Приказ о направлении работника в командировку входит в пакет обязательных документов при отправке сотрудников в другую местность для исполнения трудовых функций. О значении и содержании этого приказа вы узнаете из нашего материала.
Приказ о направлении работника в командировку — основной командировочный документ
Для правильного оформления приказа о направлении работника в командировку, необходимо учесть требования трудового законодательства по этому вопросу (ст. 166 ТК РФ).
При направлении в командировку приказ оформляется, если сложились следующие обстоятельства:
- поездка работника в другой населенный пункт или местность носит служебный характер;
- работа вне постоянного рабочего места выполняется по распоряжению работодателя;
- длительность служебной поездки определена;
- для выполнения трудовых функций в командировку направляется 1 работник или группа;
- командировка осуществляется по плану или носит внеплановый характер;
- служебная поездка не является выполнением трудовых функций работником с разъездными особенностями работы.
Такой приказобычно оформляется в совокупности со служебным заданием и командировочным удостоверением.
Изучайте особенности командировочных документов с помощью материалов нашего сайта: см. статью «Служебное задание на командировку в 2015 году – образец»
С 2016 года эти документы не являются обязательными, но большинство компаний не отказались от них и используют для своей внутренней отчетности и контроля, закрепив их в качестве обязательных внутренних отчетных документов.
Как нормативно закрепить в компании процедуру направления работника в командировку, см. материал «Положение о служебных командировках – образец 2015»
Как оформить распоряжение о командировке?
Чтобы документально оформить распоряжение руководителя о направлении работника в командировку, потребуется издать приказ.
Использовать для этого можно привычные и повсеместно используемые унифицированные формы Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» или Т-9а (если в командировку направляется группа работников).
Нет запрета и на использование самостоятельно разработанной формы этого командировочного распоряжения. При этом помимо обязательных реквизитов приказа (наименования компании, номера приказа и даты, подписей руководителя и работника) необходимо указать следующие важные нюансы:
- персональные данные командируемого работника (ФИО, должность, табельный номер);
- место командировки (наименование населенного пункта, адрес и наименование компании);
- число дней пребывания (даты начала и окончания командировки);
- цель командировки.
Приказ на командировку (образец) может выглядеть следующим образом:
пример.
Общество с ограниченной ответственностью «Техносвет»
Приказ (распоряжение) № 123 от 15.03.2016 г.
о направлении работника в командировку
Направить в командировку Семенова Павла Анатольевича, инженера-механика производственно-технического отдела (таб. № 0156), в ООО «Зеленый луч» (г. Зеленодольск, ул. Нефтяников, д.98) сроком на 5 дней (с 21.03.2015 г. по 25.03.2015 г.) для наладки производственного оборудования.
Директор ООО «Техносвет» Савинов /Савинов А.С./
С приказом ознакомлен: Семенов /Семенов П.А./ 15.03.2016 г.
Приказ на командировку директора – образец
На руководителя предприятия распространяются все нормы трудового законодательства. То есть, при направлении в служебную поездку и формлении соответствующего распоряжения следует соблюдать те же нормы, о которых шла речь выше.
Подписывает распорядительный документ он сам, и как директор, и как лицо, направляемое в командировку (если ознакомление под подпись практикуется на предприятии).
Образец приказа о командировке директорабудет выглядеть примерно так:
Общество с ограниченной ответственностью «Техносвет»
Приказ № 23 от 10.02.2017 г.
о направлении работника в командировку
Направить в командировку директора ООО «Техносвет» Савинова Алексея Сергееевича, директора , в ПАО «Татнефть» (Республика Татарстан, г. Альметьевск, ул. Ленина, д. 75) сроком на 10 дней (с 15.02.2017 г. по 25.02.2017 г.) для заключения контракта на поставку оборудования для предприятий ПАО «Татнефть».
Директор ООО «Техносвет» Савинов /Савинов А.С./
Итоги
Приказ о направлении работника в командировку может быть составлен на унифицированном или разработанном в компании бланке.
Приведенный образец приказа о направлении в командировку содержит всю необходимую информацию: от персональных данных командированного работника до сроков командировки, включая подробный адрес и наименование компании, куда необходимо прибыть, а также цель служебной поездки.
Содержание страницы
- Нормативная база
- Основания для командировки директора
- Оформление командировки директора и необходимые документы
- Кто подписывает приказ и другие документы
- Возложение обязанностей
- Командировка учредителя
В служебную командировку может отправиться и генеральный директор компании, поскольку существуют вопросы, в решении которых бывает необходимо его личное присутствие. У кадровиков иногда возникают вопросы, как правильно оформить командировку директору, какие документы необходимы и кто должен их подписывать. Ответим на них, а также рассмотрим особенности оформления командировки учредителя.
Этапы подготовки к командировке.
Нормативная база
Процедура отправления сотрудников в командировки регулируется нормативными актами. Первый из них — Трудовой кодекс РФ, в частности, ст. 166. В ней дано определение командировке. Второй документ, он же и основной, — это Положение об особенностях направления работников в служебные командировки. Оно утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749.
Основания для командировки директора
Целями служебной поездки руководителя организации могут быть следующие:
- встречи с будущими контрагентами, осуществление новых бизнес-идей;
- открытие новых представительств компании в других городах или даже странах;
- работы, связанные с открытием нового проекта, участие в переговорах с подрядчиками, заключение с ними контрактов;
- урегулирование спорных вопросов, которые появились в результате проверки филиалов или обособленных подразделений государственными органами контроля.
Основанием, зафиксированным документально, всегда выступает должным образом оформленная служебная записка.
Цели служебной поездки указывают и в приказе на командировку.
Оформление командировки директора и необходимые документы
Гендиректор, не являющийся одновременно учредителем компании, — точно такой же работник, как и остальные. Отличие лишь в том, что он является законным представителем работодателя в отношениях с иными сотрудниками. Поэтому порядок оформления его командировки будет иметь лишь небольшие отличия от оформления служебной поездки рядового сотрудника.
Итак, порядок оформления следующий:
- Пишется служебная записка руководителем о направлении в командировку. Эта бумага считается основанием для оформления командировочного удостоверения и приказа.
- Составляется приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9. В нем прописывается цель поездки, срок, место и другие важные сведения.
- Приказ регистрируется в журнале регистрации приказов, работник знакомится с документом и ставит свою подпись в журнале в знак согласия.
- Оформляется командировочное удостоверение по форме Т-10. Организации делают его по собственной инициативе, поскольку законодательно делать его необязательно. Его выписывают лишь для внутреннего контроля.
- Гендиректору, так же как и любому другому сотруднику, выдается аванс на оплату затрат, связанных с поездкой.
- Не обязательно, но можно зафиксировать факт отправления сотрудника в поездку в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки. Наличие и ведение такого журнала компания вправе предусмотреть по собственному желанию.
- После того как сотрудник, а в данном случае — гендиректор, отправился с командировку, дни пребывания в поездке отмечаются в табеле учета рабочего времени.
- По возвращении работник предоставляет отчет о затраченных в связи с командировкой средствах. К авансовому отчету прилагаются чеки и квитанции, подтверждающие расходы.
ВАЖНО! Образец приказа о направлении в командировку руководителя организации от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Документы нужно оформлять правильно, от этого будет зависеть судьба налогооблагаемой базы компании (подп. 12, п. 1 ст. 264 НК РФ). Например, если приказ оформить позже, то получится, что число дней в командировке учтется бухгалтерами в меньшем количестве, и тогда сумма расходов в налоговой базе тоже будет меньше фактической (которую генеральный директор получил на руки, когда уже отправился в поездку).
Поэтому так важно соблюдать сроки составления первичной документации. Все нюансы указаны в Постановлении Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года.
Кто подписывает приказ и другие документы
Все документы должен подписывать руководитель организации, соответственно, и приказ, и служебную записку генеральный директор подписывает за себя. Таким образом, получается, что он сам себя направляет в командировку.
Может ли руководитель подписать приказ о командировке электронной подписью?
Возложение обязанностей
В тех случаях, когда руководитель отсутствует на рабочем месте, а данном случае — отправился в командировку, его полномочия передаются другому сотруднику с целью исполнения обязанностей директора: подписание договоров, приказов и т.д. Выбор такого работника может зависеть от решения руководителя. Но в большинстве случаев таким сотрудником становится тот, кто прописан в уставной документации организации (ст. 53 ГК РФ).
Как правило, это следующие сотрудники:
- заместитель директора;
- руководитель отдела кадров;
- руководитель какого-либо подразделения или отдела;
- соучредитель, если таковой имеется;
- бухгалтер.
Что нужно учесть при возложении обязанностей генерального директора на другого сотрудника:
- Работник начинает исполнять новые обязанности, которые являются дополнительными к основным, поэтому данный факт необходимо согласовать с сотрудником. Новые обязанности и особенности оплаты нужно прописать в дополнительном соглашении к трудовому договору.
- Чтобы передать право подписи, необходимо оформить доверенность (ст. 185 ГК РФ). Срок ее может быть любым, но, как правило, он соответствует периоду командировки.
- Нужно получить письменное согласие сотрудника.
- Издается приказ о передаче полномочий руководителя на определенный срок.
Внимание! Если сотрудник был наделен полномочиями руководителя до оформления командировки последнего, то все документы, касающиеся поездки, он вправе подписать.
Командировка учредителя
Бывают ситуации, когда необходимо отправить к командировку учредителя. Точнее, поездку необходимо оформить как командировку, потому что учредитель едет по делам компании, а расходы необходимо учесть как командировочные. Но он не является сотрудником компании, поэтому в командировку его отправить нельзя (ст. 166 ТК РФ) и деньги под отчет выдать тоже. Если этим правилом пренебречь, то у налоговой могут возникнуть вопросы.
Как оплатить командировку учредителя?
Чтобы оформить служебную поездку учредителя (и при этом списать расходы в налоговом учете, не удерживать НДФЛ и получить вычет по НДС), можно воспользоваться тремя способами.
Трудовой договор
Первый способ — заключить с учредителем срочный трудовой договор и принять на какую-либо должность (например, помощник директора) с минимальным окладом. Тогда можно оформить командировку по всем правилам: с оплатой проживания и суточных.
Важно! В трудовом договоре необходимо прописать обязанности, касаемые командировки: участие в переговорах, подготовка к заключению сделок и т.д. Зарплата в данном случае не должна быть ниже МРОТ.
Гражданско-правовой договор
Второй способ — заключение договора гражданско-правового характера на каждую «командировку». В таком договоре должны быть прописаны конкретные задачи: что он должен сделать, какой результат получить.
Договор может быть двух видов: оказания услуг и поручения (его заключают, если потребуется во время поездки подписывать какие-либо документы, также составляется доверенность на право подписания документов от имени компании).
В случае заключения ГПД компания должна возместить учредителю затраты на данную поездку или сама купить билеты, оплатить проживание и т.д. В первом случае на компенсацию затрат не начисляется НДФЛ и страховые взносы, данная сумма входит в налоговые расходы организации. Все расходы должны быть подтверждены первичкой, НДС к вычету принять будет нельзя, т.к. в документах будет фигурировать только учредитель.
Если компания сама оплачивает проезд и проживание, то вычет НДС будет возможен, т.к. документы будут оформлены на имя компании.
Наличные для поездки выдаются не под отчет, а просто из кассы в качестве средств, необходимых для осуществления ГПД. В расходно-кассовом ордере должны быть указаны дата и номер этого договора.
Без договора
Никаких договоров заключать не понадобится, если поездка связана со сделкой, заключение которой требует присутствия и одобрения учредителя. Существуют типы сделок, которые директор не может заключать самостоятельно:
- крупные (это сделки с имуществом, стоимостью свыше 25% от стоимости имущества предприятия);
- с заинтересованностью;
- которые прописаны в уставе ООО как требующие одобрения.
Если причина поездки — одна из этих сделок, то ФНС не будет сомневаться в аргументированности затрат на поездку (ст. 252 НК РФ). Обычно такие расходы учитывают как прочие или внереализационные.
Так как средства шли не на оплату личных расходов учредителя, а на оплату расходов компании, не требуется уплата НДФЛ и страховых взносов. НДС можно принять к вычету.
Что говорит закон
Процедура отправления сотрудников в командировки регулируется Трудовым кодексом РФ (в частности, статьёй 166, в которой дано определение командировки) и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
Согласно ТК РФ, служебная командировка — это поездка работника по поручению работодателя с целью выполнения этого поручения вне места постоянной работы. Генеральный директор — такой же наёмный работник, как и другие сотрудники, просто он является представителем работодателя в отношениях с другими сотрудниками. Если же гендиректор является одновременно и учредителем компании, ситуация несколько иная, о ней поговорим отдельно.
Оформление командировки генерального директора: необходимые документы
При оформлении командировки директора применяют те же самые формы, что и при направлении в командировку любых других сотрудников. Порядок оформления тоже стандартный, документы необходимы следующие:
- Форма Т-10а — служебное задание для направления в командировку, а также отчёт о его выполнении. Директор сам себя направляет в командировку.
- Форма Т-9 — приказ о командировке, изданный на основе служебного задания.
- Приказ о временном замещении руководителя — издаётся параллельно с приказом о командировке.
- Форма Т-10 — командировочное удостоверение, подтверждающее факт пребывания в командировке и её продолжительность. Содержит личные данные командируемого, цель поездки, отметки о времени приезда в пункт назначения и возвращении обратно. Его нужно предоставить в бухгалтерию вместе с авансовым отчётом.
Кто подписывает приказ на командировку директора
Все документы — приказ о своей командировке, командировочное удостоверение и служебное задание — должно подписывать лицо, указанное в уставной документации и наделённое правом составления и визирования локальных распоряжений. Чаще всего это сам директор.
Генеральный директор оформляет все документы на своё имя и сам всё подписывает. Такой алгоритм действий полностью подтверждается письмом Роструда № 1143-ТЗ от одиннадцатого марта 2009-го года. В тексте указано, что руководитель имеет право подписывать любые приказы, даже если они касаются его самого.
Возложение обязанностей
Важное отличие командировки директора от поездки обычного сотрудника — необходимость передать кому-то управление компанией во время отсутствия руководителя. Чаще всего обязанности переходят заместителю генерального директора. Если его нет или он также находится в командировке, директор может передать выполнение своих обязанностей другому сотруднику. Чаще всего это кто-то из лиц, прописанных в уставной документации организации: руководитель отдела кадров, руководитель подразделения или отдела или главный бухгалтер. Но в целом, директор может передать свои полномочия любому сотруднику. Главное, чтобы этот сотрудник дал письменное согласие.
Когда согласие получено, оформляется приказ о временной передаче полномочий. В нём отражают продолжительность и предпосылки замещения и уточняют полномочия, а также указывают информацию об оплате временного заместительства, если оно не входит в должностные обязанности подчинённого.
Кроме того, на заместителя нужно оформить доверенность на ведение дел. А чтобы заместитель мог подписывать не только локальные документы, но и финансовые, директор должен предоставить в банк, который обслуживает компанию, карточку с подписью своего заместителя.
Командировка учредителя
Если генеральный директор одновременно является учредителем, ситуация несколько сложнее. В этом случае нужно смотреть, заключён ли с директором трудовой договор. Специалисты не дают однозначного ответа на вопрос, можно и нужно ли это делать.
Если договор заключён, учредителя и директора можно без проблем отправить в командировку, оформив обычный набор документов, о котором мы говорили выше.
Если же договора нет, то, чтобы оформить командировку учредителя и при этом списать расходы в налоговом учете, не удерживать НДФЛ и получить вычет по НДС, можно воспользоваться тремя способами.
- Заключить срочный трудовой договор и принять учредителя на какую-либо должность с минимальным окладом. Тогда командировку можно будет оформить по всем правилам.
Важно помнить, что зарплата не должна быть ниже МРОТ. В трудовом договоре нужно прописать обязанности, которые касаются командировки.
- Заключить гражданско-правовой договор.
Такой договор можно заключать на каждую командировку. В нём прописываются конкретные задачи: что нужно сделать и какой результат получить.
- Отправить без договора.
Если поездка связана со сделкой, заключение которой требует присутствия и одобрения учредителя (особо крупная, с заинтересованностью или прописанная в уставе как требующая одобрения), можно отправить его в командировку без договора. В этом случае ФНС не будет сомневаться в аргументированности затрат на поездку.
Что ещё почитать по теме:
- Оплата труда в командировке
- Как рассчитать суточные
Командировка генерального директора – обычное явление, так как отправиться в служебную поездку может любой сотрудник компании. Во время командировки он решает наиболее важные задачи, которые требуют его прямого присутствия, включая подписание договоров и прочих бумаг, участие в конференциях, налаживание партнерских отношений и прочее.
Цели командировки генерального директора
Частота и численность поездок напрямую зависит от сферы деятельности организации. Иногда руководитель выезжает не чаще 1-2 раз в год, а для других нормальной практикой являются ежемесячные командировки. Все условия прописываются в трудовом или коллективном договоре, а также внутреннем акте. Каждый из процессов регулируется действующим ТК РФ. Цели поездки могут быть следующие:
-
реализация и апробация новых бизнес стратегий для работы, идей, программ;
-
открытие новых филиалов в других городах, реорганизация представительств;
-
переговоры с партнерами, заказчиками, подрядчиками, реализаторами;
-
заключение новых контрактов;
-
решение спорных вопросов, которые требуют вмешательства руководителя;
-
урегулирование ситуаций с государственными органами контроля и т.д.
Как и в случае с рядовыми сотрудниками и начальниками, в обязательном порядке составляется служебная записка, оформленная по установленному образцу, после чего разрабатывается приказ. В этих документах указывается цель поездки.
Порядок оформления деловой поездки гендиректора
Оформление приказа командировки генерального директора и других документов практически не отличается от обычного процесса. Он является официальным посредником между учредителем и сотрудниками, при этом не имеет специальных регалий или условий.
Инструкция оформления командировки
-
Составление унифицированной служебной записки (согласно шаблону компании) с местом и датой командировки, а также основными задачами. Именно по этому документу далее формируется приказ и индивидуальное командировочное удостоверение.
-
Формирование приказа для гендиректора. Нет специальных требований, чаще всего в качестве основного шаблона используется стандартная форма Т-9. В приказе детально расписываются основные задания, локации, тайминг и другие нюансы.
-
Регистрация приказа, ознакомление работника с подготовленными документами, подпись для согласия. Так как приказ оформляется на имя генерального директора, ему нужно будет поставить две подписи: как руководителя и как исполнителя.
-
Оформление командировочного удостоверения не является обязательным, но часто практикуется компаниями благодаря упрощению процедуры учета и общего внутреннего контроля. Обычно используется стандартная форма со всеми необходимыми реквизитами.
-
Направление генерального директора в командировку невозможно без выдачи аванса, так как в любой поездке есть расходы.
-
Если есть специальный журнал служебных поездок, в нем отмечается факт отбытия сотрудника в командировку.
-
Все время пребывания в деловой поездке сотрудник табелируется кодом «К».
-
После возвращения генерального директора он составляет авансовый отчет с подачей всех финансовых документов для подтверждения трат.
Важно, чтобы были соблюдены все сроки подготовки и выдачи документов. Это необходимо для правильного учета дней в служебной поездке, расчета суточных, формирования налоговой базы и других аспектов деятельности.
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
- Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
- Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
- Кэшбеки до 7%
Оставить заявку
Какие еще распоряжения нужно сделать до поездки?
Даже если директора нет на месте, организация должна функционировать в полной мере. Это значит, что кому-то придется подписывать документы, принимать решения, руководить людьми. Для этого в обязательном порядке выбирается лицо, на которое оформляется доверенность. Документ подтверждает передачу полномочий на время отсутствия.
Подготовка доверенности работодателя осуществляется в свободной форме. Обычно, доверенными лицами становятся старший заместитель, соучредитель, главный бухгалтер, руководитель отдела. На бумаге обязательно должна быть подпись гендиректора, а также печать компании. Кроме того, расписывается полный список полномочий, сроки действия доверенности, имя сотрудника, который будет временно выполнять обязанности.
Перед отъездом требуется купить билеты (если нет служебной машины или необходим перелет), забронировать жилье, заказать аренду автомобиля по городу, подготовить визу, загранпаспорт и валюту (при необходимости). Перед тем, как оформить командировку генеральному директору, нужно узнать, какие документы могут понадобиться. Чтобы ничего не упустить и в разы упростить задачу, а также не переживать за курирование процесса, рекомендуется обратиться к специалистам сервиса «ППР Командировки».
Действия после окончания командировки
Важно еще во время поездки собрать все документы, которые подтверждают расходы. К ним относятся чеки, квитанции, накладные, счета-фактуры, договора аренды, расписки и прочее. Помимо жилья и транспорта, есть еще одна важная категория статей – представительские расходы.
После заполнения авансового отчета все подготовленные бумаги подаются в бухгалтерию. Срок составляет не более 3-х рабочих дней после возврата из командировки. Личные расходы возмещению не подлежат.
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
- Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
- Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
- Кэшбеки до 7%
Оставить заявку
Выводы
Оформление командировки генерального директора практически не отличается от обычной процедуры, когда речь идет о сотруднике компании. Служебная записка подается на свое же имя, поэтому ставятся две подписи. Рекомендуется заранее выбрать несколько доверенных лиц, так как планы могут меняться, и они тоже могут находиться в поездках или болеть.
Наличие и соответствие отчетных документов также играет важную роль. В том случае, если чеков нет, данные траты не будут возмещены. Все расходы должны быть оправданными. К примеру, если ужин в ресторане проходит вместе с партнерами, это необходимо отобразить документально или запланировать заранее.
Что такое служебная командировка
Основные правила, гарантии и требования при организации служебных командировок, содержатся в гл. 24 ТК.
Простым языком, служебная командировка – это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на заранее определенный срок для выполнения служебного задания вне места постоянной работы.
Для оформления поездки в качестве служебной командировки необходимо:
-
чтобы поездка носила производственный характер;
-
сотрудник был устроен по трудовому договору и никак иначе;
-
сотруднику не введен трудовым договором разъездной характер работы (как, например, у курьеров, экспедиторов и пр.), т.е. за ним закреплено стационарное рабочее место;
-
длительность командировки выбрана целесообразно (например, поездка на полгода в другой регион для организации деятельности филиала скорее похожа на временный перевод, а не командировку).
Общие правила направления сотрудников в командировку
По общему правилу, если работодатель направляет сотрудника в командировку, то отказаться от поездки тот права не имеет.
Какие еще правила для кадровиков ввели в 2023 году мы рассказали на курсе профпереподготовки «Кадровик с нуля до профи». Выдаем красный диплом, получите актуальные знания.
Оформить курс в рассрочку
Такие действия расцениваются как уклонение от своих служебных обязанностей, что может закончиться дисциплинарным взысканием или привести к увольнению. Но, не всегда.
Например, если работник находится в отпуске, на больничном или поездка приходится на его официальный выходной, то отказ правомерен. Тут сотрудник сам может решить – ехать ему или нет.
При этом отпуск сотрудника придется переносить или отменять вообще, делать перерасчет.
А вот, если сотрудник решит поехать в командировку, находясь на больничном, он нарушит режим – одновременно болеть и работать нельзя. В этом случае он рискует потерей выплат по больничному листу или существенному их сокращению.
Кого нельзя отправлять в командировки или можно, но с ограничениями
Не каждого сотрудника компания может обязать поехать в командировку.
Есть некоторые категории работников, которые могут от нее отказаться на законных основаниях, а некоторых нельзя отправить даже если они сами согласны.
-
Беременных женщин – без каких-либо «но» нельзя направлять в командировки. Их права защищает ст. 259 ТК.
-
Несовершеннолетних детей можно отправлять в командировку, но только если они являются спортсменами или творческими работниками. Данное правило закреплено в ст. 268 ТК.
-
Работников, трудоустроенных по ученическому договору, в обычную командировку отправлять нельзя. Они могут ехать только в командировку, связанную с ученичеством (ст. 203 ТК). Например, для сдачи экзаменов или на сессию.
-
Сотрудников с ограниченными физическими возможностями можно направлять в командировки, но только если это не противоречит индивидуальной программе реабилитации (ст. 23 закона № 181-ФЗ).
Кроме того, статьи 259 и 264 ТК говорят о том, что, необходимо получить письменное согласие следующих сотрудников, направляя их в командировку:
-
женщин, имеющих детей до 3 лет;
-
отцов, матерей или опекунов, единолично воспитывающих детей до 14 лет;
-
родителей детей с ограниченными физическими возможностями;
-
одного из родителей ребенка до 14 лет, если второй родитель работает вахтовым методом;
-
многодетных родителей (трое и более детей до 18 лет), пока младшему не исполнится 14 лет;
-
сотрудников на больничном по уходу за членами семьи;
-
кандидатов в депутаты в период выборов.
Вот примерный образец бланка на согласование командировки:
|
ООО «РАССВЕТ» УВЕДОМЛЕНИЕ Уважаемый(-ая) ____________________________________________________ Уведомляя о направлении в служебную командировку сроком на _______, просим дать согласие на направление в служебную командировку с ______________________ по _______________________ в _________________ для ___________________________________________________________.
Разъясняем, что согласно ст. 259 ТК РФ Вы имеете право отказаться от направления в служебную командировку в связи с тем, что _________________ «…» ………………. 20… года /………………. |
С ведением электронного кадрового оборота в программе 1С поможет разобраться этот вебинар. Узнаете, как работает обмен, подписание, контроль, хранение и регистрация всех документов внутри программы. Бесплатно для подписчиков Клерк.Премиум.
Командировка сотрудника-иностранца
Если работодатель намерен направить в командировку иностранных работников, то следует иметь в виду, что такая возможность зависит от профессии, должности и статуса иностранного работника.
Особенности командирования иностранных сотрудников мы собрали в отдельной таблице.
|
Статус пребывания иностранного работника в РФ |
Ограничение по должностям |
Ограничение по сроку командирования |
|
Временно пребывающий в безвизовом порядке (патент) |
нет |
ограничен сроком дополнительного патента в регионе командирования |
|
Пребывающий на основании визы (разрешение на работу) |
Должность или профессия должны попадать в перечень (п. 1 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н) |
|
|
Временно проживающие |
Должность или профессия должны попадать в перечень (п. 2 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н) |
|
|
Высококвалифицированные специалисты с видом на жительство |
нет |
нет |
|
Высококвалифицированные специалисты с разрешением на работу или временным проживанием |
нет |
|
|
Граждане ЕАЭС, постоянно проживающие и работающие в РФ |
нет |
нет |
Временно пребывающий в безвизовом порядке иностранец получает патент.
Приезжающий по визе – разрешение на работу.
В обоих случаях свобода передвижения иностранца ограничена субъектом РФ, выдавшим ему разрешение или патент.
Если работодатель хочет занять работой иностранного сотрудника в двух и более субъектах РФ, то ему придется оформить патент на каждый из них.
При этом срок нахождения работника в другом субъекте будет строго ограничен сроком действия доппатента, который, в свою очередь, не должен превышать срок ранее полученного основного патента.
С иностранцем, имеющим разрешение на работу, немного проще. Он может ехать в командировку на срок не более 10 календарных дней (за весь период действия разрешения) или на 60 дней, если его работа имеет разъездной характер и это закреплено в трудовом договоре.
Туда попадают такие рабочие профессии как: каменщик, машинист, механик и пр. и творческие – артист, ведущий программ, аккомпаниатор. Должности, состоя на которых иностранец может ехать в командировку – руководители учреждений, функциональных и специализированных служб.
Иностранные сотрудники, имеющие статус временно проживающих должны работать в регионе, где им выдали разрешение.
Командировать можно только представителей рабочих и творческих профессий, а также руководящих должностей. Полный перечень содержится в п. 2 Приложения к приказу № 564н.
Общий срок пребывания временно проживающих иностранцев в служебных командировках не должен превышать 40 календарных дней за весь период действия разрешения и не более 90 календарных дней при разъездном характере работы.
Если иностранный работник признается высококвалифицированным специалистом и имеет вид на жительство, то его спокойно можно отправлять в командировки без каких-либо ограничений по профессиям и должностям.
При наличии у такого специалиста разрешения на работу или на временное проживание, он не может находиться в командировке более 30 календарных дней в году.
А вот если закрепить в его трудовом договоре разъездной характер работы, то срок нахождения в командировке будет не органичен.
Граждане ЕАЭС, постоянно проживающие и работающие в РФ, могут на любой период быть направлены в служебную командировку. На них действует тот же порядок, что и для российских граждан.
Срок командировки
-
Сроком служебной командировки принято считать период со дня выезда сотрудника по день его возвращения, включительно. Этот срок определяет сам работодатель.
-
Важно, чтобы руководитель установил ее конечный срок еще до начала командировки. Сотрудник должен четко понимать когда он вернется, а бухгалтерия должна рассчитать авансовые суммы перед поездкой и правильно расставить отметки в табеле рабочего времени.
Согласование командировки и заявление на выплату аванса
Закон не предусматривает проведения дополнительного согласования служебной командировки. Более того, у работодателя нет обязанности предупреждать о ней сотрудника заранее.
Однако, организации вправе разработать образец служебной записки, позволяющей согласовать служебную поездку и уточнить сопутствующие траты.
На практике, такую служебную записку составляет руководитель направляемого в командировку сотрудника.
В документе указывают ФИО и должность сотрудника, срок командировки, а также расшифровываются основные предстоящие расходы.
|
Генеральному директору ООО «СТИЛЬ» Уважаемый Иван Иванович! В связи с возникшей необходимостью осуществления переговоров с крупным потенциальным клиентом, который не имеет возможности посетить Санкт-Петербург, прошу командировать заместителя начальника отдела маркетинга Смирнова Д.С. в город Ростов-на-Дону. Предполагаемая длительность командировки: с 16 апреля по 21 апреля 2023 года. Прошу дать указание о выдаче командировочных средств главному бухгалтеру в размере:
– 20 000 на проживание в гостинице. Подпись «__» ___________________ 2023 г. |
Во многих компаниях процесс согласования командировок, как и документооборот в целом автоматизирован.
Сотрудник создает онлайн заявку, подписывает и согласовывает с руководством. Далее она уходит к ответственным сотрудникам смежных подразделений.
После того, как служебная записка согласована, работнику надо написать заявление на перечисление аванса, для покупки билетов и предварительной брони жилья, если эти хлопоты не берет на себя сама компания.
Конкретного расчета данных сумм нет. Достаточно знать приблизительную стоимость аренды жилья и расходов на проезд.
При этом, категория как самой гостиницы, так и номера должны совпадать с условиями, прописанными в Положении о командировках для конкретной должности.
Также можноограничить и класс поездки. Например, рядовые сотрудники могут ездить только в плацкарте на поезде и летать эконом-классом в самолете, а руководство – в купе и бизнес-классе соответственно.
В авансовый платеж, помимо указанных расходов, включаются суточные. Размер суточных не ограничен. Но по НК не облагаются налогом только суточные в пределах 700 рублей по России и 2 500 рублей (эквивалент в валюте) за границей.
Учитесь на вебинарах с Клерк.Премиум, задавайте вопросы лекторам, получайте сертификаты. 500+ часов обучающего контента для бухгалтеров, кадровиков, ИП.
Приказ о командировке
Каждая командировка начинается с оформления приказа.
С 1 января 2013 года применять унифицированные формы документов не является обязанностью.
Законодатель позволил компаниям самостоятельно разработать бланк приказа, утвердив его в своей учетной политике.
Главное чтобы в нем были все данные, предусмотренные ФСБУ 27/2021, позволяющие идентифицировать:
-
ФИО сотрудника, направляемого в командировку, должность и подразделение;
-
куда оформлена командировка;
-
в какие даты и на сколько календарных дней;
-
цель поездки;
-
кто финансирует поездку (работодатель).
Но и использование уже имеющихся унифицированных форм допустимо:
-
Т-9, при условии, что в командировку едет один сотрудник;
-
Т-9а, если командированных несколько.
Ранее, помимо приказа, необходимо было оформить служебное задание и командировочное удостоверение.
Постановление Правительства № 1595 сделало их применение необязательным. Хотя есть и такие компании, которые используют эти документы и сейчас. Это не запрещено.
Если работник будет находиться в пути в выходной или праздничный день либо, будучи в командировке, в такие дни он будет занят работой (при условии, что это не предусмотрено его обычным графиком), обязательно следует взять от работника письменное согласие на работу в выходной и издать соответствующий приказ.
Если в выходной или праздник командированный будет отдыхать, эти бумаги не понадобятся.
Бронирование жилья и билетов
Эту часть оформления командировки организация полностью устанавливает сама.
Кому-то удобно назначить в отделе кадров ответственного, который будет бронировать гостиницы и приобретать билеты на общественный транспорт.
Кто-то доверяет это своим сотрудникам, отправляющимся в командировку. Они из выданного им аванса оплачивают и жилье, и проезд.
Некоторые сотрудники получают разрешение ехать на личном или служебном авто. В данном случае им оформляются путевые листы, форму которых организация вправе утвердить сама.
Для подтверждения расходов в таком случае потребуются чеки на топливо, которое будет оплачивать сотрудник во время поездки.
Выплата суточных
Суточные должны быть выплачены заранее, перед командировкой. Размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно и закрепляет его в Положении о командировках или Коллективном договоре.
Единственное ограничение, которое есть по суточным – их не выплачивают тем, кто едет в однодневную командировку (п. 11 постановления № 749).
Если однодневная командировка является заграничной, то выплата суточных производится в размере 50% от установленной работодателем для них нормы (ст. 168 ТК, п. 20 постановления № 749).
Лимит по суточным также не регламентирован. Организация вправе установить совершенно любой размер, закрепив его во внутренних документах.
Многие предприятия стараются указать суточные для командировок по России в размере 700 рублей. Выбор логичен. Именно такая сумма не подлежит обложению НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК). Для загранкомандировок необлагаемый НДФЛ размер суточных – 2 500 рублей.
Суточные сверх указанных лимитов облагаются еще и страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.
Например. Иванов И.И. пробыл в командировке 4 дня и получил суточные в размере 1500 рублей в день. За дни командировки он получил 6 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 2 800 рублей (4 * 700 руб.). Получается, что с разницы 6 000 – 2 800 = 3200 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
Следует также иметь ввиду, что если место командировки недалеко от фактического места проживания командированного и у него есть возможность каждый вечер возвращаться домой, то суточные ему не выплачиваются (п. 11 постановления № 749) .
Отчет о командировочных расходах (авансовый отчет)
Основная задача работника, находящегося в командировке – сохранять все документы:
-
посадочные талоны;
-
билеты;
-
чеки;
-
документы, подтверждающие расходы на проживание;
-
другие документы по произведенным затратам (чеки на купленные канцтовары, материалы, оплату провоза багажа и др.).
Правительство уточнило перечень документов для подтверждения срока пребывания в командировке без проездных документов.
Например, если сотрудник едет на собственном авто. С 10 марта 2023 года работники, которых направили в командировку, смогут подтвердить проживание в гостинице если у них отсутствуют проездные документы:
-
договором на оказание гостиничных услуг по месту командирования;
-
кассовым чеком;
-
документом, оформленным на бланке строгой отчётности, подтверждающим предоставление гостиничных услуг по месту командирования (БСО).
После того, как работник вернулся из командировки, ему необходимо будет в течении 3 дней отчитаться о потраченных суммах:
-
собрать все сохраненные расходные документы;
-
заполнить авансовый отчет, указав сколько денег на командировку получено и сколько израсходовано, уточнить есть ли остаток или перерасход;
-
если сотрудник потерял какой-либо документ, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств (но, надо иметь в виду, что руководитель вправе отказать в компенсации соответствующего расхода).
После того, как бухгалтерия получит все документы, рассмотрит их и сверит затраты с размером аванса, будет произведён перерасчёт.
Если после командировки еще остались непотраченные средства, то их придется вернуть.
Если трат оказалось больше, при условии, что это не противоречит положению о командировках, оставшиеся средства перечислят на счёт командированного или выдадут из кассы.
Особенности командировок на территорию ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей
В 2022 году официально разрешили направлять работников в командировку в новые регионы для восстановления коммуникаций и налаживания бизнес-процессов.
Также были разработаны Правила командирования на территории Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской и Херсонской областей (постановление Правительства от 28.10.2022 № 1915) для следующих категорий сотрудников:
-
работников организаций и учреждений, подведомственных федеральным государственным органам;
-
работников других организаций, которые участвуют в выполнении работ (оказании услуг) по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры.
В период их нахождения на указанных территориях им положены:
-
выплата среднего заработка в двойном размере. Он рассчитывается в соответствии с постановлением № 922;
-
суточные в размере 8 480 рублей за каждый день пребывания в командировке;
-
выплаты по безотчетным суммам в целях возмещения дополнительных расходов, связанных с командировками.
