Как составить платежное поручение на авансовый отчет

Кажется, что нет ничего проще, чем перевод сотруднику денег под отчет. Но организацию могут подстерегать неожиданные риски, а оформить перевод нужно правильно, чтобы не возникло вопросов ни у банка, ни у ФНС.

Документы для оформления подотчета на карту

Компании вправе выдавать средства под отчет как в наличной форме, так и в безналичной. При этом независимо от способа получения денег, их можно потратить только на определенные цели:

• командировочные расходы;
• оплата товаров, работ, услуг, связанных с производственными нуждами;
• компенсация документально подтвержденных затрат.

При работе с подотчетными лицами обязательный пакет документов включает в себя:

1. Учетную политику организации, которая содержит пункт о перечислении подотчетных средств на карты работников.

Например, «Форма выдачи денежных средств под отчет в ООО „Иволга“ — безналичная. Перечисление производится с расчетного счета компании на зарплатную карту сотрудника».

2. Приказ руководителя о выдаче подотчетных сумм, или заявление сотрудника о выдаче подотчета. Один из этих документов должен быть оформлен в обязательном порядке: либо приказ, либо заявление.

Приказ можно оформить на несколько перечислений подотчетных сумм, заявление пишется для каждой выдачи отдельно.

Какие сведения можно отразить в приказе:

• дату составления документа;
• размер подотчета, который необходим к выдаче;
• основания для выдачи подотчета — причины, цели;
• актуальные реквизиты расчетного счета карты сотрудника (для заявления), на которые можно выполнять перечисление подотчета;
• срок, на которые выдаются деньги в течение которого необходимо предоставить авансовый отчет;
• подпись руководителя или иного ответственного лица.

3. Авансовые отчеты. К отчету прикладывают чеки, квитанции, подтверждающие осуществление трат на производственные цели, а также чеки банкомата или квитанции с терминала оплаты, в которых указана фамилия держателя карты.

Риски при работе с безналичным подотчетом

Безналичный способ перевода подотчета сотрудникам удобен в большинстве случаев. Однако, есть риски, о которых руководителю необходимо знать:

• Блокировка карты сотрудника. Если карта сотрудника заблокирована, а денежные средства уже переведены, воспользоваться ими проблематично, как и вернуть обратно на расчетный счет организации. Рекомендуем заранее, перед переводом денежных средств, уточнить у сотрудника о доступности карты.
• Арест карты (счета) сотрудника исполнительными органами. Судебные приставы могут заблокировать часть денежных средств, либо списать их в рамках исполнительного производства. Таким образом, сотрудник также не сможет воспользоваться подотчетными средствами в полном размере.

В случае блокировки карты сотрудника вернуть деньги на расчетный счет компании в короткий срок практически невозможно.

Все действия по разблокировке карты и снятия ареста с личного счета должен выполнять сотрудник. Для этого ему необходимо обратиться в банк, чтобы узнать, какое ведомство наложило ограничения.

А затем разбираться непосредственно с учреждением, арестовавшем счет.

Какие карты можно использовать при безналичном подотчете

Ограничений по использованию карт для перечисления подотчета сотрудникам нет. Это могут быть и зарплатные, и дебетовые карты. Используйте те реквизиты, которые указаны в заявлении сотрудника или в приказе о перечислении подотчетных сумм.

Для подотчетных сумм также подойдут корпоративные карты. Это специальная карта, которая привязана к расчетному счету компании или к другому определенному счету. Например, каждая корпоративная карта может иметь свой особенный счет. С помощью таких карт можно не только оплачивать покупки, но и снимать наличные в банкоматах.

Банк Агророс готов выпускать своим клиентам корпоративные карты на выгодных условиях:

• срок действия карты 4 года;
• стоимость выпуска и годового обслуживания: первой карты от 600 рублей, второй и последующих 600 рублей;
• кешбэк за покупки.

Нюансы при перечислении денежных средств сотруднику с расчетного счета

При перечислении подотчетных сумм сотрудникам на карту необходимо учитывать несколько моментов:

• В поле 20 «Наз. пл.» в платежном поручении укажите код «2».

Это код используется при перечислении денежных сумм, с которых банк не вправе погасить долговые требования. К таким перечислениям также относятся компенсации работникам (в том числе командировочных расходов), декретные пособия, алименты.

• В назначении платежа укажите подробно, на какие цели перечислены средства, укажите данные заявления или приказа (номер и дату). Это поле должно быть максимально полным и понятным. Например:

Перечисление подотчетных средств на счет сотрудника Созыкина М. В. по приказу от 09.02.2022 № 10/А. Без НДС».

При правильном заполнении платежного поручения банки смогут быстро идентифицировать платеж, не списав лишние средства со счета сотрудника. Кроме того, использование данных рекомендаций может обезопасить от блокировок расчетного счета по закону № 115-ФЗ.

Риски при подотчете

К переводам на личные карты внимательно относится не только налоговая, но и Центробанк. Вот эти показатели могут привлечь дополнительную проверку со стороны контролеров:

• Частые перечисления на личную карту руководителя. При этом значение имеет регулярность переводов, а не суммы, даже небольшие платежи могут заинтересовать банк. Если неиспользованный подотчет не возвращается в кассу и на расчетный счет организации это тоже «звоночек» для проверяющих.
• Отсутствие в назначении платежей целей, на которых предназначены денежные средства.
• Крупные переводы на текущие нужды, например, сотни тысяч для подотчета на покупку канцелярии или для командировки на несколько дней.
• Перечисления «под отчет» на карты физических лиц, которые не являются сотрудниками компании.

Зависшие подотчетные суммы, по которым не отчитались сотрудники, налоговики могут признать их доходом и доначислить НДФЛ и страховые взносы.

Арбитражные суды поддерживают ИФНС в данном вопросе и отказывают в смягчении мер при судебных разбирательствах. Например, определение ВС 307-ЭС20-23792 по делу № А66-6506/2019.