Как составить пояснительную записку по заработной плате

Зачем требуются пояснения?

Если организация или ИП платят работникам зарплату ниже среднеотраслевых значений или МРОТ, то ФНС может запросить пояснения по данному обстоятельству. Сведения о зарплате у налоговиков будут достоверные — на основании данных по Расчетам 6-НДФЛ, РСВ. Среднюю зарплату по фирме будет определить достаточно легко — разделив сумму выплат, начисленных за отчетный период, на размер штата предприятия, а затем — на количество месяцев в соответствующем периоде.

Почему для налоговиков принципиально видеть высокую зарплату? Правомерно говорить о том, что основной фактор здесь — налоговая база, представленная доходами работников предприятия. С нее уплачивается НДФЛ, страховые взносы. Чем выше зарплата, тем выше соответствующие платежи в бюджет. Соответственно, заниженная зарплата — повод заподозрить работодателя на желании сэкономить на налогах. При том, что реальные причины занижения могут быть далеки от подобных устремлений налогоплательщика. Быть чисто экономическими — что неудивительно в условиях кризиса.

Отметим, что выплата зарплаты в размере ниже среднеотраслевого — один из критериев, влияющих на принятие ФНС решения о включении предприятия в план выездных проверок (п. 5 Приложения № 2 к приказу ФНС России от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@).

Зарплата должна быть, как минимум, не ниже МРОТ (с поправкой на должности, оформленные на полставки), желательно — на уровне показателей, средних по отрасли. МРОТ при этом берется региональный, если он в соответствующем субъекте РФ принят (и если это так, то показатель, как правило, заметно выше федерального, который в 2022 году составляет 13 980 рублей). В свою очередь, сведения о зарплате в среднем по отрасли ФНС запрашивает из Росстата — который получает информацию из различных видов статистической отчетности предприятий.

Примечательно, что в отчетности по НДФЛ не показываются работники, трудоустроенные на полставки. Условно говоря, зарплата на 100 рублей меньше той, что полагается по МРОТ при работе на полставки — повод для возможных претензий со стороны ФНС, несмотря на то, что при полной ставке работник получал бы почти вдвое больше «минималки». Поэтому, налоговикам может потребоваться предоставить пояснения по таким работникам. То же самое — по должностям на зарплате, пусть и выше МРОТ, но ниже среднеотраслевых показателей. ФНС может не видеть, что начислена она на работников, занятых на неполной ставке и решить, что предприятие сознательно занижает базу по НДФЛ и взносам.

Таким образом, претензии по низкой зарплате — относительно МРОТ или среднеотраслевых показателей — основные поводы направления ФНС работодателям запросов на предмет предоставления разъяснений в порядке, предусмотренном законодательством.

Эксперты «КонсультантПлюс» подготовили несколько вариантов ответов на запросы ФНС о представлении пояснений по требованию ФНС. Получите пробный демодоступ к системе и ознакомьтесь с вариантами оформления пояснений более детально.

Пояснения для ФНС: порядок представления

Как следует из п. 3 ст. 88 НК РФ, в случае, если камеральной проверкой выявлены противоречия между отчетными сведениями от работодателя и теми, что имеются в распоряжении у ФНС, работодатель информируется о данном факте с требованием предоставить в течение 5 дней необходимые разъяснения. На практике соответствующая норма НК РФ используется в качестве основания для направления ФНС запроса о предоставлении разъяснений по низкой зарплате. В соответствии с контрольными соотношениями по форме 6-НДФЛ, определенными п. 1.6 и 1.7 Приложения к титульному листу № 1.1 по письму ФНС России от 18.02.2022 № БС-4-11/1981@, могут наблюдаться следующие несоответствия:

• средняя зарплата по отчетности ниже МРОТ (как следствие, возможно занижение налоговой базы);
• зарплата ниже среднеотраслевой (аналогично, возможно подозрение в занижении базы).

Игнорировать запрос от налоговиков по заниженной зарплате — исходя из сведений в отчетности, нежелательно.

Пояснения не предоставлены: последствия

Как следует из письма БС-4-11/1981@, в случае, если разъяснения, запрошенные на основании п. 3 ст. 88 НК РФ, предоставлены в ФНС не будут, то налоговики рассмотрят вопрос о проведении в отношении работодателя дополнительных мероприятий налогового контроля — как предполагается, более строгих в сравнении с камералкой. Возможна и выездная проверка.

Кроме того, за сам факт непредставления разъяснений в установленный срок ФНС может оштрафовать работодателя на 5 тыс. рублей на основании п. 1 ст. 129.1 НК РФ. А если аналогичный запрос будет проигнорирован еще раз в течение года, то штраф будет уже в размере 20 тыс. рублей — на основании п. 2 ст. 129.1 Кодекса.

В соответствии с подп. 4 п. 1 ст. 31 НК РФ, налоговики имеют право вызывать — на основании письменного уведомления, налогоплательщика для дачи пояснений в связи с уплатой налогов. Одна из возможных причин — как раз непредставление разъяснений по запросу, полученному на основании положений ст. 88 Кодекса (письмо ФНС России от 17.07.2013 № АС-4-2/12837). Если представитель налогоплательщика (в общем случае — директор организации-работодателя) по приглашению в ФНС не явится, то его могут оштрафовать на сумму в 2-4 тыс. рублей на основании ч. 1 ст. 19.4 КоАП РФ.

Таким образом, отвечать на запросы ФНС нужно. Рассмотрим, как это сделать на практике в случае с получением запроса по низкой зарплате.

Как оформить пояснения?

Представляются они в свободной форме — законом здесь не установлено требований. Главное — отразить реальные причины отражения в отчетности низкой зарплаты. Если это обусловлено тем, что те или иные работники оформлены на полставки. Необходимо указать на данное обстоятельство с приложением подтверждающих кадровых документов. Иными причинами исчисления низкой суммы средней зарплаты, связанными с кадровой политикой, также могут быть:

• нахождение значительного количества работников в отпуске в отчетном периоде (как следствие, сама по себе база для расчета средней зарплаты будет снижена — если отпускные выплачены до начала соответствующего периода);
• увольнения, переводы в другую организацию (например, в кризисных условиях возможен временный перевод на основании постановления Правительства России от 30.03.2022 № 511, и при его осуществлении в пояснениях будет уместна ссылка на данный норматив).

Другая возможная группа причин — экономические. В их числе:

• увеличение издержек производства, как следствие — вынужденный перевод работников на уменьшенные ставки;
• снижение общей выручки предприятия (как вариант, из-за логистических затруднений, обусловленных ситуацией на рынке), результат — опять же, снижение фонда оплаты труда;
• опережающий рост зарплаты в среднем по отрасли за счет показателей, прежде всего, субъектов крупного бизнеса — в то время как работодатель может относиться к МСП и конкуренцию попросту не выдерживать.

Унифицированного бланка пояснений в ФНС не утверждено. Поэтому предлагаем вам скачать образец оформления такого пояснения:

Скачать образец пояснений

По каждому экономическому фактору желательно дополнение письма подтверждающими документами. Например — данными по бухгалтерскому учету, выдержками из контрактов с поставщиками.

Специализация: все виды систем налогообложения, бухотчетность, МСФО

Эксперт в сфере права, бухучета, финансов и налогообложения. Общий стаж профессиональной деятельности с 2007 года. За это время успешно работала на должностях налогового консультанта, заместителя главного бухгалтера, главного бухгалтера, финансового директора. Автор множества публикаций по практическому применению бухгалтерского, налогового и трудового законодательства для различных профессиональных электронных СМИ. С отличием окончила факультет управления и психологии Кубанского государственного университета и Адыгейский государственный университет по специальности «Бухгалтерский учет и аудит».

Пояснение в налоговую о заработной плате ниже МРОТ.

Если в Вашей ООО заработная плата ниже прожиточного минимума (МРОТ), налоговая инспекция может прислать вам требование о пояснении, такой низкой ЗП.

Как правило, зарплата ниже МРОТ у сотрудников, которые работают не полный рабочий день.

Пояснение в налоговую о зарплате ниже отраслевой и МРОТ:

Руководителю ИФНС России № 51

по г. Москве

Чукалкину В.Н.

от

 ООО «РЕЗУЛЬТАТ»

ИНН 7751012345 / КПП 775101001

Адрес: 123456, г. Москва, ул. Заозерная, д. 73, офис 6

ОТВЕТ

НА ТРЕБОВАНИЕ О ДАЧИ ПОЯСНЕНИЙ исх.___/___  от «___» __________ 20__ года

Исх.№_____

«___»_____________20___г. (дата ответа на требование)

г. Москва

ООО «РЕЗУЛЬТАТ» получило из ИФНС  требование пояснить, почему средняя заработная плата сотрудников компании ниже минимального размера оплаты труда.

В связи с получением вышеуказанного сообщения поясняем, что в ООО «РЕЗУЛЬТАТ» есть сотрудники, которые работают не полный рабочий, соответственно оформлены не неполную ставку у, список сотрудников:

— должность Фамилия Имя Отчество: работает неполный день (4 часа в день), оформлена на ½ ставки, средняя зарплата за 20___ год составляет 11 000 руб. в месяц;

— должность Фамилия Имя Отчество: работает неполную рабочую неделю (2 дня в неделю), оформлена на ½ ставки, средняя зарплата за 20___ год составляет 12 000 руб. в месяц;

Если бы эти сотрудники работали на полную ставку, их средняя зарплата превышала бы МРОТ.

Если ФНС не прислала требование о предоставлении документов, подтверждающие документы можно не отправлять.

Или предоставить: расчет ФОТ, копии трудовых договоров, штатное расписание, ведомости ООО «РЕЗУЛЬТАТ»

Генеральный Директор

ООО «РЕЗУЛЬТАТ» _________________ Васечкин П.П.

Пояснения в налоговую по заработной плате зависят от того, будет ли компания повышать оклады. Здесь вы найдете образцы пояснений, когда зарплата будет увеличена по просьбе ИФНС или останется прежней

Что писать в пояснениях в налоговую по заработной плате

Пояснения в налоговую по заработной плате могут быть о том, что

•  зарплату уже повысили;
•  планируют повысить;
•  невозможно повысить по объективным причинам;
•  зарплата итак в норме.

Ниже образец пояснения в налоговую по заработной плате для каждого случая.

Если зарплата в компании выше среднего уровня. Тогда в объяснительной в налоговую по низкой заработной плате приведите доказательства того, что на самом деле оклады в компании выше средних по отрасли. А невысокие суммы в расчетах инспектора получились, к примеру, из-за работников на полставки. Приведите документы, которые подтверждают ваш расчет средней зарплаты: приказ о неполном рабочем дне, трудовые договоры, штатное расписание.

Объяснительная в налоговую по низкой заработной плате (з/п в норме)

В ИФНС России № 5 по г. Москве

от Общества с ограниченной ответственностью «Торгснаб»

ИНН 7705759382, КПП 770501001

Адрес: 115112, г. Москва, ул. Молодежная, д. 7

Тел.: (495) 507-35-97

Исх. № 75 от 02.11.2016

Пояснения по уровню средней заработной платы
в первом полугодии 2016 года

ООО «Торгснаб» было получено информационное письмо от 27.10.2016 № 350. В письме указано, что размер средней зарплаты в месяц на одного работника в ООО за первое полугодие 2016 года ниже среднего уровня зарплаты по виду экономической деятельности (оптовая торговля) в г. Москве (55 799,4 руб.). В связи с этим сообщаем следующее.

Месячная зарплата работника, работающего на территории соответствующего субъекта Российской Федерации и состоящего в трудовых отношениях с работодателем, на которого региональное соглашение о минимальной заработной плате распространено в порядке, установленном частями 6—8 ст. 133.1 Трудового кодекса РФ, не может быть ниже размера минимальной заработной платы в этом субъекте Российской Федерации при условии, что указанным работником полностью отработана за этот период норма рабочего времени и выполнены нормы труда (трудовые обязанности) (ст. 133.1 ТК РФ).

Минимальный размер зарплаты в г. Москве с 1 января 2016 г. составляет 17 300 руб., с 1 октября 2016 г. — 17 561 руб.

Средняя зарплата на одного работника в Обществе за первое полугодие 2016 года составляет 38 515 руб. (расчет средней зарплаты, штатное расписание прилагаются). Зарплата в Обществе превышает минимальную зарплату по региону. Таким образом, уровень зарплаты на одного работника в Обществе соответствует требованиям законодательства.

Общество выплачивает зарплату без задержек, два раза в месяц. Удержанный с зарплаты НДФЛ Общество своевременно перечисляет в бюджет. Задолженность по НДФЛ у Общества отсутствует.

В первом полугодии 2016 года увеличилась конкуренция на рынке сбыта товаров, реализуемых Обществом, при одновременном снижении спроса. В связи с этим выручка Общества снизилась по сравнению со вторым полугодием 2015 года на 10 процентов, по сравнению с первым полугодием 2015 года — на 15,5 процента. Расходы Общества, в том числе на закупку товаров, транспорт, увеличились по сравнению со вторым полугодием 2015 года на 5 процентов, по сравнению с первым полугодием 2015 года — на 10 процентов (данные о выручке, расходах и прибыли прилагаются). Компенсировать расходы за счет увеличения цен на реализуемые товары нецелесообразно, это приведет к дальнейшему снижению спроса.

Таким образом, исходя из текущего состояния рынка сбыта и финансового положения Общество не имеет возможности увеличить зарплату работникам. Увеличение зарплаты приведет к убыткам.

Вместе с тем Общество предпринимает меры для снижения расходов и увеличения прибыли (план на второе полугодие 2016 года прилагается). По мере улучшения показателей финансовых результатов Общество будет пересматривать размеры зарплаты.

Приложения: 

1. Расчет средней зарплаты за первое полугодие 2016 года.

2. Штатное расписание.

3. Данные о выручке, расходах, прибыли ООО «Торгснаб».

4. План ООО «Торгснаб» на второе полугодие 2016 года.

Генеральный директор                      Тимофеев                                    И.В. Тимофеев

Если зарплату уже повысили. В этом случае в пояснениях по поводу низкой заработной платы, напишите, с какого числа выросли оклады. Приложите к пояснениям штатное расписание с новыми окладами и приказ директора. Инспектор поймет, что его миссия выполнена. Это избавит вас от дополнительных вопросов и намеков на выездные проверки.

Пояснения по поводу низкой заработной платы (зарплату уже повысили)

В ИФНС России № 5 по г. Москве

от Общества с ограниченной ответственностью «Торгснаб»

ИНН 7705759382, КПП 770501001

Адрес: 115112, г. Москва, ул. Молодежная, д. 7

Тел.: (495) 507-35-97

Исх. № 75 от 02.11.2016

Пояснения по уровню средней заработной платы
в первом полугодии 2016 года

ООО «Торгснаб» было получено информационное письмо от 27.10.2016 № 350. В письме указано, что размер средней зарплаты в месяц на одного работника в ООО за первое полугодие 2016 года ниже среднего уровня зарплаты по виду экономической деятельности (оптовая торговля) в г. Москве (55 799,4 руб.). В связи с этим сообщаем следующее.

Месячная зарплата работника, работающего на территории соответствующего субъекта Российской Федерации и состоящего в трудовых отношениях с работодателем, на которого региональное соглашение о минимальной зарплате распространено в порядке, установленном частями 6—8 ст. 133.1 Трудового кодекса РФ, не может быть ниже размера минимальной зарплаты в этом субъекте Российской Федерации при условии, что указанным работником полностью отработана за этот период норма рабочего времени и выполнены нормы труда (трудовые обязанности) (ст. 133.1 ТК РФ).

Минимальный размер зарплаты в г. Москве с 1 января 2016 г. составляет 17 300 руб., с 1 октября 2016 г. — 17 561 руб.

Средняя зарплата на одного работника в месяц в Обществе за первое полугодие 2016 года составляет 38 515 руб. (расчет средней зарплаты, штатное расписание прилагаются). Зарплата в Обществе превышает минимальную зарплату по региону. Таким образом, уровень зарплаты на одного работника в Обществе соответствует требованиям законодательства.

Общество выплачивает зарплату без задержек, два раза в месяц. Удержанный с зарплаты НДФЛ Общество своевременно перечисляет в бюджет. Задолженность по НДФЛ у Общества отсутствует.

С 1 ноября 2016 года в Обществе повышены оклады работников на 5 процентов (приказ об увеличении окладов и штатное расписание, действующее с 1 ноября, прилагаются). Вопрос о возможности дальнейшего повышения уровня зарплаты будет решаться Обществом исходя из того, как будут изменяться состояние рынка сбыта, показатели выручки и финансовые результаты деятельности.

Приложения:

1. Расчет средней зарплаты за первое полугодие 2016 года.

2. Штатное расписание, действующее с 1 января по 31 октября 2016 года.

3. Приказ об увеличении окладов.

4. Штатное расписание, действующее с 1 ноября 2016 года.

Генеральный директор                      Тимофеев                                    И.В. Тимофеев

Если зарплату будут повышать. Значит, в письменных пояснениях о причинах низкой заработной платы сообщие налоговикам, что планируете постепенно ее повышать. Рискованно повышать оклады резко. Ведь это может свидетельствовать о серой зарплате. Если зарплата в компании выше региональной минималки, значит она не обязана повышать оклады до той суммы, которую налоговики упомянули в запросе.

Письменные пояснения о причинах низкой заработной платы (з/п повысят)

В ИФНС России № 5 по г. Москве

от Общества с ограниченной ответственностью «Торгснаб»

ИНН 7705759382, КПП 770501001

Адрес: 115112, г. Москва, ул. Молодежная, д. 7

Тел.: (495) 507-35-97

Исх. № 75 от 02.11.2016

Пояснения по уровню средней заработной платы
в первом полугодии 2016 года

ООО «Торгснаб» было получено информационное письмо от 27.10.2016 № 350. В письме указано, что размер средней заработной платы в месяц на одного работника ООО за первое полугодие 2016 года ниже среднего уровня заработной платы по виду экономической деятельности (оптовая торговля) в г. Москве (55 799,4 руб.). В связи с этим сообщаем следующее.

Месячная заработная плата работника, работающего на территории соответствующего субъекта Российской Федерации и состоящего в трудовых отношениях с работодателем, на которого региональное соглашение о минимальной заработной плате распространено в порядке, установленном частями 6—8 ст. 133.1 Трудового кодекса РФ, не может быть ниже размера минимальной заработной платы в этом субъекте Российской Федерации при условии, что указанным работником полностью отработана за этот период норма рабочего времени и выполнены нормы труда (трудовые обязанности) (ст. 133.1 ТК РФ).

Минимальный размер заработной платы в г. Москве с 1 января 2016 г. составляет 17 300 руб., с 1 октября 2016 г. — 17 561 руб.

Средняя заработная плата на одного работника в Обществе за первое полугодие 2016 года составляет 38 515 руб. (расчет средней заработной платы, штатное расписание прилагаются). Заработная плата в Обществе превышает минимальную заработную плату по региону. Таким образом, уровень заработной платы на одного работника в Обществе соответствует требованиям законодательства.

Общество выплачивает заработную плату без задержек, два раза в месяц. Удержанный с заработной платы НДФЛ Общество своевременно перечисляет в бюджет. Задолженность по НДФЛ у Общества отсутствует.

Общество ежегодно пересматривает штатное расписание и оклады работников. С 1 января 2015 года Общество увеличило оклады работникам на 3,5 процента. С 1 января 2016 года было решено не увеличивать оклады. С 1 января 2017 года Общество планирует повысить оклады на 10 процентов.

Приложения: 

1. Расчет средней заработной платы за первое полугодие 2016 года.

2. Штатное расписание.

Генеральный директор                      Тимофеев                                    И.В. Тимофеев

Если зарплату невозможно повысить по объективным причинам. Здесь ничего не остается, как оформить пояснение в налоговую по заработной плате, где указать, что компания добросовестная и вовремя платит НДФЛ. Перечислите объективные обстоятельства, которые мешают компании увеличить зарплату (снизились продажи, выросли расходы).

Пояснение в налоговую по заработной плате (повысить зарплату нельзя)

В ИФНС России № 5 по г. Москве

от Общества с ограниченной ответственностью «Торгснаб»

ИНН 7705759382, КПП 770501001

Адрес: 115112, г. Москва, ул. Молодежная, д. 7

Тел.: (495) 507-35-97

Исх. № 75 от 02.11.2016

Пояснения по уровню средней заработной платы
в первом полугодии 2016 года

ООО «Торгснаб» было получено информационное письмо от 27.10.2016 № 350. В письме указано, что размер средней заработной платы в месяц на одного работника в ООО за первое полугодие 2016 года ниже среднего уровня заработной платы по виду экономической деятельности (оптовая торговля) в г. Москве (55 799,4 руб.). В связи с этим сообщаем следующее.

Месячная заработная плата работника, работающего на территории соответствующего субъекта Российской Федерации и состоящего в трудовых отношениях с работодателем, на которого региональное соглашение о минимальной заработной плате распространено в порядке, установленном частями 6—8 ст. 133.1 Трудового кодекса РФ, не может быть ниже размера минимальной заработной платы в этом субъекте Российской Федерации при условии, что указанным работником полностью отработана за этот период норма рабочего времени и выполнены нормы труда (трудовые обязанности) (ст. 133.1 ТК РФ).

Минимальный размер заработной платы в г. Москве с 1 января 2016 г. составляет 17 300 руб., с 1 октября 2016 г. — 17 561 руб.

Средняя заработная плата на одного работника в Обществе за первое полугодие 2016 года составляет 38 515 руб. (расчет средней заработной платы, штатное расписание прилагаются). Заработная плата в Обществе превышает минимальную заработную плату по региону. Таким образом, уровень заработной платы на одного работника в Обществе соответствует требованиям законодательства.

Общество выплачивает заработную плату без задержек, два раза в месяц. Удержанный с заработной платы НДФЛ Общество своевременно перечисляет в бюджет. Задолженность по НДФЛ у Общества отсутствует.

В первом полугодии 2016 года увеличилась конкуренция на рынке сбыта товаров, реализуемых Обществом, при одновременном снижении спроса. В связи с этим выручка Общества снизилась по сравнению со вторым полугодием 2015 года на 10 процентов, по сравнению с первым полугодием 2015 года — на 15,5 процента. Расходы Общества, в том числе на закупку товаров, транспорт, увеличились по сравнению со вторым полугодием 2015 года на 5 процентов, по сравнению с первым полугодием 2015 года — на 10 процентов (данные о выручке, расходах и прибыли прилагаются). Компенсировать расходы за счет увеличения цен на реализуемые товары нецелесообразно, это приведет к дальнейшему снижению спроса.

Таким образом, исходя из текущего состояния рынка сбыта и финансового положения Общество не имеет возможности увеличить заработную плату работникам. Увеличение заработной платы приведет к убыткам.

Вместе с тем Общество предпринимает меры для снижения расходов и увеличения прибыли (план на второе полугодие 2016 года прилагается). По мере улучшения показателей финансовых результатов Общество будет пересматривать размеры заработной платы.

Приложения: 

1. Расчет средней заработной платы за первое полугодие 2016 года.

2. Штатное расписание.

3. Данные о выручке, расходах, прибыли ООО «Торгснаб».

4. План ООО «Торгснаб» на второе полугодие 2016 года.

Генеральный директор                      Тимофеев                                    И.В. Тимофеев

http://www.glavbukh.ru/art/88324-qqqm12y16-obrazets-poyasneniya-v-nalogo…