Как составить приказ на подарки

Подарки персоналу нужно не только выдать, но и правильно оформить и учесть. Если этого не сделать могут возникнуть проблемы с контролирующими органами. Разберемся, какими документами сопровождается выдача подарков работникам в 2020 году.

Какие подарки бывают?

Порядок оформления и выдачи подарка зависит от основания, по которому он вручается:

• В качестве поощрения за добросовестный труд (ст. 191 ТК РФ).

Возможность награждения сотрудника ценным подарком прямо предусматривается ТК РФ, наравне с премией, благодарностью и почетной грамотой.  Основанием его вручения является трудовой договор, а точнее осуществляемая работником деятельность.

• К празднику или памятному событию.

Такой подарок не связан с трудовой деятельностью сотрудника и передается ему безвозмездной основе. Основанием его выдачи выступает договор дарения, заключаемый в устной или письменной форме в зависимости от стоимости презента.

Рассмотрим подробнее, порядок документального оформления выдачи сотруднику указанных подарков.

Какими документами оформляется выдача ценного подарка?

Поощрение сотрудника ценным подарком за добросовестный и ответственный труд оформляется следующими документами:

• Представлением на поощрение (служебная записка).

Этот документ составляется непосредственным начальником сотрудника. В нем он описывает необходимость поощрения своего подчиненного, указывает его заслуги, послужившие основанием для принятия решения о поощрении. Представление или служебная записка направляется руководителю организации на рассмотрение. Ознакомиться с порядком и образцом составления этого документа вы можете в статье «Представление к поощрению (образец)».

• Приказом о поощрении.

Приказ составляется, как правило, на основании представления или служебной записки. Если руководитель может оценить работу сотрудника самостоятельно, то приказ выносится на основании его решения. Этот документ составляется по унифицированной форме Т-11 (если подарок вручается одному сотруднику) или Т-11а (если поощряется сразу несколько работников). Его можно оформить и в свободной форме, но лучше использовать типовой бланк. Это исключит риск возникновения претензий со стороны проверяющих, если у них возникнут сомнения в обоснованности такого поощрения. Подробную информацию о порядке заполнения этого документа вы можете узнать из статьи «Составляем приказ о поощрении сотрудника».

Данные о вручении ценного подарка вносятся в трудовую книжку и личную карточку сотрудника (п. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 24 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Какими документами оформляется выдача подарка к празднику?

Выдачу подарка к празднику, памятной дате или событию, произошедшему в жизни сотрудника, нужно сопроводить следующими документами:

• Приказом о выдаче подарка.

Оформляется в свободной форме с указанием обязательных сведений о наименовании работодателя, реквизитах документа, перечне сотрудников, которым передается подарок и основаниях его вручения. В этом документе можно также дать поручение ответственному работнику на закупку подарков. Ознакомиться с порядком и образцом составления приказа на выдачу подарков по случаю Нового года этого вы можете в этой статье.

• Ведомостью выдачи подарков.

Этим документом подтверждается факт передачи работнику подарка. Составляется ведомость в свободной форме с указанием: кому передается презент, даты его передачи и подписи сотрудника его получившего. Также в нее можно внести стоимость подарка и его название. Ознакомиться с образцом составления ведомости можно в этой статье.

• Договором дарения.

Этот документ заключается в устной форме, если стоимость подарка не превышает 3 000 руб. Если дарителем выступает организация и стоимость подарка превышает 3 000 руб. договор дарения заключается только в письменной форме (п. 2 ст. 574 ТК РФ). Обратите внимание, что этот документ составляется лишь при вручении подарков, не связанных с трудовой деятельностью. Составить его можно и при стоимости презента менее 3 000 руб., это обезопасит вас от возможных претензий со стороны проверяющих органов .

Подводим итоги

• Подарок, вручаемый в качестве поощрения за труд, оформляется приказом по форме Т-11 или Т-11, а данные о нем вносятся в трудовую книжку.
• Подарок к празднику вручается на основании приказа о выдаче подарка и ведомости, подтверждающей передачу презента сотруднику.
• Если стоимость подарка к празднику превышает 3 000 руб. дополнительно нужно заключить договор дарения в письменной форме.

0

Если организация приняла решение выдать подарки своим работникам или иным гражданам (к примеру, представителям контрагентов) к какому-либо празднику или в честь какого-либо события, передача подарков должна быть документально зафиксирована. Как правило, при выдаче подарков сразу нескольким лицам составляется ведомость на выдачу подарков, образец которой мы приведем чуть ниже. Посмотрим, для чего она нужна и как ее оформить.

Для чего нужна ведомость выдачи подарков

При передаче подарков физлицам может возникнуть необходимость начислить определённые налоги. Ведомость поможет зафиксировать факт передачи подарка и его стоимость.

Так, если организация-даритель является плательщиком НДС, то при передаче подарка нужно исчислить НДС с покупной стоимости подарка без НДС или с себестоимости подарка (подп. 2 п. 1 ст. 146, п. 1 ст. 154 НК РФ). При выдаче подарков составляется счет-фактура в одном экземпляре на все подарки по ведомости. А входной НДС по приобретенным подаркам можно принять к вычету, поскольку они переданы в рамках облагаемой НДС операции (Письмо Минфина от 15.08.2019 N 03-07-11/61750).

НДФЛ не облагаются подарки стоимостью не более 4 000 руб. за год на одного человека (стоимость с учетом НДС) (п. 28 ст. 217 НК РФ). Если подарок стоил дороже, то с суммы превышения нужно исчислить НДФЛ по ставке 13% и удержать его при выплате человеку денежного дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). А если одаряемому не будут выплачиваться денежные суммы (например, подарок был вручен представителю контрагента), то о доходе надо будет сообщить в налоговую инспекцию по окончанию года, в котором выдан подарок (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы со стоимости подарка не начисляются (Письмо Минфина от 04.12.2017 N 03-15-06/80448).

Для освобождения подарка от страховых взносов и для применения вычета по НДФЛ в размере 4 000 руб. важно подтвердить, что это было именно дарение. Для этого и служит ведомость выдачи подарков (Письмо Минфина от 28.02.2020 N 03-04-06/14371).

Для налога на прибыль и налога при УСН стоимость подарка в расходах не учитывается (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Как составить ведомость на выдачу подарков

Ведомость составляет в произвольной форме, использовать для этого какую-либо унифицированную форму необязательно. В ведомости нужно указать ф.и.о. людей, которым переданы подарки, названия и стоимость подарков. Также нужно предусмотреть графу, в которой получатели подарков распишутся при передаче им подаренного.

Утвердить такую ведомость может руководитель организации.

Ведомость выдачи подарков сотрудникам: образец

Приведем образец ведомости выдачи подарков своим сотрудникам:

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Оформлять ли договор дарения на подарки

По Гражданскому кодексу договор дарения с физлицом оформляется, если стоимость подарков превышает 3 000 руб. (п. 2 ст. 574 ГК РФ). В то же время ведомость выдачи подарков с подписью одаряемого как раз и выступает в качестве такого договора дарения.

Ссылки на документы откроются в вашем комплекте СПС КонсультантПлюс.
Если нужного документа в комплекте нет – закажите его. Это бесплатно!

(сервис доступен для клиентов АПИ и компаний Нижегородской области)

Подарки детям сотрудником могут передаваться на основании договора дарения или распоряжения руководителя бюджетного учреждения.

В первом случае заключается договор дарения в письменной или устной форме и при передаче подарка составляется акт приема-передачи.

Во втором случае необходимо оформить:

• приказ (распоряжение) руководителя учреждения (в приказе отражаются лица, ответственные за приобретение и выдачу подарков, примерная стоимость одного подарка, источники финансового обеспечения расходов, сроки выдачи подарков);
• список сотрудников и детей, получающих подарки (может быть приложением к приказу или отдельным документом);
• ведомость, в которой работники учреждения будут расписываться за получение подарков, или акт приема-передачи подарков.

Отметим, что и приказ (распоряжение), и ведомость (акт приема-передачи) на выдачу детских подарков составляются в произвольной форме. Но любая форма, в том числе ведомость на выдачу подарков, должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа:

• наименование документа;
• дату его составления;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
• подписи названных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Соответствующие требования к «первичке» установлены ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обратите внимание на то, что поступление подарков в учреждение должно быть подтверждено первичными учетными документами: товарными накладными (продавца), кассовыми, товарными чеками (при оплате наличными деньгами), а также иными документами, подтверждающими факт приобретения подарков. А в течение всего периода нахождения подарков в учреждении они учитываются на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» по стоимости их приобретения (п. 345 Инструкции N 157н). Аналитический учет по этому счету ведется в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей в разрезе материально ответственных лиц, мест хранения, по каждому предмету имущества (п. 346 Инструкции N 157н).

На наш взгляд, лучший вариант, исключающий все возможные разногласия с проверяющими органами, — это составление в письменной форме договора дарения между учреждением и работником.

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Статья: Подарки детям сотрудников бюджетного учреждения (Иванова И.Е.) («Руководитель бюджетной организации», 2020, N 11) {КонсультантПлюс}