Как составить приказ об утверждении инструкции по делопроизводству на заводе

Инструкция по делопроизводству обязательна для бюджетных организаций и желательна для остальных. Она должна отражать последовательность работы с документами, характерную для сферы деятельности компании. Для введения такого локального нормативного акта руководство должно издать приказ об утверждении инструкции по делопроизводству.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об утверждении инструкции по делопроизводству .docСкачать образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству .doc

Особенности подготовки и утверждения инструкции по делопроизводству

Назначение такой инструкции — оптимизировать алгоритм работы с документами в организации, как бюджетной, так и коммерческой. Инструкция должна носить обязательный характер, быть согласованной со всеми заинтересованными лицами, а также не должна ухудшать положения персонала компании.

Создание документа осуществляется в несколько этапов:

1. Подготовка к написанию текста, консультации с руководителями отделов, изучение методических материалов.
2. Написание текста инструкции.
3. Согласование с определенными работниками. Для этого используют специальный журнал ознакомления либо работники расписываются на подготовленном для этого бланке.
4. Утверждение документа приказом руководства.
5. Введение его в работу.

После издания приказа инструкция начинает действовать. Надо сказать, что все мероприятия для введения новой инструкции проводятся заранее, то есть до утверждения готовят новые бланки, настраивают программное обеспечение, обучают персонал работе по новым нормам. Если необходимо, то в должностные инструкции работников вносят все требуемые изменения.

Сотрудники до издания приказа должны в тестовом режиме работать с новыми формами, базами данных, СЭД и т.д. Руководители отделов должны получить электронные подписи. То есть к дате утверждения инструкции все должно быть готово.

Составляем приказ об утверждении инструкции по делопроизводству

Законодательно закрепленной формы такого приказа не существует, поэтому руководство организации может сформировать ее по своему усмотрению, используя выработанные практикой нормы.

Что нужно указать в приказе:

1. Полное и краткое название компании.
2. Наименование документа (приказ).
3. Номер приказа.
4. Место и дату составления приказа.
5. Суть приказа («Об утверждении инструкции по делопроизводству»).
6. Текст. Здесь нужно аргументировать необходимость составления и издания приказа. Указать на внедрение новой инструкции по делопроизводству, на то, кто должен ознакомить с ней необходимых работников, кто отвечает за контроль над исполнением приказа. Как правило, это сам руководитель компании, если она небольшая.
7. Подписи упомянутых в приказе работников.

К приказу нужно приложить саму инструкцию. Ее нужно будет хранить вместе с ним.

Подписанный руководителем документ регистрируют в журнале приказов. Его копии и саму инструкцию передают ответственным работникам.

Образец приказа

Инструкция по делопроизводству является локальным нормативным актом, посредством которого определяется порядок разработки, учета, хранения и уничтожения документации предприятия и организация документооборота. Вводится в действие инструкция приказом об утверждении инструкции по делопроизводству.

Файлы в .DOC:Бланк приказа об утверждении инструкции по делопроизводствуОбразец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству

Обязательность документа

Необходимость составления инструкции по делопроизводству законодатель оставил на откуп руководителям организаций. Мы со своей стороны рекомендуем составлять ее в случае, если организация разветвлена и имеет большой документооборот, поскольку единый документ в данном случае позволит облегчить учет и обеспечит унификацию создаваемых в организации документов.

Об инструкции, несмотря на ее необязательность, Трудовой кодекс все-таки упоминает в статье 8, где рассказывает о том, что инструкция, как и любой другой нормативный акт, должна соответствовать положениям ТК РФ и не может ухудшать положение работника. Согласно все той же статье, утверждать инструкцию могут как организации, так и ИП, если в этом есть необходимость.

Функции инструкции по делопроизводству

Основными функциями документа являются:

1. унификация форм создаваемых в организации документов. Вместе с инструкцией (в качестве приложений к ней) утверждаются формы служебных, докладных записок, приказов по основной деятельности, заявлений и т.п.;
2. организация учета документов. В связи с этим в инструкции должны быть установлены правила регистрации документов (присвоения им специальных индексов и номеров), а также принципы составления номенклатуры дел. Более подробно о том, как составить номенклатуру дел, мы рассказали в отдельной статье на сайте;
3. организация разработки нормативных актов и распорядительных документов, составления писем и записок. В инструкции излагаются порядок разработки, согласования и утверждения документов, а также рекомендации к составлению писем и записок;
4. организация хранения документов;
5. организация уничтожения документов (как составить акт уничтожения документов, мы рассказали тут);
6. организация работы экспертной комиссии (о принципах ее работы и правилах составления протокола ее заседания мы рассказали тут) и так далее.

Соответственно, с инструкцией в первую очередь должны быть ознакомлены:

• работники службы документационного обеспечения управления и отвечающие за архив;
• руководители и иные специалисты — авторы документов.

Составление приказа

Унифицированной формы приказа об утверждении инструкции не существует. Он составляется по правилам, утвержденным на уровне организации (в том числе той же инструкцией рассматриваемого вида) и распечатывается на фирменном бланке, если организация его использует, или на листе формата А4. В этом случае в «шапке» приказа потребуется указать:

• наименование организации или ИП;
• юридический адрес;
• ИНН.

В самом приказе должны присутствовать следующие обязательные элементы:

• название документа «Приказ» и заголовок «Об утверждении инструкции по делопроизводству»;
• преамбула, то есть основание для издания приказа. Здесь указываются ГОСТы и иные нормативные документы, в том числе и ведомственные, которые легли в основу инструкции, а также делается указание на цель ее создания. Например, «в целях организации документооборота в ООО «Страж», обеспечения учета, хранения документов»;
• слово «приказываю»;
• указание на дату вступления новой инструкции в силу и, если до нее действовала старая, указание на то, что она свое действие прекращает;
• список ответственных за доведение приказа и инструкции до заинтересованных лиц;
• должность, подпись и расшифровка подписи руководителя.

Сама инструкция выступает в качестве приложения №1 к приказу. После подписания приказа и его регистрации в соответствующее поле инструкции вводятся его дата и номер. С даты, указанной в приказе, инструкция вступает в действие.

Ознакомление и хранение

Поскольку инструкция и приказ являются неразделимыми частями одного документа, ознакомление проводится сразу и с одним, и с другим документом.

На практике это чаще всего делается с помощью листа ознакомления, который предпочтительнее озаглавить как «Лист ознакомления с инструкцией по делопроизводству», поскольку главенствующее значение в данном случае имеет не сам приказ, а утвержденный им локальный нормативный акт. Также можно ознакомить работников и посредством журнала ознакомления с ЛНА.

Рабочие копии инструкции раздаются по подразделениям, где хранятся до замены новыми. Оригинал остается в деле приказов в отделе делопроизводства и документооборота, где хранится постоянно.

Если инструкцию необходимо переутвердить, создается новый приказ. При этом в тексте приказа необходимо сделать отметку следующего типа: «С момента утверждения настоящей инструкции, инструкция по делопроизводству, утвержденная приказом от _________ года № ___, свое действие прекращает».