Как составить презентационный текст

Главное условие успешной презентации – авторский текст и информативное содержание. Но как его сделать, если текстов и исследований уже написано не мерено? Как создать уникальный текст для презентации.

С уверенностью могу сказать, что создание авторского текста для 99% студентов просто непосильная задача. Причин несколько:

• Нехватка времени и поэтому проще списать из интернета как есть. Копи и паст как говорится.
• Нет понимания как составить собственный текст. Что такое перефраз и логика изложения? Не, не слышали.
• Отсутствие понимания как работать с информацией. Что информация бывает разная и по качеству и по объёму…
• Ну и конечно, отсутствие системы работы с информацией и текстом. Это беда современных школьников и студентов.

Текст – это одна из основных частей презентации.

Если нет качественного текста, любые слайды, даже сделанные профессиональным дизайнером не помогут спасти презентацию. Я не буду говорить о том, что текст не может быть скопирован из другого источника – это плагиат. И о том, что если Вы защищаете рефрат, курсовую, диплом, то не нужно считать что текст работы и есть текст презентации для защиты. Давайте рассмотрим, что действительно необходимо учесть при составлении презентационного текста.

Что требуется от текста.

1. Логика. Нет логики в изложении. Выступающий “скачет” с одной темы на другую. Нарушена логика подачи материала, важности фактов. В этом случае, можно считать, что никакой презентации нет. Логика позволяет слушателю следить за мыслью докладчика, а не складывать пазл из отрывков презентации. В конце концов, это может привести к потере внимания аудитории и отсутствию инетереса.
2. Соответствие структуре презентации. Очень часто упускаются важные части презентации, которые и гарантируют успех выступления. Например, введение заменяют на первую часть презентации и вместо перечисления цели, задач, содержания презентации переходят к истории или биографии, а вместо заключения и обозначения ключевых тезисов всей презентации, демонстрируют слайд со словом “КОНЕЦ”…Здесь без комментариев.
3. Стилистика. Характер текста его наполнение должны быть доступны для восприятия на слух. Короткие и простые предложения на много легче понять, чем длинные предложения с различнымит оборотами. Также смешание научного стиля с разговорным вызывает ощущение недостаточного владения темой доклада.
4. Терминология. Если в тексте презентации есть термины, которые могут быть непонятны аудитории, они должны быть пояснены или максимально заменены на более простые определения. Никто не хочет чувствовать себя глупым.
5. Цитаты. Обилие цитат (особенно объёмных), вызывает ощущение перегруженности текста и отсутствие новизны. Докладчик как бы прячется за цитаты известных людей или произведений, тогда, когда ему нечего сказать, а говорить нужно.
6. Аргументация или её отсутствие. Не нужно думать, что аргументация необходима только для учащихся старших классов, или в определённых темах. Цель каждой презентации не только дать полезную информацию, но и убедить своих слушателей в достоверности и актуальности информации, которую

Как составить качественный авторский текст.

Подготовка доклада. Сбор информации. Прежде чем что-то писать, нужно изучить тему и “набрать” материал. Очень часто на этом заканчивается работа с текстом презентации. Тексты из разных источников компануются в единый текст, который зачитывается при демонстрации презентации. Текст созданный таким путём не считается авторским.

При сборе информации допускается ряд ошибок.

• Потеря (адреса) источника исходного текста. Источник информации должен быть указан в списке литературы и при использовании цитат. Если их нет, то это серьёзное нарушение. Кроме того, иногда возникает необходимость вернуться к определённым источникам, для работы над текстом.
• Отсутствие сценария презентации. Нужно учесть, что презентация имеет свой сценарий. В каждой презентации должно быть и вступление и заключение и логические переходы, а также обращение к слайдам. Некоторые форматы учебных работ (доклады, проекты) дают возможность создания презентации с интересным сценарием. Например использовать закольцованный сценарий, когда отправной точкой является современная ситуация и ей же и заканчивается. Также сценарии можно использовать и в бизнес-презентациях. О сценариях подробно мы поговорим в другой статье.
• Отсутсвие фактчекинга. Проверка достоверности информации и авторитетность её автора являются неотъемлимой частью сбора информации. Просторы интернета безграничны и в печать тоже без цензуры выпускается, поэтому есть риск использовать недостоверную информацию. В итоге докладчику же и хуже, любой “знаток” темы доклада, может уличить его в поверхностоном отношении. Как проводить фактчекинг я напишу в отдельной статье.

Алгоритм действий.

1. Определите тему, проблему будущего доклада/ проекта.
2. Выбирайте не менее 10-15 различных источников для сбора наиболее полной и интересной информации. Будьте внимательны к датам и именам.

Если у Вас есть уже текст проекта или исследовательской работы, используйте его.

3. Проработайте сценарий презентации. Но не забывайте, что в любой презентации необходима самопрезентация, введение, заключение. Также нужно прописывать в тексте предложения, в кторых докладчик акцентирует внимание на деталях, цифрах, именах и т.д. на слайдах.

4. Согласно сценарию распределите текст по приблизительному количеству слайдов. Таким образом можно избежать сочетание малосодержательного слайда с огромным отрывком текста. Такие сочетания садят динамику выступления.

5. Упростите текст для восприятия на слух. Не обязательно озвучитвать все значения новых терминов, их можно вывести на слайд отдельно, для тех, кто слабо ориентируется в теме. Цифры и описание местоности, также можно не озвучивать, если они есть на слайде.

6. Обязательно засеките время и проговорите текст. Если текст слишком объёмный лучше урезать и оставить самое главное. Детали могут быть раскрыты в процессе ответов на вопросы аудитории после презентации.

Заключение

Исходя из всего вышесказанного необходимо помнить, что работа над презентацией начинается не со слайдов, а с текста. Текст требует особого внимания, так как это 50 % составляющие презентации. Достоверность, логика изложения и единый стиль сделают текст простым и “гладким” для восприятия его аудиторией на слух. И не забывайте спросить себя как слушателя, а вам интересно было бы слушать себя и свой текст?

У каждого из нас есть идеи, которые могут изменить мир. Качественная презентация может вдохновить твоих коллег, преподавателей и менеджеров менять его вместе с тобой. Тем не менее, более 90% презентаций, которые создаются ежедневно (а это более 30 млн.), убивают те идеи, которые за ними стоят.

Происходит это потому, что спикеры и команды недостаточно прорабатывают три основных этапа создания любой презентации: Разработку контента, визуализацию и подачу. Подробнее обо всех этапах ты можешь узнать из гайда по созданию презентаций от Art of Viz Academy

Сегодня ты узнаешь, как грамотно составить план дека, рассказать о решении и эффективно донести идеи до аудитории с помощью контента презентации. Это самый важный этап при подготовке выступления – ведь если ты разработаешь привлекательный дизайн и эффектную подачу, то первые минуты зритель, конечно же, будет прикован к картинке. Но пройдет 5-10 минут и он поймет, что за красивой оберткой не скрывается грамотная идея, и потеряет интерес (а это самое страшное, что может произойти со спикером во время презентации).

Для того, чтобы разработать эффективный контент, нужно сначала подготовить сторилайн (план) презентации, а затем структурировать текст на слайдах.

В этом тебе помогут три принципа, которые знает каждый успешный спикер:

Принцип Минто

По своей природе нам сложно воспринимать множество бессвязных объектов. При этом не важно, директор ты или аналитик — любой человек стремится найти какую-нибудь связь в той информации, которую получает. В противном случае он теряет логику и быстро теряет к ней интерес. С такой же проблемой столкнулась Барбара Минто, когда изучала рабочие письма коллег. Она разработала принцип, который эффективно донесет любое количество информации вашей аудитории. Сегодня его применяют спикеры и создатели контента во всем мире.

Принцип основан на построении «пирамиды» контента. Сначала следует кратко, но емко изложить всю суть — контекст, проблему и решение, которое ты предлагаешь. Затем рассказать про эти элементы с большей детализацией. Добавлять этапы детализации нужно до тех пор, пока не будут даны ответы на все потенциальные вопросы аудитории.

Чтобы пирамидой было легко пользоваться, следует придерживаться пяти советов:

1. В заголовок выноси главные идеи, избегай обобщений

Если в заголовке не будет отражен главный смысл слайда, то зритель начнет искать его в тексте и иллюстрациях. При таком сценарии аудитория часто приходит не к тому выводу, который спикер в него вложил.

2. Строй «пирамиду» контента сверху-вниз

Это упростит добавление информации и не запутает тебя по дороге. Собирать крупицы смысла в большом объеме контента гораздо сложнее, чем обозначить главные тезисы вначале, а потом них углубляться.

3. Информация на первом уровне «пирамиды» должна быть очевидна для зрителей

Чем лучше ты сформулируешь сжатый смысл презентации, тем меньше вопросов, требующих разъяснения, возникнет у аудитории.

4. Все утверждения требуют обоснования до тех пор, пока вопросы к ним не исчезнут

Аудитория не сможет согласиться с твоими идеями, если у нее останутся вопросы. Заранее продумывай, какие вопросы могут прийти из зала и отвечай на них в контенте.

5. Избегай повторения информации на разных уровнях пирамиды

Если необходимо повторить ключевые моменты – повторяй, но не увлекайся, это часто нарушает логику выступления.

После того, как ты ознакомился с принципом Минто, можешь составить краткую структуру презентации. Она будет зависеть от типа презентации и идеи. Примерная структура презентации выглядит так:

Ты сразу можешь заметить, что в ней соблюдается принцип Минто. В структуре есть три основные части:

1. Вступление

Часто его называют Executive Summary. Задача вступления – сжато отразить всю суть презентации.

2. Основная часть

Она в деталях раскрывает все аспекты решения и детализирует вступление.

3. Выводы

После каждой главы и в конце документа следует повторить ключевые идеи. Так ты логично донесешь их слушателям

Принцип S.M.A.R.T.

После разработки структуры можно приступать к контенту слайдов. Изначально принцип S.M.A.R.T. разрабатывался для постановки целей, но возможности его применения на этом не ограничиваются. S.M.A.R.T – это не то, как ты ставишь цели и даже не то, как оформляешь слайд с задачами. S.M.A.R.T. – это та идеология, с которой ты должен создавать каждую презентацию и каждый слайд.

S – Specific

Каждая презентация и каждый слайд должен выполнять определенную задачу. Если ты видишь, что слайд не несет за собой ценность для зрителя – смело удаляй.

M – Measurable

Факты и цифры помогут получить доверие аудитории и выступят в качестве аргументов для твоих идей.

A – Attainable

Какой бы амбициозной ни была твоя идея, старайся объяснить ее достижимость, иначе можешь потерять контакт со слушателями.

R – Relevant

Выбирай уместные способы отображения контента на каждом слайде.

T – Time-bound

Работай в четких временных рамках. Показывай зрителю, на каком этапе проекта находишься и когда планируешь достичь реализации своей идеи.

Принцип MECE

В конце нужно проработать оформление в контент самих идей – здесь поможет принцип MECE.

Его разработали консультанты McKinsey, вложив в него все знания в области коммуникаций и сторителлинга. Он позволяет эффективно донести решение любой проблемы.

Принцип заключается в том что все идеи, которые ты доносишь аудитории, должны быть:

Взаимоисключающими:

Пересечение идей вызовет ненужное дублирование информации, которая собьет с толку аудиторию. Старайся его избегать в своем тексте презентации.

Совместно исчерпывающими:

Идеи, которые ты освещаешь, должны затрагивать проблему целиком. Если что-то упустишь, то зритель обязательно это поймет и у него возникнет недоверие.

Сам принцип прост, но его применение не всегда очевидно:

Давай разберем пример сегментации клиентов банка с помощью принципа MECE. Сначала поделим всю совокупность клиентов на тех, кто имеет гражданство России, и тех, кто его не имеет. После этого разделим граждан на еще две группы по критерию использования консультаций. В итоге получились группы, которые не пересекаются друг с другом и охватывают всех клиентов банка. В твоей презентации «клиенты банка» – тема выступления, которую ты делишь на части.

Принципы Минто, S.M.A.R.T. и MECE помогут тебе создать лаконичный и эффективный текст для презентации. Главное – применяй их во всех своих проектах, и со временем ты обязательно увидишь результат.

Как ты структурируешь текст своих выступлений? Какие лайфхаки по созданию презентаций хочешь увидеть? Обязательно пиши в комментариях.

Кадр: фильм «Скрытые фигуры» / Fox 2000 Pictures

Обозреватель Skillbox Media, отраслевой журналист. Работала с TexTerra, SMMplanner, «Нетологией», «ПланФактом», Semantica. Написала больше 60 текстов для рекламных кампаний в «Дзене». Вела нишевой канал на YouTube.

Презентации нужны везде: их используют для продажи продуктов, выступлений на мероприятиях, отчётов перед руководством. Умение подготовить хорошую презентацию пригодится и предпринимателям, и менеджерам, и стартаперам, и студентам.

В этом материале Skillbox Media рассказываем, как сделать презентацию для любой цели.

Пошаговая инструкция с универсальными советами:

• зачем и как изучать целевую аудиторию презентации;
• сколько слайдов должно быть в презентации;
• как составить план и структуру презентации;
• как оформлять слайды презентации;
• как писать текст для слайдов;
• что ещё важно знать о подготовке презентации;
• как оценить эффективность презентации.

---

Целевая аудитория — это не все, кто будет присутствовать в зале или читать вашу презентацию. Это люди, от которых зависит результат. Они принимают решение, выделить ли бюджет на покупку вашей продукции или инвестировать ли деньги в проект.

Чтобы достичь цели с помощью презентации, важно изучить целевую аудиторию и найти к ней подход. Чем больше данных об аудитории вы соберёте, тем лучше.

«Портрет целевой аудитории должен быть полным. Учитывайте не только сферу деятельности, но и возрастную категорию. Однажды мой коллега успешно представил концепцию проекта менеджерам среднего звена, используя образ супергероя Marvel. Аудитория состояла из молодых людей не старше 30 лет. С той же динамичной презентацией он явился к топ-менеджеру старше 50 лет. Провал! Руководитель не знал, что за персонажа он постоянно видит на экране и в каком контексте соотнести его с темой презентации. Ассоциация не сыграла».

Алиса Корженевская,
руководила проектами в «ВТБ»

Чтобы изучить целевую аудиторию, можно сделать портрет слушателя, или карточку целевой аудитории. Портрет может быть условным, когда вы сами себе отвечаете на несколько вопросов. Или подробным, «на бумаге», когда предстоит судьбоносная презентация и вы работаете над ней в команде.

Первый вопрос, на который нужно ответить при разработке карточки, — какую выгоду аудитория получит от вашей презентации. Получат ли инвесторы перспективный товар, а покупатели — продукт, который закроет их потребности. Если конкурентов мало, на этом можно остановиться. Достаточно будет описать ваше предложение, его преимущества и пользу для целевой аудитории.

«Лучшая тактика презентации — определить систему ценностей ваших слушателей, найти атрибуты этой системы и сделать на них акцент. Знаете, как старший руководитель ценит искренность? Честно расскажите о возможных рисках».

Александр Зубрицкий,
сертифицированный проджект-менеджер (сертификат PMP)

Если конкурентов много, можно разработать более подробную карточку клиента. Описать цели и задачи, глубинные мотивы, потребности, интересы, барьеры, страхи и даже психотип аудитории по моделям Censydiam, «Психея», классификации Личко или адаптации архетипов Юнга.

Получить эти данные можно разными способами. Самый простой — изучить профили целевой аудитории в соцсетях, интервью и комментарии в СМИ. Более сложный — провести глубинные интервью с представителями ЦА.

Выбирать количество слайдов нужно исходя из типа презентации. Бывают презентации для чтения и презентации для выступления.

Презентацию для чтения обычно отправляют по почте. Человек сам изучает её, поэтому нужно дать ему исчерпывающую информацию: рассказать всё о продукте, проекте, компании.

Одновременно с этим презентацию нужно сделать короткой. Человек может держать фокус около десяти минут — нужно, чтобы он успел изучить информацию за это время. Чтобы заинтересовать его, можно начать с самых важных слайдов.

Универсального количества слайдов в презентации для чтения нет — всё зависит от цели, продукта, целевой аудитории. Но чем короче будет презентация, тем выше вероятность, что её прочитают до конца. Поэтому на слайдах обычно показывают самое важное: фото продукции, схему процесса, портрет аудитории проекта, прототипы. Остальное отправляют в пояснительной записке — в письме или в отдельном документе.

Важный нюанс: сетевой этикет предполагает, что файл будет весить не больше 10 МБ. Некоторые компании и почтовые сервисы не принимают письма с тяжёлыми вложениями или отправляют их в спам. Поэтому делайте презентацию лёгкой. Как уменьшить размер файла, можно прочитать здесь.

Презентация для выступления дополняет монолог спикера. Она нужна, чтобы донести самые важные мысли и показать то, о чём сложно рассказать. Дублировать в презентации всё выступление — распространённая ошибка. По данным опроса студии VisualMethod, 36% организаторов конференций сталкиваются с ней в выступлениях спикеров.

«Если текст выступления и презентации совпадает, это показатель слабой подготовки. Нахождение спикера на сцене бессмысленно — мы можем просто отправить презентацию по почте. А когда презентация создаёт мультимедийный эффект, подтверждает и иллюстрирует слова — это успех».

Дмитрий Степанов,
генеральный директор и сооснователь компании InterForum, лектор РАНХиГС по направлению организации деловых мероприятий

Количество слайдов в презентации для выступления зависит от его продолжительности. В среднем аудитория воспринимает данные с одного слайда на две-три минуты выступления спикера. В вашем случае может быть по-другому. Но учтите: если спикер переключает слайды слишком часто, это отвлекает всех. Аудитория сосредотачивается не на выступлении, а на слайдах, чтобы успеть всё изучить.

«Мы проанализировали известные форматы презентаций — от питчей перед инвесторами до выступлений на экономических форумах. Пришли к выводу, что самая популярная временная граница выступления — 20 минут, а общее количество слайдов не превышает десяти. Чем выше статус спикера, тем меньше слайдов, потому что основное внимание приковано к говорящему. Я рекомендую подготовить текст выступления из расчёта 120–150 слов в минуту, а уже на основе этого делать слайды, которые проиллюстрируют вашу историю».

Виктория Рындина,
сооснователь студии VisualMethod, MBA по коммуникациям

План презентации нужен, чтобы представлять, какие слайды делать и в какой последовательности их показывать. Он должен быть понятным и интересным. Расскажем, как этого добиться, и приведём пример готовой структуры.

Чтобы презентация была понятной, начните работу над планом с цели. Поймите, чего вы хотите добиться от целевой аудитории. Потом ответьте на вопросы: почему ЦА должна это сделать, какую выгоду она получит, почему она должна выбрать именно ваш продукт или проект, какие опасения у неё могут возникнуть и как можно их снять.

Ответы на эти вопросы запишите в документе. Подберите факты, которые будете использовать, — кейсы, статистику, модели, инструменты. Распределите всё на логические блоки. В итоге у вас должен получиться сценарий: заголовки, связанные в одну историю, и факты под каждый из них.

Чтобы презентация была интересна целевой аудитории, важно вызвать у слушателей эмоции. Люди принимают решение на основе фактов, но пропускают их через призму ощущений. Эмоции рождаются, когда аудитория видит развитие сюжета, интересные факты или переходы. Поэтому при создании структуры презентации можно использовать адаптированную модель «трёхактной классики».

Модель состоит из трёх элементов:

• Завязка. Интересный факт, нестандартная ситуация, вызов или проблема. Вы погружаете аудиторию в ситуацию. Эту часть презентации можно сравнить с «побуждающим событием» в кино или постановке.
• Перипетия. Это резкий поворот — рассказ об угрозе или интересной возможности. Его обычно помещают в середину презентации.
• Развязка. Финал, или окончание истории. Для презентации это выводы и рекомендации: что нужно делать, чтобы всё закончилось в пользу аудитории.

Лучше всего люди запоминают начало, конец и то, что выбивается из общей логики или вызывает сильные эмоции. Поэтому использование в середине резкого поворота позволяет удерживать внимание на протяжении всего выступления.

Структура презентации будет зависеть от цели и особенностей целевой аудитории. Задачи могут быть разными — обучить, продать, привлечь инвестиции, развлечь. Мы приведём пример универсальной структуры для продаж. Она состоит из семи модулей.

Заявочный слайд. Первый слайд, который знакомит аудиторию с презентацией или выступлением. Он должен заинтересовать зрителя, поэтому на него обычно выносят самое важное: проблему целевой аудитории, уникальное предложение или преимущества компании.

Содержание. Другое название модуля — план взаимодействия. Это краткое содержание презентации. Оно нужно, чтобы показать общую логику выступления. Вместо простого списка на слайде с содержанием лучше использовать подходящие по смыслу иконки, а сам план разбить на логические блоки.

Проблема. Это описание потребностей целевой аудитории и главной проблемы, которую поможет решить ваш продукт.

Аналитика. Это подтверждение того, что проблема актуальна, и демонстрация последствий: что будет, если её не решать.

Также в модуле могут быть перечислены существующие решения. Тогда рассказывают, как проблему решают разные структуры, страны, конкуренты. Это необязательно, но эти данные помогут выделить ваше предложение на фоне предложений конкурентов.

Перспектива. Ваше решение проблемы — как вы закроете потребности целевой аудитории и что она получит.

Подтверждение. В этом модуле подтверждают, что продукту можно доверять. Например, говорят о преимуществах компании, дают гарантии или показывают кейсы — как продукт уже решил проблемы других клиентов.

Тайминг и призыв к действию. В последнем модуле рассказывают, что нужно сделать, чтобы получить продукт. Обычно используют призывы к действию, которые можно выполнить сразу: сохранить задачу в календарь, записаться на вебинар, заказать демонстрацию, получить скидку, написать консультанту и так далее.

В презентации важно донести информацию до целевой аудитории как можно быстрее. Сделать это можно, если визуализировать данные, использовать крупные объекты и соблюдать базовые правила дизайна.

Визуализация упрощает восприятие. Вместо того чтобы читать или слушать текст, человеку достаточно посмотреть на объект один раз.

Эффективно будет показать фото с тем, о чём вы говорите. Если фото нет — сделать рисунок. Если это невозможно — начертить схему. Дальше по пирамиде восприятия идут буллиты, таблицы, графики, выделения объектов маркером или подчёркиванием. Чем крупнее объект, тем быстрее мозг получит сигнал.

«Визуальная история работает лучше самого классного рассказа. Особенно если нужно передать информацию ещё кому-то. Если ваша аудитория послушала презентацию и потом цитирует её руководителю, то исходная идея может быть сильно искажена. Поэтому мы визуализируем наши идеи. Партнёрам намного понятнее, чего от них хотят, когда они видят, как это будет реализовано».

Иван Живица,
PR-директор Wargaming

Крупные объекты тоже упрощают восприятие. Чтобы понять смысл одного объекта, человеку понадобится 0,25 секунды. Для сравнения — чтобы понять фразу из трёх слов, нужно уже две секунды.

Чтобы не нагружать аудиторию, лучше использовать правило: один слайд → одна мысль → один крупный объект. Оно работает, даже если на слайде много данных. Например, если вам приходится показывать сложные таблицы и графики. Можно выделить главную цифру или факт либо вынести их в заголовок.

Базовые правила дизайна помогают подавать информацию так, чтобы аудиторию ничего не отвлекало от чтения. Вот они:

Не больше трёх стилей оформления. Это относится в том числе к шрифтам и цветам текста. Не стоит сочетать на одном слайде выделение цветом, курсивом, полужирным и другими инструментами форматирования. Это создаёт визуальный шум.

Не больше двух читаемых шрифтов. Можно использовать один шрифт для заголовка, другой — для основного текста. Важно, чтобы оба шрифта были читаемыми. Прописной или шрифт с засечками подойдут для стилизованной презентации, но тогда текста должно быть минимум.

Текст без капса. Слова, набранные прописными буквами, воспринимаются как крик. Избегайте этого даже в заголовках.

Единое оформление всех слайдов. Лучше оформлять презентацию в фирменном стиле компании — использовать её логотип, цвета, шрифт, персонажей. Благодаря единому стилю аудитория будет воспринимать каждый слайд как продолжение предыдущего, а не отвлекаться на новый дизайн.

Контрастные цвета. Контрастные цвета противостоят друг другу на цветовом круге. Таковы, например, белый и чёрный. Если использовать цвета низкой контрастности — например, разместить красный шрифт на голубом фоне, — аудитории придётся вчитываться. Подобрать удачные сочетания можно в сервисах вроде Color Scheme.

Иерархия элементов. Важно создавать иерархию элементов исходя из их значимости — чтобы аудитория сначала смотрела на самое важное. Например, можно сделать крупный заголовок и центральное фото, а два-три буллита разместить справа на ⅓ слайда.

Текст должен вовлекать целевую аудиторию и быстро доносить до неё суть.

Сделать вовлекающий текст можно, если выбрать правильный tone of voice. В этом поможет портрет целевой аудитории. Оцените, как люди привыкли воспринимать информацию, и подберите интонацию, настроение, дистанцию, эмоциональность.

Например, если целевая аудитория привыкла к жаргонизмам, можно использовать их. Если общается исключительно на «вы», применяйте это обращение в тексте.

Сделать текст понятным поможет информационный стиль. Он предполагает общение на основе фактов и пользы для аудитории. Вот как сделать текст в информационном стиле:

«Подсушить». Убрать всё лишнее — вводные предложения, слова-паразиты, смысловые повторы, канцеляризмы вроде «в лучших традициях». Отказаться от информации, которая не раскрывает тему выступления, — например, от рассказа об истории компании, если он не помогает аудитории принять решение.

Конкретизировать. Исключить метафоры, эпитеты и качественные прилагательные вроде «лучший». Используйте точные данные, предоставьте факты: например, что продукт занимает первое место по объёмам продаж или получил престижную премию.

Объяснить. Рассказать всё простыми словами и сделать однозначные выводы. Непонятные аббревиатуры и термины расшифровать или заменить, если вы предполагаете, что целевая аудитория не поймёт их.

Проверить текст на соответствие информационному стилю можно в сервисе «Главред». Он находит словесный мусор и помогает сделать текст проще.

«Ещё один совет. Используйте на слайдах одни и те же термины, описывая что-то. В русском языке богатые синонимические ряды, но применять их не стоит. Если для описания софта по ходу презентации вы используете разные слова: „ресурс“, „платформа“, „информационная система“, „сервис“, то аудитория теряется в понятиях, внимание рассредоточивается».

Евгений Рындин,
арт-директор студии VisualMethod

Следуйте закону Миллера. Используйте его для заголовков и другой важной информации. Закон Миллера утверждает, что человек может сфокусироваться на семи словах. Современные эксперименты установили, что фокус держится уже на пяти словах. То есть длинные заголовки и описания фактов люди будут воспринимать с чуть большим трудом.

Используйте «правило трёх». Человеческий мозг устроен так, что нам легче воспринимать информацию, разбитую по группам. Лучше всего мы запоминаем аргументы доклада, главных героев рассказа, выводы из книги. Это можно использовать при подготовке к презентации.

«Этот принцип хорошо использовать, даже когда аргументов больше. Всегда можно найти что-то общее в них и сгруппировать. Допустим, вы рассказываете о проблемах проекта. Отметьте три основных пункта: нормативные ограничения, дефицит ресурсов, дефицит бюджета. Далее, раскрывая подробности, вы будете уверены, что аудитория сосредоточена на самом важном.

Что делать, если ключевое сообщение одно? Повторите его трижды. Объявите в начале, раскройте его смысл в середине и закрепите в конце».

Алиса Корженевская,
руководила проектами в «ВТБ»

Нумеруйте страницы. Эта маленькая деталь покажет, что вы ответственно подошли к делу, и поможет управлять вниманием аудитории. Если человек не знает, сколько слайдов в вашем докладе, он может промотать презентацию до конца и увидеть их в неправильной последовательности.

Если выступление очное, слушатель может отвлечься от вашего выступления. А когда вновь сосредоточится на нём, не поймёт, сколько уже пропустил. Непредсказуемость и отсутствие контроля заставит его нервничать и воспринимать информацию в напряжении.

Репетируйте выступление. Запишите всё, что планируете сказать, и прочитайте это вслух. Ещё лучше — выступите перед кем-то, чтобы избавиться от проблем, которые могут отталкивать слушателей. Недостатком для выступления будет слишком быстрый или монотонный темп речи, опущенные в блокнот глаза, чтение со слайдов, паузы и лишние фразы.

Проверяйте технические нюансы. Спрашивайте, нужно ли вам транслировать презентацию с вашего устройства. Если да, то какой тип подключения — HDMI или VGA. Не уточните это и выберете неверный — не сможете подключиться к экрану.

Оценивайте разрешение экрана. Если готовить презентацию для одного разрешения, а показывать её в другом, шрифты и объекты могут сместиться. Чтобы избежать этого, сохраняйте презентации в формате PDF — даже если правите в последний момент.

«На заре карьеры я летела во Владивосток с презентацией, которой невероятно гордилась. Но разрешение экрана в зале для выступлений оказалось не тем, на которое я рассчитывала. Слайды выглядели совсем не так: шрифты поехали, картинки сжались — жалкое зрелище. Пришлось спешно редактировать на чужом ноутбуке. Я расстроилась, и это сказалось на всём докладе. Поэтому учитывайте все технические нюансы и опробуйте аппаратуру заранее, если это возможно».

Алиса Корженевская,
руководила проектами в «ВТБ»

Призывайте к действию. Слайд «Спасибо за внимание» подчёркивает, что вы завершаете общение с людьми. Лучше вместо этого призывать к действию — предложить подписаться на вас в соцсетях, задать вам вопрос по email или получить специальное предложение. Так вы продолжаете коммуникацию с аудиторией.

После демонстрации презентации важно оценить, была ли она успешной. Есть шесть способов сделать это:

• По достижению цели. Оцените, получили ли вы нужное — скачивания лид-магнита, инвестиции в проект, премию за отчёт и так далее.
• По переходам. В презентации для чтения можно оставить ссылку с UTM-меткой, в презентации для выступления — QR-код. Посмотрите, сколько переходов вы получили и что посетители делали на посадочной странице.
• По реакции аудитории. Сделайте голосование в зале или онлайн. Лучше делать его простым: например, предложите выбрать один из пяти эмоджи. Просить заполнять большую анкету не стоит — люди вряд ли захотят тратить на это время.
• По обратной связи. Можно провести опрос: сделать онлайн-форму или попросить организаторов отправить анкету участникам мероприятия. Этот способ подходит, если аудитория заинтересована в вашем выступлении.
• По упоминаниям. Можно посчитать, сколько упоминаний в СМИ и соцсетях вы получили после презентации. Для этого есть специальные сервисы: «Медиалогия», «СКАН-Интерфакс», Brand Analytics.
• По тиражированию. Если вы разместили презентацию в открытом доступе, оцените количество скачиваний.

Выбирать способ нужно исходя из целей. Например, обучающую презентацию чаще оценивают по реакции и обратной связи, продающую — по достижению цели или переходам. Можно использовать одновременно несколько способов оценки — главное, чтобы они соответствовали цели презентации.

Перед тем как сделать презентацию, нужно изучить целевую аудиторию. Это люди, от которых зависит достижение целей. Можно провести глубинное интервью или посмотреть информацию о них в открытых источниках — соцсетях и публикациях в СМИ.

Есть два типа презентации: для чтения и для выступления. Презентация для чтения должна быть такой, чтобы донести до аудитории всю информацию. Но её вес не должен превышать 10 МБ, иначе письмо с ней может попасть в спам. В презентации для выступления лучше использовать не больше 10 слайдов на 20 минут выступления.

Создание презентации лучше начинать с плана. Чтобы сделать его понятным, нужно идти от цели — решить, чего вы хотите добиться, и сделать тезисы, которые объясняют, зачем ваше предложение аудитории. Чтобы презентация была интересной, нужно вызвать эмоции — включив в план какой-то интересный или неожиданный факт.

В оформлении слайдов нужно визуализировать данные и использовать крупные объекты — так аудитории будет легче воспринимать информацию. Есть базовые правила дизайна: не больше двух шрифтов на слайд, контрастные цвета, единый стиль оформления. Также важно соблюдать иерархию, не использовать капс и больше трёх стилей оформления объектов на одном слайде.

Текст для презентации должен быть вовлекающим и понятным. Чтобы сделать его вовлекающим, нужно подстроить стиль под привычный для вашей ЦА. Понятный текст можно написать, если следовать правилам информационного стиля: убирать из текста лишнее, использовать факты вместо оценок и расшифровывать непонятное.

Есть дополнительные советы, которые помогут достичь цели презентации. Используйте закон Миллера и «правило трёх», чтобы быстрее доносить информацию. Нумеруйте страницы, репетируйте выступление и проверяйте аппаратуру заранее. Оставляйте призыв к действию на последнем слайде, чтобы не заканчивать коммуникацию с аудиторией.

Оценить эффективность презентации можно разными способами — по достижению цели, переходам, реакциям, результатам опроса, упоминаниям и тиражированию. Подбирать способ нужно, исходя из целей презентации.

• Нэнси Дуарте, «Slide:ology» — о композиции слайдов.
• Максим Ильяхов, Людмила Сарычева, «Пиши, сокращай» — о работе с текстом.
• Александр Митта, «Кино между адом и раем» — о драматургии повествования и сторителлинге.
• Барбара Минто, «Принцип пирамиды Минто. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений» — о логике подачи фактов и иерархии смыслов.

Научитесь: PowerPoint + Google Презентации
Узнать больше

Создание текста для презентации – дело обычное для многих профессионалов. Но задача не такая легкая, как кажется на первый взгляд. Ведь такой текст не только читается при выступлении с листа или экрана, но и проговаривается устно. Поэтому и требования к текстам презентации особенные.
Сложность устного выступления очевидна: оно должно включать одновременно и ораторские навыки, и организационные способности, и высокий интеллект, и широкий кругозор, и технические и презентационные навыки спикера. И правильно подготовленный для презентации текст – хорошее подспорье для успешного выступления.
Главная задача выступающего – привлечь внимание не только самых внимательных слушателей, но и основную массу аудитории. А это невозможно, если спикер будет просто зачитывать текст.

Итак, вы понимаете, что вовлечь аудиторию и привлечь ее внимание не сможете простым зачитыванием текста, даже написанного идеально, по всем канонам русского языка. . Что в таком случае делать? Важно выявить ценность для аудитории того, о чем вы говорите во время выступления. Но этого нельзя сделать без заранее написанного текста. Прелесть такого текста в том, что вы можете не зачитывать все подряд и импровизировать, свободно пересказывая смысл своими словами или добавляя мысли, которые возникают в момент выступления. Именно это и является основной для подготовки письменной части презентации: не надо готовить большой текст, достаточно сформулировать несколько предложений и тезисов, которые помогут вам объяснить свою мысль во время выступления.
Важно подумать и о том, что ваша презентация должна быть уникальной и отличаться от других. В этом случае есть три ключевых области, на которые стоит обратить внимание: степень проработки материала, границы и объем структуры презентации, аннотации и выдержки текста вашего выступления.

Во-первых, необходимо уделить внимание степени проработки материала: фразы должны быть не просто емкими, но и понятными и для читателей, и для слушателей. Сложные идеи и мысли необходимо разбить на более простые и красиво оформить. Посмотрите на предложение в тексте, который вы подготовили, и поставьте себя на место читателя: потребуется ли ему прочитать это предложение несколько раз, чтобы понять и обдумать его. Если это так, то вам необходимо еще раз пройтись по тексту презентации и постараться максимально упростить его. После чего лучше провести репетицию: зачитать вслух то, что вы написали. Вам точно не захочется слушать выступающего, который использует продолжительные и долгие объяснения, чтобы передать смысл всего лишь одной мысли.

Во-вторых, вам необходимо задуматься о своем тексте как об улице с односторонним движением. Когда кто-то читает ваш текст, он имеет возможность вернуться к любому моменту материала, подумать и сориентироваться по теме. Слушатели такого позволить себе не могут: они в полном распоряжении выступающего. Потеряв нить речи спикера, слушатель имеет только одну возможность уловить суть слов говорящего – прочитать на слайде презентации короткие тезисы и пункты, которые он подготовил.

В-третьих, текст, который вы читаете вслух во время выступления, значительно отличается от классической статьи. Разница в форме и типе описаний, которые используются в обычном тексте и в тексте для выступления. Так, некоторые предложения можно зачитывать вслух полностью, другие – только частично (начинать дословно и заканчивать импровизацией) или вовсе не стоит вставлять в вашу устную речь.

Конечно, нельзя забывать и о таких инструментах, как юмор и шутки, паузы, интонация: они очень важны для успешного выступления. И еще один момент – время выступления. Если вы хотите, чтобы ваше выступление получилось динамичным и «живым», соблюдайте тайм-менеджмент. Во время подготовки попробуйте зафиксировать время, за которое вы просто читаете текст презентации. А теперь представьте, насколько может увеличиться это время, когда вы не зачитываете текст, а пересказываете. Поэтому старайтесь соблюдать во всем меру: и в количестве слов, оставленных на слайдах презентации, и в размере предложений, которые вы озвучиваете во время выступления. В этих и других тонкостях и состоит секрет ораторского мастерства.
Данные принципы можно использовать при подготовке к разным ситуациям: к выступлению на мероприятии, для беседы с партнерами или переговоров с клиентами.