Общие вопросы
Планирование закупок, как и большинство вопросов закупок по Закону № 223-ФЗ, урегулировано несколькими нормативными актами. чч. 2-3 Закона № 223-ФЗ говорят о том, что каждый заказчик должен подготовить и разместить в ЕИС 2 плана закупки: план закупки, размещаемый в ЕИС на срок не менее 1 года, и план закупки инновационной продукции, высокотехнологичной продукции, лекарственных средств, размещаемый в ЕИС на срок от 5 до 7 лет.
Постановление Правительства от 17 сентября 2012 г. № 932 “Об утверждении Правил формирования плана закупки товаров (работ, услуг) и требований к форме такого плана” (далее – ПП РФ 932) определяет основные требования к содержанию плана закупки.
А Постановление Правительства РФ от 10.09.2012 № 908 “Об утверждении Положения о размещении в единой информационной системе информации о закупке” (далее – ПП РФ 908) устанавливает сроки публикации в ЕИС плана закупки и изменений в него. Согласно п. 14 ПП РФ 908 план закупки и изменения в него подлежат публикации в ЕИС в течение 10 календарных дней с даты утверждения плана закупки или внесения в него изменений. При этом план закупки должен быть опубликован в ЕИС не позднее 31 декабря текущего календарного года.
Игнорирование данных требований Закона № 223-ФЗ и ПП РФ 908 может привести заказчика и его должностных лиц к административной ответственности:
1. Постановление Тюменского УФАС России от 23 ноября 2017 года №А17/430-7.32.3 о назначении административного наказания: «Согласно сведениям с официального сайта единой информационной системы в сфере закупок у ОАО «В***» отсутствует размещение плана закупок на 2017 год.
Неразмещение ОАО «В***» плана закупок на 2017 год нарушает ч. 2 ст. 4 Закона о закупках и образует состав административного правонарушения предусмотренного ч. 5 ст. 7.32.3 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (далее – КоАП РФ).
Итог: штраф в размере 100 000 (сто тысяч) рублей».
2. Постановление Новгородского УФАС России от 11 мая 2016 года о наложении штрафа по делу № 7 об административном правонарушении: «из материалов настоящего дела следует, что Приказ № 120 от 07.09.2015, из содержания которого следует, что заказчиком принято решение о внесений изменений в план закупок, был размещен на официальном сайте 29.10.2015 вместе с измененным планом закупок. Таким образом, в действиях заказчика содержатся нарушения части 2 статьи 4 Закона о закупках и пункта 14 раздела III Положения о размещении, выразившиеся в нарушение сроков размещения информации о внесении изменений в план закупок (позднее 10 календарных дней после внесения изменений в план закупок).
Итог: штраф на должностное лицо заказчика в размере 2 500 руб.».
Во избежание наступления подобных последствий необходимо размещать в ЕИС план закупки даже в том случае, если заказчик не планирует проводить закупки в будущем году с ценой договора более 100 тыс. руб.[1]Следует отметить, что ЕИС имеет подобный функционал; в случае отсутствия закупок при размещении плана закупки заказчик может «поставить галочку» в признаке «Закупки осуществляются на сумму, не превышающую размер, установленный в части 15 статьи 4 Закона № 223-ФЗ».
На этапе планирования закупок следует обращать внимание и на требования ч. 2 ст. 3 Закона № 223-ФЗ и положения о закупке в части наличия обязанности проведения конкурентных и неконкурентных закупок в электронной форме. Кроме того, продолжает действовать и Постановление Правительства РФ от 21.06.2012 № 616 “Об утверждении перечня товаров, работ и услуг, закупка которых осуществляется в электронной форме” (далее – ПП РФ 616), в соответствии с которым определенные в нем товары, работы, услуги, должны закупаться в электронной форме.[2]
В случае непроведения закупки в электронной форме при наличии такой обязанности заказчик также может быть привлечен к административной ответственности:
1. Постановление Московского УФАС России от 04.09.2018 о назначении административного наказания по делу об административном правонарушении № 4-00-1201/77-18: «ОАО «…» 06.09.2017 разместило повторную закупочную процедуру. Кроме того, при сохранении того же предмета, объема и сроков поставки, основным отличием новой конкурсной Документации стало условие о предоставлении конкурсных заявок на бумажном носителе…
Вместе с тем, согласно постановлению прокуратуры конкурсная документация и проект договора также предусматривают поставку оборудования, которое соответствует коду ОКПД2 28.23.13.120 «аппараты контрольно-кассовые».
В связи с вышеизложенным, товары, являющиеся предметом Закупки, включены в утвержденный ПП РФ № 616 перечень товаров, работ и услуг, закупка которых осуществляется в электронной форме, в связи с чем, действия ОАО «…» по осуществлению закупки в бумажной форме нарушают требования ч. 4 ст. 3 Закона о закупках и ПП РФ № 616, что образует состав административного правонарушения, ответственность за данное правонарушение предусмотрена ч. 1 ст. 7.32.3 КоАП РФ.
Итог: штраф 100 000 рублей на юр.лицо».[3]
Изменения в план закупки можно вносить неограниченное количество раз и по любым причинам, если иное не установлено положением о закупке или иными локальными актами заказчика. Во избежание ненужных трудностей и рисков обжалования закупок в связи с несоблюдением заказчиком установленного в положении о закупке порядка подготовки закупок автор рекомендует заказчикам избегать детальной регламентации порядка планирования закупок в положении о закупке.
Особенности планирования закупок, обусловленные Законом № 223-ФЗ или спецификой деятельности заказчика, целесообразнее урегулировать иными локальными актами, например, внутренним регламентом взаимодействия, который будет утверждаться приказом руководителя организации. В этом случае при возникновении необходимости его можно изменить гораздо быстрее положения о закупке без риска обжалования действий заказчика.
Тем не менее, к планированию закупок автор рекомендует подходить со всей ответственностью, не меняя план закупки каждый раз перед размещением очередного извещения о закупке. Хотя подобный подход и не противоречит требованиям Закона № 223-ФЗ, едва ли он найдет понимание в глазах контролирующих органов, которые увидят 100 и более изменений в план закупки по итогам года.
С технической очки зрения необходимо понимать, что публикация извещения о закупке в ЕИС невозможна без наличия информации в плане закупки. Значительная часть информации переносится в извещение о закупке из плана закупки в неизменном виде, поэтому при несоответствии позиции плана закупки размещаемому извещению или документации о закупке, до размещения извещения о закупке необходимо скорректировать соответствующую строку плана закупки. Однако если речь идет об изменении только лишь величины начальной (максимальной) цены договора в пределах 10%, то корректировка позиции плана закупки необязательна, скорректировать начальную (максимальную) цену договора можно непосредственно в ходе корректировки публикуемого извещения о закупке.
Вместе с изменением плана закупки (а также изменением любой другой опубликованной в ЕИС информации и документов) заказчик обязан разместить в ЕИС перечень внесенных изменений в соответствии с требованиями п. 5 ПП РФ 908.
В случае наличия у заказчиков филиалов и/или представительств закупки для нужд таких филиалов и/или представительств необходимо вносить в план закупки головной организации, несмотря на существовавшую в ЕИС возможность регистрировать филиалы и/или представительства в качестве отдельных заказчиков. Конечно, это сопряжено с дополнительными техническими трудностями, но нужно понимать, что обязанности по планированию закупок имеются именно у заказчика, а филиалы и представительства не являются юридическими лицами (ч. 3 ст. 55 ГК РФ).[4]Исключением могут являться ситуации, когда зарубежные филиалы или представительства заказчика проводят закупки для целей исполнения ими договоров в интересах иностранных юридических лиц за пределами территории Российской Федерации: такие правоотношения попросту выведены из-под действия Закона № 223-ФЗ (п. 12 ч. 4 ст. 1 Закона № 223-ФЗ) и не требуют планирования закупок.
Если заказчик проводит закупки лекарственных препаратов, то информацию о таких закупках следует включать в оба плана закупки (план закупки, формируемый на срок не менее 1 года и план закупки инновационной продукции, высокотехнологичной продукции, лекарственных средств, формируемый на срок от 5 до 7 лет). При этом ежегодно утверждать план закупки инновационной продукции, высокотехнологичной продукции, лекарственных средств на новый период от 5 до 7 лет не требуется.[5]
Особенности планирования закупок отдельными и конкретными заказчиками
Часть заказчиков была выделена законодателем в группы и поименована ч. 8.2. ст. 3 Закона № 223-ФЗ как «отдельные заказчики» и «конкретные заказчики». На данных заказчиков распространяются требования по мониторингу и оценке соответствия размещаемых в ЕИС планов закупки и изменений в данные планы. ЕИС автоматически направляет план закупки на мониторинг и оценку соответствия в АО “Корпорация “МСП” или уполномоченный орган или организацию соответствующего субъекта РФ, задача заказчика – разместить в ЕИС полученное положительное или отрицательное заключение, выдаваемые по результатам мониторинга и оценки соответствия, в течение 5 дней с момента его выдачи.
С 06.11.2019 у отдельных и конкретных заказчиков появилась обязанность публиковать в ЕИС раздел о закупках у субъектов МСП на срок не менее 3-х лет. Соответствующие изменения с 01.01.2020 внесены и в ПП РФ 932. Функционал ЕИС очевидно будет дорабатываться в течение 2020 года.
Основная роль отводится первому году планирования закупок: именно эти закупки будут учитываться при расчете годового объема закупок у субъектов МСП и именно эти закупки должны содержать полную информацию в соответствии с требованиями ПП РФ 932. Второй и третий годы планирования предполагают указания меньшего объема информации о закупках (подп. 2-3, п. 1.1 Требований к форме плана закупки (утв. ПП РФ 932)). Если заказчик не может с высокой точностью спрогнозировать свои потребности на 3 года, то для формального выполнения требований ПП РФ 932 достаточно включить хотя бы по 1 закупке на второй и третий годы планирования закупок у субъектов МСП соответственно.
Заказчики, не относящиеся к категории «отдельных» или «конкретных», вправе и вовсе не формировать в ЕИС раздел о закупках у субъектов МСП, несмотря на предоставление такого функционала в ЕИС. Однако следует помнить о неполной синхронизации Закона № 223-ФЗ и подзаконных актов между собой.
Например, п. 5 (1) «Положения об особенностях участия субъектов МСП в закупках товаров…» (утв. Постановлением Правительства РФ от 11.12.2014 № 1352 “Об особенностях участия субъектов малого и среднего предпринимательства в закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц” – далее ПП РФ 1352) предусматривает необходимость наличие в плане закупок заказчиков, применяющих ПП РФ 1352, закупок, проводимых только у субъектов МСП.[6] Напомним, что ПП РФ 1352, распространяется не только на отдельных и конкретных заказчиков.
А п. 20 «Положения об особенностях участия субъектов МСП в закупках товаров…» (утв. ПП РФ 1352) предусматривает указание в извещении о закупке, что участниками такой закупки могут быть только субъекты МСП (для закупок, проводимых только среди МСП). Включение заказчиком, применяющим ПП РФ 1352, в соответствующую позицию плана закупки признака о том, что это «закупка, участниками которой являются только субъекты МСП» автоматически сформирует раздел закупок у МСП в плане закупки данного заказчика. Впрочем, это не будет являться нарушением Закона № 223-ФЗ.
Содержание плана закупки
В ходе заполнения плана закупки кроме вопросов, касающихся проведения закупок в электронной форме, заказчикам, применяющим ПП РФ 1352, при формировании плана закупки следует обратить внимание на перечень товаров, работ, услуг (далее – продукция), закупаемых у субъектов МСП. Данный перечень, как и ПП РФ 616, привязан к классификатору ОКПД 2 и напрямую влияет на лотирование закупок: представляется невозможным формирование лота таким образом, чтобы в нем одновременно присутствовала продукция, присутствующая в перечне, и продукция, отсутствующая в нем, так как будет невозможно провести закупку только среди субъектов МСП.
ПП РФ 932 при использовании классификатора ОКПД 2 требует заполнять как минимум разделы и классы. Разделы обозначаются латинскими буквами от А до U, классы двузначными цифрами. Дальнейшее уточнение кодов ОКПД2 в закупке является необязательным, хотя и рекомендуется в соответствии с ПП РФ 932. В то же время функционал ЕИС не отображает разделы ОКПД 2 и ОКВЭД2 с указанием букв, а сразу указывает класс продукции. ЕИС также не препятствует указанию нескольких позиций товаров в рамках одной позиции плана закупки, но для каждой закупки (лота) придется формировать отдельную позицию плана закупки.
ПП РФ 932 рекомендует заказчикам указывать минимально необходимые требования, предъявляемые к закупаемой продукции. Данная графа может представлять собой мини-описание предмета закупки с указанием тех характеристик, которые позволяют лучше идентифицировать потребность заказчика, и которые заказчик, скорее всего, не будет менять при подготовке извещения и документации о закупке. Делать это заказчики могут при необходимости, однако в редких случаях контролирующие органы могут отмечать в действиях заказчика, не указывающих в плане закупки данную информацию, нарушения ПП РФ 932:
1. «Решение Свердловского УФАС России от 23.04.2013 по делу № 55-А (закупка №31300224602): «Проанализировав представленные и полученные материалы, Комиссия установила:
Информация о проведении данной закупки содержится в Плане закупок … на 2013 год (далее – План закупок), размещенном на официальном сайте в сети «Интернет» (строка 671). При этом, в нарушение ч. 2 ст. 4 Закона о закупках данная информация не соответствует Требованиям к форме плана закупок товаров (работ, услуг), утвержденным Постановлением Правительства РФ от 17.09.2012г. № 932 «Об утверждении Правил формирования плана закупки товаров (работ, услуг) и требований к форме такого плана» в части отсутствия минимально необходимых требований, предъявляемых к закупаемым товарам (работам, услугам), предусмотренным договором (пп. 4 п. 1 Требований), а именно План закупок содержит указание на то, что вышеуказанные требования будут определены в закупочной документации.
Также необходимо отметить, что сведения об объеме работ и начальной (максимальной) цене договора, содержащиеся в Плане закупок, не соответствуют сведениям, указанным в извещении о проведении данной закупки».
Регион поставки требует также указания кода по классификатору ОКАТО. Проблема применения ПП РФ 932 в этой части состоит в том, что классификатор ОКАТО не содержит кодов, относящихся к иностранным государствам, что может быть востребовано заказчиком в случае, когда место поставки находится за пределами территории Российской Федерации. Выходом может быть указание кода ОКАТО, соответствующего месту нахождения заказчика, с одновременным заполнением поля «дополнительная информация», где заказчик может указать реальное место поставки.
Другой технической проблемой может стать указание вместо начальной (максимальной) цены договора максимального значения цены договора вместе с формулой цены или ценой единицы товара, работы, услуги. Несмотря на сравнительно недавнее изменение ПП РФ 932, данный аспект вновь ускользнул из внимания законодателя. Соответственно, при необходимости использования формулы цены или цены единицы заказчикам не остается ничего другого, кроме указания вместо начальной (максимальной) цены договора максимального значения цены договора. По возможности следует закрепить такой вариант указания сведений в положении о закупке.
Нет в ПП РФ 932 и точного ответа на вопрос о том, как указывать количество товара при заключении рамочных или опционных договоров, когда поставка товара или оказание услуг осуществляется по заявкам заказчика. Поскольку антимонопольные органы и суды, как правило, без особого понимания относятся к указанию количества товара в денежном выражении (ч. 1 ст. 465 ГК РФ)[7], то в качестве информации о количестве товара представляется целесообразным указать максимальное количество продукции, которую заказчик может купить по результатам исполнения договора. Данный подход чаще встречает одобрение у антимонопольных органов.[8]
Во избежание избыточных корректировок плана закупки вместо планируемой даты размещения извещения следует указывать месяц и год размещения извещения. В качестве срока исполнения – срок полного исполнения договора с учетом приемки и оплаты продукции.
В том случае, если период исполнения договора превышает период планирования закупки, в ЕИС также необходимо будет указать информацию об объемах оплаты такого договора и объемах привлечения субъектов МСП (для заказчиков, применяющих ПП РФ 1352) в течение каждого года исполнения данного договора. Данная информация будет учитываться при расчете процентов закупок у субъектов МСП в последующие годы планирования закупок.
Для большей наглядности пример заполнения плана закупки представлен в Приложении №1 “Пример заполнения плана закупки”.
Как технически подготовить в ЕИС план закупки для размещения
Технически заполнить структурированную форму плана закупки можно одним из следующих способов:
1) с помощью функционала ЕИС;
2) с помощью специализированного функционала электронных площадок;
3) с помощью региональных и муниципальных информационных систем в сфере закупок;
4) с помощью корпоративных информационных систем.
Разумеется, варианты 3 и 4 доступны далеко не всем заказчикам, а только тем, кто подключен к соответствующим региональным/муниципальным или корпоративным информационным системам. Большинство заказчиков ограничены вариантами 1 и 2.
Оптимальным с точки зрения скорости размещения в ЕИС информации вариантом представляется вариант 2. Большинство электронных площадок без труда переводят электронный вид плана закупки формата *xlsx в структурированный вид, как того требует ЕИС. Хотя, при его использовании, как и в случае вариантов 3 и 4, заказчик не избавлен от возможных проблем интеграции информации в ЕИС, с которыми столкнулся и автор при подготовке плана закупки на 2020 год.
При недоступности вариантов 2-4 стоит формировать план закупки непосредственно в ЕИС с помощью раздела «планирование закупок-планы закупки». Основным недостатком данного варианта является его высокая трудозатратность, поэтому по умолчанию его лучше использовать при сравнительно небольшом количестве закупок, не превышающем нескольких десятков.
О том, как использовать функционал ЕИС для формирования плана закупки, и других нюансах планирования закупок рассказано в видео на ютуб-канале автора: https://www.youtube.com/watch?v=xk5Wu50jn2A.
P.S. Авторский курс повышения квалификации по Закону № 223-ФЗ: http://уц.прогосзаказ.рф/course/view/5 (промокод на скидку: “Байрашев2020”)
Ютуб-канал автора: https://www.youtube.com/c/ВиталийБайрашев
Страница Facebook с практическими кейсами: https://www.facebook.com/vitaly.bayrashev/
Источник: Журнал ПРОГОСЗАКАЗ.РФ, 2020 г., № 2
[1] Для заказчиков с выручкой за отчетный год более 5 млрд. рублей данная планка составляет 500 тыс. руб.
[2] При этом ПП РФ 616 не применяется в любом из следующих случаев: 1) если информация о закупке в соответствии с ч. 15 ст. 4 не размещается в ЕИС; 2) если потребность в закупке возникла вследствие произошедшей аварийной ситуации, непреодолимой силы, необходимости срочного медицинского вмешательства, чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера, а также в целях предотвращения угрозы их возникновения; 3) если закупка осуществляется у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика).
[3] Оставлено без изменения Постановлением 9 ААС от 30.04.2019 по делу № А40-239109/2018
[4] Такую же позицию высказывало Минэкономразвития России в письме от 19 июля 2016 г. № Д28и-1841
[5] См. также Письмо Минэкономразвития России от 28 апреля 2016 г. N ОГ-Д28-5228
[6] В размере не менее 18% совокупного годового стоимостного объема закупок за минусом предусмотренных ПП РФ 1352 исключений.
[7] См., например, Постановление 9 ААС от 06.08.2019 по делу № А40-60558/19.
[8] Решение ФАС России от 21.01.2016 № 223ФЗ-16/16 (закупка № 31503145100).
План закупок — это документ планирования, который включал в себя информацию о заказах на трехлетний период. Отменен с 2020 года!
Как заполнить план закупок на 2020 год
01.10.2019 вступил в силу федеральный закон № 71-ФЗ от 01.05.2019. В этом законе указано, что план закупок составлять не нужно. Часть информации из плана закупок перенесли в план финансово- хозяйственной деятельности, а часть в план-график нового образца.
Подробнее о том как заполнять план-график закупок на 2020 года в статье «Заполняем план-график: пошаговая инструкция».
Правила заполнения на 2020 год
Таблица, которую заполняет заказчик, состоит из 15 столбцов и выглядит так:
Как заполнить план закупок на 2020–2021 гг., отражено в ст. 13, 17 и 19 44-ФЗ, а порядок ведения изложен в ПП РФ № 552 от 05.06.2015. Документ планирования закупочной деятельности заказчика включает:
- идентификационный код заказа;
- цель;
- наименование объекта;
- объем финансирования, выделенного на осуществление закупочной деятельности;
- периодичность проведения процедур;
- пояснения, при необходимости;
- данные об общественном обсуждении, при необходимости;
- сведения о специализированных заказах.
Ниже вы найдете пошаговое заполнение плана закупок на 2020 год. После этого его необходимо утвердить, а затем разместить в ЕИС.
Отдельно необходимо отметить, что для удобства составления существуют специализированные программные комплексы. Использование таких программ позволяет безошибочно формировать документ планирования, контролировать соответствие бюджета и создавать различные отчеты.
Заполнение плана закупок на 2020 год: инструкция
Шаг 1. Укажите данные учреждения и сотрудника, который отвечает за заполнение.
Шаг 2. В первых четырех столбцах указываются порядковый номер, идентификационный номер (он формируется по правилам ст. 23 44-ФЗ и Приказа Минэкономразвития России № 422 от 29.06.2015) и цель осуществления заказа (наименование мероприятия и ожидаемый результат заполняются в соответствии со ст. 13 44-ФЗ).
Шаг 3. В столбцах 5 и 6 указываются наименование объекта заказа и предполагаемое время публикации извещения о проведении процедуры, участия в выборе поставщика или заключения контракта с единственным поставщиком.
В столбцах с 7 по 11 отражаются данные о финансировании — общий объем финансирования, предполагаемые платежи на текущий период и на первый, второй годы планируемого периода и последующие периоды.
Шаг 4. В столбце 12 указываются предположительные сроки проведения закупочных процедур. Впоследствии их разрешено изменить, если возникнет необходимость.
В колонке 13 вписывается информация о том, есть ли специализированные виды госзакупок (п. 7 ч. 2 ст. 17 44-ФЗ). Эти данные отражаются в виде «да» или «нет».
В следующей (предпоследней) колонке приводится информация о проведении общественных обсуждений.
Наконец, в последнем столбце вписываются основания внесения изменений при наличии таковых. Этот пункт заполняется тогда, когда вносятся коррективы в документ планирования закупочной деятельности заказчика.
Если изменения были, то эта часть таблицы заполнена так:
Видео: заполнение плана закупок
Заполненный план закупок на 2020 год, образец
Пример заполнения плана закупок в ЕИС
Можно ли внести изменения
Ввиду того, что заказчик планирует закупочную деятельность сразу на трехлетний срок, предусмотрена возможность внести изменения. Случаи, при которых разрешено это сделать, изложены в ст. 13 и 19 44-ФЗ и ПП РФ № 552 от 05.06.2015.
Подробную информацию и инструкцию мы приводили в статье о том, как внести изменения в документы планирования.
Соглашение о конфиденциальности
и обработке персональных данных
1.Общие положения
1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.
1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.
1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:
«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее – «Инсейлс»), с одной стороны, и
«Пользователь» –
либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;
либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;
либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;
которое приняло условия настоящего Соглашения.
1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.
1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).
2.Обязанности Сторон
2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.
2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.
2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.
2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:
(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;
(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;
(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;
(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;
(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.
2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.
2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».
2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.
2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.
Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс – contact@ekam.ru.
2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.
2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.
Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.
2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.
2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.
3.Ответственность Сторон
3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.
4.Иные положения
4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.
4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).
4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.
4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».
Дата публикации: 01.12.2016г.
Полное наименование на русском языке:
Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»
Сокращенное наименование на русском языке:
ООО «Инсейлс Рус»
Наименование на английском языке:
InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)
Юридический адрес:
125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11
Почтовый адрес:
107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»
ИНН: 7714843760 КПП: 771401001
Банковские реквизиты:
Р/с 40702810600001004854
В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222
Электронная почта: contact@ekam.ru
Контактный телефон: +7(495)133-20-43
Кажется, что план закупок нужен только крупному производству или сетевым магазинам. Это не так: даже небольшому бизнесу планирование позволит снизить амортизационные расходы, не купить лишнего или не оказаться без товара в нужный момент.
Объясняем, как составить план закупок, по которому удобно будет работать всем: бизнесу, менеджерам и поставщикам.
Как планировать объем
Объем зависит от того, что именно приобретает компания.
- При закупке сырья и материалов нужно опираться на план производства. Для каждого вида продукции должны существовать нормативы затрат по материалам. На основе этих нормативов и определяют объем закупки.
- При закупке товаров нужно отталкиваться от плана продаж. Это лучший способ не купить лишнего и не попасть в ситуацию, когда нужно срочно докупать недостающие товары.
- Если закупаете вспомогательные материалы, например, горюче-смазочные, запчасти, хозтовары, канцтовары и подобные, ориентируйтесь на средние расходы за предыдущий период. При этом важно учитывать изменения ситуации. Если организация продала или купила транспорт, затраты на топливо изменятся.
Как посчитать объем закупок. Можно использовать простую формулу: З = П – НЧ + КЦ.
П — потребность на период.
НЧ — фактический остаток на начало периода.
КЦ — плановый остаток на конец периода.
Пример. В план продаж ООО «МебельТрейд» на 2 квартал 2021 года включены 270 кухонных столов. На начало квартала на складе есть 20 столов. Минимальный резерв по этой позиции на предприятии установлен в размере 10 штук. Значит, за квартал потребуется закупить 260 столов.
Сколько должно быть плановых остатков
В идеальной ситуации все материалы нужно использовать, а товары отгружать прямо «с колес». При таком подходе остатки на складах будут стремиться к нулю. Впервые такую схему внедрили еще в 50-е годы прошлого века в компании Toyota.
Полностью переносить на российский бизнес японскую модель работы с нулевыми остатками на складах весьма рискованно. Это связано и с менталитетом, и с объективными причинами: большие расстояния, менее развитая инфраструктура.
Большинство российских организаций все-таки резервируют остатки материалов или товаров на складах. Нормативы для складских остатков определяют или в виде фиксированного количества, или в процентах от оборота — к примеру, 10% от месячных затрат материала или продаж товара.
Часто устанавливают нормативы не по всем запасам в целом, а индивидуально по разным группам сырья и товаров, иногда — даже по отдельным позициям. В этом случае норматив может зависеть от спроса на конкретный товар, важности определенного вида материала для производства и других факторов.
Как планировать закупочные цены
Важно учитывать ситуацию на рынке и нормативы, заложенные в общий бюджет компании.
Пример. По плану продаж в ООО «МебельТрейд», один кухонный стол продают за 13 000 ₽. Минимальная наценка по этому товару — 30%. Значит, при формировании плана закупок цена кухонного стола должна быть не выше 10 000 ₽.
Если при анализе рынка выяснится, что закупить товар или сырье по такой цене невозможно, следует скорректировать параметры общего бюджета. Можно, к примеру, поднять цену продажи или снизить плановую наценку.
Как учитывать НДС
Если компания работает с НДС, то и в плане закупок все суммы лучше указывать тоже с НДС. Так, план по объемам проще сравнивать с данными контрактов, а также с планом по оплатам.
Важно помнить, что на основе плана закупок формируется расходная часть общего бюджета доходов и расходов компании. А в этот бюджет все расходы следует включать без НДС. Поэтому при переносе данных из плана закупок в бюджет расходов и доходов нужно не забыть вычесть НДС.
Как планировать оплату
За все товары и материалы нужно вовремя платить. При составлении плана по оплатам нужно учитывать условия расчетов по в контрактам.
Перечисление средств «день в день», сразу при поступлении товара или сырья, встречается не часто. Обычно договоры с поставщиками предусматривают отсрочку или предоплату. Также важно учитывать порядок доставки.
Пример. Партию кухонных столов нужно отгрузить покупателю до 5 июня. Но условия контракта на поставку столов предусматривают предоплату за 10 дней и самовывоз со склада поставщика в другом городе, на что требуется еще 2 дня. Значит, нужно предусмотреть оплату не позднее 24 мая, чтобы успеть своевременно привезти товар на склад. А лучше зарезервировать еще 2–3 дня на «форс-мажоры», то есть оплатить до 21–22 мая.
Из примера видно, что товар поступит на склад в июне, но заплатить за него нужно в мае. И подобных ситуаций будет немало. В большинстве случаев суммы на месяц в планах закупок по поставке и по оплате не будут совпадать.
Планирование и контроль необходимы, если вы хотите эффективно вести дела. Поможет в этом «Мобильное предприятие» Билайн. С ним вы можете управлять продажами и анализировать их, контролировать выполнение рабочих задач со стороны сотрудников. Почти четверть пользователей «Мобильного предприятия» Билайн занимаются оптовой торговлей, еще десять процентов работают в ритейле. Система позволяет хранить все данные по сделкам и клиентам в одном месте.
Как контролировать выполнение плана
Контролировать текущие платежи
Текущий контроль за расходом денежных средств стоит проводить каждый день. Для этого можно создать платежный календарь, который будет связан с месячным бюджетом. План оплат за сырье, материалы, товары и другие приобретаемые ценности — это составная часть платежного календаря компании.
Контролировать объемы закупок и цены
Подробный анализ закупок обычно проводят по итогам месяца. Здесь следует сравнить плановые и фактические закупки по объемам и ценам. Если затраты отклоняются от плана, нужно «разложить» разницу на две составляющие: по количеству и по цене. Для этого удобно использовать статистический метод цепных подстановок.
Пример. В апреле запланировали купить 67 кухонных столов по цене 10 000 ₽. Фактически купили 60 столов по 11 000 ₽.
Чтобы найти общее отклонение затрат на закупку столов от плана, нужно умножить фактическое количество приобретенных столов на фактическую цену и вычесть произведение планового количества и плановой цены.
О = Кф х Цф – Кп х Цп = 60 х 11 – 67 х 10 = –10 000 ₽.
Отклонение по количеству= (Кф – Кп) х Цп = (60 – 67) х 10 = –70 000 ₽.
Отклонение по цене = (Цф – Цп) х Кф = (11 – 10) х 60 = 60 000 ₽.
В нашем примере отклонения направлены «в разные стороны». За счет снижения количества затраты уменьшились по сравнению с плановыми. А рост цены привел к увеличению затрат, но в меньшей степени. Поэтому в целом на закупку столов потратили меньше денег, чем было запланировано.
Также возможны и структурные отклонения: появляются позиции, которых не было в плане, а запланированные, напротив, исчезают.
Как корректировать план
После анализа плана и фактического положения дел, нужно что-то предпринимать. Но не всегда.
Корректируем план
Если были ошибки при планировании: неверно оценили нормативы затрат, объем рынка или уровень цен.
Если изменилась ситуация: существенно изменился валютный курс, ушел один из крупных поставщиков, или, напротив, появился новый.
Решаем другие проблемы
Если отклонения появились из-за ошибок сотрудников.
Если ситуация изменилась незначительно или условия вернутся к прежним в ближайшее время.
Дальше у компании есть два пути: исправлять выявленные недостатки или пересмотреть подход к планированию.
Вариант 1. Исправлять недостатки имеет смысл, если вы можете вернуться к исходным показателям в плане. Например, если объем выпуска продукции снизился из-за ремонта станков или помещения.
Или выяснилось, что сотрудники коммерческой службы закупили товары либо сырье по завышенным ценам. В такой ситуации следует перезаключить контракты на рыночных условиях, наложить взыскание на виновных сотрудников и усилить контроль за работой службы закупок.
Вариант 2. Поменять планы. Так поступают, если отклонения выгодны для компании. Например, удалось найти поставщиков с более низкими расценками.
Пересмотреть планы придется и в случае, если компания не может повлиять на ситуацию. Допустим, закупает импортное сырье или товары, а курс валюты существенно вырос.
Как работать с планом закупок
- Составлять исходя из трех основных статей: объемы, стоимость и расчеты с поставщиками.
- Сверять план продаж по расчетам с поставщиками с общим платежным календарем компании.
- Создавать план на год, квартал и месяц.
- Проводить анализ плана закупок по количеству, ценам и структуре ежемесячно.
- По итогам анализа корректировать план, если это необходимо.
Управление закупками является важной задачей для любого предприятия. Процедура формирования плана закупок – этап, без которого невозможно преуспеть ни в одной из отраслей экономики. В плане по закупкам необходимо предусмотреть наперед шаги не только для бизнеса в целом, но и для каждой его функции.
Благодаря грамотному планированию можно предотвратить плохие показатели. От правильности составления плана закупок, формирования заказов будет зависеть своевременность удовлетворенности запросов покупателей, что, непосредственно, влияет на прибыль компании.
Алгоритм формирования плана закупок
Под планом при закупках понимают прогнозирование цен и количества расходного материала на следующий период, а также прочих затрат с учетом налогообложения, предполагаемого графика по закупкам, запасов продукции и вероятности влияния тех или иных внешних факторов при закупках.
Для утверждения планов закупок следует придерживаться общего алгоритма планирования. Он состоит из следующих шагов:
- Планирование цены. Планы по закупкам отличаются в зависимости от того, статические у вас цены (которые не меняются либо меняются очень редко) или меняются исходя из сезонных колебаний. Рекомендуем при составлении планов брать во внимание прогнозную динамику изменения цен.
- Корректировка цен. Программа обычно содержит специальные инструменты, которые помогают скорректировать цены с учетом воздействия различных факторов из вне. Для расчетов берут модели скользящих средних.
- Указание расходов. Для каждого продукта устанавливают норматив расхода на единицу.
- Корректировка графика проведения закупок. Производится при необходимости. Например, для учета влияния сезонных факторов.
- Учет страхового запаса. Исчисляется в процентах предельный уровень страхового запаса.
- Расчет закупок и нормативных затрат по каждому материалу.
- Итоговый расчет.
Расчет в плане объема продукции
Основным активом предприятия считаются продукция либо материалы, которые используют в сервисных нишах. Именно им нужно уделять особое внимание, чтобы обеспечить бесперебойную работу компании.
Важно правильно рассчитать необходимый объем продукции. Для этого следует понимать ряд моментов:
- в каком количестве закупать тот или иной товар;
- каким образом оптимизировать заказы, чтобы предотвратить длительные простои продукции на складе;
- на каких условиях строить сотрудничество с поставщиками;
- как сформировать план финансовых расходов.
С чего начать процедуру формирования закупки?
В первую очередь необходимо провести предварительную подготовку и анализ. Для начала важно понимать прогнозируемый спрос, т.е. потребность покупателей в том или ином товаре либо услуге.
С этой целью анализируют следующие показатели:
- объемы продаж;
- текущие остатки на складе;
- наличие либо отсутствие неудовлетворенного спроса;
- самые продаваемые виды товара в аналогичный период;
- насколько выполнены показатели предыдущего плана и т.д.
Прогнозирование должно выполняться по группам товаров, которые являются взаимозаменяемыми.
Следующий этап – планирование будущих продаж. Здесь для каждой группы товаров следует определить реалистичные цели, которые в обязательном порядке должны согласовываться с общей политикой компании, а также прогнозируемым спросом.
После всего нужно спланировать закупочные объемы и страховые запасы. Важно подстраховаться на тот случай, если на практике возникнет отклонение от прогнозов.
Согласно существующим нормативным требованиям, план закупок составляется не менее, чем на 1 год.
Отбор процедур, используемых при составлении плана закупки
В плане закупок отмечают каждую процедуру, которую планируют использовать в предстоящем периоде. При этом следует учитывать, что в данный перечень не включают ряд закупок:
- информация о которых содержит государственную тайну;
- по которым есть отдельно вынесенное специальное решение правительства;
- ведомости о кредитах, вкладах, аренде;
- начальная цена которых составляет менее 100 тыс. руб. (менее 500 тыс. руб. для заказчиков с годовой выручкой свыше 5 млрд руб.).
Способы планирования закупок
При утверждении планов закупок в данный процесс включают планирование:
- цены;
- расходов (норматива) на единицу того или иного продукта;
- графиков по закупкам;
- страхового запаса.
При этом использует несколько способов планирования предстоящих затрат:
- функция «продолжить тренд» (подходит, когда цена меняется не чаще, чем 1 раз в полгода);
- функция «интерполяция ряда по тренду» (если уже есть заполненный ряд, то его значения можно интерполировать по ряду сезонности);
- планирование по годовым значениям (для этого необходимо иметь несколько значений: цены на начало года, а также показатель их колебаний в зависимости от сезонности).
Заполнение согласно форме планов закупок
Для планов по закупкам все нужно делать по специально установленной форме. Представляем пошаговую инструкцию, как заполнить план закупки по 223-ФЗ:
- укажите идентификационные данные заказчика;
- подберите соответствующий код ОКВЭД2 и ОКПД2;
- заполните информацию, содержащую условия договора (минимальные требования к товару, его требуемые объемы, регион поставки продукции, данные о ее первоначальной цене, планируемые дата и время размещения тендера, сроки исполнения положений договора);
- отметьте способ определения поставщика;
- укажите, в электронной форме будет проводиться закупка или нет;
- заполните ведомости о наличии процедур с ограничениями;
- отметьте, планируется ли приобретение инновационной и высокотехнологической продукции.
Процедуры утверждения и размещения планов по закупкам
В каждом плане обязательно должна быть подпись руководителя или уполномоченного лица. Но некоторые заказчики могут устанавливать другой порядок утверждения документации.
Определенные проекты также подлежат оценке соответствия. В таком случае их можно утвердить только после получения соответствующего заключения.
После всего утвержденные планы подлежат размещению, для чего используется функционал личного кабинета. Процедуру размещения планов проводят на протяжении 10 дней с момента его утверждения, но не позднее последнего дня текущего года.
При необходимости в запланированную закупку можно внести те или иные изменения. Главное, чтобы вносимые изменения не противоречили изначальному положению о данной закупке.
Напомним, что за нарушение требований, касающихся сроков размещения документов планирования закупок, наступает ответственность и как результат – обязанность выплатить штрафные санкции.
Упростите планирование закупок на 30% в программе на платформе 1С
Как составить план закупок, если в вашей компании много подразделений? А если часть из них это региональные филиалы? Каким образом сформулировать требования к нужным вам товарам и услугам? Как планировать эту работу с малым бизнесом? Как рассчитать план в денежном выражении? И можно ли его быстро согласовать, если в вашей фирме много отвечающих за это сотрудников? Все эти вопросы решаемы в программе «Корпос: Управление закупками для 1С«.
Планирование муниципальных, государственных и коммерческих закупок в программе Корпос в несколько раз сокращает документооборот. Система контролирует все процессы: от этапа формирования заявок и вплоть до поступления товаров на склад. Автоматизация планирования позволит без ошибок выполнить федеральные законы № 223 и № 44, а также сэкономить время. Программа может работать как отдельная система, и обмениваться данными с другими конфигурациями на платформе 1С, так встраивается в решения 1С, как дополнительная подсистема. https://www.youtube.com/embed/1mI1IbUTpZo
Возможности плана закупок в 1С
- сопоставление номенклатуры и ЛОТов в планах
- сопоставление номенклатуры и статьей расходов БДР
- загрузка кодов (ОКПД 2, ОКВЭД) из ЕИС
- определение даты начала тендеров
- консолидация заявок от разных подразделений
- использование цены последней закупки в качестве плановой
- применение коэффициентов инфляции при определении цен планирования
- планирование, как по компании, так и по подразделениям
- определение способов закупки
Управление потребностями
Программа Корпос управляет сбором потребностей и консолидирует информацию о том, что именно нужно купить и в каком количестве. Первичные данные об этом в систему вносят «Инициаторы». Обычно это руководители подразделений или главные специалисты. Они решают, что именно необходимо компании для выполнения поставленных целей.
Бизнес-планирование, производственная и инвестиционная программы: все это важные этапы еще до начала организации тендеров. Ведь без точного, количественного описания стратегических целей предприятия составить реалистичный план не получиться.
Подробнее о том, как программа помогает в определении потребностей читайте на странице Расчет потребностей.
Минимальные требования, технические характеристики и нормирование
Отдел снабжения работает хорошо, когда заказчик получает материалы, работы или услуги нужного качества и вовремя, и при этом экономит как можно больше денег. Эффективно организовать все процессы позволяет подробный сбор описаний того, что требуется купить еще на этапе сбора потребностей. Занимаются этим «Инициаторы», люди, определяющие потребности организации.
Минимальные требования или технические характеристики — это описание предмета закупки, которые должен предоставить заказчик. Количество документов зависит технической сложности изделий и их стоимости. Программа Корпос позволяет внести минимальные требования либо в виде текстовой строки, либо в виде архивах документов, чертежей и описаний узлов и агрегатов.
Нормирование позволяет определить какие именно материалы (услуги или работы) используются на предприятии, в зависимости от технологических процессов или проектной документации. Это еще и количественный норматив расходования на единицу полезного результат.
«Корпос: Управление закупками» позволяет определять минимальные требования, ведение архива технической документации и нормировать расходы.
Цена планирования (НМЦ)
Любой план имеет денежную оценку, но по какой стоимости планировать будущие поставки? Есть ряд подходов к определению стоимости товаров, работ или услуг на этапе планирования.
Программа Корпос помогает управлять этим процессом Например, можно взять прошлогодние показатели и умножить их на коэффициент инфляции, или собрать предложения поставщиков и сохранить их для обоснования. Удобная функция — возможность автоматически загружать предложения поставщиков и сравнивать их между собой.
Стыковка с бюджетом затрат
Еще на этапе планирования важно понимать — достаточно ли средств для оплаты будущих поставок. Сбор потребностей, формирование плана закупок и бюджета — это параллельные процессы. Система автоматизации определяет статьи во время сбора потребностей, устанавливает лимиты и контролирует их превышение.
Способы закупки и структурированный план
План определяет каким образом будет выбираться поставщик по каждому из будущих договоров. В программе Корпос этот структурированный документ позволяет гибко управлять спецификацией будущих приобретений. То есть можно включить или исключить из будущего ЛОТа потребности отдельных подразделений, укрупнять их, или дробить на более мелкие. Для каждого из ЛОТов задается свой способ определения поставщика.
Работа с малым и средним бизнесом (СМП)
Законодатель определил для большинства участников торгов минимальный процент договоров с субъектами малого и среднего предпринимательства (СМП). Поэтому желательно заранее понять, какие сделки будут проводиться только с участием малого или среднего бизнеса. Какие именно товары, работы или услуги закупаются у таких поставщиков — регулируется отдельными нормативными актами.
В систему Корпос загружается рекомендованный список кодов ОКПД 2 по которым предлагается покупать у поставщиков, входящих в реестр СМП, а также определить свой собственный список. При формировании структурированного плана система автоматически установит признак необходимости работы с малым бизнесом. Система отчетности еще на начальном этапе позволяет рассчитать планируемый процент договоров с СМП.
Публичность плана закупок и электронный обмен
Большинство крупных заказчиков стремятся сделать свои потребности открытым, чтобы привлечь к поставками максимальное количество поставщиков. Конкуренция среди поставщиков позволяет получить лучшие условия сделок. Законодательство также обязывает отдельные категории заказчиков публиковать план-график.
Программа Корпос легко интегрируется с внешними интернет-системами, такими как: сайт компании, ЕИС или региональные системы, электронные торговые площадки.
Изменение плана закупок
Жизнь не стоит на месте. Планы иногда приходиться корректировать. Система Корпос гибко управляет заявками на изменение плана закупок. В программе можно прикладывать к ним обоснования и запускать процедуру согласования изменений. Если план уже публиковался в Единой информационной системе, то его можно загрузить в Корпос и на его основе подготовить новый, внеся необходимые правки
План закупок по № 44-ФЗ
План-график по № 44-ФЗ это главный документ для организации, определяющим долгосрочную стратегию. В нем указываются цели проводимых тендеров, сроки процедуры и принятия заявок, выделенные на это суммы, данные о заказчике и другая информация, необходимая для работы с юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями.
Организации формируют этот документ в два этапа:
- Составляется общий план, учитывающий все потребности компании, сроком на три календарных года. Прописываются общие требования к качеству товаров, работ или услуг.
- Утверждается график на один год. В нём подробно всё расписывается и утверждаются окончательные требования к поставкам.
Все эти документы размещаются на портале ЕИС.
План закупок по № 223-ФЗ
В этом случае предусмотрено составление плана сроком только на один календарный год. Есть важное исключение — документ со сроком действия от пяти до семи лет, составляется заказчиком в случаях, когда предполагаются поставки высокотехнологичных изделий, а также товаров медицинского назначения.
На основании информации, содержащейся в конкурсной документации, представители потенциального исполнителя могут принять обоснованное в финансовом аспекте решение об участии в торгах, ведь именно там можно почерпнуть информацию о том, сможет ли исполнитель выполнить требования заказчика.
Как работает планирование в Корпос
Цель бизнес-процесса в 1С «Планирование закупок» – сформировать соответствующий план для компании на будущий год. После этого, он публикуется на портале госзакупок (zakupki.gov.ru). Для планирования государственных и муниципальных закупок применяется «Номенклатура для планирования». Этот справочник обобщает материалы, товары или услуги, которые планируется приобретать в тех наименованиях, который будут использоваться на торговых площадках.
Этап подготовка плана закупок состоит из сбора потребностей от уровня подразделений и укрупнение потребностей для компании в целом. Инициаторы, создавая список потребностей, должны вводить не только номенклатуру для планирования. При оформлении документов система сама подсказывает какой способ закупки необходим, какую статью выбрать, и какие коды использовать.
Оформляя заявку, программа дает возможность выбрать статью затрат или создать новую. Автоматически она указывается, если при начале работы системы задано сопоставление номенклатуры и статей затрат. Статьи затрат — стандартный для «1С Бухгалтерии» справочник. В государственных компаниях используется бюджетный классификатор. Ввод статей затрат на этапе оформления заявок позволяет анализировать соответствие планов закупок и планам затрат.
Проверка на соблюдение лимитов может быть активирована при применении в компании планов бюджетирования. Лимиты по статьям программа позволяет загрузить, в том числе и используя модуль загрузки данных из формата xls. Если экономическое планирование ведется в других программах 1С, между ними можно запустить синхронизацию информацией (в типовой поставке поддерживается синхронизация с 1С:ERP)
Планирование по № 223-ФЗ и № 44-ФЗ завершается подготовкой и публикацией структурированного плана закупок и/или плана-графика.
Работа с документом возможна в несколько этапов. Создают документ инициаторы закупки: руководители подразделений или ответственные на уровнях, где выполняются работы. Первичная регистрация потребностей происходит на основе производственных, коммерческий и других планов. Производственным планам предшествует постановка целей компании на будущий год. Производственный план, план ремонтов, создание резервных фондов запасных частей, поставка материалов и планирование потребления услуг в каждом из подразделений регистрируется в документе «Заявка на потребность».
Планируют по номенклатуре с детализацией до отдельных элементов закупки. Номенклатура для планирования при размещении на ЕИС будет использована как предмет закупки. Элементы автоматически заполнятся в спецификацию договора.
Потребности в поставке товаров и услуг распределяются по календарному графику. При распределении по графику программа учитывает необходимое время на конкурсные процедуры.
После регистрации предварительный план закупок попадает в финансовый отдел, где для товаров и услуг устанавливается своя статья затрат. Собранные плановые закупки по статьям, становятся основой для бюджетного планирования. Программа формирует отчеты по планируемым затратам в разрезе каждой статьи.
Сбор потребностей может быть ограничен лимитами по отдельным статьям затрат. Это позволяет еще на этапе регистрации потребностей управлять расходами компании.
Программа использует процедуру согласования документа «Заявка на потребность» после проверки всеми подразделениями. Согласование настраивается под административную структуру компании. История согласования храниться в программе для контроля прохождение документа по всем этапам визирования.
Контрактная служба определяет будущий способ проведения тендера, исходя из своих потребностей. В дальнейшем его можно будет поменять. После формирования итогового плана, изменения возможны только через специальные документы корректировки, которые также публикуются на ЕИС.
Собранные вместе документы по потребностям собираются в итоговый план. При его создании, заявки отдельных подразделений могут быть объединены. Возможно и перенести тендер на более ранний срок, если в это нужно. Итог работы системы планирования — план-график закупок.
Программа управление закупками по № 223-ФЗ гибко настраивается, что позволяет отключить этап планирование, если в нем нет необходимости. Это повлияет только на анализ сопоставление плана и факта, но не мешает работе других подсистем.
