Письмо о сотрудничестве является письменным документом, в котором одно предприятие предлагает другому совместную работу на взаимовыгодных началах. Основная цель предложения заинтересовать потенциального партнера, побудить его к дальнейшим действиям в сторону отправителя. Такие письма часто служат отправной точкой для заключения договоров, сделок и долговременных контрактов.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма о сотрудничестве .docСкачать образец письма о сотрудничестве .doc
Здесь же: примеры коммерческих предложений на поставку товара и на оказание услуг.
Кто составляет письмо о сотрудничестве
Письмо о сотрудничестве может писать работник компании, в чью компетенцию входит развитие бизнеса по тому или иному направлению. Текст письма должен быть согласован с вышестоящим начальником или же руководителем компании.
На чьё имя писать
Письмо может быть написано на имя директора организации, в сотрудничестве с которой заинтересован отправитель послания. Также в качестве конкретного адресата может выступать заместитель руководителя по тому или иному направлению, начальник структурного подразделения или же узкопрофильный специалист. В любом случае окончательное решение о сотрудничестве принимается на уровне руководства компании.
Общие правила написания предложения
В первую очередь нужно помнить о том, что письмо является своего рода «крючком», основная задача которого «зацепить» партнера/заказчика/клиента. Поэтому оно должно быть интересным, содержательным, грамотным. Идеальный вариант, если после прочтения письма адресат сделает запрос на коммерческое предложение или прайс с перечнем товаров и услуг.
Несмотря на то, что письмо относится к официальному документообороту и является частью официальной деловой корреспонденции, стандартного, унифицированного бланка такого послания нет. Письмо о сотрудничестве составляется в свободном виде или же по шаблону, разработанному внутри предприятия, исходя из задач, потребностей и возможностей компании. При его составлении рекомендуется следовать некоторым простым правилам делопроизводства, деловой этики и русского языка.
В начале письма желательно обращаться к определенному человеку, применив эпитет «уважаемый» («Уважаемый Владимир Иванович!», «Уважаемая Белла Викторовна!» и т.д.).
Конечно, для этого заранее необходимо узнать имя, отчество и должность требуемого сотрудника. Затем можно приступать собственно к письму.
Здесь следует отметить то, что некоторые эксперты советуют писать к тексту заголовок, но это необязательно, особенно учитывая то, что плохо составленный заголовок может обернуться против отправителя (адресат может просто не заинтересоваться дальнейшей информацией). Поэтому мы этот этап минуем.
Содержание основной части письма о сотрудничестве
Основная часть письма должна содержать в себе суть предложения. Тут надо избегать размытых или витиеватых фраз, слишком длинных и запутанных предложений, специальной терминологии. Все должно быть четко, понятно и предельно лаконично.
Акцент следует ставить на отличительные черты и выгодные особенности товара или услуги.
В информации о самой организации-отправителе достаточно ограничиться годом, с которого она начала работать и перечислением основных видов деятельности, все остальное на данном этапе будет лишним. Зато можно назвать действующих клиентов предприятия, которые могут дать о нем положительные отзывы (желательно, чтобы это были компании с именем «на слуху»). В конце письма рекомендуется дать ссылку на сайт, где потенциальный партнер сможет найти и изучить все интересующие его дополнительные сведения.
Следует выдерживать побудительную интонацию в письме, но не перегибать палку – текст должен быть корректным и ни в коем случае не навязчивым.
Если текст слишком длинный, его необходимо разделить на абзацы или короткие пункты – так восприятие будет более полным. Основные темы и посылы желательно расположить в начале или конце, т.к. эти части легче всего запомнить.
Как показывают исследования, получатели подобных писем готовы тратить на их прочтение не более минуты (и это в лучшем случае).
Составляя письмо с предложением о сотрудничестве, не надо забывать о том, что его объем не должен превышать одну страницу, поэтому не нужно стремиться втиснуть в письмо все, что известно о предприятии, товаре или услуге.
Что в письме должно быть обязательно
Есть ряд сведений, которые непременно должны содержаться в послании, это:
- наименование компании-отправителя,
- её адрес и телефон для связи,
- должность и ФИО её представителя,
- суть предложения.
Также к письму могут прилагаться какие-либо дополнительные документы (в этом случае их наличие должно быть отражено в тексте предложения) или указываться ссылки на законы, подзаконные, нормативные и правовые акты, имеющие прямое отношение к предложению.
Правила оформления письма о сотрудничестве
Писать предложение о сотрудничестве можно от руки (устаревший способ, но иногда именно он бывает эффективным) или же печатать на компьютере. Его можно оформлять на обычном листе А4 формата или на фирменном бланке (второй вариант позволит не вбивать вручную реквизиты фирмы).
Письмо может иметь сколько угодно экземпляров и все они должны содержать в начале письма обращение, а в конце подпись автора, т.е. того должностного лица, которое представляет компанию-отправителя.
Ставить в письме дату нет необходимости, но если оно включает в себя информацию об ограниченных по времени акциях, скидках, бонусов и т.д., то дату поставить всё же следует.
Регистрировать письмо о сотрудничестве в журнале исходящей корреспонденции не нужно.
Как отправлять письмо
Отправлять письмо можно несколькими способами.
- Первый, наиболее простой, доступный и оперативный – электронная почта. Правда, в этом случае письмо может легко затеряться, например, попав в папку «спам», так что данный метод подходит только тогда, когда у отправителя уже налажен прямой контакт с получателем (через телефон или личные встречи).
- Второй путь, более надежный, но затратный по времени – отправить предложение через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении (не подходит в тех случаях, когда рассылка носит массовый характер, но если письмо содержит какую-то особо ценную информацию, то ничего лучше не придумать).
- Третий вариант – факс, классический способ, до сих пор не утративший своей актуальности.
- Четвёртый путь: отправить послание через любой мессенджер и прочие не совсем стандартные для деловой переписки современные средства связи (подходит только тогда, когда отправитель и адресат лично знакомы друг с другом).
Письмо о сотрудничестве между компаниями: как написать и оформить
Содержание
Для масштабирования бизнеса нужны новые партнеры. Предложение о сотрудничестве – это возможность представить компанию в выгодном свете и первый шаг к успешным переговорам. Рассказываем, как правильно составить письмо для партнерства, показываем образцы писем о сотрудничестве.
Что такое предложение о сотрудничестве
Предложение о сотрудничестве – это обращение к организации, которое содержит приглашение к сотрудничеству, условия работы, рекламу.
Ключевая задача письма – убедить получателя заключить договор, купить товары или услуги. Важно сразу же привлечь внимание потенциальных партнеров и клиентов, ведь они ежедневно получают предложения о сотрудничестве, многие из которых отправляют в корзину непрочитанными.
В каких случаях пишут предложение о сотрудничестве
Письмо-приглашение к партнерству составляют, когда у компании появилась перспектива реализации совместных проектов и она хочет наладить деловые отношения. Иногда такие предложения направляют бывшим партнерам, с которыми предприятие планирует возобновить сотрудничество.
Существует три разновидности предложений о сотрудничестве, в зависимости от бэкграунда отношений между отправителем и получателем:
- Холодные – для компаний, которые никогда не сталкивались с предприятием, предлагающем партнерство. Как правило, это шаблонные письма. Их задача – привлечь внимание адресата, заставить его вступить в переписку или уточнить детали предложения.
- Теплые – письма адресатам, которые уже заинтересованы в сотрудничестве. Это, например, клиенты, оставившие заявку на сайте. При составлении сообщения учитывают всю информацию о получателе. Задача теплых предложений – продолжить общение с потенциальным партнером: созвониться, встретиться для обсуждения деталей.
- Горячие сообщения отправляют партнерам и клиентам, с которыми компания уже обсуждала сотрудничество на встрече или в переписке. Письма в этом случае – способ уточнить и закрепить условия и выгоды партнерства. Горячее сообщение должно быть максимально персонифицировано.
Кто составляет письмо о сотрудничестве
Обычно «скелет» документа разрабатывают маркетологи или секретари, которые знают этику делового общения. Они же могут создавать сообщения для рассылки, где не предусмотрено обращение к конкретному лицу.
Горячие предложения составляют менеджеры по продажам, которые имеют представление о потребностях клиентов и могут их заинтересовать. Часто к работе привлекают технических специалистов, если нужно описать производственные процессы или профессиональные тонкости.
Письмо о сотрудничестве согласовывает руководитель компании. Иногда директор самостоятельно составляет предложения для важных клиентов.
На чье имя отправлять письмо о сотрудничестве
Если предложение адресовано компании, то в качестве получателя указывают имя руководителя, генерального директора или собственника.
Письмо о партнерстве можно адресовать конкретному отделу или подразделению. В этом случае адресатом выступает начальник отдела или подразделения.
Если вы собираетесь отправить предложение физическому лицу, например, индивидуальному предпринимателю, то обращайтесь к нему напрямую.
Структура письма
Приветствие
Оно задает тон письма и располагает получателя к диалогу. В крупных компаниях чаще используют формальный деловой стиль переписки и обезличенное приветствие.
Обратиться к адресату по имени и отчеству допустимо, если вы отправляете письмо конкретному человеку. Можно начать со слов: «Уважаемый Иван Иванович» или «Здравствуйте, Иван». Фамилию указывают только в шапке документа.
Не все организации используют в общении сухой деловой язык. Поэтому приветствие должно быть уместным: в одних случаях – креативным и цепляющим, в других – нейтральным, в третьих – подчеркнуто вежливым.
Заголовок
По заголовку должно быть понятно, о чем письмо, какие выгоды компания предлагает партнерам и клиентам.
Правила создания эффектного заголовка:
- Указывайте четкие факты и цифры: «Дарим подписку на два месяца», «Скидки на корпоративные тарифы от 30%».
- Говорите о проблемах клиентов: «От наших пирожных стройнеют», «Надоело выбирать между подтянутым телом и тортиками?».
- Используйте списки: «Пять методов высокоэффективных продаж», «Три способа бесплатного привлечения лидов».
- Обращайтесь к целевой аудитории: «Курсы психологического айкидо для менеджеров».
Требований к длине заголовка нет: он может быть длинным, но цепляющим или коротким, но информативным.
Суть предложения
Это основная часть письма. Главное здесь – оффер, который содержит уникальное торговое предложение (УТП). Расскажите, что предлагает компания, какие выгоды получит адресат, за что будет платить. Посмотрите на предложение глазами клиента или партнера и подумайте, почему он должен заключить сделку с вами или купить ваш товар.
Поясните сложные моменты, чтобы не столкнуться с недопониманием или возражениями. Например, если у вас высокие цены, расскажите, какие услуги включены в эту стоимость. Повысьте доверие: приведите в пример удачные кейсы, цифры.
Завлечение адресата
Напишите о срочности предложения или укажите причину, почему стоит сделать заказ именно у вас. Например: «Цена книги по предзаказу – 800 рублей, после выхода в печать – 1000 рублей», «Оформите покупку до 1 марта и получите скидку 25%».
Контакты
Способ связи с отправителем должен быть простым. Оставьте номер телефона, адрес электронной почты, ссылку на аккаунты в социальных сетях или на специальную форму на сайте. Лучше указать все варианты связи: пусть клиент сам выберет удобный.
Чтобы собирать заявки из всех источников трафика даже в нерабочее время, установите виджет обратного звонка Calltouch для сайта. Зарегистрируйтесь в личном кабинете и получите 50 минут в подарок.
Виджет обратного звонка для сайта
- Повысьте конверсию сайта на 30%
- Новым клиентам 50 минут в подарок
Узнать подробнее
Благодарность
Согласно правилам делового этикета, адресата благодарят за потраченное время на чтение документа. Даже если клиента не привлекут условия сотрудничества, вежливость сделает его более открытым для других писем.
Общие правила написания
Основная часть
Предложения о сотрудничестве пишут простым, понятным языком. Это забота о читателе: он лучше воспримет текст, если вы ясно сформулируете свои мысли, выстроите логичную структуру и упростите предложения.
Придерживайтесь следующих принципов:
- пишите короткими предложениями;
- разбейте текст на абзацы;
- используйте заголовки и подзаголовки;
- разбавляйте текст графикой – диаграммами, картинками, таблицами.
Холодные письма должны быть емкими: получатель не станет читать длинное коммерческое предложение о сотрудничестве, если слышит о компании впервые. Теплые и горячие отправления могут быть подробными.
Обязательная информация
Изучите потребности клиентов и партнеров и адаптируйте предложение под их нужды. Многие компании пишут о своем опыте и рабочем пути, но для адресата важна только та информация, которая решит его проблему.
Правильно выбирайте получателя письма. Это должно быть лицо, которое принимает решения. Предложения, попавшие не в те руки, не будут читать или перенаправлять.
Напишите хороший заголовок. Если он не интригует и не сообщает о выгоде, получатель может удалить его, не прочитав.
Конкурентные преимущества
Чтобы понять, какие преимущества имеет ваша компания, изучите предложения конкурентов. Их делят на две категории:
- Естественные преимущества выделяют организацию среди других. Это, например, быстрые сроки доставки, выгодная цена, безупречная репутация.
- Искусственные идут в ход, когда у компании нет естественных преимуществ. Так, многие бренды привлекают аудиторию при помощи бонусов, акций, гарантий, отзывов и кейсов.
Чтобы убедить клиентов в выгодности сотрудничества с вами, используйте факты из рабочей практики.
Как усилить предложение о сотрудничестве
Убедите клиента или партнера в том, что сможете принести ему выгоду. Прикрепите к письму примерные расчеты прибыли. Используйте изображения и графики, чтобы наглядно показать ваш план. Опишите реальную пользу продукта: как он повлияет на жизнь покупателя, какие проблемы решит.
Расскажите об известных партнерах, с которыми вы работали. Их авторитет может увеличить доверие адресата. Отзывы клиентов также повысят эффективность предложения.
Правила оформления
Предложения сотрудничества оформляются по тем же правилам, что и любые другие деловые письма. Их можно писать на чистом листе или использовать бланк предприятия. Важно, чтобы оформление не отвлекало от содержания.
Самый удобный формат электронных писем – PDF-файл. Если инфографика не нужна, то можно отправить обычное электронное письмо или прислать ссылку на Google Docs. Презентации, документы Word или Excel тоже популярны, но их неудобно открывать со смартфона.
Образцы, примеры и шаблоны писем о сотрудничестве
«Здравствуйте, Иван! Меня зовут Николай, я менеджер по работе с клиентами компании [название].
Мы составили для вас персональную программу поддержки и продвижения социальных сетей всего за 7 000 рублей в месяц. Работаем в ВКонтакте, Facebook*, Instagram* (*продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России).
В услугу входит:
- привлечение новых подписчиков;
- создание и оформление интересного контента;
- поддержка активности в профиле или группе;
- настройка таргета.
Мы не работаем на поток: за каждым проектом закреплена команда профи, которая распределит все задачи между собой.
Компания [название] шесть лет оказывает услуги на рынке IT-услуг. Мы не сливаем бюджет, а отслеживаем эффективность и корректируем стратегию. Реализовали 400 SMM-проектов, которые ежедневно привлекают новых клиентов.
Оформите заказ по промокоду через сайт и получите дополнительную скидку 10%.
С уважением, Николай Иванов, +79011111111, skype: nik_ivanov».
_______________________________________________________________________________________________________________________________________
«Добрый день, Елена Алексеевна! Мы – издание [название] для предпринимателей города [название]. Нас читают руководители [перечисление ведущих организаций] – ваши потенциальные клиенты.
Предлагаем продвижение вашей компании с выгодными условиями:
- скидка 15% на размещение статей в журнале;
- скидка 10% на рекламные объявления.
Ежемесячно мы выпускаем 20 тысяч экземпляров журнала с качественной цветной печатью, весь тираж покупают за день. Поэтому вашу компанию точно заметят и вы найдете новых клиентов.
Надеемся на долгосрочное сотрудничество.
Генеральный директор издания [название] Артем Дмитриевич Петров
+79995550035
Телеграм @artempetrov».
_______________________________________________________________________________________________________________________________________
«Здравствуйте, Владимир Федорович! Меня зовут Андрей Александрович, я представляю отдел закупок сети супермаркетов [название]. Компания открывает новую точку продаж и ищет склад в вашем городе, поэтому мы предлагаем вам сотрудничество.
Магазин расположен в 5 км от склада – логистика будет быстрой и недорогой. Мы гарантируем еженедельную закупку продукции на 200 кг. Через два года планируем открыть еще одну точку в вашем городе, поэтому мы ищем надежного поставщика.
Надеемся, вы рассмотрите наше предложение. Связаться для обсуждения деталей можно по номеру +78005003030 или электронной почте magazinproductov@mail.ru».
Отличительные признаки хорошего предложения о сотрудничестве
☑ Логичная структура.
☑ Ясность и лаконичность.
☑ Отсутствие грамматических ошибок.
☑ Вежливость, уместный тон.
☑ Информативность.
Что недопустимо при составлении письма
✕ Шаблонные формулировки и обращения.
✕ Сухое и неинтересное описание продукта или услуги.
✕ Рекламный текст без учета потребностей адресата.
✕ Грамматические, пунктуационные и стилистические ошибки.
✕ Недостоверные факты, преувеличенные данные о компании.
✕ Перегруженность текста ненужной информацией.
Перед отправкой письма стоит убедиться в актуальности предложения. Станьте ближе к целевой аудитории с помощью технологии речевой аналитики Calltouch Предикт. Вы выясните, что действительно интересует клиентов, чем они недовольны, сравнивают ли вас с конкурентами.
Технология
речевой аналитики
Calltouch Predict
- Автотегирование звонков
- Текстовая расшифровка записей разговоров
Узнать подробнее
Как отправлять письмо
По электронной почте. Это быстрый способ доставки сообщения. Однако имейте в виду, что ваше предложение о сотрудничестве может попасть в папку «Спам», поэтому попросите адресата написать вам о получении письма. Можно предупредить клиента об отправленном сообщении по телефону.
Почтой России. Вышлите заказное письмо с уведомлением о получении. Это надежный метод, но доставка может занимать несколько дней.
Через мессенджер. Если у вас уже налажен контакт с клиентом, отправьте предложение в Телеграм или WhatsApp* (*продукт компании Meta, которая признана экстремистской организацией в России). Это самый оперативный вариант, так как люди чаще заходят в мессенджеры, чем в электронную почту. К тому же, вы увидите, когда клиент прочитает сообщение.
Когда ждать ответа на письмо
Если высылаете бумажное письмо, учитывайте время доставки. Например, внутри одного города отправление может идти два дня. Намного быстрее получатели реагируют на e-mail: ответы на горячие предложения приходят, в среднем, через 4 часа.
Коротко о главном
- Актуальные предложения о сотрудничестве помогают привлечь внимание потенциальных партнеров и расширить клиентскую базу.
- В холодные письма вставляйте заготовленные шаблоны, пишите кратко. При составлении теплых сообщений учитывайте пожелания клиентов. Горячие предложения нужны для подтверждения сотрудничества.
- Пишите простыми, короткими фразами, используйте реальные факты и числа. В заголовке письма укажите решение проблем клиентов. В основной части разбивайте текст на абзацы и списки, вставляйте инфографику. В конце поблагодарите адресата за внимание.
- Что такое предложение о сотрудничестве
- Типы предложений
- Структура письма
- Оформление письма
- Последующие шаги
Что такое предложение о сотрудничестве
Всем известно, что одна голова хорошо, а две лучше. А если две головы будут трудиться над совместным получением прибыли, тогда успех гарантирован. Главное, найти полезных для дела людей и заинтересовать их в дальнейшей работе. В этом вам поможет предложение о сотрудничестве.
Фактически это документ, в котором один предприниматель предлагает другому работать вместе на взаимовыгодных условиях.
Как сделать так, чтобы коммерческое предложение работало? Максимально заинтересовать другую сторону, обрисовать будущие перспективы.
Предложение о сотрудничестве не имеет единого шаблона и строгих рамок, но все же отличается отдельными нюансами в составлении. Документ включает в себя коммерческое предложение, предложение об участие в различных проектах, рекламную оферту о продаже или приобретении товаров или услуг.
Кто составляет документ? Нет единой должности, которая отвечала бы за это дело. Часто структуру документа прорабатывают маркетологи или секретари. Составление горячих предложений ложится на плечи менеджеров по продажам.
Технические специалисты вступают в игру, когда необходимо расписать профессиональные тонкости в узких сферах или разложить по полочкам производственный процесс.
В конце руководитель изучает и утверждает документ перед отправкой. Иногда он лично составляет предложение.
Составить предложение может любой сведущий в деле человек. Иногда документ проходит несколько этапов, прежде чем лечь директору на стол.
В интернете вы найдете множество образцов письма о сотрудничестве между компаниями и приглашения к сотрудничеству. Не стоит бездумно копировать уже готовый вариант, лучше используйте его как шаблон для создания своего, уникального, документа.
Типы предложений
Какие бывают предложения о сотрудничестве? В зависимости от целей, взаимоотношений между отправляющей и принимающей сторонами их разделяют на несколько типов.
- Холодные оферы
Предназначаются компаниям, с которыми вы знакомитесь в первый раз. Цель: забросить удочку, заставить другую компанию обратить на себя внимание, вступить с вами в переписку. В таких документах отправляющая сторона максимально кратко, структурно и информативно расписывает достоинства своей компании и будущие перспективы совместной работы.
- Теплые оферы
Работают с адресатами, которых вы уже заинтересовали. Эти люди относятся к вам лояльно, потому что видят выгоду в сотрудничестве сейчас или же имели положительный опыт работы с вами в прошлом.
Например, вы когда-то имели дело с этой компанией и договорились о продолжении отношений на другом уровне или же планируете начать новое в смежной сфере. Либо клиенты оставили заявку на сайте, а теперь вы продвигаете их дальше по воронке продаж: хотите созвониться, встретиться для уточнения нюансов будущего дела или даже заключить договор.
- Горячие оферы
Составляют партнерам и клиентам, с которыми сложились максимально тесные взаимоотношения. С ними вы уже обсуждали будущую работу в телефонном разговоре, переписке или при личной встрече.
Во время составления документа важно учитывать всю информацию о принимающей стороне, быть максимально дружественными и ориентированными под конкретные потребности отдельной компании или клиента.
Прежде чем приступить к написанию письма, проведите исследование компании-партнера: узнайте о характере деятельности будущего контрагента, продуктах или услугах, корпоративной культуре и особенностях позиционирования на рынке.
Это даст возможность предложить наиболее подходящий для сотрудничества вариант.
Виды договоров: какие бывают, чем отличаются
Структура письма
Как правило, предложение о сотрудничестве состоит из следующих элементов.
- Приветствие
Многие опускают эту часть. Но теплое приветствие создает правильный настрой. Ваш партнер понимает, что это не массовая рассылка. Вы адресовали письмо лично ему.
Письмо адресуют:
- конкретному лицу в компании. Обычно это директор, руководитель, отвечающий за развитие партнерских контактов, или иное лицо;
- предприятию. В этом случае письмо сначала получит секретарь.
Как приветствовать? Используйте стандартные формы вежливого общения в деловых документах:
- Добрый день / Здравствуйте, ФИО!
Можете назвать адресата по имени отчеству или только по имени, если вы в теплых отношениях и это будет уместным.
- Уважаемый Иван Иванович!
- Уважаемые коллеги!
- Дорогие друзья! Мы рады вас приветствовать и хотим сообщить и т. д.
Отделите эту часть письма от основного текста и выделите, например, курсивом или жирным шрифтом.
Логотип производит впечатление и создает имидж надежной компании, которая заняла нишу на рынке. Доверьте эту работу дизайнеру.
- Заголовок
Это краткое, но емкое и понятное описание содержания предложения.
Сформулируйте ясный и привлекательный заголовок, который отразит суть предложения.
Заголовки могут быть нейтральными. Например, «Предложение о стратегическом партнерстве между компанией “Цветы Алтая” (подставьте название своей фирмы) и компанией “Росагрохолдинг” (название фирмы-контрагента)».
Или же креативными, цепляющими внимание. Например, «Ваше спокойствие — наша забота» для центра психологической помощи, «Здесь растят юных Кулибиных» для центра робототехники.
- Вступление
Это представление компании, цели обращения и краткое описание предполагаемого сотрудничества.
Представьте вашу компанию, укажите направление деятельности, достижения и репутацию на рынке.
Постарайтесь максимально полно охарактеризовать себя с выгодной стороны. Для этого отталкивайтесь от интересов и характера деятельности принимающей стороны.
Налаживаете контакты с серьезной компанией по производству автомобильных двигателей? Пишите о себе кратко, обращайтесь к фактам и цифрам. Просто восторженное описание того, какие вы молодцы, может произвести обратный эффект — вызвать недоверие.
Печете торты и капкейки на заказ и хотите получить рекламу у крупного блогера? Не стесняйтесь описать товар сочно, красочно и «вкусно».
Просто поставьте себя на место контрагента. Что бы он хотел получить? На каких условиях решился на сделку? Блогер, который будет рекламировать вашу компанию, хочет денежного вознаграждения или годовой абонемент в ваш фитнес-центр? А может, предложить ему выбор?
Объясните, почему вы обратились именно сюда и какое сотрудничество предлагаете.
Пишите без высокомерия, но с чувством собственного достоинства. Вы не настаиваете на совместной работе на любых условиях, а предлагаете сотрудничество, которое также выгодно контрагенту.
Начинайте предложение сразу с офера. Например, «Мы хотим подарить вам годовой абонемент в наш спортзал». Только потом приступайте к изложению сути сотрудничества. Пишите о вашем предложении «вкусно», чтобы его захотелось заполучить любой ценой.
Хотите начать свое дело, но финансы не дают развернуться? Совкомбанк поддержит вас в любых начинаниях.
Если вы горите идеей об открытии своего бизнеса, мы можем помочь вам! В Совкомбанке доступны кредиты для предпринимателей до 30 млн рублей. Вы составили бизнес-план и знаете, сколько средств вам понадобится для открытия собственного бизнеса? Смело рассчитывайте кредит и ежемесячный платеж по нему на нашем специальном калькуляторе!
Рассчитать кредит
- Основная часть
Это подробное описание предложения сотрудничества.
Обратите внимание на следующие аспекты:
- Цели и задачи совместной работы. Определите, какие конкретные цели вы планируете достичь совместными усилиями. Это могут быть разработка новых продуктов, освоение новых рынков, увеличение производственных мощностей и т. д.
- Преимущества для обеих сторон: объясните, какие выгоды получат обе компании от предполагаемого сотрудничества. Уделите внимание не только финансовым результатам, но и улучшению имиджа, укреплению позиций на рынке и т. д.
- Условия сотрудничества: опишите основные правила и обязательства сторон. Это может включать деление затрат, распределение прибыли, техническое содействие, предоставление интеллектуальной собственности и т. д.
Отнеситесь к этой части с особым вниманием. Ваша задача — не просто «завлечь» контрагента, а начать сотрудничать на взаимовыгодных условиях, учитывая прежде всего свои интересы. Но у контрагента после прочтения письма должно оставаться стойкое ощущение, что это он «выиграл сектор приз».
- Возможные риски и их минимизация: честно и объективно оцените все тонкие моменты, связанные с сотрудничеством. Предложите стратегии для их минимизации, чтобы убедить партнера в надежности вашего предложения.
- Заключение: предложение обсудить детали сотрудничества лично или по телефону. Укажите контактные данные, включая имя, должность, телефон и адрес электронной почты. Завершите письмо благодарностью за внимание и выразите надежду на положительный ответ.
Получили заманчивое предложение о сотрудничестве, но сомневаетесь в надежности контрагента? Воспользуйтесь сервисом Совкомбанка «Проверка контрагентов».
Хотите проверить контрагента на благонадежность, но не знаете, как это сделать? Клиенты Совкомбанка не задаются этим вопросом, а пользуются специальным сервисом «Проверка контрагентов» в интернет-банке. Проверяйте своих партнеров и будьте спокойны за свой бизнес.
Оформление письма
Не пренебрегайте оформлением. Это не просто формальность, а важный аспект. Небрежно оформленный документ производит плохое впечатление и, как следствие, влияет на окончательное решение.
Используйте официальный стиль и форматирование. Аккуратно оформите письмо и отформатируйте текст. Используйте шрифты и отступы, соответствующие корпоративному стилю вашей компании.
Проверьте грамматику и орфографию. Воспользуйтесь специализированными инструментами для проверки текста или обратитесь к профессиональному редактору.
Подпишите письмо от имени руководителя или сотрудника, который отвечает за взаимодействие с партнерами. Это подчеркнет серьезность вашего предложения и покажет готовность к ответственному и долгосрочному сотрудничеству.
Последующие шаги
Построение коммерческих отношений — процесс длительный и многоступенчатый. Письмо — первый шаг к сотрудничеству. Отправили письмо и выдохнули? Расслабляться еще рано.
Будьте готовы к диалогу. Если предложение вызовет интерес у потенциального партнера, он может попросить дополнительную информацию или назначит встречу. Подготовьтесь к возможным вопросам и предоставлению дополнительных материалов.
Не откладывайте ответ на запросы. Быстрый и профессиональный ответ на вопросы или предложения демонстрирует вашу заинтересованность в сотрудничестве и уважение к партнеру.
Не получили ответа на письмо? Не стесняйтесь связаться с компанией-партнером еще через некоторое время. Возможно, ваше предложение ушло в спам или потерялось среди других сообщений.
Может быть, с первого раза будет тяжело составить идеальное предложение, которое гарантированно «обеспечит» вам выгодного компаньона. Но дорогу осилит идущий, а смелость берет города. Из раза к разу ваши умения будут расти, а навыки совершенствоваться. Немного решительности, предпринимательской смекалки и хитрости, пара кликов мышкой — и вперед, к новым знакомствам и целям.
Письмо о сотрудничестве — это документ, который представляет собой деловое предложение от одной компании к другой о заключении сделок, контрактов на взаимовыгодных условиях.
Кто и кому может предложить сотрудничество
В условиях рыночных отношений широко распространено официальное письмо о сотрудничестве в бизнесе. Его еще называют коммерческим предложением. На практике оно сочетает несколько элементов деловой переписки — коммерческую оферту, рекламное предложение о продаже или покупке товаров и услуг, предложение об участии в совместных проектах.
В основном предприятие составляет такой документ, чтобы пригласить другие организации к взаимовыгодному сотрудничеству. Чаще всего оферта предназначена для заключения договоров о поставке товаров или контрактов на оказание услуг. Есть два варианта составления делового письма о партнерстве с другими компаниями — для текущих клиентов или потенциальных партнеров.
Чаще всего необходимо привлечь заказчиков продукции, а иногда провести более глобальные перемены, например расширить производство. Для этого придется объединиться с мощностями другого предприятия. В этом случае корректное и грамотное предложение, составленное в письменном виде, окажет особенно серьезное впечатление на потенциальных партнеров. Тем более если правильно описаны выгоды такого сотрудничества.
Грамотно составленные коммерческие предложения служат началом выгодного долговременного партнерства. Сведения, описанные в них, призваны заинтересовать в сотрудничестве, отразить преимущества, которые получит компания от участия в проектах. От того, насколько интересное и заманчивое предложение вы сделаете, зависит успех в продвижении продаж в перспективе.
Обычно предложения составляют в коммерческих целях, но на практике встречаются и другие варианты:
- благотворительные акции;
- развлекательные мероприятия;
- социальные мероприятия (экологические, оздоровительные, просветительские и др.);
- культурные события (праздники, выставки, концерты и т. п.).
Как написать и оформить письмо
Оформить его несложно, несмотря на то, что единых шаблонов не существует. Они и не требуются, поскольку предложение следует делать каждому партнеру отдельно, учитывая особенности и специфику его деятельности. Чтобы понять, как написать письмо поставщику с предложением о сотрудничестве, необходимо придерживаться основных правил. Пишем кратко и без лишней «воды», поскольку текст призван заинтересовать партнера. Отразить придется только главную информацию о вашей деятельности и преимуществах работы с вашей организацией. Кратко и четко расскажите поставщику:
- чем вы выгодно отличаетесь от конкурентов (успехи, достижения, основные проекты);
- какие преимущества у поставок продукции вашей компании (оперативность, платежеспособность, долгосрочное сотрудничество);
- какую пользу получит компания от сотрудничества с вами (возможность закупать товары крупными партиями, помощь в продвижении продукции на зарубежных рынках и др.).
Для текста не существует стандартов. Основное правило — пишем ясно и грамотно. Лаконичность здесь не менее важна, следует помнить: бизнесмены тратят на прочтение не более 3-5 минут. Если в документе лишняя информация, он полетит в корзину.
Отсюда понятно, что правильный текст следует составить аккуратно и привлекательно:
- включить в содержание всего несколько абзацев одинаковой величины;
- написать удобочитаемым шрифтом;
- для легкого восприятия важные сведения оформить списком или таблицей.
Структура выглядит следующим образом:
- Наименования компании-отправителя и компании-получателя.
- Заголовок письма.
- Содержательная часть о сотрудничестве.
- Дата, должность отправителя, подпись с расшифровкой.
Чтобы расположить к себе потенциального заказчика, в начале следует лично обратиться к руководителю компании: «Уважаемый Иван Петрович!», а не сухое указание «на имя директора». Если до этого вы разговаривали по телефону или встречались лично, в начале письма напомните об этом.
В письме точно и кратко расскажите о предлагаемых услугах. Начините с того, что особенно важно клиенту. Расскажите, что вы изучили деятельность компании, и это позволило вам понять, какие совместные проекты станут выгодны для адресата. Перечислите выгоду: «Вам удастся сэкономить на…», «У вас появятся новинки первыми» и т. д.
Внизу укажите адреса, телефоны и реквизиты вашей компании, чтобы с вами связались в любой удобный момент.
Образец
Посмотрите пример письма о сотрудничестве и дополните его спецификой деятельности вашего бизнеса.
В ________________________
Руководителю _____________
__________________________
Предложение о сотрудничестве
Уважаемый Ф.И.О.!
Меня зовут Ф.И.О.. Моя компания _______________ занимается поставкой компьютеров и комплектующих и программного обеспечения с ______года.
За время деятельности мы осуществили поставки более _________клиентам. Среди них ________________.
Мы продаем компьютеры известных мировых брендов _____________ и программное обеспечение всемирно известных компаний _______________.
Сотрудничая с нами, вы получите самое современное и качественное оборудование в короткие сроки. Поставки осуществляем за один день — для товаров со склада и до нескольких дней — для товаров под заказ.
Мы заинтересованы в долгосрочном взаимовыгодном партнерстве и готовы представить Вашему вниманию низкие цены и высокое качество обслуживания.
Буду рад сотрудничать, жду Ваш ответ в ближайшее время.
Если возникнут вопросы, буду рад ответить на них. Мои координаты. _________________________________________________
Руководитель ______________
_______________/___________
М.П.
«__»__________ ____ г.
Вот образец коммерческого предложения от СМИ для размещения PR-материалов.
Как отправить письмо адресату
После того как письмо составлено, необходимо выбрать способ доставки. В современном мире способов масса. Среди них:
- обычная почта;
- е-мейл;
- передача с курьером;
- факс.
Один из особенно популярных — отправка электронной почтой. Это быстро и просто. Но в этом случае есть один недостаток — письмо рискует остаться незамеченным руководителем, поскольку, например, окажется в папке Спам.
Рекомендуется отправлять такие документы через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Это надежнее, но дольше.
Еще один хороший вариант — вручить лично в руки с курьером, которым часто выступает сотрудник предприятия, например секретарь или еще чаще менеджер по маркетингу при личной встрече.
Далеко не на все письма, которые поступают в адрес компаний, следует отвечать моментально. Большинство из них входят в общую рассылку и являются частью рекламной деятельности, совершенно не относящихся к деятельности компании. Если не ответить на них, это не станет нарушением деловой этики.
Другое дело, когда предложение предназначено для конкретной организации от потенциальных или текущих партнеров, или от солидных компаний. В этом случае важно хорошо продумать, как ответить на письмо о сотрудничестве корректно и позитивно. Поскольку коммерческие предложения носят позитивный характер, ответ диктуется нормами делового общения. Даже если приходится отказать партнерам, это следует сделать максимально аккуратно. Необходимо поблагодарить за предложение и кратко рассказать о причине отказа, например из-за отсутствия бюджета в этом году, структурных изменениях компании, наличия договора в этом году с другой компанией на данные услуги и др.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
В бизнесе часто приходится предлагать сотрудничество другим фирмам. Чтобы заинтересовать другого предпринимателя в партнерстве, необходимо составить соответствующий документ и в нем показать все возможные выгоды от общей работы. Документ, на первый взгляд, похож на компред для продаж, однако имеет другие правила составления.
Зачем составлять предложение о сотрудничестве?
Когда речь идет о нескольких отдельных компаниях, совместная работа представляет собой сделку. Каждый партнер вкладывает в проект свои ресурсы – деньги, идеи, специалистов для того, чтобы получить что-то взамен – известность, лояльность клиентов, дополнительную прибыль. Но, как известно, сделка начинается с оферты, то есть с документа, в котором описываются условия сделки, выгоды и обязанности.
Предложение о сотрудничестве тоже можно сравнить с офертой. Это одна из разновидностей деловой документации, в которой содержатся классические элементы делового письма, УТП и рекламное описание совместного проекта. По сути, единственная цель документа – убедить потенциального партнера в выгоде от общего проекта.
Составлением документа занимается работник из отдела развития или лично руководитель компании, если потенциальный партнер – крупный и важный игрок рынка. Отправляется документ директору другой фирмы или также в отдел развития, если его работники имеют право принимать решения. Есть сложность при составлении: не существует стандартов оформления и содержания. Оно может составляться в свободной форме или по шаблонам, принятым в компании.
Структура документа
Хоть стандартов содержания нет, но можно выделить смысловые блоки, которые усилят предложение о сотрудничестве.
Приветствие
Любое деловое письмо начинается с приветствия. Его адресуют либо конкретному работнику, с которым ведется обсуждение проекта, либо организации в целом. В обоих случаях письмо может составляться индивидуально для конкретного потенциального партнера, так и универсальный вариант, который рассылается массово.
Приветствие необходимо визуально отделить от остальной части письма. Например, можно использовать иной шрифт, курсив, паттерн в фирменных оттенках или графический декор.
В зависимости от типа адресата, выбирается форма приветствия. Партнер, как и клиент, может быть знаком или не знаком с продукцией компании. Если потенциальный партнер не знает о компании-отправителе письма, он считается холодным. Если он хоть что-то знает или уже сотрудничал в прошлом, то такой потенциальный партнер считается теплым или горячим. Вот какие есть нюансы при обращении к адресату:
- указывать имя, фамилию адресата (если это конкретный работник или директор) следует только в том случае, если он – теплый. Когда адресат получает письмо от незнакомого отправителя и видит свое имя, это может насторожить и отпугнуть. Однако из этого правила есть исключение – адресат и его компания очень известны на рынке;
- если в прошлом уже был опыт успешного сотрудничества, можно акцентировать на этом внимание. Например, написать так – «Рады вновь вас приветствовать, уважаемый (имя и отчество);
- если письмо адресуется фирме в целом или всему отделу, не стоит перечислять поименно всех его работников.
К блоку приветствия можно отнести и шапку письма, в котором прописывается название фирмы-отправителя и его логотип. Однако в шапке не желательно использовать флаг или герб страны. Даже если у компании есть на это право, наличие таких символов может отпугнуть некоторых предпринимателей.
Заголовок письма
Заголовок письма – это то, на что обращает внимание адресат, когда открывает свою электронную почту и видит список непрочитанных писем. Здесь необходимо прописывать суть сообщения. Например, указать прямо: «Совместный проект: предложение от компании N».
Второй заголовок пишется в письме после шапки и приветствия. Здесь допустимы вольности, ведь этот заголовок должен выделять письмо из массы аналогичных. Вот что можно написать в заголовке:
- весомые цифры и факты о компании. Например, «10-кратные обладатели звания „Лучший продукт” по версии журнала N» или «10 лет на рынке недвижимости», «10000 довольных клиентов»;
- свои сильные стороны, преимущества, по сравнению с конкурентами. Например, «Итальянские комплектующие»;
- слоган, миссия или цель компании.
Однако стоит избегать клишированных фраз и слишком длинных предложений. Иначе читатель не сможет уловить суть заголовка и не захочет изучать письмо дальше.
Суть предложения
После заголовка необходимо перейти к основному тексту. Необходим перечень товаров и услуг, которые компания предлагает клиентам. Это необходимо прописать, чтобы партнер сразу определил, есть ли пересечения целевых аудиторий. Если такого пересечения не обнаружится, то и в коллаборации компания заинтересована не будет.
Но, описывая свою продукцию, следует ориентироваться, прежде всего, на планируемый сценарий сотрудничества. Например, если компания хочет открыть еще один филиал в соседнем регионе, следует описать свою историю в нынешнем городе, сделать акцент на стабильный спрос. Если компания хочет получить в свое пользование новое оборудование, можно рассказать о количестве заводов на территории региона или страны, о количестве производимой продукции. Но если компания хочет запустить новую линейку продукции и привлечь новый сегмент ЦА, то и рассказывать следует о своих продажах и о своих действующих клиентах.
Однако слишком подробно описывать предложение тоже не стоит. Суть нужно изложить кратко и емко, чтобы все детали потенциальный партнер узнал при созвоне или во время личной встречи. Главная цель этого смыслового блока – показать, что две организации могут быть друг другу полезны, и заинтересовать получателя письма.
Завлечение
Задача следующего смыслового блока – убедить потенциального партнера в том, что ему выгодно ответить на письмо с предложением. Для убеждения можно использовать все доступные средства. Например, пообещать гарантии, компенсацию затрат в случае неудачи совместного проекта, скидки на приобретения товара. Важно давать такие обещания, которые компания точно сможет выполнить.
Блок завлечения должен заканчиваться призывом к действию. Например, сначала необходимо указать все выгодные условия сотрудничества для партнеров, а потом призвать позвонить или ответить на письмо для получения подробностей.
Контактные данные
Чтобы потенциальный партнер мог связаться с компанией, необходимо после призыва к действию указать контактные данные. Желательно указать несколько вариантов связи, например, мобильный и городской номер отправителя, номера разных подразделений компании, ссылки на страницы в соцсетях (компании и того работника, который пишет письмо), а также юридический адрес и электронную почту. Чем больше способов связи получит потенциальный партнер, тем выше вероятность, что он ответит на предложение сотрудничества.
Благодарность
В конце письма важно поблагодарить адресата, ведь он уделил внимание письму и изучил его. Для этого смыслового блока подходят стандартные фразы, например:
- «Надеемся на сотрудничество!»;
- «Благодарю за уделенное время»;
- «Желаю успехов вам и вашей компании».
Как составить идеальное предложение: советы новичкам
Если в структуре письма есть все необходимые смысловые блоки, это повышает шансы на то, что адресат согласится на партнерство. Но есть еще несколько хитростей, с помощью которых можно усилить письмо:
- в верхней части указывать логотип компании и дублировать шапку на каждой странице;
- оставлять место для регистрационного номера. В серьезных компаниях каждое письмо – входящее и исходящее – получает индивидуальный регистрационный номер. Если отправитель укажет свой номер в шапке письма, это создаст впечатление серьезности предложения;
- проверить готовый текст, чтобы он соответствовал нормам вежливости. Можно рассчитывать на положительное решение партнера, если общаться с ним уважительно;
- выразить в письме уверенность в собственном продукте. Нужное впечатление можно создать с помощью правильных формулировок. Например, фраза «Надеемся, что вам понравится» показывает неуверенность. Гораздо лучше выглядит формулировка «Мы точно знаем, что вам понравится»;
- использовать приложения к письму, если требуется сопроводить его расчетами и дополнительными презентациями. Но приложения требуется отправлять в том же письме отдельными файлами-вложениями;
- преподносить финансовую информацию по принципу слоеного пирога. Сначала рассказывать о выгодах сотрудничества, потом называть цену или требуемые вложения, затем снова перечислить выгоды и преимущества;
- в качестве аргументов использовать сертификаты, гарантии, портфолио, чтобы аргументы выглядели реалистичными;
- если сроки действия предложения ограничен, то нужно прописать эти сроки;
- если в будущем в процессе обсуждения придется отправлять партнеру новые версии предложений, то лучше прописывать на каждом документе дату.
После отправки предложения можно выждать несколько дней, убедившись, что письмо открыто. Затем допускается перезвонить адресату самостоятельно и узнать, заинтересовало ли предложение. Если нет, то можно уточнить причины этого. Такой подход позволит вносить изменения в структуру документа, добавлять больше выгод для партнеров. Тогда в будущем адресаты охотнее согласятся на совместный проект.
