Как составить план выполненных работ

Иллюстрация: Mike Dotta / Shutterstock / Colowgee для Skillbox Media

Обозреватель Skillbox Media, отраслевой журналист. Работала с TexTerra, SMMplanner, «Нетологией», «ПланФактом», Semantica. Написала больше 60 текстов для рекламных кампаний в «Дзене». Вела нишевой канал на YouTube.

О плане проекта рассказал

Эксперт в области управления цифровыми проектами с 17-летним международным опытом. Бизнес-архитектор. Студент программы Skillbox и СПбГУ MBA «Лидеры изменений».

Проект — это временное предприятие, направленное на создание уникального результата, например продукта или услуги. У проектов есть свои ограничения по времени, бюджету, содержанию. Чтобы прийти к намеченному результату, нужен план.

В этом материале Skillbox Media расскажем о плане проекта.

• Что такое план проекта и зачем он нужен
• Что входит в планирование
• Как планировать по PMBoK
• Как устроено планирование в Agile
• Где брать шаблоны

---

План проекта — документ, в котором описан проект. В него обычно включают ряд последовательных действий, мероприятий или задач. Эта последовательность показывает, как команда будет достигать цели в установленный срок и с ограниченными ресурсами.

Вот какие элементы ещё есть в документе:

• цели, задачи — к чему нужно прийти;
• заинтересованные стороны — все, кому важен результат;
• график работ, в котором можно наметить контрольные точки;
• бюджет, все необходимые ресурсы;
• коммуникация — как команда проекта и заинтересованные стороны будут обмениваться информацией.

План может быть мультисценарным. Это значит, что в нём будет указано несколько сценариев развития проекта и последовательность действий для них. Это помогает снизить риски — если что-то пойдёт не так, вы будете готовы активировать план Б или использовать резерв времени или бюджета.

План проекта составляют на этапе подготовки. Сначала он может быть укрупнённым — только с важными ограничениями и этапами. Позже его могут детализировать, уточнять или корректировать. Но работают с ним всегда в одном документе, чтобы не упустить из виду ничего важного.

План проекта нужен менеджерам, команде и всем заинтересованным сторонам. Он помогает координировать действия и достичь намеченной цели. Можно сказать, что проект без плана — как корабль без навигации и карты:

• невозможно определить, держит он курс или нет;
• нельзя понять, есть ли проблемы и в чём они состоят;
• есть риск, что команда проекта выгорит, потеряет мотивацию, не достигнув цели.

Курсы Skillbox для тех, кто хочет освоить проектный менеджмент

• «Профессия Менеджер проектов» — изучить разные методологии и управлять бюджетом, сроком и командой.
• «Управление проектами» — сопровождать проекты из любой отрасли на каждом этапе, от брифования до поддержки.
• «Управление командами» — управлять конфликтами, мотивировать и развивать сотрудников.

Планирование — это процесс создания плана. За него обычно отвечает менеджер проекта. Но он может подключать к нему членов команды и заинтересованные стороны, чтобы согласовать цели, задачи, ограничения и другие важные элементы плана.

Приступить к планированию невозможно без формулировки цели проекта и определения его заинтересованных сторон. Только после этого можно отвечать на вопросы: что и зачем делаем, как, когда, кто за это отвечает, сколько это будет стоить и что будет, если что-то пойдёт не так.

Поиск ответов на эти вопросы — и есть планирование. Подробнее обо всех его этапах можно почитать в отдельной статье. Здесь перечислим принципы, которых нужно придерживаться для успешного планирования:

• Держите цели и задачи в фокусе. Менеджеру проекта важно проявить лидерские качества и повести за собой команду к общей цели. Поэтому он сам должен фокусироваться на ней.
• Сделайте планирование коллективным творчеством. Подключайте к процессу как можно больше участников и заинтересованных сторон. Это сделает план проекта проработанным и устойчивым.
• Используйте принцип меритократии. Он подразумевает, что важные решения должны принимать компетентные люди. Поэтому учитывайте все мнения, но они должны влиять на проект в разной степени. Создавайте такие условия, чтобы объективно талантливые люди могли влиять на принятие решений.
• Не бойтесь вносить изменения в план. Управляйте ими умно и проактивно. Помните, что план устаревает в момент, когда он готов. Поэтому старайтесь предвидеть возможные трудности и действуйте на опережение.

Дополнительный совет — развивайтесь сами и развивайте свою команду. Изучайте принципы и подходы к планированию, которыми пользуются ваши коллеги и конкуренты по отрасли. Со временем это поможет проще планировать, работать и взаимодействовать с командой.

PMI — институт управления проектами — выпускает PMBoK (Project Management Body of Knowledge). Это свод знаний по управлению проектами. В PMBoK среди прочего описано планирование.

Согласно PMBoK, планирование — постоянный процесс. Для него менеджер должен использовать почти все области знаний, описанные в своде. Это управление:

Содержанием. На этом этапе идёт сбор требований заказчиков и заинтересованных сторон, определение целей: чего нужно достичь. На нём можно составить иерархическую структуру работ — список всех небольших задач, необходимых для достижения цели.

Сроками. Чтобы оценить сроки, нужно определить состав работ, взаимосвязи между задачами, необходимые ресурсы. Потом оценить длительность операций и разработать расписание работ.

Стоимостью. Это стоимостная оценка работ и необходимых ресурсов. Когда она проведена, менеджер может разрабатывать бюджет.

Качеством. Это планирование уровня качества и контрольных точек, на которых его нужно проверять.

Ресурсами. На этом этапе разрабатывают план управления человеческими ресурсами — распределяют роли и формируют команду. Это особенно важно в проектах, связанных с серьёзными изменениями в организации. На нём также определяют необходимые ресурсы — например, какой понадобится софт.

Коммуникациями. На этом шаге определяют форматы, глубину, частоту и каналы коммуникаций — как все участники проекта будут взаимодействовать между собой.

Рисками. Это поиск и идентификация рисков, их качественный, количественный анализ и разработка планов действий для случаев, если риски наступят.

Интеграцией. Это сборка всех «элементов» в единый план управления, согласование с командой и заинтересованными сторонами. Интеграция позволяет объединить усилия всех сторон для достижения цели.

Этот список можно использовать как чек-лист, чтобы убедиться в полноте плана проекта. Если какая-то область знаний не учтена, постарайтесь понять, как это исправить. Например, можно привлечь кого-то в качестве заинтересованного лица, спонсора, партнёра или члена команды, чтобы он помог вам в управлении рисками или ресурсами.

Agile — методология гибкого управления. Её особенность в том, что команда работает короткими циклами. Результат проекта может быть неизвестен, главная цель разработки — сделать продукт, полезный пользователям. Так как результат неизвестен, нельзя составить план проекта перед его запуском.

Но в Agile составляют планы при формировании бэклога спринта. Спринт — это цикл работы, бэклог — перечень задач, которые нужно выполнить в этом цикле. Исходя из этих задач, менеджер планирует ресурсы, длительность, стоимость каждого спринта и приоритет работ в нём.

Поэтому планирование в Agile остаётся, но этот процесс совмещён с фазой исполнения и «растворён» в ней. Вы можете часто встречаться с командой и клиентом, чтобы контролировать и корректировать план.

В программах для управления проектами встречаются готовые шаблоны планов. В некоторых программах форматы планов подобраны для разных проектов и подходов к управлению.

В Skillbox Media есть подборка из восьми программ для менеджера проектов. Здесь мы перечислим главное, что о них нужно знать:

• MS Project — самое популярное, но сложное решение, оплата которого сейчас недоступна в России.
• Wrike — облачный сервис для планирования и управления проектами.
• Comindware — сервис с облачной и локальной версией, большим числом шаблонов. Подходит для Agile-разработки.
• «Аспро.Cloud» — российский облачный сервис, подходящий для Agile.
• Podio — программа с открытым исходным кодом, которую можно интегрировать с любыми сервисами.
• Worksection — сервис, который прекратил работу с пользователями из России.
• Advanta — российская программа, поддерживающая методологии Scrum и Agile.
• Jira — сервис, который работает на сервере или облаке. Оплатить его из России нельзя.
• «Битрикс24» — российский комплексный софт, в котором есть функция управления проектами.

Редакция «маркетинг» рекомендует

Как узнать больше об управлении проектами

• Управление проектами — отдельное направление в менеджменте. В нём много методик, принципов, концепций и практик. Начать изучение темы можно с этого материала Skillbox Media.
• Чтобы правильно составить план проекта, можно использовать декомпозицию. Это значит разобрать проект на небольшие части, или задачи. Так вы поймёте, сколько ресурсов и времени понадобится на достижение цели. Прочитайте наш гайд, чтобы научиться декомпозиции.
• За управление проектами отвечают менеджеры. Они умеют планировать, выстраивать систему коммуникаций, управлять командой и процессами и много что ещё. Узнать о профессии подробнее можно в этом материале Skillbox Media.
• Если вы хотите стартовать в профессии, приходите на курс Skillbox «Профессия Менеджер проектов». На нём учат определять цели проекта, собирать команду, работать с бюджетом, общаться с заказчиком. Также на курсе можно научиться готовить презентации и работать с Excel: делать сложные расчёты и готовить отчёты.

Другие материалы Skillbox Media о проектном менеджменте

• Что такое проект и что может быть его целью
• Главное о PMBoK — своде знаний по управлению проектами
• Что такое KPI, какие они бывают, как их разработать и показать графически
• Пошаговое руководство по управлению бюджетом проекта
• Что такое матрица RACI и как она помогает достигать целей в срок

Научитесь: Профессия Менеджер проектов
Узнать больше

Планирование  работ по проекту в строительной организации имеет свою специфику по сравнению с общими подходами, изложенными в международных стандартах, к примеру, РМВОК, ИСО 90006.

Во – первых, специфика заключается в том, что несмотря на разные объемы, сроки, виды работ, договора (проекты)  по строительно-инвестиционным проектам  для одной и той же компании  будут типовыми.

Во-вторых, уже при заключении договора уяснены виды работ и сроки работ, т.е. мы уже располагаем определенными данными для планирования  работ по проекту. Заказчик предоставляет организации – исполнителю работ проект организации строительства, проектно-сметную документацию, стройгенплан, сроки реализации строительства.

При наличии этих данных методика разработки календарного плана графика проекта будет следующей:

1.Определить состав процессов содержания проекта (жизненного цикла проекта и продукта проекта),  входящих в проект строительной организации. Предположим, если заказчик предоставляет  сам проектную организацию, то первым процессом, после заключения договора будет процесс «Анализ и контроль проектно-сметной документации». Далее необходимо подготовить всю разрешительную документацию и сам объект для начала строительно-монтажных работ, значит в составе проекта будет процесс «Подготовка производства строительно-монтажных работ». Также для работ по проекту, необходимы материалы, порой не потребуется и субподрядные организации, следовательно необходим проект «Закупки». Предложенная структура процессов строительной организации увязана с требованиями стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2008г.

Для реализации работ потребуются еще и ресурсы, такие как, человеческие ресурсы (команда проекта), оборудование, техника, инструменты, спецодежда, средства индивидуальной защиты, следовательно, необходимо учесть процессы управления ресурсами. И, наконец, непосредственно – процессы производства работ: «Производство строительно-монтажных работ», «Подготовка исполнительной документации», «Сдача объекта». На основании  проведенного анализа мы можем построить карту процессов проекта. Рекомендуется также при составлении календарного плана-графика работ учесть и сам процесс планирования проекта.

2. Определить последовательность процессов проекта  (по жизненному циклу проекта и продукта проекта) и разработать План выполнения работ проекта по вехам (веха- событие, дата в осуществлении проекта, отражает состояние завершенности тех или иных работ)

Календарный план по вехам (процессам), уже на этом этапе обретает четкую взаимосвязь между завершением одной вехи (процесса) и началом другого.

3. Дать задание функциональным руководителям на разработку детальных планом графиков по процессам проекта с указанием даты сдачи плана-графика процесса.

Для проработки детального уровня работ (задач) по каждому процессу проекта руководитель проекта обращается к функциональным руководителям (или владельцам процессов, если в организации существует процессно-ориентированная модель управления).

На этом этапе функциональный руководитель (владелец проекта) разрабатывает календарный план работ (задач) по своему процессу с учетом Календарного плана по вехам (процессам) проекта. Как правило, руководитель проекта определяет сроки разработки календарных планов-графиков по процессам для владельцев процессов (функциональных руководителей). Принципиальным вопросом на данном этапе, кто будет разрабатывать график закупок (график поставок) – начальник отдела снабжения или руководитель проекта, как правило, этот вопрос решается высшим руководством компании на стадии разработки стандарта по управлению проектом.

4. Составить иерархическую структуру календарного плана-графика проекта и увязать со сроками выполнения работ (построить диаграмму Ганта)

Иерархическая структура работ представляет декомпозицию процессов проекта на  подпроцессы (т.е. задачи) и подзадачи.

5. Провести анализ календарного – плана графика проекта по методу критического пути

Для четкого управления сроками проекта важно выделить критический путь проекта – максимальный по продолжительности полный путь в сети планирования работ. Длительность критического пути зависит от длительности задач лежащих на критическом пути, соответственно любая задержка выполнения задач критического пути повлечет увеличение сроков проекта (срыв)

Концепция критического пути обеспечивает концентрацию руководителя проекта на критических работах.

Смотрите бесплатно -Видео курс: 

“Управление проектами в строительной отрасли”

Для успешной реализации проектов необходимо планирование. Станете ли вы строить дом, не продумав все заранее? Скорее всего, нет, ведь если бессистемно прибивать гвоздями доски, жди беды. Этот принцип работает и в корпоративном мире. План реализации служит в качестве генплана для любой общей цели. В таком плане необходимо предусмотреть всё: от стратегии проекта, до бюджета и списка лиц, работающих над проектом. 

В этом руководстве мы обсудим, что такое план реализации и как его создать. Описанные далее пошаговые действия помогут вам и вашему коллективу подготовиться к реализации больших и малых проектов.

Для чего нужен план реализации?

План реализации — это документ, в котором обозначаются пошаговые действия, предпринимаемые сотрудниками для достижения общей цели. План реализации по своей сути аналогичен стратегическому плану. Если в стратегическом плане подробно излагаются стратегии, которые вы будете использовать для достижения той или иной цели, то в плане реализации приводится пошаговое руководство по достижению этих целей.

План реализации формируется для того, чтобы ваш коллектив мог ответить на вопросы кто, что, когда, как и зачем делает в рамках проекта, прежде чем приступать к его реализации. Проще говоря, это план действий, который превращает стратегию в конкретные задачи.

Чтобы узнать, насколько эффективен ваш план реализации, лучше всего показать его кому-то, кто не входит в вашу команду, и посмотреть, сможет ли он понять проект во всей его полноте. План реализации не должен оставлять вопросов без ответов.

Что такое реализация стратегии + 6 ключевых шагов к успеху

Как создать план реализации за 6 действий

Для того чтобы план реализации отвечал на все вопросы и был полезен для команды проекта, необходимо выполнить некоторые шаги и внести в него необходимые компоненты. Создавая план, выполните следующие действия, чтобы снизить риск возникновения пробелов в вашей стратегии.

1. Сформулируйте цели

Первым шагом в процессе реализации является определение целей. Опишите результат, которого хотите добиться по завершении проекта, например, вы рассчитываете получить нового клиента или пересмотреть свою внутреннюю стратегию в отношении контента. Если начать работу, обдумав цели проекта, вам будет проще составить его план. 

Подсказки:

• Задайте вопросы. Обдумывая цели проекта вместе с коллегами, задайте себе такие вопросы: чего мы хотим добиться с помощью этого проекта, какие результаты мы рассчитываем получить, с какими заинтересованными сторонами мы планируем разделить ожидаемые результаты проекта?

• Проведите коллективное обсуждение возможных рисков. Хотя позже вы будете проводить более глубокую оценку рисков в рамках плана реализации, заблаговременное коллективное обсуждение потенциальных рисков обеспечит вам более реалистичное представление о том, чего вы можете достичь. 

Читать статью «Как создать эффективную цель проекта (с примерами)»

2. Проведите исследование

Получив общее представление о целях проекта, можно перейти к более глубокому их изучению с применением таких исследовательских инструментов, как собеседования, опросы, фокус-группы и наблюдения. Исследование должны проводить ключевые эксперты в данной области. Этими экспертами могут быть как ваши коллеги, так и привлечённые внешние контрагенты. По итогам этой работы должно сформироваться примерное понимание того, какие будут сроки, бюджет и штат вашего проекта.

Подсказки:

• Обеспечьте совместное выполнение работы с помощью общих инструментов. Выполнять совместную работу проще, когда у вас есть нужные инструменты для обмена информацией. Делитесь целями проекта и получайте обратную связь от других участников, независимо от места их нахождения, с помощью инструмента для совместной работы. 

3. Проработайте риски

На первом шаге вы провели предварительное коллективное обсуждение возможных рисков в рамках своей стратегии реализации, а теперь, на третьем шаге, распишите все потенциальные риски проекта более предметно. Риски могут включать в себя всё что угодно: от оплачиваемого нерабочего времени и выходных до бюджетных ограничений и потери сотрудников. 

Чтобы детально расписать все риски, лучше всего воспользоваться реестром рисков. Этот инструмент поможет вам расставить приоритеты по рискам проекта и подготовиться надлежащим образом. Кроме того, можно провести SWOT-анализ, который позволит выявить слабые стороны и угрозы для проекта. 

Подсказки:

• Проявляйте гибкость и инициативность. Проработка рисков — это больше, чем просто стратегия подготовки. Если вам удастся выявить риски, которые можно предотвратить, то вы сможете принять соответствующие меры уже на этом этапе составления плана реализации. Среди этих мер может быть корректировка первоначальных целей проекта. 

Читать статью «Процесс управления рисками проектов за 6 чётких шагов»

4. Спланируйте вехи

Определение вех проекта является важным шагом в процессе планирования, поскольку эти контрольные ориентиры будут помогать вам отслеживать ход выполнения работ по проекту. Вехи служат в качестве показателей: они позволяют оценить, как далеко вы продвинулись в проекте и сколько вам ещё предстоит пройти. 

Для наглядного представления вех проекта и обеспечения всей команды актуальной информацией используйте диаграмму Ганта. С её помощью можно составить визуальный график реализации и отразить на нём количество времени, которое, по вашему мнению, понадобится на выполнение каждой задачи.

Подсказки:

• Оставьте пространство для манёвра. Не всегда события развиваются строго по плану, даже если вы своевременно делаете всё, что в ваших силах. Оставив в своём графике работ пространство для манёвра, вы сможете планомерно вести проект, а не гнаться за недостижимыми вехами.

• Уточните зависимые элементы. Зависимые элементы — это задачи, которые зависят от выполнения других задач. Чёткое определение таких зависимостей способствует своевременному выполнению проекта и достижению вех.

5. Распределите обязанности и поставьте задачи

В любом плане действий должен быть список обязанностей всех сотрудников. Распределив обязанности, можно будет оценивать продуктивность каждого сотрудника и более тщательно контролировать ход работ. Для распределения функций и обязанностей в рамках эффективного управления проектом можно использовать такой инструмент, как матрица RACI. 

Распределение обязанностей — это не то же самое, что назначение отдельных задач. Один из сотрудников может отвечать за контроль хода согласования проекта, в то время как трём другим можно поручить заниматься распространением информации о проекте среди различных групп. При распределении обязанностей и задач необходимо чётко обозначить ожидаемые результаты. 

Подсказки:

• Коммуникация является ключевым фактором. При распределении функций, обязанностей и задач желательно сразу объяснить, почему вы выбрали именно этого специалиста, а не другого. Чтобы сотрудники не гадали, почему именно их наделили теми или иными функциями, на этом шаге в процессе планирования можно выделить сильные стороны каждого из них.

• Контроль обязанностей в общем инструменте. Применение общего инструмента, такого как программное обеспечение для управления проектами, помогает участникам коллектива более чётко понять, кто что делает и к какому сроку.

6. Распределите ресурсы

Распределение ресурсов — это один из лучших способов снизить риски. Если вам удастся спланировать ресурсы, необходимые для проекта, и обеспечить их наличие, вы избежите ситуации, когда посреди проекта оказывается, что вам чего-то недостаёт. Если выявить нехватку тех или иных средств на этом этапе процесса реализации, можно будет скорректировать проект соответствующим образом до его начала. 

К ресурсам среди прочего относятся финансы, персонал, программное обеспечение, оборудование и прочие материальные и технические средства. Время также может быть ресурсом, поскольку сотрудники, необходимые для реализации проекта, могут работать и над другими проектами.

Подсказки. При определении имеющихся ресурсов для проекта задайте следующие вопросы: 

• Каков приоритет проекта? 

• Кто может работать над этим проектом? 

• Какой имеется бюджет или инструменты? 

• Какие дополнительные ресурсы нам нужны? 

• Кто должен утвердить план распределения ресурсов?

Если выполнить все эти действия при создании плана реализации, это значительно повысит вероятность достижения целей проекта. Кроме того, наличие контрольного списка тезисов, которые необходимо отразить в плане реализации, также способствует успешному выполнению проекта. 

Попробовать Asana для управления проектами

Что включать в план реализации

Знать, как создать план реализации, крайне важно, но также нужно понимать, что именно следует в него включить. Ниже приводится контрольный список шести самых важных аспектов, которые необходимо учесть в плане, если вы хотите успешно продвигать проект вперёд. 

1. Цели

Первым делом в процессе реализации следует обозначить цели проекта. Сформулируйте цели и решите, какие критерии будет использовать ваша команда для оценки прогресса. Чётко определив цели проекта, вы со своей командой сможете оценивать эффективность их достижения и продуктивность по ходу работ.

2. Обоснование объёма проекта

Объём проекта устанавливается на втором шаге при проведении исследования. В объёме проекта должны быть прописаны установленные вами границы проекта. В нём также необходимо подробно изложить цели, сроки и ожидаемые результаты проекта. Определение объёма проекта в плане его реализации поможет предотвратить разрастание объёма по ходу проекта.

3. Ожидаемые результаты

Ожидаемые результаты — это осязаемые цели вашего проекта. Обозначив ожидаемые результаты, которые вы рассчитываете получить, их можно будет использовать в качестве ресурса при управлении временными рамками, делегировании задач и распределении ресурсов. 

4. Сроки выполнения задач

Хотя хронология проекта может меняться по ходу его реализации, необходимо уточнить ожидаемые сроки выполнения при планировании реализации. Если оценить сроки выполнения задач, отталкиваясь от них, можно будет спланировать вехи и составить план проекта вплоть до его завершения. Чаще всего при стратегическом планировании и планировании реализации используются диаграммы Ганта. Это объясняется тем, что информация на них отображается в виде линейного пути, похожего на хронологию. 

5. Оценка рисков

Оценка рисков проводится на третьем этапе процесса реализации. Независимо от того, используете ли вы реестр рисков , SWOT-анализ или план действий в непредвиденных обстоятельствах для выявления рисков, обязательно включите эти документы в свой план. Это позволит другим участникам проекта ознакомиться с выявленными вами рисками и, возможно, помочь вам предотвратить их. 

6. Функции и обязанности участников команды

Итак, вы распределили функции и обязанности среди участников команды на пятом шаге своего плана, и теперь можете отслеживать их работу, фиксируя всю важную информацию. Независимо от того, используете ли вы матрицу RACI или какой-либо другой инструмент для разъяснения функций тех или иных сотрудников, в вашем плане должен быть предусмотрен раздел, на который можно было бы ориентироваться при возникновении вопросов. 

Ваш план реализации, скорее всего, будет уникальным для проекта, над которым вы работаете, поэтому в него могут входить и другие компоненты, не указанные выше. Однако включение шести вышеприведённых элементов в план в виде основы обеспечит ему всеобъемлющий характер.

Многие аспекты реализации проекта пересекаются со стратегическим планированием. Работая в качестве менеджера проекта над планом его реализации и одновременно над стратегическим планом, вы сможете свести к минимуму общее время, затрачиваемое на планирование.

Ещё один способ экономить время в процессе планирования заключается в размещении всех планов на одной платформе управления работой. Когда ваша группа проекта будет готова приступить к его реализации, всё необходимое для этого уже будет в одном удобном для всех месте.

Преимущества наличия плана реализации

Планирование реализации имеет множество преимуществ. При этом наибольшее из них связано с повышением вероятности успешной реализации проекта. Разработка плана проекта позволяет создать дорожную карту для выполнения проекта без лишних проблем. 

Другие преимущества наличия плана реализации:

• Более эффективная коммуникация между участниками команды и ключевыми заинтересованными сторонами

• Более чёткая организация ресурсов и управление ими

• Более прозрачный контроль работы всех участников проекта

• Более структурированная хронология проекта и ежедневный рабочий процесс

• Упрощённое выполнение совместной работы участниками команды

Приступать к выполнению проекта без плана его реализации — это всё равно, что выйти на сцену для произнесения речи, не зная, что вы собираетесь сказать. Подготовка имеет ключевое значение для высокой производительности. 

Упростите планирование реализации проекта с помощью программного обеспечения для управления проектами

Знание шагов по планированию реализации — это основа управления проектами. Хорошо спланированный проект обеспечивает его успешную реализацию.

Программное обеспечение для управления проектами позволяет сделать план реализации доступным для всех сотрудников и заинтересованных сторон. Кроме того, создав плат в онлайн-версии такой системы, его можно будет корректировать в режиме реального времени, что оставляет пространство для совершенствования процесса. 

Попробовать Asana для управления проектами

Построение план-графика – это стандартный подход к решению типовых задач. Этот прием планирования используется в самых различных случаях и для самых разных целей. План-график обычно включает всю необходимую информацию об этапах работы, их краткую характеристику и обозначенные сроки выполнения. Исключать этот этап нельзя, потому что именно на нем формируется полное понимание о предстоящем проекте и специфике его выполнения.  

План-график представляет собой таблицу с размеченными сроками и обозначенными действиями. Полезно отмечать в таком плане ещё и ответственных лиц, которые будут участвовать процессе автоматизации. Примерный вид плана приведен на рисунке ниже.

Слева у нас перечислены работы в столбик, а справа закрашены клеточки, соответствующие месяцу их реального выполнения или работы над ними. Добавить ответственных лиц можно прямо сюда или же вынести в отдельный график с использованием численного обозначения этапов.

Исходя из нашего опыта реализации проектов по автоматизации бизнеса мы отметим, что строго следовать какому-либо варианту составления плана не стоит. Самое важное – это сохранить и распланировать информацию. Сделать это можно абсолютно любым способом. Разве что, обратите внимание на наличие ответственных за каждый этап. Мы уже много раз говорили, что общее – это означает ничье. Пока нет ответственных лиц, спросить тоже не с кого. Именно поэтому пофамильно вносим их в план-график.

Советуем прочитать: Кто такие толстый и тонкий клиенты?

Слишком сильно увлекаться планированием не стоит. В противном случае, проект может превратиться в постоянное развитие плана и его доработку. Нам же важнее тратить время и силы на процесс автоматизации. Поэтому, сделайте самый простенький и понятный всем план график с ответственными лицами и не спускайтесь до уровня, что каждое чаепитие с ответственными лицами также будет отмечено. План нужен для координации, упрощения взаимодействия, расчёта бюджета и набросков процесса работы. Ставить же целью само создание идеального плана – это совсем неправильно.

Как построить план-график

Возможно вас это удивит, но построить план-график совсем не сложно! Достаточно уметь пользоваться любой и абсолютно любой программой для написания текстов или работы с таблицами, будь то Word или Execle. Подойдут и инструменты Google или Яндекс. Скажем вам больше – можно даже делать это руками на стандартной бумажке или на белой доске. 

Создаем самую стандартную табличку и разлиновываем её. В одном из столбцов табличек пишем работы, которые предстоит выполнить. В этом же столбце можно указывать наименования этапов работ и периодов. Пустое пространство справа от этого столбца – это место, где мы будем отмечать календарные сроки и в пустых клетках расписывать исполнителей конкретных задач, а также указывать служебную информацию. Исходя из этой логики расписываем весь процесс, о котором мы разговаривали всё это время.

Столбы слева с этапами работ удобно наполнять этапами бизнес-процессов, которые участвуют в общей логике нашего будущего автоматического решения. Их чередуем с тем, что нужно сделать. 

Например, пишем так:

Наименование этапа: Автоматизация склада

Наименование действия 1: Автоматизация процесса учёта регистрации поступивших товаров.

Бизнес-процесс: Получение товара на складе

Вспомогательные процессы на этапе: Внесение данных в таблицу, отправка таблицы на согласование менеджеру, разметка адресного хранения

Ответственный за процесс: Иванов И.И.

Ответственный за разработку этапа: Петров И.И.

Ответственный разработчик со стороны исполнителя: Сидоров В.В.

Вот и получили элементарный вариант плана-графика. 

Что должен содержать план-график

План-график может содержать самые разные пункты. Тут нет никакого строго госта. Ведь мы работаем с документом, который нужен для удобно работы. Мы приведем некоторые варианты, которые рационально включить в этот план.

Название этапа или мероприятия

Тут всё просто. Логика пункта следует из его названия. Записываем в произвольной форме название этапа.

Описательная часть 

Описываем каждый этап в исчерпывающей, но краткой форме, чтобы не забыть потом что именно мы планировали сделать на каждом этапе. Иногда полезно сделать обоснование причин запуска этапа, а также обозначить возможности.

Цели и результаты

Из названия тоже всё ясно. Цель – это удобная метрика, которая позволяет оценить вышло ли сделать на этапе то, что планировалось. Результаты также полезно отметить. Хорошо бы, чтобы в итоге они коррелировали с поставленными целями. Увы, это не всегда очевидный и связанный процесс.

Советуем прочитать: Чем лучше 1С?

Даты и временные промежутки

Из названия следует смысл этого пункта. Желательно обозначать диапазоны дат, а не целиться строго в одну несчастную дату. При реализации больших проектов редко получается выполнить этап день-в-день.

Ответственные исполнители

Опять-таки, всё следует из названия. Указываем ответственных или группу ответственных. Также полезно обозначить и их контактную информацию. 

Подход для решения

Тут мы записываем то, как мы планируем реализовывать работы и установим их взаимосвязь.

Допущения

Перечень допущений, которые мы сделали или можем сделать при реализации конкретного этапа. 

Что включает календарный план

Когда можно писать план проекта