. Также назначьте задачи на членов команды.
4. Активизируйте автопланирование
Автопланирование автоматически скорректирует график в том случае, если в зависимых задачах случатся изменения.
5. Определите критический путь
Найдите критический путь в вашем проекте. Это позволит видеть ключевые задачи и успешно завершать их.
Помимо этого базового функционала по добавлению проекта GanttPRO предлагает еще много возможностей, которые упростят управление вашими проектами.
Готовым примером проекта для вас могут стать шаблоны диаграммы Ганта для различных профессиональных сфер: разработка ПО, строительство, маркетинг, производство, обучение и многие другие. В шаблонах уже создана типовая структура с задачами для конкретной сферы.
Из этого видео вы узнаете, как создать первый проект в GanttPRO.
Остались вопросы о возможностях GanttPRO? Спросите в Live chat у специалистов службы поддержки или запишитесь на персональное демо в удобное для вас время.
4.8
5
голоса
Рейтинг статьи
Microsoft называет свое приложение Planner «простым наглядным способом организации совместной работы». Помимо других функций, это приложение для управления проектами помогает вам составлять план проекта, создавать и назначать задачи в различных категориях, а также просматривать данные и статистику плана.
Любой, у кого есть подписка на Office 365, будь то личная подписка или корпоративная подписка через вашего работодателя, имеет доступ к Microsoft Planner.
У Microsoft Planner есть несколько входных дверей. Начните с входа в свой Учетная запись Office 365. Вы можете сделать это в любой из многих точек входа в Office 365, включая:
- office.com
- admin.microsoft.com
- outlook.com
Если вы уже вошли в другую область Microsoft Office, вы можете найти ссылку на приложение Microsoft Planner, выбрав значок средства запуска приложения в верхнем левом углу и выбрав Planner. Если Планировщика нет в списке, выберите Все приложения и найдите Планировщик в списке.
Кроме того, вы можете войти в Microsoft Planner прямо на странице tasks.office.com.
После того, как вы вошли в систему, вашей первой остановкой будет центр Planner. Оттуда вы можете начать новый план, просмотреть недавние планы, просмотреть все свои планы или просмотреть назначенные вам задачи.
Обратите внимание на ссылку для получения мобильного приложения Planner в нижней части левого меню. Выберите ссылку и нажмите Отправить в модальном диалоговом окне.
Мобильное приложение Microsoft Planner доступно как для Android, так и для iPhone.
Как создать план в приложении Microsoft Planner
Прежде чем вы сможете назначать задачи себе или другим людям, вы должны составить план.
Создание плана
На левой панели выберите Новый план. Заполните всю необходимую информацию в окне «Новый план».
- Дайте вашему плану название.
- (Необязательно) Если вы будете приглашать существующую группу Microsoft в свой план (скажем, например, через Microsoft Teams), вы можете добавить свой план в группу сейчас, выбрав «Добавить в существующую группу Microsoft 365», а затем выбрав группу. для вашего плана. Это удобно, если вы думаете, что у вас будет несколько планов для одной и той же группы.
- Решите, будет ли ваш план общедоступным или частным. Если вы выберете общедоступный, то любой в вашей организации сможет видеть ваш план. Если вы выберете частный, его смогут увидеть только люди, которых вы добавите в свой план.
- (Необязательно) Напишите описание группы. Когда вы добавляете новых участников в свой план, они увидят описание группы, дающее им представление о цели плана.
- Выберите Создать план.
Затем вы увидите главную панель управления или доску для только что созданного плана.
Представление панели инструментов основано на карточках, как и в Trello. Перед добавлением задач добавьте в план членов вашей команды.
Добавление других людей в ваш план
На панели управления плана выберите раскрывающееся меню Участники. Введите имя человека, чтобы добавить его в качестве участника.
Добавление и назначение задач
В вашем плане есть одна корзина задач по умолчанию, которая называется «Сделать».
- Вы можете добавить задачу в эту корзину, выбрав Добавить задачу.
- Вы можете создать дополнительные сегменты для своих задач, выбрав ссылку Добавить новый сегмент. Введите имя нового сегмента и нажмите Enter.
- Затем выберите ссылку «Добавить задачу» под нужным сегментом. Введите название задачи.
- Установите срок сдачи.
- Далее выберите, кому поручить эту задачу. На карточке задачи будет отображаться «Не назначено», пока вы не назначите задачу.
- Обязательно нажмите кнопку «Добавить задачу», чтобы сохранить задачу.
- Ваша задача появится в виде карточки под выбранным вами ведром.
Чтобы добавить дополнительную информацию к задаче, выберите карточку на панели управления. Оттуда вы можете добавить метку, изменить сегмент, в котором находится задача, и указать ход выполнения задачи, приоритет, дату начала и срок выполнения.
Вы также можете добавлять заметки, контрольные списки и вложения. Любой член команды может добавлять комментарии к задаче.
Оставаясь на пути
Microsoft Planner предлагает множество способов увидеть ваш план с высоты птичьего полета.
Диаграммы
На вкладке «Диаграммы» отображаются сводные данные о статусе всех задач в плане, количество задач в каждом сегменте, диаграмма, показывающая количество задач на каждом уровне приоритета (срочные, важные, средние и низкие), список задач. участников плана и сколько задач было назначено каждому человеку.
График
На вкладке «Расписание» отображаются все задачи в календаре, чтобы вы могли понять, какие сроки выполнения задач приближаются.
Другие варианты
Выберите три точки справа от вкладки «Расписание», и вы найдете множество других функций Microsoft Planner.
- Разговор приведет вас прямо в Outlook, чтобы вы могли отправлять электронные письма членам команды.
- Участники перенесут вас на страницу членства в группе для вашего плана, где вы можете добавлять и удалять участников.
- Файлы переносят вас в библиотеку Sharepoint группы, где вы можете создавать, загружать, удалять и редактировать документы, связанные с вашим планом.
- Записная книжка запускает записную книжку Microsoft OneNote, посвященную вашему плану.
- Сайты переводит вас на страницу, где вы можете создать и изменить сайт группы Sharepoint для вашего плана.
Вы также можете добавить план в избранное, сделать копию плана в Microsoft Planner, экспортировать план в Excel, скопировать ссылку на свой план и добавить план в календарь Outlook.
Владельцы групп могут выбрать Параметры плана, чтобы настроить параметры электронной почты группы и указать, должна ли группа получать электронное письмо при назначении или завершении задачи. Здесь также владелец может удалить план.
Выполнение задач в Microsoft Planner
Когда задача завершена, назначенный ей человек может пометить ее как выполненную на своей карточке на доске.
После того, как задача будет отмечена как завершенная, вы сможете найти ее снова, развернув раскрывающийся список Показать завершенные.
Получайте обновления вашего плана
Участники плана могут выбрать, когда получать уведомления от Planner, выбрав значок шестеренки / настроек, выбрав «Уведомления» и указав свои настройки уведомлений.
Другие инструменты управления задачами и совместной работы
Иногда сама сложность Microsoft непривлекательна для пользователей. Если вы решили, что программный пакет Microsoft Office 365 не для вас, есть много других отличных средств управления задачами и инструменты для совместной работы имеется в наличии.
Какие бы инструменты вы ни выбрали, составленный план проекта поможет вам в достижении ваших целей.
Составление плана проекта
в общем виде заключается в описании
задач проекта, доступных ресурсов и
определении взаимосвязей между ними с
помощью назначений. Однако, при составлении
расписания работ в MS
Project,
количество операций несколько
увеличивается.
Планирование начинается с
определения проекта, то есть описания
его ключевых характеристик. Затем
составляется список фаз и задач, а также
список необходимых для их выполнения
ресурсов. После этого в план вносится
дополнительная информация о задачах и
ресурсах, которая будет использоваться
при определении назначений и в дальнейшем
при проведении работ по плану (отслеживание
работ). Далее
осуществляются назначения, после чего
проект оптимизируется, если его
длительность или бюджет окажутся больше
ожидаемых.
Составление плана невозможно
без задания ключевых параметров проекта,
таких как его длительность,
рабочее время и методика планирования.
Чтобы составить расписание
(план) работ в MS
Project
нужно создать файл нового проекта и
открыть диалоговое окно Сведения о
проекте (Project
Information)
(рис. 8). Чтобы изменить параметры проекта
в дальнейшем, это диалоговое окно можно
вызвать командой Проект→ Сведения о
проекте(Project→Project
Information).
Рис.8. Окно сведений о проекте
Проект можно планировать
двумя способами: от
даты начала проекта или от даты окончания.
Если у проекта нет жесткой даты окончания,
то при планировании применяется первый
способ: фиксируется дата, когда необходимо
начать выполнение проекта, и в ходе
составления плана определяется дата
его завершения. Если же проект должен
быть завершен к фиксированной дате, то
используется противоположный способ:
фиксируется дата окончания и в ходе
составления плана определяется, когда
выполнение проекта должно быть начато,
чтобы все работы были выполнены в срок.
Способ планирования
выбирается в раскрывающемся списке
команд Планирование от (Schedule
from)
во вкладке Задача.
Даты начала и окончания
проекта выбираются в списках Дата начала
(Start
date)
или Дата окончания(Finish
date).
Зафиксировать можно только одну из дат
в соответствии с выбранным способом
планирования.
Значения текущей даты и
даты отсчета выбираются в раскрывающихся
списках Текущая дата (Current
date)
и Дата отчета (Status
date).
По умолчанию текущая дата соответствует
системной дате операционной системы,
а дата отсчета равна текущей дате и
поэтому в окне сведений о проекте в
качестве ее значения выбрано НД (NA).
Любое из значений можно изменить
независимо от другого. При отслеживании
проекта и вводе сводной информации
используется дата отсчета, а не текущая
дата.
По умолчанию программа
считает, что все выполненные трудозатраты
относятся ко времени до даты отсчета,
а все оставшиеся трудозатраты – ко
времени после даты отчета. Если выполнение
задачи запланировано после даты отсчета,
но вносятся данные о фактических
трудозатратах по этой задаче, то MS
Project
изменит выполненную часть задачи так,
чтобы она закончилась к дате отсчета,
а выполнение оставшихся трудозатрат
остается на будущее.
Чтобы определить рабочее
время, в рамках которого будут выполняться
работы в раскрывающемся списке Календарь
(Calendar)
нужно выбрать один из доступных
календарей.
Календарем
в MS
Project
называется набор параметров, определяющих
перечень рабочих и нерабочих дней, а
также рабочее время в каждом из рабочих
дней. В стандартной поставке в этом
списке присутствуют три пункта:
1) стандартный (Standard);
2) 24 часа (24 Hours);
3) ночная смена (Night
shift).
Первый календарь соответствует
стандартному расписанию с 8 часовым
рабочим днем, второй – круглосуточному
рабочему дню, а третий предполагает
круглосуточный режим работы с перерывами.
Очень часто входящие в
состав поставки календари не подходят
для проекта. В этом случае можно изменить
существующий календарь или создать
новый. В MS
Project
существует возможность создавать как
групповые (или базовые), так и личные
календари. Последние отражают персональные
расписания отдельных сотрудников.
Поэтому при создании базового календаря
в него следует вносить только настройки,
общие для всех участников проекта или
группы, к которой относится календарь.
Специфические настройки заносятся в
личный календарь каждого сотрудника.
В поле Приоритетуказывается число
в диапазоне от 0 до 1000, которое используется
при выравнивании загрузки ресурсов
между разными проектами. Чем больше
число, тем выше приоритет проекта.
После нажатия кнопки Ок создается новый
файл проекта.
Соседние файлы в папке Практикум по ПИСвО
- #
- #
- #
- #
- #
01.06.2015378 б147оценка.txt
- #
