Как составить проектное письмо

Хотите составить коммерческое или проектное предложение, но не знаете, с чего начать? Вот как легко написать проектное предложение

Вы можете быть сотрудником, желающим, чтобы руководство приняло меры в отношении ваших идей, владельцем малого бизнеса, пытающимся помочь своему клиенту определенными способами, или стартапом, желающим привлечь деньги инвесторов

Одна вещь, которую вы должны сделать в этом процессе, – написать проектное предложение, чтобы получить одобрение на лучшее дело. Именно так вы получите необходимые ресурсы, инструменты или бюджет, чтобы превратить свою идею в нечто выдающееся

Итак, давайте разберемся, как написать проектное предложение, которое понравится и будет одобрено лицами, принимающими решения

Каков идеальный формат проектного предложения?

Прежде чем перейти к тонкостям написания проектного предложения, давайте сначала прольем свет на его определение

Документ, который вы используете для предложения проекта и объяснения его цели, результатов и пошагового плана достижения цели, называется проектным предложением

Вот формат проектного предложения, которому вы должны следовать, представляя его в вышестоящие инстанции

1. Титульный лист

Первое, что вам понадобится, – это титульный лист, на котором вы напишете название своего проекта. За ним на следующей странице следует оглавление, чтобы облегчить сканирование документа

2. Исполнительное резюме

Вторым пунктом вашего проектного предложения должно быть исполнительное резюме. Вы должны включить самые важные моменты, которые руководство хотело бы знать о вашем проекте. Например:

• Проблема, которую вы будете решать.
• Ваше предлагаемое решение этой проблемы.
• Набросок вашего плана.
• Результат этого проекта.

Затем в конце резюме подведите итог

3. Описание проекта

Это будет самый большой раздел вашего проектного предложения, где вы все обсудите

Background: В этом разделе вы рассказываете о проектах, которые вы выполняли в прошлом, о результатах, которых вы достигли, и о том, почему вы являетесь подходящим человеком или командой для работы над этим проектом. Чтобы подчеркнуть свою точку зрения, вы можете добавить, как вы можете сделать проект успешным, основываясь на уроках, которые вы извлекли из прошлых заданий, над которыми вы работали

План работы над проектом: Здесь вы можете описать пошаговый процесс того, как вы собираетесь решить конкретную проблему, которой вы занимаетесь

Похожие: Лучшие советы для того, чтобы ваши отчеты по проекту выделялись

Требования к проекту: В этом разделе вы описываете бюджет, ресурсы или инструменты, которые вам понадобятся для завершения проекта. Если возможно, вы также можете описать, куда пойдут деньги или какие ресурсы или инструменты вам понадобятся для выполнения той или иной задачи

Авторизация/Мониторинг проекта: Здесь вы описываете, кто будет принимать решения по проекту, и как ваша организация или команда будет все контролировать

4. Вложения

Наконец, это место для включения дополнительных материалов, не включенных в предложение. Это могут быть важные данные или другие детали, которые руководство может использовать, чтобы узнать больше о вашем проекте и его требованиях

Как написать хорошее проектное предложение

Как бы важно ни было знать, как составить предложение в правильном формате и с правильной информацией, оно также должно быть убедительным, чтобы быть одобренным. Итак, вот некоторые моменты, которые вам следует учесть, приступая к составлению проектного предложения

• Прежде чем что-то писать, убедитесь, что вы знаете свою аудиторию. Выясните, какие термины вызывают у них отклик, какой тон им больше подходит, а затем пишите в соответствии с этим.
• Сосредоточьтесь на подаче материала. Убедитесь, что вы передаете все убедительно, с ясностью и простотой.
• Чтобы избежать путаницы, не используйте творческий подход к формату. Вместо этого следуйте общепринятому методу. Хотя, если ваше руководство уже предоставило вам формат, убедитесь, что вы строго следуете ему.
• Наконец, отредактируйте и вычитайте свое проектное предложение, чтобы исключить любые опечатки и грамматические ошибки.

Из каких семи частей состоит проектное предложение?

Теперь, когда мы обсудили, какого формата вы должны придерживаться при написании проектного предложения и различные способы сделать его убедительным. Давайте разберемся, какие части вы должны включить в свое проектное предложение

1. Проблема

В этом разделе вы описываете проблему, которую вы решаете, или цель вашего проектного предложения

Хотя, когда вы будете его писать, имейте в виду, что люди, к которым вы обращаетесь, очень заняты. Поэтому постарайтесь изложить все четко, лаконично и на основе достоверных фактов. По возможности избегайте добавления своих мнений и увеличения длины раздела

2. Решение

В разделе ‘Решение’ вместо того, чтобы говорить очевидное, выделите его, рассказав, как именно вы будете решать эту проблему и почему вы добьетесь успеха

Чтобы сделать его более впечатляющим, сосредоточьтесь на точке зрения лиц, принимающих решения (или ваших читателей). Проведите мозговой штурм, о чем они должны думать во время чтения, что они могут захотеть узнать дальше или какой вопрос они могут задать после прочтения этой детали или этого пункта. Затем вы можете дописать текст, основываясь на том, что вы узнали

Кроме того, подкрепляйте все фактами и исследованиями

3. Цели

Когда вы решаете проблему или рассчитываете на достижение определенных результатов, вы обеспечиваете успех, намечая цели. Именно это вы и сделаете в этом разделе — установите цели SMART (Specific, Measurable, Attainable, Realistic, and Timely)

Помните, что ваши цели должны подчеркивать качество вашего предложения. В конце концов, они являются способом убедить руководство в том, что это выполнимо и может решить проблему, которую вы решаете

4. Результаты

Результаты – это критерии успеха, которые описывают руководству, что будет достигнуто в рамках данного проекта и как он будет успешным. Убедитесь, что они также своевременны, как и ваши цели. Например, на X% больше продаж в этот праздничный сезон

5. План и стратегии

Затем вы описываете, какой подход вы будете применять для достижения поставленных целей и получения результатов. Включите пошаговый процесс и подробно обсудите стратегии, которые вы будете применять

Кроме того, продемонстрируйте, почему этот подход будет уместным и эффективным

6. Бюджет проекта

Опишите стоимость всего проекта. Сколько средств вам потребуется, какие ресурсы и инструменты вам понадобятся? Обязательно обсудите все детали

7. Заключение

Наконец, подведите итог — проблема, решение, ваши идеи, преимущества проекта и все остальное в этом разделе. Обязательно подчеркните факты, чтобы ваше проектное предложение было одобрено

Каковы различные типы проектных предложений?

Официально запрашиваемые

Когда ваш клиент делает письменный или официальный запрос на проект, вы подаете официально запрошенное предложение. Такое предложение легче всего написать, так как вы точно знаете, что клиент ищет в проекте, что в него включить и какого формата придерживаться

Неофициальное предложение

Это проектное предложение сравнительно сложное, так как в отличие от предыдущего, запрос здесь устный или обязательно неформальный. У вас нет спецификации того, что нужно доставить, поэтому вам может понадобиться провести исследование

Незапрошенный

Такие проектные предложения писать труднее всего. Они похожи на холодный питчинг. Вы подаете их, когда находите клиента, которому может понадобиться решение какой-то проблемы

Если вы работаете над этим типом проектного предложения, вам предстоит провести много исследований и убедить клиента

Продолжение

Предложения по продолжению проекта пишутся как обновление уже утвержденного проекта. Здесь вы упоминаете шаги, бюджет и все требования, и просите одобрить продолжение плана

Если вашему клиенту требуются какие-либо значительные изменения в проекте, именно в это время он обратится с такой просьбой

Дополнения

Если вы работаете над проектом и обнаруживаете, что вам может понадобиться больше ресурсов, чем вы предполагали, вы пишете и подаете дополнительное предложение по проекту. Оно включает запрос на дополнительные ресурсы, объясняя, зачем они вам нужны и сколько времени потребуется для завершения проекта

Продление

Если вы успешно завершили несколько проектов для клиента, и теперь вам нужна дополнительная поддержка для их продолжения, вы пишете предложение о возобновлении проекта

Проектное предложение стало проще

Написание проектного предложения может показаться пугающей задачей, но если у вас есть правильная информация, то все становится проще

Теперь, когда вы знаете, как написать предложение в правильном формате, с нужными включениями и качеством, чтобы получить одобрение, вы готовы! Приступайте и напишите свое первое проектное предложение

---

---

Деловая переписка — это одна из важнейших составляющих организации процесса проектирования. Базовые документы, на которые опирается руководитель проекта в своей работе — это контракт, график выполнения работ, задание на проектирование и исходные данные. Однако, процесс разработки проекта столь сложен, что заранее отразить все его нюансы в задании, на стадии заключения договора не представляется возможным. В связи с этим в ходе проектирования появляется необходимость в уточнении информации, согласовании технических решений, подтверждении наиболее важных данных и так далее.

Практика показывает, что любой разговор с заказчиком, имеющий отношение к объекту проектирования, должен сопровождаться официальным письмом, с датой, номером и подписью. Современные коммуникационные технологии вносят в процесс переписки свои коррективы: сегодня отправка бумажного письма почтой — это, скорее, исключение. Однако, чем ближе мы будем придерживаться канонов делопроизводства, результатом которого является солидная папка с собранной в хронологическом порядке перепиской, тем лучше.

---

---

---

Основные причины и поводы написать письмо заказчику

---

Опытные ГИПы и руководители проектов говорят: чем больше бумаги — тем чище ж**а. Звучит не красиво, но отражает суть взаимоотношений с заказчиком правильно. Любое техническое решение, принятое без участия клиента или оговоренное с ним только устно, может обернуться проблемой в будущем.

Во-первых, представитель заказчика может забыть об устном разговоре (или сделать вид, что забыл), а во-вторых, со стороны заказчика может смениться контактное лицо, с которым имелись договоренности. Поэтому, все обсуждения проектных решений, в обязательном порядке должны документироваться. Письма должны иметь дату, номер и подпись, и официально поступать в канцелярию Заказчика (возможно – по электронной почте, но на официальный адрес организации-заказчика).

Основными причинами, по которым следует написать письмо заказчику, являются следующие:

• к любым предварительным чертежам, эскизам, техническим решениям, направляемым заказчику на согласование, должно прилагаться сопроводительное письмо, в котором четко указывается когда, кому и для чего документация направляется;
• если со стороны заказчика не предоставлены какие-то исходные данные или отсутствует официальное согласование технического решения – его следует уведомлять об этом письменно, и чем чаще — тем лучше. Когда начнут «гореть» сроки проекта – пачка таких писем не позволит сделать проектировщика крайним;
• при отсутствии со стороны заказчика запланированных проплат – аванса или промежуточных расчетов, нужно незамедлительно информировать его письменно, предупреждать о возможном срыве общего срока проектирования (если по условиям контракта начало работ привязано к авансу);
• если в проекте по каким-то причинам нельзя предусмотреть решение, о котором просил заказчик (например, вследствие нарушения норм) – уведомить его об этом необходимо письменно, с грамотным обоснованием;
• невозможность вложиться в оговоренные контрактом сроки должна быть грамотно обоснована в письме, сопровождающем дополнительное соглашение на перенос сроков;
• как правило, в процессе проектирования появляются дополнительные работы. Это могут быть новые условия или пожелания заказчика, требующие внесения небольших корректировок или значительных переделок документации; могут быть новые работы, необходимость в которых на стадии заключения контракта не могла быть определена; могут быть другие случаи. Об этом заказчика нужно уведомлять письменно, получая от него подтверждение о необходимости выполнения дополнительных работ и его готовности заключить дополнительное соглашение;
• если в проекте обнаружена ошибка, необходимо, кроме собственно ее исправления, правильно и доходчиво обосновать в письме причины, по которым она была допущена;
• заказчик может требовать применения в проекте определенных марок оборудования и строительных материалов. Часто клиент принимает решение об использовании более дешевых аналогов, в сравнении с теми, которые предусматривает проектировщик. О возможных последствиях такой замены необходимо аргументированно сообщать заказчику.

---

Как правильно написать письмо Заказчику: советы по оформлению

---

Письмо оформляется на бланке, согласно основным правилам делопроизводства: в качестве адресата указывается предприятие-заказчик, должность, фамилия и инициалы лица, уполномоченного на ведение деловой переписки. Это – официальный документ (который, в том числе, может рассматриваться судом), поэтому, он должен иметь дату, номер и быть заверен подписью уполномоченного лица (директор, главный инженер, главный инженер проекта и т.д.) Письмо, оформленное на бланке предприятия, дополнительной мокрой печати не требует. В письме обязательно должна быть указана тема: «О ходе проектирования», «Об оплате» и так далее.

Начинать письмо следует со стандартного обращения, например — «Уважаемый Игорь Петрович!» Обращение к заказчику по имени и отчеству – это важно. Если вы готовите ответ на письмо, и не располагаете данными лице, к которому обращаетесь, их необходимо выяснить (позвонить в приемную или непосредственному исполнителю письма).

---

---

В конце письма, под подписью обязательно указывается исполнитель и его контактные данные. Например, если материал письма, подписанного ГИПом или главным инженером, приготовлен инженером-конструктором, представитель заказчика должен иметь возможность связаться с ним напрямую, для уточнения технических деталей.

---

---

В тело письма не следует вставлять картинки и таблицы: такие материалы оформляются приложениями со своим номером и названием. В конце письма приводится перечень всех приложений с указанием их порядкового номера, названия, количества страниц и количества экземпляров.

Современные средства проверки орфографии (в том числе, встроенные в MS Word) позволяют готовить абсолютно грамотные документы. Любые орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки в деловой переписке не допустимы.

---

---

Несколько моментов, на которые следует обратить внимание проектировщику, для того, чтобы правильно написать письмо заказчику

---

Еще Ямамото Цунетомо в 17 веке, в своем собрании кодексов поведения самураев, сказал, что писать письмо нужно так, чтобы адресат захотел повесить его на стену, как произведение искусства. Даже если текст по большей части технический, насыщенный цифрами и данными, его будет читать живой человек.

Никому, а в особенности заказчику, не понравится, если письмо будет начинаться со слов «Ставим вас в известность…», «В очередной раз уведомляем…», даже если целью письма и является информирование или напоминание. Такие фразы следует по возможности смягчать и переносить во второй-третий абзацы.

---

---

Начинать письмо, в зависимости от его содержания, можно с таких вступительных фраз:

• Благодарим за приглашение к сотрудничеству…
• Настоящим свидетельствуем Вам свое почтение…
• В продолжение телефонного разговора…
• Согласно договоренности, сообщаю Вам…
• Благодарим Вас за своевременную реакцию на наше письмо №…

Основное тело письма, содержащее вопросы, описание проблем, свое видение их решения,следует излагать в четкой и лаконичной форме, без лишней информации. Желательно, чтобы все письмо вмещалось на одну страницу (это бывает далеко не всегда).

В завершении письма нужно подвести итог и четко обозначить, чего вы ждете от заказчика, обратить внимание на срочность, первостепенность определенных задач.

Последняя фраза перед подписью – также должна быть проявлением уважения: «с уважением…», «с надеждой на взаимопонимание», «с надеждой на дальнейшее сотрудничество…» и т.д.

---

---

При печатании обращение выравнивается по центру:

Уважаемый Михаил Петрович!

Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости, например:

Выражаю свою признательность за оказанное содействие и заверяю, что представленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодного сотрудничества.

Пользуясь случаем, выражаю благодарность за приглашение.

Выражаю надежду на плодотворное сотрудничество и активное участие в решении задач, в выработке и реализации наших дальнейших программных действий.

Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с прописной или строчной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредительных или нор мативно-правовых документах организации. В том случае если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается.

В официальной переписке применяется официально-деловой стиль.

Деловой стиль — это совокупность речевых средств, функция которых — обслуживание сферы официально-деловых отношений.

Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

1. Участники делового общения — преимущественно юридические лица — организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имени руководителей и других должностных лиц

2. Характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы

3. Предметом делового общения выступает деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая,

научная, техническая и др.

4. Управленческие документы в подавляющем большинстве ориентированы на конкретного получателя

5. Большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям.

Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного информационного обмена в сфере управления инфор¬мация должна обладать определенными свойствами.

Она должна быть:

1. Официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения

2. Адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций

3. Актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо

иного использования в управленческой деятельности

4. Объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений

5. Убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения — побудить адресата совершать (или не совершать)

определенные действия

6. Полной и достаточной для приятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость

дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку,

приводить к неоправданным потерям времени и средств.

Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка — научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы.

Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:

Деловое письмо

В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы.

Получение писем

1. проверяйте почту хотя бы 2 раза в день – с утра и после обеда. Иначе Вы можете застопорить работу других людей и затянуть решение вопросов
2. если Вам пришло письмо, значит, его кто-то отправил и зачем-то это сделал. Поэтому полученные письма надо читать. Разумеется, спам здесь не рассматривается
3. если Вы менеджер, Ваш рабочий день должен начинаться с запуска почтового клиента, который не выгружается весь день и автоматически проверяет почту. Настройте автоматическую доставку/получение почты хотя бы каждые 10 (а лучше 2 – 3) минуты
4. если Вы очень заняты и Вам пришло письмо, оцените от кого оно, тему и пробегите его глазами – это поможет быстро понять, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать
5. самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты – сразу отвечать на письма. Поэтому, если Вы не ведете разговор или другую деятельность, не терпящую прерывания, ответьте на письмо сразу.

Поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия»

Следует понимать, не забывать и правильно использовать поля «Кому», «Копия» и «Скрытая копия». От этого зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя.

1. «Кому». Если Вы отправляете вопрос, Вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если Вы получатель, ответить должны именно Вы. То есть, письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы непосредственно получателю, указанному в данном поле.
2. «Копия». Получатели, стоящие в этом поле, получают письмо для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо. Более того, вежливым считается при наличии такой необходимости начать с фразы «извините, что вмешиваюсь».
3. «Скрытая копия». О факте отправки письма человеку, указанному в поле «Скрытая копия» не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Также это поле используется для массовой рассылки, чтобы Вашу адресную книгу не знали все получатели.

При ответах не забывайте о кнопке «Ответить всем» – это сохранит в копиях получателей начального письма и Ваш ответ не пройдет мимо них. Удалить нежелательных получателей или добавить других можно всегда.

Если в полученном письме в поле «Кому» более двух адресатов, это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них. Определитесь, кто должен ответить. Однако, будьте осторожны с отсылкой писем, содержащих в поле «Кому» более двух адресатов: на письмо отправленное всем, Вы рискуете не получить ответа ни от кого.

Поле «Тема»

Не стоит оставлять это поле пустым. Люди, с которыми Вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма.

Тема письма должна кратко отражать тему письма. Заголовки типа «Вопрос», «привет!» или пустые заголовки выдают в Вас или новичка, или отсутствие элементарных навыков владения деловой перепиской.

«Важность письма»

Если письмо содержит информацию о срочных изменениях, текст какого-либо договора или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь, используйте важность «высокая», это выделит письмо в папке «Входящие».

Не используйте напрасно «высокая» важность!

Личное письмо деловому корреспонденту или письмо со смешной и не деловой картинкой или ссылкой пометьте важностью «низкая».

Написание ответа

1. Начните с приветствия, это вежливо.
2. Говорите с человеком на одном языке. Это не только касается языка русский/английский, но и формы текста. Неформальный ответ на формальное письмо – неуважение к респонденту и демонстрация собственной низкой культуры.
3. Не используйте транслит, кроме случаев отправления писем с мобильных устройств. Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки, прилагайте текст ответа в приложении.
4. Деловое письмо должно быть точным, конкретным и лаконичным.
5. Точность – указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (например, дату встречи, пункт повестки встречи, дату и тему другого письма или имя файла).
6. Конкретность – из письма должно быть точно понятно, ЧТО ИМЕННО требуется от получателя.
7. Лаконичность. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, и это видит ваш адресат. Поэтому не стоит излагать на трёх страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях. Лаконичный деловой текст – это не сухость, а экономия времени и точность мысли.
8. Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте. Сплошной «поток мыли» сложно читать и можно пропустить, собственно, основной вопрос письма.
9. Как можно точнее отвечайте на просьбы, изложенные в письме. Ответ на просьбу или задачу «Сделаем!» неполон. «Сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после такого-то события» – это более определенный и точный ответ.
10. Текст не должен содержать ошибок! Опечатки не страшны, но если Вы в каждом письме пишете слова неверно, это становится заметно очень быстро и накладывает негативный отпечаток на Ваш имидж делового партнёра.
11. Никогда не отправляйте письмо, не прочитав то, что Вы написали! Прочтите свой ответ и убедитесь, все ли лаконично, точно, понятно, конкретно и не содержит грамматических ошибок. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях «Кому» и «Копия». Проверьте грамматические ошибки.
12. Цитируйте текст оригинального письма.
13. При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце!
14. Если Ваши ответы по пунктам, отделите цитату пустыми строками сверху и снизу.

Вложения

1. Не вкладывайте в письма файлы форматов EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR – многие почтовые клиенты или сервера намертво блокируют такие вложения, и адресат их никогда не прочтет. Упаковывайте их в архив (zip, rar) как в оболочку и уже в таком виде вкладывайте.
2. Нормальным считается высылать без предупреждения вложения до 2-3 мегабайт. Если Вы хотите выслать вложение большего размера, уточните у корреспондента, пройдет ли такой файл через его сервер или поместится ли в почтовый ящик.
3. Воздержитесь от вложений сомнительного содержания: во-первых, Ваш корреспондент может не разделять ваших вкусов, а во-вторых, Вы можете доставить неприятности человеку, работающему в организации, где применяется перлюстрация почты.

Электронная подпись

1. Ее наличие – полезно (есть ваша контактная информация) и это хороший тон, демонстрирующий ваш профессионализм.
2. Подпись не должна превышать 5-6 строк. Она должна включать в себя минимум Вашу фамилию и имя. Кроме этого желательно указать номер Вашего телефона, адрес электронной почты, название и физический адрес компании, а также адрес ее сайта.
3. Имейте два варианта электронной подписи: для инициативных (собственных) писем с полной под

Деловое письмо должно иметь четкую структуру, преимущества которой:

экономия Вашего времени и времени адресата

гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути

получение вразумительного, четкого ответа.

Структура делового письма

Обращение

Находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение Уважаемый , которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. Так, в России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой – просто по имени. Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: Уважаемый Андрей Петрович , не знаете – Уважаемый господин Смирнов . Кстати, в обращении к человеку слово господин сокращать до г-н нельзя. И ни в коем случае нельзя писать Уважаемый господин Смирнов А. П. . Либо Андрей Петрович , либо господин Смирнов .

Если Вы не пишете особам королевской крови, представителям религиозных конфессий, президентам и членам парламентов различных стран, считайте, что Вам повезло. Для них существуют официальные формулы обращения, причем для каждого ранга – особые. Прежде чем отправлять такое письмо, тщательно проверьте, соответствует ли выбранное обращение статусу адресата. Гораздо проще запомнить, как нужно писать военнослужащим: Уважаемый товарищ полковник , даже если этот полковник – женщина. А вот обращение Дамы и господа является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие салона модной одежды. Если же Вы приглашаете на деловую презентацию – например, новых буровых установок,– то по сложившейся практике используется общее для всех обращение Уважаемые господа . В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины.

Пример:

Генеральному директору

ООО «Конкорд»

Добровольскому П.И.

Уважаемый Павел Ильич!

или

Уважаемый господин Добровольский!

Составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая Вас его написать. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.Пример: Я пишу Вам с целью выразить своё неудовольствие качеством сырья для производства мебели, которую Ваша компания поставляет нам, и рассчитываю на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причинённых нам убытков.

Основной текст

Далее в 2х – 4х абзацах должна быть изложена ситуация, выражены Ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса.

Пример: На протяжении последнего месяца, начиная со второго июня текущего года, 10-15% от каждой партии вашего сырья составляет брак. Данные факты были надлежащим образом оформлены специалистами нашей компании. Копии документов прилагаются к данному письму. Убытки нашей компании в связи с получением бракованного сырья составляют порядка 1 млн. рублей. Мы сотрудничаем с ООО «Конкорд» на протяжении уже пяти лет, и до сих пор у нас не было причин для нареканий. В данной ситуации мы настаиваем на полном возмещении наших убытков. При необходимости мы готовы провести совместную экспертизу забракованного сырья.

Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.

Пример: Уверен, что Вы разберётесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло.

Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать её расшифровке: ситуация, когда заместитель директора ставит косую черту рядом с фамилией директора и подписывается своим именем, недопустима.

Пример: С уважением,Генеральный директор мебельной фабрики «Заря» Киселёв А.Д.

Постскриптум (P.S.) – приписка в конце письма после подписи – довольно редко используется в деловой переписке. Она служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.

Пример 1: P.S. Информирую Вас о том, что процент брака в партии сырья, поступившей 3 часа назад, возрос до 17%!

Пример 2: P.S. Руководитель нашего отдела по приёму сырья будет встречаться с Вашими специалистами у Вас на предприятии завтра в 14:00.

Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своём листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

Стандартные фразы деловой переписки

Извещения

Сообщаем, что задержка в отгрузке… произошла ввиду…

Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение…

Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.

Извещаем, что мы…

Доводим до Вашего сведения, что…

Сообщаем, что, к сожалению, не можем…

Модели выражений, объясняющих мотивы(Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма)

В соответствии с протоколом…

В целях усиления охраны имущества…

В ответ на Вашу просьбу…

В подтверждение нашего телефонного разговора…

В подтверждение нашей договоренности…

В порядке оказания технической помощи…

В связи с тяжелым положением…

В связи с проведением совместных работ…

В соответствии с письмом заказчика…

Уроки для начинающих в Интернете

Образец электронного письма

Если читатель внимательно изучил все мои предыдущие уроки. то вопросов по поводу того как и какими средствами можно создать и отправить корректно написанное электронное письмо возникнуть в принципе не должно. Однако не все готовы сразу приступить в выполнению этой задачи если дело касается официальных писем, особенно когда автор письма ожидает получить на него ответ. Открою Вам маленький секрет деловой переписки, чем строже по своему характеру и стилю составлено письмо, тем больше шансов на ответную реакцию со стороны получателя. В этом уроке я приведу несколько образцов электронных писем, которые должны помочь пользователям определиться со своим собственным стилем и в дальнейшем составлять обращения наиболее грамотным образом.

Для начала, нужно определиться какого характера будет создаваемое нами письмо. Я подразделяю все исходящие письма на три основных вида:

Деловое предложение

Деловой запрос

Дружеское обращение

Соответственно для всех трех типов у меня есть шаблонные заготовки, как в виде простых текстовых файлов, так и виде шаблонов, заточенных под определенные почтовые программы. Перейдем по порядку к каждому из них.

Деловое предложение

Здравствуйте (Добрый день), [имя человека, к которому происходит обращение]!

Имя желательно указывать в любом письме при общении, потому как личное обращение настраивает человека на дружеский лад. Впрочем, если имени разузнать так и не удалось, достаточно будет шаблонного приветствия.

Разрешите представить Вашему вниманию новую услугу (новый продукт) от нашей компании [наименование компании].

Позвольте предложить сотрудничество в сфере [наименование сферы деятельности].

Далее кратко описываете преимущества вашего предложения в ценовом варианте, либо каких-то качественных характеристиках. Главное не переусердствовать. Мегабайты текста, да еще и дополненные яркими бессмысленными картинками только отпугивают людей. Если получатель письма заинтересуется Вашим предложением с первых строчек, то обязательно свяжется в Вами для дополнительной информации.

—

С уважением,

[Автор письма]

[дополнительные контактные данные]

[собственный e-mail адрес]

[адрес вашего сайта]

Для чего нужно дублировать собственный e-mail адрес в подписи, спросите вы, если таковой автоматически переправляется почтовым сервером. Тут действует правило, по которому излишняя информация в деловой переписке никогда не бывает ненужной. Представим ситуацию, когда Ваше письмо получает человек потенциально не заинтересованный в предложении, либо попросту не компетентный для корректного ответа на него. Он переправляет полученное сообщение другому пользователю, но при этом по каким-либо причинам информация об истинном отправителе теряется из автоматически добавленных данных, что приводит к затруднению связаться с Вами. Однако всегда достаточно будет взглянуть на подпись, чтобы определить автора письма и его необходимые контакты.

Образцы (шаблоны) писем. Стройподряд

Образцы писем, которые рекомендовано применять в различных ситуация в процессе выполнения Подрядчиком контракта, а т. после завершения работ. Кроме шаблонов для скачивания, для каждой ситуации есть алгоритм действий, рекомендации по составлению писем.

До начала Подрядчиком работ.

Письмо. Необходимость согласовать ЛСМ (смету).

Контракт (договор подряда) заключен, сметные расчеты сторонами не согласованы (например после понижения на аукционе).

Письмо. Необходимость принятия-передачи объекта.

Контракт (договор подряда) заключен, объект не передан Подрядчику вовремя.

Акт приемки-передачи сторонами объекта.

До начала работ по контракту необходимо принять/передать объект(ы), где будут выполняться работы, составить акт.

Письмо: требуется пояснение по несоответствию тех. задания и сметы.

В ТЗ (техзадании) и в ЛСМ (локальном сметном расчете(ах)) указаны разные материалы и/или работы, Подрядчику не ясно, какой именно использовать материал, какие именно выполнять работы, просьба разъяснить.

Новейшая версия. Скачать. Алгоритм и рекомендации. по составлению данного письма.

Классическая версия. Загрузить .

Письмо. Невозможность начать работы.

По причине, которая от Подрядчика не зависит, работы начинать невозможно. Нужно сообщить об этом Заказчику.

В ходе работ.

Письмо. Перенос сроков выполнения работ Подрядчиком.

Сроки выполнения (окончания) работ по контракту переносятся (т.е. изменяются). Подрядчик официально (письменно) уведомляет от этом Заказчика.

Новейшая версия. Скачать. Алгоритм и рекомендации. по составлению данного письма.

Классическая версия. Загрузить .

Письмо-уведомление о приостановке работ.

Работы по контракту (договор подряда) приостановлены по причине, которая от Подрядчика не зависит. Подрядчик официально (письменно) уведомляет от этом Заказчика.

Письмо о замене материала(ов) на аналогичный, просьба согласовать замену.

Подрядчик предлагает Заказчику заменить используемый(е) материал(ы) на аналогичный(е).

Письмо-уведомление о необходимости в приемке скрытых работ.

Скрытые работы по контракту выполнены подрядчиком, необходимо их принять (т.е. освидетельствовать) и подписать акт(ы) освидетельствования выполненных скрытых работ.

Повторное уведомление о необходимости в приемке скрытых работ.

Заказчик уведомлялся ранее Подрядчиком о том, что Заказчику требуется принять скрытые работы, а т. подписать акт(ы) освидетельствования скрытых работ, но этого Заказчиком сделано не было.

Уведомление об окончании отдельной стадии (этапа) работ.

Работы частично выполнены (определенная стадия, этап работ), необходимо безотлагательно приступить к сдаче-приемке этого этапа (стадии) работ.

Повторное уведомление об окончании отдельной стадии (этапа) работ.

Заказчик уведомлялся ранее Подрядчиком о том, что Заказчику необходимо безотлагательно приступить к процедуре сдачи-приемке этапа (стадии) работ, но этого Заказчиком сделано не было.

Новейшая версия. Скачать. Алгоритм и рекомендации. по составлению данного письма.

Классическая версия. Загрузить .

Уведомление о имеющихся помехах в ходе работ.

На объекте, в ходе работ, созданы определенные помехи для проведения работ (ведутся иные работы другим подрядчиком или же самим заказчиком). Необходимо письменно сообщить об этом Заказчику, указать в письме, что или помехи должны быть устранены или необходимо согласовать новые сроки выполнения работ.

Письмо-уведомление о приостановлении Подрядчиком исполнения контракта из-за отсутствия необходимой техдокументации.

Работы по контракту (договору подряда) приостановлены Подрядчиком, т.к. заказчик необоснованно отказывается предоставлять Подрядчику тех.документацию (проект).

Письмо о необоснованном отказе представителя Заказчика внести устные требования в журнал (общий журнал хода работ).

Если куратор (представитель Заказчика) потребовал “что-либо сделать” с отступлением от сметы и/или ТЗ, то он обязан эти требования занести (безотлагательно) в общий журнал работ. С случае, если он этого не сделал, Подрядчику нужно уведомить Заказчика и попросить его в письменной форме подтвердить указанные требования куратора (представителя Заказчика).

Дополнительные работы (допработы, увеличение сметы).

Уведомление о необходимости проведения доп. работ.

Подрядчик установил (в ходе работ) необходимость в проведении доп. работ. Нужно их согласовать.

Уведомление Заказчика, согласование изменений в сметах (в выполняемых работах, в ведомостях).

Заказчик (в ходе работ) внес устные пожелания об изменениях в работах. Необходимо обязательно требуется уведомить об этом заказчика, согласовать с ним необходимость этих работ (получить письменное согласие заказчика на доп. работы).

Новейшая версия. Скачать. Алгоритм и рекомендации. по составлению данного письма.

Классическая версия. Загрузить .

Письмо о согласовании доп. работ.

Общий объем работ по контракту превышает указанный в контракте на более чем 10%. Необходимо согласовать виды и ст-ть допработ.

Письменный отказ Подрядчика от бесплатного (сверх сметы) выполнения доп. работ.

Работы по контракту выполнены, но Заказчик требует еще и проведения доп. работ, причем выполнить их надо бесплатно.

Обоснование необходимости (обязательности) включения доп. работ в контракт.

Заказчик отказывается (причем необоснованно) согласовывать с Подрядчиком доп. Работы.

Письмо о необходимости в доп. работах без увеличения цены контракта.

В случае, если даже выполнение доп. работ не приводит к увеличению цены договора (превышению сметы), то все равно нужно эти работы обязательно согласовать с Заказчиком.

Работы по контракту выполнены.

Уведомление Заказчика об окончании Подрядчиком работ.

Работы (все) выполнены Подрядчиком, необходимо безотлагательно приступить к их сдаче-приемке.

Повторное уведомление Заказчика об окончании Подрядчиком работ.

Заказчик ранее уже уведомлялся Подрядчиком о необходимости сдачи/приемки работ, но работы так и не были приняты.

Отказ Подрядчика (мотивированный) от предоставления Заказчику излишней тех. документации.

Заказчик необоснованно требует от Подрядчика предоставления им исполнительной документации. Нужен письменные отказ, с обоснованием причин отказа.

Письмо-уведомление о выявленных недостатках, низком качестве результатов, которые не зависят от Подрядчика(ов).

Работы по контракту Подрядчиком выполнены. Акты отправлены Заказчику, в это время Заказчиком выявлены различные недостатки, “низкое кач-во” т.д. причем вины Подрядчика в этом нет. Подрядчик, разумеется, не несет ответственности за эти недостатки, о чем и информирует Заказчика.

Разъяснения по полученным замечаниям Заказчика(ов) при приемке выполненных Подрядчиком работ.

Работы Подрядчиком выполнены, выявлены различные недостатки.

Разъяснения. Примерный порядок.

Перечень работ Подрядчиком будет выполнен до __.

Недостатки – не по вине Подрядчика.

Работы, которых нет в техдокументации, выполняться Подрядчиком не будут.

Акты (скрытые работы) ранее предоставлялись.

Новейшая версия. Скачать. Алгоритм и рекомендации. по составлению данного письма.

Классическая версия. Загрузить .

Просьба о подписании актов КС-2.

Работы (все) выполнены, необходимо принять их, подписать КС-2 (это – сопроводительное письмо к отправляемым Заказчику актам).

Просьба (повторная) о подписании актов КС-2.

Акты (по форме КС2) были ранее отправлены Заказчику, но им не подписаны. При этом Заказчик объяснил свой отказ своим “недовольством” качеством выполненных работ.

Новейшая версия. Скачать. Алгоритм и рекомендации. по составлению данного письма.

Классическая версия. Загрузить .

Работы приняты.

Требование об оплате всех выполненных работ.

Работы были выполнены, приняты Заказчиком, акты подписаны, своевременной оплаты работ нет.

Повторное требование об оплате всех выполненных работ.

Заказчик уже уведомлялся Подрядчиком о том, что Заказчику требуется оплатить работы, но оплату заказчик так и не произвел.

Письмо Заказчику от Подрядчика с контррасчетом пеней.

Заказчик ранее направил в адрес Подрядчика свою претензию с рассчитанными в ней пенями, Подрядчик с ними не согласен.

Письмо о недопустимости (обоснованное) одностороннего удержания Заказчиком пеней и/или штрафов.

Заказчик (необоснованно) стремится вычесть пений и штрафы из суммы оплаты по контракту. Требуется указать на неправомерность таких действий.

Письмо Заказчику от Подрядчика с указанием предлагаемого графика оплаты по контракту.

В случае переноса сроков оплаты необходимо обязательно составить письмо с графиком оплаты, согласовать его с Заказчиком.

Госзаказ.

Письмо-запрос протокола рассмотрения первых частей заявок.

Не указаны причины отклонения аукционной, нет доступа к протоколу.

Правила оформления делового письма

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителе, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю — более «устойчивой».

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты — это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6.38-90.

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет

организовать централизованное изготовление бланков для писем

уменьшить стоимость машинописных работ

сократить трудозатраты на составление и оформление писем

облегчить визуальный поиск необходимой информации

расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Согласно ГОСТ 6.38-90, документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 31 реквизита. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов

1)         Государственный герб (для государственных предприятий)

2)         эмблема организации

3)         код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть

4)         код документа по ОКУД (если есть)

5)         наименование организации (полное и сокращенное)

6)         почтовый и телеграфный адреса

7)         номер телефона

8)         номер факса, телетайпа

9)         номер счета в банке

10)       дата

И) индекс документа

12)       ссылка на индекс и дату входящего документа

13)       адресат

14)       заголовок к тексту

15)       текст

16)       подпись

17)       фамилия и телефон исполнителя.

Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов.

Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Реквизиты (1)-(9) печатаются, как правило, типографским способом.

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

Согласно ГОСТ 6.38-90 изображение Государственного герба помещается на бланках писем государственных учреждений.

Наименование организации — адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела – ВНИИДАД.

Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:

по первым буквам слов, входящих в наименования, например, МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками

по начальным слогам букв, входящих в наименования, например, Уралмаш (Уральский машиностроительный завод)

смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй строчными, например, ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе. Почтовый и телеграфный адреса относятся к обязательным реквизитам официального письма. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам.

Номера телефона, факса, номер счета в банке также необходимо указывать на бланке письма.

Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двухзначными цифрами. Например, дату 25 октября 1997 года следует записать так: 25.10.97 (допускается и иная запись: 25.10.1997). Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 1997 года записывают следующим образом: 12.01.97. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после двух цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.97).

Индекс исходящего документа — номер письма и его условное обозначение — обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например, №  2/16-2955 или 18/275.

Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.

При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш», употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна такая форма этого реквизита:

На №

Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: «На № 4520/144 от 17.05.97».

Адресат — наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, — указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. Например:

ЗАО «Оксид»

Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТ 6.38-90 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном. Например:

Кемеровское ОАО «Гранит» Смирнову А.Н.

Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например:

Ректору

Новосибирской государственной академии

экономики и управления

проф. Шеметову П.В.

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или как в справочнике.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам __ в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации. Например:

Директору общества с дополнительной ответственностью

«Кристалл»

Некрасову Г.Н.

103030, г. Москва

Скатертный пер. 22

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются почтовый индекс и адрес, а затем фамилия и инициалы получателя. Например

630102, г. Новосибирск-102, ул. Кирова, 76, кв. 12

Григорьеву П.И.

Согласно ГОСТ 6,38-90, инициалы ставятся после фамилии во всех случаях, кроме подписи. В подписи инициалы предшествуют фамилии.

Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией. В этом случае сокращение «т.» не употребляется:

акад. Иванову А.Г.

проф. Кирсанову Н.Г.

Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин», «господину» передаются сокращением «г.», «г-ну».

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например:

Об организации выездной торговли

О поставке угля по контракту № 33-02/567

О закупке кирпичного завода

Заголовок не должен превышать двух строк если же строки две, употребляется абзац.

Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости перечитывать письмо полностью.

Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:

Начальнику отделения милиции

Кировского района

г. Новосибирска

Сидорову Г. В.

По делу гр. Круглова А.А.

Основной реквизит делового письма — текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:

Приложения: 1. Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.

Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде:

экз.

Приложение на        л. в

Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма. В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например:

Приложение:    информационный материал о международной выставке «СИБ-96» в 3 экз.

Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:

Директор школы       Подпись         Н.К.Сидоров

Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например, в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.

При подписания письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

Директор института Подпись         А.Н. Марченко

Главный бухгалтер   Подпись         Ю.П.Волков

При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:

Директор ЗАО «Корсар» Подпись        Г.А.Фомин

Директор ОАО «Карелия» Подпись   И.В.Петров

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.

Приведем образец оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов:

Герб   РФ

Наименование министерства

Наименование организации

Наименование структурного

Источники:
www.jobmoney.ru, proeticet.ru, inetedu.ru, u-nika.com, www.bibliotekar.ru

Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно. Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев.

Деловое письмо – это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами (поставщики, покупатели).

Виды деловых писем

Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами. Электронная почта, из-за быстроты и доступности, прочно вошла в обиход коммерческих и государственных структур. Массовость использования деловых посланий в ежедневном обиходе привело к увеличению их разновидности. В связи с этим единая классификация отсутствует. Можно выделить следующие виды деловых писем:

1. Гарантийное. Содержание направлено на обращение с просьбой, но с предоставлением гарантии по выполнению обязательств со своей стороны. Формулировка таких писем выглядит следующим образом: «Просим Вас отгрузить (поставить, предоставить и т. д.) товар (продукцию, услугу). Оплату гарантируем в срок до (дата)».
2. Коммерческое предложение. Самое распространенное письмо, которое организации используют при осуществлении своей деятельности практически ежедневно. По свое сути это деловое письмо о сотрудничестве. Организация выступает инициатором с конкретным предложением партнерства с определенными условиями.
3. Извещение. Содержание направлено на донесение определенной информации, необходимой при осуществлении дальнейшего взаимодействия. В коммерческих организациях самым распространенным примером такого письма является уведомление о смене реквизитов (когда меняют обслуживающий банк).
4. Оферта. Текст носит коммерческий характер о поставке товара или оказания услуг. Это деловое письмо о сотрудничестве, в котором указываются все существенные условия для договора поставки и договора оказания услуг. К существенным условиям по Гражданскому Кодексу относятся наименование услуги или товара, цена, срок, место. При отсутствии этих данных документ не считается офертой, а называется коммерческим предложением.
5. Рекламация (официальная претензия). Содержание текста направлено на уведомление получателя о неполном или некачественном выполнении обязательств. Чаще всего такими письмами сопровождают бракованную продукцию. В стандартных договорах оказания услуг или поставки есть пункт, в котором говорится, что за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств предусмотрены штрафные санкции. Отсчет времени для исчисления неустоек идет именно с момента направления письменной рекламации.
6. Сопроводительное письмо. Примером является опись вложений в конверт. Используется чаще всего при отправке посредством почтовых отправлений пакета документов. В случае отправки документов для участия в тендерах опись вложений носит обязательный характер.
7. Подтверждение о получении документов и писем. Является проявлением уважения, считается хорошим тоном и не носит обязательный характер.
8. Просьба. Текст содержит обращение с просьбой. Начинается со слов «Прошу», «Просим». Самым распространенным обращением является просьба о повторной отправке бухгалтерских документов. При поставке продукции накладные и счета фактуры часто не доходят до бухгалтерии (не отправили вместе с грузом, передали неполномочному лицу и т. д.). Поэтому обращение с просьбой продублировать эти документы является обычной практикой.
9. Напоминание. Содержание текста уведомляет о приближении наступления определенного момента (срок выполнения обязательств, окончание срока договора, дата мероприятия и т. д.). Одним из примеров такого письма является уведомление от страховых организаций об истечении срока полиса. Эта вежливость носит под собой одновременно информационный характер и является коммерческим предложением о возможности воспользоваться услугами компании повторно. Удобно тем, что есть вероятность вежливо и ненавязчиво продлить договор.
10. Поздравление. Деловое письмо, содержание которого направлено на поздравление с каким-либо праздником.
11. Приглашение. Самыми частыми бывают приглашения на конференции и выставки. Еще один успешный дополнительный инструмент напомнить о себе партнеру, для дальнейшего сотрудничества.

По количеству лиц (компаний) существуют следующие виды деловых писем:

• циркулярное (направлено в адрес нескольких лиц);
• стандартное (направленное в один адрес, определенному лицу).

Самыми распространенными циркулярными письмами являются приглашения, уведомления и информационные объявления (о предстоящих изменениях).

Правила написания делового письма

Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает.

Прежде чем составить деловое письмо нужно определиться с его видом (извещение, предложение приглашение и т. д.). Разбивайте текст на абзацы, это облегчит восприятие излагаемой информации. Если послание должно быть получено до определенной даты, лучше отправить его услугами экспресс-доставок или по электронной почте.

Основные правила делового письма следующие:

• достоверности информации в содержании;
• полноты содержания;
• краткое содержание (желательно объемом не более 1 страницы, остальную информацию можно отнести в приложение);
• отсутствие грубости, нейтральный тон;
• отсутствие помарок, исправлений, зачеркиваний;
• использование сленга и просторечий неприемлемо;
• сокращения слов нежелательны;
• отсутствие эмоциональной оценки (только факты).

Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз. В одном послании должна быть одна тематика, одна цель. Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.

Текст должен быть оформлен и составлен в соответствии с общепринятыми правилами. У каждой организации свой бланк, которая служит и визитной карточкой. Для отправки писем по почте предпочтительнее писать текст на изготовленном типографским способом бланке. На практике, организации чаще всего печатают их самостоятельно на цветном принтере.

При получении делового письма хорошим тоном будет уведомить отправителя о его получении.

Составление делового письма

Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению. Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.

Структура делового письма

Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003. Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность. Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер. Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций. Нарушением это не является. ГОСТ содержит 30 наименований реквизитов. В деловой переписке используются они далеко не все.

Область заголовка документов состоит из двух частей. В верхнем левом углу или посередине листа находится штамп, в котором указываются:

• название организации;
• почтовый адрес;
• ИНН, КПП;
• контактные данные;
• банковские реквизиты;
• е-mail;
• дата и номер письма;
• отметка о получении.

В правом верхнем углу указывается название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф.И.О . Пример делового письма (стандартные реквизиты):

Ниже идет заголовок (о чем документ или его вид). Здесь указывается название документа (извещение, уведомление, и т. д.).

Следующим пунктом идет вступление. Начинаться может со слов «Уважаемый». Здесь обращение должно быть по имени-отчеству, например, «Уважаемый Юрий Иванович!». В письме к служителям церкви обращение должно быть по чину. Здесь нужно быть предельно осторожными, и уточнить точную формулировку.

Следующим элементом документа идет непосредственно сам текст, который должен содержать следующую структуру:

• вступительная часть (причина, цель, повод для написания);
• основная часть (решения, предложения, суть, рекомендации);
• итоговая часть (просьба, предложение и прочее, вытекающее из основной части);
• формула вежливости (фразы « с уважением», « с надеждой на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество», «с надеждой на понимание» и т. д.);
• должность руководителя и его подпись;
• указание на приложения (если таковые есть);
• ФИО ответственного исполнителя с контактными данными.

Печать обязательно ставится на гарантийных письмах, офертах и рекламациях. В коммерческих, напротив, она не рекомендуется. Печать не должна занимать более 2/3 росписи должностного лица.

Пример делового письма:

Деловой стиль письма

При написании писем уместен официально-деловой стиль. Язык деловых писем отличаются следующими чертами:

• точность подачи информации;
• официальность;
• содержательное, но краткое изложение;
• объективность и структурированность.

Старайтесь излагать суть дела короткими простыми предложениями. Не перегружайте текст прилагательными, делайте упор на глаголы. Не стоит применять узкоспециализированных и малоизвестных терминов, которые могут быть непонятны читателю. Это вызовет отторжение у получателя письма. Стоит использовать простые слова.

Деловой стиль письма исключает малоинформативные и «водяные» тексты. Как можно больше конкретики и фактов. Не подводите к заключительной части длинными и ненужными оборотами. Но при этом избегайте наличие нелогичных и несогласованных абзацев. Каждый абзац должен нести одну определенную мысль. Причастные и деепричастные обороты также следует исключать. Проверяйте написанное на слух. Деловой стиль письма приходит со временем и опытом. Соблюдая основные правила, вы будете знать, как написать деловое письмо и овладеете навыками написания официальных документов любой тематики.

Обращение в деловом письме

Написание делового письма всегда должно быть в нейтральном тоне. Этот же тон носит и обращение. Ни в коем случае нельзя писать «Добрый день (вечер, утро, сутки)». Грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте». Самым оптимальным вариантом будет в приветствии обратиться по имени-отчеству. Если сомневаетесь в достоверности информации по этим данным, писать «Здравствуйте, господин (госпожа)» не нужно.

• Неважно, насколько долго идет официальная переписка, обращение в деловом письме к партнеру в короткой форме имени применять нельзя (Ань, Вань и т. д.).

Обращение на «вы» помогает сохранить межличностную дистанцию и является проявлением уважения к человеку выше по должности и старше по возрасту. Но в некоторых компаниях, принято обращение внутри подразделений, независимо от должности, на «Ты».

Не пишите «Уважаемы господин» без последующего обращения по имени. Следует избегать и сокращений г-н, г-жа. После обращения по правилам русского языка всегда ставится восклицательный знак. Пример: «Уважаемый Станислав Игоревич!»

При обращении к группе лиц уместно написать «Уважаемые господа!». В заключительной части могут применяться варианты: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на сотрудничество» и т. д. здесь обращение должно носить официальный дружелюбный тон.

Оформление делового письма

Строгих требований к оформлению нет. Рекомендации из вышеуказанного ГОСТа, в силу их необязательности, чаще игнорируются. Есть определенные правила, принятые в деловом мире. Оформление делового письма рекомендуется делать следующим:

• бланки могут быть не только угловыми, но и продольными;
• отступы по верхнему, нижнему и левому краю – 20 мм, по правому – 10 мм;
• текст выполнен шрифтом Times New Roman, 12-14 размер;
• если письмо составлено более чем на 1 листе, то необходима нумерация каждого;
• у каждого приложения идет отдельная нумерация;
• в верхнем левом углу ставится номер исходящего документа, который заносится в журнал.

Дата документа, обычно проставляется слева вверху, но допустимо указывать ее и снизу, после основного текста. Стандартным форматом является оформление числа, месяца и года арабскими цифрами. Пример, 25.07.2017. Допустимо и буквенное оформление месяца. Пример, «25 июля 2017 г.»

Реквизит «подпись» состоит из должности и расшифровки подписи. Например:

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов

Если текст документа расположен на фирменном бланке, то название компании не указывается.

Если документ подписывается несколькими лицами, то их подписи располагают друг за другом по убыванию должности. Пример:

Директор ООО «Компания» И.И. Иванов
Главный бухгалтер     А. Н. Петрова

Подпись должностного лица заверяется печатью на документах, связанных с финансовыми средствами.

В конце документа или на обратной стороне ставится отметка ответственного лица с контактным телефоном. Его подпись не нужна.

Электронное деловое письмо

Каждая организация ежедневно получает и рассылает несколько десятков писем. Электронная почта самое доступное и быстрое средство связи, позволяющее обмениваться документами официального характера.

Электронное деловое письмо состоит из частей:

• тема;
• приветствие:
• суть письма (краткий текст, если основная часть будет выслана в приложении);
• подпись с контактными данными.

При отправке писем необходимо заполнять все поля (адрес отправителя, получателя, тема письма, приложение). Оформление должно осуществляться с учетом следующих правил:

1. Укажите в настройках электронной почты свое имя, фамилию или название организации, от лица которой отправляете документ. Это уменьшит вероятность того, что ваше послание отправят в папку «Спам» и повысит доверие к содержанию.
2. Поле «Тема» обязательно для заполнения. Должно состоять из краткого названия (не больше 5 слов) и соответствовать содержанию.
3. Приветствие в электронных посланиях пишется с соблюдением правил стандартного письма.
4. Суть (цель) излагается с учетом правил традиционных документов. В отличие от текстовых, электронное сложнее составить в красиво оформленном виде. Поэтому пишут краткую дополнительную информацию, а основной текст высылают во вложении. Не нужно писать об одном и том же в теле письма и в прилагаемых документах. Здесь указывается краткая дополнительная информация, не вошедшая в приложение или содержание, требующее пояснений. Разбивайте объемный текст на абзацы с пропуском строки, это поможет улучшить его читаемость.
5. Подпись состоит из указания должности отправителя, его фамилии и имени-отчества (можно только имя или отчество). Ниже указывается контактные данные, сайт компании и при желании логотип.

Подпись можно сделать единожды, в настройках почтового сервиса. Поэтому следует уделить ей особое внимание. Электронное деловое письмо завершается подписью. Пример:

С уважением,
коммерческий директор
ООО «АДОТ»
Тапочкин И.А.
Тел. 8(348)22-32-48
8-909-208-208-0
Е-mail adot@gmail.com

В этом примере имя и отчество представлено в виде инициалов. Данный вариант допустим, но не стоит удивляться, когда в ответ на письмо вам будут звонить с вопросом: «Как я могу к вам обращаться?». Не создавайте ненужных сложностей. Укажите полное имя и отчество.

Отвечайте не новым сообщением, а ответом на полученное. Это поможет не искать предыдущую информацию, напомнит о вас получателю, а также уменьшит вероятность отправки вашего послания в спам.

Нет временных рамок отправки ответа на полученное письмо. Но принято отвечать в течение нескольких часов, минимум в течение одного рабочего дня. Если ответ требует большего времени, необходимо написать формальный ответ. Как написать деловое письмо, с последующим ответом, приведено ниже.

• «Здравствуйте! Спасибо за проявленный интерес к нашей компании. Наши специалисты в ближайшее время свяжутся с Вами»
• «Здравствуйте! Ваше письмо было получено и принято к рассмотрению. Ответ будет направлен в течение трех рабочих дней. Спасибо за понимание»

Старайтесь отвечать нейтральным тоном, даже если было получено самое гневное письмо-претензия. Вы дадите официальный ответ позже. На этом этапе важно дать понять отправителю, что его не игнорируют, и не усугублять ситуацию.

Пример делового письма

Оформление делового письма независимо от его вида существенно не изменяется. А вот содержание по каждому отдельному виду уже имеет свои существенные отличия. Самыми частыми документами, при создании которых возникает сложность, как написать деловое письмо, являются гарантийное письмо и рекламация. Ниже приведены примеры содержания каждого.

Гарантийное деловое письмо. Образец:

В гарантийном письме всегда указывается реальный, и точный промежуток времени, в течение которого будет произведена оплата. Обещания обязуемся оплатить, как только нам кто-то оплатит, и прочее не используют. Указывайте точные данные документа, по которому будет произведена оплата и поставка.

Рекламация. Образец:

В рекламации всегда указывается основание приобретения (чек, накладная и прочее), дата покупки, наименование и количество бракованных единиц.

В заключительной (резюмирующей) части необходимо указать одну просьбу. То есть это или замена, или возврат или ремонт. Писать просьбу, сделать или то или другое не следует. Принято предварительно устно согласовать с поставщиками оптимальный вариант выхода из ситуации. Не стоит сразу писать гневных и ультимативных обращений. Это допустимо, только если сторона неоднократно нарушала обязательства, не идет на компромисс и полностью отказывается от выполнения обязательств.