Как составить прогноз платежей

Одной из самых важных задач руководителя организации является прогнозирование денежных потоков.

Качество прогнозирования денежных потоков зависит от взаимодействия отделов организации, которые предоставляют исходные данные (например, отделов логистики и маркетинга), сказываясь на частоте возникновения финансовых рисков и на финансовом состоянии организации в целом

Прогнозирование может способствовать решению ряда сторонних задач бизнеса, поскольку при прогнозировании происходит более подробное и глубокое изучение состояния дел в компании и на рынке в целом. Прогнозирование, прежде всего, это предвидение финансового благосостояния организации как в целом, так и ее отдельных областей, и может осуществляться, например, для:

• Структурных подразделений (филиалов);
• Конкретного вида бизнеса;
• Определенных объектов (планируется выпуск нового товара).

Прогноз, который мы будем рассматривать, представляет собой не что иное, как отчет, где отражены все приходы и расходы денег за заданный отрезок времени. Он позволяет заранее увидеть дефицит или, наоборот, излишки денег, чтобы вовремя отреагировать и скорректировать сложившуюся ситуацию в бизнесе.

При сборе данных для прогноза стоит сосредоточиться на периоде, за который будем собирать информацию для прогнозирования. Корректный и детальный расчет будет осуществлен при условии, что полученные данные будут отражены в разрезах:

• год;
• квартал;
• месяц.

Это особенно важная часть при прогнозировании потока денег организации, имеющей сезонные особенности.

Помимо этого, крайне важно подобрать именно такой метод прогнозирования потоков, который будет:

• понятен всем, кто будет принимать решение, основываясь на результате прогноза;
• удобен для реализации;
• учитывать особенности дальнейшего развития организации.

Оптимальный вариант прогнозирования (с целью увеличения точности) – комбинация, состоящая из нескольких моделей прогнозирования.

Автоматизация прогнозирования денежных средств на базе 1С

Разработка прогноза предполагает выполнения ряда шагов:

Шаг 1. Прогноз поступления денег по заданным отрезкам времени

Для начала просчитывается сумма запланированного поступления в деньгах от реализации продукции или оказания услуг. Для отслеживания чаще всего берут среднестатистическое время, которое обычно нужно клиентам для оплаты счетов. Исходя из него, можно рассчитать сумму, которую организация планирует получить за заданный период, и учесть влияние этого на дебиторку.

Шаг 2. Прогноз оттока денег по заданным отрезкам времени

На этом шаге по умолчанию в просчете участвуют счета, по которым наступает срок погашения задолженности без учета возможности отсрочки некоторых платежей, поскольку зачастую при оформлении отсрочки платежа теряются скидки, и она становиться невыгодным условием. Также сюда относят: выдачу зарплаты и отчисление налогов, административные траты, капитальные вложения, оплата процентов и дивидендов.

Шаг 3. Расчет чистого денежного потока (ЧДП)

ЧДП – итог действий, предпринятых за предыдущие шаги. Чтобы его получить, надо из суммы прогноза поступления, вычесть сумму оттока.

Шаг 4. Анализ необходимости краткосрочного финансирования

В завершении необходимо рассчитать сумму краткосрочного финансирования (преимущественно по каждому временному отрезку), учитывая оставшийся минимум денег на счетах организации и страхового запаса.

Методы прогноза денежных потоков

А теперь рассмотрим особенности разных методов.

Метод средней взвешенной

Важная особенность! Этот метод неприемлем в качестве базы для стратегических и важных решений ввиду того, что велика вероятность отклонения от факта при итоге расчета. Данный метод реализуется на среднем арифметическом, взвешенного с учетом веса, близкого и с учетом сезонности. Далее необходимо найти сумму всех значений прогнозируемого показателя за отрезок времени и разделить на сумму веса. Идеально данный метод расчета применять в ситуациях, когда необходимо быстро и срочно осуществить прогноз.

Метод скользящей средней

Данный метод так же, как и предыдущий актуально применять, когда необходимо срочно выполнить прогноз. Под скользящей средней понимается средняя стоимость какого-либо показателя за период (к примеру, 1 квартал) и постепенно данный период времени двигается вперед. Получается, что, к примеру, для организации, имеющей сезонность, происходит сглаживание.

Метод коэффициентов

Метод использует коэффициенты для осуществления прогноза. Как и два предыдущих, он пригоден для экспресс-прогнозов на краткосрочный период (к примеру, неделя или один квартал). Вся суть данного метода заключается в том, что итоговое значение финансового показателя (из финансовой отчетности) или производный показатель необходимо умножить на коэффициент, рассчитанный заранее.

Метод экстраполяции

В основном часто используется при прогнозе на основе трендов и тенденций прошлого. Суть данного метода заключается в следующем: тенденция изменения определенного показателя, который преобладает по статистике за последнее время, будет определять его развитие и в будущем, с учетом обстоятельств, которые его определяли, также будут подвержены изменениям.

Метод экспоненциального сглаживания

Объединяет в себе два первых подхода, но от первого отличается коэффициентом взвешивания, за который берут фактор (А), который, в свою очередь, умножается на предшествующее фактическое значение и его прогнозное по формуле:

EC = А* X C-1 + (1- А) * EC-1,

А – коэффициент (0 ≤ А ≤ 1), постоянный показатель
X C-1 – фактический показатель за предыдущий период,
EC – прогнозируемое поступление на следующий период С,
EC-1 – прогноз поступления предыдущего периода.

Это метод долгосрочного прогнозирования, поскольку именно объединение двух подходов увеличивает возможность получения существенных отклонений величины. Также данный объединенный метод дает возможность учитывать фактически анализируемые данные, где самые точные величины получают наибольший вес.

Метод построения множественной модели регрессии

Наиболее трудозатратный, он позволяет осуществить самый объективный прогноз с учетом тех показателей и факторов, которые будут влиять на величину будущих денежных потоков. Данный метод реализуется построением модели в виде функции (регрессии), в которой различные независимые показатели могут оказывать влияние на главную зависимую переменную.

Профессионально настроим работу с прогнозированием денежных потоков в программах 1С

Пример расчета прогноза

Рассмотрим пример расчета потока денежных средств предприятия за 1 календарный месяц. Исходные данные распределены по видам деятельности.

Основная:

• выручка от реализации (товары, услуги) – 330 тыс. рублей;
• расходы на материалы – (-) 118 тыс.;
• расходы на заработную плату – (-) 52 тыс.;
• платежи по налогам – (-) 41 тыс.;
• ежемесячный платеж по кредиту – (-) 17 тыс.;

Итого по основной деятельности – 102 тысяч рублей.

Инвестиционная:

• инвестиции в активы (приобретение оборудования) – (-) 98 тыс.;
• приобретение нематериальных активов (лицензия) – (-) 43 тыс.

Итого по инвестиционной деятельности – (-) 141 тысячи рублей.

Финансовая:

• оформление банковского кредита кратковременного – 150 тыс.;
• возврат текущего кредита – (-) 75 тыс.;
• выплату по лизингу – (-) 16 тыс.;
• выплаты дивидендов – (-) 19 тыс.

Итого по финансовой деятельности – 40 тысяч рублей.

Соответственно, по формуле получаем: 102 – 141 + 40 = 1 тыс. рублей.

Данный пример отражает определенную стабильность и управляемость денежного потока организации. Важно, что организация произвела погашение всех текущих расходов без оформления отсрочки по платежам и выполнила полный спектр обязательств.

Решение: в целях недопущения возникновения проблем с оплатой по счетам, необходимо краткосрочное финансирование в виде займа в банке на минимальный срок.

Какие бывают программы для бюджетирования и планирования на базе платформы 1С:Предприятие, также можно прочитать в статье на нашем сайте.

Действия по оптимизации

В части антикризисного управления финансовыми потоками их оптимизация – надежное лекарство от болезней кризисного периода. Основными направлениями, в которых здесь можно предпринимать шаги, будут:

1. Баланс между положительным и отрицательным потоком в целом по компании и по отдельно взятым ее частям. Как его достичь?

• Ориентируясь на нужды бизнеса сформировать минимально необходимый запас ресурсов в деньгах;
• Учитывая направление бизнеса, грамотно распределять этот объем;
• Поддерживать постоянную платежеспособность организации с обеспечением высокого уровня дальнейшего развития;
• Обеспечить наименьшие потери ДС, в части затрат на саму оптимизацию.

Тут важно как не допустить дефицита, так и насторожиться при появлении избыточности. При дефиците будут последствия в виде снижения платежеспособности организации, задержек зарплаты сотрудникам, нарушения сроков оплаты кредиторской задолженности. Обратная ситуация с излишками может свидетельствовать, например, о потере потенциальной прибыли от «лежащих без дела» денег, что отрицательно скажется на капитале организации.

Подберем оптимальную программу учета движения денежных средств. Бесплатно!

2. Результат предыдущего действия – максимальный ЧДП. Его рост влечет за собой ускорение темпов развития бизнеса и снижение количества обращений к внешним источникам финансирования. Что для этого предпринять?

• Максимально снизить издержки;
• Пересмотреть эффективность ценовой политики;
• Перейти на ускоренный метод амортизации;
• Продать основные средства и нематериальные активы, не использующиеся на сегодня в бизнесе.

3. Автоматизация процесса управления позволит анализировать и контролировать платежеспособность в режиме реального времени, используя передовые методы анализа, что создаст надежную опору в работе управленцев.

Возможность автоматизации финансов имеется как в решениях 1С для крупнейших предприятий – 1С:ERP и 1С:Управление холдингом, так и в специализированных разработках для предприятий разного масштаба, например, WA:Финансист. Автоматизация процесса прогнозирования денежных потоков, помимо оптимизации финансов, дает также ряд важных преимуществ, а именно:

• Снижение риска. Автоматизация части (ключевых узлов) или всего процесса прогнозирования снижает риск человеческой ошибки, как умышленной, так и неумышленной, тем самым повышая уверенность в прогнозе.
• Повышенная эффективность. Количество специалистов, работающих в казначействе, даже в самых крупных организациях, часто бывают небольшим. Поэтому важным приоритетом внедрения автоматизированной системы управления может стать повышение эффективность и уменьшение чрезмерной рабочей нагрузки, особенно в пиковые периоды. Это, в свою очередь, позволит сменить фокус деятельности казначеев со сбора данных и с администрирования на аналитические процессы и разработку стратегий развития.
• Повышенное качество. Чтобы приступить непосредственно к автоматизированному прогнозированию, нужно чтобы был автоматизирован и сбор фактических данных, их ввод, а также классификация этих данных. Если весь процесс автоматизирован, тщательно спроектирован и «прозрачен» с самого начала, при прогнозировании можно смело использовать полные и точные данные, уже имеющиеся в корпоративной технологической инфраструктуре (на базе автоматизированной системы или систем.). Это, в сочетании с перечисленными выше факторами, означает, что автоматизация может существенно улучшить качество составляемых прогнозов.
• Применение передовых практик. При автоматизации на базе современных решений можно не просто снизить количество ошибок, но при правильной постановке и регулярном использовании инструментов, которые она предлагает, можно внедрить в практику работы своего предприятия передовые методики прогнозирования и анализа прогноза, а также использовать прогнозирование денежных потоков в оценке бизнеса.

Автоматизация платежного календаря в программах 1С для точного планирования денежных средств

Возможности автоматизации

Процесс прогнозирования денежных потоков может иметь разную степень автоматизации. В некоторых компаниях это может быть полностью ручной и трудоемкий процесс, некоторые развертывают автоматизацию на ключевых этапах процесса, а некоторые системы поддерживают полностью автоматизированные, «бесконтактные» процессы в части прогнозирования. Именно такой вид – «абсолютную» автоматизацию, поддерживает комплексное решение 1С:ERP. При этом одним из самых востребованных автоматизированных инструментов является платежный календарь, основывающийся на реестре платежей, составленный с учетом потребностей пользователей и позволяющий в разы сократить их трудозатраты.

Данный инструмент в 1С:ERP имеет широкий набор функций и средств настройки, которые позволяют его использовать в компаниях, имеющих разнообразную структуру, направления бизнеса и производства. Использование платежного календаря определяется функциональной опцией «НСИ и администрирование-Настройка НСИ и разделов-Казначейство-Заявки на расходование денежных средств».

Для удобства работы с платежным календарем в системе предусмотрены:

• Гибкое управление составом данных;
• Связь оплат графиком заказов, в том числе исполненным не полностью;
• Разбивка платежей по источникам и периодам;
• Установка фильтра по контрагентам, дням планирования, валюте, банкам, счетам и кассам;
• Расшифровка и история платежей;
• Группировка объектов платежей по разным разрезам ДДС;
• Групповое разнесение заявок по периодам и источникам;
• Планирование ДС;
• Формирование пакетов документов;
• Выгрузка платежек в банк.

В 1С:ERP также есть возможность работы через БДДС с операциями, представленными в денежном эквиваленте и автоматически разнесенными потоками денег по счетам и кассам компании. Подробно о том, как работать с Бюджетом движения денежных средств, для чего он нужен и как его составить с помощью инструментов 1С, можно прочитать на нашем сайте.

Структура бюджета имеет две составляющие: статьи – оборотные составляющие, и показатели – остаточные составляющие структуры видов бюджетов. Справочник «Нефинансовые показатели» заполняется при необходимости.

В отчетах можно посмотреть Фактические данные бюджетов, которые попадают туда либо «с лету», либо от операций, зарегистрированных в системе, либо через механизм «хранимого» факта, когда операции зафиксированы в определенной таблице и ее данные становятся строительным материалом для отображения факта в бюджете.

Следующий пласт работ – это плановые данные, которые вводятся либо «руками», либо рассчитываются автоматом из произвольно установленного источника.

Автоматизация платежного календаря на базе 1С:ERP для среднего и крупного бизнеса

Функциональность платежного календаря есть в системе 1С:УХ, где календарь, по сути, идентичен тому же инструменту в 1С:ERP.

Создание БДР, Бюджета движения денежных средств и Бюджета движения ресурсов выполняется в справочнике «Виды отчетов» (подробности об отличии БДР от БДДС также можно прочитать на нашем сайте) с возможностью настройки:

• Структуры отчета (показатели, группы, аналитики, строки);
• Правил заполнения показателей;
• Форматов отчета (макет).

Автоматизация платежного календаря в крупных компаниях и холдингах

При создании необходимой формы отчета строками будут являться статьи (бюджетные показатели), а колонками – сумма, количество.

Автоматизация управления финансами в компаниях любого масштаба и отрасли на базе WA:Финансист

Программный продукт WA:Финансист, который специально предназначен для автоматизации функций казначейства и бюджетирования, поможет при управлении денежными средствами. В данном программном продукте имеется возможность работать как непосредственно с платежным календарем и бюджетом, так и с отчетом Исполнение БДДС.

Платежный календарь в системе WA:Финансист может быть сформирован в двух режимах в поле «Тип» (справа):

• В предварительном режиме отчет будет сформирован по данным предварительного планирования через «Плановый реестр на поступление/списание ДС».
• В обычном – по данным документов «Планируемое поступление ДС», «Заявка на расход ДС» и «Планируемый перевод/конвертация ДС».

Автоматизация платежного календаря на базе специализированного решения WA:Финансист

Автоматизация планирования и прогнозирования на базе продуктов 1С позволяет вывести этот процесс на новый уровень, постоянно иметь под рукой актуальные данные для принятия важнейших решений и ориентироваться на лучшие практики планирования и прогнозирования в финансах.
Объединив визуальные и методологические возможности автоматизированных инструментов планирования и прогнозирования легко понять финансовые последствия своих действий, и безошибочно определить, что и когда предпринимать.

Строить прогнозы в отношении будущего финансового состояния бизнеса – очень ценный навык предпринимателя. Конечно, мало кому удается делать это абсолютно достоверно, но стремиться к этому все же нужно: без планирования бизнес будет топтаться на месте, – нет цели, нет и движения. Более того, такой прогноз необходимо и для кредиторов, будь то банк или физические лица, оценивающие вероятность возраста средств, поставщик, согласившийся на отсрочку оплаты или стратегический инвестор, который оценивает реалистичность прогнозов и вероятность возврата инвестиций.

Важность прогноза движения денежных средств компании (ПДДС) переоценить сложно.

Что такое прогноз движения денежных средств

Аббревиатура ПДДС очень похожа на ОДДС (отчет о движении денежных средств). Разница в том, что ОДДС – это одна из четырех обязательных форм бухгалтерской отчетности (вместе с балансом, отчетом о прибылях и убытках и отчетом об изменениях капитала). А прогноз движения денежных средств – это просто план, от которого лишь требуется быть понятным, достоверным и максимально объективным.

Рис. 1 Пример отчета о движении денежных средств в сервисе управленческого учета «Управленка»

Хотя ПДДС и ОДДС роднит общепринятая аналогичная структура. Оба документа должны отражать три разновидности деятельности компании:

• операционную (она же производственная или текущая)
• инвестиционную
• финансовую

Рис. 2 Составляющие отчетов о движении денежных средств

И если отчет позволяет понять финансовое прошлое вашей компании, то прогноз – нарисовать и спланировать максимально достоверное финансовое состояние бизнеса.

Содержание прогноза движения денежных средств

Поговорим о трех видах деятельности чуть подробнее.

По каждой из них фиксируется как приток, так и отток средств.

Операционная деятельность в ПДДС

К притоку средств от операционной деятельности обычно относят:

• доход от продажи товаров и предоставления услуг
• иные источники дохода – рентные платежи за предоставление прав, комиссионные и так далее.

К оттоку:

• выплаты вашим поставщикам
• вашим сотрудникам (фонд заработной платы)
• уплата налогов, страховых взносов и акцизов.

Инвестиционная деятельность в ПДДС

Приток средств в рамках инвестиционной деятельности возникает:

• от продажи основных средств и прочих внеоборотных активов
• от продажи акций других компаний, а также долей в совместных компаниях
• от погашения другими сторонами выданных им кредитов, и т.п.

Отток, в свою очередь – это:

• затраты на приобретение основных средств и прочих внеоборотных активов
• на приобретение акций или долговых инструментов других компаний, а также долей в совместных компаниях
• суммы взятых кредитов

Финансовая деятельность в ПДДС

В финансовой деятельности приток возникает от эмиссии акций или других долевых инструментов, эмиссии облигаций, векселей, закладных, займов, а также от прочих финансовых инструментов.

Отток – это выплаты собственникам (дивиденды), выплаты в погашение взятых кредитов, выплаты по финансовой аренде (лизингу), и так далее.
Это не исчерпывающий перечень, здесь приведены лишь наиболее типичные статьи движения денежных средств.

Зачем нужен прогноз ДДС?

Прогнозирование движения денежных средств компании даст ориентиры и вам, и вашим кредиторам:

• Обозначит как объём и источники дохода, так и направления расходов в каждый из периодов времени, которые он охватывает. Например, помесячную картину прихода и расхода, если ваш цикл продаж имеет такой горизонт планирования. Это особенно важно, если у бизнеса есть заметная сезонность, или если у вас значительные материальные запасы, или же вы большую часть своих товаров продаете в кредит.
• Обрисует чистый денежный поток (разницу между входящим и исходящим потоками) и его изменения, а значит и покажет возможность возникновения кассового разрыва и позволит вам предпринять меры по его недопущение уже сегодня.
• Продемонстрирует способность компании обеспечивать превышение поступлений над выплатами и их величину на определенном горизонте.
• Наконец, позволит понять, в каком объеме и для каких целей вам потребуется заемное финансирование (кстати, график погашения кредита обязательно нужно включать в состав прогноза).

Этапы формирования прогноза ДДС

Строить прогноз нужно, опираясь на данные прошлых лет. Признавать доходы и расходы проще кассовым методом, то есть в момент поступления средств на счет/списания средств со счета.

Существуют различные математические методы составления прогноза, исходя из исторических данных:

• простая средняя,
• средняя взвешенная,
• скользящая средняя,
• метод экстраполяции,
• метод коэффициентов,
• метод экспоненциального сглаживания,
• метод построения модели множественной регрессии.

Способов множество, наиболее сложные из них стоит применять не вручную, а в рамках специализированных учетно-аналитических электронных систем.

Но какими бы ни были математические инструменты, главное – понимать общую логику составления прогноза. Прежде всего, конечно, нужно определить горизонт планирования: год, квартал или месяц. Конкретный период зависит от бизнес-цикла и ваших потребностей: краткосрочный прогноз, среднесрочный или долгосрочный. Скорее всего, вы уже имеете представление на какой период вы хотите видеть ПДДС.

Раздел ПДДС «Операционная деятельность»

Считаем доходы и расходы, о которых мы уже упоминали. Доходы – в основном от реализации продукции и услуг. Расходы – на фонд оплаты труда и прочие расходы на персонал (вроде командировочных), на аренду имущества, на налоги и страховые взносы. Разумеется, на закупку материалов, если у вас производство, на топливо для автомобилей, и так далее.

И проецируем эти значения на будущие периоды с учетом ваших планов, которые, должны базироваться на изучении рынка, с одной стороны, и тенденциях государственного регулирования, например, по налогам – с другой.

В каждом прогнозном периоде выводим чистый результат от операционной деятельности. Закладывайте в прогноз тенденции роста, только будьте готовы объяснить и себе, и другим, насколько они обоснованы.

Раздел ПДДС «Инвестиционная деятельность»

В этом разделе вы отразите приток и отток средств на покупку и продажу (если они запланированы) основных средств – зданий, машин и оборудования, и так далее.

И точно также покажете результат – планируемую разницу между притоком и оттоком по итогам года.

ПДДС «Финансовая деятельность»

В плюс здесь мы вписываем получение банковских кредитов и прочих займов. Сюда же – средства, пришедшие к нам от заемщиков в погашение займа, дивиденды и проценты по акциям и облигациям. В минус записываем расходы на погашение взятых кредитов, лизинговые платежи, выплату дивидендов. И выданные займы, если таковые планируются.

Консолидация разделов ПДДС

Когда блоки прогноза сконструированы, их нужно объединить. Для этого нужно сложить все поступления по трем видам деятельности в течение года и вычесть из них все расходы в течение этого же года. В результате мы увидим тот самый чистый денежный поток. С ходом времени его значение должно становиться положительным, даже с учетом обслуживания кредитов – иначе вы попадете в ловушку (запланированного!) кассового разрыва.

Правила построения хорошего прогноза

Правильно (с бухгалтерской точки зрения) и реалистично (с точки зрения рынка) составленный прогноз позволяет вам не бояться использования финансовых инструментов (кредитование, лизинг и т.д.), поскольку вы понимаете источники погашения займа. Точно так же и кредиторам он позволяет давать вам деньги с большей уверенностью.

Поэтому соблюдайте правильный баланс между экономическим оптимизмом и осторожностью. С одной стороны, оценивайте возможные доходы по верхней планке, а с другой – отнимите от них процентов 10 на всякие непредвиденные обстоятельства. Это процесс называется «пессимизирование прогнозов».

Будьте готовы объяснить и себе, и другим принципы формирования прогнозных цифр и даже защищать результатом перед вышестоящим органом управления компании,например, собранием акционеров, если вы – генеральный директор акционерного общества. Речь не столько о методологии расчета, сколько о той самой реалистичности, следствие которой – объективность составленных прогнозов. То есть анализ рыночных трендов является не менее важным фактором, чем анализ ДДС прошлых периодов.

Хороший прогноз ДДС в финансовом планировании – признак зрелого предприятия с выстроенными финансовыми процессами. За счет широты взгляда на компанию он способен обеспечить вам рыночное конкурентное преимущество.

Планирование в быту — «что приготовить на обед?» и «куда поехать летом?». Планирование в бизнесе — почти то же самое. Такой процесс охватывает горизонты от одного дня до нескольких лет. В статье рассмотрим, для чего нужны разные периоды финансового планирования, что такое платёжный календарь и как его составить.

Материал написан для блога «Помощник финансиста».

Какие бывают периоды финансового планирования

Долгосрочная модель скажет, сколько будет стоить компания через 10 лет, но будет бесполезна, если нужно посчитать, сколько денег будет в кассе завтра. Разберёмся, в каких случаях какие периоды планирования выбирать.

Длинные

Часто бизнесу важно смотреть на несколько лет вперёд.

• Окупится ли инвестиционный проект?
• Будет ли компания финансово устойчивой?
• Способен ли бизнес погасить кредит?

На эти вопросы ответят только долгосрочное планирование и финансовая модель. Горизонт планирования может достигать и 5, и 20 лет.

Средние

На основе долгосрочного плана строятся среднесрочные. Период финансового планирования существенно короче — годовой бюджет можно разбить на более точные квартальные и понять, достижимы ли вообще цели компании.

Например, планировали через три года выйти на фондовую биржу, но оказывается, что дела идут гораздо хуже запланированного, и стратегию нужно пересмотреть.

Короткие

Годовой бюджет — вещь полезная, но многие важные детали он игнорирует. Например, в глобальной перспективе не так интересно, в каком именно месяце компания получит субсидию от государства. А в оперативном планировании важен каждый день.

Часто малый бизнес начинает именно с коротких планов — хватит ли денег на ближайший месяц? И здесь поможет удобный инструмент — платёжный календарь. Поговорим о нем подробнее.

Платёжный календарь: что это, и зачем нужен

Платёжный календарь — это таблица с прогнозом поступлений, расходов и остатков денег на каждый день.

Чем это отличается от бюджета движения денежных средств

За основу платёжного календаря берут данные БДДС. Но есть различия.

• В календаре используется короткий период финансового планирования — обычно 30 или 90 дней.
• Он ведётся и корректируется практически в режиме онлайн, а не только раз в квартал.
• Уровень детализации гораздо выше. БДДС оперирует миллионами, а в календаре каждая тысяча рублей может сыграть роль.

Какие проблемы решает

Календарь поможет не просто увидеть, хватит ли денег в любой из дней, но и в других аспектах.

• Чувствовать себя уверенно. Даже если ожидается кассовый разрыв, можно успеть подготовиться. Предупреждён — значит вооружён!
• Управлять дебиторской и кредиторской задолженностью и заставлять деньги работать, а не просто лежать на счетах
• Укрепить финансовую дисциплину. Видя график платежей, бухгалтер точно не забудет оплатить аренду офиса.

Как составить платёжный календарь

Календарь достаточно просто построить даже в Excel. Разберем пошагово, как его составить.

Какая информация должна содержаться в календаре

Календарь — это таблица, в которой один столбец — это один день. Кроме того, нужно добавить следующие показатели:

• статья доходов или расходов;
• контрагент;
• сумма;
• счёт (если открыты счета в разных валютах или в нескольких банках).

Шаг 1. Прогноз поступлений

Для начала определяем, когда и сколько денег придёт в компанию. Учитываем всё: выручку, субсидии, проценты по вкладу. Иногда понадобится сделать упрощение. Например, розничный магазин не может точно спрогнозировать поступления, но вполне может взять за основу прогноз ОДДС и посчитать среднее значение выручки за день.

Подходим к прогнозу реалистично — если покупатель постоянно задерживает оплату, то и в плане отодвигаем её на пару дней. В результате готов прогноз поступлений на каждый день.

Шаг 2. Прогноз платежей

Статьи расходов берутся из БДДС с максимальной детализацией. От бухгалтерии придут данные о том, в каком объёме платить зарплату, от инвестиционного отдела — когда ожидаются капитальные затраты. Маркетологи расскажут, на какие дни планируется оплата рекламных кампаний.

Обязательные платежи жёстко привязываем к датам. Проценты по кредиту платим 20 числа, заработную плату — 10 и 25, а вот бумагу для принтера можно купить после получения оплаты от покупателей. На этом шаге получаем сальдо денежных потоков и прогноз остатка денег на конец каждого дня.

Шаг 3. Подготовка к оптимизации

Превышение оттоков над притоками в отдельные дни — нестрашная и частая ситуация (например, если оплачиваем новый автомобиль стоимостью несколько дневных выручек). Тревожным сигналом будет прогнозируемый отрицательный остаток денег. Чтобы заранее подготовиться к этому, разделим все платежи на:

• первоочередные: что бы ни происходило, налоги и зарплата должны быть выплачены вовремя;
• критичные: например, несвоевременная оплата сырья может привести к полной остановке работы;
• важные: проценты по кредиту можно уплатить позже, но только вместе с крупным штрафом (внимательно читайте кредитный договор);
• менее критичные — это платежи поставщикам, с которыми можно договориться об отсрочке.

На случай форс-мажора не планируйте нулевой остаток, всегда должен быть резерв — у какой-то компании ориентиром может быть сумма 20 тысяч, у какой-то — 20 миллионов.

Как работать с платёжным календарём

Календарь недостаточно просто составить, работать с ним нужно постоянно. Основная идея — передвигать поступления на более ранний период, а расходы — на более поздний. Например, так:

• договориться с покупателями о предоплате, а с поставщиками — о задержке оплаты
• отодвинуть необязательные платежи. Если в кассе не хватает денег, то это не самое подходящее время для покупки нового автомобиля для курьера;
• найти дополнительные источники средств. Устроить распродажу, в крайнем случае, взять кредит.

Всегда ли нужно составлять платёжный календарь?

Наш ответ — да, платёжный календарь полезен любому бизнесу. Финансовая модель без привязки к конкретным датам рискует остаться теоретической конструкцией.

Важно уделить внимание коротким периодам финансового планирования. Бизнесу со множеством проектов и контрагентов советуем использовать сервисы управленческой отчётности. Например, «Финансист» перестраивает ОДДС в подневный отчёт на ближайшие 90 дней. Благодаря этому можно избежать кассовых разрывов и штрафов за просрочку платежей.

Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.

Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.

Как сформировать платежный календарь?

Чем отличается платежный календарь от БДДС и какая между ними взаимосвязь?

Как работать с платежным календарем?

Как автоматизировать формирование и ведение платежного календаря?

Поговорим о том, как с помощью платежного календаря оптимизировать движение денежных средств и сократить риск неплатежеспособности предприятия.

КАК СФОРМИРОВАТЬ ПЛАТЕЖНЫЙ КАЛЕНДАРЬ

Платежный календарь — основной оперативный платежный план организации, инструмент ежедневного управления поступлением и расходованием денежных средств предприятия, контроля за платежеспособностью компании и борьбы с кассовыми разрывами.

Форму платежного календаря и его содержание предприятия могут разработать сами. Основные реквизиты развернутого детального платежного календаря:

• Наименование контрагента.

• Статус срочности платежа.

• Статья движения денежных средств.

• Документ-основание (наименование, дата, номер), в рамках которого поступают деньги или производятся платежи.

• Дата операции.

• Сумма прихода или расхода.

• Назначение платежа.

• Остаток долга по контрагенту, если это необходимо для оперативного контроля.

Обратите внимание!

В платежном календаре отражаем конкретные ежедневные поступления или платежи в разрезе каждого контрагента, договора, отгрузочного документа или по иным основаниям (если ведется соответствующий учет). И это уже не обобщенные субъективные прогнозные цифры, а выверенные данные по договорам, выставленным и полученным счетам.

В зависимости от специфики организации и требований управленческого учета платежный календарь может усложняться или, наоборот, упрощаться. Необходимые показатели добавляют (например, комментарий, указание, с какого расчетного счета производится платеж, аналитика по НДС в разрезе ставок, указание ответственных лиц и т. п.), лишние убирают.

Если в результате запланированных на период платежей в платежном календаре появляются отрицательные остатки, это значит, что нужно либо найти дополнительные средства, либо секвестировать запланированные платежи, отложить их на будущие периоды, когда появятся средства.

Пример 1

Финансовая служба, планируя приход и расход денежных средств, составила предварительный платежный календарь (табл. 1).

В предварительном варианте приведены все ожидаемые и выверенные суммы поступлений и перечислены платежи, которые желательно оплатить в отчетные даты. И тут очень ярко проявляется роль и смысловое значение платежного календаря, который должен указать на финансовые перекосы (кассовые разрывы) и исправить их.

Дело в том, что хотя конечный остаток средств положительный, в данной редакции платежный календарь будет некорректным, так как оплатить все запланированные на первый отчетный день платежи денег не хватит. Значит, нужно или изыскивать дополнительные резервы средств, или уменьшать платежи.

В ходе переговоров с покупателями удалось договориться с ООО «Спартак» о том, что оно раньше погасит свою задолженность. Но покупатель не сможет в первый день оплатить всю сумму — 54 756 руб. Его финансовые возможности позволяют погасить только 15 000 руб.

О других дополнительных поступлениях средств, к сожалению, договориться не удалось. Значит, расходную часть по срокам платежей нужно корректировать.

Окончательный вариант платежного календаря представлен в табл. 2.

В окончательной версии платежного календаря в первый день контрагенту ООО «Сырьевик» предусмотрен платеж на 22 000 руб. меньше, чем планировалось первоначально. На эту сумму увеличивается платеж третьего дня отчетного периода.

Такая переброска вкупе с дополнительными поступлениями в размере 15 000 руб. от ООО «Спартак» делает форму корректной, с положительными остатками на конец каждого отчетного дня.

Итак, преимущества платежного календаря:

• помогает оперативно управлять финансами на ежедневной основе;

• позволяет предвидеть образование кассовых разрывов;

• высокая точность данных.

ЧЕМ ПЛАТЕЖНЫЙ КАЛЕНДАРЬ ОТЛИЧАЕТСЯ ОТ БДДС И КАКАЯ МЕЖДУ НИМИ ВЗАИМОСВЯЗЬ?

Бюджет движения денежных средств (БДДС) — это обобщенный финансовый план. В нем отражается движение денежных потоков на более широкий временной диапазон, нет разбивки по конкретным дневным поступлениям и платежам.

Рассмотрим различия между платежным календарем и БДДС.

• Период планирования.

БДДС формируется чаще всего на год с поквартальной, помесячной разбивкой. На предприятиях с очень строгой бюджетной дисциплиной БДДС составляют на декады или даже недели.

Более подробно БДДС не формируют: при больших временных и трудовых затратах это не имеет смысла — подневной бюджет движения денежных средств с годовым периодом планирования невозможно ни точно составить, ни выполнить.

Период формирования платежного календаря, как правило, — не более месяца. Объяснение этому достаточно простое: чем больше период, включенный в платежный календарь, тем менее точным будет календарь, тем больше корректировок понадобится. В таком случае проще сократить срок планирования, чем постоянно менять документ. Именно поэтому наиболее распространенные сроки формирования платежного календаря — несколько дней, неделя, декада или месяц.

• Детализация данных.

БДДС может быть очень детализированным, но все равно он не сможет соперничать с платежным календарем по ряду причин. В БДДС, несмотря на степень детализации по аналитическим направлениям (статьи движения денежных средств, группы контрагентов, виды деятельности и т. п.), приводятся обобщенные данные, которые дают лишь общее представление об объемах поступления и расходования денежных средств в разрезе принятой аналитики.

Платежный календарь более детализирован, содержит данные о конкретных плательщиках или получателях средств, ссылки на основания платежей, более точные и выверенные данные.

• Степень точности данных.

БДДС содержит расчетные или экспертные данные, а платежный календарь формируется или на основе фактических данных — по накладным, актам выполненных работ и актам сверок, УПД, выставленным счетам, или на основе договоров.

• Корректировки данных.

БДДС корректируется только в крайних случаях, когда отклонения существенны и нарушают всю прогнозную картину. В остальных случаях расхождения — это отклонения плана от факта. Их выявляют, анализируют, определяют и устраняют или минимизируют причины их появления.

Важно!

В платежном календаре не должно быть никаких отклонений, только максимально точные данные по поступлениям и платежам, ведь на основе этих данных осуществляются платежи. Выявленные отклонения должны быть скорректированы.

• Единицы измерения.

БДДС формируются, как правило, в тысячах рублей, о копейках чаще всего не идет даже речи. А платежный календарь содержит строго рублевые и копеечные значения.

• Частота формирования.

БДДС чаще всего формируется на год, иногда на квартал и даже месяц. На меньший период времени создавать его нерационально. То есть в самом крайнем случае в году может быть сформировано 12 бюджетов — на каждый месяц.

В отличие от БДДС платежный календарь может формироваться и на несколько дней. Это позволяет иметь каждый день точные данные о поступлениях и платежах.

• Источники данных.

Основа платежного календаря — конкретные данные договоров, первичных документов, выставленных и полученных счетов, а также внутренних приказов, утвержденных служебных записок на оплату, ведомостей по заработной плате и многих других документов, в то время как основа БДДС, особенно с большим горизонтом планирования, — аналитические материалы, прогнозы в отношении хозяйственной деятельности.

• Приоритеты платежей.

В БДДС очень сложно учесть срочность платежей на период планирования свыше месяца. Более того, даже если подобная работа и будет проведена, то точность представленных данных будет низкой: невозможно предвидеть все трудности, с которыми может столкнуться предприятие, все перебои с поступлением средств на таком периоде планирования.

А платежный календарь просто обязан учитывать приоритеты в платежах. И это очень важно для поддержания платежеспособности компании.

Все эти отличия особенно наглядно заметны при сравнении заполненных финансовых форм — БДДС и платежного календаря.

Пример 2

На предприятии разработали и утвердили БДДС на 2021 г. (табл. 3). Кроме того, на отчетную неделю систематически формируется платежный календарь (табл. 4).

При формировании платежного календаря было учтено, что первоочередными платежами являются:

• уплата 1/3 НДС за предыдущий квартал в размере 412 172 руб.;

• задаток за участие в аукционе на право аренды производственных площадей. Общая прогнозная сумма платежа за право аренды — 1 390 312 руб.

Остальные платежи являются текущими.

При сравнении сформированных финансовых форм видны все отличия, перечисленные выше: детализация и точность данных, единицы измерения и частота формирования, периоды планирования и источники данных, приоритетность платежей.

Вместе с тем эти финансовые формы связаны друг с другом.

Например, платежный календарь может использоваться в качестве одного из механизмов контроля выполнения бюджета движения денежных средств: суммы, проходящие в платежных календарях в течение отчетного месяца по соответствующей статье движения денежных средств, не должны превышать месячную норму расходования средств по данной статье. Возникающие отклонения еще до платежа должны тщательно анализироваться на предмет их обоснованности.

В нашем примере на 25.01 запланирована уплата НДС в размере 412 172 руб. В БДДС в январе по данной статье также утвержден платеж в размере 412 тыс. руб.

Есть и иная взаимосвязь. Финансовая служба компании в конце прошлого года учла расходы на намечаемый аукцион на право аренды производственных помещений и включила их в БДДС в январе 2021 г. в сумме 1390 тыс. руб.

В платежном календаре по данной статье движения денежных средств 25.01 предусмотрен задаток в сумме 347 578 руб. и выводится оперативный долг в сумме 1 042 734 руб., что в общем итоге дает 1 390 312 руб.

Конечно, чем ближе к концу планового года, тем меньше будет схождений, точность данных по БДДС будет падать, тем не менее взаимосвязь для контроля будет оставаться.

СХЕМА РАБОТЫ С ПЛАТЕЖНЫМ КАЛЕНДАРЕМ

Платежный календарь формируется на основе выверенной информации:

• о поступлении денежных средств. Как мы уже писали, основа для заполнения формы — данные договоров, выставленных счетов, отгрузочных документов, телефонных переговоров с контрагентами по уточнению точной даты и суммы платежа, и т. п.;

• о расходовании денежных средств. Источники этих данных — полученные счета, кредитные и другие договоры, отгрузочные документы (акты выполненных работ), ведомости по заработной плате, приказы и другие документы.

Формирует платежный календарь чаще всего финансовая служба или бухгалтерия.

Инициаторами платежа, как правило, выступают ответственные лица предприятия — снабженцы, механики, производственники и т. п. Согласованные с руководством документы на оплату они передают в финансовую службу или бухгалтерию, которые проверяют платеж на соответствие всем необходимым условиям.

На каждом предприятии эти условия разные. Но как правило, чтобы прошла оплата, необходимы:

• сам договор;

• согласование расхода руководителем;

• соответствующая статья движения денежных средств;

• соответствие суммы платежа бюджетным лимитам (если есть отклонения, они должны быть согласованы);

• отметка бухгалтерии, подтверждающая факт оприходования ТМЦ, например, и др.

Обратите внимание!

Процесс подачи заявок стоит регламентировать и закрепить во внутреннем регламентирующем документе в том числе время сдачи заявок, документов на оплату (например, до 15:00 текущего дня при формировании платежного календаря на следующий день).

Поможет избежать производственных конфликтов и финансовых потерь и перечень первоочередных платежей, к которым обычно относят:

• кредитные выплаты;

• лизинговые платежи;

• налоговые платежи;

• платежи за участие в аукционах;

• заработную плату;

• платежи, неосуществление которых приведет к штрафным санкциям.

Эти выплаты также должны оцениваться с точки зрения наличия резерва времени для их оплаты. Но если срок оплаты уже подходит, при прочих равных условиях перечисленные направления должны быть закрыты в первую очередь.

Первичное обобщение данных в платежном календаре — задача финансовой службы или бухгалтерии. Решение о приоритетности платежей принимает лицо, ответственное за формирование платежного календаря, с учетом мнений руководителей профильных служб.

Далее обобщенные данные оцениваются с точки зрения наличия/отсутствия кассовых разрывов, наличия срочных платежей, требований руководства о наличии финансовых резервов и т. д.

Готовый платежный календарь утверждается руководителем и передается к оплате.

Но на этом работа с платежным календарем не закончена. Необходимо убедиться, что он исполняется. Причины невыполнения платежного календаря разные. Например, не хватит средств из-за незапланированного списания с расчетного счета по требованию налогового органа или, наоборот, образовался излишек в связи с поступлением незапланированных средств.

Финансовая служба (бухгалтерия) должна тщательно отслеживать исполнение платежного календаря и при необходимости корректировать данные — сокращать расходы, если по непредвиденным причинам не хватает средств, или добавлять платеж, если образовался свободный остаток.

КАК АВТОМАТИЗИРОВАТЬ ВЕДЕНИЕ ПЛАТЕЖНОГО КАЛЕНДАРЯ

Чаще всего для контроля денежных потоков организации используют Excel. На первое время этого достаточно. Excel — очень удобный инструмент для работы с массивами данных. В этой программе можно создавать максимально автоматизированные формы, быстро обрабатывать данные и получать исходный материал для анализа.

Но по мере роста предприятия, совершенствования управленческого учета, создания глубокой и разветвленной аналитики, роста объемов платежей возникает необходимость автоматизировать ведение платежного календаря и снизить трудоемкость работ. В этом случае стоит доработать автоматизированную систему бухгалтерского учета с таким расчетом, чтобы максимальный объем данных поступал в платежный календарь из данных бухгалтерского и управленческого учета, содержащихся в программе.

Пример 3

Чтобы упростить и автоматизировать подачу заявок в платежный календарь в автоматизированной системе бухгалтерского учета, была доработана специальная форма — заявка в платежный календарь (см. пример).

Заявку заполняют прямо в бухгалтерской системе работники профильных подразделений. Для этого им дается доступ с соответствующим урезанным набором прав. Статьи движения денежных средств выбираются строго из справочника статей движения денежных средств. Аналогично заполняется колонка «Контрагент» — из соответствующего справочника.

При формировании заявки программа сразу автоматически оценивает свободный лимит денежных средств по конкретной статье и сигнализирует цветом:

• красным, если есть перерасход бюджета и необходимо согласовать превышения;

• зеленым, если платеж «вписывается» в лимит.

Это позволяет уже на момент платежа оценивать его с точки зрения исполнения бюджета.

На этом предложения по автоматизации не заканчиваются. Например, на основании утвержденного платежного календаря можно формировать платежные поручения. Для этого в справочнике в карточке контрагента должны быть указаны необходимые реквизиты.

Возможностей и направлений автоматизации ведения платежного календаря много, какие именно выберет организация, зависит от специфики ее работы и финансовых возможностей.

Выводы

Преимущества работы с платежным календарем в том, что вы сможете:

• заранее выявлять кассовые разрывы, а значит, у вас будет время исправить ситуацию;

• рационально распоряжаться имеющимися денежными средствами;

• контролировать свободные денежные средства и получать дополнительный доход от размещения этих средств на коротких депозитах;

• контролировать выполнение бюджета денежных средств;

• при этом не упустите важные сроки платежей и избежите просрочек и штрафных санкций.

Автоматизация платежного календаря, в свою очередь, позволит проще и быстрее формировать платежный календарь, контролировать исполнение бюджета движения денежных средств и даже создавать платежные поручения.