Письмо-вызов на совещание (приглашение) оформляют в больших организациях, когда необходимо созвать для решения каких-либо задач работников подразделений или руководителей компаний-партнеров. Разберемся, как его составить.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-вызова на совещание .docСкачать образец письма-вызова на совещание .doc
Общие сведения
Если компания проводит важное совещание, куда должны подъехать партнеры, исполнители работ и т.д., то необходимо составить специальное уведомление о будущем событии. Обычно оформляют его в виде письма-приглашения или письма-вызова. Документ отправляют участнику заранее, например, за 2 недели или за 10 дней. Бывает, что встреча происходит вне плана, тогда сроки могут быть и короче.
Цель письма — уведомить о будущем совещании, о времени и месте его проведения. Также нужно написать, чему именно будет посвящена встреча, приложить подробный план совещания.
Кому можно отправить такое письмо:
- Руководителям своих подразделений. Это характерно для больших организаций.
- Компаниям-исполнителям каких-либо проектов. Письмо в этом случае отправляют руководству или лицу, отвечающему за работу с заказчиками.
- Партнерам, инвесторам. Тем, кто вложил деньги в проект, и заинтересован в получении информации по нему.
Составлением письма занимается обычно секретарь или помощник руководителя. Он же берет на себя организацию совещания.
Составляем письмо-вызов (приглашение) на совещание
Такой документ компания разрабатывает самостоятельно. Его печатают на бланке с логотипом организации.
Требования к тексту таковы: не должно быть разговорных включений, двусмысленности, текст не должен быть длинным, но его содержание должно быть понятно с первого прочтения. Необходимо пользоваться стандартными формулировками, как и для любых деловых писем: «Сообщаем Вам», «Просим Вас», «Приглашаем Вас» и т.д.
В письме-вызове на совещание нужно указать такие сведения:
- Наименование организации, реквизиты, логотип. Все это будет включено автоматически, если печатать на фирменном бланке.
- Адресата письма. Указывают в правом верхнем углу.
- Наименование документа: письмо-вызов, приглашение.
- Обращение к адресату. Обычно используют формулировку «Уважаемый, …».
- Когда, в какое время и где состоится совещание. Нужно указать точный адрес, даже если место проведения встречи известно адресату.
- Информацию о том, чему будет посвящено совещание: подписание документов, обсуждение проектов и т.д.
- Просьбу посетить совещание.
- Контактное лицо. Обычно это помощник руководителя или секретарь. Он отвечает за организацию совещания.
- Телефон и другие контактные данные этого работника.
- Подпись руководителя компании.
Письмо передают с курьером, либо, если оно предназначено для работника этой же компании, передают с секретарем. Также можно отправить его с помощью электронной почты.
Образец письма
Финансовому директору
ООО «Ландыш»
Кондратьеву Н.А.
Вызов на совещание
Уважаемый Николай Алексеевич!
Согласно плану работ по застройке ЖК «Солнечный» «26» октября 2020 года в 10 ч. 00 мин. состоится рабочее совещание с участием представителей заказчика и подрядчиков. Место проведения совещания — зал для переговоров ООО «Гладиолус» по адресу г. Пермь, ул. Сосновая, д. 12, оф. 13. Продолжительность совещания — 1 ч. 30 мин. На повестке дня обсуждение порядка выполнения совместных работ до конца текущего года и подписание всей необходимой документации.
В связи с изложенной информацией просим Вас посетить данную встречу.
Контактное лицо — секретарь Смирнова Екатерина Ивановна.
Тел. 8 (342) 666-66-66, e-mail: smirnova@glad.ru»>smirnova@glad.ru
План совещания прилагается.
С уважением, заместитель генерального директора
Игорь Иванович Семенов Семенов
Письмо-вызов на совещание
Письмо-вызов на совещание является одним из множества конкретизирующих подвидов уведомлений о приглашении на те или иные мероприятия.
Файлы в .DOC:Бланк письма-вызова на совещаниеОбразец письма-вызова на совещание
Все письма-приглашения оформляются по единому образцу с той лишь разницей, что в каждом конкретном письме указывается, на какое именно мероприятие, на каких условиях, по какому поводу, в какое время и по какому адресу приглашается адресат.
Вызов на совещание
Совещание – это всегда деловое мероприятие, на проведение которого может приглашаться неопределенно широкий круг лиц с целью решения тех или иных вопросов, или для обсуждения той или иной информации. Так:
- на закрытые совещания приглашается ограниченное число лиц, имеющих право голоса при решении проблем, обсуждаемых на совещании;
- на общие собрания приглашается широкий круг лиц, имеющих отношение к организации, проводящей собрание и к вопросам, которые будут обсуждаться.
Содержание письма о вызове на совещание будет варьироваться в зависимости от специфики совещания. К примеру, совещание с внешними партнерами может сопровождаться требованиями по дресс-коду или наличию переводчика.
Вызов может оформляться на каждого приглашенного по отдельности или на всех приглашенных одним письмом. В этом случае все приглашенные указываются в списке адресатов письма.
Составление вызова
В рамках данной статьи наши пользователи могут скачать шаблон письма-вызова на совещание и ознакомиться с образцом его заполнения. В процессе заполнения в шаблон потребуется ввести следующие сведения:
- наименование органа, проводящего совещание;
- наименование или ФИО и адрес лица, вызываемого или вызываемых на совещание;
- место и время проведения совещания;
- основание для организации совещания;
- вопросы, планируемые к обсуждению;
- подпись руководителя, ФИО и контактные данные исполнителя.
Вручается письмо-вызов на совещание либо лично под подпись, либо направляется по почте.
Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →
Одна из священных обязанностей секретаря – подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными.
Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний. Перед подобным мероприятием важно продумать повестку дня, определить состав участников, ознакомиться с докладами всех выступающих и другими материалами. Всё это потребует дополнительных усилий, зато в результате вести протокол будет значительно проще.
КАК СЭКОНОМИТЬ ВРЕМЯ?
По различным исследованиям на совещания может тратиться от 10 до 50 % рабочего времени руководителя организации и других сотрудников. Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах:
• Обсуждайте на совещании только вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке.
• Ограничивайте количество участников совещаний. Оно прямо пропорционально продолжительности мероприятия. Если длительность совещания, в котором участвуют 5 сотрудников, составляет 1 час, то при количестве участников от 10 оно, скорее всего, будет длиться 2 часа и более.
• Информационные материалы для совещания готовьте заранее. Расчеты, аналитические справки, таблицы, графики, сводки, фото- и видеоматериалы, презентации, образцы изделий, заключения экспертиз должны предоставлять профильные специалисты. А вот проверять готовность материалов обязан секретарь совещания. Поэтому за день-два до мероприятия следует:
а) с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов;
б) получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде (например, презентации, пояснительные записки и т.д.);
в) получить от ответственных лиц распечатанные тезисы и тексты докладов.
• По каждому вопросу назначьте одного ответственного сотрудника, даже когда исполнить поручение должна группа лиц.
• Не тратьте время на изобличение виновных. Помните, что главная задача каждого совещания – обсудить повестку дня и принять по ней решения.
ПОВЕСТКА ДНЯ
Это перечень вопросов, которые планируется обсудить на совещании. Их определяет председатель совещания. Однако секретарь также может участвовать в этом процессе.
При разработке повестки дня используйте следующие рекомендации:
- Слишком широкие темы совещаний разбивайте на несколько подтем. При необходимости по каждой подтеме ответственные лица могут провести подготовительные совещания.
Например, намеченное на конец месяца совещание на тему «О выполнении плановых показателей цехами основного производства» должно предваряться серией мелких совещаний в цехах: «О выполнении плана литейным цехом», «О выполнении плана заготовительным цехом», «О выполнении плана механическим цехом», «О выполнении плана сборочным цехом». Или совещание на тему «О внедрении ERP-системы на предприятии» должно предваряться несколькими совещаниями: «О проблемах внедрения ERP-системы в производстве», «Об обеспечении связи ERP-системы и 1С в бухгалтерии», «О техническом обеспечении ERP-системы и переносе данных» и т.д.
- Выносите на повестку дня равноценные по значимости вопросы, объединенные общей тематикой. Например, обеспечение транспортом, порядок сдачи на склад, отгрузки и вывоза готовой продукции с территории предприятия.
На повестку дня можно вынести и более широкий круг проблем, связанных между собой. Например, среди них могут быть:
• приобретение новой поточной линии;
• технологическая подготовка производства;
• внесение изменений в конструкторскую и технологическую документацию в связи с приобретением нового оборудования;
• модернизация производственных корпусов и разработка привязок станков;
• материально-техническое обеспечение производства.
В то же время реконструкцию заводской проходной или организацию электронных расчетов по пропуску в заводской столовой на этом совещании обсуждать явно не стоит.
Понятно, что секретарь не всегда может влиять на содержание повестки дня. Совещание собирает руководитель, он же очерчивает круг вопросов. И если руководитель включает в повестку дня одного совещания закупку новой поточной линии для производства литья и организацию весеннего субботника по уборке территории, то переубедить его, возможно, и не удастся. Но со своей стороны можно предложить вынести обсуждение организации субботника на другое совещание, например, объединив его с вопросом покраски фасада здания или с проведением торжеств по случаю дня рождения организации.
- Составляйте повестку дня только из тех вопросов, которые входят в компетенцию и зону ответственности участников совещания. Например, бесполезно будет обсуждать вопросы снабжения в отсутствие начальника службы снабжения.
- Ограничивайте количество тем и вопросов повестки дня. Их должно быть столько, сколько под силу эффективно обсудить и решить за отведенный период времени. Например, за 1 час совещания можно обсудить от 1 до 5 вопросов, в зависимости от масштабности обсуждаемых тем и от качества подготовки совещания.
- Включайте в повестку дня отчет по заданиям и поручениям, данным на прошлом совещании, если совещания объединены общей темой и составом участников. Будьте готовы к тому, что, даже если такого пункта в повестке дня нет, председатель может своей властью его ввести. Поэтому лучше заранее распечатайте список поручений — он должен быть у председателя, ответственного лица и секретаря.
УЧАСТНИКИ СОВЕЩАНИЯ
Общие требования к участникам мероприятия:
• компетентность и заинтересованность в вопросах, вынесенных на повестку дня;
• достаточно высокая должность для того, чтобы принимать решения и давать поручения подчиненным по итогам совещания.
Состав участников в течение мероприятия может меняться. Если на повестке дня есть темы, которые затрагивают всех участников совещания, и вопросы, которые относятся только к некоторым из них, то вначале следует обсуждать общие вопросы. По завершении этой части совещания сотрудников, не занятых в дальнейшем обсуждении, можно отпустить.
Как всех оповестить
Проинформируйте всех участников совещания о дате, времени, месте его проведения, теме мероприятия.
Сообщить о совещании можно с помощью телефонного звонка, sms-сообщения, электронного письма (с уведомлением о доставке и прочтении), личного обхода.
Если кого-то из участников нет на рабочем месте по разным причинам (ежегодный отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т.д.), необходимо выяснить причину отсутствия и напомнить сотруднику, который замещает отсутствующего согласно схеме замещения, что он должен присутствовать на совещании.
Полезно будет также занести в календарь на своем компьютере всплывающую подсказку вроде «напомнить заместителю, что он должен присутствовать на планерке».
Сведения о том, кто и когда предупрежден о совещании, можно занести в таблицу (Пример 1).
ПРИМЕР 1
Оповещение участников совещания
Совещание состоится 24.06.2017 в 11:00 в кабинете директора по снабжению.
Тема: Заключение договоров с поставщиками на второе полугодие 2017 года.
Рассадка участников совещания
Обязательно подготовьте схему рассадки участников совещания, если на нем будут присутствовать:
• высшие чиновники (города, области, края, республики, федерации);
• владельцы транснациональных корпораций и холдингов и т.д.;
• представители организаций-партнеров.
Секретарю по возможности отводится место за отдельным столом рядом со столом председателя (Пример 2).
Пример 2
Схема рассадки
Именные карточки
На столах напротив соответствующих мест необходимо расставить именные карточки с должностью и (или) Ф.И.О. каждого участника. Самый простой вариант – это лист бумаги, сложенный «домиком» (рис. 1)
Рис. 1. Именная карточка для участника совещания
Бейджи
В особо ответственных случаях необходимо подготовить бейджи (нагрудные карточки), на которых следует указать:
• Ф.И.О. участников;
• их должности;
• наименование организации, которую представляет каждый участник;
• населенный пункт, в котором находится указанная организация.
На бейдже также могут быть:
• логотип организации, которую представляет участник;
• логотип (эмблема) мероприятия (совещания, конференции и др.).
Можно использовать бейджи со шнурком или прищепкой. Они продаются в магазинах канцелярских и офисных товаров.
Разработать вкладыши с текстом можно самостоятельно, затем распечатать на принтере, разрезать ножницами и вложить в бейджи (рис. 2).
Рис. 2. Вкладыш для бейджа, разработанный самостоятельно
Если на подготовку выделено достаточно средств, то карточки-вкладыши можно заказать в организации, которая предоставляет полиграфические услуги. А для обычных внутренних совещаний бейджи вообще не понадобятся.
ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТЬ СОВЕЩАНИЯ
На различные виды совещаний отводится разное количество времени. Например, утренняя планерка может занять примерно полчаса, а межрегиональное совещание по определенной проблеме – целый день.
Продолжительность совещания нужно планировать заранее. Время начала и окончания мероприятия должны знать все его участники. Это поможет работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна.
Перерывы
Если продолжительность совещания превышает астрономический час (60 минут), то необходимо делать перерывы через каждый академический час (45 минут).
На особо длительных мероприятиях могут быть предусмотрены паузы, в рамках которых участникам предлагают закуски (бутерброды, фрукты, сладости) и напитки (чай, кофе, соки, минеральную воду и т.д.).
Когда уровень совещания невысок, а рядом с залом, где проходит встреча, есть кулер, кофемашина и одноразовая посуда для посетителей офиса, то участники совещания вполне смогут сами налить себе кофе, чай или воду.
Бутылки с водой и стаканы можно заранее поставить на столах, за которыми сидят участники совещания, – тогда они смогут утолить жажду не только в перерыве, а в любой момент. Еду на столы лучше не ставить. Будет неловко, если кто-то из участников уронит на деловые бумаги бутерброд или прольет кофе.
Накрывать стол с закусками и напитками лучше в отдельном помещении. Этим обычно занимается секретарь, но только если он не ведет протокол. Когда секретарь не может покинуть зал во время совещания, организовать перерыв должен другой сотрудник, назначенный за это ответственным. Или, как вариант, секретарь готовит все для кофе-пауз до начала совещания. На расширенных совещаниях без помощников, как правило, не обойтись.
Временные рамки
Продолжительность мероприятия должна быть регламентирована. За соблюдением этого правила следит председатель совещания.
Составляя программу совещания, обязательно учитывайте время, необходимое для выступления каждого докладчика и обсуждения каждого вопроса.
Чтобы рассчитать продолжительность совещания:
• Уточните у председателя регламент каждого выступления.
• Запланируйте перерывы, если это необходимо.
• Сложите на калькуляторе все временные отрезки и к полученной сумме прибавьте
20 %.
О том, сколько времени может занять совещание, необходимо сообщить председателю. Если он согласится с этой цифрой, регламент нужно довести до сведения всех участников, если нет – придется внести коррективы и вновь доложить председателю.
После согласования повестка дня с временными ограничениями рассылается всем участникам совещания (Пример 3).
ПРИМЕР 3
Повестка дня с временными ограничениями
ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ: 5 ОСНОВНЫХ ШАГОВ
Протокол[1] документируют как деятельность постоянно действующих коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и др.), так и временных коллегиальных органов – различных собраний, совещаний, семинаров и конференций.
[1] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. – Росархив, ВНИИДАД. – М., 2014.
Выделяют следующие виды протоколов:
• Краткий протокол – документ, в котором фиксируют Ф.И.О. и должности участников совещания, его тему, основные вопросы, краткое содержание докладов, принятые решения, список задач для каждого ответственного лица. Такой протокол, как правило, ведут на оперативных совещаниях.
• Полный протокол, кроме всего вышеперечисленного, включает подробные записи всех выступлений, мнений, поправок и иных нюансов обсуждения. Этот документ позволяет восстановить подробную картину совещания.
Форму ведения протокола выбирает председатель совещания или руководитель предприятия.
Тексты выступлений и другие материалы, которые готовят к совещанию, оформляют в виде приложений. На них необходимо сделать ссылки в тексте протокола.
Ответственность за то, насколько правильно и полно зафиксирован ход совещания, несет секретарь. Эту ответственность нельзя недооценивать, поскольку протокол – единственный документ, где отражены все выступления, обсуждения, комментарии и принятые решения, которые должны быть исполнены. В ходе совещания его участники могут что-то не расслышать, не успеть записать. Это будет легко восстановить, обратившись к протоколу.
Шаг 1: готовим рабочее место
Чтобы вести протокол было проще, до начала совещания:
• Выберите для себя место в зале, где будет проходить мероприятие. С него должно быть видно всех участников в лицо, хорошо слышны выступления председателя, докладчиков и «реплики из зала» (см. схему рассадки в Примере 2).
• Положите на свой стол список участников совещания с указанием Ф.И.О. и должностей, а также схему рассадки. Перед началом совещания нелишним будет внимательно изучить, кто где сидит, а потом заглядывать в схему по мере надобности.
• Запаситесь канцелярскими принадлежностями. Возьмите с собой 2–3 ручки, 2 карандаша, 2 ластика.
• Проверьте, работает ли оргтехника и другие приборы: часы, диктофон, видеокамера (при их наличии). Не забудьте шнур питания и запасные батарейки или аккумуляторы.
Перед совещанием освежите в памяти основные тезисы всех докладов.
Шаг 2: фиксируем ход совещания
Помимо материалов, подготовленных к совещанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.), протокол составляют на основе звукозаписи, видеозаписи, стенограммы или черновых рукописных записей, которые ведутся во время совещания.
Как вести черновые записи?
1. Подготовьте листы для черновика протокола – их количество зависит от объема повестки дня. На первом листе напишите дату совещания, его тему, номер протокола, список участников, повестку дня (Пример 4).
ПРИМЕР 4
Черновик протокола совещания. Лист № 1
Вопросы, вынесенные на обсуждение, напишите на отдельных чистых листах, оставив достаточно места для записей:
Лист № 2: «О состоянии работы по заключению договоров поставок цветного и черного металла». Доклад Прохорова П.Д.;
Лист № 3: … (заполняется в ходе совещания);
Лист № 4: «О транспортном обеспечении поставок». Доклад Медведева В.Ю.;
Лист № 5: … (заполняется в ходе совещания);
Лист № 6: «О состоянии расчетов по заключенным и исполненным договорам закупки сырья и материалов». Доклад Фоминой К.Д.;
Лист № 7: … (заполняется в ходе совещания);
Лист № 8: «О заключении договоров с ООО «Аметист» о поставках стали и сплавов в ОАО «ЭСПЗ». Предложения Телегина И.И.;
Лист № 9: … (заполняется в ходе совещания).
2. Проверьте, все ли участники совещания присутствуют. Отсутствующих вычеркните в черновом варианте протокола карандашом – возможно, они опаздывают. Причины неявок и опозданий выясните после совещания.
Время прихода тех, кто опоздал, фиксируйте прямо в тексте протокола в скобках:
В этом случае будет точно известно, кто из присутствующих и что именно пропустил в ходе совещания.
3. Заполните пункт «СЛУШАЛИ». На первом листе черновика и на листах с соответствующими названиями докладов последовательно фиксируйте Ф.И.О. и должности ораторов, темы выступлений и их краткое содержание. Фиксировать нужно только основную информацию: даты, цифры, факты. Впоследствии сверьте записи с предоставленными текстами выступлений (тезисами). Если обнаружите расхождения, сообщите об этом председателю совещания.
4. Впишите пункт «ВЫСТУПИЛИ» (при необходимости). Этот пункт заполняют, когда ход выступления ораторов прерывается комментариями, вопросами и возражениями других участников. В полном протоколе каждую подобную реплику надлежит сразу же фиксировать, особенно если она сопровождается фразой: «Прошу занести в протокол». Например:
Дело в том, что любое высказывание может изменить ход совещания, и впоследствии бывает необходимо выделить момент, когда и в связи с чем это произошло.
В кратком протоколе комментарии обычно не фиксируют. Исключением являются случаи, когда в них содержится важная информация, которая влияет на решения по определенному вопросу. Например, если после тезиса доклада: «В течение месяца автотранспортный отдел неоднократно срывал сроки отгрузки готовой продукции потребителям» – прозвучит фраза начальника автотранспортного отдела: «У меня не вышел на работу водитель Петров, а у ЗИЛа спущено колесо», то ее заносить в протокол не нужно. А если в качестве возражения начальник АТО скажет: «Я разработал график перевозок и отгрузок на следующий квартал с учетом устранения отставания, допущенного в минувшем квартале. Прошу председателя и докладчика ознакомиться и приобщить его к протоколу» – это нужно обязательно занести в протокол и приложить к протоколу сам график.
5. Оформите пункт «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). В этой части протокола коротко и точно запишите принятое решение. Его формулировка должна быть понятной, без двоякого толкования.
Решения оформляют в предписывающей форме: «Обязать…», «Выполнить…», «Изготовить…» и т.д. Если по какому-либо вопросу было принято несколько решений, то их нумеруют арабскими цифрами через точку, например «1.1»; «1.2» и т.д., где первая цифра – порядковый номер обсуждаемого вопроса в повестке дня, вторая цифра – номер принятого решения по данному вопросу.
Например, для совещания на тему строительства нового здания склада этот пункт может выглядеть так:
Если перед принятием решения проводится голосование, то наряду с решением нужно указать количество голосов «за», «против» и «воздержался».
Голосование может быть открытым или тайным – с использованием специальных программ или бюллетеней.
Шаг 3: Оформляем протокол
Чистовой вариант протокола составляет секретарь в течение 2–3 дней с момента проведения совещания (этот срок должен быть утвержден в инструкции по делопроизводству).
Его оформляют на общем бланке организации или на специально утвержденном бланке протокола (этот вариант предпочтительнее) .
Бланк протокол[2](Пример 5) можно разработать и утвердить отдельным приказом или включить его в состав инструкции по делопроизводству.
[2] Состав реквизитов соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ПРИМЕР 5
Бланк протокола
Оформление некоторых реквизитов имеет свои особенности:
- Дата документа – реквизит 11. Если совещание длится несколько дней, то в документе необходимо указать временные границы:
- Заголовок к тексту – реквизит 18. Для протоколов постоянно действующих коллегиальных органов Заголовок к тексту состоит из названия коллегиального органа:
В иных случаях в Заголовке к тексту следует указывать тему совещания:
- Текст документа – реквизит 20 – состоит из вводной и основной частей.
Во вводной части указывают:
• Ф.И.О. председателя и секретаря совещания;
• после слова «ПРИСУТСТВОВАЛИ» – Ф.И.О. сотрудников организации, которые присутствовали на совещании (в алфавитном порядке). Если на совещании присутствовали лица из других организаций, то их перечисляют отдельно после слова «ПРИГЛАШЕННЫЕ» (в алфавитном порядке, с указанием должности и организации);
• повестку дня – вопросы, которые обсуждались на совещании. Их формулируют с предлогом «о» («об»).
В основной части указывают (по каждому докладу):
• после слова «СЛУШАЛИ» в винительном падеже («кого?») – Ф.И.О. оратора, тезисы его доклада или ссылку на представленные материалы (приложение). Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с пунктом повестки дня;
• после слова «ВЫСТУПИЛИ» – Ф.И.О. выступавших и высказанные ими предложения и замечания к докладу;
• после слова «ПОСТАНОВИЛИ» – решения по докладу. Их формулируют в предписывающей форме: «Подготовить…», «Предусмотреть…», «Проинформировать…».
Шаг 4: регистрируем протокол
После составления протокола секретарь подписывает его и передает на подпись председателю. Затем протокол необходимо зарегистрировать в журнале (реестре) регистрации и учета протоколов (Пример 6).
Нумерация протоколов сквозная в пределах одного календарного года. С началом каждого нового года нумерация начинается с «1».
Должности в журнале указывать не обязательно. Их всегда можно уточнить, открыв сам протокол.
Порядковый номер учетной записи может не соответствовать номеру протокола (см. Пример 6).
Это происходит из-за того, что в некоторых ситуациях протоколы приходится регистрировать задним числом, тогда к их номерам добавляют:
• дроби;
• дефисы;
• буквенные индексы.
После регистрации таких протоколов нумерация сдвигается.
ПРИМЕР 6
Фрагмент журнала регистрации и учета протоколов
Шаг 5: контролируем поручения
Копии полностью оформленного и подписанного протокола рассылают под роспись ответственным исполнителям. Одновременно с рассылкой поставленные задачи заносят в журнал учета поручений, который может вестись в MS Excel (Пример 7).
ПРИМЕР 7
Фрагмент журнала учета поручений в MS Excel
По мере исполнения поручений ответственные лица отчитываются перед председателем совещания (в данном случае – перед директором). Руководитель может отменить какие-либо поручения или продлить срок их исполнения – об этом надлежит делать пометки в журнале учета поручений (см. столбец «Срок исполнения» Примера 7).
Как видим, протокол совещания является важнейшим документом, позволяющим решать производственные и организационные вопросы, возникающие в процессе работы предприятия. В совокупности с контролем поручений протоколы совещаний обеспечивают эффективность работы как отдельных сотрудников, так и организации в целом.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2017.
Совещания могут быть важным элементом эффективности, координации и единства команды. Многие компании проводят встречи не реже одного раза в неделю, это может быть неформальная встреча, чтобы просто поговорить со своими сотрудниками, или более официальное собрание правления, чтобы обсудить планы компании на будущее и годовой отчет на конец года. Администраторы или руководители обязаны рассылать участникам или гостям письма с приглашением на собрание.
Приглашение на встречу важно для эффективного и беспрепятственного проведения официальных встреч. Существует множество способов отправки приглашений на встречи. В этой статье мы сосредоточимся на рассмотрении письма с приглашением на встречу, самый удобный и популярный способ приглашать людей участвовать в ваших собраниях.
Содержание
- Что такое электронное письмо с приглашением на встречу?
- Почему электронное письмо с приглашением на встречу важно?
- Шаг за шагом написать электронное письмо с приглашением на встречу
- Типы электронных писем с приглашением на встречу и примеры
- Выводы
Шаблоны быстрых встреч с AhaSlides
Начните за секунды.
Получите быстрые шаблоны с AhaSlides. Зарегистрируйтесь бесплатно и возьмите то, что вы хотите из библиотеки шаблонов!
🚀 Получите бесплатные шаблоны ☁️
- Встречи в бизнесе
- Протокол встречи
- Встреча
Что такое электронное письмо с приглашением на встречу?
Электронное письмо с приглашением на собрание, являющееся ключевой частью деловой активности, представляет собой письменное сообщение с демонстрацией цели собрания и просьбой присоединиться к собранию после определенной даты и места, а также с более подробными вложениями, если они есть. Он может быть написан в формальном или неформальном стилях в зависимости от особенностей встреч. Они должны быть написаны в соответствующем тоне и стиле, чтобы соответствовать деловому этикету электронной почты.
Однако не путайте электронное письмо с приглашением на собрание с электронным письмом с приглашением на собрание. Основное различие между этими электронными письмами заключается в том, что электронное письмо с приглашением на встречу направлено на то, чтобы назначить встречу с кем-то, а электронное письмо с приглашением на встречу направлено на то, чтобы пригласить вас на встречу в объявленные даты и место.
Почему электронное письмо с приглашением на встречу важно?
Использование приглашений по электронной почте дает много преимуществ. Преимущества электронных приглашений перечислены ниже:
- Он подключается к календарям напрямую. Когда получатели принимают приглашение, оно снова добавляется в их бизнес-календарь, и вы получаете напоминание так же, как и другие события, отмеченные в календаре.
- Это удобно и быстро. Ваши получатели могут получить электронное письмо сразу после того, как вы нажмете кнопку отправки. Поскольку оно направляется прямо получателю, если адрес электронной почты неверен, вы можете сразу же получить уведомление и быстро перейти к дальнейшим решениям.
- Это экономит время. Вы можете отправлять групповые электронные письма с тысячами адресов электронной почты одновременно.
- Это экономично. Вам не нужно тратить бюджет на рассылку.
- Его можно сгенерировать непосредственно с предпочитаемой вами веб-платформы. Если у вас нет личной встречи, вашим первым выбором, вероятно, будет Zoom, Microsoft Teams или что-то подобное. После подтверждения RSVP все ссылки и временные рамки синхронизируются по электронной почте, чтобы участник не путался с другими событиями.
Это факт, что каждый день отправляются миллиарды электронных писем, и многие из них являются спамом. Поскольку каждый использует хотя бы одно электронное письмо для обмена важными сообщениями по работе, покупкам, встречам и многому другому. Однако, поскольку вам приходится читать тонны электронных писем в день, неудивительно, что вы иногда сталкиваетесь с явлением «усталости от электронной почты». Таким образом, отправив хорошее электронное письмо с приглашением, вы сможете избежать ненужного непонимания или невежества со стороны получателей.
Напишите электронное письмо с приглашением на встречу шаг за шагом
Хорошее письмо с приглашением на встречу имеет важное значение. Существуют правила этикета и принципы, которым каждый должен следовать, чтобы заполнить электронное письмо с приглашением на деловую встречу в отношении получателей. Вы можете узнать, как написать стандартное электронное письмо с приглашением на встречу, выполнив следующие действия:
Шаг 1: Напишите сильную тему письма
Это факт, что 47% получателей электронной почты читают электронные письма с четкой и краткой темой. Первое впечатление важно. Это может дать получателям чувство срочности или важности, что приведет к более высокому проценту открываемости.
- Коротко, целенаправленно. Будьте правдивы, а не загадочны.
- Вы можете запросить подтверждение присутствия в строке темы в знак срочности.
- Или добавьте сентиментальный тон, например, не забывайте о важности, срочности,…
- Добавьте время, если вы хотите подчеркнуть срочную проблему
Например: «Встреча 4/12: Мозговой штурм по проекту» или «Важно. Пожалуйста, ответьте на приглашение: встреча по стратегии нового продукта 10 октября».
Шаг 2. Начните с краткого введения
В самой первой строке рекомендуется кратко описать, кто вы, каково ваше положение в организации и почему вы обращаетесь к ним. Тогда можно прямо показать цель встречи. Многие совершают ошибку, сообщая неясную цель собрания, поскольку предполагают, что участники должны об этом знать.
- Сделайте ваше представление приятным или связанным с работой
- Напомните участникам, если им нужно закончить какие-либо задачи или взять что-нибудь с собой на встречу.
Например Здравствуйте, член команды, я с нетерпением жду встречи с вами на презентации нового продукта в следующий понедельник.
Шаг 3. Расскажите о времени и местоположении
Вы должны указать точное время встречи. Вы также должны сообщить им, как и где проходит встреча, лично или онлайн, и предложить рекомендации или ссылки на платформу, если они им понадобятся.
- Добавьте часовой пояс, если кто-то из сотрудников работает в разных регионах мира
- Укажите предполагаемую продолжительность встречи
- При указании направлений будьте как можно более подробными или прикрепите руководство по картированию.
Например: Присоединяйтесь к нам в пятницу, 6 октября, в 1:00 в конференц-зале 2, на втором этаже административного здания.
Шаг 4: Наметьте повестку дня встречи
Осветите ключевые цели или предлагаемую повестку дня встречи. Не упоминайте подробности. Вы можете просто указать тему и сроки. Для официальных встреч можно прикрепить подробный документ. Это особенно полезно, чтобы помочь участникам заранее подготовиться.
Например, вы можете начать с: Мы планируем обсудить…./ Мы хотим решить некоторые вопросы Или как следующий график:
- 8:00-9:30: Знакомство с проектом
- 9:30–11:30: Презентации Ховарда (ИТ), Нура (маркетинг) и Шарлотты (продажи).
Шаг 5: Попросите RSVP
Требование RSVP может помочь подтвердить ответ от ваших получателей. Чтобы избежать двусмысленности, в ваше электронное письмо следует включить предпочтительный ответ и срок, в течение которого участники должны сообщить вам о своем присутствии или отсутствии. Таким образом, если вы не получили их RSVP в то время, когда вы регулируете, вы можете предпринять быстрые последующие действия.
Например: Пожалуйста, ответьте до [дата] на [адрес электронной почты или номер телефона]
Шаг 6. Добавьте профессиональную подпись электронной почты и брендинг
Брендинг подписи электронной почты является ключом к повышению доверия и осведомленности как о личных брендах, так и о брендах компаний. Это свидетельствует о профессионализме и аккуратности. Подпись делового электронного письма должна сочетать полное имя, название должности, название компании, контактную информацию и другие адреса с гиперссылками. Вы можете легко настроить свою подпись с помощью Gmail.
Например:
Джессика Мэдисон
Региональный директор по маркетингу, Инкоиндустрия
555-9577-990
Типы электронных писем с приглашением на встречу и примеры
Имейте в виду, что разные типы встреч будут иметь разные стандарты и стили написания. Обычно мы разделяем электронные письма с приглашениями на встречи в зависимости от их уровня формальности или неофициальности, включая или исключая виртуальные встречи или чисто онлайн-встречи. В этой части мы собираем и представляем вам некоторые типичные типы приглашений на встречи и шаблоны каждого типа, которые обычно используются в электронных письмах с приглашениями на деловые встречи.
№1. Электронное письмо с официальным приглашением на встречу
Электронное письмо с официальным приглашением на собрание используется для крупных встреч, которые обычно проводятся от одного до трех раз в год. Это очень обычная встреча, поэтому ваше электронное письмо должно быть написано в официальном стиле. Прилагаемые приложения нужны для того, чтобы участнику было более понятно, как участвовать в собрании, как найти место, а также детализирована повестка дня.
Официальные встречи включают:
- Встреча руководства
- Заседание комитета
- Заседание Совета директоров
- Собрание акционеров
- Стратегическое совещание
Пример 1: акционеров шаблон электронного приглашения
Тема сообщения: Важно. Вы приглашены на ежегодное общее собрание. [Время]
[Имя получателя]
[Название компании]
[Должность]
[Адрес компании]
[Дата]
Уважаемые акционеры!
Мы рады пригласить вас на ежегодное общее собрание, которое состоится [Время], [Адрес]
Ежегодное собрание акционеров является исключительным поводом для обмена информацией и дискуссий между [Название компании] и все наши акционеры.
Это также возможность выразить свое мнение и проголосовать, чтобы играть активную роль в принятии важных решений для [Название компании], независимо от количества акций, которыми вы владеете. На встрече будут рассмотрены следующие основные темы:
Повестка дня на 1 век:
Повестка дня на 2 век:
Повестка дня на 3 век:
Повестка дня на 4 век:
Вы найдете инструкции о том, как принять участие в этом собрании, повестке дня и тексте резолюций, которые должны быть представлены на ваше утверждение, в прикрепленном ниже документе.
Я хотел бы поблагодарить вас от имени правления за ваш вклад и вашу верность [Название компании] и я с нетерпением жду встречи с вами на встрече [Дата]
С уважением,
[Имя]
[Название должности]
[Название компании]
[Адрес компании и веб-сайт]
Пример 2: Стратегическое совещание шаблон электронного приглашения
[Имя получателя]
[Название компании]
[Должность]
[Адрес компании]
[Дата]
Сюжетная линия: Запуск проекта Маркетинговая кампания Встреча: 2 февраля
От имени [Название компании], я хотел бы пригласить вас посетить деловую встречу, которая состоится в [Название конференц-зала, название здания] [Дата и время]. Встреча продлится в течение [Продолжительность].
Я рад приветствовать вас на первом этапе нашего проекта, чтобы обсудить наше предстоящее предложение [Подробности], и мы ценим ваше ценное мнение о нем. Вот краткое изложение нашей повестки дня:
Повестка дня на 1 век:
Повестка дня на 2 век:
Повестка дня на 3 век:
Повестка дня на 4 век:
Это предложение рассматривается всей нашей командой как одно из самых важных. Для дальнейшего ознакомления мы приложили к настоящему письму документ с более подробной информацией, чтобы вам было удобно заранее подготовиться к встрече.
Мы все с нетерпением ждем возможности поговорить с вами, чтобы обсудить, что еще мы можем сделать, чтобы это предложение успешно сработало. Пожалуйста, присылайте любые вопросы или рекомендации для встречи до [Крайний срок] мне напрямую, ответив на это письмо.
Удачного дня.
Благодарю Вас,
С уважением,
[Имя]
[Название должности]
[Название компании]
[Адрес компании и веб-сайт]
№ 2. Электронное письмо с приглашением на неформальную встречу
С официальным электронным письмом с приглашением на встречу, если это просто встреча с подчиненными или членами команды. Вам гораздо легче думать о том, как правильно писать. Вы можете писать в неформальном стиле с дружелюбным и радостным тоном.
К неформальным встречам относятся:
- Мозговой штурм
- Встреча по решению проблем
- Обучение
- Регистрация заезда
- Совещание по тимбилдингу
- Кофейные чаты
Пример 3. Шаблон электронного приглашения на встречу для регистрации
Тема сообщения: Срочно. [Название проекта] обновления. [Дата]
Уважаемые команды,
Приветствую!
Было приятно и забавно работать с вами над [Название проекта]. Тем не менее, чтобы иметь возможность эффективно осуществлять наши планы, я считаю, что настало подходящее время для того, чтобы сообщить о достигнутом прогрессе, и я был бы признателен за возможность встретиться с вами в [место нахождения] для дальнейшего обсуждения этого вопроса на [Дата и время].
Я также приложил список всех повесток дня, которые нам необходимо обсудить. Не забудьте подготовить отчет о выполнении задачи. Пожалуйста, используйте это [Link] дайте мне знать, сможете ли вы это сделать.
Пожалуйста, напишите мне подтверждение как можно скорее.
С уважением,
[Имя]
[Должность]
[Название компании]
Пример 4: Команда буilding шаблон приглашения по электронной почте
Уважаемые члены команды,
Настоящим сообщаю вам, что [Название отдела] организует Тимбилдинговая встреча для всех наших сотрудников члены на [Дата и время]
Для дальнейшего профессионального развития чрезвычайно важно, чтобы мы росли вместе, а это может произойти только в том случае, если мы будем работать в команде, чтобы наши навыки и таланты можно было использовать для повышения производительности. Вот почему наш отдел ежемесячно продвигает различные мероприятия по тимбилдингу.
Пожалуйста, приходите и присоединяйтесь к мероприятию, чтобы мы могли услышать ваш голос о том, как мы можем улучшить, чтобы оказать вам лучшую поддержку. Также будет несколько командообразующие игры вместе с напитками и легкими закусками будут предоставлены компанией.
Мы с нетерпением ждем возможности весело провести время на этом тимбилдинговом мероприятии, организованном для того, чтобы помочь каждому из нас расти. Если вы считаете, что не сможете принять участие в этой встрече, пожалуйста, сообщите [Имя координатора] at [Телефонный номер]
С уважением,
[Имя]
[Должность]
[Название компании]
№3. Письмо с приглашением приглашенного докладчика
Электронное приглашение приглашенного докладчика должно содержать информацию, относящуюся к выступающему в отношении встречи и возможности выступления. Крайне важно, чтобы спикер знал, как он может внести свой вклад в ваше мероприятие и какие преимущества он может получить, участвуя в вашем мероприятии.
Пример 5: Шаблон электронного приглашения приглашенного докладчика
Уважаемые [Оратор],
Мы надеемся, что это сообщение найдет вас хорошо! Сегодня мы обращаемся к вам с фантастической возможностью выступить для вашего размышления. Мы хотели бы попросить вас быть нашим почетным спикером на [Название встречи], мероприятие, посвященное [Описание цели и аудитории вашего мероприятия], Целиком [Название встречи] Команда вдохновлена вашими достижениями и считает, что вы были бы идеальным экспертом, чтобы обратиться к нашей аудитории профессионалов-единомышленников.
[Название встречи] состоится в [Место проведения, включая город и штат] on [Даты]. Ожидается, что наше мероприятие примет около [Предполагаемое количество участников#]. Наша цель – [Цели встречи].
Мы считаем, что вы потрясающий оратор, и ваш голос был бы важным дополнением к этому разговору, учитывая вашу обширную работу в [Область знаний]. Вы можете представить свои идеи продолжительностью до [Duration] минут, связанные с областью [Тема встречи]. Вы можете отправить свое предложение до [крайний срок] по [ссылке], чтобы наша команда могла выслушать ваши идеи и заранее определить детали вашего выступления.
В любом случае, если вы не сможете присутствовать, мы убедительно просим вас связаться с нами через [ссылка]. Спасибо за ваше время и внимание, мы с нетерпением ждем положительного ответа от вас.
Лучший,
[Имя]
[Должность]
[Контакты]
[Адрес веб-сайта компании]
№ 4. Электронное письмо с приглашением на вебинар
В современных тенденциях все больше и больше людей проводят онлайн-встречи, поскольку это экономит время и деньги, особенно для удаленных рабочих групп. Если вы используете платформы для конференций, есть хорошо настроенные пригласительные сообщения, которые отправляются вашему участнику непосредственно перед началом собрания, например шаблон электронной почты с приглашением Zoom. Для виртуального вебинара вы можете обратиться к следующему образцу.
подсказки: Используйте такие ключевые слова, как «Поздравляем», «Скоро», «Идеально», «Обновление», «Доступно», «В конечном итоге», «Лучшее», «Специальное», «Присоединяйтесь к нам», «Бесплатно» и т. д.
Пример 6: Шаблон электронного приглашения на вебинар
Тема сообщения: Поздравляем! Вы приглашены на [Название вебинара]
Уважаемые [Имя кандидата],
[Название компании] очень рад организовать вебинар для [Тема вебинара] на [Время] в [Продолжительность ], стремясь [[Цели вебинара]
Это будет хорошая возможность для вас заработать огромную прибыль от приглашенных вами экспертов в области [темы вебинара] и получить бесплатные подарки. Наша команда в восторге от вашего присутствия.
Примечание. Этот вебинар ограничен [Число людей]. Чтобы сохранить место, пожалуйста, зарегистрируйтесь [Связь], и не стесняйтесь поделиться им с друзьями.
Я надеюсь увидеть вас там!
Хорошего дня,
[Ваше имя]
[Подпись]
Выводы
К счастью, в Интернете есть много доступных шаблонов приглашений на деловые встречи, которые вы можете настроить и отправить своим участникам за считанные секунды. Не забудьте сохранить некоторые в своем облаке, чтобы вы могли подготовить свое электронное письмо с идеальным письмом, особенно в случае срочности.
Если вы также ищете другие решения для своего бизнеса, вы можете найти АгаСлайды — это хороший инструмент для презентаций со множеством замечательных функций для поддержки ваших вебинаров, тимбилдингов, конференций и многого другого. Сохраните свой день с АгаСлайды прямо сейчас!
Подскажем приемы, которые помогут вам превратить совещания из поглотителей времени в эффективный способ решения задач. Покажем, как можно составить и утвердить повестку дня, как проинформировать о мероприятии участников, как сузить их число, как мотивировать быстрее решать запланированные вопросы.
«Никакие действия, мероприятия или процессы не могут сравниться по важности поддержания здоровья организации с совещаниями. Несмотря на сложившееся в корпоративном мире негативное отношение к совещаниям, именно они имеют решающее влияние на жизнь организации»
Патрик Ленсиони, автор бестселлеров в жанре бизнес-фикшн,
персональный тренер для руководителей крупнейших компаний
Зачем нужны совещания?
Они нужны для обмена информацией, выработки командных решений, оповещения сотрудников о важных переменах… думаю, вы сами можете продолжить этот список. Практика менеджмента показывает, что 90% плодотворных идей возникает при обмене мнениями. Именно поэтому в бизнесе так часто проводятся совещания, конференции, корпоративные собрания и деловые встречи.
И все же очень часто мы воспринимаем совещания как поглотители времени – скучное, утомительное, порой бессмысленное занятие. В некоторых компаниях совещания длятся часами и ничего хорошего после них не происходит. От них устают сами менеджеры, когда после 2-3-часового марафона «выползают» из переговорной с чувством выполненного долга, но без удовлетворения процессом или результатом. Судите сами, если совещание затягивается на лишний час, то при количестве участников в 8 человек в общей сложности теряется 8 рабочих часов, а в пересчете на одного человека – целый рабочий день топ-менеджера.
Кроме того, очень часто руководитель из-за большого количества совещаний не успевает к ним готовиться и за 15 минут до начала перекладывает этот груз на подчиненных. Те вынуждены бросать все свои задачи и включаться в поиски необходимой информации.
Бывает и такое, когда руководители приводят на совещание своих подчиненных, которые «нужные цифры помнят», и эти дополнительные люди сидят и также «совещаются». Но у подчиненных ведь тоже есть свои невыполненные задачи! При этом сотрудники подвергаются стрессу и демотивации, зная, что у них «горит» работа, а они тут теряют время попусту.
Говорят, совещания позволяют понять, без какого количества людей компания может работать. Но, как в каждой шутке, здесь только доля шутки, ибо совещания – лакмусовая бумажка, проявляющая настоящее положение дел в компании. Известный американский экономист Джон Кеннет Гэлбрейт говорил: «Совещания совершенно незаменимы, если вы ничего не хотите делать». А что хотят делать современные менеджеры? Менеджеры хотят общаться, транслировать информацию, взаимодействовать со своими коллегами, делиться мыслями, мнениями, и об этом говорит статистика.
Статистика, собранная англичанами и американцами
Исследование лондонской консалтинговой компании STL Microsoft Training, проведенное в начале 2018 года, показало: засильем совещаний, которое всегда считалось проблемой корпораций, в равной степени страдают малые и средние предприятия. Там подсчитали, что сотрудники компаний в среднем посещают 207 совещаний в год, 67% из которых являются непродуктивными, поскольку участники не достигают поставленных целей.
То, что совещания – это по большей части пустая трата времени, давно понимают и сами управленцы. Опросив 182 старших менеджера компаний, занятых в самых разных сферах, исследователи Университета Северной Каролины выяснили:
- 65% опрошенных считают, что совещания отвлекают их от работы;
- 71% назвал их непродуктивными и неэффективными;
- 62% уверены, что с помощью совещаний не удается сплотить команду.
Совещания часто называют пережитком индустриальной эпохи, когда руководители предпочитали действовать директивными методами, не имели современных средств коммуникации и не слишком заботились об эффективности труда. Но это мнение ошибочно: за последние полвека совещания сотрудников стали и чаще, и длиннее, чем были, например, в 1960-е.
Поэтому, Ларри Пейдж, директор Google, став во главе компании, сразу направил всем сотрудникам электронное письмо «Как эффективно проводить совещания». Его главная идея была следующая: «Скорее всего, вам вообще не нужно совещание». Ларри Пейдж считает, что ни одно важное решение не должно дожидаться совещания. Но если для принятия решения совершенно необходимо собрать вместе сотрудников, то следует сделать это немедленно. Безусловно, если речь идет о действительно важном вопросе (запуск нового продукта, переход на другую технологию и др.), то без совещания не обойтись. Главное, помните, что совещание – это тоже рабочий проект, который требует наличия плана, регламента, проектной команды и четких целей.
Рабочее совещание должно иметь…
В ОАО «Метрострой» мы поняли, что для повышения эффективности совещания оно должно иметь:
…четкую цель и план (повестку)
Нужно определить цели и предупредить участников о плане совещания. Каждый пункт повестки должен формулироваться в виде ответа на вопрос «о чем?», например:
- О подготовке к приему годовой бюджетной отчетности и сводной бухгалтерской отчетности филиалов ОАО «Метрострой» за 2018 год;
- О причине, по которой АО «Вымпел» осталось недовольным сроком выполнения заказа.
Этот классический давно принятый вариант показан в Примерах 1 и 3. Но мы, например, предпочитаем иной вариант, показанный в приложении 1 в Примере 2.
Письменная повестка позволит людям удостовериться, что они не потратят время в бесцельных разговорах, а обсуждаемые вопросы будут относиться к сфере их интересов. Это дополнительно дисциплинирует участников совещания.
В каком порядке размещать вопросы в повестке дня? Тут могут быть разные подходы, в каждом конкретном случае надо искать золотую середину:
- по возможности, располагайте темы повестки дня в таком порядке, чтобы они логично следовали друг за другом;
- на случай, если для совещания не хватит отведенного времени, вопросы в повестке можно отсортировать по убыванию важности (тогда вы успеете обсудить самое главное) или по возрастанию сложности (тогда вы успеете закрыть максимум вопросов);
- конфликтные темы лучше ставить в конец, чтобы как можно дольше поработать в конструктивной атмосфере.
Мы живем в динамичном мире. За время подготовки совещания в результате получения более достоверной и оперативной информации приоритеты могут меняться неоднократно. То, что для нас было актуально несколько часов назад, может стать совершенно неинтересным. Поэтому в рабочих совещаниях не стоит рассматривать утвержденную повестку дня как нечто незыблемое. На этот случай можно рекомендовать разработать процедуру корректировки повестки после ее утверждения, что должно найти свое отражение в Регламенте по проведению совещаний.
Повестка дня рабочего совещания утверждается руководителем, который будет его вести. Далее о ней надо проинформировать участников. Способы, как это можно сделать, на практике встречаются разные:
- на повестке дня можно оформить гриф утверждения с рукописным росчерком руководителя в верхнем правом углу (Пример 1). Далее копия этого документа рассылается по внутренним каналам связи:
- в бумажном виде в качестве приложения к служебной записке человека, который организует данное мероприятие;
- в качестве приложения к такой же служебной записке, но в СЭД;
- в качестве вложенного файла в письмо по электронной почте, в котором описываются все необходимые организационные детали;
- повестка (или единственный вопрос, по которому планируется встреча) может излагаться непосредственно в письме или приказе о проведении совещания, его подписывает руководитель, который будет его вести (Пример 2). Строго говоря, для внутренних коммуникаций больше подходит служебная записка или приказ, но письма в практике некоторых организаций тоже встречаются (например, когда такое «приглашение» надо разослать в территориально обособленные подразделения, т.к. отслеживание отправки и получения писем обычно лучше отлажено);
- для оперативных совещаний повестка может не утверждаться руководителем так официально, она может быть просто изложена и подписана тем, кто информирует о мероприятии участников (Пример 3). Направляться такое послание может через СЭД, электронную почту для оперативности или как-то иначе.
Пример 1. Утвержденная руководителем повестка дня
Пример 2. Информирование о совещании директоров филиалов письмом
Пример 3. Повестка дня официально не утверждается, а просто излагается организатором рабочего совещания
С повесткой дня могут направляться и материалы, которые участникам имеет смысл изучить заранее (справочная информация, проекты решений и документов и т.п.).
Важные организационные вопросы: дата, время и место встречи, – могут отражаться как в повестке дня, так и в документе, с которым она будет направляться («1» в Примерах 1, 2 и 3).
Перед крупными совещаниями имеет смысл информировать еще о составе участников и приглашенных. Но этого точно не стоит делать, когда мероприятия проводятся систематически со стабильным составом участников.
В направляемом приглашении на совещание (каким бы документом это ни оформлялось) желательно попросить получателя подтвердить свое присутствие. Бывают и более сложные случаи: когда руководитель определяет повестку дня и часть участников совещания, а другую часть предлагает определить приглашаемым лицам и заинтересованным в обсуждаемых вопросах подразделениям (см. Пример 2).
Способ утверждения повестки дня и информирования о рабочем совещании участников важно урегулировать во внутреннем нормативном документе, например в Инструкции по делопроизводству или в Регламенте по проведению совещаний. При этом организационные вопросы подготовки и проведения заседаний коллегиальных органов могут регулироваться в положениях о них.
…временные рамки
Суть хорошего управления заключается в четком следовании заранее разработанному плану совещания. Четко придерживаемся цели и регламента. Совещания должны вовремя начинаться и заканчиваться. Это позволяет каждому сотруднику оптимально вписать совещание в собственный график. Когда это правило выполняется, большинство совещаний становится короче.
Оптимальное время для оперативных совещаний – 20–30 минут, для проблемных – не более 2 часов. Если собрание длится дольше, внимание участников все сложнее удержать, начинаются посторонние разговоры, телефонные звонки, перекуры и т.д.
Мы не считаем целесообразным вводить жесткий регламент на выступление каждому. Он, как правило, все равно не соблюдается, потому что в ходе обсуждения могут возникнуть дополнительные вопросы или появиться новая информация. Поэтому мы рекомендуем придерживаться известного подхода в тайм-менеджменте «главное – вперед», т.е. обычно стараемся обсуждать вопросы по убыванию важности и жестко соблюдать общее время совещания. Тогда если что-то и перенесется, это будет второстепенный вопрос. Но в следующий раз участники будут распоряжаться временем эффективнее, а сами, как и их подчиненные, смогут точнее планировать другие дела.
Вот еще несколько блиц-советов:
- лучше проводить совещания чаще, но с короткой повесткой дня, чем редко, но с большим количеством вопросов;
- если в самом начале совещания выяснится, что участники не готовы к нему, потому что им своевременно не предоставили материалы или по какой-либо другой причине, его нужно перенести;
- в приглашении на совещание кроме времени его начала стоит указать точное время его окончания;
- первым пунктом повестки дня стоит ставить вопрос, который решается легче всего;
- заблаговременное определение мест для участников совещания (продуманное председателем и обозначенное табличками) помогает создать деловую атмосферу;
- когда участвуют руководители разных рангов, при обсуждении спорных вопросов слово сначала предоставляется подчиненным, а потом – их непосредственным начальникам.
…минимальное количество участников
Один из законов Мерфи гласит: «Эффективность совещаний обратно пропорциональна числу участников и затраченному времени». Необходимо ограничить круг участников совещания до тех лиц, без участия которых обойтись нельзя. Почему это важно? Стоимость участия в совещании каждого человека должна быть оправдана (а цену часа его работы легко можно подсчитать). Именно поэтому совещание нужно проводить тогда, когда без него обойтись нельзя.
Опыт ОАО «Метрострой» показал, что число участников лучше поддерживать на минимально возможном уровне. Чем их больше, тем выше вероятность, что ход встречи собьется с заранее намеченного. Люди с нужным уровнем осведомленности важны для достижения конечной цели в наибольшей степени, но остальные обычно только тормозят процесс.
Каждый участник должен быть просеян через следующее «сито» вопросов:
- Обладает ли он исключительными знаниями предмета, которыми не обладают другие участники совещания?
- Затрагивает ли обсуждаемая тема его интересы? Не совпадают ли его интересы с интересами любого другого участника?
- Готов ли этот человек к конструктивному обсуждению?
- Достаточно ли будет просто известить этого человека о результатах совещания?
Психологи рекомендуют проводить рабочие совещания группой до 9 человек для максимальной продуктивности работы людей, кроме того, такую группу легче контролировать.
Итак, на идеальном совещании присутствует ограниченное количество нужных людей во главе с руководителем. Если на совещаниях будет слышен только его голос, то зачем ему остальные? Необходимо научить людей высказывать свою точку зрения и свои предложения. Управлять – значит приводить к успехам других. Специалисты лучше руководителя знают ответ на свои вопросы, поэтому только они могут предложить оптимальное решение, а руководитель должен на совещании «выудить из них ценную информацию» и собрать полученные пазлы в общую картину, сделать итоговые выводы (если народ сам не может договориться).
Исключение – информационные и разъяснительные совещания по вопросам, которые касаются работы компании в целом – здесь может понадобиться присутствие всего коллектива. В этом случае информации полагается в основном идти сверху вниз.
…итоги в виде распределения задач
Конечным итогом рабочего совещания является оформление протокола и доведение поручений до исполнителей, контроль их исполнения. В ОАО «Метрострой» мы считаем, что на выходе обязательно надо получить что-то вещественное, даже после оперативного совещания – как минимум мысль, зафиксированную на бумаге. Тогда эта «бумага» становится «протоколом».
В ОАО «Метрострой» поручения создаются в системе электронного документооборота (далее – СЭД) на основе протокола совещания. Этот протокол должен:
- существовать не в устном, а письменном виде;
- быть написан языком, который будет понятен и через 2 месяца;
- по каждому поручению должен быть ответственный за исполнение и назначен реальный срок исполнения.
Все поручения по протоколу совещания мы ставим на контроль в СЭД. Исполнителем поручения может быть выбран 1 или несколько специалистов. СЭД позволяет создавать «мультипоручения» – с одинаковыми атрибутами сразу нескольким сотрудникам. Можно сформировать сложное поручение, в выполнении которого будут участвовать специалисты разных подразделений.
СЭД автоматически отслеживает сроки исполнения, отправляет уведомления всем участникам процесса обо всех действиях с поручениями, а также о просроченных поручениях.
Исполнение поручения по протоколу совещаний завершается проставлением отметки о выполнении. При необходимости добавляется комментарий об исполнении, ссылка на подготовленный документ.
Вместо послесловия
Очень часто задают вопрос, как часто надо проводить совещания? На него вы не найдете ответа по простой причине – сферы деятельности и люди в организациях разные.
Мир не стоит на месте, и продвинутые менеджеры предлагают для решения актуального вопроса сначала воспользоваться телефоном и электронной почтой. Большинство проблем решаются именно так, экономя время самого руководителя и его подчиненных.
Сейчас весь деловой мир постепенно перемещается в интернет-пространство. Многие компании в России уже сегодня используют формат онлайн-совещания, который позволяет участникам общаться, просматривать документы и презентации, находясь каждый на своем привычном рабочем месте (не тратится время на дорогу, все рабочие материалы и документы у каждого под рукой). Конечно, онлайн-совещания не могут полностью заменить очные встречи. Но они особо актуальны для предприятий с несколькими филиалами или представительствами.
Мнение эксперта
Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Проведение совещаний связано с реализацией принципа коллегиального управления. Он позволяет привлечь к подготовке управленческих решений самых квалифицированных специалистов организации, причем не только руководителей, но и других сотрудников, оценить все аспекты рисков решения и обеспечить его исполняемость. Проведение совещаний является также современным организационным каналом трансляции корпоративной информации и документов, когда руководитель доводит до сведения сотрудников планы и задачи деятельности, информацию об изменении нормативной базы и правил работы, о важнейших поручениях, о поощрениях и взысканиях сотрудников и т.п. Оперативные совещания помогают также формировать благоприятную служебно-товарищескую обстановку в коллективе.
Коллегиальные органы управления (общее собрание, совет директоров, правление), постоянно действующие комитеты и комиссии, собрания трудовых коллективов обычно действуют на основании положений о них, а их заседания проводятся в соответствии с регламентами их работы. Их работа организуется в соответствии с планом работы или графиком заседаний.
Но управление на основе коллегиальности и проведение совещаний – дорогостоящие методы принятия решений и доведения корпоративной информации до сведения сотрудников. Причем не только за счет стоимости рабочего времени тех, кто участвует, и тех, кто готовит совещания (ассистенты и секретари, ИТ-специалисты), но и за счет других накладных расходов (командировочные, трафик связи, приведение в порядок помещения, вода, канцелярские принадлежности, рассылка, почтовые расходы и т.п.). Поэтому проведение заседаний и совещаний бюджетируется в рамках корпоративного планирования (например, закрепляется в совокупном бюджете административно-хозяйственного подразделения).
Служба делопроизводства и ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляют документирование заседаний и совещаний, ставят на контроль принятые решения и осуществляют контроль прежде всего по срокам исполнения. Сотрудники службы делопроизводства могут быть секретарями заседаний по должности, если это фиксируется в положении о комитете, комиссии и т.п., или выполнять функцию организации и документирования заседаний и совещаний, если в положение этой службы такая функция включена.
Общепринятой классификации совещаний не существует (лишь для некоторых коллегиальных органов определенные моменты устанавливаются законодательством). Любая организация в рамках самоуправления определяет, какие виды совещаний и заседаний будут в ней проводиться. Все виды и формы проведения совещаний по различным направлениям деятельности должны быть закреплены в регламенте их проведения, который утверждает первый руководитель. Причем необходимо определить, по каким вопросам и в каких управленческих ситуациях проводятся совещания:
- плановые и внеплановые;
- очередные и чрезвычайные;
- рабочие, когда разрабатывается проект решения или конкретные мероприятия по выполнению планов, поручений, задач; «согласительные» по конфликтным ситуациям и проектам, в т.ч. по проектам решений и документов; «информационные», когда до сведения сотрудников всей организации или какого-либо подразделения доводятся существенные для их деятельности сведения;
- совместные – представителей различных комитетов, комиссий и структурных подразделений внутри организации или совместные с представителями внешних организаций, включая контрагентов и организаций-контролеров;
- имеющие значение для деятельности всей организации и оперативные по конкретному вопросу (ситуации), т.н. «планёрки»;
- по форме проведения: очные и заочные. В последнее время активно используются новые технологии: рекомендуется видеоконференция или участие онлайн, а разговоры по Skype используются скорее при проведении оперативных совещаний руководителей структурных подразделений.
Регламент проведения совещаний в организации должен отражать весь алгоритм подготовки, проведения и документирования, а также контроля за исполнением принятых решений. Структура текста регламента может быть следующей:
1. Общие положения. Определяются:
- цели и задачи совещания как метода управления;
- кто из руководителей, на каком уровне управления и какие виды совещаний имеет право проводить (полномочия);
- классификация совещаний, которые проводятся в данной организации, за исключением тех, которые регламентируются положениями и регламентами работы коллегиальных органов управления, комитетов и постоянно действующих комиссий, положением об управлении проектами. Если виды совещаний и формы их проведения в крупной организации будут представлять собой текст большого объема, то он может быть выделен в самостоятельный раздел.
2. Виды совещаний и формы их проведения (это факультативный раздел) устанавливаются по направлениям и вопросам деятельности, полномочиям руководителей и сотрудников.
3. Подготовка совещания. Обычно рассматривается общий алгоритм:
- формирование повестки дня и ее оформление как документа установленной формы (форма повестки дня выносится в приложение к регламенту);
- состав участников и приглашенных, подготовка списка для рассылки приглашений и списка участников (форма списка также оформляется как приложение);
- определение места и времени (начало и окончание) совещания (должны быть указаны в повестке дня);
- способ оповещения участников (телефон, рассылка повестки дня по электронной почте или передача лично в руки, необходимо ли подтверждение участия или нет; письма составляются только для приглашения представителей сторонних организаций);
- подготовка, сроки и форма представления материалов к совещанию, включая доклады и проекты решений (устанавливается в зависимости от вида совещания обязательность текстовых материалов, текстовых материалов и презентаций или только презентаций и т.п.; формы представления доклада, проекта решения, презентации и др. материалов также должны быть приведены в приложениях к регламенту);
- обеспечение или закупка необходимых расходных материалов;
- обеспечение ИТ-поддержки (связь, видеоконференция, компьютеры в месте проведения заседания и др.);
- оформление командировок и т.п.
4. Проведение совещания. Данный раздел обычно фиксирует весь организационный регламент совещания, начиная со вступительной речи руководителя, открывающего совещание, докладывающего о количестве присутствующих и приглашенных в соответствии с заранее подготовленными списками, определения кворума совещания (при необходимости), порядка руководства работой (кто председательствует, кто ведет протокол), времени на доклад, выступления и вопросы, порядка голосования и заканчивая иными процедурными аспектами, включая замещение временно отсутствующих, присутствие технического персонала, составление отчета о проведении совещания с указанием затрат на его проведение (при необходимости).
5. Документирование совещаний. В разделе определяются:
- основной документ совещания – протокол, в котором фиксируются итоги совещания и принятые решения;
- полномочия по подписанию протокола (только руководитель и секретарь или все присутствовавшие – в зависимости от вида совещания);
- кто выполняет обязанности секретаря заседания, ведущего протокол (по должности или назначается на каждом заседании);
- какой вид протокола может составляться (оптимально: краткий протокол на основе фонограммы, где уже все детали зафиксированы);
- где, в течение какого срока и под чьей ответственностью хранится протокол.
Протоколы оперативных совещаний с приложениями обычно хранятся 5 лет в соответствии со ст. 18 (с примечаниями) Перечня 2010 г.1 в зоне ответственности того руководителя, который проводил совещание: в его приемной, у секретаря, у ответственного за ведение делопроизводства в подразделении. Форму протокола необходимо вынести в состав приложений к регламенту. Протокол совещания может оформляться и в электронной форме, в этом случае он подписывается простой электронной подписью руководителя, которая поддерживается СЭД. А для хранения электронного протокола выделяется директория / представление в СЭД с соответствующими правами доступа. Первый руководитель организации имеет право видеть и читать в СЭД абсолютно все протоколы, а каждый руководитель, имеющий право проводить совещания различных видов, – только «свои» протоколы.
6. Контроль за исполнением решений. Краткие протоколы удобно ставить на контроль, в т.ч. в СЭД. Контролируется исполнение каждого принятого решения или поручения, а не документ. Т.е. на основании одного протокола в СЭД должно быть сформировано столько контрольных карточек, сколько содержится в нем решений / поручений. При оценке деятельности подразделений и аттестации сотрудников показатели исполнения решений совещаний учитываются в качестве обязательных KPI.
7. Бюджетирование. В разделе кратко излагается порядок финансирования проведения совещаний и обычно дается ссылка на положение о корпоративном планировании, в котором системно регламентируется финансирование деятельности. Форма отчета о расходах на проведение совещания, который может составляться при необходимости, также оформляется как приложение к регламенту.
