Как составить план задач по месяцам

Всем привет. Неделю назад я, наконец, подвел итоги 2022 года и поставил новые цели уже на будущий 2023 год. В этой статье я хочу поделиться своими советами и рассказать о том, как составить планы и распределить время – 24 часа в день, 168 часов в неделю, 728 часа в месяц и 8736 часов в году.

Последовательность планирования

Планы и цели на день исходят от планов и целей на неделю. Планы и цели на неделю исходят от планов и целей на месяц. А те в свою очередь от планов и целей на год. Поэтому первое, с чего нужно начинать – это с составления планов на год.

P.s. Сори за такую тавтологию))

Читать также:

Жить по плану или без | Плюсы и минусы двух сторон

---

Как составить планы и цели на Год

К составлению годового плана нужно подойти серьезно. Ведь от результатов ваших стараний будет выстраиваться каждый месяц, неделя и день.

Ниже я описал последовательность шагов, которые помогут определить ваши ключевые задачи, не упустив ничего из виду.

Шаг №1. Чего не получилось достичь в прошлом году?

Первым делом нужно напрячь извилины и определить то, чего вы не смогли достичь в прошлом году. Тем, кто подвел свои итоги, будет гораздо легче.

Пример:

В прошлом году моей ключевой целью был переезд в другой город. Но так как я этого не сделал, то эта цель переноситься на следующие 356 дней.

Шаг №2. Выделите основные жизненные сферы

К основным сферам жизни относится: личностный рост, карьера, семья, здоровье и финансы.

Итак, пойдем по порядку.

Личностный рост

Личностный рост выражается в постоянном совершенствовании человека. Поэтому, здесь я советую сосредоточить внимание на следующем:

• Обучение различным навыкам. Например, научиться танцевать.
• Выработка полезных привычек, таких как ежедневное чтение.
• Искоренение вредных привычек. Для меня это перестать грызть ногти.
• Развитие дисциплины.
• Расширение общего кругозора.
• и т.д.

Карьера

Тут все зависит от вашей сферы деятельности.

Если вы руководитель компании решите, куда хотите привести ее в этом году. Как будете управлять компанией, чтобы претворить свои планы в жизнь? Когда планируете заняться увеличением доли рынка и экономией расходов?

Читать также:

Как новичку заработать в интернете | 13 способов с вложениями и без

Семья

Да, две верхние сферы важны в жизни каждого человека, но из-за этого не стоит забывать о самом ценном – о семье. На самом деле многих людей беспокоит то, что они слишком мало проводят время с родными. Кстати, это отсылает нас к шагу №1.

Наметьте в своем плане длинные выходные с детьми, праздничные дни, сюрприз для любимого человека в виде путешествия и т.д.

Здоровье

Не стоит пренебрегать такой важной детали, как поддержание собственного здоровья. Зачастую от него зависит уровень наших успехов и счастья.

Финансы

Банальный пример – это наметить конкретную сумму, которую вы намереваетесь заработать за год. Также можно заняться инвестированием, начать жертвовать на благотворительность, поднять уровень ежемесячных доходов и многое другое.

Шаг №3. Постановка самих целей

После проделывания предыдущих действий приступаем к самому важному – к постановке конкретных задач. Помните, что это задаст направление на весь год. Фиксируйте в плане только основные и наиболее существенные задачи.

Пример моих 10 целей на год:

1. Переехать.
2. Выстроить свой день так, чтобы я мог уделять время работе, спорту, саморазвитию и отдыху с семьей.
3. Прочесть 15 книг по саморазвитию.
4. Пройти как минимум 3 платных курса для развития в сфере интерент-маркетинга.
5. Самостоятельно написать 50 качественных статей.
6. Достичь 2000 посетителей на сайте в сутки.
7. Отправиться в путешествие за пределы России вместе с семьей.
8. Перейти на здоровое и сбалансированное питание.
9. Построить спортивное тело.
10. Выйти на месячный доход в 50 000 рублей.

Прошу заметить, что все эти цели связны со сферами, которые я описывал выше.

Шаг №4. Наметить крайние сроки для каждой цели

Срок – последний шаг при планировании, но очень ценный. Дедлайны стимулируют ускорение и рост продуктивности. Также это поможет при дальнейшем планировании месяца, недели и дня.

Используйте предлог «к» или четкую дату:

• К 1 июня 2023 годая покупаю однокомнатную квартиру в Перми.
• 1 декабря 2023 годая достигаю отметки в 50 000 рублей своего месячного дохода.

Всегда визуализируйте свои мечты и видение будущего. Распланируйте год так, чтобы они проявились максимально ярко. В план на год стоит заглядывать по крайней мере раз в месяц – дополнять его, вносить изменения и вспоминать о своих целях.

---

Как составить планы и цели на Месяц

Дальше уже будет легче, так как с главной задачей мы уже справились!

Дробление целей

Если в нескольких словах, то мы будем делить годовые цели на более маленькие.

«Даже путь в тысячу километров начинается с одного шага»

Перефразированная цитата Лао-Цзы

Так, например, переезд в новую квартиру можно разделить на следующие мини-цели:

• Заработать деньги на переезд.
• Посмотреть объявления и сделать окончательный выбор.
• Оценить собственный бюджет
• Выкинуть весь хлам и продать лишнюю мебель.
• Сделать сбор важных документов.
• Выбрать дату переезда и сделать заказ грузовой машины.
• Рассортировать вещи и начать упаковывать.
• Подключить интернет на новом адресе.
• Если уже есть доступ в новую квартиру, то съездить туда и сделать уборку.
• Упаковать оставшееся: посуду на кухне, одежду, личные вещи.
• Разобрать мебели уже на новой квартире, распаковать вещи, предметы интерьера, бытовой техники, личные вещи.

Пройтись по каждому из 12 месяцев

В каждый месяц есть особые дни, на которых стоит сосредоточиться. Это различные праздники, дни рождения, годовщины и т.д.

Январь

Январь – это время, когда лично я подвожу итоги прошлого года и планирую новый.

Февраль

В этот месяц, кроме 23 февраля ничего интересного нет. Поэтому погрузитесь с головой в работу.

Март

Начало весны это всегда время субботников. Поэтому устройте всеобщую уборку своего двора. Не забудьте про 8 марта.

Апрель

В апреле наступают теплые деньки. Наметьте поход в лес или устройте фотосессию.

Май

В мае самое время спланировать отпуск.

Июнь

Погода позволяет, а поэтому настал момент уличных тренировок и пробежек.

Июль

Месяц, когда можно смело отправляться в отпуск и отдохнуть.

Август

Время заняться чем-то новым. Найти новое хобби.

Сентябрь

Осень – это самое то, чтобы начать читать книги.

Октябрь

Время вдохновения и творческого раскрытия.

Ноябрь

Уделите этот месяц сразу же всем сферам. Каждую неделю занимайтесь разными делами.

Декабрь

В преддверии Нового Года нужно закупаться подарками для близких.

Следуйте тем же принципам, что и при планировании на год, но добавьте несколько новых деталей. Фиксируйте в плане на месяц основные, наиболее существенные задачи.

---

Как составить планы и цели на Неделю

В воскресенье вечером или утром в понедельник садитесь за стол, чтобы составить планы на будущую неделю. Лично мне лучше работается по утрам. Для этого я встаю пораньше и посвящаю свободное время планированию.

Из интересного могу предложить следующее:

• Каждую неделю усваивайте один новый навык.
• Проведите «адскую неделю».

Если вас это заинтересовало, то вот две книги, которые стоит прочитать: «Одна привычка в неделю» и «На пределе. Неделя без жалости к себе».

---

Как составить планы и цели на День

Люди делятся на два типа. Те, кто планируют накануне вечером. И те, кто предпочитает делать это по утрам. Я отношусь ко второму типу. Вам я советую поэкспериментировать и понять, что вам больше подходит.

Любой человек может накидать примерный план на следующий год, каждый способен раз в месяц распланировать его, многие в состоянии распределить время в течение следующей недели, но в планировании каждого дня большинство терпят крах.

«Либо вы управляете днем, либо день управляет вами»

Джим Рон

Звучит очень «попсово», но это правда.

Основные правила планирования дня

• Превратите это в рутину. Каждый день начинайте с планирования дальнейшего дня.
• Расставляйте приоритеты. Сделать это можно буквенным способом ABC, где A – это важные задачи, которые нужно выполнить в первую очередь; B – тоже значимые цели, но их можно перенести; C – маловажные дела, к которым можно приступать, если остается свободное время.
• Не забывайте выделить время на отдых.
• Не стоит заваливать себя таким объемом работ, с которым вы не справитесь.
• Подводите итоги в конце каждого дня. Анализируйте свои успехи и неудачи.
• Не тревожьтесь, если что-то идет не по плану.

Обычный день Дуэйна Джонсона

Вы хотите примеров? Получайте.

1. День Скалы начинается в 4:00. Первое, что он делает с утра – это полчаса кардио. Его цель сжечь 200 калорий.
2. Затем идет первый прием пищи.
3. Дальше вторая силовая тренировка.
4. Второй прием пищи.
5. Если это съемочный день, то он отправляется на съемки.
6. Прием пищи №3.

А вот план моего дня:

Нужно ли расписывать день по часам?

Раньше я был ярым сторонником того, что день должен быть четко расписан вплоть до минут. Я практикую эту технику уже около год, но недавно столкнулся с проблемой.

Дело в том, что когда отвожу на какую-то задачу определенное время, будь то написание статьи – 2 часа, я чувствую, что загоняю себя в рамки. Я ставлю себе установку, мол, за это время нужно написать ¼ статьи. И это мешает полностью сконцентрироваться на деле.

Я стал копаться в себе и понял, что для творчества не нужны временные рамки. У творческих людей продуктивность зависит от настроения и мотивации. А моя работа отчасти состоит из творчества и рутинных дел. Рамки нужны именно для этих рутинных дел, но никак не для творчества.

Из этого следует вывод:

Если вы творческая личность не тратьте время на борьбу с часами – это битва, в которой вам не выиграть. Однако, если ваша деятельность больше связана с выполнением рутинных дел, то смело используйте технику «расписания дня по часам».

---

Заключение

Я знаю, что полного контроля в жизни невозможно достичь. Но стоит только составить план и это дает ощущение того самого контроля, что крайне важное чувство.

В этой статье вы узнали, как составить планы на разные периоды жизни. Если статья оказалась полезной, оставьте комментарий и поделитесь с друзьями. Всем удачи!

_

В своем блоге я не раз упоминал, что регулярно составляю планы на год, месяц, неделю и день. Пришло время поделиться с Вами секретами Полишинеля, которые помогают мне делать это.

Зачем нужен план работ?

В моем понимании, план работ — это систематизированная цепочка действий, которые приводят к достижению поставленных целей. Вместо того, чтобы держать весь массив информации в голове, я разбиваю процессы выполнения проектов на этапы, а затем и на небольшие выполнимые задачи. Да, на эту работу уходит некоторое время: пару лет назад на то, чтобы составить план на месяц у меня уходило несколько часов — не меньше. 

Но я на практике убедился — эта работа приносит свои плоды:

• Проработанный план позволяет заранее узнать, какой объем работы предстоит выполнить, какие ресурсы потребуются для этого, сколько свободного времени остается и т.д. Теперь загруженные недели для меня не неожиданность, а этапы,
  к которым я давно готов.
• Я «разгрузил мозги». С ним мне не нужно постоянно держать в памяти грядущие события, запоминать дела, которые нужно сделать, и постоянно восстанавливать
  в уме план действий. Все, что нужно, это открыть записную книжку и приступить
  к работе.
• Я стал более продуктивен. Я заметил, что начинаю работу с действительно важных дел, а не тех задач, которые я помнил или которые были мне приятнее. В итоге все обязанности выполняются вовремя, а на прокрастинацию просто не остается места.
• Я заполнил временные пробелы в расписании. Как только у меня появляется «окно»,
  я обращаюсь к плану и выполняю следующие задачи: дела без срока, задачи грядущего дня, второстепенные планы. 
  
• Мне стало проще делегировать полномочия и контролировать выполнение задач. Нередко при составлении плана на месяц я понимаю, что мне необходимо выполнить дела, с которыми лучше справятся другие исполнители. В таких условиях я могу заранее обратиться к ним за помощью, поэтому гарантированно получаю качественный результат.

Сейчас я даже представить не могу, как жил без планов. Если раньше мою жизнь можно было описать как хаотичный набор действий, то теперь я уверен, что следую строго по направлению к моим глобальным целям.

Как приступить к планированию?

Приступать к планированию месяца нужно за пару дней до его наступления. Так, с первых чисел Вы будете уже в строю и с готовым списком дел. 

Если Вы впервые беретесь за эту работу, постарайтесь выделить 2-3 часа и начать с планирования на год. Пусть это будет легкий поверхностный обзор, но он поможет Вам составить адекватную модель дел на месяц, которая не позволит отклониться от заданного курса. 

Для этого необходимо:

• Определить жизненные ценности. На первой странице ежедневника пропишите,
  к чему Вы стремитесь, кем видите себя через 10-15 лет и что Вы можете сделать
  за год для приближения к цели.
• Выделить сферы жизни, которые необходимо развить.
• Выписать Ваши желания. Подумайте, что делает Вас счастливым?

Когда основные ориентиры на год готовы, можно приступать к конкретизации целей на месяц.

Определяем цели

Что Вам нужно сделать в грядущем месяце, чтобы приблизиться к глобальной цели?
Какие проекты Вас ожидают? 

При составлении целей придерживайтесь SMART-подхода:

• Specific — конкретика. Какие именно действия или операции необходимо совершить? «Достичь», «Получить», «Заработать», «Выполнить» — хорошее начало для конкретной цели.  
• Measurable — измеримость. Как Вы поймете, достигнута цель или нет? При помощи системы измерения. Пропишите идеальный результат, к которому Вы стремитесь. «Выполнить 24 проекта», «Заработать сто тысяч рублей», «Уделить 48 часов изучению темы: «Личное планирование»».
• Attainable — достижимость. Вы должны четко понимать, каким объемом ресурсов Вы обладаете, и сможете ли достигнуть поставленных целей с подобным ограничением и в заданных условиях. Например, Вы вряд ли сможете увеличить продажи на 500% за один лишь месяц — задача изначально утопическая.
• Relevant — актуальность. Соответствует ли поставленная цель, Вашим жизненным принципам? Принесет ли она Вам пользу? Если нет, зачем тратить на нее время и силы?
• Time-bound — ограниченность во времени. Вы должны заранее поставить себе дедлайн, после которого необходимо оценить результат. Иначе все задачи накопятся к концу месяца и не будут выполнены.

Разделяем путь к этой цели на этапы

Вы прописали цели на месяц, на выполнение некоторых из них у Вас уйдет несколько дней, а на какие — несколько недель. Чтобы проекты могли идти параллельно и Вы могли грамотно распределить ресурсы, необходимо разбить цели на задачи.

Определите, какой набор действий нужно сделать, чтобы достичь желанного результата. Так необходимо поступить с каждой целью. В итоге у Вас получится массив дел, которым нужно уделить внимание в следующем месяце. 

Помните, что это план-минимум. Вполне возможно, что за месяц у Вас появятся новые цели или проекты, которые потеснят изначальные планы. Вы должны быть готовы к этому как морально, так и физически. 

Обозначьте заранее все возможное ограничения, из-за которых придется корректировать планы. Например, Ваш клиент может задержать сроки и согласовать план работ на неделю позже. Продумайте заранее, как Вы будете действовать в сложившейся ситуации.

Распределяем задачи по неделям и дням

Теперь нужно взять в руки календарик и распределить задачи и проекты по неделям и дням месяца. Я для этого черчу в блокноте крупный формат календаря на месяц, оставляя под каждым днем место для записи.

Начинать стоит с фиксированных дел, которые требуют выполнения в сжатые сроки. Например, встречи, сдачи проектов, выплаты и т.д. Эти задачи заносятся в календарь, а затем переносятся в дневной план. 

Также стоит отметить дедлайны целей, которые Вы обозначили на первом этапе.
Обычно я пользуюсь цветом, отмечая срок завершения. 

Дела, которые можно выполнять в течение всего месяца, я выношу в виде отдельного списка. Он всегда перед глазами, когда я формирую план на неделю или день, и постепенно выполняются. 

Проделали эту работу? Вы великолепны! Теперь каждую пятницу или субботу, когда Вы будете садиться за стол и составлять план работ на неделю, Вам не придется вытягивать дела из головы — все задачи будут перед глазами, а значит ни одна из них не будет забыта.

Как приучить подчиненных к планированию

На одним только личных планах я не остановился. Одна из моих жизненных целей — развитие собственной компании. Для ее реализации мне необходимо,
чтобы сотрудники компании были продуктивны, а без планов этого добиться сложно.

Я начал с планов и отчетов по каждому дню. Суть этих процессов заключается в следующем: каждый сотрудник составляет план на день, исходя из восьмичасового рабочего дня. Выполнив все дела и собираясь покинуть офис, каждый работник должен отчитаться: какие задачи были выполнены и сколько времени на них ушло. 

С таким подходом мне не нужно стоять у каждого за спиной и следить за тем, чтобы никто не отвлекался на посторонние дела. К концу дня у меня на руках готовый результат, по которому можно судить как продвигается работа по проектам и какова продуктивность каждого работника.  

Чтобы сотрудникам не приходилось тратить много времени на составление планов и на написание отчетов, я постепенно внедрил систему «Битрикс 24». Теперь каждый проект и каждая задача фиксируется в программе. С ее помощью удобно отслеживать сроки, эффективность работы команды и даже количество задач, завершенных каждым исполнителем. Доволен коллектив, доволен руководитель — красота!

Образец плана работы на месяц

Чтобы Вам было ещё проще составить план дел на месяц и на неделю, я нашёл наглядный пример и прикрепил четыре шаблона на выбор:

Вот пример плана на неделю, его можно продолжать расписывать и на весь месяц:

шаблон 1.

шаблон 2.

шаблон 3.

шаблон 4.

Заключение

Как только Вы перестанете относиться к планированию, как к утомительному процессу, который отнимает свободное время, Вы увидите, к каким результатам он приводит.
Я считаю, самое сложное в этом деле — начать. Пересильте себя, взгляните на свою жизнь масштабнее и планы станут неотъемлемой ее частью. 

Если вы обнаружили ошибку в тексте, выделите её и нажмите ctrl + enter

Каждый месяц – это как начало нового этапа жизни… у нас всегда большие ожидания, глобальные цели и планы. Чтобы все это осуществлялось, и в середине месяца мы не пожалели, что потратили много времени на просмотр сериалов и поедание картошки фри, то нам нужно подготовиться, а именно – все распланировать.

Идеальный помощник для этого – разворот месячного планирования. Он позволит не забыть важные даты, сфокусироваться на нескольких больших целях и быть уверенным в том, что нам будет за что себя похвалить в последних числах месяца.

В нашей коллекции есть 2 варианта месячного планирования.

Чтобы эффективно распределить свои силы и понять вектор движения, нужно выделить фокус месяца или ключевые цели. Это две-три большие и приоритетные задачи, на которые вы делаете акцент в течение 30 дней. Например, подготовиться к экзамену по ПДД и сделать проект с новым продуктом.

Теперь делим наши ключевые цели на более мелкие задачи, которые потом распределим по неделям и дням. Задачи должны быть понятные, конкретные и выполнимые. Так, мы написали одну из ключевых целей – подготовиться к экзамену по ПДД. Следовательно, задачи, которые мы можем себе поставить – это:

1. скачать приложение ПДД 2021 года и прорешать все 40 билетов
2. каждый день уделять 30 минут на решение экзаменов по ПДД в этом приложении
3. Проконсультироваться по сложным темам с преподавателем в автошколе

Кроме того, в колонке «Задачи на месяц» прописываем также и те деле, которые не связаны с фокусом месяца, но которые мы просто хотим сделать за эти дни.

Дальше фиксируем события и встречи, которые привязаны к конкретным дням месяца. Это могут быть дни рождения, концерты, тренировки, рабочие встречи или, например, запланированные визиты к врачу. Можете выделять их другим цветом, чтобы не потерять их среди остальных задач и заранее видеть их в своем «календаре».

Затем распределяем все дела из списка «Задачи на месяц» по дням. Они могут быть не привязаны ко времени, но нам все равно надо задать им какие-то временные рамки, чтобы постоянно не откладывать эти задачи и в конце концов просто о них забыть.

Кроме того, в одном из вариантов месячного планирования можно найти отдельные блоки, посвященные покупкам, фильмам, которые вы давно хотите посмотреть, и книгам, которые хотите прочитать.

В список покупок, конечно, не надо записывать продукты или какие-то мелкие детали. Оставьте это для еженедельного и ежедневного планирования. Но записать более крупные покупки, такие как робот-пылесос, кожаная куртка или смартфон, необходимо для эффективного планирования своих финансов.

Мы также можем увидеть пустые места в каждом развороте. Они предназначены для творчества и вдохновения, а значит, это пространство можно украсить наклейками, написать мотивационные цитаты, приклеить красивую картинку или написать себе пожелания на этот месяц.

Разворот месячного планирования готов! Теперь мы точно понимаем, что и когда нам надо сделать, и можем адекватно распределить свою энергию, чтобы сохранить мотивацию на весь месяц! Как говорил американский писатель Брайан Трейси: “Думайте на бумаге. Каждая минута, потраченная на планирование, экономит 10 минут при осуществлении плана”.

Число 32 850. Знаете, что оно значит? Не вес авиалайнера. Не площадь озера в Индонезии. И не величину месячной зарплаты учителя из Иваново.

32 850 дней отмерено природой каждому из нас. Всего на жизнь. При условии, что человек не добивает себя вредными привычками, ядовитыми эмоциями и инертным образом бытия. Так говорят ученые.

Теперь вспомните, сколько лет вы уже прожили. 29, например. Или 10 585 дней. Треть жизни истрачена. Осталось – 22 265 дней. Распечатайте эту цифру жирным шрифтом и повесьте на дверь комнаты. На холодильник. Сделайте на заставку компьютера. И начните расставлять приоритеты. Потому что завтра у вас будет еще на день меньше.

Не сейчас ли самое время взять свою жизнь под контроль? Ставить цели и достигать их? Да. Время для действий – сейчас. Эффективно расставить приоритеты вам поможет тактическое планирование. В статье мы расскажем, как спланировать день, неделю, месяц и квартал, чтобы на 32 850-й день осознать: моя жизнь удалась!

Почему стоит заниматься тактическим планированием?

Планируя, человек управляет временем. Создаёт лучшую для себя реальность. Существует масса аргументов «за» тактическое планирование. Вот некоторые из них:

1. Возникает четкое понимание вектора движения. Уходит ощущение потерянности. Вы точно знаете, когда и какие цели будут реализованы.
2. Снижаются затраты времени на работу. Человек перестает хаотично метаться от задачи к задаче. Ведь у него записаны все ходы.
3. Растут доходы. Вместо азартной мечты «заработать гору денег» появляется четкий план с конкретными шагами. Которые приводят к адекватному повышению доходов.
4. Приходят в баланс все сферы жизни. Остается время на семью и хобби.
5. Радуют итоги года. Появляется чувство удовлетворенности от того, что задачи планомерно выполнялись. А значит, появляются силы для движения к глобальным целям.

Если вы хотите эффективно использовать свой бюджет времени, начните составлять планы на квартал, месяц, неделю и день.

План на квартал

Любое планирование начинается с выбора помощника. Инструмента планирования. Это может быть смартфон/планшет/компьютер, блокнот или специальный планнер. Возможно, гибрид всех инструментов. Выбор зависит от вашего ритма жизни и индивидуальных предпочтений.

Спланировать квартал помогут следующие системы управления временем:

• ментальная карта (mind map);
• ABC-планирование;
• матрица Эйзенхауэра.

Кликайте на ссылки, чтобы узнать подробнее о каждой системе.

Можно взять лучшее из разных методик и составить план на квартал таким образом:

1. На листе А4 (или в любом удобном редакторе) начертите таблицу из 4-х столбцов.
2. В первом столбце пропишите категории: важные цели, обобщенные, крупные (например, закончить обучение на тематическом курсе); текущие цели, мелкие, «рутинные» (например, оформить портфолио фотографа); полезные привычки (например, делать утреннюю зарядку, ежедневно читать, вести учет денежных трат).
3. Трем остальным столбцам присвойте названия тех месяцев квартала, который вы планируете.
4. Заполните таблицу соответствующими целями и привычками.

Формируйте цели по модели SMART. Они должны быть: четкими, измеримыми, реалистичными, весомыми, ограниченными по времени.

План на месяц

Если план на квартал состоял только из целей, то в плане месяца рекомендуем прописывать еще и шаги для их достижения. Обратите внимание на способ месячного планирования, который состоит из трех частей.

1

Составление плана в электронном виде

На данном этапе вам потребуется компьютер и принтер:

1. Создайте в любом удобном приложении сетку месяца. В форме таблицы 5 на 7 ячеек. Или найдите готовый шаблон в Интернете.
2. Вспомните все ежемесячно повторяющиеся дела. Например, занятия по английскому 3 раза в неделю, плаванье через день, футбол каждое воскресенье.
3. Присвойте повторяющемуся делу интуитивно понятный значок: занятия по английскому — иконка «Биг-Бена»; плаванье – фигурка плывущего человека; футбол – мяч.
4. Проставьте значки в ячейки, соответствующие дню месяца, когда дело необходимо выполнить.
5. Зафиксируйте в таблице значимые события месяца. Например, дни рождения.

На этом работа в электронном формате завершена. Распечатайте частично заполненную сетку месяца. Далее планирование будет осуществляться вручную.

2

Дополнение плана вручную

Дополняйте план месяца теми делами, которые вы намерены выполнить с вероятностью 99-100%. Это точечные, главные события, о которых вам известно заранее. Например: просмотр полезного вебинара; плановый визит к врачу; необходимость опубликовать пост в соц. сети или продлить подписку на музыкальную платформу.

3

Расшифровка главных задач месяца

Теперь каждую крупную задачу, сформированную на предыдущем этапе, нужно разбить на мелкие подзадачи. И записать их. Этот список пригодится вам для дальнейшего планирования недели и дня.

Подготовьте таблицу с тремя столбцами:

• главная задача;
• подзадачи (какие конкретно действия нужно совершить?);
• срок выполнения.

Допустим, одна из ваших главных задач – опубликовать пост. Она включает в себя подзадачи:

• найти в Интернете интересные факты по теме поста;
• подготовить фото для оформления поста;
• написать текст и опубликовать его.

Именно эти шаги вам нужно записать в таблицу.

Некоторые задачи не потребуют расшифровки. Например, просмотр вебинара или продление подписки на музыку из примера выше.

План на неделю

Предлагаем вам планировать неделю при помощи системы «Бегущий список» (Running list). Она проста, наглядна и экономит место в ежедневнике. Чтобы ее освоить, нужно выполнить 3 шага:

1. Создать «скелет» списка: разделите лист на две колонки; заголовок первой колонки – названия дней недели (запишите их в строчку, от понедельника до воскресенья (Пн, Вт… Вс); заголовок второй колонки – перечень дел, которые вы планируете выполнить в течение недели.
2. Заполнить список: во вторую колонку запишите все задачи на неделю списком; напротив каждой задачи нарисуйте чекбокс (в форме пустого квадрата) в тот день недели, когда вы планируете выполнить задачу.
3. Проставить отметки о выполнении/переносе/отмене запланированного дела.

Допустим, в понедельник вам нужно: сходить к парикмахеру, написать реферат по термодинамике, купить лежанку для кота и вылечить коренной зуб. Итого 4 дела и 4 пустых чекбокса в столбце «Пн».

Если вы набрались мужества и, обливаясь холодным потом, отремонтировали коренной зуб, то чекбокс напротив этого дела нужно заштриховать.

Если задача не была решена, допустим, коту не повезло и опять придется спать на холодном полу, то покупку лежанки нужно перенести на вторник. Для этого в квадрате «Пн» нарисуйте стрелку вправо, а в столбце «Вт» – пустой квадрат. Таким образом, дело с понедельника перекочевало на вторник.

Если вы начали писать реферат по термодинамике в понедельник, но не закончили, то чекбокс «Пн» нужно заштриховать наполовину. И если во вторник вам удалось его дописать, то чекбокс «Вт» заштрихуйте полностью.

Когда запланированная задача теряет актуальность, в соответствующем квадрате необходимо поставить крестик.

План на день

Планирование дня – привычка каждого успешного человека. Ежедневный список дел составляют: экс-президент Yahoo, а ныне директор стартапа по разработке «умных» приложений Марисса Майер; гендиректор LinkedIn Джефф Вайнер; будущий марсианин Илон Маск; миллиардер Билл Гейтс и многие другие.

Изучив опыт великих, предлагаем вашему вниманию несколько советов, которые помогут внедрить в жизнь полезную привычку – планировать день:

1

Когда составлять план?

Вечером накануне запишите все задачи, которые нужно выполнить завтра. Это ваш черновик. Проснувшись утром, сориентируйтесь на местности. Возможно, с утра приоритеты изменятся. Например, придет уведомление о необходимости получить долгожданную посылку; перегорит лампа и нужно будет купить новую, или поднимется температура у ребенка и потребуется время для посещения врача. Откорректируйте план с учётом новых обстоятельств.

2

Правила составления плана

Будьте адекватны. Составляя перечень задач на день, учитывайте следующие моменты:

1. У вас есть лишь 16 часов из 24 на выполнение дел. Остальное съедает сон.
2. Не забудьте заложить в план время на сервисные процедуры. Речь об утреннем умывании, питании, душе, прогреве автомобиля в зимнее время, телефонных разговорах с близкими людьми и т.д.
3. Рассчитайте время отдыха. 50 минут – продуктивный труд, 10 минут – отдых. Несколько раз за день периоды релакса рекомендуется удлинять до 20-30 мин. Это время можно потратить на сон. Так поступают актер, стендапер и продюсер Крис Хардвик, президент крупного медиа HuffPost Арианна Хаффингтон, создатель литературного киберпанка писатель Уильям Гибсон. Соблюсти баланс труда и отдыха поможет техника «Pomodoro».
4. Оставьте время на форс-мажор. Всего не предусмотреть. Поэтому около 3 часов в дневном плане оставьте про запас.

С опытом вы поймете, сколько времени занимают «непродуктивные» дела, и научитесь планировать день точнее.

3

Алгоритм составления плана

Вспомните свои долгосрочные цели. Идеальный вариант: положите перед глазами стратегический план на год. Так будет легче расставить приоритеты. Длинный год равен 365 коротким дням. Помните: планируя каждый день, вы планируете свое будущее.

Составьте план при помощи следующего алгоритма:

1. В начале списка расположите дела, для которых установлен срок исполнения.
2. Далее пропишите дела, не имеющие дедлайна. Лучше всего расставить их по приоритетам.
3. После каждого дела запланируйте время для отдыха и сервисных процедур.
4. Таблица дел должна содержать графы: «плановое время на выполнение задачи», «фактически затраченное время на выполнение задачи» и «оценка результативности (по шкале от 1 до 10 баллов)».
5. Если в течение дня вы поняли, что выбились из графика, бросьте панику. Не поддавайтесь унынию и, тем более, не ругайте себя. Выдержите 5-минутную паузу. Возьмите чистый лист и перепишите план. Помните: мир в движении. А вы – не сверхчеловек в латексном костюме, способный всё контролировать.
6. В конце дня подведите итоги. Оцените свою эффективность и следование плану. С удовольствием и благодарностью к себе отметьте выполненные дела. Проанализируйте, что осталось неисполненным. Почему? Какие ошибки допустили в планировании? Где халтурили? Как скорректировать план и действия, чтобы повысить результативность следующего дня?

Первые семь дней производительность и процент выполнения плана могут хромать. Это нормально. Вы набираете опыт. Когда план станет полезной привычкой, эффективность вашей работы заметно вырастет. Сравните сами.

4

Техники настройки на завтрашний день

Завтра – очередной день из 32 850. Его нельзя спустить в мусоропровод. Завтра нужно быть бодрым, наполненным и радостным. Чтобы выполнить план с эффективностью в 10 баллов.

В этом вам помогут две техники настройки на день грядущий:

«Аллегория». Закройте глаза и вспомните прошедший день. Какие чувства он вызывает? На что похож? Какой образ возникает перед глазами?

Быть может, прошедший день – шумный и тяжеловесный водопад, мощь которого завораживает и возбуждает. Или суетливый базар, где каждый продавец норовит обмануть. Возможно, день был похож на осеннюю безлюдную аллею, в которой медленно умирают клёны-старики.

О, нет! Наверное, день напоминал прелюбопытный квест по поиску золотых монет, припрятанных капитаном Френсисом Дрейком на острове Бора-Бора!

Прислушайтесь к ощущениям. Если образ получился светлым и теплым, значит, день удался. Если ярким и стремительным – значит, день был энергичным и плодотворным. Если же от образа веет тоской и серостью, вы в тревоге. Перенапряглись и ощущаете неудовлетворенность.

Техника «Аллегория» – индикатор внутреннего состояния. Когда образ прошедшего дня печален, проделайте следующее. Намеренно представьте радостную картинку дня грядущего. Луг, на который добродушный великан вылил солнце. Белые барашки мурчащего океана. Грибной и щедрый лес или величественные горы. Визуализируйте то, что вызывает чувство комфорта и радости именно у вас.

«Кодирование утра». Утром вами либо управляют хаотичные импульсы, либо четкая программа. Ее и поможет создать данная техника. Перед засыпанием задайте себе конкретную схему завтрашнего пробуждения. Постановите:

• во сколько проснетесь (самостоятельно или по будильнику);
• какое действие совершите первым: зевнете, посмотрите на часы или поприветствуете день счастливым «Доброе утро!»;
• как поступите: понежитесь в кровати или встанете сразу;
• что сделаете сначала: легкую гимнастику, самомассаж, проверите почту на телефоне.

Насколько позитивно и качественно вы настроите себя на завтра, настолько эффективно и бодро пройдет день.

Время – ресурс невозвратный. Качество жизни определяется тем, на что вы его тратите. Управляйте временем с умом. Тогда жизнь будет разворачиваться по вашему сценарию.

Друзья! Приглашаем к обсуждению. Расскажите о своих инструментах планирования, и о том, как составление плана повлияло на вашу жизнь. А еще у нас на сайте вы можете пройти онлайн-курс «Лучшие техники тайм-менеджмента». Вы не – просто получите теоретические знания о 100 самых эффективных техниках управления временем, а сформируете навык, который сможете использовать в повседневной жизни и бизнесе.

Так что желаем вам удачи и до встречи на курсе!

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – это методика, как все успевать при ограниченном количестве времени.

Тайм – это время.

Менеджмент – управление.

Буквально – управление временем. Ключевое слово здесь – управление. С первого взгляда кажется, что все понятно. Но единицы людей могут на практике это делать. Спросите себя и своих коллег, как они применяют тайм-менеджмент, и вы не получите конкретного ответа. Это происходит не потому что, управление временем – очень сложное дело. А потому, что мало кто понимает, что такое управление.

Все станет понятно, если мы проясним, что управление – это конкретная технология. Управлять можно своим автомобилем, бизнесом, обучением своего ребенка, производственным процессом или временем.

В каждом из этих случаев вы должны применять один и тот же алгоритм.

Управление состоит их элементов:

Если вы их последовательно применяете, то вы управляете объектом. Если не применяете, то получается хаос или полное непонимание, что нужно делать, как в случае с тайм-менеджментом.

Вам нужно начать управлять своим временем, есть ли сейчас у вас есть такие проблемы

Время – ограниченный ресурс

У нас в сутках 24 часа.

8 часов вам нужно на сон, еще 4 часа на еду, уход за собой, семьей и домом.

Итого остается 12 часов.

Из них минимум 8 часов большинство людей проводит на работе. И только 4 часа остается на что-то еще.

Время – очень ограниченный ресурс. Вы не сможете успеть в своей жизни абсолютно все. Вам необходимо осознанно решать, на что тратить этот ценный ресурс, а на что нет.

Начнем с целеполагания в жизни

Сначала вам нужно определить свои приоритеты. И начать нужно с глобальных жизненных приоритетов.

У нас в жизни есть очень много важных областей, где мы можем реализовать себя. Но у нас ограниченное количество времени. В сутках всего 24 часа, а в году всего 365 дней. Вы никогда не успеете стать одновременно и космонавтом, и профессором химии, и предпринимателем, и танцовщиком, и хирургом и лучшим родителем на земле. Всегда придется выбирать, от чего нужно отказаться.

Сделайте упражнение. Выпишете на листок все сферы жизни, которые вам интересны.

Это мои список приоритетов, которые были важны в моей жизни в разные ее периоды. У вас список может быть другой.

Полноценным и счастливым может быть человек, который отдает свое время только одному или двум пунктам из этого списка. И за счет хорошего фокуса достигает в них результатов и самореализации.

И человек может жить в хаосе и без чувства удовлетворения, если он пытается втиснуть в свою жизнь все эти приоритеты.

В разные периоды жизни набор ваших приоритетов может меняться и вы можете осознанно направлять свой фокус на них. Выделите в этом списке 3 самых важных приоритета на этот год. Только три.

Сформулируйте, какой результат вы хотите получить по этим трем направлениям через год. И осознайте важную вещь: вы можете и должны пренебречь менее приоритетными направлениями в жизни в этот период. Сначала вам нужно тратить время, фокус и силы на три приоритетных направления, а только потом, если ресурсы останутся, тратить время на два дополнительных.

Это очень простое правило. Оно позволяет легко делать выбор на счет своих дел, своего расписания. И оно избавляет от сомнений.

У меня лично 2 приоритета не покидают этот список уже лет 15 – это моя работа и мое здоровье. Третий приоритет периодически меняется. И у меня уже сформировалась железная привычка: в моем расписании ежедневно выделено конкретное время на работу и на спорт. И это позволяет мне всегда очень просто делать выбор, куда потратить время.

У меня каждый день 1 час выделен на спорт. Раньше, когда я работала в офисе, легче всего этот час было выделить в обед. Вечером мы всегда устаем или бываем заняты семьей, поэтому большинство людей бесконечно начинают и бросают заниматься спортом по вечерам. Каждый день в обед у меня был пробежка или йога на 40 минут, потом душ и еда за 5 минут. Все мои сотрудники и руководитель знали, что это железное правило, и никогда ни у кого не возникало идеи его нарушать. Все знали, что благодаря этому режиму у меня прекрасно работает мозг, и дела делаются быстрее.

Еще пример. На 2022 год у меня есть новый приоритет – развитие себя как профессионала, я поставила цель поступить в аспирантуру. Этот приоритет помогает мне спокойно делать выбор на счет моего отпуска. Я готовлюсь в аспирантуру, поэтому я проведу отпуск на даче с учебниками. И каждый день я с удовольствием буду заниматься без сожалений, что где-то далеко плещется море или стоят неосмотренные достопримечательности. У меня раньше были годы, когда приоритетом было исследование мира, чужих культур, языков и путешествия, и тогда я тратила отпуск на это.

У меня нет хобби, и это не делает меня несчастной или неполноценной, потому что в трех моих главных приоритетных направлениях я успеваю все.

Четкие приоритеты дают возможность решить, на что не надо тратить время. И четкие приоритеты дают мне уверенность, когда я говорю “нет”.

Выделите 3 главных приоритета в своей жизни и 2 второстепенных. И на эти приоритеты мы будем выделять время в вашем расписании.

Как использовать целеполагание в работе

В работе целеполагание и определение приоритетов работают так же хорошо, как в жизни вообще.

Определите свои цели, проекты, приоритеты на год. Составьте список на листе бумаги. Осознайте важную вещь: если вы сможете выполнить эти цели, то в конце года у вас будет материальный результат, это будет победа. Вы продвинетесь как профессионал вперед.

Если цели не будут выполнены, то вы останетесь ровно в той же точке, в которой находитесь сейчас. Это всегда тормозит карьеру и порождает в нас ощущение рутины и погруженности в болото.

Чтобы цели были выполнены, вам нужно выделить на них время.

Список годовых приоритетов всегда нужно держать перед глазами. Иначе текущие задачи засасывают вас и ваш фокус сбивается. Повесьте ваш список приоритетов на стену возле рабочего стола.

Теперь вам нужно принять решение, сколько времени в неделю вы должны выделять на решение этих задач. Это может быть 30% или 50%, или больше. Все зависит от вашей работы и количества пожаров в ней. Но этот фонд времени должен быть выделен в вашем расписании.

При планировании я использую:

Планируем ваше расписание

Вы выделили 3 главных приоритета в жизни и 2 второстепенных на этот год. Теперь нужно переложить это решение на календарь.

Я очень часто вижу людей, которые соглашаются со мной, что очень важно заниматься своим здоровьем. Но только все они говорят, что не успевают заниматься спортом. Почему? Не хватает времени. На самом деле это означает, что они не выделили на спорт время. Здоровье не является их настоящим приоритетом.

Важное правило: если вы чем-то не занимаетесь, то на самом деле это для вас не важно. Если вы говорите, что хотите пробежать марафон, но при этом вечерами лежите на диване и смотрите сериалы – вам важны сериалы.

Если вы говорите, что вам важно реализовать сложный рабочий проект, но не приступаете к нему, а занимаетесь малозначимой текучкой, то для вас не важен этот проект. Все наши действия – это всегда настоящие последствия наших решений о приоритетах. Реальность не обманешь.

Будьте честными с самими собой.

Используйте гугл-календарь. Если вы не применяете никакого планировщика, у вас не получится управлять временем. Это точно. Можно применять бумажный ежедневник, но удобнее электронные календари. В этом деле главное дисциплина. Если вы решили навести порядок в своих делах, то календарь должен стать вашим рабочим инструментом.

Планирование – это регулярная процедура. Она состоит в том, чтобы расписать конкретные задачи, которые вы будете выполнять и выделить на эти задачи время в своем календаре.

1 раз в месяц нужно выделить 30 минут на планирование месяца. Лучше всего это делать 28-30 числа предыдущего месяца.

По понедельникам утром нужно выделить по 20 минут на недельное планирование.

И каждый день утром нужно выделить 10 минут на планирование дня.

Каждую задачу в календаре нужно формулировать четко и в двух тезисах:

Пример.

Название задачи в календаре: Встреча с подрядчиком по СRМ.

В описании задачи формулировка результата: подписать дорожную карту по проекту.

Зачем нужно формулировать результат по каждой задаче? Чтобы каждый ваш шаг имел смысл, и чтобы в конце дня можно было оценить себя. Слишком много в нашей жизни встреч с подрядчиками, которые длятся по 2 часа, в ходе которых мы обсуждаем много вопросов, и с которых уходим без подписанной дорожной карты.

Планируем месяц

В конце каждого месяца я открываю календарь и намечаю контуры своего расписания на будущий месяц. В этот момент моя задача – распределить время между моими глобальными приоритетами.

Как правило, рабочие задачи стремятся заполнить собой все время. Я работаю с 9 до 18, и этот промежуток времени я не трогаю, оставляю его, чтобы вносить туда конкретные рабочие задачи.

И в первую очередь я резервирую время на обучение, тренировки и семью. Именно эти задачи могут быть вытеснены из жизни работой, если на них железно не выделен ресурс. Когда вы захотите назначить вечером деловую встречу, вы заглянете в календарь, а там уже будет отмечено, что в это время вас ждет тренировка или поход в цирк с семьей. И вы сможете ответить “нет”.

Потом я смотрю на список годовых приоритетов, который висит на стене. Я пишу в ексель-таблице список задач по годовым приоритетам, которые нужно сделать в будущем месяце. Я выделяю из этих задач 3 самые важные и 2 второстепенные. И резервирую время на эти задачи в календаре.

Только 5 важных задач, из них 3 я должна сделать обязательно. Я никогда не расписываю длинные, подробные, пошаговые списки задач, и не заношу их в календарь. Это отняло бы много времени и в реальности вы все равно будете действовать по ситуации. Я устанавливаю для себя ориентиры на месяц, и двигаюсь к ним.

Я контролирую, чтобы в моем расписании осталось не меньше 50% времени на текущие и непредвиденные задачи. Если у меня есть регулярные встречи, то я вношу их в календарь.

Планирование недели

По понедельникам утром нужно выделять 20 минут на сессию личного планирования.

Сначала откройте календарь прошлой недели и оцените, какие задачи были выполнены. Откройте описание задач, прочтите формулировки результата и сделайте вывод – время было потрачено продуктивно или зря. Мысленно поставьте себе оценку. Выпишите на бумагу задачи, которые нужно перенести на новую неделю.

Посмотрите на список годовых приоритетов на стене, верните свой фокус на важные задачи. В течение месяца вы погружены в текущую деятельность и ваш фокус сбивается. В работе возникают пожары и непредвиденные задачи. И они вытесняют в вашем дне приоритетные задачи. Каждый понедельник нужно возвращать свои фокус к главному. Вспомните, какой % времени вы должны выделять на эти задачи из общего фонда.

Далее определите 3 самых важных приоритета на неделю и 2 второстепенных и внесите корректировки в календарь. Примите решение, от каких задач вы будете отказываться, какие задачи делегировать, какие задачи переносить.

Ваш план на неделю готов.

Планирование дня

В начале дня откройте календарь и определите 5 задач на день: 3 обязательных и 2 дополнительных.

Сформулируйте по каждой задаче четкий результат. Это нужно, чтобы настроить себя на работу именно ради этого результата.

Внесите корректировки в календарь.

Не ставьте больше пяти задач на день. У вас обязательно в течение дня возникнут какие-то непредвиденные дела, и ваше внимание будет отвлечено. Длина рабочего дня должна быть ограничена. Нельзя длительное время работать по 12-16 часов и сохранять высокую мотивацию и продуктивность. Усталый человек – непродуктивный человек.

Если вы каждый день будете выполнять до конца хотя бы 3 самых приоритетных дела и получать по ним результат, вы будете преуспевающим человеком.

Тратьте на процедуру планирования не больше 10 минут.

Контроль

Ни один план не работает хорошо без контроля. Вы можете идеально распланировать свой календарь, но двигаться по плану вас заставит только контроль.

Управление – это система с обратной связью. Вы ставите цель, планируете, двигаетесь по плану. Контроль заключается в том, что вы постоянно получаете информацию о том, как идет исполнение, сверяетесь с планом и корректируете свои действия. В этом смысл обратной связи.

В течение дня я держу открытым в отдельном окне гугл-календарь. Я периодически обращаюсь к нему и сверяюсь, иду ли я по плану. Мы, люди, существа увлекающиеся, мы очень часто склонны идти на поводу у обстоятельств. Выполнение любой задачи дает вам новые данные, возникают новые идеи и задачи. И вы можете ими увлечься. При этом в моменте очень сложно оценить, насколько новые задачи, идеи и решение проблем приблизит вас к главной цели.

Именно поэтому я использую в своей работе процедуру возвращения к цели.

На совещаниях и деловых встречах я всегда формулирую цель совещания на листе бумаги, озвучиваю ее и держу лист бумаги всегда перед собой на столе. У меня есть привычка в течение совещания переносить свое внимание на этот лист и оценивать, соответствует ли сейчас дискуссия этой цели. Я уже давно выработала в себе способность в любой момент сказать: коллеги, мы отклонились от темы, давайте вернемся к ней. И эта способность спасла не одно совещание от ухода в пустой разговор.

Это пример контроля.

В течение дня я обращаю свое внимание на календарь со списком задач на сегодня и за долю секунды оцениваю, нахожусь ли в плане и не отклонилась ли я от него. Если я отклонилась от плана и это не оправданно, то я быстро корректирую свою работу, останавливаю лишние дела, говорю “нет”, то есть возвращаюсь к приоритетам.

Пока у вас нет привычки регулярно переносить внимание на себя и контролировать свою занятость, можно использовать технику Помодоро.

Название этой техники произошло от кухонного таймера в виде помидора, который использовал один итальянский студент, чтобы держать фокус на учебе.

Поставьте таймер в своем телефоне на 25 минут. Таймер зазвонит – вы должны переключить свое внимание на себя и проверить – все ли идет по плану. Эта процедура занимает 1-2 секунды. После этого нажимаете таймер снова и работаете следующие 25 минут. Если вы попробуете эту методику, то будете обнаруживать себя, отвлекшимся на постороннюю беседу или за раздумьями, не относящимися к делу. Таймер будет возвращать вас каждый раз к цели. Методика Помодоро помогает сохранять высокую концентрацию на конкретной задаче. Это бывает сложно, поэтому после четырех циклов желательно сделать перерыв на 10 минут и налить себе чаю. А каждые 4 часа нужно делать перерыв на час. И лучше этот час потратит на йогу или пробежку.

Эту технику не придется использовать долго. У меня за неделю она сформировала привычку периодически автоматически переводить свое внимание на себя и план дня и возвращать фокус на нужные задачи.

Контроль недельного плана заключается в анализе того, что сделано и почему. Один раз в неделю вам нужно сосредоточиться на себе, своем плане прошлой недели и результатах и дать себе ответ на вопрос, что выполнено, а что нет и причинах этого. Работа с собой и своим временем всегда требует переноса внимания на себя и результат своих действий. В результате вы должны сделать выводы, какие ваши действия были успешны, а где были допущены ошибки, и что повторять нельзя.

Этот анализ можно делать мысленно, этого вполне достаточно. При желании можно вести дневник и свои выводы записывать в него.

Ответственность за управление всем своим временем и реализацию своих жизненных приоритетов вы целиком несете сами. Но у вас всегда есть возможность разделить контроль своих рабочих задач со своим руководителем.

План задач на месяц, неделю и день можно согласовывать со своим руководителем и давать ему короткий отчет, что выполнено, а что нет. В этом случае у вас появляется внешний контроль и давление на вашу исполнительность усиливается.

Вы можете использовать это в работе со своими подчиненными, чтобы навести порядок в их делах. Заведите правило, что подчиненные обязаны присылать вам каждое утро список их вчерашних пяти задач с отметками о выполнении и план на сегодня. Требуйте от них фокуса на этих пяти задачах и достижения результата, и вы увидите, как это повлияет на их текущую работу.

Анализ и оценка

Анализ и оценка – это следующий слой системы обратной связи. Анализ есть смысл применять на периоде от месяца.

Когда вы контролируете выполнение недельного или дневного плана и задаете себе вопрос – достиг ли я результата и почему, то вам мозг все равно занимается анализом. Но в этом случае вы его не формализуете. Происходит ваша внутренняя работа над собой. Она может быть более или менее эффективна в зависимости от особенностей вашего мозга.

Чтобы управление временем сделать эффективным, один раз в месяц нужно провести анализ и зафиксировать его письменно. Любое письменное упражнение заставляет вас быть точными и данными полными. Значительно полнее и точнее, чем в любом мысленном или устном упражнении.

Откройте ексель-таблицу, в которой вы писали список задач на месяц. Для каждой задачи был сформулирован целевой результат. Теперь пропишите, какой фактический результат был получен. Дальше в отдельной ячейке напишите, почему получен именно такой результат. В следующей ячейке напишите, это было успешно или нет. И еще в одной ячейке напишите, как вам нужно скорректировать свое поведение в будущем: повторять это поведение или вести себя иначе.

В конце подведите итог – успешный ли был месяц, дали бы вы себе премию за такую работу.

Это упражнение можно проводить совместно со своим руководителем. В этом случае он помогает вам работать над своим развитием, давая вам обратную связь. И такое упражнение полезно проводить со своими подчиненными с целью развить их подходы к управлению своим временем и ресурсами.

Резюме

Тайм-менеджмент – это технология управления своим временем. У нее есть конкретные алгоритмы. Их можно изучить, применить в своей жизни и превратить в привычки.

Управление всегда включает в себя этапы:

Если вы применяете эти этапы в комплексе, то тайм-менеджмент работает. Если вы упускаете часть, то результат не получается.

Тайм-менеджмент – это искусство сказать твердое “нет” лишним действиям и потратить свои ресурсы на короткий список приоритетов, которые дадут вам максимальный результат.

Тайм-менеджмент требует от вас честности с собой и дисциплины. И в ответ на ваши усилия он дает порядок в делах и ощущение достаточности времени. А это очень ценно.

Советую попробовать внедрять тайм-менеджмент не с начала и годового планирования, а с конца – с планирования дня. Начните с постановки 5 задач на день, контроля фокуса, отказа от лишних задач. И вы увидите первый результат, войдете во вкус и захотите перейти к постановке долгосрочных целей.